11-Guía Del PMBOK-Gestión de Riesgos

CERTIFICACION PMP alcance©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
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Gestión de Riesgos
Gestión de Proyectos
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
*
©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Gestión de riesgos: Procesos
Tiempo
Costos
Control de costos
Identificación de riesgos
Procura
Búsqueda de proveedores
Selección de proveedores
Administración del contrato
Cierre del contrato
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Control Integrado de Cambios
Estimación de recursos de las actividades
Estimación de la duración de las actividades
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)®
Ud. como Project Manager recién ha terminado el Plan de Respuesta a Riesgos para un proyecto de ingeniería de US $387,000 ¿Cuál de las siguientes actividades probablemente haría inmediatamente después?
A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto.
B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los planos detallados de ingeniería.
C. Adicionar tareas al WBS.
D. Iniciar revisiones periódicas generales de los riesgos del proyecto.
Proceso 11.1:
Proceso de decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.
Es importante planificar los procesos de gestión del riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos estén en proporción tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organización.
Planificación de la Gestión de Riesgos
Plan de gestión de riesgos.
Reuniones y análisis de planificación.
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
11.1 PLANIFICACIÓN
Plan de gestión del proyecto.
Metodología.
Matriz de probabilidad e impacto.
Tolerancias revisadas de los interesados.
Formatos de reportes.
®
Priorización de Riesgos.
Respuesta a Riesgos.
Planificación de Work arounds.
Acta de Reunión.
1. Pregunta de Certificación PMP®
Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados. Luego verifico supuestos y evaluó la precisión de la data utilizada, y esta próximo a pasar al siguiente paso de la gestión de riesgos. Basado en esta información ¿Qué es lo que olvido realizar?
A. Evaluar tendencias en el análisis de riesgos.
B. Identificar triggers.
D. Crear un plan de respaldo.
Proceso 11.2:
¿Qué? determinar qué riesgos podrían afectar el proyecto y documentar sus características.
¿Quiénes? el equipo de proyecto, el equipo de gestión de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras áreas de la compañía, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.
11.2 IDENTIFICACIÓN
DE RIESGOS
Plan de gestión del proyecto.
Registro de riesgos.
Análisis de asunciones.
Técnicas de diagramación.
Identificación de Riesgos
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
Plan de gestión del riesgo (de 11.1)
RBS
RBS
RBS(Fuentes)
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
¿Dónde encuentro Checklists de Riesgos?
www.c-risk.com
www.constructionrisk.com
www.irmi.org
Catless.ncl.ac.uk/Risks
www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk
www.rspa.com/checklists/risk.html
El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene 625 tareas y será completado en un periodo de 4 años. Los miembros del equipo son inexpertos y el proyecto recibió poco soporte durante la fase de planeamiento. ¿Cuál de las siguientes es la mejor alternativa a tomar? :
A. Actualizar la identificación y el análisis de riesgos.
B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos.
C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas.
D. Reorganizar la matriz de asignación de responsabilidades.
Proceso 11.3:
Propósito:
Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados.
Priorizar riesgos.
Registro de riesgos (actualizaciones).
Enunciado del alcance.
Registro de riesgos (de 11.2).
11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
Evaluación de probabilidad e impacto del riesgo.
Matriz de probabilidad e impacto del riesgo.
Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.
Categorización de riesgos.
Análisis Cualitativo de Riesgos
Evaluación de Riesgos (Impacto)
Calificación de Riesgos
¿Hay herramientas para el Análisis Cualitativo de Riesgos?
WelcomRisk de Welcom
Es una herramienta de Gestión de Riesgos para la identificación sistemática, mitigación, y reporte de los riesgos y oportunidades del Proyecto.
Abarca el ciclo completo de gestión de riesgo (excepto la evaluación cuantitativa).
En cuánto al Planeamiento de Riesgos proporciona :
Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en particular.
Esto incluye la parametrización de :
Categorías de riesgos.
Tipos de impacto.
Umbrales de riesgo.
Una estructura jerárquica para definir y asociar los riesgos (RBS).
Registro individual de riesgos en un repositorio central.
Registro de atributos individuales tales como . propietario, score, respuestas, etc.
En cuanto a la evaluación de riesgos proporciona :
Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus probabilidades y escalas de severidad.
Valores se escogen de listas o grids de colores.
Registro del baseline del riesgo y su evolución.
En cuanto a la respuesta y/o mitigación proporciona :
Ayuda a planificar proactivamente las respuestas.
Se crean pasos de mitigación, se asignan a alguien, y se hace seguimiento.
Registro de auditoría de todo el proceso.
En cuanto al reporte de Riesgos proporciona :
Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes stakeholders.
Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill down), reporte detallados por cada riesgo, etc.
Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo proyecto. Debido a que el proyecto es crítico para el negocio y muy visible, la alta gerencia le ha solicitado analizar a la brevedad los riesgos del proyecto y preparar estrategias de mitigación para ellos. La organización tiene procedimientos de gestión de riesgos pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de mal manejo de riesgos. El primer hito del proyecto es en dos semanas. Para preparar el plan de manejo de riesgos, el input de quien, es generalmente el MENOS importante:
A. Miembros del equipo de proyecto.
B. Sponsor del proyecto.
C. Individuos responsables de política /plantillas de gestión de riesgos.
D. Stakeholders claves.
Proceso 11.4:
Analiza numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, como así también la magnitud del riesgo total del proyecto.
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Plan de Gestión de proyecto.
Registro de riesgos (actualizaciones)
Enunciado del alcance.
Técnicas de recopilación y representación de datos
Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
¿Hay herramientas para el Análisis Cuantitativo de Riesgos?
Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar :
1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade.
2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions.
3. Primavera P3.
Es un software de Simulación y Análisis de Riesgos que se ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulación Monte Carlo a los modelos de Project.
Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores.
Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de Término, Duración del Proyecto, o Costo Total.
El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez números aleatorios de las funciones @Risk.
El output es la distribución de probabilidad del resultado.
@Risk 4.1 for Microsoft
El método de análisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisión como distribución de probabilidad, comprende cuatro pasos :
1. Desarrollar un Modelo.
4. Tomar una Decisión.
Desarrollar un Modelo :
El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situación.
Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto.
Trabaja con Project 2000 o superior.
2. Identificar Incertidumbres :
Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el modelo de Project.
Se utilizan funciones de distribucion de probabilidad para representar un rango de valores posibles.
Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes.
3. Analizar el modelo con la Simulación :
Se puede personalizar los parámetros de la simulación.
El modelo recalcula cientos o miles de veces.
Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles.
Tiene cientos de formatos diferentes de presentación de resultados para análisis con diferentes enfoques.
4. Tomar decisiones :
Usando los amplios y detallados resultados obtenidos así como los umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones.
Mediante el calculo y contabilización de todos los posibles resultados, obtenemos la mayor información posible para tomar la mejor decisión posible.
Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando se descubre un riesgo que no había sido identificado.
Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto de generar su entregable final. ¿Qué es lo que Ud. debe hacer PRIMERO?
A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y schedule.
B. Calificar el riesgo.
D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).
Proceso 11.5:
Desarrollar opciones y determinar acciones.
Reducir amenazas a objetivos del proyecto.
Mejorar las oportunidades.
11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos
Plan de gestión de riesgos.
Estrategias para amenazas.
Estrategias para oportunidades.
Planificación de la Respuesta a Riesgos
11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos
Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un proyecto, en una gran empresa integradora de tecnologías de información. Lo primero que desea hacer es empezar a identificar todos los riesgos del proyecto. Para esto, ¿Cuál de los siguientes será de MAYOR ayuda en este esfuerzo?:
A. Un artículo de PM Network Magazine.
B. La declaración de alcance generada en la fase de planeamiento del proyecto.
C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto.
D. Una conversación con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en el pasado.
Proceso 11.6:
Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados, de la supervisión de los riesgos residuales y de la identificación de nuevos riesgos, asegurando la ejecución de los planes de riesgo y evaluando su eficacia en la reducción de los mismos.
Supervisión y Control de Riesgos
11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS
Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).
Plan de gestión del riesgo (11.1).
Informes de rendimiento (10.3.3.1).
Reevaluación de los riesgos.
Auditorias de los riesgos.
Medición del rendimiento técnico.
Supervisión y Control de Riesgos
¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo?
Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del Riesgo
Se realiza la Identificación sin tener suficiente conocimiento acerca del proyecto.
Se hace la Evaluación usando solo un cuestionario, una entrevista, o la técnica de Monte Carlo, sin proveer un análisis detallado del riesgo por cada tarea.
La identificación termina muy pronto, resultando en una pequeña lista (10 ó 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de riesgos.
Se mezclan los pasos de la Identificación y la Cuantificación, resultando en riesgos que se evalúan o juzgan a la ligera. Esto reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la gente involucrada deje de participar.
Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:”mala comunicación” en lugar de “pobre comunicación sobre necesidades de los usuarios, relativas a la instalación del sistema ABC, causando dos semanas de retraso”.
Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos.
Se omiten categorías completas de riesgos tales como: tecnología, cultura, o mercado.
Se utiliza un solo método para identificar riesgos (por ejemplo: solo un checklist) antes que una combinación de métodos, lo cual no asegura que se identifiquen muchos riesgos.
Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor combinación de ellas.
No se le da suficiente atención a los riesgos durante la fase de ejecución del proyecto.
Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de planeamiento.
Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos del proyecto.
El cliente ha solicitado un cambio que incrementará el riesgo del proyecto. ¿Cuál de la siguientes alternativas se debería ejecutar antes que las otras?
A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de costos.
B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio solicitado.
C. Analizar el impacto del cambio con el equipo.
D. Cambiar el plan de gestión de cambios.
Gestión de Riesgos
Gestión de Proyectos
Guía del PMBOK®
Respuesta : C
Explicación : Es muy importante resaltar que el proceso de gestión de riesgos causará que se añadan tareas adicionales al proyecto.
Estas tareas costarán tiempo y dinero pero reducirán el costo y tiempo total del proyecto.
La revisión de los riesgos (alternativa D) ocurre durante el control y monitoreo de los riesgos. El rating general de riesgos del proyecto (alternativa A) ocurre durante la calificación. Y el análisis técnico de los riesgos (alternativa B) seguramente ya se realizó.
Respuesta : C
Explicación : Las actividades del análisis cualitativo de riesgos son la definición de probabilidad e impacto, la verificación de supuestos, confección del ranking de precisión de data, y el desarrollo de la matriz de ranking de riesgos.
Respuesta : A
Explicación : La Guía del PMBOK® dice:“cuando el proyecto se desvía significativamente de su baseline, se debe actualizar la identificación y el análisis de riesgos”.
Respuesta : B
Explicación : El sponsor del proyecto esta involucrado básicamente con el aprovisionamiento de fondos. Comparado con las otras alternativas, proveerá el input menos significativo.
Respuesta : B
Explicación : Un work around (alternativa D) es una respuesta no planeada para el riesgo que está ocurriendo.
No se puede mitigar el riesgo (alternativa C) hasta que se haya calificado el riesgo.
Además se necesita analizar el problema antes de que pueda informar al sponsor (alternativa A).
Respuesta : D
Explicación : La mejor fuente de información será la revisión de impresiones con una persona de un proyecto similar que fallo en el pasado. Esta entrevista puede ser parte del levantamiento de información para identificar riesgos y podría ayudar a descubrir riesgos que el equipo de proyecto no podría descubrir por si solo.
Respuesta : C
Explicación : Primero se debe evaluar el impacto del cambio con el equipo. Después se deben determinar las opciones. Luego se debe llevar el tema a la gerencia y al cliente.
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
*
Proyecto :
ROLES Y RESPONSABILIDADES :
Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestión de Riesgos
PRESUPUESTO :
PERIODICIDAD :
CATEGORÍAS DE RIESGOS :
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 6 Definiciones de Probabilidad
Ver Cuadro 7 Definiciones de Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto
TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :
Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados
FORMATOS DE INFORME :
Se utilizarán los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a Riesgos, Matriz de Revision de
Riesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de Cambio
SEGUIMIENTO :
Se utilizarán los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y Auditoria
Cuadro 1 : Metodología de Gestion de Riesgos
Proyecto :
Elaborar Plan de Gestion
PMI Compendium
Identificacion de Riesgos
RBS estandar
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos históricos de proyectos
Analisis Cualitativo de Riesgos
Evaluar probabilidad e impacto
Establecer ranking de importancia
Matriz de Probab-Impacto
Welcom Risk
Definir respuestas a riesgos
Planificar ejecucion de respuestas
Archivos históricos de proyectos
Verificar ocurrencia de riesgos
Supervisar ejecucion de respuestas
Verificar efectividad de respuestas
Verificar aparición nuevos riesgos
Proyecto :
Lider
AVL
Apoyo
Identificacion de Riesgos
Apoyo
Analisis Cualitativo de Riesgos
Apoyo
Apoyo
Planificación de la Respuesta a Riesgos
Lider
AVL
Apoyo
Lider
CVF
Apoyo
Proyecto :
Lider
$300
Suministros
$30
Laptop
$30
Apoyo
$45
Viajes
$400
Fotocopiadora
$10
Miembros
$50
$395
$430
$40
$865
Lider
Apoyo
Miembros
Lider
Apoyo
Miembros
Proyecto :
Al inicio del proyecto
Una vez
Una vez
1.4 Replanificación del proyecto
Una vez
Una vez
Al inicio del proyecto
Una vez
En cada ciclo de control del proyecto
1.8 Monitoreo semanal de riesgos
Semanal
Proyecto :
Proyecto :
Proyecto :
Impactos Negativos
Impactos Positivos
La escala de Impactos Positivos es simétrica a la escala mostrada en cuadro superior
Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e Impacto
Proyecto :
Proyecto :
Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo
Tipo de Riesgo
Moderado
ASSIGNED RESPONSIBILITY
Area of Impact
Response #1
Response #2
Response #3
Identified
Risk
Person(s) Responsible:
Description of Plan to Respond (avoidance, transference, mitigation, acceptance):
Description of Residual Risk Level:
Action Steps:
Project Charter
Key Staff
1.
Specific Practice, Tool or Technique Being Used:
What was the action undertaken?
What was the result?
What is the specific Lesson Learned?
How could one identify a similar situation in the future?
What behavior is recommended for the future?
Where and how can this knowledge be used later in this current project?
Where and how can this knowledge be used in a future project?
Who should be informed about this Lesson Learned:
(check one)
(check all that apply)
yes
n
o
1.
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding Management of the Project:
Audit of the Product of the Project:
1.
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding the Product of the Project:
Additional Audit Comments:
yes
n
o
ID
Riesgo
WBS
Imp
Prob
Score
Trigger
Owner
Resp
Response
item
Strat
1
CE
AV

11-Guía Del PMBOK-Gestión de Riesgos

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