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Gestión de Riesgos
Gestión de Proyectos
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
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Gestión de riesgos: Procesos
Tiempo
Costos
Control de costos
Identificación de riesgos
Procura
Búsqueda de proveedores
Selección de proveedores
Administración del contrato
Cierre del contrato
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Control Integrado de Cambios
Estimación de recursos de las actividades
Estimación de la duración de las actividades
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
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1. Pregunta de Certificación Project Management Professional
(PMP)®
Ud. como Project Manager recién ha terminado el Plan de Respuesta a
Riesgos para un proyecto de ingeniería de US $387,000 ¿Cuál de las
siguientes actividades probablemente haría inmediatamente
después?
A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto.
B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los planos
detallados de ingeniería.
C. Adicionar tareas al WBS.
D. Iniciar revisiones periódicas generales de los riesgos del
proyecto.
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Proceso 11.1:
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Proceso de decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las
actividades de gestión de riesgos para un proyecto.
Es importante planificar los procesos de gestión del riesgo, para
asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de
riesgos estén en proporción tanto con los riesgos como con la
importancia del proyecto para la organización.
Planificación de la Gestión de Riesgos
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Plan de gestión de riesgos.
Reuniones y análisis de planificación.
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
11.1 PLANIFICACIÓN
Plan de gestión del proyecto.
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Metodología.
Matriz de probabilidad e impacto.
Tolerancias revisadas de los interesados.
Formatos de reportes.
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Priorización de Riesgos.
Respuesta a Riesgos.
Planificación de Work arounds.
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Acta de Reunión.
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1. Pregunta de Certificación PMP®
Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para
determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados.
Luego verifico supuestos y evaluó la precisión de la data
utilizada, y esta próximo a pasar al siguiente paso de la gestión
de riesgos. Basado en esta información ¿Qué es lo que olvido
realizar?
A. Evaluar tendencias en el análisis de riesgos.
B. Identificar triggers.
D. Crear un plan de respaldo.
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Proceso 11.2:
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¿Qué? determinar qué riesgos podrían afectar el proyecto y
documentar sus características.
¿Quiénes? el equipo de proyecto, el equipo de gestión de riesgos,
expertos en la materia provenientes de otras áreas de la compañía,
clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos,
interesados en el proyecto y expertos externos.
11.2 IDENTIFICACIÓN
DE RIESGOS
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Plan de gestión del proyecto.
Registro de riesgos.
Análisis de asunciones.
Técnicas de diagramación.
Identificación de Riesgos
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
Plan de gestión del riesgo (de 11.1)
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RBS
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RBS
RBS(Fuentes)
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IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
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¿Dónde encuentro Checklists de Riesgos?
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www.c-risk.com
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www.constructionrisk.com
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Catless.ncl.ac.uk/Risks
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www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk
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3. Pregunta de Certificación PMP®
El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene
625 tareas y será completado en un periodo de 4 años. Los miembros
del equipo son inexpertos y el proyecto recibió poco soporte
durante la fase de planeamiento. ¿Cuál de las siguientes es la
mejor alternativa a tomar? :
A. Actualizar la identificación y el análisis de riesgos.
B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos.
C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas.
D. Reorganizar la matriz de asignación de responsabilidades.
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Proceso 11.3:
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Propósito:
Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos
identificados.
Priorizar riesgos.
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Registro de riesgos (actualizaciones).
Enunciado del alcance.
Registro de riesgos (de 11.2).
11.3 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
Evaluación de probabilidad e impacto del riesgo.
Matriz de probabilidad e impacto del riesgo.
Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.
Categorización de riesgos.
Análisis Cualitativo de Riesgos
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Evaluación de Riesgos (Impacto)
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Calificación de Riesgos
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¿Hay herramientas para el Análisis Cualitativo de Riesgos?
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WelcomRisk de Welcom
Es una herramienta de Gestión de Riesgos para la identificación
sistemática, mitigación, y reporte de los riesgos y oportunidades
del Proyecto.
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Abarca el ciclo completo de gestión de riesgo (excepto la
evaluación cuantitativa).
WelcomRisk de Welcom
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En cuánto al Planeamiento de Riesgos proporciona :
Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede
configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en
particular.
Esto incluye la parametrización de :
Categorías de riesgos.
Tipos de impacto.
Umbrales de riesgo.
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WelcomRisk de Welcom
Una estructura jerárquica para definir y asociar los riesgos
(RBS).
Registro individual de riesgos en un repositorio central.
Registro de atributos individuales tales como . propietario, score,
respuestas, etc.
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto a la evaluación de riesgos proporciona :
Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus
probabilidades y escalas de severidad.
Valores se escogen de listas o grids de colores.
Registro del baseline del riesgo y su evolución.
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En cuanto a la respuesta y/o mitigación proporciona :
Ayuda a planificar proactivamente las respuestas.
Se crean pasos de mitigación, se asignan a alguien, y se hace
seguimiento.
Registro de auditoría de todo el proceso.
WelcomRisk de Welcom
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto al reporte de Riesgos proporciona :
Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes
stakeholders.
Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill
down), reporte detallados por cada riesgo, etc.
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4. Pregunta de Certificación PMP®
Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo
proyecto. Debido a que el proyecto es crítico para el negocio y muy
visible, la alta gerencia le ha solicitado analizar a la brevedad
los riesgos del proyecto y preparar estrategias de mitigación para
ellos. La organización tiene procedimientos de gestión de riesgos
pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de
mal manejo de riesgos. El primer hito del proyecto es en dos
semanas. Para preparar el plan de manejo de riesgos, el input de
quien, es generalmente el MENOS importante:
A. Miembros del equipo de proyecto.
B. Sponsor del proyecto.
C. Individuos responsables de política /plantillas de gestión de
riesgos.
D. Stakeholders claves.
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Proceso 11.4:
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Analiza numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus
consecuencias en los objetivos del proyecto, como así también la
magnitud del riesgo total del proyecto.
Análisis Cuantitativo de Riesgos
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Plan de Gestión de proyecto.
Registro de riesgos (actualizaciones)
Enunciado del alcance.
Registro de riesgos.
Técnicas de recopilación y representación de datos
Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado
Análisis Cuantitativo de Riesgos
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¿Hay herramientas para el Análisis Cuantitativo de Riesgos?
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Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas
podemos mencionar :
1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade.
2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions.
3. Primavera P3.
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Es un software de Simulación y Análisis de Riesgos que se ejecuta
sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulación Monte
Carlo a los modelos de Project.
Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con
funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores.
Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de
Término, Duración del Proyecto, o Costo Total.
El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces,
seleccionando cada vez números aleatorios de las funciones
@Risk.
El output es la distribución de probabilidad del resultado.
@Risk 4.1 for Microsoft
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El método de análisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk,
que busca determinar los resultados de una decisión como
distribución de probabilidad, comprende cuatro pasos :
1. Desarrollar un Modelo.
4. Tomar una Decisión.
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Desarrollar un Modelo :
El primer paso es construir un modelo en Project que representa la
situación.
Debido a que se usa una base general como el Project, se puede
analizar una base muy amplia de tipos de proyecto.
Trabaja con Project 2000 o superior.
@Risk 4.1 for Microsoft
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2. Identificar Incertidumbres :
Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el
modelo de Project.
Se utilizan funciones de distribucion de probabilidad para
representar un rango de valores posibles.
Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes.
@Risk 4.1 for Microsoft
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3. Analizar el modelo con la Simulación :
Se puede personalizar los parámetros de la simulación.
El modelo recalcula cientos o miles de veces.
Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles.
Tiene cientos de formatos diferentes de presentación de resultados
para análisis con diferentes enfoques.
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4. Tomar decisiones :
Usando los amplios y detallados resultados obtenidos así como los
umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones.
Mediante el calculo y contabilización de todos los posibles
resultados, obtenemos la mayor información posible para tomar la
mejor decisión posible.
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5. Pregunta de Certificación PMP®
Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando
se descubre un riesgo que no había sido identificado.
Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto
de generar su entregable final. ¿Qué es lo que Ud. debe hacer
PRIMERO?
A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y
schedule.
B. Calificar el riesgo.
D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).
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Proceso 11.5:
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Desarrollar opciones y determinar acciones.
Reducir amenazas a objetivos del proyecto.
Mejorar las oportunidades.
11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos
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Registro de riesgos (actualizaciones).
Plan de gestión de riesgos.
Registro de riesgos.
Estrategias para amenazas.
Estrategias para oportunidades.
Planificación de la Respuesta a Riesgos
11.5 Planificación de la Respuesta a Riesgos
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6. Pregunta de Certificación PMP®
Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un
proyecto, en una gran empresa integradora de tecnologías de
información. Lo primero que desea hacer es empezar a identificar
todos los riesgos del proyecto. Para esto, ¿Cuál de los siguientes
será de MAYOR ayuda en este esfuerzo?:
A. Un artículo de PM Network Magazine.
B. La declaración de alcance generada en la fase de planeamiento
del proyecto.
C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del
proyecto.
D. Una conversación con un miembro de equipo de un proyecto similar
que fallo en el pasado.
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Proceso 11.6:
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Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados, de la
supervisión de los riesgos residuales y de la identificación de
nuevos riesgos, asegurando la ejecución de los planes de riesgo y
evaluando su eficacia en la reducción de los mismos.
Supervisión y Control de Riesgos
11.6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS
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Registro de riesgos (actualizaciones).
Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).
Plan de gestión del riesgo (11.1).
Registro de riesgos.
Informes de rendimiento (10.3.3.1).
Reevaluación de los riesgos.
Auditorias de los riesgos.
Medición del rendimiento técnico.
Supervisión y Control de Riesgos
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¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la práctica
de la Gestión del Riesgo?
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Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del
Riesgo
Se realiza la Identificación sin tener suficiente conocimiento
acerca del proyecto.
Se hace la Evaluación usando solo un cuestionario, una entrevista,
o la técnica de Monte Carlo, sin proveer un análisis detallado del
riesgo por cada tarea.
La identificación termina muy pronto, resultando en una pequeña
lista (10 ó 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de
riesgos.
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Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del
Riesgo
Se mezclan los pasos de la Identificación y la Cuantificación,
resultando en riesgos que se evalúan o juzgan a la ligera. Esto
reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la
gente involucrada deje de participar.
Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:”mala
comunicación” en lugar de “pobre comunicación sobre necesidades de
los usuarios, relativas a la instalación del sistema ABC, causando
dos semanas de retraso”.
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Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del
Riesgo
Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino
hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos.
Se omiten categorías completas de riesgos tales como: tecnología,
cultura, o mercado.
Se utiliza un solo método para identificar riesgos (por ejemplo:
solo un checklist) antes que una combinación de métodos, lo cual no
asegura que se identifiquen muchos riesgos.
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Principales errores que se cometen en la práctica de la Gestión del
Riesgo
Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que
viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la
mejor de ellas o la mejor combinación de ellas.
No se le da suficiente atención a los riesgos durante la fase de
ejecución del proyecto.
Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de
planeamiento.
Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos
del proyecto.
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7. Pregunta de Certificación PMP®
El cliente ha solicitado un cambio que incrementará el riesgo del
proyecto. ¿Cuál de la siguientes alternativas se debería ejecutar
antes que las otras?
A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de
costos.
B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio
solicitado.
C. Analizar el impacto del cambio con el equipo.
D. Cambiar el plan de gestión de cambios.
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Gestión de Riesgos
Gestión de Proyectos
Guía del PMBOK®
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1. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : C
Explicación : Es muy importante resaltar que el proceso de gestión
de riesgos causará que se añadan tareas adicionales al
proyecto.
Estas tareas costarán tiempo y dinero pero reducirán el costo y
tiempo total del proyecto.
La revisión de los riesgos (alternativa D) ocurre durante el
control y monitoreo de los riesgos. El rating general de riesgos
del proyecto (alternativa A) ocurre durante la calificación. Y el
análisis técnico de los riesgos (alternativa B) seguramente ya se
realizó.
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2. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : C
Explicación : Las actividades del análisis cualitativo de riesgos
son la definición de probabilidad e impacto, la verificación de
supuestos, confección del ranking de precisión de data, y el
desarrollo de la matriz de ranking de riesgos.
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3. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : A
Explicación : La Guía del PMBOK® dice:“cuando el proyecto se desvía
significativamente de su baseline, se debe actualizar la
identificación y el análisis de riesgos”.
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4. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : B
Explicación : El sponsor del proyecto esta involucrado básicamente
con el aprovisionamiento de fondos. Comparado con las otras
alternativas, proveerá el input menos significativo.
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5. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : B
Explicación : Un work around (alternativa D) es una respuesta no
planeada para el riesgo que está ocurriendo.
No se puede mitigar el riesgo (alternativa C) hasta que se haya
calificado el riesgo.
Además se necesita analizar el problema antes de que pueda informar
al sponsor (alternativa A).
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6. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : D
Explicación : La mejor fuente de información será la revisión de
impresiones con una persona de un proyecto similar que fallo en el
pasado. Esta entrevista puede ser parte del levantamiento de
información para identificar riesgos y podría ayudar a descubrir
riesgos que el equipo de proyecto no podría descubrir por si
solo.
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7. Pregunta de Certificación PMP®
Respuesta : C
Explicación : Primero se debe evaluar el impacto del cambio con el
equipo. Después se deben determinar las opciones. Luego se debe
llevar el tema a la gerencia y al cliente.
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos
(OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
*
Proyecto :
ROLES Y RESPONSABILIDADES :
Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestión de Riesgos
PRESUPUESTO :
PERIODICIDAD :
CATEGORÍAS DE RIESGOS :
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 6 Definiciones de Probabilidad
Ver Cuadro 7 Definiciones de Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :
Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto
TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :
Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados
FORMATOS DE INFORME :
Se utilizarán los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a
Riesgos, Matriz de Revision de
Riesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de
Cambio
SEGUIMIENTO :
Se utilizarán los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y
Auditoria
Cuadro 1 : Metodología de Gestion de Riesgos
Proyecto :
Elaborar Plan de Gestion
PMI Compendium
Identificacion de Riesgos
RBS estandar
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos históricos de proyectos
Analisis Cualitativo de Riesgos
Evaluar probabilidad e impacto
Establecer ranking de importancia
Matriz de Probab-Impacto
Welcom Risk
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Definir respuestas a riesgos
Planificar ejecucion de respuestas
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos históricos de proyectos
Verificar ocurrencia de riesgos
Supervisar ejecucion de respuestas
Verificar efectividad de respuestas
Verificar aparición nuevos riesgos
Proyecto :
Lider
AVL
Apoyo
Identificacion de Riesgos
Apoyo
Analisis Cualitativo de Riesgos
Apoyo
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Apoyo
Planificación de la Respuesta a Riesgos
Lider
AVL
Apoyo
Lider
CVF
Apoyo
Proyecto :
Lider
$300
Suministros
$30
Laptop
$30
Apoyo
$45
Viajes
$400
Fotocopiadora
$10
Miembros
$50
$395
$430
$40
$865
Lider
Apoyo
Miembros
Lider
Apoyo
Miembros
Proyecto :
Al inicio del proyecto
Una vez
Una vez
1.4 Replanificación del proyecto
Una vez
1.4 Replanificación del proyecto
Una vez
1.4 Replanificación del proyecto
Al inicio del proyecto
Una vez
1.4 Replanificación del proyecto
En cada ciclo de control del proyecto
1.8 Monitoreo semanal de riesgos
Semanal
Proyecto :
Proyecto :
Proyecto :
Impactos Negativos
Impactos Positivos
La escala de Impactos Positivos es simétrica a la escala mostrada
en cuadro superior
Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e Impacto
Proyecto :
Proyecto :
Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo
Tipo de Riesgo
Moderado
ASSIGNED RESPONSIBILITY
Area of Impact
Response #1
Response #2
Response #3
Identified
Risk
Person(s) Responsible:
Description of Plan to Respond (avoidance, transference,
mitigation, acceptance):
Description of Residual Risk Level:
Action Steps:
Project Charter
Key Staff
1.
Specific Practice, Tool or Technique Being Used:
What was the action undertaken?
What was the result?
What is the specific Lesson Learned?
How could one identify a similar situation in the future?
What behavior is recommended for the future?
Where and how can this knowledge be used later in this current
project?
Where and how can this knowledge be used in a future project?
Who should be informed about this Lesson Learned:
(check one)
(check all that apply)
yes
n
o
1.
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding Management of the
Project:
Audit of the Product of the Project:
1.
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding the Product of the
Project:
Additional Audit Comments:
yes
n
o
ID
Riesgo
WBS
Imp
Prob
Score
Trigger
Owner
Resp
Response
item
Strat
1
CE
AV