8-Guía Del PMBOK-Gestión de La Calidad

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Gestión de la Calidad
Gestión de Proyectos
Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos – Guía del PMBOK®
Gestión de Proyectos
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
*
©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Proceso 8.1:
Planificación de la Calidad
Identificación de los estándares de calidad relevantes para el proyecto.
Determinación de la forma de satisfacerlos.
*
PLANIFICACION DE LA CALIDAD
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
Plan de gestión del proyecto.
Plan de gestión de calidad.
Métricas de calidad.
Línea base de calidad.
Análisis coste beneficio.
Factores ambientales de la empresa
Regulaciones de agencias gubernamentales.
PLANIFICACION DE LA
Activos de los procesos de la organización
Políticas, procedimientos, y guías de calidad de la organización.
Bases de datos históricas.
PLANIFICACION DE LA
Enunciado del alcance del proyecto
Principales entregables del proyecto.
Objetivos del proyecto, que sirven para definir requerimientos.
Umbrales, definidos como valores de costo, tiempo, o recursos, usados como parámetros .
Criterios de aceptación, requerimientos de performance y condiciones esenciales para aceptar entregables.
PLANIFICACION DE LA
Plan de gestión del proyecto
PLANIFICACION DE LA
Plan de Gestión de la Calidad
Describe cómo el equipo de gestión del proyecto implementará la política de calidad
de la organización ejecutante.
Debe incluir Control de Calidad, Aseguramiento de Calidad, y la mejora continua del proceso.
Debe incluir los esfuerzos iniciales para asegurar que las decisiones tempranas sean correctas.
Estos esfuerzos iniciales deben ser realizados por terceros.
PLANIFICACION DE LA
*
Métricas de la calidad
Definición operativa que describe en términos muy específicos cuales son los factores de calidad relevantes y como serán medidos por el proceso de control de calidad.
Se usan en los procesos de Control de Calidad y Aseguramiento de Calidad.
PLANIFICACION DE LA
Listas de control de calidad
Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos requeridos.
Específica para componentes
Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.
En algunas áreas de aplicación, los checklists también están disponibles en asociaciones profesionales o proveedores comerciales de servicios.
PLANIFICACION DE LA
Plan de mejoras del proceso
Detalla pasos para analizar procesos, que facilitarán la identificación de desperdicios y actividades que no añaden valor.
Por ejemplo:
Método de mejora continua
Método de mejora continua
TABLAS DE TABULACION
Línea base de calidad
Registra los objetivos de calidad del proyecto.
Es la base para medir e informar el rendimiento de calidad, como parte de la línea base de medición de rendimiento.
PLANIFICACION DE LA
Plan de gestión del proyecto (actualización).
Puede ser actualizado incluyendo un plan subsidiario de gestión de calidad y un plan de mejora de proceso.
Los cambios solicitados al plan de gestión o sus subsidiarios se procesan y revisan a través del proceso de control integrado de cambios (4.6).
PLANIFICACION DE LA
Análisis coste beneficio
Se debe considerar el balance entre los beneficios y costos de la calidad :
Beneficio principal : es menor retrabajo, lo cual representa mayor productividad, menores costos y mayor satisfacción de los stakeholders.
Costo principal : es el gasto asociado con las actividades de gestión de la calidad del proyecto.
Es axiomático que el beneficio de la calidad supera a su costo.
Estudios comparativos (Benckmarking).
Comparar prácticas reales o planeadas con otros proyectos, genera ideas de mejora y estándares para medir rendimiento.
Otros proyectos pueden estar dentro o fuera de la organización, y pueden ser de la misma u otra área de aplicación.
Diseño de experimentos
Método estadístico que ayuda a identificar factores que pueden influenciar variables específicas.
Se usa para optimizar productos o procesos.
Proporciona un marco estadístico para cambiar todos los factores importantes en lugar de hacerlo uno a uno.
Proporciona las condiciones óptimas para productos o procesos, resaltando factores que influencian resultados y revelando interacciones y sinergias entre factores.
Coste de la calidad
Costos de falla pueden ser internos y externos.
Costos de falla también son conocidos como costos por calidad deficiente.
Ejemplo de clasificación de costos de calidad
*
Herramientas adicionales de planificación de calidad
También se utilizan otras herramientas para ayudar a definir la situación y ayudar a planificar efectivamente las actividades de gestión de calidad.
Entre estas tenemos: tormenta de ideas, diagramas de afinidad, análisis de campo de fuerzas, técnicas de grupo nominal, diagramas matriciales, flujogramas, y matrices de priorización.
1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)® para discusión general
Durante una reunión del equipo, este añade un área especifica de trabajo extra al proyecto, debido a que han determinado que podría beneficiar al cliente. Que esta mal con esta situación ?
A. El equipo esta enchapando en oro (Gold Plating) el proyecto.
B. Nada. Solo que estos esfuerzos no deberían hacerse en estas reuniones.
C. Nada. Es así como se logra alcanzar o exceder las expectativas del cliente.
*
Proceso 8.2:
*
Realizar Aseguramiento de Calidad
*
REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Métricas
Plan de gestión de proyecto (actualizaciones)
Téc /herr de planificación de calidad
Auditorias de calidad
Análisis de proc.
Plan de gestión de calidad
Describe cómo el equipo de gestión del proyecto implementará la política de calidad
de la organización ejecutante.
Métricas de la calidad
Plan de mejora de procesos
Detalla pasos para analizar procesos, que facilitarán la identificación de desperdicios y actividades que no añaden valor.
En el análisis se considera por ejemplo:
Límites del proceso.
Configuración del proceso.
Métricas del proceso.
Informe de rendimientos del trabajo
Incluye:
Acciones correctivas requeridas.
Auditorias.
Solicitudes de cambio aprobadas
Auditorias.
Mediciones de control de calidad
Resultados de actividades de CC.
Retroalimentación para procesos de AC.
Se usan para reevaluar y analizar estándares de calidad y procesos de la organización ejecutante.
Solicitudes de cambio implementadas.
Acciones correctivas implementadas
Acciones correctivas aprobadas que ya han sido implementadas para que el rendimiento futuro del proyecto cumpla con lo especificado en el plan de gestión del proyecto.
Reparación de defectos implementadas.
Acciones preventivas implementadas
Acciones preventivas aprobadas e implementadas para reducir las consecuencias de los riesgos del proyecto.
Cambios solicitados
Obtener mejoras de calidad incluye tomar acciones para incrementar efectividad y eficiencia de:
Políticas.
Procesos.
Procedimientos.
Acciones correctivas recomendadas
Acción correctiva se recomienda inmediatamente como resultado de actividades de AC tales como auditorias y análisis de procesos.
*
Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)
Estándares o normas de calidad actualizadas.
Se utilizan en el proceso de CC.
Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)
Se puede actualizar con cambios al plan de gestión de calidad que resultan de cambios a los procesos de AC.
Pueden incluir incorporaciones de procesos que han pasado por la mejora continua.
Técnicas y herramientas de planificación de calidad
Análisis coste beneficio.
Estudios comparativos (Benchmarking).
Diseño de experimentos.
Coste de calidad.
Auditorias de calidad
Revisión independiente y estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, procesos, y procedimientos del proyecto y la organización.
Sus objetivos son identificar políticas, procesos, y procedimientos ineficientes o inefectivos.
Pueden ser programados o al azar.
Pueden ser hechos con personal entrenado propio o externo.
Confirman implementación de cambios, acciones correctivas, reparación de defectos, y acciones preventivas.
Análisis de procesos
Siguen los pasos delineados en el plan de mejora de procesos para identificar mejoras necesarias.
También examinan problemas experimentados, restricciones experimentadas, y actividades que no añaden valor.
Incluyen análisis de causas raíz.
Técnicas y herramientas de control de calidad
Diagramas causa efecto.
Cartas de control.
Diagramas de flujo.
2. Pregunta de Certificación PMP® para discusión general
Ud. debe seleccionar herramientas y técnicas para implementar un programa de aseguramiento de calidad que complemente las actividades existentes de control de calidad. Cual de las siguientes escogería :
A. Auditorias de calidad.
Proceso 8.3:
Realizar Control de Calidad
Consiste en :
Monitoreo de resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes.
Identificación de medios para eliminar las causas de resultados insatisfactorios.
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REALIZAR CONTROL DE CALIDAD
Métricas de calidad.
Listas de calidad.
Información de rendimiento del trabajo.
Solicitudes de
cambio aprobadas.
Plan de gestión de la calidad
Describe cómo el equipo de gestión del proyecto implementará la política de calidad de la organización ejecutante.
Métricas de calidad
Listas de control de calidad
Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos requeridos.
Específica para componentes.
Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente.
En algunas áreas de aplicación, los checklists también están disponibles en asociaciones profesionales o proveedores comerciales de servicios.
Activos de los procesos de la organización.
Políticas, procedimientos, y guías de calidad de la organización.
Bases de datos históricas.
Informe de rendimientos del trabajo
Incluye:
Acciones correctivas requeridas.
Auditorias.
Solicitudes de cambio aprobadas
Auditorias.
Entregable
Identificado en el plan de gestión del proyecto.
Debe producirse y suministrarse para completar el proyecto.
Mediciones de control de calidad
Representan resultados de actividades de CC que son retroalimentadas hacia AC para reevaluar y analizar los estándares de calidad y los procesos de la organización ejecutante.
Reparación de defectos validados
Los ítems reparados se vuelven a inspeccionar y a su vez podrán ser nuevamente aceptados o rechazados.
Los productos rechazados podrán requerir otra reparación adicional.
Línea base de calidad (actualizada)
Registra los objetivos de calidad del proyecto.
Es la base para medir e informar el rendimiento de calidad, como parte de la línea base de medición de rendimiento.
Acciones correctivas recomendadas
Involucra acciones tomadas como resultado de una medición de CC, que indica que los procesos de desarrollo o manufactura exceden los parámetros establecidos.
Acciones preventivas recomendadas
Involucra acciones tomadas para adelantarse a condiciones que pueden exceder los parámetros establecidos en los procesos de manufactura o desarrollo, las cuales podrían haber sido indicadas a través de una medición de CC.
Cambios solicitados
Si la acción correctiva o preventiva requiere un cambio al proyecto, se debe emitir una solicitud de cambio.
Reparación de defectos recomendados
Un defecto es cuando un componente no satisface sus requerimientos o especificaciones y necesita ser reparado o reemplazado.
Son identificados y recomendados para reparación por el departamento CC o equivalente.
Se debe minimizar los errores que causan la necesidad de reparación.
Se puede usar un registro de defectos para recolectar las reparaciones recomendadas.
Activos de los procesos de la organización (actualizados)
Listas de control completadas.
Documentación sobre lecciones aprendidas:
Causas de la variación.
Formarán parte de la base de datos histórica de proyectos.
Se documentan a través de todo el ciclo de proyecto, y como mínimo en el proceso de cierre.
Entregables validados
Un objetivo de CC es determinar la corrección de los entregables.
Los resultados de la realización del control de calidad son los entregables validados.
Plan de gestión de proyecto (actualizado)
Se puede actualizar con cambios al plan de gestión de calidad que resultan de cambios al realizar los procesos de CC.
Los cambios solicitados al plan de gestión o sus subsidiarios se procesan y revisan a través del proceso de control integrado de cambios (4.6).
Diagramas causa efecto
También llamados diagramas de Ishikawa o de espina de pescado.
Ilustran como se pueden asociar varios factores a problemas o defectos potenciales.
Diagrama causa efecto
Cartas de control
Se usan para determinar si un proceso es estable o no, y si tiene un rendimiento predecible.
Muestra si el proceso está sujeto a variaciones especiales que crean una situación fuera de control.
Ilustra como se comporta el proceso en el tiempo.
Se usa para evaluar si la aplicación de un cambio al proceso ha resultado en las mejoras deseadas.
Cuando el proceso está fuera de limites, debe ser ajustado.
Cartas de control
Se pueden usar tanto para los procesos del producto como de la gestión del proyecto:
Ejm. de procesos de la GP, Variaciones de costo y Schedule, índices de perfomance de costo y Schedule, volumen y frecuencia de cambios de alcance, errores en los documentos de proyecto, etc., que sirven para determinar si los procesos de GP están bajo control
Ejm. de procesos del producto, si el número de defectos encontrados en las pruebas son aceptables o no de acuerdo a los estándares de calidad de la organización.
Carta de control
Flujogramas
Es una representación gráfica del proceso.
Muestran actividades, puntos de decisión, y orden de procesamiento.
Muestran como se interrelacionan los distintos elementos de un sistema.
Ayudan a anticipar que problemas de calidad se pueden producir y donde.
Diagrama de Flujo
Histogramas
Es un diagrama de barras que muestra la distribución de las variables.
Cada columna representa un atributo o característica de un problema o situación.
La altura de cada columna representa la frecuencia relativa de la característica.
Ayuda a identificar la causa de los problemas en un proceso, por la altura y forma de la distribución.
Histograma
Diagramas de Pareto
Es un histograma ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuántos resultados son generados por cada tipo o categoría de causa identificada.
El orden o ranking se usa para guiar la acción correctiva, es decir el equipo de proyecto debe tomar acción correctiva para solucionar primero los problemas que están causando el mayor numero de defectos.
Ley de Pareto: El 80% de los problemas son causados por el 20% de las causas.
Diagrama de Pareto
Diagramas de comportamiento
Muestra la historia y el patrón de variación.
Línea gráfica que muestra puntos de datos en el orden en que ocurren.
Muestra tendencias, variaciones, y declinaciones/incrementos en el tiempo.
Se utilizan en el análisis de tendencias.
Este análisis utiliza técnicas matemáticas para pronosticar resultados futuros basados en datos históricos. Se usa para monitorear:
Rendimiento técnico.
Diagramas de Comportamiento
Diagramas de dispersión
Muestra el patrón de relación entre dos variables.
Permite al equipo de calidad estudiar e identificar la posible relación entre cambios observados en dos variables.
Se plotea la variable dependiente versus la independiente.
Mientras mas cerca estén los puntos de una línea diagonal, mas cercanamente estarán relacionadas las variables.
Muestreo estadístico
Es la elección de una parte de la población de interés para realizar la inspección.
Un muestreo apropiado puede reducir el costo del control de calidad.
Existe un extenso cuerpo de conocimientos respecto al muestreo estadístico, y en algunas áreas de aplicación, es necesario que el equipo de gestión de proyecto este familiarizado con una variedad de técnicas de muestreo.
Inspección
Comprende actividades tales como medir, examinar, y probar, para determinar si los resultados están en conformidad con los requerimientos.
Puede realizarse a todo nivel (desde una actividad específica hasta el producto final del proyecto).
También se les llama revisiones, revisiones de producto, auditorias, o demostraciones, y en algunas áreas de aplicación, estos nombres tienen significados específicos y precisos.
Revisión de reparación de defectos
Es una acción tomada por el departamento de CC o similar, para asegurar que los defectos de los productos han sido reparados y llevados a conformidad con los requerimientos o especificaciones.
El proyecto de instalación del nuevo software esta en ejecución. El project manager esta trabajando con el departamento de aseguramiento de calidad para mejorar la confianza de que el proyecto satisfacerá los estándares de calidad. Cual de los siguientes ítems DEBERIAN tener antes de que puedan iniciar dicho proceso ?
A. Problemas de calidad.
B. Mejoras de calidad.
D. Retrabajo.
Gestión de la Calidad
Respuesta : A
Explicación : Este es un ejemplo de dorar o enchapar en oro el proyecto (gold plating).
Debemos proporcionar SOLO lo que el cliente solicito en su declaración de alcance.
El equipo no sabe si estos cambios proporcionaran beneficio al cliente.
Se debe enfocar el esfuerzo en satisfacer los requerimientos.
*
Respuesta : A
*
Respuesta : C
Explicación : Aunque los problemas de calidad (alternativa A) podrían conducirnos hacia esfuerzos de aseguramiento de calidad, no son la opción obligatoria.
La alternativa B es un output del aseguramiento de calidad, no un input.
La alternativa D es una salida del control de calidad.
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
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Tarea/Entregable
1a sem del mes/APQA
1.2 Reuniones Comité Ejecutivo
1a sem del mes/APQA
1.3 Reuniones Comité Coord
1a sem del mes/APQA
Informe de avance
Charla previa/revision estandar
1a sem del mes/APQA
Control de riesgos
Charla previa/revision estandar
1a sem del mes/APQA
1.6 Control de Cambios
1a sem del mes/APQA
1.7 Cierre del Proyecto
1a sem del mes/APQA
2.2 Piloto Operativo
Fin entregable/APQA
2.4 Cierre de fase
Fin fase/APQA
3.0 Software
Desarrollo genexus
Sw quality assurance
Rev estandar/revision ejemplo
3.9 Cierre de fase
Fin fase/APQA
Desperdicios y retrabajos
Costos de garantia
Manten.de equipos de ins/pru
Cargos por cobros tardios
Entrenamiento personal de servicio
Costos de inventario por defectos
Costos de recuperacion y reparacion
Encuestas sub contratistas
Revisiones de diseño
Representacion legal por resp prod
Revisiones diseño interno y demost.
Mortalidad infantil (falla prematura)
Correccion de documentacion

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