Plan de gestión de Proyecto con pmbok 5ta Edicion incluye stakeholders

Dirección General de Tecnología de Información y Comunicaciones

MINISTERIO DEL INTERIOR Código: SIRRPOL-E03

Versión: 1.0 Plan de Gestión de Proyecto: Implantación de un

Sistema de Respuesta Rápida Policial Aprobado: 01/07/2013

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PROYECTO

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE RESPUESTA RÁPIDA POLICIAL

Entregable: Plan de Gestión de Proyecto

Versión: 1.0

Elaborado por:

Notas

Fecha: 13/06/2013 Rody Rodríguez Silva

Moisés Terrones Gamonal

Paul Talaverano Quispe

Cargo: Analista del Proyecto/Especialista en

Redes y Tel. / Especialista en TI Firma:

Revisado por: Diego Grados Alvarez Fecha: 26/06/2013

Cargo: Jefe de Proyecto Firma:

Aprobado por: Ing. Saúl Vásquez Arteaga Fecha: 01/07/2013

Cargo: Director de Proyecto Firma:





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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Ítem Texto

Modificado Versión Fecha Responsable Unidad

1

Elaboración

del

Documento

0.1 13/06/13

Rody Rodríguez S.

Moisés Terrones G.

Pool Talaverano Q.

UDP

(Unidad de Desarrollo

de Proyecto)

2 Revisión de

Documento 0.1 26/06/2013

Diego Grados

Alvarez

UDP

(Unidad de Desarrollo

de Proyecto)

3 Aprobación

del Proyecto 1.0 01/07/2013

Saúl Vásquez

Arteaga

DGGTIC

(Dirección General de

Gestión en Tecnología

de Información y

Comunicaciones )





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INDICE 1. INTRODUCCION................................................................................................................. 4

1.1. Naturaleza de los Proyectos ........................................................................................ 4 1.2. Resumen Ejecutivo ...................................................................................................... 4

2. ENFOQUE DE GESTIÓN DEL PROYECTO ....................................................................... 5 2.1. Procesos de Gestión en General ................................................................................. 5 2.2. Procesos de Supervisión ............................................................................................. 6 2.3. Procesos de Control de Cambios ................................................................................ 8

3. GESTIÓN DEL ALCANCE .................................................................................................. 9 3.1. Requerimientos ........................................................................................................... 9 3.2. Alcance ...................................................................................................................... 10 3.3. EDT ........................................................................................................................... 12 3.4. Entregables ............................................................................................................... 13

4. GESTIÓN DELTIEMPO ..................................................................................................... 14 4.1. Cronograma de Actividades ...................................................................................... 14 4.2. Hitos .......................................................................................................................... 15 4.3. Cuadro de los responsables de las tareas................................................................ 16

5. GESTIÓN DE COSTOS .................................................................................................... 17 5.1. Línea Base ................................................................................................................ 17 5.2. Plan de Gestión para Costos ..................................................................................... 17 5.3 Cuadro de Costos .......................................................................................................... 22

6. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................ 22 6.1. Organización ............................................................................................................. 22 6.2. Matriz de asignación de responsabilidades versión 1.0 ............................................ 27 6.3. Infraestructura, Equipos, Materiales y Accesorios ..................................................... 29 6.4. Plan de Gestión del Personal .................................................................................... 32

7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES .......................................................................... 33 7.1. Directorio de Stakeholders ........................................................................................ 33 7.2. Plan de Comunicaciones ........................................................................................... 34

8. GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................................................... 38 8.1. Listado de Riesgos .................................................................................................... 38 8.2. Identificación, Estimación y Priorización de Riesgos ................................................. 38 8.3. Documento de Análisis de Riesgos del Proyecto ...................................................... 43

9. GESTIÓN DE LA CALIDAD .............................................................................................. 45 9.1. Requisitos de Calidad ................................................................................................ 45 9.2. Plan de Aseguramiento de la Calidad ....................................................................... 47

10. GESTIÓN DE STAKEHOLDERS .................................................................................. 53 10.1 Lista de stakeholders ................................................................................................. 53

11. GESTIÓN DE ADQUISICIONES ................................................................................... 64 11.1. Plan de Gestión para Compras y Adquisiciones .................................................... 64 11.2. Matriz De Adquisiciones Del Proyecto ................................................................... 66





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PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO:

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE RESPUESTA RÁPIDA POLICIAL

1. INTRODUCCION

En base al plan estratégico institucional del ministerio del interior del actual

gobierno periodo 2011-2016, se identificó la necesidad de mejorar el sistema

de comunicación de emergencias, el cual está dirigido a la seguridad y orden

interno, es por ello que se va desarrollar el proyecto: Implantación de un

Sistema de Respuesta Rápida Policial (SIRRPOL).

Alineado con el objetivo general N° 1: “Garantizar la seguridad y el orden

interno con eficacia y capacidad preventiva, buscando el acercamiento a la

comunidad y respetando los derechos civiles y políticos”, y con la estrategia

O6D2: “Dotar de recursos para el reemplazo y/o reposición de los equipos

inoperativos para incrementar la efectividad en la policía nacional del Perú”.

Referencia: Plan Estratégico institucional del Ministerio del Interior 2011-2016

1.1. Naturaleza de los Proyectos

1.1.1. Área de Aplicación:

Este proyecto tecnológico será aplicado por el área de Dirección General de Gestión en Tecnologías de Información y Comunicaciones (DGGTI) del Ministerio del Interior (MININTER), a la central de emergencia de la PNP, para poder mejorar y controlar la recepción de llamadas de emergencias, de esta manera lograremos consolidar la seguridad y el orden interno.

1.1.2. Complejidad del Proyecto:

El tipo de complejidad que se idéntica es la “complejidad tecnológica y estructural” ya que la calidad de nuestro proyecto depende de la entrega a tiempo de los productos tecnológicos.

1.2. Resumen Ejecutivo

SIRRPOL es un proyecto que tiene como propósito brindarle a la PNP

una herramienta innovadora para poder responder a las llamadas de

emergencia, realizadas por los ciudadanos y de esa manera fortalecer

la seguridad de la ciudadanía.

Este proyecto abarcara todo la zona de Lima metropolitana, con el

objetivo de poder atender de manera rápida y oportuna a las llamadas

de emergencia.

La Dirección General de Gestión en Tecnologías de Información y

Comunicaciones (DGGTIC), es el área perteneciente al MININTER,

que se responsabilizará de este proyecto. De tal forma se ha asignado

como jefe del proyecto a Diego Grados Alvarez, analista de proyecto a





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Rody Rodríguez Silva y los especialistas en el campo a Moisés

Terrones Gamonal y Paul Talaverano Quispe.

En cuanto a la adquisición de los equipos tecnológicos se ha realizado

una licitación en el cual se ha elegido a la empresa Indra, quien nos

proveerá de las tecnologías. Para ello la empresa Indra ha elegido a un

coordinador, quien lo representara.

El proyecto tendrá una duración de 1 año y 3meses.

Inicia el 3 de Junio del 2013 y culminara en 8 Setiembre del 2014.

El objetivo general del proyecto es:

“Atender de manera oportuna y rápida las llamadas de emergencias

reportadas por los ciudadanos”

Los objetivos específicos son:

Mejorar la imagen institucional de la PNP.

Atender 40 mil llamadas por día

Reducir el tiempo de llegada de los agentes policiales al lugar del

incidente de 10 a 3 minutos.

Automatizar la gestión de las llamadas de emergencias.

Incrementar y afianzar la participación de la población,

atendiendo de manera oportuna sus llamadas.

2. ENFOQUE DE GESTIÓN DEL PROYECTO

2.1. Procesos de Gestión en General

Fase Nro.

Iteraciones

Duración / Días

Laborables

Fase de Iniciación 1 8

Fase de

Planificación

1 13

Fase de ejecución 1 298

Fase de

Seguimiento y cierre

1 331

Fase de cierre 1 12

*Días Laborables se refiere a los días: lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.





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2.2. Procesos de Supervisión

Arquitectura de la Metodología de Proyecto

Organización a través del Tiempo

Org

aniz

ació

n p

or

Áre

as d

e c

on

ocim

iento

Fases Seguimiento y Control

Área de Conocimiento Inicio Planificación Ejecución Cierre

Gestión de Integración

Gestión del Alcance

Gestión del Tiempo

Gestión del Costo

Gestión de Calidad

Gestión de RRHH.

Gestión de las Comunicaciones

Gestión de Riesgos

Gestión de Adquisidores

Gestión de Stakeholders





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2.2.1. Control de Plazos

Plazos de entrega de cada una de las fases planificadas.

Fase Entregable Plazo de entrega/

Días laborables

Fase de Inicial Acta de Constitución 8

Fase de

Planificación

Plan de Gestión de Proyecto

13

Fase de Ejecución Implantación de la Central de

Emergencia

Implantación del Software

Administrador de Llamadas

Implantación de equipos de

radio comunicación.

Capacitación del personal

encargado de la recepción de

llamadas

112

52

107

27

298

Fase de Cierre Informe de Cierre 12





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2.3. Procesos de Control de Cambios

Elaborar procedimientos para el correcto Control de Cambios. Estos procedimientos gestionarán el entregable: Peticiones de Cambio.





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3. GESTIÓN DEL ALCANCE

Este proyecto consta de 3 productos y 1 servicio. Los cuales se entregaran

progresivamente según el cronograma de actividades, además las

especificaciones de los productos y el servicio se debe regir a las bases de la

licitación realizadas por el SEACE para este proyecto. La empresa que proveerá

las tecnologías a implantar será la empresa INDRA, quien deberá cumplir con

todo lo especificado en dichas bases.

La Unidad de Desarrollo del Proyecto se encargara del cumplimiento de dichos

productos y servicio, además será la responsable de este proyecto.

3.1. Requerimientos

Productos

Requerimientos

Implantación de la

Central de

Emergencia

Rápido y fácil acceso al sistema en tiempo menor a 500 ms para el establecimiento de llamadas de grupo a nivel de red.

Función continua y óptima las 24 horas del día, durante los 365 días del año.

Capacidad de soportar de forma inmediata y automáticamente el desplazamiento de sus terminales.

la calidad y disponibilidad del servicio debe ser eficaz para las comunicaciones.

El sistema (Infraestructura y terminales) deberá contar con la facilidad de transferir voz.

Los terminales estarán equipados con GPS integrado, de forma que sea posible conocer la posición de cada uno de ellos en la red.

Las estaciones bases consideraran alarmas que permitan conocer el estado de funcionamiento de los dispositivos en tiempo real

Implantación del

Software

Administrador de

Llamadas

Identificar por intermedio de los sistemas los equipos suscriptores autorizados para realizar llamadas.

Clasificar el tipo de llamada, ya sea por grupo, individual, emergencia.

Identificar automáticamente la disponibilidad de canales vacantes y asignar canales de voz disponibles a los terminales afiliados al sistema.

Implantación de

equipos de radio

comunicación

Deben proveer una potencia de transmisión según el Estándar.

Los equipos deben ser instalados en los vehículos policiales y otorgar comunicación de radio por intermedio de las estaciones bases.

Deberán contar con GPS integrado ultrasensible. La comunicación entre estaciones debe ser fiable.





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Deben permitir la implementación de encriptación extremo a extremo.

Servicio Requerimientos

Capacitación del

personal

encargado de la

recepción de

llamadas

La capacitación será Teórica y Práctica por parte del

proveedor

Capacitación sobre Administración y Mantenimiento

Preventivo y Correctivo del Sistema.

Todos los cursos serán dictados en idioma español y

certificados por el proveedor.

Todos los manuales de operación, mantenimiento e

instrucción deberán estar en idioma español.

3.2. Alcance

Los plazos serán cambiados si y solo si, ocurra algún cambio en el cronograma

base de las tareas establecidos en este documento, mediante la aprobación del

documento de control de cambios.

En caso de no cumplir con dicho servicio y/o producto según lo especificado, la

empresa proveedor, quien asumirá la responsabilidad, tendrá una penalidad del

10% del pago que se le efectuará por dicho servicio, según lo establecido en las

Bases de Licitación Pública de contrataciones de suministro de bienes.

3.2.1 Productos:

Los tres productos se entregaran de forma consecutiva en la etapa de ejecución

según el cronograma de tareas en este proyecto. Además cabe resaltar que el

encargado de entregar estos productos esta designada a la empresa ganadora

de las bases de convocatoria y licitación. Para la entrega de estos productos se

tendrá como responsable a un Especialista en Redes y Telecomunicaciones que

contara a su cargo 5 colaboradores.

3.2.1.1 Implantación de la Central de Emergencia:

La central contará con equipos modernos de computadoras, módulos especializados y pantallas modernas capaces de atender todas las llamadas de emergencia realizadas por el ciudadano. La central estará ubicada en el Lima Metropolitana.

3.2.1.2 Implantación del Software administrador de llamadas:

Se contará con modernos software especializado para atender las llamadas de emergencia, por tanto permitirá administrar, ubicar, registrar e identificar las llamadas de emergencia realizadas por el ciudadano.





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3.2.1.3 Implantación de Equipos de radio comunicación

Esto se refiere a los radios móviles y portátiles. El primero será instalado en los vehículos de emergencia de la PNP, el segundo será utilizado por los efectivos policiales encargados de la atención de las emergencias. Esto dispositivos permitirán a los agentes policiales comunicarse con la central de emergencia de forma efectiva, rápida e inteligente.

3.2.2 Servicio:

3.2.2.1 Capacitación del personal encargado de la recepción de llamadas:

Este servicio se va a ejecutar después de la entrega de todos los productos. Consistirá en la capacitación que se brindara a los operadores de llamadas de emergencia y a los efectivos policiales encargados de resolver una emergencia. Para la capacitación a los operadores de llamadas de emergencia; consiste en explicar en forma detallada y entendible, el funcionamiento y las características de los nuevos recursos. Con el objetivo de optimizar el Sistema de comunicaciones SIRRPOL. Además cabe mencionar que las capacitaciones serán realizadas por la empresa encargada de la implantación de los nuevos equipos tecnológicos. Ya que el personal encargado está compuesto por efectivos policiales se le informara sobre los nuevos recursos que se van a implementar en este proyecto. Se presentaran sus características, funciones, manuales de control y administración de las llamadas telefónicas.





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3.3. EDT

Proyecto SIRRPOL

1 Fase Inicial

2 Fase Planificación

3 Fase Ejecución

4 Cierre

1.1 Reunión Inicial

1.2 Ejecución del Acta de

Constitución

1.3 Aprobación del Acta de

Constitución

2.1 Desarrollo del Plan de Gestión de Proyecto

2.2 Revisión del Plan de Gestión de Proyecto

3.1 Implantación de la Central de Emergencia

3.2 Implantación del Software Administrador de

Llamadas

3.3 Implantación de Equipos de Radio Comunicación

3.4 Capacitación a los Operadores de Llamadas

4.1 Reunión de Cierre

4.2 Verificación de los Productos y Servicios

4.3 Entrega de Productos y Servicios

4.4 Aprobación de la Conformidad del Proyecto

4.5 Archivar Documentos del Proyecto

4.6 Informe de Cierre

2.3 Aprobación del Plan de Gestión de Proyecto

3.1.1 Análisis de la Red Troncalizada

3.1.2 Diseño de la Red Troncalizada

3.1.3 Listado de Equipos para la Central de Emergencia

3.1.4 Recepción de Equipos

3.1.5 Instalación de Equipos de la Central de

Emergencia

3.1.6 Prueba de Instalación

3.1.7 Inspección de la Implantación de la Central de

Emergencia

3.2.3 Instalación del Software

3.2.4 Prueba del Software

3.2.5 Inspección de la Implantación del Software

3.3.1 Análisis y Selección de

Equipos

3.3.2 Recepción de

Equipos

3.3.3 Instalación de Radios

Móviles en los Vehículos

3.3.4 Entrega de Radios Portátiles

3.3.5 Prueba de Equipos

de Radio

3.3.6 Inspección de los Equipos

de Radio Comunicación

3.4.1 Desarrollo de la capacitación

3.4.2 Evaluar a los empleados

1.3 Identificación de Stakeholders




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3.4. Entregables

Fase Entregable Descripción Responsable

Fase de Inicio Acta de

Constitución

Es el documento en el cual se

especifica la conformidad para dar

inicio al proyecto.

Director del Proyecto

Jefe de Proyecto

Fase de

Planificación

Plan de Gestión

de proyecto

Es el documento de planeamiento que

permitirá gestionar y administrar el

proyecto de forma ordenada y óptima.

Director del Proyecto

Jefe de Proyecto

Fase de

Ejecución

Implantación de

la Central de

Emergencia

Se realizara la implementación de los

equipos de la central 105 y se realizará

la inspección correspondiente.

Especialista en

Redes y

Telecomunicaciones

Implantación de

Software

Administrador

de Llamadas

Esta implementación se refiere al

software que permitirá administrar las

llamadas realizadas por el ciudadano

ante una emergencia.

Especialista en

Redes y

Telecomunicaciones

Implantación de

equipos de

radio

comunicación.

Se implantarán los equipos de radio

móviles en los vehículos.

Se entregarán los equipos portátiles a

los efectivos policiales asignados. Se

instalara el software administrador de

llamadas.

Especialista en

Redes y

Telecomunicaciones

Capacitación al

personal ende

Llamadas

Consiste en explicar en forma

detallada y entendible, el

funcionamiento y las características de

los nuevos recursos.

Jefe de

proyecto

Fase de Cierre

Informe de

cierre de

proyecto.

Luego de la conformidad de los

productos y servicios entregados se

procede a realizar el informe de cierre

del proyecto a cargo de UDP.

El informe de cierre es un documento

formal que certifica la terminación del

proyecto.

Jefe de proyecto

Jefe de Proyecto





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4. GESTIÓN DELTIEMPO

4.1. Cronograma de Actividades

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras Responsable %

completado

1 Proyecto SIRRPOL 331 días lun 03/06/13 lun 08/09/14 5%

2 1 Fase Inicial 8 días lun 03/06/13 mié 12/06/13 100%

3 1.1 Reunión Inicial 1 día lun 03/06/13 lun 03/06/13 JEPRO,DIRPRO 100%

4 1.2 Ejecución del

Acta de constitución

1 día mar

04/06/13 mar 04/06/13 3 JEPRO,DIRPRO 100%

5 1.3 Aprobación

del Acta de Constitución

1 día mié

05/06/13 mié 05/06/13 4 DIRPRO 100%

6 1.4 Identificación de Stakeholders

5 días jue 06/06/13 mié 12/06/13 5 JEPRO 100%

7 2 Fase de

Planificación 13 días jue 13/06/13 lun 01/07/13 6 100%

8 2.1 Desarrollo del Plan de Gestión

de Proyecto 8 días jue 13/06/13 lun 24/06/13 ANPRO 100%

9 2.2 Revisión del Plan de Gestión

de Proyecto 3 días

mar 25/06/13

jue 27/06/13 8 JEPRO,

ANPRO,DIRPRO 100%

10


1 día lun 01/07/13 lun 01/07/13 9;8 DIRPRO 100%

11 3 Fase de Ejecución

298 días mar

02/07/13 jue 21/08/14 10 0%

12 3.1 Implantación de la Central de

Emergencia 112 días

mar 02/07/13

mié 04/12/13 0%

19

3.2 Implantación del Software


52 días jue 05/12/13 vie 14/02/14 18 0%

23

3.3 Implantación de Equipos de

Radio Comunicación

107 días lun 17/02/14 mar 15/07/14 22 0%

30

3.4 Capacitación a los empleados que van a utilizar

las TIC

27 días mié

16/07/14 jue 21/08/14 29 0%

31 3.4.1 Desarrollo

de la capacitación 1 ms

mié 16/07/14

mar 12/08/14 CINDRA 0%





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32 3.4.2 Evaluar a los

empleados 7 días

mié 13/08/14

jue 21/08/14 31 CINDRA 0%

33 4 Fase de Cierre 12 días vie 22/08/14 lun 08/09/14 32 0%

34 4.1 Reunión de

Cierre 1 día vie 22/08/14 vie 22/08/14 JEPRO 0%

35 4.2 Verificación

de los Productos y Servicios

7 días lun 25/08/14 mar 02/09/14 34 JEPRO, ANPRO 0%

36 4.3 Aprobación de

la Conformidad del Proyecto

2 días mié

03/09/14 jue 04/09/14 35 DIR 0%

37 4.4 Archivar

Documentos del Proyecto

1 día vie 05/09/14 vie 05/09/14 36 JEPRO 0%

38 4.5 Informe de

Cierre 1 día lun 08/09/14 lun 08/09/14 37 JEPRO,DIRPRO 0%

4.2. Hitos

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras Responsable %

completado

1 Proyecto SIRRPOL 331 días lun 03/06/13 lun 08/09/14 5%

2 1 Fase Inicial 8 días lun 03/06/13 mié 12/06/13 100%

5 1.3 Aprobación

del Acta de Constitución

1 día mié 05/06/13 mié 05/06/13 4 DIRPRO 100%

7 2 Fase de

Planificación 13 días jue 13/06/13 lun 01/07/13 6 100%

10


1 día lun 01/07/13 lun 01/07/13 9;8 DIRPRO 100%


298 días mar

02/07/13 jue 21/08/14 10 0%

12 3.1 Implantación de la Central de

Emergencia 112 días

mar 02/07/13

mié 04/12/13 0%

19

3.2 Implantación del Software


52 días jue 05/12/13 vie 14/02/14 18 0%

23

3.3 Implantación de Equipos de

Radio Comunicación

107 días lun 17/02/14 mar 15/07/14 22 0%





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30

3.4 Capacitación a los empleados

que van a utilizar las TIC

27 días mié

16/07/14 jue 21/08/14 29 0%

32 3.4.2 Evaluar a los

empleados 7 días mié 13/08/14 jue 21/08/14 31 CINDRA 0%

33 4 Fase de Cierre 12 días vie 22/08/14 lun 08/09/14 32 0%

38 4.5 Informe de

Cierre 1 día lun 08/09/14 lun 08/09/14 37 JEPRO,DIRPRO 0%

4.3. Cuadro de los responsables de las tareas

Nombre del recurso

Iniciales Cargo Grupo Empresa o Institución

Saúl Vásquez DIRPRO

Director de Proyecto. Dirección General del Proyecto(DGP)

MININTER

Diego Grados Alvarez

JEPRO Jefe de Proyecto.

Unidad de Desarrollo del Proyecto(UDP)

MININTER

Rody Rodríguez silva

ANPRO Analista de Proyecto.


MININTER

Moisés Terrones Gamonal

ESPRED Especialista en Redes y Telecomunicaciones.


MININTER

Paul Talaverano Quispe

ESPTI Especialista en TI.


MININTER

José Ramírez Ruiz

CINDRA Coordinador de la empresa INDRA

Coordinación INDRA INDRA





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5. GESTIÓN DE COSTOS

5.1. Línea Base

El costo total del proyecto es de S/. 49, 797,099.66 Con una adicional

del 10 % del total del monto que asciende a S/. 54, 776,809.63.

costos directos S/. 11,335.30

costos indirectos S/. 49,785,764.36

Id Nombre de tarea Costo

1 Proyecto SIRRPOL S/. 49,797,099.66

2 1 Fase Inicial S/. 1,529.60

7 2 Fase de Planificación S/. 1,235.60

11 3 Fase de Ejecución S/. 49,790,980.86

33 4 Fase de Cierre S/. 3,353.60

Monto Adicional S/. 4,979,709.97 10%

Presupuesto del Proyecto: S/. 54, 776,809.63

5.2. Plan de Gestión para Costos

UNIDAD DE MEDIDA

TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA

Recurso Personal Costo / Día

Recurso Material o Combustible Unidades

Recurso Maquina o no Combustibles Unidades

Umbrales de calidad

UMBRALES DE CONTROL

ALCANCE: PROYECTO

/ FASE / ENTREGABLE VARIACIÓN PERMITIDA

ACCIÓN A TOMAR SI

VARIACIÓN EXCEDE

LO PERMITIDO

Proyecto completo +/- 10% costo planificado

Investigar variación

para tomar acción

correctiva.





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PROCESO DE GESTIÓN DE COSTOS

PROCESO DE

GESTIÓN DE

COSTOS.

DESCRIPCIÓN

Estimación de costes

Se estima los costes del proyecto en base al tipo

de estimación por presupuesto. Esto se realiza en

la planificación del proyecto y es responsabilidad

Jefe de proyecto, y aprobado por el Sponsor.

Preparación de su

presupuesto de Costes

Se elabora el presupuesto del proyecto y las

reservas de gestión del proyecto. Este documento

es elaborado por el jefe de proyecto y, revisado y

aprobado por el Sponsor.

Control de costes

- Se evaluara el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y Costo).

- El análisis de impacto deberá ser presentado al Sponsor y evaluara distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.

- Toda variación final dentro de +/- 10% del presupuesto se considera normal.

- Toda variación fuera del +/- 10 % del presupuesto será considerada como causa asignable y deberá ser auditada. Se presentara un informe de auditoría.

FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS

Formato de gestión de

costos. Descripción

Plan de gestión de

costos Documento que informa la planificación para la gestión del costo del proyecto.

Costeo del proyecto Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable, según el tipo de recurso que participe.

Presupuesto por Fase y

Entregable

El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables.

Presupuesto por Fase y

por Tipo de Recurso

El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso informe los costos del proyecto divididos por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos (personal, materiales, maquinaria).





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SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

Descripción

Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte informando los entregables Realizados y el porcentaje de avance de las actividades del proyecto.

El Jefe de Proyecto se encarga de compactar la información del equipo de proyecto en el Cronograma, actualizando el proyecto según los reportes del equipo, y procede a re-planificar el proyecto en el escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe del Performance del Proyecto.

El coste del proyecto puede tener una variación de +/- 10 % del total planeado, si como resultado de la re-planificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitara emitir una solicitud de cambio, la cual deberá ser revisada y aprobada por el Jefe del Proyecto y el Sponsor.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS

El Sponsor y el Jefe del Proyecto son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios.

Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto.

Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:

Una Solicitud de Cambios. Una Acta de reunión de coordinación del proyecto. Plan del Proyecto (actualización)

En primera instancia el que tiene la autoridad de resolver cualquier problema relativo al tema es el jefe del proyecto, si ese caso no se resuelve por él, es el quien asume la responsabilidad.

Una solicitud de cambio sobre el costo del proyecto que no exceda el +/- 10 % del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Jefe del Proyecto, un requerimiento de cambio superior será resuelta por el Sponsor.

FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

La fuente de financiamiento será del presupuesto asignado por el estado al ministerio del interior.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

Se considera como referencia para calcular el costo por día , los gastos

mensuales para los integrantes de la implementación dependiendo de la

función o actividad que se le asigne de la siguiente forma:

Director del proyecto: S/. 5000.00





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Jefe de proyecto: S/. 3000.00

Analista de proyecto: S/. 2000.00

Especialista en TI: S/. 1200.00

Especialista en Redes y Telecomunicaciones: S/. 1200.00

Colaboradores: s/. 1000.00

La cantidad de horas laborables según el horario referencial de un trabajador

normal es de: 8 horas laborables por 5 días (lunes a viernes) por 4 semanas,

con un acumulado aproximado de 160 horas o 20 días al mes .

El costo referencial si lo deseamos tomar por horas trabajadas, esto es

calculado por el pago mensual, entre la cantidad de horas laborables en un

mes. Se especifica los costos por hora semanal:

Director del proyecto: S/. 250.00

Jefe de proyecto: S/. 150.00

Analista de proyecto: S/. 100.00

Especialista en TI: S/. 60.00

Especialista en Redes y Telecomunicaciones: S/. 60.00

Colaboradores: s/. 50.00

El material llamado impresión es en realidad que tiene el costo de S/. 0.30 por

cada hoja que se imprima, esto incluye el costo de la hoja, tintas, la impresora

y electricidad consumida.

El costo de uso de las PC de los integrantes de la implementación está

presupuestado con s/. 1.20. Esto incluye el costo de la electricidad consumida

por PC, el local o lugar donde se utilizara y conexión a internet. Ejemplo es uso

de una cabina de internet.

En el proyecto se va a tener la utilización de los siguientes materiales:

Escritorio: Se va a poner a disposición 4 escritorios para distribuirlos en el local donde se va a trabajar el desarrollo del proyecto. El costo por escritorio es de S/. 300.00.

Lapiceros: Se va poner a disposición de los 15 integrantes del grupo, lapiceros. En total son 75 lapiceros a un costo de S/. 0.50 por lapicero.

Archivadores: Se va a tener 15 archivadores, donde se va a repartir 3 archivadores por fase, o según se disponga en desarrollo del proyecto. El costo de los archivadores es de S/.10.00

Estos costos no se especifican en el costeo por actividad, ya que son considerados como unos costos fijos al iniciar el desarrollo del proyecto, ya que la utilización de los materiales va a depender de las actividades, y muchas veces se van a usar los mismos materiales para muchas actividades.





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Se evita el presupuestar licencias de software, ya que como requisito de las

PC a utilizar es que cuenten con los paquetes de desarrollo necesario para

este proyecto como: convencional como sistema operativo Windows 7 y

Microsoft office 2013 (incluido Microsoft Project 2013.)

Dentro del “plan de presupuesto del proyecto por fase y por entregable” se están considerando como cantidades para el análisis de reserva a: “Reserva de contingencia” y a “Reserva de gestión”, el primero presta una protección general de costos al proyecto y el segundo para cambios no planificados, que implican riesgos; estas cantidades son especificadas con el 10% del TOTAL DE FASES, cada una.

1. Como se observa en este cuadro hasta el mes de julio del año 2012 los

índices de delincuencias han ido en aumento, aplicando en nuevo

sistemas, podremos ayudara reducir esos altos índices de delincuencias.

Fuente: Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).Los datos fueron recopilados de la

Encuesta Nacional de Hogares y registros de los ministerios del Interior y Público.

2. Tener un mayor control de los delitos que muchas veces no son atendidos

y también de aquellos que no son denunciados.

3. Se mejorara la imagen de la institución frente a la sociedad, la cual había

perdido la credibilidad en cuanto a dar atención oportuna a las llamadas

de emergencias.

4. Respuesta rápida a las llamadas de emergencia hechas por la población,

el cual será resuelto de inmediato, por parte de la policía nacional de Perú.





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5.3 Cuadro de Costos

Verificar el documento acompañado en la carpeta “cuadro de costos”.

6. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

6.1. Organización

El Proyecto tendrá la siguiente estructura orgánica:

Organigrama del Proyecto – versión 1.0

Para el desarrollo del proyecto, se ha diseñado la siguiente estructura, definiendo

las responsabilidades por cada una de las Unidades Orgánicas participantes.

Director

(Saúl Vásquez

Arteaga)

Jefe de Proyecto

(Diego Grados

Alvarez)

Analista de

Proyecto

Especialista en

Redes y

Telecomunicaciones

Especialista en

Tecnologías de

Información.

Colaboradores (4) Colaboradores (5)





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Descripción de Roles – versión 1.0

ROL PUESTO

Director Persona encargada del control, liderar,

motivar, comunicar y aprobar el proyecto.

ROL PUESTO

Unidad de Desarrollo de

Proyecto

Conformado por:

Jefe de Proyectos.

Analista de Proyecto.

Especialista en Redes y Tel.

Especialista en TI.

Colaboradores.

Jefe de Proyecto Persona asignada por la Unidad de

Desarrollo de Proyecto.

Analista de proyecto Persona Asignada por la Unidad de

desarrollo del proyecto.

Especialista en redes y

telecomunicaciones

Persona seleccionada del staff, por la

unidad de proyecto.

Especialista en TI Persona seleccionada del staff, por la

unidad de proyecto.

Colaboradores

Personas encargadas de brindar

información a la unidad de desarrollo del

proyecto.

NOMBRE DEL ROL:

Director de Proyecto

OBJETIVO DEL ROL:

Es la persona que patrocina el proyecto Y Aprobarlo, es el principal interesado en

el éxito del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta y define el

proyecto.

RESPONSABILIDADES:

Aprobar el Acta de proyecto.

Aprobar el Alcance de proyecto.

Aprobar el plan de proyecto.

Aprobar el Cierre del proyecto.

FUNCIONES:

Iniciar el proyecto.

Aprobar el plan de proyecto.

Monitorear el proyecto.

Cerrar el proyecto.

Gestionar el control de cambios del proyecto.





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Asignar recursos al proyecto.

NIVELES DE AUTORIDAD:

Decide sobre los RR.HH y materiales asignados al proyecto.

Decide sobre las modificaciones a las líneas base del proyecto.

REPORTA A:

Gerencia general.

SUPERVISA A:

Jefe de proyecto.

REQUISITOS DEL ROL:

Habilidades interpersonales.

Conocimiento y habilidades de administración general.

Comprensión del entorno del proyecto.

Conocimiento de normas y regulaciones del área de aplicación.

NOMBRE DEL ROL:

Jefe de Proyecto

OBJETIVO DEL ROL:

Es la persona líder encargada de la gestión del proyecto quien mediante la

administración adecuada de los recursos cumplirá los objetivos establecidos por el

Director logrando así el éxito del proyecto.

RESPONSABILIDADES:

Actualizar el plan de gestión del proyecto.

Asignación de recursos.

Coordinar la interacción con los clientes y usuarios.

Mantener al equipo enfocado en los objetivos del proyecto.

Elaboración de plan de pruebas.

FUNCIONES:

Definir el proyecto y evaluar sus necesidades.

Redactar especificaciones del proyecto.

Calcular el costo del proyecto.

Contratar al equipo del proyecto.

realizar un seguimiento e informes del proyecto, en términos de calidad, costo y

plazos de entrega.




REPORTA A:

Director de proyecto.

SUPERVISA A:

A todo el equipo del proyecto.

REQUISITOS DEL ROL:





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Conocimientos Gestión de Proyectos según el PMBOK.

MS Project

Habilidades

Liderazgo

Comunicación

Negociación

Solución de Conflictos

Motivación

NOMBRE DEL ROL:

Especialista en Redes y Telecomunicaciones

OBJETIVO DEL ROL:

Es la persona que está encargado de poder realizar todas las investigaciones

pertinentes en cuanto a los temas de las nuevas tecnologías a usar, para el desarrollo

del proyecto.

RESPONSABILIDADES:

Documentar las tecnologías a implantar en el proyecto.

Seguimiento al desarrollo de la implantación de las tecnologías en la organización.

Desarrollar el plan de instalaciones de los equipos, con los proveedores.

FUNCIONES:

Brindar el soporte técnico a las herramientas de colaboración instaladas.

Documentaciones de procesos que se desarrollan en el proyecto.

Investigación y desarrollo.


Decide sobre sus colaboradores a su cargo.

REPORTA A:

Jefe de proyecto.

SUPERVISA A:

Colaboradores.

REQUISITOS DEL ROL:

Conocimiento en protocolo TCI/IP, SIP, H323.

Experiencia en el cargo de 3 años como mínimo.

trabajo en equipo, proactivo, orientado a resultados.

NOMBRE DEL ROL:

Especialista en TI

OBJETIVO DEL ROL:

Es la persona que encarga de poder supervisar e investigar acerca de las tecnologías

a usar en el proyecto.

RESPONSABILIDADES:

Documentar la investigación sobre las tecnologías.

Proponer peticiones de cambio.





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FUNCIONES:

Resolución de problemas con algún problema de impacto negativo de las

tecnologías.

Determinar soluciones definitivas a los incidentes recurrentes.

Realizar revisiones post implementación.


Determinar de acuerdo al desempeño de cada integrante de qué manera formara parte

en el proyecto.

REPORTA A:

Jefe de proyecto.

SUPERVISA A:

Colaboradores.

REQUISITOS DEL ROL:

Experiencia mínima de 3 años en posiciones de TI.

Conocimiento avanzado en Hardware y Software para aplicativos en la gestión de la

seguridad.

NOMBRE DEL ROL:

Colaboradores

OBJETIVO DEL ROL:

Es la persona que son asignadas a un especialista del proyecto, ellos cumplirán su

función apoyando a los especialistas del proyecto, en las diferentes labores de cada

jefe a cargo.

RESPONSABILIDADES:

Brindar la información solicitada cuando lo solicite su jefe inmediato.

FUNCIONES:

Documentar la información solicitada por su jefe, y realizar la entrega.


Asistir al especialista de Redes o TI.

REPORTA A:

Al su jefe directo.

REQUISITOS DEL ROL:

Responsabilidad, Compromiso, Organización y Planificación, Comunicación

Efectiva a todo nivel, Pro actividad y Trabajo bajo presión.





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6.2. Matriz de asignación de responsabilidades versión 1.0

Códigos de roles de innova.

DIRPRO Director de Proyecto.

JEPRO Jefe de Proyecto.

ANPRO Analista de Proyecto.

ESPRED Especialista en Redes y Telecomunicación.

ESPTI Especialista de TI.

COL Colaboradores.

CÓD. DE RESPONSABILIDAD

R RESPONSABLE

P PARTICIPA

V REVISA

A APRUEBA

CÓDIGO DE ROLES ROLES

SIRRPOL

1 Proyecto SIRRPOL DIRPRO JEPRO ANPRO ESPRED ESPTI COL

2 1 Fase Inicial

3 1.1 Reunión Inicial P R P

4 1.2 Ejecución del Acta de constitución R P V

5 1.3 Aprobación del Acta de

Constitución R P V

6 1.4 Identificación de Stakeholders R V P P P

7 2 Fase de Planificación

8 2.1 Desarrollo del Plan de Gestión de

Proyecto R P P P P

9 2.2 Revisión del Plan de Gestión de

Proyecto V R V P P

10 2.3 Aprobación del Plan de Gestión de

Proyecto R P V


12 3.1 Implantación de la Central de Emergencia

13 3.1.1 Análisis de la Red Troncalizada V V

14 3.1.2 Diseño de la Red Troncalizada V V

15 3.1.4 Recepción de Equipos R P





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16 3.1.5 Instalación de Equipos de la

Central de Emergencia

V P

17 3.1.6 Prueba de Instalación V V V P

18 3.1.7 Inspección de la Implantación de

la Central de Emergencia V R P

19 3.2 Implantación del Software Administrador de Llamadas

20 3.2.3 Instalación del Software V

21 3.2.4 Prueba del Software V

22 3.2.5 Inspección de la Implantación del

Software R P

23 3.3 Implantación de Equipos de Radio Comunicación

24 3.3.1 Análisis y Selección de Equipos V P

25 3.3.2 Recepción de Equipos R P

26 3.3.3 Instalación de Radios Móviles en

los Vehículos V P

27 3.3.4 Entrega de Radios Portátiles R P

28 3.3.5 Prueba de Equipos de Radio V V P

29 3.3.6 Inspección de los Equipos de

Radio Comunicación R P

30 3.4 Capacitación a los empleados que van a utilizar las TIC

31 3.4.1 Desarrollo de la capacitación V V P

32 3.4.2 Evaluar a los empleados V V P

33 4 Fase de Cierre

34 4.1 Reunión de Cierre P R V

35 4.2 Verificación de los Productos y

Servicios R V P

36 4.3 Aprobación de la Conformidad del

Proyecto R P P

37 4.4 Archivar Documentos del Proyecto R P

38 4.5 Informe de Cierre R R




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6.3. Infraestructura, Equipos, Materiales y Accesorios

ID Actividad

Tipo de Recurso: Personal

Tipo de Recurso: Materiales o

Combustibles

Tipo de Recurso: Maquinas y no Consumibles

Nombre de

Recurso Duración

Nombre de

Recurso Cantidad

Nombre de

Recurso Cantidad Horas/Maquina

1 Proyecto SIRRPOL

2 1 Fase Inicial 8 días

3 1.1 Reunión Inicial JEPRO

DIRPRO 1 día Escritorio 1 Pc 1 1

4 1.2 Ejecución del Acta de constitución

JEPRO DIRPRO

1 día Impresión Archivador

4 1

Pc 1 3

5 1.3 Aprobación del Acta de Constitución

DIRPRO 1 día Escritorio 1 Pc 1 1

6 1.4 Identificación de Stakeholder

JEPRO 5 días Impresión Archivador

4 1

Pc Impresora

1 1

7 2 Fase de Planificación 18 días

8 2.1 Desarrollo del Plan de Gestión de Proyecto

ANPRO 14 días Impresión Archivador

20 1

Pc 1 48

9 2.2 Revisión del Plan de Gestión de Proyecto

JEPRO, ANPRO, DIRPRO

3 días Escritorio 1 Pc 1 4

10 2.3 Aprobación del Plan de Gestión de Proyecto

DIRPRO 1 día Escritorio Impresión

1 20

Pc 1 1

1

11 3 Fase de Ejecución 298 días

12 3.1 Implantación de la Central de Emergencia

112 días





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13 3.1.1 Análisis de la Red Troncalizada

CINDRA 15 días

Proveedor 14

3.1.2 Diseño de la Red Troncalizada

CINDRA 15 días

15 3.1.4 Recepción de Equipos ESPRED 1 m Impresión Archivador

4 1

Pc 1 4

16 3.1.5 Instalación de Equipos de la Central de Emergencia

CINDRA 3 m Proveedor

17 3.1.6 Prueba de Instalación CINDRA 15 días

18 3.1.7 Inspección de la Implantación de la Central de Emergencia

ESPRED 7 días Impresión Archivador

4 1

Pc 1 4

19 3.2 Implantación del Software Administrador de Llamadas

52 días

20 3.2.3 Instalación del Software

CINDRA 2 m

Proveedor 21 3.2.4 Prueba del Software CINDRA 5 días

22 3.2.5 Inspección de la Implantación del Software

ESPRED 7 días Impresión Archivador

5 1

Pc Impresora

1 1

2

23 3.3 Implantación de Equipos de Radio Comunicación

107 días

24 3.3.1 Análisis y Selección de Equipos


25 3.3.2 Recepción de Equipos ESPRED 20 días Escritorio 1 Pc 1 8

26 3.3.3 Instalación de Radios Móviles en los Vehículos






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27 3.3.4 Entrega de Radios Portátiles

ESPRED 1 m Escritorio 1 Pc 1 8

28 3.3.5 Prueba de Equipos de Radio


29 3.3.6 Inspección de los Equipos de Radio Comunicación

ESPRED 7 días Impresión Escritorio

Archivador

4 1 1

Pc Impresora

1 1

4

30 3.4 Capacitación a los empleados que van a utilizar las TIC

27 días

31 3.4.1 Desarrollo de la capacitación

CINDRA 1 ms

Proveedor 32

3.4.2 Evaluar a los empleados

CINDRA 7 días

33 4 Fase de Cierre 12 días

34 4.1 Reunión de Cierre JEPRO 1 día Escritorio 1 Pc 1 8

35 4.2 Verificación de los Productos y Servicios

JEPRO, ANPRO

7 días Impresión 20 Pc 1 6

36 4.3 Aprobación de la Conformidad del Proyecto

DIR 2 días Escritorio 1 Pc 1 8

37 4.4 Archivar Documentos del Proyecto

JEPRO 1 día Impresión Archivador

20 1

Pc 1 8

38 4.5 Informe de Cierre JEPRO, DIRPRO

1 día Impresión Escritorio

Archivador

10 1 1

Pc Impresora

1 1

8




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6.4. Plan de Gestión del Personal

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO: ESPECIFICAR EL ORGANIGRAMA DEL

PROYECTO.

Ver Organigrama del Proyecto – versión 1.0

ROLES Y RESPONSABILIDADES: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE

ASIGNACIONES DE RESPONSABILIDADES.

Ver Matriz de Asignación de Responsabilidades – versión 1.0

DESCRIPCIÓN DE ROLES:

NOMBRE DEL ROL, OBJETIVOS, FUNCIONES, NIVELES DE AUTORIDAD, A

QUIÉN REPORTA, A QUIÉN SUPERVISA, REQUISITOS DE CONOCIMIENTOS,

PARA DESEMPEÑAR ROL.

Ver Descripción de Roles – versión 1.0

NOTA: ADJUNTAR FORMATOS DE DESCRIPCIÓN DE ROLES.

CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO: CUÁNTO,

CÓMO, HACIA DÓNDE.

ROL CRITERIO DE

LIBERACIÓN ¿CÓMO?

DESTINO DE

ASIGNACIÓN

Director Al término del

proyecto

Otros proyectos de

MININTER

Jefe de proyecto Al término del

proyecto

Comunicación del

Sponsor

Otros proyectos de

MININTER

Analista de proyecto Al término del

proyecto

Comunicación del

jefe de proyecto

Otros proyectos de

MININTER


telecomunicaciones

Al término del

proyecto

Comunicación del

jefe de proyecto

Especialista en

Tecnologías de

Información

Al término del

proyecto

Comunicación del

jefe de proyecto

Colaboradores Al término del

proyecto

Comunicación del

especialista de

Redes y Tel. o

Especialista en TI.

SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS: QUÉ, PORQUÉ, CUÁNTO,

CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO.

El Jefe de proyecto y Analista de proyecto tiene un Sistema de Incentivo por cumplimiento de las líneas base del proyecto:





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1. CPI y SPI al final del proyecto, no menores de 1.0, 20% de bono sobre su remuneración mensual durante el plazo del proyecto.

2. CPI y SPI al final del proyecto, entre 0.95 y 1.0, 5% de bono sobre su remuneración mensual durante el plazo del proyecto.

3. Cualquier combinación de los logros anteriores promedia los bonos correspondientes, cualquier resultado por debajo de 0.95 anula cualquier bono.

El resto de los integrantes de la Unidad de desarrollo del proyecto com0: El especialista en Redes

- Telecomunicaciones y los Colaboradores tienen un Sistema de Compensación con 40% de

remuneración fija, la cual se asigna de acuerdo al desempeño.

CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS: QUÉ, PORQUÉ,

CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO.

1. Sólo se deben contratar personal que pertenezcan a la organización.

2. Todo el personal de la organización que participa del proyecto pasará por una Evaluación de Desempeño al final del proyecto, y dicha evaluación se guardará en su file personal.

7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

7.1. Directorio de Stakeholders

CLASIFICACION STAKEHOLDERS

GERENCIA

Ministro del Interior: Wilfredo Pedraza

Director general del Área TI: Espinoza Zegarra, José

Director del Proyecto: Vásquez Arteaga, Saúl

UNIDAD DE

DESARROLLO DE

PROYECTO

(UDP)

Jefe de proyecto: Diego Grados Álvarez

Analista de proyecto: Rodríguez Silva, Rody

Especialista en TI: Talaverano Quispe, Paul

Especialista de Redes y Telecomunicaciones: Terrones

Gamonal, Moisés

Colaboradores de TI:

Colaboradores de Redes y telecomunicaciones:

PROVEEDOR

Coordinador de Proveedor: Carbajal Gutiérrez, José

Luis

Subcoordinador de TI: Ore Díaz, Jorge Luis

Subcoordinador de Capacitaciones: Mamani Rojas,

Walter

USUARIOS Usuario Líder: Carvajal Espinoza, Marco Antonio

Usuarios:




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7.2. Plan de Comunicaciones

Planificación de las comunicaciones

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Implementación de un Sistema de

Respuesta Rápida Policial

SIRRPOL

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR COMUNICACIONES

Se captan todas las polémicas presentadas durante las reuniones formales del equipo de proyecto.

Se codifican y registran las polémicas en el Log(registro de eventos a comunicar) de Control de Polémicas considerando el siguiente formato:

CODIGO

POLEMICA

DESCRIPCION INVOLUCRADOS ENFOQUE

DE

SOLUCION

ACCIONES

DE

SOLUCION

RESPONSABLE FECHA RESULTADO

OBTENIDO

Antes de cada reunión, los responsables de Comunicación proceden a revisar

el Log de Control de Polémicas con el fin de:

Verificar la existencia de polémicas pendientes para determinar las posibles soluciones con el equipo de Gestión del proyecto.

Realizar un seguimiento a las soluciones programadas que se están aplicando, de no ser así se tomaran acciones correctivas al respecto.

Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se plantearan nuevas soluciones.

En caso que la polémica no pueda ser resulta a pesar del respectivo

seguimiento detallado en el punto 3, dicha polémica se convertirá en un

problema, la cual deberá pasar por el siguiente proceso:

El problema será tratado por el Sponsor y el equipo de Gestión del Proyecto con el fin de proponer una solución en base a negociaciones.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE

COMUNICACIONES:

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado

cada vez que:





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Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.

Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los Stakeholders.

Hay personas que ingresan o salen del proyecto.

Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.

Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.

Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.

Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no Satisfechos.

Hay evidencias de deficiencias de comunicación intraproyecto y extra proyectó.

La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los

siguientes pasos:

Identificación y clasificación de Stakeholders.

Determinación de requerimientos de información.

Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA

REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO ELECTRÓNICO, ETC.

Debe fijarse la agenda con anterioridad.

Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.

Se debe empezar puntual.

Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.

Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).

Se debe terminar puntual.

Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).





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GUÍAS PARA REUNIONES

Se debe emitir un Acta de Reunión la cual se debe repartir por medio del correo electrónico, a los participantes (previa revisión por parte de ellos).

Debe fijarse la agenda con anterioridad, la cual está presente en las actas de reuniones.

Debe coordinarse e informarse la fecha, hora y lugar con los participantes, esto se realiza como último punto de cada reunión y queda registrado en las actas de reuniones, solo en caso que sean reuniones extraordinarias y no se logre confirmar el lugar y hora de la reunión, se comunicara por medio electrónico.

La puntualidad, tomándose como referencia para la evaluación de los miembros del equipo.

Se deben fijar los objetivos de la reunión (cerrar los temas abiertos en las actas anteriores, tratar los pendientes) y los métodos de solución de controversias.

Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).

Se debe terminar cuando los objetivos de las reuniones se han tomado en cuenta.

Luego que se realiza y envía por correo electrónico el Acta de Reunión, debe transcurrir 24horas para que se dé por aceptada dicha acta.

VÍAS DE COMUNICACIÓN

Son las que se transmiten a través de canales oficiales

Medios utilizados en la comunicación formal:

E- Mail: Es utilizado para la comunicación de noticias urgentes. El tipo de mensaje es de índole informativa, de intercambio individual y grupal. Puede reforzarse por otros medios para asegurarse la masividad de la llegada de la información.

Manuales: Documento de información que especifica algún tema; procedimientos digestión, normativas, calidades de producto, etc. Puede ser usado como material de consulta.

El estilo del mensaje es formal y en relación al tema que trata.

Reuniones: Se utiliza para comunicar temas delicados o complejos. Permiten la comunicación “frente a frente” y da lugar a preguntas que surgen espontáneamente.

Vías informales de comunicación

Emergen de la interacción natural que existe entre los miembros del equipo, no están planificadas o siguen la estructura formal.




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MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Fase Entregable Nivel de

detalle

Responsable

a comunicar

Grupo

receptor

Frecuencia de

comunicación

Fase de Inicial Acta de Constitución Alto Jefe de

Proyecto

Gerencia, UDP Una sola Vez

Fase de Planificación

Plan de Gestión de Proyecto

Muy

Alto Jefe de

Proyecto

Gerencia,

UDP, Usuario

Líder

Una sola Vez

Fase de Ejecución Implantación de la Central de

Emergencia

Alto Jefe de

Proyecto

UDP,

proveedores

Semanal

Implantación del Software


Alto Jefe de

Proyecto

UDP,

proveedores,

Usuario líder

Semanal

Implantación de equipos de

radio comunicación.

Alto Jefe de

Proyecto

UDP,

proveedores

Semanal

Capacitación del personal

encargado de la recepción de

llamadas

Medio Jefe de

Proyecto

UDP,

proveedores,

usuarios

Mensual

Fase de Cierre Informe de Cierre Medio Jefe de

Proyecto

Gerencia, UDP Una sola Vez




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8. GESTIÓN DE RIESGOS

8.1. Listado de Riesgos

ID LISTA DE RIESGOS

R1 Personal no calificado para la utilización del nuevo sistema.

R2 Infraestructura de redes mal estructurada.

R3 Problemas entre los integrantes del grupo de desarrollo del

proyecto.

R4 Robo de los equipos de Hardware, adquiridos para la

implementación del sistema.

R5 Pérdidas del personal clave.

R6 Miembros del equipo

Motivado para el desarrollo del proyecto

R7 Demoras en los servicios de soporte que brindan los

proveedores, en la utilización de las nuevas tecnologías.

R8 Resistencia al cambio por parte del personal.

R9 Las herramientas para la implementación no se encuentran

disponibles en el debido tiempo.

R10 Recortes de presupuesto al proyecto

R11 Restructuración de la organización.

R12 Incumplimiento de la entrega de equipos por parte del

proveedor.

R13 Incumplimiento de los equipos solicitados según los

requerimientos.

R14 Capacitaciones no satisfechas al personal encargado de dicha

capacitación.

R15 Dictado de la capacitación en idioma inglés.

R16 Equipos defectuosos por parte del proveedor

R17 Remplazo de los equipos por otra tecnología

R18 Obstrucción política por parte de otras entidades del gobierno.

R19 Lugares restringido para la instalación de las troncales

R20 Cambios de requerimientos en el proyecto.

R21 Modificación del cronograma de actividades a desarrollar

8.2. Identificación, Estimación y Priorización de Riesgos

Propósito:

Es identificar los posibles riesgos del proyecto, realizando el análisis cualitativo de los mismos y finalmente, determinar las estrategias de respuestas y plan de contingencia en caso se llegase a presentar alguno de esto riesgos.





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Impacto Probabilidad de Ocurrencia

Muy alto 80%, 90%

Alto 40% 70%

Moderado 20% 60%

Bajo 10% 30%

Muy bajo 5% 10%

Obtenga la exposición del riesgo mediante la siguiente fórmula:

Exposición al Riesgo = (Probabilidad de Ocurrencia* Escala del Impacto)/100.

CONTROL DE RIEGOS

EXTERNO ORGANIZACIONAL DIRECCIÓN DEL

PROYECTO TÉCNICO

Requisito

s

Tecnología

Normativid

ad

Proveedo

r

Dependencia

del proyecto

Recursos

Financiamient

o

Planificación

Control





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Id Riesgo

Escala del

Impacto

(1)

Probabilidad

de Ocurrencia

(2)

Exposición

a Riesgos =

(1*2)

Control de

riesgo

R1 Personal no calificado

para la utilización del

nuevo sistema.

40% 70% 28% Organizacional

R2 Infraestructura de redes

mal estructurada. 80% 70% 56% Técnico

R3 Problemas entre los

integrantes del grupo de


40% 70% 28% Dirección del

proyecto

R4 Robo de los equipos de

Hardware, adquiridos

para la implementación

del sistema.


proyecto

R5 Pérdidas del personal

clave. 40% 80% 32%

Dirección del

proyecto

R6 Miembros del equipo

Motivado para el

desarrollo del proyecto


proyecto

R7 Demoras en los servicios

de soporte que brindan

los proveedores, en la

utilización de las nuevas

tecnologías.

40% 30% 12% Técnico

R8 Resistencia al cambio

por parte del personal. 80% 70% 56%

Dirección del

proyecto

R9 Las herramientas para la

implementación no se

encuentran disponibles

en el debido tiempo.

40% 30% 12% Técnico

R10 Recortes de

presupuesto al proyecto 80% 30% 24% Organizacional

R11 Restructuración de la

organización. 40% 70% 28%

Dirección del

proyecto

R12 Incumplimiento de la

entrega de equipos por

parte del proveedor.






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R13 Incumplimiento de los

equipos solicitados

según los

requerimientos.


y técnico

R14 Capacitaciones no

satisfechas al personal

encargado de dicha

capacitación.

40% 70% 28% Técnico

R15 Dictado de la

capacitación en idioma

inglés.

80% 60% 48% Técnico

R16 Equipos defectuosos por

parte del proveedor 40% 30% 12% Técnico

R17 Remplazo de los

equipos por otra

tecnología

80% 60% 48% Técnico

R18 Obstrucción política por

parte de otras entidades

del gobierno.


R19 Lugares restringido para

la instalación de las

troncales

40% 70% 27% Técnico

R20 Cambios de

requerimientos en el

proyecto.


proyecto

R21 Modificación del

cronograma de

actividades a desarrollar


proyecto





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ID Peso

R2 56%

R8 56%

R18 56%

R21 56%

R15 48%

R17 48%

R20 48%

R5 32%

R1 28%

R3 28%

R6 28%

R11 28%

R14 28%

R19 28%

R10 24%

R12 24%

R13 24%

R7 12%

R9 12%

R16 12%

R4 8%





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8.3. Documento de Análisis de Riesgos del Proyecto

Id Riesgo Acción Correctiva/ Preventiva

R2 Infraestructura de redes mal

estructurada.

Evitar el riesgo: Verificar el plan redes y

buscar mejoras.

R8 Resistencia al cambio por

parte del personal.

Mitigar: Brindar capacitaciones en TI a los

empleados para que no tengan miedo al

cambio.

R18

Obstrucción política por parte

de otras entidades del

gobierno.

Mitigar Probabilidad: A través de un

informe describiendo los beneficios que será

implementar dicho proyecto.

R21 Modificación del cronograma

de actividades a desarrollar

Mitigar Probabilidad: A través de una

buena comunicación con el proveedor y

incentivación todo en personal involucrado.

R15 Dictado de la capacitación en

idioma inglés.

Mitigar Probabilidad: A través de una lista

detallada y especificando el idioma español

como requisito para dicha capacitación.

R17 Remplazo de los equipos por

otra tecnología

Mitigar Probabilidad: A través de la lista

de requerimientos y describiendo que solo

dichos equipos serán usados en el proyecto.

R20 Cambios de requerimientos en

el proyecto.


listado de todos los requerimientos y

coordinación con el MININTER

R5 Pérdidas del personal clave

Mitigar Probabilidad: A través de

inventarios mensuales, e instalando cámaras

de vigilancia: que el personal asignado a un

proyecto se ha retirado sin antes haber

culminado el proyecto

R1 Personal no capacitado para la

utilización del nuevo sistema.

Aceptar el riesgo: Capacitar y/o brindar

tutoriales al personal acerca de la utilización

del sistema de comunicación policial.

R3

Problemas entre los

integrantes del grupo de


Mitigar Impacto: Aplicar técnicas de dialogo

para resolver conflictos entre los miembros.

Además de promover un buen clima

organizacional.

R6

Miembros del equipo

Motivado para el desarrollo

del proyecto.

Aumentar: Aplicar métodos de motivaciones

para la participación eficiente de los miembros

de desarrollo.





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Id Riesgo Acción Correctiva/ Preventiva

R11 Restructuración de la

organización.

Mitigar: asignar un grupo encargado de la

culminación del proyecto para no ocasionar

que se cancele el proyecto.

R14

Capacitaciones no satisfechas

al personal encargado de dicha

capacitación.


personal capacitado y que con capacidad

profesional para saber llegar al personal.

R19 Lugares restringido para la

instalación de las troncales


estudio de los lugares donde se van a instalar

las troncales.

R10

Recortes de presupuesto al

proyecto.

Mitigar: tener un salvamento a la mano para

dar solución en caso de que haya problemas de

falta de capital para el proyecto.

R12

Incumplimiento de la entrega

de equipos por parte del

proveedor.

Mitigar Probabilidad: A través de cláusulas

establecidas en la licitación, aplicando

penalidades de acuerdo a las bases.

R13

Incumplimiento de los

equipos solicitados según los

requerimientos.

Mitigar Probabilidad: A través de una lista

bien detallada y con las normas y estándares

requeridos.

R7

Demoras en los servicios de

soporte que brindan los

proveedores, en la utilización

de las nuevas tecnologías.

Mitigar: realizar un análisis y comparación de

las diferentes opciones en cuanto a ese servicio

que brinda un proveedor de las tecnologías

utilizadas para el sistema.

R9

Las herramientas para la

implementación no se

encuentran disponibles en el

debido tiempo.

Mitigar: verificar con la empresa que las

herramientas necesarias estén ya habilitadas

para comenzar con el proyecto.

R16 Equipos defectuosos por parte

del proveedor

Mitigar Probabilidad: A través de pruebas

antes de su instalación.

R4

Robo de los equipos de

Hardware, adquiridos para la

implementación del sistema.

Mitigar Probabilidad: A través de

inventarios mensuales, e instalando un

sistema de vigilancia.





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9. GESTIÓN DE LA CALIDAD

9.1. Requisitos de Calidad

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Implementación de un Sistema de Respuesta Rápida Policial

SIRRPOL

Política de calidad del proyecto

El presente proyecto debe cumplir con los requisitos de calidad planteados por SIRRPOL, es decir acabar dentro del tiempo y el presupuesto planificado.

Línea base de calidad

PROYECTO

FACTOR DE CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A UTILIZAR

FRECUENCIA Y MOMENTO DE

MEDICIÓN


REPORTE

Performance del Proyecto

CPI≥0.95

CPI = índice de desempeño del

costo

Frecuencia: Cada fase finalizada.

Medición: El día que culmine

la última actividad de cada fase.


Reporte: Al día siguiente de la

medición.

SPI≥0.95

SPI = índice de desempeño del

cronograma .


Medición: El día que culmine

la última actividad de cada fase.

Frecuencia:

Cada fase finalizada. Reporte: Al día

siguiente De la medición.

SERVICIO

FACTOR DE CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A UTILIZAR


MEDICIÓN


REPORTE

Evaluación de las TIC en

PNP

X ≤0.1

X = Índice de Conformidad de requerimientos.

Frecuencia: Al final de la

actividad del EDT (Informe

final de la evaluación de la

TIC). Medición: El

día que culmine la última actividad.

Frecuencia: Al final

de la actividad (Informe final de la

evaluación de la TIC).

Reporte: Al día siguiente

de la medición





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PRODUCTO

Implantación de la Central

de Emergencia

X ≤0.1

X = Índice de Conformidad de implementación

Frecuencia: Al final de la

actividad del EDT

(Implantación de la Central de Emergencia) Medición: El

día que culmine la última

actividad de cada fase.

Frecuencia: Al final

de cada actividad del EDT

(Implantación de la Central de

Emergencia)

Reporte: Al día siguiente

de la medición

PRODUCTO

Implantación del Software Administrad

or de Llamadas

X ≤0.1

X = Índice de Conformidad de SW de llamadas

Frecuencia: Al

final de la actividad del

EDT (Implantación del Software) Medición: El

día que culmine la última

actividad de cada fase.

Frecuencia: Al final de cada actividad del EDT (Implantación del

Software)

Reporte: Al día

siguiente

de la medición

PRODUCTO

Implantación de Equipos

de Radio Comunicació

n

X ≤0.1

X= Índice de Conformidad de implementación

Frecuencia: se dará semanal

Medición: todos

los viernes por la mañana.

Frecuencia: semanal

Reporte: todos los

viernes por la tarde.

SERVICIO

Capacitación

a los empleados que van a utilizar las

TIC

X ≤0.1

X= Índice de Conformidad de

capacitación

Frecuencia: cada 15 días

Medición: todos

los viernes por la mañana.

Frecuencia: cada 15

días

Reporte: todos los viernes por la tarde.





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MATRIZ DE ACTIVIDAD DE CALIDAD

PAQUETE DE TRABAJO TAREAS DE PREVENCION TAREAS DE CONTROL

Requerimientos Revisión de todo el

requerimiento descrito en el alcance.

Aprobación por jefe de proyecto

Verificación del alcance Seguimiento de cada

requerimiento.

Aprobado por Unidad de desarrollo del proyecto (UDP)

Verificación del tiempo Supervisión de cada actividad

del EDT de la fase de ejecución


Verificación del costo Revisión del costo de cada

actividad y de adquisiciones.


9.2. Plan de Aseguramiento de la Calidad

Métrica de Performance del proyecto

Producto Proyecto x

Factor de calidad relevante

Performance del proyecto

Definición del factor de calidad

La performance del proyecto se define como el cumplimiento del cronograma y del presupuesto del proyecto.

Organización para la calidad del proyecto

UNIDAD DE

DESARROLLO DEL

PROYECTO





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Este factor de calidad es relevante pues permitirá al equipo del proyecto saber si está al margen de las utilidades o si se está ocasionando pérdidas, si se están desarrollando las actividades con el mismo ritmo que se ha plasmado en el cronograma o si hay retrasos o adelantos.

Propósito de la métrica

Monitorear el rendimiento del proyecto en cuanto a cumplimiento del cronograma y presupuesto

Definición operacional

El área de medición de control de calidad calculará el Valor Ganado, los días que termine cada fase, y calculará el CPI (índice de performance del costo) y el SPI (índice del performance del

Cronograma), obteniendo los indicadores de rendimiento del proyecto.

Método de medición

Se recabará información de avances reales, valor ganado, fechas de inicio y fin real, trabajo real, y costo real, los cuales se ingresarán en el MS Project.

El MS Project calculará los índices de CPI y SPI. Estos índices se trasladarán al Informe de Performance del Proyecto. Se revisará el informe con el Jefe del Proyecto y se tomarán las acciones correctivas

y/o preventivas pertinentes. Se informará al cliente de dichas acciones de ser el caso.

Resultados deseados

1. Para el CPI se desea un valor acumulado no menor de 0.95

2. Para el SPI se desea una valor acumulado no menor de 0.95

Métrica de Evaluación de las TIC en PNP

Producto x Proyecto


Evaluación de las TIC en PNP


La conformidad con evaluación de las TIC del producto de software y hardware se define como el grado en que los requerimientos tienen la conformidad de unidad y desarrollo del proyecto (UDT). Este factor de calidad es relevante ya que permitirá gestionar las acciones pertinentes si es que los requerimientos del software y hardware cambian indiscriminadamente.


Monitorear de la tecnología especificada en los requerimientos.


El área de medición de control de calidad calculará los requerimientos establecidos en el proyecto, ya que se detallara las tecnologías a usar y si lo requerido esta en conformidad en el proyecto.


1. Fórmula: X=A/B

2. Valores: A = número de requerimientos cambiados, B = requerimientos totales.

3. Tipo de medida: A y B son números enteros, X es decimal.

4. Audiencia: personal responsable del área





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Resultados deseados

Se desea que en todas las mediciones se obtenga un valor X ≤ 0.1. Mientras más cercano a cero mejor.

De no cumplir con lo establecido, se verifica el proceso con un tiempo no mayor a 2 días

Métrica de Implantación de la Central de Emergencia

Producto x Proyecto


Implantación de la Central de Emergencia


La conformidad con los estándares del producto software y hardware establece y define el rango en el que resulta aceptable el nivel de calidad que se alcanza en un determinado proceso.


Determinan el nivel mínimo y máximo aceptable para un indicador


Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habíamos


1. Fórmula: X=A/B

2. Valores: A = estándares cumplidos, B = estándares totales.

3. Tipo de medida: A y B son números enteros, X es decimal.

4. Audiencia: Personal de TI

Resultados deseados

Se desea que en todas las mediciones se obtenga un valor X ≤ 0.1. Mientras más cercano a cero mejor.

De no cumplir con lo establecido se reportara a través de un documento, para la resolución en menos de 3 días.

Métrica de Implantación del Software Administrador de Llamadas

Producto x Proyecto


Implantación del Software Administrador de Llamadas


Implantación del Software Administrador de Llamadas, establece y define el rango en el que resulta aceptable el nivel de calidad que se alcanza en un determinado proceso.


Determinan los cumplimientos de la instalación de Software administrador de llamadas y su funcionalidad total


Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habíamos definido






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X = A/B

A = instalación de Software administrador de llamadas y pruebas.

B = instalación y funcionalidad total del Software administrador de llamadas.

Audiencia: requisitos del proyecto

Resultados deseados

x=1. Un valor menor a uno indica que existen funciones del software, que no están satisfaciendo con los requerimientos establecidos, por lo que se le hará llegar a un documento al proveedor para que solucione en un tiempo no mayor a 5 días

Métrica de Implantación de Equipos de Radio Comunicación

Producto x Proyecto


Implantación de Equipos de Radio Comunicación


Es determinar la instalación de los equipos establecidos en el cronograma de actividades y desarrollada en la fase ejecución.


Determinan la instalación de los equipos en el tiempo establecido detallado en el cronograma,




X = A/B

A = número de equipos instalados.

B = total de equipos instalados.


Resultados deseados

x=1. Un valor menor a uno indica que existen que la instalación está en los rangos establecidos de la calidad

Métrica de Capacitación a los empleados que van a utilizar las TIC

Producto x Proyecto


Capacitación a los empleados que van a utilizar las TIC


El aprendizaje del producto del software y hardware se define como la capacidad para aprender sobre su aplicación y funcionalidad.


Determinan los cumplimientos de total de las capacitaciones realizadas por el proveedor y Conocer qué proporción de las funciones del software y hardware se detallan en el manual de usuario.






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X = A/B

A = número de capacitaciones y funciones detalladas del manual.

B = total de capacitaciones.


Resultados deseados

x=1. Un valor menor a uno indica que existen funciones del software y hardware que no se explican al usuario en los manuales, lo cual puede causar confusión

ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

UNIDAD DE DESARROLLO DEL PROYECTO (UDP)

Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y según estándares establecidos por el equipo del proyecto.

JEFE DEL PROYECTO

Objetivo del rol: Gestionar activamente la calidad del proyecto.

Funciones del rol: Revisar entregables, aceptar entregables o disponer de su reproceso, deliberar para generar acciones preventivas o correctivas.

Nivel de autoridad: Exigir el cumplimiento de entregables al Equipo del Proyecto.

Reporta a: Sponsor

Supervisa a: Equipo del Proyecto

Especialista en Redes y Telecomunicaciones

Objetivo del rol: Gestionar, el tipo de tecnología para la calidad del proyecto.

Funciones del rol: Seguimiento al desarrollo de la implantación de

las tecnologías descritas en el proyecto.

Nivel de autoridad: exige que la comunicación eficiente requerida

en el proyecto Reporta a: Jefe del proyecto

Supervisa a: los colaboradores

Especialista en TI

Objetivo del rol: Encargado de poder supervisar e investigar acerca de las tecnologías a usar en el proyecto.

Funciones del rol: Seguimiento de las tecnologías requeridas en el

proyecto.

Nivel de autoridad: Exigir el cumplimiento de la tecnología solicitada.

Reporta a: Jefe del proyecto

Supervisa a: Los colaboradores

MIEMBROS DEL ÁREA DE GESTIÓN DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES

Objetivo del rol: Gestionar las solicitudes de cambio que puedan

formularse a lo largo del proyecto. Funciones del rol: Analizar la viabilidad de las solicitudes de

Cambio, formular acciones preventivas y correctivas, implementar los cambios aprobados.

Nivel de autoridad: implementar cambios previa aprobación del Jefe del Proyecto.

Reporta a: Jefe del proyecto

Supervisa a: equipo de trabajo





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PERSONAL INVOLUCRADO EN LA GESTIÓN DE LA CALIDAD JEFE DE PROYECTO MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO

PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ENFOQUE DE CONTROL DE LA CALIDAD

El aseguramiento de la calidad se realizara monitoreando continuamente los informes de seguimiento en su frecuencia respectiva y revisando si las actividades que se ejecutan en el momento, están siendo desarrolladas con los recursos necesarios.

El análisis de los procesos para aseguramiento de la calidad se realizara en las Reuniones de Aseguramiento de la Calidad que se llevaran a cabo entre el Área de Gestión de Control de Calidad de cambios y actualizaciones y el jefe del área de control de la calidad.

Se verificara que las solicitudes de cambio aprobadas y/o acciones preventivas o correctivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas.

ENFOQUE DE CONTROL DE LA CALIDAD

El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si

son conformes o no.

Los resultados de estas mediciones se consolidaran y enviaran al área de Gestión de Cambios y Actualizaciones.

ENFOQUE DE MEJORA

DE PROCESOS

Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguirá lo siguiente: 1. Delimitar el proceso 2. Determinar la oportunidad de mejora 3. Tomar información sobre el proceso 4. Analizar la información levantada 5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso 6. Aplicar las acciones correctivas 7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas

8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS

Cada vez que se quiera mejorar un proceso se seguirá los siguientes pasos : Delimitar el proceso:

Definir el primer y último paso del proceso a mejorar. Determinar la oportunidad de mejora:

Analizar los pasos del proceso que son susceptibles a mejorar. Tomar información sobre el proceso:

Toda la información del proceso a mejorar. Analizar la información levantada:

Identificar que problemas existen dentro del proceso a mejorar. Definir acciones preventivas o correctivas:

Implementar las prevenciones o correcciones en el proceso con problemas. Aplicar acciones correctivas:

Implementar las correcciones en el proceso con problemas.




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10. ESTIÓN DE STAKEHOLDERS

10.1 Lista de stakeholders

CODIGO ROL CLASIFICACION STAKEHOLDER % PARTICIPACION INFLUENCIA

STK-01 Ministro del Interior Interno Wilfredo Pedraza 1% ALTA

STK-02 Director General del área TI Experto Espinoza Zegarra, José 2% ALTA

STK-03 Director del Proyecto Experto Vásquez Arteaga, Saúl 3% ALTA

STK-04 Jefe de proyecto Experto Grados Álvarez, Diego 100% ALTA

STK-05 Analista de proyecto Experto Rodríguez Silva, Rody 5% ALTA

STK-06 Especialista de Redes y

Telecomunicaciones Experto

Terrones Gamonal, Moisés

18% MEDIA

STK-07 Especialista en TI Experto Talaverano Quispe,

Paul 8% MEDIA

STK-08 Coordinador Proveedor Externo Carbajal Gutiérrez,

José Luis 80% MEDIA

STK-09 Subcoordinador de TI Externo Ore Díaz, Jorge Luis 65% MEDIA

STK-10 Subcoordinador Capacitaciones

Externo Mamani Rojas, Walter 7% MEDIA

STK-11 Colaboradores de TI Interno-Normal Colaboradores 39% BAJA

STK-12 Colaboradores de Redes y

Telecomunicaciones Interno-Normal Colaboradores 18% BAJA

STK-13 Usuario Líder Interno Usuarios 5% BAJA

STK-14 Usuarios Interno Usuarios 0% BAJA





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PODER SOBRE EL PROYECTO

BAJA ALTA

INFLUENCIA

SOBRE EL

PROYECTO

ALTA

Jefe de proyecto: Grados Álvarez, Diego

Analista de proyecto: Rodríguez Silva, Rody

Especialista de redes: Terrones Gamonal, Moisés

Especialista en TIC: Talaverano Quispe, Paul

Colaboradores TI

Colaboradores Redes y Comunicación

Ministro del Interior:

Wilfredo Pedraza

Director General del área TI:

Espinoza Zegarra, José

Director del Proyecto:

Saúl Vásquez Arteaga

BAJA

Coordinador Proveedor: Carbajal Gutiérrez, José Luis

Subcoordinador de TI: Ore Díaz, Jorge Luis

Subcoordinador de Capacitaciones

Mamani Rojas, Walter

Usuario Líder:

Usuarios:




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Relación de los Involucrados con el Proyecto (Stakeholders)

Código STK-01

Nombre Wilfredo Pedraza

Descripción Es la persona que patrocina el proyecto y lo Aprueba, es el

principal interesado en el éxito del proyecto.

Tipo (opcional) Interno

Rol Ministro del Interior

Responsabilidades Recepción de las propuestas de proyectos propuestos en todas las áreas.

Decide sobre la iniciación del proyecto.

Recepción de resultados de culminación y avance del proyecto.

Criterio de Éxito

(opcional)

Aprueba presupuestos, proyectos y personal designado en áreas específicas.

Grado de

participación

(opcional)

Enfocado en un 1% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

Comentarios

(opcional)

Supervisa el resultado del proyecto.

Código STK-02

Nombre Espinoza Zegarra, José

Descripción Aprueba el proyecto dentro del área de TI, es el principal

interesado en el éxito del proyecto.

Tipo (opcional) Experto

Rol Director General del área de TI

Responsabilidades Seguimiento y control del desarrollo del proyecto.

Revisar los resultados del proyecto.

Controlar el avance de todos los proyectos.

Aprueba continuidad del proyecto.

Criterio de Éxito

(opcional)







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Grado de

participación

(opcional)


Comentarios

(opcional)

Supervisa al Director del proyecto

Código STK-03

Nombre Saúl Vásquez Arteaga

Descripción Es la persona que patrocina el proyecto y lo Aprueba, es el

principal interesado en el éxito del proyecto, y por tanto la

persona que apoya, soporta y define el proyecto.


Rol Director del Proyecto

Responsabilidades Seguimiento y control del desarrollo del proyecto.

Revisar los resultados del proyecto.

Controlar el avance de todos los proyectos.

Asegurar el compromiso del personal usuario a fin de que brinde el apoyo adecuado.

Aprueba continuidad del proyecto.

Criterio de Éxito

(opcional)



Grado de

participación

(opcional)


Comentarios

(opcional)

Supervisa al jefe de proyecto

Código STK-04

Nombre Grados Álvarez, Diego

Descripción Es el encargado de la supervisión del desarrollo del proyecto

y de la distribución del personal dentro del desarrollo en el

proceso del proyecto.






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Rol Jefe de proyecto

Responsabilidades Desarrollar el plan de trabajo establecido.

Representa al grupo de desarrollo del proyecto.

Seguimiento y control del desarrollo del proyecto.

Verifica el correcto desarrollo de actividades de personal a su cargo.

Ejecuta planes de desarrollo del proyecto.

Criterio de Éxito

(opcional)

Verifica y controla el trabajo desarrollado por la UDP.

Grado de

participación

(opcional)

Participa en todo el proceso de desarrollo del proyecto.

Enfocado en un 100% del tiempo, en el desarrollo del

proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informar al detalle sobre el proceso de desarrollo del

proyecto al Director del Proyecto.

Código STK-05

Nombre Rodríguez Silva, Rody

Descripción Se enfoca en el desarrollo del proyecto, actúa como mano

derecha del jefe de proyecto apoyando en el desarrollo del

mismo.


Rol Analista del proyecto

Responsabilidades Apoyo en el desarrollo del plan de trabajo establecido.

Apoyo en el Seguimiento y control del desarrollo del proyecto.

Verifica el correcto desarrollo de actividades de personal a su cargo.

Criterio de Éxito

(opcional)

Actividades críticas para lograr el éxito del proyecto

Grado de

participación

(opcional)


proyecto.





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Comentarios

(opcional)

Informará al detalle el desarrollo de los procesos de

evaluación de tecnología y calidad tanto en hardware y

software al Jefe del Proyecto.

Código STK-06

Nombre Terrones Gamonal, Moisés

Descripción Encargado de inspeccionar los productos entregados por el

proveedor.

Enfocado en la evaluación del funcionamiento y resultado

del sistema por parte del proveedor.


Rol Especialista de Redes y Telecomunicaciones

Responsabilidades Seguimiento y control del funcionamiento del sistema.

Verificar el funcionamiento del sistema.

Verificar la mejora hacia la organización mediante la implementación del sistema.

Aprueba calidad del sistema

Criterio de Éxito

(opcional)

Encargado del criterio de evaluación del funcionamiento y alcance del sistema implementado.

Gestionará el trabajo de verificación y control de 4 colaboradores a su cargo.

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará al detalle sobre el proceso de desarrollo de las

actividades relacionadas al servicio de la implementación de

la nueva tecnología al Analista de sistemas.

Código STK-07

Nombre Talaverano Quispe, Paul

Descripción Enfocado en el proceso de Evaluación de TI.


Rol Especialista en TI





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Responsabilidades Evaluar al detalle las tecnologías que posee la PNP

Evaluación de las nuevas tecnologías que se implantaran.

Criterio de Éxito

(opcional)

Verificar el buen uso de tecnologías de información (hardware, software y equipos móviles), calidad y rendimiento.

Gestionará el trabajo de verificación y control por parte de personal a su cargo.

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará al detalle sobre el servicio de Evaluación de TI.

Código STK-08

Nombre Carbajal Gutiérrez, José Luis

Descripción Cumple la función básica de dirigir y controlar las

diferentes actividades enfocadas a la implementación del

sistema en la organización, el control y puesta en marcha de

la tecnología.


Rol Coordinador Proveedor

Responsabilidades Seguimiento y control de la implementación de la nueva tecnología de información.

Verificar el alcance de la nueva tecnología de información, calidad de productos y servicios.

Criterio de Éxito

(opcional)

Controlar la ejecución y puesta en marcha del sistema de administración de llamadas.

Gestionará el trabajo de verificación y control de 5 colaboradores a su cargo.

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.





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Comentarios

(opcional)

Informará al detalle sobre el funcionamiento del sistema de

administración de llamadas al Jefe del proyecto

Código STK-09

Nombre Ore Díaz, Jorge Luis

Descripción Cumple un rol específico en la distribución tanto del

hardware y software dentro de la implementación del

proyecto, control y ejecución de la distribución de la

tecnología a usar.


Rol Subcoordinador TI

Responsabilidades Encargado de la distribución de la tecnología de

información (hardware, software y dispositivos móviles)

Criterio de Éxito

(opcional)

Coordinar el proceso de implantación de tecnologías de

información.

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará sobre el proceso de distribución de tecnología de

información al Coordinador del proyecto.

Código STK-10

Nombre Mamani Rojas, Walter

Descripción Enfocado en el proceso de capitación brindada hacia

el usuario final.


Rol Subcoordinador Capacitaciones

Responsabilidades Desarrollar un plan de trabajo para la capacitación

del personal

Criterio de Éxito

(opcional)

Capacitar al personal para el correcto uso del sistema

de administración de llamadas, dependiendo del

cargo del personal.





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Fase de participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará al detalle de los resultados sobre las

capacitaciones al Coordinador del proyecto.

Código STK-11

Nombre Colaborador TI

Descripción Enfocados básicamente en el proceso de las actividades

técnicas, verificación de hardware y software, tecnología

actual y tecnología a implementar.


Rol Colaborador TI

Responsabilidades Realizar labores establecidas por su jefe asignado Especialista en TIC.

Verificar la correcta distribución de Hardware y software.

Criterio de Éxito

(opcional)

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informaran al detalle sobre su labor asignada al Especialista

en TI.

Código STK-12

Nombre Colaborador Redes y Telecomunicaciones

Descripción Cumple un rol específico tanto en la verificación del

funcionamiento del sistema de comunicación

(funcionalidad en red, funcionamiento de redes

troncalizadas, etc.)


Rol Colaborador Redes y Telecomunicaciones

Responsabilidades Encargado de la distribución de la tecnología de información en función de Red.





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Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará sobre la funcionalidad del sistema de

comunicaciones al Especialista en Redes y

telecomunicaciones.

Código STK-13

Nombre Usuario Líder

Descripción Es el encargado de verificar la funcionalidad del sistema de

comunicaciones implantado.

Tipo (opcional) Usuario

Rol Usuario Líder

Responsabilidades Verificar el funcionamiento del sistema de Respuesta rápida

policial (SIRRPOL).

Formular cambios y mejoras en el sistema.

Especificar requerimientos del sistema.

Criterio de Éxito

(opcional)

Gestionará la funcionalidad y el visto bueno del sistema.

Fase de

participación

(opcional)


proyecto.

Comentarios

(opcional)

Informará al Director del proyecto.

Código STK-14

Nombre Usuarios

Descripción Destinados al uso del sistema y su funcionalidad.

Tipo (opcional) Usuarios

Rol Usuarios

Responsabilidades Recibirán capacitaciones sobre el uso del sistema.

Usaran el sistema y serán participes de su proceso de

funcionalidad.

Fase de Enfocado en un 0% del tiempo, en el desarrollo del

proyecto.





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participación

(opcional)

Comentarios

(opcional)

Informarán sobre la funcionalidad y uso del sistema al

Usuario Líder.




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11. GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Las adquisiciones para la entidad del estado están sujetas a la

RM.Nro_1203-2011-IN- 0501, cuyos entes que participan son el Organismo

supervisor de las contrataciones del estado (OSCE) Y EL Sistema

Electrónico de contrataciones del estado.

11.1. Plan de Gestión para Compras y Adquisiciones

ADQUISICIONES DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE

ADQUISICIONES DEL PROYECTO.

Ver Matriz de adquisiciones.

PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR: PROCEDIMIENTOS DE

ADQUISICIÓN QUE SE DEBEN SEGUIR.

Referencia: RM.Nro_1203-2011-IN-0501

FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR: FORMATOS DE ADQUISICIÓN QUE SE

DEBEN SEGUIR.

El MININTER como toda entidad del estado, tienen un manual de procedimientos para poder realizar el proceso adquisiciones y compra de productos, de proveedores del estado, con la supervisión de la SEACE y OSCE.

1. Convocatoria

3. Presentación

y absolución de

Consultas

2. Registro de

participante

9. Suscripción y

perfeccionamiento

del contrato.

4. Presentación y

absolución de

observaciones.

5. Integración

de las bases.

6. Presentación de

propuestas técnicas

y económicas.

8. Otorgamiento

de la buena pro.

7. Evaluación

de propuesta.





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Con el cual se busca asegurar de la empresa la cual se va contratar, tenga un historial en proyectos anteriores que hayan cumplido con sus contratos. Para que la

adquisición de lo requerido se cumpla en el periodo, lugar y monto a pagar.

El contrato se emite en dos copias, las cuales serán revisadas por las partes interesadas, de presentarse alguna observación, se realizará una evaluación y

modificación y finalmente se firma el contrato entre la empresa y el proveedor, quedándose con una copia con cada interesado.

Los contratos referentes a compra de todos los productos se realizaran de la misma

forma, con lo detallado anteriormente.

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS: QUE PUEDAN AFECTAR LAS ADQUISICIONES

PLANIFICADAS Y POR LO TANTO EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL

PROYECTO.

Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las

adquisiciones del proyecto son las siguientes:

- Solicitudes de cambio en el presupuesto del proyecto, debido a las modificaciones por paridad cambiaria.

- Se asume que la probabilidad de modificación del cronograma de las actividades

es mínima, puesto que se tendría que renegociar el contrato durante el proceso

de adjudicación del producto con el proveedor.

RIESGOS Y RESPUESTAS: PRINCIPALES RIESGOS RELACIONADOS A LAS

ADQUISICIONES, Y RESPUESTAS QUE HAN SIDO CONSIDERADAS EN LA

GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO.

Incumplimiento del contrato de adjudicación de los equipos:

- Según lo firmado en el contrato de adquisidores firmado con el proveedor, si no se cumpliese con el contrato, el proveedor tendrá que pagar las penalidades descritas

en el contrato.

- Pago adelantado del 50% al firmar el contrato y el otro 50% al realizar la entrega, con lo cual obliga al proveedor a cumplir con los tiempos establecidos según

cronograma comprometido.




Página 66 de 67 11.2. Matriz De Adquisiciones Del Proyecto

PRODUCTO O

SERVICIO A

ADQUIRIR

CÓDIGO DE

ELEMENTO

EDT

TIPO DE

CONTRATO

PROCEDIMIENTO DE

CONTRATACIÓN

FORMA DE

CONTACTAR

PROVEEDORES

ÁREA/ROL/PERSONA

RESPONSABLE DE LA

COMPRA

PROVEEDORES

PRECALIFICADOS

Software Administrador de

llamadas (Sistema iSafety)

3.2 implantación del software administrador de

llamadas

Contrato

de precio

fijo

- Se evalúan el software disponible, luego se selecciona

el que cumpla con los requerimientos planteados en

las bases.

- Firmar del contrato de compra.

- Pago por la compra del software.

- Entrega del software.

Compras con

proveedores del

estado.

Unidades de desarrollo

del proyecto (UDP),

como jefe a Diego

Grados Alvarez.

- Indra Company

- Motorola Solutions

Equipos de radio portátiles

con encriptación AIE, con

micro parlante externo para

uso en pecho (IP55)

3.3 implantación

de equipos de

radio

comunicación

Contrato de

precio fijo

- Se evalúan el los dispositivos disponible en el mercado, luego

se selecciona el que cumpla con

los requerimientos planteados

en las bases.


- Pago por la compra de los radios móviles.

- Entrega de los radios móviles.

Compras con

proveedores del

estado.


telecomunicaciones

Moisés Terrones

Gamonal.

- Indra Company


Equipos de radio portátiles

con encriptación AIE y E2EE

con Accesorios discretos.

(IP54

Equipos de radio móviles con

encriptación AIE sin Gateway.

(IP54)


encriptación AIE con Gateway

(IP54)


encriptación AIE y E2EE.

(IP54)

Equipos de radio fijo con

encriptación AIE. (IP54)





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Equipos de radio fijo con

encriptación AIE y E2EE.

(IP54)

Programador de terminales

(kit)

Equipos para la central de

emergencias:

UPS, servidores, cámaras de

vigilancia, torres

comunicación, pantallas LCD

(42 unidades, 46 “), modulo

cartográfico, en otros (dentro

de del paquete seguridad

pública)

3.1 Implementación de la central de

emergencia

Contrato de

precio fijo

- Se evalúan los equipos necesarios y disponibles en el

mercado local, de las empresas

que lo distribuyen, luego se selecciona el que cumpla con

los requerimientos planteados

en las bases.


- Pago por la compra de los equipos y su respectiva

instalación.

- Entrega de la central de

emergencias con todos los

equipos instalados, probados.

Compras con proveedores del

estado.

Especialista en redes y telecomunicaciones Moisés Terrones

Gamonal.

- Indra Company


Servicio de capacitación para

los operadores de las

llamadas

3.4 Capacitación de los operadores

de las llamadas

Contrato de

precio fijo

- Este servicio lo dictara la empresa proveedora de las

tecnologías con un costo

adicional.

- Firmar del contrato de servicio.

- Pago por el servicio al contado.

- Desarrollo de la capacitación.

Compra con proveedores del

estado.

Coordinador de la empresa Indra

Company.

- Indra Company


Plan de gestión de Proyecto con pmbok 5ta Edicion incluye stakeholders

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