Gestión de los Riesgos

Instructor: Ing. Gustavo Luna Victoria León

PMP

Gestión de los Riesgos

Incluye todos los procesos requeridos para planificar la gestión de los riesgos, identificarlos

oportunamente, planificar respuestas a los riesgos y hacer el seguimiento y control

respectivo.

Gestión de los Riesgos

Según El PMI, un RIESGO es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce uno o más impactos.

Ejemplo:

• Causa: Requerir permiso ambiental para hacer un trabajo.

• Riesgo: Que la agencia se tarde más tiempo de lo previsto para otorgar el permiso.

• Impacto: Se genera un impacto sobre el cronograma y costes.

Los procesos de las Comunicaciones

Procesos de las Comunicaciones Ocurre Durante

Planificar la Gestión de los Riesgos Planeamiento

Identificar los Riesgos Planeamiento

Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos Planeamiento

Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos Planeamiento

Planificar la respuesta a los Riesgos Planeamiento

Seguimiento y Control de los Riesgos Seguimiento y Control

Planificar la Gestión de los Riesgos

Es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Una planificación cuidadosa y explicita mejora la probabilidad de éxito de los otros cinco procesos de gestión de riesgos. La planificación de los procesos de gestión de riesgos es importante para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de gestión de riesgos sean acordes tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organización.

Planificar la Gestión de los Riesgos

• Plan de Gestión del Proyecto

• Acta de Constitución del Proyecto

• Registro de Interesados

• Factores ambientales de la empresa

• Activos de los procesos de la organización

• Técnicas Analíticas

• Juicio de Expertos

• Reuniones

• Plan de gestión de los riesgos

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Planificar la Gestión de los Riesgos Entradas

•Plan de Gestión del Proyecto

•Enunciado del Alcance del Proyecto, establece el marco para definir el nivel de importancia que adquiere el esfuerzo de la gestión del riesgo.

•Registro de Interesados

•Factores ambientales de la empresa, actitudes y tolerancias frente a los riesgos,

•Activos de los procesos de la organización

Planificar la Gestión de los Riesgos Técnicas y Herramientas

•Técnicas Analíticas

•Juicio de Expertos

•Reuniones

Planificar la Gestión de los Riesgos Salidas

Plan de gestión de los riesgos, describe como se estructura y lleva a cabo la identificación, el análisis cualitativo, el análisis cuantitativo, la planificación de la respuesta, la supervisión y control de los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto.

Debe incluir lo siguiente:

•Metodología.- Define métodos, herramientas y fuentes de información y dependen de la etapa del proyecto.

•Roles y responsabilidades.- Líder, equipo de apoyo y de gestión, equipo externo de apoyo, etc.

•Asignación de presupuestos.- Establece un presupuesto.

•Periodicidad.- Define la frecuencia en que el proceso de gestión de riesgo será realizado en todo el ciclo de vida del proyecto.

Planificación de la gestión de riesgos - Salidas

Definiciones de probabilidad e impacto- La calidad y credibilidad del proceso Análisis Cualitativo de Riesgos requiere que se definan distintos niveles de probabilidad e impactos de los riesgos. Matriz de impacto.

Probabilidad del

riesgo.-Posibilidad

que un riesgo pueda

ocurrir.

Consecuencia del

riesgo.- Efecto en

los objetivos del

proyecto si el

suceso de riesgo

ocurre.

Identificar los Riesgos

• Se identifican los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.

• Proceso iterativo y constante a lo largo del ciclo de vida del proyecto, la frecuencia de iteración y quienes participan varían en el tiempo. Debe ser desarrollado por el equipo del proyecto y su registro debe ser claro y consistente.

Análisis Cualitativo de Riesgos

Consisten en priorizar los riesgos para realizar otros análisis posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

Esto no permite poner “foco” en aquellos riesgos que la organización determine como alta prioridad/criticidad.

Análisis Cualitativo de Riesgos

• Registro de riesgos

• Plan de gestión de riesgos

• Línea Base de Alcance

• Factores Ambientales de la Empresa

• Activos de los procesos de la organización

• Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos

• Matriz de probabilidad e impacto

• Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos

• Categorización de los riesgos

• Evaluación de urgencia de los riesgos

• Juicio de expertos

• Actualización a los Documentos del Proyecto

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Análisis Cuantitativo de Riesgos

Analizar numéricamente el efecto de los riesgos sobre los objetivos del proyecto

(Alcance, Costos, Plazos, Calidad), basados en la lista de prioridad.

Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Registro de riesgos

• Plan de gestión de riesgos

• Plan de gestión de costos

• Plan de gestión del cronograma

• Factores Ambientales de la Empresa

• Activos de los procesos de la organización

• Técnicas de recopilación y representación de datos

• Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado

• Juicio de expertos

• Actualización a los Documentos del Proyecto

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Análisis Cuantitativo de Riesgos: Técnicas y Herramientas

•Juicio de experto, se requiere para evaluar el impacto de los riesgos en los objetivos del proyecto

Planificar la respuesta a los riesgos

• Registro de riesgos

• Plan de gestión de riesgos

• Estrategia para riesgos negativos o amenazas

• Estrategia para riesgos positivos u oportunidades

• Estrategia de respuesta para contingencias

• Juicio de expertos

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Planificar la respuesta a los riesgos Entradas

• Registro de riesgos, riegos identificados, sus causas, potenciales respuestas, propietarios de los riesgos, síntomas y señales de advertencia, calificación, prioridad, urgencia, riesgos que requieren análisis adicional y una respuesta, tendencia de los resultados del análisis, lista de riesgos de baja prioridad que requieren supervisión, etc.

• Plan de gestión de riesgos, incluyen los roles y responsabilidades, las definiciones del análisis de riesgos, la periodicidad de las revisiones, umbrales de riesgos.

Planificar la respuesta a los riesgos Técnicas y Herramientas

•Estrategia para riesgos negativos o amenazas • Evitar

• Transferir

• Mitigar

• Aceptar

•Estrategia para riesgos positivos u oportunidades • Explotar

• Compartir

• Mejorar

• Aceptar

Planificar la respuesta a los riesgos Técnicas y Herramientas

•Estrategia de respuesta para contingencias, para ser usada únicamente si se presentan determinados eventos.

•Juicio de expertos,

Planificar la respuesta a los riesgos Salidas

•Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: • Plan de gestión del cronograma

• Plan de gestión del costo

• Plan de gestión de calidad

• Plan de gestión de Adquisiciones

• Plan de gestión de RRHH

• WBS

• Línea de base del cronograma

• Línea de base del desempeño del costo

•Actualizaciones a los documentos del proyecto, registro de supuestos y documentación técnica.

Seguimiento y control de los riesgos

Se implementan los planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se hace seguimiento a los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto.

Seguimiento y control de los riesgos

• Registro de riesgos

• Plan para la dirección del Proyecto

• Datos del desempeño del trabajo

• Informes del desempeño

• Reevaluación de los riesgos

• Auditorías de los riesgos

• Análisis de variación y de tendencias

• Medición del desempeño técnico

• Análisis de reserva

• Reuniones sobre el estado del proyecto

• Información del desempeño del trabajo

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

• Solicitudes de cambio

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Gestión de los Riesgos

Gestión de los Interesados

Instructor: Ing. Gustavo Luna Victoria León

PMP

AGENDA – Gestión de los interesados del proyecto

Identificar Stakeholders

Planificar la Gestión de Stakeholders

Gestionar la relación con los interesados

Controlar la relación con los interesados

27

Es el proceso de identificar a las personas , grupos y organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado, así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Identificar Stakeholders

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Planificar la Gestión de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para comprometer efectivamente a las partes interesadas en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en el éxito del proyecto.

Planificar la gestión de los Interesados

Procesos

Planificar la gestión de los Interesados

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan de Gestión del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la

Empresa 4. Activos de los Procesos de la

Organización

1. Juicio de Expertos 2. Técnicas Analíticas 3. Reuniones

1. Plan de Gestión de Interesados

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan de Gestión de las comunicaciones

2. Plan de Gestión de los Interesados

3. Registro de cambios 4. Activos de los procesos de la

organización

1. Métodos de comunicación 2. Habilidades interpersonales 3. Habilidades de gestión

1. Registro de Problemas 2. Actualización a los Activos de

los procesos de la organización

3. Solicitudes de Cambio 4. Actualización al Plan para la

dirección del proyecto 5. Actualización a los

Documentos de proyecto

Gestionar la relación con los interesados

Procesos

31

Es el proceso de supervisión general relaciones con los interesados del proyecto y las estrategias y los planes de ajuste para involucrar a las partes interesadas. El beneficio clave de este proceso es que se va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de participación de interesados ya que el proyecto se desarrolla y cambia su entorno.

Controlar la relación con los interesados

Procesos

32 32

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Registro de Problemas 3. Datos de desempeño del

trabajo 4. Documentos del Proyecto

1. Sistema de Gestión de Información

2. Juicio de Expertos 3. Reuniones

1. Información del desempeño del trabajo

2. Solicitud de Cambios 3. Actualización a los Activos de

los procesos de la organización

4. Actualización al Plan para la dirección del proyecto

5. Actualización a los Documentos del proyecto

Controlar la relación con los interesados

Gestión de los Interesados

Gestión de las Adquisiciones

Instructor: Ing. Gustavo Luna Victoria León

PMP

AGENDA – Gestión de las Adquisiciones

1 PROCESOS DE GESTION DE ADQUISICIONES

2 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES

3 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

4 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

5 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato

Gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, y efectuar cambios y correcciones según sea necesario

Completar cada adquisición para el proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

12.1 Planificar las adquisiciones

12.2 Efectuar las adquisiciones

12.3 Administrar las adquisiciones

12.4 Cerrar las adquisiciones

Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores

Procesos

Planificar la gestión de las Adquisiciones

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan de Gestión del Proyecto 2. Documentación de requisitos 3. Registro de riesgos 4. Requisitos de recursos de la

actividad 5. Cronograma del proyecto 6. Estimación de costos de las

actividades 7. Registro de interesados 8. Factores ambientales de la

empresa 9. Activos de los procesos de la

organización

1. Análisis de hacer o comprar 2. Juicio de expertos 3. Búsqueda de mercados 4. Reuniones

1. Plan de gestión de las adquisiciones

2. Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones

3. Decisiones de hacer o comprar

4. Documentos de la adquisición

5. Criterios de selección de proveedores

6. Solicitudes de cambio 7. Actualizaciones a los

documentos del proyecto

Procesos

1 Plan de Gestión del Proyecto 2 Documentación de requisitos

-Información importante sobre requisitos del proyecto, que se considerará durante la planificación de adquisiciones.

-Requisitos con implicaciones contractuales y legales, que se tienen en cuenta al planificar las

adquisiciones.

3 Registro de riesgos

Planificar la gestión de las Adquisiciones -

Entradas

Procesos

4 Requisitos de recursos de la actividad

5 Cronograma del proyecto

6 Estimaciones de costos de las actividades -Se usan para evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas hechas por los vendedores potenciales.

7 Registros de interesados

8 Factores ambientales de la empresa: -Condiciones del mercado, productos y servicios disponibles en el mercado, proveedores potenciales y sus antecedentes, términos y condiciones para la industria específica, requisitos locales.

9 Activos de los procesos de la organización.

Planificar la gestión de las Adquisiciones -

Entradas

Procesos 1 Análisis de hacer o comprar -Criterios: costo (pay back), expertise, cronograma (tiempo de entrega), calidad (confiabilidad, mantenibilidad, etc.), riesgo, capacidad ociosa, control, confidencialidad de información.

2 Juicio de Expertos

-Criterios para evaluación de propuestas, términos y condiciones de adquisiciones ...

3 Búsqueda de mercados

4 Reuniones

Planificar la gestión de las Adquisiciones –

Herramientas y Técnicas

Procesos

1 Plan de gestión de las adquisiciones - Cómo serán gestionados los procesos de adquisición,

desde la elaboración de los documentos de adquisición hasta el cierre del contrato.

2 Enunciado del trabajo relativo a la adquisición

- Describe qué trabajo será realizado bajo el contrato. Debe ser claro, completo y conciso.

3 Decisiones de hacer o comprar - Qué productos o servicios serán adquiridos o

desarrollados, fuera de la organización o por el equipo del proyecto.

También puede incluir decisiones de obtener pólizas de seguros a fin de tratar algunos riesgos.

Planificar la gestión de las Adquisiciones -

Salidas

Procesos

4 Documentos de la Adquisición

Se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores

La emisión de una solicitud de adquisición a posibles para presentar una propuesta u oferta se realiza normalmente conforme a las políticas de la organización del comprador.

5 Criterios de Selección de Proveedores

Por ejemplo: Comprensión de la necesidad, costo total o del ciclo de vida, capacidad técnica, riesgo, enfoque de gestión, enfoque técnico, garantía, capacidad financiera, capacidad de producción e interés, tamaño y tipo de negocio, antecedentes del proveedor, referencias, derechos de propiedad intelectual, etc.

6 Solicitudes de cambio

Se procesan para su atención.

7 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Planificar la gestión de las Adquisiciones -

Salidas

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentos de la adquisición

3. Criterios de selección de proveedores

4. Lista de vendedores calificados

5. Propuestas de los vendedores

6. Documentos del proyecto 7. Decisiones de hacer o

comprar 8. Acuerdos para trabajar en

equipo 9. Activos de los procesos de la

organización

1. Conferencia de oferentes 2. Técnicas de evaluación de las

propuestas. 3. Estimaciones independientes 4. Juicio de expertos 5. Publicidad 6. Búsqueda en Internet 7. Negociación de adquisiciones

1. Vendedores seleccionados 2. Adjudicación del contrato de

adquisición 3. Calendarios de recursos 4. Solicitudes de cambio 5. Actualizaciones al Plan para

la dirección del proyecto 6. Actualizaciones a los

documentos del proyecto

Efectuar las Adquisiciones

Procesos

Procesos

1 Plan para la Dirección del Proyecto

2 Documentos de la Adquisición

3 Criterios de Selección de Proveedores

4 Lista de Vendedores calificados Es una lista de proveedores que han sido preseleccionados

en base a sus calificaciones y experiencia anterior.

5 Propuestas de los vendedores

6 Documentos del proyecto

7 Decisiones de hacer o comprar

8 Acuerdos para trabajar en equipo

9 Activos de los procesos de la organización

- Información sobre proveedores potenciales previamente calificados, registro de proveedores, etc.

Efectuar las adquisiciones - Entradas

Procesos

1 Conferencias de Licitadores

-Reunión antes de la elaboración de la propuesta con potenciales proveedores para asegurar que todos ellos tienen un igual y claro entendimiento de la adquisición.

2 Técnicas de evaluación de propuestas

3 Estimaciones independientes

4 Juicio de Expertos

5 Publicidad

6 Búsqueda en Internet

7 Negociación de Adquisiciones

Efectuar las adquisiciones – Técnicas y Herramientas

1 Vendedores seleccionados -Son aquellos para los que, en función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un rango competitivo …

2 Adjudicación del Contrato de Adquisición Los contratos incluyen en general: El enunciado del

trabajo o los entregables, la línea base del cronograma, el período de ejecución, roles y responsabilidades, etc.

3 Calendarios de recursos

4 Solicitudes de cambio

5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

6 Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Efectuar las Adquisiciones - Salidas

Procesos

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Documentos de la adquisición

2. Plan para la dirección del proyecto

3. Contrato 4. Solicitudes de cambio

aprobadas 5. Información sobre el

desempeño del trabajo 6. Datos del desempeño del

trabajo

1. Sistema de control de cambios del contrato

2. Revisión del desempeño de las adquisiciones

3. Inspecciones y auditorías 4. Informes de desempeño 5. Sistemas de pago 6. Administración de las

reclamaciones 7. Sistema de gestión de

registros

1. Información del desempeño del trabajo

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones al plan para

la dirección del proyecto 5. Actualización a los

Documento del proyecto

Administrar las Adquisiciones

48 48

1 Documentos de la Adquisición

2 Plan para la Dirección del Proyecto

3 Contrato

4 Solicitudes de cambio aprobadas -Pueden incluir modificaciones en los términos y condiciones del contrato.

5 Datos del desempeño del trabajo

Administrar las Adquisiciones – Entradas

Procesos

49 49

1 Sistema de Control de Cambios del contrato

2 Revisiones del desempeño de las Adquisiciones

3 Inspecciones y auditorías

4 Informes de desempeño

5 Sistemas de pago

6 Administración de reclamaciones

7 Sistema de gestión de registros

Administrar las Adquisiciones – Herramientas y Técnicas

Procesos

Procesos

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1 Información del desempeño del trabajo

2 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3 Solicitudes de Cambio

4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Actualización a: - Plan de gestión de adquisiciones - Línea base del cronograma 5 Actualización a los Documento del proyecto

Administrar las Adquisiciones – Salidas

Procesos

51 51

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentación de la adquisición

1. Auditorías de la adquisición 2. Negociaciones de

adquisiciones 3. Sistema de gestión de

registros

1. Adquisiciones cerradas 2. Actualizaciones a los activos

de los procesos de la organización

Cerrar las Adquisiciones

Procesos

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1 Plan para la Dirección del Proyecto

2 Documentación de la Adquisición Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la adquisición.

Toda esta información puede ser usada para las lecciones aprendidas y como base de evaluación de contratistas para contratos futuros.

Cerrar las Adquisiciones – Entradas

Procesos

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1 Auditorias de la adquisición -Revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta el proceso Administrar las Adquisiciones.

-Su objetivo es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyecto dentro de la organización ejecutante.

2 Negociaciones de adquisiciones

3 Sistema de gestión de registros Es una parte del sistema de información de la gestión de proyectos. Permite gestionar la documentación y los registros de un contrato.

Cerrar las Adquisiciones – Herramientas y Técnicas

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1 Adquisiciones cerradas -Se entrega notificación formal por escrito al proveedor, indicando que el contrato ha sido completado

2 Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización

- Archivo del contrato - Aceptación de los entregables - Documentación sobre lecciones aprendidas

Cerrar las Adquisiciones – Salidas

PROCESOS

Gestión de las Adquisiciones