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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS TEMA: MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL ALMACÉN AGRO- VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA, CANTÓN PIMAMPIRO. AUTORA: CALUQUI VALENCIA CARLA MERCEDES ASESOR: LIC. TORRES MERLO OSWALDO XAVIER Msc. IBARRA-ECUADOR 2017
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
TEMA:
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL ALMACÉN AGRO-
VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN FRANCISCO DE
SIGSIPAMBA, CANTÓN PIMAMPIRO.
AUTORA: CALUQUI VALENCIA CARLA MERCEDES
ASESOR: LIC. TORRES MERLO OSWALDO XAVIER Msc.
IBARRA-ECUADOR
2017
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación
realizado por la señora Carla Mercedes Caluqui Valencia, estudiante de la Carrera de
Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el
tema “MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL ALMACÉN AGRO-
VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN FRANCISCO DE
SIGSIPAMBA, CANTÓN PIMAMPIRO”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con
todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad
Regional Autónoma de Los Andes-UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
Ibarra, mayo de 2017
_______________________________
Lic. Oswaldo Xavier Torres Merlo, Msc.
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Carla Mercedes Caluqui Valencia, estudiante de la Carrera de Administración de
Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los
resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del
título de INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS, son
absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que
son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, mayo de 2017
CI. 100287508-4
AUTORA
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, JENNY FERNANDA ENRÍQUEZ CHUGÁ En calidad de Lectora del Proyecto de
Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Carla Mercedes
Caluqui Valencia sobre el tema: “MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA
EL ALMACÉN AGRO-VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN
FRANCISCO DE SIGSIPAMBA, CANTÓN PIMAMPIRO”, ha sido cuidadosamente
revisado por la suscrita, por lo que he podido constatar que cumple con todos los
requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Autónoma de los Andes,
para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Ibarra, agosto de 2017
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Carla Mercedes Caluqui Valencia, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en
la Universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, mayo de 2017
Sra. Carla Mercedes Caluqui Valencia
CI. 100287508-4
AUTORA
DEDICATORIA
A Dios, por darme la fuerza y la perseverancia para seguir adelante y no desmayar en
este largo camino.
A mí querido esposo Xavier, por el apoyo, comprensión, amor y sobre todo paciencia
en los momentos difíciles.
A mis queridas hijas Doménica y Daniela, por ser el motivo para seguir adelante y
alcanzar este meta.
Carla Mercedes.
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Regional Autónoma de Los Andes-UNIANDES, por permitirme
culminar mis estudios y obtener éste título universitario.
A los docentes de la Universidad, quienes impartieron sus conocimientos los cuales
me han sido útiles para culminar este proyecto de investigación.
Al GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba, por darme la oportunidad
de realizar este trabajo investigativo en beneficio de su población.
Carla Mercedes
RESUMEN
La administración de las organizaciones públicas y privadas han tomado un giro
diferente, ya que estas han sido sometidas a cambios y avances tecnológicos,
administrativos y operativos llevando a directivos y empleados a la actualización de
conocimientos e implementación de instrumentos que permitan asegurar resultados
óptimos minimizando los factores de riesgo para el logro de los objetivos planteados,
buscando satisfacer de manera eficiente la demanda de servicios y productos que
necesitan sus clientes.
El desarrollo de modelos de gestión administrativos lleva a las organizaciones a la
innovación convirtiéndose en un proceso sistemático que permite planificar, organizar,
direccionar y controlar los procesos, logrando un ahorro en recursos y una mejora en
el desarrollo de los empleados aportando confianza en la empresa y sus clientes.
El proyecto de investigación que se llevó a cabo en el Almacén Agro-Veterinario del
GAD de San Francisco de Sigsipamba, permite evidenciar la importancia de la
implementación de modelos de gestión administrativos logrando la optimización en la
ejecución de los procesos administrativos y operativos, con el fin de brindar una mayor
calidad en el servicio prestado.
La metodología usada para el proyecto de investigación fue de tipo cualitativa que
permitió detallar la situación actual del Almacén, información importante para la
elaboración del modelo de gestión; la línea de investigación a la que está ligada es la
Competitividad, administración estratégica y operativa.
Como resultados concretos de la presente investigación están la filosofía empresarial,
la estructura organizacional, manual de funciones, manual de procesos y la
identificación y diagramación de los mismos, manual operativo y las herramientas de
control.
ABSTRACT
In recent years the management of public and private entities have taken a different
perception, as these have been subjected both administrative and operational changes
and technological advances, this has led managers and employees to update their
knowledge and implement instruments to ensure optimal results by reducing the risk
factors for the achievement of their objectives set, trying to efficiently satisfy the
demand for services and products that their citizens require.
The development of administrative management models leads organizations to
innovation, which has become a systematic process that allows planning, organizing,
directing and controlling processes, by achieving savings in resources and
improvement in employees’ development that brings confidence in the company and
their customers.
The research project carried out in the Agro-Veterinary Warehouse of San Francisco
GAD located in Sigsipamba, makes it possible to highlight the importance for the
implementation of administrative management models, to optimize the execution of
administrative and operational processes, in order to provide a better quality service.
The methodology used for the research project was of qualitative type, it allowed to
detail the current situation of the Warehouse, important information to develop the
management model; the research line that structures this research is Competitiveness,
Strategic and Operational Management.
As concrete results of this research are the following: business philosophy,
organizational structure, manual of functions, manual of processes and the
identification and layout of them, operating manual and control tools.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………….1
Antecedentes de a investigación……………………………………………………………..1
Estado del arte………………………………………………………………………………….1
Actualidad e importancia del tema……………………………………………………………1
Formulación del problema…………………………………………………………………….1
Delimitación del problema……………………………………………………………………..1
Objeto de investigación………………………………………………………………………..2
Campo de acción…………………………………………………………………………........2
Identificación de la línea de investigación…………………………………………………...2
Objetivos………………………………………………………………………………………...2
Idea a defender………………………………………………………………………………...2
Justificación del tema…………………………………………………………………………..3
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO. ................................................................................ 4
1.1. Origen y Evolución del Objeto de Investigación ................................................... 4
1.1.1. Origen de la Administración ............................................................................ 4
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas ......................................................... 4
1.2.1. Concepto......................................................................................................... 4
1.2.2. Importancia. .................................................................................................... 5
1.2.3. Características ................................................................................................ 5
1.2.4. Principios de la Administración ........................................................................ 6
1.2.5. Proceso Administrativo .................................................................................... 7
1.2.6. Modelo de Gestión .......................................................................................... 9
1.2.7. Planificación estratégica ................................................................................ 12
1.2.8. Estructura organizacional .............................................................................. 12
1.2.9. Concepto de Manual ..................................................................................... 14
1.2.10. Gobiernos Autónomos Descentralizados ...................................................... 15
1.3. Valoración crítica del objeto de investigación ..................................................... 18
1.4. Conclusiones parciales del capítulo ................................................................... 19
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA20
2.1. Caracterización de la empresa ............................................................................. 20
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.21
2.2.1. Modalidad de la Investigación. .......................................................................... 21
2.2.2. Tipos de Investigación. ..................................................................................... 21
2.2.3. Métodos, técnicas e instrumentos .................................................................... 21
2.3. Resultado del Diagnóstico ................................................................................... 22
2.3.1. Análisis e interpretación de la entrevista ........................................................... 22
2.4. Propuesta del Investigador .................................................................................. 23
2.5. Conclusiones parciales del Capitulo..................................................................... 24
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O RESULTADOS DE SU APLICACIÓN .................. 25
3.1. Diagnóstico situacional actual .............................................................................. 25
3.1.1. Análisis FODA................................................................................................... 26
3.1.2. Cruce de la matriz FODA .................................................................................. 27
3.2. Objetivos .............................................................................................................. 27
3.2.1 Objetivo General ................................................................................................ 27
3.2.2. Objetivos Específicos. ....................................................................................... 27
3.3. Filosofía Empresarial ........................................................................................... 28
3.3.1. Misión ............................................................................................................... 28
3.3.2. Visión ................................................................................................................ 28
3.3.3. Valores ............................................................................................................. 28
3.4. Presupuesto Inicial ............................................................................................... 28
3.5. Marco Legal del Modelo de Gestión ..................................................................... 30
3.5.1. Resoluciones de GAD Parroquial San Francisco de Sigsipamba ...................... 31
3.6. Estructura organizacional ..................................................................................... 31
3.6.1. Organigrama Estructural del Almacén Agro-Veterinario San Francisco de
Sigsipamba ................................................................................................................. 31
3.7. Manual de Funciones ........................................................................................... 32
3.8. Mapa de procesos del Almacén Agro-Veterinario ................................................ 41
3.8.1. Acciones relevantes en los procesos agregadores de valor. ............................. 42
3.9. Manual de Procedimientos ................................................................................... 43
3.10. Herramientas de control ..................................................................................... 50
3.11. Manual Operativo ............................................................................................... 57
3.12. Normas de Control Interno ................................................................................. 60
3.13. Presupuesto ....................................................................................................... 66
3.14. Conclusiones parciales del capítulo ................................................................... 66
3.15. Validación del proyecto de investigación por parte de expertos ......................... 67
CONCLUSIONES ....................................................................................................... 69
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 70
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 71
LINKOGRAFÍA. ........................................................................................................... 73
ANEXOS……………………………………………………………………………………….74
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Inversión inicial almacén ........................................................................................... 29
Tabla 2 Activos fijos ................................................................................................................. 29
Tabla 3 Activos diferidos ......................................................................................................... 30
Tabla 4 Capital de Trabajo ...................................................................................................... 30
Tabla 5 Parámetros para medir la responsabilidad ............................................................ 33
Tabla 6 Parámetros para medir el riesgo ............................................................................. 33
Tabla 7 Parámetros para medir el manejo de bienes y valores ........................................ 34
Tabla 8 Valores y Días para Ventas a Crédito .................................................................... 63
Tabla 9 Margen de utilidad por grupo de productos ........................................................... 65
Tabla 10 Presupuesto .............................................................................................................. 66
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Características de la Administración ............................................................... 5
Figura 2 Elementos del proceso administrativo ............................................................. 8
Figura 3 Modelo de organigrama vertical con línea de staff ....................................... 13
Figura 4 Modelo de organigrama horizontal ................................................................ 14
Figura 5 Modelo de organigrama circular .................................................................... 14
Figura 6 Propuesta de la Investigadora ...................................................................... 23
Figura 7 Matriz FODA ................................................................................................. 26
Figura 8 Cruce FODA ................................................................................................. 27
Figura 9 Organigrama Estructural Almacén Agro-veterinario ...................................... 31
Figura 10 Manual de Funciones Presidente ................................................................ 35
Figura 11 Manual de Funciones Administrador ........................................................... 36
Figura 12 Manual de funciones Secretaria .................................................................. 37
Figura 13 Manual de funciones Contador/a ................................................................ 38
Figura 14 Manual de Funciones del vendedor ............................................................ 39
Figura 15 Manual de Funciones compras públicas ..................................................... 40
Figura 16 Cadena de Valor ......................................................................................... 41
Figura 17 Flujograma Inspección técnica de campo ................................................... 45
Figura 18 Flujograma Compra de Insumos ................................................................. 46
Figura 19 Flujograma Ingreso y Almacenamiento de productos .................................. 47
Figura 20 Flujograma Ventas efectivo ......................................................................... 48
Figura 21 Flujograma Ventas en efectivo .................................................................... 49
Figura 22 Registro e informe de visitas ....................................................................... 51
Figura 23 Formato de receta médica .......................................................................... 52
Figura 24 Formato informe de faltantes ..................................................................... 53
Figura 25 Formato Ingreso de mercadería .................................................................. 54
Figura 26 Formato para control de inventario ............................................................. 55
Figura 27 Formato de factura ...................................................................................... 56
1
INTRODUCCIÓN
Hoy en día el desarrollo de nuevas competencias organizacionales; la búsqueda de
nuevas perspectivas que permitan una mejor gestión ha llevado a los directivos de las
empresas y organizaciones a plantar estrategias o modelos de gestión que intenten
mejorar el desarrollo organizacional. Con llevando así a que los modelos de gestión
sean las fuentes fundamentales de desarrollo.
Teniendo en cuenta el estado del arte, para la presente investigación se indagó varios
repositorios de algunas universidades del país, los cuales sirvieron para establecer
el antecedente de la investigación, es así que de acuerdo con Gubio Silva Noemí
(2014), cuyo título “Modelo de Gestión Administrativo para la Corporación CODENOR
de la ciudad de Ibarra”, determina que la importancia de la implementación de
modelos de gestión administrativos en las organizaciones permiten la optimación en
la ejecución de sus actividades y procesos con el fin de incrementar la calidad y
eficacia en la gestión administrativa reduciendo tiempo y costos, logrando llegar a la
satisfacción del cliente interno y externo de la organización.
El diseño de un modelo de gestión administrativo es de fundamental importancia ya
que en cualquier empresa o institución se desenvuelve una cierta cantidad de tareas
que se apoyan en la gestión administrativa de la misma con eficiencia en el seno de la
organización.
De acuerdo a los resultados obtenidos del diagnóstico realizado a través de las
entrevistas mantenidas con la Presidenta del GAD Parroquial y sus direct ivos
donde se determinó la formulación del problema presente en la parroquia, es el no
contar con almacenes agrícolas, centros veterinarios y asistencia técnica oportuna;
que por distancia y escasa movilización que deben atravesar los productores se les
dificulta adquirir insumos agropecuarios necesarios dentro de las cadenas productivas
del sector; por lo tanto mediante convenio suscrito con el Gobierno Provincial de
Imbabura, se gestionó la implementación de un Almacén Agro-Veterinario en la zona,
siendo uno de los acuerdos y compromisos que el GAD Parroquial presente un
documento que permita la operatividad para el correcto y buen funcionamiento del
referido servicio que se pretende implementar.
Debido a la falta de conocimiento por parte de los representantes del GAD Parroquial
y la escases del talento humano, para elaborar y construir un Modelo de
Gestión Administrativo que garantice la buena administración de los recursos
2
materiales y económicos, ha ocasionado una serie de inconveniente tales como
duplicidad de funciones, escaso reconocimiento de procesos administrativos y
operativos, no se ha identificado las jerarquías y funciones dentro de la institución.
Con estos antecedentes, se planteó la interrogante de ¿Cómo organizar los procesos
técnico-administrativos para el correcto y buen funcionamiento del Almacén
Agropecuario del GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba? Este
problema afectara el logro de los resultados y la sostenibilidad del Almacén.
El principal objeto de la investigación son los procesos administrativos y como campo
de acción es el de diseñar un modelo de gestión administrativo para el Almacén Agro-
veterinario del GAD Parroquial de San Francisco de Sigsipamba, la línea de
investigación que se aplicó será la competitividad, administración estratégica y
operativa.
La investigación busco demostrar como los procesos administrativos son esenciales
para el logro de los resultados y la sostenibilidad del Almacén, por lo tanto el objetivos
general de la investigación fue Diseñar un Modelo de Gestión Administrativo, que
permita la sostenibilidad del Almacén Agro-Veterinario del GAD Parroquial Rural de
San Francisco de Sigsipamba, el mismo que está apoyado en los siguientes objetivos
específicos: Fundamentar teóricamente los contenidos del Modelo de Gestión;
Desarrollar técnicamente la propuesta; Validar la propuesta a través de la opinión de
expertos.
La idea a defender es la aplicación del modelo de gestión administrativa, lograra la
sostenibilidad del Almacén, a través de mejoramiento de los procesos administrativos,
aprovechando sus recursos, por lo cual es importante que el Almacén cuente con una
herramienta que lleve alcanzar los resultados propuestos en la gestión administrativa
de tal forma que facilite la toma de decisiones con eficiencia y eficacia.
La elaboración del Modelo de Gestión permitió identificar y diseñar los procesos
administrativos y operativos, elaborara un manual de funciones y diseñar
herramientas que fortalezcan el control del proceso administrativo que este necesita
para la operatividad del Almacén Agro-Veterinario, que de alguna manera puede ser
implantado en cualquier otro GAD parroquial rural. El aporte teórico del modelo de
gestión en un proceso intelectual y creativo que permite a una empresa mejorar los
3
procesos y alcanzar los objetivos planeados. Las empresas están incorporando
nuevos conceptos en su gestión, lo cual obligan al modelo de negocio tradicional a
evolucionar hacia nuevos modelos de gestión mejorando así la competitividad y los
resultados empresariales aprovechar una oportunidad de negocio.
La importancia de implantar un modelo de gestión para la operatividad del Almacén
Agropecuario es establecer procesos administrativos que permitan el buen manejo de
los bienes y servicios que está a disposición de los usuarios de las comunidades
que conforman la parroquia de Sigsipamba
4
CAPITULO I. MARCO TEÓRICO.
1.1. Origen y Evolución del Objeto de Investigación
1.1.1. Origen de la Administración
Según Coulter & Robbins (2010) el primer hecho importante fue en 1776, en la cual
Adam Smith expresa que el origen de la riqueza de las naciones está en la división del
trabajo y la especialización de las tareas. El segundo hecho importante se da con la
revolución industrial en el siglo XIX, en el que el poder de las máquinas sustituye a la
fuerza humana surgiendo la necesidad de un Gerente el cual necesitara de teorías
formales para dirigir la empresa. A partir de ahí surge el pensamiento administrativo ,
ya que nace con el hombre mismo, porque en cualquier tiempo de la historia ha habido
la necesidad de coordinar, tomar decisiones y ejecutar acciones que lleve a la
empresa a un direccionamiento exitoso.
“Fue en 1911 que de acuerdo con Frederick Taylor, fue el año del nacimiento de la
teoría moderna de la administración, en el que nacen los principios de la
administración científica (organización del trabajo, selección y entrenamiento del
trabajador, cooperación y remuneración por rendimiento individual y responsabilidad y
especialización de los directivos) mismos que fueron adoptados mediante la creación
de lineamientos claros para mejorar la eficiencia de la producción buscando siempre la
prosperidad tanto para gerentes como para obreros.” (DeCenzo & Robbins, 2009)
De ahí es muy importante estudiar todas y cada una de los pensamientos
administrativos surgidos desde la antigüedad, ya que cada uno de estos enriquece y
permite tener una visión clara de la administración en los tiempos actuales.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas
1.2.1. Concepto.
“La administración es el proceso a través de cual se coordinan y optimizan los
recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, eficiencia, calidad,
productividad y competitividad en el logro de sus objetivos” (Munch, 2014, pág. 13).
“La administración es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual
los individuos que colaboran en grupos, cumplen eficientemente objetivos
planeados”.(Konntz & Weihrich, 2013, pág.4).
5
Se puede definir a la administración como el proceso de crear, diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con
eficiencia metas seleccionadas
1.2.2. Importancia.
Según Luna (2008) la administración es importante en la naturaleza humana, ya que
básica en cualquier proyecto social, para alcanzar objetivos planteados de índole
familiar, grupal, social, organizacional.
1.2.3. Características
En la siguiente figura se puede observar ciertas características de la administración
que la diferencian de otras disciplinas:
Figura 1 Características de la Administración
Fuente: (Munch, 2014)
Lo que expresa Munch (2014) a continuación sobre las características de la
administración es lo siguiente:
Universalidad: su aplicación es indispensable en cualquier grupo social ya sea en
empresa pública o privada.
Valor instrumental: su finalidad es eminentemente práctica; la administración es un
medio para lograr un fin, y no un fin en si misma.
Amplitud del ejercicio: se aplica a todos los niveles o subsistemas de una
organización formal.
Interdisciplinaridad: la administración es semejante a todos aquellos conocimientos
relacionados con la eficiencia y eficacia del trabajo.
Flexibilidad: Los principios de la administración se adaptan a las necesidades de
cada grupo social en donde se aplican.
Administración
Valor instrumental
Unidad temporal
Flexibilidad Amplitud de ejercicio
Interdiscipli-nariedad
Universalidad
6
Unidad temporal: se integra por etapas, fases que en los transcursos del tiempo se
aplican sinérgicamente.
1.2.4. Principios de la Administración
De acuerdo con Luna (2008) los principios de la administración son universales y
aplicables a toda organización sea esta grande mediana o pequeña, para que la
administración se lleve a cabo de forma eficiente un de los principios el cual no se
debe omitir es la coordinación es decir llevar las acciones de forma agradable sin
importar las circunstancias por ello Henry Fayol destaca 14 principios que son el
marco referencial de muchos conceptos considerados en la actualidad.
a) División del trabajo. Se realiza con el objeto de producir más y mejor con el mismo
objeto y esfuerzo, nos trae como consecuencia, especialización de funciones y
separación de poderes.
b) Autoridad y responsabilidad. Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de
hacerse obedecer, debe acompañarse de una recompensa o castigo el cual definirá la
responsabilidad.
c) Disciplina. Todos los trabajadores tienen el deber y la obligación de acatar y
obedecer exigencias reglamentarias establecidas por los directivos de la empresa.
d) Unidad de mando. Esto significa que los empleados deberán recibir órdenes solo
de un superior y evitar confusiones en la ejecución de actividades.
e) Unidad de dirección. La organización debe tener un solo plan de acción que guie
tanto a directivos, mandos medios, y nivel operativo hacia el cumplimiento de objetivos
organizacionales.
f) Subordinación del interés individual al general. Los intereses individuales de los
trabajadores no deben preceder ante los intereses de la empresa.
g) Remuneración. La remuneración y el método de pago deberán ser justos y
permitirles la satisfacción máxima posible a los empleados y a la empresa.
h) Centralización. Se refiere al grado en que la autoridad está concentrada, las
circunstancias individuales determinarán el grado que dará la mejor producción
general en si la participación de los subordinados en la toma de decisiones.
7
i) Cadena escalar. Es la línea de autoridad de la dirección superior a los rangos
inferiores.
j) Orden. Tanto las personas como los materiales deben permanecer en el lugar
correcto en el momento oportuno.
k) Equidad. Los trabajadores de los niveles jerárquicos más altos
deben dar un trato justo y respetuoso a los trabajadores del nivel jerárquico más bajo.
l) Estabilidad de los empleados. La administración debe hacer una planeación
ordenada del personal y asegurar que haya remplazos para las vacantes.
m) Iniciativa. Los empleados que tiene la autorización para originar y llevar a cabo
planes para una solución inmediata.
n) Espíritu de equipo. Coordinar el esfuerzo de todos los integrantes del equipo de
trabajo promoviendo siempre la armonía y respeto mutuo.
1.2.5. Proceso Administrativo
“El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, manejar
eficazmente una organización y consiste en dividir la administración en un proceso
integrado por varias etapas”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2012, pág. 67)
Lo que expresa Hernández & de Anda (2012) es el instrumento teórico básico que le
permite al administrador profesional comprender la dinámica del funcionamiento de
una empresa (organización). Sirve para diseñarla, conceptualizarla, manejarla,
mejorarla, etc.
1.2.5.1. Elementos del proceso administrativo
8
Figura 2 Elementos del proceso administrativo
Fuente: (Luna, 2014)
Planeación.
Según Chiavenato (2010) la planeación es la fijación de los objetivos, políticas,
programas, procedimientos y presupuestos; partiendo de una previsión, para que el
organismo social cuente con las bases que se requieren y se encause correctamente
las otras fases del proceso administrativo.
Organización
Para Chiavenato (2010) la organización es el proceso de creación de una
estructura de relaciones que permita que los empleados realicen los planes de la
gerencia y cumplan las metas de ésta. El éxito de una organización depende en
gran medida de la habilidad para utilizar con eficiencia y eficacia esos recursos.
La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una
organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente. Los
gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos,
proceso conocido como diseño organizacional
Dirección
De acuerdo con Fred (2013) la dirección está relacionada con la acción, con la
puesta en marcha, y tiene mucho que ver con las personas. Está directamente
relacionada con la disposición de los recursos humanos de la empresa.
ADMINISTRACIÓN
Planeación
que?, donde?
cuando? como?
Dirección
Hacer que se quiera, en forma
correcta y por convicción
Control
Como se ha realizado?
Organización
quien?
con que?
9
“La dirección es un proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de
un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea” (Koontz & Weihrich,
2013, pág. 87).
Control
De acuerdo con Reyes Ponce (2009) el Control es un proceso mediante el cual se
garantiza que los comportamientos y el desempeño se ajusten a los estándares de
la organización, entre los que se hallan reglas, procedimientos y objetivos.
El control implica la medida del cumplimiento de etapas con referencia a los
planes y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de
acuerdo con los planes. Una vez que un plan se ha puesto en ejecución, se hace
necesario el control para medir el progreso, para descubrir las desviaciones con
respecto a los planes y para indicar la acción correctiva, la cual puede implicar
medidas tales como cambios en la dirección.
1.2.6. Modelo de Gestión
1.2.6.1. Modelo
Para Stamford (2010) define un modelo como una representación de un conjunto de
componentes de un proceso, sistema o área correspondiente, en general desarrollada
para comprender, mejorar el análisis y/o remplazar un proceso, y (Reyes Ponce,
2009) manifiesta que un modelo administrativo es una guía que utilizan las empresas
para crear su estructura, ya están establecidos y esta los adapta a sus necesidades en
la organización, dependiendo de factores como el giro y magnitud de la empresa,
recursos y objetivos, aprovechando estas definiciones se evidencia que el propósito de
los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema.
1.2.6.2. Gestión
“La palabra Gestión proviene del latín gestión, el concepto de gestión hace
referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Gestionar es realizar
diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
Administrar, por otra parte, consiste en gobernar, dirigir, ordenar, disponer u
organiza.” (Perez Fernandes, 2010).
10
De acuerdo con Álvarez (2009) un modelo de gestión administrativa está integrado por
una secuencia ordenada de etapas que implican diferentes tareas orientadas hacia un
solo objetivo, las cuales se detallan a continuación:
a) Análisis de la estructura funcional: La primera fase consiste en realizar una
descripción de funciones y objetivos de las unidades de la empresa, así como
también de las interrelaciones y flujos de información.
b) Análisis de las relaciones con terceros: Esta etapa ayuda a identificar y
caracterizar las entidades que interactúen el servicio y el objeto de dicha relación.
c) Identificación de los procesos de la empresa: La fase final permite establecer en
la empresa circuitos funcionales y los servicios que presta a los clientes.
1.2.6.3. Tipos de Gestión.
Gestión Administrativa
“Es la acción y efecto de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencia
conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera” (Ena & Delgado, 2008,
pág. 15)
Es el desarrollo de actividades planteadas en el Plan Estratégico y en el Plan
Operativo Anual. Para lo cual tiene que desarrollar una práctica organizativa
democrática y eficiente que promueva una participación responsable de todos los
actores sociales educativos de una institución educativa o una comunidad.
Gestión Pública
De acuerdo con Zambrano (2007) se la entiende como se organizan y combinan los
recursos del Estado en una organización, con el propósito de cumplir las políticas,
objetivos y regulaciones jurídicas, la gestión comenzó a ser usada como antónimo
de administración, inspirando a la corriente anglosajona de la nueva gestión pública.
Gestión Financiera
“En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión del
negocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los
términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la
cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar
disponible, análisis de fusiones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse
como dividendos, etc”. (Loring, 2009)
11
Gestión por Procesos
“La Gestión por Procesos se basa en la modelización de los sistemas como un
conjunto de procesos interrelacionados mediante vínculos causa – efecto. El propósito
final de la Gestión por procesos es asegurar que todos los procesos de una
organización se desarrollen en forma coordinada, mejorando la efectividad y la
satisfacción de todas las partes interesadas (clientes, accionistas, personal,
proveedores, sociedad en general)”. (Perez F, 2010, pág. 121)
Se puede decir que la gestión por procesos puede servir como una herramienta
innovadora que tienen que aplicar las empresas públicas y privadas con la finalidad de
disponer un conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que agregándoles
valor en cada una de las actividades se convierten en productos y servicios que
satisfacen las necesidades de sus clientes internos y especialmente de sus clientes
externos.
1.2.6.4. Importancia de la gestión por procesos
Según Badal (2010) la gestión es una herramienta administrativa y operativa de vital
importancia para las empresas públicas o privadas que desean tener una
estructura organizativa eficaz, eficiente y que potencie sus recursos con la visión
de satisfacción de sus clientes. La importancia de gestión por procesos se considera
desde los siguientes puntos de vista.
1.2.6.5. Elementos De La Gestión
Toda institución requiere de una planificación estratégica, de parámetros e
indicadores en razón de sus necesidades de carácter social, de la rendición de
cuentas, de demostrar su gestión, de sus resultados y la del auditor a evaluar la
gestión en cuanto a las cinco “E” estas son: (Valdez Rivera, 2010)
Economía. - Es el costo de educación en relación con otras instituciones, teniendo
en cuenta la adecuada calidad de educación.
Eficiencia. - La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número
de alumnos aprenden utilizando materiales, de allí sale la calidad
Eficacia. - Es la relación entre los objetivos y metas programados, es decir entre
los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u
otras actividades.
12
Ecología. - Son las condiciones, operación y prácticas relativas a los
requerimientos ambientales a su vez el impacto en el que deben ser reconocidos y
evaluados en una gestión institucional de un proyecto, programa o actividad.
Ética. - Es la identidad de una institución expresada en la moral y en el
comportamiento individual y grupal de los funcionarios de la institución, basada en
sus deberes, en su ética, en las leyes, en las normas constitucionales de la ley de
educación.
1.2.7. Planificación estratégica
Como establece Luna (2014) es el proceso que consiste en decidir sobre la misión,
visión , valores, objetivos y estrategias de una organización, sobre los recursos que
serán utilizados y las políticas generales que orientaran la adquisición y coordinación
de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, en un mediano y
largo plazo.
Misión
Para Thompson & Peteraf (2015) la misión describe el propósito y el negocio actuales
de la empresa “quienes somos, qué hacemos y por qué estamos aquí.
Visión
“La visión describe las aspiraciones de la administración para el negocio, y brinda una
panorámica de “hacia dónde vamos”, encaminando a una organización a un rumbo
particular, en preparación para el futuro”. (Gallardo, 2012, pág. 54)
Una visión bien comunicada es una herramienta para comprometer al personal de la
empresa con las acciones que la llevan en la dirección que se pretende
Valores corporativos
“Los valores de una empresa son las creencias, características y normas conductuales
que se esperaran del personal cuando realiza los negocios de la empresa y persigue
su visión estratégica y su misión”. (Wheelen, 2013, pág. 25).
1.2.8. Estructura organizacional
De acuerdo con Hernández & de Anda (2012) la estructura organizacional es el marco
para realizar las relaciones formales de responsabilidad, autoridad y de asumir
13
responsabilidades, incluyendo la de línea de staff y de comités; mientras que para
(Ospina N. , 2010) la estructura organizacional normalmente se representa mediante
un organigrama formal que muestra las relaciones, los canales de comunicación; los
grupos de trabajo; los departamentos o divisiones y líneas formales de
responsabilidad.
1.2.8.1. Organigrama
“El organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la
organización formal de la empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las
principales funciones que se desarrollan”. (Torres, 2014, pág. 25).
1.2.8.2. Clasificación de los organigramas
Los organigramas se clasifican de la siguiente forma:
Por su objetivo y/o contenido
Estructurales
Funcionales
Especiales
Por su área o por su ámbito de aplicación
Generales o maestros
Departamentales o suplementarios
Por su contenido
Esquemáticos
Analíticos
Por la forma de presentación, los organigramas se clasifican de la siguiente
manera:
Organigramas verticales: la jerarquía suprema se ubica en la parte superior, unidas
por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabilidad las demás
jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.
Figura 3 Modelo de organigrama vertical con línea de staff
Fuente: (Torres H, 2014)
14
Organigrama horizontal: en estos se colocan las jerarquías supremas en la izquierda
y los demás niveles hacia la derecha, de acuerdo con su importancia.
Figura 4 Modelo de organigrama horizontal
Fuente: (Torres, 2014)
Organigramas Circulares: como su nombre lo indica se encuentra formado por
círculos concéntricos, correspondiendo el central a las autoridades máximas.
Figura 5 Modelo de organigrama circular
Fuente: (Torres, 2014)
1.2.9. Concepto de Manual
“Los manuales son documentos que nos sirven para la recolección de datos detallados
que contienen, en forma ordenada y sistemática, información de la organización de la
empresa”. (Luna, Proceso Adminsitrativo, 2008).
1.2.9.1. Concepto del manual de funciones
“Es un documento en el que se detalla las especificación del contenido, de los
métodos de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos
intelectuales, tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del
cargo.”(Chiavenato, 2009, pág. 88).
15
1.2.9.2. Importancia de un manual de funciones
Lo que expresa Jiménez (2007) la tarea principal de un administrador es organizar,
delegar, supervisar y estimular. Esto hace evidente que existe una secuencia de
acciones a seguir y nos indica que:
Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con
que cuenta la empresa.
La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe preceder
al acto de supervisión.
Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación, reconocer y
recompensar la ejecución del trabajo para motivarlos.
La acción de organizar no se limita a desarrollar un manual de organización, también
se ocupa de centralizar los objetivos del organismo; el análisis de los bienes o
servicios, comercialización, finanzas, administración de personal, presupuestos y una
apreciación de las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta.
Un manual de organización es el producto final tangible de la planeación
organizacional. Cuando no se cuenta con un manual de organización, o cuando se
dispone de uno pero éste no está actualizado, o sólo se limita a las gráficas, es de
suponer que la planeación de la organización no se realizó de manera sistematizada.
1.2.9.3. Concepto de manual de procedimientos
Chiavenato (2009), es un documento que contiene la descripción de las actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios o cualquier otro dato que pueda auxiliar en el
correcto desarrollo de actividades.
1.2.10. Gobiernos Autónomos Descentralizados
1.2.10.1. Concepto.
Según Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(2010) los Gobierno Autónomos Descentralizados son:
Gobierno Autónomo Descentralizado Regional: Son personas jurídicas de derecho
público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán integrados por
las funciones de participación ciudadana; de legislación y fiscalización; y, ejecutiva
16
previstas en este Código y en su estatuto de autonomía, para el ejercicio de las
funciones que le corresponden. .La administración del gobierno autónomo
descentralizado regional aplicará, conforme a su estatuto de autonomía, mecanismos
de desconcentración que faciliten su gestión. Capítulo I, Sección Primera Naturaleza
Jurídica, Sede y Funciones artículo 30.
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial: Son personas jurídicas de
derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán
integrados por las funciones de participación ciudadana; legislación y fiscalización;
y, ejecutiva previstas en este Código, para el ejercicio de las funciones y
competencias que le corresponden. La sede del gobierno autónomo
descentralizado provincial será la capital de la provincia prevista en la respectiva
ley fundacional. Capítulo II Gobiernos Autónomos Descentralizado Provincial. Sección
Primera, Naturaleza Jurídica, Sede y Funciones. Art. 40.
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal: Son personas jurídicas de
derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán
integrados por las funciones de participación ciudadana; legislación y fiscalización;
y, ejecutiva previstas en este Código, para el ejercicio de las funciones y
competencias que le corresponden. La sede del gobierno autónomo
descentralizado municipal será la cabecera cantonal prevista en la ley de creación
del cantón. Capítulo III Gobiernos Autónomo Descentralizado Provincial, Sección,
Primera, Naturaleza Jurídica Sede y funciones Artículo 53.
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural. Son personas jurídicas de
derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán
integrados por las funciones de participación ciudadana; legislación y fiscalización;
y, ejecutiva previstas en este Código, para el ejercicio de las funciones y
competencias que le corresponden. La sede del gobierno autónomo
descentralizado parroquial rural será la cabecera parroquial prevista en la
ordenanza cantonal de creación de la parroquia rural. Capítulo IV Gobiernos
Autónomo Descentralizado Provincial, Sección, Primera, Naturaleza Jurídica Sede y
funciones Art. 63.
De acuerdo al Artículo 29, las Funciones de los GAD se realizarán a través de
tres funciones integradas:
a) De legislación, normatividad y fiscalización;
b) De ejecución y administración; y,
17
c) De participación ciudadana y control social.
De acuerdo con (Codigo Organico de Organización Territorial, 2012), en el artículo 4
menciona que uno de los fines de los gobiernos autónomos descentralizados dentro
de sus respectivas circunscripciones territoriales es “El desarrollo planificado
participativamente para transformar la realidad y el impulso de la economía
popular y solidaria con el propósito de erradicar la pobreza, distribuir
equitativamente los recursos y la riqueza, y alcanzar el buen vivir” (Registro
oficial, 2010:14); y una de sus competencias es la realización de los Planes de
Desarrollo y Ordenamiento Territorial, PDOT, que tienen que cumplir en base los
lineamientos de la SENPLADES.
En este contexto, las juntas parroquiales, son el inicio local en donde se debe aplicar
la planificación participativa, con una visión de integración territorial, y por primera vez
en el marco del Sistema Nacional de Planificación.
1.2.10.2. Funciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Rural
El art. 64 del (Codigo Organico de Organización Territorial, 2012), pública que las
funciones que les compete ejercer a los gobiernos parroquiales rurales son las
siguientes:
Promover el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial,
para garantizar la realización del buen vivir a través de la implementación de
políticas públicas parroquiales, en el marco de sus competencias constitucionales
y legales;
Diseñar e impulsar políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión
en su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y legales;
Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de sus
derechos y avanzar en la gestión democrática de la acción parroquial;
Elaborar el plan parroquial rural de desarrollo, el de ordenamiento territorial y
las políticas públicas; ejecutar las acciones de ámbito parroquial que se deriven
de sus competencias, de manera coordinada con la planificación cantonal y
provincial; y, realizar en forma permanente, el seguimiento y rendición de cuentas
sobre el cumplimiento de las metas establecidas;
Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la
Constitución y la Ley;
18
Vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos y propiciar la
organización de la ciudadanía de la parroquia;
Fomentar la inversión y el desarrollo económico especialmente de la económica
popular y solidaria en sectores como la agricultura, ganadería, artesanía y turismo,
entre otros, en concordancia con los demás gobiernos autónomos
descentralizados;
Articular a los actores de la economía popular y solidaria a la provisión de bienes y
servicios públicos;
Promover y patrocinar las culturas, las artes, actividades deportivas y recreativas
en beneficio de la colectividad;
Prestar los servicios públicos que les sean expresamente delegados o
descentralizados con criterios de calidad, eficiencia y eficacia y observando los
principio de universalidad, accesibilidad, regularidad y continuidad previstos en la
Constitución.
1.3. Valoración crítica del objeto de investigación
Es de vital importancia conocer los aspectos relevantes de la administración ya que
estos permiten a las organizaciones manejar de manera eficiente y eficaz todos y cada
uno de sus recursos, llevándolos al camino del éxito empresarial.
La administración requiere una serie de procesos que permiten a las organizaciones
llevar a cabo mejor sus actividades mismas que se interrelacionan y buscan el
cumplimiento de los objetivos empresariales señalados, con el apoyo de los recursos
humanos, económicos y tecnológicos que tiene la organización, sin descuidar la
satisfacción que entrega a sus empleados y clientes.
Debido a la alta competencia empresarial, las organizaciones han buscado incorporar
a su gestión herramientas que faciliten la ejecución de sus actividades como son los
modelos de gestión administrativos las cuales tienen la capacidad de adaptarse a las
necesidades de las organizaciones sean están privadas las mismas que se basan en
ganancias económicas y las públicas que se basan en desarrollar políticas y acciones,
en el bienestar social de la población.
19
1.4. Conclusiones parciales del capítulo
Dentro de las organizaciones, la administración juega un papel importante, ya que
esta es la que apoya y dirige todas las actividades de las empresas a través del
proceso administrativo como son la planeación, organización, dirección y control,
permitiendo al administrador manejar de forma eficiente y eficaz la empresa.
En la actualidad, las organizaciones se ven cada día más obligadas a diseñar
herramientas administrativas que les permitan ser más competitivas en el ámbito
empresarial, lo que ha con llevado a que las empresas busquen desarrollar nuevas
competencias, es así que el diseño de modelos de gestión administrativo surge con
la necesidad de fortalecer la gestión empresarial buscando siempre el mejoramiento
continuo de todas sus actividades.
Bajo los criterios mencionados, las empresas hoy en día buscar de manera
acertada implementar a su gestión acciones orientadas al logro de los objetivos, la
incorporación de un modelo de gestión administrativo permite una reducción en el
tiempo empleado en los trámites y consultas, así como, una mayor calidad en el
servicio prestado, que es recibido por el cliente o usuario.
20
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización de la empresa
San Francisco de Sigsipamba es una parroquia rural perteneciente al cantón
Pimampiro, provincia de Imbabura, limitada al norte por la cabecera cantonal
Pimampiro y con la parroquia Chuga; al sur y al este, con la parroquia el Reventador,
Cantón Gonzalo Pizarro, y al oeste, con la parroquia de Mariano Acosta.
Esta parroquia está conformada por 12 comunidades que son: Shanshipamba, San
Antonio, La Floresta, San Isidro, La Merced, Bellavista, San Miguel, Ramos Danta, El
Carmelo, San José, San Vicente, La Esperanza y 2 caseríos El Cielito y El Cedral; de
acuerdo con (INEC-Censo 2010) www.inec.gob.ec, la parroquia tiene una población de
1.562 habitantes según de los cuales corresponde el 51,66% hombres y el 48,34% de
mujeres.
La principal actividad económica de la parroquia está vinculada con la producción
agrícola y pecuaria, ya que existen suelos altamente productivos con fuentes de agua
y hay una gran diversidad de crianza animal.
La Junta Parroquial de San Francisco de Sigsipamba, es una persona jurídica de
derecho público con autonomía política, administrativa y financiera, está conformada
por un Gobierno Parroquial el mismo que está integrado por 5 vocales elegidos por
votación popular y sus respectivos suplentes, de entre los cuales el más votado lo
presidirá de conformidad con lo previsto en la ley de la materia electoral, mientras que
en la parte administrativa y técnica se cuenta con la secretaria-tesorera, el auxiliar de
proyectos, el encargado de compras públicas, operador de maquinaria y técnico
vendedor.
De entre las principales funciones de los GAD Parroquiales Rurales esta “Fomentar la
inversión y el desarrollo económico especialmente de la economía popular y solidaria,
en sectores como la agricultura, ganadería, artesanía y turismo, entre otros, en
coordinación con los demás Gobiernos Autónomos Descentralizados”.
Con estos antecedentes el GAD Parroquial, realizó la implementación de un Almacén
Agro-Veterinario, desde inicios del año 2016, el mismo que está brindando un
importante apoyo al sector agrícola y pecuario de la zona con los servicios de venta de
insumos agro-veterinarios para el control de plagas y enfermedades, así como
asesoría técnica en las Unidades de Producción Agropecuaria- (UPAs), con el apoyo y
asistencia técnica de la Prefectura de Imbabura, MAGAP-Imbabura y ONGS.
21
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación.
2.2.1. Modalidad de la Investigación.
La modalidad de investigación que se utilizó es de tipo cualitativa
Cualitativa: porque se tomo como referencia la información obtenida de las
entrevistas con la presidenta y los miembros directivos de la Junta Parroquial,
analizando la situación actual del problema que se mantiene en el manejo
administrativo del Almacén Agro-Veterinario.
2.2.2. Tipos de Investigación.
Bibliográfica.- Permitió indagar, analizar y recolectar información de libros,
repositorios de algunas universidades, así como información documental de la Junta
Parroquial que ayudaron alcanzar los resultados de la investigación y el planteamiento
de la propuesta
Campo.- Este tipo de investigación se la realizó en las instalaciones de la Junta
Parroquial para de esta manera obtener información clave de la realidad objetiva del
Almacén Agro-veterinario.
2.2.3. Métodos, técnicas e instrumentos
2.2.3.1. Métodos
Analítico – sintético.- porque se pudo elaborar el marco teórico a través de la
recolección de información para luego sintetizarla y poder tener una idea más clara
para la elaboración de la propuesta del proyecto de investigación.
Inductivo- deductivo. - se logró la comprensión de la situación problemática que
aqueja a Junta parroquial y al Almacén Agro-veterinario
Sistemático. - benefició de manera lógica y ordenada a determinar los diferentes
componentes para este trabajo investigación de acuerdo a las bases teóricas
existentes.
2.2.3.2. Técnicas
Se aplicó dos entrevistas a los, una a la presidenta del GAD Parroquial, así como a los
miembros de la Junta Directiva para obtener información clara y confiable para poder
conocer la fuente del problema.
22
2.2.3.3. Instrumentos
Se utilizó la guía de entrevista la cual está diseñada para obtener información clara y
precisa del objeto de investigación.
2.3. Resultado del Diagnóstico
2.3.1. Análisis e interpretación de la entrevista
ANALISIS DE LA ENTREVISTA A LA PRESIENTA DEL GAD PARROQUIAL
En la entrevista realizada a la presidenta del GAD Parroquial Sra. Gimena Chamorro
misma que asumió sus funciones desde el mes de mayo de 2014 hasta el año 2019,
en los tres años de gestión que han transcurrido se ha dedicado a promover el
desarrollo de la parroquia, es así que uno de los proyectos que contempla su plan de
trabajo está la implementación de un almacén agro-veterinario para la parroquia ya
que esta es una zona altamente agrícola y pecuaria, entre los servicios que se brinda
es la venta de insumos agro-veterinarios para el control de plagas y enfermedades, así
como asesoría técnica.
Este proyecto nace frente la necesidad de los habitantes de adquirir insumos y
medicamentos para sus tierras y animales, y que por la ubicación geográfica de la
parroquia se dificulta el tras lado de los agricultores para abastecerse de estos
productos.
Además, se da a conocer que la administración del almacén no es la adecuada ya que
más de la mitad de los funcionarios no son profesionales, algunos comparten las
actividades de la junta parroquial y las del almacén, provocando en ocasiones el
retraso en los procesos de documentación y actividades.
Debido a la duplicidad de funciones, no se ha logrado establecer la estructura orgánico
funcional del almacén, se evidenció también que se carece de un plan estratégico, por
lo tanto para apoyar a sus funcionarios se establecerá un documento guía para la
elaboración de un plan estratégico en el que conste la misión, visión, objetivos y
valores para que cumplan adecuadamente con la administración del almacén.
La administración de los recursos financieros que trae consigo el almacén es llevado
de forma empírica, el dinero de los ingresos, gastos y ganancias son llevados
conforme al presupuesto de la Junta Parroquial.
23
ANALISIS DE LA ENTREVISTA A LOS MIEMBROS DE LA DIRECTIVA DEL GAD
PARROQUIAL
Mediante entrevista mantenida con los miembros de la directiva del GAD Parroquial se
pudo constatar que la implementación de almacén agro- veterinario es de gran ayuda
para los habitantes de la zona ya que optimiza tiempo y recurso para la adquisición de
insumos.
Uno de los aspectos relevantes que se pudo considerar es que la gestión
administrativa no es la adecuada ya que no se cuenta con el personal acorde para
ocupar el cargo que el almacén necesita, existe una influencia por la política en el
momento de contratar personal siendo el único perjudicado el almacén ya que si
contrata a una persona que no esté relacionado con las actividades a realizar existe
inconvenientes con los procesos y servicios que brinda el almacén.
Además no existe un empoderamiento de los empleados hacia la organización, no
saben cuál es el futuro y hasta donde se pretende llegar a largo plazo, es de esta
manera no cuentan con una planeación estratégica que les permita alcanzar las metas
propuestas.
La mayor parte de la directiva considera importante el diseño de herramientas
administrativas que permitan el desarrollo y sostenibilidad del almacén para continuar
sirviendo a la comunidad con productos, servicios y atención eficaz y eficiente.
2.4. Propuesta del Investigador
Figura 6 Propuesta de la Investigador
24
2.5. Conclusiones parciales del Capitulo
El GAD Parroquial de San Francisco de Sigsipamba, al implementar un nuevo
servicio en su parroquia y al no contar con el suficiente personal capacitado en el
área administrativa dificulta la sostenibilidad del proyecto, debido al
desconocimiento de cómo organizar y llevar una gestión administrativa para el
cumplimiento de sus objetivos en el marco del convenio suscrito con la Prefectura
de Imbabura.
Además, la falta de una estructura orgánica funcional claramente definida ocasiona
la duplicidad de funciones retardando los procesos administrativos del GAD por lo
que repercute en el servicio que van a implementar.
El diseño de un modelo de gestión administrativo permitirá ejecutar adecuadamente
las actividades y procesos que requiere el centro de servicio, que es una de las
prioridades dentro del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Parroquial, para fomentar
el desarrollo agro productivo de la zona de San Francisco de Sigsipamba.
25
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1. Diagnóstico situacional actual
El Gobierno Parroquial San Francisco de Sigsipamba, es una institución de derecho
público, con autonomía política, administrativa y financiera, encargada de promover el
desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial, para garantizar la
relación del Buen Vivir, en el marco de sus competencias constitucionales y legales,
gracias a la capacidad de gestión y firma de convenios se ha logrado Implementar un
Almacén Agro-Veterinario en la zona contribuyendo así al desarrollo de la economía y
producción de los habitantes de la zona.
Pero de acuerdo al diagnóstico participativo elaborado a partir de entrevistas a los
integrantes del Gobierno Parroquial en el cual se ha definiendo los problemas y
potencialidades que han tenido al implementar el Almacén Agro-Veterinario se pudo
identificar que la falta de un Organigrama funcional no permite definir los niveles
de autoridad, mandos medios y personal operativo; el recurso humano no cuenta
con un manual de funciones que permita mejorar la eficiencia y eficacia de sus
labores ocasionando la duplicidad de funciones; no se han definido procesos de
operatividad de cómo va a funcionar el almacén en el tema administrativo y financiero
para que sea sostenible en el tiempo.
El desconocimiento por parte de los directivos de procesos administrativos no ha
permitido elaborar un documento que contenga procedimientos administrativos
idóneos que, garanticé el manejo eficiente, efectivo y eficaz de los recursos
fungibles, humanos y económico, Este documento permitirá identificar y corregir
falencias dentro de los procesos; paralelamente mejorará la calidad del servicio
que se va a ofrecer a la comunidad e incrementará la satisfacción de los clientes. El
Modelo de Gestión Administrativo propuesto constituirá un referente para el correcto
proceder de las actividades diarias puesto que está orientado a mejorar la operatividad
administrativa de este centro de servicio.
La aplicación de estos nuevos sistemas de gestión a los procesos administrativos
permite agilizar la circulación tanto de información como de documentos, obteniéndose
una mayor eficacia en el servicio prestado.
Pero es importante considerar, que esta herramienta es fácilmente aplicable en todas
las instituciones que emprenden proyectos productivos con beneficio social y procuran
que estos tengan un margen de rentabilidad y generen un impacto de sostenibilidad en
beneficio de la colectividad.
26
3.1.1. Análisis FODA
AN
AL
ISIS
IN
TE
RN
O
FORTALEZAS
1. Cuenta con instalaciones
acorde para las necesidades
del almacén.
2. Zona altamente agrícola y
pecuaria.
3. Ubicación estratégica en la
zona
4. Predisposición para aceptar
nuevos cambios.
DEBILIDADES
1. No cuenta con una misión y
visión.
2. Empleados con el perfil
inadecuado
3. Niveles de autoridad mal
definidos.
4. Retrasos en los procesos del
almacén.
5. No existen documentos
oficiales para los procesos.
AN
AL
ISIS
EX
TE
RN
O
OPORTUNIDADES
1. Crecimiento comercial para los
productos agro-veterinarios en
la zona.
2. Apoyo de entidades públicas y
privadas
3. Servicio de asistencia
veterinaria y venta de insumos
4. Generación de nuevos
puestos de trabajo
AMENAZAS
1. Competencia con los
mismos servicios de venta
y asistencia veterinaria.
2. Asignación de puestos
influenciados por la
política.
3. Variación en el precio de
los insumos.
4. Finalización del periodo
de la directiva para
continuar con apoyo de
servicio.
Figura 7 Matriz FODA
Fuente: (Chiavenato, Introduccion a la teoria general de la Administración, 2010)
27
3.1.2. Cruce de la matriz FODA
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS DO
F4O1. Adaptación a nuevos cambios para
lograr el crecimiento comercial del
almacén en la zona.
D1O3.Diseñar herramientas
administrativas que permita mejorar los
servicios asistencia veterinaria y venta de
insumos.
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
F4A1. Mejorar los servicios para lograr
una permanencia en el mercado a través
de la aplicación de un manual operativo
D2A1. Elaborar un manual de funciones
para obtener perfiles adecuados para los
puestos de trabajo y contrarrestar a la
competencia.
Figura 8 Cruce FODA
Fuente: (Chiavenato, Introduccion a la teoria general de la Administración, 2010)
3.2. Objetivos
3.2.1 Objetivo General
Diseñar un modelo de gestión administrativo para el Almacén Agro-Veterinario del
GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba, que permita mejorar los
servicios prestados en beneficios de los habitantes de la zona.
3.2.2. Objetivos Específicos.
Establecer una filosofía y estructura organizacional del almacén agro-veterinario.
Estructurar las funciones de carácter normativo de aplicación en el Almacén Agro
Veterinario, en concordancia con el GAD Parroquial, el COOTAD y la LOSEP, que
define, describe y caracteriza cada uno de los cargos de los funcionarios del
centro de servicio.
Establecer los lineamientos de la administración y los procesos que el Almacén
Agro-veterinario realiza.
Aplicar las Normas de Control Interno, así como el diseño de herramientas de
control que faciliten el normal desarrollo del Almacén Agro-veterinario.
28
3.3. Filosofía Empresarial
3.3.1. Misión
Brindar un servicio de calidad a los productores agropecuarios de la parroquia a través
de la orientación, asistencia técnica y comercialización de productos agro veterinarios,
a fin de lograr una mayor productividad y bajos costos en sus cultivos y explotaciones
pecuarias, garantizando una mejor calidad de vida de sus habitantes.
3.3.2. Visión
El Almacén Agro veterinario del GAD parroquial de San Francisco de Sigsipamba al
2020 se consolidará como empresa; con énfasis en el área de comercialización de
productos agropecuarios, y protección del medio ambiente, favoreciendo a todos los
productores y productoras de la zona.
3.3.3. Valores
Honestidad: ser transparente, al momento de cuidar e invertir responsablemente los
recursos del Almacén Agro – Veterinario.
Honradez: aplicado a todos los miembros del almacén en el manejo de los recursos
económicos
Puntualidad: valor importante para los miembros del almacén, el mismo que
generara confianza en sus clientes al momento de adquirir los insumos a tiempo.
Responsabilidad social: cuidar del medio ambiente, de la vida animal es una
responsabilidad social el cual está arraigado en los valores de esta organización.
Trabajo en equipo: trabajamos en equipo con rapidez y eficacia, buscando siempre
la satisfacción de nuestros clientes.
Calidad de servicio: daremos lo mejor de nuestro trabajo, tratando siempre de
cumplir con las expectativas de nuestros clientes.
3.4. Presupuesto Inicial
Para la puesta en marcha del Almacén Agro-veterinario San Francisco de Sigsipamba,
mediante autogestión se firmó un Convenio de Cooperación Interinstitucional,
celebrado entre el Gobierno Provincial de Imbabura y el GAD Parroquial de San
Francisco de Sigsipamba, el mismo que tiene por objeto “transferir USD 15.000,00 en
efectivo y USD 5.000,00 en insumos y medicamentos para el “FOMENTO A LA
PRODUCIÓN AGROPECUARIA” del sector.
29
Tabla 1 Inversión inicial almacén
INVERSIÓN INICIAL
DESCRIPCIÓN VALOR
Activos fijos 3.352,00
Activos intangible 1.200,00
Capital de trabajo 15.448,00
Total 20.000,00
A continuación, se detalla cada uno de los componentes de la inversión.
Activos fijos
Los activos fijos son todas las adquisiciones materiales que servirán para garantizar la
operación del almacén.
Tabla 2 Activos fijos
Descripción Cantidad Valor
unitario
Total Valor total
Muebles y enseres 2.252,00
Perchas 7 130,00 910,00 910,00
Sillas 6 12,00 72,00 72,00
Archivador 1 90,00 90,00 90,00
Vitrinas 4 250,00 1.000,00 1.000,00
Escritorio 1 180,00 180,00 180,00
Equipo de computo 735,00
Impresora multiuso 1 75,00 75,00 75,00
Calculadora 1 10,00 10,00 10,00
Computador Pentium 4 1 650,00 650,00 650,00
Equipo de oficina 365,00
Caja registradora 1 350,00 350,00 350,00
Teléfono convencional 1 15,00 15,00 15,00
TOTAL ACTIVOS
FIJOS
3.352,00
Activos diferidos
Estos activos constituyen a los servicios y derechos adquiridos para la puesta en
marcha del almacén siendo estos permisos municipales, permisos sanitarios, etc.
30
Tabla 3 Activos diferidos
Inversión activos diferidos
Descripción Valor
Gastos de constitución, patentes, permisos y organización para la implementación del almacén
1.200,00
TOTAL 1.200,00
Capital de trabajo
El capital de trabajo constituye el dinero para mantener la funcionalidad del almacén.
Tomando en cuenta la rotación de inventarios, el inventario inicial. La frecuencia de
abastecimiento es mensual.
Tabla 4 Capital de Trabajo
Capital de trabajo
Descripción Valor
Inventario inicial 5.039,15
Para adquisición de insumos y
medicamentos
10.408,85
TOTAL 15.448.00
Aquí no se detalla lo que respecta a gastos administrativos y gastos por servicios
básicos ya que la Junta Parroquial pone como contraparte a estos gastos así como las
instalaciones para el funcionamiento del almacén.
3.5. Marco Legal del Modelo de Gestión
Para la realización del Modelo de Gestión Administrativo para el Almacén Agro-
Veterinario del GAD Parroquial Rural San Francisco de Sigsipamba se tomó en
consideración algunos artículos del Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomía y Descentralización el que manifiesta:
Que el Artículo 128 del COOTAD Sistema Integral y modelos de gestión: Todas las
competencias se gestionarán como un sistema integral que articula los distintos
niveles de gobierno y por lo tanto serán responsabilidad del Estado en su conjunto.
Los modelos de gestión de los diferentes sectores se organizarán, funcionarán y
someterán a los principios y normas definidos en el Sistema Nacional de
Competencias. Los modelos de gestión que se desarrollen en los regímenes
31
especiales observarán necesariamente la distribución de competencias y facultades,
criterios y normas, contenidas en este Código para los distintos niveles de Gobierno.
3.5.1. Resoluciones de GAD Parroquial San Francisco de Sigsipamba
De acuerdo a la resolución 001 -2016 de 20 de enero de 2016 el GAD Parroquial San
Francisco de Sigsipamba, resuelve en sus numerales 2 y 3 “Realizar los trámites
pertinentes y necesarios para el correcto y buen funcionamiento del Almacén Agro-
veterinario y Autorizar se realicen las reformas presupuestarias necesarias para dar
viabilidad económica y financiera a la Gestión del Almacén Agro veterinario en la
parroquia”.
Con estos antecedentes se procede al Diseño del Modelo de Gestión Administrativo, el
cual ayudará a ejecutar las actividades de manera clara y oportuna.
3.6. Estructura organizacional
3.6.1. Organigrama Estructural del Almacén Agro-Veterinario San Francisco de
Sigsipamba
Figura 9 Organigrama Estructural Almacén Agro-veterinario
Fuente: (Ospina N. , 2010)
Elaborado: La autora
De acuerdo a la estructura organizacional para el Almacén Agro-Veterinario las
funciones serán las siguientes:
Nivel Directivo:
Presidenta: La cual será la representante legal del Almacén Agro – Veterinario.
32
Nivel ejecutivo:
Administrador (Vocal Comisión de Vialidad y Fomento Productivo)
Nivel Operativo:
Comercialización y ventas
Nivel de Apoyo:
Secretaria
Contabilidad
Compras Públicas
3.7. Manual de Funciones
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN
FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Objetivo.
El objetivo del presente manual de funciones y descripción de puestos, es determinar
la estructura orgánica y funcional del Almacén Agro veterinario, con el propósito de
determinar las funciones principales y de niveles de autoridad de los cargos existentes
de acuerdo al Organigrama estructural del mismo.
Alcance.
En este documento se contempla las funciones del personal del Almacén Agro-
veterinario, de acuerdo a su competencia, ámbito de responsabilidad y autoridad, que
permita una administración técnica con resultados óptimos. Las competencias del
personal se definen sobre la base de cuatro factores: educación, formación,
habilidades y experiencia, los cuales ayudarán al cumplimiento de los procesos.
Definiciones a utilizar.
Nivel de Instrucción:
Niveles de educación alcanzadas en afinidad con los cargos a desempeñar como nivel
de instrucción, título académico, capacitación.
Nivel de esfuerzo Si el cargo a desempeñar requiere de un esfuerzo físico o mental.
Nivel de responsabilidad
Decisión: Ámbito de autoridad, atribución y jurisdicción de cada cargo, dentro del que
se desarrollan las funciones establecidas en este manual.
33
Bienes y Valores: Defínase bienes como los activos fijos y bienes de control
entregados al funcionario bajo su custodia; valores defínase al dinero efectivo a
manejar.
Condiciones y riesgo de trabajo.
Posibilidad de que un funcionario sufra un determinado daño derivado del trabajo.
Responsabilidad:
Define la capacidad de cuidado y atención que el funcionario asume en lo que hace o
decide y acepta las consecuencias de un hecho realizado libremente, referente al
presente manual esta se define sobre los bienes, valores, maquinaria y/o equipos
entregados por la Institución para el normal desempeño del cargo.
Tabla 5 Parámetros para medir la responsabilidad
NIVEL CRITERIO
Alto Corresponde al nivel ejecutivo, requiere de aprobación de la Junta
Parroquial en el ámbito de su cargo.
Medio Corresponde al nivel Técnico – Administrativo, requiere de aprobación y
supervisión del inmediato superior.
Bajo Corresponde al nivel Operativo, no está en capacidad de tomar
decisiones.
Para el riesgo
Vinculado con los esfuerzos físicos que realicen los funcionarios y el peligro inherente,
criterio de valoración es:
Tabla 6 Parámetros para medir el riesgo
NIVEL CRITERIO
Alto Cuando las actividades físicas impliquen la manipulación de instrumentos nocivos, contacto con sustancias químicas nocivas para el ser humano, conducción de transporte liviano o pesado que implique viajes y movilización en forma permanente o cotidiana.
Medio Cuando las actividades físicas no impliquen un contacto o acción directa de lo enunciado en el Nivel Alto. En lo concerniente a viajes y movilización sea en forma ocasional.
Bajo Cuando las actividades que realiza el personal impliquen un ámbito de acción menor a lo enunciado en los niveles anteriores.
Para los Bienes y Valores
34
Ligado específicamente a los montos (valores) de los bienes entregados al personal
en custodia, el criterio de valoración es:
Tabla 7 Parámetros para medir el manejo de bienes y valores
NIVEL CRITERIO MONTO DÓLARES US.
Desde Hasta
Alto Cuando la sumatoria de los activos fijos y
bienes de control se encuentren en el
siguiente rango
1.001,00 En
adelante
Medio 201,00 1.000,00
Bajo 50,00 200,00
35
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
001
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: PRESIDENTE /A
Objetivo del cargo: Dirigir y controlar el funcionamiento del almacén
Reporta a: Asamblea Parroquial
Supervisa a : Administrador, Secretaria, Contabilidad, Compras Públicas, Vendedor
Actividades principales del cargo:
Representar legalmente al Almacén Agro-veterinario
Planificar, organizar, dirigir, y controlar el correcto funcionamiento de la entidad.
Fijar, medir y evaluar los objetivos del almacén agro veterinario a corto, mediano y largo plazo.
Gestionar alianzas estratégicas para la mejor prestación de servicios del almacén agro veterinario
Autorizar la selección del mejor proveedor para la adquisición de insumos agro veterinarios, bajo el proceso de ínfima cuantía
Autorizar el inicio de los procesos de contratación pública para bienes y servicios.
Controlar permanentemente la marcha económica del almacén agro veterinario.
Autorizar las ventas a crédito.
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de Instrucción: (bachiller) Elección voto popular.
Título Académico: No Aplica
Capacitación: Conocimiento en Administración Pública
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Ocasionales
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Bajo
RELACIONES:
Interna: Comisiones de la Junta Parroquial
Externa: Entidades Públicas y Privadas
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Alto
Bienes y valores: Medio
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
……………………….
Figura 10 Manual de Funciones Presidente
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
36
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
002
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: ADMINISTRADOR
Objetivo del cargo: Asegurar que el almacén opere con eficiencia sus actividades y procesos.
Reporta a: Presidente / a
Supervisa a : Vendedor- Secretaria-Tesorera
Actividades principales del cargo:
Controlar las actividades del almacén agro veterinario
Analizar el monto de contratación para ejecutarlo bajo los procedimientos del
Servicio Nacional de Contratación Pública.
Buscar y seleccionar hasta tres proformas para la adquisición de los insumos para el
almacén agro veterinario para el proceso de ínfima cuantía
Participar en la selección del mejor proveedor de insumos para el almacén agro
veterinario bajo el proceso de ínfima cuantía
Participar en la realización del inventario físico de materiales, equipos e insumos.
Otras funciones o responsabilidades que se le asigne.
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de Instrucción: Superior
Título Académico: Egresado en administración, agropecuaria, marketing o afines
Capacitación: Conocimiento en Administración, Manejo de agroquímicos
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Ocasionales
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Medio
RELACIONES:
Interna: Junta Parroquial, Presidenta, Secretaria –Tesorera, Vendedor
Externa: Proveedores, instituciones pública y privadas
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Medio
Bienes y valores: Bajo
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
……………………….
Figura 11 Manual de Funciones Administrador
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
37
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
003
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: SECRETARIA
Objetivo del cargo: Mantener al día todos los asuntos referentes al almacén.
Reporta a: Presidente / a –Junta Directiva
Supervisa a : Vendedor
Actividades principales del cargo:
Atención a proveedores
Presentación oportuna de información a los directivos
Recepción y entrega de documentos
Organizar y mantener actualizado el archivo
Control de ingreso y salida de los empleados y trabajadores
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de instrucción: Superior
Título académico: Egresada/o en secretariado
Capacitación: Manejo de archivo, atención al cliente, etc.
Experiencia: Un año en funciones similares
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Ocasionales
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Bajo
RELACIONES:
Interna: Presidenta, Administrador, Contabilidad, Vendedor
Externa: Clientes externos, Proveedores
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Medio
Bienes y valores: Alto
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
……………………….
Figura 12 Manual de funciones Secretaria
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
38
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
004
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: CONTADOR/A
Objetivo del cargo: Mantener al día todos los asuntos tributarios y contables del almacén.
Reporta a: Presidente / a –Junta Directiva
Supervisa a : Compras publicas
Actividades principales del cargo:
Clasificar, registrar y analizar la información contable
Preparar y presentar a la Presidenta y Junta Directiva un informe sobre la gestión contable
Presentar las declaraciones tributarias al Servicio de Rentas Internas
Preparar y certificar los estados financieros de conformidad con las normas vigentes.
Asesorar a la Presidenta en asuntos financieros
Llevar un archivo contable en forma organizada y oportuna para satisfacer las solicitudes internas y externas.
Recibir y revisar las facturas, guías de remisión, órdenes de pago, compra, ingresos y egresos del almacén.
Realizar la toma física de inventarios cada mes y al fin del año, para cierres del ejercicio.
Controlar los registros y cuentas de caja chica y hacer las reposiciones pertinentes.
Elaborar los roles de pago
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de instrucción: Superior
Título académico: Contadora, Administración de empresas o afines
Capacitación: Conocimiento tributario, administración pública, manejo de inventario Compras públicas
Experiencia: Un año en funciones similares
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Ocasionales
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Bajo
RELACIONES:
Interna: Presidenta, Vendedor
Externa: Clientes externos, Proveedores
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Medio
Bienes y valores: Alto
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
……………………….
Figura 13 Manual de funciones Contador/a
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
39
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
005
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: VENDEDOR
Objetivo del cargo: Captar clientes para incrementar las ventas.
Reporta a: Secretaria-Contadora, Administrador
Actividades principales del cargo:
Atender de la mejor manera a los clientes de la zona
Sugerir al cliente la calidad y tipo de producto que ofrece el almacén agro veterinario.
Realizar las facturas correspondiente a la venta de los productos
Elaborar un informe semanal sobre las ventas.
Entregar al contador los documentos que soporten las ventas.
Llevar un informe diario de las posibles visitas a los predios de los comuneros
Elaborar un informe semanal sobre las visitas realizadas a los clientes.
Participar en la realización del inventario físico de materiales, equipos e insumos.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Notificar al administrador sobre el nombre de los clientes en mora.
Reportar los insumos necesarios para las adquisición
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de Instrucción: Secundaria
Título académico: Bachiller
Capacitación: Manejo de agroquímicos, manejo de facturación
Experiencia: Conocer la realidad local en el aspecto productivo
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Permanentes
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Alto
RELACIONES:
Interna: Presidenta, Administrador, Secretaria-Tesorera
Externa: Clientes externos
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Bajo
Bienes y valores: Alto
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
………………………
Figura 14 Manual de Funciones del vendedor
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
40
MANUAL DE FUNCIONES
Código:
006
Fecha elaboración:
31/01/2017
Localización: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
CARGO: RESPONSABLE DE COMPRAS PÚBLICAS
Objetivo del cargo: Realizar todos los trámites correspondientes a compras públicas
Reporta a: Presidenta, Secretaria-Tesorera
Actividades principales del cargo:
Aplicar y controlar las políticas, normativas y estándares para la contratación pública.
Programar, consolidar, dirigir y controlar las actividades referentes a copras públicas.
Asesorar a las autoridades en la toma de decisiones en contratación pública.
Garantizar la programación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Contrataciones (PAC).
Gestionar y atender los requerimientos administrativos de las diferentes unidades de la institución.
Coordinar y ejecutar el plan anual de adquisiciones de obras, bienes, servicios y consultorías.
Elaboración de términos de referencia y otros aspectos relacionados con la aplicación de los procedimientos y etapas de la contratación pública.
Llevar adelante la contratación de bienes, obras y servicios incluidos los de Consultoría.
Registrar en el portal electrónico www.compraspublicas.gob.ec, el avance delos procesos de contratación desde su publicación hasta su cumplimiento y cierre
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Nivel de Instrucción: Superior – egresado o en curso
Título académico:
Capacitación: Compras Públicas
Experiencia: Manejo del sistema de contratación pública
ESFUERZOS MENTALES Y FISICOS:
Mentales: Permanentes
Físicos: Permanentes
CONDICIONES Y RIESGOS DE TRABAJO
Bajo
RELACIONES:
Interna: Directivos, nivel operativo de la junta
Externa: Clientes
RESPONSABILIDAD:
Nivel de decisión: Medio
Bienes y valores: Medio
Elaborado por:
…………………………
Aprobado por:
……………………….
Figura 15 Manual de Funciones compras públicas
Fuente: (Chiavenato, Gestiòn del Talento Humano, 2009)
41
3.8. Mapa de procesos del Almacén Agro-Veterinario
Figura 16 Cadena de Valor
Fuente: (Ogalla S., 2014)
Elaborado: La autora
Dentro del Modelo de Gestión Administrativa se tres categorías en el mapa de
procesos, los mismos que se detallan a continuación:
Los Procesos Gobernantes: Orientan la gestión del Almacén a través de la
aplicación de las políticas emanadas desde la Junta Parroquial, de la consolidación de
relaciones interinstitucionales (con otras entidades del territorio) y de la consolidación
de relaciones intrainstitucionales (con otras unidades o comisiones administrativas de
la Junta Parroquial).
Los Procesos Agregadores de Valor: son los que generan, controlan los productos y
servicios que se está ofertando a la comunidad, son los más importantes dentro de la
cadena ya que de estos depende el funcionamiento del Almacén.
Los Procesos Habilitantes de Apoyo: son los que arrojan productos y servicios para
los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos. Estos procesos son
desempeñados por las diferentes unidades administrativas de la Junta Parroquial.
El detalle de los Procesos del Almacén Agro-Veterinario San Francisco de
Sigsipamba.
42
PROCESOS GOBERNANTES: Gestión del Modelo
Coordinación Estratégica.
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: Operativizan el desempeño Modelo de
Gestión.
Asesoría de inspecciones técnicas de campo.
Proceso de adquisición /compras de insumos.
Almacenamiento de productos
Proceso de comercialización / ventas.
PROCESOS HABILITANTES:
De apoyo:
Administración del Almacén Agro-Veterinario
Controles financieros-tributarios (contadora)
Adquisición de bienes - Compras Públicas
Agentes externos de apoyo:
Instituciones Públicas y Privadas que apoyan y asesoran a las acciones en desarrollo.
3.8.1. Acciones relevantes en los procesos agregadores de valor.
Inspección Técnica de Campo
Objetivo: Inspeccionar in situ, a través de una visita técnica, es decir en el campo, con
el cliente o posible comprador; a fin de captar la demanda real del mercado meta, que
dependerá de la estacionalidad, el clima y la percepción del vendedor, que en este
caso es recomendable un técnico.
Acciones relevantes:
Realizar inspecciones técnicas en campo, para buscar alternativas de prevención y
cura de plagas y enfermedades en cultivos y animales.
Orientar, recetar sobre los productos a utilizarse.
Negociación y cierre de ventas de insumos agropecuarios.
Compra
Objetivo: Adquirir insumos agropecuarios para abastecer al Almacén Agro-veterinario,
con una diversidad de productos de calidad para el control de plagas y enfermedades
que se presenten en el sector agrícola-ganadero de la parroquia San Francisco de
Sigsipamba.
43
Acciones relevantes:
La administración del Almacén Agro-veterinario identificara los insumos agro-
veterinarios de mayor demanda por los productores para realizar el proceso de
adquisición y/o compra.
El proceso de adquisición de bienes se realizará bajo los procedimientos del
Servicio Nacional de Contratación Pública.
Almacenamiento
Objetivo: Receptar y almacenar en si o en bodega los insumos agro-veterinarios para
su posterior comercialización.
Acciones relevantes:
Se verificará de acuerdo a la orden de compra los insumos agro-veterinarios que
ingresaran al stock del Almacén.
Los cuales luego de ser inventariados, serán puestos en percha o en bodega.
Es necesario realizar una distribución al interior del Almacén de acuerdo a su
clasificación toxicológica, tipos, clase terapéutica, vacunas, antibióticos, etc.
Venta
Objetivo: Ayudar a los productores agropecuarios del territorio a solucionar un
problema o suplir una necesidad presentada en sus unidades productivas, así como
estas esté ligadas a una mayor rentabilidad económica para la sostenibilidad del
Almacén Agro-Veterinario.
Acciones relevantes:
Se verificara la disponibilidad el producto para satisfacción de las necesidades del
cliente.
Los clientes recibirán una atención adecuada, lo que permitirá una captación mayor
de productores en busca de insumos para la prevención y cura de sus explotaciones
agropecuarias.
Se buscará la máxima rentabilidad del Almacén Agro-veterinario, por lo tanto se
impulsaran las líneas de productos que mayor margen de rentabilidad generen.
3.9. Manual de Procedimientos
Objetivo.
El presente manual de procedimientos tiene como objetivo describir todas y cada uno
de los procesos que se debe realizar para eficientizar las actividades del Almacén
Agro-veterinario.
Introducción.
44
El Modelo de Gestión Administrativa para el Almacén Agro-veterinario, para su
ejecución, ha diseñado un manual de procedimientos administrativos, representando
para la organización, como la oportunidad de sistematizar sus procesos y dejar de
hacerlos empíricamente, situación que mejorara la actividad del GAD Parroquial
incrementando su rentabilidad y la consecución de sus metas y objetivos.
Simbología a emplearse
VER ANEXO 3.
45
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/01/2017
Flujograma de proceso
Página: 1 De: 6
Código:
INSPECCIÓN TÉCNICA DE CAMPO
INICIO
SOLICITA INSPECCIÓN DE
CAMPO
LLENA FORMATO DE INSPECCIÓN DOC.001-1
RECIBE Y ANALIZA FORMULARIO DE
INSPECCION
PROCEDE INSPECCIÓN
TECNICA?
VISITAN PREDIOS DE LOS SOLICITANTES
ELABORA INFORME DE VISITAS
ENTREGA INFORME DE VISITA
DOC.001-2
ENTREGA RECETA MEDICA
DOC 001-3
FIN
SINO
VENDEDOR PRESIDENTE/A TECNICOS MAGAP-
GPICLIENTE
Elaborado: Revisado:
Autorizado:
Figura 17 Flujograma Inspección técnica de campo
Fuente : Normas ANSI
46
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/01/2017
Flujograma de proceso
Página: 2 De 6
Código:
PROCESO DE COMPRA DE INSUMOS PARA EL ALMACÉN
INICIO
CONTROL Y VERIFICA
EXISTENCIAS
ELABORA INFORME DE FALTANTES
DOC 002.1
RECIBE Y VERIFICA EL INFORME CONMONTO
DE CO NTRATACIÓN SERCOP
EL MONTO ES EL ADECUADO?
REVISA EL CUMPLIMIENTO DE
LINEAMIENTOS, RESOLUCIO NES Y PAC
CUMPLE LOS LINEAMIENTOS?
REVISA DOCUMEN TOS HABILITANTES SERCOP
ANEXO 3
ELABORA PLIEGOS DE CONTRATACIÓ N
CUMPLE CO N DOCUMENTACION
?
PUBLICACIÓN DEL PLIEGO EN EL
PORTAL SERCOP
AUTORIZAR CONTRATACIÓN(CONTRATACIÓ N DIRECTA-INFIMA
CUANTIA)
FIN
SI
SI
SI
NO
REALIZAR EL PAGO
VENDEDOR ADMINISTRADOR COMPRAS PÚBLICAS PRESIDENTASECRETARIA/
TESORERA
NO
NO
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 18 Flujograma Compra de Insumos
Fuente: Normas ANSI
47
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/01/2017
Flujograma de proceso
Página: 3 De 6
Código:
PROCESO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS
INICIO
EMITE FACTURA
ENVIA MERCADERIARECIBE
MERCADERIA Y DOCUMENTACIÓN
VERIFICA PEDIDO
ES CORRECTO?
INGRESO DE MERCADERIA DOC.003.1Y CONTROL DE INVENTARIOS
DOC. 003.2
PROCEDE AL PAGO
PERCHA LA MERCADERIA
FIN
SIRECIBE PARA REPOSICIÓN
NO
FACTURAS
PROVEEDOR VENDEDOR SECRETARIA/
TESORERA
FIN
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 19 Flujograma Ingreso y Almacenamiento de productos
Fuente : Normas ANSI
48
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/01/2017
Flujograma de proceso
Página: 4 De 6
Código:
PROCESO DE VENTA EN EFECTIVO
INICIO
SOLICITA LA COMPRA
VERIFICA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO
EXISTE
DISPONIBILIDAD?
ELABORA FACTURADOC.004.1RECIBE FACTURA
ENTREGA DINERORECIBE DINERO Y
FACTURA FIRMADA
FIN
FACTURAS
DEPOSITO CUENTA ROTATIVA
ENTREGA RPODUCTOS VENDIDOS
RECIBE LOS PRODUCTOS
FIN
NO
SI
CLIENTE VENDEDOR CONTADORA
FIN
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 20 Flujograma Ventas efectivo
Fuente: Normas ANSI
49
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/01/2017
Flujograma de
proceso
Página: 5 De 6
Código:
PROCESO DE VENTA A CRÉDITO
INICIO
CLIENTE SOLICITA VENTA A CREDITO
ELABORA SOLICITUD CREDITO
DOC.005.1
SOLICITA AUTORIZACIÓN
VENTAS A CREDITOFIN
INFORMA AL CLIENTE DE SU APPROBACIÓN
COPIA DE CEDULA LETRA DE CAMBIO
CREDITO APROBADO
DOC.CLIENTE
ENTREGA LOS PRODUCTOS
RECIBE LOS PRODUCTOS
FIN
CLIENTE VENDEDOR PRESIDENTA
NOVERIFICA
DISPONOBILIDAD PARA CRÉDITO
SI
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 21 Flujograma Ventas en efectivo
Fuente: Normas ANSI
50
3.10. Herramientas de control
El almacén aún no cuenta con documentos oficiales para realiza los procesos
administrativos, el registro de adquisiciones, ventas, créditos se los registra de forma
convencional en un cuaderno contable; por lo que se ha procedido a diseñar
documentos administrativos para dichos procesos:
DOC.001.1
SOLICITUD PARA INSPECCIÓN TÉCNICA DE CAMPO
San Francisco de Sigsipamba,…….. de…….. de 20….
Señora: Gimena Chamorro Presidenta del GAD Parroquial Rural San Francisco de Sigsipamba.- Presente.-
De mi consideración:
Yo……………………………………con Nro. de cédula………………, con domicilio
en la comunidad……………. perteneciente a la parroquia San Francisco de
Sigsipamba, solicito Inspección Técnica de Campo a mis previos ubicados en
…………………………………………ya que presento problemas…………………….
Por la atención a la presente, anticipo mis agradecimientos.
Atentamente.
-------------------------------------
El solicitante
51
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO “SAN FRANCISCO DE
SIGSIPAMBA”
Código: 001.2
Dirección: Pimampiro-San Francisco de Sigsipamba Teléfono: 063016012
Responsable:
Fecha:
REGISTRO E INFORME DE VISITA.
Nombre del productor / agricultor…………………………..
Motivo de la Vista …… Agrícola ……. Pecuario
Problema encontrado……………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………...
Recomendación……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………...
Observación:………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Firma del responsable
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 22 Registro e informe de visitas
52
FORMATO DE RECETA MÉDICA
DOC.001.3
RECETA AGRO- VETERINARIA Parroquia San Francisco de
Sigsipamba
Fecha: Fecha:
Prescripción:
Responsable:
Indicaciones:
Responsable:
Figura 23 Formato de receta médica
53
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Código:
002.1
Dirección: Pimampiro-San Francisco de Sigsipamba
Teléfono: 063016012
Responsable:
Fecha:
INFORME DE FALTANTES
Código Producto Presentación Cantidad
Observación:……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Firma del responsable
Elaborado: Revisado: Autorizado:
Figura 24 Formato informe de faltantes
54
FORMATO DE HOJA DE INGRESO DE MERCADERIA
Figura 25 Formato Ingreso de mercadería
55
FORMATO HOJA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Figura 26 Formato para control de inventario
56
FORMATO DE FACTURA
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Código:
004.1
Dirección: Pimampiro-San Francisco de Sigsipamba
Teléfono: 063016012
RUC: 010293129084290
Fecha de autorización:
01-01-2016
FACTURA Nro. 001
AUT.SRI. 1234567890
Cliente: Fecha de emisión:
Dirección: Ruc/CI:
Teléfono: Vendedor:
CANT. DETALLE P.UNITARIO V. TOTAL
SUBTOTAL 14%
SUBTOTAL 0%
DESCUENTO
SUBTOTAL
IVA 14%
TOTAL
VALIDO PARA SU EMISIÓN HASTA 31-12-2017
FORMA DE PAGO
EFECTIVO
DINERO ELECTRONICO
TARJETADECREDITO/DEBIO
OTROS
RECIBI CONFORME
Carlos Ángel Bolívar Mera/Imprenta Offset
RUC:10987654321001/Nro. Autorización 1234
Original Adquiriente / Copia: Emisor
Elaborado: Revisado: Autorizado:
Figura 27 Formato de factura
3.11. Manual Operativo
Este manual es una herramienta para la operatividad del Almacén Agro-veterinario y
el personal que está a cargo de la administración del mismo. Su contenido permitirá,
detallar los porcentajes de ganancia, políticas de crédito, administración de los
recursos económicos, mecanismos de adquisición de insumos o productos y la
información interna o externa a considerar, con el objetivo de minimizar el riesgo
operacional y generar la sostenibilidad del almacén.
Descripción del manual de operaciones:
Objeto del manual
El presente manual proporciona una información clara determinada para realizar una
administración eficiente con el enfoque de brindar un servicio garantizado a los
productores de la zona.
Su contenido entrega directrices y lineamientos operativos y administrativos para el
manejo adecuado de los recursos económicos y humanos, que permitan la
sostenibilidad del almacén Agro-veterinario.
Roles:
Para la implementación del sistema se ha considerado un modelo de Gestión que está
integrado por cuatro eslabones que permitirá la operatividad del Almacén Agro
veterinario, para esto se ha establecido diferentes niveles y responsabilidades:
Una Instancia Directiva, conformada por la Presidenta y los cuatro vocales del GAD
Parroquial.
Una Unidad de Gestión, conformada por la Presidenta y Administrador.
Una Comisión de Adquisiciones, por el Administrador, Responsable de Compas
Públicas, Contador y Secretaria, formará parte de esta comisión el vendedor con voz
pero sin voto.
Un espacio de planificación, coordinación, seguimiento y evaluación de
actividades dentro de la instancia de gestión del Almacén Agro-veterinario
Elementos más comunes:
Comité Directivo:Dentro del Modelo de Gestión se establece un proceso Gobernante
al que está ligado el Comité Directivo que está conformado por:
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Presidenta/e del GAD Parroquial
Cuatro Vocales de la Junta Parroquial
El Comité Directivo del Almacén Agro-veterinario tendrá las siguientes
responsabilidades:
Establecer y vigilar el cumplimiento de las políticas y estrategias fundamentales
del Almacén Agro-veterinario y sus documentos habilitantes.Apoyar y fortalecer las
estrategias de sostenibilidad del Almacén y el empoderamiento con la población.
Apoyar la buena marcha del Almacén y coordinar sinergias con otros proyectos
o programas.
Conocer y aprobar las reglamentaciones internas de administración y ejecución
del proyecto-Almacén Agro-veterinario.
Conocer y Aprobar los documentos de planificación del Almacén.
Conocer y aprobar los informes de avance técnico y presupuestario, evaluar
su grado de cumplimiento así como, de ser necesario, decidir sobre su
reprogramación, sometiéndola a consideración de la Asamblea Parroquial.
En cada sesión del Comité Directivo, la Secretaría elaborará un acta, en la cual
consten los puntos tratados y las resoluciones del Comité. El acta deberá ser
suscrita por todos los miembros del Comité.
El Comité Directivo tendrá sesiones ordinarias trimestrales y extraordinariamente
según sean los requerimientos. El quórum supone la presencia de por lo menos tres
miembros.
Todas las resoluciones del Comité Directivo deberán ser tomadas con el consenso de
los miembros del Comité Directivo.
Con la aprobación del Comité Directivo, sus miembros, podrán invitar a sus sesiones,
con derecho a voz, pero sin voto, a representantes de instituciones públicas, privadas,
o personas, según los asuntos tratados por el Comité.
Unidad de Gestión.
En el Modelo de Gestión se establecen los Proceso Agregadores de Valor en el que se
enmarca la Unidad de Gestión, responsable de la ejecución de las actividades
previstas y de planificación del proyecto, estará conformada por la Presidenta de la
Junta Parroquial, y el Administrador (Vocal de Vialidad y Fomento Productivo).
Responsabilidades de la Presidenta:
Representar legalmente al Almacén Agro veterinario
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Planificar, organizar, dirigir, y controlar el correcto funcionamiento de la entidad.
Fijar, medir y evaluar los objetivos del almacén agro veterinario a corto, mediano y
largo plazo.
Gestionar alianzas estratégicas para la mejor prestación de servicios del almacén
agro veterinario
Autorizar la selección del mejor proveedor para la adquisición de insumos agro
veterinarios, bajo el proceso de ínfima cuantía
Autorizar el inicio de los procesos de contratación pública para bienes y servicios.
Controlar permanentemente la marcha económica del almacén agro veterinario.
Autorizar las ventas a crédito.
Responsabilidades de él / la Administrador:
Controlar las actividades del almacén agro veterinario
Analizará el monto de contratación para ejecutarlo bajo los procedimientos del
Servicio Nacional de Contratación Pública.
Buscar y seleccionar hasta tres proformas para la adquisición de los insumos para el
almacén agro veterinario para el proceso de ínfima cuantía
Participar en la selección del mejor proveedor de insumos para el almacén agro
veterinario bajo el proceso de ínfima cuantía
Participar en la realización del inventario físico de materiales, equipos e insumos.
Otras funciones o responsabilidades que se le asigne
Comisión de Adquisiciones:
Esta comisión está articulada dentro del Modelo de Gestión a los Procesos
Habilitantes. Funcionará bajo las reglamentaciones establecidas en el Servicio
Nacional de Contratación Pública. Estará conformada por:
Administrador y
Secretaria
Contador
Responsable de Compras Públicas
El vendedor (con voz y sin voto)
La comisión de adquisiciones tendrá las siguientes responsabilidades:
Comunicar a la Presidenta sobre las adquisiciones requeridas
Los procesos de contratación deberán realizar bajo los procedimientos del Servicio
Nacional de Contratación Pública.
Informar y rendir cuentas al Comité Directivo.
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Espacio de planificación, coordinación seguimiento y evaluación:
Al interior de la Unidad de Gestión, deberá establecerse un espacio de
planificación y coordinación de las actividades operativas para el buen funcionamiento
del Almacén Agro-veterinario, así como para analizar y evaluar los avances y
tomar medidas apropiadas para optimizar el desempeño del Almacén, hacia el
alcance de las metas, resultados y objetivos establecidos como Junta Parroquial.
Este espacio deberá funcionar de manera periódica, con una frecuencia mensual
como mínimo, correspondiendo a la metodología de ejecución establecida por esta
instancia. En este espacio podrá participar otro vocal de la Junta como ente externo
para ayudar a este proceso.
Además, como entes de apoyo dentro del Modelo de Gestión se establece al Gobierno
Provincial de Imbabura y al Ministerios de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y
Pesca-MAGAP, como instituciones públicas de apoyo dentro de este espacio de
planificación, coordinación, seguimiento y evaluación, por estar enmarcados en las
competencias y son las instituciones con la cuales se fomenta el desarrollo territorial
de la parroquia.
3.12. Aplicación de las Normas de Control Interno
Normas de control interno aplicadas para el almacén Agro-veterinario San
Francisco de Sigsipamba
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos tendrá
como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.
Para iniciar la puesta en marcha del proyecto Almacén Agro-veterinario, el Gobierno
Provincial de Imbabura, cofinanció con recursos económicos no reembolsables, para
la cual por su naturaleza pública estos deben regirse a los procesos establecidos por
el Servicio Nacional de Contratación Pública - SERCOP.
El Gobierno Provincial de Imbabura a través del administrador del Convenio, requerirá
al organismo Parroquial un informe pormenorizado de todos los gastos incurridos en el
proyecto, especialmente sobre el valor de los $ 15.000,00 transferidos para dicho
objeto, justificativos que deberán ser adjuntados en original y/o copias certificadas al
informe final y al acta de fiel cumplimiento del convenio para el cierre del mismo.
61
Determinación y recaudación de los ingresos
De acuerdo a las Normas de control interno para las entidades, organismos del Sector
Público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos. Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no
tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la
naturaleza económica en: corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector
público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos,
arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las
cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del
depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas institucionales disponibles
en el depositario oficial.
La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio
de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas
rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a
través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a
nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y
registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día
de recaudación o máximo el día hábil siguiente.
Definición de los servicios a prestar:
Los principales servicios a prestar del Almacén Agro-Veterinario son los que se detalla
a continuación:
Proveer insumos agros -veterinarios para el control de plagas y enfermedades que
contribuyan a mejorar la producción y productividad del sector agropecuario de la
zona.
Brindar asesoría técnica en la Unidades de Producción Agropecuaria- UPAs.
Los insumos y medicamentos para el botiquín veterinario con el que empezará el
funcionamiento del Almacén son los detallados en el Anexo. 3
Del horario de atención
El horario de atención se establecerá en dos jornadas de lunes a viernes detalladas a
continuación:
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07:30 a 12:00 de la mañana
12:00 a 13:00 almuerzo
13:00 a 17:00 de la tarde.
Este horario está establecido de acuerdo a los requerimientos de los habitantes de la
zona en coordinación con el GAD Parroquial
De las adquisiciones
Por la naturaleza de ser recursos públicos la adquisición de insumos deberá regirse a
los procesos establecidos por el Servicios Nacional de Contratación Pública
(SERCOP), www.sercop.gob.ec, mismos que se regirán bajo los principios, normas y
reglamentos establecidos en la Ley de Contratación Pública
El Servicio de Contratación Pública, entendido como el conjunto de procesos,
procedimientos y mecanismos de evaluación de las compras realizadas por las
instituciones del estado, está orientada a la consecución de los siguientes objetivos
generales.
Garantizar la transparencia y evitar la discrecionalidad en las compras públicas
Promover la participación de micro, pequeñas y medianas empresas con ofertas
competitivas como proveedoras del sector público.
Agilitar, simplificar y adecuar los procesos de adquisición a las distintas necesidades
de las políticas públicas y a su ejecución oportuna.
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se
ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de
base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando,
entre otras, las siguientes medidas:
Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación
suficiente y en las cantidades apropiadas.
La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en
consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia
financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.
La adquisición de productos con fecha de caducidad, como medicinas veterinarias,
agroquímicos y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en
tiempo menor al de caducidad del principio activo.
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El monto para la adquisición de bienes y/o servicios normalizados para el almacén
agro-veterinario está dentro del procedimiento de ínfima cuantía según Art. 56
Sistema de Contratación Pública (menor o igual a USD.7263,42).
www.compraspublicas.gov.ec.
De las ventas
Según las Normas de control interno para las entidades, organismos del Sector
Público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos indica que: Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías,
bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al
menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las
mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de los
movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas.
En todas las ventas se entregará la respectiva factura a sus clientes. El informe de
ventas diarios será entregado al final de la jornada laboral, así como todo el dinero
recaudado en el día y su respectivo respaldo. El vendedor será responsable de la
custodia y mantenimiento en buen estado de los productos y equipos que tiene a bien
el almacén.
La secretaria – tesorera recibirá el informe de ventas diario, así como él dinero, mismo
que será depositado en la cuenta rotativa, de acuerdo a los establecido en la Norma
de control interno para las entidades, organismos del Sector Público y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. (406-12)
De las ventas a crédito:
Para el manejo de ventas a crédito estas deberán estar autorizadas por la Presidenta
de la Junta Parroquial, previa presentación de solicitud de crédito.
Los montos a otorgarse para el crédito es el siguiente:
Tabla 8 Valores y Días para Ventas a Crédito
Cantidad $ para Crédito N° de días plazo
$ 0.00 a $ 50.00 15 días
$51.00 a $ 100.00 30 días
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Una vez aceptada la solicitud de crédito, el cliente procederá a entregar la copia de
cedula de ciudadanía, junto a una letra de cambio firmada a favor del Almacén Agro-
veterinario por el valor del crédito y plazo de pago determinado.
En caso de retraso del pago del crédito con una semana, se procederá a notificar al
cliente y por consiguiente hacer pública su deuda en la cartelera ubicada a las afueras
del Almacén.
El valor del crédito no excederá de $100.00 y 30 días de plazo ya que este es parte del
capital con el que cuenta el Almacén Agro-veterinario para sus próximas
adquisiciones.
Del Pago a proveedores
El Almacén Agro-veterinario por lo general se maneja en base a compras a crédito, y
lo que establece el sistema de Contratación Pública por lo que una vez realizado el
trámite correspondiente en cuanto a los requerimientos, documentos de respaldos
facturas etc., y revisado por la persona encargada, se procederá al respectivo pago
que se lo realizará por medio de transferencias y las adquisiciones en la que no
se aplica las normativas que establece el sistema de Contratación Pública se
procederá de la siguiente manera:
El Contador revisará los documentos de requerimiento, facturas, etc. que fueron
ordenadas en base a fechas de vencimiento de pago. y anexos respectivos
para su pago.
el Contador hará llegar esta documentación al Administrador para que revise y firme
y luego pasará a la Presidencia para actué de igual forma.
Una vez que toda esta documentación contenga las firmas de respaldo, el trámite
estará listo para el pago, el mismo que será realizado por el sistema de transferencia.
El Administrador se encargará de hacer firmar al proveedor todos los documentos
que certifiquen la legalidad del pago.
Realizado el pago, toda la documentación de respaldo pasará al contador para que
sea archivado en orden numérico.
Del manejo de caja chica
Considerando que, el artículo 201 de la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control faculta a las entidades y organismos del sector público,
establecer fondo de caja chica en dinero en efectivo, para la atención de pagos
65
urgentes de menor cuantía. Que. el literal d) de la Norma 405-08 de Control
Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y personas jurídicas
de Derecho privado, que dispongan de recursos públicos, emitidas por la Contraloría
General del Estado, en acuerdo Nº 039-CG, publicado en el Registro Oficial Nº
87, de 14 de diciembre del 2009, faculta la creación de un fondo en efectivo de Caja
Chica institucional y para proyectos programados por razones de agilidad y costo.
Que, para la buena administración de los recursos financieros, es necesario dictar
normas claras que permitan una utilización eficiente de los mismos.
El monto establecido para el manejo de caja chica es de máximo USD 100.00, siendo
su valor máximo de desembolso de USD 30,00, dicho fondo será para la adquisición
de bienes, servicios, y otros pagos que no tienen el carácter de previsibles, mismo que
estará como custodio de dicho fondo la secretaria del almacén.
Dichas adquisiciones serán respaldadas con documentos que certifiquen el origen de
su uso como notas de venta, facturas, etc. Para la reposición de este fondo se deberá
realizar hasta el 28 de cada mes con su respectiva solicitud y comprobantes de caja
chica a la Junta Parroquial San Francisco de Sigsipamba. ANEXO 4.
Del margen de ganancia.
Los precios de los productos varían de acuerdo al proveedor y la calidad de los
mismos; el margen de retribución que manejan.
Tabla 9 Margen de utilidad por grupo de productos
Grupo de productos Margen de utilidad
Bajo Medio Alto
Veterinario 6% 10% 15%
Agroquímicos 4% 8% 12%
Balanceados 2% 5% 7%
Fertilizantes 1% 3% 5%
Para establecer el margen de ganancia por producto se realizó un sondeo en el
mercado estableciendo rangos entre bajo, medio y alto.
Para el primer año de funcionamiento del almacén el margen de utilidad podrá ser en
un rango medio, esto dependerá de las fluctuaciones del mercado.
De la utilidad
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Al ser un proyecto que tiene un enfoque social en beneficio de las comunidades de la
parroquia, para fomentar el desarrollo agro productivo, las utilidades se invertirán en
su totalidad para el fortalecimiento del mismo proyecto generando mayor diversidad de
productos para satisfacción del cliente.
Del pago del personal
Al ser el GAD Parroquial una institución pública, cuenta con su propio presupuesto que
es transferido del Ministerio de Finanzas, por tanto, el pago de salarios del
Presidente/a, vocales, secretaria – contadora, vendedor consta dentro de las nóminas
de su Plan Operativo Anual.
3.13. Presupuesto
El presente presupuesto detallado a continuación es el que se incurre para la
elaboración del modelo de gestión:
Tabla 10 Presupuesto
DETALLE VALOR UNIT. CANT. VALOR TOTAL
Traslados a la parroquia de
Sigsipamba
5.50 6 33.00
Resma de papel 3.80 2 7.6
Impresiones borradores 10.00 4 40.00
Impresión Modelo de G. original 12.00 4 48.00
Copias de documentos GAD 5.00 1 5.00
Esfero gráficos 0,40 5 2.00
Carpetas 0,60 2 1.2
Memory flash 16gb Kingston 16.00 1 16.00
Socialización Modelo de
Gestión
5.00 4h 20.00
TOTAL 172.80
3.14. Conclusiones parciales del capítulo
La investigación realizada permitió ver la necesidad de la implementación de un
Modelo de Gestión, a fin de contribuir a una administración eficiente logrando la
sostenibilidad del servicio planteado.
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Se consideró la implementación de una planificación estratégica como es misión,
visión, etc., así como su estructura organizacional, manual de funciones, manual de
procesos, manual operativo con la finalidad de mejorar con eficiencia y eficacia todas
sus actividades para el bienestar y continuidad del almacén.
Se diseñó herramientas de control que contribuirá a tener mejor control de las
actividades y recursos para de esta manera obtener una información precisa y
oportuna.
3.15. Validación del proyecto de investigación por parte de expertos
68
3.15. Validación del proyecto de investigación por parte de expertos externo
69
CONCLUSIONES
Se implementó un plan estratégico en el que consta la misión, visión, valores del
Almacén Agro-veterinario, y de esta manera fortalecer el empoderamiento de los
funcionarios a sus actividades.
La falta de una planificación y estructura administrativa para el almacén agro-
veterinario está ocasionando retrasos en los procesos y actividades, por lo que se
ha propuesto un organigrama estructural, así como un manual de funciones que
permitirá desarrollar las actividades de forma ordenada y sistemática.
Con el desarrollo de un manual de procesos se tiene claro todas y cada una de las
actividades que el almacén realiza en beneficio de la comunidad con eficiencia y
eficacia de servicio y atención.
Se realizó un manual operativo sobre cómo llevar la administración técnica y
financiera del almacén agro veterinario, basados en las Normas de Control Interno
para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos.
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RECOMENDACIONES
Socializar el Modelo de Gestión a todo el personal que va estar inmerso en el
funcionamiento del Almacén Agro veterinario, así como a los Directivos y vocales
del GAD Parroquial, a fin de que conozcan y apliquen los procesos administrativos
para su buen funcionamiento.
Aplicar de forma inmediata la estructura organizacional, para que de esta manera
no exista duplicidad de funciones y retrasos en los procesos requeridos dentro del
almacén.
Poner de forma inmediata el manual de procesos en marcha ya que este permitirá
optimizar el tiempo y brindar un servicio de calidad a los usuarios del almacén.
No se debe descuidar la administración financiera de los recursos ya que este está
controlado por la Contraloría General del Estado y al tratarse de recursos públicos
debe estar bien encaminados y bajo la normativa legal.
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A
N
E
X
O
S
ANEXO 1: PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERO(A) EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE
NEGOCIOS
TEMA:
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL ALMACÉN AGRO-
VETERINARIO DEL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN FRANCISCO DE
SIGSIPAMBA, CANTÓN PIMAMPIRO
AUTOR (A): CALUQUI VALENCIA CARLA MERCEDES
TUTOR (A): LIC. TORRES MERLO OSWALDO XAVIER, MSc.
IBARRA-ECUADOR
2016
2. DESARROLLO
Antecedentes de la investigación
Luego de haber observado varios repositorios digitales de algunas universidades del
Ecuador se encontraron temas acerca de Modelo de Gestión Administrativa, los cuales
sirvieron de guía para la presente investigación, entre ellas destacamos las siguientes:
Modelo de Gestión Administrativa para el Gobierno de la Parroquia de Yaruqui, Cantón
Quito, elaborado por Jenny Medina de la Universidad Central del Ecuador (2012), el
resultado de su investigación ha permitido implantar técnicas y herramientas que
permitan mejorar la gestión administrativa interna y externa del Gobierno Parroquial
llevándolo al desarrollo y crecimiento institucional.
Según Valenzuela Anrango Mayra Elizabeth- Universidad Técnica del Norte (2013),
diseñó un Modelo de Gestión Administrativo-Financiero para el GAD Parroquial de
Gonzales Suárez, cantón Otavalo, el cual permitió estructurar las funciones del talento
humano, definir el mapa de procesos, identificando los procesos gobernantes, asesoría,
agregados de valor y apoyo, logrando la fluidez en el sistema de comunicación y toma
de decisiones que promuevan el cumplimiento de los objetivos organizacionales con
eficacia y eficiencia, delimitando sus funciones y responsabilidades y el
aprovechamiento óptimo de los recursos organizacionales.
De acuerdo con Cristina Suárez de la Universidad Técnica del Norte (2013), diseñó un
Modelo de Gestión Administrativa basada en competencias de la Corporación Imbabura
de la ciudad de Ibarra en la que determina como el trabajo realizado se encamina a
proponer, a través de estrategias y políticas, elevar el nivel de eficiencia y perfección en
las diferentes actividades que se desarrollan en la Corporación, para de esta manera
brindar una mejor atención al usuario en función del medio, el entorno y sobre todo de
sus necesidades.
Como menciona Verónica Cabrera y Miriam Mena de la Universidad Técnica del Norte
(2012), en la elaboración de un Modelo de Gestión Administrativa y Financiera para el
reposicionamiento y mejora de la rentabilidad de la Fábrica de Bolos Rogi de la ciudad
de Ibarra, la finalidad de esta investigación es poner una herramienta de tipo
organizacional, financiera y de marketing para dinamizar su comercialización, y por
ende mejorar las áreas de trabajo de la fábrica. La parte administrativa se vio
fortalecida con los valores corporativos, el proceso administrativo y estructura
organizacional, acompañada de una delimitación de funciones; la parte financiera
contribuyó con la estructuración de costos e ingresos, análisis financiero con los
principales indicadores VAN, TIR y B/C. Mientras que en el área de marketing se
ocupó de las variables del marketing mix y sus estrategias, incluida las estrategias de
reposicionamiento.
De acuerdo a Tapia Viviana y Erazo Jaime de la Universidad Técnica del Norte (2012)
el Modelo de Gestión Administrativo Financiero para El Patronato de Amparo Social
del Gobierno Provincial De Imbabura, ha permitido contar con un sistema que contiene
procedimientos administrativos y financiero-contables adaptados a la realidad del
Patronato Provincial y a disposición del mismo, contribuyendo al manejo eficiente,
efectivo y eficaz de los recursos Institucionales. Además ha permitido identificar y
corregir falencias dentro de los procesos; paralelamente mejorará la calidad de los
servicios e incrementar la satisfacción de los clientes. Este sistema constituye un
referente para el correcto proceder de las actividades diarias puesto que está orientado a
optimizar los recursos que generarán mayores beneficios.
Para Miguel Andrade, consultor que elaboró el Modelo de Gestión para el
Fortalecimiento de Emprendimientos e Iniciativas Productivas Locales, que lleva
adelante el Gobierno Provincial de Imbabura (2016), este es un instrumento que
permitirá facilitar a sus usuarios tener un marco de referencia para la administración de
los recursos para el cofinanciamiento de proyectos bajo una metodología clara y
definida con parámetros técnicos y de calidad.
Luego de investigar estos y varios autores, se puede determinar que surge la necesidad
de implantar Modelos de Gestión Administrativos a las instituciones sean estas públicas
o privadas, las cuales permiten la optimación en la ejecución en los procesos con el fin
de incrementar la calidad y eficacia en la gestión reduciendo tiempo y costos,
permitiendo así mantener una satisfacción tanto del cliente interno y externo.
Situación problémica
Según el primer acercamiento con la señora Gimena Chamorro, Presidenta del GAD
Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba, el 15 de enero de 2016, manifestó
que de acuerdo a las competencias establecidas en la Ley, la Junta Parroquial está en la
capacidad de Fomentar el Desarrollo Económico de su parroquia, tomando en cuenta
que este es un sector eminentemente productivo agropecuario y abastecedor de
productos a los mercados locales y regionales, por lo cual la agricultura y ganadería
representa el 83,62% de la población económicamente activa (INEC, Censo de
población y vivienda 2010).
Uno de los principales problemas presentes en la parroquia, es el no contar con
almacenes agrícolas, centros veterinarios y asistencia técnica oportuna; que por
distancia y escasa movilización, que deben atravesar los productores, para adquirir
insumos agropecuarios, necesarios dentro de las cadenas productivas del sector,
ocasionan en la mayor parte del tiempo la afectación en los cultivos, mortalidad en las
explotaciones pecuarias, reflejándose en pérdidas económicas para los pobladores de la
parroquia.
En este contexto el GAD Parroquial de San Francisco de Sigsipamba, suscribió un
convenio con el Gobierno Provincial de Imbabura, para la Implementación de un
Almacén Agro-veterinario, siendo uno de los acuerdos y compromisos que el GAD
Parroquial presente un documento que permita la operatividad para el correcto y buen
funcionamiento del referido servicio que se implementará en la zona.
Debido a la falta de conocimiento por parte de los representantes del GAD Parroquial y
la escases del talento humano, para elaborar y construir un Modelo de Gestión
Administrativo que garantice una buena administración de los recursos materiales y
económicos, imposibilitaran el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales,
lo que repercutirá que el proyecto no sea sostenible en el tiempo, por un mal manejo
técnico administrativo; y, no se llegue a brindar el servicio requerido en la parroquia de
manera eficaz y oportuno para los pequeños y medianos productores.
Estos antecedentes ocasionarían un incumpliendo al convenio suscrito con el Gobierno
Provincial de Imbabura, para cuyo efecto el GAD Parroquial tendría que realizar la
reposición de los recursos económicos entregados para este fin, generando un
descontento social en el ámbito productivo.
Problema científico.
¿Cómo organizar los procesos técnico-administrativos para el correcto y buen
funcionamiento del Almacén Agropecuario del GAD Parroquial Rural de San Francisco
de Sigsipamba?
Objeto de investigación y campo de acción.
Objeto de Investigación
Procesos Administrativos
Campo de Acción
Modelo de Gestión Administrativo.
Identificación de la Línea de Investigación
Competitividad, administración estratégica y operativa.
Objetivo General
Diseñar un Modelo de Gestión Administrativo, que permita la sostenibilidad del
Almacén Agro-veterinario del GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente los contenidos del Modelo de Gestión
Desarrollar técnicamente la propuesta.
Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.
Idea a defender
Con el Modelo de Gestión Administrativo se logrará la sostenibilidad del Almacén
Agro-veterinario del GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba.
Variables de Investigación
Variable Independiente
Diseño del Modelo de Gestión Administrativo
Variable Dependiente
Administración del Almacén Agro-veterinario del GAD Parroquial Rural de San
Francisco de Sigsipamba.
Metodología a emplear en la Investigación
Modalidad
La modalidad que se utilizara para la presente investigación será cualitativa ya que este
permitirá de manera más fácil comprender todos los aspectos que implica realizar un
modelo de gestión administrativa.
Métodos de investigación
Analítico - sintético: permitirá analizar la información recopilada a través de diferentes
reuniones o espacios de concertación con los representantes del GAD parroquial, para
descubrir las relaciones entre los diferentes procesos administrativos internos y
externos.
Inductivo - deductivo.- Su aplicación determinará los parámetros necesarios para el
desarrollo de un modelo de gestión administrativo acorde a las necesidades
requeridas.
Sistemático.- Beneficiará de manera lógica y ordenada a determinar los diferentes
componentes de este trabajo de acuerdo a las bases teóricas existentes.
Técnicas de investigación
La técnica de investigación que se utilizará es la entrevista, la misma que se la realizará
al Presidente del GAD parroquial de San Francisco de Sigsipamba, a los vocales y a la
Secretaria Tesorera; así como también a los dueños de almacenes agro-veterinarios.
Herramienta empleada para la investigación
Guía de Entrevista: ayudará a determinar las preguntas idóneas para conocer la
situación actual del GAD parroquial y la situación de venta de los almacenes agro-
veterinarios.
Descripción de la estructura
Administración.
Concepto.
Importancia.
Características
Proceso Administrativo
Planeación.
Organización
Dirección
Control
Modelo de Gestión
Concepto
Importancia
Gestión de la calidad
Concepto de Gestión
Concepto de calidad
Manual de funciones
Manual de procesos
Mapa de procesos
Cadena de valor
Flujo gramas.
Gobiernos Autónomos descentralizados
Concepto
Funciones
Responsabilidades.
Aporte Teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte Teórico
Según Rodríguez y Martínez (2011) la gestión consiste en un proceso intelectual y
creativo que permite a una empresa mejorar los procesos y alcanzar los objetivos
planeados. Las empresas están incorporando nuevos conceptos en su gestión, lo cual
obligan al modelo de negocio tradicional a evolucionar hacia nuevos modelos de
gestión mejorando así la competitividad y los resultados empresariales aprovechar una
oportunidad de negocio. (Alvarez, 2010).
Significación Práctica
La importancia de implantar un modelo de gestión para la operatividad del Almacén
Agropecuario es establecer procesos administrativos que permitan el buen manejo de
los bienes y servicios que está a disposición de los usuarios de las comunidades que
conforman la parroquia de Sigsipamba.
Novedad Científica
La elaboración del Modelo de Gestión Administrativa para el GAD parroquial de
Sigsipamba permitirá diseñar los procesos administrativos, manual de funciones y
diseño de herramientas que fortalezcan el control del proceso administrativo que este
necesita para la operatividad del Almacén Agropecuario, que de alguna manera puede
ser implantado en cualquier otro GAD parroquial rural.
3. BIBLIOGRAFÍA
Badal, M. (2010). Gestión por Procesos . Barcelona: IESE.
Chiavenato, I. (2010). Introduccion a la teoria general de la Administración. Colombia:
Mc. Graw Hill.
Código Organico de Organización Terrirotial, Autonomía y Descentralización. (2010).
Constitución de la República del Ecuador (2008).
Ena , B., & Delgado, S. (2008). Gestión Administrativa. Madrid: Paraninfo.
Fayol, H. (2009). Administración De Empresas. España: Mc. Graw Hill.
HERAS, I. (2012); Nuevos modelos de gestión: apuntes complementarios, E.U.E.
Empresariales, Donostia-San Sebastián.
Hitt, M. (2004). Administración Estrategica. México: Thonson Paraninfo.
Koontz, H. &. (2013). Elementos de la Administración. México: Mc Graw Hill.
Loring, J. (2009). La Gestión Financiera. Barcelona: Deusto.
Luna Gonzáles, A. (2013). Proceso Adminsitrativo. México: Editorial Patria.
Munch, L. (2014). Fundamentos de Gestión Empresarial. México: Trillas.
Ospina Montoya, N. (2010). Administración: Fundamentos. Medellin: Ediciones de la
U.
Perez Fernandes, J. A. (2010). Gestión por procesos. Madrid: Esic Editorial.
Reyes Ponce, A. (2009). Administración de Empresas . Mexico : Limusa.
Torres Hernández, Z. (2014). Administración Estratégica. México: Grupo Editorial
Patria.
Anexos 2. GUÍA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA A LA PRESIDENTA DEL GAD PARROQUIAL
RURAL DE SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA.
Objetivo: Obtener información sobre los aspectos más relevantes que aquejan a los
Directivos del GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba.
Instrucciones: La presente entrevista consta de 7 preguntas abiertas y cerradas para
no limitar la información. La información obtenida es de carácter confidencial, mismo
que será utilizada para el trabajo de investigación planteado.
Nombre: Cargo:
Contenido de la entrevista.
1. ¿Cuál es su nivel de instrucción?
Primaria
Secundaria
Superior
2. ¿La implementación del Almacén Agro-veterinario es importante para los
habitantes de la zona?
Si
No
¿Por qué?-------------------------------------------------------------------------------------
3. ¿Cree usted que la administración del Almacén Agro-veterinario es la
adecuada?
Si
No
¿Por qué?-------------------------------------------------------------------------------------
4. ¿Considera usted que debe existir un manual de funciones en el Almacén?
SI ( )
NO ( )
¿Por qué?--------------------------------------------------------------------------------------------
------------ ------------------------------
5. La estructura orgánico-funcional que tiene el almacén es:
Vertical ( )
Horizontal ( )
Plana ( )
Ninguno ( )
6. ¿Existe una planificación estratégica del almacén para el cumplimiento de sus
metas?
SI ( )
NO ( )
Por qué ?---------------------------------------------------------------------------------------------
----------- ------------------------------
7. ¿Se cuenta con un registro contable de los ingresos y egresos que genera el
almacén?
SI ( )
NO ( )
¿Cuál? Especifique -------------------------------------------------------------------------------
------------------------- ------------------------------
GRACIAS POR SU IMPORTANTE COLABORACIÓN
Anexos 2.1 GUÍA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS MIEMBROS DEL GAD PARROQUIAL
RURAL DE SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA.
Objetivo: Obtener información sobre los aspectos más relevantes que aquejan a los
Directivos del GAD Parroquial Rural de San Francisco de Sigsipamba.
Instrucciones: La presente entrevista consta de 6 preguntas abiertas y cerradas para
no limitar la información. La información obtenida es de carácter confidencial, mismo
que será utilizada para el trabajo de investigación planteado.
Nombre: Cargo:
1. ¿Considera UD, que la implementación del almacén agro-veterinario en la zona
es?
Bueno
Malo
Regular
¿Porque?
2. ¿Considera UD que la gestión administrativa actual permitirá la sostenibilidad
del almacén Agro-veterinario?
SI ( )
NO ( )
¿Por qué?------------------------------------------------------------------------------------------------------
-- -----------------------
3. ¿Considera UD, que los empleados que ejercen las función del almacén son
los indicados para tal función?
SI ( )
NO ( )
¿Por qué?------------------------------------------------------------------------------------------------------
-- -----------------------
4. ¿Conoce usted si existe la planificación estratégica del almacén para el
cumplimiento de sus metas?
SI ( )
NO ( )
NO SABE ( )
¿Por qué?------------------------------------------------------------------------------------------------------
-- ------------------------------
5. Los trámites que se deben realizar en el almacén considera que son:
Rápidos ( )
Lentos ( )
¿Por qué? -----------------------------------------------------------------------------------------------------
-- ------------------------------
6. ¿Considera UD que una buena administración y la aplicación de herramientas
administrativas ayudara al crecimiento del almacén?
SI ( )
NO ( )
¿Por qué? -----------------------------------------------------------------------------------------------------
-- ------------------------------
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
ANEXO 3. SIMBOLOGIA ANSI
SÍMBOLO DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN
Inicio o fin
Se emplea para indicar el inicio o fin una función o proceso.
Proceso
Representa la ejecución de una operación, función o proceso.
Documento
Documento impreso
Documentos
Varios documentos
Decisión
Elegir entre dos opciones o alternativas
Archivo
Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector de página
Se emplea para conectar los flujogramas de una página a otra.
Conector
Indica el enlace de dos partes de un diagrama dentro de la misma página.
Figura 28. Símbolos de la Norma ANSI
Fuente: (Thompson & Peteraf, 2015)
Anexo 4. Detalle de Insumos y Medicamentos
Tabla 11 DETALLE DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS PARA BOTIQUIN
VETERINARIO.
ITEM DETALLE DEL
PRODUCTO UNIDAD CANTIDAD
VALOR
UNITARIO SUBTOTAL
1 Ivermectina 1% frascos 500 ml 1 24,00 24,00
2 Ivermectina 1% frascos 50 ml 15 4,26 63,90
3 Fenbendazol 10% frascos de
100 ml 8 10,00 80,00
4
Fipronil
+abamectina uso
tópico
frascos de
250 ml 2 10,49 20,98
5 Piperazina sobre de 10
gr. 25 0,83 20,75
6 Oxitetraciclina 20% 100 ml. 10 11,66 116,60
7
Penicilina
benzatinica
+estreptomicina +
diclofeneco sodico.
50 ml 10 5,29 52,90
8 Amoxicilina frascos de
100 ml 5 12,03 60,15
9 Diclofenaco sódico frascos de 50
ml 4 7,55 30,20
10 Max 100 frascos de
100 ml 10 3,72 37,20
11 Enrofloxacina 5% 100 ml 10 4,99 49,90
12
Jeringa
intramamaria
lactancia
antibiótico +
antinflamatorio
(Cefa milk)
jeringa 50 1,18 59,00
13
Jeringa
intramamaria
(antibiótico) Cefa
sec
Jeringa
intramamaria
para
dosificación
unitaria
20 1,74 34,80
14 Calcidex frasco de 500
ml. 5 5,59 27,95
15
Aminoácidos,
electrolitos,
dextrosa.
Complejo B
frasco de 500
ml 4 8,39 33,56
16 Lactato de Ringer unidad 8 1,39 11,12
17
Clorpirifos 3.30 gr,
violeta de
genciana 0.20 gr,
aceite de pino
frasco 235 ml 20 4,33 86,60
18
Antidiarreico a
base de pectina +
caolin + antibiótico
de amplio espectro
unidad 100 0,82 82,00
19 Sulfatiazina +
trimetroprim
frasco de 100
ml 10 7,76 77,60
20
Colistina +
Oxitetraciclina +
Vitaminas +
minerales +
oligoelementos.
caja de 50
sobres 1 41,00 41,00
21 Histaminex 100 ml 2 9,10 18,20
22
Polioxietileno
sorbitan
monooleato
120 ml 8 6,21 49,68
23 Dipirona 100 ml 5 6,85 34,25
ITEM DETALLE DEL
PRODUCTO UNIDAD CANTIDAD
VALOR
UNITARIO SUBTOTAL
24 Alcohol 250 ml 4 1,69 6,76
25 Vitamina AD3E
Inyectable 50 ml. 20 9,38 187,60
26 Aminoplex forte 100 ml 5 7,15 35,75
27 CMT (California
mastitis test) 1 litro 1 5,60 5,60
28 Paleta para control
de mastitis unidad 1 3,49 3,49
29 Jeringas
descartables 20 ml Unidad 3 12,32 36,96
30 Jeringas
descartables 10 ml unidad 2 11,57 23,14
31 Agujas descartable
18 x 1/2 " unidad 4 6,10 24,40
32 Agujas descartable
18x 1" unidad 5 6,10 30,50
33 Guantes
quirúrgicos Caja 1 8,91 8,91
34 Nariguera unidad 2 12,00 24,00
TOTAL 1.499,45
Tabla 12 DATOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES.
CANTIDAD CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES VALORACIÓN
1 TERMO DE INSEMINACIÓN DE 20 KG 962.20
1 KIT DE INSEMINACIÓN ARTIFICIAL 972,00
TOTAL 1.934,20
Tabla 13 DETALLE DE PAJUELAS PARA INSEMINACIÓN ARTIFICIAL
IT
E
M
DESCRIPCIÓN DEL BIEN UNIDAD CANTI VALOR
UNITARIO SUBTO
1 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
HOLSTEIN FRIESIAN 1 unidad 20 12,35 247,00
2 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
HOLSTEIN FRIESIAN 2 unidad 20 12,35 247,00
3 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
HOLSTEIN FRIESIAN 3 unidad 20 12,35 247,00
4 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
JERSEY 1 unidad 15 12,35 185,25
5 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
JERSEY 2 unidad 15 12,35 185,25
6 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
BROWN SWISS 1 unidad 20 12,35 247,00
7 PAJUELAS DE TOROS DE RAZA
BROWN SWISS 2 unidad 20 12,35 247,00
TOTAL 1.605,50
ANEXO 5. Flujograma de Reporte Semanal de Ventas
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Fecha:
31/10/2016
Flujograma de proceso
Página: 6 De 6
Código:
REPORTE SEMANAL DE VENTAS
VENDEDOR SECRETARIA-TESORERA
INICIO
REALIZA REPORTE DE VENTAS SEMANALES
ENTREGA DINERO Y FACTURAS DE LAS
VENTAS DE LA SEMANA
RECIBE REPORTE Y DINERO
DOC.006.1
VERIFICA DOCUMENTACIÓN
COTEJO CORRECTO?
DEPOSITO CUENTA ROTATIVA
NOREPONE DINERO
FALTANTE
FIN
SI
REPO RTE
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 29Flujograma reporte de ventas semanal
Fuente: Normas ANSI
Anexo 6. Solicitud de crédito
FORMATO SOLICITUD DE CRÉDITO DOC. 005.1.
San Francisco de Sigsipamba DD/MM/AA
Señora:
Gimena Chamorro
Presidenta GAD Parroquial
Presente:
Asunto: Solicitud de Crédito:
Saludos cordiales:
Yo………………………………………………………….. con CC……………… solicito
autorización de crédito para la adquisición de los insumos agro – veterinarios por un
valor de ………………USD, que oferta el Almacén Agro veterinario, el mismo que será
cancelado en …………….días plazo.
En caso de existir retraso en el pago me someto a todas las sanciones que a bien se
disponga.
Atentamente:
……………………………..
Beneficiario
CC:
Adjunto: Copia de Cedula
Anexo 7. Reporte de Venta semanal.
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Código:
006.1
Dirección: Pimampiro – San Francisco de Sigsipamba
Teléfono: 063016012
Responsable: Fecha:
REPORTE DE VENTAS SEMANAL
VENTAS DE CONTADO
FECHA CLIENTE PRODUCTO CANT. V.UNIT. V.TOTAL
SUBTOTAL VENTA :
VENTAS A CRÉDITO
FECHA CLIENTE PRODUCTO CANT. V.UNIT. V.TOTAL
SUBTOTAL VENTA :
VENTAS TOTALES
CONTADO
CREDITO
TOTAL VENTAS
Firma del responsable
Elaborado:
Revisado: Autorizado:
Figura 30 Formato para reporte de ventas
Anexo 8. Formato caja chica
ALMACÉN AGRO-VETERINARIO
SAN FRANCISCO DE SIGSIPAMBA
Código:
002.1
Dirección: Pimampiro-San Francisco de Sigsipamba
Teléfono: 063016012
Responsable:
Fecha:
CAJA CHICA
Monto :
Gastado:
Diferencia:
DOC. NÚMERO DESCRIPCIÓN CÓDIGO VALOR
Observación:……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Firma del responsable
Elaborado: Revisado: Autorizado:
Figura 31 Formato Caja Chica
Anexo 9. Instrumentos de Validación de la Propuesta
