Manuales Administrativos• Los manuales administrativos son

documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten

registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una

organización

• 11.2 Otros Conceptos:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una

manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una

serie de elementos administrativos para un fin

concreto: orientar y uniformar la conducta que

se presenta entre cada grupo humano en

la empresa". A. Reyes Ponce.

• El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo

• Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:   • 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. • 2. Asegura que los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus

propios papeles y relaciones pertinentes. • 3. Facilita el estudio de los problemas de organización. • 4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones  necesarias en la

organización. • 5. Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. • 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. • 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. • 8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. • 9. La información sobre funciones y puestos sirve como base para la evaluación de puestos y

como medio de comprobación del progreso de cada quien.    • 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. • 11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. • 12. Es una fuente permanente de y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc. • 14. Evitan discusiones información sobre el trabajo a ejecutar. • 13. Ayudan a institucionalizar y mal entendidos, de las operaciones. • 15. Aseguran continuidad del personal. • 17. Incrementan la coordinación en la realización del y coherencia en los procedimientos y

normas a través del tiempo. • 16. Son instrumentos útiles en la capacitación trabajo. • 18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento

del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas:

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

  1. Muchas compañías consideran que son demasiadopequeñas para necesitar un manual que describa asuntos

que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 

5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organización,

dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

• La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

• Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

• Manual de historia del organismo.• Manual de organización.• Manual de políticas.• Manual de procedimientos.• Manual de contenido múltiple

( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

• Manual de producción.• Manual de compras.• Manual de ventas.• Manual de finanzas.• Manual de contabilidad.• Manual de crédito y cobranza.• Manual de personal.• Manuales generales (los que se

ocupan de dos o más funciones operaciones.)

 • El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la

información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

• La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera,.

• Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.

• La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones • ( métodos y procedimientos, organización y métodos, modernización administrativa, etc.)

debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

• El Manual de Organización y Funciones “MOF”, es el instrumento normativo que detalla el objetivo, alcance y funciones específicas delegadas jerárquicamente.

• Aplicado como instrumento de gestión administrativa, permitirá que el personal conozca los objetivos y las funciones que se les han asignado como elementos integrantes de la organización

OBJETIVOS:• El presente Manual de Organización y

Funciones – MOF, tiene la finalidad de proporcionar el conocimiento integral de la estructura organizativa de la Institución, sobre la cual se basa la Administración General para cumplir con los objetivos y metas institucionales.

• 1. FUNCIÓN DE DIRECCIÓN:• Su misión principal es desarrollar todas las actividades que implican guiar y conducir a la Caja

Metropolitana al logro de sus objetivos, enmarcadas dentro de los siguientes valores fundamentales:

• • COMPROMISO.-• • SERVICIO.-• • INNOVACIÓN.-• • EFICIENCIA.-• • RESPONSABILIDAD SOCIAL.-

• 2.FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN:• La misión fundamental de la Función de Administración, es implementar las disposiciones

emanadas por el Directorio, proponiendo la modificación, eliminación o creación de políticas y estrategias necesarias para la buena marcha de la Caja Metropolitana, elevando al Directorio las mismas, luego del análisis y conformidad técnica respectiva.

• El Órgano de Administración en la Caja Metropolitana es:• • La Gerencia General.• 3FUNCIÓN DE CONTROL:• La misión fundamental de la Función de Control, es supervisar, vigilar y verificar los actos y

resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes de la Caja Metropolitana, así como el cumplimiento de las normas legales, evaluando permanentemente los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

FUNCIONES

4. FUNCIÓN COMERCIAL:• Bajo esta clasificación se agrupan los Órganos Comerciales,

responsables de las actividades encaminadas a lograr la consecución de los objetivos propios de la actividad de la Caja Metropolitana, aprobados por el Directorio. La misión fundamental de los Órganos Comerciales es tomar decisiones e impartir instrucciones a través de las líneas de responsabilidad-autoridad descritas en este Manual. Por tanto, la autoridad para administrar ha sido conferida a los funcionarios ejecutivos que se encuentran en relación de línea con sus subordinados.

5 FUNCIÓN DE APOYO:• La función primordial de los Órganos de Apoyo, consiste en

brindar el soporte necesario a los Órganos de Dirección y los Órganos Comerciales de la Caja Metropolitana para la debida toma de decisiones. Estos órganos representan agrupación de funciones basadas en la especialización, permitiéndoles llevar a cabo sus funciones administrativas sin tener que distraer esfuerzos o recursos en funciones ajenas a la naturaleza ejecutiva.

• Los Órganos de Apoyo proponen a la Gerencia General y Jefaturas involucradas, los resultados de sus investigaciones o sus decisiones de políticas, para apoyar la gestión del negocio.

• Concepto de Diagrama de Flujo • Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas

que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.  La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

• Ventajas de los Diagramas de Flujo 1.- Favorecen la comprensión del proceso a través de

mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

2.-Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

3.-Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

4.-Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso

• ¿Qué Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo?

• Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.

• Los símbolos más comunes son : 

• Desarrollo del Diagrama de Flujo • Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo : • * Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama

de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

• * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. • * Identificar quién lo empleará y cómo. • * Establecer el nivel de detalle requerido. • * Determinar los límites del proceso a describir. • Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : • * Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado

el comienzo y el • final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo

y el final la entrada al proceso siguiente. • * Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos

en el proceso a describir y su orden cronológico. • * Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también. • * Identificar y listar los puntos de decisión. • * Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos. • * Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con

exactitud el proceso elegido. 

• Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias. 

• También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. 

• Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas.

• Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. 

• Es conveniente emplear programas específicos para la confección de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.