Unidad uno Gestion Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL I CAREN BERMUDEZ

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

AÑO 2012



ACTIVIDAD UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

PRESENTADO A:

LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ

PRESENTADO POR:

CAREN ELIANA BERMUDEZ URREGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

AÑO 2012



INTRODUCCION

Los documentos son el registro de las actividades desarrolladas por una

persona o entidad, son indispensables para los diferentes procesos o

actividades que se desarrollan a diario ya que en ellos quedan plasmados

hechos que pueden poseer valores primarios o secundarios. Para la adecuada

utilización y preservación de la documentación se debe implementar un Plan de

Gestión Documental, con este trabajo se busca resaltar la gestión documental

y administración de archivos, llevar a cabo los objetivos y funciones que las

organizaciónes se trazan para cumplir con un Programa de Gestión

Documental.



OBJETIVOS

Aprender y comprender que es Gestión Documental y la importancia de un Plan de Gestión Documental en una entidad.

Identificar las características, componentes y normas legales que rigen a un Plan de Gestión Documental.

Identificar y comprender el ciclo vital de los documentos, para así lograr una adecuada administración de estos en las entidades.



TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted

investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base

el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión

Documental?

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión



Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que

la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas

normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

DESARROLLO TAREA UNIDAD UNO – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados

Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país

y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión

Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando

hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no

se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las

diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o

institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un

explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad

tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta

Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas

relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban

produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse

más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros

países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y

organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos

y respetando siempre el principio de orden original y el principio de

procedencia.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común

en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la

aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre

todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y

conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato



electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y

exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los

administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión

documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra

y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la

documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en

formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del

proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases

de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de

archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas

sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994

expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de

Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a

la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas

empleados para la gestión de documentos, valoración documental,

transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de

documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación

“Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda

algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de

gestión documental.

Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión

documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se

establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión

documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a

partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de

retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y

la obligación de los inventarios documentales.

En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de

Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la

reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión

de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del

Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la



importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la

conservación y preservación del patrimonio documental.

2. Concepto de Gestión Documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL: actividades tendientes a la administración, gestión

y desarrollo de procesos o prácticas archivísticas, con el fin de controlar el

manejo de la documentación en todo su ciclo vital, aplicando las normas y

técnicas adecuadas y logrando así la adecuada conservación y posterior uso.

3. Concepto de Documento y Documento de Archivo

DOCUMENTO: es todo lo que nos puede brindar información de algo sin

importar el soporte en que se encuentre ya sea visual o auditivo, generado

por una empresa o persona en el desarrollo de sus acciones.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: es toda información registrada por una persona

o entidad en el desarrollo de sus funciones, que posee valores primarios y

secundarios los cuales determinan su tiempo de conservación y puede servir

como documento probatorio ante la ley.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue

creado?

El Archivo General de la Nación de Colombia. Es un establecimiento público

del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del

legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad. Es la cabeza

del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura.

Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como

Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales,

cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la

Nueva Granada, etc. Reúne documentos de todos los períodos de la historia de

América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de

Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada o,

posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá.

También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile. Su

fondo "Negros y Esclavos" fue distinguido por la Unesco como parte del

programa Memoria del Mundo.

http://es.wikipedia.org/wiki/Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Ministerio_de_Cultura_de_Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/1541

http://es.wikipedia.org/wiki/1991

http://es.wikipedia.org/wiki/Sim%C3%B3n_Bol%C3%ADvar

http://es.wikipedia.org/wiki/Nuevo_Reino_de_Granada

http://es.wikipedia.org/wiki/Virreinato_de_Nueva_Granada

http://es.wikipedia.org/wiki/Gran_Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Venezuela

http://es.wikipedia.org/wiki/Ecuador

http://es.wikipedia.org/wiki/Panam%C3%A1

http://es.wikipedia.org/wiki/Am%C3%A9rica_Central

http://es.wikipedia.org/wiki/Per%C3%BA

http://es.wikipedia.org/wiki/Chile

http://es.wikipedia.org/wiki/Unesco



Fue creado bajo la LEY 80 DE 1989 la cual establece en su primer artículo lo

siguiente:

Artículo 1: Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería

jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.

5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que

manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,

departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas

por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización

de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de

información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los

ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la

comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de

Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya

la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el

trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización,

conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional

y local.

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo

General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la

política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y

operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las

instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización,

manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.

En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos

Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual

forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de

Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.



6. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

LEY 594 DE 2000,

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones.

Artículo 1: Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y

principios generales que regulan la función archivística del Estado.

7. La Ley General de Archivos título V, Gestión de Documentos, Artículo

21.

Ley 594 del 2000 (Ley general de archivos)

Título V

Artículo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar

el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su

autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las

leyes procesales.

8. objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como

lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la

misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos

decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía

de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos

documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para

la producción documental.



Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que

a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada

normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución

de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de

correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de

administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo

Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,

seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de

Retención Documental, organización, transferencias primarias,

recuperación, preservación, conservación de la información y disposición

final de los documentos Facilitar la recuperación de la información en forma

rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos

centros de información, útiles para la administración e importantes para la

cultura.

Oorganización de la documentación desde su producción hasta su destino

final, quiere decir, el manejo integral de los documentos y de la información

como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria

institucional.

Integración de los elementos institucionales en torno a objetivos comunes y

a una política informativa total, promoviendo la evaluación y valoración de

la documentación que evita la acumulación de información y reducir costos

en la producción y conservación del acervo documental.

Normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción

total. A partir del estudio de la documentación el PGD normaliza todas las

fases de gestión documental, producción o recepción, distribución,

recuperación, preservación y disposición final de la información institucional

como recurso indispensable para la toma de decisiones de la entidad.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los

enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y

accesibilidad.



Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,

útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de

Gestión Documental.

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los

siguientes aspectos:

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en

aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de

la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de

costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la

racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de

documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del

documento, principios de procedencia y de orden original.

10. Pasos de un Programa de Gestión Documental.

Un programa de gestión documental esta compuesto por tres pasos,

diagnostico, requisitos técnicos y requisitos administrativos.

Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,

obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su

implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas,

oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos

de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa,

así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un

plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano

coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan

las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité

de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que

faciliten el planeamiento de la documentación.

Para realizar el diagnóstico la entidades podrán retomar o actualizar los

aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar



sobre las mismas y análisis e interpretación de la información recolectada, las

cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de

retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos

que hayan sido abordado dicho proceso.

Requisitos técnicos: se refiere a la definición de las condiciones o

instrumentos técnicos previos como: contar con Manuales de procesos y

procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, Manual

de funciones y tabla de retención documental, Tabla de valoración documental,

adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos

en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para

ello, se deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:

Centralización de la recepción y envío de los documentos.

Definición de procedimientos para la distribución de los documentos

internos y externos.

Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial

correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de valoración

documental, según sea el caso.

Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener definido

su reglamento y sus funciones.

Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el

Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas

complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los

siguientes aspectos:

Fases de formación del archivo,

Control sobre la entrada y salida de los documentos,

Acceso a los documentos,

Ordenación y descripción de los fondos de archivo.

Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas

colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y

documentos,

Coordinación de la función archivística dentro de la estructura

administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594

de 2000.



Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con

la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités

de información, entre otros.

Requisitos administrativos:

Se refieren a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con

todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de

información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que

haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

La Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa estratégico

de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Definir el sistema de administración de archivos de la entidad (Centralizado,

o descentralizado).

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial

con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y

suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a

funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o

municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el

Programa de Gestión Documental.

La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a

los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en

aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos,

además de la formación en el área de la auditoría de información y manejo

de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir condiciones mínimas para el

adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del

Archivo General de la Nación, en relación con las características

arquitectónicas y medio ambientales, entre otras, de espacio, distribución

de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del Archivo, ubicación con

relación a las dependencias, mobiliario y equipo.



11. Importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y etapas que comprenden.

La importancia de adoptar las tablas de retención documental, radica en

que estas son un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser

un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los

documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,

éstas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del

Programa de Gestión Documental, siguiendo las siguientes etapas

contempladas en el Acuerdo 039 de 2002:

Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales, comprende:

Compilación de la información institucional contenida en disposiciones

legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,

organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de

grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de

identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada,

comprende:

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las

funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificación de los valores primarios de la documentación:

administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos

documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y

subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e

histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección

del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se

produce el documento hasta su disposición final.



Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la

consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su

conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a

documentación no vigente administrativamente, a series documentales

cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series

documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

Tercera etapa: Elaboración y presentación incluye los siguientes pasos:

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y

anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta

avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus

veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende los siguientes pasos:

Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la

instancia competente, el representante legal expedirá el acto

administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la

Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos

que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo:

gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de

Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material



afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de

Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia

respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización comprende: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de

seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención

Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto

plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los

procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del

seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por

la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de

la misma.

12. Importancia y ventajas que produce la implementación de un

Programa de Gestión Documental para las empresas.

La importancia de implementar un programa de gestión documental es

que permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya

que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en

gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las

organizaciones y que no son importantes para la misma.

Las ventajas que proporciona la implementación de un Programa de

Gestión Documental en una entidad son:

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima

que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de

500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas

organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer

esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar

éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o

descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su

búsqueda.



Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos

electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma

transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión

original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones

legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción

costes en varios sentidos:

1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que

el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.

2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.

3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar

criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a

previsiones que pueden o no cumplirse.

Reducción de la recuperación de un documento: el documento está

perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo

que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es

óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del

documento físico original.

Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro

de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados

puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible

con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A

termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).

Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o

departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la

información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible

solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.

Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación

sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales

por incurrir en demandas y otros procesos legales.

Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de

identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.

Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la

organización)por agilizar sus procesos de trabajo.



13. Revise el documento “conceptualización de un programa de

Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el

Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las

diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General

de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A

partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su

enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA EXPLICACIÓN

Ley 594 del 2000 (Por medio de la cual se dicta

la Ley General de Archivos y otras disposiciones).

Esta ley instaura las normas y principios de las

funciones archivísticas del estado colombiano,

estableciendo así una serie de normas que permiten a

las entidades publicas o privadas guiarse o regirse

bajo estas para llevar una adecuada tarea con los

archivos.

LEY 951 DE 2005 (Por la cual se crea el acta de informe de gestión).

El objeto de esta ley se fundamenta en establecer la

obligatoriedad a los funcionarios públicos a nivel

nacional, departamental y municipal, que tengan a su

cargo fondos o bienes que pertenezcan al estado, que

al entregar su cargo dejen un informe de sus

funciones y actividades que se encontraban

desarrollando; y el manejo de recursos económicos,

administrativos y humanos para el desarrollo de sus

funciones

LEY 962 DE 2005 (por la cual se dictan

disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los

organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen

funciones públicas o prestan servicios

públicos).

Conocida también como la ley antitrámites, ya que

racionalizo diversos procesos administrativos que

exigían las entidades publicas.

CIRCULAR No. 2 DE Por medio de esta circular el Archivo General de



1997 (Parámetros a tener en cuenta para la implementación de

nuevas Tecnologías en los archivos públicos)

Colombia, permite la implementación de

herramientas tecnológicas en los archivos públicos,

promoviendo así el uso de tecnologías que faciliten el

la conservación, reproducción, recuperación y

almacenamiento de la información en todo el ciclo

vital del documento.

CIRCULAR No. 01 DE

1997 (Exhortación al cumplimiento de la

legislación básica sobre

archivos en Colombia)

Esta circular hace relevancia a la diversa legislación

que se debe aplicar en la organización y conservación

de los archivos departamentales y municipales, a su

vez recordar que el Archivo General brinda asesoría y

apoyo que facilitan la aplicación de dichas normas.

14. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

Los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos se

encuentran estipulados en el artículo 15 de la Constitución política colombiana,

el cual dice así:

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos

de entidades públicas y privadas.

- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad

y demás garantías consagradas en la constitución.

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los

casos y con las formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria

reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale,

con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la

correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden

judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control

judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar



cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso

que ha hecho de esta facultad.

Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a

que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).



CONCLUSIONES

Para finalizar, comprendí que un Programa de Gestión documental abarca

todos los procesos por los cuales pasan los documentos, estableciendo

pasos adecuados que hacen una correcta Administración Documental.

A modo de conclusión, la normatividad existente en Colombia para el

manejo o uso de documentos y a su vez para los Planes de Gestión

Documental, permite la adecuada implementación de procesos técnicos que

deben ir de acuerdo a las normas vigentes.

El desarrollo de esta actividad permite enriquecer conocimientos sobre

conceptos y normas básicas de archivo, logrando así aclarar ideas que ya se

poseían sobre los temas vistos en la unidad y adquiriendo nuevos conceptos

que son la base para el desarrollo de nuestra carrera.



BIBLIOGRAFÍA

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