Presentado Por:

Yudy Michelle Espinosa FonsecaKatty Alejandra Carvajal Corrales 

GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas, las cuales nos permiten hacer una cadena de proceso adecuada con cada documento, comenzando por la recepción, luego la preparación y posteriormente la digitalización.

Esto permite la facilitación de manejo de los documentos y sin poner en riesgo a este mismo, teniendo un buen manejo de información y permitiendo al final que los usuarios tengan acceso a dicha información hasta que se haga su tratamiento de conservación, termine su ciclo vital o uso.

Gestión Documental

En la segunda guerra Mundial, el mundo comienza a plantear problemas se produjo la explosión de información y por tanto los estados unidos y la extinta región soviética querían la superioridad tecnológica entonces fue por este motivo que la gestión documental se posicionó de una forma más rápida.

En los años 50 Estados Unidos desarrolla la “gestión de documentos”, fue concebida en estados unidos. Es hay cuando Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones, Haciendo un promedio fue entre los años 1900 y 2000.

Luego de este suceso en Colombia se contempla por primera vez el término en el Reglamento General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación - AGN. Y la LEY 594 DE 2000 (Julio 14).

Origen De La Gestión Documental

EL CODIGO DE ETICA

Principalmente nosotros los archivistas debemos tener una ética profesional muy marcada por la transparencia y la honestidad, puesto que tenemos una responsabilidad muy grande frente a la privacidad de la información a nuestro cargo. Por otra parte, es importante tener en cuenta todos los procesos que comprende nuestra perfil profesional, prácticamente tratamos los documentos desde su creación hasta su disposición final, pasando por la conservación, preservación, y salvaguarda.

Según el diagrama realizado, consideramos importantes estos conceptos puesto que encierran muchos parámetros y lineamientos que nos permite tener claras nuestras funciones como archivísticas, como también nuestro código de ética profesional. Debemos entender la ética profesional del archivística como nuestra imagen y forma de desarrollar nuestras funciones.

NORMA DESCRIPCION DE LA NORMA COMENTARIO

Acuerdo 04 de 2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”

Este acuerdo es importante por que se brindan los criterios y lineamientos para realizar de forma adecuada el proceso de creación de las TRD. Por su parte la importancia radica principalmente en que se han superado muchas dudas que existían respecto a este proceso.

ACUERDO No. 049(5 de mayo de 2000)

"Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

En nuestro país ha existido cierta ignorancia en cuanto a la conservación preventiva de los archivos, visto como algo sin valor y sin importancia. Este acuerdo es muy completo por que contiene cuales son las condiciones correctas de almacenamiento y conservación, entregando lineamientos relacionados con la estructura física y ambiental de las bodegas de archivo.

DECRETO NÚMERO, 26 09DE 2012

'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado"

La gestión documental debe ser considera y entendida como un conjunto de disposiciones que deben estar orientadas hacia la correcta organización de los archivos. Este acuerdo es importante por que entrega a la gestión documental la validez que merece.

NORMA DESCRIPCION DE LA NORMA

COMENTARIO

LEY 527 DE 1999

"Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen lasentidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Las nuevas tecnologías y las tic, en los últimos años ha incursionado en la sociedad mundial creando una sociedad de la información, donde todas las personas están comunicadas en tiempo real. El archivo no ha sido ajeno a este nuevo fenómeno, y debemos aprender a dar tratamiento a los documentos electrónicos y los mensajes de datos.

DECRETO 2527 DE 1950Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

El microfilm ha sido un medio de reproducción muy usado y popular, debido al valor probatorio que posee. Es importante este decreto porque nos indica como realizar el proceso como también su forma de conservación y demás aspectos importantes para su uso.

NORMA DESCRIPCION DE LA NORMA

COMENTARIO

Ley 594 de 2000"La presente ley tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado"

En Colombia existen leyes o normas estipuladas pero lastimosamente no se ponen en práctica por eso a diario se ven desfalcos, estafas, y distorsión de información o más específicamente de documentos y falsificación del mismo.

Acuerdo 7 de junio de 1994

Este Reglamento establece lineamientos que permiten el buen manejo de los documentos y a su vez criterios para la toma de decisiones de las entidades publicas y privadas.

Si se tiene un manejo adecuado de cualquier tipo de documento la entidad o empresa estaría lejos de llegar a ser blanco de cualquier tipo de problema legal, ya que tendrían en su poder la documentación necesaria.

Ley 43 de 1913 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Todo documento oficial destinado a reposar en los archivos públicos debe ser altamente tratado, extendiéndose escrito a mano y con tinta que dure por el tiempo que sea necesario y no permita que tenga algún problema respecto a la calidad del mismo.

NORMA DESCRIPCION DE LA NORMA COMENTARIO

LEY 163 DE 1959 (30 de diciembre)

Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

se consideran como monumentos inmuebles, además de los de origen colonial y prehistórico, los siguientes: a) Los que estén íntimamente vinculados con la lucha por la independencia y con el período inicial de la organización de la República, b) Las obras de la naturaleza de gran interés científico indispensables para el estudio de la flora y la geología.Básicamente todo esto pertenece al estado y no tiene un dueño original por que ya hace parte de la pre e historia.

Ley 1712 de 2014

El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Todos los ciudadanos tenemos derecho a adquirir información de dichos lugares y es por esto que está esta ley ya que es la encargada de que se cumpla dicho procedimiento.