Universidad de la SalleFacultad de ciencias Económicas y Sociales

Sistemas de la información, Bibliotecología Y ArchivísticaGestión Documental

Alisson Zambrano María Osma Melissa Becerra Jaime sarria Jhon Casallas Edwin Yanquen

UNIDADES DE INFORMACIÓN

ARCHIVOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECAS

Los documentos de los archivos son reflejo de funciones y actividades necesarias del hombre

Su información es delimitada a partir de una materia en específico sobre la cual se desarrollan, suelen ser especializados

La organización parte de un consenso generalizado de agrupación del conocimiento en virtud de las necesidades de los usuarios

ARCHIVOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECAS

El ingreso de los documentos de archivo es dado por medio de transferencias

El ingreso de su documentación o documento científico es dada por selección, para que responda a las necesidades específicas de sus usuarios.

En las Bibliotecas el ingreso de su material bibliográfico es realizado por medio de compra, adquisición

DIFERENCIAS METODOLÓGICAS

PARA CONFORMACIÓN DE

LA INFORMACIÓN

INCORPORACIÓN DE SUS CONTENIDOS

LA ORGANIZACIÓN DE SU

INFORMACIÓN

SISTEMATIZACIÓN

ANÁLISIS DOCUMENTAL

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS DESNATURALIZADOS

Archivos de Gestión

Archivos históricos

Documentos llegan a los archivos históricos cuando, debieron haber sido eliminados anteriormente

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS DESNATURALIZADOS

Cuando se aplaza la destrucción de sus documentos, aplicando metodologías incorrectas

se ingresa documentación que a la institución no le compete

ARCHIVO COMO SISTEMA

GESTIÓN DOCUMENTAL

FASES DE EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Importancia que se daba a los Archivos históricos, conllevando a un aislamiento y desarticulación de estos, dentro de una institución.

Se rompió con barreras impuestas a los archivos, vinculando así a los archivos de gestión e incorpora una mayor relación de los archivos dentro de las unidades administrativas

Evolución ahora dictada por la incorporación de las nuevas tecnologías en donde el archivo se propone como “un único archivo electrónico”

COLECCIONES DE ARCHIVO

Documentos , utensilios u objetos y demás, que en su mayoría no guardan estrecha relación con los fondos documentales del Archivo que los posee.

Pueden ser colecciones que han sido adquiridas por donaciones , por legados o por otras modalidades diferentes a las transferencias .

Por su valor histórico o en algunos casos relación con los fondos contenidos en el archivo

FUNCIONES QUE CUMPLEN LOS ARCHIVOS“RECOGER”

Entendida como la incorporación de los documentos tanto producidos como recibidos por una institución en cumplimiento de sus funciones y competencias.

Mediante las transferencias de los documentos de archivo , los cuales deben cumplir con documentos deban ser agrupados en fracciones de series identificadas y ordenadas , todo ello para garantizar que en la función de “recoger” se realice de manera clara y con el fin de garantizar principios de eficacia y economía

FUNCIONES QUE CUMPLEN LOS ARCHIVOS

“conservar”

donde se establece los plazos de permanencia en cada ciclo de la vida del documento, indicando así dentro de la conservación un sentido más amplio y profundo, como pueden ser las opciones de selección , las de eliminación posteriores a una valoración

“SERVICIO”

FUNCIONES QUE CUMPLEN LOS ARCHIVOS

No solo se enfoca en ofrecer servicios para investigadores e historiadores, y con la incorporación de la gestión documental, amplió los servicios que estas unidades pueden ofrecer al hacerlos extensivos también para los usuarios dentro de una entidad y los ciudadanos.

GESTIÓN DOCUMENTAL, APLICACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA CONO CONCEPTO DE SERVICIO

La gestión documental como un proceso ligado a la misma gestión administrativa , establecido con el fin de ser un proceso integrador y dinamizador del manejo de la información (sin importar su soporte), cuyo fin es en aras de garantizar un proceso rápido ágil y oportuno para garantizar la eficiencia y economía,

CONCLUSIONES

Se logran establecer las diferencias fundamentales que presentan dentro de las tres diferentes unidades de información ya que si bien las tres trabajan con información, en cada una de ellas es importante manejar y tener claro cuáles son sus diferencias y que es lo que hace característico a cada una de las unidades.

Evolución que se ha generado con el surgimiento de la Gestión documental y como está ha permitido un mayor alcance de la archivística , rompiendo barreras que se tenían cuando solo se trabajaba con el manejo del archivo desde la perspectiva de los histórico.

Evidenciar la desnaturalización de los archivos, motivo por el cual es interesante, seguir haciendo énfasis para evitar que ese tipo de actitudes hacia los archivos se difunda, sino que prospere el modelo centrado en una Gestión documental responsable,