Gestión Documental MINTER
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Arch. Pablo Paucar Chumpitaz
Lima, agosto del 2016
AVANCES EN LA BÚSQUEDA DE UNA EFICIENTE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
1. Introducción Preguntas de reflexión inicial
¿Crees que el uso del soporte tradicional persistirá (papel) y el soporte digital es una moda?
¿Conoces la gestión de documentos en soporte electrónico, firmas digitales, cero papel, etc.? Se usa en su institución.
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
2. Modernización de la Gestión Pública
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
3. Sector Interior
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
3. Gestión Documental
Sistema de Trámite Documentario
Sistema de Archivo de
Documentos
El conjunto
de normas,
técnicas y prácticas
usadas para:
Administrar el flujo de documentos
Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse o eliminarse y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
Aplicando principios de racionalización y economía
Obtener información desde ellos
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
LEY N° 27444, LEY DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERALLEY DE ORGANIZACIÓN Y FUCIONES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR, ROF, MOF Y OTRA NORMATIVA INTERNA QUE REGULE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DIRECTIVA INTERNA SOBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO
DIRECTIVA INTERNA SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
HERRAMIENTA ELECTRÓNICA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
DIRECTIVA INTERNA SOBRE FORMULACIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIOTercera Generación
• Uso de bases de datos para el control del flujo documentario, con soporte papel y digital (Permite determinar la ubicación exacta del expediente administrativo).
• Visualización de los documentos en el Sistema y “concomitancia”.
• Se generan documentos electrónicos con valor legal.• Uso de firmas electrónicas expedidas por RENIEC.• Evita el envío físico de los documentos ( ahorro notorio
de recursos : materiales, personal , tiempo, equipos en el traslado y recepción de expedientes).
• Respuesta inmediata ante la pérdida y/o extravío de documentos.
• Rentabilidad y eficiencia en la conservación de la información.
2013
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIOTercera Generación
UNIDAD 01
UNIDAD 02
Mesa de Partes
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIOTercera Generación
Gobierno Electrónico, Modernización de la Gestión Pública, Gobierno Abierto, Transparencia de la Gestión Pública y otros conceptos; que implica la innovación en la reforma del Estado, involucra el uso de la tecnología para agilizar procesos, fomentar la competitividad del país y acercar el Estado a los ciudadanos. De igual forma, se incluye su labor para impulsar la Sociedad de la Información y del Conocimiento.
DECRETO LEGISLATIVO Nº 681Normas que Regulan el Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo de Documentos e Información
14.10.91 Otorgamiento de valor legal a los
documentos electrónicos Crea la institución de los fedatarios
Juramentados.
LEY N° 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales
Generando la firma electrónica otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
PROYECTO “CERO PAPEL”
Desde mayo del año 2014, la Presidencia del Consejo de Ministros – PCM a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática – ONGEI, con el apoyo de RENIEC y otras instituciones del Sistema Nacional de Informática trata de impulsar la iniciativa del “Cero Papel” y el despliegue de los Certificado Digitales, para lo cual promueve la implementación de Sistemas de Trámite Documentario, que puedan utilizar la tecnología de Firma Digital. El proyecto “Cero Papel”, cuenta además con la colaboración de las entidades que ya han realizado esfuerzos en este tema. La PCM a través de la ONGEI, sigue en su esfuerzo por fortalecer y desarrollar el Gobierno Electrónico en el Perú, en este caso impulsando el uso de firmas y certificados digitales en las entidades públicas del Estado, así mismo ONGEI y RENIEC aúnan esfuerzos para la elaboración de lineamientos de implementación de Sistemas de Tramite Documentario con uso de la Firma Digital y el respectivo despliegue de su aplicación en las entidades públicas que lo requieran.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos pertenecientes al Sistema.
Implica, entre otras, las siguientes actividades:
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO CENTRAL
ÓRGANOS/UNIDADES ORGÁNICAS
DIRECCIONES GENERALES
Comité Evaluador de Documentos
Diseñar, Implementar y dirigir el Sistema de Archivos Institucional
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos
Formular los documentos de gestión archivística
- Plan Anual Trabajo del Archivo Central de la Entidad (FEB-AGN)- Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Archivo Central (ENE-AGN)
- Cuadro de Clasificación de Documentos- Programa de Control de Documentos-
Proponer la conformación del Comité Evaluador de Documentos.
Formular normas técnicas sobre la organización y funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema de Archivos Institucional.- Directiva del Sistema - Directiva de Transferencia.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos
Gestionar la obtención de recursos humanos y logísticos para promover la eficiente aplicación de los procesos técnicos archivísticos en el Patrimonio Documental Archivístico institucional.
PERSONAL Fortalecimiento de la capacidad operativa del Archivo Central
Infraestructura
‐ Proyecto de Ampliación del Archivo Central ( 3,000 metros lineales).‐ Adquisición de contenedores para la conservación temporal de documentos
(150 metros lineales)
‐ Adquisición de contenedores y toldos de lona para la conservación temporal de documentos (350 metros lineales)
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos
‐ Equipos informáticos, multifuncionales, escáner, mobiliario. ‐ Adquisición de siete mil cajas archiveras para la conservación de documentos
valor permanente y temporal.‐ Materiales diversos para la conservación de documentos.
Intervenir en la aplicación de las TIC´s en la documentación de archivo de la Entidad.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAsesoría Técnica
• Supervisión a los archivos pertenecientes al Sistema de Archivos del MININTER.Plan de Supervisión de Archivos.
• Asesoría y capacitación al personal de los archivos del Ministerio del Interior.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALDesarrollo de Procesos Técnicos Archivísticos
En el local del Callao, de un total de 1,452 metros lineales, se han trabajado técnicamente 1157 metros lineales de documentación, ejecutándose los siguientes procesos técnicos:
• Organización documental (clasificación y ordenamiento)• Descripción documental
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
Se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos*.
• Guía “Cero papel en la administración pública”. AGN - Colombia
VENTAJAS:
• Procesos y servicios más eficaces y eficientes• Aumento de La productividad• Uso óptimo de los recursos• Disminución de los costos asociados a la administración de papel (Almacenamiento y
Materiales)• Mejorar el acceso a la Información dentro y entre las Entidades• Mayor control y seguridad en el manejo de la Información• Eliminar la duplicidad de documentos• Disminuir los tiempos de localización de los archivos• Mejorar el entorno de trabajo • Mejorar la comunicación en las entidades (interoperabilidad)
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
OBSOLESCENCIA Y DEPENDENCIA DE SOFTWARE Y HARDWARE
Debido a la rápida evolución tecnológica los recursos digitales pueden quedar "huérfanos", es decir, inutilizables por falta de todos o alguno de los elementos informáticos – hardware, software o soportes físicos - de su entorno original.
Ley de MOORE“Cada 18 meses nace una generación de PC”
Problemática de la Conservación Digital
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel Problemática de la Conservación Digital
INESTABILIDAD DEL MEDIO DIGITAL
La "fragilidad" o inestabilidad del soporte, debida tanto a factores internos como a factores externos, pueden conducir, tarde o temprano, a la pérdida de la información grabada en él.
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel Problemática de la Conservación Digital
PÉRDIDA DATOS EN LAS MIGRACIONES
Mediante este proceso se mantienen las características esenciales de los datos, aunque se pueden producir pequeños cambios que con el paso del tiempo y la acumulación de migraciones pueden verse amplificados. Por eso, se convierte en un proceso poco fiable si se utilizaron componentes muy específicos de software, lo que conlleva una incompatibilidad entre sistemas.
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALOR LEGAL
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel Problemática de la Conservación Digital
POLITICA INSTITUCIONAL CAMBIANTE
En muchos casos son factores los políticos - institucionales, no los tecnológicos, se consideran el principal obstáculo para el avance de la preservación digital.
Alta rotación de funcionarios (criterios y prioridades particulares).
Carencia y/o mala utilización de los recursos económicos.
Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
SERIES DE VALOR PERMANENTE 10% - 15% (DIGITAL / PAPEL)
SERIES DE VALOR TEMPORAL 85% - 90% (SOLO DIGITAL)
Posición del Archivo Central
DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LAS SERIES DOCUMENTALES - PCD
1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO
CONCLUSIONES
1. Sin duda es necesaria la modernización de la gestión pública, haciendo
uso de las TIC´s, afectando como es lógico nuestro quehacer, pues se
trata de abundante información, generada en el desarrollo de las
actividades de la Institución.
2. El funcionario público considera que la solución para la problemática de la
gestión documental es el cero papel. Sin considerar la conservación de la
información a largo plazo.
3. Se requiere de profesionales que reconozcan la importancia del cambio
para la mejora de los servicios públicos. Sin embargo, deben desarrollarse
acciones para garantizar la preservación permanente de la información.