Gestin documental electrnica

Gestin documental electrnicaEspecializacin en derecho InformticoProf. MG. Ramn G. Brennaramonbrenna@derecho.uba.ar

GEDEl paso de una gestin en papel a una gestin documental electrnica requiere un anlisis minucioso de la normativa y una adecuacin relevante de esta, para incorporar y responder a conceptos como el de expediente electrnico , documentos electrnicos y firmas digitales.Marco JurdicoEl marco jurdico es clave para impulsar esos cambios, permitir que se realicen y dotarlos de legalidad.La eficacia legal de los nuevos documentos electrnicos es central, cuando se trata de instalar esa nueva manera de gestionar los servicios pblicos.La legalidad brinda seguridad jurdica a la gestin documental electrnica.Cuestiones problemticasEl marco normativo permite resolver distintas cuestiones problemticas que se presentan:Equivalencias legales y funcionales de los distintos formatos.Nuevas modalidades de identificacin y autoraLa publicidad y la privacidad

Cuestiones problemticasEl accesoLos distintos tipos de documentos Sus atributos

El Caso de la Ciudad El Plan planteo una estrategia que se puede esquematizar as:Se doto a la administracin pblica de las herramientas Se dio respaldo jurdico en la implementacin de cada una de las cuestiones problemticas que mencionamos.Se promovi la arquitectura legislativa, primero. El Caso de la Ciudad Alcanzada esta se avanz en la implementacin acompaando cada paso con la sancin de los Decretos que fueron aprobando los distintos mdulos que conformaran la GDE (Gestin Documental Electrnica).Se fijaron los cronogramas de incorporacin y utilizacin de cada uno por la Administracin. El Caso de la Ciudad Se dio intervencin a la Secretara Legal y Tcnica, a la Jefatura de Gabinete, al Ministerio de Modernizacin y a la Sindicatura del GCABA.Marco Jurdico - Desarrollo2008.- Ley 2689 crea la Agencia de Sistemas de Informacin con el objetivo de que dotara de un Plan autosuficiente, razonable y coordinado de Gobierno Electrnico para permitir al ciudadano acceder por medios electrnicos y telefnicos a los servicios de informacin de gobierno.2008.- Ley 2739 da carcter oficial y autntico a la publicacin del Boletn Oficial de la Ciudad en el sitio Web del GCABA. El Boletn pasa a ser digital con iguales efectos jurdicos que la vieja edicin impresa.

Marco Jurdico - Desarrollo2010.- Ley 3304 de Modernizacin de la Administracin Pblica refuerza el marco jurdico. Segn su Anexo I, Ttulo II, Captulo III, el Gobierno Electrnico se instrumenta a travs de:Marco Jurdico - DesarrolloLa sede electrnicaLa firma electrnica y digitalEl expediente electrnicoEl documento electrnicoLa digitalizacin de procesos administrativosLa seguridad informticaLa interoperabilidadLas compras electrnicas.Marco Jurdico - Desarrollo2011.- Ley 4013.- De Ministerios. Establece que: Todos los integrantes del Poder Ejecutivo y entes descentralizados podrn utilizar los documentos electrnicos o digitales que determine el Poder Ejecutivo para la creacin y suscripcin de actos o documentos como as tambin las firmas electrnicas o digitales que tambin determine para el refrendo o firma, teniendo todos ellos la misma eficacia jurdica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales Ttulo IX.Extensin Marco JurdicoYa instalada la tramitacin electrnica en el interior de la Administracin pblica, se plantea la necesidad de involucrar en este avance a los otros Poderes de la Ciudad. Adems se planteaba la necesidad de trascender del back office al front office para que los ciudadanos pudieran relacionarse de manera remota con la Ciudad.Infraestructura de Firma2013.- Ley 4836. Implementacin de Infraestructura de Firma Digital de la CABA.Ampla la equivalencia jurdica entre el soporte papel y el electrnico a todo el Sector Pblico de la CABA y estableci que la Ciudad tendra su propio Ente Licenciante, el Poder Ejecutivo, que debe implementar la infraestructura de firma digital a ser utilizada.Firma - Evolucin

Marco Jurdico - Desarrollo2013.- Ley 4764 modificatoria de la Ley 2095 de Compras y contrataciones del Sector Pblico de la CABA, en su artculo 7, punto 10, contempla el principio de la va electrnica al disponer que los procedimientos de compras y contrataciones debern ejecutarse por la va electrnica con los requisitos y a travs de los instrumentos previstos en el Captulo III, del Ttulo II del Anexo I de la Ley 3304, siendo excepcional y procedente la tramitacin de los mismos mediante documentos contenidos en soporte papel, nicamente, debido a la concurrencia de algunas de las causales previstas en la reglamentacin de la presente.

Procedimiento Electrnico2013.- Ley 4735, modificatoria del DNU 1510/97 Procedimiento Administrativo de la CABA incorpora al expediente electrnico, soporte de la tramitacin administrativa, la posibilidad de otorgar Vista de expedientes electrnicos y de Notificar Electrnicamente durante un proceso administrativo.Plataforma de tramitacin electrnica 2009.- Decreto 589/09. Aprueba la implantacin del Sistema de administracin de Documentos Electrnicos (SADE).Integra: Caratulacin y numeracin, seguimiento y registro de movimientos de todas las actuaciones del GCABA.La SECLYT es la Administradora del Sistema.Plataforma de tramitacin electrnica Se reemplazan progresivamente :ExpedienteComunicacinRegistroCarpetasLegajosNotas Memos.Reglamento2010.- Resolucin 138-SECLYT/10, aprueba el Reglamento para la Administracin de Expedientes y Documentos Administrativos.Introduce por primera vez el concepto de documento como identidad identificada, con numeracin oficial.Define Expediente como conjunto ordenado de documentos que proporcionan informacin sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestin o resolucin administrativaDocumentoDefine Documento como la entidad identificada y estructurada que comprende texto, grfico, sonido, imgenes o cualquier clase de informacin inherente a los procesos administrativos.Un Gran Paso2010.- Decreto 288/10 estableci que todos los organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad deben confeccionar todas las Notas y Memorandos en el Mdulo Comunicaciones Oficiales como nico medio de creacin, comunicacin y archivo, y firmarlos mediante tecnologa de firma digital.Hoy las comunicaciones oficiales electrnicas son el nico medio oficial de comunicacin interna del GCABA.Mdulo GEDO2010.- Decreto 865/10, establece que todos los organismos del Poder Ejecutivo de la CABA deben utilizar el Mdulo Generador de Documentos Electrnicos Oficiales (GEDO) para crear, registrar y archivar Informes y providencias.Este mdulo GEDO es el corazn del sistema SADE pues en el se firma y numera dentro de la plataforma.ElementosCada Documento requiere dos elementos esenciales:Firma, para su validez jurdicaNmero oficial para su identificacin.Todo Documento administrativo debe ser numerado y firmado en GEDO.Documentos2011.- Resolucin 245-SECLYT/11. dispone que todos los organismos y entes descentralizados GCABA deben utilizar GEDO para crear, registrar y archivar los siguientes documentos:DictamenDictamen de firma conjuntaActaActa de firma conjuntaProyecto de ConvenioConvenioDocumentos2012.- Resolucin 129-SECLYT/12 incorpora al Mdulo GEDO los siguientes documentos electrnicos:ProyectoAnexoOrden de PagoSolicitud de Informacin Ley 104.Actos Resolutorios2011.- Decreto 6/11, instruye a todos los organismos del Poder Ejecutivo de CABA a utilizar el Mdulo GEDO para crear, registrar y archivar disposiciones.Tambin establece equivalencia jurdica entre el papel y el soporte electrnico: las disposiciones confeccionadas a travs del mdulo GEDO estn firmadas con tecnologa de firma digital y tienen el mismo valor legal y eficacia jurdica que las disposiciones en soporte papel.-Actos ResolutoriosDurante ese ao todas las reas que firman disposiciones se fueron incorporando de manera gradual, mediante Resoluciones especficas, y se fueron cerrando los Libros de Disposiciones y de emitir actos en soporte papel.Tenan entonces, comunicacin interna electrnica, los documentos ms utilizados electrnicos, y las disposiciones electrnicas.Expediente Electrnico2011.- Decreto 196/11. se implementa el Expediente Electrnico del SADE como contenedor que ordena todos los documentos electrnicos relativos a un mismo asunto para su tramitacin.A partir de all se fueron incorporando trmites.Trmites2012.- Resolucin Conjunta 14 MMGC-SECLYT/12 establece la tramitacin por E.E. deCertificado de Dominio de Bvedas y o NichosActualizacin de Ttulo de Bveda o NichoRenovaciones y transferencias de ambosAdministracin de ConsorciosReconocimiento de cambio de alcuotasRecuperacin de fachadasCasa habitacinPlan de Estudios Proyecto InstitucionalImposicin de nombresAprobacin de Curso

TrmitesSeguridad y/o vigilancia en EscuelasExperiencia directa EscuelasViajes EscuelasReserva de Salas y salonesDesignacin de SubsecretarioTrmitesHoy 850 deben tramitarse por E.E.Para fines del 2013, toda la tramitacin de gobierno est gestionndose de manera electrnica.

Dictamen JurdicoResolucin Conjunta 13-MJGGC-SECLYT/11 se instruy a la Procuracin General de la CABA a utilizar SADE y el mdulo GEDO como nico medio de creacin, registro y archivo del documento Dictamen Jurdico.Resoluciones2012.- Decreto 424/12 establece que todos los organismos del PE del GCABA deben utilizar el mdulo GEDO para crear, registrar y archivar Resoluciones, siguiendo la misma logstica que para las Disposiciones, es decir, cierre de libros y entrega de tokens a los funcionarios a cargo del rea.Decretos2013.- Decreto 398/13 culmina el proceso al disponer que: todos los funcionarios de gobierno generan y firman sus decisiones de manera electrnica, incorporando los Decretos del Poder Ejecutivo y su suscripcin al proceso de documentos y firmas digitales.Trmites complementariosRegistro de Identificacin de Beneficiarios y Planes y Sociales y Subsidios.Contratacin, modificacin, ejecucin y extincin de contratos de Locacin de Obras y ServiciosLegajo nico ElectrnicoGestor nico de ProveedoresRegistro Legajo MultipropsitoTrmite a Distancia2013.- octubre.- Decreto 429/13 se crea la Plataforma de Trmite a Distancia (TAD) como medio de interaccin del ciudadano con la administracin y el mdulo TAD del SADE como un medio de recepcin y remisin de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a travs de la Plataforma de Tramitacin a Distancia.Firma DigitalLa Ley 4836 de implementacin de la firma digital estableci que la CABA tiene su propio Ente Licenciante.Se reglament por el Decreto 518/13, que establece que la SECLYT es el Licenciante y otorga las licencias habilitantes a los certificadores licenciados.La Resolucin 283.SECLYT/14 aprob la Poltica de Certificacin que debe cumplir la Agencia de Sistemas de Informacin, que es la Autoridad Certificante de la CABA.FUTUROMdulo Ventanilla nica.Modificar la recepcin e inicio de todas las solicitudes de trmites y requerimientos de los ciudadanos.Extender horariosAprovechar instalaciones de atencin al pblico para otros propsitosRecepcin sin lugar determinado.RESULTADOSDespapelizacinCeleridad en los trmitesMejoras en la Administracin interna y la atencin a los ciudadanosSeguimiento de las tareas por trmiteControl del rendimiento por agenteReduccin de malas prcticasNumeracin nica automtica y correlativa de las actuaciones

RESULTADOSAcceso permanente e instantneo al expediente (trasparencia)Ahorros en la administracin y mayor eficiencia en el uso de recursosAuditora por sistemasInteroperabilidad con los sistemas verticales y transversalesReemplazo de las comunicaciones del gobierno por documentos digitales con firma electrnica

RESULTADOSUnificacin de las tipologas de comunicaciones (Memo Nota Informe)Supresin de los libros de registro manualAmbiente tecnolgico de alta seguridad informticaMayor capilaridad; se incorporan al SADE los usuarios del web mail del GobiernoVentanilla nica.