GESTIÓN DOCUMENTALProducciónRecepciónDistribuciónTrámiteOrganizaciónConsultaConservaciónDisposición Final

OBJETIVOSResaltar la importancia de los documentos y

archivosApoyo a decisiones administrativasControl y garantía de los procesos

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOSReproducción de documentos de las

instituciones en cumplimientos de sus funciones

Tipos de documentos Documentos tradicionales: soporte en

papel, ejemplo: correspondencia archivada en carpetas o AZ

Documentos digitalizados: Representación electrónica de la información, ejemplo: escáner de correspondencia y fotografías

Documentos electrónicos: soporte magnético y óptico, se separa del soporte, software y hardware para su consulta

ActividadesMedios y técnicas de producciónSelección de soportesCalidad y tipo de soportesDiligenciamiento de formularios Dependencias productoras

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de operaciones de verificación y

control para la admisión de los documentos

MediosMensajería o correo tradicionalFaxCorreo electrónico

Pasos de recepción documental

Verificación Radicación Registro

_Medio _Número consecutivo _Ingresar datos

_Revisar que estén _Fecha y hora al sistema completos _Destinatario _Remitente _Coincidir con la _Planilla de radicación _Tiempo dePlanilla de registro y control respuesta_Competentes a la entidad

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSActividades que garantizan que los

documentos lleguen a su destinatario

Medios de distribución Documentos internos Documentos

externos _ Dependencia

_Destinatarios _Enrutamiento

_Clasificación _Registro de control de

_Enrutamiento entrega de documentos

TRÁMITE DE DOCUMENTOSRespuesta a una solicitud o requerimiento

Recepción de solicitud Respuesta

o trámite

Planilla de control y ruta del Análisis y compilación

trámite de información

Tiempo de respuesta, Proyección y preparación

identificación del trámite de respuesta

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de acciones orientadas a la

clasificación y ordenación de los documentos

Clasificación Ordenación

_Establece clases o grupos _Une y relaciona las clases

de documentos o grupos

_Fondos, secciones, series _Alfabética, ordinal, mixta

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivo de Archivo Archivo gestión central histórico

Doc. activa Doc. Semi-activa Doc. inactiva

Valores Valores primarios secundarios _Administrativo _ Histórico_Legal CICLO VITAL _ Cultural_Fiscal DEL DOCUMENTO _Investigativo_Contable _Científico_Técnico

CONSULTA DE DOCUMENTOSRecepciona la solicitud escrita o verbal del cliente

interno o externo

Consulta Préstamo _Buscar documento _Buscar documento _Entrega al usuario _Entrega al usuario

para consulta _Condiciones de préstamo _Se guarda la _Formato de préstamo documentación _Diligenciar formato

“afuera” _Guardar documentos y formatos

CONSERVACIÓN DOCUMENTALConjunto de medidas preventivas o

correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquiera de

sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación

_Conservación total del documento_Selección del documento _Eliminación del documento _Digitalización