Gestión

Documental IILuz Aurora Villamil González

Grupo 4- semestre 4.

Universidad del Quindío

Concepto de Gestión

Documental.

La Gestión de documentos implica un proceso que busca

optimizar la organización y utilización de los documentos, desde

su producción hasta su disposición final de tal forma que

permita la recuperación de la información fortaleciendo a su vez

la política administrativa de una entidad.

Instrumento Archivístico

• Los sistemas de gestión documental son programas de

gestión de bases de datos que disponen de una tecnología

idónea para el tratamiento de documentos científicos,

culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos

fundamentales de los de gestión de bases de datos

convencionales, o de aplicación general, que se utilizan

para la gestión de documentos administrativos .

Estructura

El Sistema de Gestión Documental esta estructurado de la

siguiente forma:

• La entrada –Insumos por la planeación misma del sistema.

• La producción y/o recepción de los documentos.

• El proceso por la elaboración de procedimientos,

funcones,actividades,tareas,métodos,acciones, e interrelaciones tecnológicas;

y la salida por los productos o servicios resultantes de este sistema entre los

cuales se encuentran los programas de desarrollo, principios, procesos

administrativos y operativos, tablas de retención y valoración, actas ,

informes, estadísticas, indicadores, inventarios, capacitación, consulta,

divulgación, servicio, seguridad, manuales, infraestructura física,

equipamiento y presupuesto.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión Documental,

bases para la elaboración de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la

aplicación de un programa de gestión documental.

• En Colombia el reglamento general de archivos –

Acuerdo 07 de 1994 expedidos por el Archivo General de

la Nación, contempló el término Gestión de Documentos

y desarrolló el tema en aspectos como responsabilidad

frente a la gestión documental, organización de archivos

administrativos, sistemas empleados para la gestión de

documentos, valoración documental, transferencias de

documentos con valor permanente y eliminación de

documentos.

Generalidades del sistema de

gestión documental.

• Organización de los documentos a través de cuadros de clasificación.

• Aplicación de las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

• Ejecución de las TVD y TRD según lo indique para su eliminación total o parcial.

• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a través de metadatos.

• Realizar las agrupaciones documentales, series y subseries.

• Fácil, acceso de los documentos cuando se requieran.

• Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Características de los

sistemas de gestión

documental.

Conformidad Todos los sistemas de información deben

respaldar la gestión de la información a partir de

los procesos administrativos.

Interoperabilidad La interoperabilidad es la capacidad que tiene un

producto o un sistema, cuyas interfaces son

totalmente conocidas, para funcionar con otros

productos o sistemas existentes o futuros y eso sin

restricción de acceso o de implementación. Basado

en el principio de neutralidad tecnológica.

Seguridad La información administrativa siempre debe estar en

un entorno de seguro.

Metadescripción La meta descripción es una etiqueta HTML que sirve

para proporcionar una descripción del contenido de la

página a los buscadores, se requieren metadatos

normalizados desde los mismos sistemas aplicativos.

Adición de contenidos Agregar metadatos sin alterar la autenticidad, valor

evidencia e integridad de los documentos.

Diseño y funcionamiento Facilidad en la bases de datos para búsqueda de

información.

Gestión distribuida Entradas y salidas masivas de documentos desde y

hacia otros sistemas de gestión documental.

Disponibilidad y acceso Se debe asegurar la seguridad, autenticidad,

accesibilidad de los documentos electrónicos tanto

como su capacidad de procesamiento y reutilización.

Neutralidad tecnológica Libertad en el uso de tecnologías siempre y cuando

se sigan las normativas, conceptos y

recomendaciones.

Visita a la Alcaldía mayor

de Bogotá.

Atendió mi visita Graciela Sánchez - Auxiliar Administrativo - Secretaría

General Alcaldía Mayor de Bogotá.

El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento de

fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades del Distrito

Capital. Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un

conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos

que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los

servicios a cargo de las entidades. Estará compuesto por 8 subsistemas dentro de los

cuales está el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA.

Visita a la entidad.

El SIGA es un activo informático estratégico de la

Secretaría General debido a la naturaleza de la información

que se maneja y que está consignada en la base de datos de

este aplicativo.

Está conformado por dos grandes módulos:9 Módulo de

correspondencia: tiene la funcionalidad de realizar la

gestión de documentos, ya sean entradas, salidas o internos.

De acuerdo con el tipo de trámite se generan las alarmas, las

notificaciones y todos los procesos pertinentes que se

realizan sobre un documento.

Visita a la entidad.

Módulo de archivo: En este se

encuentra la información estructurada y

organizada de los archivos de Gestión y

Central manejados por dos submódulos

organizados de acuerdo a las series,

subseries y tipos documentales

consignados en las respectivas Tablas

de Retención Documental (TRD) de cada

Dependencia.

Visita a la entidad.

Actualmente en la Secretaría General tenemos los medios para

realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el

aplicativo SIGA, el aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad

y las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores.

En cuanto a la Gestión del Documento Electrónico, se cuenta con

herramientas, pero aún no existe una plataforma que permita la

validez legal del documento electrónico. En estos momentos se

está trabajando para llegar a este escenario ideal.

Documentos electrónicos

Documento electrónico: contenido integrado en un archivo informático

mediante un programa de computador (software) que es generado, comunicado y archivado en medios electrónicos y en éstos permanece durante su ciclo vital.

Gestión electrónica de los documentos: Es la aplicación o uso

de la informática en la producción, transmisión, conservación y uso de

los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de

la entidad. En esta orientación un documento puede ser gestionado por

medios electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo

independiente del soporte en el cual se registre.

Criterios

Impactar los procesos internos de La Secretaría General

Se tiene información disponible permanentemente.

Facilitar la toma de decisiones.

Brindar elementos que incrementan la eficiencia en las

actividades.

Da oportunidad en el servicio al cliente.

Concentra la información en un solo sitio y facilita su

portabilidad Propicia un escenario para el ahorro de papel.

De qué manera logran garantizar la integridad de la

información en el sistema?

• Por ejemplo cuando se radican documentos de manera

externa e interna no se pueden hacer modificaciones de

hora y fecha en el sistema del momento en que se radica

el documento ya que debe seguir un consecutivo de

tiempo con esto se garantiza la transparencia del trámite.

Cada comunicación oficial que ingrese dentro del sistema

SIGA, tiene un consecutivo (Radicación) como componente

importante que la identifica y se clasifican como

comunicaciones internas, recibidas o enviadas.

Alcaldía Mayor de Bogotá

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