GESTION DOCUMENTAL III

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MARICEL MUÑOZ MALDONADO

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA

2015

INTRODUCCIÓN

Para garantizar el acceso y la disponibilidad de la

información, las organizaciones se ven en la necesidad de

implementar un sistema de gestión documental de tal

manera que la documentación sea recuperada en el menor

tiempo posible, además de permitir su distribución e

intercambio.

Esta actividad nos permite llevar a la realidad todos los

conocimientos adquiridos, además que es una forma de

tener una visión general de que tan importantes es un

sistema de gestión documental para una entidad.

OBJETIVOS 1.Reconocer que es un sistema de gestión documental.

1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un

sistema de gestión documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.

2.Identificar la metodología para implantar un sistema de gestión

documental.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,

culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación

general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .

REQUISITOS

Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para

conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización.

Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad,

fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.

Almacenamiento migración

Seguridad de la información

Interoperabilidad

Arquitecturas de tecnologías de información

GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELÉCTRONICOS INCLUYENDO SUS METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN

TRD Y TVD

EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LA TRD O TVS

GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA INFORMACIÓN CONEXA A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DE LOS

DOCUMENTOS

MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES

PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARFTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD,

CUABNDO SEAN REQUERIDOS.

PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES EN SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN

CARÁCTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONFORMIDAD

INTEROPERABILIDAD

SEGURIDAD

RESPALDAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN A PARTIR DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES

FUNCIONAR CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FÁCIL MANEJO PARA LOS USUARIOS

METADESCRIPCIÓN

ADICIÓN DE CONTENIDOS

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

GESTIÓN DISTRIBUIDA

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

MANTENER LA INFORMACIÓN EN UN ENTORNO SEGURO

METADATOS NORMALIZADOS

AGREGAR NUEVOS CONTENIDOS SIN ALTERAR SU AUTENTICIDAD

CAPACIDAD PARA IMPORTAR Y EXPORTAR MASIVAMENTE LOS

DOCUMENTOS

ASEGURAR LA AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD, ACCESIBILIDAD DE

LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

LIBRE ADOPCIÓN DE TECNOLOGÍAS

ENTIDAD: Compensar ATENDIDA POR: Andrea Lorena Rojas Ballesteros

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Sistema de Gestión Documental no pretende reemplazar los aplicativos de

Compensar, ni suplir su funcionalidad, el alcance del Sistema es asegurar la

retención de la información asegurando un único repositorio y fuente de búsqueda

para los documentos.

SUBSISTEMAS DEL SGD

Administración de flujo de procesos Administración de creación de documentos Administración de correspondencia Administración de archivo

ESTOS SUBSISTEMAS ENCAPSULAN LA FUNCIONALIDAD REQUERIDA POR COMPENSAR

LA INFORMACIÓN DE ENTRADA

La fuente de entrada y salida de información del Sistema

de Gestión Documental se compone de registros y

documentos.

DOCUMENTOS QUE SE REGISTRAN SE COMPONEN DE

Imágenes Documentos electrónicos (Documentos de

Texto, hojas de cálculo, presentaciones) Formularios Electrónicos Relación Documentos Físicos Relación registros Correos electrónicos Fax

LA SALIDA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA ES

Información sobre Documentos Localización de documentos Documentos Historia de los Documentos

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Seguridad del Sistema

Funcionalidad para los usuarios

Estandarización de los procesos

Arquitectura integrada de información

Integración con otros sistemas

Proveedor

El sistema no permite realizar modificaciones no autorizadas, las persona que pueden acceder al sistema cuenta con un usuario y una contraseña.

La información se mantiene tal y como fue generada.

El manejo del sistema cuentan con un usuario y contraseña para acceder al sistema

También se cuenta con herramientas tecnológicas de protección

CONCLUSIONES

1. Conceptualizo que es un sistema de gestión

documental.

1. Identifico los aspectos más importantes en la

implantación de un sistema de gestión documental, a

la luz del Decreto 2609 de 2012.

2. Reconozco la metodología para implantar un sistema

de gestión documental.