Magda Liliana VargasProfesora: Luz Marina Arias Gonsalez

Con este trabajo podemos identificar las normatividades que rigen un Sistema de Gestión Documental para así adquirir bases solidas en los procesos que debe seguir una empresa para implementarlo.

DEFINICIÓN: Es un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información de manera confiable, oportuna, eficiente y eliminar lo que ya no sirve, asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía.

Primera Fase: Desarrollar un Plan Global que represente al SGD, el mismo que pueda estar inmerso dentro del SGI, lo importante es que pueda estar totalmente compatibilizado con los objetivos, metas, misión y visión de la organización, esto garantiza la plenitud del desarrollo, por constituir el alma de la organización.

Segunda Fase: Estudio de viabilidad, análisis de sistemas. Esta área, cuyo propósito es realizar un estudio, con la viabilidad de aplicación del Sistema de Gestión Documental SGD tiene varios determinantes, que son: Revisar, analizar y Documentar el estudio. Parte fundamental que comprende los pasos de recopilar información básica y fundamental para analizar la viabilidad de los SGD, generalmente se basa en sistemas anteriores o existentes, a fin de que estos tengan fundamentos que deben ser analizados y documentados de manera adecuada y respectivamente.

Tercera Fase: Diseño del sistema de Gestión Documental (SGD). Esta fase supone la consecución de cuatro etapas ineludibles, los mismos que tienen mucho que ver con el plan global y los objetivos del Sistema de Gestión Documental (SGD) que se propone:

Etapa de Identificación de las Necesidades de Información.

Cuarta Fase. Implantación del sistema. Después de elaborar el plan, analizado y diseñado el Sistema de Gestión Documental, se debe implementarlo en la vía práctica, para comprobar y realizar las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria con la producción, edición y distribución de los productos documentales.

Quinta Fase. Control y mantenimiento del sistema. Esta última fase que resulta la más importante de todas, permitirá el perfeccionamiento de los resultados planteados en sus inicios. Es el momento en que se expresa el control y la auténtica gestión documental de la organización.

ARTICULO 16. Generalidades del sistema de Gestión Documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:

 

Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

CAPITULO III

El Sistema de Gestión Documental

•Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Valorar todos los documentos de la empresa u organización, tanto los que se generan como los que ingresan con el fin de darles un tratamiento y preservación o conservación adecuada de acuerdo a las normatividades ya establecidas.

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

  La eliminación de los

documentos es el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la organización o empresa

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida documental.

Conservar los documentos originales para mayor credibilidad.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Los documentos deben ser conservados ordenadamente de acuerdo a lo establecido en la Tabla de retención documental por series y subseries en archivos electrónicos bajo parámetros de seguridad para conservar su integridad y durabilidad en los diferentes tipos de formatos..

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

La información debe estar organizada y salvaguardada para permitir y facilitar su acceso tanto a usuarios externos como internos, siempre y cuando no tenga restricción legal.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Las empresas deben de contar con un sistema tecnológico para la el manejo de los documentos por series y subseries y salvaguardar la información a largo plazo con el fin de poder recuperar su información.

Entidad visitada:

Universidad del Tolima

Ubicación: Santa Helena parte alta

Coordinadora: Luz Nidia Bermúdez

Contacto al: 2771219 EXT: 9174

Se visita el archivo central de la Universidad del Tolima, el archivo fue creado en el año de 1998 bajo el acuerdo 0028, luego de 3 años es creada la Tabla de retención documental para cada una de las facultades y áreas de la Universidad con el acuerdo 030 del 2001 las cuales son aprobadas por el comité en el año 2005. Y el procedimiento para la eliminación documental fue establecida en el acuerdo 002 del 2004, en el mismo año se autoriza la modernización de los archivos de gestión, central y el histórico, también se empiezan aplicar los instructivos para las series y subseries y la modificación de la _Tabla de Retención Documental.En el año 2005 se publica el reglamento del archivo general y el manual de funciones.En el año 2006 se adopta la ventanilla única para quejas y reclamos y en el siguiente año se adopta el reciclaje de papel para las comunicaciones internas, en el 2013 se reorganiza el comité de archivo.

El PGD se implementa en la Universidad del Tolima para:  Conocer, manipular y ejecutar todos los procesos, políticas, programas,

funciones y servicios, para poder ejercer control en cada una de las fases de archivo y en los procedimientos.

Los usuarios que podrán acceder a los archivos son internos que son todo el personal que corresponda a la parte académica y administrativa de la universidad y los externos como otras entidades, y los potenciales como los investigadores que frecuentan el archivo histórico de la Universidad ubicado en las instalaciones de la Secretaria de cultura, tercer piso de la biblioteca soledad Rengifo.

Eficiencia y transparencia administrativa Conservar los documentos electrónicos y la migración a nuevas plataformas Actualizaciones tecnológicas para las necesidades de cada área median una

oficina de gestión de la tecnología. Evitar la pérdida de documentos.

Personal idóneo y profesional que verifique el documento debe estar completo, que no haya sido alterado, que sea enviado por la persona que lo ha creado y firma y se envié en el momento.

Cada funcionario debe tener una clave y no puede alterar la información.

Información que está bajo supervisión y controles de seguridad

Un Programa de Gestión Documental permite y se hace indispensable en una empresa ya sea pública o privada siendo el apoyo para los procedimientos manuales y sistematizados desde la correspondencia hasta el archivo histórico.

Brindando a la empresa precisión en la toma de decisiones y descubrir las necesidades y adoptar nuevos sistemas para la conservación y el uso adecuado de los documentos en diferentes tipos de formatos.