Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de la información a partir de los procesos

administrativos de las entidades.

Los SGD deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información a lo largo del tiempo, basado en el

principio de la neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales

adoptados por las autoridades o instancias competentes.

En los sistemas de gestión documental se debe tener en cuenta como parte fundamental el mantener la información

administrativa en un entorno seguro

En lo posible se debe tener en cuenta la generación de metadatos normalizados para ser aplicados en los mismos

sistemas de información

Para ingresar nueva información a los documentos los sistemas de gestión documental deben ser accesibles sin que

se altere la autenticidad y la integridad de los documentos.

Esta característica maneja la creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los

usuarios y hacerla lo más sencilla posible.

Los SGD deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos.

En los sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) se debe asegurar la autenticidad,

integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos

en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

Teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionalescompetentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar lalibre y leal competencia.

• La Gestión Documental está enmarcada en el cumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 del año 2000), en los Decretos 2578 y

2609 del año 2012, los Acuerdos 040 y 042 del Archivo General de La Nación y demás Acuerdos, Circulares y lineamientos que expida el

Archivo General de la Nación.

• Acuerdo No. 017 de diciembre 22 de 2009. Por medio del cual se expide la política de gestión documental de la Universidad del Quindío.

• Los gestores documentales son capacitados y/o asesorados sobre políticas, normas archivísticas y Tablas de Retención Documental para

lograr mejor manejo documental, seguridad en el uso de la información y preservación del documento.

• La producción documental sigue la Norma Técnica Colombiana NTC 3234 para “Elaboración documentos comerciales e informes” y se

recopilada en instructivo difundido por el macro proceso.

• Para el control de los documentos en la Universidad del Quindío se aplica la Tabla de Retención Documental, la cual es base para la

gestión, custodia, preservación y uso restringido cuando sea el caso de los documentos que se elaboren o tramiten en la Universidad.

• Gestión Documental acompaña todas las dependencias en el manejo y organización de sus archivos de gestión.

• Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos del archivo y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos

documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.

• Las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias siguen las directrices establecidas en la Resolución No. 1124 de diciembre 2 de 2008. Por

medio de la cual se adopta el reglamento para la tramitación interna de las peticiones, quejas y reclamos en la Universidad del Quindío.

• Las peticiones, quejas y reclamos se atienden de acuerdo a los tiempos establecidos por ley.

• Cada área es responsable del manejo adecuado y oportuno de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

• El horario de servicio de Gestión Documental. es: 8.00 a.m. a 12 m. y 2:00 p.m. - 6:00 pm de lunes a viernes, en días hábiles.

Desarrollar el programa de Gestión documental de la Universidad del Quindío por medio de los procesos de: Planeación, Producción, Gestión y

Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, mediante una estructura normalizada,

cumpliendo con los estándares y normatividad legal vigente y las políticas institucionales.

Las actividades que realiza la oficina de gestión documental para optimizar los procesos del PGD son los siguientes:

Planear: ‘

• Formular políticas y lineamientos en gestión documental

• Formular el plan de gestión documental

• Elaborar diagnósticos de gestión documental, integrales y de fondos documentales acumulados

• Programar campañas de difusión de las políticas de gestión

• documental

• Establecer ciclos y canales de distribución de las comunicaciones oficiales institucionales

• Programar asesorías y capacitaciones

• Programar el seguimiento a la gestión documental en la Universidad

• Definir los mecanismos necesarios para mantener organizada la información documental generada en la Universidad.

• Prever contingencias y riegos

Hacer:

• Verificar el cumplimiento de los lineamientos

• Hacer seguimiento a la implementación y adopción de las tablas de retención documental

• Realizar el seguimiento y la medición de los procesos administrativos y técnicos archivísticos y los productos y servicios respecto a

las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

• Verificar las condiciones ambientales y de conservación de archivos

• Implementar el Sistema Integrado de Conservación

• Medir niveles de satisfacción y expectativas de los usuarios

• Análizar los Indicadores

• Análizar las PQR

• Administrar los riesgos administrar: Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos

• Analizar el resultado de las auditorias internas

Verificar:

• Verificar el cumplimiento de los lineamientos

• Hacer seguimiento a la implementación y adopción de las tablas de retención documental

• Realizar el seguimiento y la medición de los procesos administrativos

• y técnicos archivísticos y los productos y servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar

sobre los resultados.

• Verificar las condiciones ambientales y de conservación de archivos

• Implementar el Sistema Integrado de Conservación

• Medir niveles de satisfacción y expectativas de los usuarios

• Análizar los Indicadores

• Análizar las PQR

• Administrar los riesgos administrar: Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos

• Analizar el resultado de las auditorias internas

Actuar:

• Implementar planes de mejoramiento que surjan de la revisión efectuada al macroproceso

• Realizar las acciones para una efectiva administración y mitigación de los riesgos asociados al macroproceso

• Realizar las actualizaciones que se requieran o ajustar las tablas de retención documental, modificaciones suscitadas por cambios

en los procedimientos, reformas organizacionales y ajustes a los manuales de funciones.

El área de Gestión Documental de la Universidad del Quindío es La responsable de elaborar, gestionar e implementar políticas y normas

que regulen La gestión documental en la Entidad, como también de administrar, custodiar, salvaguardar, clasificar, ordenar y describir la

producción documental generada por los procesos de la institución, y brindar información oportuna y veraz, de manera existente y eficaz

a clientes internos y externos. Inicia con el establecimiento de políticas y directrices para la producción documental hasta el

almacenamiento y conservación de los documentos.

Los procedimientos que realiza la oficina de Gestión Documental son los siguientes:

Para realizar estos procedimientos existe una serie de normas que permitan tener bien definido el PGD.

http://www.uniquindio.edu.co/planeacion/documentos.php?id=1143 (para visualizar el normograma)

Con base en las necesidades de la Universidad en el Sistema de Gestión Documental, se realizó por parte de la oficina de

gestión documental y de acuerdo a los procesos de cada dependencia; la tabla de retención documental donde se acoge y

organiza los documentos internos y externos de la entidad. Se ilustran TRD de algunas dependencias.