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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO DE SUCRE
ESCUELA DE ADMINISTRACIN
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
PROYECTO DE INVESTIGACIN
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
DE LA COMPAA ANNIMA DE PESCA (CAIP) EN EL PERODO 2007,
CUMAN ESTADO SUCRE
ELABORADO POR:
Br. Mary Cruz Padrn Alcal
Cuman, mayo 2009.
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ndice general.
Pg.DEDICATORIA ........................................................................................ iAGRADECIMIENTO ............................................................................... iiINDICE TABLAS.................................................................................... iiiResumen................................................................................................ ivINTRODUCCIN....................................................................................1PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ...................................................5
OBJETIVO GENERAL ........................................................................8OBJETIVO ESPECFICOS .................................................................8
JUSTIFICACIN.....................................................................................9MARCO TERICO ...............................................................................11
Antecedentes de la Investigacin. ...................................................11Bases Tericas..................................................................................13Control...............................................................................................13Control Interno. .................................................................................14Ambiente de Control Interno. ............................................................15
Sistema de Cuentas por Pagar. ........................................................19Normas Administrativas de Cuentas por Pagar. ...............................21Empresa de Trnsito.........................................................................22
MARCO METODOLOGICO..................................................................24Tipo de Investigacin. .......................................................................24Diseo de la Investigacin. ...............................................................24Poblacin...........................................................................................25Tcnica e Instrumento para el procesamiento de la informacin. ....27
CAPTULO I. .........................................................................................29ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA COMPAA ANNIMA
INDUSTRIAL DE PESCA (CAIP). ........................................................291.1. Resea Histrica........................................................................291.3. Misin.........................................................................................311.4. Estructura Organizativa..............................................................31
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1.4.1. El Departamento de Administracin. ...................................311.4.2. Departamento de Produccin..............................................331.4.3. Departamento de Inventario................................................331.4.4. Departamento de Cuentas por Pagar..................................34
CAPTULO II. ........................................................................................36PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROL INTERNO
DE CUENTAS POR PAGAR EN LA COMPAA ANNIMA
INDUSTRIAL DE PESCA (CAIP). ........................................................362.1. Descripcin de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP. ...372.2. Recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el
proceso de Cuentas por Pagar. ............................39
2.3. Normas y procedimientos que aplica la empresa para elControl Interno de las Cuentas por Pagar.........................................402.4. Actividades del Departamento de Cuentas por Pagar paraOptimizar su Control Interno. ...........................................................422.5. Fortalezas y debilidades de las Cuentas por Pagar de laempresa CAIP...................................................................................43
Captulo III. Anlisis de los resultados obtenidos en materia DEL CONTRE
CAPTULO III. .....................................................................................49ANLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN MATERIA DEL
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN LA
EMPRESA CAIP...................................................................................49CONCLUSIONES .................................................................................56RECOMENDACIONES.........................................................................58BIBLIOGRFIA.....................................................................................59ANEXO .................................................................................................62Hoja de Metadatos................................................................................78
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i
DEDICATORIA
Especialmente a Dios, amigo que nunca falla que siempre ha estado conmigo
iluminndome, fortaleciendo y guiando mi vida y por darme el valor y la dicha de
alcanzar una de mis metas anheladas. Ya que el xito en la vida no se mide por lo que
has logrado, sino por los obstculos que has tenido que enfrentar en el camino. T y
solo t escoges la manera en que vas a afectar el corazn de otros y esas decisiones
son de lo que se trata la vida. Que este da sea el mejor de t vida para alcanzar tus
sueos.
Dedico este logro a mis Hijas Eileen Adriana y Marielisa, por haberme servido
de estmulo.
A mis padres Ismael Padrn y Elizabeth Alcal de Padrn, por darme amor,
apoyo, cario, buenos principios y lo ms importante de todo, la vida.
A mi esposo Hilario Vzquez, por tenerme paciencia; ayudndome en todo
momento dndome el apoyo necesario para lograr con entusiasmo la culminacin de
mi carrera.
A mis hermanos, sobrinos, familiares y amigos por ayudarme a lograr las metas
propuestas hasta ahora, su apoyo incondicional es muy importante para m gracias.
Mary Cruz
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ii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar quiero dar gracias a Dos, por acompaarme y guiarme en todo
momento.
En especial a la Prof. Katy Schinzano, por su invalorable y desinteresada
disposicin a guiarme y asesorarme en este trabajo. Muchas Gracias.
Al Licenciado santiago Perdomo, por toda la colaboracin desinteresada que
me prest y por ser un excelente profesional y ser humano Gracias.
A la seora Glorys lvarez secretaria de pregrado que en su digna labor le
brinda al tesista ayuda, cario, apoyo y vive con ellos sus angustias y
desesperaciones por lograr la meta anheladas. Muchas Gracias Te Quiero.
A mi familia por su valioso apoyo en los momentos ms difciles de mi vida
como estudiante.
A mi amigo Julio Vallejo Gracias por su compaa a lo largo de nuestra
carrera pasando juntos malos y buenos momentos, dndome animo cuando crea
desmayar y por brindarme una amistad incondicional.
En general a todas aquellas personas que de alguna u otra forma
colaboraron conmigo gracias.
Mary Cruz
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iii
INDICE TABLAS
Tabla #1 Poblacin ...............................................................................26Tabla#2.Anlisis de la Matriz de Fortalezas, Oportunidades,Debilidades y Amenazas (FODA) de la empresa CAIP........................46Tabla #3 De Sectores Que Muestran Los Valores Absolutos YPorcentuales De La Evaluacin Del Items Consultado En ElCuestionario: El Personal Que Labora En El Departamento TieneConocimiento De Los Procedimiento De Las Cuentas Por Pagar De LaEmpresa Caip .......................................................................................49Tabla #4 De Sectores Que Muestran Los Valores Absolutos Y
Porcentuales De La Evaluacin Del Itemsconsultado En ElCuestionrio:El Proceso De Recepcin De Las Facturas Y Ordenes DeCompras Genera Retrasos Para El Registro De Las Cuentas Por Pagar..............................................................................................................50Tabla #5 De Sectores Que Muestran Los Valores Absolutos YPorcentuales De La Evaluacin Del Items Consultado En La Encuesta:El Proceso De Verificacin De Factura Yordenes De Compra SeDetectan Incoherencia En Los Datos Contenidos En Las Misma........51Tabla #6.de sectores que muestran los valores absolutos yporcentuales de la evaluacin del tems consultado en el cuestionario:
los registros de las cuentas por pagar se encuentran actualizado en elsistema infornet.....................................................................................52Tabla #7 de sectores que muestran los valores absolutosporcentuales de la evaluacin del tems consultado en el cuestionario:el personal que labora en el departamento de .....................................53cuenta por pagar tiene acceso limitado al sistema infornet..................53Tabla #8 de sectores que muestran los valores absolutos yporcentuales de la evaluacin del tems consultado en el cuestionario:el personal del departamento de cuentas por pagar caip, cumple conlos dias destinado a procesar los tipos de facturacin. ........................53Tabla #9de sectores que muestran los valores absolutos yporcentuales de la evaluacin del tems consultado en el cuestionario:los estrictos controles llevados por el departamento de cuentas porpagar caip, afecta las relaciones con los proveedores.........................54
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UNIVERSIDAD DE ORIENTENCLEO DE SUCRE
ESCUELA DE ADMINISTRACINDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
DE LA COMPAA ANNIMA DE PESCA (CAIP) EN EL PERODO 2007,
CUMAN ESTADO SUCRE
Bachiller: Mary Cruz Padrn Alcal.
Fecha: 10/12/2008.
Resumen.
La empresa en estudio es la Compaa Annima de Pesca ( CAIP) a la cual se le haruna evaluacin del Control Interno de las Cuentas por Pagar debido a que esimportante que las empresas posean un control interno que satisfaga sus compromisosante terceros, por tal motivo se realiz la investigacin, a fin de optimizar susoperaciones y transacciones comerciales, mediante la utilizacin de cuestionarios quefueron aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas porPagar CAIP. Cuyos resultados permitieron encontrar debilidades en dichoDepartamento como fallas en la recoleccin de facturas, cancelacin a dis-tiempo alos proveedores de materia prima, sistemas computarizados desactualizados, todas y
cada una de las debilidades encontradas da validez para un anlisis e interpretacinbien documentada que ayudaran a la realizacin de la investigacin y a darrespuestaal problema en estudio.
iv
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INTRODUCCIN
En la actualidad, las organizaciones surgen por la necesidad de revisar y
mejorar sus operaciones para obtener resultados idneos y convertirse en empresas
slidas. El Control Interno representa una pieza clave del xito para mantener su
continuidad y seguimiento de las normativas para la consecucin de los objetivos por
la cual se cre la empresa.
En este sentido, para asegurar el cumplimiento de los propsitos, polticas y
normas de las compaas se hace necesaria la evaluacin de sus controles internos, a
fin de analizar, observar y verificar como se estn llevando a cabo las actividades de
la misma, y de existir algunas desviaciones, tomar las decisiones que realmente se
correspondan en el momento preciso.
Sin embargo el Control Interno, no termina con la prueba de la conformidad
con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se extiende a lasactividades practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los
individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la
capacidad discrecional de los Directivos, que tienen la potestad de no regirse
precisamente por reglas, sino de las convenciones tomadas entre los socios de la
organizacin.
Entre los elementos que constituyen un Control Interno se encuentran el
reconocimiento de la existencia de uno o ms componentes funcionales o de accin,
conocidos como actividades, adems de los centros por reas de responsabilidad, o
unidades administrativas.
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Las Unidades Administrativas, permiten la libertad de accin dentro de lmites
definidos, tomndose en cuenta la relacin directa de las erogaciones con respecto a
una autoridad individual especificada. Para que se efectu la planeacin del producto
final, mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organizacin y a sus
componentes funcionales, conservando as, simultneamente, las disciplinas de
operacin y la adopcin de los estndares de comparacin y otras medidas de
realizacin como los costos, controles de calidad y metas de tiempo.
La Compaa Annima Industrial de Pesca (CAIP), est ubicada en la Avenida
Carpano, sector Caiguire de la ciudad de Cuman, Capital del estado Sucre,inicialmente, se dedic al procesamiento de sardinas, pulpo, calamares, entre otros, en
el ao 2005 se fusiona con la empresa AVECAISA, esta se encarga de controlar la
compra de bienes y suministros de servicios que garantice la operatividad de la
empresa (CAIP), tambin cambio su estructura organizativa, quedando nicamente
los Departamentos de Administracin, Produccin, Inventarios y Cuentas por Pagar.
El Departamento de Cuentas por Pagar, tiene como funcin cotejar las rdenes
de compra emitidas por AVECAISA, con las facturas de los proveedores,
detectndose una serie de divergencias y ambigedades en el Control Interno,
haciendo necesario su evaluacin, para determinar las causas y consecuencias que lo
originan En base a lo antes planteado y una vez llevada a cabo la presente
investigacin la misma queda estructurada de la siguiente forma:
Un primer captulo que agrupa los aspectos generales de la empresa...
Resea Histrica...
Visin..
Misin.....
Estructura Organizativa
En segundo lugar se desarrollaron los procedimientos administrativos
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en materia de Cuentas por Pagar
Descripcin de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP.
Recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el proceso de Cuentas
por Pagar....................................
Normas y procedimientos que aplica la empresa para el Control de Cuentas por
Pagar..................................................
Actividades del Departamento de Cuentas por Pagar para Optimizar su Control
Interno..
Fortalezas y Debilidades de la Cuentas por Pagar de la Empresa
CAIPUn tercer captulo en el que se analizan todas las actividades referentes a los
procedimientos
Tabla #3 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: El personal que labora en el
Departamento tiene conocimiento de los procedimientos de las Cuentas por Pagar de
la empresa CAIP...
Tabla #4 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: El proceso de recepcin de las
facturas y rdenes de compras genera retrasos para el registro de las Cuentas por
Pagar
Tabla #5 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en la encuesta: El proceso de verificacin de factura
y ordenes de compra se detectan incoherencia en los datos contenidos en las
mismas.
Tabla #6 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: Los registros de las Cuentas por
Pagar se encuentran actualizados en el sistema Infornet
..
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Tabla #7 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: El personal que labora en el
Departamento de Cuentas por Pagar tiene acceso limitado al sistema
Infornet..
Tabla #8 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: El personal del Departamento de
Cuentas por Pagar CAIP, cumple con los das destinados a procesar los tipos de
facturacin
Tabla #9 De sectores que muestra los valores absolutos y porcentuales de la
evaluacin del tems consultado en el cuestionario: Los estrictos controles llevadospor el Departamento de Cuentas por Pagar CAIP, afectan las relaciones con los
proveedores
Y por ltimo las conclusiones y recomendaciones pertinentes.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Todo sistema de Control Interno de una empresa de bienes y/o servicio se
encarga de analizar, clasificar, registrar y restituir las transacciones y operaciones
financieras de la misma, es por ello que el financiamiento eficiente del proceso de
Cuentas por Pagar, constituye un aporte de vital importancia para el funcionamiento
de las operaciones contables y administrativa de una organizacin.
En efecto, para una empresa es indispensable que el Control Interno de las
Cuentas por Pagar este bien definido, ya que de esta manera mejorar el
funcionamiento, calidad, confiabilidad y seguridad de los procesos, los cuales
comprenden todo lo referente al pago, que se inicia desde la recepcin de la factura a
crdito hasta el momento de efectuar la cancelacin al proveedor. ste control abarca
un conjunto de operaciones y transacciones que si no son ejecutadas en forma
efectiva, causara fallas; por tanto es importante que las organizaciones posean un
Control Interno de las cuentas que satisfagan sus compromisos ante terceros.
Al respecto Rodrguez (2004), seala que:Para que una organizacin logre las metas propuesta es importante quecuente con un sistema de control interno formalmente establecido en elrea de cuentas por pagar, con la finalidad de obtener las facturasordenadas cronolgicamente, para que la gerencia la evalu y procedaa las cancelaciones de las mismas en base al aprovechamiento de losdescuentos por pronto pago o la importancia que tienen estos para losdistribuidores que suministran la materia prima que requiere la
organizacin en el procesamiento y obtencin de sus productoterminados. (Pg. 20).
Tomando en cuenta lo contemplado en esta cita, el Control Interno de las
Cuentas por Pagar constituye un factor bsico que opera de una u otra forma en la
administracin de cualquiera organizacin mercantil y se caracteriza como el sistema
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motor que activa las polticas de operacin en su conjunto, para cumplir con las
deudas adquiridas con los proveedores dentro de campos de accin factibles.
En general se dice que existe un control de Cuentas por Pagar bien diseado y
cuidadosamente aplicado cuando una organizacin opera sin dificultades en la
tramitacin y posterior cancelacin de las facturas a crditos de sus proveedores.
Hernndez (2005) seala que el Control Interno de:Las cuentas por pagar son las obligaciones presentes de un enteeconmico, cuyo vencimiento y pago requiere la utilizacin del capital
de trabajo. Por esta razn, se deben tomar en cuenta tres aspectos parasu administracin efectiva: el anlisis de la liquidez, la planificacin ycontrol de las obligaciones; para esto la organizacin debe contar conun sistema eficiente de pago de las facturas cronolgicamente, a fin deevitar la generacin de costos adicionales como el pago de interese demora, los que algunas veces representan riesgos de liquidezimportantes y la suspensin de crditos. (Pg. 40).
La importancia de un correcto manejo de las Cuentas por Pagar se deriva de la
necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuentan las empresas.
Todas las organizaciones quieren operar de manera eficiente (utilizando de forma
optima los recursos) y ms rentable (generando valor) posible.
El hecho de no contar con informacin oportuna y veraz impide la toma de
decisiones adecuadas que permitan aprovechar oportunidades e identificar riesgos, la
cual afecta el desempeo de la organizacin con relacin a los pagos de los
proveedores, que en su mayora es ocasionada por la desorganizacin de las facturas a
crditos generando un enorme riesgo operativo que podra repercutir en ladesconfianza hacia la empresa y finalmente afectarla financieramente.
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Actualmente, algunas empresas han presentado descontrol en las Cuentas por
Pagar lo que ha ocasionado deficiencias que pueden afectar la relacin organizacin
proveedores, por causa de los retrasos de las cancelaciones de las facturas a crditos.
Por tanto, se hace necesario, evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar
de la empresa CAIP en el ao 2007. Con la finalidad de determinar las causas y
consecuencia de los procesos de pagos de las facturas de sus proveedores. A tal
efecto se debe dar respuesta a las siguientes interrogantes:
Cul es la situacin de las Cuentas por Pagar en la empresa CAIP?
Cules Controles Internos se aplican en la empresa CAIP en materia de
Cuentas por Pagar?
Cules son los recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el
proceso de Cuentas por Pagar?
Cmo se determinar la eficiencia de las normas y procedimientos que se
aplican en la empresa para su Control Interno de las Cuentas por Pagar?
Cmo se lleva a cabo la distribucin de las actividades en el Departamento
de Cuentas por Pagar, para optimizar su Control Interno?
Cules son las fortalezas y debilidades en materia de las Cuentas por Pagar
en la empresa CAIP?
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OBJETIVO GENERAL
Evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP en el
ao 2007.
OBJETIVO ESPECFICOS
Describir la situacin de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP.
Describir el basamento terico referente al Control Interno de las Cuentas
por Pagar.
Analizar los recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el
proceso de Cuentas por Pagar.
Determinar la eficiencia de las normas y procedimientos que aplica la
empresa para el Control Interno de las Cuentas por Pagar.
Determinar la distribucin de las actividades en el Departamento de
Cuentas por Pagar, para optimizar su Control Interno.
Analizar las fortalezas y debilidades en materia de Cuentas por Pagar en
la empresa CAIP.
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JUSTIFICACIN
En base a que toda empresa requiere de la eficiencia en sus Controles Internos,
para optimizar sus operaciones y transacciones comerciales y tomando en cuenta las
normativas y metas fijadas por la organizacin, donde las Cuentas por Pagar,
representan uno de los ejes fundamentales para la adquisicin de bienes y/o servicios
que necesita la compaa para su funcionamiento, se justifica la realizacin de esta
investigacin.
En tal sentido, el Control Interno de las Cuentas por Pagar, constituye un aporte
relevante en la empresa CAIP, para mejorar su dinmica, administracin financiera e
imagen de la empresa ante sus distribuidores.
Por tal motivo se realiz la investigacin, a fin de evaluar el Control Interno de
las Cuentas por Pagar en la empresa CAIP, mediante la utilizacin de cuestionarios
que fueron aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentaspor Pagar, adems se tomaron en cuenta los procedimientos y normativas que se
aplican en la empresa para gestionar las cancelaciones de las facturas a crditos de
sus proveedores, cuyos resultados permitieron la realizacin de las conclusiones y
recomendaciones que servirn en la elaboracin de propuestas necesarias para
solventar la problemtica en estudio.
En el desarrollo de la investigacin se puso en prctica todas las herramientas
tericas - metodolgicas adquiridas en el proceso formativo de la carrera de
administracin de empresa. Su culminacin le permiti a la Universidad de Oriente
Ncleo Sucre, tomarlo como base de estudio y desarrollar otras investigaciones
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orientadas a elaborar estrategias que solucionen la problemtica estudiada en este
trabajo de grado.
Para alcanzar este propsito, es importante definir el marco metodolgico, que
comprende el tipo y diseo de la investigacin; la poblacin, as como tambin las
tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos, facilitando a la investigadora
estructurar este trabajo de investigacin.
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MARCO TERICO
Est compuesto por los Antecedente de la Investigacin y las Bases tericas, los
cuales sirvieron de sustentos en los lineamientos y aspectos que se tocaron durante el
desarrollo y culminacin de este trabajo de grado. A continuacin se detallarn cada
uno de ellos.
Antecedentes de la Investigacin.
El estudio de los antecedentes de la investigacin, que tienen relacin directa o
indirecta con el tema en estudio, permitieron comprender los mtodos que utilizaron
otros autores para evaluar los procesos de Control Interno de Cuentas por Pagar
realizadas en otras empresas.
Gonzlez (2004), en su Estudio del sistema administrativo para elmanejo del Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa
SIPRON,C.A., tesis no publicada. Universidad Central de Venezuela,Escuela de Administracin, Caracas Distrito Capital. Consider losiguiente:La inexistencia de procedimientos administrativos que controle lascuentas por pagar, originando a la empresa SIPRON, C.A., lasuspensin de crditos por incumplimiento de la cancelacin defacturas a crditos de varios proveedores, la cual fue demandada pordaos y perjuicios a los intereses de los distribuidores, esto ocasion eldesembolso de grandes sumas de dinero no presupuestado para resarcirlos pagos de las facturas, intereses de mora y los gastos judiciales queprodujo la demanda, afectando la imagen de sta organizacin por tal
situacin; actualmente la empresa es catalogada en el mercado comoriesgosa, por tanto los proveedores no le otorgan crditos. (Pg. 240).
El hecho de que existan causas y consecuencias producidas por la inexistencia
de un Control Interno de Cuentas por Pagar para las empresas, concientiza a los
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administradores a llevar un proceso eficiente, para evitar la acumulacin de facturas
de los proveedores, que en su mayora supera el limite de crdito, adems del
incremento de intereses de mora, generando suspicacia a los distribuidores sobre una
posible quiebra de la empresa y por eso proceden a efectuar los tramites legales para
obligar a la organizacin a cumplir con sus compromisos adquiridos ante terceros,
quedando claro que este tipo de situacin puede presentarse en cualquier empresa,
institucin, u organizacin que lleve a cabo transacciones a crdito, debiendo existir
mecanismos de controles interno que faciliten el normal funcionamiento de las
actividades diarias en cualquiera de ellas.
Trujillo (2002), en su tesis titulada Evaluacin del Control Interno delas Cuentas por Pagar de la empresa CONVALVIN, C.A., tesis nopublicada. Universidad del Zulia, facultad de ciencias econmicas ysociales, Escuela de Administracin y Contadura Publica, seala:La inconsistencia numrica existente entre las facturas a crditos queposee la empresa y lo exigido por los proveedores, han originado unaserie de conflictos y desavenencias en ambas partes, que induce a unaauditoria de los procesos de compra y suministro de los bienes y/oservicios prestados por los distribuidores registrados por la empresa, afin de determinar su veracidad y proceder a su cancelacin, esteprocedimiento genera retrasos, debido a que las facturas se encuentrantraspapeladas y por ende el departamento de administracin solicita unlistado de facturacin certificada para cotejar la coincidencia de sudescripcin con lo contemplado en las ordenes de solicitud de comprade la empresa. Por tanto la imagen de la organizacin ante susproveedores genera desconfianza, originando la reduccin osuspensin definitiva de los despachos a crditos. (Pg. 300).
Por lo antes sealado, la eficiencia del Control Interno de las Cuentas por
Pagar, radica en organizar las facturas en orden cronolgico y en cada carpeta
correspondiente a los proveedores con quienes se tienen relaciones comerciales,
adems se deben supervisar las fechas de vencimiento, a fin de proceder a su pronta
cancelacin y evitar la acumulacin de deudas que superen el lmite de crdito que
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pone en tela de juicio la credibilidad que tiene una organizacin para cumplir con los
compromisos adquiridos.
Bases Tericas.
Durante la realizacin de la investigacin se tomaron en cuenta algunas
referencias bibliogrficas, las cuales sirvieron de sustentos y base para la
comprensin de los trminos y procedimientos concernientes al Control Interno de las
Cuentas por Pagar, que se tocaron durante el desarrollo y culminacin de este trabajo
de grado.
Control.
Hernndez(2002), seala que:Un control se puede ver en dos vertientes, la primera en el caso de quese desee verificar si las operaciones y transacciones estn acorde conlas normativas de la empresa y la segunda cuando los jefes de losdepartamentos mantienen el dominio de las actividades que lecorresponde dentro de la organizacin. (Pg. 30).
La palabra control, representa dos acepciones gramaticales, por una parte quiere
decir examen, intervencin o inspeccin y por otro lado significa dominio,
supremaca o mando; as cuando se quiere expresar que algo debe ser sujeto a
revisin y fiscalizacin se expresa que ello debe ser sometido a un control. As mismo
si se tiene un poder de direccin o dominio, entonces se afirma que se posee un
control sobre ese algo.
En cambio Rodrguez (2003), la define como:El proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajustena las normativas internas, con el propsito de medir y posteriormentecorregir el desempeo individual y organizacional, a fin de asegurarque los procedimientos se adecuen a los planes o metas fijadas por laempresa.(Pg. 50).
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Por tanto el Control Interno, influye profundamente en la manera de cmo se
estructuran las actividades de una organizacin, y al mismo tiempo permite
establecer los objetivos y valores de riesgos; estimulando a la empresa a mantener un
personal competente, que comprenda las polticas, integridad y aplicacin de los
procedimientos apropiados para fomentar la participacin de los valores y el trabajo
en equipo, en aras de conseguir las metas de la organizacin.
Control Interno.
Rodrguez(2003), la define:Como un proceso, ejecutado por los directivos, administrador u otrojefe de departamento de la organizacin, el cual est diseado paraproporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin deobjetivos y metas propuestas, mediante la efectividad y eficacia de lasoperaciones basada en las normativas internas por las cuales se rigen.(Pg. 60).
El Control Interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de
procedimientos que influyen en las actividades de una organizacin, donde se
reconoce que el personal no siempre la comprende, comunica o desempea de una
manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo un trasfondo,
habilidades y tcnicas nicas, adems de tener necesidades y prioridades diferentes;
tales realidades son afectadas por el Control Interno, debido a que se debe regir por
las responsabilidades y limites de su autoridad. Donde se establecen los deberes que
tiene y la manera de cmo llevarlo.
Sin embargo Fernndez(2003), seala que el Control Interno:Debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las metas,con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientosadministrativos que se necesitan efectuar, para detectar si estnacordes o no con los estatutos de la organizacin, con la finalidad deproceder con las correcciones y sanciones en caso de incumplimientopara convalidarlo. (Pg. 20).
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Cuando se habla de un Control Interno, es necesario considerar la seguridad, no
se puede esperar que sea absoluta, pues existen limitaciones inherentes a todos los
procedimientos internos, que en la prctica dependern del juicio humano para la
toma de decisiones que pueden ser defectuosas o errneas cuando son mal
interpretadas, lo que repercuten en la generacin de gastos que inciden en los costos -
beneficios por la accin realizada. Por ejemplo cuando se extrava una factura a
crdito no se aprovechan los descuentos por pronto pago que a menudo son fijados
por 30, 60 o 90 das (beneficios), en cambio se incrementan los intereses de mora por
cada da de atraso (costo).
Con respecto al objetivo del Control Interno, cada organizacin fija su misin y
establece las metas que aspira alcanzar, adems de las estrategias para conseguirlos,
lo cual implica la realizacin de una serie de procedimientos acordes al cargo y
responsabilidad que cada individuo, cuyos lineamientos estn establecidos en la
reglamentacin interna de la empresa. Por tanto el Control Interno se encarga del
cumplimiento de la reglamentacin para la realizacin de una o varias actividades
concernientes a la operacin o transaccin que se desea efectuar, a fin de evitar la
generacin de gastos imprevistos.
Ambiente de Control Interno.
Hernndez (2003), seala que el ambiente de Control Interno loconstituyen tres factores fundamentales que son: la integridad, losvalores y la competencia de la gente de la organizacin. (Pg. 80).
Cuando se habla de integridad en el ambiente de Control Interno, se refiere a las
preferencias, juicios de valor, trasladado a estndares de conducta, reflejan la
honradez de los administradores y su compromiso tico para cumplir con las
normativas establecidas por la empresa.
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La conducta moral e integridad administrativa son producto de la cultura
corporativa donde incluyen estndares ticos de comportamiento, que son
comunicados y puestas en prctica.
La manera ms efectiva de transmitir un mensaje de comportamiento tico en la
organizacin es el ejemplo. Debido a que los empleados imitan a sus lderes, les gusta
desarrollar las mismas actitudes acerca de lo que es correcto o errado en relacin al
Control Interno, como se acta ante la realizacin de los procedimientos.
Con respecto a la competencia se debe reflejar el conocimiento y lashabilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales.
Que tambin es necesario para que se cumplan las tareas, generalmente asociados a
una decisin de la administracin, quien considerar los objetivos de la organizacin,
las estrategias, planes y la consecucin de los objetivos.
Rodrguez (2003), seala que las decisiones Administrativas debenser supervisadas y convalidadas por el consejo de directores o comit
de auditoria que es el encargado de autorizar las reestructuraciones yhacer cumplir las normativas que rigen la empresa para realizar susoperaciones comerciales. (Pg. 90).
El ambiente del control y cumplimiento de las normativas se ve influenciado
significativamente por el Consejo de Directores y por el Comit de Auditoria de la
organizacin, cuyos miembros tienen la facultad de intervenir en todos los procesos
que se manejan dentro de la organizacin, a fin de detectar anomalas que puedan
afectar la Filosofa y Estilo de las Operaciones de la Administracin.
Hernndez (2003) seala que la Filosofa y Estilo depender de lasprevisiones que toma la empresa sobre sus operaciones comerciales yla incidencia que pueda repercutir en su estabilidad econmica. (Pg.100).
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La Filosofa y Estilo de las Operaciones de la Administracin, constituyen un
elemento que afecta el manejo de la empresa incluyendo el conjunto de riesgos
normales de los negocios. Una organizacin que ha tenido xito asumiendo riesgos
significativos puede tener una percepcin diferente sobre el Control Interno que otra
que ha tenido austeridad econmica o consecuencias reguladoras como resultado de
las incursiones en negocios de alto riesgo. Pero si una compaa administrada
informalmente puede controlar sus operaciones mediante el contacto cara a cara con
los ejecutivos claves que conforman su estructura organizacional.
Hernndez (2003), seala que la estructura organizacional:Representa como est distribuida la empresa internamente, cuyafinalidad es la derogacin de responsabilidades para agilizar lostrmites y procedimientos administrativos requeridos en lacomercializacin de adquisicin, produccin y distribucin de losbienes y/o servicios que presta la organizacin. (Pg. 120).
Por tanto la estructura organizacional de una empresa, permite ejecutar,
controlar y monitorear sus actividades para la consecucin de los objetivos y metas
que persigue la organizacin. Para alcanzar tal fin se tienen que asignar las
autoridades y responsabilidades de cada divisin.
Hernndez (2003), por su parte, seala que la Asignacin deAutoridad y Responsabilidad:Requiere el establecimiento de relaciones de informacin queinvolucra el grado en la cual el individuo y los equipos son animados ausar su iniciativa en la orientacin y en la solucin de los problemas,as como los lmites de su autoridad. Tambin se refiere a loslineamientos que describen las prcticas apropiadas para el tipo de
negocio, el conocimiento y la experiencia del personal clave, y losrecursos previstos para cumplir con sus deberes.(Pg. 125).
Existe una tendencia creciente para promover la autoridad en forma
descendiente para originar la toma de decisiones solamente en el personal ejecutivo.
Una entidad puede orientarse ms al mercado o centrarse en la calidad para eliminar
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defectos, reducir los tiempos o incrementar la satisfaccin del cliente. Para ello, la
empresa necesita reconocer y responder a las prioridades cambiantes en las
oportunidades del mercado, donde sus polticas y recursos humanos deben permitir el
establecimiento de las relaciones comerciales y valoracin de riesgo.
Hernndez (2003), define la valoracin de riesgo como:La identificacin y anlisis de las fluctuaciones relevantes para laconsecucin de los objetivos, donde se forma una base para laprevencin y determinacin administrativa del control de lasactividades. (Pg. 140).
La importancia de que una organizacin cuente con Controles Internos que
valoricen los factores de riesgos, facilita la adaptacin de medidas acorde con las
condiciones econmicas en constante cambio, es por esto que se necesitan
mecanismos para identificar y tratar riesgos especiales asociados con el
comportamiento del mercado, a fin de establecer actividades de control.
Rodrguez (2003), seala que para fijar actividades de control, laorganizacin debe Establecer polticas, procedimientos y accionesque el trabajador pueda implementar y as mismo asegurar que seestn tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia laconsecucin de los objetivos de la entidad. (Pg. 170).
Las actividades de control se dan a lo largo y ancho de las organizaciones, en
todos los niveles y funciones, donde se incluyan los procedimientos para las
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de
desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de responsabilidades.
El mismo autor establece que las actividades de control comprenden:
Revisiones de Alto Nivel que se realizan sobre el desempeo actual frente
a presupuestos, pronsticos, peridicos anteriores y competidores.
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Funciones directas o actividades administrativas: Cuando los
administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de
desempeo.
Procesamiento de informacin: es cuando se implementan variedades de
controles para verificar que las transacciones estn completas y autorizadas.
Controles Fsicos: los equipos, inventarios, valores y otros activos se
aseguran fsicamente en forma peridica son contados y comparados con las
cantidades presentadas en los registros.
Indicadores de desempeo: se refiere a los diferentes datos operacionales
o financieros, adems de analizar las interrelaciones e investigar y corregir lasacciones, sirven como actividades de control.
Segregacin de funciones: las responsabilidades se dividen entre
diferentes empleados para reducir riesgo de error o de acciones inapropiadas. (Pg.
180).
La comprensin y puesta en prctica de las actividades de control acorde con
las normativas establecidas por la empresa, permitir reducir los errores en las
transacciones y procedimientos que tiene que hacer cada trabajador en base a las
obligaciones y responsabilidades que le competen de acuerdo al cargo que ocupa
dentro de la organizacin.
Sistema de Cuentas por Pagar.
En este sistema se utiliza el recurso humano, tcnico y financiero para realizar
transferencia de valor, bien sea por la adquisicin de un bien o servicio, siguiendo las
normas y procedimientos establecidos para realizar el pago de las obligaciones
contradas por la empresa.
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De acuerdo a lo que plantea Catcora (1999) un sistema est:Conformado por una serie de pasos y procedimientos orientados a
controlar en forma eficiente y eficaz todos los desembolsos realizadospor la empresa, entre los cuales se pueden mencionar los registros depasivos de la empresa, definicin de condiciones de pago, clculo deintereses en caso de aplicarlos, manejo de cancelaciones totales oparciales, proyecciones de tipo financieros, anlisis de los pagos arealizar, envi de estados de cuentas, control de retenciones deimpuesto, emisin de rdenes de pago, generacin de notas de crditoo de debito, entre otros. (Pg. 30).
As mismo, las Cuentas por Pagar se pueden clasificar de tres maneras de
acuerdo a lo expresado por el mismo autor:
Cuentas y documentos por pagar comerciales: provienen principalmente de las
compras de inventarios activos o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las
operaciones normales de la compaa.
Cuentas por pagar a compaas relacionadas: corresponde a los que originan en
razn del financiamiento obtenido de las compaas relacionadas principalmente de la
casa matriz para el caso de las compaas transnacionales. ste financiamiento se
obtienen por la compra de materiales, maquinarias, asistencia tcnicas, regalas u otro
conceptos.
Otras Cuentas por Pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la
compaa, pueden incluir la reposicin de gastos de viaje a empleados, prstamos de
inventarios y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos.
Gastos acumulados: incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los
gastos por servicios recibidos, tales como: electricidad, telfono, agua, publicidad,
honorarios profesionales y otros estimados. (Pg. 40).
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Un sistema de Cuentas por Pagar sirve para efectuar pagos a proveedores,
mediante transacciones bancarias o en efectivo con la finalidad de cancelar la
obligacin contrada por la empresa para la adquisicin de un bien o servicio.
Normas Administrativas de Cuentas por Pagar.
Las normas administrativas para Cuentas por Pagar son de estricto
cumplimiento, no cambian constantemente y por lo general se establecen por los jefes
de cada departamento. Y es definida por Rosemberg (1999) como aquella
consideradas por la organizacin como la manera de comportarse, donde cadamiembro del grupo debe estar de acuerdo. (Pg. 278).
El usuario del sistema de informacin administrativo utilizado por la empresa,
es responsable de los procesos que se ejecuten, razn por la cual, debe cumplir con
las normas impartidas por la organizacin, en cuanto a la seguridad y resguardo de la
informacin.
Algunas de stas normas establecidas son: presentar la factura original al
Departamento de Cuentas por Pagar, para procesar los pagos de las facturas donde se
debe cumplir con los requisitos del Seniat, que consiste en:
La factura tiene que llevar el nombre de la empresa
Reflejar claramente el nmero del documento (N de factura),
La factura no debe tener enmiendas, ni tachaduras.
Es importante recalcar que estas normas son impuestas por la organizacin, ya
que permiten asegurar el buen desempeo de las actividades en las que son
responsables los analistas y auxiliares del Departamento de Cuentas por Pagar.
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Polticas Administrativas de las Cuentas por Pagar.
Segn Rosemberg,(1999) las polticas son un sistema de valoracino de decisin que al definir y puntualizar los objetos de la empresapueden guiar, regular, los mtodos y polticas de la organizacin.(Pg. 312)
Algunas de las polticas administrativas para Cuentas por Pagar se refieren a
que el usuario del sistema administrativo es el responsable de todas las operaciones
que all se ejecuten, los pagos no pueden ser firmados, ni aprobados por el
beneficiario, los vouchers de pago deben estar firmados en seal de aprobacin, paraadquirir un bien o servicio se debe llenar una solicitud previa, estas son algunas de las
polticas que debe seguir el personal que labora en el Departamento de Cuentas por
Pagar.
El cumplimiento de estas polticas conjuntamente con las normas
administrativas asevera el funcionamiento normal y efectivo del sistema de pago a
proveedores.
Empresa de Trnsito
Vargas(2003), seala que:Estos tipos de empresas surgen, mediante la fusin de variasorganizaciones, los cuales quedan operativos jurdicamente, pero sucontrol administrativo pasa directamente a la empresa que la estabsorbiendo, dejndole la potestad de verificar y certificar las facturasque por concepto de servicios y suministro fueron utilizadas para su
operatividad. (Pg. 200).
La utilizacin de empresas de trnsitos, derogan las actividades administrativas
a la casa matriz, la cual controla la compra de bienes y suministro de servicios que
necesita ests organizaciones para su operatividad; posteriormente se le enva las
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ordenes de compra y/o servicios con sus respectivas factura, a fin de que sean
certificadas y registradas en sus libros y sistemas automatizados siempre y cuando
fueran adquiridas o consumidas por ellas.
Este es el caso de CAIP, que se fusiono con la empresa AVECAISA, donde su
estructura organizativa se en carga de verificar el suministro de la materia prima para
el procesamiento y enlatado de sardina, adems de cotejar las rdenes de compra y / o
servicios con las facturas de los proveedores, a fin de comprobar si fueron recibidos y
utilizados durante el procesos del producto terminado.
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MARCO METODOLOGICO
La importancia de definir el tipo y diseo de la investigacin, la poblacin, as
como tambin las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos, permitieron
estructurar el desarrollo y culminacin del presente estudio, el cual comprende lo
siguiente:
Tipo de Investigacin.
El tipo de investigacin utilizado fue descriptivo, ya que se llevo a cabo en la
Compaa Annima Industrial de Pesca (CAIP), y represent un factor determinante
para el desarrollo y culminacin de un trabajo o estudio investigativo.
Por tanto Arias(2006); considera que la investigacin descriptiva:Consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo ogrupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los
resultados de este tipo de investigacin se ubican en un nivelintermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.(Pg. 24)
La aplicacin de este tipo de investigacin, permiti presentar los
resultados que se obtuvieron mediante la recoleccin y procesamiento de la
informacin concernientes al Control Interno de las Cuentas por Pagar de la
empresa CAIP, cuyos anlisis sirvieron para la elaboracin de las conclusiones
y recomendaciones que servirn de base en las realizaciones de las propuestas
necesarias para solucionar la problemtica en estudio.
Diseo de la Investigacin.
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Arias(2006), define el diseo de la investigacin, como la estrategiageneral que adopta el investigador para responder al problema
planteado. (Pg. 26).
Por lo tanto en la realizacin de la investigacin se tomaron en cuenta, todas
las causales y consecuencias correspondientes a la problemtica en estudio, con la
finalidad de proponer conclusiones y recomendaciones que ayuden a canalizar la
solucin relacionada con el Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa
CAIP.
Para lograr este propsito se utiliz la investigacin de campo, en donde:
Arias(2006), la define como:Aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de lossujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datosprimarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, elinvestigador obtiene la informacin pero no altera las condicionesexistentes. De all su carcter de investigacin no experimental. (Pg.31).
Para efecto de la investigacin, se utiliz la de campo, a fin de recaudar toda la
informacin directamente en el rea de estudio, la cual comprendi el Departamento
de Cuentas por Pagar de la empresa CAIP por ser la encargada de la recepcin,
procesamiento y cancelacin de las facturas a crdito de los proveedores.
Poblacin.
Arias(2006), define la poblacin como: Un conjunto finito o infinitode elementos con caractersticas comunes, para los cuales serextensiva las conclusiones de la investigacin. sta queda delimitadapor el problema y por los objetos en estudio. (Pg. 81).
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La poblacin seleccionada para la realizacin de la investigacin, estuvo
integrada por el Jefe de Departamento, Asistentes, Secretaria, Analista de Cuentas por
Pagar, que labora en el Departamento de Cuentas por Pagar de la Empresa CAIP, que
suman Cinco (5), distribuido de la siguiente manera:
Tabla #1 PoblacinNmeros Cargos
1 Jefe del Departamento
2 Asistentes
1 Secretara
1 Analista de Cuentas por Pagar.
Fuente: Departamento de Cuentas por Pagar empresa CAIP
Esta poblacin se tom en su totalidad debido a que es pequea, para lo cual se
consideraron todos los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por
Pagar.
Arias (2004), seala que: Las tcnicas de recoleccin de datos sonlas distintas formas o maneras de obtener la informacin. (Pg. 53).
La importancia de contar con una herramienta eficiente como lo es el
cuestionario, permiti la obtencin de informacin necesaria para esta investigacin,
facilitando a la investigadora comprender y posteriormente aportar las conclusiones y
recomendaciones que sirvieron de base para la realizacin de otras investigaciones
que solventen los problemas planteados
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Tcnica e Instrumento para el procesamiento de la informacin.
La tcnica que se utiliz fue la entrevista, en donde:
Arias (2006), la define como un simple interrogatorio, es unatcnica basada en un dialogo o conversacin cara a cara , entre elentrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamentedeterminado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener lainformacin requerida. (Pg. 73).
La utilizacin de esta tcnica, facilit a la investigadora, la realizacin de una
serie de preguntas predefinidas, que fueron contestadas por las muestras sometidas aesta investigacin; cuyas respuestas sirvieron para la comprensin de las causas y
consecuencias que origina el problema en estudio.
El instrumento que se aplic fue el cuestionario, donde:
Arias (2006), lo define como cualquier recursos, dispositivo oformato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar oalmacenar informacin. (Pg. 69).
La utilizacin del cuestionario como instrumento, permiti el registro de las
respuestas, que se realizaron a la muestra escogida en esta investigacin, la cual est
conformada por preguntas cerradas, cuyas respuestas fueron tabuladas en tablas y
analizadas para determinar los motivos que originaron la problemtica en estudio, y
con ello llegar a canalizar la problemtica planteada.
Las fuentes de informacin que fueron utilizadas para la culminacin de estainvestigacin, se clasificaron en fuentes primarias que consistieron en la recoleccin
de datos directamente en el campo donde se realiz el Control Interno de las Cuentas
por Pagar; adems de las fuentes secundarias, que se refirieron a la consulta de
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documentos impresos y bibliografas referidos en el tema en estudio, entre las que se
encuentran:
Fuentes Primarias: Lo representa los trabajadores que laboran en el
Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa CAIP
Fuentes Secundarias:
1 Documentos impresos.
2 Revistas.
3 Folletos.4 Textos con informacin especializada.
5 Tesis de grado.
6 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
7 Ley Orgnica del Trabajo y su Reglamento.
8 Normativas y Procedimientos interno para las Cuentas por Pagar.
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CAPTULO I.
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA COMPAAANNIMA INDUSTRIAL DE PESCA (CAIP).
La importancia de conocer la Resea Histrica de la Compaa Annima
Industrial de Pesca (CAIP), facilita la comprensin sobre su origen y posterior
reestructuracin que se efectu durante la fusin con la empresa AVECAISA, donde
se establece la visin y misin; adems de cmo qued su estructura organizativa y
las funciones que le corresponde realizar en la organizacin, descritas a continuacin:
1.1. Resea Histrica.
La Compaa Annima Industrial de Pesca (CAIP), es una empresa familiar que
se inici en 1938, dedicada al procesamiento de conservas alimenticias (sardinas,
pulpo, mejillones entre otras). Forma parte del Grupo Carirubana, constituido por
17 empresas del sector pesquero, siendo en esta actividad, el conglomerado msimportante del pas, con enclaves de produccin y servicios en Cuman.
La calidad de los productos ha sido ampliamente reconocida, obtenindose el
sello de calidad de la marca Norven por su reconocida labor al dedicarse a la
produccin de conservas alimenticias de pescado y otras especies marinas. Para el
ao 1938 comienza sus labores de produccin, comercializacin, distribucin y venta
de conservas envasadas (sardina, mejilln, pulpo, harina de pescado), para el ao
1995 le fue otorgado el reconocimiento Norven a los productos sardina envasada y
mejilln para las marcas Mar y Paraguan.
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En 1996, CAIP inicia la adecuacin de su sistema de calidad a las exigencias de
las normas COVENNIN- ISO 9002-95, que consiste en el mejoramiento continuo de
la empresa a travs del tiempo y adems, para ser ms competitivo a nivel
internacional.
El 20 de Enero del 2000, la empresa recibi el Certificado COVENIN-ISO
9002-95, para la lnea de Atn Envasado.
Para el 30 de febrero del 2005, los dueos de CAIP, decidieron vender la
empresa a AVECAISA, C.A, lo cual trajo consigo en su estructura organizativa, unamodificacin quedando solamente los Departamentos de Administracin, Cuentas por
Pagar, Inventario y Produccin.
Cabe destacar que la empresa AVECAISA, C.A., es la encargada de seleccionar
y comercializar con los proveedores de sardinas y prestadores de servicios, adems de
la empresa encargada del reclutamiento y seleccin de personal forneo que requiere
CAIP para su funcionamiento, donde el Departamento de Cuentas por Pagar en
conjunto con el de Produccin e Inventarios, verifica y registra las facturas
relacionadas a dichas operaciones, a fin de suministrar al Departamento de
Administracin un listados de las cuentas por pagar con sus respectivos soportes
(Facturas y Orden de Compra y/o Servicios) a fin de enviarlo a la empresa
AVECAISA, C.A, especficamente en el Departamento de Compra para que se
proceda a efectuar los trmites correspondiente a sus cancelaciones.
Actualmente la empresa CAIP, se encarga del procesamiento de Sardina,
dejando los dems productos a cargo de AVECAISA.
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1.2. Visin.
La visin de la empresa es el establecimiento de un sistema de calidad, que
garantice el cumplimiento de sus polticas, reforzado por un trabajo en equipo que
con entusiasmo y orgullo por la empresa y sus productos, generen beneficios a la
comunidad.
1.3. Misin.
La misin, por su parte es, fabricar productos de la ms alta calidad que
satisfagan a sus clientes y consumidores finales, cumpliendo con las normativas
nacionales, legales y tcnicas vigentes, a travs de la identificacin y entendimiento
permanente de sus necesidades.
1.4. Estructura Organizativa.
Por medio de la fusin de la empresa CAIP con AVECAISA, la estructuraorganizativa qued de la siguiente manera (Ver Anexo 1), segn informacin
suministrada por el manual de procedimientos Administrativos de la misma empresa.
1.4.1. El Departamento de Administracin.
Es el encargado de tramitar todas las cancelaciones concernientes al suministro
de insumos, materiales, repuestos, mantenimiento de los equipos y maquinarias de la
empresa CAIP, adems de la empresa encargada del reclutamiento y seleccin depersonal forneo ante la empresa AVECAISA C.A. para que esta proceda a efectuar
las cancelaciones respectivas.
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Tambin debe reportar el procesamiento de sardina efectuado dentro de CAIP
y de comunicar los niveles de inventarios, a fin de que el Departamento de Compra
de AVECAISA continu con los trmites necesarios para mantener la materia prima
requerida para el procesamiento de la Sardina.
Entre sus funciones se encuentra:
Planear, dirigir, supervisar y controlar los recursos humanos, materiales,
financieros y presupuestales asignados a la empresa CAIP.
Formular, integrar y validar la informacin para la elaboracin y suministro de los
estados de cuenta que sern enviados a la empresa AVECAISA.
Controlar el inventario de activo fijo, su actualizacin, resguardos
correspondientes y reportarlo a la empresa AVECAISA.
Observar y aplicar debidamente las disposiciones de transparencia y acceso a la
informacin, en la materia de su competencia.
Participar en la elaboracin, actualizacin y revisin de los manuales de
organizacin, procedimientos y dems normativa aplicable.
Participar y preparar los informes de las actividades a su cargo, para su
presentacin y anlisis ante la Junta Directiva de la empresa AVECAISA.
Operar el sistema informtico para el registro y control del ejercicio
presupuestario y contable de la empresa CAIP.
Registrar, controlar y vigilar los movimientos que se generen en el Sistema
automatizado, conforme al Manual de Operacin y Lineamientos establecidos en
el respectivo sistema.
Realizar oportunamente la relacin de pagos de la empresa CAIP, para que lesean suministrado al Departamento de Compra AVECAISA, a fin de que se
procedan a realizar las cancelaciones respectivas.
Integrar y mantener actualizados los expedientes del personal, adems de los
estados de cuentas por pagar, control de inventario y de produccin, que sern
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enviado al Departamento de Compra de AVECAISA, para que se elaboren los
clculos y las estimaciones necesarias para cumplir con las solicitudes de sardina.
Controlar los procesos en materia de recursos humanos, materiales, financieros y
presupuestales, de conformidad con la normatividad vigente.
1.4.2. Departamento de Produccin.
Est encargado de velar por el control de calidad del procesamiento de sardina,
siguiendo las normas Norven y COVENIN, adems de reportar los niveles de
produccin generados por la empresa CAIP, la cul es suministrada al Departamentode Administracin.
Entre las Funciones Generales del Departamento de Produccin se encuentran.
Analizar y controlar los procesamientos de sardinas.
Controlar la higiene y seguridad industrial.
Controlar la produccin y los inventarios.
Controlar la Calidad de procesamiento y enlatado de sardina.
1.4.3. Departamento de Inventario.
Se encarga de administrar los insumos y materiales que necesita el
Departamento de Produccin, para el procesamiento de sardina en la empresa CAIP,
cuyos reportes son suministrado al Departamento de Administracin, a fin de
comunicarlo al Departamento de Compra AVECAISA, C.A., donde se lleva elcontrol de los stock que debe existir en este Departamento.
Su funcin es realizar labores de control y registro de las entradas y salidas de
materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas, mercaderas, insumos de
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telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa CAIP, de su
almacenamiento, as como verificar y tramitar la documentacin para el
reabastecimiento oportuno en el almacn, por medio de la rdenes de solicitud
elaborada por el jefe de este departamento, la cual ser enviada al Departamento de
Administracin.
1.4.4. Departamento de Cuentas por Pagar.
Se encarga de la recepcin de las rdenes de compra y copia de las facturas del
proveedor proveniente de la empresa AVECAISA, C.A., a fin de cotejarla, paraconfirmar que no existe disparidad o inconsistencia en los datos contenidas en ella, en
caso de detectarse, se proceder a la devolucin de la misma. Pero si concuerda se
procede con los procedimientos para su registro y control en el sistema automatizado
INFORNET. Entre sus principales funciones se encuentran:
Verificar si la orden de Compra coincida con la Copia de la Factura del
proveedor.
Actualizar los estados de cuentas por pagar de los proveedores, en el sistema
automatizado INFORNET.
Realizar la Nota de Devolucin correspondiente a las rdenes de compra y
factura que presenten alguna anormalidad en su contenido.
Emitir los reporte de los estados de cuenta de los proveedores, para que el
Departamento de Administracin proceda con la tramitacin y posterior pago
por parte del Departamento de Compra de la empresa AVECAISA, C.A.
Como se puede notar la estructura organizativa de CAIP es relativamente
pequea, de all que no deberan existir tantos problemas o irregularidades que traigan
consigo diferencias a la hora de suministrar la informacin o tomar cualquier decisin
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pertinente. Pero la realidad es otra, existen una serie de situaciones o problemas que
vienen presentando la empresa que sern desarrolladas en los siguientes captulos.
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CAPTULO II.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLINTERNO DE CUENTAS POR PAGAR EN LA COMPAA
ANNIMA INDUSTRIAL DE PESCA (CAIP).
La Compaa Annima Industrial de Pesca (CAIP), por ser una empresa de
transito, donde Vargas (2003), seala que Estos tipos de empresas surgen, mediante
la fusin de varias organizaciones, los cuales quedan operativos jurdicamente, perosu control administrativo pasa directamente a la empresa que la est absorbiendo
Es por esta razn, que CAIP, se encarga del procesamiento y enlatado de
sardina, adems de verificar las rdenes de compra y/o servicios emitida por
AVECAISA, C.A. con sus respectivas facturas, a fin de que se certifique y proceda a
registrarlos en los libros auxiliares y al sistema automatizado INFORNET, cuyos
reportes agilizarn los procesos de cancelacin por parte del Departamento de
Cuentas por Pagar AVECAISA, C.A.
Por tanto, se procedi con la descripcin de las Cuentas por Pagar de la
empresa CAIP, tomando en cuenta las funciones que debe cumplir el recurso
humano, tecnolgico y financiero, adems de la aplicacin de las normas y
actividades que desempea el Departamento de Cuentas por Pagar CAIP, permitiendo
as efectuar un anlisis critico, para determinar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, de los procedimientos que se realizan para su Control
Interno. A continuacin se detallarn cada uno de estos aspectos:
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2.1. Descripcin de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP.
La descripcin de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP, busca detallar
cada uno de los procesos que deben realizar las personas involucradas en la
tramitacin y posterior cancelacin de las compras y/o servicios correspondientes a
las operaciones que efecta esta empresa. (Ver Anexo 2), los cuales son:
Responsable Actividad
Departamento de Compra
AVECAISA, C.AMensajero
Entrega las copias de las Facturas de los
proveedores y las rdenes de Compra y/o Servicio, ala secretaria del Departamento de Cuentas por Pagar
de CAIP.
Departamento de Cuentas por
Pagar de CAIP
Secretaria
Verifica los datos contenidos en la Factura de los
proveedores con la Orden de Compra y/o Servicio
respectivo, en caso de presentar alguna irregularidad,
elabora una Nota de Devolucin detallando las
razones de su rechazo y se lo entrega al Mensajero,
para que el Jefe del Departamento de Compra de
AVECAISA, C.A, realice las correcciones
respectivas a fin de darle curso a las mismas y
reenviarlas a la empresa CAIP.
Departamento de Compras
AVECAISA, C.AJefe del Departamento
Realiza las correcciones correspondientes a las
ordenes de Compra y/o Servicio y la entrega almensajero de AVECAISA, C.A, para que las lleven
a la empresa CAIP.
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Departamento de Cuentas
por Pagar de CAIP
Secretaria
Chequea y comprueba su coincidencia (Facturas y
rdenes de Compra), para que posteriormente los
ordene cronolgicamente (por fecha de emisin) y
entregarlas al Analista de Cuentas por Pagar.
Analista de Cuentas por Pagar Verifica en el sistema computarizado INFORNET, la
existencia del cdigo del proveedor, en caso de que
no est registrado, el analista procede a comunicarse
con el Departamento de Administracin CAIP, para
que ste lo asigne y continu el proceso deverificacin, de lo contrario se ubica en el Mdulo
de Cuentas por Pagar de INFORNET, donde
ingresar el cdigo del proveedor y luego proceder
con el registro de las facturas respectivas, lo cual
existen dos (02) modalidades, la primera es por
Pronto Pago (representan las facturas que no se han
realizado un pago parcial) y la segunda es por Abono
(son facturas en que la empresa AVECAISA, C.A.
cancel parte del monto o queda un remanente).
Terminada esta operacin se le notifica oralmente al
Jefe del Departamento de Cuentas por Pagar.
Jefe del Departamento Imprime un listado de Cuentas por Pagar ordenado
por fecha de vencimiento y lo entrega al mensajero
de CAIP,
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Mensajero CAIP Suministra el listado de Cuentas por Pagar al
Departamento de Compra AVECAISA, C.A.
Departamento de compra
AVECAISA,C.A
Jefe del Departamento
Recibe el listado de Cuentas por Pagar y comienza
el proceso de cancelacin y le entrega al Mensajero
de las facturas originales que fueron pagadas.
Mensajero Procede a entregar las facturas a la secretaria del
Departamento de Cuentas por Pagar CAIP.
Departamento de Cuentas
por pagar CAIP
Secretaria
Analista
Recibe las facturas y se la entrega al analista, Se
ubica en el Mdulo de Cuentas por Pagar del
INFORNET, introduce el cdigo del proveedor,
selecciona las facturas registradas digitalmente que
estn por cancelar y las ponen como pagadas, cuya
finalidad es de mantener actualizado los estados de
cuentas de cada proveedor. Luego se le entrega la
factura original al Mensajero.
Mensajero Procede a enviar las facturas originales al Jefe del
Departamento de Compra AVECAISA, C.A.
2.2. Recursos humanos, tcnicos y financieros utilizados en el proceso
de Cuentas por Pagar.
Los Recursos Humanos que intervienen en el proceso de Cuentas por Pagar de
la Empresa CAIP (Ver anexos 3) son los siguientes:
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Responsable Actividad
Secretaria Se encarga de la recepcin y verificacin de las
copias de las facturas de los proveedores y las
rdenes de Compra respectivas suministrada por el
mensajero de la empresa AVECAISA C.A, cuya
finalidad es de entregar al Analista de Cuentas por
Pagar aquellas que no presentan disparidad o
incoherencia, de lo contrario se elabora una Nota de
Devolucin detallando las causa de su rechazo.
Analista de Cuentas por Pagar Es el encargado de registrar las facturas y ordenes de
compra, en el sistema computarizado INFORNET.
En caso de recibir la factura original procede a la
cancelacin de la misma. Y entrega los soportes y el
listado de Cuentas por Pagar al Mensajero.
Mensajero Es el encargado de entregar las Notas de Devolucin
con sus respectivos soportes; adems de los listados
de Cuentas por Pagar al Departamento de Compra de
la empresa AVECAISA C.A.
2.3. Normas y procedimientos que aplica la empresa para el Control Interno de
las Cuentas por Pagar.
El Departamento de Cuentas por Pagar se rige por las siguientes Normas:
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Los lunes se procede a la recepcin de facturas de proveedores y compaas
contratista de personal para el descabezado, y desmembrado de la sardina.
Los mircoles se reciben las facturas por concepto de medicinas y firmas
personales (pequeos productores de sardinas).
Los viernes estn destinados a las facturas de empresa de servicios (agua, luz,
telfonos), adems las encargadas del mantenimientos a los equipos y
maquinarias existentes en la empresa CAIP.
Los procedimientos que se aplican en las Cuentas por Pagar CAIP (Ver anexo
4) comprenden los siguientes:
Responsable Actividad
Secretaria Verificar las Copias de las Facturas de cada
proveedor con las rdenes de Compras
respectiva, cuya finalidad es de evitar suregistro en caso de detectarse alguna
disparidad o incoherencia entre los soportes y
se lo entrega al analista de las Cuentas por
Pagar.
Realiza las Notas de Devoluciones,
detallando las causas que lo originaron y se
lo entrega al Mensajero de CAIP. Con sus
respectivos soportes (Facturas y rdenes de
Compra) para que este se proceda a
entregrselo al Jefe del Departamento de
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Compra.
Analista de Cuentas por Pagar Verifica el cdigo del proveedor en el
sistema computarizado INFORNET y sino
est debe comunicarlo al Jefe del
Departamento de Administracin CAIP,
para que se efecten los tramites necesarios
en la asignacin del cdigo.
Registra las copias de las facturas de los
proveedores el sistema computarizadoINFORNET y en caso de que sean
originales, se procede a su cancelacin.
Suministrar los das viernes un listado de
Cuentas por Pagar ordenado
cronolgicamente al Departamento de
Compra AVECAISA, C.A.
Mensajero Se encarga de entregar las copias de
las facturas, rdenes de compra y/o
servicios, Nota de Devolucin y el listado de
Cuentas por Pagar, al Jefe del Departamento
de Compra AVECAISA, C.A.
2.4. Actividades del Departamento de Cuentas por Pagar para Optimizar su
Control Interno.
El Departamento de Cuentas por Pagar, cuenta con el apoyo de los compaeros
de trabajos, para agilizar los procesos concernientes a la recepcin y verificacin de
copias de facturas con sus respectivos soporte, donde la secretaria en la mayora de
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los casos se encuentra saturada y por ende se retrasa el segundo chequeo por parte
del analista de Cuentas por Pagar.
Para evitar este inconveniente el jefe del Departamento designa al analista de
Cuentas por Pagar para que ayuden a la secretaria en el proceso de verificacin y
elaboracin de Nota de Devolucin, adems de clasificar aquellos movimientos que
tienen disparidad o alguna anomala por pronto pago o abono, terminada esta
operacin, se procede a registrarlo en el sistema computarizado INFORNET.
Otra circunstancia que se presenta con regularidad, es en el momento de lacada del sistema computarizado INFORNET, lo que obliga al analista de las Cuentas
por Pagar a registrar las operaciones en un libro fsico, buscando mantener
actualizados los estados de cuentas en conjunto con los reportes emitidos, cuando se
restaura la operatividad del INFORNET, se continua con los registros pendientes.
2.5. Fortalezas y debilidades de las Cuentas por Pagar de la empresa CAIP.
Las Cuentas por Pagar, por ser obligaciones contradas con los proveedores o
terceros, a travs del suministro de bienes o prestacin de servicios, deben ser muy
tomadas en cuenta a la hora de llevar a cabo sus cancelaciones, y tal situacin obliga
a la empresa a establecer sus fortalezas y a cubrir sus posibles debilidades, por ende
la importancia de sealar cuales son tales fortalezas y debilidades; adems de las
posibles oportunidades y amenazas se presentan a continuacin:
Fortalezas Internas:
Segn Humberto Serna(1997)Son actividades internas de una organizacin que se lleva a caboespecialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas,
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produccin, investigacin y desarrollo de un negocio deben auditarse oexaminarse con el objeto de identificar y evaluar fortalezas internas en
especial importancia. (Pg. 124).
FORTALEZA.
El Departamento de Cuentas por Pagar CAIP, tiene en sus lineamientos y
objetivos una buena comunicacin entre los trabajadores que laboran dentro de la
misma, logrando as un mejor desempeo de todas las actividades administrativas,
adems de canalizar las Notas de Devoluciones y actualizaciones de los estados de
cuentas de los proveedores en el menor tiempo posible.
Oportunidades Externas:
Segn Humberto Serna(1997)Son tendencias econmicas, sociales, polticas, tecnolgicas ycompetitivas, as a hechos que podran de forma significativabeneficiar a una organizacin en el futuro. La resolucin de loscomputadores, la biotecnologa, los cambios en la poblacin, cambios
valores y actitudes con respecto al trabajo, la tecnologa espacial, ascomo la cada vez mayor competencia de las empresas extranjeras sonalgunos de los cambios ms importantes. (Pg. 125).
OPORTUNIDADES
Con la mejora del sistema computarizado y el ptimo adiestramiento del
personal del Departamento de Cuentas por Pagar CAIP, se estar garantizando el
mejor desempeo en sus funciones y las mismas generaran mayor produccin y
beneficios a la empresa.
Debilidades Internas:
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Segn Humberto Serna(1997)Se refiere a las actividades internas de gerencia, mercadeo, compra,
finanzas, produccin, investigacin y desarrollo que limitan o inhibenel xito general de una organizacin. Una industria debe tratar deseguir estrategias que efectivamente mejoren las reas con debilidadesinternas. (Pg. 125).
DEBILIDADES.
Actualmente en el Departamento de Cuentas por Pagar, el sistema INFORNET
es lento y continuamente se cae la conexin del mismo, lo que acarrea retrasos en el
proceso de tramitacin de las rdenes de Compras y/o Servicios y la desactualizacinde los estados de cuentas de los proveedores; adems de que los registros contenidos
en su base de datos son fcilmente alterados, ya que el sistema que actualmente se
utiliza es de una versin desactualizada y su funcionamiento es en red con la
empresa AVECAISA, C.A, la cual pertenece al mismo dueo.
Amenazas Externas:
Humberto Serna (1997) Considera que las amenazas externas:Estas consisten en tendencias econmicas, sociales, polticas,tecnolgicas y competitivas, as como hechos que son potencialmentedainos para la posicin competitiva presente o futura de unaorganizacin. (Pg.125).
AMENAZAS.
Otras empresas representan gran amenaza para la empresa CAIP, ya que
por poseer mejor sistema automatizado, menos retardo en los pagos, compra de
materia prima cancelada al momento etc. Esto trae como consecuencia la perdida
de confianza de los proveedores y da como mejor opcin en el mercado otras
empresas del mismo ramo.
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Tabla#2.Anlisis de la Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
(FODA) de la empresa CAIP.Ambiente Externo
Ambiente Interno
Oportunidades Amenazas
1. Chequea ycomprueba lacoincidencia cronolgicade cada factura por fecha
de emisin para futurascancelaciones.
2. se verifica laactualizacin del sistemacomputarizado conrespecto a los datos y losregistros de cadacomprador.3. Existen buenasrelaciones entre losproveedores nacionales y
extranjeros.
1. Entrega adistiempo de las facturaspara el despacho de lamateria prima o
cancelacin de serviciosa los proveedores.2. Las cancelaciones sehacen ms tediosas paralos compradores.3. Ambiente de trabajoes hostil.
Fortaleza FO FA
1. El analista registra,controla y vigila losmovimientos generados enel sistema Infornet.
1. Al hacerle unseguimiento a los registrode manera continua(fortaleza interna) permitecorregir cualquierproblema nacional ointernacional donde elmercado es ms
competitivo. (Oportunidadexterna)
1. El analista estarpendiente de cualquierfacturacin pordespachar o cancelar. Encombinacin con lasposibles soluciones parael pago atrasado o enespera.
Debilidades DO DA
1. Retrasos einconformidad en el pagogenerado por el sistemaactual.
1. La falta de habilidadtcnica (debilidad interna)combinada con lademanda de un mejor
1. Mal manejo deentrega de facturas y decancelaciones (debilidadinterna) en combinacin
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2. Desactualizacin delregistro y control de las
Cuentas por Pagar.
servicio computarizado.(Oportunidad externa).
con proveedores pococonfiables debido a los
costos y alincumplimiento con lasnecesidades de laempresa. (Amenazaexterna).
Fuente: La Autora.
En cuanto al ambiente interno las oportunidades ms convenientes para la
empresa CAIP serian tratar de que el sistema computarizado INFORNET ms
eficiente para as solventar el problema de los retrasos en la tramitacin de rdenes,as como tambin las amenazas, la entrega a dis-tiempo de las debidas facturas y
rdenes de pago a la secretaria para luego realizar el despacho de materia prima o
cancelacin de servicios a los proveedores.
La falta de entrega de documentacin a la secretaria de manera ordenada y
cronolgica de las rdenes y facturas originales traeran como consecuencia la
disparidad e incoherencia al momento de hacer los registros en el sistema
computarizado para luego ser entregado al administrador para la debida cancelacin
de los servicios o de materia prima.
Por otra parte las fortalezas reinantes en cuanto al Departamento de Cuentas por
Pagar CAIP, busca que el analista verifique que el sistema computarizado este
actualizado con los datos y los registros de cada proveedor lo que facilitara la
verificacin y el registro de cada una de las facturas emitidas y analizadas para
futuras cancelaciones. Por cuanto la debilidad que posee la empresa CAIP es que el
sistema actual, genera retrasos, ya que el mismo es sumamente lento y se cae, lo queacarrea retraso al momento de registrar las rdenes de compra o facturas.
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Debido a dicha situacin se toma como precaucin hacer cada registro de
manera posterior hasta que el sistema este en optimas condiciones para los oportunos
registro.
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Captulo III. Anlisis de los resultados obtenidos en materia DEL CONTRE CAPTULO III.
ANLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN MATERIA
DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
LA EMPRESA CAIP.
Para efectuar el anlisis de los procedimientos concernientes al Control Interno
de las Cuentas por Pagar en la empresa CAIP, se aplic un instrumento tipo
cuestionario (ver anexos N 5) al personal que labora en el Departamento sometidoen estudio por est investigacin, arrojando los siguientes resultados:
Tabla #3 De sectores que muestran los valores absolutos y porcentuales de laevaluacin del items consultado en el cuestionario: el personal que labora en eldepartamento tiene conocimiento de los procedimiento de las cuentas por pagar de laempresa caip
INDICADORES FRECUENCIA %Si 5 100No 0 0
Total 5 100Fuente: cuestionario aplicado al Personal que labora en el Departamento de Cuentaspor Pagar de la Empresa CAIP.
Los resultados obtenidos mediante la aplicacin del cuestionario, arroj que el
100% del personal no tienen deficiencias sobre los procedimientos de las Cuentas
por Pagar CAIP, donde no se detectan errores relacionados con el desconocimiento de
los pasos y responsabilidades que debe cumplir cada trabajador en la tramitacin y
registro de las facturas de los proveedores, adems de los abonos y cancelacionesrespectivas.
Debido a que CAIP es una empresa de trnsito, donde Vargas (2003), seala
que Estos tipos de empresas surgen, mediante la fusin de varias organizaciones, los
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cuales quedan operativos jurdicamente, pero su control administrativo pasa
directamente a la empresa que la est absorbiendo
sta solamente se encarga de llevar el registro de bienes y/o servicios, para
suministrar un listado ordenado de las cuentas por pagar a la empresa AVECAISA.
C.A. con la finalidad de proceder a efectuar las cancelaciones y enviar las facturas
originales al Departamento de Cuentas por Pagar CAIP, a fin de actualizar los
estado de cuentas de los proveedores.
Tabla #4 De sectores que muestran los valores absolutos y porcentuales de laevaluacin del items consultado en el cuestionario: el proceso de recepcin de lasfacturas y ordenes de compras genera retrasos para el registro de las cuentas porpagar
INDICADORES FRECUENCIA %Si 5 100No 0 0Total 5 100Fuente: cuestionario aplicado al Personal que labora en el Departamento de Cuentaspor Pagar de la Empresa CAIP.
El resultado reflejado en la Tabla N 4, indica que el 100% de los
trabajadores alegan que el proceso de recepcin de facturas y ordenes de compra
genera retrasos debido al gran volumen de movimientos que suministra el
Departamento de Compra de la empresa AVECAISA, C.A., adems del
incumplimiento en la entrega de las facturas y ordenes de compras respectivas en
los das establecidos para su recepcin, lo que origina prdida de tiempo, debido
a que la secretaria tiene que rechazarlas y elaborar Notas de devoluciones
explicando los motivos de su procesamiento.
Otra circunstancia que se presenta con mucha frecuencia, es que la
secretaria, no aplica las normas y procedimientos eficientemente descriptos en el
captulo II, originando retrasos para el registro en el sistema INFORNET, ya que
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el analista detect irregularidades en los soportes y por ende no se llevo a cabo su
debido procesamiento y registro en el sistema antes sealado.
Tabla #5 De sectores que muestran los valores absolutos y porcentuales de laevaluacin del items consultado en la encuesta: el proceso de verificacin de factura yordenes de compra se detectan incoherencia en los datos contenidos en las misma
INDICADORES FRECUENCIA %Si 5 100No 0 0Total 5 100Fuente: cuestionario aplicado al Personal que labora en el Departamento de Cuentaspor Pagar de la Empresa CAIP.
El resultado reflejado en la Tabla N 5, indica que el personal que labora en
el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa CAIP, detecta que las
copias de las facturas generalmente no coinciden con lo especificado en la Orden
de Compra.
Esta situacin genera el proceso de elaboracin de nota de devolucin por
parte
