EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(MAPROS)

Lic. LUIS MOLINA ALMANZA

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

• Llamado también Manuales de Operaciones. Es un documento de gestión institucional, que tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trámite para la obtención de un producto o servicio, solicitado por los usuarios, dentro de un plazo prudencial, señalando las áreas responsables de su cumplimiento.

• Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por cuanto permite una adecuada ejecución del trabajo, con el menor costo y en el menor tiempo posible.

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DEPROCEDIMIENTOS

1. Minimizar el esfuerzo, costo y tiempo de atención de las acciones administrativas.

2. Facilitar un mayor control y seguridad en el procesamiento de expedientes, eliminando trámites innecesarios.

3. Coadyuvar a mejorar el servicio público y privado facilitando el cumplimiento de sus obligaciones.

4. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora en las diferentes dependencias a través de los manuales de procedimientos.

5. Evaluar el funcionamiento de la entidad estatal y privada a partir de la eficacia o no eficacia de los procedimientos administrativos.

ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

El proceso de racionalización de procedimientos comprende las siguientes etapas:•Inventario de procedimientos•Priorización de procedimientos•Descripción de la situación actual•Análisis y propuesta de racionalización de procedimientos •Formulación del manual de procedimientos•Aprobación e implantación•Seguimiento y control de procedimientos

CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO

1. Deben eliminarse acciones realizadas por dependencias cuya participación no es significativa.

2. Podrán funcionarse los procedimientos de naturaleza similar y que tienen el mismo tratamiento.

3. Previa evaluación deben eliminarse las acciones duplicadas en la ejecución de un trámite.

4. Podrán suprimirse pasos innecesarios como resultado del estudio de la carga de trabajo en la empresa.

5. En casos necesarios deberá descentralizarse o desconcentrarse las decisiones centralizados en niveles superiores.

6. Los requisitos exigidos para la admisión de un expediente deben limitarse a los estrictamente necesarios.

7. En caso de existir disposiciones legales, que constituyan “Cuellos de Botella” en el trámite de un expediente, debe recomendarse su modificación.

EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO

• El nuevo procedimiento racionalizado antes de ser aprobado oficialmente debe ser sometida a experimentación. Será expuesto a los jefes y demás personas de la oficina donde se implementará el nuevo procedimiento, debiéndose tomar nota de los comentarios y sugerencias que se presentaron pudiéndose reajustarse y perfeccionarse antes de la implantación definitiva del nuevo procedimiento.

ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO

I. Nombre del procedimiento. Identifica la denominación del procedimiento.

II. Presentación o introducción. Se menciona que es un documento de carácter instructivo, informativo y orientador, básico para el usuario de la empresa o institución.

III. Objetivo. Establecer el propósito de normar y agilizar la atención de gestiones y reclamos de carácter administrativo, económico y productivo por parte de los usuarios.

IV. Base Legal. Contiene las disposiciones legales que amparan y den sustento al nacimiento y vigencia del MAPRO.

V. Alcance. Comprende al ámbito de aplicación del MAPRO.

VI. Aprobación, revisión y actualización. Señala la norma o resolución de aprobación y fecha para entrar en vigencia. Así como el período de duración, revisión y actualización.

VII. Principios. Se hace referencia a la Ley N° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General. Señalándose entre otros, los principios de celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de imparcialidad, de presunción de la veracidad, de eliminación de exigencias y formalidades costosas, etc.

VIII. Descripción narrativa del procedimiento.8.1. Nombre específico del procedimiento:

Precisar y codificar8.2. Requisitos: Diversos (de acuerdo a la

naturaleza del procedimiento)8.3. Procedimiento: Etapas, oficinas

responsabilidad, acciones que deben ejecutarse (inicio y término).

IX. Diagrama de flujo del procedimiento (Flujograma). Representación gráfica del

recorrido funcional del procedimiento administrativo pertinente.

X. Glosario de términos. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido

y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos que sirven de apoyo para su uso o consulta.

LOS FLUJOGRAMAS

Diagrama del Flujo (fluxograma)Son diagramas que expresan gráficamente las distintas operaciones que forman parte de un procedimiento, estableciendo secuencias cronológicas.Puede contener información sobre el método de ejecución de operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

TIPOS DE FLUXOGRAMAPuede ser de formato vertical y horizontal

a) Formato VerticalCuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia abajo, efectuadas para alcanzar un propósito.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

IDENTIFICAR NECESIDADES DE

CAPACITACION

OBJETIVO:CAPACITACION

RECOPILACION DE INFORMACION

INSTRUMENTOFINANCIERO

MATERIAL DE INFORMACION

PR

OG

RA

MA

CIO

NO

RG

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IZA

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EJE

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CIO

N

ELABORACIONPROGRAMA DE CAPACITACION

EJECUCIONPROGRAMA DECAPACITACION

EVALUACIONPROGRAMA DE CAPACITACION

EVALUACION DELCAPACITADO

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

RECEPCION DEEXPEDIENTES

EVALUACION DEEXPEDIENTES

ANTECEDENTES DESFAVORABLES

IMPRESION GENERALDESFAVORABLE

PUNTUACIONDESFAVORABLE

DECISION NEGATIVA

INCAPACIDAD FISICA

ANTECEDENTES DESFAVORABLES

ENTREVISTA PRELIMINAR

PRUEBA DE EMPLEO

SELECCIONPRELIMINAR

ENTREVISTAFINAL

EXAMEN MEDICO

ASIGNACIONDEL EMPLEORECHAZO

b) Formato Horizontal

• Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.

• Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del Callao.

DIRECCIÓN DE ESCUELA BANCO

CENTRO DECOMPUTO FACULTAD

Recoger:• Record de notas• Boleta de pago• Ficha de pre-matricula

Pago de Derecho de

Matricula

Entregar:• Boleta de pago• Ficha de pre-matriculaRecepcional:• Reporte de matricula

firmado por el profesor consejero

SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADOS EN UN TRÁMITEADMINISTRATIVO

ASME (La American Society Of Mechanical Engineers)La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (Diagramación de Sistemas Administrativos).

• OPERACIÓN (cuando algo se cambia, se crea o se agrega) – escribir un oficio.

Recepcionar bienes de ingreso al almacén.

• TRANSPORTE (cuando algo se mueve de un sitio a otro) – trasladar un oficio de una oficina a otra oficina en el curso de un trámite administrativo.

Simbología estándar de procedimientos administrativos

Documento

Multi-documentos

proceso

decisión

Terminal o inicio de

control

Adjunto de documentos

Archivo transitorio

Archivo definitivo

Registro de documentos

Documento provisional

Simbología estándar de procedimientos administrativos

Secuencia

Conector

Demora

Documento Destruido

Comienzo del proceso

Flujo de documentos

Flujo de información.

Transporte o desplazamiento

• ESTACIONAMIENTO PROVISIONAL (Espera momentánea) – un oficio en espera del conserje.

• ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO (almacenamiento o archivo definitivo) archivar el documento decepcionado por el usuario en la atención de la obtención del título profesional de C.P.C.

• INSPECCIÓN (verificación y/o comprobación) – verificar los requisitos de obtención de Título profesional de C.P.C.

ANSI (American National Standard Institute)El Instituto Nacional Americano de Normas (Procesamiento Electrónico de datos)