TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
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Hoja 1 de 5 NA GERENCIA GENERAL 100-0000 JORGE ANDRÉS CARRILLO CARDOSO 001 SERIE SUBSERIE ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT E S M 003 ACTAS 003 005 Actas de grupo primario Acta PDF 021 CIRCULARES 021 001 Circulares dispositivas Circular PDF La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumpliemiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización Normatividad: Constitución Politica de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 del 18 de enero de 2011 5 15 X X La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. 2 8 TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM CÓDIGO DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA DEPENDENCIA PRODUCTORA SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RESPONSABLE VERSIÓN DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH SOPORTE O FORMATO
Transcript of TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
Hoja 1 de 5
NA
GERENCIA GENERAL 100-0000
JORGE ANDRÉS CARRILLO CARDOSO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES
021 001 Circulares dispositivas
Circular PDF
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por
objeto dar instrucciones de obligatorio cumpliemiento al personal, sobre aspectos
administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez
terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a
partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo
Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen
valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización
por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización
Normatividad:
Constitución Politica de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019
Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 del 18 de enero de 2011
5 15 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA
PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA
JERÁRQUICA
DEPENDENCIA
PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
021 CIRCULARES
021 002 Circulares informativas
Circular PDF
033 DECRETOS
033 001 Decretos de Gerencia General
Decreto PDF
2 13 X
La subserie documental Decretos de Gerencia General contiene información que da
cuenta de la toma de decisiones de la gerencia de la organización, la cual aprueba
disposiciones de carácter general. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y
conservar en su totalidad porque poseen valores secundarios y contribuyen a la
recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter
histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de
la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social y permiten conocer la
elaboración de normas y reglamentos. Así como también contribuyen al entendimiento
de la cultura institucional y pertenecen a la categoría de documentos y series
documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
Acuerdo Municipal 12 de 1998. Art. 20.
La subserie documental circulares informativas se producen con propósitos internos
meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos
generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la
finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la
totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una
herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución,
sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 3 X
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS,
SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
2 13
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y
felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y
necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos
de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los
siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido
puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos
misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los
programas o actividades de la organización.
- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos
mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de
1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999
de la Corte Constitucional.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los
derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de
Colombia.
- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que
resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de
derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad
sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el
marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y
esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos
humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de
los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones
tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran
impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994.
Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
058 LINEAMIENTOS
Lineamiento PDF
066 PLANES
066 011 Planes de acción institucionales
Plan PDF
La serie documental Lineamientos contienen directrices asociadas a aspectos
generales de los procesos y procedimientos. Una vez terminado el tiempo de
conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero
del año siguiente a su producción y quince años en el Archivo Central. Transferir al
Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener
información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre
el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad
social, la elaboración de normas y reglamentos, testimonia el respeto o vulneración de
los Derechos Humanos y la remediación a los mismos y porque contribuyen al
entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o
comportamiento en un momento dado de la organización.
Normatividad:
Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147,
148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Planes de acción institucionales conserva información sobre la
programación anual de las metas que apuntan al cumplimiento de los objetivos
estratégicos y que permite a cada dependencia de la organización el orientar su
quehacer para cumplir con los compromisos establecidos. Una vez terminado el tiempo
de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de
enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al
Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener
información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre
el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad
social. Así como también contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y
pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular
AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1474 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y
132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1083 de 2015. Decreto 1499 de
2017.
2 15 X
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
082 RESOLUCIONES
Resolución PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
La serie documental Resoluciones contienen información que da cuenta de la solución
a situaciones y la toma de decisiones concretas de la organización. Una vez terminado
el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del
primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo
Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen
valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización
por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e
interpretaba la realidad social y permiten conocer la elaboración de normas y
reglamentos. Así como también contribuyen al entendimiento de la cultura institucional
y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en
la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18 X
Hoja 1 de 9
GERENCIA GENERAL
OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO 113-0000
MARCELA SALGADO GUTIERREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA
PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA
JERÁRQUICA
DEPENDENCIA
PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
021 CIRCULARES
021 001 Circulares dispositivas
Circular PDF
021 CIRCULARES
021 002 Circulares informativas
Circular PDF
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por
objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos
administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez
terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a
partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo
Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen
valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización
por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad:
Constitución Politica de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952
de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011.
2 3 X
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos
meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos
generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la
finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la
totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una
herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución,
sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
5 15 X
Hoja 3 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS,
SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud E-MAIL / PDF
Respuesta PDF
Auto de remisión por competencia PDF
X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y
felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y
necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos
de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y trece años en el Archivo Central.
- Aplicar una selección cuantitativa del 5% por medio de una muestra cualitativa
intrínseca de las unidades documentales que por la importancia de su contenido
puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos
misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los
programas o actividades de la organización.
- Seleccionar el 5% de los derechos de petición que implique la expresión de derechos
mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de
1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999
de la Corte Constitucional.
- Seleccionar el 5% de los derechos de petición que implique la expresión de los
derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de
Colombia.
- Seleccionar de forma integral los derechos de petición de interés colectivo, es decir
que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones
de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la
diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de
discapacidad.
- Seleccionar de forma integral las solicitudes que contengan información sobre
peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el
marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y
esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos
humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
- Así como de forma integral todos aquellos que contengan información sobre
peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de
los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones
tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran
impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994.
Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 4 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 018 Control de procesos disciplinarios
Control de procesos disciplinarios XLS
071 PROCESOS
071 025 Procesos Disciplinaros
Queja / Informe PDF / PAPEL /
Auto de comisión PDF
Auto de remisión por competencia PDF
Auto de acumulación de queja PDF
Auto Inhibitorio PDF
Auto que reconoce la existencia de cosa de juzgada PDF / PAPEL
Comunicación al quejoso o al informanteE-MAIL / PDF /
PAPEL
Registro de Consulta Personal PDF
Registro de Apertura indagación preliminar PDF
Certificado Antecedentes Disciplinarios PDF
Copia de manual de Funciones PDF
Copia del Contrato de trabajo PDF
Citación para notificar apertura de indagación preliminar E-MAIL / PDF
Respuesta a citación E-MAIL
Comunicado Autorización medios electrónicos PDF / PAPEL
Notificación Personal PDF / PAPEL
Notificación por Edicto PDF / PAPEL
Notificación por estado PDF / PAPEL
Comunicación a entes de control PDF / PAPEL
Diligencia de ampliación y ratificación de queja PDF / PAPEL
Solicitud de abogado de oficio E-MAIL / PAPEL
Poder de actuación del abogado PDF / PAPEL
Registro de presentación personal PDF / PAPEL
Auto que reconoce personería jurídica para actuar PDF / PAPEL
Acto de Sustitución de poder PDF / PAPEL
Solicitud de pruebas documentales E-MAIL / PAPEL
Respuesta de pruebas documentales PDF/MP3/JPG
Citación pruebas testimoniales E-MAIL / PAPEL
Diligencia prueba testimonialPDF / PAPEL /
MP3
Indagación Preliminar
La subserie documental Control de procesos disciplinarios dan testimonio del
seguimiento y control de los procesos disciplinarios que se están realizando a la fecha y
evidencia los que ya han culminado. Una vez terminado el tiempo de conservación de
dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año
siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los
documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen
valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento
de eliminación en la nota 4.
2 3 X
La subserie documental Procesos disciplinarios evidencia los documentos generados
por los actos procesales coordinados que se adelantan para realizar una investigación
disciplinaria de conformidad con el Código General Disciplinario. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo o
documento que evidencie el cierre del proceso y trece años en el Archivo Central;
aplicar una selección cualitativa del 15% por medio de una muestra aleatoria simple
con el fin de conservar una muestra informativa sobre las acciones realizadas por la
entidad para la regulación y sometimiento de los funcionarios a unos comportamientos
éticos que busquen garantizar la buena marcha de la administración y la protección de
los intereses del Estado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al
Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante
el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X X
Valoración
Hoja 5 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Citación versión libre PDF / PAPEL
Diligencia versión librePDF / PAPEL /
MP3
Comunicación sujetos procesalesE-MAIL / PDF /
PAPEL
Auto que decreta pruebas de oficio PDF
Auto de incorporación de pruebas PDF
Solicitud de pruebas del disciplinado o del apoderado E-MAIL / PAPEL
Auto que resuelve la solicitud de pruebas PDF
Auto de ruptura procesal PDF
Recurso de reposición PAPEL
Auto que resuelve el recurso de reposición PDF / PAPEL
Programación visita especial PDF / PAPEL
Acta de visita especial PDF / PAPEL
Auto vinculación de servidor público a un proceso
disciplinarioPDF
Auto de desvinculación de servidor público a un proceso
disciplinarioPDF
Auto de prorroga PDF / PAPEL
Auto de archivo definitivo PDF
Citación para notificar auto de archivoPDF / PAPEL /
Notificación del auto de archivo PDF / PAPEL
Comunicación al quejoso o al informanteE-MAIL / PDF /
PAPEL
Recurso de apelación PAPEL
Auto que resuelve el recurso de apelación PDF / PAPEL
Solicitud de copias E-MAIL / PAPEL
Auto que autoriza copias PDF
Auto despacho comisorio PDF
Auto que declara la extinción de la acción disciplinaria PDF /PAPEL
Constancia PDF / PAPEL
Apertura de investigación disciplinaria PDF
Citación para notificar investigación disciplinaria E- MAIL / PDF
Respuesta a citación E-MAIL
Autorización Medios electrónicos PDF / PAPEL
Notificación personal PDF / PAPEL
Notificación por edicto PDF / PAPEL
Notificación por estado PDF / PAPEL
Comunicación a entes de control PDF / PAPEL
Solicitud de abogado de oficio E-MAIL / PAPEL
Poder de actuación del abogado PDF / PAPEL
Registro de presentación personal PDF / PAPEL
Auto que reconoce personería jurídica para actuar PDF / PAPEL
Sustitución de poder PDF / PAPEL
Investigación Disciplinaria
Hoja 6 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Solicitud de pruebas documentales E-MAIL / PAPEL
Respuesta de pruebas documentales PDF/MP3/JPG
Citación pruebas testimoniales E-MAIL / PAPEL
Diligencia prueba testimonialPDF / PAPEL
MP3
Citación versión libre PDF / PAPEL
Diligencia versión librePDF/ PAPEL /
MP3
Comunicación sujetos procesalesE-MAIL / PDF /
PAPEL
Auto que decreta pruebas de oficio PDF
Auto de incorporación de pruebas PDF
Solicitud de pruebas del disciplinado o del apoderado E-MAIL / PAPEL
Auto que resuelve la solicitud de pruebas PDF
Auto de ruptura procesal PDF
Recurso de reposición PAPEL
Auto que resuelve el recurso de reposición PDF / PAPEL
Programación visita especial PDF / PAPEL
Acta de visita especial PDF / PAPEL
Auto vinculación de servidor público a un proceso
disciplinarioPDF
Auto desvinculación de servidor público a un proceso
disciplinarioPDF
Auto de prorroga PDF / PAPEL
Auto de archivo de investigación disciplinaria PDF
Citación para notificar auto de archivoPDF / PAPEL /
Notificación del auto de archivo PDF / PAPEL
Cierre de investigación disciplinaria PDF / PAPEL
Comunicación al quejoso o informante E-MAIL / PAPEL
Recurso de apelación PAPEL
Auto que resuelve el recurso de apelación PDF / PAPEL
Solicitud de copias E-MAIL / PAPEL
Auto que autoriza copias PDF
Auto despacho comisorio PDF
Auto que declara la extinción de la acción disciplinaria PDF / PAPEL
Constancia PDF / PAPEL
Constancia de ejecutoria PDF
Prueba tecnica PDF / PAPEL
Auto que corre traslado de dictamen pericial PDF
Auto que formula cargos PDF
Formulación De Cargos
Hoja 7 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Citación para notificar pliego de cargos E-MAIL / PAPEL
Respuesta a citación E-MAIL
Autorización Medios electrónicos PDF / PAPEL
Notificación de pliego de cargos PDF
Comunicación a entes de control PDF / PAPEL
Solicitud de abogado de oficio E-MAIL / PAPEL
Poder de actuación del abogado PDF / PAPEL
Presentación personal PDF / PAPEL
Auto que reconoce personería jurídica para actuar PDF / PAPEL
Sustitución de poder PDF / PAPEL
Presentación de descargos PAPEL
Solicitud de pruebas del disciplinado o del apoderado E-MAIL / PAPEL
Auto que resuelve solicitud de pruebas PDF
Auto que decrete pruebas de oficio PDF
Auto de incorporación de pruebas PDF
Solicitud de pruebas documentales E-MAIL / PAPEL
Respuesta de pruebas documentalesPDF / MP3 /
JPG
Citación pruebas testimoniales E-MAIL / PAPEL
Diligencia prueba testimonialPDF / PAPEL /
MP3
Comunicación sujetos procesalesE-MAIL / PDF /
PAPEL
Auto que corre traslado para alegatos de conclusión PDF
Notificación de auto que corre traslado PDF / PAPEL
Fallo sancionatorio u absolutorio de primera instancia PDF
Notificación del fallo PDF
Recurso de apelación PDF / PAPEL
Auto que concede recurso de apelación PDF
Fallo en segunda instancia PDF
Resolución de ejecución de sanción disciplinaria PDF
Notificación del fallo de segunda instancia PDF / PAPEL
Constancia de ejecutoria PDF
Auto que declara la procedencia del procedimiento verbal y
cita audiencia.PDF
Citación para notificar auto que declara la procedencia del
procedimiento verbal y cita a audiencia E-MAIL / PDF
Notificación PDF / PAPEL
Comunicación a entes de control PDF / PAPEL
Designación de abogado de oficio PDF / PAPEL
Auto fija fecha inicio de audiencia PDF /PAPEL
Procedimiento Verbal
Hoja 8 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Auto que aplaza audiencia pública PDF
Auto que fija fecha y hora para continuar audiencia PDF
Audiencia inicio MP3/MP4
Acta de audiencia PAPEL
Solicitud de pruebas documentales E-MAIL / PAPEL
Respuesta de pruebas documentalesPDF / PAPEL /
MP3 / JPG
Audiencia de pruebas MP3/MP4
Audiencia de alegatos de conclusión MP3/MP4
Audiencia de fallo MP3/MP4
Acta de fallo de primera instancia PAPEL
Resolución de ejecución de la sanción PDF
Comunicación de resolución de ejecución PDF / PAPEL
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de Negocio PDF
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se
fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y
la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero
de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir
al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener
información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre
el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad
social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento
de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad:
Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal
de Medellín.
X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13
Hoja 9 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
RELATIVOS A
DDHH Y/O DIH
SOPORTE O
FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el caso
de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de los
tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL 112-0000
MARIA CRISTINA TORO RESTREPO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PDF
Presentación PPT
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan
los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y
obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y
conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el
impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque
pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la
Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto
1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017.
Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de
Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de
2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS
003 006 Actas de Junta Directiva
Acta PDF
005 ACUERDOS
005 002 Acuerdos de accionistas
Acuerdo PAPEL
021 CIRCULARES
021 001 Circulares dispositivas
Circular PDF
X
X
La subserie documental Acuerdos de Accionistas refleja el pacto bilaterial o plurilateral
suscrito en dos o mas accionistas, con el objetivo de regular el ejercicio de los
derechos, las relaciones y los intereses entre los firmantes. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la
terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su
perfeccionamiento y dieciocho años en Archivo Central, se deben transferir al archivo
histórico debido a que permiten estudiar el ejercicio de los derechos, las relaciones y
los intereses de EPM en calidad de accionista y contienen información y pruebas
relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas,
asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:
Ley 222 de 1995. Ley 1258 de 2008.
2 8 X
La subserie documental Actas de Junta Directiva evidencia la toma de decisiones y el
funcionamiento de este órgano colegiado en cumplimiento del reglamento interno y de
las facultades normativas estipuladas. Una vez terminado el tiempo de conservación de
dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año
siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo
Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque
contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por
actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque
pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la
Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 410 de 1971. del
Gobierno Nacional. Acuerdo Municipal N°12 de 1998. del Concejo Municipal.
2 18 X
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por
objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos
administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez
terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a
partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo
Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen
valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización
por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad:
Constitución Politica de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952
de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011.
5 15
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
021 CIRCULARES
021 002 Circulares informativas
Circular PDF
024 CONCEPTOS
024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud PDF
Concepto PDF
033 DECRETOS
033 002 Decretos de Junta Directiva
Decreto PDF
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos
meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos
generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la
finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la
totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una
herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución,
sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o
juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica,
planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al
interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra
de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y
la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se
transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no
seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley
1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 3 X
La subserie documental Decretos de Junta Directiva evidencia los actos de carácter
general e impersonal, es decir, de aplicación a todas las personas con las cuales las
Empresas tengan o puedan llegar a tener vínculos jurídicos, a sus servidores o a un
número indeterminado de ellos, expedido por la Junta Directiva, de acuerdo con su
competencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de
Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece
años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad
porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la
organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes
para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e
interpretaba la realidad social. Además, porque pertenecen a la categoría de
documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Art. 25. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley
1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Acuerdo Municipal 12 de
1998. Art. 17.
2 13 X
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
2 13 X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y
felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y
necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos
de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los
siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido
puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos
misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los
programas o actividades de la organización.
- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos
mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de
1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999
de la Corte Constitucional.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los
derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de
Colombia.
- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que
resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de
derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad
sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el
marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y
esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos
humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de
los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones
tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran
impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994.
Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 011 Informes de análisis normativo
Informe PDF
2 13
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que
pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales
pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las
funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a
informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier
otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al
Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante
el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad
Ley 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147,
148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución
688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución
182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 13 X
La subserie documental Informes de análisis normativo evidencian los estudios e
impactos, de la normatividad y la regulación en Colombia y los países de interés del
Grupo, sobre los servicios públicos domiciliarios que presta la empresa y/u otros
negocios o mercados de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y
conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen
información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas
externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la
categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de
2015.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento
a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de
la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a
la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez
terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a
partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo
Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades
documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la
empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se
transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no
seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de Negocio PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité:N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el caso
de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de los
tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
2 13 X
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se
fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y
la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero
de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir
al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener
información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre
el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad
social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento
de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad:
Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal
de Medellín.
Hoja 1 de 6
SECRETARÍA GENERAL
UNIDAD GOBIERNO CORPORATIVO 112-1000
MARÍA MARULANDA LÓPEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 002 Actas de comité
Acta PAPEL
Presentación PPT
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
005 ACUERDOS005 006 Acuerdos de gobierno
Acuerdo PAPEL
Otro sí por adhesiones PAPEL
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud E-MAIL / PDF
Concepto E-MAIL
030 CONVENIOS030 006 Convenios Marco de Relaciones
Convenio PAPEL
Acto de modificación PAPEL
2 13 X X
La subserie documental Acuerdos de Gobierno formaliza la voluntad de todas las empresas del Grupo de trabajar juntas en la tarea de mejorar la prestación de los servicios públicos. Mediante este Acuerdo se habilita el actuar como Grupo Empresarial y se definen las condiciones bajo las cuales se relacionan las empresas que hacen parte del mismo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y trece años en el Archivo Central. Conservar en su totalidad y transferir al Archivo Histórico porque evidencia las formas de relacionamiento y el actuar como Grupo Empresarial.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
X
La subserie documental Convenios Marco de Relaciones evidencian las condiciones generales que enmarcan las relaciones "propietario-empresa" entre el Municipio de Medellín, entidad pública dueña del 100% del capital y Empresas Públicas de Medellín, Empresa industrial y comercial del Estado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos año en Archivo de Gestión contados a partir de su actualización o terminación y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica sobre los principios y obligaciones adquiridas en la relación propietario-empresa establecidas entre el Municipio de Medellín y EPM.
Normatividad: Constitución Política de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994 Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal 12 de 1998.
2 18 X
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
039HISTORIALES DE CONFORMACIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS
Solicitud PDF
Conformación de Junta Directiva XLS
Acta de Asamblea PAPEL
Registro de asistencia PAPEL
Carta de nombramiento o designación PAPEL / PDF
Resolución de nombramiento PAPEL
Resolución de reconocimiento PAPEL
Notificación de resolución de reconocimiento PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 032 Informes de gobierno corporativo
Informe de gobierno corporativo PDF
Informe de declaración Junta Directiva PAPEL
Evaluación XLS
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 003 Consecutivo de certificaciones de actas
Solicitud E-MAIL
Certificación de acta PAPEL
Listado de control de certificaciones XLS
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 006 Control de agendas
Agenda típica XLS
Acta de aprobación Junta Directiva conjunta PAPEL
La subserie documental control de agendas contiene información sobre la programación del calendario y control de la agenda típica de la Junta Directiva y la Asamblea. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
2 3 X
La subserie documental consecutivo de certificaciones de actas contienen información sobre el registro de la solicitud y la certificación de entrega al solicitante. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
2 8 X
4 16 X X
La serie documental Historiales de Conformación de Juntas Directivas evidencia la conformación y gestión de la Junta Directiva de EPM y demás juntas directivas del Grupo Empresarial, y de aquellas empresas donde se tiene participación. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciseis años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten conocer la elaboración de normas y reglamentos y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Art. 62. Decreto 1077 de 2015.
2 13 X X
La subserie documental Informes de gobierno corporativo evidencia la gestión acorde con la filosofía empresarial, apalanca el logro de los objetivos estratégicos y genera confianza en los grupos de interés y en la sociedad. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
059 MANUALES059 012 Manuales de gobierno corporativo
Manual de gobierno corporativo PAPEL
Acto administrativo de aprobación (copia) PDF
Registro de publicación en página web HTML
066 PLANES066 033 Planes de gobierno corporativo
Plan PPT
Informe de seguimiento XLS
066 PLANES066 046 Planes de mejoramiento institucional
Evaluación XLS
Informe del resultado PDF
Plan XLS
X
La subserie documental Manuales Gobierno Corporativo compilan y dan a conocer las prácticas que en materia de Gobierno Corporativo se definen e implementan en EPM, y son adoptadas por las filiales, según sus particularidades. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización, además de explicar su origen y evolución y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Constitución Política Artículo 209. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal 12 de 1998 Concejo de Medellín.
2 13 X
2 13 X
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
La subserie documental Planes de Gobierno Corporativo contiene las acciones formuladas para el mejoramiento de la relación entre los órganos de gobierno de la empresa y el Grupo, y las cuales posibilitan el logro de la unidad de propósito y dirección en un ambiente de transparencia y rendición de cuentas a los grupos de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Acuerdo Municipal.
Hoja 5 de 6
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 063 Planes de relacionamiento
Plan XLS / PPT
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan PPT
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Solicitud PAPEL
Reporte de información HTML
Registro de autorización PAPEL / PDF
Solicitud de reserva PDF
2 8 X
La subserie documental Planes de relacionamiento evidencian la planeación de actividades para realizar las estrategias en la unificación de criterios en cuanto a la gestión de relaciones con el dueño de EPM y con los socios de las empresas del Grupo Empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre quehacer realizado por la orgniazación y porque debe conservarse totalmente según los criterios de valoración de la Circular AGN N 003 de 2015.
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
Hoja 6 de 6
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
Hoja 1 de 3
GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA ASUNTOS LEGALES 106-0000
JHON ALEXANDER SANCHEZ PEREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares dispositivas
Circular PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la
comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de
dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año
siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección
cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma;
2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias
con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de
conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés
común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se
eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
5 15 X
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por
objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos
administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez
terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a
partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo
Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen
valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización
por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad:
Constitución Politica de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley
1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011.
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
021 CIRCULARES021 002 Circulares informativas
Circular PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de Negocio PDF
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
2 3 X
2 13
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se
fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y
la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del
primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central;
transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores
secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por
contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la
investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e
interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque
contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la
organización.
Normatividad:
Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal
de Medellín.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y
seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de
los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con
el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la
empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de
Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y
trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de
las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos
misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra
seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades
documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en
la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos
meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos
generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la
finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la
totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una
herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una
institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo
automático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para
cada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA
e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el
procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA ASUNTOS LEGALES
GERENCIA JURÍDICA CRECIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN
106-1000
MARIA ALEJANDRA GIL DUQUE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud de concepto E-MAIL
Concepto jurídico PDF
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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VICEPRESIDENCIA ASUNTOS LEGALES
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL 106-2000
GABRIEL JAIME VELÁSQUEZ RESTREPO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte XLS
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de completar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 3 X
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL
DIRECCIÓN SOPORTE LEGAL CORPORATIVO 106-2100
MARIA ISABEL CORREA VARGAS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud E-MAIL
Concepto jurídico PDF / E-MAIL
X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
Solicitud de insistencia PAPEL / PDF
Notificación PDF
Memorial PAPEL / PDF
Remisión y oposición de insistencia PAPEL / PDF
Auto decisorio PAPEL / PDF
Reporte de cumplimiento PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 059 Informes jurídicos
Informe PAPEL / PDF
2 8 X X
La subserie documental Informes jurídicos evidencia las actividades desarrolladas para orientar y establecer criterios, conceptos, investigaciones y estudios necesarios para la elaboración de los conceptos que conllevan a un mismo marco jurídico previsto para la organización sobre asuntos de carácter jurídico. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten conocer la elaboración de normas y reglamentos y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 035 Registros de inscripción y actualización de terceros
Registro de vocales de control XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Registros de inscripción y actualización de terceros son instrumentos de control que evidencian la interacción de la organización con la comunidad y/o con los distintos grupos de interés a través de la atención de las solicitudes relacionadas con el registro de matrícula de terceros para acceder a los diferentes servicios y trámites disponibles. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 1581 de 2012. Decreto 410 de 1975
2 8 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL
DIRECCIÓN SOPORTE LEGAL NEGOCIOS 106-2200
ANGELA MARIA GUERRERO BOLIVAR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud E-MAIL
Concepto jurídico E-MAIL
X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
071 PROCESOS071 004 Procesos de actuaciones administrativas
Solicitud de trámite administrativo E-MAIL
Concepto sobre viabilidad del trámite administrativo PDF
Notificación de Acto administrativo PDF
Acto administrativo PAPEL
Poder de actuación PAPEL
Informe de análisis del acto administrativo PAPEL/PDF
Comunicación interna de cumplimiento E-MAIL
Recurso contra acto administrativo PAPEL
Constancia de la presentación del recurso PDF
Notificación del acto administrativo que resuelve el recurso E-MAIL
Acto administrativo decisorio PAPEL
Comunicación interna final del trámite PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X X
La subserie documental Procesos de actuaciones administrativas son los documentos generados en los trámites de carácter administrativo que deban realizarse para el debido desarrollo de las actividades y fines de la organización relacionados con la prestación de los servicios públicos domiciliarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite administrativo y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 20% de los expedientes distribuidos en los siguientes criterios;- 10% de las actuaciones administrativas con fines sancionatorios.- 10% de las actuaciones administrativas sin propósitos sancionatorios, relacionados con la operación de los negocios y los proyectos institucionales.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1437 de 2011, Art 34 a 45, 52.
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Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL
DIRECCIÓN SOPORTE LEGAL CONTRATACIÓN 106-2300
ALBA MARÍA QUINTERO ZAPATA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud E-MAIL
Concepto jurídico PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 4
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL
DIRECCIÓN SOPORTE LEGAL AMBIENTAL 106-2400
MARUFF ABDALA HOYOS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 002 Conceptos jurídicos
Solicitud E-MAIL
Concepto jurídico E-MAIL
2 13
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Conceptos jurídicos evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia jurídica, planteadas y solicitadas por el Gerente General o la Junta Directiva o quien solicite al interior de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra de los conceptos jurídicos que soportan decisiones importantes del Gerente General y la Junta Directiva sobre el rumbo de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Consejo de estado. Sentencia abril 22 de 2010. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
X
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL / PDF
Respuesta PAPEL / PDF
X 2 13 X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 004 Procesos de actuaciones administrativas
Citación o solicitud de trámite administrativo PAPEL / E-MAIL
Poder de actuación PAPEL
Notificación del acto administrativo PAPEL / E-MAIL
Auto de inicio PAPEL / E-MAIL
Acta de descargos PAPELRegistro de pruebas PAPELActo administrativo PAPELSolicitud de modificación PAPELActo administrativo de modificación PAPELSolicitud de renovación PAPELActo administrativo de renovación PAPELInforme de análisis del acto administrativo PDFComunicación interna de cumplimiento E-MAILRecurso contra acto administrativo PAPELConstancia de la presentación del recurso PDF
Notificación del acto administrativo que resuelve el recurso E-MAIL
Acto administrativo decisorio PAPEL
Comunicación interna final del trámite PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X X
La subserie documental Procesos de actuaciones administrativas son los documentos generados en los trámites de carácter administrativo que deban realizarse para el debido desarrollo de las actividades y fines de la organización relacionados con la prestación de los servicios públicos domiciliarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite administrativo y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 20% de los expedientes distribuidos en los siguientes criterios;
- 10% de las actuaciones administrativas con fines sancionatorios.- 10% de las actuaciones administrativas sin propósitos sancionatorios, relacionados con la operación de los negocios y los proyectos institucionales.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1437 de 2011, Art 34 a 45, 52.
2 8
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 11
GERENCIA JURÍDICA GRUPO EMPRESARIAL
DIRECCIÓN SOPORTE LEGAL PROCESOS Y RECLAMACIONES
106-2500
CATALINA MARIA DUQUE LÓPEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
001 ACCIONES CONSTITUCIONALES
001 001 Acciones de cumplimiento
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Demanda o tutela PAPEL / PDF
Contestación de la demanda PAPEL / PDF
Auto decretando pruebas PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Fallo de primera instancia PAPEL / PDF
Escrito de Recurso PAPEL / PDF
Auto de admisión de recurso PAPEL / PDF
Notificación de recurso PAPEL / PDF
Contestación de recurso PAPEL / PDF
Auto de resolución de recurso PAPEL / PDF
Solicitud de revisión en última instancia PAPEL / PDF
Auto definitivo PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
X X
La subserie documental Acciones de cumplimiento conservan información sobre las solicitudes que presentan los ciudadanos cuando acuden ante un juez administrativo para hacer efectivo el cumplimiento de una ley o un acto administrativo, buscando así que se ordene a la autoridad correspondiente el cumplimiento del deber omitido. Una vez cumplido el tiempo de retención de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo en primera o segunda instancia, según el caso, y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección del 10% de las acciones de cumplimiento falladas a favor de EPM.- Selección del 10% falladas en contra de EPM o aquellas que hayan sido de gran impacto mediático o que tengan gran importancia social como las relacionadas con contingencias en las grandes obras de la organización.- Selección del 10% de aquellas acciones de cumplimiento que aporten información para la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Artículo 88. Ley 472 de 1998. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 11
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
001 ACCIONES CONSTITUCIONALES001 002 Acciones de grupo
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Demanda o tutela PAPEL / PDF
Contestación de la demanda PAPEL / PDF
Auto decretando pruebas PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Fallo de primera instancia PAPEL / PDF
Escrito de Recurso PAPEL / PDF
Auto de admisión de recurso PAPEL / PDF
Notificación de recurso PAPEL / PDF
Contestación de recurso PAPEL / PDF
Auto de resolución de recurso PAPEL / PDF
Solicitud de revisión en última instancia PAPEL / PDF
Auto definitivo PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
001 ACCIONES CONSTITUCIONALES
001 003 Acciones de tutela
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Demanda o tutela PAPEL / PDF
Contestación de la demanda PAPEL / PDF
Auto decretando pruebas PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Fallo de primera instancia PAPEL / PDF
Escrito de Recurso PAPEL / PDF
Auto de admisión de recurso PAPEL / PDF
Notificación de recurso PAPEL / PDF
Contestación de recurso PAPEL / PDF
Auto de resolución de recurso PAPEL / PDF
Solicitud de revisión en última instancia PAPEL / PDF
Auto definitivo PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
X 2 13 X X
La subserie documental Acciones de grupo conservan los documentos por los cuales un grupo de personas afectadas por una misma causa acuden a las autoridades judiciales para obtener el reconocimiento y pago de la indemnización por los perjuicios recibidos. Una vez cumplido el tiempo de retención de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo en primera o segunda instancia, según el caso y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección del 10% de las acciones de grupo falladas a favor de EPM.- Selección del 10% falladas en contra de EPM o aquellas que hayan sido de gran impacto mediático o que tengan gran importancia social como las relacionadas con contingencias en las grandes obras de la organización.- Selección del 10% de aquellas acciones de grupo que aporten información para la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Artículo 88. Ley 472 de 1998. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X X
La subserie documental Acciones de tutela dan cuenta de las acciones realizadas por un ciudadano ante un juez de la República para que le proteja un derecho constitucional fundamental vulnerado o amenazado por acción u omisión de la empresa. Una vez cumplido el tiempo de retención de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo en primera o segunda instancia, según el caso y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección del 5% de aquellas acciones de tutela que hayan sido de gran impacto mediático o que tengan gran importancia social como las relacionadas con contingencias en las grandes obras de la organización. - Selección del 5% de las acciones de tutela que se hayan caracterizado por una notable defensa judicial por parte de la empresa y que hayan fallado a favor de EPM o que hayan implicado multas y sanciones de mayor cuantía para la empresa.- Selección del 5% de las acciones de tutela que hayan sido objeto de revisión por parte de la Corte Constitucional. - Selección del 5% de las acciones de tutela cuya argumentación jurídica presente casuísticas especiales o legislación particular, relacionada con los negocios de la empresa. - Selección del 10% de quellas acciones de tutela que aporten información para la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos o derecho internacional humanitario y/o con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art 86. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2591 de 1991. Decreto 306 de 1992.
X 2 13
Hoja 3 de 11
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
001 ACCIONES CONSTITUCIONALES001 004 Acciones populares
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Demanda o tutela PAPEL / PDF
Contestación de la demanda PAPEL / PDF
Auto decretando pruebas PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Fallo de primera instancia PAPEL / PDF
Escrito de Recurso PAPEL / PDF
Auto de admisión de recurso PAPEL / PDF
Notificación de recurso PAPEL / PDF
Contestación de recurso PAPEL / PDF
Auto de resolución de recurso PAPEL / PDF
Solicitud de revisión en última instancia PAPEL / PDF
Auto definitivo PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
002 ACCIONES DE INCONSTITUCIONALIDAD
Notificación PAPEL / PDF
Demanda y/o intervenciones PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Sentencia PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
Memorial PAPEL / PDF
Auto decisorio PAPEL / PDF
X X
La serie documental Acciones de inconstitucionalidad evidencian el desarrollo de actividades y mecanismos de control constitucional que se interponen ante la Suprema Corte de Justicia de la Nación con la finalidad de que ésta examine la constitucionalidad de una ley o un tratado internacional. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo decisorio que determine la finalización del proceso, y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa teniendo en cuenta el impacto del proceso para la entidad, de acuerdo con la complejidad, las instancias judiciales y los fallos desfavorables a los intereses de la organización, toda vez que posee cualidades para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 241. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2067 de 1991.
X 2 13
X 2 13 X X
La subserie documental Acciones populares son documentos que evidencian información sobre mecanismos de protección, cuando un grupo de personas acuden ante un juez de la República en defensa y protección de los derechos e intereses colectivos. Una vez cumplido el tiempo de retención de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del fallo en primera o segunda instancia, según el caso y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección del 10% de las acciones populares falladas a favor de EPM, se prestará atención a aquellas acciones populares que se caractericen por una notable defensa judicial por parte de la entidad, que hayan implicado multas y sanciones a la entidad o que hayan sido objeto de revisión por parte de la Corte Constitucional.- Selección del 10% falladas en contra de EPM o aquellas que hayan sido de gran impacto mediático o que tengan gran importancia social como las relacionadas con contingencias en las grandes obras de la organización.- Selección del 10% de aquellas acciones populares que aporten información para la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 88. Ley 472 de 1998. Art. 4. Ley 1712 de 2014. Art. 19. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
Hoja 4 de 11
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 002 Actas de comité
Acta PAPEL / PDF
Informe PAPEL / PDF
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓNCarta de intención E-MAIL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios PDF
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Modificación o renovación del acta PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
2 18
X
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 8 X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 13 X
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
Hoja 5 de 11
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
026 CONCILIACIONES PREJUDICIALES
Solicitud de conciliación PAPEL
Citación a audiencia de conciliación PDF
Concepto técnico PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL / PDF
Resolución de delegación PDF
Informe jurídico PDF
Acta de audiencia PAPEL
Acuerdo conciliatorio PAPEL
Constancia PDF
Informe de conclusiones PDF
027 CONSTANCIAS Y/O CERTIFICACIONES
Constancia y/o certificación PAPEL / PDF
La serie documental Constancias y/o certificaciones contiene los documentos que son solicitados por los diferentes grupos de interés y dan cuenta o plena prueba respecto de los terceros en cuanto a la veracidad de un acto o hecho. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1523 de 2012. Decreto 2157 de 2017.
2 3 X
X X
La serie documental Conciliaciones prejudiciales evidencian el desarrollo de actividades para la atención de los procesos judiciales, arbitrales y administrativos y en audiencias de conciliación prejudicial realizados para la solución de conflictos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la formalización del acuerdo conciliatorio o documento equivalente que de cuenta de la finalización del proceso, y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre las características del proceso de resolución de conflictos, los participantes y temáticas sobre el manejo de la administración pública y la relación con otras entidades. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 640 de 2001. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X 2 13 X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Informe XLS
052 INFORMES INSTITUCIONALES052 002 Informes administrativos
Informe XLS
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 002 Procesos arbitrales
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Demanda y/o solicitud de solución de conflicto PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Acta de Audiencia de instalación PAPEL /PDF
Designación del órgano de decisión PAPEL / PDF
Auto admisorio de la demanda PDF
Concepto técnico PDF
Respuesta a demanda y/o reforma de la demanda PAPEL / PDF
Demanda de reconvención PAPEL / PDF
Respuesta a demanda de reconvención PAPEL / PDF
Llamamiento en garantía PDF
Respuesta a llamamiento en garantía PDF
Informe jurídico PDF
Acuerdo conciliatorio o no conciliatorio PDF
Registro audiovisual MP3
Transcripción PDF
Auto que ordena pruebas PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Dictamen pericial PAPEL / PDF
Contradicción dictámenes periciales PAPEL / PDF
Alegato de conclusión PAPEL / PDF
Laudo arbitral PAPEL / PDF
Exhorto y/o memorial PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Notificación de sentencia del Consejo de Estado PAPEL / PDF
Sentencia PAPEL / PDF
Constancia de pago PAPEL / PDF071 PROCESOS071 006 Procesos de amparo policivo
Solicitud área técnica PAPEL / PDF
Escrito solicitud amparo PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Respuesta a la solicitud de amparo PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Respuesta decisoria a la solicitud de amparo PAPEL / PDF
Auto PAPEL / PDF
Resolución PAPEL / PDF
Memorial PAPEL / PDF
Acta de audiencia PAPEL
Registro audiovisual PAPEL
Constancia cumplimiento PDF
X X
La subserie documental Procesos arbitrales son los documentos generados por los actos procesales coordinados que se adelantan en representación de la organización como mecanismo alternativo de solución de conflictos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de recibida la sentencia decisoria y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los expedientes de procesos laborales, o donde se testimonien considerables vulneraciones a los Derechos económicos, sociales, culturales y ambientales, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1563 de 2012. Ley 1564 de 2012.
2 13 X X
La subserie documental Procesos de amparo policivo evidencian las solicitudes y apoyo brindado por las autoridades para reestablecer la situación que existía en el momento en que se produjo la perturbación u obtener la restitución de dichos bienes, sin perjuicio de las acciones que la Ley atribuye a los titulares de derechos reales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los expedientes que permitan ver las actuaciones en los procedimientos conjuntos con las autoridades para la resolución de situaciones de conflicto para con la organización y/o de aquellos que testimonian el respeto o vulneración de los Derechos económicos, sociales, culturales y ambientales y la remediación a los mismos. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1575 de 2011.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 009 Procesos de cobro coactivo
Notificación PAPEL / PDF
Auto mandamiento de pago PAPEL / PDF
Medida cautelar PAPEL / PDF
Escrito excepciones PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Resolución PAPEL / PDF
Auto PAPEL / PDF
Memorial PAPEL / PDF
Constancia de pago PAPEL / PDF
071 PROCESOS071 019 Procesos de reclamaciones por siniestros
Escrito de reclamación PAPEL / PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta PAPEL / PDF
Solicitud de concepto técnico PAPEL / PDF
Concepto técnico PAPEL / PDF
Solicitud de avalúo y/o aclaración PAPEL / PDF
Avalúo y/o aclaración de avalúo PAPEL / PDF
Ofrecimiento de avalúo PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Contrato de transacción PAPEL / PDF
Concepto jurídico de responsabilidad PAPEL / PDF
Constancia de pago PAPEL / PDF
132X
La subserie documental Procesos de reclamaciones por siniestros evidencia las operaciones administrativas propias de la gestión de las reclamaciones e indemnizaciones generadas por los siniestros que afecten el patrimonio de la empresa desfavorablemente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del cierre oficial del proceso, y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% del total de los expedientes de la siguiente forma:
- Seleccionar los procesos de reclamaciones que representen una mayor cuantía para la empresa, es decir, en donde se afectó en gran medida el patrimonio de la empresa, bien sea que se haya recuperado o no. - Seleccionar aquellos procesos de reclamaciones que contengan documentos relativos a los derechos humanos o al Derecho Internacional Humanitario, referentes al respeto, vulneración y remediación.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 389 de 1997. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971Decreto 2555 de 2010. Decreto 2123 de 2018.
XX
X X
La subserie documental procesos de cobro coactivo evidencian el proceso realizado con base en la prerrogativa o facultad otorgada a las empresas industriales y comerciales del Estado prestadoras de servicios públicos domiciliarios, mediante el cual se cobran directamente a través de ejecución y con base en la factura, las deudas derivadas de la prestación de sus servicios, sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminación del proceso de cobro y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 15% con el fin de conservar una muestra informativa sobre la recaudación de rentas en las entidades por medio de la jurisdicción coactiva. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 130. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art.1o. Ley 1066 de 2006 Art. 5. Ley 1437 de 2011 Art.98 y 101. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 624 de 1989. Art. 823. Decreto 2117 de 1992. Decreto 1625 de 2016.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 026 Procesos judiciales
Notificación de la demanda PAPEL / PDF
Demanda PAPEL / PDF
Auto admisorio PAPEL / PDF
Poder de actuación PAPEL
Concepto técnico PAPEL / PDF
Medida cautelar PAPEL / PDF
Escrito de excepciones PAPEL / PDF
Respuesta y/o reforma a la demanda PAPEL / PDF
Informe jurídico PAPEL / PDF
Llamamiento en garantía PAPEL / PDF
Respuesta llamamiento en garantía PAPEL / PDF
Dictamen pericial PAPEL / PDF
Contradicción dictámenes periciales PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Registro audiovisual MP3
Transcripción PAPEL / PDF
Auto PAPEL / PDF
Exhorto PAPEL / PDF
Memorial PAPEL / PDF
Sentencia PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Sentencia decisoria PAPEL / PDF
Constancia de cumplimiento PAPEL / PDF071 PROCESOS071 027 Procesos penales
Notificación PAPEL / PDF
Concepto técnico PDF
Poder de actuación PAPEL
Denuncia y/o querella PAPEL / PDF
Registro audiovisual MP3
Transcripción PAPEL
Escrito de acusación PAPEL
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Acta PAPEL
Memorial PAPEL / PDF
Sentencia PAPEL / PDF
Incidente de reparación PAPEL / PDF
Auto PAPEL / PDF
Recurso PAPEL / PDF
Sentencia decisoria PAPEL / PDF
X X
La subserie documental Procesos judiciales son los documentos generados por los actos procesales coordinados que se adelantan en representación de la organización ante la Jurisdicción contenciosa administrativa y ordinaria, bien sea como demandante o como demandada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de recibida la sentencia decisoria y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% por de los expedientes de procesos laborales, o donde se testimonien considerables vulneraciones a los derechos económicos, sociales, culturales y ambientales, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos, además de cómo la jurisdicción de estos procesos facilita la interacción entre la ciudadanía y los servidores públicos. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 270 de 1996. Ley 1285 de 2009. Ley 1437 de 2011. Ley 1564 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
X 2 18 X X
La subserie documental Procesos penales evidencian el desarrollo de actividades encaminadas a investigar y/o sancionar determinados comportamientos o conductas de los servidores públicos o particulares que ejerzan funciones públicas, que conlleven incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, incurrir en prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, así como dan cuenta de la defensa de los intereses de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la sentencia decisoria y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% del total de los expedientes de acuerdo a los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellos procesos penales que hayan sido de gran impacto mediático o de gran importancia social.- Seleccionar aquellos procesos penales que aporten información para la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 906 de 2004. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automáticode los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA AUDITORIA CORPORATIVA 111-0000
OSCAR ALBERTO CANO CASTRILLÓN 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares dispositivas
Circular PDF
5 15 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad: Constitución Politica de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
021 CIRCULARES021 002 Circulares informativas
Circular PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de Negocio PDF
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad:Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín.
2 13
X
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA AUDITORIA CORPORATIVA
GERENCIA AUDITORIA NEGOCIOS 111-1000
ISABEL CRISTINA GIRALDO RODRÍGUEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
006 ACUERDOS DE CONSULTORÍA
Solicitud de consultoría E-MAIL
Respuesta a la consultoría E-MAIL
Matriz de riesgos y controles XLS
Acuerdo de consultoría PAPEL
Informe de consultoría PDF
X X
La serie documental Acuerdos de Consultoría evidencian las actividades de asesoría y acompañamiento de las dependencias de auditoría como parte del control interno de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de entrega del informe final de la consultoría y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 50% de los acuerdos realizados para asesorar procesos misionales con el fin de conservar una muestra sobre los procesos realizados en el marco del proceso de verificación de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Politica de 1991. Art 267, 268, 271, 272, 274. Ley 87 de 1993. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1083 de 2015. Decreto 403 de 2020. Acto Legislativo 04 de 2019.
2 8
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES066 046 Planes de Mejoramiento Institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento XLS
Registro de papeles de trabajo PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 012 Programas de Auditoría
Comunicación de inicio E-MAILEstudio de la unidad auditable PDFMatriz de riesgos y controles XLS
Programa de auditoría PDF
Acta de reunión de apertura PDFCarta de representación PAPELRegistro de papeles de trabajo XLS/PDFInforme preliminar PDFInforme intermedio PDF Acta de revisión y/o cierre PDF
Informe final de auditoría PAPELInforme ejecutivo PPTComunicación interna E-MAIL
Evaluación del supervisor PDFAutoevaluación del trabajo PDFEncuesta de percepción auditado PDF
2 13 X X
La subserie documental Programas de Auditoría evidencia la planificación y establecimiento de objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacacia de los procesos de operación, control y gobierno. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 42 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
Evaluación
Planeación
Ejecución
Resultado
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA AUDITORIA CORPORATIVA
GERENCIA AUDITORIA PROYECTOS Y SUMINISTROS 111-2000
JORGE ALEXANDER BEDOYA MARTÍNEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
006 ACUERDOS DE CONSULTORÍA
Solicitud de consultoría E-MAIL
Respuesta a la consultoría E-MAIL
Matriz de riesgos y controles XLS
Acuerdo de consultoría PAPEL
Informe de consultoría PDF
X X
La serie documental Acuerdos de Consultoría evidencian las actividades de asesoría y acompañamiento de las dependencias de auditoría como parte del control interno de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de entrega del informe final de la consultoría y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 50% de los acuerdos realizados para asesorar procesos misionales con el fin de conservar una muestra sobre los procesos realizados en el marco del proceso de verificación de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Politica de 1991. Art 267, 268, 271, 272, 274. Ley 87 de 1993. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1083 de 2015. Decreto 403 de 2020. Acto Legislativo 04 de 2019.
2 8
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES066 046 Planes de Mejoramiento Institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento XLS
Registro de papeles de trabajo PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 012 Programas de Auditoría
Comunicación de inicio E-MAILEstudio de la unidad auditable PDFMatriz de riesgos y controles XLS
Programa de auditoría PDF
Acta de reunión de apertura PDFCarta de representación PAPELRegistro de papeles de trabajo XLS/PDFInforme preliminar PDFInforme intermedio PDF Acta de revisión y/o cierre PDF
Informe final de auditoría PAPELInforme ejecutivo PPTComunicación interna E-MAIL
Evaluación del supervisor PDFAutoevaluación del trabajo PDFEncuesta de percepción auditado PDF
2 13 X X
La subserie documental Programas de Auditoría evidencia la planificación y establecimiento de objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacacia de los procesos de operación, control y gobierno. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 42 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
Evaluación
Planeación
Ejecución
Resultado
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA AUDITORIA CORPORATIVA
GERENCIA AUDITORÍA SOPORTE 111-3000
LUZ MIRIAM VEGA CORTÉS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
006 ACUERDOS DE CONSULTORÍA
Solicitud de consultoría E-MAIL
Respuesta a la consultoría E-MAIL
Matriz de riesgos y controles XLS
Acuerdo de consultoría PAPEL
Informe de consultoría PDF
X X
La serie documental Acuerdos de Consultoría evidencian las actividades de asesoría y acompañamiento de las dependencias de auditoría como parte del control interno de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de entrega del informe final de la consultoría y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 50% de los acuerdos realizados para asesorar procesos misionales con el fin de conservar una muestra sobre los procesos realizados en el marco del proceso de verificación de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Politica de 1991. Art 267, 268, 271, 272, 274. Ley 87 de 1993. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1083 de 2015. Decreto 403 de 2020. Acto Legislativo 04 de 2019.
2 8
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 001 Informes a Entidades Externas
Solicitud PDF
Informe PDF
066 PLANES066 046 Planes de Mejoramiento Institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento XLS
Registro de papeles de trabajo PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 012 Programas de Auditoría
Comunicación de inicio E-MAIL
Estudio de la unidad auditable PDF
Matriz de riesgos y controles XLS
Programa de auditoría PDF
Acta de reunión de apertura PDF
Carta de representación PAPEL
Registro de papeles de trabajo XLS/PDF
X
La subserie documental Programas de Auditoría evidencia la planificación y establecimiento de objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacacia de los procesos de operación, control y gobierno. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 42 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
Planeación
Ejecución
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Informe preliminar PDFInforme intermedio PDF Acta de revisión y/o cierre PDF
Informe final de auditoría PAPELInforme ejecutivo PPTComunicación interna E-MAIL
Evaluación del supervisor PDFAutoevaluación del trabajo PDFEncuesta de percepción auditado PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Evaluación
Resultado
Hoja 1 de 5
VICEPRESIDENCIA DE AUDITORÍA CORPORATIVA
DIRECCIÓN GESTIÓN Y DESARROLLO DE AUDITORÍA CORPORATIVA
111-4000
EFRAIN VILLEGAS AGUDELO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PDF
Memoria del acta PPT
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
2 13
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
059 MANUALES059 004 Manuales de auditoría interna
Manual PDF / XLS
066 PLANES066 014 Planes de auditoría
Memorando de planeación PDF
Acta de reunión PAPEL/PDF
Plan General de Auditoría XLS
Certificado de acta de Junta Directiva PDF
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X X
La subserie documental Planes de Auditoría evidencia la definición de parámetros y actividades para la planeación, ejecución y seguimiento del proceso de verificación en el marco del modelo de procesos, proyectos y modelo de relacionamiento. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
La subserie documental Manuales de Auditoría Interna evidencia el establecimiento de los estatutos de la actividad de auditoría interna para el Grupo EPM. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo 12 de 1998, Concejo municipal de Medellín
2 13 X
Hoja 4 de 5
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ARCHIVO CENTRAL
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 016 Planes de capacitación en auditoría corporativa
Plan de capacitación XLS
Guía de capacitación PDF
Registro audiovisual MP4
Citación E-MAIL
Listado de asistencia PAPEL
Evaluación de la capacitación PAPEL
066 PLANES066 046 Planes de mejoramiento institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento XLS
Informe de seguimiento PDF
066 PLANES066 061 Planes de promoción del control interno
Plan XLS
Registro audiovisual MP4
Encuesta PDF
X
La subserie documental Planes de capacitación en auditoría corporativa evidencia las acciones para promover el fortalecimiento de competencias y el mejoramiento del proceso de verificación en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 87 de 1993 Ley 142 de 1994Decreto-ley 3135 de 1968Decreto 1083 de 2015
2 13 X
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 3 X
2 13 X
La subserie documental Planes de promoción del control interno evidencia la planeación de las actividades encaminadas al fortalecimiento del ambiente de control que permite la difusión de prácticas, metodologías, herramientas de aseguramiento, cultura ética y transparencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 011Programas de Aseguramiento y Mejora de la Calidad - PAMC
Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad XLS
Comunicación de Inicio E-MAIL
Acta de reunión PDF
Encuesta de percepción XLS
Registro de evaluación trimestral XLS
Informe evaluación trimestral PDF
Registro de evaluación anual XLS
Informe evaluación anual PDF
Ficha de indicadores XLS
Certificación PAPEL
Informe final PAMC PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
X
La subserie documental Programas de Aseguramiento y Mejora de la Calidad - PAMC evidencia la definición, mantenimiento, seguimiento y evaluación del programa de aseguramiento y mejora de la calidad de la actividad de auditoria interna. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 42 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
2 13
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automáticode los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
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GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA COMUNICACIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS
109-0000
MÁBEL ROCIO LÓPEZ SEGURA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares Dispositivas
Circular PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización
Normatividad: Constitución Política de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 del 18 de enero de 2011.
5 15 X
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
021 CIRCULARES021 002 Circulares Informativas
Circular PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes Administrativos
Informe PDF
066 PLANES
066 082 Planes Integrales de Comunicación Y relaciones
Plan PDF
La subserie documental circulares informativas se producen con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 3 X
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Planes Integrales de Comunicación y Relaciones evidencian el desarrollo de estrategias para dirigir la formulación del plan integral de comunicación y relaciones, con la participación de los líderes de grupos de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 20, 78 y 209.
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de negocio PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Parael caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La serie documental reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad: Decreto 943 de 2014, Gobierno Nacional, Decreto 4110 de 2004, Gobierno Nacional. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín.
2 13 X
Hoja 1 de 13
VICEPRESIDENCIA COMUNICACIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS
GERENCIA IDENTIDAD CORPORATIVA 109-1000
ANA MARIA GONZALEZ GOMEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 13
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 021 Contratos de prestación de servicios
Cuestionario Investigación de mercado PDF
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz de contraprestación PAPEL
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
FE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de las ofertas presentadas
Matriz de negociación PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
X X
La subserie documental Contratos de prestación de servicios conserva de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en el Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección de contratos asociados a proyectos relacionados con el objeto misional de EPM.- Selección de los contratos de prestación de servicios relacionados con la contingencia del proyecto hidroeléctrico Ituango, entre ellos los relacionados con: estrategias de comunicación para el relacionamiento en el ámbito nacional e internacional, servicios en actividades prediales para la protección y conservación de predios del proyecto, servicios profesionales de asesoría jurídica a EPM en relación con la eventual responsabilidad civil, originada por la contingencia, Servicios para el montaje mecánico e hidráulico para el proyecto Ituango, entre otros.- Selección de contratos relacionados con la capacitación de los empleados, que coadyuden a la comprensión de la cultura organizacional.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 389 de 1997. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 410 de 1971.
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Hoja 3 de 13
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación, declaratoria desierta o terminación de un proceso de contratación
Comunicación aceptación de oferta/ declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Registro de instrucciones de giro para pago en monedas extranjeras
PAPEL
Comunicación resultados participantes no ganadores PDF
Minuta del contrato PAPEL
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Garantias y seguros PDF
Registro de matrícula de terceros PDF
Comunicación oficial de negociación PDF
Matriz de clasificación riesgo de solidaridad laboral PDF
Plan para la administración del contrato PAPEL
Solicitud de documentación laboral inicial PDF
Hojas de vida personal calificado con cédula, certificado de estudios, certificado de experiencia laboral, y certificados especiales
Lista de chequeo cumplimiento requisitos personal PDF
Contrato y afiliación a la seguridad social (EPS, ARL, AFP, Caja de compensación, entrega de dotación, autorización para laborar horas extras)
Plantilla de detalle de trabajadores PDF
Póliza de seguro colectivo PDF
Formato de control de vehículos (de obra y mantenimientos de espacios)
Solicitud de documentación anticipo planes y programas PDF
Plan de Calidad PDF
Plan de seguridad y salud en el trabajo PDF
Plan de manejo ambiental y social PDF
Plan de Impacto comunitario PDF
Soporte de validación planes y programas PDF
Certificación bancaria para pago del anticipo PDF
Garantía devolución del anticipo o garantía bancaria PDF
Cuenta de cobro del anticipo PDF
Documento de pago del anticipo PDF
Planeación de la administración
Hoja 4 de 13
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Solicitud de causación para el desarrollo del anticipo PAPEL
Orden de inicio PDF
Soporte de seguimiento a planes y programas PDF
Solicitud de documentación laboral de seguimiento PDF
Novedades de ingreso y retiro de vehículos PDF
Novedades de personal PDF
Plantilla de nómina PDF
Plantilla detalle de trabajadores PDF
Soportes de pago PILA PDF
Certificado de paz y salvo de pago al sistema de seguridad social integral, parafiscales, salarios y prestaciones sociales
PAPEL
Comprobantes de pago FIC PDF
Documento de cobro de intereses anticipo PDF
Comunicación de cobro de intereses anticipo PDF
Informes de supervisión PDF
Acta de capacitación PAPEL / PDF
Registro de asistencia PAPEL
Soporte de pago PAPEL
Acta de pago PAPEL
Suborden de compra PDF
Factura PDF
Comunicación oficial PDF
Justificación de modificación PAPEL
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Comunicación consulta intención modificación por parte de EPM
Respuesta del contratista a la intención de modificación PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PAPEL
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud intención modificación motivada por el contratista PAPEL
Respuesta a la solicitud de modificación PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Informe de modificación PDF
Comunicación aceptación de modificación PDF
Póliza actualizada PDF
Minuta modificación PAPEL
Ejecución
Modificación
Renovación
Hoja 5 de 13
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Comunicación de consulta intención renovación PDF
Respuesta del contratista a la intención de renovación PAPEL
Concepto de desempeño del contratista para la renovación PDF
Autorización renovación del contrato PDF
Solicitud de documentación para terminación o cierre PDF
Certificado de paz y salvo y liquidaciones laborales del personal
Certificado de paz y salvo de seguridad social y parafiscales, PILA
PAPEL
Certificado de paz y salvo aportes al FIC PDF
Informe financiero final PDF
Informe final del plan de calidad PDF
Informe final de seguridad y salud en el trabajo PDF
Informe final del plan de manejo ambiental y social PDF
Informe final del plan de impacto comunitario PDF
Libreta de topografía de la construcción PDF
Constancia de reintegro de material faltante PDF
Relación de sobrantes de material suministrado no utilizado y/o defectuoso
Trazabilidad de los materiales y accesorios utilizados en la ejecución del contrato y/o resultados de ensayos de laboratorio pendientes.
Manual de operación y mantenimiento PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Plano PAPEL / PDF
Informe final de ejecución PAPEL / PDF
Informe de laboratorio PDF
Acta de visitas técnica al proveedor PDF
Registro audiovisual JPG / MP3/ MP4
Ensayo de laboratorio de terceros PDF
Aceptación técnica PDF
Documento de recibo de objeto contractual PAPEL
Póliza de seguro PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación de contrato PAPEL
Resumen para la liquidación del contrato PAPEL
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPEL
Acta de cierre de cuentas PAPEL
Solicitud cesión contratista PDF
Solicitud de documentación cesionario PDF
Terminación y liquidación
Cesión de contratos
Hoja 6 de 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Certificado de existencia y representación legal PDF
Formato único de hoja de vida PDF
Estados financieros del cesionario PDF
Reporte de relación de experiencia del cesionario PDF
Certificado de experiencia del cesionario PDF
Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
Certificado de gestión de calidad, certificado de conformidad por norma, certificado RETIE, certificado RETILAP, características técnicas garantizadas, fichas técnicas, catálogos, folletos, formato FE-1 seguridad y salud en el trabajo.
Formato de conocimiento del tercero LAFT PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud contrato de cesión PDF
Contrato de cesión PDF
Justificación de cesión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación cesión PDF
Póliza PDF
Formato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Evaluación de desempeño cedente PDF
Solicitud cesión derechos económicos PDF
Solicitud documentos LAFT cesionario PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud de documentación cesionario derechos económicos
Comunicado para eximir a EPM de cualquier responsabilidad
Comunicado conocimiento términos y condiciones del contrato
Certificado de existencia y representación legal PDF
Cédula de ciudadanía o extranjería PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Contrato de cesión de derechos económicos PDF
Justificación de cesión de derechos económicos PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación de derechos económicos PDF
Comunicado enviado a compañía aseguradora PDF
Formato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Cesión derechos económicos
Hoja 7 de 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Comunicación causal medida de apremio PDF
Comunicado respuesta causal medida de apremio PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Confirmación aplicación o revocatoria de medida de apremio
Análisis y recomendación para no aplicación de medidas de apremio
Documento de cobro medida de apremio PDF
Comunicación consulta intención de suspensión PDF
Comunicado respuesta a intención de suspensión PDF
Comunicación solicitud suspensión PDF
Comunicado respuesta solicitud de suspensión PDF
Justificación de suspensión PDF
Registro presupuestal - RP suspensión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de suspensión PAPEL
Póliza para suspensión PDF
Justificación de reinicio PDF
Registro presupuestal - RP reinicio PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de reinicio PAPEL
Póliza para reinicio PDF
Justificación de transacción PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Contrato de transacción PAPEL
Póliza PDF
Solicitud de terminación anticipada PDF
Comunicación de respuesta de terminación anticipada PDF
Justificación de terminación anticipada PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de terminación anticipada PAPEL
Póliza PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Medidas de apremio
Suspensión - Reinicio
Contratos de transacción
Terminación anticipada
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Informe técnico PDF
Concepto o informe jurídico inicial PDF
Comunicado inicio de trámite terminación por incumplimiento
Comunicado respuesta de inicio trámite terminación PDF
Concepto o informe jurídico final PDF
Comunicado decisión de trámite terminación por incumplimiento
Póliza PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Terminación por incumplimiento
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/PDF
Respuesta PAPEL/PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS
037 023 Estudios e Investigaciones de Mercado
Estudio PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 014 Control de Inventarios
Solicitud PDF
Inventarios de Materiales XLS
059 MANUALES
059 013 Manuales de Identidad Corporativa
Manual PDF
066 PLANES
066 047 Planes de Mercadeo Institucional
Plan PPT
2 8 X
La subserie documental Control de inventarios contiene información sobre el registro de inventarios de dispositivos eléctricos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 42 de 1993, Ley 962 de 2005 Art 28.
2 13 X
La subserie documental Estudios e investigaciones de mercado proporcionan información sobre la evaluación de las necesidades y la ejecución de investigaciones de mercado, inteligencia comercial, estudios de sectores, de tendencia y análisis competitivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia política, económica y social. Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Articulo 333.
2 8 X
La subserie documental Manuales de identidad corporativa contiene la información del conjunto de características con las que la marca decide identificarse y proyectarse al público, mostrando una identidad visual de la personalidad organizacional. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Planes de mercadeo institucional contribuye al fortalecimiento de la identidad corporativa y marca y al cumplimiento de los objetivos empresariales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización.
2 8 X
Hoja 11 de 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDF
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDF
Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
2 18 X
Hoja 12 de 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
072 PROGRAMAS
072 017 Programas de Campañas Publicitarias
Brief PDF
Propuesta de campaña PDF/JPG
Acta de reunión E-MAIL
Comunicación interna E-MAIL
Pieza publicitaria JPG/MP3/MP4
Certificación de pauta en medios PDF
072 PROGRAMAS
072 026 Programas de Eventos
Programa PDF
Listado de asistencia PDF
Registro audiovisual JPG/MP4
Informe de eventos y activaciones PDF
2 13 X
La subserie documental Programas de campañas publicitarias evidencia el conjunto de actividades para socializar y promover estrategías empresariales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de los expedientes de los programas relacionados con el uso seguro y legal de los servicios públicos de los negocios, el cuidado de los recursos naturales u otros que contengan un gran impacto social con el fin de conservar una muestra informativa. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
La subserie documental Programas de eventos evidencia el despliegue de estrategias de publicidad y mercadeo, orientadas a fortalecer la imagen y el posicicionamiento de marca de algunos de los servicios complementarios que presta la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 1480 de 2011
2 8 X
Hoja 13 de 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 007 Reportes de información internos
Reporte E-MAIL
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 3 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 5
VICEPRESIDENCIA COMUNICACIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS
GERENCIA COMUNICACIÓN CORPORATIVA 109-2000
DIEGO LEÓN SALAZAR VARGAS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro XLS
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de Liquidación PAPEL
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
Registro Audiovisual JPG/MP4
2 8
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
X
La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 017 Estudios de reputación corporativa
Estudio PPT
Encuesta XLS
Acta de reunión PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 038 Informes de medición de la reputación
Informe PPT
X
X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
NormatividadLey 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes de medición de la reputación conserva información sobre las actividades para gestionar los riesgos reputacionales que permiten mejorar la percepción sobre la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18
2 8 X
La subserie documental Estudios de reputación corporativa contiene información sobre el estudio de reputación que contiene la medición interna y externa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre cómo actuaba e interpretaba la realidad social y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 039 Registros de programación de eventos
Registro XLS
066 PLANES066 018 Planes de comunicación
Plan XLS
Informe de seguimiento PPT
066 PLANES066 063 Planes de relacionamiento
Plan PDF
Informe de seguimiento PDF
La subserie documental Planes de relacionamiento evidencian la planeación de actividades para realizar las estrategias en la unificación de criterios en cuanto a la gestión de relaciones con el dueño de EPM y con los socios de las empresas del Grupo Empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre quehacer realizado por la orgniazación y porque debe conservarse totalmente según los criterios de valoración de la Circular AGN N 003 de 2015.
2 13 X
La subserie documental Planes de comunicación contiene la planeación para las actividades de comunicación interna y externa de la organización que permite la difusión de información de relevancia para los grupos de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
2 8 X
La subserie documental Registros de programación de eventos es un instrumento de control mediante el cual se usa un formato de registro de eventos que alimenta la Matriz de programación de eventos de la Gerencia de comunicaciones de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
2 8 X
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS 072 023 Programas de difusión en prensa, radio y televisión
Programación XLS
Programa MP3/MP4
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
2 8 X
La subserie documental Programas de difusión en prensa, radio y televisión contiene da cuenta de la ejecución de estrategias de comunicación informativa en los medios masivos, tales como: Camino al Barrio, Aló EPM, Etc.Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y 8 años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de los programas con el fin de conservar una muestra informativa sobre el uso seguro y legal de los servicios públicos de los negocios, el cuidado de los recursos naturales u otros que contengan un gran impacto social. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1080 de 2015. Decreto 138 de 2019
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Parael caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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VICEPRESIDENCIA COMUNICACIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS
GERENCIA RELACIONES EXTERNAS 109-3000
FABIO ANDRES MARIN GUERRA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PDF
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
2 8
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
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Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 009 Actas de reuniones de relacionamiento
Acta PDF
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL / PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL / PDF
Acta de liquidación del convenio PAPEL / PDF
2 18 X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
La subserie documental Actas de reuniones de relacionamiento contienen información sobre los diferentes espacios de encuentro para buscar orientar y consolidar las relaciones con los grupos de interés, que lideran o impactan el desarrollo del territorio y las comunidades. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios al testimoniar el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos, así como a la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país y porque permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13 X
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/PDF
Respuesta PAPEL/PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 011 Informes de análisis normativo
Informe PDF
La subserie documental Informes de análisis normativo evidencian los estudios e impactos, de la normatividad y la regulación en Colombia y los países de interés del Grupo, sobre los servicios públicos domiciliarios que presta la empresa y/u otros negocios o mercados de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
2 8
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
066 PLANES066 063 Planes de relacionamiento
Plan PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
La subserie documental Planes de relacionamiento evidencian la planeación de actividades para realizar las estrategias en la unificación de criterios en cuanto a la gestión de relaciones con el dueño de EPM y con los socios de las empresas del Grupo Empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre quehacer realizado por la orgniazación y porque debe conservarse totalmente según los criterios de valoración de la Circular AGN N OO3 de 2015.
2 8 X
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA COMUNICACIONES Y RELACIONALES CORPORATIVAS
DIRECCIÓN GESTIÓN DEL TERRITORIO PROYECTO ITUANGO
109-4000
ISABEL CRISTINA CORREA TAMAYO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de Reunión
Acta de Reunión PDF
Listado de Asistencia PAPEL
2 13 X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 009 Actas de reuniones de Relacionamiento
Acta PDF
Listado de Asistencia PAPEL
Registro fotográfico JPG
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a Entidades Externas
Solicitud PDF
Informe PDF
066 PLANES066 063 Planes de Relacionamiento
Plan PPT
Informe de Seguimiento PDF
La subserie documental Planes de relacionamiento evidencian la planeación de actividades para realizar las estrategias en la unificación de criterios en cuanto a la gestión de relaciones con el dueño de EPM y con los socios de las empresas del Grupo Empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre quehacer realizado por la orgniazación y porque debe conservarse totalmente según los criterios de valoración de la Circular AGN N 003 de 2015.
2 8 X
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
X X
La subserie documental Actas de reuniones de relacionamiento contienen información sobre los diferentes espacios de encuentro para buscar orientar y consolidar las relaciones con los grupos de interés externos, que lideran o impactan el desarrollo del territorio y las comunidades. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del programa y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios al testimoniar el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos, así como a la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país y porque permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Constitución política de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 3
GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN 105-0000
MONICA MARIA RUIZ ARBELAEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares dispositivas
Circular dispositiva PDF
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad: Constitución Politica de Colombia de 1991. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011
5 15 X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
021 CIRCULARES021 002 Circulares informativas
Circular informativa PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de negocio PDF
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad:Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín.
2 13 X
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
2 3 X
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN
GERENCIA PLANEACIÓN CORPORATIVA Y EMPRESARIAL
105-1000
ADRIANA MARÍA PALAU ÁNGEL 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 002 Actas de comité
Acta PDF
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
2 8
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 594 de 2000, Ley 1562 de 2012, Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019, Decreto 1716 de 2009, Decreto 1443 de 2014, Decreto 1072 de 2015 Decreto 1080 de 2015, Decreto 648 de 2017, Decreto 1499 de 2017, Resolución 02013 de 1986, Resolución 652 de 2012 Ministerio de trabajo, modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012 Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
X
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 009 Informes de análisis del entorno
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 016 Informes de capacidades organizacionales
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 033Informes de implementación Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Informe de diagnóstico por dimensión PDF
Informe de análisis de brechas PDF
Plan de implementación y cierre de brechas PDF
Informe de seguimiento PDF
13 X
2
2 X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
8 X
La subserie documental Informes de implementación Modelo Integrado de Planeación y Gestión conserva información de las actividades realizadas para el autodiagnóstico, y los resultados que sirven a la organización para conocer los avances y aspectos susceptibles de mejora respecto a la gestión, el desempeño institucional y el estado del sistema de control interno. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la producción de la unidad y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización, así como también contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Decreto 1499 de 2017.
La subserie documental Informes de capacidades organizacionales contiene información que da cuenta de la identificación del potencial que tiene y requiere la empresa para el logro de la estrategia corporativa y competitiva. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social y contribuyen al entendimiento de la cultura institucional.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 056 Informes de vigilancia estratégica
Informe PDF
059 MANUALES059 008 Manuales de ética y buen gobierno
Acta de reunión PDF
Manual PDF
Certificación de acta de aprobación PDF
061 MODELOS INSTITUCIONALES
Modelo de direccionamiento estratégico corporativo PDF
Directivas de Grupo PDF
Mega Grupo PDF
Mapa de Objetivos Estratégicos Grupo EPM PDF
Mercado Objetivo PDF
2 8 X
5 X
La subserie documental manuales de ética y buen gobierno son los documentos que buscan establecer un estándar de comportamiento que oriente a la actuación de todos los servidores, generar transparencia en la toma de decisiones y propiciar un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y diez años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información con cualidades relevantes para la investigación sobre los valores y políticas éticas definidas para la entidad y el entendimiento de la cultura institucional y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 8 X
La subserie documental Informes de vigilancia estratégica evidencia el monitoreo permanente del entorno empresarial, identificando señales, tendencias, oportunidades y/o amenazas con el fin de apoyar la toma de decisiones estratégicas y aportar al fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social.
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La serie documental Modelos institucionales evidencia la definición de marcos de actuación, lineamientos estratégicos, diseño y desarrollo de productos, entre otros, vitales para el desarrollo de los procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de su actualización y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863. Lineamiento 03, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Lineamiento 04, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 054 Planes de Negocio Corporativos
Plan de Negocio PDF
Mapa de riesgos XLS
Escenario macroeconómico PDF
Análisis de dinámicas y tendencias tecnológicas y de mercados
Análisis de Industria PDF
Proyecciones financieras XLS
066 PLANES066 077 Planes estratégicos de crecimiento
Plan PDF
069PORTAFOLIOS DE PROYECTOS Y ESTUDIOS ESPECIALIZADOS
Registro de criterios para priorización XLS
Notificación de priorización de proyectos E-MAIL
Portafolio PPT
La serie documental Portafolios de proyectos y estudios especializados contiene la información principal de los proyectos que ejecuta la empresa tales como proyectos de infraestructura, de investigación o de desarrollo empresarial, con el fin de lograr la gestión efectiva de éstos y alcanzar los objetivos propuestos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1712 de 2014. Ley 1474 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
16 X
2
2 13 X
La subserie documental Planes estratégicos de crecimiento conserva información mediante la cual se define la estrategia de crecimiento para los negocios, lo cual hace parte del direccionamiento estratégico de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social. Así como valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1474 de 2011. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
13 X
La subserie documental Planes de Negocios Corporativos contiene información sobre los resultados que se esperan de la organización, en este plan se dispone de un marco general estructurado para la toma de las decisiones respecto al rumbo que deberán tomar los negocios en conjunto como organización, los objetivos y las estrategias a aplicar. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciseis años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información sobre el desarrollo organizacional y su planeación estratégica.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
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Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
080 REPORTES DE AVANCE A LA GESTIÓN - FURAG
Reporte de avance a la gestión – FURAG. PDF
Certificación de reporte de avance a la gestión – FURAG. PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La serie documental Reportes de avance a la gestión - FURAG evidencia el monitoreo, evaluación y control de los avances de la organización en la implementación de las políticas de desarrollo administrativo y su gestión administrativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad: Decreto 1499 de 2017.
2 8 X
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN
GERENCIA DESARROLLO SOSTENIBLE 105-2000
MARGARITA MARÍA SALAZAR HENAO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
037 ESTUDIOS037 018 Estudios de riesgos sociopolíticos
Estudio PDF
La subserie documental Estudios de riesgos sociopolíticos contienen información sobre el análisis de la probabilidad de ocurrencia de situaciones de orden social, político, de ilegalidad o delicuencial que pueden afectar el desarrollo de los proyectos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre cómo actuaba e interpretaba la realidad social y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional. Además pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 053 Informes de sostenibilidad
Informe de sostenibilidad PDF
Reporte de evaluación interna PDF
Encuesta a grupos de interés XLS
Registro de identificación de oportunidades de mejora PDF
Certificado de verificación PDF
2 18 X
La subserie documental Informes de sostenibilidad conserva información de los compromisos y resultados en el cumplimiento de políticas y lineamientos de Responsabilidad Social Empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social. Así como también contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
NormatividadLey 142 de 1994Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
061 MODELOS INSTITUCIONALES
Modelo de sostenibilidad PPT
Modelo de Responsabilidad Social Empresarial PPT
Modelo de gestión de Derechos Humanos PDF
Modelo de relacionamiento con grupos de interés PDF
Iniciativa PDF
Modelo de Integración Territorial - MIT PPT
Informe de seguimiento PDF
066 PLANES066 001 Planes ambientales estratégicos
Plan PDF
Ficha técnica XLS
La subserie documental Planes ambientales estratégicos conserva información mediante la cual se definen los compromisos, acciones y componentes de cambio climático que adopta la organización en la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación, por testimoniar el respeto de los Derechos Humanos y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 2811 de 1974. Decreto 1076 de 2015. Norma NTC-ISO 14001.
2 8 X
La serie documental Modelos institucionales evidencia la definición de marcos de actuación, lineamientos estratégicos, diseño y desarrollo de productos, entre otros, vitales para el desarrollo de los procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. NormatividadLey 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863. Lineamiento 03, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Lineamiento 04, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
X 2 13 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES
066 071Planes de tratamiento de riesgos en Derechos Humanos
Plan PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Planes de tratamiento de riesgos en Derechos Humanos conserva información sobre la identificación de riesgos en Derechos Humanos, definición de planes de tratamiento y adopción de la política institucional. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos. Así como a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 217 A (III) de 1948, Asamblea General de las Naciones Unidas. Convención Americana sobre Derechos Humanos suscrita en la Conferencia Especializada Interamericana sobre Derechos Humanos de 1969.
X 2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN PMO CORPORATIVA Y EMPRESARIAL 105-3000
EDGAR MAURICIO MENDOZA SALAS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8 X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
074 PROYECTOS074 001 Proyectos de desarrollo empresarial
Ficha de Inscripción XLS
Ficha de Identificación PDF
Ficha de Priorización XLS
Certificado de acta de aprobación PDF
Caso de negocio PDF
Ficha de identificación de recursos XLS
Registro de presupuesto XLS
Cronograma planeación XLS
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT de planeación PPT
Acta de reunión PDF
Acta de constitución PDF
Plan general del proyecto PDF
Informe de análisis de riesgo XLS
Cronograma de ejecución XLS
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT de ejecución PPT
Informe de seguimiento PDF
Solicitud de control de cambios PAPEL
Registro de control de cambios PAPEL
Comunicación oficial PDF
Solicitud de información PDF
Respuesta a solicitud de información PDF
Acta de aceptación de entregables PAPEL
Acta de cierre PAPEL
Informe de cierre PDF
Informe de lecciones aprendidas PDF
Lista de chequeo de Puesta en servicio PDF
Nota 1
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Identificación
Formulación
Ejecución
Seguimiento
Cierre
X
La subserie documental Proyectos de desarrollo empresarial evidencia las acciones de planeación, formulación y ejecución de proyectos que están encaminados a mejorar la eficiencia de los procesos de las áreas de servicios corporativos y de negocio, el desarrollo de capacidades organizacionales, la inserción en nuevos mercados, ampliación del negocio, nuevos productos y servicios, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de entrega y/o documento equivalente que de por finalizado el proyecto, y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar la toma de decisiones frente a iniciativas para la mejora de procesos, inversion, innovación e investigación y con ello medir el impacto o la eficacia de los programas y actividades misionales de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 56 de 1981. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994 . Ley 633 de 2000. Ley 1215 de 2008. Decreto 3683 de 2003. Decreto 570 de 2018.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN COOPERACIÓN PARA EL DESARROLLO DE NEGOCIOS
105-4000
SANTIAGO VILLEGAS YEPES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
030 CONVENIOS030 003 Convenios de cooperación internacional
Estudios previos PDF
Solicitud elaboración del convenio PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Hoja de vida de la Función Pública para personas naturales o personas jurídicas
Registro Presupuestal PDF
Acto administrativo de establecimiento del convenio PDF
Acta de iniciación del convenio PDF
Informe de actividades del convenio PDF
Actas de finalización del convenio PDF
Solicitud de adición o prórroga del convenio PDF
Acta de liquidación del convenio PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Convenios de cooperación internacional evidencia la gestión internacional que realiza la empresa con el fin de identificar y llevar a cabo opciones de cooperación, fortalecer relaciones y acceder a recursos que apoyen la gestión de los negocios a nivel internacional. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social. Así como también contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Decreto 1082 de 2015
2 18 X
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 023 Estudios e investigaciones de mercado
Estudio PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 009 Informes de análisis del entorno
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
La subserie documental Estudios e investigaciones de mercado proporcionan información sobre la evaluación de las necesidades y la ejecución de investigaciones de mercado, inteligencia comercial, estudios de sectores, de tendencia y análisis competitivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia política, económica y social. Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Articulo 333. Ley 142 de 1994
2 13 X
2 8 X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 021 Programas de cooperación técnica y financiera
Programa PDF
Informe de seguimiento PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Programas de cooperación técnica y financiera evidencian las estrategias para la cooperación técnica y financiera para el crecimiento, innovación y desarrollo de los negocios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. Además, pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 y contienen datos significativos sobre ciencias y técnicas.
2 8 X
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN
UNIDAD DESEMPEÑO CORPORATIVO Y EMPRESARIAL 105-5000
NESTOR RAÚL ENCINALES GALLO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 027 Informes de gestión
Informe PDF
Presentación de informe PPT
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Informes de gestión se genera en el marco de la rendición de cuentas y pretende dar a conocer la gestión y los resultados de los compromisos, planes y programas desarrollados por la organización en un periodo de tiempo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica sobre el quehacer realizado por la organización y actividades asociados a la rendición de cuentas. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 190 de 1995. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1955 de 2019. Resolución 079 de 2019, Contraloría General de Medellín. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín
2 13 X
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Hoja de vida del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión XLS
Registro de recomendaciones E-MAIL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FINANZAS E INVERSIONES
104-0000
MARTHA LUCÍA DURÁN ORTIZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares dispositivas
Circular dispositiva PDF
021 CIRCULARES021 002 Circulares informativas
Circular informativa PDF
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización.
Normatividad: Constitución Politica de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011.
5 15 X
La subserie documental Circulares informativas se producen con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
2 3 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de negocio PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13 X
La serie documental Reglas de negocio son las disposiciones mediante las cuales se fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad: Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FINANZAS E INVERSIONES
GERENCIA PLANEACIÓN FINANCIERA 104-1000
JUAN CARLOS CASTRO PADILLA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL
Respuesta PAPEL
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 057 Informes financieros
Informe PPT
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13 X
La subserie documental Informes financieros evidencian información integral sobre la situación económica, financiera y los cambios que se presentan en la organización en ese aspecto, en un período dado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad:Ley 358 de 1997. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 698 de 1998. Decreto 610 de 2002. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Resolución 354 de 2007, Contaduría General de la Nación. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
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Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 4
GERENCIA PLANEACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN PLANEACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO 104-1100
DIANA MARÍA MONTOYA TAMAYO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
037 ESTUDIOS037 024 Estudios financieros
Informe de debida diligencia financiera PDF
Estudio financiero PDF
Presentación de resultados del estudio PPT
Soporte Evaluación Financiera PDF
Registro de soporte de ingresos XLS
Registro de soporte de costos y Gastos XLS
Registro de soporte de inversiones XLS
Registro de soporte de deuda XLS
Informe de seguimiento PDF
Registro de soporte financiero PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4
2 8
La subserie documental estudios financieros evidencian las evaluaciones hechas por la organización sobre productos, proyectos, fusiones, adquisiciones y cualquier otra alternativa de inversión, con el fin de determinar su rentabilidad y viabilidad financiera. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de las inversiones que ha realizado la organización a lo largo del tiempo.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín
2 13 X
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe de respuesta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 045 Informes de proyecciones financieras
Reporte proyecciones financieras XLS
Registro de soporte de ingresos XLS
Registro de soporte de costos y Gastos XLS
Registro de soporte de inversión XLS
Informe de Proyección Financiera PDF
Presentación de Proyección Financiera PPT
Informe de endeudamiento y capacidad de inversión PPT
Registro de cálculo de rentabilidad XLS
Informe de análisis de Rentabilidad PPT
Registro de aplicación de política de dividendos PDF
Registro de árboles de rentabilidad PDF
Informe de análisis de la sensibilidad PDF
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
2 8 X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes de proyecciones financieras evidencia la coordinación y evaluación de la planeación financiera de mediano y largo plazo y la consolidación del plan financiero, brindando soporte a los negocios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 046 Informes de pruebas de deterioro
Plantilla de deterioro XLS
Informe de prueba de deterioro PDF
Acta de deterioro PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 057 Informes financieros
Informe PDF
La subserie documental Informes de pruebas de deterioro evidencia las pruebas de valor de las Unidades Generadoras de Efectivo - UGE e inversiones con el fin de determinar su grado de deterioro y evaluar los impactos que representa a la empresa para tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales de los informes en donde se encuentre deterioro de las UGE y que impliquen una pérdida considerable para la empresa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de información, y porque los resultados de estos informes tambien se ven reflejado en los informes financieros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1314 de 2009. Resolución 037 de 2017, Contaduría General de la Nación. Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF. Normas Internacionales de Contabilidad - NIC 36 de 2001.
2 13 X
La subserie documental Informes financieros evidencian información integral sobre la situación económica, financiera y los cambios que se presentan en la organización en ese aspecto, en un período dado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 358 de 1997. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 698 de 1998. Decreto 610 de 2002. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Resolución 354 de 2007, Contaduría General de la Nación. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 030 Registros de control de novedades financieras
Registro XLS 2 8 X
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Registros de control de novedades financieras son instrumentos de control que dan cuenta del control sobre las contribuciones, liquidaciones y soportes de pagos realizados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
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GERENCIA PLANEACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN PRESUPUESTO 104-1200
ANGELA MARÍA OCAMPO CARMONA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
010 ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO
Cronograma de elaboración de presupuesto XLSRegistro de costos y gastos y compra de activos XLSRegistro de inversiones e infraestructura XLSRegistro de otros conceptos XLSRegistro de ingresos XLS
Registro de ingresos financieros XLS
Registro de cálculo presupuestal por vicepresidencia XLS
Informe de presupuesto PDFProyecto de presupuesto PDFSoporte libro XLSVersión resumida para clientes externos PDFMarco fiscal y de mediano plazo PDFEstados financieros preliminares XLSEstados financieros finales PDFRegistro de fuentes y usos XLS
Presentación resumen PPT
Acto de aprobación del proyecto de presupuesto PDFActo administrativo de desagregación PDFCircular de ejecución presupuestal PDF
Acto administrativo de delegación de aprobación de presupuesto y vigencias futuras
PAPEL
Solicitud de modificación de presupuesto PPTActo de aprobación de modificación de presupuesto PDF
Acto administrativo de desagregación de la modificación PDF
Cronograma para ejecución y control de presupuesto XLS
X
La serie documental Anteproyectos de Presupuesto evidencian la estimación detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal . Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios al tratarse de información exclusiva que posee importancia colectiva y registra acontecimientos coyunturales. Normatividad:Ley 962 de 2005. Ley 2008 de 2019.
Modificación
Ejecución
Elaboración
Informes administrativos
Aprobación
2 13 X
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
020 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Solicitud de Certificado de disponibilidad presupuestal PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal PDF
Certificación de la deuda PAPEL
Certificados de nómina PAPEL
La serie documental Certificados de Disponibilidad Presupuestal garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos, con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad:Ley 962 de 2005. Ley 2008 de 2019. Decreto 115 de 1996. Gobierno Nacional. Acuerdo 109 de 2019 del Municipio de Medellín
2 8 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL
Respuesta PAPEL
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 5 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 063 Informes presupuestales
Informe XLS
057 LIBROS DE CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
057 002 Libros de Vigencias futuras
Ficha de definición de proyecto PAPEL
Solicitud de certificación PDF
Certificación PAPEL
Solicitud al municipio PAPEL
Comunicación oficial PAPEL
Aval fiscal PAPEL
Resolución de aprobación PAPEL
La subserie documental Informes presupuestales evidencia la ejecución del costo y gasto, a nivel de compromisos y obligaciones, del presupuesto de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 13 X
La subserie documental Libros de Vigencias futuras evidencia las actividades contienen las acciones para la autorización y ajustes de los montos aprobados para las vigencias futuras. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y porque pierden sus valores secunadarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 819 de 2003. Ley 962 de 2005. Ley 1483 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 111 de 1996. Acuerdo 109 de 2019, Concejo de Medellín. Resolución 0007 de 2016, Contraloría General de la república.
2 13 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte CSV
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Solicitud E-MAIL
Reporte XLS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 008 Reportes de información presupuestal y financiera
Reporte XLS
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La suberie documental Reportes de información presupuestal y financiera evidencian diversos reportes de tipo contables que permiten ver el cumplimiento de la normatividad y la verificación de las actividades desarrolladas para la verificación de la ejecución del presupuesto, modificaciones, certificaciones presupuestales, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Decreto 410 de 1975
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
2 3 X
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
Hoja 7 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FINANZAS E INVERSIONES
GERENCIA CONTABILIDAD Y SERVICIOS FINANCIEROS
104-2000
DIANA OLIVA RÚA JARAMILLO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
Nota 1
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 6
GERENCIA CONTABILIDAD Y SERVICIOS FINANCIEROS
DIRECCIÓN IMPUESTOS 104-2100
CARLOS MARIO GIRALDO GÓMEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PAPEL
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
024 CONCEPTOS024 005 Conceptos tributarios
Solicitud de concepto PDF
Concepto tributario PDF
028 CONTRATOS028 017 Contratos de estabilidad jurídica
Contrato PAPEL
Informe anual de auditoría PAPEL
Soporte de informe de auditoría PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de reunión PAPEL
Mapa de riesgos XLS
Informe ejecutivo de alertas PDF
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 001 Declaraciones de activos en el exterior
Reporte de contabilidad XLS
Formulario de declaración PAPEL
Memoria de cálculo XLS
Aprobación de memorias de cálculo PAPEL
Recibo de pago PAPEL
Auto de inspección PAPELActa de visita PAPELComunicación oficial PAPEL
Requerimientos de información:
2 13 X
X
La subserie documental Contratos de estabilidad jurídica corresponde a una herramienta con la que cuenta la organización a través de la cual se le permite estabilizar normas tributarias que están vigentes en el momento de la firma, con el fin de blindar al negocio de posibles cambios que puedan afectarlo de forma adversa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre los acuerdos que establecía la organización con entes estatales para blindar a sus negocios en materia tributaria.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 963 de 2005. Artículo 166.
2
2 8
18 X
X
La subserie documental conceptos tributarios evidencian opiniones, apreciaciones o definiciones de tasas, contribuciones e impuestos a aplicar, emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia tributaria, planteadas y solicitadas por cualquier funcionario o dependencia de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 15% de los conceptos emitidos, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4
La subserie documental Declaraciones de activos en el exterior evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos, para dar cuenta de los activos en el exterior de conformidad con el artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Ley 1819 de 2016. Art. 277. Decreto 624 de 1989. Art. 578, 579-2, 607, 641 y 638. Decreto 3258 de 2002 modificado por el Decreto 522 de 2003. Decreto 1625 de 2016. Art. 1.6.1.13.2.5.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 003 Declaraciones de impuesto sobre las ventas
Reporte de contabilidad XLSFormulario de declaración PAPELMemoria de cálculo XLSAprobación de memorias de cálculo PAPELRecibo de pago PAPEL
Auto de inspección PAPELActa de visita PAPEL
Comunicación oficial PAPEL
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS032 004 Declaraciones de industria y comercio
Reporte de contabilidad XLSFormulario de declaración PAPELMemoria de cálculo XLSAprobación de memorias de cálculo PAPELCertificación de beneficios tributarios PAPELSoporte de beneficio tributario PAPELRecibo de pago PAPEL
Auto de inspección PAPELActa de visita PAPELComunicación oficial PAPEL
Requerimientos de información:
2 13 X
La subserie documental Declaraciones de industria y comercio evidencia los documentos presentados por la organización ante cada uno de los municipios donde realiza directa o indirectamente una actividad industrial, comercial o de servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 14 de 1983. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Ley 1819 de 2016. Art. 77. Decreto 624 de 1989. Art. 638.
La subserie documental Declaraciones de impuesto sobre las ventas evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos para dar cuenta del impuesto a las ventas conforme a lo señalado en el artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Ley 1819 de 2016. Art. 277. Decreto 624 de 1989. Art. 638. Decreto 3258 de 2002 modificado por el Decreto 522 de 2003. Decreto 1625 de 2016. Art. 1.6.1.13.2.5.
2 13 X
Requerimientos de información:
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 005 Declaraciones de renta y complementarios
Reporte de contabilidad XLSFormulario de declaración PAPELMemoria de cálculo XLSAprobación de memorias de cálculo PAPELCertificación de beneficios tributarios PAPEL
Soporte de beneficio tributario PAPELRecibo de pago PAPELInforme de auditoría de declaración XLS
Auto de inspección PAPELActa de visita PAPELComunicación oficial PAPEL
Solicitud de devolución de saldo a favor PAPELResolución PAPELTitulo valor PAPEL
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 006 Declaraciones de retenciones en la fuente
Reporte de contabilidad XLS
Formulario de declaración PAPEL
Memoria de cálculo XLS
Aprobación de memorias de cálculo PAPEL
Recibo de pago PAPEL
Auto de inspección PAPEL
Acta de visita PAPEL
Comunicación oficial PAPEL
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 007 Declaraciones del impuesto al patrimonio
Reporte de contabilidad XLSFormulario de declaración PAPELMemoria de cálculo XLS
Aprobación de memorias de cálculo PAPELRecibo de pago PAPEL
Auto de inspección PAPELActa de visita PAPEL
Comunicación oficial PAPEL
X
La subserie documental Declaraciones del impuesto al patrimonio evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos, para dar cuenta del impuesto al patrimonio conforme a lo señalado en el artículo 1.6.1.13.2.5 del decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Decreto 624 de 1989. Art. 638. Decreto 3258 de 2002. Decreto 1625 de 2016. 1.6.1.13.2.5.
X
La subserie documental Declaraciones de retenciones en la fuente evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos para dar cuenta de las declaraciones de Retención en la Fuente de conformidad con el artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 599 de 2000. Art. 83. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Ley 863 de 2003 Ley 962 de 2005. Art. 28. Decreto 624 de 1989. Art. 638. Decreto 3258 de 2002 modificado por el Decreto 522 de 2003. Decreto 1625 de 2016. Art. 1.6.1.13.2.5.
Requerimientos de información:
Requerimientos de información:
2 13
2 13
2 13 X
La subserie documental Declaraciones de renta y complementarios evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio de conformidad con el artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Ley 1819 de 2016. Art. 277. Decreto 624 de 1989. Art. 638.Decreto 3258 de 2002 modificado por el Decreto 522 de 2003.Decreto 1625 de 2016. Art. 1.6.1.13.2.5.
Requerimientos de información:
Devolución de saldo a favor:
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Informe PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
Registro de publicación HTML
Nota 1
2 8 X
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
GERENCIA CONTABILIDAD Y SERVICIOS FINANCIEROS
DIRECCIÓN CONTABILIDAD Y COSTOS 104-2200
JOHN JAIME RODRÍGUEZ SOSA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
036 ESTADOS FINANCIEROS036 001 Estados financieros de propósito especial
Balance XLS
Estados financieros de períodos intermedios XLS
Estados de costos XLS
Estado de inventario XLS
Estados financieros extraordinarios XLS
Estados de liquidación XLS
Estados financieros de propósito especial PDF
2 13 X
La subserie documental Estados financieros de propósito especial son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de terminada la vigencia fiscal y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter funcional, sumarial, de información exclusiva, de importancia colectiva y coyuntural.
Normatividad:Ley 145 de 1960. Ley 43 de 1990. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art 28. Decreto 2649 de 1993. Art. 24.
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
036 ESTADOS FINANCIEROS036 002 Estados financieros de propósito general
Balance general XLS
Estado de resultados PDF
Estado de cambios en el patrimonio XLS
Estado de situación financiera XLS
Estado de flujos de efectivo XLS
Estados financieros separados PDF
Estados financieros consolidados PDF
Informe financiero PDF
Matriz de fluctuaciones PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 020 Informes de costos
Informe XLS
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan PDF
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X
La subserie documental Informes de costos evidencian los análisis y la implementación de los modelos de costos, que permiten conocer el valor invertido en las unidades de negocio para la prestación de los servicios a los clientes/usuarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información con cualidades relevantes para la investigación sobre los costos invertidos en la prestación de los servicios a lo largo del tiempo, permitiendo ahondar en los diferentes modelos utilizados, sus variaciones, componentes y asignaciones.
NormatividadLey 962 de 2005. Art. 28. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 5
X
La subserie documental Estados financieros de propósito general son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por los grupos de interés, con el ánimo principal de satisfacer el interés en evaluar la capacidad de la organización para generar flujos favorables de fondos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de terminada la vigencia fiscal y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter funcional, sumarial, de información exclusiva, de importancia colectiva y coyuntural.
Normatividad:Ley 145 de 1960. Ley 43 de 1990. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art 28. Decreto 2649 de 1993. Art. 21.
2 13
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
Registro de publicación HTML
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 14
GERENCIA CONTABILIDAD Y SERVICIOS FINANCIEROS
DIRECCIÓN TRANSACCIONES FINANCIERAS 104-2300
MARITZA AMPARO ORREGO MARTINEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PAPEL
Presentación PPT
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986, Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 14
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS
003 008 Actas de reunión
Acta PDF
016 BOLETINES
016 001 Boletines bancarios
Boletín XLS
024 CONCEPTOS
024 004 Conceptos técnicos
Solicitud XLS
Concepto PDF / E-MAIL
2 13 X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8
La subserie documental boletines bancarios informa que dinero hay disponible en las cuentas para cumplir las obligaciones e inversiones al interior de organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
2 3 X
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 018 Contratos de facturación y recaudo
Estudios previos PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Oferta PDF
Informe jurídico PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Informe análisis y conclusiones PDFInforme de recomendación y aceptación, declaratoria desierta o terminación de un proceso de contratación
Comunicación aceptación de oferta/ declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Minuta del contrato PDF
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Plan para la administración del contrato PDF
Orden de inicio PDF
Justificación de modificación PDF
Minuta de modificación PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de reunión PDF
Base de datos recaudo PDF
Soporte de recaudo PDF
Acta de liquidación de recaudo PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de liquidación bilateral del contrato PDF
2 18 X
La subserie documental Contratos de facturación y recaudo evidencian la prestación del servicio de facturación conjunta y recaudo para empresas o entidades que presten otros servicios públicos como aseo o alumbrado público en los territorios en donde la organización tiene presencia y también dan cuenta de las estrategias de recaudo de los dineros que adeuda el cliente por concepto de los servicios públicos domiciliarios que le presta la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores primarios y no tienen valores secundarios.
NormatividadLey 142 de 1994. Art. 146. Ley 143 de 1994. Resolución 122 de 2011, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 021 Contratos de prestación de servicios
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDFCondiciones particulares PDFSolicitud de oferta (RFP) PDFSolicitud de aclaración PDFCarta de respuesta a observaciones de oferentes PDFAdendas PDFCarta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDFFE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de las ofertas presentadas
Matriz de negociación PDF
X X
La subserie documental Contratos de prestación de servicios conserva de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en el Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección de contratos asociados a proyectos relacionados con el objeto misional de EPM.- Selección de los contratos de prestación de servicios relacionados con la contingencia del proyecto hidroeléctrico Ituango, entre ellos los relacionados con: estrategias de comunicación para el relacionamiento en el ámbito nacional e internacional, servicios en actividades prediales para la protección y conservación de predios del proyecto, servicios profesionales de asesoría jurídica a EPM en relación con la eventual responsabilidad civil, originada por la contingencia, Servicios para el montaje mecánico e hidráulico para el proyecto Ituango, entre otros.- Selección de contratos relacionados con la capacitación de los empleados, que coadyuden a la comprensión de la cultura organizacional.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 389 de 1997. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 410 de 1971.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
2 18
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDFInforme análisis y conclusiones PDFCarta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación, declaratoria desierta o terminación de un proceso de contratación
Comunicación aceptación de oferta/ declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Registro de instrucciones de giro para pago en monedas extranjeras
PAPEL
Comunicación resultados participantes no ganadores PDFMinuta del contrato PAPELCertificado de Registro Presupuestal - CRP PDFGarantias y seguros PDFRegistro de matrícula de terceros PDF
Comunicación oficial de negociación PDF
Matriz de clasificación riesgo de solidaridad laboral PDF
Plan para la administración del contrato PAPEL
Solicitud de documentación laboral inicial PDFHojas de vida personal calificado con cédula, certificado de estudios, certificado de experiencia laboral, y certificados especiales
Lista de chequeo cumplimiento requisitos personal PDFContrato y afiliación a la seguridad social (EPS, ARL, AFP, Caja de compensación, entrega de dotación, autorización para laborar horas extras)
Plantilla de detalle de trabajadores PDF
Póliza de seguro colectivo PDFFormato de control de vehículos (de obra y mantenimientos de espacios)
Solicitud de documentación anticipo planes y programas PDF
Plan de Calidad PDFPlan de seguridad y salud en el trabajo PDFPlan de manejo ambiental y social PDFPlan de Impacto comunitario PDFSoporte de validación planes y programas PDF
Certificación bancaria para pago del anticipo PDF
Garantía devolución del anticipo o garantía bancaria PDF
Cuenta de cobro del anticipo PDF
Documento de pago del anticipo PDF
Solicitud de causación para el desarrollo del anticipo PAPEL
Orden de inicio PDF
Planeación de la administración
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Soporte de seguimiento a planes y programas PDF
Solicitud de documentación laboral de seguimiento PDF
Novedades de ingreso y retiro de vehículos PDF
Novedades de personal PDF
Plantilla de nómina PDF
Plantilla detalle de trabajadores PDF
Soportes de pago PILA PDF
Certificado de paz y salvo de pago al sistema de seguridad social integral, parafiscales, salarios y prestaciones sociales
PAPEL
Comprobantes de pago FIC PDFDocumento de cobro de intereses anticipo PDF
Comunicación de cobro de intereses anticipo PDF
Informes de supervisión PDF
Acta de capacitación PAPEL / PDF
Registro de asistencia PAPELSoporte de pago PAPELActa de pago PAPELSuborden de compra PDF
Factura PDF
Comunicación oficial PDF
Justificación de modificación PAPELCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFRegistro presupuestal - RP PDFMatriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFComunicación consulta intención modificación por parte de EPM
Respuesta del contratista a la intención de modificación PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PAPEL
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud intención modificación motivada por el contratista PAPEL
Respuesta a la solicitud de modificación PDFConcepto o Informe jurídico PDFInforme de modificación PDFComunicación aceptación de modificación PDF
Póliza actualizada PDF
Minuta modificación PAPEL
Comunicación de consulta intención renovación PDF
Respuesta del contratista a la intención de renovación PAPELConcepto de desempeño del contratista para la renovación PDFAutorización renovación del contrato PDF
Solicitud de documentación para terminación o cierre PDF
Certificado de paz y salvo y liquidaciones laborales del personal
Certificado de paz y salvo de seguridad social y parafiscales, PILA
PAPEL
Certificado de paz y salvo aportes al FIC PDFInforme financiero final PDF
Ejecución
Modificación
Terminación y liquidación
Renovación
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Informe final del plan de calidad PDF
Informe final de seguridad y salud en el trabajo PDF
Informe final del plan de manejo ambiental y social PDF
Informe final del plan de impacto comunitario PDF
Libreta de topografía de la construcción PDF
Constancia de reintegro de material faltante PDF
Relación de sobrantes de material suministrado no utilizado y/o defectuoso
Trazabilidad de los materiales y accesorios utilizados en la ejecución del contrato y/o resultados de ensayos de laboratorio pendientes.
Manual de operación y mantenimiento PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDF
Planos PAPEL / PDF
Informe final de ejecución PAPEL / PDF
Informe de laboratorio PDF
Acta de visitas técnica al proveedor PDF
Registro audiovisual PDF
Ensayo de laboratorio de terceros PDF
Aceptación técnica PDF
Documento de recibo de objeto contractual PAPEL
Póliza de seguro PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación de contrato PAPEL
Resumen para la liquidación del contrato PAPEL
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPEL
Acta de cierre de cuentas PAPEL
Solicitud cesión contratista PDF
Solicitud de documentación cesionario PDFCertificado de existencia y representación legal PDFFormato único de hoja de vida PDF
Estados financieros del cesionario PDF
Reporte de relación de experiencia del cesionario PDF
Certificado de experiencia del cesionario PDFCertificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
Certificado de gestión de calidad, certificado de conformidad por norma, certificado RETIE, certificado RETILAP, características técnicas garantizadas, fichas técnicas, catálogos, folletos, formato FE-1 seguridad y salud en el trabajo.
Formato de conocimiento del tercero LAFT PDFFormato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud contrato de cesión PDF
Contrato de cesión PDFJustificación de cesión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Cesión de contratos
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Comunicado de aceptación cesión PDFPóliza PDFFormato de matrícula de terceros PDFRegistro presupuestal - RP PDFEvaluación de desempeño cedente PDF
Solicitud cesión derechos económicos PDF
Solicitud documentos LAFT cesionario PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDFSolicitud de documentación cesionario derechos económicos
Comunicado para eximir a EPM de cualquier responsabilidad
Comunicado conocimiento términos y condiciones del contrato
Certificado de existencia y representación legal PDF
Cédula de ciudadanía o extranjería PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Contrato de cesión de derechos económicos PDF
Justificación de cesión de derechos económicos PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación de derechos económicos PDF
Comunicado enviado a compañía aseguradora PDF
Formato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Comunicación causal medida de apremio PDF
Comunicado respuesta causal medida de apremio PDF
Concepto o Informe jurídico PDFConfirmación aplicación o revocatoria de medida de apremio
Análisis y recomendación para no aplicación de medidas de apremio
Documento de cobro medida de apremio PDF
Comunicación consulta intención de suspensión PDFComunicado respuesta a intención de suspensión PDFComunicación solicitud suspensión PDFComunicado respuesta solicitud de suspensión PDFJustificación de suspensión PDF
Registro presupuestal - RP suspensión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de suspensión PAPEL
Póliza para suspensión PDF
Justificación de reinicio PDFRegistro presupuestal - RP reinicio PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Suspensión - Reinicio
Cesión derechos económicos
Medidas de apremio
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Acta de reinicio PAPEL
Póliza para reinicio PDF
Justificación de transacción PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Contrato de transacción PAPEL
Póliza PDF
Solicitud de terminación anticipada PDF
Comunicación de respuesta de terminación anticipada PDF
Justificación de terminación anticipada PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de terminación anticipada PAPEL
Póliza PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Informe técnico PDF
Concepto o informe jurídico inicial PDFComunicado inicio de trámite terminación por incumplimiento
Comunicado respuesta de inicio trámite terminación PDF
Concepto o informe jurídico final PDFComunicado decisión de trámite terminación por incumplimiento
Póliza PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
031 CRÉDITOS DE TESORERÍA
Registro de cotización de tasas E-MAIL
Informe de análisis XLS
Comunicación oficial PAPEL
Pagaré PAPEL
Carta de instrucción PAPEL
La serie documental Créditos de tesorería evidencian créditos de corto plazo que adquiere la organización con una entidad bancaria, con el fin de financiar los períodos temporales de iliquidez. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber cancelado la deuda y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 819 de 2003. Art. 15. Ley 962 de 2005. Art. 28. Decreto 410 de 1971. Decreto 2681 de 1993. Decreto 2555 de 2010.
2 8 X
Terminación por incumplimiento
Contratos de transacción
Terminación anticipada
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
032 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
032 002Declaraciones de gravamen a los movimientos financieros
Declaración PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 038 Informes de mercados financieros
Informe PDF
Proyección de variables del mercado PDF
Reporte de cotizaciones indicativas de productos financieros
Carta informativa PDF
Registro de audio MP3
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
2 13 X
La subserie Declaraciones de gravamen a los movimientos financieros evidencia los documentos presentados por la organización a la administración de impuestos, para dar cuenta de los movimientos financieros conforme a lo señalado en el artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de haber quedado en firme la declaración y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 1437 de 2011. Art. 52 y 91. Decreto 624 de 1989. Art. 638. Decreto 3258 de 2002. Decreto 1625 de 2016. Art. 1.6.1.13.2.5.
2 13 X
La subserie documental Informes de mercados financieros evidencia la coordinación de la ejecución de los cierres de las operaciones de cobertura asociadas al pasivo financiero. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia política, económica y social.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 057 Informes financieros
Informe XLS
057 LIBROS DE CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
057 001 Libros de presupuesto de efectivo
Libro de presupuesto de efectivo XLS
Carta autorización PAPEL
La subserie documental Informes financieros evidencian información integral sobre la situación económica, financiera y los cambios que se presentan en la organización en ese aspecto, en un período dado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 358 de 1997. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 698 de 1998. Decreto 610 de 2002. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Resolución 354 de 2007, Contaduría General de la Nación. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 8 X
La subserie documental Libros de presupuesto de efectivo contienen información que da cuenta del control sobre la administración del presupuesto efectivo, en los cuales se identifican los requerimientos de recursos en el corto plazo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 410 de 1971, Gobierno Nacional. Resolución 0007 de 2016. Contraloría General De La Nación.
2 13 X
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDFFormato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
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Hoja 13 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
077 REGISTROS DE OPERACIONES DE CAJA MENOR
Resolución de constitución de caja menor PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Certificado de apertura de cuenta bancaria. PDF
Póliza para el manejo de recursos PDF
Comprobante de operación PDF
Factura PDF
Comprobante de gastos PDF
Cuentas de cobro PDF
Resolución de reconocimiento del gasto PDFRegistro de las operaciones de creación de la Caja Menor en el sistema SIIF
Acta de arqueo de Caja menor PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información PDF
La serie documental Registros de operaciones de caja menor evidencia la relación de las operaciones de la caja menor y los procesos de apertura, ejecución, reembolso y de legalización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2768 de 2012. Decreto 1068 de 2015.
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2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 008 Reportes de información presupuestal y financiera
Reporte PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Parael caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La suberie documental Reportes de información presupuestal y financiera evidencian diversos reportes de tipo contables que permiten ver el cumplimiento de la normatividad y la verificación de las actividades desarrolladas para la verificación de la ejecución del presupuesto, modificaciones, certificaciones presupuestales, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Decreto 410 de 1975
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
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GERENCIA CONTABILIDAD Y SERVICIOS FINANCIEROS
DIRECCIÓN NORMATIVIDAD CONTABLE 104-2400
ANGELA MARÍA LOAIZA CORTÉS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2
X
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
8
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
024 CONCEPTOS024 001 Conceptos contables integrados
Solicitud PDF
Concepto PDF
X2 8
2 8 X
La subserie documental conceptos contables integrados evidencian opiniones, apreciaciones o juicios emitidos con el fin de informar u orientar sobre cuestiones en materia contable, planteadas y solicitadas por cualquier funcionario o dependencia de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 15% de los conceptos emitidos, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
024 CONCEPTOS
024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF
Concepto PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 011 Informes de análisis normativo
Informe PDF
8 X
2 13 X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2
La subserie documental Informes de análisis normativo evidencian los estudios e impactos, de la normatividad y la regulación en Colombia y los países de interés del Grupo, sobre los servicios públicos domiciliarios que presta la empresa y/u otros negocios o mercados de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 022 Registros de asesoría técnica
Solicitud de formación o capacitación E-MAIL
Memoria de la capacitación PPT
Registro de asistencia PAPEL
059 MANUALES
059 018 Manuales de prácticas contables
Manual PDF
2 13 X
La subserie documental Manuales de prácticas contables contiene la coordinación para la elaboración de los lineamientos y para el registro de los hechos económicos de acuerdo con las normas internacionales de información financiera –NIIF. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Registros de asesoría técnica son instrumentos de control que dan cuenta de las actividades de registro y socialización en temas de soporte técnico y normativos relacionados con los negocios y los sistemas de distribución de los servicios, al gremio de constructores, urbanizadores e instaladores particulares. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% a las unidades documentales con registros que den cuenta del tipo de socialización y usuarios de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
X2 8 X
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Plan PDF
066 PLANES
066 088 Planes Únicos de Cuentas - PUC
Plan maestro XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 8 X
La subserie documental Planes Único de Cuentas evidencia una relación ordenada y clasificada de las cuentas contables, con sus descripciones y la forma en que deben utilizarse, con el fin de tener uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por la empresa y permitir la transparencia de la información contable. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 962 de 2005.Ley 1314 de 2009. Decreto 2650 de 1993. Resolución 037 de 2017. Contaduría General de la Nación. Resolución 412 de 2017. Superintendencia Nacional de Salud. Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF
2 5 X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FINANZAS E INVERSIONES
GERENCIA GESTIÓN DE NEGOCIOS E INVERSIONES 104-3000
CARLOS MARIO TOBÓN OSORIO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de comité
Acta PAPEL
Presentación PPT
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PPT
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 057 Informes financieros
Informe PDF
070 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
Portafolio PDF
Catálogo de servicios: core y no core XLS
Solicitud de servicio PDF/E-MAIL
Encuesta de satisfacción: no core PDF
Informe de resultados PPT
086 TÍTULOS DE INVERSIÓN
Composición accionaria EPM Matriz XLS
Título de inversión PAPEL
Inventario de títulos XLS
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 13 X
La subserie documental Informes financieros evidencian información integral sobre la situación económica, financiera y los cambios que se presentan en la organización en ese aspecto, en un período dado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 358 de 1997. Ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 698 de 1998. Decreto 610 de 2002. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Resolución 354 de 2007, Contaduría General de la Nación. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín.
La serie documental Portafolios de Servicios contiene información detallada sobre los servicios que ofrecen distintas dependencias a clientes internos y externos a la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863.
2 8 X
2 13 X X
La serie documental Títulos de inversión son títulos valores que representan la participación de EPM y/o sus filiales en otras empresas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información realacionada con la evolución de la composición accionaria de EPM y sus filiales en el tiempo.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 964 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Art. 619. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín.
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 14
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FINANZAS E INVERSIONES
DIRECCIÓN GESTIÓN DE CAPITALES 104-4000
JUAN CARLOS SAMPEDRO TOBÓN 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta MP4
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 14
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 016 Contratos de empréstito
Solicitud de aceptación PDF
Comunicación de aceptación PDF
Contrato de crédito PAPEL
Modificación del contrato PAPEL
Pagaré PAPEL
Registro Ministerio de Hacienda y Crédito Público PDF
Registro Contraloría PDF
Publicación en la Gaceta Oficial del Municipio de Medellín PDF
Solicitud de aceptación PDF
Comunicación de aceptación PDF
Comunicación de autorización de inicio de gestiones PDF
Comunicación de autorización de firma PDF
Cargos de administración PAPEL
Carta compromiso PAPEL
Carta de honorarios PAPEL
Pliego de condiciones PAPEL
Contrato de crédito PAPEL
Anexo del contrato PAPEL
Modificación del contrato PDF
Pagaré PAPEL
Registro Ministerio de Hacienda y Crédito Público PDF
Registro Contraloría PDF
Publicación en la Gaceta Oficial del Municipio de Medellín PDF
Exenciones PDF
Comunicación de aceptación PDF
Comunicación de autorización de inicio de gestiones PDF
Comunicación de autorización de firma PDF
Contrato de crédito PAPEL
Modificación del contrato PAPEL
Pagaré PAPEL
Registro Ministerio de Hacienda y Crédito Público PDF
Registro Contraloría PDF
Publicación en la Gaceta Oficial del Municipio de Medellín PDF
Exenciones PDF
X X
La subserie documental Contratos de empréstito constituyen operaciones de crédito público, que se dan entre la empresa y las bancas nacionales, internacionales, multilaterales o entre las empresas del Grupo EPM, los cuales son celebrados con el fin de obtener recursos económicos para el desarrollo y ejecución de actividades a su cargo, con plazos determinados para su pago. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar los contratos con bancas internacionales.- Seleccionar los contratos que sean de mayor cuantía celebrados con las bancas nacionales, multilaterales o entre empresas.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2681 de 1993 Art. 7 y 12.
2 18
Banca nacional
Banca internacional
Banca multilateral
Hoja 3 de 14
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 021 Contratos de prestación de servicios
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDFAdendas PDFCarta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDFFE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDFSolicitud de nueva oferta económica PDFInforme de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDFInforme de evaluación contractual y ponderación de las ofertas presentadas
Matriz de negociación PDF
X
La subserie documental Contratos de prestación de servicios conserva de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en el Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección de contratos asociados a proyectos relacionados con el objeto misional de EPM.- Selección de los contratos de prestación de servicios relacionados con la contingencia del proyecto hidroeléctrico Ituango, entre ellos los relacionados con: estrategias de comunicación para el relacionamiento en el ámbito nacional e internacional, servicios en actividades prediales para la protección y conservación de predios del proyecto, servicios profesionales de asesoría jurídica a EPM en relación con la eventual responsabilidad civil, originada por la contingencia, Servicios para el montaje mecánico e hidráulico para el proyecto Ituango, entre otros.- Selección de contratos relacionados con la capacitación de los empleados, que coadyuden a la comprensión de la cultura organizacional.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 389 de 1997. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 410 de 1971.
2 18 X
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
Hoja 4 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación, declaratoria desierta o terminación de un proceso de contratación
Comunicación aceptación de oferta/ declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Registro de instrucciones de giro para pago en monedas extranjeras
PAPEL
Comunicación resultados participantes no ganadores PDF
Minuta del contrato PAPEL
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Garantias y seguros PDF
Registro de matrícula de terceros PDF
Comunicación oficial de negociación PDF
Matriz de clasificación riesgo de solidaridad laboral PDF
Plan para la administración del contrato PAPEL
Solicitud de documentación laboral inicial PDFHojas de vida personal calificado con cédula, certificado de estudios, certificado de experiencia laboral, y certificados especiales
Lista de chequeo cumplimiento requisitos personal PDFContrato y afiliación a la seguridad social (EPS, ARL, AFP, Caja de compensación, entrega de dotación, autorización para laborar horas extras)
Plantilla de detalle de trabajadores PDF
Póliza de seguro colectivo PDFFormato de control de vehículos (de obra y mantenimientos de espacios)
Solicitud de documentación anticipo planes y programas PDF
Plan de Calidad PDF
Plan de seguridad y salud en el trabajo PDF
Plan de manejo ambiental y social PDF
Plan de Impacto comunitario PDF
Soporte de validación planes y programas PDF
Certificación bancaria para pago del anticipo PDF
Garantía devolución del anticipo o garantía bancaria PDF
Cuenta de cobro del anticipo PDF
Documento de pago del anticipo PDF
Solicitud de causación para el desarrollo del anticipo PAPEL
Orden de inicio PDF
Planeación de la administración
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Soporte de seguimiento a planes y programas PDF
Solicitud de documentación laboral de seguimiento PDF
Novedades de ingreso y retiro de vehículos PDF
Novedades de personal PDF
Plantilla de nómina PDF
Plantilla detalle de trabajadores PDF
Soportes de pago PILA PDF
Certificado de paz y salvo de pago al sistema de seguridad social integral, parafiscales, salarios y prestaciones sociales
PAPEL
Comprobantes de pago FIC PDF
Documento de cobro de intereses anticipo PDF
Comunicación de cobro de intereses anticipo PDF
Informes de supervisión PDF
Acta de capacitación PAPEL / PDF
Registro de asistencia PAPEL
Soporte de pago PAPEL
Acta de pago PAPEL
Suborden de compra PDF
Factura PDFComunicación oficial PDF
Justificación de modificación PAPEL
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFComunicación consulta intención modificación por parte de EPM
Respuesta del contratista a la intención de modificación PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PAPEL
Informe debida diligencia o consulta stradata PDFSolicitud intención modificación motivada por el contratista PAPELRespuesta a la solicitud de modificación PDFConcepto o Informe jurídico PDF
Informe de modificación PDFComunicación aceptación de modificación PDFPóliza actualizada PDF
Minuta modificación PAPEL
Comunicación de consulta intención renovación PDF
Respuesta del contratista a la intención de renovación PAPEL
Concepto de desempeño del contratista para la renovación PDF
Autorización renovación del contrato PDF
Solicitud de documentación para terminación o cierre PDFCertificado de paz y salvo y liquidaciones laborales del personal
Certificado de paz y salvo de seguridad social y parafiscales, PILA
PAPEL
Certificado de paz y salvo aportes al FIC PDF
Informe financiero final PDF
Terminación y liquidación
Ejecución
Modificación
Renovación
Hoja 6 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Informe final del plan de calidad PDF
Informe final de seguridad y salud en el trabajo PDF
Informe final del plan de manejo ambiental y social PDF
Informe final del plan de impacto comunitario PDF
Libreta de topografía de la construcción PDF
Constancia de reintegro de material faltante PDFRelación de sobrantes de material suministrado no utilizado y/o defectuoso
Trazabilidad de los materiales y accesorios utilizados en la ejecución del contrato y/o resultados de ensayos de laboratorio pendientes.
Manual de operación y mantenimiento PAPEL / PDF
Registro de pruebas PAPEL / PDFPlanos PAPEL / PDFInforme final de ejecución PAPEL / PDF
Informe de laboratorio PDF
Acta de visitas técnica al proveedor PDF
Registro audiovisual PDF
Ensayo de laboratorio de terceros PDF
Aceptación técnica PDF
Documento de recibo de objeto contractual PAPEL
Póliza de seguro PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación de contrato PAPEL
Resumen para la liquidación del contrato PAPEL
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPEL
Acta de cierre de cuentas PAPEL
Solicitud cesión contratista PDF
Solicitud de documentación cesionario PDF
Certificado de existencia y representación legal PDF
Formato único de hoja de vida PDF
Estados financieros del cesionario PDF
Reporte de relación de experiencia del cesionario PDF
Certificado de experiencia del cesionario PDFCertificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
Certificado de gestión de calidad, certificado de conformidad por norma, certificado RETIE, certificado RETILAP, características técnicas garantizadas, fichas técnicas, catálogos, folletos, formato FE-1 seguridad y salud en el trabajo.
Formato de conocimiento del tercero LAFT PDFFormato de inhabilidades e incompatibilidades PDFInforme debida diligencia o consulta stradata PDFSolicitud contrato de cesión PDFContrato de cesión PDF
Justificación de cesión PDF
Cesión de contratos
Hoja 7 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación cesión PDFPóliza PDFFormato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Evaluación de desempeño cedente PDF
Solicitud cesión derechos económicos PDF
Solicitud documentos LAFT cesionario PDF
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDFSolicitud de documentación cesionario derechos económicos
Comunicado para eximir a EPM de cualquier responsabilidad
Comunicado conocimiento términos y condiciones del contrato
Certificado de existencia y representación legal PDF
Cédula de ciudadanía o extranjería PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Contrato de cesión de derechos económicos PDF
Justificación de cesión de derechos económicos PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación de derechos económicos PDF
Comunicado enviado a compañía aseguradora PDF
Formato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Comunicación causal medida de apremio PDF
Comunicado respuesta causal medida de apremio PDF
Concepto o Informe jurídico PDFConfirmación aplicación o revocatoria de medida de apremio
Análisis y recomendación para no aplicación de medidas de apremio
Documento de cobro medida de apremio PDF
Comunicación consulta intención de suspensión PDF
Comunicado respuesta a intención de suspensión PDF
Comunicación solicitud suspensión PDF
Comunicado respuesta solicitud de suspensión PDF
Justificación de suspensión PDFRegistro presupuestal - RP suspensión PDFConcepto o Informe jurídico PDF
Acta de suspensión PAPEL
Póliza para suspensión PDF
Justificación de reinicio PDF
Registro presupuestal - RP reinicio PDF
Cesión derechos económicos
Medidas de apremio
Suspensión - Reinicio
Hoja 8 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de reinicio PAPEL
Póliza para reinicio PDF
Justificación de transacción PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Contrato de transacción PAPEL
Póliza PDF
Solicitud de terminación anticipada PDF
Comunicación de respuesta de terminación anticipada PDF
Justificación de terminación anticipada PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de terminación anticipada PAPEL
Póliza PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Informe técnico PDF
Concepto o informe jurídico inicial PDFComunicado inicio de trámite terminación por incumplimiento
Comunicado respuesta de inicio trámite terminación PDF
Concepto o informe jurídico final PDFComunicado decisión de trámite terminación por incumplimiento
Póliza PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Terminación anticipada
Terminación por incumplimiento
Contratos de transacción
Hoja 9 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 028Contratos marco de derivados financieros con fines de cobertura
Contrato marco PAPEL
Carta de confirmación PAPEL
Comunicación de autorización de la operación de cobertura PDF
Registro de la emisión PDF
Contrato ISDA PAPEL
Carta de confirmación PAPEL
Resolución de autorización de la operación de cobertura PDF
Registro de la emisión PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PAPEL
Informe PAPEL
2 18 X X
La subserie documental Contratos marco de derivados financieros con fines de cobertura son los que la organización suscribe con el fin de cubrir una posición primaria de eventuales pérdidas ocasionadas por movimientos adversos de los factores de mercado o de crédito que afecten dicho activo, pasivo o contingencia sujeto a cobertura. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de los contratos de mayor cuantía con el fin de conservar una muestra informativa sobre los instrumentos financieros utilizados para minimizar los riesgos de pérdida. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Circular Externa 100 de 1995. Capítulo XVIII y Anexo 2. Superintendencia Financiera. Circular externa 031 de 2019. Tercera instrucción. Superintendencia Financiera.
Operación de cobertura nacional
Operación de cobertura internacional
X X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
Hoja 10 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 015 Informes de calificación de riesgo crediticio
Informes de calificación de riesgo crediticio PDF
Registro de publicación en página web PDF
Comunicación a interesados E-MAIL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 030 Registros de control de novedades financieras
Registro de control de novedades financieras PDF
Liquidación del pago o contribución PDF
Soporte de pago de la inscripción en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE)
Comunicación oficial E-MAIL
2 8 X
La subserie documental Registros de control de novedades financieras son instrumentos de control que dan cuenta del control sobre las contribuciones, liquidaciones y soportes de pagos realizados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
2 8 X
La subserie documental Informes de calificación de riesgo crediticio evidencia el rating de créditos o calificación de la deuda realizada por una agencia de calificación, que evalúa la capacidad de la organización de cumplir con sus compromisos financieros, lo que facilita la obtención de créditos nacionales e internacionales, confianza de los inversionistas, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información con cualidades relevantes para la investigación sobre la evolución de la organización en términos financieros que ha permitido obtener financiamiento a un menor costo relativo y tener acceso a nuevos mercados financieros y de capitales.
Normatividad: Decreto 1068 de 2015. Art. 2.2.2.2.2. Resolución 400 de 1995, Superintendencia de valores.
Hoja 11 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 029 Planes de financiación
Plan PPT
Certificado de Acta de Junta Directiva PDF
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDF
La subserie documental Planes de Financiación evidencia la definición de fuentes de financiación de la organización, así como las actividades para lograrla, lo que conlleva al logro de los objetivos estratégicos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia política, económica y social y porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
2 18 X
Hoja 12 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
072 PROGRAMAS072 025 Programas de emisión y colocación de bonos
Prospecto de información PDF
Adenda al prospecto de información PDFComunicación de autorización de inscripción y oferta de bonos de deuda pública
Comunicación de autorización de EPM como emisor PDF
Comunicación de autorización para emisión bonos PDF
Comunicación de autorización de aumento del plazo de vigencia de la autorización de la oferta pública
Comunicación de autorización de ampliaciones del monto del Programa de Emisión y Colocación.
Concepto favorable del Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación de Antioquia
Concepto favorable de la Alcaldía de Medellín PDF
Comunicación oficial PDF
Certificado de Acta de Junta Directiva PDF
Aviso de oferta pública PDF
Boletín normativo PDF
2 13 X
La subserie documental Programas de emisión y colocación de bonos evidencia las estrategias de crédito público y la colocación de bonos en el mercado nacional de valores autorizado por el Ministerio de Hacienda y la Superintendencia Financiera de Colombia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Decreto 2555 de 2010. Decreto 257 de 2001. Decreto 663 de 1993. Ministro de Hacienda y Crédito Público. Resolución No. 1242 del 31 de mayo de 2007, Superintendencia Financiera de Colombia. Resolución N. 1049 del 26 de junio de 2007, Superintendencia Financiera de Colombia.
Hoja 13 de 14
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Comunicación de autorización de las tasas máximas de colocación
Registro Ministerio de Hacienda y Crédito Público PDF
Registro Contraloría PDF
Publicación en la Gaceta Oficial del Municipio de Medellín PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información PAPEL / PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte de información XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 3 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
Hoja 14 de 14
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA GESTIÓN DE NEGOCIOS
102-0000
DANIEL ARANGO ANGEL 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
021 CIRCULARES021 001 Circulares dispositivas
Circular dispositiva PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Circulares Dispositivas contienen directrices que tiene por objeto dar instrucciones de obligatorio cumplimiento al personal, sobre aspectos administrativos o legales y su aplicación, normalmente con carácter temporal. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y quince años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización
Normatividad: Constitución Política de Colombia. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 del 18 de enero de 2011.
5 15 X
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
021 CIRCULARES021 002 Circulares informativas
Circular informativa PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 002 Informes administrativos
Informe PDF
079 REGLAS DE NEGOCIO
Regla de negocio PDF
La subserie documental circulares informativas se producen con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o establecer aspectos generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y tres años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos, toda vez que este documento se utiliza como una herramienta informativa, para emitir un mensaje a los colaboradores de una institución, sobre aspectos de carácter netamente administrativos.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
2 3 X
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La serie documental Reglas de Negocio son las disposiciones mediante las cuales se fijan y describen los parámetros de las actividades o tareas que integran un proceso y la forma como el personal responsable debe cumplir con estas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el origen y evolución de la organización y cómo actuaba e interpretaba la realidad social, la elaboración de normas y reglamentos y porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional en un momento dado de la organización.
Normatividad:Decreto 943 de 2014. Decreto 4110 de 2004. Acuerdo 12 de 1998, Concejo Municipal de Medellín.
2 13 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 1
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA GESTIÓN DE NEGOCIOS
VICEPRESIDENCIA COMERCIAL 102-1000
JUAN FELIPE VALENCIA GAVIRIA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA COMERCIAL
GERENCIA MERCADEO ESTRATÉGICO 102-1100
JOHNIER ALBERTO MONTOYA PEREIRA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 002 Actas de Comité
Acta PDF
PresentaciónPPT
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
2 8 X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
La subserie documental Actas de Comité son los documentos en los que se relacionan los temas tratados y acordados por los comités estratégicos, tácticos, operativos y obligatorios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 594 de 2000. Ley 1562 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1716 de 2009. Decreto 1443 de 2014. Decreto 1072 de 2015. Decreto 1080 de 2015. Decreto 648 de 2017. Decreto 1499 de 2017. Resolución 02013 de 1986 Ministerio de Trabajo. Resolución 652 de 2012, Ministerio de Trabajo modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012. Resolución 1565 de 2014, Ministerio de Transporte.
2 13 X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS
003 008 Actas de reunión
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Solicitud PDF
Informe PDF
061 MODELOS INSTITUCIONALES
Modelo de experiencia del cliente PPT
La serie documental Modelos institucionales evidencia la definición de marcos de actuación, lineamientos estratégicos, diseño y desarrollo de productos, entre otros, vitales para el desarrollo de los procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de su actualización y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863.
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
2 8 X
X X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 4
GERENCIA MERCADEO ESTRATÉGICO
UNIDAD ESTRATEGIA E INTELIGENCIA COMERCIAL 102-1110
RICARDO LEÓN GRISALES SÁNCHEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 009 Estudios de factibilidad del mercado
Estudio PDF
Acuerdo de confidencialidad PAPEL
037 ESTUDIOS
037 019 Estudios de satisfacción del cliente
Requerimiento PDF
Estudio PPT
Cuestionario PDF
Base de datos de entrevistados XLS
Registro de análisis de encuestas PDF
037 ESTUDIOS037 023 Estudios e investigaciones de mercado
Requerimiento PDF
Estudio o Investigación PPT
Formato de cuestionarios PDF
Base de datos de entrevistados XLS
Registro de análisis de encuestas PDF
X
La subserie documental Estudios de satisfacción del cliente evidencian la medición de la satisfacción y lealtad de los clientes externos e internos de la organización, con el fin de implementar acciones correctivas y preventivas, mejorar los procesos, el relacionamiento y el vínculo con ellos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los estudios de satisfacción de clientes externos con el fin de conservar una muestra sobre el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización en sus clientes/usuarios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015.
2 13 X
La subserie documental Estudios e Investigaciones de Mercado proporcionan información sobre la evaluación de las necesidades y la ejecución de investigaciones de mercado, inteligencia comercial, estudios de sectores, de tendencia y análisis competitivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia política, económica y social. Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Articulo 333. Ley 142 de 1994 .
X
La subserie documental Estudios de Factibilidad del Mercado se hacen con el fin de analizar diferentes factores relacionados con el mercado para determinar si un producto o servicio será o no exitoso. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la interpretación de fenómenos de tipo social, político, legal, económico, histórico entre otros análisis, además de contribuir a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad: Constitución Política Art. 33. Ley 142 de 1994. Ley 842 de 2003. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1955 de 2019 reglamentada por el Decreto 697 de 2020. Decreto 410 de 1971.
2 18 X
2 8
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 004 Informes comerciales
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 036 Informes de medición de experiencia del cliente
Informe PPT
061 MODELOS INSTITUCIONALES
Modelo de actuación para los procesos comerciales PPT
066 PLANES 066 010 Planes Comerciales Integrados
Plan XLS
4 11 X
La subserie documental Informes de Medición de Experiencia del Cliente evidencian la identificación, comprensión y evaluación de las experiencias de los clientes/usuarios en todos los contactos directos e indirectos que tiene con la organización con ellos, con el fin de gestionarlos de manera adecuada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, al medir la percepción de los clientes o usuarios frente a la empresa y sus servicios.
2 8 X
La subserie documental Informes Comerciales evidencian el análisis de variables comerciales y/o situaciones específicas de los mercados en los que participa la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994.
2 8 X
La subserie documental Planes Comerciales Integrados evidencian las actividades de coordinación, consolidación, definición y homologación de los planes comerciales de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y once años en el Archivo Central., transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
La serie documental Modelos institucionales evidencia la definición de marcos de actuación, lineamientos estratégicos, diseño y desarrollo de productos, entre otros, vitales para el desarrollo de los procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de su actualización y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
Hoja 1 de 6
GERENCIA MERCADEO ESTRATÉGICO
UNIDAD GESTIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL 102-1120
JUAN CAMILO GONZALEZ MEJÍA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X2 13
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Respuesta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 014 Informes de calidad de datos
Informe XLS
2 3 X
La subserie documental Informes de calidad de datos evidencia una verificación y diagnóstico de la exactitud e integridad de los datos recogidos de los sistemas de información comercial, con el fin de garantizar que dichos datos reúnen los atributos necesarios que brinden confiabilidad a las personas que harán uso de ellos y contribuyan a la efectividad de los procesos operativos y transaccionales del área comercial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 1712 de 2014.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
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Hoja 4 de 6
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PPT
061 MODELOS INSTITUCIONALES
Modelo conceptual de datos, roles y responsabilidades XLS
Modelo lógico PPT
2 8 X
La serie documental Modelos institucionales evidencia la definición de marcos de actuación, lineamientos estratégicos, diseño y desarrollo de productos, entre otros, vitales para el desarrollo de los procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de su actualización y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional y pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863. Lineamiento 03, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Lineamiento 04, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte CVS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 007 Reportes de información internos
Reporte PDF
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
2 8 X
2 3 X
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA COMERCIAL
GERENCIA OFERTAS COMERCIALES 102-1200
SANTIAGO DIAZ GUTIERREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Acta de seguimiento PDF
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y
procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o
cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los
procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den
cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en
las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial
integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades
relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan
mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962
de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y
Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 4
GERENCIA OFERTAS COMERCIALES
UNIDAD OFERTAS HOGARES 102-1210
CLAUDIA CECILIA GOMEZ MAYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
005 ACUERDOS005 001 Acuerdos comerciales
Acuerdo PAPEL
Acta de solicitud de trabajo E-MAIL
Acta de pago PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Acuerdos comerciales evidencian las alianzas realizadas entre
EPM y un tercero para la potencialización de un servicio, incluido el de proveedurías, o
el despliegue de una estrategia comercial. Una vez terminado el tiempo de
conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del
acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y
dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del
40% de los acuerdos relacionados con las estrategias comerciales de la organización
para potenciar servicios públicos domiciliarios; con el fin de conservar una muestra
sobre las formas de relacionamiento con los clientes y usuarios, el despliegue de
estrategias comerciales y la expansión del negocio. La muestra seleccionada se
transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no
seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Artículo 32. Ley 791 de 2002. Artículos 1 y 8
2 18
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
044 HISTORIALES DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Solicitud del servicio PDF
Cotización PDF
Aceptación de la cotización E-MAIL
Acta de instalación PAPEL
Registro fotográfico JPG
Documento de cobro PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
X X
La serie documental Historiales de servicios complementarios evidencia la interacción
de la organización con aquellos a quienes presta sus servicios de solución solar
integral, mantenimiento de equipos domésticos, al igual que las financiaciones de
gasodomésticos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo
de Gestión contados a partir del cobro de los servicios y trece años en el Archivo
Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los expedientes
documentales del servicio de instalación solar integral de mayor cuantía, con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la incursión de la organización en nuevos
productos y servicios complementarios a los servicios públicos. La muestra
seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades
documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en
la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962
de 2005. Art 28
2 13
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y
procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o
cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los
procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den
cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en
las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial
integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades
relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan
mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962
de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y
Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
059 MANUALES
059 017 Manuales de oferta de valor
Manual PDF
Informe de análisis de factibilidad PDF
Cronograma de trabajo XLS
Lista de chequeo habilitadores PDF
Ficha técnica de indicadores XLS
Lista de chequeo de implementación PDF
Informe de cierre PDF
Brief de la campaña PDF
072 PROGRAMAS
072 032 Programas de gestión comercial
Estrategia de venta PDF
Base de datos con mercado objetivo XLS
Base de datos de la gestión social XLS
Informe planeación social PDF
Informe de gestión social PDF
Memorias de calculo XLS
Registro audiovisual JPG/MP4
La subserie documental Manuales de oferta de valor presenta un diseño de la oferta de
valor para cada uno de los segmentos de clientes, registrando especificaciones
técnicas, operativas, financieras, tributarias, comerciales, jurídicas, ambientales,
informáticas, regulatorias, aliados, comunicación, entre otras requeridas. Contiene la
estructuración de la oferta y los resultados de la factibilidad. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero
de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir
al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147,
148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Programas de gestión comercial evidencia las acciones para
gestionar y alinear la preventa y venta “Push”, definida por los Negocios y asegurar el cumplimiento de los lineamientos y el marco de actuación. Puede incluir actividades de
gestión social. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de
Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece
años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad,
porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los
planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría
de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 142 de 1994 Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Acuerdo Municipal N°12 de 1998.
Concejo Municipio de Medellín.
X 2 13 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 047 Programas de movilidad eléctrica
Solicitud de movilidad eléctrica PAPEL
Acuerdo de pago PAPEL
Cotización PDF
Acta de visita movilidad eléctrica PAPEL
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
F: Físico E: Electrónico SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaDDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
2 13 X X
La subserie documental Programas de movilidad eléctrica, evidencia las acciones que
adelanta la organización con el de impulsar el el uso de de vehículos eléctricos entre
los ciudadanos y las empresas que desarrollan sus actividades en el Valle de Aburrá,
ofreciéndoles opciones de carga para sus vehículos. Una vez terminado el tiempo de
conservación de dos añso en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio
(carga interna) o del retiro de inscripción (carga pública) y trece años en el Archivo
Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los expedientes
documentales que representen los procesos de mayor cuantía, con el fin de conservar
una muestra informativa sobre las acciones tomadas por la organización para la
promoción y el uso de energías limpias como alternativa para la movilidad en la ciudad.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia 1991. Artículo 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 791 de
2002. Ley 1437 de 2011. Ley 1715 de 2014
Ley 1964 de 2019. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147,
148 y 149. Decreto 410 de 1971.
Hoja 1 de 3
GERENCIA OFERTAS COMERCIALES
UNIDAD OFERTA EMPRESAS 102-1220
JOSE DUVAN GAVIRIA ZULUAGA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas
tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de
certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de
conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero
del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una
selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen
decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones,
mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una
contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de
conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en
cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan
mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
028 CONTRATOS028 018 Contratos de facturación y recaudo
Registro de matrícula de terceros PAPEL
Matriz de análisis de riesgos en contratos XLS
Oferta PAPEL
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Informe de recomendación y aceptación PDF
Aceptación de la oferta PAPEL
Minuta del contrato PAPEL
Orden de inicio PAPEL
Informe de seguimiento PDF
Justificación de modificación PDF
Minuta de modificación PAPEL
Base de datos de recaudo XLS
Soporte de recaudo PDF
Acta de liquidación de recaudo TXT
Comunicación oficial PDF
Reporte de recaudo E-MAIL
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y
procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o
cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los
procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den
cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en
las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial
integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades
relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan
mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962
de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y
Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
La subserie documental Contratos de facturación y recaudo evidencian la prestación del
servicio de facturación conjunta y recaudo para empresas o entidades que presten otros
servicios públicos como aseo o alumbrado público en los territorios en donde la
organización tiene presencia y también dan cuenta de las estrategias de recaudo de los
dineros que adeuda el cliente por concepto de los servicios públicos domiciliarios que le
presta la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o
documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de
los documentos porque han perdido sus valores primarios y no tienen valores
secundarios.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Art. 146. Ley 143 de 1994. Resolución 122 de 2011, Comisión de
Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
059 MANUALES059 017 Manuales de oferta de valor
Manual PDF
Informe de análisis de factibilidad PDF
Cronograma de trabajo XLS
Lista de chequeo habilitadores PDF
Ficha tecnica de indicadores XLS
Lista de chequeo de implementación PDF
Informe de cierre PDF
Brief de la campaña PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Manuales de ofertas de valor presenta un diseño de la oferta
de valor para cada uno de los segmentos de clientes, registrando especificaciones
técnicas, operativas, financieras, tributarias, comerciales, jurídicas, ambientales,
informáticas, regulatorias, aliados, comunicación, entre otras requeridas. Contiene la
estructuración de la oferta y los resultados de la factibilidad. Una vez terminado el
tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero
de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir
al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y
contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147,
148 y 149.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 8
GERENCIA OFERTAS COMERCIALES
UNIDAD OFERTAS GRANDES CLIENTES 102-1230
FABIO ANDRÉS RIVERA BARRERA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
028 CONTRATOS
028 008 Contratos de compra y venta de energía
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Ficha técnica PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cuantitativa del 5% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de las actas de grupos primarios de las Vicepresidencias de Negocio, las ejecutivas y las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Contratos de compra y venta de energía corresponde al proceso de contratación que celebra la organización como generadora, distribuidora y comercializadora de energía para la compra y suministro de energía en el mercado regulado y no regulado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado competitivo de energía; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 143 de 1994 Art. 42. Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 020 de 1996, modificada por Resolución 167 de 2008, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 131 de 1998. Art.1, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 183 de 2009, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 130 de 2019, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
Hoja 2 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Aviso de convocatoria pública PDF
Proyecto Pliego de condiciones PDF
Observaciones al proyecto pliego de condiciones E-MAIL
Concepto jurídico E-MAIL
Informe de debida diligencia PDF
Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Observaciones al pliego de condiciones definitivo PDF
Respuesta a las Observaciones al pliego de condiciones definitivo
Modificación del pliego E-MAIL
Actas de manifestación de interés para participar en el proceso
Propuesta comercial PAPEL
Anexos de la propuesta comercial PAPEL
Balance de mercado XLS
Análisis de precio y cantidad XLS
Acta de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDF
Respuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDF
Hoja 3 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Respuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDF
Comunicación aceptación de oferta PAPEL
Contrato PAPEL
Registro Presupuestal - RP PDF
Garantía bancaria PDF
Pagaré PDF
Póliza PAPEL
Plan para la administración del contrato PDF
Orden de inicio PDF
Informe de seguimiento PDF
Certificado de registro XM E-MAIL
Otro sí o modificaciones al contrato PDF
Liquidación XLS
Documento de cobro PDF
Comunicación oficial E-MAIL
Acta de liquidación del contrato PAPEL
Hoja 4 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 009 Contratos de compra y venta de gasRegistro de conveniencia y oportunidad PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Ficha técnica PDFJustificación contratación directa PDFPropuesta comercial PDF
Anexos de la propuesta comercial PDFActa de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDF
Respuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDFActo administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDF
Comunicación de aceptación PDFMinuta del contrato PAPELDocumento de identificación PDFCertificado LAFT PDF
Registro técnico PDFCertificado de Registro Presupuestal - CRP PDFPagaré PAPELOrden de inicio PDFOtro sí o modificaciones al contrato PDFDocumento de cobro PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta de liquidación del contrato PAPEL059 MANUALES059 017 Manuales de oferta de valor
Manual PDF
Informe de análisis de factibilidad PDF
Cronograma de trabajo PDF
Lista de chequeo habilitadores PDF
Ficha técnica de indicadores PDF
Lista de chequeo de implementación PDF
Informe de cierre PDF
Brief de la campaña PDF
La subserie documental Manuales de ofertas de valor presenta un diseño de la oferta de valor para cada uno de los segmentos de clientes, registrando especificaciones técnicas, operativas, financieras, tributarias, comerciales, jurídicas, ambientales, informáticas, regulatorias, aliados, comunicación, entre otras requeridas. Contiene la estructuración de la oferta y los resultados de la factibilidad. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Contratos de compra y venta de gas evidencia los documentos generados en el proceso de contratación entre EPM y una persona natural o jurídica de carácter particular con el objeto de comercializar gas natural en el mercado mayorista; lo cual implica la compra de gas natural y/o capacidad de transporte en el mercado primario y/o secundario y su venta con destino a otras operaciones en dichos mercados o a los usuarios finales no regulados. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado de gas; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 085 de 2007. Art. 14, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 089 de 2013, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 114 de 2017. Art. 33, 34, 35 y 36, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
218 X X
Hoja 5 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
065 PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS COMERCIALES
Petición, queja o reclamo comercial PDF
Notificación PDF
Acta de visita PDF
Registro fotográfico PDF
Respuesta a petición, queja o reclamo comercial PDF
066 PLANES066 074 Planes de Ventas
Plan XLS
Informe de seguimiento por gestor XLS
070 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
Portafolio PDF
X
La serie documental Portafolios de Servicios contiene información detallada sobre los servicios que ofrecen distintas dependencias a clientes internos y externos a la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Art. 846, 860 y 863.
2 13 X X
La serie documental Peticiones, quejas o reclamos comerciales contiene información acerca de las peticiones, quejas y/o recursos que presenten los suscriptores o usuarios de los servicios públicos domiciliarios, en desarrollo del Contrato de Servicios Públicos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del momento en que se notifica la respuesta al suscriptor o usuario y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% con el fin de conservar una muestra informativa como testimonio de las relaciones entre la organización y los usuarios, el tipo de manifestaciones presentadas, el desarrollo del trámite, entre otros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 29, 78, 209 y 365. Ley 142 de 1994. Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Art. 52. Ley 1581 de 2012. Ley 1712 de 2014. Art. 18. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1971.
2 8 X
La subserie documental Planes de Ventas evidencia la elaboración de estrategias para las ventas de los servicios prestados, que a su vez dan cuenta del cumplimiento de las metas definidas en el plan comercial de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes que permiten estudiar el funcionamiento y crecimiento de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Resolución 067 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 13
Hoja 6 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDF
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1082 de 2015.
2 18 X
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
Hoja 7 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDF
FE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Hoja 8 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA APROBADOR FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité:
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
F: Físico E: Electrónico SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaDDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Hoja 1 de 5
GERENCIA OFERTAS COMERCIALES
UNIDAD OFERTAS GOBIERNO 102-1240
MANUEL ANTONIO SANCHEZ PEREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 027 Contratos interadministrativos
Cartas de presentación o intención PDF
Cotización PDF
Carta de aceptación PDF
Contrato interadministrativo PAPEL
Certificado de contraloría PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Consulta OFAC PDF
Concepto de revisión jurídica E-MAIL
Cedula de representante legal PDF
Acta de posesión PAPEL
Documento de cobro PAPEL
Acta de modificación PAPEL
Acta de inicio PAPEL
Presupuesto construcción infraestructura y prestación del
servicioXLS
Plan operativo XLS
Cronograma XLS
Acta de seguimiento E-MAIL
Acta de comité técnico PAPEL
Informe de avance y seguimiento XLS
Factura PDF
Reporte de seguimiento XLS
Base de datos XLS
Soporte de recaudo PDF
Acta de liquidación de recaudo PAPEL
Comunicación oficial E-MAIL
Reporte de recaudo PAPEL
X
La subserie documental Contratos interadministrativos evidencian la relación entre la
organización y las entidades municipales para la prestación de alguno de los servicios
públicos domiciliarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o
documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección
cualitativa intrínseca del 10% conservando los contratos de mayor cuantía, como
muestra de los mayores rubros ejecutados por la entidad, en pro de una actividad
específica. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 489 de 1998. Art. 95. Ley 1474 de 2011. Art.
92. Resolución 123 de 2011, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
Resolución 015 de 2018, modificada por la Resolución 36 de 2019 y por la Resolución
85 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/PDF
Respuesta PAPEL/PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y
felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y
necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos
de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los
siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido
puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos
misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los
programas o actividades de la organización.
- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos
mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de
1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999
de la Corte Constitucional.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los
derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de
Colombia.
- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que
resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de
derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad
sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el
marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y
esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos
humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.
- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre
peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de
los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones
tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran
impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994.
Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
034
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 022 Registros de asesoría técnica
Memoria de capacitación PPT
Registro de asistencia PAPEL
066 PLANES066 074 Planes de Ventas
Plan XLS
Informe de seguimiento XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
X
X X
La subserie documental Registros de asesoría técnica son instrumentos de control que
dan cuenta de las actividades de registro y socialización en temas de soporte técnico y
normativos relacionados con los negocios y los sistemas de distribución de los
servicios, al gremio de constructores, urbanizadores e instaladores particulares. Una
vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a
partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo
Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% a las unidades
documentales con registros que den cuenta del tipo de socialización y usuarios de la
organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 142 de 1994.
La subserie documental Planes de Ventas evidencia la elaboración de estrategias para
las ventas de los servicios prestados, que a su vez dan cuenta del cumplimiento de las
metas definidas en el plan comercial de la organización. Una vez terminado el tiempo
de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de
enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al
Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que
permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes que permiten estudiar el
funcionamiento y crecimiento de la organización.y porque pertenecen a la categoría de
documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de
2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Resolución 067 de 1995, Comisión
de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 13
2 8
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA COMERCIAL
GERENCIA OPERACIÓN COMERCIAL 102-1300
SILVIO TRIANA CASTILLO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención de la filial PAPEL
Carta de intención de EPM PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la filial PDF
Registro de análisis de precios XLS
Registro de análisis de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de Liquidación PDF
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 004 Informes comerciales
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Informes comerciales evidencia el análisis de variables comerciales y/o situaciones específicas de los mercados en los que participa la empresa, registrando información vital para la toma de acciones en las cuales la empresa pueda posicionarse, mantenerse y aumentar su participación en el mercado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994
2 8 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 5
GERENCIA OPERACIÓN COMERCIAL
UNIDAD GESTIÓN DE INSTALACIONES 102-1310
GUSTAVO ADOLFO FRANCO ARISTIZABAL 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
2 8
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención de la filial PAPEL
Carta de intención de EPM PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la filial PDF
Registro de análisis de precios XLS
Registro de análisis de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de Liquidación PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 002 Informes administrativos
Infforme PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 004 Informes comerciales
Informe PDF
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes comerciales evidencia el análisis de variables comerciales y/o situaciones específicas de los mercados en los que participa la empresa, registrando información vital para la toma de acciones en las cuales la empresa pueda posicionarse, mantenerse y aumentar su participación en el mercado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994
2 8 X
2 13
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 028 Informes de gestión de controles de la operación
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 029 Registros de control de iniciativas operativas
RegistroXLS
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 038 Registros de novedades de la operación
Registro XLS
054INVESTIGACIONES DE DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS
Notificación E-MAIL
Acta de visita PDF
Registro fotográfico JPG
Constancia PAPEL
La subserie documental Informes de gestión de controles de la operación evidencian el análisis de las actividades operativas ejecutadas en la gestión de las instalaciones de los clientes con el fin de medir y tomar acciones preventivas y/o correctivas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la finalización del año en el que se produjo y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994
8 X
2 8
2
La subserie documental Registros de control de iniciativas operativas evidencia las iniciativas que surgen para el mejoramiento de las actividades operativas a cargo de la dependencia, tales como iniciativas sobre las instalaciones de los clientes, medición de consumos de los clientes, logística de la facturación. Además, incluye el seguimiento de las mismas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
X
X2 8
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 13 X X
La serie documental Investigaciones de desviaciones significativas contiene expedientes que describen las actuaciones relacionadas con las indagaciones que realiza la persona prestadora del servicio sobre desviaciones significativas con respecto a los consumos anteriores; su trámite inicia en el proceso de facturación y generalmente está relacionado con daños, errores en la lectura del medidor o conexiones fraudulentas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del cierre oficial de la investigación o la notifiación al usuario y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios, permiten estudiar las formas de interacción entre EPM y sus clientes y la cultura del usuario frente al uso legal de los servicios públicos.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 085 Planes Operativos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 003 Reportes de gestión de instalaciones
Reporte PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte PDF
Nota 1
2 3 X
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
2 8 X
La subserie documental Reportes de gestión de instalaciones brinda información sobre la ejecución de las actividades de medición de unidades consumidas, logística y distribución de facturas y control de instalaciones de los clientes, con el fin de cumplir con los procesos operativos de la dependencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
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Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
GERENCIA OPERACIÓN COMERCIAL
UNIDAD FACTURACIÓN 102-1320
SIMONIDES MAURICIO VASCO MONSALVE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 011 Informes de análisis normativo
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Matriz de despliegue de indicadores. XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan XLS
La subserie documental Informes de análisis normativo evidencian los estudios e impactos, de la normatividad y la regulación en Colombia y los países de interés del Grupo, sobre los servicios públicos domiciliarios que presta la empresa y/u otros negocios o mercados de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
2 8 X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
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Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 2
UNIDAD FACTURACIÓN
DEPARTAMENTO LIQUIDACIÓN 102-1321
JUAN GUILLERMO MONTOYA DELGADO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
072 PROGRAMAS072 028 Programas de facturación
Programa PDF
Cronograma de lectura de medidores PDF
Registro de tarifas TXT
Informe de análisis de consumos PDF
Registro de ajuste TXT
Cronograma de distribución de facturas PDF
Reporte de calidad de facturación TXT
Formato de factura TXT
Factura HTML/PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Programas de facturación corresponde a la programación de las actividades necesarias para realizar el cobro al cliente del consumo de los servicios públicos domiciliarios de energía, acueducto, alcantarillado, gas natural, y los demás servicios inherentes en el desarrollo del contrato de servicios públicos. Incluye las programaciones o cronogramas para la toma de lecturas de los equipos de medición y entrega de facturas a los clientes, como también la factura de servicios públicos de cada cliente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de los expedientes, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el proceso de facturación que manejaba la entidad para cobrar sus servicios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.Normatividad:Ley 43 de 1990. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 962 de 2005. Ley 1314 de 2009. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario). Decreto 1074 de 2015 (Compila el Decreto 2649 de 1993 Estatuto del Contador).
2 18
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 15
GERENCIA OPERACIÓN COMERCIAL
UNIDAD CRÉDITO Y GESTIÓN CARTERA 102-1330
MARGARITA MARIA FERNÁNDEZ CORREA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención de la filial PAPEL
Carta de intención de EPM PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la filial PDF
Registro de análisis de precios XLS
Registro de análisis de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de Liquidación PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
2 18
X
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
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007 ACUERDOS DE NEGOCIACIÓN DE DEUDAS
Comunicado del conciliador PDF
Citación a audiencia PDF
Oficio de aprobación de acreencia PDF
Objeciones PDF
Reporte de aprobación de acuerdo PDF
Reporte de impugnación de acuerdo PDF
Acuerdo de Negociación de deudas PDF
Plan de pagos PDF
Notificación de la terminación del acuerdo de pago PDF
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF
Concepto PDF
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8 X
La serie documental Acuerdos de Negociación de Deudas, evidencia el proceso a través del cual, una persona natural no comerciante, normaliza sus deudas a través de un acuerdo de pago con sus acreedores cumpliendo con sus obligaciones vencidas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de emitida la notificación de la terminación del acuerdo de pago y ocho años en el Archivo Central, eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y muchos de ellos son propios del juzgado civil o notaria que conoció y tramitó el proceso.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 1066 de 2006. Ley 1437 de 2011. Ley 1564 de 2012. Decreto 4473 de 2006. Decreto 1625 de 2016.
2 8
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 021 Contratos de prestación de servicios
Cuestionario Investigación de mercado PDF
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDFEspecificaciones técnicas PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Contratación
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
La subserie documental Contratos de prestación de servicios conserva de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en el Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección de contratos asociados a proyectos relacionados con el objeto misional de EPM.- Selección de los contratos de prestación de servicios relacionados con la contingencia del proyecto hidroeléctrico Ituango, entre ellos los relacionados con: estrategias de comunicación para el relacionamiento en el ámbito nacional e internacional, servicios en actividades prediales para la protección y conservación de predios del proyecto, servicios profesionales de asesoría jurídica a EPM en relación con la eventual responsabilidad civil, originada por la contingencia, Servicios para el montaje mecánico e hidráulico para el proyecto Ituango, entre otros.- Selección de contratos relacionados con la capacitación de los empleados, que coadyuden a la comprensión de la cultura organizacional.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 389 de 1997. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 410 de 1971.
2 18 XX
Planeación de la contratación (pre-contractual)
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
FE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de las ofertas presentadas
Matriz de negociación PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación, declaratoria desierta o terminación de un proceso de contratación
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Comunicación aceptación de oferta/ declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Registro de instrucciones de giro para pago en monedas extranjeras
PAPEL
Comunicación resultados participantes no ganadores PDF
Minuta del contrato PAPEL
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Garantias y seguros PDF
Registro de matrícula de terceros PDF
Comunicación oficial de negociación PDF
Matriz de clasificación riesgo de solidaridad laboral PDF
Plan para la administración del contrato PAPEL
Solicitud de documentación laboral inicial PDF
Hojas de vida personal calificado con cédula, certificado de estudios, certificado de experiencia laboral, y certificados especiales
Lista de chequeo cumplimiento requisitos personal PDF
Contrato y afiliación a la seguridad social (EPS, ARL, AFP, Caja de compensación, entrega de dotación, autorización para laborar horas extras)
Plantilla de detalle de trabajadores PDF
Póliza de seguro colectivo PDF
Formato de control de vehículos (de obra y mantenimientos de espacios)
Solicitud de documentación anticipo planes y programas PDF
Plan de Calidad PDFPlan de seguridad y salud en el trabajo PDFPlan de manejo ambiental y social PDFPlan de Impacto comunitario PDFSoporte de validación planes y programas PDFCertificación bancaria para pago del anticipo PDF
Planeación de la administración
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Garantía devolución del anticipo o garantía bancaria PDF
Cuenta de cobro del anticipo PDFDocumento de pago del anticipo PDF
Solicitud de causación para el desarrollo del anticipo PAPEL
Orden de inicio PDF
Soporte de seguimiento a planes y programas PDF
Solicitud de documentación laboral de seguimiento PDF
Novedades de ingreso y retiro de vehículos PDFNovedades de personal PDFPlantilla de nómina PDFPlantilla detalle de trabajadores PDFSoportes de pago PILA PDF
Certificado de paz y salvo de pago al sistema de seguridad social integral, parafiscales, salarios y prestaciones sociales
PAPEL
Comprobantes de pago FIC PDFDocumento de cobro de intereses anticipo PDFComunicación de cobro de intereses anticipo PDFInformes de supervisión PDF
Acta de capacitación PAPEL /PDFRegistro de asistencia PAPELSoporte de pago PAPELActa de pago PAPELSuborden de compra PDFFactura PDFComunicación oficial PDF
Justificación de modificación PAPEL
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Comunicación consulta intención modificación por parte de EPM
Respuesta del contratista a la intención de modificación PAPEL
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PAPEL
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud intención modificación motivada por el contratista PAPEL
Respuesta a la solicitud de modificación PDF
Ejecución
Modificación
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Concepto o Informe jurídico PDFInforme de modificación PDFComunicación aceptación de modificación PDFPóliza actualizada PDFMinuta modificación PAPEL
Comunicación de consulta intención renovación PDF
Respuesta del contratista a la intención de renovación PAPEL
Concepto de desempeño del contratista para la renovación PDF
Autorización renovación del contrato PDF
Solicitud de documentación para terminación o cierre PDF
Certificado de paz y salvo y liquidaciones laborales del personal
Certificado de paz y salvo de seguridad social y parafiscales, PILA
PAPEL
Certificado de paz y salvo aportes al FIC PDFInforme financiero final PDFInforme final del plan de calidad PDF
Informe final de seguridad y salud en el trabajo PDF
Informe final del plan de manejo ambiental y social PDF
Informe final del plan de impacto comunitario PDF
Libreta de topografía de la construcción PDFConstancia de reintegro de material faltante PDF
Relación de sobrantes de material suministrado no utilizado y/o defectuoso
Trazabilidad de los materiales y accesorios utilizados en la ejecución del contrato y/o resultados de ensayos de laboratorio pendientes.
Manual de operación y mantenimiento PDFRegistro de pruebas PDFPlanos PDFInforme final de ejecución PDFInforme de laboratorio PDFActa de visitas técnica al proveedor PDF
Registro audiovisual PDFEnsayo de laboratorio de terceros PDFAceptación técnica PDFDocumento de recibo de objeto contractual PAPELPóliza de seguro PDFEvaluación de desempeño de contratistas PDFCertificación de contrato PAPELResumen para la liquidación del contrato PAPELConcepto o Informe jurídico PDF
Renovación
Terminación y liquidación
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPELActa de cierre de cuentas PAPEL
Solicitud cesión contratista PDF
Solicitud de documentación cesionario PDF
Certificado de existencia y representación legal PDF
Formato único de hoja de vida PDF
Estados financieros del cesionario PDF
Reporte de relación de experiencia del cesionario PDF
Certificado de experiencia del cesionario PDF
Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
Certificado de gestión de calidad, certificado de conformidad por norma, certificado RETIE, certificado RETILAP, características técnicas garantizadas, fichas técnicas, catálogos, folletos, formato FE-1 seguridad y salud en el trabajo.
Formato de conocimiento del tercero LAFT PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud contrato de cesión PDF
Contrato de cesión PDF
Justificación de cesión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación cesión PDF
Póliza PDFFormato de matrícula de terceros PDFRegistro presupuestal - RP PDFEvaluación de desempeño cedente PDF
Solicitud cesión derechos económicos PDF
Solicitud documentos LAFT cesionario PDF
Cesión de contratos
Cesión derechos económicos
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Formulario para el conocimiento del tercero LAFT PDF
Informe debida diligencia o consulta stradata PDF
Solicitud de documentación cesionario derechos económicos
Comunicado para eximir a EPM de cualquier responsabilidad
Comunicado conocimiento términos y condiciones del contrato
Certificado de existencia y representación legal PDF
Cédula de ciudadanía o extranjería PDF
Formato de inhabilidades e incompatibilidades PDF
Contrato de cesión de derechos económicos PDF
Justificación de cesión de derechos económicos PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Comunicado de aceptación de derechos económicos PDF
Comunicado enviado a compañía aseguradora PDF
Formato de matrícula de terceros PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Comunicación causal medida de apremio PDF
Comunicado respuesta causal medida de apremio PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Confirmación aplicación o revocatoria de medida de apremio PDF
Análisis y recomendación para no aplicación de medidas de apremio
Documento de cobro medida de apremio PDF
Comunicación consulta intención de suspensión PDF
Comunicado respuesta a intención de suspensión PDF
Comunicación solicitud suspensión PDF
Comunicado respuesta solicitud de suspensión PDF
Justificación de suspensión PDF
Medidas de apremio
Suspensión - Reinicio
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Registro presupuestal - RP suspensión PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de suspensión PAPEL
Póliza para suspensión PDF
Justificación de reinicio PDF
Registro presupuestal - RP reinicio PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de reinicio PAPEL
Póliza para reinicio PDF
Justificación de transacción PDFRegistro presupuestal - RP PDFConcepto o Informe jurídico PDFContrato de transacción PAPELPóliza PDF
Solicitud de terminación anticipada PDF
Comunicación de respuesta de terminación anticipada PDF
Justificación de terminación anticipada PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Concepto o Informe jurídico PDF
Acta de terminación anticipada PAPEL
Póliza PDF
Evaluación de desempeño de contratistas PDF
Certificación del contrato PDF
Informe técnico PDFConcepto o informe jurídico inicial PDF
Comunicado inicio de trámite terminación por incumplimiento PDF
Comunicado respuesta de inicio trámite terminación PDF
Concepto o informe jurídico final PDF
Comunicado decisión de trámite terminación por incumplimiento
Póliza PDFRegistro presupuestal - RP PDF
Contratos de transacción
Terminación anticipada
Terminación por incumplimiento
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Evaluación de desempeño de contratistas PDFCertificación del contrato PDF
037 ESTUDIOS
037 005 Estudios de crédito
Solicitud de financiación PDF
Estudio PDF
Informe de riesgo crediticio PDF
Respuesta a la financiación PDF
Acuerdo de pago - Pagaré PDF
Cupón de pago PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 017 Informes de castigo de cartera
Reporte de composición de la cuenta XLS
Informe de castigo de cartera PAPEL/PDF
Reporte de gestión de cobro persuasivo PDF
Comunicación oficial PDF
2
2 13 X X
La subserie documental Informes de castigo de cartera evidencia la cartera cuando se ha tornado en deudas de difícil cobro o que ya son irrecuperables de acuerdo con los soportes de la gestión de cobro efectuada sin lograr su recuperación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminación del proceso de cobro y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 50% con el fin de conservar una muestra informativa sobre la recaudación de rentas. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 624 de 1989. Decreto 2117 de 1992.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
13 X
2 13
La subserie documental estudios de crédito, son los realizados por la organización antes de aprobar un crédito a sus clientes/usuarios para conexiones de servicios públicos y otros servicios de portafolio, con el fin de evaluar si se encuentra en la capacidad de devolver el dinero bajo las condiciones estipuladas, además de evaluar su comportamiento crediticio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminado el pago de la obligación y trece años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971.
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
066 PLANES066 085 Planes Operativos
Plan PDF
Informe de seguimiento XLS
071 PROCESOS
071 001 Procesos administrativos de cobro persuasivo
Comunicación oficial PDF
Notificación PDF
Informe de visita PDF
Registro de llamadas PDF
Registro de mensajes PDF
Acuerdo de pago - Pagaré PAPEL
Soporte de pago PDF
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 8 X
2 13 X X
La subserie documental Procesos administrativos de cobro persuasivo evidencian las acciones realizadas por la administración en la etapa anterior al proceso de jurisdicción coactiva encaminadas a obtener el pago de las obligaciones derivadas de la prestación de servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminación del proceso de cobro y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de los expedientes con el fin de conservar una muestra informativa sobre la recaudación de rentas en las entidades por medio de la figura persuasiva. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 130. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1625 de 2016 Gobierno Nacional.
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 5 X
Hoja 13 de 15
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 009 Procesos de cobro coactivo
Informe de investigación de bienes PDF
Facturas sin pago PDF
Informe de visita PDF
Citación PDF
Mandamiento ejecutorio PDF
Acto administrativo de embargo PDF
Comunicación oficial PDF
Notificación PDF
Carta de excepciones PDF
Respuesta a excepciones presentadas por el deudor PDF
Resolución de ejecución de bienes embargados PDF
Recurso de reposición PDF
Oficio de respuesta al recurso de reposición PDF
Resolución de remate de bienes PDF
Liquidación del crédito PDF
Paz y salvo PDF
071 PROCESOS071 010 Procesos de cobro judicial
Demanda PDF
Poder PDF
Auto que admite o inadmite demanda PDF
Orden de pago al deudor PDF
Notificación de orden de pago al deudor PDF
Oficio de excepciones a la demanda PDF
Respuesta a excepciones PDF
Liquidación del crédito PDF
Valoración técnica de bienes PDF
X
La subserie documental procesos de cobro judicial, evidencia el proceso mediante el cual, se presenta una demanda ante los estrados judiciales con base en los títulos que prestan mérito ejecutivo, con el fin de que se ordene el pago de obligaciones dinerarias con la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminación del proceso de cobro y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los expedientes, con el fin de conservar una muestra informativa sobre la recaudación de rentas en las entidades por medio de la vía judicial. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1736 de 2012, Gobierno Nacional. Decreto 1625 de 2016, Gobierno Nacional.
2 13
La subserie documental procesos de cobro coactivo evidencian el proceso realizado con base en la prerrogativa o facultad otorgada a las empresas industriales y comerciales del Estado prestadoras de servicios públicos domiciliarios, mediante el cual se cobran directamente a través de ejecución y con base en la factura, las deudas derivadas de la prestación de sus servicios, sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de terminación del proceso de cobro y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 15% con el fin de conservar una muestra informativa sobre la recaudación de rentas en las entidades por medio de la jurisdicción coactiva. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 130. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art.1o. Ley 1066 de 2006 Art. 5. Ley 1437 de 2011 Art.98 y 101. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 624 de 1989. Art. 823. Decreto 2117 de 1992. Decreto 1625 de 2016.
X2 13
Hoja 14 de 15
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 016 Procesos de insolvencia y reorganización empresarial
Auto de admisión re organizacional empresarial /liquidación judicial
Notificación de auto de apertura PDF
Aviso interno PDF
Solicitud de información de instalaciones PDF/E-MAIL
Carta de presentación de acreencias PDF
Anexo de acreencias PDF
Comunicado oficial PDF
Auto de reconocimiento de personería PDF
Oficio que contiene proyecto de calificación y graduación PDF
Objeción al proyecto de calificación y graduación PDF
Auto de respuesta objeción PDF
Auto convocatoria de audiencia PDF
Auto de confirmación del acuerdo de reorganización PDF
Acuerdo de reorganización PDF
Plan de pagos PDF
Acta de audiencia / Auto de aprobación y calificación PDF
Registro de Modificaciones al acuerdo y plan de pagos PDF
Auto de terminación de proceso PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte XLS
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003. Resolución 0075 de 2011. Resolución 20192200020155 de 2019.
La subserie documental procesos de insolvencia y reorganización empresarial, evidencia la participación de la organización en el trámite judicial para el cobro de la cartera de una persona comerciante o jurídica, en proceso de reorganización empresarial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de recibido el auto de terminación del proceso y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y la mayoría de originales se encuentran en el juzgado donde se llevó el trámite del proceso. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 1116 de 2016 Art. 1. Decreto 410 de 1971.
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Hoja 15 de 15
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
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VICEPRESIDENCIA COMERCIAL
GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE 102-1400
RUBEN DARÍO ÁLVAREZ OCHOA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
028 CONTRATOS
028 023Contratos de servicios públicos de acueducto y alcantarillado
Solicitud de prestación del servicio PAPEL / PDF
Solicitud habilitación vivienda PAPEL
Solicitud prestación del servicio prepago PAPEL
Acuerdo de pago - Pagaré PAPEL
Memorias de cálculo y parámetros técnicos PAPEL
Solicitud de servicio temporal PAPEL
Certificado de calibración medidor aguas PAPEL
Registro fotográfico conexión del servicio PAPEL
Acta de visita conexión del servicio PAPEL
Contrato de condiciones uniformes PDF
Autorización de servicio temporal PAPEL
Comunicación sobre el uso del servicio temporal PAPEL
Acta de visita servicio temporal PAPEL
Cuenta de cobro servicio temporal PAPEL
Solicitud de retiro del servicio PAPEL
Acta de suspensión y reconexión PAPEL
Notificación suspensión PAPEL
Registro fotográfico retiro o suspensión del servicio PAPEL
Acta de retiro del servicio PAPEL
X
La subserie documental Contratos de servicios públicos de acueducto y alcantarillado corresponde a los documentos que evidencian el proceso de contratación de servicios públicos domiciliarios en los que EPM se compromete a prestar los servicios de acueducto y alcantarillado, a cambio de un pago periódico por parte del suscriptor. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la desintalación del servicio público domiciliario y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre la interacción de la entidad con sus usuarios; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art.128. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18 X
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
028 CONTRATOS
028 024 Contratos de servicios públicos de energía eléctrica
Solicitud de prestación del servicio PAPEL / PDFSolicitud habilitación vivienda PAPELSolicitud prestación del servicio prepago PAPELAcuerdo de pago - Pagaré PAPELSolicitud de servicio provisional PAPELSolicitud de servicio temporal PAPEL
Procedimiento de control de riesgos eléctricos PAPELDictamen de inspección y declaración de cumplimiento RETIE
PAPEL
Acta de visita conexión del servicio PAPELRegistro fotográfico conexión del servicio PAPELContrato de condiciones uniformes PDFActa de visita servicio temporal PAPELCuenta de cobro servicio temporal PAPELSolicitud cambio de mercado PAPELActa de visita de cambio de mercado PAPELRespuesta a solicitud cambio de mercado PAPELSolicitud cambio de Comercializador PAPELActa de visita de cambio de comercializador PAPELCuenta de cobro cambio de comercializador PAPELPaz y salvo cambio de comercializador PAPELRegistro fotográfico cambio de comercializador PAPEL
Comunicación oficial cambio de comercializador PAPELSolicitud de retiro del servicio PAPELActa de suspensión y reconexión PAPELNotificación suspensión PAPELRegistro fotográfico retiro o suspensión del servicio PAPELActa de retiro del servicio PAPEL
028 CONTRATOS028 025 Contratos de servicios públicos de gas natural
Solicitud de prestación del servicio PAPEL / PDF
Solicitud habilitación vivienda PAPEL
Acuerdo de pago - Pagaré PAPEL
Acta de visita conexión del servicio PAPEL
Contrato de condiciones uniformes PDF
Certificado de conformidad PAPEL
Comunicación Oficial PAPEL
Certificado de revisión periódica de instalaciones PAPEL
Solicitud de retiro del servicio PAPEL
Acta de suspensión y reconexión PAPEL
Notificación suspensión PAPEL
Registro fotográfico retiro o suspensión del servicio PAPEL
Acta de retiro del servicio PAPEL
X
La subserie documental Contratos de servicios públicos de energía eléctrica corresponde a los documentos que evidencian el proceso de contratación de servicios públicos domiciliarios en los que EPM se compromete a prestar los servicios de energía eléctrica, a cambio de un pago periódico por parte del suscriptor. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la desintalación del servicio público domiciliario y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre la interacción de la entidad con sus usuarios; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 128. Ley 143 de 1994 Art. 39 a 41. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 019 de 2012 Art 42, 43 y 44. Resolución 108 de 2017, Art. 19 y 20, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
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La subserie documental Contratos de servicios públicos de gas natural corresponde a los documentos que evidencian el proceso de contratación de servicios públicos domiciliarios en los que EPM se compromete a prestar los servicios de gas natural, a cambio de un pago periódico por parte del suscriptor. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la desintalación del servicio público domiciliario y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre la interacción de la entidad con sus usuarios; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 128. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 108 de 2017 Art. 19 y 20, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 042Informes de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
2 13 X
La subserie documental Informes de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias evidencian la actualización, seguimiento y control sobre la atención de los solicitudes de información y respuestas dada a las comunidades y a los diferentes grupos de interés. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015.
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La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 5
GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD CANALES METROPOLITANO 102-1410
CARLOS ALBERTO GRISALES MEJÍA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
Registro de asistencia PAPEL
Registro audiovisual JPG/MP3/MP4
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X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
008 ACUERDOS DE PAGO
Solicitud de financiación PDF
Documento de identificación PDF
Acuerdo de pago PDF
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
037 ESTUDIOS
037 019 Estudios de satisfacción del cliente
Requerimiento PDF
Estudio PDF
Formato de cuestionarios PDF
Base de datos de entrevistados XLS
Registro de análisis de encuestas PDF
X
La subserie documental Estudios de satisfacción del cliente evidencian la medición de la satisfacción y lealtad de los clientes externos e internos de la organización, con el fin de implementar acciones correctivas y preventivas, mejorar los procesos, el relacionamiento y el vínculo con ellos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los estudios de satisfacción de clientes externos con el fin de conservar una muestra sobre el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización en sus clientes/usuarios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015.
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La serie documental acuerdos de pago son los documentos que donde la organización establece con los usuarios financiación de deuda derivada de obligaciones ya facturadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del pago y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 1066 de 2006. Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971.
2 13 X
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La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 036 Registros de llamadas
Registro MP3
065 PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS COMERCIALES
Petición, queja o reclamo comercial PDF
Notificación PDF
Acta de visita PDF
Registro fotográfico PDF
Respuesta a petición, queja o reclamo comercial PDF
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La serie documental Peticiones, quejas o reclamos comerciales contiene información acerca de las peticiones, quejas y/o recursos que presenten los suscriptores o usuarios de los servicios públicos domiciliarios, en desarrollo del Contrato de Servicios Públicos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del momento en que se notifica la respuesta al suscriptor o usuario y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% con el fin de conservar una muestra informativa como testimonio de las relaciones entre la organización y los usuarios, el tipo de manifestaciones presentadas, el desarrollo del trámite, entre otros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 29, 78, 209 y 365. Ley 142 de 1994. Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Art. 52. Ley 1581 de 2012. Ley 1712 de 2014. Art. 18. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1971.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental registros de llamadas es una instrumento de control sobre el registro de comunicaciones telefónicas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
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Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 085 Planes Operativos
Plan XLS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 001 Reportes de atención al cliente
Reporte PDF
Nota 1
La subserie documental Reportes de atención al cliente brinda información sobre la verificación y seguimiento a la atención de PQRSF, la generación de alertas de vencimiento, tareas no asignadas, entre otra información de índole administrativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1975.
2 8 X
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD CANALES REGIONAL 102-1420
NATALIA BUILES VERGARA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
008 ACUERDOS DE PAGO
Solicitud de financiación PAPEL
Documento de identificación PAPEL
Acuerdo de pago PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
La serie documental acuerdos de pago son los documentos que donde la organización establece con los usuarios financiación de deuda derivada de obligaciones ya facturadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del pago y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994 . Ley 791 de 2002. Ley 1066 de 2006 .Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971.
2 13 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
065 PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS COMERCIALES
Petición, queja o reclamo comercial PAPEL/PDF
Notificación PAPEL
Acta de visita PAPEL
Registro fotográfico JPG
Respuesta a petición, queja o reclamo comercial PDF
066 PLANES
066 046 Planes de mejoramiento institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento PDF
Registro de papeles de trabajo PDF
Acta de reunión PAPEL
Informe de seguimiento PDF
X X
La serie documental Peticiones, quejas o reclamos comerciales contiene información acerca de las peticiones, quejas y/o recursos que presenten los suscriptores o usuarios de los servicios públicos domiciliarios, en desarrollo del Contrato de Servicios Públicos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del momento en que se notifica la respuesta al suscriptor o usuario y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% con el fin de conservar una muestra informativa como testimonio de las relaciones entre la organización y los usuarios, el tipo de manifestaciones presentadas, el desarrollo del trámite, entre otros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 29, 78, 209 y 365. Ley 142 de 1994. Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Art. 52. Ley 1581 de 2012. Ley 1712 de 2014. Art. 18. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1971.
2 13 X X
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 001 Reportes de atención al cliente
Reporte XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie Reportes de atención al cliente brinda información sobre la verificacion y seguimiento a la atención de PQRSF, la generación de alertas de vencimiento, tareas no asignadas, entre otra información de índole administrativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1975.
2 8 X
Hoja 1 de 4
GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD SOPORTE CLIENTES 102-1430
CARLOS ARLEY GOMEZ BETANCUR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
2 13 X
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 023 Registros de atención a terceros
Ficha de análisis de casos XLS
Ficha de Asesoría. XLS
Ficha fallos SSPD (Superintendencia) XLS
Ficha de modificación de PQR’s. XLS
Ficha PQR XLS
Ficha Enrutamiento PQR XLS
Ficha Gestión Tutelas XLS
Ficha actualización de datos XLS
Ficha digitalización de pedidos XLS
Ficha Constructores gas y energía XLS
Ficha Asignación pedidos XLS
Ficha Correspondencia XLS
Ficha de validación de verificaciones. XLS
Ficha de recuperación de consumos XLS
2 8
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Registros de atención a terceros son instrumentos de control que registran las actividades y acciones realizadas por la organización para la atención y asesoría a los usuarios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoría del 5% de las unidades documentales que den cuenta del tipo de formatos implementados para la atención de terceros, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de personas naturales y jurídicas y el tipo de servicios y asesorías desarrollados en la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
2 8
X
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
065 PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS COMERCIALES
Petición, queja o reclamo comercial PDF
Notificación PDF
Acta de visita PDF
Registro fotográfico PDF
Respuesta a petición, queja o reclamo comercial PDF
071 PROCESOS
071 020 Procesos de recuperación de consumos
Acta de visita PDF
Acta de recuperación de consumos PDF
Informe técnico PDF
Registro fotográfico PDF
Liquidación de consumos a recuperar PDF
Notificación de cobro de consumos PDF
Documento de identificación PDF
Contrato de transacción PAPEL/PDF
Acta de recuperación de consumos PDF
Comunicación oficial de cobro PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 007 Reportes de información internos
Reporte XLS
X X
La serie documental Peticiones, quejas o reclamos comerciales contiene información acerca de las peticiones, quejas y/o recursos que presenten los suscriptores o usuarios de los servicios públicos domiciliarios, en desarrollo del Contrato de Servicios Públicos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del momento en que se notifica la respuesta al suscriptor o usuario y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% con el fin de conservar una muestra informativa como testimonio de las relaciones entre la organización y los usuarios, el tipo de manifestaciones presentadas, el desarrollo del trámite, entre otros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 29, 78, 209 y 365. Ley 142 de 1994. Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011. Art. 52. Ley 1581 de 2012. Ley 1712 de 2014. Art. 18. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1971.
2 13 X X
Los procesos de recuperación de consumos, evidencian las actividades realizadas con el fin de facturar y recuperar el valor de los consumos de acueducto y alcantarillado, energía o gas natural que un usuario ha consumido y no ha cancelado por causa de un registro parcial de los equipos de medida o una ausencia de registro. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% de los expedientes documentales con procesos de recuperación de mayor cuantía con el fin de conservar una muestra sobre la relación de la organización con los usuarios de los servicios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971 Gobierno Nacional.
2 13
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
2 3 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 5
GERENCIA ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD DISEÑO DE OPERACIONES COMERCIALES 102-1440
CARLOS MAURICIO VELÁSQUEZ OCHOA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta MP4
Presentación PPT
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 029 Informe de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
X
La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
2 8
2 8 X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
066 PLANES066 013 Planes de Atención Clientes
Plan PDF
Matriz de requisitos XLS
Acuerdo de nivel de servicio PAPEL
Informe seguimiento PDF
X
La subserie documental Planes de Atención Clientes contienen la planeación del proceso, la estructuración de los mecanismos para la atención al cliente, el marco de actuación y la alineación con los objetivos organizacionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 046 Planes de mejoramiento institucional
Informe de auditoría PDF
Plan de mejoramiento XLS
Registro de papeles de trabajo XLS
Acta de reunión DOC
Informe de seguimiento XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13 X
La subserie documental Planes de mejoramiento institucional evidencia las acciones y estrategias encaminadas a subsanar oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las observaciones realizadas por los organismo de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 87 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución Orgánica 7350 de 2013 Contraloría General de la República de Colombia. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA COMERCIAL
DIRECCIÓN MERCADEO RELACIONAL 102-1500
EDGARDO GERARDO MARTÍNEZ ECHEVERRI 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 5
DIRECCIÓN MERCADEO RELACIONAL
UNIDAD FIDELIZACIÓN 102-1510
ELIECER CONTRERAS VILLA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
005 ACUERDOS005 001 Acuerdos comerciales
Acuerdo PAPELFormato LA/FT PDFCertificado de existencia y representación legal del Aliado PDFRegistro mercantil PDFCédula de ciudadanía del Representante Legal o del comerciante
Copia del RUT PDFCertificación bancaria PDFDeclaración de renta PDFRegistro de matrícula del aliado ante la fiduciaria PDFRegistro de autorización ante Redeban PDFDocumento de cobro PDFOrden de pago PAPELInforme de seguimiento PDFComunicación oficial PDF
040 HISTORIALES DE CRÉDITO040 002 Historiales de crédito a usuarios
Solicitud de crédito PDF
Solicitud de crédito sin tarjeta - NUEVO PDF
Fotografía titular del crédito PDF
Acuerdo de pago - Pagaré PDF
Acta de entrega Tarjeta Grupo EPM PDF
Solicitud de reexpedición Tarjeta Grupo EPM PDF
Carta de autorización del crédito PDF
Soporte de compra con Tarjeta Grupo EPM PDF
Factura del producto comprado PDF
X X
La subserie documental Acuerdos comerciales evidencian las alianzas realizadas entre EPM y un tercero para la potencialización de un servicio, incluido el de proveedurías, o el despliegue de una estrategia comercial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 40% de los acuerdos relacionados con las estrategias comerciales de la organización para potenciar servicios públicos domiciliarios; con el fin de conservar una muestra sobre las formas de relacionamiento con los clientes y usuarios, el despliegue de estrategias comerciales y la expansión del negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Artículo 32. Ley 791 de 2002. Artículos 1 y 8
2 18
X
La subserie documental Historiales de crédito a usuarios evidencian los procesos relacionados con el otorgamiento de créditos en el marco de los programas y planes de fidelización que ofrece la organización a sus usuarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de cancelada la afiliación al programa y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% con el fin de conservar una muestra informativa sobre los créditos que otorgaba la organización en el marco de sus planes y programas de fidelización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadConstitución Política de la República de Colombia de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015. Decreto 410 de 1971.
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Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8 X
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES 066 028 Planes de fidelización y mercadeo relacional
Plan PDF
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 026 Programas de eventos
Programa PDF
Listado de asistencia PDF
Registro audiovisual PDF
Informe de eventos y activaciones PDF
072 PROGRAMAS072 029 Programas de fidelización y mercadeo relacional
Programa PDF
Términos y condiciones PDF
Base de datos de inscritos XLS
2 13 X
2 8 X
2 8 X
La subserie documental Programas de eventos evidencia el despliegue de estrategias de publicidad y mercadeo, orientadas a fortalecer la imagen y el posicionamiento de marca de algunos de los servicios complementarios que presta la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 1480 de 2011.
La subserie documental Planes de fidelización y mercadeo relacional evidencia las acciones para incentivar y premiar los buenos comportamientos de los usuarios de servicios públicos domiciliarios, así como la información sobre las campañas comerciales que apuntan a lograr las metas comerciales, estrategias de venta para capturar el cliente, vender más y apuntar a la rentabilidad. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Artículo 78 y 209. Ley 42 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 489 de 1998. Ley 610 de 2000. Ley 791 de 2002. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 403 de 2020. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
La susbserie documental Programas de fidelización y mercadeo relacional evidencia las acciones realizadas por la organización para lograr la lealtad y el reconocimiento de los usuarios a través de créditos para la adquisición de artículos de uso doméstico asociados al consumo de los servicios públicos y otros beneficios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información con cualidades relevantes para la investigación sobre las acciones tomadas por la organización para mantener la lealtad de sus usuarios y agregar valor a los servicios prestados. Normatividad: Constitución Política de Colombia Artículo 78. Ley 142 de 1994. Ley 1480 de 2011. Decreto 410 de 1971.
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 4
DIRECCIÓN MERCADEO RELACIONAL
UNIDAD EDUCACIÓN A CLIENTES Y COMUNIDAD 102-1520
DIDIER ALONSO RUIZ LORA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL / PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Memoria de la capacitación PPT
Registro audiovisual JPG / MP4
Comunicación oficial PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL / PDF
Acta de liquidación del convenio PAPEL / PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
2 18
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/PDF
Respuesta PAPEL/PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
066 PLANES066 024 Planes de educación al cliente
Plan XLS
Informe de seguimiento XLS
072 PROGRAMAS072 024 Programas de educación al cliente
Programa PDF
Planilla de asistencia PAPEL/PDF
Registro audiovisual JPG/MP3/MP4
Informe de seguimiento PDF
Informe final de actividades PDF
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Planes de educación al cliente evidencia las acciones de educación y formación para los distintos segmentos de clientes con el objetivo de promover el uso eficiente, seguro y legal de los servicios públicos domiciliarios y fortalecer el relacionamiento entre la empresa y sus distintos usuarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 1712 de 2014. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
X
La subserie documental Programas de educación al cliente que evidencia la ejecución de las estrategias de educación planeadas para el segmento clientes y comunidad, con el objetivo de promover el uso eficiente, seguro y legal de los servicios públicos domiciliarios y fortalecer el relacionamiento entre la empresa y sus distintos usuarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994 .Ley 1480 de 2011.
2 8 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el casode unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de lostiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada subseriey atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 1
GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA 102-2000
CARLOS ALBERTO SOLANO BONNETT 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
GERENCIA MERCADO DE ENERGÍA MAYORISTA GENERACIÓN ENERGÍA
102-2100
ALBERTO MEJÍA REYES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
5
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 8
GERENCIA MERCADO DE ENERGÍA MAYORISTA GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN BOLSA DE ENERGÍA 102-2110
EVER DE JESÚS MAYA SÁNCHEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X X
Hoja 2 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 008 Contratos de compra y venta de energía
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Ficha técnica PDF
Aviso de convocatoria pública PDF
Proyecto Pliego de condiciones PDF
Observaciones al proyecto pliego de condiciones E-MAIL
Concepto jurídico E-MAIL
Informe de debida diligencia PDF
Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Observaciones al pliego de condiciones definitivo PDFRespuesta a las Observaciones al pliego de condiciones definitivo
Modificación del pliego E-MAILActas de manifestación de interés para participar en el proceso
Propuesta comercial PAPEL
Anexos de la propuesta comercial PAPEL
Balance de mercado XLS
Análisis de precio y cantidad XLS
Acta de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDFRespuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDFRespuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDFComunicación aceptación de oferta PAPEL
Contrato PAPEL
Registro Presupuestal - RP PDF
Garantía bancaria PDF
Pagaré PDF
2 18 X X
La subserie documental Contratos de compra y venta de energía corresponde al proceso de contratación que celebra la organización como generadora, distribuidora y comercializadora de energía para la compra y suministro de energía en el mercado regulado y no regulado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado competitivo de energía; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 143 de 1994 Art. 42. Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 020 de 1996, modificada por Resolución 167 de 2008, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 131 de 1998. Art.1, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 183 de 2009, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 130 de 2019, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
Hoja 3 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Póliza PAPEL
Plan para la administración del contrato PDF
Orden de inicio PDF
Informe de seguimiento PDF
Certificado de registro XM E-MAIL
Otro sí o modificaciones al contrato PDF
Liquidación XLS
Documento de cobro PDF
Comunicación oficial E-MAIL
Acta de liquidación del contrato PAPEL
028 CONTRATOS028 009 Contratos de compra y venta de gas
Registro de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Justificación PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Aviso de convocatoria pública PDF
Proyecto Pliego de condiciones PDF
Observaciones al proyecto pliego de condiciones PDF
Informe de recomendación PDF
Informe jurídico PAPEL
Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Observaciones al pliego de condiciones definitivo PDFRespuesta a las Observaciones al pliego de condiciones definitivo
Modificación del pliego PDFActas de manifestación de interés para participar en el proceso
Informe de debida diligencia LAFT PDFPropuesta comercial PDF
Anexos de la propuesta comercial PDF
Acta de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDFRespuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDF
Comunicación de aceptación PDF
Minuta del contrato PAPEL
Documento de identificación PDFCertificado LAFT PDF
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Pagaré PAPEL
Plan para la administración del contrato PDF
18 X X
La subserie documental Contratos de compra y venta de gas evidencia los documentos generados en el proceso de contratación entre EPM y una persona natural o jurídica de carácter particular con el objeto de comercializar gas natural en el mercado mayorista; lo cual implica la compra de gas natural y/o capacidad de transporte en el mercado primario y/o secundario y su venta con destino a otras operaciones en dichos mercados o a los usuarios finales no regulados. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado de gas; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 085 de 2007. Art. 14, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 089 de 2013, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 114 de 2017. Art. 33, 34, 35 y 36, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
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Hoja 4 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Orden de inicio PDF
Otro sí o modificaciones al contrato PDF
Informe de seguimiento PDF
Documento de cobro PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta de liquidación del contrato PAPEL028 CONTRATOS028 026 Contratos de suministros
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Registro de análisis de reabastecimiento PDF
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Informe jurídico PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Minuta del contrato PAPEL
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Garantía PDF
Orden de inicio PDF
Minuta de modificación PAPEL
Solicitud de combustible PDF
Registro de entrega combustible PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta de reunión PDF
Documento de cobro PDF
Acto administrativo de permiso y/o licencia (copia) PDF
Registro de requisiciones PDF
Informe de consultoría PDF
Acta de liquidación bilateral del contrato PAPEL
2 18 X X
La subserie documental Contratos de suministros evidencia los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la organización con personas naturales o jurídicas en el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:- Selección de los contratos que refieran el suministro de bienes relacionados con el cumplimiento de los objetivos misionales como el acceso a los servicios públicos, los que coadyuven a la protección de la calidad de vida y del medio ambiente, tales como construcción de plantas de tratamiento, obras geotécnicas para las subestaciones de energía, los derivados de planes maestros de acueducto y alcantarillado, bienes para el mantenimiento de las redes de infraestructura eléctrica, entre otros.- Selección de los contratos de suministro de bienes que se fabrican a medida y/o son fundamentales para el funcionamiento de centrales hidroeléctricas, subestaciones de energía, plantas de potabilización, plantas de tratamiento y demás instalaciones que están destinadas específicamente para la prestación de los servicios públicos domiciliarios de energía, gas, acueducto y alcantarillado.- Contratos de suministros de combustibles para plantas generadoras.- Selección de los contratos de suministro relacionados con la construcción del proyecto Hidroituango y los generados durante la contingencia del proyecto.- Selección de los contratos de suministro de bienes importados.- Selección de contratos de suministro de mayor cuantía.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1150 de 2007. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 1510 de 2013Decreto 1082 de 2015.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 004 Informes comerciales
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 010 Informes de análisis energético
Informe PDF
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
La subserie documental Informes comerciales evidencian el análisis de variables comerciales y/o situaciones específicas de los mercados en los que participa la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994
2 8 X
La subserie documental informes de análisis energético evidencia el resultado del análisis que realiza la empresa para determinar cantidades y precios relativos a la generación de energía, teniendo en cuenta las variables internas y externas que afectan el proceso. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad porque poseen valores secundarios y pertenece a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 ya que es una subserie misional.
NormatividadLey 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1955 de 2019. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 070 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 051 de 2009, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 156 de 2011, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 8
2 13 X
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 030 Informes de gestión en bolsa de energía
Informe XLS
Comunicación oficial PDF
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDFCertificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDFFormato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
La subserie documental Informes de gestión en bolsa de energía presenta los resultados de la gestión administrativa y comercial que se realiza para la presentación de las ofertas (precio y cantidad) en la bolsa de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre las ofertas en el mercado de energía. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
NormatividadLey 142 de 1994. Ley 143 de 1994.
2 8 X
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
2 18 X
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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GERENCIA MERCADO DE ENERGÍA MAYORISTA GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN LARGO PLAZO GENERACIÓN ENERGÍA
102-2120
MARTA CECILIA JIMÉNEZ YEPES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 008 Contratos de compra y venta de energía
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Ficha técnica PDF
Aviso de convocatoria pública PDF
Proyecto Pliego de condiciones PDF
Observaciones al proyecto pliego de condiciones E-MAIL
Concepto jurídico E-MAIL
Informe de debida diligencia PDF
Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Observaciones al pliego de condiciones definitivo PDFRespuesta a las Observaciones al pliego de condiciones definitivo
Modificación del pliego E-MAILActas de manifestación de interés para participar en el proceso
Propuesta comercial PAPEL
Anexos de la propuesta comercial PAPEL
Balance de mercado XLS
Análisis de precio y cantidad XLS
Acta de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDFRespuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDFRespuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDFComunicación aceptación de oferta PAPEL
Contrato PAPEL
Registro Presupuestal - RP PDF
Garantía bancaria PDF
Pagaré PDF
2 18 X X
La subserie documental Contratos de compra y venta de energía corresponde al proceso de contratación que celebra la organización como generadora, distribuidora y comercializadora de energía para la compra y suministro de energía en el mercado regulado y no regulado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado competitivo de energía; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 143 de 1994 Art. 42. Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 020 de 1996, modificada por Resolución 167 de 2008, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 131 de 1998. Art.1, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 183 de 2009, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 130 de 2019, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Póliza PAPEL
Plan para la administración del contrato PDF
Orden de inicio PDF
Informe de seguimiento PDF
Certificado de registro XM E-MAIL
Otro sí o modificaciones al contrato PDF
Liquidación XLS
Documento de cobro PDF
Comunicación oficial E-MAIL
Acta de liquidación del contrato PAPEL050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PPT
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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Hoja 4 de 6
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 066 Informes técnicos de generación de energía
Informe XLS
066 PLANES066 008 Planes Comerciales de Generación de Energía
Proyección de oferta y demanda XLS
Acta de reunión PDF
Plan PPT
Informe de seguimiento PDF
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
2 18 X
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
La subserie documental Planes Comerciales de Generación de Energía contiene las proyecciones de oferta y demanda de energía, como parte de la estrategia de comercialización del negocio. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y once años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
La subserie documental Informes técnicos de generación de energía registran el análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa sobre la generación diaria de energía y es esencial para la toma decisiones en la operación del negocio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
4 11 X
2 13 X
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDFFormato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Contratación
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CENTRAL 102-2200
JUVENAL DARÍO ESPINAL BETANCUR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 5
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CENTRAL
UNIDAD OPERACIONES ZONA NORTE 102-2210
CARLOS ALBERTO BERRIO CADAVID 001
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 5
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
Planos PAPEL/PDF
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
2 8
X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
5 15
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
071 PROCESOS
071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDF
Solicitud de Consignación PDFReporte No Conformidad Cliente PDF
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDF
Bitácora diaria PDF
Formato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDF
Orden de Trabajo diligenciada y terminada PDFInforme parcial PDFRegistro de Pruebas PDFProtocolo de puesta en servicio PDF
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149+
X132
Fase I. Diagnóstico
Fase II. Planeación
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables críticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
2 13 X
Fase III. Ejecución
Hoja 4 de 5
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Formato activos registrados PDFInforme Técnico Final PDFInforme Análisis Causa Raíz PDFInforme de costos PDFInforme resultado asegurador PDF
Acta o presentación conclusiones evaluación final PDF
072 PROGRAMAS072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de mantenimiento PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de contadores de energía PAPEL/XLS
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
2 13 X X
X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991 Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
2 13 X
Fase IV. Cierre
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 6
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CENTRAL
UNIDAD OPERACIONES ZONA ORIENTE 102-2220
OSCAR ALBERTO RESTREPO ÁLVAREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
Plano PAPEL/PDF
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
2 8 X
X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
5 15
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
071 PROCESOS
071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Informe inicial del evento PDF
Reporte de siniestros e incidentes de trabajo PDF
Informe de accidente de Trabajo PDF
Solicitud de Consignación PDF
Reporte No Conformidad Cliente PDF
Acta grupo de Atención y seguimiento PDF
Cronograma PDF
Cuadro de responsabilidades PDF
Lista de insumos y materiales PDF
Lista de herramientas PDF
Lista de repuestos PDF
Lista de compras y contratos PDF
Lista de pruebas a realizar PDF
Orden de Trabajo PDF
Bitácora diaria PDF
Formato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables críticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
2 13 X
Fase III. Ejecución
Fase II. Planeación
Fase I. Diagnóstico
2 13 X
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDF
Orden de Trabajo diligenciada y terminada PDF
Informe parcial PDF
Registro de Pruebas PDF
Protocolo de puesta en servicio PDF
Formato activos registrados PDF
Informe Técnico Final PDF
Informe Análisis Causa Raíz PDF
Informe de costos PDF
Informe resultado asegurador PDF
Acta o presentación conclusiones evaluación final PDF
072 PROGRAMAS
072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de mantenimiento PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
Fase IV. Cierre
2 13 X X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991 Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG, Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de contadores de energía PAPEL/XLS
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 013 Reportes operativos de generación de energía
Reporte PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 13 X
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
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VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN NOROCCIDENTAL
102-2300
JAIME ALBERTO GONZÁLEZ GONZÁLEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 3
Nota 4
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN NOROCCIDENTAL
UNIDAD OPERACIONES PORCE 102-2310
CARLOS DAVID MONTOYA ESCOBAR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
5 15
X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 20% por medio de una selección cualitativa intrínseca de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
2 8
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro PAPEL / XLS
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
071 PROCESOS
071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDF
Solicitud de Consignación PDFReporte No Conformidad Cliente PDF
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDF
Bitácora diaria PDFFormato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDFOrden de Trabajo diligenciada y terminada PDFInforme parcial PDFRegistro de Pruebas PDFProtocolo de puesta en servicio PDF
Fase I. Diagnóstico
Fase III. Ejecución
Fase II. Planeación
2 13 X
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables criticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Formato activos registrados PDFInforme Técnico Final PDFInforme Análisis Causa Raíz PDFInforme de costos PDFInforme resultado asegurador PDF
Acta o presentación conclusiones evaluación final PDF
072 PROGRAMAS072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de trabajo PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
Registro de contadores generación PAPEL/XLS
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
2 13 X X
2 13 X X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
Fase IV. Cierre
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 013 Reportes operativos de generación de energía
ReportePAPEL / PDF /
XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 6
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN NOROCCIDENTAL
UNIDAD OPERACIONES GUADALUPE 102-2320
LUIS FERNANDO CASTAÑO BEDOYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
15 X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
2 8 X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 20% por medio de una selección cualitativa intrínseca de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
5
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro PAPEL / XLS
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
2 13 X
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables criticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 13
X X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDFSolicitud de Consignación PDFReporte No Conformidad Cliente PDF
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDF
Bitácora diaria PDF
Formato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDF
Orden de Trabajo diligenciada y terminada PDF
Informe parcial PDF
Registro de Pruebas PDF
Protocolo de puesta en servicio PDF
Formato activos registrados PDFInforme Técnico Final PDF
Informe Análisis Causa Raíz PDF
Informe de costos PDF
Informe resultado asegurador PDF
Acta o presentación conclusiones evaluación final PDF
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
Fase I. Diagnóstico
Fase II. Planeación
Fase III. Ejecución
Fase IV. Cierre
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de trabajo PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
Registro de contadores generación PAPEL/XLS
2 13 X X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 13 X X
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 013 Reportes operativos de generación de energía
Reporte XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CAUCA 102-2400
JORGE ANDRÉS CARRILLO CARDOSO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 3
Nota 4
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CAUCA
UNIDAD OPERACIONES ITUANGO 102-2410
BLADIMIR SUÁREZ AGUDELO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
5 15 X X
2 8 X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro XLS
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8
2 13 X
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables criticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDFSolicitud de Consignación PDF
Reporte No Conformidad Cliente PDF
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDF
Bitácora diaria PDFFormato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDFOrden de Trabajo diligenciada y terminada PDFInforme parcial PDFRegistro de Pruebas PDFProtocolo de puesta en servicio PDF
Formato activos registrados PDF
Informe Técnico Final PDF
Informe Análisis Causa Raíz PDF
Informe de costos PDF
Informe resultado asegurador PDF
Acta o presentación conclusiones evaluación final PDF
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
13 X2
Fase I. Diagnóstico
Fase II. Planeación
Fase III. Ejecución
Fase IV. Cierre
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de trabajo PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
Registro de contadores generación PAPEL/XLS
X2 13 X
2 13 X X
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 013 Reportes operativos de generación de energía
Reporte XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
8 X
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
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GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA REGIÓN CAUCA
DEPARTAMENTO SOPORTE Y SERVICIOS REGIÓN CAUCA
102-2420
JOHNNY ANDRÉS BEDOYA MUÑOZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Estudio PDF
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017. Ministerio de Ambiente y Desarrollo.
2 18 X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 061 Informes operativos de generación de energía
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro XLS
072 PROGRAMAS072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa PDF
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento DOC
Orden de Trabajo - OT PDF
Informe de mantenimiento PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fiabilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991 Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
2 13 X
2 8 X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
X
La subserie documental Informes operativos de generación de energía evidencian acciones coordinación, inspección y supervisión de las actividades que permiten garantizar el adecuado funcionamiento y atender los despachos y servicios complementarios de la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las unidades documentales de estos informes, con el fin de conservar una muestra informativa sobre las afectaciones a la infraestructura, novedades y situaciones críticas encontradas en los sistemas de la operación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Resolución 1096 del 2000 Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008 Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013 Ministerio de Minas y Energía
2 13
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
DIRECCIÓN PLANEACIÓN GENERACIÓN ENERGÍA 102-2500
ÁLVARO LEÓN OSPINA MONTOYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL / PDF
Respuesta PAPEL / PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
Registro fotográfico JPG
Evaluación de la actividad E-MAIL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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DIRECCIÓN PLANEACIÓN GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN GENERACIÓN ENERGÍA
102-2510
MARIA EUCARIS QUINTERO ZULUÁGA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF
Concepto PDF
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
037 ESTUDIOS
037 014 Estudios de pre-factibilidad y factibilidad
Estudio de factibilidad PDFAnexo técnico PDF
Informe CAPEX (Capital Expenditure) XLS
Informe OPEX XLSInforme ambiental y social PDF
Informe de montajes PDFInforme de gestión predial PAPEL
Cartografía digitalGDB / KMZ /
Permiso, garantía y obligación PAPELComunicación Oficial PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 009 Informes de análisis del entorno
Informe XLS
060 MODELOS DE INGENIERÍA060 001 Modelos de cartografía digital
Modelo de cartografíaGDB / KMZ /
La subserie documental Modelos de cartografía digital evidencia información referenciada geográficamente en un contexto espacial teniendo como base la cartografía digital. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del modelo y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 23 de 1982. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 1712 de 2014. Norma Icontec NTC-5043 de 2010.
2 18 X
2 8 X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Estudios de pre-factibilidad y factibilidad evidencian los análisis de tipo técnico, financiero, jurídico, predial, ambiental y social realizados con el fin de determinar la favorabilidad de desarrollar o no un proyecto de infraestructura y mejora operacional previsto por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines científicos, culturales e históricos. Normatividad: Ley 1508 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1467 de 2012.
2 13 X
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES
066 052 Planes de Negocio Generación Energía
Plan PDF
Certificado de acta de Junta Directiva PDF
Registro de cambios PDF
069PORTAFOLIOS DE PROYECTOS Y ESTUDIOS ESPECIALIZADOS
Portafolio de proyectos XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La serie documental Portafolios de proyectos y estudios especializados contiene la información principal de los proyectos que ejecuta la empresa tales como proyectos de infraestructura, de investigación o de desarrollo empresarial, con el fin de lograr la gestión efectiva de éstos y alcanzar los objetivos propuestos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1712 de 2014. Ley 1474 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
4 16 X
La subserie documental Planes de Negocio Generación Energía contiene la planeación estratégica del negocio de Generación de energía, donde se incluyen los principales lineamientos a los que el negocio se debe enfrentar para maximizar de una manera sostenible su participación en el mercado actual y lograr una incursión exitosa en mercados internacionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín.
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 4
DIRECCIÓN PLANEACIÓN GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA GENERACIÓN ENERGÍA
102-2520
JOHN JAIRO MEJÍA HERNANDEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
035 DIAGNÓSTICOS
035 001Diagnósticos del estado de activos generación de energía
Informe técnico PDF
Listado de asistencia PAPEL
Resultado de pruebas de equipos PAPEL
Registro de Costo, Riesgo y Desempeño XLS
Reporte estado del riesgo del equipo XLS
Mapa de reposición de activos XLS
X
La subserie documental Diagnósticos del estado de activos de generación de energía corresponde a una herramienta que permite identificar de manera integral, la reposición de los activos principales durante todo su ciclo de vida, para planear las fechas y valores de tales reposiciones, con el fin de gestionar los activos y garantizar la seguridad operacional. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque estos documentos dan cuenta de forma integral del estado de los activos que se usan para la generación de energía, dando cuenta de sus condiciones y deficiencias en las diferentes centrales hidroeléctricas de la organización. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa. Normatividad:Ley 142 de 1994. Art. 9 y 11. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1437 de 2011. Art. 164. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 8 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
066 PLANES
066 035 Planes de inversión y desinversión
Plan XLS
Informe de evaluación de inversión o desinversión PDF
Informe Capex XLS
Informe Opex XLS
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
4 16 X
La subserie documental Planes de inversión y desinversión, dan cuenta de las acciones tomadas para la inversión en la expansión, reposición, ampliación y modernización de la infraestructura o su desinversión en el negocio, de acuerdo a las directrices definidas en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten entender e investigar los intereses institucionales en torno a el control de los proyectos de infraestructura y mejora operacional, la expansión y/o modernización de los sistemas que conllevan al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, el acceso y comprabilidad y la solidez financiera.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 696 de 1998. Decreto 115 de 1996. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 047 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG.
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Plan PDF
Informe de seguimiento XLS
074 PROYECTOS
074 007Proyectos de inversiones operativas generación energía
Ficha de identificación PDF
Listado de equipos XLS
Registro de Costo, Riesgo y Desempeño XLS
Acta de reunión PDF
Estudio de factibilidad PDF
Cronograma de planeación XLS
Informe CAPEX XLS
Informe OPEX XLS
Caso de negocio PDF
Acta de inicio PAPEL
Acta de reunión PDF
Plano DWG/PDF
Estudio técnico PDF
Acta de entrega PDF
Informe de lecciones aprendidas PDF
Informe de cierre PDF
Terminación
X
2 5
La subserie documental Proyectos de inversiones operativas generación energía evidencia las acciones desarrolladas por el negocio de generación de energía para atender sus propias necesidades y así garantizar la continuidad en la prestación del servicio a través de la ejecución de proyectos que implican una inversión adicional de recursos, pero que por su monto y complejidad no se enmarcan en el modelo de gestión de proyectos definido por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de entrega y/o documento equivalente que de por finalizado el proyecto, y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten medir el impacto o la eficacia de los programas y actividades misionales de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Ley 56 de 1981. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 633 de 2000. Ley 1215 de 2008. Decreto 3683 de 2003. Decreto 570 de 2018.
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
Ejecución
Formulación
Identificación
2 13 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
DIRECCIÓN PLANEACIÓN GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL GENERACIÓN ENERGÍA
102-2530
JOSÉ ENRIQUE LONDOÑO MAYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS
003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud E-MAIL
Concepto PDF / E-MAIL
Registro fotográfico JPG
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL / PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Memoria de la capacitación PPT
Registro audiovisual JPG / MP4
Comunicación oficial PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL / PDF
Acta de liquidación del convenio PAPEL / PDF
X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
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La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 001 Estudios ambientales
Estudio PAPEL
Comunicación oficial PAPEL / PDF
037 ESTUDIOS037 010 Estudios de Impactos Ambientales - EIA
Estudio PDF
Plan de Manejo Ambiental PDF
Plan de contingencia PDF
Plan de monitoreo y seguimiento PDF
Plan de abandono PDF
Cartografía digital GDB
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La subserie documental Estudios ambientales evidencian el control y supervisión del impacto ambiental que es causado o que se puede causar a raíz de la ejecución de proyectos o de las actividades propias de la empresa en la prestación de los servicios públicos domiciliarios, teniendo en cuenta las metodologías y normatividad vigente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la terminación de la vigencia otorgada en la factibilidad del estudio y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque evidencia el análisis de los impactos, valoración económica, información científica de cada una de las disciplinas, entre otros datos, que conllevan a la ejecución de proyectos que incentivan el crecimiento y expansión de la infraestructura y cobertura del negocio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991 Capítulo 5. Ley 56 de 1981. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 388 de 1997. Art 12 y 34. Decreto 2041 de 2014. Decreto 1073 de 2015. Art. 13, 14 y 37. Decreto 1076 de 2015. Art. 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4 y 2.2.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Resolución No 541 de 1994, Ministerio de ambiente. Resolución 1402 de 2018, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
La subserie documental Estudios de Impactos Ambientales - EIA contiene los documentos donde se registra la información asociada al porceso de identificación, evaluación y descripción de los impactos ambientales que producirá un proyecto en su área de influencia. Asi mismo, contiene la propuesta para compensación de dichos impactos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la terminación de la vigencia otorgada en la factibilidad del estudio y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque contiene información de carácter esencial de aspectos sociales, ambientales, valoración económica y de impactos sobre proyectos que conllevan al crecimiento y expansión de la infraestructura y cobertura del negocio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
Normatividad:Constitución Política de 1991. Capítulo 5. Ley 56 de 1981. Ley 99 de 1993, Art 57. Ley 143 de 1994. Ley 388 de 1997 Art. 12 y 34. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Art. 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 2.2.2.3.1.1. Resolución 1288 de 2006, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial - MAVDT. Resolución 1402 de 2018, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la ANLA. Términos de referencia para la elaboración de estudios ambientales TRD 014/2017, Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA.
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 003 Informes ambientales y sociales
Informe PDF
X
La subserie documental Informes ambientales y sociales evidencia el registro de las acciones administrativas y técnicas realizadas para el cuidado del medio ambiente y el fortalecimiento de las relaciones con la comunidad desde distintos ámbitos, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de autoridades ambientales u otras entidades regulatorias del sector. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter científica e histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1600 de 1994. Art. 21 y 41. Decreto 1076 de 2015. Resolución 1628 de 2015, Ministerio de ambiente y desarrollo sostenible.
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La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 031 Planes de gestión ambiental y social
Plan XLS / PDF
Formulario SINA PAPEL
Comunicación oficial PDF
Documento de cobro PDF
Acto administrativo de licencia o permiso ambiental PAPEL/PDF
Acto administrativo de renovación del permiso o licencia PAPEL/PDF
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 031 Programas de gestión ambiental y social
Programa PDF
Presentación socialización con comunidades PPT
Registro de asistencia PAPEL
Registro audiovisual MP4
Acta de visita PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas de laboratorio PDF
Plano DWG
Memoria de cálculo XLS
Cartografía digital GDB
Acta de reunión PDF
Informe de visita de la autoridad ambiental PDF
Informe de seguimiento PDF
Informe PPT
Comunicación oficial PDF
Acta de cierre PDF
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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La subserie documental Programas de gestión ambiental y social evidencia las acciones para llevar acabo la gestión ambiental integral de EPM que dan cuenta del cumplimiento de las obligaciones legales para el manejo de los impactos en los recursos naturales, así como la gestión social con las comunidades impactadas en las zonas de los territorios donde se ejecutan proyectos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permite comprender e investigar los impactos en la protección del agua, la biodiversidad y el medio ambiente, así como también las relaciones que establece EPM con las comunidades en los territorios de influencia de los proyectos, desde las actuaciones que contribuyen a la viabilidad social, económica y ambiental.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 3930 de 2010. Decreto 1076 de 2015.
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La subserie documental Planes de Gestión Ambiental y Social da cuenta de los compromisos, acciones y estrategias que adopta la entidad para favorecer el cuidado integral del medio ambiente en cada una de las sedes y proyectos, en el marco del modelo de la Gestión Ambiental, incluyendo los trámites para las autorizaciones que otorga la autoridad ambiental competente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del plan y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que permite comprender e investigar los impactos en la ejecución de actividades de conservación y protección del agua y la biodiversidad; la prevención de la contaminación y uso sostenible en general de los recursos para la protección del medio ambiente, así como también, las relaciones que establece EPM con las comunidades en los territorios de influencia de los proyectos, desde las actuaciones que contribuyen a la viabilidad social, económica y ambiental. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 2811 de 1974. Decreto 2041 de 2014. Decreto 1076 de 2015, Artículo 2.2.2.3.1.1. Artículo 2.2.2.3.1.2. Artículo 2.2.2.3.1.3. Artículo 2.2.1.4.4.3. Articulo 2.2.8.6.3.1. Artículo 2.2.8.9.1.2. Artículo 2.2.8.9.1.4. Decreto 2220 de 2015. Resolución 0330 de 2017, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
DIRECCIÓN PLANTAS TÉRMICAS GENERACIÓN ENERGÍA
102-2600
ASDRÚBAL LENIS ESCOBAR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL / PDF
Respuesta PAPEL / PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PAPEL / PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DIRECCIÓN PLANTAS TÉRMICAS GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD OPERACIONES SIERRA DORADA 102-2610
CÉSAR ROBERTO TRIVIÑO RAMÍREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias, con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
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La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.
- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.
- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
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Hoja 3 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
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La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
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La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro XLS
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan XLS
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables criticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
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ARCHIVO CENTRAL
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 007 Procesos de atención de eventos mayores
Fase I. Diagnóstico
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDFSolicitud de Consignación PDF
Reporte No Conformidad Cliente PDFFase II. Planeación
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDFFase III. Ejecución
Bitácora diaria PDFFormato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDFPermiso para realizar trabajos de alto riesgo PDFOrden de Trabajo diligenciada y terminada PDF
Informe parcial PDFRegistro de Pruebas PDFProtocolo de puesta en servicio PDFFase IV. Cierre
Formato activos registrados PDFInforme Técnico Final PDFInforme Análisis Causa Raíz PDFInforme de costos PDFInforme resultado asegurador PDFActa o presentación conclusiones evaluación final PDF
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de trabajo PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS
072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL / PDF
Registro de variables de operación PAPEL / XLS
Registro de contadores generación PAPEL / XLS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 013 Reportes operativos de generación de energía
Reporte XLS
X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
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La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutaran todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
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VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
DIRECCIÓN PEQUEÑAS CENTRALES GENERACIÓN ENERGÍA
102-2700
JUAN CARLOS MOLINA MOLINA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 012 Contratos de conexión
Estudios previos PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Oferta económica PDFSolicitud de oferta (RFP) PDFActa de reunión PDFAdendas PDFInforme de recepción de ofertas PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDFInforme de análisis y conclusiones PDFInforme de recomendación y aceptación PDFComunicación de aceptación de oferta PDF
Contrato PAPELCertificado de Registro Presupuestal - CRP PDFPlan para la administración del contrato PDFOrden de inicio PDFInforme de seguimiento PDFActa de pago PDFFactura PDFMinuta de modificación PDFComunicación oficial PDFActa de liquidación del contrato PDF
X
La subserie documental Contratos de conexión da testimonio de los documentos generados en la contratación suscrita entre la empresa y agentes o participantes de cada sector, con el fin de conectarse a las redes de los sistemas de energía, gas, acueducto y/o alcantarillado; evidenciando todas las obligaciones económicas, técnicas y jurídicas entre el usuario y el transportador, respectivamente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad ya que poseen valores secundarios y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Art. 2.3.1.2.4. Resolución 001 de 1994, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, modificada por la Resolución 60 de 2019, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
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X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.
- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.
- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 791 de 2002. Art. 4. Ley 1185 de 2008. Art. 8. Decreto 410 de 1971.
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La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PAPEL / PDF
Informe PAPEL / PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro XLS
066 PLANES066 084 Planes metrológicos
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
X X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
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La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
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La subserie documental Planes metrológicos contiene la programación y acciones para la calibración de equipos de inspección y ensayo que permiten la generación de energía y la medición de las variables criticas, que aportan información para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011.Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1074 de 2015. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 007 Procesos de atención de eventos mayoresFase I. Diagnóstico
Informe inicial del evento PDFReporte de siniestros e incidentes de trabajo PDFInforme de accidente de Trabajo PDFSolicitud de Consignación PDFReporte No Conformidad Cliente PDF
Fase II. Planeación
Acta grupo de Atención y seguimiento PDFCronograma PDFCuadro de responsabilidades PDFLista de insumos y materiales PDFLista de herramientas PDFLista de repuestos PDFLista de compras y contratos PDFLista de pruebas a realizar PDFOrden de Trabajo PDFFase III. Ejecución
Bitácora diaria PDF
Formato Preparación de Unidades para Mantenimiento PDF
Permiso para realizar trabajos de alto riesgo PDF
Orden de Trabajo diligenciada y terminada PDF
Informe parcial PDF
Registro de Pruebas PDF
Protocolo de puesta en servicio PDF
Fase IV. Cierre
Formato activos registrados PDFInforme Técnico Final PDFInforme Análisis Causa Raíz PDFInforme de costos PDFInforme resultado asegurador PDFActa o presentación conclusiones evaluación final PDF
La subserie documental Procesos de Atención de Eventos Mayores contiene toda la información relacionada con la atención de los acontecimientos que ocurren en las centrales de generación de energía y que causan indisponibilidad parcial o total de los activos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los procesos de atención de eventos y actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 962 de 2005. Art 28. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 001 Programas Anuales de Mantenimiento - PAM
Programa XLS
Registro de consignación local XLS
Registro de programación de turnos de mantenimiento XLS
Matriz de responsables XLS
Acta de entrega de turnos de mantenimiento PDF
Orden de trabajo PDF
Informe de mantenimiento PAPEL/PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas PDF
Registro de fallas y normalización PDF
072 PROGRAMAS
072 049 Programas de producción de energía
Programa - DESPECOM XLS
Registro de programación de turnos de operación XLS
Acta de entrega de turnos de operación PDF
Bitácora de operación PAPEL/PDF
Registro de variables de operación PAPEL/XLS
Registro de contadores generación PAPEL/XLS
2 13 X X
La subserie documental Programas Anuales de Mantenimiento - PAM contiene la información relacionada con la ejecución de las tareas de mantenimiento programadas para determinada instalación, sistema o equipo relacionados con la generación de energía, esto con el fin de cumplir con unos objetivos de fialibilidad, disponibilidad y costo de los mismos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la generación de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 963 de 2017 Consejo Nacional de Operación. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
X
La subserie documental Programas de producción de energía evidencia la programación y registro de actividades para la generación diaria de energía de la central eléctrica con el fin de cumplir con el despacho económico de la empresa y por ende, la demanda de energía esperada. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 70 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. ISO 55002:2014.
2 13 X
Hoja 7 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 013 Reportes operativos de generación de energía
Reporte XLS / PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
La subserie documental Reportes operativos de generación de energía dan cuenta de la información sobre las actividades operativas ejecutadas en las centrales eléctricas con el fin de garantizar la generación de energía y que sirvan para la toma de decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
DIRECCIÓN OPERACIONES GENERACIÓN ENERGÍA 102-2800
LUZ MARINA ESCOBAR ARANGO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
Presentación PPT
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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DIRECCIÓN OPERACIONES GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD PLANEACIÓN PRODUCCIÓN GENERACIÓN ENERGÍA
102-2810
GERMAN ALBERTO CAICEDO BELTRAN 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 13
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
066 PLANES066 080 Planes Integrados de mantenimiento - PIM
Plan integrado XLS
Plan de Mantenimiento Individual XLS
Acta de reunión PDF
Registro de consignaciones XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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2 13 X
La subserie Planes Integrados de mantenimiento - PIM evidencia la planeación que desarrolla la organización para la gestión de los mantenimientos predictivos, preventivos, correctivos, periféricos en las centrales en operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 160 de 2010, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 8
DIRECCIÓN OPERACIONES GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GENERACIÓN ENERGÍA
102-2820
CARLOS ALBERTO ZULUAGA RÍOS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud E-MAIL
Concepto PDF / E-MAIL
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Solicitud E-MAIL
Estudio PDF
Memoria de cálculo XLS
PlanoPAPEL / DWG /
2 18 X
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8
X
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017.
Hoja 3 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
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La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
Hoja 4 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
045 HISTORIALES DE SISTEMAS DE MEDICIÓN
Hoja de vida del sistema de medición PDF
Solicitud de inscripción de la frontera XLS
Certificado o contrato de conexión PDF
Acta de medida y recibo técnico PDF
Diagrama unifilar PDF
Diagrama de conexión del sistema de medición PDF
Formato Cumplimiento de código de medida XLS
Certificado de conformidad de producto PDF
Declaración de fabricante del transformador PDF
Informes de recepción del transformador PDF
Certificado de pruebas de rutina del transformador PDF
Certificado de calibración PDF
Esquema de comunicación local y remota PDF
Registro de Acceso a nivel 2 del medidor PDF
Reporte configuración del medidor PDF
Memoria de cálculo sistema de medición XLS
Registro fotográfico JPG
La serie documental Historiales de sistemas de medición evidencia las actividades administrativas para la operación y control de los elementos o componentes del sistema de medición de energía eléctrica, el cual está agrupado en cajas de medida, integrado por medidores (tarjetas electrónicas de medida o medidores individuales), trasformadores de medida (cuando aplique) y equipo de comunicación, que cuentan con operación remota para realizar lectura, suspensión, reconexión, etc. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la cancelación del registro de la frontera de generación o comercial, y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 143 de 1994. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 038 de 2014, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 13 X
Hoja 5 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 061 Informes operativos de generación de energía
Informe diario de operación - IDO XLS
Informe PDF
Reporte de autorizaciones XLS
Reporte caudales XLS
Reporte caudales SIN XLS
Reporte despacho económico XLS
Reporte de disponibilidad XLS
Reporte de evolución de embalses XLS
Reporte de embalses SIN XLS
Reporte de Generación, demandas e intercambios XLS
Informe diario Hidrológico XLS
Informe diario válvulas XLS
Registro de lluvias XLS
Reporte Generación de las Plantas hidráulicas del sistema XLS
Reporte Generación de las Plantas térmicas del sistema XLS
Reporte de ofertas de regulación XLS
Balance de Generación y demanda del SIN XLS
X
La subserie documental Informes operativos de generación de energía evidencian acciones coordinación, inspección y supervisión de las actividades que permiten garantizar el adecuado funcionamiento y atender los despachos y servicios complementarios de la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las unidades documentales de estos informes, con el fin de conservar una muestra informativa sobre las afectaciones a la infraestructura, novedades y situaciones críticas encontradas en los sistemas de la operación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Resolución 1096 del 2000 Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008 Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013 Ministerio de Minas y Energía
2 13
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ARCHIVO CENTRAL
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 066 Informes técnicos de generación de energía
Informe PDF
066 PLANES
066 004Planes anuales de mantenimiento y calibración del sistema de medición
Plan XLS
Acta de medida PDF
Informe de resultado PDF
Registro de pruebas de rutina de los transformadores PDF
Registro de fallas y normalización PDF
La subserie documental Planes Anuales de Mantenimiento y Calibración del Sistema de Medición da cuenta del cumplimiento de las directrices y exigencias regulatorias dadas por la Comisión de Regulación de Energía y Gas y de las acciones llevadas a cabo para la prevención y mitigación de riesgos en la generación y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y once años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación del proceso de operación y mantenimiento del sistema de transmisión y distribución de energía eléctrica. Normatividad: Ley 143 de 1994. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 1076 de 2015. Resolución 024 de 2005, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 038 de 2014, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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4 11 X
La subserie documental Informes técnicos de generación de energía registran el análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa sobre la generación diaria de energía y es esencial para la toma decisiones en la operación del negocio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 030 Programas de generación de energía
Programa - DESPECOM PDF
Bitácora de operación PAPEL
Consigna operativa E-MAIL / MP3
Registros de variables de medida XLS
Reporte de eventos generación XLS
Comunicación oficial PAPEL
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Solicitud PDF
Reporte de información PDF
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La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
X
La subserie documental Programas de generación de energía evidencia la programación diaria de generación de energía por parte de EPM, es decir, el despacho económico, el cual está establecido y aprobado por XM, quien es el operador y administrador del sistema, con el fin de cubrir la demanda esperada. De igual forma incluye las consignas o instrucciones operativas y redespachos de las centrales eléctricas de la empresa que se realizan debido a eventos o cambios que se van presentando en la generación de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con información científica sobre la producción y transporte de energía eléctrica, el cuidado del medio ambiente y la producción de energías alternativas frente a los combustibles fósiles.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1215 de 2008. Ley 1437 de 2011 Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 60 de 2007, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
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DIRECCIÓN OPERACIONES GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD HIDROMETRÍA Y CALIDAD GENERACIÓN ENERGÍA
102-2830
MAURICIO CORREA GIRALDO 001
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF
Concepto PAPEL / PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
2 8 X X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Solicitud E-MAIL
Estudio PAPEL / PDF
Memoria de cálculo XLS
PlanoPAPEL / DWG /
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 066 Informes técnicos de generación de energía
Informe PDF
2 18 X
2 13 X
La subserie documental Informes técnicos de generación de energía registran el análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa sobre la generación diaria de energía y es esencial para la toma decisiones en la operación del negocio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
X
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 060 Planes de prevención y respuestas ante emergencias
Plan PDF
Mapa de riesgos XLS
Acta de reunión PDF
072 PROGRAMAS072 054 Programas de seguridad de presas
Programa PDF
Acta de visita de inspección PAPEL
Informe de inspección PAPEL / PDF
Registro audiovisual JPG / MP4
X
La subserie documental Programas de Seguridad de Presas se realiza con el propósito de verificar el funcionamiento adecuado de las presas y taludes y administrar los riesgos asociados a estas estructuras. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre el respeto o vulneración de los Derechos Humanos y la remediación a los mismos y porque permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Constitución Política de Colombia 1991. Art. 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1215 de 2008. Ley 1437 de 2011. Art 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 60 de 2007, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
La subserie documental Planes de Prevención y Respuestas ante Emergencias evidencia la identificación de los riesgos potenciales que se podrían generar por acciones naturales o por intervenciones de carácter antrópico, las instituciones que pueden prestar sus servicios de apoyo logístico, así como los mecanismos de prevención ante una contingencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 979 de 1979. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Art. 164. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto número 3102 de 1997 Art. 5. Decreto 1575 de 2007, Capítulo VII. Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 2157 de 2017. Resolución 154 de 2014. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 549 de 2017. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución SSPD - 20181000133695 de 2018, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 13 X
2 18 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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VICEPRESIDENCIA GENERACIÓN ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN DEL RENDIMIENTO GENERACIÓN ENERGÍA
102-2900
MÓNICA MORALES LONDOÑO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
2 13 X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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GERENCIA GENERAL
VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA 102-3000
INES HELENA VÉLEZ PÉREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA
GERENCIA COMERCIAL T&D ENERGÍA 102-3100
JUAN RAFAEL LÓPEZ FORONDA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Actual PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
Notificación de interrupción al clientePAPEL / MP3 /
045 HISTORIALES DE SISTEMAS DE MEDICIÓN
Hoja de vida del sistema de medición PDF
Solicitud de inscripción de la frontera XLS
Certificado o contrato de conexión PDF
Acta de medida y recibo técnico PDF
Diagrama unifilar PDF
Diagrama de conexión del sistema de medición PDF
Formato Cumplimiento de código de medida XLS
Certificado de conformidad de producto PDF
Declaración de fabricante del transformador PDF
Informes de recepción del transformador PDF
Certificado de pruebas de rutina del transformador PDF
Certificado de calibración PDF
La serie documental Historiales de sistemas de medición evidencia las actividades administrativas para la operación y control de los elementos o componentes del sistema de medición de energía eléctrica, el cual está agrupado en cajas de medida, integrado por medidores (tarjetas electrónicas de medida o medidores individuales), trasformadores de medida (cuando aplique) y equipo de comunicación, que cuentan con operación remota para realizar lectura, suspensión, reconexión, etc. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la cancelación del registro de la frontera de generación o comercial, y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 143 de 1994. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 038 de 2014, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X X
La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
2 8
2 13 X
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Esquema de comunicación local y remota PDF
Registro de Acceso a nivel 2 del medidor PDF
Reporte configuración del medidor PDF
Memoria de cálculo sistema de medición XLS
Registro fotográfico JPG
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PAPEL / PDF
Informe PAPEL / PDF
2 8 X X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 011 Procesos de conexión para autogeneradores
Solicitud de conexión PDF
Estudio de conexión simplificada PDF
Respuesta información de red PDF
Información de red o disponibilidad de conexión PDF
Memoria de cálculo PDF
Esquema de protecciones de voltaje y frecuencia PDF
Diagrama unifilar PDF
Contrato de conexión y respaldo PDF
Dictamen de inspección y declaración de cumplimiento RETIE
Especificaciones técnicas inversores PDF
Especificaciones técnicas sistema de generación PDF
Certificado de calibración medidor PDF
Certificado de conformidad de producto medidor PDF
Acta de visita conexión autogeneradores PDF
Registro fotográfico PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
2 13 X
La subserie documental Procesos de conexión para autogeneradores evidencia las actividades operativas y comerciales realizadas entre la organización y un autogenerador, con el propósito de que su proyecto eléctrico pueda conectarse al Sistema Interconectado Nacional - SIN. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la conexión del autogenerador al Sistema y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 030 de 2018, Comisión Regulación de Energía y Gas.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Hoja 1 de 6
GERENCIA COMERCIAL T&D ENERGÍA
UNIDAD TRANSACCIONES COMERCIALIZACIÓN ENERGÍA
102-3110
DANIEL ALBERTO ARRUBLA GALLEGO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
013 BALANCES DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES
Balance de subsidios y contribuciones XLS
Comunicación oficial PAPEL
Formato contable PDF
Documento de pago PAPEL
Formato de giros recibidos y aprobados PDF
Resolución del Ministerio de Hacienda PDF
Informe de subsidios y contribuciones XLS
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X
La serie documental Balances de Subsidios y Contribuciones dan cuenta de las conciliaciones de estos conceptos efectuadas durante el recaudo de los servicos públicos, con el fin de obtener la compensación económica correspondiente a su diferencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del balance y quince años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Constitución Política de Colombia.Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Decreto 1078 de 2015. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Resolución 151 de 2001. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 403 de 2006. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA.Resolución 688 de 2014. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 735 de 2015. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 810 de 2017. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 825 de 2017. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 071 de 2019. Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
5 15 X
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 008 Contratos de compra y venta de energía
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Justificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFConcepto de riesgo cambiario PDFJustificación PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDFConcepto jurídico E-MAILInforme de debida diligencia PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDFPropuesta comercial PAPELAnexos de la propuesta comercial PAPELInforme de recomendación y aceptación PDFActo administrativo de adjudicación PDFComunicación aceptación de oferta PAPELEstudio de compra XLSContrato PAPELCronograma de compra XLSRegistro Presupuestal - RP PDFGarantía bancaria PDF
Pagaré PDFPóliza PAPELPlan para la administración del contrato PDFOrden de inicio PDFInforme de seguimiento PDFOtro sí o modificaciones al contrato PDFDocumento de cobro PDFComprobante de pago PDFComunicación oficial E-MAILActa de liquidación del contrato PAPEL
X
La subserie documental Contratos de compra y venta de energía corresponde al proceso de contratación que celebra la organización como generadora, distribuidora y comercializadora de energía para la compra y suministro de energía en el mercado regulado y no regulado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado competitivo de energía; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 143 de 1994 Art. 42. Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 020 de 1996, modificada por Resolución 167 de 2008, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 131 de 1998. Art.1, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 183 de 2009, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 130 de 2019, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 019 Contratos de mandato
Certificado de Registro Presupuestal - CDP PDF
Contrato PAPEL
Registro Presupuestal - RP PDF
Acta de modificación PAPEL
Factura PDF
Solicitud de pago PDF
Comprobante de pago PAPEL
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de cierre o liquidación PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 013 Informes de cálculo tarifario
Informe de costos y tarifas XLS
Cálculo de costo por componente XLS
Informe de análisis de costo unitario PDF
Comunicación interna PDF
Registro de publicación en prensa PAPEL
X
La subserie documental Informes de cálculo tarifario evidencia el conjunto de documentos en los que se registra el cálculo, actualización, seguimiento y control de los costos y tarifas de cada uno de los servicios públicos domiciliarios que EPM presta. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y quince años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Art. 6, 73, 86, 87, 88, 101, 124, 126. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2696 de 2004. Decreto 3860 de 2005. Resolución CRA 151 de 2001. Resolución CRA 403 de 2006. Resolución CREG 119 de 2007. Resolución CRA 688 de 2014. Resolución CRA 735 de 2015. Resolución CRA 810 de 2017. Resolución CRA 825 de 2017.
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La subserie documental Contratos de mandato evidencia los documentos generados en el proceso de contratación celebrado entre EPM y una persona natural o jurídica, con el propósito de que el tercero preste un servicio o desarrolle una actividad por cuenta o encargo de EPM. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en el Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección del los contratos referentes a la representación de actividades relacionadas directamente con el objeto misional de EPM.- Selección de los contratos de mandato de conformidad con el impacto sobre el desarrollo social de alianzas y proyectos de gran importancia para el país y su inversión social en las líneas estratégicas de la organización.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 389 de 1997. Ley 489 de 1998. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 410 de 1971
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 069Informes técnicos de transmisión y distribución de energía
Informe XLS
Comunicación oficial PDF
La subserie documental Informes técnicos de transmisión y distribución de energía contiene el análisis de datos y situaciones sobre las transferencias de energía eléctrica y del sistema de distribución, aportando información esencial para la toma de decisiones y oportunidades de mejora para la operación del negocio de transmisión y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
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La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicadosInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificación PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Concepto jurídico E-MAIL
Informe de debida diligencia PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Propuesta comercial PAPEL
Anexos de la propuesta comercial PAPEL
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDF
072 PROGRAMAS
072 055 Programas de subsidios
Registro de consumo XLS
Solicitud de recursos PDF
Comprobante de recibo de recursos PDF
Plantilla para aplicar los subsidios PDF
Devolución del pago PDF
Conciliación PAPEL
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La subserie documental Programas de subsidios evidencia el correcto uso y aplicación de los subsidios otorgados por el estado, al consumo de subsistencia de los usuarios residenciales de estratos 1 y 2 de las Áreas Rurales de Menor Desarrollo, Zonas de Difícil Gestión, y Barrios Subnormales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central.Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la interpretación de fenómenos de tipo social, político, legal, económico, histórico entre otros análisis.
Normatividad: Constitución Política de Colombia. Art. 95, 367 y 368. Ley 142 de 1994. Ley 1450 de 2011. Ley 1506 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1077 de 2015 (compiló el Decreto 565 de 1996) . Decreto 1073 de 2015 (Compila el Decreto 847 de 2001).
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La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1082 de 2015
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
Registro de publicación HTML
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
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La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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GERENCIA COMERCIAL T&D ENERGÍA
UNIDAD TRANSACCIONES T&D ENERGÍA 102-3120
JOSÉ FERNANDO ISAZA FRANCO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 005 Contratos de arrendamiento de infraestructura eléctrica
Solicitud alquiler de infraestructura eléctrica PDF
Plano KMZ / PDF
Memorias de cálculo y parámetros técnicos PDF
Solicitud de verificación disponibilidad técnica E-MAIL
Acta de visita PAPEL
Oferta económica PDF
Comunicación de aceptación PDF
Contrato PAPEL / PDF
Carta de aceptación PDF
Valoración PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta de cierre del retiro PDF
Acta de cierre de la infraestructura PDF
Acta de liquidación PDF
028 CONTRATOS028 007 Contratos de compra de activos eléctricos
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Solicitud de verificación E-MAILActa de visita PAPELJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFJustificaciones PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFOferta económica PDFInforme jurídico PDFInforme de debida diligencia LAFT PDFComunicación de aceptación de oferta PDFContrato PAPELCertificado de Registro Presupuestal - CRP PDFDocumento de cobro PDFValoración PDFActa de liquidación PDF
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La subserie documental Contratos de arrendamiento de infraestructura eléctrica son aquellos que la organización establece con prestadores de servicios de telecomunicaciones y televisión u otros terceros con el fin de que éstos puedan usar y tener acceso a la infraestructura de energía eléctrica de la empresa para la prestación de sus servicios, a cambio de una remuneración económica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 20% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de los contratos de mayor cuantía, con el fin de conservar una muestra informativa sobre las relaciones comerciales que establece la organización en la prestación de servicios complementarios inherentes al negocio de Transmisión y Distribución Energía. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1151 de 2007 Art. 151. Ley 1341 de 2009 Art. 22. Ley 1450 de 2011 Art.57. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 / Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1978 de 2019. Resolución 071 de 2008. Resolución 5890 de 2020, Comisión de Regulación de Comunicaciones - CRC.
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2 18 X X
La subserie documental Contratos de compra de activos eléctricos evidencian la compra de infraestructura eléctrica construida por terceros para mejorar la prestación de los servicios y mantener y capturar el mercado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre las relaciones comerciales que establece la organización con empresas privadas y/o personas naturales, además del proceso de adquisición de nuevos activos eléctricos para mejorar la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
Normatividad:Ley 84 de 1873. Art. 654, 1849, 1857, 1869, 1592. Ley 142 de 1994. Art. 28 y 87. Ley 143 de 1994. Art. 39 y 45. Ley 675 de 2001. Art. 19 .Decreto 410 de 1971. Art. 905, 917, 867.Resolución 070 de 1998, modificada por la Resolución 30 de 2018. Resolución 097 de 2008, Modificada por la Resolución 124 de 2016 y por la Resolución 45 de 2016.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 012 Contratos de conexión
Estudios previos PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFCondiciones para elaborar la solicitud de oferta PDFOferta económica PDFSolicitud de oferta (RFP) PDFActa de reunión PDFAdendas PDFInforme de recepción de ofertas PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDFInforme de análisis y conclusiones PDFInforme de recomendación y aceptación PDFComunicación de aceptación de oferta PDFContrato PAPEL
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDFPlan para la administración del contrato PDFOrden de inicio PDFInforme de seguimiento PDFActa de pago PDFFactura PDFInforme de liquidación de cargos por uso PDFMinuta de modificación PDFComunicación oficial PDFActa de liquidación del contrato PDF
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La subserie documental Contratos de conexión da testimonio de los documentos generados en la contratación suscrita entre la empresa y agentes o participantes de cada sector, con el fin de conectarse a las redes de los sistemas de energía, gas, acueducto y/o alcantarillado; evidenciando todas las obligaciones económicas, técnicas y jurídicas entre el usuario y el transportador, respectivamente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad ya que poseen valores secundarios y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Art. 2.3.1.2.4. Resolución 001 de 1994, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, modificada por la Resolución 60 de 2019, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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Hoja 4 de 8
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
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La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 017 Control de precios de servicios de T&D Energía
Memoria de cálculo de precios XLS
Metodología de cálculo de precios PDF
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDFEspecificaciones técnicas PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDFJustificaciones PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDFCondiciones particulares PDFSolicitud de oferta (RFP) PDFActa de reunión informativa o visita PAPELSolicitud de aclaración PDFCarta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
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La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
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La subserie documental Control de precios de servicios de T&D Energía evidencian evidencian el desarrollo de actividades para realizar el cálculo de precios, de acuerdo a la metodología establecida por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre los parametros para el cálculo de los precios en los servivios al interior de la organización, se elimina porque la memoria de cálculo queda como anexo a un Decreto cuya disposición final es conservación permanente. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política Art 333. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Adendas PDFCarta de presentación de la oferta PDFCertificado de pago de parafiscales PDFFormulario para conocimiento del tercero PDFFormato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDFCertificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDFInforme de comparación económica del proceso PDFSolicitud ajuste económico PDFSolicitud negociación directa PDFSolicitud de nueva oferta económica PDFInforme de evaluación técnica PDFInforme de evaluación económica PDFInforme de evaluación financiera PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDFInforme de debida diligencia LAFT PDFCertificado procuraduría PDFCertificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Consulta de antecedentes judiciales PDFInforme análisis y conclusiones PDFCarta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
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DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
Comunicación oficial PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte de información PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 3 X
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA
GERENCIA T&D ENERGÍA 102-3200
JUAN CARLOS DUQUE OSSA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 1 de 1
GERENCIA T&D ENERGÍA
DIRECCIÓN MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN 102-3210
IVÁN DARÍO DUQUE ARISTIZÁBAL 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 1 de 5
DIRECCIÓN MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN
UNIDAD SERVICIOS MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN
102-3211
ESTEBAN DUQUE FRANCO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/ E-MAIL
Respuesta PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 069Informes técnicos de transmisión y distribución de energía
Informe PDF
2 13 X
2 8 X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
La subserie documental Informes técnicos de transmisión y distribución de energía contiene el análisis de datos y situaciones sobre las transferencias de energía eléctrica y del sistema de distribución, aportando información esencial para la toma de decisiones y oportunidades de mejora para la operación del negocio de transmisión y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 075 Planes de verificación de actividades
Plan XLS
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS
072 041Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Programa PDF
Orden de Trabajo - OT PDF
Reporte de intervención PDF
Registro de mantenimiento PDF
Informe PDF
Registro audiovisual JPG / MP4
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía evidencia la programación y ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para los equipos, subestaciones y redes que conforman el sistema de transmisión y distribución de energía elétrica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
2 13 X
La subserie documental Planes de verificación de actividades evidencia la planeación de las actividades de seguimiento y evaluación al cumplimiento y la efectividad de las estrategias, indicadores, prácticas y/o procedimientos de mantenimiento de las redes y equipos del sistema de distribución local de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 015 de 2018. Modificada por la Resolución 167 de 2020, por la Resolución 36 de 2019 y por la Resolución 85 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Resolución 9-0708 de 2013 Ministerio de Minas y Energía.
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 3
DIRECCIÓN MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN
UNIDAD MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN NORTE
102-3212
GERMÁN VILLA AGUIRRE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 007 Actas de recibo de infraestructura
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
2 13 X
La subserie documental Actas de recibo de infraestructura evidencian la recepción de nueva infraestructura para el sistema de distribución de energía, avalando su conformidad y garantizando su correcta entrada en operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización al contener información sobre los equipos instalados y las nuevas redes disponibles para la prestación del servicio de energía.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 032 Registros de control de trabajos de campo
Registro PAPEL / XLS / E-
2 13
2 8 X
La subserie documental Registros de control de trabajos de campo son instrumentos de control que permiten relacionar y hacer un control técnico de los trabajos realizados en campo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 041Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Programa PDF
Orden de Trabajo - OT PDF
Reporte de intervención PDF
Registro de mantenimiento PDF
Informe PDF
Registro audiovisual JPG / MP4
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía evidencia la programación y ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para los equipos, subestaciones y redes que conforman el sistema de transmisión y distribución de energía elétrica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín.
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
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DIRECCIÓN MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN
UNIDAD MANTENIMIENTO REDES DISTRIBUCIÓN SUR 102-3213
CARLOS ALBERTO GONZALEZ VELEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 007 Actas de recibo de infraestructura
Acta PAPEL
X
La subserie documental actas de recibo de infraestructura evidencian la recepción de nueva infraestructura para el sistema de distribución de energía, avalando su conformidad y garantizando su correcta entrada en operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización al contener información sobre los equipos instalados y las nuevas redes disponibles para la prestación del servicio de energía.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
023 COMPROBANTES DE ALMACÉN023 001 Comprobantes de baja de bienes de almacén
Comprobante PAPEL
023 COMPROBANTES DE ALMACÉN023 002 Comprobantes de egreso de bienes de almacén
Comprobante PAPEL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 030 Registros de control de novedades financieras
Registro PAPEL
La subserie documental Registros de control de novedades financieras son instrumentos de control que dan cuenta del control sobre las contribuciones, liquidaciones y soportes de pagos realizados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
2 8 X
2 8 X
La subserie documental Comprobantes de egreso de bienes de almacén evidencia la salida material y real de un bien o elemento del almacén o bodega, de tal forma que se cuenta con un soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos de contabilidad. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y porque la información se compila o representa en la subserie de inventarios. Normatividad: Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132. Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Ley 962 de 2005. Artículo 28.
La subserie documental Comprobantes de baja de bienes de almacén evidencia las actividades que reflejan el proceso de retirar definitivamente un bien, tanto físicamente, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la organización y los bienes del almacén de la proveeduría. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y porque la información se compila o representa en la subserie de inventarios.
Normatividad:Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132. Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Ley 962 de 2005. Artículo 28.
2 8 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
072 PROGRAMAS
072 041Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Programa XLS
Orden de trabajo PDF
Reporte de intervenciones XLS
Registro de mantenimiento PAPEL
Informe PDF
Registro audiovisual JPG/MP4
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
X
La subserie documental Programas de mantenimiento de Transmisión y distribución evidencia la programación y ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para los equipos, subestaciones y redes que conforman el sistema de transmisión y distribución de energía eléctrica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
Hoja 1 de 5
GERENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD ATENCIÓN TÉCNICA CLIENTES DISTRIBUCIÓN 102-3220
CÉSAR DARIO VARELA HERRERA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X 2 13 X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
071 PROCESOS071 008 Procesos de atención de requerimientos
Solicitud de servicio PDF
Orden de trabajo PDF
Acta de visita PAPEL / PDF
Informe técnico PDF
Registro fotográfico PDF
Cotización PDF
Comunicación de aceptación PDF
071 PROCESOS
071 014Procesos de habilitación de servicios públicos de energía eléctrica
Solicitud disponibilidad del servicio PDF
Respuesta a disponibilidad del servicio PDF
Solicitud factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Acta de visita factibilidad o viabilidad del servicio PAPEL
Registro fotográfico factibilidad o viabilidad del servicio JPG
Informe técnico factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Respuesta factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Solicitud de revisión de diseños PDF
Plano o esquema del diseño aprobado DWG / DWF
Plano urbanístico PDF
Memoria de cálculo y parámetros técnicos XLSLista de chequeo de revisión de diseños definitiva PDF
Respuesta de revisión de diseños PDF
Cuenta de cobro revisión de diseños PAPEL
Solicitud de Interventoría o Supervisión de proyectos PAPEL / PDF
Acta de visita interventoría o supervisión PAPEL
2 13
2 18 X
X X
La subserie documental Procesos de habilitación de servicios públicos de energía eléctrica evidencian la relación entre la organización y los potenciales clientes en el desarrollo de actividades o etapas previas a la conexión de los servicios de energía eléctrica; contemplan desde la disponibilidad, viabilidad o factibilidad hasta la visita de puesta en servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de retirado el servicio (para los procesos que llegan hasta la conexión) o de negado o abandonado el proceso de habilitación (para procesos que no llegan a ser conectados) y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de los procesos de habilitación que llegan hasta la legalización o conexión del servicio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994 Art. 23 y 30. Ley 1437 de 2011 Art.52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 025 de 1995 5, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
X
La subserie documental Procesos de atención de requerimientos evidencian los requerimientos de carácter técnico realizadas por los usuarios de los servicios públicos, su atención y cobro por parte de la organización, cuando aplique. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011 Art. 52, 74, 88 y 91. Resolución CREG 108 de 1997. Modificada parcialmente por Resolución CREG 047-04 y Resolución CREG 096-04. Art.20
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18
Hogares, urbanizadores y constructores
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Respuesta a interventoría o supervisión de proyectos PAPEL
Solicitud visita puesta en servicio PAPEL / PDFDictamen de inspección y declaración de cumplimiento RETIE
PAPEL
Acta de visita de puesta en servicio. PAPEL
Registro fotográfico visita de puesta en servicio JPG
Cuenta de cobro visita de puesta en servicio PDF
Solicitud PDF
Plano PDF
Registro fotográfico PDF
Acta de visita PDF
Solicitud PDF
Comunicación oficial PDF
Notificación de visita PDFDictamen de inspección y declaración de cumplimiento RETIE
Acta de visita conexión de instalaciones de otros comercializadores
Documento de cobro conexión de instalaciones de otros comercializadores
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Proyectos de ciudad
Otros comercializadores
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 4
GERENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD CONTROL PÉRDIDAS ENERGÍA 102-3230
CARLOS MARIO GALEANO GARCES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Matriz de despliegue de indicadores. XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
Informe de Diagnóstico PDF
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 069Informes técnicos de transmisión y distribución de energía
Informe XLS
2 13 X
La subserie documental Informes técnicos de transmisión y distribución de energía contiene el análisis de datos y situaciones sobre las transferencias de energía eléctrica y del sistema de distribución, aportando información esencial para la toma de decisiones y oportunidades de mejora para la operación del negocio de transmisión y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES066 022 Planes de control de pérdidas
Registro de identificación de instalaciones y sectores XLS
Plan estratégico de control pérdidas XLS
Plan operativo de control pérdidas XLS
Acta de seguimiento PDF
Orden de trabajo PDF
072 PROGRAMAS
072 020 Programas de control de pérdidas
Acta de visita PDF
Acta de recuperación de consumos PDF
Registro audiovisual JPG/MP4
Informe técnico PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Planes de Control de Pérdidas evidencia la definición de estrategias, procedimientos y prácticas para el control y reducción de las pérdidas no técnicas en los sistemas de distribución de los servicios en las áreas donde EPM tiene cobertura. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciseis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo 1063 de 2018, Consejo Nacional de Operación. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
4 16 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Programas de control de pérdidas evidencia las acciones ejecutadas con el propósito de disminuir el acceso fraudulento a los servicios de energía, agua o gas y evitar el desperdicio de los mismos provocado por las fugas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 599 de 2000 Art.83. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149Resolución CREG 015 de 2018. Acuerdo 1063 de 2018 del Consejo Nacional de Operación.
2 13 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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GERENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD SUBESTACIONES Y LINEAS T&D ENERGÍA 102-3240
JUAN CARLOS NICHOLLS POSADA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPELCertificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDFRegistro de análisis de precios XLSMapa de riesgos PDFFormulario de conocimiento del tercero - LAFT PDFActa de transacción, interacción o intervención PAPELRegistro de costos fijos y variables XLSDocumento de cobro PDFActa de reunión PDFInforme de seguimiento PDFComunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 005 Contratos de arrendamiento de infraestructura eléctrica
Solicitud alquiler de infraestructura eléctrica PDF
Plano PDF
Acta de visita PDF
Oferta económica PDF
Comunicación de aceptación PDF
Contrato PDF
Comunicación oficial PDF
Permiso de ingreso PDF
Acta de liquidación PDF
028 CONTRATOS
028 012 Contratos de conexión
Oferta económica PDF
Acta de reunión PDF
Comunicación de aceptación PDF
Contrato PDF
Acta de pago PDF
Factura PDF
Acta de modificación PAPEL
Informe de seguimiento PDF
Acta de liquidación PAPEL
X
La subserie documental Contratos de arrendamiento de infraestructura eléctrica son aquellos que la organización establece con prestadores de servicios de telecomunicaciones y televisión u otros terceros con el fin de que éstos puedan usar y tener acceso a la infraestructura de energía eléctrica de la empresa para la prestación de sus servicios, a cambio de una remuneración económica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 20% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de los contratos de mayor cuantía, con el fin de conservar una muestra informativa sobre las relaciones comerciales que establece la organización en la prestación de servicios complementarios inherentes al negocio de Transmisión y Distribución Energía. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1151 de 2007 Art. 151. Ley 1341 de 2009 Art. 22. Ley 1450 de 2011 Art.57. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 / Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1978 de 2019. Resolución 071 de 2008. Resolución 5890 de 2020, Comisión de Regulación de Comunicaciones - CRC.
2 18
2 18 X X
La subserie documental Contratos de conexión da testimonio de los documentos generados en la contratación suscrita entre la empresa y agentes o participantes de cada sector, con el fin de conectarse a las redes de los sistemas de energía, gas, acueducto y/o alcantarillado; evidenciando todas las obligaciones económicas, técnicas y jurídicas entre el usuario y el transportador, respectivamente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad ya que poseen valores secundarios y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Art. 2.3.1.2.4. Resolución 001 de 1994, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, modificada por la Resolución 60 de 2019, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro PDF
066 PLANES
066 040Planes de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Plan XLS
Orden de trabajo PDF
X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 13 X
La subserie documental Planes de mantenimiento de Transmisión y Distribución de Energía, evidencia la planeación de actividades para el mantenimiento preventivo que se realiza a los equipos utilizados en la transmisión y distribución de energía. En ellos también se va registrando las necesidades de mantenimiento correctivo evidenciadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG
2 8
X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
2 8
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan XLS
072 PROGRAMAS
072 041Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Programa XLS
Orden de trabajo PDF
Solicitud de intervención E-MAIL
Registro de mantenimiento PAPEL
Registro de pruebas PAPEL
Informe PAPEL/MP4
Reporte de intervenciones XLS
Registro audiovisual JPG/MP4
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X X
Las subserie documental Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía evidencia la programación y ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para los equipos, subestaciones y redes que conforman el sistema de transmisión y distribución de energía elétrica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín
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Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 5
GERENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD ALUMBRADO 102-3250
ANGEL PABLO PEREZ ALVAREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador PDF
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
066 PLANES066 036 Planes de mantenimiento alumbrado
Plan PDF
Informe de seguimiento XLS
066 PLANES066 060 Planes de prevención y respuestas ante emergencias
Plan PDF
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Planes de Prevención y Respuestas ante Emergencias evidencia la identificación de los riesgos potenciales que se podrían generar por acciones naturales o por intervenciones de carácter antrópico, las instituciones que pueden prestar sus servicios de apoyo logístico, así como los mecanismos de prevención ante una contingencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 979 de 1979. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Art. 164. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto número 3102 de 1997 Art. 5. Decreto 1575 de 2007, Capítulo VII. Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 2157 de 2017. Resolución 154 de 2014. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 549 de 2017. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución SSPD - 20181000133695 de 2018, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 18 X
2 13 X
La subserie documental Planes de mantenimiento alumbrado da cuenta de la planeación que desarrolla la organización para asegurar el correcto funcionamiento de la infraestructura física, mantenimiento de las luminarias y demás equipos que componen el sistema de alumbrado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación del proceso de operación y mantenimiento del sistema de transmisión y distribución de energía eléctrica.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1673 de 2014, Alcaldía de Medellín. Decreto 1073 de 2015. Decreto 943 de 2018
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Análisis DOFA XLS
Plan PDF
Informe de seguimiento XLS
072 PROGRAMAS
072 019Programas de construcción de infraestructura alumbrado
Presupuesto construcción de infraestructura XLS
Plano PAPEL
Formato de unidades constructivas XLS
Lista de verificación PAPEL
Memorias de calculo electrico y fotométrico XLS
Certificado RETIE PAPEL
Certificado RETILAP PAPEL
Pruebas de laboratorio PAPEL
072 PROGRAMAS
072 041Programas de mantenimiento de transmisión y distribución de energía
Solicitud PDF
Informe de inspección PAPEL
Informe de caracterización de órdenes E-MAIL
Orden de trabajo PDF
Reporte de ejecución E-MAIL
Informe de verificación diaria XLS
Informe de verificación mensual XLS
Las subserie documental Programas de mantenimiento de Transmisión y distribución evidencia la programación y ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para los equipos, subestaciones y redes que conforman el sistema de transmisión y distribución de energía eléctrica. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Acuerdo Municipal 012 de 1998, Concejo de Medellín.
2 13 X
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X X
La subserie documental Programas de construcción de infraestructura alumbrado evidencia actividades para la coordinación y control de la expansión y reposición del servicio de alumbrado, en toda el área de cobertura de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 943 de 2018 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Resolución 180540 del 2010, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
074 PROYECTOS
074 002 Proyectos de iluminación navideña
Encuesta ideas para alumbrado PAPEL/PDF
Cronograma XLS
Acta de reunión PAPEL
Propuesta de diseño definitiva PPT
Diseño gráfico DWF
Carta de color JPG
Modelado 3D por figura RINHO
Plano constructivo DWG/PDF
Plano de montaje DWG/PDF
Plano de ensamble DWG/PDF
Acta de comité PAPEL
Autorización de terceros PAPEL
Acta de acuerdos y compromisos PAPEL
Reporte de horas trabajadas y actividades XLS
Reporte de visita planta PDF
Control de planos en planta PAPEL
Reporte de horas laboradas XLS
Reporte de cantidad de figuras producidas PAPEL
Control de calidad del producto PAPEL
Hoja de vida de figura XLS
Control diario para figuras producidas PAPEL
Especificaciones técnicas PDF
Estudio de mercado PDF
Instructivos de instalación o montaje PAPEL
Diseño electrónico DWG
Diseño mecánico DWG
Plano general DWG
Hoja de vida de activos eléctricos PDF
Reporte de pruebas de prototipos XLS
Reporte de mantenimiento de equipos o máquinas PAPEL
Inventario de figuras XLS
Reporte de conteo de manguera XLS
Listado de figuras recuperadas PAPEL
Electrónica
Construcción o Fábrica
2 13 X X
La subserie documental proyectos de iluminación navideña dan cuenta de acciones para la coordinación y control de la planeación, diseño y construcción de la iluminación navideña y otros proyectos de iluminación especial. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de entrega y/o documento equivalente que de por finalizado el proyecto, y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten medir el impacto de las inversiones en infraestructuras y servicios apoyados para la ciudadanía corporativa y la responsabilidad social de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad: Ley 56 de 1981. Ley 143 de 1994. Decreto 943 de 2018.
Diseño
Elaboración
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Control de producto no conforme PAPEL
Acta de vecindad PAPEL
Orden de trabajo PDF
Acta de entrega PAPEL
Reporte de control de materiales XLS
Inventario de montaje por sitio XLS
Listado de materiales o ítems montados PAPEL
Informe de montaje en municipios PDF
Récord de mantenimiento PAPEL
Acta de vecindad por retiro PAPEL
Informe final de materiales PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Montaje
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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GERENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD EXPANSIÓN Y REPOSICIÓN DE REDES 102-3260
CARLOS MARIO CADAVID ARANGO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Solicitud E-MAIL
Estudio PDF
Memoria de cálculo XLS
PlanoPAPEL / DWG /
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017.
2 18 X
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 001 Bitácora de materiales
Solicitud de material E-MAIL
Bitácora XLS
Reporte de transferencia (MT) PDF
La subserie documental Bitácoras de materiales dan testimonio del manejo y control de los insumos y materiales requeridos por los contratistas para los temas de expansión y reposición de redes de distribución. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 13 X
2 8
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 027 Registros de control de calidad
Registro PAPEL
066 PLANES
066 027Planes de expansión y cobertura del Operador de Red - PECOR
Plan PDF
Reporte de unidades constructivas de las inversiones XLS
Reporte de desagregación de las inversiones XLS
Concepto favorable o aprobación PDF
La subserie documental Planes de expansión y cobertura del Operador de Red- PECOR evidencia las acciones para la búsqueda del acceso al servicio de energía de aquellos usuarios potenciales que están ubicados en zonas interconectables al sistema eléctrico de EPM y que se pueden beneficiar del programa de electrificación rural. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1955 de 2019. Decreto 1623 de 2015. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 13 X
La subserie documental Registros de control de calidad son instrumentos de control dan cuenta del seguimiento a la ejecución de actividades de la expansión y reposición del sistema de distribución de energía a cargo del negocio, a través del diligenciamiento de la lista de chequeo de cumplimiento de calidad de dichas actividades. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 035 Planes de inversión y desinversión
Plan XLS
Cronograma XLS
Informe de seguimiento XLS
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Plan PDF
Acuerdo de nivel de servicio PDF
4 16 X
La subserie documental Planes de inversión y desinversión, dan cuenta de las acciones tomadas para la inversión en la expansión, reposición, ampliación y modernización de la infraestructura o su desinversión en el negocio, de acuerdo a las directrices definidas en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten entender e investigar los intereses institucionales en torno a el control de los proyectos de infraestructura y mejora operacional, la expansión y/o modernización de los sistemas que conllevan al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, el acceso y comprabilidad y la solidez financiera. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 696 de 1998. Decreto 115 de 1996. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 047 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG.
2 5 X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 040Programas de mantenimiento de redes del sistema de distribución de energía
Solicitud de trabajo programado - STP PDF
Orden de Trabajo - OT PDF
Diseño PDF
Estimación del diseño PDF
Permiso de paso PAPEL
Permiso operativo PDF
Registro fotográfico JPG
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
X
La subserie documental Programas de mantenimiento de redes del sistema de distribución de energía evidencia las acciones llevadas a cabo por la organización para el movimiento o reposición de las redes de distribución de la energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios relacionados con la distribución de energía eléctrica y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 1
VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA
DIRECCIÓN OPERACIÓN Y CALIDAD T&D ENERGÍA 102-3300
CARLOS MARIO JARAMILLO DUQUE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
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DIRECCIÓN OPERACIÓN Y CALIDAD T&D
UNIDAD PLANEACIÓN DE RECURSOS T&D ENERGÍA 102-3310
QUERUBIN DE JESÚS VANEGAS SANCHEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Análisis de demanda XLS
Acta de reunión PDF
Informe PPT
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PPT
Memorias de cálculo XLS
071 PROCESOS
071 017 Procesos de mejora continua y optimización
Reporte de datos XLS Informe de diagnóstico del proceso PPT
Formato Taller de hipótesis XLS Informe de resultado Taller de hipotesis PPT
Formato para validación de hipótesis PDF Acta de visita XLS Informe de resultado de visitas PPT
Formato taller medición de brechas XLS
Informe de resultado taller de brechas PPTInforme de oportunidades de mejora PDF
Diseño de oportunidades de mejora por cada proceso PDFFichas de indicadores PDF
Plan de cambio XLS
Plan de comunicación PDFInforme de Cierre PPT
6. Comunicación
Etapa 1. Establecimiento
Etapa 2. Movilización
Etapa 3. Medición de brechas
4. Diseño e implementación
5. Plan de cambio
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
2 8 X
La subserie documental Procesos de mejora continua y optimización evidencia la formulación y ejecución del conjunto de actividades realizadas para la intervención de los procesos de operación al interior de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 9
DIRECCIÓN OPERACIÓN Y CALIDAD T&D ENERGÍA
UNIDAD OPERACIÓN INTEGRADA T&D ENERGÍA 102-3320
ESTEBAN FRANCO MONTOYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
045 HISTORIALES DE SISTEMAS DE MEDICIÓN
Hoja de vida del sistema de medición PDF
Solicitud de inscripción de la frontera XLS
Certificado o contrato de conexión PDF
Diagrama unifilar PDF
Formato cumplimiento de código de medida XLS
Certificado de conformidad de producto PDF
Certificado de calibración PDF
Registro fotográfico JPG
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
InformePAPEL / PDF /
XLS / HTML
Comunicación oficial PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF / PPT
X X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
La serie documental Historiales de sistemas de medición evidencia las actividades administrativas para la operación y control de los elementos o componentes del sistema de medición de energía eléctrica, el cual está agrupado en cajas de medida, integrado por medidores (tarjetas electrónicas de medida o medidores individuales), trasformadores de medida (cuando aplique) y equipo de comunicación, que cuentan con operación remota para realizar lectura, suspensión, reconexión, etc. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la cancelación del registro de la frontera de generación o comercial, y trece años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 143 de 1994. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 038 de 2014, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 13 X
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 3 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 026Informes de fronteras de generación y comercialización de energía
Registro de lectura de medidores en frontera PRN
Validación pre-crítica lectura fronteras de generación XLS
Validación muestreo lectura fronteras comerciales XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 062Informes operativos de transmisión y distribución de energía
Informe XLS
X
La subserie documental Informes operativos de transmisión y distribución de energía evidencian acciones de coordinación, ejecución y supervisión de las actividades que permiten garantizar el adecuado funcionamiento de la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales de estos informes. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Resolución 1096 del 2000 Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008 Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013 Ministerio de Minas y Energía
2 8 X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
La subserie documental Informes de fronteras de generación y comercialización de energía evidencian el análisis, seguimiento y control de la operación del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, a través de las lecturas de los medidores en las fronteras de generación y fronteras comerciales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 038 de 2014, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 3 X
Hoja 4 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 069Informes técnicos de transmisión y distribución de energía
Solicitud E-MAIL
Informe PDF / XLS
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 014 Control de inventarios
Inventario de dispositivos eléctricos XLS
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro E-MAIL
La subserie documental Informes técnicos de transmisión y distribución de energía contiene el análisis de datos y situaciones sobre las transferencias de energía eléctrica y del sistema de distribución, aportando información esencial para la toma de decisiones y oportunidades de mejora para la operación del negocio de transmisión y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X
2 3 X
La subserie documental Control de inventarios contiene información sobre el registro de inventarios de dispositivos eléctricos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 42 de 1993. Ley 962 de 2005 Art 28.
X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 5 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 040 Registros de programación de turnos y actividades
Registro XLS / PAPEL
066 PLANES066 020 Planes de consignaciones
Plan XLS
Registro ante XM PDF
Acta de reunión PDF
2 8 X
La subserie documental Registros de programación de turnos y actividades son instrumentos de control que evidencian la entrega de turnos de operación una vez realizadas las acciones de planeación, coordinación, supervisión y análisis de la operación del sistema de transmisión y distribución. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005.
2 13 X
La subserie documental Planes de consignaciones evidencia la programación de retiros de operación de un equipo, una línea, una subestación o parte de ella para mantenimiento y su respectivo reporte al operador, en su deber de garantizar la disponibilidad del Sistema Interconectado Nacional . Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1499 de 2017. Resolución 070 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución CREG 117 de 1998, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Circular No.001 de 1999, Dirección ejecutiva Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
Hoja 6 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 060 Planes de prevención y respuestas ante emergencias
Plan PDF
066 PLANES066 062 Planes de reestablecimiento de energía eléctrica
Plan XLS
La subserie documental Planes de Prevención y Respuestas ante Emergencias evidencia la identificación de los riesgos potenciales que se podrían generar por acciones naturales o por intervenciones de carácter antrópico, las instituciones que pueden prestar sus servicios de apoyo logístico, así como los mecanismos de prevención ante una contingencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 979 de 1979. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Art. 164. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto número 3102 de 1997 Art. 5. Decreto 1575 de 2007, Capítulo VII. Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 2157 de 2017. Resolución 154 de 2014. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 549 de 2017. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución SSPD - 20181000133695 de 2018, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 13 X
La subserie documental Planes de reestablecimiento de energía eléctrica recoge el conjunto de documentos en los que se planean las actividades necesarias para realizar un despeje rápido de las fallas del sistema de distribución, con el objetivo de reestablecer el servicio de fluido eléctrico en el menor tiempo posible. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes para medir propósito de procurar la calidad y continuidad en la prestación del servicio de energía eléctrica y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 143 de 1994. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 084 de 2002, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Modificada por la Resolución 167 de 2020, por la Resolución 36 de 2019 y por la Resolución 85 de 2018.
2 18 X
Hoja 7 de 9
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 046 Programas de monitoreo y atención de eventos
Base de datos Scada XLS
Reporte de eventos diarios XLS
Reporte de variables operativas PDF
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de visita en campo PAPEL
Registro fotográfico JPG
Comunicación oficial PAPEL
Documento de cobro PDF
Informe PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 13 X X
La subserie documental Programas de Monitoreo y Atención de Eventos, evidencia las actividades administrativas y operativas que se realizan para la identificación, priorización y atención de los daños y novedades de operación que impactan la infraestructura o la prestación de los servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, así como las pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132. Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución número 2115 de 2007. Ministerio de la protección social. Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Solicitud E-MAIL / PDF
Reporte de información PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 014Reportes operativos de transmisión y distribución de energía
ReporteXLS / PDF /
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 3
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
X
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La suberie documental Reportes operativos de transmisión y distribución de energía evidencian el reportes generandos en la operación sobre circuitos y reconectadores, gestión de swiches, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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DIRECCIÓN OPERACIÓN Y CALIDAD T&D ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN T&D ENERGÍA 102-3330
JAVIER ALONSO MONTOYA PALACIO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PAPEL / PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 018Informes de continuidad del servicio y calidad de la potencia
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
2 13 X
La subserie documental Informes de continuidad del servicio y calidad de la potencia evidencia la gestión realizada para medir, en indicadores, la calidad del servicio que comprende las características técnicas y comerciales que son inherentes al suministro de energía y la continuidad que es la cantidad de tiempo que el usuario cuenta con el servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 019 de 2017, Comisión Regulación de Energía y Gas.
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
060 MODELOS DE INGENIERÍA060 004 Modelos digitales de redes de energía
Modelo XLS
Solicitud de actualización PDF
Plano PDF
Registro fotográfico JPG
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información PDF / HTML
Reporte de validación o actualización XLS
Comunicación oficial PAPEL
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte de información XLS
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad :Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 3 X
La subserie documental Modelos digitales de redes de energía evidencia la información geográfica de las redes de transmisión y distribución de energía (redes primarias y secundarias), la cual permite ubicar con exactitud las redes y conocer sus características principales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del modelo y dieciocho en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre los procesos de operación del sistema de red de energía. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 78, 209, 269, 365. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002. Decreto 1499 de 2017. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 18 X
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
F: Físico E: Electrónico SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaDDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 6
DIRECCIÓN OPERACIÓN Y CALIDAD T&D ENERGÍA
UNIDAD SOPORTE A TECNOLOGÍAS DE OPERACIÓN T&D ENERGÍA
102-3340
EDGAR ALEXIS FERNÁNDEZ CARDONA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
Memoria del foro PPT
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
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X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 069Informes técnicos de transmisión y distribución de energía
Informe XLS
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
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La subserie documental Informes técnicos de transmisión y distribución de energía contiene el análisis de datos y situaciones sobre las transferencias de energía eléctrica y del sistema de distribución, aportando información esencial para la toma de decisiones y oportunidades de mejora para la operación del negocio de transmisión y distribución de energía. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 181294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 007 Control de backups de configuraciones
Back up Scada y aplicaciones XLS / CFG / INI
Back up Telecomunicaciones XLS / CFG / INI
Back up Automatización XLS / CFG / INI
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 013 Control de instalaciones de tecnologías de operación
Control de Instalador o licencia XML
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 016 Control de línea base de configuraciones
Líneas base de configuración Scada y aplicaciones TXT / XLS
Líneas base de configuración Telecomunicaciones TXT / XLS
Líneas base de configuración Automatización TXT / XLS
059 MANUALES059 003 Manuales de arquitectura de las comunicaciones
Manual PDF
Plano PDF
La subserie documental Control de backups de configuraciones evidencia el respaldo o copia de seguridad que se le hace a las configuraciones de los software operativos con el fin de asegurar la integridad y recuperación de la información ante algún desastre por fallos del sistema o errores humanos. Una vez terminado el tiempo de conservación de un año en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y un año en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
1 1 X
1 1 X
La subserie documental Control de línea base de configuraciones evidencia una descripción en un momento determinado de los atributos de los software operativos y elementos requeridos para su configuración con el fin de identificar y definir cambios a partir de ese estado. Una vez terminado el tiempo de conservación de un año en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y un año en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
2 8 X
La subserie documental Control de instalaciones de tecnologías de operación evidencia los controles existenes para el uso y/o modificación de los sistemas informáticos que apoyan los procesos de operación de cada negocio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización de la vigencia o actualización del sistema informático y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
La subserie documental Manuales de arquitectura de las comunicaciones evidencia los lineamientos para la planeación de la ingeniería para la integración de las soluciones de automatización, comunicaciones e información en estaciones a los centros de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios porque contribuyen al entendimiento de la cultura institucional, pueden servir para indagar por actitudes o comportamiento en un momento dado de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 039 Planes de mantenimiento de tecnologías de operación
Plan de mantenimiento XLS
066 PLANES066 085 Planes Operativos
Plan Operativo XLS
Acuerdo de Nivel de Servicio PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN
081 002 Reportes de disponibilidad de tecnologías de operación
Reporte de Scada y aplicaciones XLS
Reporte de automatizaciones PDF
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La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
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2 8 X
La suberie documental Reportes de disponibilidad de tecnologías de operación da cuenta del reporte de aplicaciones y automatizaciones a través de las cuales se da la continuidad operativa de las automatizaciones y centros de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
La subserie documental Planes de mantenimiento de tecnologías de operación evidencia la formulación de actividades y acciones de seguimiento establecidas para controlar y garantizar la disponibilidad de los sistemas informáticos que apoyan los procesos de operación de cada negocio que conllevan al cumplimiento de los objetivos misionales de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 1341 de 2009. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaDDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
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VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA
DIRECCIÓN PLANEACIÓN T&D ENERGÍA 102-3400
DIEGO HUMBERTO MONTOYA MESA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 009 Informes de análisis del entorno
Informe PDF
2 13
2 8 X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18 X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 053 Planes de Negocio Transmisión y Distribución Energía
Plan PDF
Certificado de acta de Junta Directiva PDF
Registro de cambios PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Planes de Negocio Transmisión y Distribución Energía dan cuenta de la recopilación y organización de los insumos estratégicos necesarios para la planeación del negocio de Transmisión y Distribución de Energía; el análisis del entorno, el estudio de las oportunidades para el sostenimiento y crecimiento, vinculación de nuevos clientes, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciseis años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Constitución Política de 1991. Artículos 365 y 366. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
4 16 X
Hoja 1 de 3
DIRECCIÓN PLANEACIÓN T&D ENERGÍA
UNIDAD PLANEACIÓN INFRAESTRUCTURA T&D ENERGÍA
102-3410
JHON DAVID GIRALDO VEGA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2
X
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
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La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF
Concepto PDF
037 ESTUDIOS037 003 Estudios de conexión de energía eléctrica
Estudio de conexión PDF
Reporte de análisis eléctrico PDF/WMF
Registro fotográfico JPG
Solicitud de concepto PDF
Comunicado de aprobación PDF
037 ESTUDIOS037 006 Estudios de demanda y capacidad de energía
Estudio XLS
Informe de análisis de resultados por regiones PDF
Informe de definición metodológica PDF
X2 8
2 18 X
La subserie documental estudios de conexión de energía eléctrica contemplan la factibilidad técnica de la conexión a la red del Sistema de Transmisión Regional -STR- o Sistema de Distribución Local -SDL- realizados por la organización o por un usuario y presentados ante la Unidad de planeación energética UPME. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de desconexión al sistema y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre los estudios que determinaban las alternativas de conexión a los sistemas de transmisión de energía.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 842 de 2003. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 9 0708 de 2013. Ministerio de Minas y Energía. Resolución CREG 025 de 1995 y demás normas que la modifican. Resolución CREG 070 de 1998. Resolución CREG 106 de 2006.
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
La subserie documental Estudios de demanda y capacidad de energía, evidencian los estudios realizados para evaluar el consumo actual y proyectado de energía eléctrica en la región, además de la capacidad actual de la organización, en términos de infraestructura, para suplirla. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan documentos que dan cuenta de procesos intelectuales como estudios, análisis y proyecciones con los que se identificaron necesidades de expansión y nuevos proyectos.
Normatividad:Constitución Política de 1991 Art. 33. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1955 de 2019 reglamentada por el Decreto 697 de 2020. Resolución CREG No.060 de 2007
2 18 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
PROCEDIMIENTOTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
066 PLANES066 035 Planes de inversión y desinversión
Plan PDF
Formato de unidades constructivas XLS
Formato de desagregación de las inversiones XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
La subserie documental Planes de inversión y desinversión, dan cuenta de las acciones tomadas para la inversión en la expansión, reposición, ampliación y modernización de la infraestructura o su desinversión en el negocio, de acuerdo a las directrices definidas en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten entender e investigar los intereses institucionales en torno a el control de los proyectos de infraestructura y mejora operacional, la expansión y/o modernización de los sistemas que conllevan al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, el acceso y comprabilidad y la solidez financiera.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 696 de 1998. Decreto 115 de 1996. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 047 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
4 16 X
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 7
DIRECCIÓN PLANEACIÓN T&D ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL T&D ENERGÍA 102-3420
LUIS EDUARDO VALENCIA MONTOYA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDFX
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
030 CONVENIOS
030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL / PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL / PDF
Acta de liquidación del convenio PAPEL / PDF
X 2 18 X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 10% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de contratos de mayor cuantía con el fin de conservar una muestra informativa sobre las relaciones comerciales que establece la entidad con sus filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL / PDF
Respuesta PAPEL / PDF
X X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 4 de 7
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
037 ESTUDIOS037 010 Estudios de Impactos Ambientales - EIA
Estudio PDF
Plan de Manejo Ambiental PDF
Plan de contingencia PDF
Plan de monitoreo y seguimiento PDF
Plan de abandono PDF
Cartografía digital GDB
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PAPEL
Informe PAPEL
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
La subserie documental Estudios de Impactos Ambientales - EIA contiene los documentos donde se registra la información asociada al porceso de identificación, evaluación y descripción de los impactos ambientales que producirá un proyecto en su área de influencia. Asi mismo, contiene la propuesta para compensación de dichos impactos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la terminación de la vigencia otorgada en la factibilidad del estudio y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque contiene información de carácter esencial de aspectos sociales, ambientales, valoración económica y de impactos sobre proyectos que conllevan al crecimiento y expansión de la infraestructura y cobertura del negocio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
Normatividad:Constitución Política de 1991. Capítulo 5. Ley 56 de 1981. Ley 99 de 1993, Art 57. Ley 143 de 1994. Ley 388 de 1997 Art. 12 y 34. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Art. 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 2.2.2.3.1.1. Resolución 1288 de 2006, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial - MAVDT. Resolución 1402 de 2018, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la ANLA. Términos de referencia para la elaboración de estudios ambientales TRD 014/2017, Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA.
2 18 X
2 8 X X
Hoja 5 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 003 Informes ambientales y sociales
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
13 X X
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2
La subserie documental Informes ambientales y sociales evidencia el registro de las acciones administrativas y técnicas realizadas para el cuidado del medio ambiente y el fortalecimiento de las relaciones con la comunidad desde distintos ámbitos, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de autoridades ambientales u otras entidades regulatorias del sector. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter científica e histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1600 de 1994. Art. 21 y 41. Decreto 1076 de 2015. Resolución 1628 de 2015
2 8 X
Hoja 6 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 031 Planes de gestión ambiental y social
Plan XLS / PDF
Formulario SINA PAPEL
Comunicación oficial PAPEL
Documento de cobro PDF
Acto administrativo de licencia o permiso ambiental PAPEL
Acto administrativo de renovación del permiso o licencia PAPEL
Informe de seguimiento PDF
072 PROGRAMAS072 031 Programas de gestión ambiental y social
Programa PDF
Presentación socialización con comunidades PPT
Registro de asistencia PAPEL
Registro audiovisual MP4
Acta de visita PDF
Registro fotográfico JPG
Registro de pruebas de laboratorio PDF
Plano DWG
Memoria de cálculo XLS
Cartografía digital GDB
Acta de reunión PDF
Informe de visita de la autoridad ambiental PDF
Informe de seguimiento PDF
Informe PPT
Comunicación oficial PDF
Acta de cierre PDF
La subserie documental Programas de gestión ambiental y social evidencia las acciones para llevar acabo la gestión ambiental integral de EPM que dan cuenta del cumplimiento de las obligaciones legales para el manejo de los impactos en los recursos naturales, así como la gestión social con las comunidades impactadas en las zonas de los territorios donde se ejecutan proyectos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permite comprender e investigar los impactos en la protección del agua, la biodiversidad y el medio ambiente, así como también las relaciones que establece EPM con las comunidades en los territorios de influencia de los proyectos, desde las actuaciones que contribuyen a la viabilidad social, económica y ambiental.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 3930 de 2010. Decreto 1076 de 2015.
X 2 18 X X
La subserie documental Planes de Gestión Ambiental y Social da cuenta de los compromisos, acciones y estrategias que adopta la entidad para favorecer el cuidado integral del medio ambiente en cada una de las sedes y proyectos, en el marco del modelo de la Gestión Ambiental, incluyendo los trámites para las autorizaciones que otorga la autoridad ambiental competente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del plan y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que permite comprender e investigar los impactos en la ejecución de actividades de conservación y protección del agua y la biodiversidad; la prevención de la contaminación y uso sostenible en general de los recursos para la protección del medio ambiente, así como también, las relaciones que establece EPM con las comunidades en los territorios de influencia de los proyectos, desde las actuaciones que contribuyen a la viabilidad social, económica y ambiental. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 2811 de 1974. Decreto 2041 de 2014. Decreto 1076 de 2015, Artículo 2.2.2.3.1.1. Artículo 2.2.2.3.1.2. Artículo 2.2.2.3.1.3. Artículo 2.2.1.4.4.3. Articulo 2.2.8.6.3.1. Artículo 2.2.8.9.1.2. Artículo 2.2.8.9.1.4. Decreto 2220 de 2015. Resolución 0330 de 2017, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.
X 2 13 X X
Hoja 7 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA T&D ENERGÍA
UNIDAD GESTIÓN DEL RENDIMIENTO T&D ENERGÍA
102-3500
RODOLFO ALBERTO MUÑOZ MONSALVE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 001 Informes a entidades externas
Solicitud PDF
Informe PDF
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8 X
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
8
PROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 012 Informes de auditoría externa
Informe PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PPT
2 13 X X
La subserie documental Informes de auditoría externa presentan un análisis de la información financiera de la empresa frente a una situación específica, a un proyecto, o a nivel general, con el fin de obtener una opinión externa bajo una metodología y un marco normativo contable aplicable. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas.
Normatividad:Ley 610 de 2000. Ley 962 de 2005. Art. 28. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1314 de 2009. Decreto 302 de 2015. Normas Internacionales de Auditoría - NIA. Normas Internacionales de Control de Calidad - NICC. Normas Internacionales de trabajos de revisión - NITR. Normas Internacionales de trabajos para atestiguar - ISAE. Normas Internacionales sobre servicios relacionados - NISR.
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X2 13
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el casode unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de lostiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
2 8
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 2
VICEPRESIDENCIA GESTIÓN DE NEGOCIOS
VICEPRESIDENCIA GAS 102-4000
CARLOS ISRAEL ORDUZ AGUILAR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
005 ACUERDOS005 004 Acuerdos de cooperación ambiental
Acuerdo PAPEL
Informe de seguimiento XLS
Acta de reunión DOC
Presentación PPT
X
La subserie documental Acuerdos de cooperación ambiental es un instrumento que busca contribuir con acciones que apoyen el plan de gestión integral de la calidad del aire en el Valle de Aburrá y promover el desarrollo de proveedores de tecnologías a gas natural vehicular, como un energético amigable con el ambiente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación, sobre las formas de relacionamiento y las iniciativas y aportes dados para la protección y cuidado del medio ambiente.
Normatividad:Ley 99 de 1993. Ley 489 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Acuerdo 12 de 1998. Concejo de Medellín.
2 18 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 2
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA GAS
GERENCIA COMERCIAL GAS 102-4100
PEDRO PABLO PATIÑO ARANGO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 7
GERENCIA COMERCIAL GAS
UNIDAD TRANSACCIONES GAS 102-4110
SERGIO AUGUSTO BRAVO MADRID 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
013 BALANCES DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES
Balance de subsidios y contribuciones PAPEL/XLS
Formato contable PDF
Documento de pago PDF
Formato de giros recibidos y aprobados XLS
Informe de subsidios y contribuciones PDF
Comunicación oficial PAPEL/PDF
Resolución del Ministerio de Hacienda PDF
028 CONTRATOS
028 009 Contratos de compra y venta de gas
Registro de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Justificación PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Aviso de convocatoria pública PDF
Proyecto Pliego de condiciones PDF
Observaciones al proyecto pliego de condiciones PDF
Informe de recomendación PDF
Informe jurídico PAPEL
Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones PDF
Acto administrativo de apertura del proceso de contratación PDF
Pliego de condiciones definitivo PDF
Observaciones al pliego de condiciones definitivo PDF
Respuesta a las Observaciones al pliego de condiciones definitivo
Modificación del pliego PDFActas de manifestación de interés para participar en el proceso
Informe de debida diligencia LAFT PDF
XX182
La subserie documental Contratos de compra y venta de gas evidencia los documentos generados en el proceso de contratación entre EPM y una persona natural o jurídica de carácter particular con el objeto de comercializar gas natural en el mercado mayorista; lo cual implica la compra de gas natural y/o capacidad de transporte en el mercado primario y/o secundario y su venta con destino a otras operaciones en dichos mercados o a los usuarios finales no regulados. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización con fines históricos, al contener información relevante para la investigación sobre las dinámicas del mercado de gas; además porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 74.1. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 085 de 2007. Art. 14, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 089 de 2013, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 114 de 2017. Art. 33, 34, 35 y 36, Comisión Regulación de Energía y Gas - CREG.
X
La serie documental Balances de Subsidios y Contribuciones dan cuenta de las conciliaciones de estos conceptos efectuadas durante el recaudo de los servicos públicos, con el fin de obtener la compensación económica correspondiente a su diferencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del balance y quince años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 151 de 2001. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 403 de 2006. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA.Resolución 688 de 2014. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 735 de 2015. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 810 de 2017. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 825 de 2017. Comisión Nacional de Regulación de Agua Potable - CRA. Resolución 071 de 2019. Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Decreto 1078 de 2015. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015.
5 15 X
Hoja 3 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Propuesta comercial PDF
Anexos de la propuesta comercial PDF
Acta de diligencia de cierre del proceso PDF
Informe de evaluación y habilitación de las propuestas PDF
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDF
Respuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Observaciones de los oferentes sobre la evaluación PDF
Respuesta a Observaciones de los oferentes sobre la evaluación
Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas
Acta de audiencia de adjudicación PDF
Acto administrativo de adjudicación PDF
Acto administrativo de declaración de desierto PDF
Comunicación de aceptación PDF
Minuta del contrato PAPEL
Documento de identificación PDF
Certificado LAFT PDF
Certificado de Registro Presupuestal - CRP PDF
Pagaré PAPEL
Plan para la administración del contrato PDF
Orden de inicio PDF
Otro sí o modificaciones al contrato PDF
Informe de seguimiento PDF
Documento de cobro PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDF
Acta de liquidación del contrato PAPEL
Hoja 4 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 013 Informes de cálculo tarifario
Cálculo tarifario XLS
Cálculo costo por componente XLS
Comunicación interna PDF
Registro de publicación en prensa PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
5 15 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
La subserie documental Informes de cálculo tarifario evidencia el conjunto de documentos en los que se registra el cálculo, actualización, seguimiento y control de los costos y tarifas de cada uno de los servicios públicos domiciliarios que EPM presta. Una vez terminado el tiempo de conservación de cinco años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y quince años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Art. 6, 73, 86, 87, 88, 101, 124, 126. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2696 de 2004. Decreto 3860 de 2005. Resolución CRA 151 de 2001. Resolución CRA 403 de 2006. Resolución CREG 119 de 2007. Resolución CRA 688 de 2014. Resolución CRA 735 de 2015. Resolución CRA 810 de 2017. Resolución CRA 825 de 2017.
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Hoja 5 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
2
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Contratación
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Hoja 6 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDFFE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDF
Solicitud ajuste económico PDF
Solicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDF
Informe de evaluación técnica PDF
Informe de evaluación económica PDF
Informe de evaluación financiera PDF
Informe jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDF
Certificado procuraduría PDF
Certificado Contraloría PDFCertificado sistema registro nacional de medidas correctivas
Consulta de antecedentes judiciales PDF
Informe análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Hoja 7 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
2
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
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GERENCIA COMERCIAL GAS
UNIDAD MERCADEO Y VENTAS GAS 102-4120
FABIO ALVEIRO FRANCO LÓPEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
044 HISTORIALES DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Solicitud del servicio PAPEL/PDF
Cotización PDF
Aceptación de la cotización E-MAIL
Acta de visita PAPEL
Registro fotográfico JPG
Cuenta de cobro PAPEL
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
2 13 X X
La serie documental Historiales de servicios complementarios evidencia la interacción de la organización con aquellos a quienes presta sus servicios de solución solar integral, mantenimiento de equipos domésticos, al igual que las financiaciones de gasodomésticos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del cobro de los servicios y trece años en el Archivo Central, aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los expedientes documentales del servicio de instalación solar integral de mayor cuantía, con el fin de conservar una muestra informativa sobre la incursión de la organización en nuevos productos y servicios complementarios a los servicios públicos. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art 28.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
Registro fotográfico JPG
066 PLANES066 009 Planes Comerciales Gas
Proyección de oferta y demanda XLS
Plan PDF
Informe de seguimiento PDF
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
4 11 X
La subserie documental Planes Comerciales Gas da cuenta de las acciones para consolidar y rentabilizar las operaciones y productos del negocio que conllevan a un crecimiento sostenible en zonas rurales y urbanas, en el ámbito nacional. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y once años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 074 Planes de ventas
Plan PDF
Informe de seguimiento E-MAIL
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 012 Reportes operativos de gas
Reporte XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Planes de Ventas evidencia la elaboración de estrategias para las ventas de los servicios prestados, que a su vez dan cuenta del cumplimiento de las metas definidas en el plan comercial de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes que permiten estudiar el funcionamiento y crecimiento de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971. Resolución 067 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La suberie documental Reportes operativos de gas brindan información sobre los reportes de instalaciones sin facturar y el reporte de descontinuación y cepos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 8
GERENCIA COMERCIAL GAS
UNIDAD GESTIÓN DE ALIADOS GAS 102-4130
CLAUDIA VIVIANA VÉLEZ ALVAREZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
005 ACUERDOS005 003 Acuerdos de colaboración
Acuerdo PAPEL
Otro sí PAPEL
Contrato de fiducia PAPEL
Acta de liquidación de pago PAPEL
Comprobante de pago PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de liquidación del acuerdo PDF
019 CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD
Certificado PDF
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
X
La subserie documental Acuerdos de colaboración plasman los esfuerzos para negociar y suscribir alianzas con terceros, para gas natural y GNV, como parte de la ejecución de la estrategia comercial del negocio, se suscribe con entidades del orden nacional e internacional de gran reconocimiento. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y dieciocho años en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque evidencia las formas de relacionamiento y las iniciativas y aportes dados para incentivar el transporte, comercialización, distribución y consumo de Gas Natural Vehicular. Normatividad: Ley 489 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1073 de 2015. Acuerdo 12 de 1998. Concejo de Medellín. Resolución 018 de 2004, Comisión de Regulación de Energía y Gas -CREG.
X
La serie documental Certificados de Conformidad da cuenta de la aprobación emitida por un tercero para el funcionamiento de las estaciones de servicios propias, a través de las cuales se suministra el Gas comprimido. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la fecha de vencimiento del certificado y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cuantitativa del 20% por medio de una muestra aleatoria simple con el fin de conservar una muestra informativa sobre las condiciones, requisitos y verificaciones realizadas a las estaciones de servicio de Gas Natural Vehicular – GNV. La eliminación de documentos se realizará conforme a lo establecido en la Nota 4.
Normatividad: Ley 8 de 1973. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1074 de 2015. Decreto 1595 de 2015. Resolución 40278 de 2017 - Ministerio de Minas. Resolución 4 0302 de 2018. Ministerio de Minas.
2 8
2 18 X
Hoja 3 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS
028 004 Contratos de arrendamiento de activos y operaciónOferta comercial PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFComunicación de aceptación PAPELMinuta del contrato PAPELRegistro presupuestal - RP PDFPóliza de cumplimiento PAPEL
Póliza de disposiciones legales PDFActa de liquidación de pago PAPELBoleta de interventoría PAPELCertificado de conformidad de la EDS PDFCertificado de competencias de vendedores de servicios PDFActa de visita técnica PAPELRegistro fotográfico JPGInforme de seguimiento PDFActa de liquidación del contrato PAPEL
028 CONTRATOS028 015 Contratos de cuentas en participación
Oferta comercial PDF
Comunicación de aceptación PAPEL
Minuta del contrato PAPEL
Póliza de cumplimiento PAPEL
Acta de liquidación de pago PAPEL
Documento de cobro PDF
Boleta de interventoría PAPEL
Certificado de conformidad de la EDS PDF
Certificado de competencias de vendedores de servicios PDF
Acta de visita técnica PAPEL
Registro fotográfico JPG
Acta de liquidación del contrato PAPEL
X
La subserie documental Contratos de arrendamiento de activos y operación evidencian la relación contractual entre la organización y una empresa privada cuya finalidad es el arrendamiento y operación de estaciones de servicio de gas natural vehicular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre las relaciones comerciales de la organización y la prestación del servicio de Gas Natural Vehicular a través de estaciones de servicio.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132. Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 410 de 1971 Art. 515, 516.
2 18
2 18 X
X X
La subserie documental Contratos de cuentas en participación evidencian la relación contractual entre la organización y una empresa privada cuya finalidad es el uso, operación y mantenimiento de estaciones de servicio de gas natural vehicular, con cargo de rendir cuenta y dividir las ganancias o pérdidas en la proporción convenida. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre las relaciones comerciales de la organización y la prestación del servicio de Gas Natural Vehicular a través de estaciones de servicio.
Normatividad: Ley 84 de 1873. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 410 de 1971 Art. 507.
Hoja 4 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 026 Contratos de suministros
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Registro de análisis de reabastecimiento PDF
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Informe jurídico PDF
Informe de debida diligencia LAFT PDFMinuta del contrato PAPELCertificado de Registro Presupuestal - CRP PDFGarantía PDFOrden de inicio PDFMinuta de modificación PAPELSolicitud de combustible PDFRegistro de entrega combustible PDF
Comunicación oficial PAPEL / PDFActa de reunión PDFDocumento de cobro PDF
Acto administrativo de permiso y/o licencia (copia) PDF
Registro de requisiciones PDF
Informe de consultoría PDFActa de liquidación bilateral del contrato PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 002 Informes administrativos
Informe PDF
X X
La subserie documental Contratos de suministros evidencia los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la organización con personas naturales o jurídicas en el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% del total de los expedientes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Selección de los contratos que refieran el suministro de bienes relacionados con el cumplimiento de los objetivos misionales como el acceso a los servicios públicos, los que coadyuven a la protección de la calidad de vida y del medio ambiente, tales como construcción de plantas de tratamiento, obras geotécnicas para las subestaciones de energía, los derivados de planes maestros de acueducto y alcantarillado, bienes para el mantenimiento de las redes de infraestructura eléctrica, entre otros.- Selección de los contratos de suministro de bienes que se fabrican a medida y/o son fundamentales para el funcionamiento de centrales hidroeléctricas, subestaciones de energía, plantas de potabilización, plantas de tratamiento y demás instalaciones que están destinadas específicamente para la prestación de los servicios públicos domiciliarios de energía, gas, acueducto y alcantarillado.- Contratos de suministros de combustibles para plantas generadoras.- Selección de los contratos de suministro relacionados con la construcción del proyecto Hidroituango y los generados durante la contingencia del proyecto.- Selección de los contratos de suministro de bienes importados.- Selección de contratos de suministro de mayor cuantía.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 1150 de 2007. Ley 734 de 2002. Artículos 30, 32, 132 / Ley 1952 de 2019. Artículos 33, 147, 148, 149. Decreto 1510 de 2013Decreto 1082 de 2015.
2 18
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
Hoja 5 de 8
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 035 Registros de inscripción y actualización de terceros
Registro PDF
Documento de inscripción PDF
Comunicación oficial PDF
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Planeación de la contratación (pre-contractual)
Cuestionario Investigación de mercado PDF
Informe de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDF
Justificación de conveniencia y oportunidad PDF
Matriz de análisis de riesgos en contratos PDF
Matriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
Justificaciones PDF
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDF
Condiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDF
Condiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPEL
2 18 X
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1082 de 2015
X
La subserie documental Registros de inscripción y actualización de terceros son instrumentos de control que evidencian la interacción de la organización con la comunidad y/o con los distintos grupos de interés a través de la atención de las solicitudes relacionadas con el registro de matrícula de terceros para acceder a los diferentes servicios y trámites disponibles. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 1581 de 2012. Decreto 410 de 1975
2 8
Contratación
Hoja 6 de 8
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Solicitud de aclaración PDF
Carta de respuesta a observaciones de oferentes PDF
Adendas PDF
Carta de presentación de la oferta PDF
Certificado de pago de parafiscales PDF
Formulario para conocimiento del tercero PDF
FE: Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDF
Certificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDF
Informe de recepción de ofertas PDF
Informe de comparación económica del proceso PDFSolicitud ajuste económico PDFSolicitud negociación directa PDFSolicitud de nueva oferta económica PDFInforme de evaluación técnica PDFInforme de evaluación económica PDFInforme de evaluación financiera PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDFInforme de debida diligencia LAFT PDFCertificado procuraduría PDFCertificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Consulta de antecedentes judiciales PDFInforme análisis y conclusiones PDFCarta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDFObservaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Hoja 7 de 8
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 011 Reportes de precios de gas
Reporte XLS
083SOLICITUDES DE CONVERSIÓN A GAS NATURAL VEHICULAR
Solicitud de conversión Gas Natural Vehicular - GNV PDF
Documento general PAPEL
Matrícula del vehículo PAPEL
Formato Preconversión PAPEL
Formato Postconversión PAPEL
Certificado de conformidad PAPEL
Solicitud de recertificación PDF
Solicitud para vehículos dedicados PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La suberie documental Reportes de precios de gas brindan información sobre el recorrido de precios y es un insumo para el comité de precios y para el informe de precios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tiene valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994.
X
La serie documental solicitudes de conversión a gas natural vehícular evidencia la intención de los usuarios por acceder a los incentivos comerciales que requiren el servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales de solicitudes que involucren un número de usuarios signifcativo y/o valores económicos con mayor rango, con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de solicitudes y usuarios que solicitan y se vinculan al servicio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 143 de 1994. Decreto 2345 de 2015. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 802 de 2004.
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2 8 X
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA GAS
GERENCIA TÉCNICA GAS 102-4200
JUAN CARLOS GÓMEZ CALLE 001
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CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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Hoja 2 de 4
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PDF
Respuesta PDF
X
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización. - Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional. - Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia. - Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país. - Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango) La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X 2 13
Hoja 3 de 4
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
Nota 1
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 5% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Hoja 4 de 4
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 5
GERENCIA TÉCNICA GAS
UNIDAD ATENCIÓN TÉCNICA CLIENTES GAS 102-4210
CESAR DARÍO VARELA HERRERA 001
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CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS
003 008 Actas de reunión
Acta PDF
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Hoja 2 de 5
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud PDF / E-MAIL
Concepto PDF / E-MAIL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
X X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen información sobre las respuestas brindadas a las solicitudes de información internas y externas, los cuales dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
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Hoja 3 de 5
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DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 022 Registros de asesoría técnica
Memoria de la capacitación PPT
Registro de asistencia a capacitación PAPEL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 035 Registros de inscripción y actualización de terceros
Registro PDF / XLS
Documento de inscripción PDF
Comunicación oficial PDF
La subserie documental Registros de asesoría técnica son instrumentos de control que dan cuenta de las actividades de registro y socialización en temas de soporte técnico y normativos relacionados con los negocios y los sistemas de distribución de los servicios, al gremio de constructores, urbanizadores e instaladores particulares. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% a las unidades documentales con registros que den cuenta del tipo de socialización y usuarios de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
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2 8 X
2 8 X X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
La subserie documental Registros de inscripción y actualización de terceros son instrumentos de control que evidencian la interacción de la organización con la comunidad y/o con los distintos grupos de interés a través de la atención de las solicitudes relacionadas con el registro de matrícula de terceros para acceder a los diferentes servicios y trámites disponibles. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 962 de 2005. Ley 1581 de 2012. Decreto 410 de 1975
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 015 Procesos de habilitación de servicios públicos de gas
Solicitud factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Acta de visita factibilidad o viabilidad del servicio PAPEL
Registro fotográfico factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Respuesta factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Solicitud de revisión de diseños PDF
Plano o esquema del diseño aprobado DWG, DWF
Plano urbanístico PDF
Memoria de cálculo y parámetros técnicos XLS
Lista de chequeo de revisión de diseños definitiva PDF
Respuesta de revisión de diseños PDF
Solicitud de asistencia técnica PDF
Acta de visita asistencia técnica de la red interna PAPEL
Acta de visita asistencia técnica de la red externa PAPEL
072 PROGRAMAS
072 027Programas de expansión y reposición de infraestructura
Programa XLS
Estudio de viabilidad PDF
Plano DWG, DWF
Memoria de calculo XLS
Autorización para intervención de espacio público PDF
Comunicación de inicio E-MAIL
Acta de reunión PDF
Registro audiovisual JPG
Informe final PDF
Nota 1
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Procesos de habilitación de servicios públicos de gas evidencian la relación entre la organización y los potenciales clientes en el desarrollo de actividades o etapas previas a la conexión de los servicios gas natural; contemplan desde la disponibilidad, viabilidad o factibilidad hasta la visita de puesta en servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de retirado el servicio (para los procesos que llegan hasta la conexión) o de negado o abandonado el proceso de habilitación (para procesos que no llegan a ser conectados) y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de los procesos de habilitación que llegan hasta la legalización o conexión del servicio.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011 Art. 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución CREG 067 de 1995. Resolución 9 0902 DE 2013. Ministerio de Minas y Energía. Modificada por Resolución 4-1385 de 2017 y por la Resolución 4-0488 de 2015.
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La subserie documental Programas de expansión y reposición de infraestructura da cuenta del desarrollo de acciones e inversiones que permiten la ampliación y mejoramiento de aquella infraestructura a través de la cual se conectan los usuarios al servicio de gas natural. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, desde el estudio sobre el fortalecimiento de la infraestructura para la optimización de los activos y ampliación del negocio de transmisión y distribución de gas.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 14. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1333 de 1986. Decreto 1469 de 2010. Resolución 067 de1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas -CREG. Resolución 716 de 2000. Agencia Nacional de Infraestructura. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas -CREG.
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Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
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CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 4
GERENCIA TÉCNICA GAS
UNIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GAS REGIÓN METROPOLITANA
102-4220
LUZ MARCELA HERNÁNDEZ BERRÍO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Estudio PDF
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017.
2 18 X
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
066 PLANES
066 044Planes de mantenimiento del sistema de distribución de gas
Análisis de criticidad PDF
Plan de mantenimiento PDF
Informe de análisis de fallas PDF
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de visita en campo PAPEL
Informe de mantenimiento PDF
Registro audiovisual JPG
071 PROCESOS
071 008 Procesos de atención de requerimientos
Solicitud de servicio PDF
Acta de visita PDF
Informe técnico PDF
Registro fotográfico PDF
Cotización PDF
Comunicación de aceptación PDF
2 18 X
La subserie documental Procesos de atención de requerimientos evidencian los requerimientos de carácter técnico realizadas por los usuarios de los servicios públicos, su atención y cobro por parte de la organización, cuando aplique. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994 Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011 Art. 52, 74, 88 y 91. Resolución CREG 108 de 1997. Modificada parcialmente por Resolución CREG 047-04 y Resolución CREG 096-04. Art.20.
X
La subserie documental Planes de mantenimiento del sistema de distribución de gas, evidencian la planeación de actividades para el mantenimiento preventivo de los activos de operación, necesarios para la distribución del servicio de Gas natural. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 067 de 1995, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 057 de 1996, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 059 de 2012, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 123 de 2013 y por la Resolución 89 de 2013, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
4 16 X
2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
072 PROGRAMAS
072 020 Programas de control de pérdidas
Programa PDF
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de revisión técnica PAPEL
Registro fotográfico JPG
Informe técnico PDF
072 PROGRAMAS
072 051 Programas de protección y cuidado de redes de gas
Programa XLS
Solicitud PDF
Acta de visita PAPEL
Memoria de capacitación PPT
Registro de asistencia PAPEL
Registro fotográfico JPG
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Programas de control de pérdidas evidencia las acciones las acciones ejecutadas con el propósito de disminuir el acceso fraudulento a los servicios de energía, agua o gas y evitar el desperdicio de los mismos provocado por las fugas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 599 de 2000 Art.83. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164 . Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución CREG 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG. Acuerdo 1063 de 2018 del Consejo Nacional de Operación.
2 13 X
La subserie documental Programas de protección y cuidado de redes de gas evidencia las asistencias técnicas realizadas a proyectos en la ciudad, con el fin de orientar oportunamente sobre la ubicación de las redes externas de gas, para así evitar perforaciones y daños al sistema de distribución. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ochos años en el Archivo Central: eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art. 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 067 de1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG. Resolución 716 de 2000. Agencia Nacional de Infraestructura. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 4
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 6
GERENCIA TÉCNICA GAS
UNIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GAS REGIÓN ANTIOQUIA
102-4230
DIEGO LEÓN PALACIO PALACIO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
018 CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS
Certificado de calibración PAPEL / PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La serie documental Certificados de Calibración de Equipos da cuenta del proceso de calibración y los resultados del análisis realizado en laboratorio a los distintos equipos que lo requieran. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria o equipo sea dado de baja de los activos de la entidad y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los documentos relativos a la maquinaria y equipos especializados, con los cuales se desarrollan actividades científicas y tecnológicas. La muestra representativa se debe conservar en su totalidad y será transferida en soporte original al Archivo Histórico ya que serán fuente de información sobre el desarrollo industrial, tecnológico y científico del país y las unidades documentales no seleccionadas será eliminadas de acuerdo con el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1074 de 2015. Norma ISO/IEC 17025 de 2005. Norma NTC 4057 de 1996.
2 8
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 012 Contratos de conexión
Oferta económica PDF
Acta de reunión PDF
Comunicación de aceptación PDF
Contrato PDF
Acta de pago PDF
Factura PDF
Otro si PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de liquidación PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 022 Registros de asesoría técnica
Memoria de la capacitación PPT
Registro de asistencia PAPEL
Registro fotográfico JPG
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 034Registros de ingreso y salida de personal, materiales y vehículos
Registro PAPEL
La subserie documental Contratos de conexión da testimonio de los documentos generados en la contratación suscrita entre la empresa y agentes o participantes de cada sector, con el fin de conectarse a las redes de los sistemas de energía, gas, acueducto y/o alcantarillado; evidenciando todas las obligaciones económicas, técnicas y jurídicas entre el usuario y el transportador, respectivamente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad ya que poseen valores secundarios y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Art. 2.3.1.2.4. Resolución 001 de 1994, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, modificada por la Resolución 60 de 2019, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
2 8 X X
La subserie documental Registros de asesoría técnica son instrumentos de control que dan cuenta de las actividades de registro y socialización en temas de soporte técnico y normativos relacionados con los negocios y los sistemas de distribución de los servicios, al gremio de constructores, urbanizadores e instaladores particulares. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% a las unidades documentales con registros que den cuenta del tipo de socialización y usuarios de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 3 X
La subserie documental Registros de ingreso y salida de personal, materiales y vehículos son instrumentos de control que permiten registrar y controlar el flujo de personas, equipos y vehículos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994
Hoja 3 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 038 Registros de novedades de la operación
Registro PAPEL
066 PLANES
066 044Planes de mantenimiento del sistema de distribución de gas
Análisis de criticidad XLS
Plan de mantenimiento XLS
Informe de análisis de fallas XLS
Lista de chequeo de revisión a las estaciones PAPEL/XLS
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de visita en campo PAPEL
Informe de mantenimiento PAPEL
Registro audiovisual JPG / MP4
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDF
Especificaciones técnicas PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDF
Matriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
Concepto de riesgo cambiario PDF
X
La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Planeación de la contratación (pre-contractual)
2 18
X
La subserie documental Planes de mantenimiento del sistema de distribución de gas, evidencian la planeación de actividades para el mantenimiento preventivo de los activos de operación, necesarios para la distribución del servicio de Gas natural. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 067 de 1995,Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 057 de 1996, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 059 de 2012, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG. Resolución 123 de 2013 y por la Resolución 89 de 2013, Comisión de Regulación Energía y Gas- CREG.
4 16 X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8 X
Hoja 4 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Justificaciones PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFCondiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDFCondiciones particulares PDFSolicitud de oferta (RFP) PDF
Acta de reunión informativa o visita PAPELSolicitud de aclaración PDFCarta de respuesta a observaciones de oferentes PDFAdendas PDFCarta de presentación de la oferta PDFCertificado de pago de parafiscales PDFFormulario para conocimiento del tercero PDF
Formato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDFCertificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDFInforme de recepción de ofertas PDFInforme de comparación económica del proceso PDFSolicitud ajuste económico PDFSolicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDFInforme de evaluación técnica PDFInforme de evaluación económica PDFInforme de evaluación financiera PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDFInforme de debida diligencia LAFT PDFCertificado procuraduría PDFCertificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Consulta de antecedentes judiciales PDFInforme análisis y conclusiones PDFCarta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Contratación
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 008 Procesos de atención de requerimientos
Solicitud de servicio PAPEL/PDF
Acta de visita PAPEL
Informe técnico PAPEL
Registro fotográfico JPG
Cotización PDF
Comunicación de aceptación PDF
072 PROGRAMAS072 020 Programas de control de pérdidas
Programa PDF
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de revisión técnica PAPEL
Registro fotográfico JPG
Informe técnico PDF
072 PROGRAMAS072 051 Programas de protección y cuidado de redes de gas
Programa XLS
Solicitud PDF
Acta de visita PAPEL
Memoria de capacitación PDF
Registro de asistencia PAPEL
Registro fotográfico JPG
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
2 13 X
La subserie documental Programas de protección y cuidado de redes de gas evidencia las asistencias técnicas realizadas a proyectos en la ciudad, con el fin de orientar oportunamente sobre la ubicación de las redes externas de gas, para así evitar perforaciones y daños al sistema de distribución. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ochos años en el Archivo Central: eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994.Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 1437 de 2011 Art. 52 y 164Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 067 de1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 716 de 2000. Agencia Nacional de Infraestructura. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
X
La subserie documental Programas de control de pérdidas evidencia las acciones ejecutadas con el propósito de disminuir el acceso fraudulento a los servicios de energía, agua o gas y evitar el desperdicio de los mismos provocado por las fugas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 599 de 2000 Art.83. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución CREG 015 de 2018. Acuerdo 1063 de 2018 del Consejo Nacional de Operación
2 18 X X
La subserie documental procesos de atención de requerimientos evidencian los requerimientos de carácter técnico realizadas por los usuarios de los servicios públicos, su atención y cobro por parte de la organización, cuando aplique. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011 Art. 52, 74, 88 y 91. Resolución CREG 108 de 1997. Modificada parcialmente por Resolución CREG 047-04 y Resolución CREG 096-04. Art.20
2 13 X
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
078 REGISTROS DE PRUEBAS DE CALIDAD
Registro de pruebas PAPEL
Registro fotográfico JPG
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Subserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X X
La serie documental Registros de pruebas de calidad evidencia las mediciones que se deben realizar periódicamente a las redes y equipos del sistema de distribución de gas de acuerdo con lo establecido por la CREG y con el fin de medir la calidad en la prestación del servicio técnico y calidad del producto en la prestación del servicio de gas natural al cliente/usuario. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales en las que los resultados de las pruebas hayan generado acciones preventivas o correctivas que fueron de gran cuantía o gran impacto para la empresa o hayan generado investigaciones. Para las unidades documentales no seleccionadas eliminar de acuerdo con el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 005 de 2006, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
2 3
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrilla
Hoja 1 de 3
VICEPRESIDENCIA GAS
GERENCIA SOLUCIONES GAS 102-4300
LUIS GUILLERMO VILLADA CORRALES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
005 ACUERDOS005 001 Acuerdos comerciales
Acuerdo PAPEL/PDF
Formato LA/FT PDF
Certificado de existencia y representación legal del Aliado PDF
Registro mercantil PDF
Cédula de ciudadanía del Representante Legal o del
comerciantePDF
Copia del RUT PDF
Certificación bancaria PDF
Declaración de renta PDF
Registro de matrícula del aliado ante la fiduciaria PDF
Registro de autorización ante Redeban PDF
Documento de cobro PDF
Orden de pago PAPEL
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Acuerdos comerciales evidencian las alianzas realizadas entre
EPM y un tercero para la potencialización de un servicio, incluido el de proveedurías, o
el despliegue de una estrategia comercial. Una vez terminado el tiempo de
conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del
acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y
dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del
40% de los acuerdos relacionados con las estrategias comerciales de la organización
para potenciar servicios públicos domiciliarios; con el fin de conservar una muestra
sobre las formas de relacionamiento con los clientes y usuarios, el despliegue de
estrategias comerciales y la expansión del negocio. La muestra seleccionada se
transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no
seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Artículo 32. Ley 791 de 2002. Artículos 1 y 8
2 18
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
074 PROYECTOS074 006 Proyectos de inversiones operativas gas
Informe técnico PDF
Ficha de inscripción XLS
Ficha de identificación XLS
Registro de Costo, Riesgo y Desempeño XLS
Estudio de viabilidad PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro Presupuestal - RP PDF
Plano de diseño PDF
Estudio técnico PDF
Informe de seguimiento PDF
Acto administrativo de permiso y/o licencia PDF
Servidumbre PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de entrega PDF
Informe de lecciones aprendidas PDF
Informe de cierre PDF
X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y
procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o
cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los
procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos
años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a
su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa
intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den
cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en
las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial
integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades
relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan
mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962
de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y
Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
2 13 X
La subserie documental Proyectos de inversiones operativas gas evidencia las
acciones desarrolladas por el negocio de Gas para atender sus propias necesidades y
así garantizar la continuidad en la prestación del servicio a través de la ejecución de
proyectos que implican una inversión adicional de recursos, pero que por su monto y
complejidad no se enmarcan en el modelo de gestión de proyectos definido por la
organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de
Gestión contados a partir de la suscripción del acta de entrega y/o documento
equivalente que de por finalizado el proyecto, y trece años en el Archivo Central;
transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores
secundarios que permiten medir el impacto o la eficacia de los programas y actividades
misionales de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y
series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional
para la empresa.
Normatividad:
Ley 56 de 1981. Ley 142 de 1994.
Terminación
Identificación
Formulación
Ejecución
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 5
VICEPRESIDENCIA GAS
UNIDAD PLANEACIÓN GAS 102-4400
ANA CATALINA OCHOA YEPES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL / PDF
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Solicitud de adición o prórroga del convenio PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL / PDF
Acta de liquidación del convenio PAPEL / PDF
037 ESTUDIOS037 022 Estudios de viabilidad
Solicitud PAPEL/PDF
Comunicación oficial PDF
Informe preliminar PDF
Informe de viabilidad técnica PDF
Estudio de viabilidad PDF
X
La subserie documental estudios de viabilidad proporcionan información sobre las condiciones técnicas, jurídicas y económicas necesarias para el desarrollo de proyectos que permiten ampliar la cobertura del negocio, mediante la ampliación de la infraestructura de servicios públicos domiciliarios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación de la vigencia otorgada en la factibilidad del estudio y dieciocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa íntrinseca del 20% de aquellos documentos que evidencia el análisis de proyectos significativos para la entidad y que conllevan al crecimiento y expansión de la infraestructura y cobertura del negocio para la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas, es decir para los estudios no viables se conservan dos años en gestión a partir de la negación y luego se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Resolución CREG 067 de 1995.
2 18
X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
2 18
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 009 Informe de análisis del entorno
Informe PDF
066 PLANES066 031 Planes de gestión ambiental y social
Plan PDF
Formulario SINA PAPEL / PDF
Comunicación oficial PDF
Documento de cobro PDF
Acto administrativo de licencia o permiso ambiental PAPEL / PDF
Renovación acto administrativo de licencia o permiso ambiental
PAPEL / PDF
Informe de seguimiento XLS
2 8 X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
X
La subserie documental Planes de Gestión Ambiental y Social da cuenta de los compromisos, acciones y estrategias que adopta la entidad para favorecer el cuidado integral del medio ambiente en cada una de las sedes y proyectos, en el marco del modelo de la Gestión Ambiental, incluyendo los trámites para las autorizaciones que otorga la autoridad ambiental competente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del plan y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios ya que permite comprender e investigar los impactos en la ejecución de actividades de conservación y protección del agua y la biodiversidad; la prevención de la contaminación y uso sostenible en general de los recursos para la protección del medio ambiente, así como también, las relaciones que establece EPM con las comunidades en los territorios de influencia de los proyectos, desde las actuaciones que contribuyen a la viabilidad social, económica y ambiental. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 2811 de 1974. Decreto 2041 de 2014. Decreto 1076 de 2015, Artículo 2.2.2.3.1.1. Artículo 2.2.2.3.1.2. Artículo 2.2.2.3.1.3. Artículo 2.2.1.4.4.3. Articulo 2.2.8.6.3.1. Artículo 2.2.8.9.1.2. Artículo 2.2.8.9.1.4. Decreto 2220 de 2015. Resolución 0330 de 2017, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.
X 2 18 X
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 035 Planes de inversión y desinversión
Plan PDF
Informe de seguimiento PDF
066 PLANES066 051 Planes de Negocio Gas
Plan PDF
Certificado de acta de Junta Directiva PDF
Registro de cambios PDF
4 16 X
La subserie documental Planes de inversión y desinversión, dan cuenta de las acciones tomadas para la inversión en la expansión, reposición, ampliación y modernización de la infraestructura o su desinversión en el negocio, de acuerdo a las directrices definidas en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten entender e investigar los intereses institucionales en torno a el control de los proyectos de infraestructura y mejora operacional, la expansión y/o modernización de los sistemas que conllevan al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, el acceso y comprabilidad y la solidez financiera.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019.Decreto 696 de 1998. Decreto 115 de 1996. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Acuerdo Municipal N°12 de 1998, Concejo de Medellín. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG. Circular N° 047 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas- CREG.
La subserie documental Planes de Negocio Gas dan cuenta de la recopilación y organización de los insumos estratégicos necesarios para la planeación del negocio de Gas Natural; el análisis del entorno, el estudio de las oportunidades para el sostenimiento y crecimiento, vinculación de nuevos clientes, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal 12 de 1998, Concejo de Medellín
4 16 X
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
Hoja 1 de 6
VICEPRESIDENCIA GAS
UNIDAD OPERACIÓN Y CALIDAD GAS 102-4500
DIEGO ALEJANDRO JARAMILLO ECHEVERRI 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 068Informes técnicos de producción, transporte y comercialización de gas
Informe XLS
060 MODELOS DE INGENIERÍA060 005 Modelos digitales de redes de gas
Modelo PDF
Orden de Trabajo - OT PDF
Protocolo PAPEL
Plano PAPEL
Registro fotográfico JPG
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 18 X
La subserie documental Modelos digitales de redes de gas evidencia la información geográfica sobre las redes de gas, la cual permite ubicarlas y conocer sus elementos y atributos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del modelo y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y contribuyen a la recuperación de la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación sobre los procesos de operación del sistema de red de gas. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 78, 209, 269, 365. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002. Art. 1 y 8. Ley 1753 de 2013. Art. 133. Decreto 1499 de 2017. Resolución 067 de 1995.
2 13 X
La subserie documental Informes técnicos de producción, transporte y comercialización de gas contienen información sobre el balance técnico y los reportes de volúmenes de gas que conllevan a la construcción de estadísticas esenciales para la toma de decisiones sobre la disponibilidad del servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28.
2 8 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 022 Planes de control de pérdidas
Plan PDF
066 PLANES
066 057 Planes de operación del sistema de distribución de gas
Plan PDF
La subserie documental Planes de Control de Pérdidas evidencia la definición de estrategias, procedimientos y prácticas para el control y reducción de las pérdidas no técnicas en los sistemas de distribución de los servicios en las áreas donde EPM tiene cobertura. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciseis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo 1063 de 2018, Consejo Nacional de Operación. Resolución 015 de 2018, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG
2 13 X
La subserie documental Planes de Operación del sistema de distribución de gas evidencia la definición de tareas para el desarrollo de la operación y distribución del gas con criterios de confiabilidad, oportunidad y eficiencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994 Art. 14.28. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 067 de 1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 057 de 1996, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Derogada parcialmente por la Resolución 114 de 2017, modificada por la Resolución 123 de 2013 y por la Resolución 89 de 2013. Resolución 059 de 2012, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Aclarada por la Resolución 14 de 2014.
4 16 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES066 060 Planes de prevención y respuestas ante emergencias
Plan PDF
Mapa de riesgos XLS
Acta de reunión PDF
072 PROGRAMAS
072 015 Programas de calibración de los sistemas de medición
Programa XLS
Orden de Trabajo - OT PDF
Informe de calibración del sistema de medición PDF
La subserie documental Planes de Prevención y Respuestas ante Emergencias evidencia la identificación de los riesgos potenciales que se podrían generar por acciones naturales o por intervenciones de carácter antrópico, las instituciones que pueden prestar sus servicios de apoyo logístico, así como los mecanismos de prevención ante una contingencia. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 979 de 1979. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Art. 164. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto número 3102 de 1997 Art. 5. Decreto 1575 de 2007, Capítulo VII. Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 2157 de 2017. Resolución 154 de 2014. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 549 de 2017. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución SSPD - 20181000133695 de 2018, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 18 X
2 13 X
La subserie documental Programas de calibración de los sistemas de medición da cuenta de la calibración que realiza la organización, a través de laboratorios certificados, a los elementos que componen el sistema de medición de GAS, con el objetivo de ofrecer un buen servicio y cumplir con lo establecido en las normas técnicas y procedimientos internos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto de los programas y actividades de la organización, desde el estudio del proceso de operación y mantenimiento de los medidores del sistema de transmisión de gas.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78 y 365. Ley 142 de 1994. Ley 791 de 2002 Art. 1 y 8. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 2269 de 1993. Resolución 011 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG. Resolución 067 de1995, Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG. NTC 4856 o a la norma técnica de IEC o ANSI equivalente. NTC 6167 Icontec.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 046 Programas de monitoreo y atención de eventos
Base de datos Scada XLS
Reporte de eventos diarios XLS
Reporte de variables operativas XLS
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de visita en campo PAPEL
Registro fotográfico JPG
Comunicación oficial PAPEL
Documento de cobro PDF
Informe PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de informaciónCSV / SHAPE /
XLS
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 007 Reportes de información internos
Reporte de información XLS
2 13 X X
La subserie documental Programas de Monitoreo y Atención de Eventos, evidencia las actividades administrativas y operativas que se realizan para la identificación, priorización y atención de los daños y novedades de operación que impactan la infraestructura o la prestación de los servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, así como las pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas, asociados a la rendición de cuentas.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132. Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución número 2115 de 2007. Ministerio de la protección social. Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial.
La subserie documental Reportes de información internos evidencia la información compartida entre las áreas o dependencias de la empresa a necesidad de los funcionarios, con el fin de desarrollar un trámite interno, implementar mejoras a los procesos o tomar decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y tres años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en otra serie/subserie.
2 8 X
2 3 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional HumanitarioSERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA GAS
UNIDAD GESTIÓN DEL RENDIMIENTO GAS 102-4600
GABRIEL JAIME ARANGO ZAPATA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 001 Informes a entidades externas
Informes XLS
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X
La subserie documental Informes a entidades externas se refiere a informes que pueden ser solicitados por cualquier empresa o entidad pública o privada, los cuales pueden ser a solicitud o de forma periódica y de acuerdo con el ejercicio de las funciones de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 10% de las unidades documentales o expedientes correspondientes a informes requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría o cualquier otro ente de control. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
NormatividadLey 549 de 1999. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 6289 de 2011, Contraloría General de la República. Resolución 688 de 2014, Comisión Regulación Agua Potable y Saneamiento Básico. Resolución 182 de 2017, Contaduría General de la Nación.
2 8
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 029 Informes de gestión de indicadores
Ficha técnica del indicador XLS
Matriz de despliegue de indicadores XLS
Informe de comportamiento de indicadores de gestión PDF
2 8 X
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes de gestión de indicadores registran la metodología utilizada para el diseño, formulación, y seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la actualización del indicador y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
081 REPORTES DE INFORMACIÓN081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte de información PDF
Nota 1
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 1
VICEPRESIDENCIA GESTIÓN DE NEGOCIOS
VICEPRESIDENCIA AGUA Y SANEAMIENTO 102-5000
SANTIAGO OCHOA POSADA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 1 de 1
VICEPRESIDENCIA AGUA Y SANEAMIENTO
GERENCIA PROVISIÓN AGUAS 102-5100
JORGE WILLIAM RAMIREZ TIRADO 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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GERENCIA PROVISIÓN AGUAS
DIRECCIÓN SISTEMAS REGIONALES AGUAS 102-5110
ADRIANA PATRICIA CARTAGENA ZAPATA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud E-MAIL
Concepto PDF
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8 X
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
8
PROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
037 ESTUDIOS037 027 Estudios y diseños técnicos
Solicitud E-MAIL
Diagnóstico PDF
Plano PDF
Comunicación Oficial PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PDF
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 064 Informes técnicos de agua y saneamiento
Solicitud E-MAIL
Informe PDF
La subserie documental Informes técnicos de agua y saneamiento registran acciones de inspección y pruebas especializadas a los equipos principales de las plantas, así como diagnósticos y análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa para la toma decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1096 de 2000, Ministerio de Desarrollo Económico.
2 13 X
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Estudios y diseños técnicos contiene un conjunto de documentos en los cuales se determinan las características específicas que debe tener un proyecto para su optima construcción. Se pueden producir estudios y diseños generales o detallados dependiendo de las necesidades de la organización. Entre los tipos de estudios se encuentran: Topográficos, Geotécnicos, Hidrológicos, Hidráulicos, Geológicos, Antropológicos, Arqueológicos, de Suelos y Estructurales, modelos digitales o diseños de pequeños tramos de alcantarillado o de acueducto, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque dan cuenta de los estudios realizados que conllevan a la presentación de propuestas de ingeniería, formulación de proyectos y diseños de EPM que conllevan a la solución de problemas de la operación de los negocios en el mercado de los sistemas regionales.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Art 23. Ley 388 de 1997. Decreto 1076 de 2015. Art 2.2.8.9.1.2, 2.2.8.9.1.4, 1.1.1.1. Decreto 1077 de 2015. Art 1.1.1.1.1. Resolución 472 del 2017.
2 18 X
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Plan XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
X
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
2 5
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Hoja 1 de 5
GERENCIA PROVISIÓN AGUAS
UNIDAD VINCULACIÓN Y DESARROLLO URBANÍSTICO AGUAS
102-5120
SANTIAGO WILCHES YEPES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS
003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
028 CONTRATOS028 012 Contratos de conexión
Póliza de cumplimiento PAPEL
Contrato PAPEL
Acta de reunión PDF
Factura PDF
Acta de pago PAPEL
Acta de recibo de redes PAPEL
Acta de terminación PAPEL
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL052 022 Registros de asesoría técnica
Memoria de la capacitación PPT
Registro de asistencia PAPEL
Acta de reunión E-MAIL
071 PROCESOS
071 003Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados
Cuestionario Investigación de mercado PDFInforme de resultados y conclusiones investigación de mercado
Listado de Ítems y cantidades PDFEspecificaciones técnicas PDFJustificación de conveniencia y oportunidad PDFMatriz de análisis de riesgos en contratos PDFMatriz evaluación de contratos y clasificación bajo NIIF PDFMatriz de identificación de temas asociados a tercerización y ajustes para el cumplimiento normativo
Matriz para el análisis del suministro de equipos, herramientas o materiales
2 18 X
X
La subserie documental Contratos de conexión da testimonio de los documentos generados en la contratación suscrita entre la empresa y agentes o participantes de cada sector, con el fin de conectarse a las redes de los sistemas de energía, gas, acueducto y/o alcantarillado; evidenciando todas las obligaciones económicas, técnicas y jurídicas entre el usuario y el transportador, respectivamente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad ya que poseen valores secundarios y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritas en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una subserie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Art. 2.3.1.2.4. Resolución 001 de 1994, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 025 de 1995, modificada por la Resolución 60 de 2019, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG.
2 18 X
X X
La subserie documental Registros de asesoría técnica son instrumentos de control que dan cuenta de las actividades de registro y socialización en temas de soporte técnico y normativos relacionados con los negocios y los sistemas de distribución de los servicios, al gremio de constructores, urbanizadores e instaladores particulares. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% a las unidades documentales con registros que den cuenta del tipo de socialización y usuarios de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
2 8
Planeación de la contratación (pre-contractual) La subserie documental Procesos contractuales declarados desiertos o no adjudicados evidencian el proceso precontractual, en especial las propuestas de las licitaciones no seleccionadas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del trámite licitatorio y dieciocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.Decreto 1082 de 2015.
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Concepto de riesgo cambiario PDFJustificaciones PDFCertificado de disponibilidad presupuestal - CDP PDFCondiciones para elaborar la solicitud de oferta PDF
Condiciones generales PDFCondiciones particulares PDF
Solicitud de oferta (RFP) PDFActa de reunión informativa o visita PAPELSolicitud de aclaración PDFCarta de respuesta a observaciones de oferentes PDFAdendas PDFCarta de presentación de la oferta PDFCertificado de pago de parafiscales PDFFormulario para conocimiento del tercero PDFFormato Externo de gestión de SST en la ejecución de contratos
Autorización del fabricante PDFCertificado de experiencia del oferente y/o fabricante PDFInforme de recepción de ofertas PDFInforme de comparación económica del proceso PDFSolicitud ajuste económico PDFSolicitud negociación directa PDF
Solicitud de nueva oferta económica PDFInforme de evaluación técnica PDFInforme de evaluación económica PDFInforme de evaluación financiera PDFInforme jurídico PDF
Informe de evaluación contractual y ponderación de ofertas PDF
Boletín de responsables fiscales PDFInforme de debida diligencia LAFT PDFCertificado procuraduría PDFCertificado Contraloría PDF
Certificado sistema registro nacional de medidas correctivas PDF
Consulta de antecedentes judiciales PDFInforme análisis y conclusiones PDF
Carta remisoria del informe de análisis y conclusiones PDF
Observaciones de proponentes al informe de análisis y conclusiones
Informe de recomendación y aceptación / declaratoria desierta/ terminación del proceso de contratación
Comunicación declaratoria desierto/ Terminación del proceso
Contratación
Hoja 4 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS
071 013Procesos de habilitación de servicios públicos de acueducto y alcantarillado
Solicitud factibilidad o viabilidad del servicio PAPEL/PDFPlano PDF
Informe técnico factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Registro fotográfico factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Concepto técnico JPGRespuesta factibilidad o viabilidad del servicio PDF
Solicitud de revisión diseño conceptual PDFAmarre topográfico PDFObligaciones viales PDFComunicación Oficial PDFActa de reunión revisión de diseños PDF
Lista de chequeo de diseño conceptual definitiva PDF
Solicitud de revisión diseño definitivo PDF
Lista de chequeo de revisión de diseños definitiva PDF
Plano o esquema del diseño aprobado DWF/DWG/PDFPlano urbanístico PDF
Memorias de cálculo y parámetros técnicos - diseños XLS
Respuesta de revisión de diseños PDFCuenta de cobro revisión de diseños PDF
Solicitud de Interventoría o Supervisión de proyectos PDF
Cronograma de obra XLSActa de visita interventoría o supervisión PAPELComunicación Oficial PDFInforme de televisación MP4Registro fotográfico JPGActa de recibo de redes PAPEL
Matrícula de activos recibidos PDFAutorización de ingreso de solicitudes PAPELSolicitud supervisión de las acometidas PDF
Memorias de cálculo y parámetros técnicos acometidas XLS
Acta de visita supervisión de las acometidas PAPELAutorización de ingreso de solicitudes PAPEL
Viabilidad
Diseño
Interventoría
2 18 X X
Los procesos de habilitación de servicios públicos de acueducto y alcantarillado evidencian la relación entre la organización y los potenciales clientes en el desarrollo de actividades o etapas previas a la conexión de los servicios de acueducto y alcantarillado; contemplan desde la disponibilidad, viabilidad o factibilidad hasta la visita de puesta en servicio. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de retirado el servicio (para los procesos que llegan hasta la conexión) o de negado o abandonado el proceso de habilitación (para procesos que no llegan a ser conectados) y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de los procesos de habilitación que llegan hasta la legalización o conexión del servicio.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015.
Hoja 5 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS072 020 Programas de control de pérdidas
Orden de trabajo PDF
Acta de visita PAPEL
Acta de recuperación de consumos PAPEL
Registro fotográfico JPG
Informe técnico PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
X
La subserie documental Programas de control de pérdidas evidencia las acciones las acciones ejecutadas con el propósito de disminuir el acceso fraudulento a los servicios de energía, agua o gas y evitar el desperdicio de los mismos provocado por las fugas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 599 de 2000 Art.83. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución CREG 015 de 2018. Acuerdo 1063 de 2018 del Consejo Nacional de Operación.
2 13 X
Hoja 1 de 5
GERENCIA PROVISIÓN AGUAS
UNIDAD PRODUCCIÓN AGUAS 102-5130
JOHN FERNANDO JARAMILLO VILLEGAS 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
005 ACUERDOS005 004 Acuerdos de cooperación ambiental
Acuerdo PAPEL
015 BITACORAS DE OPERACIÓN
Bitacora PAPEL / XLS
X
La subserie documental Acuerdos de cooperación ambiental es un instrumento que busca contribuir con acciones que apoyen el plan de gestión integral de la calidad del aire en el Valle de Aburra y promover el desarrollo de proveedores de tecnologías a gas natural vehicular, como un energético amigable con el ambiente. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la terminación del acuerdo por alguna de las distintas causales definidas en su perfeccionamiento y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación, sobre las formas de relacionamiento y las iniciativas y aportes dados para la protección y cuidado del medio ambiente.
Normatividad:Ley 99 de 1993. Ley 489 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Acuerdo 12 de 1998. Concejo de Medellín.
X 2 18 X
2 8 X X
En la serie documental Bitácoras de Operación se registra el seguimiento sobre la calidad y control de la operación en cada una de las plantas de agua. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y ocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque evidencia el control y seguimiento realizado a las plantas de agua y con ello se garantiza la continuidad del servicio, y la calidad y seguridad de los productos y servicios. Para transferencias primarias Ver Nota 1. Para transferencias secundarias Ver Nota 2. Para digitalización Ver Nota 3.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 373 de 1997. Decreto 1311 de 1998. Decreto 1575 de 2007. Decreto 1077 de 2015. Resolución 1303 de 2008 Ministerio de la Protección Social. Resolución 4716 de 2010. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
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ARCHIVO CENTRAL
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CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura Pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
Plano PDF
Concepto Técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega PDF
Ficha técnica PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PDF
Plano PAPEL
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.
- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.
- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años.La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
2 8 X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
5 15 X X
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 064 Informes técnicos de agua y saneamiento
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 038 Registros de novedades de la operación
Registro de eventos XLS
2 8
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 5% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13 X
La subserie documental Informes técnicos de agua y saneamiento registran acciones de inspección y pruebas especializadas a los equipos principales de las plantas, así como diagnósticos y análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa para la toma decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1096 de 2000, Ministerio de Desarrollo Económico.
2 13
X
La subserie documental Registros de novedades de la operación evidencian la ejecución de las actividades de registro y rutinas de inspección a la infraestructura y equipos, de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la operación. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 5% de las unidades documentales con el fin de conservar una muestra informativa sobre este tipo de registros. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 085 Planes operativos
Plan PDF
Cronograma XLS
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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GERENCIA PROVISIÓN AGUAS
UNIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO PROVISIÓN AGUAS
102-5140
FERNANDO CALAD CHICA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
071 PROCESOS071 008 Procesos de atención de requerimientos
Solicitud de servicio PDF
Acta de visita PDF
Informe técnico PDF
Registro fotográfico PDF
Cotización PDF
Comunicación de aceptación PDF
072 PROGRAMAS072 020 Programas de control de pérdidas
Cronograma XLS
Instructivo para la supervisión PDF
Acta de visita PAPEL
Registro fotográfico JPG / MP4
072 PROGRAMAS
072 043 Programas de mantenimiento del sistema de acueducto
Orden de trabajo PDF
Registro fotográfico JPG
Acta de visita PDF
X
La subserie documental Programas de control de pérdidas evidencia las acciones las acciones ejecutadas con el propósito de disminuir el acceso fraudulento a los servicios de energía, agua o gas y evitar el desperdicio de los mismos provocado por las fugas. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y da cuenta de la planeación y coordinación de las estrategias para la reducción de las pérdidas técnicas y comerciales que conllevan a mejorar el acceso y comprabilidad y la solidez financiera de la organización. Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 599 de 2000 Art.83. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución CREG 015 de 2018. Acuerdo 1063 de 2018 del Consejo Nacional de Operación.
2 13 X
X
La subserie documental procesos de atención de requerimientos evidencian los requerimientos de carácter técnico realizadas por los usuarios de los servicios públicos, su atención y cobro por parte de la organización, cuando aplique. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad: Ley 142 de 1994 Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011 Art. 52, 74, 88 y 91. Resolución CREG 108 de 1997. Modificada parcialmente por Resolución CREG 047-04 y Resolución CREG 096-04. Art.20
2 13 X
La subserie documental Programas de mantenimiento del sistema de acueducto evidencia las acciones de mantenimiento que realiza la empresa a la infraestructura y equipos que componen los sistemas de transporte, almacenamiento y distribución de agua potable. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, relacionadas con la protección del recurso hídrico y los servicios ambientales, la prevención de la contaminación y el garantizar la calidad y seguridad de los productos y servicios.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78. Ley 142 de 1994 Art 28. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1575 de 2007. Decreto 1077 de 2015. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
2 18 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 5
GERENCIA PROVISIÓN AGUAS
UNIDAD MANTENIMIENTO EQUIPOS PROVISIÓN AGUAS
102-5150
LUIS JAVIER LONDOÑO LOSADA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL / PDF
2 13
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Hoja 2 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
016 BOLETINES016 002 Boletines informativos
Boletín PDF
018 CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS
Certificado PDF2 8
X
La subserie documental Boletines Informativos contiene información relacionada con la gestión, costos evitados y trabajos relevantes de algunas áreas administrativas de la organización e información vital relacionada con informes, estudios y presentaciones sobre temas normativos y regulatorios oficiales de los Negocios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se publicó el boletín y ocho años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 20% de los boletines informativos con el fin de conservar una muestra sobre el tipo de noticias, información del territorio, inversiones, temas normativos y regulatorios oficiales, entre otra información. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 20 y 73. Ley 11 de 1992, Artículo 79.
2 8
X
La serie documental Certificados de Calibración de Equipos da cuenta del proceso de calibración y los resultados del análisis realizado en laboratorio a los distintos equipos que lo requieran. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria o equipo sea dado de baja de los activos de la entidad y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los documentos relativos a la maquinaria y equipos especializados, con los cuales se desarrollan actividades científicas y tecnológicas. La muestra representativa se debe conservar en su totalidad y será transferida en soporte original al Archivo Histórico ya que serán fuente de información sobre el desarrollo industrial, tecnológico y científico del país y las unidades documentales no seleccionadas será eliminadas de acuerdo con el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1074 de 2015. Norma ISO/IEC 17025 de 2005. Norma NTC 4057 de 1996.
Hoja 3 de 5
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
024 CONCEPTOS024 004 Conceptos técnicos
Solicitud E-MAIL
Concepto E-MAIL
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 064 Informes técnicos de agua y saneamiento
Informe PDF
053 INVENTARIOS053 002 Inventarios de bienes muebles
Inventario XLS
X
La subserie documental Conceptos técnicos contienen el pronunciamiento o recomendaciones sobre determinados temas, que pueden ser o no acogidos por los solicitantes. Estos documentos dan cuenta de un conocimiento específico relacionado con las funciones, procedimientos y actividades de un área administrativa en particular. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de los certificados de cada área administrativa, con el fin de conservar una muestra informativa sobre el tipo de solicitudes, las respuestas y conocimiento brindado. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Art. 370. Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Resolución 21 de 2005, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 8
2 13 X
La subserie documental Inventarios de bienes muebles evidencia el conjunto de registros que dan cuenta del control y administración de los diferentes activos físicos propios de la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991. Ley 42 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019.
2 13 X
La subserie documental Informes técnicos de agua y saneamiento registran acciones de inspección y pruebas especializadas a los equipos principales de las plantas, así como diagnósticos y análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa para la toma decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1096 de 2000, Ministerio de Desarrollo Económico.
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 038Planes de mantenimiento de equipos del sistema de acueducto y alcantarillado
Plan XLS
Orden de Trabajo PDF
Informe de Mantenimiento PDF
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
4 16 X
Tipos documentales: Mayúscula inicial
2 5
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
La subserie documental Planes de mantenimiento de equipos del sistema de acueducto y alcantarillado evidencia la planeación que desarrolla la entidad para asegurar el correcto funcionamiento de la maquinaria y equipos que componen el sistema de acueducto y alcantarillado y que garantizan la calidad y seguridad de los productos y servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad porque da cuenta de la planeación y coordinación del mantenimiento y aportan información valiosa para la generación de estrategias para el adecuado mantenimiento, el estudio de costos, estado de los equipos y la mitigación de los riesgos asociados al sistema de acueducto y alcantarillado.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
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VICEPRESIDENCIA AGUA Y SANEAMIENTO
GERENCIA AGUAS RESIDUALES 102-5200
LEON ARTURO YEPES 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
2 18
2 8
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo
pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o
servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y
orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo.
Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión
contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y
dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10%
de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel
nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al
Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante
el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:
Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se
relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los
jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación
y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en
Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su
producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6%
de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las
Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de
conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación
facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los
equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo
Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el
procedimiento establecido en la nota 4.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
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SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
030 CONVENIOS
030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Registro presupuestal RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PAPEL/PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PAPEL/PDF
Solicitud de adición o prórroga del convenio PAPEL
Acta de modificación bilateral PAPEL
Acta de liquidación del convenio PAPEL
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos
técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales,
económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras
organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez
terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a
partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho
años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los
expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.
- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.
- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones
de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los
convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el
desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la
organización
- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de
carácter internacional.
- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las
unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento
establecido en la nota 4.
Normatividad:
Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007.
Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art.
33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de
2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
2 18 X XX
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
CT: Conservación Total E: Eliminación
S: Selección M: Medio tecnológicoTipos documentales: Mayúscula inicial
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para el
caso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático de
los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cada
subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e
integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD esta
disposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
Hoja 1 de 6
GERENCIA AGUAS RESIDUALES
UNIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GESTIÓN AGUAS RESIDUALES
102-5210
HEMEL ADOLFO SERNA VALENCIA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL / PDF
017 CARACTERIZACIONES DE VERTIMIENTOS
Caracterización PAPEL
Tabla de datos XLS
2 18 X
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
X
La serie documental Caracterizaciones de Vertimientos son documentos que contienen el análisis fisicoquímico a muestras de las aguas residuales vertidas al alcantarillado público, contienen información del resultado de pruebas realizadas en el laboratorio del control y calidad del agua que se está descargando. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y dieciocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque evidencia los seguimientos y pruebas de laboratorio que sirven para comprender aspectos esenciales para la protección y cuidado del medio ambiente. Normatividad:Ley 99 de 1993. Decreto 1076 de 2015. Decreto 050 de 2018. Resolución 4353 de 2013 Ministerio de Salud y Protección Social
Hoja 3 de 6
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
034DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES, DENUNCIAS Y FELICITACIONES
Solicitud PAPEL/PDF
Respuesta PAPEL/PDF
La serie documental Derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones contiene la información acerca de los requerimientos, solicitudes y necesidades de información de diversa índole presentados por los ciudadanos, grupos de interés y entidades de control. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa intrínseca del 15% del total de las unidades documentales, teniendo en cuenta los siguientes criterios::
- Seleccionar aquellas unidades documentales que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos misionales y de apoyo que puedan contribuir para valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.- Seleccionar aquellas unidades documentales ue impliquen la expresión de derechos mínimos vitales expresados en las sentencias T-426 de 1992, T-005 de 1995, T-015 de 1995, T-144 de 1995, T-198 de 1995, T-500 de 1996, T-284 de 1998, SU-062 de 1999 de la Corte Constitucional.- Seleccionar aquellas unidades documentales que impliquen la expresión de los derechos fundamentales señalados en el Capítulo 1 de la Constitución Política de Colombia.- Seleccionar aquellas unidades documentales de interés colectivo, es decir que resuelvan las necesidades de grupos étnicos, religiosos, sindicatos, asociaciones de derechos humanos, comunidades campesinas, colectivos de defensa de la diversidad sexual, colectivos de víctimas, colectivos de personas en condición de discapacidad.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones relacionadas con la vulneración de Derechos humanos ocasionados en el marco del conflicto armado interno, ya que contribuyen a la comprensión y esclarecimiento de hechos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos y con ocasión a la memoria del conflicto interno armado del país.- Seleccionar aquellas unidades documentales que contengan información sobre peticiones presentadas en el marco de contingencias y la vulneración o protección de los Derechos Humanos que sirvan para la interpretación de los impactos y acciones tomadas por la organización para atender los acontecimientos y contingencias de gran impacto social para el país. (Buzón contingencia Ituango)La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 23. Ley 57 de 1985. Ley 142 de 1994. Ley 1581 de 2012. Ley 1755 de 2015. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
13 X XX 2
Hoja 4 de 6
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CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe XLS
071 PROCESOS071 008 Procesos de atención de requerimientos
Solicitud de servicio PDF
Acta de visita PDF
Informe técnico PDF
Registro fotográfico PDF
Cotización PDF
Comunicación de aceptación PDF
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
8 X
2 18 X
La subserie documental Procesos de atención de requerimientos evidencian los requerimientos de carácter técnico realizadas por los usuarios de los servicios públicos, su atención y cobro por parte de la organización, cuando aplique. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del retiro del servicio y dieciocho años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Normatividad:Ley 142 de 1994 Art. 152, 153, 158 y 159. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley. 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 1437 de 2011 Art. 52, 74, 88 y 91. Resolución CREG 108 de 1997. Modificada parcialmente por Resolución CREG 047-04 y Resolución CREG 096-04. Art.20
2
Hoja 5 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
072 PROGRAMAS
072 044Programas de mantenimiento del sistema de alcantarillado
Programa XLS
Orden de trabajo - OT PDF
Acta de visita de campo PAPEL
Informe de mantenimiento PDF
Registro audiovisual JPG/MP4
081 REPORTES DE INFORMACION
081 005 Reportes de información a entidades externas
Reporte PDF
Nota 1
Nota 2Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
X
La subserie documental Programas de mantenimiento del sistema de alcantarillado evidencia las acciones realizadas durante el mantenimiento de la infraestructura del sistema de recolección y transporte de aguas residuales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización, relacionadas con la protección del recurso hídrico y los servicios ambientales, la prevención de la contaminación y el garantizar la calidad y seguridad de los productos y servicios.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991, Art 78. Ley 142 de 1994 Art 28. Ley 1437 de 2011 Art 52 y 164. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1077 de 2015. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 0330 de 2017. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
2 8 X
La subserie documental Reportes de información a entidades externas dan testimonio del cumplimiento de las obligaciones asociada al reporte de información de diversa índole; comerciales, financieros, administrativos, técnico operativo, de indicadores, entre otros, relacionados con la cadena de valor de los servicios prestados por la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque han perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios, además que se compilan o representan en diversas series y subseries.
Normatividad:Constitución Política de Colombia de 1991. Art 15. Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 901 de 2004. Ley 1066 de 2006. Ley 1712 de 2014. Decreto 1625 de 2016. Resolución 100 de 2003, Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG. Resolución 0075 de 2011, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Resolución 20192200020155 de 2019, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD.
2 13 X
Hoja 6 de 6
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Hoja 1 de 5
GERENCIA AGUAS RESIDUALES
UNIDAD TRATAMIENTO GESTIÓN AGUAS RESIDUALES 102-5220
GABRIEL JAIME VASQUEZ ESCOBAR 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP PDF
Registro de análisis de precios XLS
Mapa de riesgos PDF
Formulario de conocimiento del tercero - LAFT PDF
Acta de transacción, interacción o intervención PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Acta de reunión PDF
Informe de seguimiento PDF
Comunicación oficial PDF
Acta de Liquidación PAPEL
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
2 18
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
015 BITÁCORAS DE OPERACIÓN
Bitácora XLS
038 HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES
Escritura pública PAPEL
Licencia de construcción PAPEL
PlanoPAPEL / DWG /
DWF / PDF
Concepto técnico PDF
Instrumento de control del mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones
PAPEL
La serie documental Bitácoras de Operación se registra el seguimiento sobre la calidad y control de la operación en cada una de las plantas de agua. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir de la finalización del año en el que se produjo y ocho años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque evidencia el control y seguimiento realizado a las plantas de agua y con ello se garantiza la continuidad del servicio, y la calidad y seguridad de los productos y servicios.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 373 de 1997. Decreto 1311 de 1998. Decreto 1575 de 2007. Decreto 1077 de 2015. Resolución 1303 de 2008 Ministerio de la Protección Social. Resolución 4716 de 2010. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
2 8 X
5 15 X X
La serie documental Historiales de bienes inmuebles evidencian la gestión y control administrativo de los bienes inmuebles que posee la empresa. Se debe conservar cinco años en Archivo de Gestión contados a partir de la demolición y/o venta del inmueble y quince años en el Archivo Central. Se contemplan cinco años porque es el tiempo necesario a la prescripción ordinaria para los bienes raíces, según el artículo 4 de la Ley 791 de 2002 y veinte años en total, para responder a posibles acciones de responsabilidad civil contractual, por las diferentes intervenciones que se hayan realizado en el bien a través de los contratos de obra. Una vez terminados los tiempos de retención anteriores; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% del total de los expedientes de acuerdo con los siguientes criterios:
- Selección de los historiales que identifiquen bienes inmuebles de interés cultural, ya que adquiere un valor de interés cultural y es fuente de información para futuras investigaciones de un orden histórico, pues describen las características del bien inmueble en aspectos estéticos, simbólicos, arquitectónicos y paisajísticos para una comunidad.
- Selección de los historiales de bienes inmuebles que posean reconocimientos arquitectónicos y urbanísticos para la comunidad.
- Selección de los historiales que refieran a bienes inmuebles que hayan sido usados por la entidad por más de 20 años. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 13
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CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
042 HISTORIALES DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Acta de entrega de equipos PAPEL
Ficha técnica PAPEL/PDF
Certificado de calibración PDF
Manual de operación y mantenimiento PAPEL/PDF
Plano PAPEL/PDF
Listado de repuestos PDF
Protocolo de prueba y puesta en servicio PAPEL
Acta de obsolescencia PAPEL
Ficha de disposición de activos PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 003 Informes ambientales y sociales
Informe XLS
Comunicación oficial PDF
La subserie documental Informes ambientales y sociales evidencia el registro de las acciones administrativas y técnicas realizadas para el cuidado del medio ambiente y el fortalecimiento de las relaciones con la comunidad desde distintos ámbitos, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de autoridades ambientales u otras entidades regulatorias del sector. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter científica e histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad: Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1600 de 1994. Art. 21 y 41. Decreto 1076 de 2015. Resolución 1628 de 2015.
2 13 X
X X
La serie documental Historiales de maquinaria y equipos evidencia las actividades administrativas para el control, seguimiento y optimización del uso de la maquinaria y equipos con los que cuenta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos misionales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria y/o equipo sea dado de baja del inventario de la empresa y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los historiales de maquinaria y/o equipos especializados que contribuyan en la innovación y el desarrollo económico, científico y tecnológico del país. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 962 de 2005. Art. 28. Norma Icontec NTC-ISO 9001 de 2015. Numeral 7.1.3.
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CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 060 Informes operativos de agua y saneamiento
Informe PDF
066 PLANES066 085 Planes operativos
Plan PDF
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 5
2 13 X
La subserie documental Informes operativos de agua y saneamiento evidencian acciones de coordinación, ejecución y supervisión de los procesos y actividades que permiten garantizar el adecuado tratamiento del agua y el manejo de las aguas residuales. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central. Aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las unidades documentales de estos informes, con el fin de conservar una muestra informativa sobre las condiciones, novedades y situaciones críticas encontradas en los sistemas de la operación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Resolución 1096 del 2000 Ministerio de Desarrollo Económico.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 3
Nota 4
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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GERENCIA AGUAS RESIDUALES
UNIDAD MANTENIMIENTO EQUIPOS GESTIÓN AGUAS RESIDUALES
102-5230
JORGE ALBERTO CADAVID MONROY 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL / PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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Hoja 2 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
018 CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS
Certificado PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 002 Informes administrativos
Informe PPT
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 064 Informes técnicos de agua y saneamiento
Informe XLS
X X
La serie documental Certificados de Calibración de Equipos da cuenta del proceso de calibración y los resultados del análisis realizado en laboratorio a los distintos equipos que lo requieran. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de que la maquinaria o equipo sea dado de baja de los activos de la entidad y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de los documentos relativos a la maquinaria y equipos especializados, con los cuales se desarrollan actividades científicas y tecnológicas. La muestra representativa se debe conservar en su totalidad y será transferida en soporte original al Archivo Histórico ya que serán fuente de información sobre el desarrollo industrial, tecnológico y científico del país y las unidades documentales no seleccionadas será eliminadas de acuerdo con el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011. Decreto 1074 de 2015. Norma ISO/IEC 17025 de 2005. Norma NTC 4057 de 1996.
2 8
2 13 X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
La subserie documental Informes técnicos de agua y saneamiento registran acciones de inspección y pruebas especializadas a los equipos principales de las plantas, así como diagnósticos y análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa para la toma decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1096 de 2000, Ministerio de Desarrollo Económico.
2 13 X
Hoja 3 de 3
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 038Planes de mantenimiento de equipos del sistema de acueducto y alcantarillado
Plan XLS
Orden de Trabajo - OT PAPEL / PDF
Informe de Mantenimiento PDF
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Nota 4
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
X
La subserie Planes de mantenimiento de equipos del sistema de acueducto y alcantarillado evidencia la planeación que desarrolla la entidad para asegurar el correcto funcionamiento de la maquinaria y equipos que componen el sistema de acueducto y alcantarillado y que garantizan la calidad y seguridad de los productos y servicios. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad porque da cuenta de la planeación y coordinación del mantenimiento y aportan información valiosa para la generación de estrategias para el adecuado mantenimiento, el estudio de costos, estado de los equipos y la mitigación de los riesgos asociados al sistema de acueducto y alcantarillado.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1437 de 2011 Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1076 de 2015 del Gobierno Nacional. Decreto 1077 de 2015 del Gobierno Nacional.
4 16 X
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Hoja 1 de 4
VICEPRESIDENCIA AGUA Y SANEAMIENTO
GERENCIA GESTIÓN RESIDUOS SÓLIDOS 102-5300
LUIS JAVIER VÉLEZ DUQUE 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL/PDF
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
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X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
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TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Registro presupuestal RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PAPEL/PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PAPEL/PDF
Solicitud de adición o prórroga del convenio PAPEL
Acta de modificación bilateral PAPEL
Acta de liquidación del convenio PAPEL
050 INFORMES 050 002 Informes administrativos
Informe PDF
X 2 18 X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
X
La subserie documental Informes administrativos evidencian las acciones y seguimiento a la gestión administrativa, como también el estado del cumplimiento de los objetivos de la empresa y referenciaciones con otras empresas del mercado, con el fin de ayudar a la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cuantitativa del 5% por medio de una muestra cualitativa intrínseca de las unidades documentales o expedientes que den cuenta de la gestión de procesos misionales de la empresa y cumplimiento de objetivos de los negocios. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 3 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
050 INFORMES
050 009 Informes de análisis del entorno
Informe PDF
050 INFORMES 050 064 Informes técnicos de agua y saneamiento
Informe PDF
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
La subserie documental Informes técnicos de agua y saneamiento registran acciones de inspección y pruebas especializadas a los equipos principales de las plantas, así como diagnósticos y análisis de variables operativas y técnicas que aportan información valiosa para la toma decisiones. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1096 de 2000, Ministerio de Desarrollo Económico.
2 13 X
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteoautomático de los tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental paracada subserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
Hoja 4 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
Nota 3
Nota 4
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en elprocedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
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VICEPRESIDENCIA AGUA Y SANEAMIENTO
DIRECCIÓN PLANEACIÓN AGUA Y SANEAMIENTO 102-5400
LUISA MARIA PÉREZ FERNÁNDEZ 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
003 ACTAS003 008 Actas de reunión
Acta PAPEL/PDF
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
X X
La subserie documental Actas de reunión son los documentos que registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 5% de las actas de reuniones donde se tomen decisiones frente a desarrollo de proyectos de infraestructura, inversiones, mantenimientos o actividades operativas de gran envergadura, acciones frente a una contingencia, acompañamiento a filiales y afectación a comunidades con el fin de conservar una muestra informativa sobre los asuntos tratados y decisiones tomadas en cierto momento de la organización. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 13
Hoja 2 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
004ACTAS DE TRANSACCIÓN, INTERACCIÓN E INTERVENCIÓN
Carta de intención de la filial PAPEL
Carta de intención de EPM PAPEL
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la filial PDF
Registro de análisis de precios XLS
Registro de análisis de riesgos PAPEL
Formulario de conocimiento del tercero LAFT PDF
Acta de transacción PAPEL
Registro de costos fijos y variables XLS
Documento de cobro PDF
Informe de seguimiento PDF
Acta de Liquidación PDF
030 CONVENIOS
030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Registro presupuestal RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PAPEL/PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PAPEL/PDF
Solicitud de adición o prórroga del convenio PAPEL
Acta de modificación bilateral PAPEL
Acta de liquidación del convenio PAPEL
X 2 18 X X
La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango.
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
2 18 X X
La serie documental Actas de transacción, interacción e intervención refleja el acuerdo pactado entre EPM y una o varias de sus filiales, para el suministro de un bien o servicio y/o para el desarrollo de estrategias, políticas, planes, lineamientos y orientaciones en las dependencias que soportan los procesos de negocio o de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa aleatoria del 10% de las actas de transacción, interacción e intervención suscritas con las filiales a nivel nacional e internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 142 de 1994. Ley 222 de 1995. Ley 791 de 2002. Decreto 410 de 1971.
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 009 Informes de análisis del entorno
Informe XLS
050 INFORMES INSTITUCIONALES
050 051Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos
Informe PDF
052 INSTRUMENTOS DE CONTROL
052 028 Registros de control de estudios especializados
Registro XLS
La subserie documental Registros de control de estudios especializados son instrumentos de control que permiten llevar un registro y verificación de los estudios técnicos requeridos para el desarrollo de las actividades del negocio de agua y saneamiento. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; eliminar la totalidad de los documentos porque ha perdido sus valores administrativos o primarios y no tienen valores secundarios. Para hacer efectiva la disposición, tener presente el procedimiento de eliminación en la nota 4. Normatividad: Ley 142 de 1994.
X
La subserie documental Informes de análisis del entorno contiene información sobre proyecciones financieras y metas, presupuestos, diagnóstico de las capacidades organizacionales, análisis integral del desempeño organizacional y de la realidad nacional que podría eventualmente afectar los negocios de la empresa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 10% de las unidades documentales que se hayan producido con el objetivo de apoyar la construcción y despliegue de los planes de negocio. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149.
2 8 X
La subserie documental Informes de seguimiento a la contratación, proyectos y procesos evidencia el registro y validación del estado de las actividades, acciones o cumplimiento de objetivos de un conjunto de proyectos, contratos, o en general de los procesos operativos y de apoyo. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% de las unidades documentales correspondientes a informes que den cuenta del seguimiento a proyectos de inversión o de obras que se hayan realizado en las zonas más afectadas por la violencia y la pobreza y el seguimiento al plan comercial integrado, con el fin de conservar una muestra de carácter histórica con cualidades relevantes para la investigación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad:Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Ley 962 de 2005. Art. 28. Resolución 1628 del 2015, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 015 de 2018, Capítulo 6, Comisión de Regulación de Energía y Gas. Circular 024 de 2020, Comisión de Regulación de Energía y Gas.
2 8
2 8 X
Hoja 4 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 035 Planes de inversión y desinversión
Plan XLS
Informe seguimiento XLS
066 PLANES
066 050 Planes de Negocio Agua y Saneamiento
Plan PDF
Certificado de acta de Junta Directiva PDF
Registro de cambios PDF
4 16 X
La subserie documental planes de inversión y desinversión en activos, dan cuenta de las acciones tomadas para la inversión en la expansión, reposición, ampliación y modernización de la infraestructura o su desinversión en el negocio, de acuerdo con las directrices definidas en la organización. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan (ya sea a cuatro años o 20 años a largo plazo) y dieciséis años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten entender e investigar los intereses institucionales en torno a el control de los proyectos de infraestructura y mejora operacional, la expansión y/o modernización de los sistemas que conllevan al mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, el acceso y comprabilidad y la solidez financiera.
Normatividad:Ley 142 de 1994, Ley 143 de 1994, Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149, Decreto 696 de 1998 del Gobierno Nacional, Decreto 115 de 1996 del Gobierno Nacional, Decreto 1242 de 2013. Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Decreto 1068 de 2015 Presidencia de la república, Decreto 2339 de 2015. Presidencia de la república. Acuerdo Municipal N°12 de 1998. Resolución No. 015 de 2018. Ministerio de Minas y Energía- CREG, Circular N° 024 de 2020 CREG, Circular N° 047 de 2020. CREG.
La subserie documental Planes de negocio Agua y Saneamiento da cuenta de la recopilación y organización de los insumos estratégicos necesarios para la planeación a largo plazo del negocio de Acueducto y alcantarillado; el análisis del entorno, el estudio de las oportunidades para el sostenimiento y crecimiento, la vinculación de nuevos clientes, entre otros. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la perdida de vigencia del plan, el cual generalmente tiene un horizonte de 4 años y dieciséis años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios que permiten valorar el impacto o la eficacia de los planes, programas o actividades de la organización y porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Acuerdo Municipal N°12 de 1998., Concejo de Medellín.
4 16 X
Hoja 5 de 7
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ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 055 Planes de Obras e Inversiones Reguladas - POIR
Plan XLS
Informe seguimiento XLS
Reporte seguimiento XLS
066 PLANES
066 064Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos - PSMV
Plan PDF
Anexo técnico PDF
Copia Acto Administrativo de aprobación PDF
4 16 X
La suberie documental Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos - PSMV es un instrumento de planeación para el manejo ambiental, el cual contempla los programas, proyectos y actividades, así como un cronograma e inversiones necesarias para avanzar en el saneamiento y tratamiento de los vertimientos. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque da cuenta de las metas, acciones y ajustes para el tratamiento de los vertimientos, así como también permiten ver la articulación con los objetivos y las metas de calidad de la entidad y del uso que defina la autoridad ambiental competente.
Normatividad: Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto Ley 2811 de 1974. Decreto 1076 de 2015. Resolución 1433 de 2004, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Resolución 2145 de 2005, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
4 16 X
La subserie documental Planes de Obras e Inversiones Reguladas - POIR registra la planeación y proyección de las inversiones en agua y saneamiento que la empresa llevará a cabo para cumplir con las metas frente a los estándares del servicio exigidos durante el período de análisis. Una vez terminado el tiempo de conservación de cuatro años en Archivo de Gestión contado a partir de la actualización del plan (Se proyecta a 10 años a largo plazo) y dieciséis años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque permiten comprender las estrategias tomadas por las necesidades de demanda y la adaptación de la empresa a las necesidades de ciudad o de las áreas de influencia, con el fin de garantizar la cobertura y continuidad del servicio.
Normatividad: Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1242 de 2013. Decreto 1068 de 2015. Decreto 2339 de 2015. Resolución CRA 688 de 2014.
Hoja 6 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
066 PLANES
066 083Planes Integrales de Gestión Riesgos Agua y Saneamiento
Plan PDF
Informe de seguimiento PDF
066 PLANES066 085 Planes Operativos
Plan XLS
Nota 1
Nota 2
DDHH: Derechos Humanos DIH: Derecho Internacional Humanitario
Transferencia secundaria: Remisión del Archivo Central al Archivo Histórico de aquellos documentos con valores históricos, científicos o culturales. Se deberá realizar de acuerdo con la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental para cadasubserie y atendiendo a los lineamientos descritos en la guía de transferencias.
CONVENCIONES:
SERIE: Mayúscula sostenida y negrillaSubserie: Mayúscula inicial y negrilla
CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M: Medio tecnológico
Tipos documentales: Mayúscula inicial
Transferencia primaria: Los tiempos de retención en los archivos de gestión comenzarán a contar a partir del cierre de la unidad documental. Por ejemplo, un contrato se entenderá cerrado cuando se suscriba el acta de liquidación o documento equivalente. Para elcaso de unidades documentales simples, como resoluciones, la retención se contará a partir de la finalización del año en la que se produjo. Para las agrupaciones conformadas por documentos electrónicos e híbridos, el SGDEA corporativo realizará conteo automático delos tiempos asignados en las TRD y notificará a los productores de los documentos sobre la transferencia a realizar, de acuerdo con el cronograma aprobado para tal fin.
La subserie documental Planes Integrales de Gestión Riesgos Agua y Saneamiento contiene el conjunto de acciones que se definen para mitigar los riesgos identificados para todo el sistema de producción de agua potable, operación del sistema de distribución de agua potable y mantenimiento del sistema de acueducto y de alcantarillado. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque da cuenta de las estrategias, criterios, actividades y acciones para la mitigación de los riesgos asociados al sistema de agua y saneamiento y con ello a la protección del agua y la biodiversidad y la calidad y seguridad de los productos y servicios.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 1523 de 2012. Ley 734 de 2002/Ley 1952 de 2019. Decreto 1575 de 2007. Decreto 2157 de 2017. Resolución 154 de 2014. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Resolución 549 de 2017. Ministerio de Salud y Protección Social. Resolución 20181000133695 de 2018 Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
2 5 X
La subserie documental Planes operativos plasma la información sobre la planeación de metas, actividades y seguimientos realizados al interior de cada área administrativa, entre otra información vital que da cuenta de la estrategia corporativa. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contado a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y cinco años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 20% con el fin de conservar una muestra de los planes operativos de las unidades administrativas dueñas de procesos misionales y de negocio, en especial los relacionados con la planeación a nivel táctico y operativo del sistema de generación, transmisión y distribución de energía, del sistema de distribución gas, de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, como muestra de planeación operativa de los procesos que tienen un impacto mayor en la entidad.
Normatividad: Ley 142 de 1994. Ley 143 de 1994. Resolución 1096 del 2000, Ministerio de Desarrollo Económico. Resolución 18 1294 de 2008, Ministerio de Minas y Energía. Resolución 9-0708 de 2013, Ministerio de Minas y Energía.
2 13 X
Hoja 7 de 7
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Nota 3
Nota 4
FIRMA GERENTE GENERAL FIRMA JEFE DE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACIÓN - CONVALIDACIÓN
Acta de Comité: N° 006 de 2021. Comité de Gerencia.
Digitalización: La reproducción de los documentos de archivo se realizará desde su producción o recepción teniendo en cuenta las subseries registradas en el cuadro de clasificación y en la TRD de cada dependencia. La imagen deberá ser capturada en el SGDEA e integrada al expediente al cual pertenece, garantizando así el vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite. Las copias digitalizadas se eliminarán una vez el expediente del que hacen parte cumpla su tiempo retención en Archivo Central.
Eliminación: La eliminación de documentos de archivo en soporte físico y electrónico se realizará con base en los parámetros definidos en el artículo 22 del Acuerdo 04 de 2019; eliminando exclusivamente aquellos documentos que tengan en las TRD y TVD estadisposición final. Igualmente, se solicitará la aprobación correspondiente al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se realizará la publicación en la página web del inventario de eliminación y se ejecutarán todas las demás actividades definidas en el procedimientoestablecido por el Archivo General de la Nación. Los documentos en soporte papel se destruirán por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado permanente y seguro en el sistema de Gestión documental corporativo.
Hoja 1 de 4
DIRECCIÓN PLANEACIÓN AGUA Y SANEAMIENTO
UNIDAD CONSERVACIÓN DEL AGUA 102-5410
MARIA DEL PILAR RESTREPO MESA 001
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
003 ACTAS
003 005 Actas de grupo primario
Acta PDF
030 CONVENIOS030 001 Convenios de colaboración y apoyo
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PAPEL / PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PAPEL / PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL
Acta de liquidación del convenio PAPEL
2 18 X X
La subserie documental Convenios de colaboración y apoyo evidencia los esfuerzos y alianzas entre la organización con municipios y demás entidades públicas y/o privadas con el fin de adelantar proyectos e iniciativas, planes o programas que contribuyan al cuidado del ambiente, protección de ecosistemas, en otros, acorde con sus fines. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 30% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización.- Seleccionar el 15% de los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia 1991. Ley 99 de 1993.Ley 489 de 1998. Art. 95. Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1076 de 2015 Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EPM
CÓDIGO
DEPENDENDENCIA JERÁRQUICA
DEPENDENCIA PRODUCTORA
SERIES-SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RESPONSABLE VERSIÓN
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
La subserie documental Actas de grupo primario son los documentos donde se relacionan los temas tratados y acordados en las reuniones periódicas que tienen los jefes de cada dependencia con sus equipos de trabajo para promover la comunicación y el logro de objetivos. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y ocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa del 6% de las actas de grupos primarios distribuido de la siguiente forma; 2% de las Vicepresidencias de Negocio, 2% de las ejecutivas y 2% de las gerencias con el fin de conservar una muestra informativa sobre la dinámica de los espacios de conversación facilitados para tratar temas relevantes para la organización y de interés común para los equipos de trabajo. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4.
2 8
Hoja 2 de 4
SERIE SUBSERIEARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E S M
CÓDIGOSERIES-SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
DOCUMENTOS RELATIVOS A DDHH Y/O DIH
SOPORTE O FORMATO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
030 CONVENIOS030 004 Convenios Interadministrativos
Estudios previos PDF
Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CRP PDF
Minuta de convenio PAPEL
Registro presupuestal - RP PDF
Orden de Inicio PDF
Acta de trabajo PAPEL / PDF
Informe de actividades PDF
Acta de reunión PDF
Solicitud de modificación o prórroga del convenio PAPEL / PDF
Acta de modificación bilateral PAPEL
Acta de liquidación del convenio PAPEL
050 INFORMES INSTITUCIONALES050 003 Informes ambientales y sociales
Informe PDF
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La subserie documental Convenios interadministrativos evidencia los esfuerzos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de componentes sociales, culturales, económicos y de otra índole, realizados con la Nación, Ministerios, Municipios y otras organizaciones del Estado, en cumplimiento de sus funciones y fines propios. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir de la suscripción del acta de liquidación o documento equivalente y dieciocho años en el Archivo Central; aplicar una selección cualitativa intrínseca del 35% de los expedientes, distribuido teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Seleccionar el 5% de los convenios de mayor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios menor cuantía.- Seleccionar el 5% de los convenios celebrados con la Nación y otras organizaciones de especial reconocimiento, con el fin de conservar una muestra informativa sobre los convenios que tengan un impacto importante en el cuidado del medio ambiente, el desarrollo de las comunidades y que de cuenta de la responsabilidad social de la organización- Seleccionar el 5% los convenios celebrados con países y/o organizaciones de carácter internacional.- Seleccionar el 15% los convenios realizados en el marco del Proyecto HidroItuango. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante el procedimiento establecido en la nota 4. Normatividad: Constitución Política de la República de Colombia de 1991. Art. 209. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Art. 92. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1510 de 2013. Decreto 1073 de 2015. Decreto 1076 de 2015. Decreto 1077 de 2015. Decreto 1082 de 2015.
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La subserie documental Informes ambientales y sociales evidencia el registro de las acciones administrativas y técnicas realizadas para el cuidado del medio ambiente y el fortalecimiento de las relaciones con la comunidad desde distintos ámbitos, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de autoridades ambientales u otras entidades regulatorias del sector. Una vez terminado el tiempo de conservación de dos años en Archivo de Gestión contados a partir del primero de enero del año siguiente a su producción y trece años en el Archivo Central; transferir al Archivo Histórico y conservar en su totalidad, porque poseen valores secundarios y porque conservan la memoria de la organización por contener información de carácter científica e histórica con cualidades relevantes para la investigación. Además, porque pertenecen a la categoría de documentos y series documentales descritos en la Circular AGN 003 de 2015 al ser una serie misional para la empresa.
Normatividad:Ley 99 de 1993. Ley 142 de 1994. Ley 734 de 2002 Art. 30, 32 y 132 /Ley 1952 de 2019 Art. 33, 147, 148 y 149. Decreto 1600 de 1994. Art. 21 y 41. Decreto 1076 de 2015. Resolución 1628 de 2015.
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