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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión 01

Código: GD-FO-003 Fecha de emisión:

30-10-2017

Elaborado: Jorge Armando Varela R.

Asesor en Gestión Documental

Revisado: Francisco Castro Lamprea

Gerente

Aprobado: Comité Interno de

Archivo

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“Los archivos permiten que las decisiones administrativas se basen en antecedentes y se tengan testimonios para garantizar la transparencia, la participación y el control sobre los actos de la administración”. AGN Colombia

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



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COMITÉ DE ARCHIVO

Equipo Interdisciplinario que participo en la revisión y aprobación de la Tabla de Retención e Instructivo de aplicación (En cumplimiento al Art. 4 del acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación) FRANCISCO CASTRO LAMPREA, Gerente ROSELY GAMBOA SÁNCHEZ, Contador ASTRID SÁNCHEZ, Asesora Externa en Salud Ocupacional DIANA PATRICIA ROJAS, Área Operativa CLAUDIA MILENA LONDOÑO, Área Administrativa

Elaboro y proyecto: JORGE ARMANDO VARELA RENDÓN, Asesor Externo en Gestión Documental Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Especialista en Gerencia de Proyectos Tarjeta Profesional N° 153 del Colegio Colombiano de Archivistas



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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN .......................................................................................................... 4

MARCO LEGAL ............................................................................................................ 5

OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................... 9

1. METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL................................................................. 10

1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR ........................................................................ 10

1.1.1 Reseña Histórica ......................................................................................... 10

1.1.2 Misión .......................................................................................................... 10

1.1.3 Visión .......................................................................................................... 10

1.1.4 Estructura orgánico funcional, organigrama y manual de funciones ........... 11

1.2 ENTREVISTAS A PRODUCTORES DE LOS DOCUMENTOS ......................... 12

1.3 INVENTARIOS .................................................................................................. 13

2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA ....... 14

2.1 CONFORMACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN .................................. 14

2.2 CODIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES .................................................... 14

2.3 PROPUESTA DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL ................... 18

3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................... 18

3.1 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN ....................... 19

4. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN .................................................. 22

GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS.................................................................. 23



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PRESENTACIÓN

La elaboración de las Tablas de Retención Documental de COOTRANSGUAMO LTDA. se da en cumplimiento con lo establecido en la ley 594 del 2000, sobre la organización de Archivos y elaboración de este instrumento archivístico, siguiendo las directrices establecidas en el Acuerdo 039 de 2002 y el acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. El proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental se llevó a cabo teniendo en cuenta el organigrama, el manual de funciones, el inventario realizado en cada una de las dependencias y las entrevistas a los productores de los documentos, los cuales aportaron la información necesaria, para determinar las series y sus respectivos tipos documentales generados en el ejercicio de sus funciones asignadas, así mismo para realizar la valoración de la documentación. Los responsables de la aplicación de las Tablas de Retención son los Jefes de Sección en Coordinación con el encargado de Archivo. Las Transferencias Documentales y la actualización de estas Tablas de Retención Documental, se realizarán anualmente en coordinación con los jefes de oficina y el encargado del archivo, de acuerdo con la normatividad vigente.



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MARCO LEGAL

Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país.

La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales establece:

Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación".

En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los Derechos Fundamentales, establece:

Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley".

Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..."

Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..."



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El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:

Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley

establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica."

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable".

Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."



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Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría."

Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía."

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores públicos:

Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo".

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,



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impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos."

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización."

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.



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OBJETIVO GENERAL

Estructurar la Tabla de Retención Documental establecida de COOTRANSGUAMO LTDA. en cumplimiento de la normatividad vigente, con el fin de mantener dispuesta la información a los usuarios. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las series y subseries documentales propias de cada

dependencia y familiarizarse con los códigos y nombres establecidos en la

TRD.

Compilar la información de cada serie o subserie documental para

conformar los expedientes o carpetas.

Organizar física y técnicamente cada uno de los expedientes o carpetas que

conforman el Archivo de Gestión.

Aplicar los principios de Procedencia y Orden Original en toda la

documentación del Archivo de Gestión.

Mantener actualizado el inventario documental del Archivo de Gestión para

controlar la documentación de la dependencia.

Facilitar la consulta y acceso a la información existente en el Archivo de Gestión.

Racionalizar la producción de documentos de la entidad por parte de los funcionarios de la cooperativa.



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1. METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 1.1.1 Reseña Histórica Reseña Histórica: Hemos Nacido con el único propósito de crecer y ser el transporte de su preferencia ofreciéndoles a ustedes, nuestros usuarios, un mejor servicio cada día. A través de estos 50 años de experiencia, hemos logrado llevar alegrías y comodidad por las carreteras del departamento del Tolima y gracias al compromiso de nuestros asociados y nuestro selecto grupo de conductores, usted puede viajar tranquilo y llegar seguro a su destino. La Cooperativa de transportadores del Guamo limitada, es una empresa de trasporte de pasajeros que nace en el Guamo Tolima el 21 de septiembre de 1966, con el fin de brindar solución a la movilidad en esta región de Colombia y que hoy en día se consolida como la empresa de transportes con mayor proyección en el departamento del Tolima.

1.1.2 Misión Somos una empresa prestadora del Servicio de Transporte Colectivo de Pasajeros por Carretera, Individual y Mixto. Nuestro compromiso es el buen servicio y la excelente atención al cliente, contribuyendo así con el desarrollo de la región.

1.1.3 Visión Para el 2020 posesionarnos en el mercado de la región como líderes y ser reconocidos por nuestros altos niveles en la calidad de nuestro servicio y competitividad como empresa operadora del sistema de transporte. Ser una de las mejores empresas de transporte existentes en la región.



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1.1.4 Estructura orgánico funcional, organigrama y manual de funciones La Estructura Orgánico Funcional, Organigrama y el Manual de Funciones se constituyeron en una herramienta importante para definir, las secciones, subsecciones y oficinas, así como la producción y trámite de la documentación que genera en cada una de las dependencias de la Empresa. A partir de una estructura jerárquica que fue modificada y adoptada por la entidad según el acta 692 del 29 de agosto de 2017 del Consejo de Administración por el cual se modifica la estructura el organigrama de donde se definieron las secciones, subsecciones y oficinas que posee la organización.

Unidades Administrativas Órganos asesoría y coordinación

100 GERENCIA

Asamblea General Consejo de Administración Junta de Vigilancia Revisoría Fiscal Seguridad y Salud en el trabajo

200 ÁREA ADMINISTRATIVA Comité de Archivo

300 ÁREA OPERATIVA



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1.2 ENTREVISTAS A PRODUCTORES DE LOS DOCUMENTOS Como siguiente paso cada funcionario de oficina desarrollo la Encuesta de Estudio de Unidad Documental mediante esta se pudo determinar la siguiente información acerca de las series que anteriormente se habían identificado: Archivo en el cual ubicar los documentos, Tiempo de permanencia, Oficina que genera el documento entre otras. Además, la entrevista con los productores de los documentos permitió determinar los tipos documentales y los valores primarios (administrativo, legal, fiscal, contable, técnico, financiero) y secundario (científico, histórico o cultural) contenido en ellos, así como la relación existente entre las funciones asignadas y la producción de sus testimonios, números de originales y copias, frecuencia de producción de consulta y el flujo documental.



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La información obtenida en las entrevistas se constituyó en una herramienta complementaria junto con la obtenida en el inventario y el manual de funciones, para finalmente proceder a definir las series y sus respectivos tipos documentales.

1.3 INVENTARIOS El inventario es una herramienta fundamental para acceder rápidamente a la información a través de los diferentes tipos documentales, por ser el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las Series Documentales. Puede ser esquemático, general y preliminar. (Acuerdo 042 de 2002 AGN). Una de las finalidades al realizar el inventario, la constituyó la recolección de la información general de qué y cómo se estaba archivando. Otro propósito fue determinar el estado de conservación del acervo documental. El inventario permitió obtener una información más para definir las series y sus respectivos tipos documentales producidos. Es importante advertir que la información obtenida a través del inventario demuestra la duplicidad innecesaria de documentos lo cual se constituyó en una dificultad a la hora de definir las series documentales para cada una de las dependencias.



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2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

2.1 CONFORMACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

La información recolectada permitió definir en primer lugar las secciones, subsecciones y oficinas de COOTRANSGUAMO LTDA. Entendido este como la totalidad de oficinas que generan la documentación producida por la entidad. La información institucional que se requirió para empezar a desarrollar el trabajo de Investigación preliminar se obtuvo en primera instancia con base en el organigrama de la Empresa, mediante este definimos: Fondo, Secciones, Sub secciones. Posteriormente y tomando como base las series y tipos documentales de cada sección se procedió a realizar la definición, análisis y valoración primaria de los documentos. Se identificaron las series, sub series y tipos documentales de los archivos de cada una de la sección de la Empresa con base en los siguientes parámetros: Periodicidad de Consulta, Unidad de conservación, Numero de Folios y Observaciones en caso de que se necesitaran.

SECCIONES

GERENCIA 100 ÁREA ADMINISTRATIVA 200 ÁREA OPERATIVA 300

2.2 CODIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

Las series documentales son conjuntos de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por un mismo sujeto productor en el ejercicio de sus funciones. A partir de esta definición y como se enunció antes con base en la investigación preliminar se propusieron las series y las subseries, con sus respectivos tipos documentales de cada una de las dependencias de la entidad consignadas en las Tablas de Retención Documental.



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Como parte del proceso de elaboración de Tablas de Retención Documental se hizo necesario la asignación de códigos por cada sección, los cuales se emplearon dentro de la estructura del formato anteriormente mencionado y cuyo objetivo final es que mediante la información recolectada se pudiera determinar las acciones a tomar con los documentos que estuvieron presentes en el desarrollo del proceso

El código para una serie documental es un número que consta de dos dígitos, para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie un rango de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones. Ejemplo: SERIE CÓDIGO SERIE ACTAS 01 COMPROBANTES 04 RESOLUCIONES 19 El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, Dependiendo del orden alfabético y conservando un rango de números entre Código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones. Ejemplo: SUBSERIE CÓDIGO

SUBSERIE Actas de Asamblea 01 Actas de Comités 02 Actas de Consejos 03 Actas de Junta Administradora 04 Actas de Reuniones 05 En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de cuatro dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subserie. Ejemplo: SERIE SUBSERIE CÓDIGO ACTAS ACTAS COMITÉS 01.02



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CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FONDO SECCIÓN CÓDIGO SERIE

SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO SUBSERIE

SUBSERIE DOCUMENTAL

100 01 ACTAS 01 Acta de Constitución

100 01 ACTAS 02

Actas Asamblea General de Asociados

200 01 ACTAS 03 Actas Comité de Archivos

100 01 ACTAS 04 Actas Comité de Crédito

100 01 ACTAS 05

Actas Comité de Educación

100 01 ACTAS 06

Actas Comité de Solidaridad

200 01 ACTAS 07 Actas de Baja de Activos

100 01 ACTAS 08

Actas de Consejo de Administración

100 01 ACTAS 09 Actas Junta de Vigilancia

100 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 01

Acuerdos de Consejo de Administración

100 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02 Circulares Externas

100 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 03 Circulares Internas

200 03

AUTORIZACION DE DESPACHO

100 04 BOLETINES INFORMATIVOS

200 05

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

01 Constancias

200 06

COMUNICACIONES OFICIALES

01 Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas

200 07 CONCILIACIONES BANCARIAS

300 08 CONTRATOS 01

Contratos Prestación de Servicios

300 08 CONTRATOS 02 Seguros Institucionales

200 09 CONTROL DESPACHO

100 10 CONVENIOS

200 11 CUADRE DE CAJA

200 12

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

100 13

DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

100 14 EVENTOS INSTITUCIONALES

200 15 FONDO DE REPOSICIÓN

300 16 HISTORIAS 01 Historia Laboral

300 16 HISTORIAS 02 Historia Vehículos

100 300

17 INFORMES 01 Informes A Entes de Control

200 18 INVENTARIOS 01

Inventario Bienes Muebles E Inmuebles



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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FONDO SECCIÓN CÓDIGO SERIE

SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO SUBSERIE

SUBSERIE DOCUMENTAL

200 18 INVENTARIOS 02 Inventarios Documentales

200 19 LIBROS CONTABLES

200 20 LIQUIDACIÓN (BUSETAS)

300 21

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

200 22 MOVIMIENTO DE ALMACÉN

200 23

MOVIMIENTO DIARIO CONTABLE

200 24 NOMINA

100 25 PLANES Y PROGRAMAS 01 Estructura de Costos

300 25 PLANES Y PROGRAMAS 02

Plan Estratégico de Seguridad Vial

100 25 PLANES Y PROGRAMAS 03 Planes de Rodamiento


Programa de Gestión Documental


Programa de Protección de Datos

200 26 PRESUPUESTO

100 27 PROCESOS 01 Procesos Accidentes

100 27 PROCESOS 02 Procesos Disciplinarios

100 27 PROCESOS 03 Procesos Judiciales

100 28 PROYECTOS 01 Proyectos Institucionales

200 29 REGISTROS DE CONTROL 02

Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas


Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas


Registros de Consulta y Prestamo de Documentos

100 30 REGLAMENTOS 01

Reglamentos Institucionales

100 31 RESOLUCIONES 01

Resoluciones de Habilitaciones de Operacional Nacional

100 31 RESOLUCIONES 02

Resoluciones de Tarjeta de Operación Municipal

200 32 SEGURIDAD SOCIAL

300 33 SISTEMAS DE GESTIÓN 01

Sistema de Seguridad y Salud En El Trabajo

200 34

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

100 35 TÍTULOS BIENES INMUEBLES



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2.3 PROPUESTA DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL Los documentos producidos en el ejercicio de una función pública o privada poseen valores primarios y secundarios. El valor primario, está determinado por el tiempo de vigencia del asunto administrativo, este plazo está determinado por los aspectos: legal, contable, técnico y fiscal. Los documentos que poseen valor secundario son aquellos que además de su carácter testimonial son fuente de información histórica, cultural o científica, estos documentos por lo tanto no tienen ningún plazo de permanencia. La valoración documental es una de las funciones más importantes de los comités de archivos de las instituciones públicas y privadas, puesto que evitan la acumulación innecesaria de papel al fijar los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los archivos (Gestión, Central e Histórico). El manual de funciones, y las entrevistas proporcionaron la información necesaria para determinar los valores primarios y secundarios de la documentación producida por la Entidad. Varios hechos significativos se evidenciaron al realizar el inventario de las oficinas:

• Presencia de más de una copia de un mismo documento

• Presencia de documentos ajenos a la gestión de una oficina

• Copias de un documento en varias dependencias ajenas al asunto De acuerdo con las oficinas que producen documentos de diverso orden, se propone la siguiente valoración documental:

• Valor primario: Circulares, Memorando, Oficios, Formatos, Solicitudes Almacén, etc.

• Valor Secundario: Actas, Acuerdos, Resoluciones, Proyectos, Hojas de Vida, Otro.

3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



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Se sugiere que las Tablas de Retención Documental se revisen y actualicen cada tres años, para estar acordes con los posibles cambios generados a nivel central respecto a las políticas de la cooperativa, para lo cual el Comité de Archivo será el encargado de aprobar las mismas.

3.1 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN

Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad.

Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries correspondientes.

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.

Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.



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Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación



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4. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN Una vez elaborada la propuesta de Tabla de Retención Documental y teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. La presentación y aval de la propuesta de la Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo Se realizará la remisión de las TRD a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración, Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. - Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicación - Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la

TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.



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GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS

- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación, y servicios de todos los archivos de una institución.

- ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural de la persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de historia.

- ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

- ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a las entidades

oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio publico de entidades privadas.

- ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

- ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital. - ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y

trámites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa, que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

- CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental. - DESCRIPCIÓN: Fase del tratamiento archivística destinada a la elaboración de

los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos.

- DOCUMENTO EN ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.



30-10-2017




Gerente


Archivo

Página 24 de 25

- DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e integridad - EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con el asunto que

constituyen unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos y colecciones de archivos.

- FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno de expediente, al que corresponden dos

páginas, numero que indica el orden consecutivo de las paginas de un libro, folleto, revista, etc.

- FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o pare

de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

- FUNCIÓN ARCHIVÌSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del que

hacer archivística. Que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

- GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

- ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de

las respectivas series en el orden previamente acordado. - ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya la finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido.

- PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su

valor histórico o cultural. - PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada documento. - PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Recepción o generación de documentos en una

unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.



30-10-2017




Gerente


Archivo

Página 25 de 25

- SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor con consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

- SOPORTE DOCUMENTAL: Medio en los cuales se contiene la información,

según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de las series con sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

- TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. - UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. - VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la

institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. - VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de la información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. - VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores

primarios o secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Versión: 01

Fecha de emisión: 30-10-2017

ENTIDAD PRODUCTORA: COOTRANSGUAMO

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO: 100

DEP SD SSD P E AG AC E S D CT

GESTIÓN DIRECTIVA 100 01 01 ACTAS Acta de Constitución Acta X 2 8 X X

Cumplido dos(2) años en el Archivo de

Gestión, se transfiereal Archivo Central para

un tiempo deconservación de ocho (8) años,

posteriormente se digitaliza para la

conservación permanente de ambos

soportes como evidencia de la Gestión de la

Entidad.

Código de Comercio. Capitulo VII

ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Y

ADMINISTRADORES

Citación X

Acta X

Informe de Revisoria Fiscal X

Informe de Junta de Vigilancia X

Informe de Consejo de Administración X

Informe de Gerencia X

Estados financieros X

Acta X

Formato solicitud de credito X

Acta X

Informes X

Acta X

Informes X

PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN FINAL

01

SERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentales

ACTAS0601 82

2 8 X

PROCESO SGC







Entidad.



ADMINISTRADORES

Actas Comité de Crédito 2 8 X

Actas Asamblea General de Asociados X8

CODIGO SOPORTE RETENCION

2

Una vez terminado el plazo de retención en

el archivo central se digitaliza la

documentación y se elimina el soporte

papel, para dejar evidencia del cumplimiento

de los valores institucionales

Ley 962 de 2005 articulo 28.

Racionalización de libros y papeles de

comercio

Estatutos Institucionales

100 01 05 ACTAS

GESTIÓN DIRECTIVA 100 01 02 ACTAS

GESTIÓN DIRECTIVA Actas Comité de Educación








comercio


ACTAS04100GESTIÓN DIRECTIVA








comercio


XActas Comité de Solidaridad

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Codigo: GD-FO-003

GESTIÓN DIRECTIVA 100

Pagina 1 de 4



DEP SD SSD P E AG AC E S D CTPROCEDIMIENTO

DISPOSICIÓN FINALSERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentalesPROCESO SGC


Citación X

Acta X

Anexos X

Acta X

Informes

X

GESTIÓN DIRECTIVA 100 02 03 ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo de Administración Acuerdo X 2 8 X

Serie de valor secundario por contener

información que evidencia eldesarrollo de la

entidad en el tiempo.Una vez transferidas al

archivo central se sugiere Digitalizar


GESTIÓN DIRECTIVA 100 02 01 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Externas Circular X 2 8 X X



entidad en el tiempo.Una vez transferidas al


Acuerdo del Archivo General de la

Nación 060 de 2001

GESTIÓN DIRECTIVA 100 02 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular X 2 8 X X



entidad eneltiempo.Una vez transferidas al


Acuerdo del Archivo General de la

Nación 060 de 2001

GESTIÓN DIRECTIVA 100 04 BOLETINES INFORMATIVOS Boletin X 2 3 X

Se conserva en medio electronico por su

carácter relevante para la historia

institucional,ya que en ellos se presentan

las actuaciones internas y externas a lo

largo del tiempo.

Oficio X

Convenio X

Actas de reunión y seguimiento X

Solicitud X

Respuesta X

GESTIÓN DIRECTIVA 100 13 EVENTOS INSTITUCIONALES Registro fotografico X 2 3 X

Se conserva en medio electronico por su

carácter relevante para la historia

institucional,ya que en ellos se presentan

las actuaciones internas y externas a lo

largo del tiempo.

Solicitud X

DERECHOS DE PETICION, QUEJAS,

RECLAMOS Y SUGERENCIAS13100GESTIÓN DIRECTIVA

Se elimina por carecer de valores

secundarios

Constitución Politica Articulo 23

Ley 1437 de 2011

2 3 X

100 16 02 INFORMES Informes A Entes de Control 2 8 X

100 01 08 ACTAS Actas de Consejo de Administración X

Cumplido dos(2) añosenelArchivo de






Entidad.



ADMINISTRADORES








comercio


Actas Junta de VigilanciaACTAS 2 3

2 8

01100 09 X

Se conservan por dieciocho (18) años en el

archivo central y posteriormente se

selecciona y digitaliza un 10% teniendo

como criterio aquellos contratos que hayan

contribuido a los procesos misionales de la

entidad el resto de la documentación se

elimina.

GESTIÓN DIRECTIVA

GESTIÓN DIRECTIVA

GESTIÓN DIRECTIVA








comercio

2 18 XXXGESTIÓN DIRECTIVA 100 10 CONVENIOS

Pagina 2 de 4






Respuesta X

GESTIÓN DIRECTIVA 100 25 01 PLANES Y PROGRAMAS Estructura de Costos Plan de estructura de costos X 2 8

Se eliminan por perder valor administrativo y

legal



comercio

GESTIÓN DIRECTIVA 100 25 02 PLANES Y PROGRAMAS Planes de Rodamiento Plan de rodamiento X 2 8 X

Se eliminan por perder valor administrativo y

legal



comercio

Informe de accidente X

Citación fiscalia X

Comunicación X

Actas de conciliación X

Comunicaciones aseguradora X

Comunicación formal de la apertura del X

Acta de descargos X

Acto administrativo de resolución X

Demanda X

Contestación X

Conceptos juridicos X

Recursos X

Fallos de instancia X

Comunicación X

Informes X X

Actas de trabajo XProyectosPROYECTOS

Una vez transcurrido el tiempo de retención

en el archivo de gestion se guardan en un

medio tecnologico y una vez culminado el

tiempo de retención en el archivo central se

elimina el soporte papel.

2 8 X

Se selecciona una muestra representativa

del 10% de los proyectos de mayor impacto

para la misión institucional

X

2 18 X

27100GESTIÓN DIRECTIVA 2 3

PROCESOS

GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO100 26 02 PROCESOS Procesos Disciplinarios 2 18 X

100 16 02 INFORMES Informes A Entes de Control 2 8 X

Procesos Accidentes


en el archivo central se elimina el soporte

papel por perder valor administrativo y legal.

Procesos Judiciales PROCESOS03

0126100

26100

SERVICIO DE TRANSPORTE

GESTIÓN DIRECTIVA








comercio

GESTIÓN DIRECTIVA


en el archivo central se elimina el soporte

papel por perder valor administrativo y legal.

Pagina 3 de 4






Reglamento de fondo de reposicion X

Reglamento interno de trabajo X

Estatutos de la entidad X

Reglamentos consejo de administracion X

Reglamentos comité de credito X

Reglamento comité de educación X

Reglamento fondo de solidaridad X

Reglamento interno de archivo X

Solicitud de renovación X

Anexos a la solicitud X

Resolución de habilitación X

Solicitud de renovación X

Anexos a la solicitud X

Resolución de habilitación X

Escritura Publica X

Certificado de tradición X

Avaluos X

Impuestos X

Licencias X

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

SERVICIO DE TRANSPORTE 2 8Resoluciones de Tarjeta de Operación

MunicipalRESOLUCIONES100

Reglamentos InstitucionalesREGLAMENTOS

X

Documentos con valor administrativo y

legal, dan testimonio de la misión

institucional, se conservan

permanentemente una vez terminado el

plazo de retención en el archivo central en

su soporte original.

Documentos con valor administrativo y

legal, dan testimonio de la misión

institucional, se conservan

permanentemente una vez terminado el

plazo de retención en el archivo central en

su soporte original.

X

2 8

30 02

Se conserva totalmente en su soporte

original por tener valores legales e historicos

para la entidad.



un tiempo deconservación de dieciocho (18)

años, posteriormente se digitaliza para la


soportes como evidencia de la normatividad

interna de la Entidad.

2 18

GESTIÓN DIRECTIVA

RESOLUCIONESResoluciones de Habilitaciones de

Operacional Nacional 0130100SERVICIO DE TRANSPORTE

TITULOS BIENES INMUEBLES34100

29100 2 18 X

X

Pagina 4 de 4

Versión: 01



OFICINA PRODUCTORA: AREA ADMINISTRATIVA CODIGO: 200


Acta X

Informes X

Acta X

Inventario X

Planilla Unica de viaje ocasional X

Contrato de transporte X

Reporte de Ministerio de transporte X

Constancia asociados X

Constancia laborales X

Constancia de pasantia X


Y FINANCIERA200 05 01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificados de Ingresos y Retenciones Certificado X 2 3 X

Se elimina por perder valor administrativo y

legal

Comunicación oficial

Listado de números de radicado anulados

Conciliación X

Extracto bancario X

SERVICIO DE TRANSPORTE 200 09 CONTROL DESPACHO Planilla de despacho X X 2 3 XSe eliminar por perder valor adminsitrativo y

legal

Planilla por cajero X

Planilla Global X

Retencion en la fuente X

Iva X

Renta X

Industria y Comercio Liquidacion X

Predial X

Tasa de contribuición del VIGIA X

Informe VIGIA (Superintendencia de

transporte)X

Declaración de información Exogena X

Certificación de entrega de declaracion

exogenaX

PROCEDIMIENTO

8 XConsecutivo de Comunicaciones

Oficiales EnviadasCOMUNICACIONES OFICIALES

X


legal


legalX

GESTIÓN DOCUMENTAL 0106200 X 2

2 8GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

2 3 XSe eliminar por perder valor adminsitrativo y

legal

DISPOSICIÓN FINAL

AUTORIZACION DE DESPACHO03200SERVICIO DE TRANSPORTE 2 3 X

01200

200

2Actas Comité de ArchivosACTAS03

PROCESO SGC SERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentalesCODIGO SOPORTE RETENCION

CONCILIACIONES BANCARIAS

2 3

07200

Una vez cumplidos los tiempos de retención

estos documentos deben conservarse

totalmente, ya que son la evidencia de las

decisiones tomadas por el Comité de

Gestión Documental

X

Una vez cumplido el tiempo de retención

estos documentos se pueden eliminar, ya

que han perdido su valor documental.


contable

3


Y FINANCIERA

GESTIÓN DOCUMENTAL

2 8 X


Y FINANCIERA


Y FINANCIERA


Y FINANCIERA

12 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Actas de Baja de ActivosACTAS0701


Codigo: GD-FO-003

Cumplidos diez (10) años en el Archivo

Central se proce de a digitalizar y

posteriormente se elimina el soporte papel.

Estatuto Tributario CapítuloII

Declaraciones TributariasArt.574 a 590

ConstanciasCERTIFICADOS Y CONSTANCIAS0205200

X

CUADRE DE CAJA11200

Se debe conservar dos (2) años en

elArchivo de Gestión por ser instrumento

que soporta el cumplimiento del Acuerdo

060 de 2000.Se transferira por ocho (8)

años al Archivo Central, se microfilmaran o

digitalizaran y se eliminara el soporte papel.



comercio

2 8200

Pagina 1 de 4




DISPOSICIÓN FINALPROCESO SGC SERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentales


Planilla de aportes a fondo de resposición X

Comunicación a Ministerio de Transportes X

Anexos X

Reglamento del Fondo X


Y FINANCIERA200 18 01 INVENTARIOS Inventario Bienes Muebles E Inmuebles Inventario X 2 3 X

Se conservan totalmente en su soporte

electronico

Inventario de Archivo de Gestión X 2 3 X

Inventario de Archivo Central e Historico X 2 3 X

Inventario de Transferencias DocumentalesX 2 3 X

Libro diario contable X

Libro Mayor y Balance X

Inventario y balance X

Libros Auxiliares X


Y FINANCIERA200 20 LIQUIDACIÓN (BUSETAS) Liquidación X 2 3 X


porque la información se encuentra en otra

serie documental

Factura de compra de insumos y bienes X

Causación de servicios X

Inventario Almacen X

Control de Inventarios X


electronicoINVENTARIOS

LIBROS CONTABLES

0218200GESTIÓN DOCUMENTAL

SERVICIO DE TRANSPORTE 200 14 X

Inventarios Documentales

X


Y FINANCIERA18

8

200


Y FINANCIERA

Estos documentos soportan el movimiento

de ingresos egresos diarios por cuenta

contable y presupuestal. Deberán

conservarse por un período de diez (10)

años contados a partir de la fecha del último

asiento, documento o comprobante,

pudiendo utilizar para el efecto, a elección

del comerciante, su conservación en papel o

en cualquier medio técnico, magnético o

electrónico que garantice su reproducción

exacta.

Ley 962 de 2005 "ley anti trámites" art.

28.

200 22 MOVIMIENTO DE ALMACEN 2


electronico ya que reflejan el detalle de

ingresos y egresos de la entidad



comercio

2 8 X

Se conserva totalmente por tener valor

historico 2 8FONDO DE REPOSICIÓN

Pagina 2 de 4






Comprobante X X

Anexos

X

Facturas Credito X X

Factura de contado X X

Anexos

X

Recibo de caja X X

Anexos

X

Planilla de nomina X X

Comprobante de egreso X X

Programa de Gestión Documental X

Programa de Gestión de Documentos

electronicosX

Instructivo de aplicación de las Tablas de

Retención DocumentalX

Control de información documentada X

Instructivo de elaboración de documentos

institucionalesX

Sistema Integrado de Conservación

DocumentalX

Plan Institucional de Archivos X


Y FINANCIERA200 26 PRESUPUESTO Proyecto de Presupuesto X 2 0 X

Se elimina por estar contenido en otra

unidad documental

GESTIÓN DOCUMENTAL 200 29 01 REGISTROS DE CONTROLRegistros de Consulta y Prestamo de

Documentos

Formato de consulta y prestamo de

documentosX 2 0 X Se elimina por perder valor administrativo

GESTIÓN DOCUMENTAL 200 29 02 REGISTROS DE CONTROLRegistros de Comunicaciones Oficiales

EnviadasPlanilla de control X X 2 3 X X

Se debe conservar dos (2) año en el Archivo

de Gestión por ser instrumento que soporta

el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000.Se

transferira por tres (3)años al Archivo

Central, se microfilmaran o digitalizaran y se

eliminara el soporte papel.

GESTIÓN DOCUMENTAL 200 29 03 REGISTROS DE CONTROL Registros de Correspondencia Recibida Planilla de control X X 2 3 X X

Se debe conservar dos (2) año en el Archivo

de Gestión por ser instrumento que soporta

el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000.Se

transferira por tres (3) años al Archivo

Central, se microfilmaran o digitalizaran y se

eliminara el soporte papel.

Estos documentos soportan el movimiento

de ingresos egresos diarios por cuenta

contable y presupuestal. Deberán

conservarse por un período de diez (10)

años contados a partir de la fecha del último

asiento, documento o comprobante,

pudiendo utilizar para el efecto, a elección

del comerciante, su conservación en papel o

en cualquier medio técnico, magnético o

electrónico que garantice su reproducción

exacta.

Ley 962 de 2005 "ley anti trámites" art.

28. Se microfilman o digitalizan para

posteriores consultas

FACTURASMOVIMIENTO DIARIO CONTABLE0223200

RECIBOS DE CAJAMOVIMIENTO DIARIO CONTABLE0323200

2 8 X X

2 8 X

X8

XSe conserva totalmente en soporte

electronicoPrograma de Gestión Documental

2

PLANES Y PROGRAMAS0325200GESTIÓN DOCUMENTAL

MOVIMIENTO DIARIO CONTABLE COMPROBANTES DE EGRESO200 23 01

24

X

200GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA


Y FINANCIERA

2 3

X

Estos documentos deben conservarse

totalmente por ser evidencia

y soporte de la vinculación de los empleados

de la Cooperativa

NOMINA 2 18 X

Pagina 3 de 4






GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO200 32 SEGURIDAD SOCIAL Planilla de Pago de Seguridad Social X X 2 98 X

Se elimina una vez terminado el tiempo de

retención establecido

Encuestas de estudio de unidad documental X

Cuadros de Clasificación Documental X

Tablas de Retención Documental X

Acto administrativo de aprobación

X X

GESTIÓN DOCUMENTAL 2 3

La Serie se considera de valor secundario

ya que permite evidenciar y controlar los

cambios en su estructura orgánico-funcional,

por lo cual debe ser conservada totalmente

Ley General de Archivo 594 de 2000

Articulo 19

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL34200 X

Pagina 4 de 4

Versión: 01



OFICINA PRODUCTORA: AREA OPERATIVA CODIGO: 300


Hoja de vida contratista X

Propuesta X

Rut X

Contrato X

Pagos de seguridad social X

Cuentas de cobro X

Informes de ejecución

X

Poliza X

Comunicaciones oficiales X

Formato de solicitud de empleo X

Formato control de documentos de conductoresX

Hoja de vida X

Cedula de ciudadanía X

Libreta militar X

Certificados académicos X

Referencias laborales X

Licencia de conducción X

Registro SIMIT X

Formato entrevista selección X

Exámenes médicos X

Pruebas teórico practicas X

Formato resultado final proceso de selección y

admisiónX

Minuta de contrato X

Afiliación eps X

Afiliación pensión X

Afiliación caja de compensación X

Afiliación arl X

Afiliación fondo de cesantías X

Formato de inducción reinducción y

entrenamiento de personalX

Constancia de entrega de dotación X

Incapacidades X

Reportes de accidentes X

Resoluciones disciplinarias X

Constancia de liquidación de vacaciones X

Solicitud de autorización de retiro de cesantías y

anexosX

Evaluación de desempeño X

Llamados de atención X

Carta de renuncia o retiro X

Autorización de retiro de cesantías X

Formato de liquidación X

Constancia laboral X

Pagos de seguridad social X

Resolución de pensión X

PROCEDIMIENTO

2 18 XSe eliminan por perder valor adminstrativo y

legal

Documento con valores primarios legales y

administrativo, relevante para la investigación

histórica, social, cultural e institucional. Cumplido

su tiempo de retención se debe efectuar una

selección representativa del 10% por año de

aquellos

Contratos que tengan información relevante para

la cooperativa dada la

frecuencia de consulta, el valor y el objeto.

18 X X

PROCESO SGC SERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentales

Codigo: GD-FO-003

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y 300 08 02 CONTRATOS Seguros Institucionales

Contratos Prestación de ServiciosCONTRATOS0108300

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA


CODIGO SOPORTE RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

2

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANOHistoria LaboralHISTORIAS0116300

Serie documental regulada por la Circular 004 de

2003 del Departamento Administrativo de la

Función Pública y el Archivo General de la

Nación, cada expediente de Historia Laboral

debe tener los tipos documentales aquí

relacionados, además se les aplica selección

documental porque representan información

básica clave para cualquier tipo de investigación

o estudio de desarrollo de personal. El productor

documental escoge una muestra de Historias

Laborales como carácter representativo para su

conservación permanente teniendo en cuenta los

diferentes niveles de cargos de la cooperativa

2 98 X

Versión: 01




DEP SD SSD P E AG AC E S D CTPROCEDIMIENTOPROCESO SGC SERIE DOCUMENTAL Subserie Documental Tipos documentales

Codigo: GD-FO-003



Hoja de vida del vehículo X

Solicitud de vinculación X

Factura de compra del vehículo X

Ficha de homologación vehicular X

Manifiesto de aduana X

Cedula de ciudadanía X

Solicitud al Mintransporte para disponibilidad de

cupoX

Carta de aceptación X

Certificación de vinculación del vehículo X

Tarjeta de propiedad X

Vinculación a las pólizas de responsabilidad civilX

SOAT X

Oficio solicitud de tarjeta de operación X

Contrato de vinculación X

Tarjeta de operación X

Autorizaciones poder** X

Solicitud de desvinculación X

Cuentas de cobro X

Pagare o letra X

Facturas cuentas de cobro X

Solicitud X

Respuesta X

Planilla de verificación del protocolo de

seguridad vialX

Ficha de mantenimiento de vehículo X

Revisión técnico-mecánica X

Facturas de compra de repuestos y mano de

obra mantenimiento de vehículosX

SOAT X

Ficha de mantenimiento X

Tecno mecánica X

Inspecciones bimensuales X

HISTORIAS Historia Vehículos0216300SERVICIO DE

TRANSPORTE

INFORMES0117300GESTIÓN DIRECTIVA

MANTENIMIENTO DE VEHICULOS0121300SERVICIO DE

TRANSPORTE

Una vez cumplido su tiempo de retención en el

archivo central se realizará una selección

del 10% de los informes consolidados como

evidencia de gestión adelantada por la

dependencia.

Documentos administrativos con valores

primarios persistentes, por tal razón se deben

conservar de manera indefinida.

X82

X82Informes A Entes de Control

2 18 X Se elimina por perder valor administrativo y legal

Versión: 01





Codigo: GD-FO-003



Acta comité de seguridad vial X

Política de seguridad vial X

Control de asistencia a capacitación X

Plan de seguridad vial X

Comunicaciones oficiales X

Evaluación y seguimiento del plan X

Evidencias fotográficas X

Cronograma de mantenimiento preventivo y

correctivaX

Cronograma de inspecciones bimensuales X

Certificaciones de capacitación X

Certificaciones siniestralidad X

Contratos X

Capacitaciones PES X

Matriz legal X

Reporte de asedata X

Oficios remisorios asedata X

Oficios respuesta superintendencia X

Circulares internas X

Notificaciones X

Póliza de responsabilidad civil X

Procesos de selección X

Manuales de perfiles y cargos X

Acta de gestión X

Acta de nombramiento X

Autorización de protección de datos y acuerdo de

confidencialidadX

Autorización de consulta y reporte a central de

riesgosX

Autorización de empleados de datos personales

y uso de informaciónX

Aviso de privacidad X

Manual de función oficial de protección de datosX

Circulares internas X

Programa de Protección de DatosPLANES Y PROGRAMAS0525300

Plan Estratégico de Seguridad VialPLANES Y PROGRAMAS0225300

GESTIÓN

DOCUMENTAL

SERVICIO DE

TRANSPORTE

Resolución 1565 del 6 de junio de 2014, del

MInisterio de Transporte Numeral 8.2.5 Control

de Documentación y registro de vehiculos y su

mantenimiento.



del 10% de los programas consolidados como


cooperativa.

X82



del 10% de los programas consolidados como


cooperativa

X82

Versión: 01





Codigo: GD-FO-003



Procedimientos X

SG - SST-PR-001 Procedimiento control de

documentos y registrosX

SG- SST-PR-002 Procedimiento reclutamiento y

selección de personalX

Formatos X

SG-SST-FO-001 Listado maestro de documentos

internosX

SG-SST-FO-002 Seguimiento reuniones copasstX

SG-SST-FO -003 Cronograma de actividades X

SG-SST-FO-004 Inspección botiquín X

SG-SST-FO005 Evaluación inicial X

SG-SST-FO-006 Plan anual de trabajo X

SG-SST-FO-007 Presupuesto X

SG-SST-FO-008 Seguimiento exámenes

médicos ocupacionalesX

SG-SST-FO-009 Inspección extintor X

SG-SST-FO-010 Notificación seguimiento

evaluaciones medicasX

SG-SST-FO-011 Formato de asistencia X

SG-SST-FO-012 Formato de inducción X

SG-SST-FO-013 Formato de participación y

consultaX

SG-SST-FO-014 Formato entrega de extintor X

SG-SST-FO-015 Formato entrega de botiquín X

SG-SST-FO-016 Formato reporte incidentes-

actos y condiciones insegurasX

SG-SST-FO-017 Formato reporte de

mantenimiento vehículosX

SG-SST-FO-018 Histórico mantenimiento de

vehículosX

SG-SST-FO-019 Formato requisición de

personalX

SG-SST-FO-020 Formato solicitud de empleo X

SG-SST-FO- 021 Formato de entrevista X

SG-SST-FO-022 Formato resultados selección y

proceso de admisiónX

SG-SST-FO-023 Matriz de requisitos legales X

SG-SST-FO-024 Metodología para identificación

de peligrosX

SG-SST-FO-025 Plan anual de trabajo X

SG-SST-FO-026 Matriz identificación de peligrosX

SG-SST-FO-027 Programa de capacitación X

SG-SST-FO-028 Profesiograma X

SG-SST-FO-029 Evaluación inducción SG-SST X

SG-SST-FO-030 Inspección general X

POLITICIAS X

SG-SST-PO-001 Seguridad y salud en el trabajoX

TALENTO HUMANO X

SG-SST-MA-01 Manual de perfiles de cargo X

SG-SST 300 33 01 SISTEMAS DE GESTION Sistema de Seguridad y Salud En El Trabajo 182

Se conserva 20 años de acuerdo con lo

establecido en el articulo 2.2.4.6.13

Conservación de Documentos del Decreto 1072

del 2015 del Ministerio de Trabajo. Decreto 1443

de 2014 articulo 12.



del 10% de los planes consolidados como


cooperativa

X

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