[email protected] TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1.
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Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.
Acuerdo 09/1995: Reglamenta la presentación de las TRD, de los organismos nacionales al AGN.
Acuerdo 09/1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las TRD.
Acuerdo 39 de 31/10/2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos.
Acuerdo 15/2003: Integración del Comité de Archivo.
Circular 001 de 1998: Creación y desarrollo del archivo general. Del Municipio.
Circular 001 de 2002: Sugerencias acciones plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos.
Circular Externa 001/2001: Dirigida a los Municipios, estableció la necesidad a las administraciones locales de emprender acciones para elaborar y presentar las TRD
Circular 001/2006: Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos.
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Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento Ley 594 de 2000.
Circular Nro. 035 12/06/09: Procuraduría General de la Nación. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y organización e implementación de archivos de Gestión y fondos acumulados.
Oficio Procuraduría Provincial de Pasto 15/01/2010: Cumplimiento Ley 594.
Normatividad del Archivo General de la Nación.
LEGISLACION TRDLEGISLACION TRD
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Para la administración:
•Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.
•Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Facilitan el manejo de la información y contribuyen a la
racionalización de la producción documental.
IMPORTANCIA DE LAS IMPORTANCIA DE LAS TRDTRD
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.
Permiten el manejo integral de los documentos.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Permiten identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de gestión.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental que procede, teniendo en cuenta que debe mantener la independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.
Este principio es valido para los archivos de gestión, central e histórico.
Se debe tener en cuenta este principio en los procesos de organización, clasificación, ordenación y descripción de los mismos.
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DOCUMENTOS ALCALDIA
DOCUMENTOS JUZGADO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS CONCEJO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS PERSONERÍA
MUNICIPAL
GENERAL DEL
ARCHIVO MUNICIPIO
Hace relación al orden que llevan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden que se dieron los documentos. Se debe respetar el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa – efecto.
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MARZO 1 DE 2009
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
MARZO 15 DE 2009HISTORIA LABORAL
HOJA DE VIDA
RESOLUCIONES
LIQUIDACIONES
CONTRATOS
AFILIACIONES
IDENTIFICACIÓNPermite conocer la procedencia, caracterizar y
describir la documentación motivo de análisis.ORGANIGRAMAS: Son la representación gráfica de
la organización interna de una entidad, basado en la estructura jerárquica, las dependencia u oficinas que la conforman y según las funciones.
Es la base fundamental para la organización de los archivos, instrumento principal de las TRD.
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Conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, los cuales según su jerarquía se detallan en el organigrama, originando los:
FONDOS: Corresponden a la totalidad de la documentación producida, recibida, conservada por una entidad, también se considera la totalidad de las series documentales de una misma procedencia, de una Institución o persona.
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En una institución se encuentran los siguientes fondos:Fondos abiertos: Se consideran los vigentes.Fondos cerrados: Suprimidas o reestructuradas.Fondos acumulados: Sin organización, ni conservación.
SECCIONES: Son las subdivisiones del fondo, identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. En raras ocasiones existen la subsecciones.
CLASES DE FONDOS
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVA
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Unidad técnico-operativa de una institución: como ejemplo tendríamos las oficinas de Talento Humano, Tesorería, etc.
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SERIE DOCUMENTALSERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Eje.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de allí que existan sub series documentales.
SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son independientes de otras unidades documentales: Acuerdos, Resoluciones, Decretos.
SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Conocidas como expedientes, compuestas por varios tipos documentales diferentes: Historia laboral, procesos jurídicos, investigaciones disciplinarias, contratos,
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto. Ejemplos:
Actas: Comité financiero, Comité Capacitación,
Actas de Junta. Contratos: Arrendamiento, construcciones,
prestación de servicios, de asesoramiento, interventoría.
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Es una unidad documental simpleUnidad que reúne todas las características necesarias para ser consideradas documento. Eje.: Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos los siguientes tipos documentales: Hoja de vida con sus anexos, certificados Procuraduría, Contraloría, Das, Resolución de nombramiento, Acta de posesión ….
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PERSONERIAMUNICIPAL
300
ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL CON BASE EN EL ORGANIGRAMACON BASE EN EL ORGANIGRAMA
DESPACHO ALCALDÍA
200
SECRETARÍAGENERAL Y
DE GOBIERNO210
SECRETARÍAHACIENDA
220
UMATA230
INSPECCIÓNDE POLICÍA
211
COMISARÍADE FAMILIA
212
UNIDAD DE SALUD
243
CONCEJO MUNICIPAL
100
SECRETARIADE BIENESTAR
SOCIAL240
TESORERÍA221
UNIDAD DEEDUCACIÓN
241
CASA DELA CULTURA
242
OFICINA DE PLANEACIÓN
Y OBRASPÚBLICAS
250
TALENTO HUMANO
244
TALENTO HUMANO 244
SERIES TIPOS DOCUMENTALES
HISTORIAS LABORALES Hoja de Vida
Acta de Posesión
PROGRAMAS Programación Eventos BIENESTAR SOCIAL Listado de Participantes
Informes
INFORMES Informe
Cuadros estadísticos
Informes de Gestión(Subsidie)
SECCIONES DOCUMENTALES
SUBSECCIONES DOCUMENTALES
BIBLIOTECA213
CULTURA214
El primer paso es abordar la identificación de las agrupacionesdocumentales: fondos, Sección, Sub Sección, a partir de la
información contenida en los actos administrativos de creación,reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la
estructura de la entidad o del organismo productor y de losorganigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han
precedido a la entidad, organismos que heredan competencias.
Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados.Cada fondo documental debe clasificarse independientemente.Se distinguen dos niveles:
1. Fondo, Sección y sub - secciones2. Series, Sub - Series, Tipos documentales: Es decir los
testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.
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El objetivo de la valoración es proteger el PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el establecimiento de valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo.
Consiste en determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y el valor histórico, cultural o científico de los documentos.
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Los archivistas se deben apoyar por expertos en las áreas administrativas, legal y contable. En la valoración secundaria es necesaria la participación de historiadores, productores, archivistas.
En un Sistema integrado de Archivos, la valoración se realiza desde dos perspectivas:
La del organismo productor, que se lleva a cabo desde el archivo central correspondiente.
La de la administración general coordinada por el AGN, con la participación de los archiveros de las Entidades Nacionales, apoyados en comisiones especializadas.
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ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO HISTÓRICO
ADMINISTRATIVOJURIDICO
CONTABLEFISCAL
TECNICO
HISTÓRICOCULTURALCIENTIFICO
VALORESPRIMARIOS
VALORESSECUNDARIOS
Helena Acosta [email protected]
Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución, para responder a una necesidad administrativa, mientras dure su trámite y son importantes para la toma de decisiones y la planeación.
Valor Jurídico: Es aquel que deriva derechos legales, regulados por el derecho común.
Valor Legal: Documentos que sirven de testimonio ante la Ley.
Valor fiscal: Es la utilidad de la información para el tesoro o hacienda pública.
Valor contable: Soportan la información de movimientos económicos de una entidad: cuentas, registros de ingresos, egresos.
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Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; son fuente primaria para la historia, y como testimonio de la memoria colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones citadas, otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración.
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Establecer los TIEMPOS DE RETENCIÓN teniendo en cuenta las disposiciones legales en cuanto al ciclo vital de los documentos. Ejemplo:
Un contrato se conserva hasta 5 años en gestión, 15 años en el archivo central.
Las disposiciones finales corresponden a la Conservación total, Microfilmación y/o digitalización, selección, y eliminación.
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LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la serie o sub serie documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.
MICROFILMACIÓN: Documentos con imágenes fotográficas reducidas, siendo necesario para su consulta la utilización de aparatos lectores, bien sea en rollos de microfilm o microficha.
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Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la Entidad o por el usuario externo.
Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la estructura de la entidad productora.
Reduce costos en espacio, tiempo y materiales. Garantiza la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse,
estableciendo pautas generales que sean observadas y aplicadas en todos los ámbitos.
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Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la Institución productora de los documentos.
No existe una norma general de selección, sin embargo señalaremos algunos elementos indispensables:
Se aplica a documentos que han perdido su vigencia. Se aplica a series documentales voluminosas y su
contenido se repite o s encuentra en otras series. Su valor informativo no amerita conservación total. Cuando no requiere conservarse totalmente se puede
aplicar un muestreo.
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Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, que carecen de relevancia para la historia y la tecnología. Debemos tener en cuenta:
La eliminación si no está establecida por Ley o Reglamento es responsabilidad del Comité de Archivo.
Los documentos señalados como eliminables, deben destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD.
Ninguna serie se puede destruir si no está registrada en la TRD.
Se debe levantar un acta acompañada del inventario.
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PASOS METODÓLOGICOSPASOS METODÓLOGICOSPARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRDPARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
1o. Compilación de
información institucional
2o.Entrevista con
los productores de los
documentos
3o.Análisis e
interpretación de la
información Normas sobre creación y cambios estructurales.Manuales de procedimientos.Funciones de las dependenciasOrganigrama actualizado
Aplicación de Encuesta Estudio Unidad Documental (ver anexo).
Identificación y conformación de seriesValoración documental
Consiste en recopilar la información referente a la entidad, si es pública del orden Municipal como Alcaldía, Personería, Concejo, Institutos Descentralizados …
Se recopila: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y demás actos administrativos que informen sobre la creación y funciones de las dependencias que conforman cada una de las entidades.Manuales de funciones, procedimientos, Organigramas, Resoluciones de conformación de Comités en cada una de las entidades.
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Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el apoyo de su equipo de colaboradores, el formato de encuesta de estudio de unidad documental que consta de dos partes: La primera identifica aspectos de la oficina y se diligencia una hoja por cada dependencia. La segunda parte se diligencia por cada unidad documental principal producida.
En este caso se debe establecer las diferentes unidades documentales objeto de estudio de acuerdo a la segunda parte de la encuesta como por ejemplo para: Contratos, Resoluciones, Ordenes de Pago, Informes, Historias Laborales, Decretos, Resoluciones.
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ANALISIS DE LA INFORMACIONANALISIS DE LA INFORMACION
Es la etapa más delicada, se identifican las series, sub series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el tiempo de retención de cada serie y el lugar de permanencia según su ciclo vital.
Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario denominado Comité de Archivo.
En esta etapa es importante tener claro la valoración de los documentos.
Se debe establecer la codificación de la estructura orgánica, teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerárquica y solo asignando un código a aquellas oficinas o grupos de trabajo que estén debidamente creados por un acto administrativo.
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EJEMPLO DE CODIFICACIÓN EJEMPLO DE CODIFICACIÓN ALCALDÍA MUNICIPALALCALDÍA MUNICIPAL
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CONTRAVENCIÓN ORDINARIA Denuncio Citación Declaraciones Resolución Oficio de traslado
UNIDAD DOCUMENTAL
Presentación de denuncia Orden de citación Recibo declaraciones y compilación de pruebas Conminación y/o multa Traslado
TRÁMITE
Manuales de procedimientos
Helena Acosta [email protected]@gmail.com
40
PERSONERIAMUNICIPAL
300
CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO ALCALDÍA
200
SECRETARÍAGENERAL Y
DE GOBIERNO210
SECRETARÍAHACIENDA
220
UMATA230
INSPECCIÓNDE POLICÍA
211
COMISARÍADE FAMILIA
212
UNIDAD DE SALUD
243
CONCEJO MUNICIPAL
100
SECRETARIADE BIENESTAR
SOCIAL240
TESORERÍA221 UNIDAD DE
EDUCACIÓN241
CASA DELA CULTURA
242
OFICINA DE PLANEACIÓN
Y OBRASPÚBLICAS
250
41
CUADRO CLASIFICACION CUADRO CLASIFICACION MUNICIPIOMUNICIPIO
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
200 - 210 - 211 -
AlcaldíaMunicipal
SecretaríaGeneral y de
Gobierno
Inspección de Policía
Normalmente en los cuadros de Clasificación encontramos Sub Sección 1 y Sub Sección 2. Se acostumbra a colocar una columna para el código.
SERIE SUBSERIE UnidadDOCUMENTAL
211- 01 211 - 01.01
CONTRAVENCIONESContravenciones Ordinarias
Expediente
Contravenciones Especiales
Expediente
211 - 01.02
DIFUSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIÓN
INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN
NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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MODELO DE TABLAS MODELO DE TABLAS
DE RETENCIÓN DE RETENCIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
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Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misión y objetivos de la misma de acuerdo a las políticas del Plan Institucional de Gestión y Resultados.Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley y los Reglamentos.Representar a la Empresa Judicial y extrajudicialmente.Velar por el cumplimiento de las Leyes y Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del Estado.
FUNCIONES GERENTE FUNCIONES GERENTE
Desarrollar planes y proyectos de salud conforme a la realidad socio económica y cultural de la región. Velar por la utilización eficiente del recurso humano, técnico y financiero de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva.Nombrar y remover funcionarios bajo su dependencia de acuerdo a las normas de administración de personal.Ejercer control administrativo para la operatividad el sistema contable y de costos de los servicios, ejecución de presupuesto, recaudación de fondos y propender por la eficiente utilización del recurso financiero.
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FUNCIONES GERENTE FUNCIONES GERENTE
Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos de planta de personal y reformas para su adecuado funcionamiento y someterlo a la aprobación de la autoridad competente.Diseñar modelos y metodología para estimular y garantizar la participación ciudadana, propender por la eficiencia de las actividades en las acciones tendientes a lograr metas de salud y el mejoramiento de la calidad de vida de la población.Garantizar el establecimiento del sistema de acreditación hospitalaria, de auditoria en salud y control interno que propicie la garantía de la calidad en la prestación de los servicios de salud.
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CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de RetenciónFormato de Tabla de Retención
Entidad Productora: Hospital El SamaritanoOficina productora: Gerencia
A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final
100.01 CIRCULARES 3 20 X
100.02 INFORMES 3 20 X 100.02.1 Informes de Gestión
100.04 PLANES GEREN. 1 100.05 RESOLUCIONES 1
5
AÑOS DE RETENCIÓNSERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
X
2 X
Por cada una de las series se establece unos procesos.
INTRODUCCIÓN: Se menciona la metodología, sustentación de la eliminación, sustentación de la TRD para la organización de los Archivos de gestión, las transferencias primarias y secundarias, procedimiento para su revisión y actualización, bibliografía y glosario.
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TRD: De cada una de las dependencias, organizadas de acuerdo con su estructura orgánica.
ANEXOS: Disposiciones legales de creación y actual estructura orgánica – funcional (acuerdos, decretos, resoluciones), normatividad, tramites y conservación, acta de comité de archivo dando el aval.
Sustentación de las TRD, ante el Comité de Archivo.
Remisión de las TRD, al Consejo Departamental de Archivos, dependiendo de la institución. 51
Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos o el Departamental se procede:
Se adopta las tablas a través de un acto administrativo.
Capacitar a los funcionarios responsables en el proceso de aplicación de las TRD.
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Elabore separadores para cada uno de las series y subseries, que faciliten su ubicación, localización física de la documentación.
En cada separador se registra el código y nombre de la serie y subserie, ejemplo:
110-01 INFORMES
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Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.
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Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. Así se aplica el principio de orden original.
110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02
- Acta 1 de enero 20 de 2002.
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Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: código de la oficina, código serie y subserie y a continuación el nombre del expediente.
Dentro de cada carpeta se debe archivar máximo 200 folios, si requiere otra carpeta identifíquela con la información señalada.
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Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información ya sea: alfabético, numérico, cronológico, geográfico entre otros.
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Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, su foliación es en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el más antiguo.
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Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD de la dependencia.
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Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.
NOVENO PASONOVENO PASO
Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato único anexo.
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Una vez organizado el archivo de la dependencia de acuerdo a las TRD, aparecen unos documentos que no es posible ubicar dentro de la serie son los llamados DOCUMENTOS DE APOYO: son de carácter general y sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia pero no constituyen documento de archivo.
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Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares, resoluciones).
Estudios de documentos técnicos que sirven como información.
Copias o fotocopias de documentos que son generados por la Alcaldía, pero por función solo se conservan en un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la función de informar, por lo cual pierden todos sus valores.
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Artículos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos o impresos que no constituyen documentos de archivo, cuyo destino es una biblioteca o centro de documentación.
Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propaganda sobre productos comerciales, de posible interés para la administración.
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Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el archivo de gestión de la dependencia según la TRD, este tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina.
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La información es tomada del La información es tomada del Archivo General de la NaciónArchivo General de la Nación
GRACIAS Y GRACIAS Y MUCHOS ÉXITOSMUCHOS ÉXITOS
