INSTRUCTIVO

Aplicación de Tablas de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en la Alcaldía de

Valledupar

Guía y consulta de implementación

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LA ALCALDÍA DE VALLEDUPAR

GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN

MARÍA DEL MAR RODRÍGUEZ ARMENDARIZNIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ

NINFA JOHANA DURAN ORTIZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICATABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – G1

2014

Pág.

INTRODUCCÍON

1.Objetivos

2. Alcance

3. Normatividad

4. ¿Qué es un programa de gestión documental?

4.1 Etapas de la gestión del documento

4.2 Ciclo vital de los documentos

5. Tablas de Retención Documental

5.1 Aplicación de las TRD

5.2 Formato de Tabla de Retención Documental

5.2.1 Diligenciamiento de la TRD

CONTENIDO

6. Separadores de Series y Subseries

7. Orden de series y subseries

8. Formato de portada

9. Identificación gabinete y archivadores

10. Documentos de apoyo

11. Transferencias documentales primarias

12. Documentos en medio electrónico

13. Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD

CONTENIDO

INTRODUCCIÓNPara la Alcaldía de Valledupar, dentro de sus diversas funciones públicas, procesos diarios y creación continua de documentación e información de alta importancia; se requiere la implementación del proceso de organización y administración de los archivos de gestión teniendo como base las Tablas de Retención Documental.

Como toda entidad generadora de información y documentación, se requiere la adaptación de sus diferentes dependencias a la realización, implementación y uso de un Plan de Gestión Documental, como lo menciona la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos donde su artículo 12 “la administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos”; por tanto por medio de este instructivo, podrá enfocar la creación de su Plan de Gestión Documental de acuerdo a sus necesidades

• General

Brindar una guía u orientación a los funcionarios de la Alcaldía de Valledupar en el proceso de implementación de un Plan de Gestión Documental a los bienes documentales que son soporte de las actividades de cada dependencia, haciendo uso de la Tabla de Retención Documental (TRD) establecida para la entidad.

 • Específicos

Explicar y describir paso a paso, los principios de preservación y mantenimiento de la documentación de acuerdo al ciclo vital del documento.

 

Sensibilizar y capacitar a los servidores públicos de la Alcaldía de Valledupar en el proceso de administración de la información y la documentación con la realización de la propia gestión de su área.

1. OBJETIVOS

Es un instructivo que presenta diversas etapas del Plan de Gestión Documental que aplica a todos los documentos recibidos y generados a partir de los procesos, subprocesos y procedimientos de la Alcaldía de Valledupar; donde regido por Ley será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios públicos durante el debido proceso de sus funciones donde genere, reciba y gestione información y documentos.

2. ALCANCE

3. NORMATIVIDAD De forma nacional rige la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos con los artículos 2, 4, 7, 16 y 24 dirigidos a las entidades publicas, haciendo pertinente la implementación de un sistema de administración de la información y la documentación.

Implementando el uso de la Tabla de Retención Documental, formada por medio del “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental” presentado en el Acuerdo No. 004 de 2013 expedido por el consejo directivo del Archivo General de la Nación.

Con el objetivo de orientar el desempeño de los empleados públicos de la Alcaldía de Valledupar y haciendo uso de la Resolución 0144 de 2014, se crea esta guía con el fin de ser aplicadas las anteriores normativas y poder capacitar a los empleados a un desempeño en nivel de excelencia.

4. ¿QUÉ ES UN PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Según el Archivo General de la Nación es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

La gestión documental se asocia a la actividad administrativa del estado y por tanto es responsabilidad de los servidores hacer parte de estas actividades con el fin de salvaguardar la información.

4.1 ETAPAS DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Son las etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su conservación temporal, hasta la eliminación o integración al archivo permanente.

4.2 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Serie documentalConjunto de unidades

documentales d estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

producto de sus funciones especificas.

Subserie documentalConjunto de unidades documentales

que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de

esta por su contenido y sus características especificas.

Este formato es un instrumento de descripción archivístico, donde se identifican cada serie y subserie documental asociada a cada dependencia, sea una sección o subsección de la Alcaldía.

5.1 APLICACIÓN DE LAS TRD

Para la correcta descripción de la documentación , se debe llevar a cabo la codificación de cada sección y subsección de la entidad, tomando en cuenta el organigrama de la entidad y así otorgar un numero correspondiente a cada oficina productora .

Organigrama de la Alcaldía de Valledupar

5.2 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cada numero corresponde a una serie de consideraciones a tener en cuenta, se mostrarael debido procedimiento de diligenciamiento paso a paso.

1. Entidad productora: Hace referencia al nombre o razón social de la entidad responsable de la documentación. (Alcaldía de Valledupar)

2. Oficina productora: Se asocia a la sección o subsección que existen en la Alcaldía de Valledupar.

Sección: Es una subdivisión del fondo documental, la conforman documentos en general de los diferentes despachos.

Subsección: Hace parte de la división de una sección.

5.2.1 DILIGENCIAMIENTO DE LA TRD

Cuadro de clasificación por secciones y subsecciones de la Alcaldía

El código es un numero de dos dígitos consecutivos asignados de forma ascendente, se enlistan series y subseries en orden alfabético

3. Código: Para la fácil descripción del documentos y poderlo relacionar con su unidad de creación y objetivo, se realiza una codificación de cada serie documental y subserie que la conforma.

Asignación de nombre y código de las series y subseries de una sección

Nuestro código corresponde a la relación que existe entre la sección o subsección creadora del documento, tipo de documento que se hace referencia en la serie y descripción especifica del documento en la subserie por tanto tendrá la siguiente estructura:Código de la sección (o subsección). Código de la serie. Código de la

subserie

Ejemplo: Acuerdos municipales realizado en el Despacho del Alcalde

Código: 100. 02. 01

5. Retención: Corresponde a la valoración documental para determinar el tiempo se conservación del acervo contenido en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico y otorgar disposición final.

Se tiene las opciones de permanecer en archivo de gestión o archivo central, debajo de a columna deberá registrarse un numero para cada serie o subserie documental que corresponda al numero de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo.

Criterios de valoración documental

6. Disposición final: De acuerdo a los criterios de selección se determinara la finalidad e importancia del documentos, asignándole una disposición de conservación total (transferencia archivo histórico), microfilmación u otros soportes, selección y eliminación.

Para llevar a cabo el proceso de eliminación del documento se debe tener en cuenta en lo establecido en el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación:…”

Articulo 15. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.

PARAGRAFOS

iii) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad.

iv) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página web.

vi) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados para su consulta;

7. Procedimiento: Se describe la decisión tomada para su disposición final y se tiene en cuenta normatividad que regula la información contenida en los diferentes documentos y soportes.

8. La firma responsable será la del Alcalde de Valledupar a quien se le confieren las funciones de implementación de un Sistema de Gestión Documental dentro de la entidad. Se adiciona fecha como constancia y registro de la entrega y aprobación de la Tabla de Retención Documental.

Para la disposición física de nuestros documentos se deben disponer de archivadores, gavetas y carpetas en las cuales almacenar la información debidamente identificada de acuerdo a los datos ingresados a nuestra TRD.

-Serie: Sera la guía de almacenamiento general, identificada por el código que se le brindo durante el procedimiento registro de la TRD, identificada como una carpeta colgante y dentro los expedientes que la conforman.

6. SEPARADORES SERIES Y SUBSERIES

-Subseries: Se hace uso del código que describe las características de la documentación que alberga el expediente de a cuerdo al levantamiento de la TRD, cada expediente relacionado con la serie almacenara en orden cronológico los folios que estén relacionados con su separador.

7. ORDEN DE SERIES Y SUBSERIES

Identificación

Se reconoce la sección y subsección productora y se agrupan correspondientemente a series y subseries documentales, como queda registrado en la TRD.

Clasificación

Podemos realizar nuestra clasificación dada la estructura orgánica de la entidad, identificando el tipo de documento.

-Documento de Archivo: Información producida o recibida con valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico o cultural

-Documento de apoyo: Son de alcance general como leyes, decretos, entre otros que inciden en las funciones especificas de alguna sección. Producción interna o externa.

La organización de archivos de gestión, esta basada en la descripción presentada en la Tabla de Retención Documental, para esto se debe realizar de forma previa identificación y clasificación.

Orden de los documentos de archivo

Debemos unificar el conjunto de documentos relacionados entre si dados por un mismo asunto, siguiendo en principio de orden original organizándolo dentro del interior de cada unidad documental y por fecha de producción o tramite. Al crear nuestro expediente vamos desde el mas antiguo como primer documento hasta el mas reciente como el ultimo.

Para la creación de nuestros expedientes, después de seleccionar la documentación y distribuirla por cada subserie, podremos armar un expediente entre 180 y 200 folios (documentos), para una buena manipulación y fácil conservación.

Foliación

Al tener la documentación clasificada y ordenada en orden cronológico ascendente y ya determinado el máximo numero de hojas por expediente, enumeraremos cada hoja o documento solo por su cara recta usando un lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. No usar lápiz de mina roja.-Enumeraremos de forma consecutiva-No usaremos suplementos de números como letras o bis.-Escribiremos el numero de forma tangible y sin enmendaduras en la esquina superior derecha.-No foliamos hojas en blanco o pastas.-Si tenemos planos, mapas, dibujos u otros soportes de papel; se le adiciona su numero consecutivo correspondiente.-No foliar soportes diferentes al papel.

Cuando las unidades documentales contengan información en un soporte diferente al papel, como lo son Discos digitales, Videos, Audios, Casetes, etc., se crea una Hoja de Testigo o Referencia cruzada que hace alusión a su respectivo almacenamiento en diferente lugar al de la unidad documental a la que pertenece.

Para material dadas sus características internas o externas, meriten un trato de conservación especial, como mapas, planos, fotografías, negativos, dibujo, etc., se les incluirá en la referencia cruzada.

Disposición física

Al interior de la gaveta, observamos el separador con el nombre correspondiente de la serie, podemos ordenarlo en orden alfabético, cronológico o numérico dado el caso de la entidad. En nuestro caso el mejor será orden alfabético.

8. FORMATO DE PORTADA

Formato de portada para identificación y ubicación espacial de carpeta

Para la correcta ubicación física de nuestras celuguias, debemos identificar correctamente los gabinetes del archivador, con el fin de hacer la búsqueda mas ágil y garantizar el orden.

9. IDENTIFICACIÓN DE GABINETES Y ARCHIVADORES

-En el extremo izquierdo describimos acorde a nuestra TRD, código y nombre de serie, subserie y conformación de los expedientes que alberga.

-En el extremo derecho numeramos cada gabinete de forma ascendente.

Los documentos de apoyo por cada sección y subsección que podremos encontrar para la toma de decisiones y especificación de los procesos a realizar.

10. DOCUMENTOS DE APOYO

Normas externas, Decretos, libros de consulta, circulares, entre otros

Copias de documentos generados por la entidad, conservados en otras sección.

Artículos de prensa u otras publicaciones cuyo destino es la biblioteca o centro documental.

Invitaciones, tarjetas, plegables y oferta de productos comerciales de interés de la entidad.

Cuando encontramos este tipo de información dentro de nuestros archivos de gestión, al proceso de ser distribuida la documentación y puesta en sus respectivas carpetas y gabinetes, esta información de apoyo para los diferentes procesos de desarrollo de actividades de la entidad, se podrán organizan en gabinetes independientes relacionando su proceso de origen. De a cuerdo al Acuerdo No. 42 de 2002, se tiene

-No deben mezclarse con las series documentales, por tanto no hacen parte de las TRD.

-Estos no se transfieren al archivo central, las normas, decretos y otros documentos legales deben ser destruidos por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o vigencia y según las necesidades de la dependencia.

-Se debe tener en cuenta la pertinencia del contenido de la información para mantener este soporte dentro de nuestro acervo documental.

Como entidad publica, al implementar un Plan de Gestión Documental se deberán trasladar documentos de un archivo a otro, una vez se cumplan los tiempos reglamentados dentro de nuestro formato de Tabla de Retención Documental para cada serie y subserie que este relacionada.

Se traslada documentos del archivo de gestión al central, cuya frecuencia de uso ha disminuido o ha culminado su tramite relacionado. Los expedientes a transferir deben haber cumplido como mínimo dos (2) años en la dependencia correspondiente, una vez finalizado su tramite administrativo.

11. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS

Preparación de los expedientes

Se dispondrá de un espacio con buena ventilación, iluminación e higiene. Disponer de elementos de protección como tapabocas, guates, gafas. No aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.

Eliminación de material metálico

Se retiran grapas y clips, con el fin de evitar que el oxido desprendido por ellos pasen al documento. Se reemplazan por elementos de plástico.

Verificación del correcto orden de series y subseries

Eliminación de documentos repetidos, papel carbón, formatos en blanco, tarjetas adheridas, fotocopias ilegibles. Verificación de correcta foliación e identificación de la carpeta como la ubicación de la caja de transporte.

Formato de Cronograma de transferencias primarias para las dependencias relacionadas en las TRD

Teniendo en cuenta que un documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad y será tratada bajo los principios y procesos archivísticos.

12. DOCUMENTOS EN MEDIO ELECTRÓNICO

1. Debemos conocer la ubicación exacta o ruta de ubicación de nuestro documento, practicando el mismo principio de orden de las series y subseries documentales.

2. Al conocer nuestra carpeta contenedora que cumple el orden cronológico, depuración de documentos repetidos y clasificadas o ordenadas las carpetas por series y subseries, hacemos una copia en disco debidamente rotulado.

Dado el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación, se reglamenta el procedimiento, elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Articulo 10. Presentación, revisión y ajustes.

c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina que las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se solicitará a la entidad que las aprobó que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento: la entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizar los ajustes solicitados y remitirá nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos;

 

d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o Distrital de Archivos notificará al Archivo General de la Nación, para determinar la aplicación de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;

13. SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD

Para el seguimiento de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las secciones y subsecciones, para atender las modificaciones que de determinan en los ajustes previos o cambios por los procedimientos internos de la entidad.

Articulo 14. Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos:

a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;

b) Cuando existan cambios en las funciones;

c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;

d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;

e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;

f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;

g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.

• PARÁGRAFO 1. La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el presente Acuerdo para su implementación.

• PARÁGRAFO 2. De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse un registro documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del instrumento.