CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
26 junio 2003 1 Versión original
9 abril de 2007 2 Cambio en la estructura orgánico funcional
19 marzo de 2015 3 Cambio en la estructura orgánico funcional
San José de Cúcuta, Marzo de 2015
TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACIÓN
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Aspectos Históricos
Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
Encuesta Estudio Unidad Documental
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Conformación de Series y Subseries Documentales
Codificación
Codificación unidades administrativas
Codificación de series y subseries
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Normas básicas para la Transferencia de Documentos del
Archivo de Gestión al Archivo Central
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN DOCUMENTAL
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
LISTA DE ANEXOS
JUSTIFICACIÓN
La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la
Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta
Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012,
estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener
actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de
Retención Documental.
La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades
que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al
público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del
Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón
de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción,
transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de
gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de
Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y
con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización
de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de
Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó
el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá
que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas
herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión
documental.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle 10
4-38 de la ciudad de San José de Cúcuta.
Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen
el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo
primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el
Registro Mercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de
negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad
mercantil.
La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos
niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular.
Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su
participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y
nacional.
A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de
todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico.
Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda
permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.
Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta
promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor
definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer
de su comunidad un lugar mejor para vivir.
Aspectos Históricos
Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y
desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en
estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones
empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad.
En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones
gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales
de todos sus miembros.
Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera
organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se
defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres
mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se
fueron creando nuevas Cámaras de Comercio.
En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras
de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá
que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en 1891.
En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su
empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región.
Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de
Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para
presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que
dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia.
El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el
Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de
Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se
expidió el Decreto No. 1807 de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de
Cúcuta.
Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Mediante Acta de Junta Directiva Nº 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la
reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría
de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES
DOCUMENTALES
Encuesta Estudio Unidad Documental
Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los
archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus
correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este
punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14 , que se aplicó siguiendo los
pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de
tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del
documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad
documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima
información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental
en este proyecto.
La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización
de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal
a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la
encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la
Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental.
Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez,
Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar
la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio
de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los
manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas,
para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que
se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación.
En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber
Conformación de Series Y Sub series Documentales
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre
series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación,
teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y
disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son
los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de
apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma.
Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de
documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los
trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los
objetivos que les han sido asignados.
La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del
CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar
unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a
las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la
archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.
Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la
entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría
establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo
y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series
y subseries manejadas por cada área administrativa.
Codificación
Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación
que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se
concluyó:
Codificación de Unidades y Áreas Administrativas
El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de
Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así:
El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el
tercero a la dependencia.
La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente:
CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA
100
PRESIDENCIA EJECUTIVA
110 COMUNICACIONES
120 CIECCC
130 SECRETARIA GENERAL
140 INVEST IN CUCUTA
200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
210 RELACIONES INDUSTRIALES
220 PRESUPUESTO
230 COMPRAS
240 CONTABILIDAD
250 TESORERIA
260 SISTEMAS
270 CINDOCCC
300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
310 CALIDAD
320 CONTROL INTERNO
400 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL
410 EMPRENDIMIENTO
420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL
430 INTERNACIONALIZACION
440 COMISION REGIONAL DE COMPETITIVIDAD
500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
810 AFILIADOS
820 CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
840 LOGISTICA
Codificación de series y subseries
El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este
proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie
dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se
asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden
alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números
entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
CODIGO SUBSERIE
01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
001 ACTAS
002 ACUERDOS
En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de
CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes
a la subserie.
Ejemplo:
SERIE SUBSERIE CÓDIGO
ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
001.01
ACTAS DE COMITÉ DE
CONVIVENCIA
LABORAL
001.02
ACTAS DE COMITÉ DE
ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
001.03
VALORACIÓN DOCUMENTAL
La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la
disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar
a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso
de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el
valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios,
se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la
ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron
presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible,
en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo
precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y
para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos
con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad
productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es
decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto
externas como internas.
La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada
subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de
conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo
histórico o permanente.
Organización de los archivos de gestión central e histórico o permanente.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta
conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente,
aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original de los documentos.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí
donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento
en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que
tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos
archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera
precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y
procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la
producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento,
recuperación, protección y transferencia documental.
Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por
parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los
archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se
realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales
presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.
Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación
para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de
la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las
necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético,
Numérico, y/o Cronológico.
Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo
y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con
previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está
facultado para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la
implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos
documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se
constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será
administrada por el CINDOCC.
Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo
Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no
se realiza selección.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de
Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al
proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para
las secundarias.
Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central
Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los
documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo
estipulado en la Tabla de Retención Documental.
Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista
original, realice selección natural.
Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la
Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados
por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos
tipos documentales al interior.
Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será
firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del
Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios,
misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos
internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas;
todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la
información definida en la TRD.
Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo
Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.
DISPOSICIÓN FINAL
En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia
de consulta y el resultado del proceso de valoración documental.
La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar
en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según
cada caso.
Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los
procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad.
Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor
primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario.
Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de
documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se
destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las
eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la
TRD.
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta
según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la
documentación.
La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para
el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos
empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su
trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en
que ha perdido su vigencia para el archivo central.
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución
No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se
constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos;
la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE
LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El Asistente Junior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará
según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo
General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes.
Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o
de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas
por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su
estudio y aprobación.
Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica,
por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y
dirigirlo al Comité de Gestión Documental.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las
Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo
en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio
de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental
Anexo 2. Acta N° 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 3. Organigrama
Anexo 4. Mapa de Procesos
Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de
Comercio de Cúcuta.
Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos
de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 7. Normatividad sobre producción documental
Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 9. Resolución N° 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y
funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 10. Resolución N° 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se
actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 11. Manual de procesos “A.AF.C.02.P Organización Documental”
Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos
Anexo 13. Manual de procesos “A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos”
Anexo 14. Encuesta Documental
Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental
Anexo 16. Listado de Series y Sub Series
Anexo 17. Tabla de Retención Documental.
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4
100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
100 001 15 ACTASACTAS DE JUNTA
DIRECTIVAActa Papel 3 7 X X
100 002 ACUERDOS Acuerdo Papel 2 8 X X
100 019 10 INFORMES
INFORMES DE
ACTIVIDADES
MENSUAL
Informe Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
SERIE
DOCUMENTAL (S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
A.AF.C.02.4.F
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 1
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCCFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
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4
100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
SERIE
DOCUMENTAL (S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
A.AF.C.02.4.F
PROCEDIMIENTOS
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCCFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
100 019 21 INFORMESINFORMES DE
GESTIÓN ANUALInforme Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Líneas de
Representación
Institucional
Papel - Electrónico
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico
Consolidado de
Representación
Institucional
Electrónico
Poder de
representaciónElectrónico
X X4INFORMES100 019 28INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
1
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
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19/03/15
4
100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
SERIE
DOCUMENTAL (S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
A.AF.C.02.4.F
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 1
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCCFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Acta de
inscripción de
lista
Papel
Aceptación de
candidatosPapel
Actas de
escrutinio de
elección de junta
directiva
Papel
Listados de
comerciantes
inscritos con
derecho a voto
Papel-Electrónico
Comunicaciones Papel-Electrónico
Estatutos
AnticorrupciónPapel-Electrónico
Formato de
contabilización
de votos
Papel
Notificación a los
elegidosPapel-Electrónico
Impugnación a
la elección (si
hay lugar)
Papel-Electrónico
Instructivos
ConfecamarasPapel-Electrónico
Propuesta de
revisoría fiscal Papel-Electrónico
X2 3 X
PROCESOS DE
ELECCIÓN DE
JUNTA
DIRECITVA
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
040100
Página 3
19/03/15
4
100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
SERIE
DOCUMENTAL (S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
A.AF.C.02.4.F
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 1
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCCFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Resolución Papel
Libro de registro
de resolucionesPapel
APROBÓ
José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo
Rubiela Ceballos Leiva, Asistente Senior de Presidencia Ejecutiva
PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 de 20 marzo de 2015
X X9RESOLUCIONES
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
054
REVISÓ
1100
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en
que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Página 4
19/03/15
4
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dep SERIE SUBSERIEArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
Solicitud Electrónico
Selección de
proveedor y/o
contratista
Papel-
Electrónico
Asignación
Coordinador Papel
Contrato y/o
ConvenioPapel
Cuadro comparativo
de cotizaciónPapel
Póliza Papel
Acta modificatoria Papel
Acta de inicio Papel
Acta de recibo Papel
Acta de terminación Papel
Acta de liquidación Papel
Factura y/o Cuenta
de CobroPapel
011110 TRÁMITE 10
11001
110 SECRETARIA GENERAL
FECHA
VERSIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
XX7
A.AF.C.02.4.F
CONTRATOS Y/O
CONVENIOSX
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los
requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta
selección se realizará una vez se terminen los tiempos de
retención en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados
por parte del comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma
permanente como símbolo o muestra de lo que esta
documentación representó para la CCC y adquirirán un valor
histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio ,
la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las
imágenes en su totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de documentos
serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ÁREA
PRODUCTORA:
110ACTAS DE COMITÉ
JÚRIDICO
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
3
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo documental
Página 1 de 1
DISPOSICIÓN FINAL
X
SOPORTE
DOCUMENTALPROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos
en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán
conservarse de forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite
de la información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de
apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero igualmente serán
almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ACTAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dep SERIE SUBSERIEArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
11001
110 SECRETARIA GENERAL
FECHA
VERSIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
XX7
A.AF.C.02.4.F
ÁREA
PRODUCTORA:
110ACTAS DE COMITÉ
JÚRIDICO
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
3
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo documental
Página 1 de 1
DISPOSICIÓN FINALSOPORTE
DOCUMENTALPROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos
en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán
conservarse de forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite
de la información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de
apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero igualmente serán
almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ACTAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Informe de
Actividades y/o
Informe de
Efectividad
Papel
Comunicados Electrónico
Lista de chequeo Papel
110 012 17CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
REGISTRO DE
CONTRATOS Y
CONVENIOS
Registro de contratos
y conveniosElectrónico 2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los
requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta
selección se realizará una vez se terminen los tiempos de
retención en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados
por parte del comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma
permanente como símbolo o muestra de lo que esta
documentación representó para la CCC y adquirirán un valor
histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio ,
la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las
imágenes en su totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de documentos
serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Informe trimestral de
contratación al
aplicativo SIRECI
Electrónico
Comunicados Electrónico
INFORMES05110 019
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA-SIC
X41
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio,
la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
X
Página 2
19/03/15
4
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dep SERIE SUBSERIEArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
11001
110 SECRETARIA GENERAL
FECHA
VERSIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
XX7
A.AF.C.02.4.F
ÁREA
PRODUCTORA:
110ACTAS DE COMITÉ
JÚRIDICO
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
3
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo documental
Página 1 de 1
DISPOSICIÓN FINALSOPORTE
DOCUMENTALPROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos
en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán
conservarse de forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite
de la información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de
apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero igualmente serán
almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ACTAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
110 019 29 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
Poder al abogadoPapel-
Electrónico
DemandaPapel-
Electrónico
ComunicadosPapel-
Electrónico
PRESIDENCIA EJECUTIVAASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 de 20 de marzo de 2015
APROBÓ
José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo
Luz Mary Hernández Obregon, Profesional Jurídico
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio,
la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
PROCESOS
JURÍDICOS
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un
proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que
tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una
vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de
tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité
interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma
permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación
representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán
tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su
totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la CCC.
110 TRÁMITE 10 X042
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Control de
comunicados de
prensa
Electrónico
Comunicados de
prensaElectrónico
Noticias de
periódicoElectrónico
120 019 11 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de
información y
comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
120 019 30 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
COMUNICADOS
DE PRENSA1 9
120 COMUNICACIONES
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Tipo documental
X X120 009
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
COMUNICADOS
DE PRENSA1 9
120 COMUNICACIONES
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Tipo documental
X X120 009
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Ficha técnica de
trámites y serviciosElectrónico
Carta de trato
digno al usuarioElectrónico
Comunicación a
entidades de
control y vigilancia
Electrónico
Públicaciones web
de la SICElectrónico
Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Plan de
ActividadesElectrónico
Informe Plan
Anual de TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
Inventario de
publicacionesElectrónico
Revisión
aprobación de
publicación
Electrónico
Solicitud de
Trabajo InternoElectrónico
Reporte de Logros
y RetosElectrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X120
3 X
INFORMES
PUBLICACIÓN DE
NOTICIA
MERCANTIL
INFORMES
1 4 X
X
PUBLICACIONES
DE LA C.C.C.
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
INFORMES
PLANES ANUALES
DE TRABAJOPLANES
1 4 X X
X X
019 39
X
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
2 8
120 019 50
033 01
1 4
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
2
120 046
120 052
120
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
COMUNICADOS
DE PRENSA1 9
120 COMUNICACIONES
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Tipo documental
X X120 009
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Anexos al Informe Electrónico
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISÓ
PRESIDENCIA EJECUTIVA
APROBÓ
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero RamírezJosé Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo
Efrain Vazquez Corinaldi, Asesor en Comunicaciones
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
X X
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
2 8
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
120 052
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
200 019 12 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTA
Matriz de
información y
comunicación
Electrónico 1 4 X X
200 019 31 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental PROCEDIMIENTOS
SERIE
DOCUMENTAL (S)
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
VERSIÓN
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental PROCEDIMIENTOS
SERIE
DOCUMENTAL (S)
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
VERSIÓN
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
200 019 40 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A
LOS USUARIOS
Ficha técnica de
trámitesElectrónico 1 4 X X
Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Plan de
ActividadesElectrónico
Informe Plan
Anual de
Trabajo
Electrónico
Informe
GerencialElectrónico
PLANES
ANUALES DE
TRABAJO
PLANES X X200 034 02 2 3
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental PROCEDIMIENTOS
SERIE
DOCUMENTAL (S)
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
VERSIÓN
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
200 034 12 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de
Innovación
Gerencial
Electrónico 2 3 X X
Reporte de
Logros y RetosElectrónico
Anexos al
informeElectrónico
200 052REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental PROCEDIMIENTOS
SERIE
DOCUMENTAL (S)
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
VERSIÓN
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Planeación para
la gestión del
riesgo
Electrónico
Gestión del
riesgoElectrónico
RIESGOS
CORPORATIVOS2 8 X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
056
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
200 X
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
REVISÓ
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015Esperanza Rangel Mariño
APROBÓ
Página 4
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
Anexos Papel-Electrónico
Comunicados Electrónico
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
Anexos Papel-Electrónico
Comunicados Electrónico
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
Anexos Papel-Electrónico
Comunicados Electrónico
Oferta
educativa/presentación
hojas de vida
Papel
Resolución regula la
cuota de aprendicesPapel-Electrónico
Comunicados Papel-Electrónico
Disposiciones para la
EvaluaciónPapel
EVALUACIONES
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
210 016 1
210 013 1 4
01
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
X X
02
ACTAS
ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
PARITARIO DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
3
210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
ACTAS DE COMITÉ
DE INVESTIGACIÓN
DE INCIDENTES Y
ACCIDENTE
4
X
XEVALUACIONES DE
DESEMPEÑO
X
X
7
DISPOSICIÓN FINAL
X3 7210
210 001
12001
07
210 TALENTO HUMANO
CUOTAS DE
APRENDICES SENA
EN LAS EMPRESAS
"LEY 789 DE 2002"
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
X
ÁREA PRODUCTORA:
X
X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Acuerdo de
compromisos y
consolidación de
resultados
Papel
Evaluación del
desarrollo y análisis de
competencias
Papel
Informe de indicadores
de gestiónElectrónico
Proceso de contratación Papel-Electrónico
Registro de inducción Papel
Ficha Laboral Papel
Afiliación de seguro
socialPapel
Perfil ocupacional Papel-Electrónico
Formación y
capacitación (Diplomas)Papel-Electrónico
Evaluación desempeño Papel
Estatuto de
anticorrupciónPapel-Electrónico
Ausentismo (Permisos,
licencias, incapacidades)Papel-Electrónico
Novedades nomina Electrónico
Prima extralegal
(Navidad, vacaciones,
antigüedad)
Papel-Electrónico
Prestaciones sociales Papel-Electrónico
Embargo (Oficios y
consignaciones)Papel-Electrónico
018210 XX80
EVALUACIONES
TRÁMITE
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
210 016
HISTORIAS
LABORALES
Los documentos en soporte papel serán seleccionados
mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de
acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa
documentación; esta selección se realizará una vez se
terminen los tiempos de retención en la fase del archivo
central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán
determinados por parte del comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de
forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta
documentación representó para la CCC y adquirirán un
valor histórico. Todos sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán
tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información NO será
seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
101 4 XEVALUACIONES DE
DESEMPEÑOX
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Auxilios (educativos-
lentes-funerarios-
dotación)
Papel-Electrónico
Procedimientos
disciplinarios (interno)Papel-Electrónico
Procesos jurídicos
(externos)Papel-Electrónico
Memorando
(informativos-
procedimientos)
Papel-Electrónico
Certificaciones
(laborales)Papel-Electrónico
Certificados de ingresos
y retencionesPapel -Electrónico
Record laboral Papel
Historia ocupacional
(exámenes)Papel -Electrónico
Póliza de Vida Papel
Proceso de desenganche Papel -Electrónico
Autorización datos
personales empleadoPapel -Electrónico
Autorización datos
personales menores de
edad
Papel -Electrónico
Novedades de nómina Electrónico
Formato de autorización
de horas extrasElectrónico
Pago de nómina Electrónico
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
80 XTRÁMITENÓMINAS210 030 X
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Planilla de pago Electrónico
Anexos de pago Electrónico
Comunicados Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos (copia) Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos (copia) Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X
PAGOS A
SEGURIDAD
SOCIAL Y
PARAFISCALES
TRÁMITE210 033
X02PÓLIZAS DE
SEGUROS210 036
PÓLIZAS DE
SEGUROS
PÓLIZAS DE
RESPONSABILIDAD
CIVIL PARA
ADMINISTRADORES
210
X
01036
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
41 XX
PÓLIZAS DE
RESPONSABILIDAD
CIVIL EXTRACTUAL
(CONFECAMARAS)
1 4
80 X
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos (copia) Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos (copia) Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Programa de vacaciones Electrónico
Comunicados Electrónico
Plan de actividades Electrónico
Cotizaciones Papel-Electrónico
Solicitud de pedido
internoElectrónico
Solicitud y legalización
de gastos de viajeElectrónico
Solicitud de servicios
profesionalesElectrónico
Solicitud de convenios Electrónico
Informe de Evento de
FormaciónPapel
Fotografias Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
210
210
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X1 4
210 036 X
PÓLIZAS DE
SEGUROS DE VIDA
GRUPO
PÓLIZAS DE
SEGUROS
PÓLIZAS DE
SEGUROS
PÓLIZAS GLOBALES
DE MANEJO07
05210 036
PROGRAMAS
X X2 3
1 4
PROGRAMAS
ANUALES DE
VACACIONES
PROGRAMAS01043
X03PROGRAMAS DE
BIENESTAR SOCIAL043
X
X
2 3 X
Página 5
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Comunicados Electrónico
Plan de actividades Electrónico
Encuesta de detección
de necesidades de
formación
Papel
Plan de Formación Electrónico
Informe de Evento de
FormaciónPapel
Evaluación de la
Efectividad del Evento
de Formación
Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Cotizaciones Papel-Electrónico
Solicitud de pedido
internoElectrónico
Solicitud de servicios
profesionalesElectrónico
Solicitud y legalización
de gastos de viajeElectrónico
Fotografias Electrónico
Informes Electrónico
Plan de actividades Electrónico
Comunicados Papel-Electrónico
Cotizaciones Papel-Electrónico
Fotografias Electrónico
Informes Electrónico
Informe de Evento de
FormaciónPapel
Solicitud de pedido
internoElectrónico
Inspección de
botiquines de primeros
auxilios
Papel
Inspección de extintores Papel
210
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
2 3 X X
210
PROGRAMAS DE
FORMACIÓNPROGRAMAS
210
PROGRAMAS X
2 3PROGRAMAS
PROGRAMAS DEL
SISTEMAS DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
03
X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
PROGRAMAS DE
BIENESTAR SOCIAL
043 22
11043
043 2 3 X
Página 6
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Inspección de área
locativaPapel
Inspecciones de puesto
de trabajo - ergonómica Papel
Matriz de factores de
riesgosElectrónico
Programa de pausas
activasPapel-Electrónico
Certificados Papel
Políticas de seguridad y
salud en el trabajoPapel
Reglamento de Higiene
y seguridad industrialPapel
Solicitud de Personal Papel-Electrónico
Banco de hojas de vida Papel
Aviso de convocatoria Papel
Formulario de
inscripciónPapel-Electrónico
Lista de aspirantes
inscritosPapel
Lista de aspirantes
admitidosPapel
Lista de aspirantes no
admitidosPapel
Criterios de selección Papel
Informe de pruebas
aplicadasPapel-Electrónico
Resumen de pruebas
aplicadasPapel
Acta de concurso Papel
Pruebas psicotécnicas Papel
Evaluación de entrevista
de selecciónPapel
Evaluación de la
documentación
requerida
Papel
210
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
2 3PROGRAMAS
PROGRAMAS DEL
SISTEMAS DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X
043 22
2 3SELECCIONES DE
PERSONAL01058210
SELECCIONES DE
PERSONAL
ADMINISTRATIVOX
Página 7
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en
su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
02210 001ACTAS DE COMITÉ
DE CONVIVENCIA
LABORAL
3 7ACTAS
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)
X X
DISPOSICIÓN FINAL
210 TALENTO HUMANO
Tipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Verificación de
referenciaPapel
Inventario de
documentos de la
historia laboral
Papel
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nancy Talero Ramírez
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
REVISÓ
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
X2 3
ELABORÓ:
SELECCIONES DE
PERSONAL01058210
SELECCIONES DE
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Mabel Andrea Robayo Vanegas, Profesional Senior de Talento
Humano
APROBÓ
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
X
Página 8
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Informe Electrónico
Comunicaciones Electrónico
Informe Electrónico
Comunicaciones Electrónico
Informe Electrónico
Comunicaciones Electrónico
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:220 PRESUPUESTO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
408
X
220 019 INFORMES
INFORMES A
REVISORÍA
FISCAL
1 X
X02 X
220
X
1 4 X
220 019
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA - SIC
INFORMES06019
INFORMES
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA -
CONTRALORÍA
GENERAL DE
REPUBLICA
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
1
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
4
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:220 PRESUPUESTO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
X02 X220 019 INFORMES
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA -
CONTRALORÍA
GENERAL DE
REPUBLICA
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
1
TIEMPO DE
RETENCIÓNSOPORTE
DOCUMENTAL
4
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
CÓDIGO DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Presupuesto de
ingresos y egresosElectrónico
Presupuesto de
activos fijosElectrónico
Planeación
presupuestaElectrónico
Plan de actividades
v7 borradorElectrónico
Liquidación
suministros por
programa y centro
de costos
Electrónico
Solicitud de
acuerdo
presupuestal
Electrónico
Auxiliar
presupuestal por
programas
Electrónico
Consolidado de
acuerdos
presupuestales
Electrónico
Informe de
indicador de
gestión
Electrónico
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Liliana del Rosario Velandia Gómez, Profesional Senior de Presupuesto
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
220 037 1 9
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
X XPRESUPUESTO
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Avaluo Papel-Electrónico
Comunicados Papel-Electrónico
Control y entrega de
insumos para
formalización
Electrónico
Control de ventas de
insumos para
formalización
Electrónico
230 012 18CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
REGISTRO DE
ÓRDENES DE
COMPRA
Control de órdenes de
compra y servicioElectrónico 2 8 X X
230 012 19CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
REGISTRO DE
ÓRDENES DE
TRABAJO Y/O
SERVICIO
Control de órdenes de
compra y servicioElectrónico 2 8 X X
Hoja de vida del
vehículoPapel
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un
proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los
requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta
selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención
en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán principalmente
de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del
comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma
permanente como símbolo o muestra de lo que esta
documentación representó para la CCC y adquirirán un valor
histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio ,
la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes
en su totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de documentos
serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
2 0
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 012
HISTORIAS DE
VEHICULOS
230
16CONTROLES DE
INSUMOS DE
FORMALIZACIÓN
8
X X
006
CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X
X
X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
017230 TRÁMITE 5 X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 8006AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Póliza de seguro
obligatoria de transito
soat
Papel
Póliza de seguro
extracontractualPapel
Impuesto de vehículo Papel
Control de
mantenimientoPapel
Inventario de vehículo Papel
Revisión diaria Papel
Control de ruta diaria Papel
Inspección de
seguridad vehicularPapel
Comunicados Papel-Electrónico
Acta de baja de activos
fijosPapel
Activos en reparación o
movimientoElectrónico
Informes Electrónico
X1001 INVENTARIOS
HISTORIAS DE
VEHICULOS
230 020INVENTARIOS DE
ACTIVOS FIJOS
X
X2
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
017230 TRÁMITE 5 X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 8006AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Inventario general de
activos fijosPapel-Electrónico
Asignación de activos
fijosPapel-Electrónico
Entrega de activos por
vacacionesElectrónico
Entrega de inventario
por retiroPapel-Electrónico
Movimiento de activos
fijosElectrónico
Solicitud de pedido
internoElectrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel
Orden de compra Papel
Factura Papel
Solicitud de pedido
internoElectrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel
Orden de trabajo
servicioPapel
Acta modificatoria Papel
Póliza Papel
ORDENES DE
COMPRAX X
TRÁMITE
8
230 10
X1001 INVENTARIOS
ORDENES DE
TRABAJO Y / O
SERVICIO
2
032
230 031
230 020INVENTARIOS DE
ACTIVOS FIJOS
X
X2
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un
proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos
que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará
una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo
central.
Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de
tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité
interno de archivo. Todos los documentos seleccionados se
conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que
esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor
histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será
seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad. Los
procedimientos de selección y digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la CCC.
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los
requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta
selección se realizará una vez se terminen los tiempos de
retención en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán
determinados por parte del comité interno de archivo. Todos los
documentos seleccionados se conservarán de forma permanente
como símbolo o muestra de lo que esta documentación
representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información
NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su
totalidad. Los procedimientos de selección y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 8006AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Acta de inicio Papel
Acta de terminación Papel
Factura Papel
Informe de actividades Papel
Comunicados Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos
(copia)Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Lista de inventario Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro comparativo de
cotizaciónPapel-Electrónico
Egresos de pagos
(copia)Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
PÓLIZAS DE
SEGUROS DE
MUEBLES Y
EQUIPOS
PÓLIZAS04
TRÁMITE
X X
1230 036 PÓLIZAS
PÓLIZAS DE
SEGUROS DE
EDIFICIOS
230 036 1
03
4
230
4
10ORDENES DE
TRABAJO Y / O
SERVICIO
032
X X
X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los
requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta
selección se realizará una vez se terminen los tiempos de
retención en la fase del archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán
determinados por parte del comité interno de archivo. Todos los
documentos seleccionados se conservarán de forma permanente
como símbolo o muestra de lo que esta documentación
representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del
trámite de la información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información
NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su
totalidad. Los procedimientos de selección y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 8006AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Póliza (original) Papel
Lista de inventario Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Programa de compra Electrónico
Informe de uso eficiente
de recursos de
funcionamiento
Electrónico
Autorización de datos
personalesPapel-Electrónico
Registro de
proveedoresPapel-Electrónico
Selección de
proveedoresElectrónico
Listado maestro de
proveedoresElectrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
X01230 044 PROVEEDORESPROVEEDORES DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
4
PROGRAMAS DE
COMPRAS PARA
FUNCIONAMIENTO09
PÓLIZAS DE
SEGUROS DE
MUEBLES Y
EQUIPOS
PÓLIZAS04 X X
3
230 036 1
X
230 043
4
1
PROGRAMAS 2 X X
Página 5
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:230 COMPRAS
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
230 8006AVALUOS DE
PLANTA Y EQUIPO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
X X
DISPOSICIÓN FINALCÓDIGOSubserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SERIE DOCUMENTAL
(S)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Evaluación y
reevaluación de
proveedores
Elecrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
X
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
01230 044 PROVEEDORESPROVEEDORES DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS4 X1
REVISÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Martha Lucia Ayala Peñaranda, Profesional Senior de Compras
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 6
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Extracto bancario Papel
Conciliación bancaria Electrónico
Declaraciones
tributarias de icaElectrónico
Anexos Electrónico
Declaraciones
tributarias de ivaElectrónico
Anexos Electrónico
Declaraciones
tributarias de rentaElectrónico
Anexos Electrónico
Declaraciones
tributarias de retención
en la fuente
Electrónico
Anexos Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.XX
X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
240 010 2 8
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
CONCILIACIONES
BANCARIASX
803
240 014 2
240 014 2DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS DE
RENTA
X
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS DE
RETENCIÓN EN
LA FUENTE
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS04 8 X
240 014 01DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS DE
ICA2 8 X X
240 014 02DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS DE
IVA2
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:240 CONTABILIDAD
8 X X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
240 010 2 8
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
CONCILIACIONES
BANCARIASX
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:240 CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Balance general Papel
Estado de resultado Papel
Estado de cambio de
patrimonioPapel
Estado de cambio de la
situación financieraPapel
Estado de flujo efectivo Papel
Ejecución presupuestal
global de ingresos y
egresos públicos y
privado
Papel
Ejecución presupuestal
por programas del plan
de trabajo
Papel
Control Inversiones en
FiducuentaElectrónico
Relación Acciones Electrónico
Inversiones en CDTS Electrónico
240 019 27 INFORMES
INFORMES DE
PROPÓSITO
ESPECIAL
Informe Electrónico 2 8 X X
240 019 49 INFORMES
INFORMES
EXÓGENA A LA
DIAN
Información exógena Electrónico 2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
8 X X20240 019
INFORMES DE
ESTADOS
FINANCIEROS
INFORMES 2
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
240 010 2 8
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
CONCILIACIONES
BANCARIASX
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:240 CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
240 022 01LIBROS DE
CONTABILIDAD
LIBROS
AUXILIARESRegistro Electrónico 2 8 X X
240 022 02LIBROS DE
CONTABILIDAD
LIBROS DE MAYOR
Y BALANCERegistro Electrónico 2 8 X X
240 022 03LIBROS DE
CONTABILIDADLIBROS DIARIOS Registro Electrónico 2 8 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC
y no se constituyen como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de
forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
REVISÓ APROBÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Nubia Inés Villamizar Díaz, Profesional Senior de Contabilidad
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTALGERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubbserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación y
actualización de
caja menor
Electrónico
Arqueo de caja
menorPapel
Arqueo
receptores de
documentos
Papel
Comprobantes de
egresoPapel-Electrónico
Anexos Papel-Electrónico
Comprobantes de
ingresoPapel-Electrónico
Anexos Papel-Electrónico
Informe Electrónico
Anexos Electrónico
Operaciones
AnuladasElectrónico
250 012 20CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
RELACIÓN
DIARIA DE
TRÁMITES
Relación Diaria
de TrámitesPapel 2 0 X X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:250 TESORERIA
2 0
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
250 005
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ARQUEOS DE CAJA
MENOR
COMPROBANTES
DE EGRESOS
COMPROBANTES
DE
CONTABILIDAD
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
SERIE DOCUMENTAL
(S)
DISPOSICIÓN FINAL
X
X X8
250 008 X
X
250
250 012 02 2 0CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
008 01 2
02COMPROBANTES
DE
CONTABILIDAD
COMPROBANTES
DE INGRESOS
X
X
X
CONTROLES DE
ANULACIONES Y
REVERSIONES DE
DINERO
2 8
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubbserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:250 TESORERIA
2 0
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
250 005
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ARQUEOS DE CAJA
MENOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
SERIE DOCUMENTAL
(S)
DISPOSICIÓN FINAL
XX
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Titulo valor de las
accionesPapel
Certificado de las
accionesPapel-Electrónico
Acta de comité de
inversiónPapel
Cancelación de la
inversiónPapel-Electrónico
Comunicados Papel-Electrónico
Actualización de
datosPapel-Electrónico
Plan de inversión Electrónico
Proceso de
cotizaciónPapel-Electrónico
Constitución CDT Electrónico
Cancelación de la
inversiónPapel-Electrónico
Acta de comité de
inversiónPapel
Comunicados Papel-Electrónico
Proceso de
cotizaciónElectrónico
Constitución CDT Papel-Electrónico
Cancelación de la
inversiónPapel-Electrónico
250 021 01 INVERSIONES
X X
XINVERSIONES EN
ACCIONESTRÁMITE 1 X
250 021
TRÁMITE
INVERSIONES03
INVERSIONES EN
CDT
(CERTIFICADO A
TÉRMINO FIJO)
INVERSIONES02
INVERSIONES EN
FIDUCIA
1
TRÁMITE 1
250 021
X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubbserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:250 TESORERIA
2 0
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
250 005
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ARQUEOS DE CAJA
MENOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
SERIE DOCUMENTAL
(S)
DISPOSICIÓN FINAL
XX
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Acta de comité
de inversiónPapel
Comunicados Papel-Electrónico
Convenio de
transporte de
valores
Papel-Electrónico
Solicitud de
cotizaciónElectrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro
comparativo de
cotización
Papel-Electrónico
Egreso de
pagos(copias)Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Aperturas de
cuentasPapel-Electrónico
Cambio de firmas Papel-Electrónico
Cancelación de
cuentas bancariasPapel-Electrónico
Funcionamiento
de cuentaPapel-Electrónico
250 021 INVERSIONES03INVERSIONES EN
FIDUCIATRÁMITE 1
06
X X
PÓLIZAS DE
TRANSPORTE DE
VALORES
044
PÓLIZAS X X
X X
250 036 1 4
PROVEEDORES
PROVEEDORES DE
SERVICIOS
FINANCIEROS
02250
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
TRÁMITE 5
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubbserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:250 TESORERIA
2 0
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNPROCEDIMIENTOS
250 005
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ARQUEOS DE CAJA
MENOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
SERIE DOCUMENTAL
(S)
DISPOSICIÓN FINAL
XX
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Gestión de
créditosPapel-Electrónico
Solicitud de
cheque de
gerencia
Papel-Electrónico
Solicitud de
chequeras Papel-Electrónico
Traslado de
fondosPapel-Electrónico
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ APROBÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Luz Mireya Orozco Miranda, Profesional Senior de Tesorería
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
044 X XPROVEEDORES
PROVEEDORES DE
SERVICIOS
FINANCIEROS
02250
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité interno
de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
TRÁMITE 5
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Términos de
referenciaElectrónico
Informe de
incidencias -
Reportes de
mesa de ayuda
Electrónico
Acciones de
mejora –
Reportes de
mesa de ayuda
Electrónico
Comunicados Electrónico
Reporte de
consumo de
teléfono
mensual
Electrónico
Comunicados Electrónico
Plan de
ActividadesElectrónico
Acta de reunión Papel
Comunicados Electrónico
Inventarios Electrónico
PROCEDIMIENTOS
INVENTARIOS
INFORMÁTICO
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental
8 X
10
X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
2
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
2004260ADMINISTRACIÓN
DE SISTEMAS
INFORMÁTICOS
INFORMES DE
ACTIVIDADESINFORMES
INVENTARIOS
X
X
CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
CONSUMO DE
TELÉFONO
MENSUAL
2 5 X X012
09260 019
X
1 4 X
03
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
05260
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
ÁREA PRODUCTORA: 260 SISTEMAS
260 020
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental
8 X X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
2004260ADMINISTRACIÓN
DE SISTEMAS
INFORMÁTICOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
ÁREA PRODUCTORA: 260 SISTEMAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Manifiesto Electrónico
Licenciamiento Electrónico
Comunicados
de baja de
equipos
Electrónico
Comunicados
de entrega de
equipos para
almacén
Electrónico
Comunicados
de salida de
equipos
Electrónico
260 034 10 PLANESPLANES DE
CONTINGENCIA
Evaluación y
controlElectrónico 2 3 X X
260 034 20 PLANES
PLANES DE
SEGURIDAD
INFORMÁTICO
Control de
usuariosElectrónico 2 3 X X
260 035 01 PLANOS
PLANOS DE
CABLEADO
ESTRUCTURADO
Planos Papel TRÁMITE 5 X X
INVENTARIOS
INFORMÁTICO102INVENTARIOS X X03 Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
260 020
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental
8 X X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
2004260ADMINISTRACIÓN
DE SISTEMAS
INFORMÁTICOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
ÁREA PRODUCTORA: 260 SISTEMAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Diagnóstico Electrónico
Plan de
infraestructura
informática
Electrónico
Proyecto de
presupuestoElectrónico
GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISÓ APROBÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Elizabeth Suárz Sierra, Coordinaroa de Tecnología de la Información
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
X8 X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual
estará supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
03045260 PROYECTOS
PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA
INFORMÁTICA2
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de
ComitésPapel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
Acta de
eliminación
documental
Papel
AnexosPapel-
Electrónico
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS
ACTAS DE
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
ACTAS DE COMITÉ
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
001 7
04 X3 7
XX3
270 001
13270
X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:270 Centro de Información Documental "CINDOCCC"
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
04 X3 7270 001 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:270 Centro de Información Documental "CINDOCCC"
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
270 012 01CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
AVISO DE
TRASLADO
INTERNO DE
DOCUMENTOS
Aviso de
traslado interno
de documentos
Papel 2 0 X X
270 012 06CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
CORREO PARA
MENSAJERÍA
Control de
correo para
mensajería
Papel 2 0 X X
270 012 14CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
ENTREGA LOCAL
DE DOCUMENTOS
Control de
entrega local de
documentos
Papel 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
04 X3 7270 001 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:270 Centro de Información Documental "CINDOCCC"
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
270 020 02 INVENTARIOSINVENTARIOS
DOCUMENTALES
Registro
Inventario
Documental
Papel-
Electrónico2 10 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Plan de
ActividadesElectrónico
Informes Electrónico
Comunicados Electrónico
13 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
2 3 X270 043
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
04 X3 7270 001 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:270 Centro de Información Documental "CINDOCCC"
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Nancy Talero Ramírz
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISÓ APROBÓ
Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativo y Financiera
Nancy Talero Ramírez, Asistente Junior de Gestión Documental
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de
Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
Acuerdos,
compromisos y
protocolos éticos
Electrónico
Informe de
seguimiento a la
gestión ética
Electrónico
Creación de
Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
Creación de
Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y completa
en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC
durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC
y no se constituyen como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de
forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
300 007COMITÉS DE
GESTIÓN3
7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
7 X X
300 001 10 ACTASACTAS DE COMITÉ
GERENCIAL3
ACTAS DE COMITÉ
DE INNOVACIÓN300 001 06 ACTAS 3
X03300 001 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
3 7 X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTALSubserie documental (Sd) Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X03300 001 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
3 7 X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTALSubserie documental (Sd) Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Creación de
Comités Papel
Control de
Gestión de
Comités
Electrónico
300 019 13 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES DE
RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de
información y
comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos
documentos deberán conservarse de forma total y completa
en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC
durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC
y no se constituyen como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de
forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
300 007COMITÉS DE
GESTIÓN3
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X03300 001 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
3 7 X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTALSubserie documental (Sd) Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
300 019 32 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
300 019 41 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
Ficha técnica de
trámitesElectrónico 1 4 X X
Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Plan de
ActividadesElectrónico
Informe Plan
Anual de TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
300 034 13 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de
Innovación
Gerencial
Electrónico 2 3 X X
300 043 12 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
Plan de
actividades
Programa
Electrónico 2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
03300 034 2 3 X XPLANESPLANES ANUALES
DE TRABAJO
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
X03300 001 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ
DE ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
3 7 X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTALSubserie documental (Sd) Tipo documental
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Reporte de Logros
y RetosElectrónico
Anexos al informe Electrónico
Planeación para la
gestión del riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar
sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
2300 056
300 052
RIESGOS
CORPORATIVOS8 X X
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
2 8 X X
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ APROBÓ
Marycela Catilla AngaritaActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creacón de
ComitésPapel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
310 012 22CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
REPORTES DE
SERVICIO NO
CONFORME
Reporte y
Control de
Servicio no
Conforme v4
Electrónico 3 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
3 X05310 001
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7
ACTAS DE
COMITÉ DE
GESTIÓN Y
CONTROL
ACTAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
ÁREA
PRODUCTORA:310 CALIDAD
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
3 X05310 001
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7
ACTAS DE
COMITÉ DE
GESTIÓN Y
CONTROL
ACTAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
ÁREA
PRODUCTORA:310 CALIDAD
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Revisión del
Sistema de
Gestión
Electrónico
Análisis,
planeación y
seguimiento de
cambios que
puedan impactar
el sistema
Electrónico
Solicitud de
acción de mejora
(SAM),
Electrónico
Informe de
cumplimiento de
SAM;
Electrónico
Evaluación de
efectividad de la
SAM
Electrónico
Consolidado de
acciones de
mejora
Electrónico
Plan de
innovacióon
institucional
Electrónico
310 019
11310 034 X X
X
PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
3 7
INFORMES DE
REVISIÓN DEL
SISTEMA DE
GESTIÓN
3 7 X38
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
INFORMES
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
3 X05310 001
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7
ACTAS DE
COMITÉ DE
GESTIÓN Y
CONTROL
ACTAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
ÁREA
PRODUCTORA:310 CALIDAD
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Programa de
auditoríasElectrónico
Plan de
auditoríaElectrónico
Acta de apertura
y cierre de
auditoría
Papel
Lista de
verificaciónElectrónico
Reporte de no
conformidadpapel
Informe de
auditorías a la
gerencia
Electrónico
Control de
implementación
de acciones
Electrónico
Evaluación de
auditores Papel
Retroalimentació
n de auditoriasElectrónico
310 043 02PROGRAMAS DE
AUDITORIASPROGRAMAS 3 7 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su
etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte
en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa
del trámite de la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos
de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se
constituyen como documentos de archivo, pero igualmente
serán almacenadas en servidores de la CCC de forma
indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
3 X05310 001
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
7
ACTAS DE
COMITÉ DE
GESTIÓN Y
CONTROL
ACTAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
ÁREA
PRODUCTORA:310 CALIDAD
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Reporte de
métricas
corporativas
Electrónico
Informe de
planeación
estratégica
Electrónico
Política de
gestión del
riesgo
Electrónico
Planeación para
la gestión del
riesgo
Electrónico
Mapa del riesgo
institucionalElectrónico
310 052
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
310 056 2 8 X X
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
RIESGOS
CORPORTATIVOS
2 8 X X
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ
GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
Marycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico
Ledys Quintero Rodríguez, Asesor Especializado de Desarrollo
Estratégico
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de
ComitésPapel
Acta de
CómitePapel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
320 012 03CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES
DE CALIDAD
DE PROCESOS
Y SERVICIOS
Control de
calidad de
procesos y
servicios
Electrónico 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla
su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un
proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una
persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la
cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos
serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:320 CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.FFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa
de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma
total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la
cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de
apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas
en servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
SOPORTE
DOCUMENTAL
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS DE
COMITÉ DE
PROTECCIÓN
DE DATOS
PERSONALES
3
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
7 X X09320 001
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:320 CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOSSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.FFECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa
de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma
total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un
proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la
cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de
apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas
en servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
SOPORTE
DOCUMENTAL
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
ACTAS
ACTAS DE
COMITÉ DE
PROTECCIÓN
DE DATOS
PERSONALES
3
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
7 X X09320 001
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
320 019 19 INFORMES
INFORMES DE
CONTROL
INTERNO
Informe de
control
Interno
Electrónico 2 3 X X
Formato de
QRSF Papel
Control de
QRSFElectrónico
Análisis de
QRSFElectrónico
Informe de
QRSF Electrónico
Plan Anual de
Trabajo Electrónico
Plan de
Actividades Electrónico
Informe Plan
Anual de
Trabajo
Electrónico
Informe
Gerencial Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez
cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de la
CCC.
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ APROBÓ
Marycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico
Juan Gregorio Amaya, Auditor de Información
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
X47320 019INFORMES DE
GESTIÓN DE
QRSF
INFORMES 1 4 X
PLANES
PLANES
ANUALES DE
TRABAJO
04320 034 3 7 X X
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
400 019 14 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de
información y
comunicación
Electrónico 1 4 X X
400 019 33 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónio 1 4 X X
400 019 42 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
Ficha técnica de
trámitesElectrónico 1 4 X X
Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Plan de
ActividadesElectrónico
Informe Plan
Anual de TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
PLANESPLANES ANUALES
DE TRABAJO3
DISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
400 034
Tipo DocumentalSERIE DOCUMENTAL
(S)
05
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
X2 X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
VERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:400 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
DISPOSICIÓN FINAL
Subserie documental
(Sd)PROCEDIMIENTOS
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Tipo DocumentalSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
VERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:400 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
400 034 14 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de
Innovación
Gerencial
Electrónico 2 3 X X
Plan de trabajo Electrónico
Cronograma de
actividadesElectrónico
Plan de acción de
mejoramientoElectrónico
Informe de
actividadesElectrónico
Reporte de Logros
y RetosElectrónico
Anexos al Informe Electrónico
Planeación para la
gestión del riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISÓ APROBÓ
Ayllen Rocio Parra CabreraActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
2 8
19 PLANES
PLANES DE
REGULACIÓN
COMPETITIVA
2 3 X
X
400 034
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
X
RIESGOS
CORPARATIVAS400 056
052400
2 8 X X
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad de
la CCC.
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Cronograma de actividades Electrónico
Plan de trabajo Electrónico
Acta de reuniones Papel
Proceso de selección Electrónico
Informe final Electrónico
Plan de actividades Papel
Lista de asistencia Papel
Inscripción idea de negocio Papel
Acta de compromiso y
confidencialidadPapel
Cronograma de asesoría a
planes de negocioPapel
Acta de incumplimiento o
suspensiónPapel
Acta de compromiso Papel
Control de visitas y sesiones
de trabajoPapel
Evaluación de Asistencia
TécnicaPapel
Informe de actividades Electrónico
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo Documental
PROGRAMAS
410 043 20 PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
16PROGRAMAS DE
MUJERES ECO2 X
XPROGRAMAS DE
UNIDAD DE
EMPRENDIMIENTO2 3 X
3 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:410 EMPRENDIMIENTO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
410 043
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo Documental
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
16PROGRAMAS DE
MUJERES ECO2 X3 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:410 EMPRENDIMIENTO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
410 043
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Cronograma de actividades Electrónico
Lista de asistencia Papel
Informe de gestión de
actividadesElectrónico
Ruta de servicios para la
creación de una empresaPapel
Ruta de servicios para la
acelerar el crecimiento de
una empresa
Papel
Ficha Inscripción de
ServiciosPapel
Evaluación de Reuniones
informativaPapel
Registro de Orientación/
Asesoría personalizadaPapel
Evaluación del Servicio
TalleresPapel
Evaluación de Encuentros
EmpresarialesPapel
Formato presentación de
Empresas PanelPapel
Evaluación de Charlas de
conocimientoPapel
Evaluación de Asesorías Papel
Evaluación de Ruedas de
Soluciones FinancierasPapel
Evaluación de Ruedas de
NegocioPapel
Evaluación de ferias
comercialesPapel
X043 PROGRAMAS
PROGRAMAS
NACIONALES DE
EMPRENDIMIENT
O REGIÓN
EMPRESARIA
3 X26410
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
2
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo Documental
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOSSERIE
DOCUMENTAL (S)
16PROGRAMAS DE
MUJERES ECO2 X3 X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ÁREA
PRODUCTORA:410 EMPRENDIMIENTO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
410 043
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
REVISÓ APROBÓELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Gabriel Silva Ibarra, Profesional Senior de Competitividad
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Matriz de planeación de
Ferias y Misiones Electrónico
Solicitud de
participación en Ferias
y Misiones
Electrónico
Organización de Ferias
y Misiones Electrónico
Evaluación de Ferias y
MisionesElectrónico
Informe Institucional de
Ferias y Misiones Electrónico
Quien es quien Electrónico
Breafing Electrónico
Cluster Electrónico
Industria Electrónico
Base de datos Electrónico
Estrategias Electrónico
Página web Electrónico
Presentación Electrónico
Lineas de acción Electrónico
Post viaje Electrónico
Doc 8 Electrónico
Proyectos innovadores Electrónico
Cartas de invitación Electrónico
Agradecimientos Electrónico
PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
RUTAS
COMPETITIVASX X
ÁREA
PRODUCTORA:420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL
420 043 10 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
FERIAS Y
MISIONES
2 3
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
X X
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
2 3420 043
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo documental
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
19
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL
420 043 10 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
FERIAS Y
MISIONES
2 3
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
X X
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGOSubserie documental
(Sd)Tipo documental
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Plan y programa de
trabajoElectrónico
Cronograma de
actividadesElectrónico
Informes de actividades Electrónico
Actas comité de
seguimientoPapel
Indicadores de gestión Electrónico
Plan y programa de
trabajoElectrónico
Cronograma de
actividadesElectrónico
Informes de actividades Electrónico
Actas comité de
seguimientoPapel
Indicadores de gestión Electrónico
Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Viviana Cardenas Hernández, Profesional de Competitividad
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
X
REVISÓ APROBÓ
420 043 24 PROGRAMAS
PROGRAMAS
INICIATIVAS
CLUSTER
ELABORÓ:
2 3 X X
2 X3PROGRAMAS
GESTIÓN DE LA
INNOVACIÓN
23420 043 PROGRAMAS
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior
de la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por
culminar sus valores primarios (administrativo,
legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Plan y programa
de trabajoElectrónico
Cronograma de
actividadesElectrónico
Informes de
actividadesElectrónico
Indicadores de
gestiónElectrónico
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
2 3 X X
SERIE
DOCUMENTAL (S)
CÓDIGO
Tipo documental
PROGRAMAS
PROGRAMAS
INTERNACIONALIZACIÓN
DE EMPRESAS25430 043
Subserie documental (Sd)
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:430 INTERNACIONALIZACION
ELABORÓ:
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
REVISÓ APROBÓ
Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Jaice Rossi Carolina Cabeza Contreras, Coordinador Regional del Centro
de Información de Comercio Exterior
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Plan y programa de
trabajoElectrónico
Cronograma de
actividadesElectrónico
Informes de
actividadesElectrónico
Actas comité Papel
Actas de gestión y
seguimiento al plan
regional de
competitividad de N.S.
Papel
Indicadores de gestión Electrónico
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
PROGRAMAS14 X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y
previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
PROCEDIMIENTO SERIE
DOCUMENTAL (S)
X
DISPOSICIÓN FINALSubserie documental
(Sd)Tipo documental
PROGRAMAS DE LA
COMISIÓN
REGIONAL DE
COMPETITIVIDAD
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:440 COMISION REGIONAL DE COMPETITIVIDAD
ELABORÓ:
440 043 2 3
REVISÓ APROBÓ
Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Viviana Cardenas Hernández, Profesional de Competitividad
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Catálogo de fuentes Electrónico
Catálogo de estudios
económicosElectrónico
Evaluación de impacto de
estudios generados Electrónico
Estudios económicos Electrónico
500 019 15 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de información y
comunicaciónElectrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
500 015
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE
DOCUMENTAL (S)
ESTUDIOS
ECONÓMICOSX
DISPOSICIÓN FINAL
1
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
4 X
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
500 015
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE
DOCUMENTAL (S)
ESTUDIOS
ECONÓMICOSX
DISPOSICIÓN FINAL
1
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
4 X
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
500 019 24 INFORMES
INFORMES DE
GESTIÓN DE
VEEDURÍAS
Informes de gestión Electrónico 1 4 X X
500 019 34 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓ
N
INSTITUCIONAL
Informe de Representación
InstitucionalElectrónico 1 4 X X
500 019 43 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A
LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
500 015
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE
DOCUMENTAL (S)
ESTUDIOS
ECONÓMICOSX
DISPOSICIÓN FINAL
1
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
4 X
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Planeación y seguimiento
información estadística
generada
Electrónico
Lista de chequeo revisión
información estadísticaElectrónico
Movimiento mensual de
registros públicosElectrónico
Inscripción certificados Electrónico
Movimiento de capital
invertidoElectrónico
Movimiento de personas
naturalesElectrónico
Movimiento de sociedades
principalesElectrónico
Movimiento de sucursales
y agenciasElectrónico
Comparativo movimiento
mensual de registros
públicos
Electrónico
Comparativo mensual de
inscripción de certificadosElectrónico
Inversión neta empresarial
de CúcutaElectrónico
1
INFORMES
ESTADÍSTICO DE
INDICADORES
ECONÓMICOS DE
LA REGIÓN
500 INFORMES48019 4 X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
X
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
500 015
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE
DOCUMENTAL (S)
ESTUDIOS
ECONÓMICOSX
DISPOSICIÓN FINAL
1
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
4 X
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Comparativo movimiento
acumulado de registros
públicos
Electrónico
Comparativo acumulado
inscripción de certificadosElectrónico
Movimiento de sociedades
constituidasElectrónico
Movimiento de sociedades
reformadasElectrónico
Movimiento de sociedades
disueltasElectrónico
Plan Anual de Trabajo Electrónico
Plan de Actividades Electrónico
Informe Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
500 034PLANES
ANUALES DE
TRABAJO
PLANES 2 3 X X06
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable)
y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
500 015
CÓDIGO
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSERIE
DOCUMENTAL (S)
ESTUDIOS
ECONÓMICOSX
DISPOSICIÓN FINAL
1
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total
y completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Subserie documental
(Sd)Tipo documental
4 X
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
500 034 15 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de Innovación
GerencialElectrónico 2 3 X X
Reporte de Logros y Retos Electrónico
Anexos al Informe Electrónico
Planeación para la gestión
del riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
Solicitud de información
comercialElectrónico
Registro y control de
solicitudes de información
comercial
Electrónico
Formato para pago de
información comercialElectrónico
Entrega de información
comercialElectrónico
Control de consultas Electrónico
Habeas data Electrónico
GERENCIA DE OBSERVATORIO E INFOMEDACION COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
2 8
2
052500REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN
COMERCIAL
RIESGOS
CORPORATIVOS8
X
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente encargado de Observatorio e
Infomediación
Cesar Eduardo Muñoz Rincon, Asistente Junior del Observatorio
Económico
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
500 056
2 0500
X X
X
ELABORÓ:
X X059
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel, el
cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por
el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del archivo
central por culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no
poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados
en el manual de calidad de la CCC.
Página 5
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
600 019 16 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de
información y
comunicación
Electrónico 1 4 X X
600 019 35 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
600 019 44 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
Ficha técnica de
trámitesElectrónico 1 4 X X
Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Plan de Actividades Electrónico
Informe Plan Anual
de TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
600 034PLANES ANUALES
DE TRABAJOPLANES
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC
y previa acta de eliminación expedida
por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.2 307 X
DISPOSICIÓN FINAL
X
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS
VERSIÓN
Subserie documental (Sd)SERIE DOCUMENTAL (S)
CÓDIGO
PROCEDIMIENTOSTipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC
y previa acta de eliminación expedida
por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
DISPOSICIÓN FINAL
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS
VERSIÓN
Subserie documental (Sd)SERIE DOCUMENTAL (S)
CÓDIGO
PROCEDIMIENTOSTipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
600 034 16 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de Innovación
GerencialElectrónico 2 3 X X
Perfil del proyecto Electrónico
Registro y control de
proyectosElectrónico
Acta de aceptación de
asesoríaPapel
Registro y control de
convocatoriasElectrónico
Registro y control de
fuentesElectrónico
Solicitud de
InscripciónPapel
Convenio de pago de
InscripciónPapel
PropuestaPapel-
Electrónico
Póliza Papel
CertificadosPapel-
Electrónico
Reporte de Logros y
RetosElectrónico
Anexos al Informe Electrónico
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC
y previa acta de eliminación expedida
por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
052600
PROYECTOS
PROYECTOS 600 045 01
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
02 2GESTIÓN DE
PRYECTOS
X
2 XESTRUCTURACIÓN
DE PROYECTOS
2 8 X
8
X
X
045600 X8
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC
y previa acta de eliminación expedida
por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
DISPOSICIÓN FINAL
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS
VERSIÓN
Subserie documental (Sd)SERIE DOCUMENTAL (S)
CÓDIGO
PROCEDIMIENTOSTipo documental
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALPágina 1 de 1
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Planeación para la
gestión del riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
600 056
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ
Carolina Hernández Guerrero
XRIESGOS
CORPORATIVOS2 8
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en
la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
700 001 14 ACTAS
ACTAS DE ENTREGA
DE REGISTROS
PÚBLICOS
Acta de entrega de documentos
de registro públicos Papel 3 7 X X
Actas Papel
Nombramientos Papel
Balances Papel
Resoluciones Papel
Acuerdos Papel
Control de devolución de
documentos de las cámaras de
comercio
Papel
Control de llamadas devolución
de documentos de registros
públicos
Papel
Observación de documentos de
registros públicosPapel
Control de producto no
conforme de registros públicosPapel
Control interno de certificados
reimpresos de registros públicosPapel
Control interna de corregís Papel
Control interno de entrega
certificados especialesPapel
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
0 X X
2 0 X X
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
2CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S)
08
700 012
CONTROLES DE
DIGITACIÓN DE
CERTIFICADOS DE
REGISTROS PÚBLICOS
CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
700 003
700 012
07
PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
CONTROLES DE
DEVOLUCIÓN DE
DOCUMENTOS DE
REGISTROS PÚBLICOS
ACUERDOS DE
REESTRUCTURACION2 8 X X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 012 09CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
DOCUMENTOS
ANTES DE
ESCANEAR DE
REGISTROS PÚBLICOS
Control de documentos antes
de escanear de registros
públicos
Papel 2 0 X X
700 012 10CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
ENTREGA DE
DOCUMENTOS DE
REGISTROS PÚBLICOS
Control de documentos de
entrega de documentos de
registros públicos
Papel 2 0 X X
Control de documentos
enviados a otras cámaras de
comercio
Papel
Control de devolución de
documentos de las cámaras de
comercio
Papel
Control de documentos
recibidos de otras cámaras de
comercio
Papel
Control de documentos
recibidos de otras cámaras de
comercio por cambio de
domicilio
Papel
Control de documentos
enviados a otras cámaras de
comercio por cambio de
domicilio
Papel
X02700CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVASX
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
012
CONTROLES DE
DOCUMENTOS DE
REGISTRO ÚNICO
EMPRESARIAL Y
SOCIAL (RUES)
11
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 012 12CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
ENTREGA DE
INFORMACIÓN DE
USUARIOS DE
FORMALIZACIÓN
Control de entrega de
información a usuarios de
formalización
Papel 2 0 X X
700 012 13CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
ENTREGA DE LIBROS
DE CONTABILIDAD
MERCANTIL Y ESAL
Control de entrega de libros de
contabilidad mercantil y esalPapel 2 0 X X
700 012 15CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE
FALLAS EN LA
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO DE
FORMALIZACIÓN
Control de fallas en la
prestación del servicioPapel 2 0 X X
700 019 01 INFORMES
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA -
ALCALDÍA
Informe Electrónico 1 4 X X
700 019 03 INFORMES
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA - DIAN
Informe Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Informe estadístico de los
registros mercantiles y
proponentes Rue
Electrónico
Informes estadísticos de los
registros públicosElectrónico
700 019 17 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES DE
RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de información y
comunicaciónElectrónico 1 4 X X
700 019 36 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de Representación
InstitucionalElectrónico 1 4 X X
700 019 45 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
Ficha técnica de trámites Electrónico 1 4 X X
Encuestas Papel
Oficios Papel
Informe de análisis Papel
700 024 01
LIBROS DE
REGISTRO
ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
I. PERSONAS
JURÍDICAS SIN
ANIMO DE LUCRO
I. Persona jurídicas sin ánimo de
lucroElectrónico 1 9 X X
4
1 X
1 XX
700 019
07700 019
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA - SIC
X4INFORMES
INFORMES SOBRE LA
COSTUMBRE
MERCANTIL
51
INFORMES
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 024 02
LIBROS DE
REGISTRO
ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
II. ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
II. Libros Entidades Sin Ánimo
de LucroElectrónico 1 9 X X
700 024 03
LIBROS DE
REGISTRO
ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
III. REGISTRO DE LA
ECONOMÍA
SOLIDARIA
III. Registro de la economía
solidariaElectrónico 1 9 X X
700 024 04
LIBROS DE
REGISTRO
ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
IV. VEEDURÍAS
CIUDADANAS IV. De las veedurías ciudadanas Electrónico 1 9 X X
700 024 05
LIBROS DE
REGISTRO
ENTIDADES SIN
ANIMO DE LUCRO
V. ENTIDADES
EXTRANJERAS DE
DERECHO PRIVADO
Y SIN ANIMO DE
LUCRO
V. Del registro de entidades
extranjeras de derecho y
privado y sin ánimo de lucro
Electrónico 1 9 X X
700 025 01LIBROS DE
REGISTRO DE
PROPONENTES
I.DE LOS
PROPONENTESI. De los proponentes Electrónico 1 9 X X
700 026 01LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
I. CAPITULACIONES
MATRIMONIALES Y
LIQUIDACIONES
SOCIEDADES
I. Capitulaciones matrimoniales
y liquidaciones sociedadesElectrónico 1 9 X X
700 026 02LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
II. INCAPACIDADES E
INHABILIDADES
II. Incapacidades e
inhabilidadesElectrónico 1 9 X X
700 026 03LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
III. CONCORDATO Y
LIQUIDACIÓN
OBLIGATORIA
III. Concordato y liquidación
obligatoriaElectrónico 1 9 X X
700 026 04LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
IV. AUTORIZACIONES A
MENORES DE EDAD Y
RENOVACIONES
IV. Autorizaciones a menores
de edad y renovacionesElectrónico 1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 026 05LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
V. ADMINISTRACIÓN
BIENES DEL
COMERCIANTES
V. Administración bienes del
comerciantesElectrónico 1 9 X X
700 026 06LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
VI.
ESTABLECIMIENTOS
DE COMERCIO
VI. Establecimientos de
comercioElectrónico 1 9 X X
700 026 07LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
VII. LIBROS VII. Libros Electrónico 1 9 X X
700 026 08LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
VIII. MEDIDAS
CAUTELARES Y
DEMANDAS CIVILES
VIII. Medidas cautelares y
demandas civilesElectrónico 1 9 X X
700 026 09LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
IX. SOCIEDADES
COMERCIALES E
INSTITUCIONES
FINANCIERAS
IX. Sociedades comerciales e
instituciones financierasElectrónico 1 9 X X
700 026 10LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
X. RESERVA DE
DOMINIOX. Reserva de dominio Electrónico 1 9 X X
700 026 11LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XI. PRENDA SIN
TENDENCIAXI. Prenda sin tendencia Electrónico 1 9 X X
700 026 12LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XII. AGENCIA
COMERCIALXII. Agencia comercial Electrónico 1 9 X X
700 026 13LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XIII. SOCIEDADES
CIVILESXIII. Sociedades civiles Electrónico 1 9 X X
700 026 14LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XIV. EMPRESAS
ASOCIATIVAS DE
TRABAJO
XIV. Empresas asociativas de
trabajoElectrónico 1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 026 15LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XV. MATRICULADOS XV. Matriculados Electrónico 1 9 X X
700 026 16LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XVI. SOCIEDADES
COMERCIALES DE
HECHO
XVI. Sociedades comerciales de
hechoElectrónico 1 9 X X
700 026 17LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XVII. FONDOS DE
JUBILACIÓN E
INVALIDEZ
XVII. Fondos de jubilación e
invalidezElectrónico 1 9 X X
700 026 18LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XVIII. ACUERDOS DE
REESTRUCTURACIÓN
XVIII. Acuerdos de
reestructuraciónElectrónico 1 9 X X
700 026 19LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XIX. DE LAS
PROVIDENCIAS
JURISDICCIONALES
XIX. De las providencias
jurisdiccionalesElectrónico 1 9 X X
700 026 20LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XX. DE LOS
CONTRATOS DE
FIDUCIA MERCANTIL
XX. De los contratos de fiducia
mercantilElectrónico 1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
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19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 026 21LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XXI. DE LA
REPRESENTACIÓN
LEGAL DE LAS
SUCURSALES DE
BANCO REPÚBLICA
XXI. De la representación legal
de las sucursales de banco
república
Electrónico 1 9 X X
700 026 22LIBROS DE
REGISTRO
MERCANTIL
XXII. DEL REGISTRO
PERSONAS
NATURALES Y
JURÍDICAS QUE
EJERZAN LAS
ACTIVIDADES DE
VENDEDORES DE
JUEGOS DE SUERTE Y
AZAR
XXII. Del registro personas
naturales y jurídicas que ejerzan
las actividades de vendedores
de juegos de suerte y azar
Electrónico 1 9 X X
700 027
LIBROS DE
REGISTRO
NACIONAL DE
TURISMO R.N.T.
I. REGISTRO
NACIONAL DE
TURISMO R.N.T
I.Registro Nacional de Turismo
R.N.TElectrónico 1 9 X X
Plan Anual de Trabajo Electrónico
Plan de Actividades Electrónico
Informe Plan Anual de Trabajo Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
3 X X034 08
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
700 PLANESPLANES ANUALES
DE TRABAJO2
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 034 17 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de Innovación Gerencial Electrónico 2 3 X X
Actas Papel
Escritura Pública Papel
Autos de Supersociedades Papel
Providencia Judicial y/o
AdministrativoPapel
Documento Privado Papel
Poderes Papel
Formularios Papel
Certificación Revisor Fiscal Papel
Solicitud de Registro De Libros Papel
Fotocopia del Nit O Prerut Papel
Documento de Situación de
Control o Grupo EmpresarialPapel
Acuerdo de Reestructuración Papel
Contratos de Compraventa Papel
Contratos Papel
XX10700
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
TRÁMITEPROCESOS DE
SERVICIOS DEL RUE041
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Contratos de Prenda Papel
Cronograma de actividades
brigadas de formalización Electrónico
Control entrega material y
equipos oficina brigadistasPapel
Control de visita y entrega
material empresarios Papel
Control de entrega de
documentos y formularios Papel
700 043 05 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN DE
REGISTROS
Control capacitación y asesoría Papel 2 3 X X
700 043 07 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN
ESAL
Control capacitación y asesoría Papel 2 3 X X
700 043 08 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN
PROPONENTES
Control capacitación y asesoría Papel 2 3 X X
X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
PROGRAMAS 2 3PROGRAMAS DE
BRIGADAS DE
FORMALIZACIÓNX
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
700 04043
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4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
700 043 18 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
PROMOCIÓN DEL
REGISTRO
Control capacitación y asesoría Papel 2 3 X X
Planilla de radicación Electrónico
Memorial del recurso Electrónico
Certificado de existencia y
representación legal de la
persona jurídica o entidad de
que se trate
Electrónico
Poder otorgado en debida
forma si se actúa mediante
apoderado
Papel
Relación de las pruebas que
pretenda hacer valerPapel
Sentencia-fallo Papel
Escritura de constitución Papel
Actas de constitución Papel
Actas de reformas Papel
Actas de nombramiento Papel
Documento privado Papel
Providencias judiciales y
administrativasPapel
Renuncias a cargos Papel
Cambios de dirección Papel
Solicitud de registro de libros Papel
047 X1
REGISTROS DE
ENTIDADES SIN
ÁNIMO DE LUCRO
(ESAL)
TRÁMITE 10700 049
4 X
X X
RECURSOS DE
REPOSICIÓN Y
APELACIÓN
700
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central mediante
un proceso de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC y previa
acta de eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también eliminada
una vez cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Página 11
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Certificaciones Papel
Contratos de prenda Papel
Formularios Papel
Reportes entidades estatal Papel
Cancelación por cesación de
efectosPapel
Impugnaciones Papel
Resoluciones de la ccc Papel
Balances Papel
Providencias judiciales Papel
Actas Papel
Escritura pública Papel
Autos de supersociedades Papel
Providencia judicial y/o
administrativoPapel
Documento privado Papel
Poderes Papel
Formularios Papel
Certificación revisor fiscal Papel
Solicitud de registro de libros Papel
X
X
10050 TRÁMITEREGISTROS DE
PROPONENTES
REGISTROS
MERCANTIL
REGISTROS DE
ENTIDADES SIN
ÁNIMO DE LUCRO
(ESAL)
TRÁMITE 10700 049 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
X
051700 TRÁMITE 10 X
700
Página 12
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Fotocopia Nit Papel
Documento de situación de
controlo grupo empresarialPapel
Acuerdo de reestructuración Papel
Contrato de compraventa Papel
Contratos Papel
Contratos de prenda Papel
Reporte de Logros y Retos Electrónico
Anexos al Informe Electrónico
Solicitud de Información Papel
Oficio de Respuesta Papel
Solicitud de revocatoria Papel
700 055REVOCATORIAS
DIRECTAS
REQUERIMIENTOS
DE ENTIDADES DEL
ESTADO
2 8 X
X2
2 X3
8
X
X
X
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
REGISTROS
MERCANTIL
700 052
700 053
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el
futuro por adquirir valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de
forma total y completa en el soporte en que
fueron creados; sin embargo la CCC durante
la etapa del trámite de la información realizó
un proceso de digitalización no certificada ni
de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán
como documentos de apoyo a la gestión
administrativa de la CCC y no se constituyen
como documentos de archivo, pero
igualmente serán almacenadas en servidores
de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
X
051700 TRÁMITE 10 X
Página 13
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Resolución ccc Papel
Notificación Papel
Edictos Papel
Planeación para la gestión del
riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
Análisis Qrsf Papel
Oficio de respuesta Electrónico
Derecho de petición Papel
Oficio de respuesta Electrónico
Felicitaciones Papel
Oficio de respuesta Electrónico
QuejasPapel-
Electrónico
Oficio de respuesta Electrónico
Solicitud de información
generalPapel
Oficio de respuesta Electrónico
Sugerencias Papel
Oficio de respuesta Electrónico
X
X
700 055REVOCATORIAS
DIRECTAS
700
X
X
060700
SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN DE
REGISTRO
MERCANTIL
2
056
2 8 X
RIESGOS
CORPORATIVOS
0
2 8
X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención en la
fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal,
fiscal y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o
culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Página 14
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
ÁREA
PRODUCTORA:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNSubserie documental (Sd) Tipo documentalSERIE DOCUMENTAL (S) PROCEDIMIENTOS
DISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización
no certificada ni de carácter probatorio, la cual
tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos
de archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en
el manual de calidad de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Edilma Corredor Hernández
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
REVISÓ APROBÓ
GERENTE DE FORMALIZACION COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
Página 15
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Plan de calidad y
políticas de operacionesElectrónico
Control de calidad de
procesos y servicios Electrónico
800 019 18 INFORMES
INFORMES DE
COMUNICACIONES
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
Matriz de información y
comunicaciónElectrónico 1 4 X X
800 019 37 INFORMES
INFORMES DE
REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL
Informe de
Representación
Institucional
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una
persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
SERIE DOCUMENTAL (S)
CONTROLES DE
CALIDAD Y NO
CONFORMIDADES
EN EL SERVICIO
CONTTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
DISPOSICIÓN FINAL
Tipo documental
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
2 0
Subserie documental (Sd)
X X
PROCEDIMIENTOS
ÁREA PRODUCTORA: 800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
04
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
800 012
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una
persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
SERIE DOCUMENTAL (S)
CONTROLES DE
CALIDAD Y NO
CONFORMIDADES
EN EL SERVICIO
CONTTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
DISPOSICIÓN FINAL
Tipo documental
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
2 0
Subserie documental (Sd)
X X
PROCEDIMIENTOS
ÁREA PRODUCTORA: 800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
04
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
800 012
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
800 019 46 INFORMES
INFORMES DE
TRÁMITES Y
SERVICIOS
PRESTADOS A LOS
USUARIOS
Ficha técnica de
trámitesElectrónico 1 4 X X
Plan Anual de Trabajo Electrónico
Plan de Actividades Electrónico
Informe Plan Anual de
TrabajoElectrónico
Informe Gerencial Electrónico
800 034 18 PLANES
PLANES DE
INNOVACIÓN
INSTITUCIONAL
Plan de Innovación
GerencialElectrónico 2 3 X X
3 XPLANES ANUALES DE
TRABAJOX209 PLANES034800
Los documentos en soporte papel
serán eliminados una vez cumpla su
tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso
de reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite
de la información realizó un proceso
de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al
interior de la CCC. Esta información
será también eliminada una vez
cumpla con los tiempos de retención
en la fase del archivo central por
culminar sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una
persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
SERIE DOCUMENTAL (S)
CONTROLES DE
CALIDAD Y NO
CONFORMIDADES
EN EL SERVICIO
CONTTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
DISPOSICIÓN FINAL
Tipo documental
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓN
2 0
Subserie documental (Sd)
X X
PROCEDIMIENTOS
ÁREA PRODUCTORA: 800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
04
A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
800 012
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Reporte de Logros y
RetosElectrónico
Anexos al Informe Electrónico
Planeación para la
gestión del riesgoElectrónico
Gestión del riesgo Electrónico
REVISÓ APROBÓ
REPORTES DE
MÉTRICAS
CORPORATIVAS
2 8 X
X
X
XRIESGOS
CORPORATIVOS2 8800
800 052
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una
persona de la CCC y previa acta de
eliminación expedida por el comité
interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015Gonzalo Arenas Hernández
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTALGERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES
ELABORÓ:
056
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
810 012 21CONTROLES DE
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
REGISTROS DE
GESTIÓN CON
ENTIDADES Y
AFILIADOS
Gestión con
Entidades y afiliadosElectrónico 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:810 AFILIADOS
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada
ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos de
archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en el
manual de calidad de la CCC.
X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
CÓDIGO
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
01ACTAS DE
COMITÉ DE
AFILIACIONES
PROCEDIMIENTOS
ACTAS
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
X
SERIE DOCUMENTAL
(S)
001810 73
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:810 AFILIADOS
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada
ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos de
archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en el
manual de calidad de la CCC.
X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
CÓDIGO
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
01ACTAS DE
COMITÉ DE
AFILIACIONES
PROCEDIMIENTOS
ACTAS
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
X
SERIE DOCUMENTAL
(S)
001810 73
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
810 023LIBROS DE
REGISTROS DE
AFILIADOS
Registro Electrónico 2 8 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada
ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos de
archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en el
manual de calidad de la CCC.
Plan de Trabajo Electrónico
Informe de
Actividades Electrónico
Comunicados Electrónico
Reportes Electrónico
Indicadores de
GestiónElectrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
2 3 X XPROGRAMAS15043PROGRAMAS DE
LA UNIDAD DE
AFILIADOS
810
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:810 AFILIADOS
De acuerdo a la valoración realizada a los
documentos en su etapa de gestión, se pudo
determinar que éstos serán requeridos en el futuro
por adquirir valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales). Estos documentos
deberán conservarse de forma total y completa en
el soporte en que fueron creados; sin embargo la
CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada
ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa
de la CCC y no se constituyen como documentos de
archivo, pero igualmente serán almacenadas en
servidores de la CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y
digitalización de documentos serán detallados en el
manual de calidad de la CCC.
X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
CÓDIGO
Subserie
documental (Sd)Tipo documental
SOPORTE
DOCUMENTAL
01ACTAS DE
COMITÉ DE
AFILIACIONES
PROCEDIMIENTOS
ACTAS
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
X
SERIE DOCUMENTAL
(S)
001810 73
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
Sistema Sirep Electrónico
Solicitud de
AfiliaciónPapel
Comunicado Papel
Certificado de la
Procuraduría Papel
Certificado de la
ContraloriaPapel
Certificado de la
Policia NacionalPapel
Certificado Thomson
ReutersPapel
Solicitud de
desafiliación Papel
Comunicado Papel
Protección de Datos
PersonalPapel
Comunicado
informativoPapel
APROBÓREVISÓ
Los documentos en soporte papel serán eliminados
una vez cumpla su tiempo de retención en la fase
del archivo central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará supervisado por
una persona de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo
como fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención en la fase
del archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios.
(Históricos, investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización
de documentos serán detallados en el manual de
calidad de la CCC.
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Olga Lucia Ojeda Navas, Profesional de Servicios Empresariales
GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ELABORÓ:
X X810 048 TRÁMITE 5REGISTROS DE
AFILIADOS
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Planeación de eventos Electrónico
Lista de asistentes Papel
Encuesta de satisfacción a
asistentesPapel
Política de mantenimiento de
clientesPapel
Planeación y control de la
gestión comercialElectrónico
Telemercadeo Electrónico
Cronograma de visitas
comerciales Electrónico
Registro de asistencia Papel
Referidos Papel
Base de datos clientes Electrónico
Informe de actividades Papel
Registro de usuarios Electrónico
Registro y control de
propuestas de convenios Electrónico
Seguimiento y evaluación del
convenioElectrónico
INFORMES DE
GESTIÓN Y
EVALUACIÓN A
CONVENIOS CON
ENTIDADES
EDUCATIVAS
820 019 INFORMES 25 1
019 1
INFORMES
INFORMES
INFORMES DE
GESTIÓN DE
EVENTOS
X
X
4 X
X4820 019 1
22820
23
X
INFORMES DE
GESTIÓN DE
MERCADEO DE
SERVICIOS
EMPRESARIALES
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
PROCEDIMIENTOSSubserie documental
(Sd)Tipo documental
4 Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo,
legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de
la CCC.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
019 1INFORMES
INFORMES DE
GESTIÓN DE
EVENTOS
22820 X
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
PROCEDIMIENTOSSubserie documental
(Sd)Tipo documental
4 Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de
archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de
la CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo,
legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de
la CCC.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL
SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
X
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Programa Electrónico
Presupuesto Electrónico
Planeación y seguimiento de
la programación Electrónico
Formulario de inscripción Papel
Lista de inscritos Electrónico
Control de asistencia Papel
Evaluación de la satisfacción
de los asistentes Papel
Listado maestro de
conferencistas / docentes /
entidades educativas
Papel
Relación mensual de eventos
y asistenciaElectrónico
X X820 043 21 3PROGRAMAS
PROGRAMAS DEL
CENTRO DE
FORMACIÓN
EMPRESARIAL
2
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo de
retención en la fase del archivo central
mediante un proceso de reciclado de papel,
el cual estará supervisado por una persona
de la CCC y previa acta de eliminación
expedida por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de carácter
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
dicho trámite al interior de la CCC. Esta
información será también eliminada una
vez cumpla con los tiempos de retención
en la fase del archivo central por culminar
sus valores primarios (administrativo,
legal, fiscal y/o contable) y no poseer
valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ: REVISÓ
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Silvia Margarita Alvarez Alvarez, Profesional de Servicios Empresariales
APROBÓ
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTALGERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
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19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Creación de Comités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-
Electrónico
Comunicados Electrónico
Indice de Actas de
ConciliadoresElectrónico
Indice de Constancia de
los conciliadores no
realizadas
Electrónico
Plan de Trabajo Electrónico
Informe de Actividades Electrónico
Indicadores de Gestión Electrónico
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
7 X X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
019
ACTAS DE COMITÉ DE
MÉTODOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
ACTAS
X
PROCEDIMIENTOS
08001830 3
1
26830
X
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
4 X830 019
INFORMES
INFORMES DE
JORNADAS
GRATUITAS DE
CONCILIACIÓN Y
MEDICIÓN ESCOLAR
INFORMES
1 4
INFORMES A
ENTIDADES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA -
MINISTERIO DE
JUSTICIA
04
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Página 1
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
7 X X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
ACTAS DE COMITÉ DE
MÉTODOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
ACTAS
PROCEDIMIENTOS
08001830 3
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
830 028LIBROS DE
REGISTROS DE
ACTAS
Registro de Actas Papel 2 8 X X
830 029LIBROS DE
REGISTRO DE
CONSTANCIAS
Registro de Constancias Papel 2 8 X X
Solicitud de Anexos Papel
Recibo de Pago Papel
Autos Admisorios Papel
Notificaciones Papel
Comunicaciones Papel
Constancias Papel
Edicto Remplazatorio Papel
Designación Curador-
Ad-Litem, Si es
Necesario
Papel
Repuesta demandado Papel
Recursos Papel
Estudio Jurídico Papel
Constancia de Alegatos
, Si los HubierePapel
X X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados
mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de
acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre
esa documentación; esta selección se realizará una vez
se terminen los tiempos de retención en la fase del
archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán
determinados por parte del comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de
forma permanente como símbolo o muestra de lo que
esta documentación representó para la CCC y
adquirirán un valor histórico. Todos sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya
no serán tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información NO será
seleccionada; se eliminarán las imágenes en su
totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
TRÁMITEPROCESOS DE
ARBITRAJE5830 038
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Página 2
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
7 X X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
ACTAS DE COMITÉ DE
MÉTODOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
ACTAS
PROCEDIMIENTOS
08001830 3
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Poder Papel
Autoreconocimiento de
Personeria Jurídica
Apoderado
Papel
Actas Papel
Auto Admisorio de
Suspensión, Si lo
Hubiere
Papel
Auto Instalación
Tribunal Papel
Informes Papel
Fallos Papel
Recibo de pago Papel
Solicitud escrita o
verbalPapel
Anexos Solicitud Papel
Nombramiento
ConciliadorPapel
Citaciones Papel
Acta de la Audiencia Papel
Comunicaciones Papel
Informe del conciliador Papel
Los documentos en soporte papel serán seleccionados
mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de
acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre
esa documentación; esta selección se realizará una vez
se terminen los tiempos de retención en la fase del
archivo central.
Los criterios de selección de los documentos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán
determinados por parte del comité interno de archivo.
Todos los documentos seleccionados se conservarán de
forma permanente como símbolo o muestra de lo que
esta documentación representó para la CCC y
adquirirán un valor histórico. Todos sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya
no serán tenidos en cuenta.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información NO será
seleccionada; se eliminarán las imágenes en su
totalidad.
Los procedimientos de selección y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
039830 X XPROCESOS DE
CONCILIACIÓN5TRÁMITE
Página 3
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
7 X X
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA
PRODUCTORA:
ACTAS DE COMITÉ DE
MÉTODOS
ALTERNATIVOS DE
SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
ACTAS
PROCEDIMIENTOS
08001830 3
SERIE DOCUMENTAL
(S)
CÓDIGO
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos
en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos
serán requeridos en el futuro por adquirir valores
secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Estos documentos deberán conservarse de forma total y
completa en el soporte en que fueron creados; sin
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
información realizó un proceso de digitalización no
certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
Las imágenes digitalizadas se conservarán como
documentos de apoyo a la gestión administrativa de la
CCC y no se constituyen como documentos de archivo,
pero igualmente serán almacenadas en servidores de la
CCC de forma indefinida.
Los procedimientos de conservación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Plan de Trabajo Electrónico
Informe de Actividades Electrónico
Indicadores de Gestión Electrónico
Perfil General Papel
Consolidado de
arbitrajes Papel
Elección de árbitros Papel
Consolidado de
conciliaciones Papel
Nombramiento de
conciliadores Papel
Formulario de
inscripción Papel
Resumen hoja de vida Papel
Registro de inducción Papel
Evaluación del
desempeño Papel
Lista de Árbitros,
Conciliadores y
Secretarios
Papel
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
archivo central mediante un proceso de reciclado de
papel, el cual estará supervisado por una persona de la
CCC y previa acta de eliminación expedida por el
comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de la información
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
trámite al interior de la CCC. Esta información será
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de
retención en la fase del archivo central por culminar sus
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
investigativos y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y digitalización de
documentos serán detallados en el manual de calidad
de la CCC.
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Ingrid Magred Martínez Rincón, Director Centro de Arbitraje,
Conciliación y Amigable Composición
COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTALGERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
APROBÓ
X
REVISÓ
2830 057
043 06
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
830 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN DEL
CENTRO DE
ARBITRAJE Y
CONCILIACIÓN
X
X
2
3
3
SELECCIÓN DE
ARBITROS
CONCILIADORES
Y SECRETARIOS
X
Página 4
19/03/15
4
Dep. Serie SubserieArchivo
Gestión
Archivo
Central
Conservación
TotalEliminación Digitalización Selección
Solicitud de auditorios y
equipos
Papel-
Electrónico
Programación de equipos y
auditorios Electrónico
Solicitud y estudio para
disposición de auditorios y
equipos
Electrónico
Entrega de auditorios y
equipos usuarios internosPapel
Entrega de auditorios y
equipos usuarios externosPapel
Control de equipos
audiovisualPapel
AgradecimientosPapel-
Electrónico
CancelacionesPapel-
Electrónico
17043
CÓDIGOSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREA PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTOS
X X
Los documentos en soporte papel serán
eliminados una vez cumpla su tiempo
de retención en la fase del archivo
central mediante un proceso de
reciclado de papel, el cual estará
supervisado por una persona de la CCC
y previa acta de eliminación expedida
por el comité interno de archivo.
La CCC durante la etapa del trámite de
la información realizó un proceso de
digitalización no certificada ni de
carácter probatorio, la cual tuvo como
fin agilizar dicho trámite al interior de la
CCC. Esta información será también
eliminada una vez cumpla con los
tiempos de retención en la fase del
archivo central por culminar sus valores
primarios (administrativo, legal, fiscal
y/o contable) y no poseer valores
secundarios. (Históricos, investigativos
y/o culturales).
Los procedimientos de eliminación y
digitalización de documentos serán
detallados en el manual de calidad de la
CCC.
Subserie documental
(Sd)
SERIE DOCUMENTAL
(S)
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC A.AF.C.02.4.F
FECHA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVERSIÓN
Página 1 de 1
840 LOGISTICA
ELABORÓ:
840
PROGRAMAS DE
PRÉSTAMO DE
EQUIPOS Y
AUDITORIOS
2 3
REVISÓ APROBÓ
Tipo documental
PROGRAMAS
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Nohora Jesusa Pérez Villamizar, Asistente Junior de Presidencia Ejecutiva
GERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
