Preparado por:

Ruth Yanneth Capador Ellen Marian Reyes

William Enrique forero

Bogotá

Instructivo de guía y consulta para la implementación y Actualización de las

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Fecha de revisión:Fecha de Aprobación:Versión: 1

”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”

TABLA DE CONTENIDO

Pág.1. Objetivos 42. Alcance 53. Normatividad

74. Marco Conceptual 125. Misión, Visión, Naturaleza jurídica y Objetivos de la entidad 196. Ciclo vital de los documentos 237. Programa de Gestión Documental PGD 268. Tablas de Retención Documental e importancia 289. Metodología para la aplicación de las tablas de retención documental TRD

359.1 Aplicación de las tablas de retención documental TRD

3810. Documentos de Apoyo 4911. Seguimiento y actualización de las tablas de retención 5012. Transferencias Documentales 5413. Cronograma de transferencias

5914. Eliminación de documentos 61

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GENERAL

Proporcionar a los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, encargados de la custodia, manejo y organización de los archivos de gestión una herramienta que los oriente y les permita llevar a cabo dicha labor, de una manera eficaz, eficiente y uniforme, en el marco de la Gestión Documental creada para tal fin.

OBJETIVOS

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ESPECÍFICOS

1. Constituirse en un instrumento de apoyo y consulta para la implementación del proceso de aplicación de las TRD adoptada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 2. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de archivos sobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de los documentos y los factores que contribuyen a su desarrollo en las oficinas, permitiendo el manejo integral de los documentos.

OBJETIVOS

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ALCANCE

Este instructivo será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada que en ámbito de sus funciones, genere, reciba y gestione documentos.

Jefe de área/Dependencia/División/Sección, es responsable que esta política archivística se cumpla.

Funcionario encargado del archivo de gestión, responsable de ejecutar las políticas archivísticas.

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NORMATIVIDAD

El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...” .

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Constitución Política Art. 8, 15, 20, 23, 72, y 74 Protección Patrimonio Cultural, Derecho a la Intimidad Personal y

Familiar, Derecho a recibir y entregar información veraz Ejército imparcial, Derecho a presentar peticiones respetuosas por motivos de interés general o particular, Derecho a acceder a documentos públicos, salvo los que establezca la ley.

Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística a nivel nacional;

Formula, orienta, coordina y controla la Política de Archivos y promueve la organización de los archivos en el orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Apoya los archivos privados.

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Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

Acuerdo 041 de 2002: Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su

parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas...“

Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención documental.

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Ley 734 de 2002, por la cual se expide el código único disciplinario. Art. 34. Deberes del servidor público.

Decreto 3222 de 2002 – Por el cual Se Reglamenta Parcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada

Resolución 5274 por la cual se adoptan o se implementan las tablas de retención documental.

Resoluciones comité y resolución de creación TRD

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La entidad durante el desarrollo de sus funciones, actividades y en cumplimiento de los tramites rutinarios, genera evidencias o registros de información que al agruparse por asuntos y contenidos semejantes dan lugar a categorías o series documentales y al total del archivo de las áreas y de la entidad se le denomina fondo documental.

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Organización documentalOperaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupar correctamente los documentos en relación con la estructura de la Entidad para obtener archivos clasificados, ordenados y con una adecuada descripción.

Clasificación documentalLabor intelectual mediante la cual se identifican y establecen agrupaciones, categorías, divisiones (series documentales) en un Fondo documental de acuerdo con la estructura de la Entidad.

Para efectos de la Organización de archivos es importante tener en cuenta conceptos básicos como:

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Ordenación documentalAcción material de ubicar físicamente los documentos en secuencias naturales (Cronológica, alfabética, numérica) dentro de las agrupaciones o series.

Descripción documentalProceso de análisis de los documentos de archivo en representaciones (rótulos, formatos) que permitan su identificación, localización, recuperación de la información y bases de datos para la gestión (trámite) o la consulta(investigación)

Principio de ProcedenciaProceso de clasificación que permite ubicar correctamente los documentos en el Fondo que le corresponde teniendo en cuenta su productor, creador o autor, evitando mezclarlos con otros.

Principio de Orden OriginalAcción de Ordenar los documentos reflejando su creación, uso y la secuencia natural en el que se desarrollan los trámites o asuntos, para ser ubicados dentro de cada serie documental

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En el marco del archivo total y a partir del ciclo vital de los documentos, que se inicia en los archivos de gestión, se adelanta el proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD, encaminado a la organización de los documentos que forman parte de estos archivos. Algunos conceptos:

Documento de apoyo: Es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas

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Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

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Documento Esencia: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varía n de acuerdo con el trámite de cada asunto.

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Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no contienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.

Tipo Documental: Unidad documental simple

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En Valor primario: Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tiene este valor se conservan permanentemente

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MISIÓN INSTITUCIONAL

Ejercer el control, inspección y vigilancia sobre la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada en Colombia, asegurando la confianza pública en los mismos con un adecuado nivel técnico y profesional en la prestación de estos, combatiendo la ilegalidad y contribuyendo con las autoridades en la prevención del delito.

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VISIÓN ESTRATÉGICA

En el 2014, se habrá consolidado la relación Estado-Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada para garantizar su aporte a la seguridad ciudadana y la confianza pública en el sector

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La Súper de Vigilancia y Seguridad Privada es un organismo del orden nacional, de carácter técnico, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, con autonomía administrativa y financiera.

NATURALEZA JURIDICA

OBJETIVOS

A la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada le corresponde ejercer el control, inspección y vigilancia sobre la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada para alcanzar los siguientes objetivos:

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1. Mejorar los niveles de seguridad y confianza pública mediante la acción coordinada con las diferentes entidades y organismos estatales.

2. Asegurar que en desarrollo de las actividades de vigilancia y seguridad privada se respeten los derechos y libertades de la comunidad.

3. Proveer información confiable, oportuna y en tiempo real para que el Estado tome las decisiones de formulación de política, regulación e inspección, vigilancia y control relacionadas con los servicios de vigilancia y seguridad privada.

4. Proveer información, confiable, oportuna y en tiempo real para los usuarios de los servicios de vigilancia y seguridad privada, relacionada con la legalidad, idoneidad y capacidades técnicas de los prestadores de dichos servicios.

5. Brindar una adecuada protección a los usuarios de servicios de vigilancia y seguridad privada.

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FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento (Archivo de Gestión Central e Histórico), desde su creación hasta su disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso integral de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos tienen una condición y una serie de valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de su trámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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Programa de Gestión Documental PGD

El Programa de Gestión Documental PGD con sus procedimientos se constituye en la herramienta enfocada a lograr el eficiente y eficaz manejo de la documentación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada desarrollando los procesos archivísticos sistemáticos, necesarios para dar cumplimiento a la obligación de crear, organizar, preservar y controlar los archivos atendiendo el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística del AGN.

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Programa de Gestión Documental PGD

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALTRD

Con el fin de controlar, recuperar y conservar la información contenida en los registros para su utilización administrativa se crean, aplican y actualizan las Tablas de Retención Documental TRD. En la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada se adoptan por medio de la Resolución 5274 de 2002 y se establece su aplicación, para lo cual es importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

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FORMATO TRD

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINALAcción una vez finalizados los tiempos de retención

CUADRO DE CLASIFICACIÓNCódigos: Dependencia, Series, Subseries

PROCEDIMIENTOS: Describe la disposición final señalada en las TRD o TVD considerando valores primarios y secundarios, justificando la destinación a los soportes.

TIEMPOS DE RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL Y SUS CONTENIDOS

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Tabla de Retención documental:TRD: Listado de series documentales con la descripción de los documentos que la conforman, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental:TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Serie documental:(1) Agrupación de documentos (2) con estructura y contenido semejantes (3) originados por un mismo sujeto productor (4) como consecuencia de los trámites rutinarios de sus funciones

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Fondo documental:Es la totalidad de la documentación producida por y recibida por una persona o institución en desarrollo de sus funciones o actividades.

Tiempo de Retención:Plazo definido en la TRD para la permanencia de los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central.

Disposición final de documentos:Decisión determinada en las TRD y/o TVD respecto a la destinación de los documentos. ((1) conservación total, (2) eliminación, (3) selección y/o (4) reproducción)

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Depuración o Expurgue:Operación por la cual se retiran aquellos “documentos”, que no tienen valores archivísticos, para su posterior eliminación.

Eliminación documental:Actividad señalada en las TRD o TVD para la disposición fina de aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, (sin perjuicio de conservar su información en otros soportes).

Selección documental:Disposición final señalada en las TRD o TVD y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

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Microfilmación:Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Digitalización:Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

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IMPORTANCIA DE LAS TRD.

Facilita el manejo integral de la información Contribuye al uso racional de los recursos en la producción documental. Ayuda a gestionar el trámite administrativo. Facilita la organización, el control y acceso a los documentos. Garantiza la selección de los documentos de carácter permanente. Regula las transferencias de los documentos. Evita la acumulación de documentos que no corresponden al archivo. Facilita el cumplimiento de los objetivos de la Entidad de manera eficaz y eficiente. Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.

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Metodología para la aplicación de las tablas de retención

Para aplicar las Tablas de Retención documental siga los siguientes pasos:

Paso 1. Identifique las series documentales que se producen en su oficina (ver Tabla de Retención Documental).

Tenga a la mano las Tablas de retención Documental de la oficina o dependencia con el propósito de establecer que series y subseries le corresponde de acuerdo a la función que cumplen.

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Paso 2. Proceda a conformar físicamente los archivos respecto de las series y subseries.

Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por año, en forma consecutiva y ascendente, para realizar esta tarea debemos tener en cuenta:

Depuración Primaria: Consiste en eliminar los documentos repetidos, copias, fotocopias, facsímile, etc. Dejando únicamente el original o en su efecto el duplicado mas legible. Retirar grapas, clips o cualquier cuerpo extraño que pueda degradar el papel.

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Apertura de carpetas: Una vez identificadas las series y subseries que le corresponden, debe clasificar y organizar en carpetas la documentación producida y recibida por las oficinas, dentro de la correspondiente serie y/o subserie documental y de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

Paso 3. Ordene la documentación atendiendo los principios archivísticos.

Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando un expediente para cada expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada dependencia (ver tabla de retención documental.

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Paso 4. Realice las transferencias.

Remita los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas.

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elabore los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención Documental, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

PRIMER PASO

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MARCACIÓN DE LOS SEPARADORES

Código Dependencia

Código de Serie

Nombre de la serie

Código Dependencia

Escriba en el borde superior centrado, utilizando mayúscula sostenida el código de la dependencia, código de serie y nombre de la serie

110-01-INFORMES

Nombre de la subserie

Código de Subserie

110-01-01 Informes de Gestión

Código de Serie

Escriba en el borde superior derecho, utilizando mayúscula inicial el código de la dependencia, código de serie y subserie y el nombre de la subserie

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En cada separador se debe registrar claramente el código y el nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.

Separador para SERIE DOCUMENTAL

Separador para SUBSERIE DOCUMENTAL

110-02-INFORMES

110-01-ACTAS

110-02-03-Informe de Gestión

110-01-02-Actas comité interno

MARCACIÓN DE LOS SEPARADORES

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SEGUNDO PASO

Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la tabla de retención documental. Este proceso es el que se conoce como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

PROYECTOS

DOCUMENTOSCLASIFICADOS

PROGRAMAS INFORMES

PLANES

PLANES

PROYECTOS

INFORMES

PLANES

PROGRAMINFORMES

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TERCER PASO

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos teniendo en cuenta su fecha de producción o tramite. De esta forma estará aplicando el principio de orden original.

130-1.01 Actas comité interno Disciplinario

ACTA 4 Diciembre 15 de 2000

ACTA 2 Marzo 16 de 2000

ACTA 1 Enero 20 de 2000

ACTA 3 Mayo 20 de 2000

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MARCACIÓN DE LAS CARPETAS

ROTULO PARA MARCACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS)

Para la marcación de unidades documentales utilice un rotulo con una dimensión de 6.5 cm x 13 cm, ubíquelo a 2 cm de los bordes externos de la carpeta, en la esquina superior derecha del folder o carpeta celuguía en sentido horizontal

CARPETA No.: Carpeta del expediente DE: Total carpetas del expedienteFOLIOS: Total folios de la carpeta DEL: AL:CAJA: Solo para transferenciasCÓDIGO ÁREA: Según las TRDNOMBRE SERIE DOCUMENTAL: Nombre de serie a la que corresponde el archivo según las TRD NOMBRE CARPETA: Subserie o asunto que da el nombre del archivoCONTENIDO: Indica el contenido específico de la unidad de conservaciónFECHAS EXTREMAS: INICIAL: (Fecha del folio más antiguo del expediente)FINAL: (Fecha del folio más reciente del expediente)

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CUARTO PASO

Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de la oficina, Código de la serie y subserie y a continuación el nombre del expediente.

130-2-01 Informe técnico 2010

Asunto Específico

Código de la oficina

Tenga presente que dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200 folios. Si requiere mas de una carpeta por expediente por asunto o contenidoproceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada anteriormente.

MARCACIÓN DE LAS CELUGUÍAS

Rótulo carpeta

Código de serie y

subserie

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QUINTO PASO

Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, cronológico, geográfico, entre otros.

CONTRATACIÓN

Contrato 003/00

Contrato 002/00

Contrato 004/00

Contrato 001/00

INFORMES DE GESTIÓN

Informe Anual 2012

Informe Anual 2011

Informe Anual 2013

Informe Anual 2010

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

DE EXPEDIENTES

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SEXTO PASO

Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales , previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho , con un lápiz de mina negra y blanca (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras empezando por el documento mas antiguo y así sucesivamente

3

2

1

Tenga en cuenta:Foliar no es lo mismo que paginar. Para efectos de ordenación documental se asigna un solo numero en la cara principal de cada hoja; mientras que la paginación tiene por objeto marcar la numeración por pagina (cada cara) en publicaciones

FOLIACIÓN

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OCTAVO PASO

A1G1

ARCHIVADOR

A1G1

A1G2

A1G3

A1G4

Número del Archivador

Número de la Gaveta

MARCACIÓN DE GAVETAS

Identifique las gavetas con el contenido de las mismas, colocando un rotulo en la parte superior derecha con el código y nombre de las series, subseries y expedientes.

DOCUMENTOS DIGITALES

No se deben foliar documentos en soportes distintos a papel (cassettes, discos, digitales, CD, disquetes, videos, etc.) Registrar en hoja de control. (dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen) si se opta por separar este material se etiquetara y se hará la respectiva referencia cruzada.

Los documentos de archivo en soporte de papel forman expedientes que se guardan en carpetas y se organizan de acuerdo a una estructura lógica de clasificación, del mismo modo, los documentos digitales deben ser archivados en expedientes que se organizarán de acuerdo a una estructura lógica establecida

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SEPTIMO PASO

Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención.

130-1 ACTAS

130-1.03 Acta comité interno

130-2 INFORMES

130-2.01 Informe técnico 2010

Guías separadoras

Expedientes

A1G1

ORGANIZACIÓN DENTRO DE LAS GAVETAS

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A1G1

ORGANIZACIÓN DENTRO DE LAS GAVETAS

A1G1

Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores , de tal forma que permita la localización física de los expedientes .Identifique mediante un rotulo las series y subseries que se encuentran en el archivador.

Número de Archivador

Número de la Gaveta

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DOCUMENTOS DE APOYO

Durante la implementación de la tabla de retención, aparecerán algunos documentos que no serán posibles de ubicar dentro de las series. Estos son llamados DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter general y que como su nombre lo indica sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyen documentos de archivo.

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SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité interno de Archivo de la misma.

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SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD.

El plan de mejoramiento deberá contener unos objetivos que identifiquen una metodología archivística para su implantación y mejoramiento, que defina la capacitación a los funcionarios de la entidad, que realice un análisis permanente de los procedimientos administrativos que inciden en la gestión documental y que ofrezca instrumentos de descripción y herramientas que permitan agilizar la consulta de documentos en los Archivos de Gestión, en el Archivo Central y en el Archivo Histórico. Además deberá contemplar actividades de sensibilización y acompañamiento por medio de conversatorios, charlas, talleres o cursos dirigidos a todos los funcionarios de la entidad. Esta capacitación será dirigida por el personal de las Unidades de Correspondencia y Archivo

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SEGUIMIENTO, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD.

Se hará seguimiento a los siguientes procedimientos documentales: Actualización de la Tablas de Retención Documental, Clasificación y ordenación documental, inventario documental, conservación y acceso. El seguimiento se realizará periódicamente por lo menos una vez al año. En los archivos de gestión que tengan requerimientos de mejoramiento, el seguimiento debe contemplarse como una actividad prioritaria, liderada por las Unidades de Archivo y los Jefes de Oficina

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PLAN A SEGUIR:

1. Programación del seguimiento2. Concertar la programación con las oficinas3. Realizar las visitas de seguimiento4. Elaborar informe de seguimiento5. Socializar los resultados del seguimiento6. Formular propuestas de mejora7. Aprobar el Plan de mejoramiento

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental de archivos es el procedimiento que consiste en trasladar del archivo de gestión al archivo central la documentación que ha cumplido los tiempos de retención. Una vez seleccionados, depurados y clasificados los documentos que deben permanecer en las oficinas se efectúa esta activad con la que se obtienen beneficios como:

Evitamos aglomeración de archivos en áreas destinadas para oficinas. Mejoramos el manejo administrativo de la documentación Conservamos precaucional o definitivamente documentación de interés. Aseguramos la conservación del acervo documental – Historia de la Entidad.

Al DEPURAR los expedientes hay que tener en cuenta: Eliminar documentos de apoyo que han perdido su vavor, notas internas, folios duplicados idénticos, folios en blanco. Retirar material metálico (ganchos clips, grapas, etc.) Restaurar rasgaduras, eliminar dobleces, en los documentos que se requieran conservar. Fotocopiar documentos impresos en papel fax, que requieran ser conservados Retire cintas adhesivas, post it, y elementos facilitativos que no tengan valor documental (facsímile).

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Para preparar una transferencia documental inicialmente debemos SELECIONAR el Archivo, dando aplicación a las TRD separando el archivo de gestión, el fondo acumulado y efectuando el proceso de depuración o expurgue retirando la documentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que no haga parte del archivo.

Para el fondo acumulado se requiere CLASIFICAR unificando agrupaciones homogéneas por asuntos, temas y años (vigencias) .

En los archivos de gestión ordenados LAS TRANSFERENCIAS se dan una vez cumplidos los tiempos de retención establecidos en la TRD, denominadas transferencias primarias al Archivo Central, allí una vez finalizados los tiempos de retención asignados por TVD Tablas de Valoración Documental se procede con la disposición final y para los archivos de conservación permanente esta operación da lugar a las transferencias Secundarias (del archivo Central o Histórico).

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Se deben ORDENAR los expedientes que permanecen en el archivo de gestión como los que son objeto de transferencia primaria de acuerdo al principio de orden original, de tal manera que se evidencie la secuencia de los trámites que dieron lugar a su producción (orden cronológico). Para los fondos acumulados este proceso se puede simplificar conservando su estado natural.

En los archivos de Gestión al construir los expedientes (LEGAJAR) se debe tener en cuenta que estos NO deben superar los 200 folios en las unidades de conservación (carpetas) y se deben REEMPLAZAR aquellos contenedores NO apropiados para la conservación de documentos (AZ, Carpetas múltiples, Fólderes) a carpetas celuguía.

Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones técnicas dadas por el AGN.

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Para DESCRIBIR los archivos se procede inicialmente con ROTULAR las unidades documentales (carpetas) identificando sus características de manera tal que se pueda identificar su contenido. Posteriormente se procede con INVENTARIAR en el Formato Único de Inventario FUI para establecer una relación ordenada incluyendo la ubicación y contenido tanto de los estantes, depósitos y cajas de archivo (X100, X200, X300)Elaborados los inventarios en el Formato Único de Inventario FUI (Archivo) los archivos de gestión son ubicados en la estantería prevista para tal fin en cada dependencia, grupo o área de archivo.

De igual manera para aquellas unidades descartadas que no son objeto de archivo se debe elaborar un inventario y un acta de Eliminación (previa autorización del Comité de Administración de Documentos).

Para las transferencias documentales se efectúa el inventario simultáneamente al ubicar las unidades de conservación en las cajas de archivo (X300) previamente numeradas de manera consecutiva indicando su contenido, esta numeración es asignada por el grupo de archivo y correspondencia

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CAJA 21: Carpeta 111 a 145; CAJA 22 Carpeta 146 a 180; CAJA 23 Carpeta 181 a …n

Verificado el archivo por parte del funcionario del grupo de archivo y correspondencia, se procede a TRANSFERIR las cajas trasladándolas a los depósitos de archivo de la Entidad

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.

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Etapas para la elaboración del Cronograma:

Construcción y Elaboración del Plan Anual de Transferencias primariasSocialización del planCapacitación previa aplicación del planAplicación del cronograma de transferencias

En todo momento la Unidad de Archivo y los miembros del Comité de Archivo, estarán en comunicación constante con los productores documentales a fin de cumplir con los requerimientos establecidos.

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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CRONOGRAMA GENERALA continuación se presenta el esquema de organización del Cronograma para las transferencias documentales primarias

PROCESO: GESTION

DOCUMENTALCRONOGRAMA DE

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

SECCION O SUBDIRECCIÓN CÓDIGO FECHA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA 100 Marzo 15 de 2013 GRUPO DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Marzo 16 de 2013 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Marzo 18 de 2013 ASESOR DEL DESPACHO Marzo 20 de 2013 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Marzo 22 de 2013 OFICINA ASESORA JURÍDICA Marzo 23 de 2013 JURÍDICA Abril 4 de 2013 SUPERINTENDENTE DELGADO PARA LA OPERACIÓN 110 Abril 8 de 2013

GRUPO DE CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN 111 Abril 12 de 2013

GRUPO DE TRÁMITES Y ATENCIÓN AL USUARIO 112 Abril 22 de 2013

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 113 Abril 26 de 2013

GRUPO DE HABILITACIÓN EMPRESARIAL 114 Mayo 15 de 2013

GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 115 Mayo 30 de 2013

SECRETARIO GENERAL 120 Junio 12 de 2013

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ATENCIÓN AL USUARIO 121 Junio 21 de 2013

GRUPO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA 122 Julio 25 de 2013

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS 123 Agosto 2 de 2013

OFICINA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS 130 Agosto 20 de 2013

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL CONTROL 140 Septiembre 14 de 2013

GRUPO DE INSPECCIÓN 141 Septiembre 25 de 2013

GRUPO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 142 Octubre 8 de 2013

GRUPO DE QUEJAS Y RECLAMOS 143 Octubre 11 de 2013

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PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han perdido su utilidad o vigencia, según las TRD

Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.

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En los archivos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada se realizará la aplicación de la Tabla de Retención Documental aprobada, efectuando la eliminación de documentos que resulten de esta operación, para lo cual se levantará un acta en donde se discriminen los documentos a eliminar.

El mecanismo para la destrucción de los archivos será el picado, atendiendo el volumen del mismo, si es un bajo volumen, se realizará directamente por los funcionarios previa verificación de los datos contenidos en el inventario, si es un alto volumen, se realizará mediante empresa especializada en picado de papel..

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BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias documentales.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Aplicación de las Tablas de Retención Documental I, II.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica: actualizada y aumentada (5 edición). Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1991. 512p

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CIBERGRAFÍA

INSTRUCTIVO TRD. http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf.

APLICACIÓN TRD PARTE I, II http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2996

Imágenes PGD y Ciclo Vital de los Documentos tomadas de: http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf