Versión: 3 Fecha: 20/JUNIO/2014

ACTUALIZACIÓN:

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA

FEDERACIÓN NACIONAL DE CULTIVADORES DE CEREALES Y

LEGUMINOSAS (Versión 3)

APROBADAS POR ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO N° 0020 DE

20 JUNIO DE 2014

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CONTENIDO

1. INTRODUCIÓN.

2. PERFIL INSTITUCIONAL.

2.1. Definición, Naturaleza Jurídica, Domicilio.

2.2. Misión.

2.3. Visión.

2.4. Valores Corporativos.

2.5. Reseña Histórica.

2.6. Normas de Creación y Regulación de La Entidad.

3. Normas que Regulan la Creación y Conservación de los Documentos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

5. METODOLOGÍA APLICADA.

5.1. Descripción de las Fases Metodológicas.

5.2. Tiempo De Elaboración de La TRD.

6. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E

HISTÓRICO.

7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

8. DISPOSICIÓN FINAL.

9. RETENCIÓN DOCUMENTAL.

10. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

11. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

12. EXPLICACIÓN DE LA CODIFICACIÓN Y FORMATO DE TRD.

12.1. Codificación de Unidades Administrativas, de Series y Sub-Series.

12.2. Explicación del Formato de Tabla de Retención Documental.

13. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

ANEXOS.

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Resolución N° 0001 del 25 de Marzo de 2008, Por la cual se conforma el Comité de Archivo de la Federación Nacional de Cultivadores de Cereales y Leguminosas, FENALCE. Anexo B. Copia Acta N° 0004 del 07 de noviembre de 2008, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba las Tablas de Retención Documental v0. Anexo C. Copia del Acta N° 0011 del 30 de Junio de 2011, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental v1. Anexo D. Copia del Acta Nº0015 del 01 de Febrero del 2013, por el cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental V2. Anexo E. Copia del Acta Nº0020 del 20 de Junio de 2014, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental V3. Anexo F. Estructura Organizacional de Fenalce. Anexo G. Resolución N° 0002 del 28 de Marzo de 2008, Por la cual se adopta y crea formalmente la Oficina de Gestión Archivo de la Federación Nacional de Cultivadores de Cereales y Leguminosas, FENALCE. Anexo H. Formato Único de Inventario Documental. Anexo I. Instrutivo Para Diligenciar El Formato Único de Inventario Documental. Anexo J. Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central. Anexo K. Estatutos de Fenalce.

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1. INTRODUCIÓN.

La Gestión de la información se ha vuelto cada vez más importante para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones. El manejo adecuado del la misma permite a las entidades ser cada vez más eficientes en el alcance de los objetivos y metas institucionales, y la supervivencia en un entorno cada vez más exigente. En este sentido, Fenalce considera importante la necesidad de estructurar y mantener un Sistema de Gestión Documental , que le permita contar con óptimos procesos de planeación, programación, control y desarrollo de acciones necesarias para dar cumplimiento y armonizar la Gestión Documental de la Entidad con la política archivística del Estado. Contribuyendo así a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de los mismos. El Sistema de Gestión Documental diseñado, está basado en la implementación de las Tablas de Retención Documental de la Federación , herramienta que integrada a procesos estandarizados, tecnologías de la Información modernas, infraestructura física adecuada, y talento humano competente, permite gestionar en forma eficiente, eficaz y efectiva el manejo de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su producción, trámite, organización, consulta y conservación. Dando cumplimiento así a la Ley General de Archivos en Colombia “Ley 594 del 2000” y a la “Ley 1712 de 2014”.

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2. PERFIL INSTITUCIONAL

A continuación se muestran la misión, visión y valores corporativos que sirven de fundamento para el accionar de la Federación.

2.1. Definición, Naturaleza Jurídica y Domicilio.

La Federación Nacional de Cultivadores de Cereales y Leguminosas es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizada como entidad gremial del orden nacional, sujeta a la vigilancia y control del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, representante de todos los cultivadores de cereales y leguminosas que se afilien a la misma en todo el territorio nacional. Quien administra los siguientes Fondos Parafiscales: Fondo Nacional Cerealista, Fondo Nacional Leguminosas y Fondo Nacional Frijol Soya. La Federación usa como sigla o denominación social abreviada la expresión: FENALCE.

El domicilio principal de FENALCE es el Municipio de Cota-Cundinamarca, donde funciona la sede de la administración nacional, y su ámbito de operaciones se desarrolla en todo el territorio nacional, pudiendo establecer las dependencias administrativas que requiera, en cualquier municipio o ciudad del territorio nacional o fuera del mismo, bien sean seccionales, regionales o sucursales, sujeto a lo dispuesto en sus estatutos y a la previa aprobación de la Junta Directiva o la reglamentación que expida dicha instancia para el efecto. 2.2. Misión.

FENALCE representa y defiende los intereses de los agricultores de cereales y leguminosas a nivel nacional, fomenta el mejoramiento de la competitividad del sector y contribuye a garantizar la producción de alimentos para la población colombiana, mitigar el hambre y la desnutrición y por ende, a una mayor seguridad y soberanía alimentaria de nuestro país. 2.3. Visión.

FENALCE se consolidará como la organización líder de los productores de cereales y leguminosas en Colombia, generando y aplicando tecnologías amigables con el medio ambiente, que permitan aumentar los niveles de productividad del sector, con una alta responsabilidad social, utilizando sistemas efectivos de información que garanticen la presencia del gremio en el ámbito nacional. 2.4. Política de Calidad Contribuir en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los productores nacionales de cereales y leguminosas y de partes interesadas,

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mediante el cumplimiento de los requisitos, optimizando los recursos y mejorando continuamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. 2.5. Valores Corporativos.

AUTOESTIMA: Centro nuclear del ser humano y sentir principal del funcionario de FENALCE.

HUMILDAD: Preocupación por los intereses de los demás, por el bienestar de todos, sentido comunitario gremial.

ESFUERZO: Labor, obra o faena realizada con dedicación a la organización e investigación.

HONESTIDAD: Decencia, decoro, rectitud e integridad en las relaciones corporativas.

2.6. Reseña Histórica.

En julio de 1960 impulsados por el objetivo común de crear una entidad que preservara la unión gremial para defender y fomentar la producción cerealista colombiana, un grupo de 50 agricultores fundó la Federación Nacional de Cultivadores de Cereales “Fenalce”. El naciente gremio representaba en principio a los cultivadores de trigo y cebada de clima frío. Con el tiempo, y gracias a la confianza y credibilidad que obtuvo de los productores, llegó a integrar a los cerealistas de clima cálido, y más tarde a los de leguminosas de grano, convirtiéndose así en el gremio agrícola con más representatividad en las diferentes regiones colombianas, y con la más amplia gama de productores. Trigo, maíz, sorgo, avena, cebada, arveja, fríjol, garbanzo, haba y lenteja, conforman hoy una extensa variedad de productos agrícolas, distribuidos a lo largo y ancho del país. Hoy cerca de setecientos mil familias derivan su sustento del cultivo de cereales y leguminosas y son la razón de ser de la Federación. Los agricultores cerealistas y de leguminosas se benefician permanentemente de los programas y proyectos que ejecuta Fenalce. Desde 1966 FENALCE suscribió con la nación, representada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, contratos de administración de Fondos Parafiscales.

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Los recursos de los Fondos Parafiscales se aplican a la ejecución o financiamiento de programas de: * INVESTIGACIÓN * TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA * COMERCIALIZACIÓN * APOYO A LAS EXPORTACIONES Y ESTABILIZACIÓN DE PRECIOS En armonía con las metas y políticas trazadas para el sector rural, dentro del Plan Nacional de Desarrollo. 2.7. Normas de Creación y Regulación de La Entidad.

Acta de la Fundación de la Federación de Cultivadores de Cereales FENALCE y Elección de Junta Directiva, del día treinta (30) de Junio de mil novecientos sesenta (1960). Estatutos FENALCE. Las Leyes y decretos que regulan los Fondos de Fomento de Cereales y de Leguminosas Nacionales, como son: DECRETO NUMERO 392 DE MARZO 13 DE 2001 - por el cual se modifica el artículo segundo del Decreto 2025 del 6 de noviembre de 1996. DECRETO NÚMERO 2025 DEL 6 DE NOVIEMBRE DE 1996 - por el cual se reglamenta parcialmente el capitulo V de la Ley 101 de 1993, y las leyes 67 de 1983, 40 de 1990, 89 de 1993 y 114, 117, 118 y 138 de 1994. DECRETO NÚMERO 1592 DEL 27 DE JULIO DE 1994 - por el cual se reglamenta la Ley 114 del 04 de febrero de 1994. LEY 114 DEL 04 DE FEBRERO DE 1994 - por el cual se crea la cuota de fomento y se modifica el Fondo de Fomento Cerealista. LEY 101 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993 - ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero. DECRETO NÚMERO 1000 DEL 24 DE ABRIL DE 1984 - por el cual se reglamenta la Ley 67 de 30 de diciembre de 1983. LEY 67 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 1983 - por el cual se modifica unas cuotas de fomento y se crean unos fondos, y se dictan normas para su recaudo y administración.

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DECRETO NÚMERO 530 DEL 28 DE MARZO DE 1967 - por el cual se reglamenta la Ley 51 del 07 de septiembre de 1966. LEY 51 DEL 07 DE SEPTIEMBRE DE 1966 - por el cual se establece una cuota de fomento para el cultivo de los cereales. Las Leyes y decretos que regulan los Fondos de Fomento de Cereales y de Leguminosas de Importaciones, como son : DECRETO NÚMERO 1427 DEL 14 DE AGOSTO DE 1996 - por el cual se reglamenta los artículos 182 y 183 de la Ley 223 de 1995. LEY 223 DE 1995 . ARTICULO 183. Establece como contribución parafiscal sobre las importaciones de malta, tomando como base de liquidación en este último caso su valor FOB, en el porcentaje, condiciones, destinación y administración determinados para la cebada en la Ley 67 de 1983 y en su correspondiente decreto reglamentario. La tasa parafiscal propuesta sobre malta importada se destinará al Fondo Parafiscal existente para la cebada. SENTENCIA No. C-152/97 REF: Expediente D-1420: Demanda de inconstitucionalidad contra el artículo 182 de la Ley 223 de 1995 “Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones”. 3. Normas que Regulan la Creación y Conservación de los Documentos.

Existen una serie de Leyes y Decretos de orden Nacional al igual que Actas de Comité de Archivo y Resoluciones de la Empresa que regulan el acervo documental entre ellas tenemos: Ley 594 de 14 de julio de 2000, “Por medio de la cual se dicta La Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, señala las reglas y Principios generales que regulan la función archivística del Estado. Y cuyo ámbito de aplicación comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha ley. Ley 80 de 1989 (diciembre 22), por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 39 de 2002 (Octubre 31), por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Formulado por El Consejo Directivo del Archivo General de La Nación.

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Ley 1712 de 2014 (Marzo 06), por medio de la cual se crea la ley de transparencia del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. El Código de Comercio, (Art. 60, Art. 28 Ley 962 de 2005). El Código de Procedimiento Civil. El Código Contencioso Administrativo. El Código de Procedimiento Penal. Resolución N° 0001 del 25 de Marzo de 2008, Por la cual se conforma el Comité de Archivo del la Federación Nacional de Cultivadores de Cereales y Leguminosas, FENALCE. Acta No. 0001 de 26 de Marzo de 2008, en la cual el Comité de Archivo de Fenalce, dicta algunas disposiciones para determinar el período de conservación de los documentos. Acta N° 0004 del 07 de Noviembre de 2008, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba las Tablas de Retención Documental. Anexo C. Copia del Acta N° 0011 del 30 de Junio de 2011, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental v1. Anexo D. Copia Acta Nº0015 del 01 de Febrero de 2013, por la cual el Comité de Archivo de Fenalce aprueba las Tablas de Retención Documental. V2. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglamentados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

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Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural. Destrucción de Documentos Véase: Eliminación de Documentos. Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

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Disposición final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Gestión de Archivos Véase: Administración de Archivos Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. Pieza Documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada. Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. Selección natural: Esta es aplicada por los diferentes productores, en los archivos de gestión analizando cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores, notas marginales, documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al archivo central. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor

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como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. Tablas de Retención. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva. Tipo documental. Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental). Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente (3) Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando.

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5. METODOLOGÍA APLICADA.

La Elaboración de las Tablas de Retención Documental de Fenalce, fue realizada con una metodología basada en los lineamientos del Acuerdo 39 de 2002 (Octubre 31), por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Formulado por El Consejo Directivo del Archivo General de La Nación, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000. Además de tener como referencia las metodologías establecidas por el Archivo General de la Nación para la elaboración y aplicación de tablas de retención documental. Así como las experiencias de empresas que han aplicado esta herramienta de las TRD en su gestión documental, y normas técnicas relacionadas con la descripción archivística como la NTC- 4095. Planteándose así un diseño metodológico que cumple con los requisitos legales existentes en la actualidad en Colombia e integra los mismos a una estructura que le permita dar a la gestión de documental de la Entidad, una estabilidad y mejoramiento continuo en el tiempo.

DIAGRAMA DE BLOQUES PARA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE

LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONOCIMIENTO GENERAL DE LA EMPRESA

CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACION

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN Y

DENO MINACIÓN DE SERIES

VALORACIÓN DOCUMENTAL

ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TRD

MONI TOREO

Y

REV I S IÓ

N

COMUNICACIÓN

Y

CONSULT

A

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5.1. Descripción de las Fases Metodológicas. Se desarrollaron las siguientes Fases o Etapas: A. En la Elaboración de las Tablas de Retención Documental, tubo como punto de partida un Conocimiento General de la Empresa que permitió identificar los aspectos administrativos básicos de La Entidad tales como su misión y conformación orgánica; manual de funciones y manual de procesos entre otros. El análisis y contextualización de la metodología y conceptos técnicos básicos aplicables, así como, la determinación de los aspectos jurídicos y legales que inciden en la elaboración de las TRD. Además en esta fase se llevó a cabo un diagnóstico, realizado por el asesor a cargo del proyecto a un funcionario de la Organización con conocimiento del funcionamiento y las actividades específicas de los procesos de archivo de la entidad. Con el fin de para determinar el estado de la Organización respecto a los requerimientos del Sistema de Gestión de Archivo en relación a la ley 594/2000. El diagnóstico permitió verificar la forma de desarrollar las actividades relacionadas con la gestión documental, junto con sus mecanismos de control. B. Posteriormente se desarrolló una jornada de Capacitación y Sensibilización, con el objetivo de instruir a los funcionarios que de una u otra manera tienen que ver con el fondo documental de la Empresa y mostrarles la importancia de su colaboración y participación, en el suministro de la información necesaria para elaborar La TRD en cada una de las unidades administrativas y las jefaturas, y en la elaboración del estudio de unidad documental y las fases de valoración y determinación de la disposición final. En dicha Explicación, es conveniente se abordaron aspectos tales como: - Su importancia administrativa y legal. - La responsabilidad que tienen los jefes de las unidades administrativas. - La presentación del cronograma de trabajo con una identificación clara y

precisa del alcance de las actividades en las dependencias. C. Luego se realizó el Levantamiento de la Información por medio de la aplicación de encuestas y entrevistas que permitirían un diagnostico e identificación y definición de las unidades documentales, así como el establecimiento de los flujos documentales de cada área u oficina de la empresa y tipos de documentos de acuerdo con sus funciones; y por medio de inventarios de los archivos de gestión elaborados en formatos diseñados por el Archivo General de la Nación y adaptados para la Empresa se recopila la información referencia para determinar series o tipos documentales producidos por cada una de las dependencias de la empresa. Esta fase se complementó con un proceso de observación directa de la situación actual del archivo.

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Es fundamental en esta etapa se consultaron los siguientes documentos: - Acto Administrativo de creación de la Entidad, a fin de identificar la misión

de la misma. D. Seguidamente se realizó el Análisis de la Información y Denominación de Series y Subseries Documentales, lo cual permitió identificar con facilidad a que tipo de documentación hace referencia, y tiene gran relación con la función o funciones que les dan vida, esto para facilitar la labor tanto a quienes deben conformar los expedientes, como a quienes deben cotejar las transferencias de documentos y quienes deseen consultar la documentación. E. Una fase muy importante de este proceso corresponde a La Valoración Documental, la cual permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Para a proponer los tiempos de conservación a cada subserie documental el proceso de valoración documental se realizó teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, la vigencia del documento, es decir el lapso en que después de estar archivado el documento obliga, testifica o informa, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Archivo de la Entidad. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas La valoración documental permitió F. Realizada la denominación de series y la valoración documental se procedió a la Elaboración y Aplicación de La TRD y presentación de la propuesta al comité de archivo, para que este la evaluará y realizará su aprobación. Teniendo presenta que sin la aprobación de este las tablas no pueden ser utilizadas. G. Monitoreo y Revisión. En cada etapa o fase del proceso de Elaboración de la TRD, se realizaron actividades que permitieran monitorear y revisar el desempeño del mismo(como la validación y revisión permanente de los resultados de cada etapa con los implicados), en relación a los resultados planteados para cada fase y la consistencia de estos con la realidad de la organización , para identificar los cambios que podrían afectar el proceso , y tomar las estrategias que permitan optimizar la elaboración y estructuración de la TRD. El monitoreo y la revisión es importante sea permanente aun en la aplicación y actualización de la TRD.

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H. Comunicación y Consulta. Las Tablas de Retención Documental fueron realizadas en un ambiente de comunicación y consulta permanente, con los todos los implicados y según fuera requerido en cada etapa del proceso de Elaboración de la TRD. La comunicación y consulta es importante sea permanente aun en la aplicación y actualización de la TRD 5.2. Tiempo De Elaboración de La TRD: El proceso de elaboración y diseño de la Tabla de Retención Documental de la Federación, fue integrado con una serie de actividades encaminadas a: La adquisición de herramientas tecnológicas de software como: el aplicativo

de TRD, el software de administración de imágenes SAI y el software para la administración y control de la documentación del sistema de gestión de calidad ISOlución.

La asignación y adecuación de espacios por parte de la Federación para el

almacén del archivo central, así como la compra de estanterías metálicas y materiales de archivo para el almacenamiento de la documentación.

La Normalización de los procesos de archivo y la capacitación del personal

relacionado con los procesos de Gestión Documental de La Entidad. El proceso fue multidireccional y multipropósito, en cuanto a que se planteo lograr cumplir e integrar con la mayor cantidad de variables y aspectos que influyen en el fortalecimiento y mejoramiento continuo de una eficiente gestión documental, basada en la TRD como herramienta fundamental. 6. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E

HISTÓRICO Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, Fenalce conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la Tabla de Retención documental propuesta y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía o manual archivístico que tendrá como fin, disponer de una

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herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y recuperación, almacenamiento y protección, y transferencia documental. Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizan los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documéntales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a ordenación documental se considera que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementan según las necesidades, pueden atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico, Cronológico y Geográfico. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección. 7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el Proceso de transferencias documentales, el cual aplica tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantan teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establece la Oficina de Gestión de Archivo de la Entidad.

Para este proceso se implementa el Formato Único de Inventario Documental tal y como se regula en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, y para su diligenciamiento se trabaja el instructivo Formato Único de Inventario Documental.

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Cada año la Oficina de Gestión de Archivo en los primeros meses, realiza el Cronograma de Trasferencias Documentales y coordinará dicho proceso. Para las transferencias documentales, se tentarán en cuenta entre otros aspectos, los siguientes: Todas las dependencias de la entidad remiten al Archivo Central los

documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.

Normalización de la denominación de tipos documentales como lo plantea

la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales. Los documentos se envían al Archivo Central ordenados y clasificados por

Unidades Administrativos, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.

Elaboración del Formato de Inventario Único Documental para la

transferencia. El cual es firmado por el Jefe de la Oficina productora de los documentos y el Jefe o Responsable del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

En el archivo Central, no se aceptan unidades de conservación

identificadas con documentos varios o diversos. Las transferencias se hacen de acuerdo a un cronograma establecido por el

Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental. 8. DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final que se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Para normalizar estos procesos se plantea lo siguiente: Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de de eliminación en archivo de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación, presentado en el Anexo H.

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Las eliminaciones documentales hacen parte del proceso de transferencias documentales primaria y secundaria, anotando que en las transferencias primarias los archivos de gestión solo están facultados para eliminar documentos de apoyo y realizar selección natural. 9. RETENCIÓN DOCUMENTAL Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación. En el procedimiento definido para la disposición final de cada subserie, en algunos de los casos en los que se consideró relevante se relaciona la ley o sustentación de la opción tomada. La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o sub-serie ha cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que han perdido vigencia. 10. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación y obligatorio cumplimiento.

La Oficina de Gestión de Archivo capacitará a todos los funcionarios de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

11. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La oficina de Gestión de Archivo realiza seguimiento para la verificación de la Aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elabora según las necesidades un plan de acción en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos,

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deben ser evaluadas por el Responsable del Archivo y presentadas al Comité de Archivo de La Federación para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mínimo de un año se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la producción documental.

La presente actualización de las Tablas de Retención Documental de FENALCE, corresponde a la revisión y análisis realizados por la Oficina Gestión de Archivo y la Dirección de Proyectos sobre los cambios surgidos en la documentación de la organización, las funciones y la estructura organizacional.

12. EXPLICACIÓN DE LA CODIFICACIÓN Y FORMATO DE TRD.

12.1. Codificación de Unidades Administrativas, de Series y Sub-Series.

Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó que se mantendrán los códigos de las unidades administrativas de las TRD V2 en las unidades que no cambiaron, inhabilitando las unidades que ya no existen y creando las nuevas. Por lo tanto la codificación de unidades administrativas es la siguiente:

INDICE GENERAL DE CODIGOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

CÓDIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA

02101 DIRECCIÓN TÉCNICA

03101 DIRECCIÓN DE PROYECTOS

04201 ASISTENCIA NACIONAL DE RECAUDO

05301 DIRECCIÓN DE RECAUDO

06501 SEMILLAS

07401 DIRECCIÓN ECONÓMICA

09301 SISTEMAS

10301 TESORERÍA

11301 CONTABILIDAD

12301 GESTIÓN DE ARCHIVO

13301 AUDITORIA INTERNA

14301 RECEPCIÓN

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15101 CENICEL

16301 DPTO ADMINISTRATIVO

17301 DPTO. JURIDICO

A. Codificación de series y sub-series

El código para una serie documental, es un número que consta de tres dígitos, Para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, Dejando entre serie y serie un rango de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones. Ejemplo:

SERIE CÓDIGO

ACTAS 001

ACUERDOS 005

HISTORIAS LABORALES 075

El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente. Ejemplo:

SUBSERIE

CÓD. SUBSERIE

Actas de Junta Directiva 01

Actas de la Comisión Nacional Cerealista y de Leguminosas 02

Actas de Comité Especial Directivo 03

Actas de Congreso Nacional Cerealista 04

Actas de Comités Regionales 05

Actas de Comités Internos 06

En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de cinco dígitos, así: Los tres primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subserie. Ejemplo:

SERIE SUBSERIE CÓDIGO ACTAS Actas de junta directiva 001.02

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A continuación se muestra Índice General de Códigos de Series y Subseries correspondiente a la presente actualización de las TRD de FENALCE. La asignación de códigos a series y subseries, se realiza teniendo en cuenta que no se pueden repetir códigos asignados anteriormente y solo existe una combinación serie-subserie en el sistema de administración de las TRD.

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ÍNDICE GENERAL DE CÓDIGOS DE SERIES Y SUBSERIES

CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE

001 ACTAS

01 Actas de Junta Directiva

02 Actas de la Comisión Nacional Cerealista y de Leguminosas

03 Actas de Comité Especial Directivo

04 Actas de Congreso Nacional Cerealista

05 Actas de Comités Regionales

06 Actas de Comités Internos

07 Actas de Vistas (Inhabilitar)

08 Actas de Conciliación con Contabilidad

09 Actas de Conciliación con Presupuesto

005 ACUERDOS 01 Acuerdos Presupuestales

008 AUDITORIA 01 Revisoría Fiscal-Auditoria

010 BACKUP (COPIAS DE SEGURIDAD)

01 Backup Digital

02 Seguimiento a copias de seguridad

015 BASES DE DATOS

01 Bases de Datos de Proveedores

02 Bases de Datos Estadísticas

03 Bases de Datos de Clientes

05 Bases de Datos Material Bibliográfico

06 Bases de Datos de Relacionados Fenalce

020 GESTIÓN GREMIAL

01 Gestión Gremial Internacional

02 Cadenas Productivas

03 Apoyos Gubernamentales (Incentivos)

25 CAPACITACIONES AL PERSONAL

01 Capacitaciones al personal

030 COMUNICACIONES OFICIALES

01 Consecutivo Correspondencia Interna

02 Consecutivo Correspondencia Enviada

03 Consecutivo Correspondencia Recibida

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040 CONGRESOS 01 Congreso Nacional Cerealista

42 CONTROL DE EQUIPOS

01 Asignación de Equipos

02 Préstamo de Equipos

03 Hojas de Vida de Equipos

045 CONTRATOS

01 Contratos (Por cada fondo de destinación)

02 Contratos de prestación de servicios (Por cada fondo de destinación)

03 Contratos Laborales (Por cada fondo de destinación)

050 CONVENIOS 01 Convenios Interinstitucionales

053 CUOTA PARAFISCAL 01 Recibos de Pago de Cuota

055 COMPROBANTES CONTABLES

01 Comprobantes de Egreso G02 - G-03

02 Recibos de Caja

03 Conciliaciones Bancarias

04 Depreciaciones - Causación L-50.

05 Notas Contables - Causación N-03

06 Facturas

07 Cuentas por Pagar -Causación L-09; L- 13.

08 Cuentas por Cobrar - Causación L-08

09 Ordenes de Proceso O-002, O-003

10 Provisiones Programa Semillas L-11

11 Documentos de Costeo L-52, L-53

057 CORRESPONDENCIA 01 Correspondencia Contraloría.

060 DECLARACIONES 01 Declaraciones Tributarias

062 DOCUMENTACIÓN SGC 01 Listados Maestros

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063 ENCUESTAS

01 Encuestas Capacitaciones

02 Encuesta de satisfacción interventor

03 Tabulación encuestas satisfacción proyectos

04 Tabulación prueba de entrada y salida

05 Encuestas Satisfacción Semillas

06 Encuestas de Necesidades de Investigación

065 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

01 Eliminación Documental Archivo Gestión y Central

067 EXPEDIENTES RECAUDADOR

01 Expediente Recaudador

068 COMPRAS

01 Orden de Compras

02 Verificación Compra de Productos Críticos Para Siembras y Cosechas

03 Verificación Compra de Productos Críticos - Programa Información Económica y Estadística

070 AFILIACIONES 01 Afiliaciones de Agricultores

075 HISTORIAS LABORALES

01 Historias Laborales

078 CARPETA LOTES DE MULTIPLICACIÓN

01 Lotes de Multiplicación

080 INFORMES

01 Informe de Actividades Periódico

02 Informes de Comisión

03 Informes de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.

04 Informes de Flujos de Fondos y Saldos de Bancos

05 Informes de Gestión

06 Informes de Inversión Mensual (Inhabilitar)

07 Informes Entes de Control

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08 Informes de Auditoría

09 Informes de Evaluación del Sistema de Control Interno

10 Informes de Evaluación de Procedimientos

11 Reportes de cartera

12 Informe Radicación de Correspondencia

13 Informes de Actividades Fondo Nacional Cerealista e Importado

14 Informes de Actividades Fondo Nacional de Leguminosas e Importado

15 Informe Mensual de Actividades

16 Informe de Cierre de Cuota

083 INFORMACION SICE 01 Registro Información presupuestal SICE (FR-AG-010)

085 INVENTARIOS

01 Inventario General de Documentos

02 Inventario General de Activos Fijos

03 Movimiento de Inventario de Semillas

04 Baja de Bienes

05 Kárdex de Inventario

06 Ajustes de Inventario L-51

07 Entrada de Compras P-17

08 Entradas de Almacén

09 Devoluciones J-15

10 Remisiones

11 Traslados de Semillas T-50

12 Salidas de Almacén

13 Inventario de Transferencias

14 Inventario de Documentos por Dependencia

15 Inventario de Publicaciones y materiales

16 Baja o Venta de Inventarios

17 Inventario Físico Inversiones

090 LIBROS CONTABLES

01 Libro Auxiliar Mensual

02 Libro de Balances de Prueba

03 Libro de Diario

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04 Libro Mayor y de Balance

093 LIBRO DE CAMPO

01 Libro de Campo (FR-PP-012)

02 Libro de Campo Mejoramiento (FR-PP-030)

095 LICENCIAS 01 Licencias y Software

99 MANTENIMIENTO INSTALACIONES

01 Solicitud de Mantenimiento Instalaciones

100 MANUALES

01 Manuales de Procedimientos

02 Manuales Archivísticos

03 Manuales de Funciones

04 Manuales de Usuarios

05 Mapas de Riesgos y Planes de Contingencia.

103 MEJORAMIENTO CONTINUO

01 Auditorías Internas de Calidad

02 Acciones Correctivas

03 Acciones Preventivas

105 NOMINAS 01 Nominas

110 NORMAS Y REGLAMENTOS

01 Estatuto FENALCE

02 Reglamento Interno de Trabajo

03 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

04 Estatutos CENICEL

113 PERSONAL 01 Evaluación de Personal

02 Selección de Personal

115 PLANES Y PROGRAMAS

01 Plan Estratégico

02 Plan Anual de Inversiones

03 Planes de Mejoramiento

04 Programa de Salud Ocupacional

120 PLANILLAS Y FORMATOS DE CONTROL

01 Formatos de Solicitud de Tiquetes

02 Registro de Control de Envío y Manejo de Informaciones

03 Solicitudes de Giros

04 Solicitudes de Anticipos

05 Legalizaciones de Gastos

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07 Planillas de Registro de Envíos

08 Guías de Correo

09 Planillas de Registro de Cuentas/Solicitud de Recursos económicos.

10 Libros de Registro de Cuentas

11 Planillas de Control de Certificados de Retención

12 Autorizaciones de Ingreso a la Empresa

13 Planillas de Control de Préstamo de Documentos

14 Verificación de equipos

15 Entrega y Envió de Publicaciones

16 Entrada publicaciones y materiales archivo central

17 Solicitud de Papelería

18 Registro de Germinación

19 Seguimiento Clientes - Cotizaciones

20 Control de Entrada y Salida de Equipos

21 Control de Recepción y Entrega de Correos

22 Ingreso Instalaciones

23 Control de Llamadas

24 Entrega Correspondencia Entidades

25 Control de Fax

26 Control Papelería Especializada

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27 Entrega de Documentos Tesorería

28 Consignaciones

29 Seguimiento cobro de Intereses

125 PROCESOS 01 Procesos Jurídicos

127 PROVEEDORES

01 Registro de Proveedores

02 Carpeta Proveedor

130 PROYECTOS Y ESTUDIOS

01 Proyectos - Transferencia de Tecnología

02 Proyectos – Investigación

03 Proyectos-Información Económica y Estadística

04 Proyectos -Desarrollo administrativo FENALCE, Proyectos con Terceros

05 Estudios- Información Económica y Estadística

135 PUBLICACIONES FENALCE

01 Artículos e Información Económica

02 Coyuntura Cerealista

03 El Cerealista

04 Noticias de Interés

05 Perspectivas Cerealistas

06 Folletos y Plegables Informativos

07 Libros Especializados

140 RESOLUCIONES 01 Resoluciones de Junta Directiva

02 Resoluciones de Gerencia

143 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

01 Quejas y Reclamos

145 SEGUROS 01 Pólizas o Seguros Integrales

148 SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES

01 Pensiones y Cesantías

02 EPS

03 ARP

04 Caja de Compensación, SENA, ICBF

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149 SOLICITUDES

01 Solicitud de Crédito

02 Solicitud de Pedido

150 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

01 Tablas de Retención Documental

151 SOPORTE Y MANTENIMIENTO (EQUIPOS)

01 Mesa de Ayuda

02 Estadísticas de Mesas de Ayuda

03 Prestación de Servicio de Mantenimiento

155 TÍTULOS DE PROPIEDAD

01 Escrituras

02 Títulos Valores

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12.2. Explicación del Formato de Tabla de Retención Documental.

Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institución, así se identifica la entidad que produjo los documentos. El nombre de la Federación está ubicado en el encabezado del Formato de la TRD. Oficina Productora: Corresponde a la unidad administrativa oficina, dependencia, sección o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones. Código: En este campo se consignará el número asignado a las series y subseries documentales. El código de la dependencia o unidad administrativa va separado con un guión del código de las series y subseries correspondientes a cada dependencia. Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes. Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de Retención Documental, las series, subseries y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de letra:

Serie: Mayúscula sostenida y en negrita Subserie: Tipo título Tipos Documentales: Tipo oración, acompañadas de un guión. Retención: En este campo se define y registra el número de años que la unidad documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC). Retención en el Archivo de Gestión (AG): Se determinó en años el tiempo de permanencia de los documentos en éste. Retención en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series determinando en años. Disposición Final: Corresponde a la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su Conservación Total (CT), Selección (S), Conservación en otros soportes (D/M) o eliminación (E). Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Institución. Así

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mismo, son Patrimonio documental los documentos producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Microfilmación u Otro Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y microfilmación. Selección (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Procedimientos: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación.

13. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) v3 de 2014.

Las Tablas de Retención Documental, actualizadas para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta la revisión y análisis realizado sobre los cambios recientes en la organización, se encuentran disponibles para la consulta por el personal de la organización en el Modulo de gestión Documental, Submódulo TRD en la URL: http://dedicated120.tchmachines.com/~fenalce/gestiondocumental/