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C O N T R O L D E C A M B IO S D E LA T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A LF E C H A V E R S IÓ N R A Z Ó N D E L C A M B IO

26 junio 2003 1 Versión oriqinal9 abril de 2007 2 Cambio en la estructura orqánico funcional

19 marzo de 2015 3 Cambio en la estructura orqánico funcional

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TABLA DE CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución• Aspectos Históricos• Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

• Encuesta Estudio Unidad Documental

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Conformación de Series y Subseries Documentales• Codificación• Codificación unidades administrativas• Codificación de series y subseries

VALORACIÓN DOCUMENTAL

• Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central

DISPOSICIÓN FINAL

RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

LISTA DE ANEXOS

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JUSTIFICACIÓN

La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la

Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión

documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta

Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012,

estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener

actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de

Retención Documental.

La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades

que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al

público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del

Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón

de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción,

transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de

gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de

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Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y

con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización

de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de

Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó

el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá

que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas

herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión

documental.

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución

Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle 10 4-38 de la ciudad de San José de Cúcuta.

Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el Registro Mercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad mercantil.

La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular.

Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y nacional.

A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico.

Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.

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Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer de su comunidad un lugar mejor para vivir.

• Aspectos Históricos

Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad.

En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales de todos sus miembros.

Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se fueron creando nuevas Cámaras de Comercio.

En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en 1891.

En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región. Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de

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Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia.

El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se expidió el Decreto No. 1807 de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de Cúcuta.

• Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Mediante Acta de Junta Directiva N° 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

• Encuesta Estudio Unidad Documental

Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14 , que se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto.

La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental.

Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

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ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas, para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación.

En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber

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• Conformación de Series Y Sub series Documentales

Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación, teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma.

Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados.

La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

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Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada área administrativa.

• Codificación

Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:

• Codificación de Unidades y Áreas Administrativas

El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así:

El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el tercero a la dependencia.

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La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente:

CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA

1 1 0 C O M U N IC A C IO N E S

100 1 2 0 C IE C C C

PRESIDENCIA EJECUTIVA 1 3 0 S E C R E T A R IA G E N E R A L

1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A

2 0 0

G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A

2 1 0 R E L A C IO N E S IN D U S T R IA L E S

2 2 0 P R E S U P U E S T O

2 3 0 C O M P R A S

2 4 0 C O N T A B IL ID A D

2 5 0 T E S O R E R IA

2 6 0 S IS T E M A S

2 7 0 C IN D O C C C

3 0 0

G E R E N C IA D E

D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O

3 1 0 C A L ID A D

3 2 0 C O N T R O L IN T E R N O

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4 0 0G E R E N C IA D EC O M P E T IT IV ID A DR E G IO N A L

4 1 0 E M P R E N D IM IE N T O

4 2 0 C O N S O L ID A C IO N E M P R E S A R IA L

4 3 0 IN T E R N A C IO N A L IZ A C IO N

4 4 0C O M IS IO N R E G IO N A L D E C O M P E T IT IV ID A D

5 0 0G E R E N C IA O B S E R V A T O R IO E IN F O M E D IA C IO N

6 0 0G E R E N C IA D E

E S T R U C T U R A C IO N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S

7 0 0G E R E N C IA D E

F O R M A L IZ A C IO N

8 0 0G E R E N C IA D E S E R V IC IO S

E M P R E S A R IA L E S8 1 0 A F IL IA D O S

8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C IO N E M P R E S A R IA L

8 3 0C E N T R O D E A R B IT R A JE C O N C IL IA C IO N Y A M IG A B L E C O M P O S IC IÓ N

8 4 0 L O G IS T IC A

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• Codificación de series y subseries

El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.

Ejemplo:

CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES

001 ACTAS002 ACUERDOS

El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.

Ejemplo:

CODIGO SU BSERIE

01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN

02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

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En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes a la subserie.

Ejemplo:

SERIE SUBSERIE CÓDIGO

ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN

001.01

ACTAS DE COMITÉ DECONVIVENCIALABORAL

001.02

ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

001.03

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VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.

La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.

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• Organización de los archivos de gestión central e histórica o permanente.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente, aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.

Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.

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Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético, Numérico, y/o Cronológico.

Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está facultado para realizar eliminaciones documentales.

Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será administrada por el CINDOCC.

Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.

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• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo deGestión al Archivo Central

S Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.

S Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.

S Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.

S Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.

S Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios, misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas; todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la información definida en la TRD.

Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.

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DISPOSICION FINAL

En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia de consulta y el resultado del proceso de valoración documental.

La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.

Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad.

Para normalizar estos procesos se plantea:

Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario. Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de laTRD.

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RETENCIÓN DOCUMENTAL

Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.

La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en que ha perdido su vigencia para el archivo central.

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APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos; la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

El Asistente Júnior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes.

Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su estudio y aprobación.

Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y dirigirlo al Comité de Gestión Documental.

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Tablas Retención Documental

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.

LEVANTAMIENTO DE TABLAS DE RETENCIÓ N DO CUM ENTAL Y VALO RACIÓ N DOCUM ENTAL

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc”

CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA1 0 0 AÑOS

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Tablas Retención Documental

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental

Anexo 2. Acta N° 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 3. Organigrama

Anexo 4. Mapa de Procesos

Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 7. Normatividad sobre producción documental

Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Anexo 9. Resolución N° 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Anexo 10. Resolución N° 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc”

CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA1 0 0 AÑOS

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Tablas Retención Documental

Anexo 11. Manual de procesos "A.AF.C.02.P Organización Documental"

Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos

Anexo 13. Manual de procesos "A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos

Anexo 14. Encuesta Documental

Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental

Anexo 16. Listado de Series y Sub Series

Anexo 17. Tabla de Retención Documental.

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CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA1 0 0 AÑOS

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Tablas Retención Documental

ESTRUCTURA ORGANICAT o m a n d o c o m o b a se el o rg a n ig ra m a in s titu cio n a l se g ú n A c ta d e Ju n ta D ire c tiv a 1 5 5 d e 2 0 1 1 , se co d if ic a ro n la s se ccio n e s y su b se cc io n e s d e la s ig u ie n te m a n e ra .

CÓDIGO SECCIÓN1 0 0 P R E S ID E N C IA E JE C U T IV A

1 1 0 S E C R E T A R IA G E N E R A L

1 2 0 C O M U N IC A C IO N E S

1 3 0 C IE C C C

1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A

2 0 0 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A

2 1 0 R E L A C IO N E S IN D U S T R IA L E S

2 2 0 P R E S U P U E S T O

2 3 0 C O M P R A S

2 4 0 C O N T A B IL ID A D

2 5 0 T E S O R E R IA

2 6 0 S IS T E M A S

2 7 0 C IN D O C C C

3 0 0 G E R E N C IA D E D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O

3 1 0 C A L ID A D

3 2 0 C O N T R O L IN T E R N O

4 0 0 G E R E N C IA D E C O M P E T IT IV ID A D R E G IO N A L

4 1 0 E M P R E N D IM IE N T O

4 2 0 C O N S O L ID A C IO N E M P R E S A R IA L

4 3 0 IN T E R N A C IO N A L IZ A C IO N

4 4 0 C O M IS IO N R E G IO N A L D E C O M P E T IT IV ID A D

5 0 0 G E R E N C IA O B S E R V A T O R IO E IN F O M E D IA C IO N

6 0 0 G E R E N C IA D E E S T R U C T U R A C IO N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S

7 0 0 G E R E N C IA D E F O R M A L IZ A C IO N

8 0 0 G E R E N C IA D E S E R V IC IO S E M P R E S A R IA L E S

8 1 0 A F IL IA D O S

8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C IO N E M P R E S A R IA L

8 3 0 C E N T R O D E A R B IT R A JE C O N C IL IA C IO N Y A M IG A B L E C O M P O S IC IÓ N

8 4 0 L O G IS T IC A

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc”

CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA1 0 0 AÑOS

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G E S T IO N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

O R G A N IZ A C IO N D O C U M E N T A L

A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

VERSIÓN 4Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA

Dep.

SERIEDOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Digitalización

PROCEDIMIENTOS

100 001 15 ACTASACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Acta Papel X X

100 002 ACUERDOS Acuerdo Papel X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

100 019 10 INFORMESINFORMES DE ACTIVIDADES MENSUAL

Informe Electrónico X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Eliminación Selección

3 7

2 8

1 4

Página 1

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ClNUIUH COMERCIO DE GJCUlft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA

Dep.

SERIEDOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Digitalización

PROCEDIMIENTOS

100 019 21 INFORMESINFORMES DE GESTIÓN ANUAL Informe Electrónico X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Líneas deRepresentaciónInstitucional

Papel - Electrónico

100 019 28 INFORMESINFORMES DE REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico

X X

Consolidado de Representación Institucional

Electrónico

Poder de representación Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Eliminación Selección

1 4

1 4

Página 2

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ClNUIUH COMERCIO DE GJCUlft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

Acta de incripción de lista

Papel

Aceptación de candidatos Papel

Actas de escrutinio de elección de junta directiva

Papel

Listados de comerciantes inscritos con derecho a voto

Papel-Electrónico

Comunicaciones Papel-Electrónico

EstatutosAnticorrupción Papel-Electrónico

Formato de contabilización de votos

Papel

Notificación a los eligidos Papel-Electrónico

Impugnación a la elección (si hay lugar)

Papel-Electrónico

InstructivosConfecamaras Papel-Electrónico

Propuesta de revisoria fiscal Papel-Electrónico

Dep.

SERIEDOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Digitalización

PROCEDIMIENTOS

100 039

PROCESOS DE ELECCIÓN DE JUNTA DIRECITVA

X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Eliminación Selección

2 3

Página 3

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ClNUIUH COMERCIO DE GJCUlft

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

Resolución Papel

Libro de registrode resoluciones

Dep.

SERIEDOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Digitalización

PROCEDIMIENTOS

100 053 RESOLUCIONES X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Eliminación Selección

1 9

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Rubiela Ceballos Leiva, Asistente Senior de Presidencia Ejecutiva

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 de 20 marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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CÁMAflA i: =CUíVJt.HClO D E C Ú C U T A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C CA.AF.C.02.4.F

FECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

CODIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep SERIE SUBSERIE

(S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Creación de Comités PapelDe acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.

110 001 11 ACTASACTAS DE COMITÉ JÚRIDICO

Acta de Comité Papel

3 7 X X

AnexosPapel-Electrónico

Comunicados Electrónico

Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Solicitud Electrónico Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante

Selección de proveedor y/o contratista

Papel-Electrónico

un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de

AsignaciónCoordinador Papel

retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma

Contrato y/o Convenio Papel

110 011 CONTRATOS Y/OCuadro comparativo de cotización

PapelTRÁMITE 10 X X

permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor

CONVENIOS Póliza Papel histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio

Acta modificatoria Papel

Acta de inicio Papel, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las

Acta de recibo Papelimágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos

Acta de terminación Papel serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Acta de liquidación Papel

Página 1

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CÁMAflA i: =CUíVJt.HClO D E C Ú C U T A

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental(Sd)

Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep SERIE SUBSERIE Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Factura y/o Cuenta de Cobro Papel

Informe de Actividades y/o Informe de Efectividad

Papel

Comunicados Electrónico

Lista de chequeo Papel

110 012 17CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE REGISTRO DE CONTRATOS Y CONVENIOS

Registro de contratos y convenios Electrónico 2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 2

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CÁMAflA i: =CUíVJt.HClO D E C Ú C U T A

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FECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

Dep SERIE SUBSERIE

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Digitalización

PROCEDIMIENTOS

110 019 05 INFORMES

IN FORM ES A EN TIDADES DE CON TROL Y VIG ILANCIA-SIC

Inform e trim estral de contratación al aplicativo SIRECI

Electrónico

X

Com unicados Electrónico

110 019 29 INFORMESIN FORM ES DEREPRESENTACIÓNIN STITUCIO N AL

Inform e deRepresentaciónInstitucional

Electrónico X

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Poder al abogadoPapel-Electrónico

110 041PROCESOSJURÍDICOS

D em andaPapel-Electrónico 10 X

Com unicadosPapel-Electrónico

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central. Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Eliminación Selección

1 4 X

1 4 X

XTRAMITE

Página 3

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Página 4

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C4MJ.ft.ii OE COMERCIO D E C U C U T A

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental(Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

120 009 COMUNICADOS DE PRENSA

Control de comunicados de prensa

Electrónico

1 9 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.

Comunicados de prensa Electrónico

Noticias de periódico Electrónico

120 019 11 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 1

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C4MJ.ft.ii OE COMERCIO D E C U C U T A

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES

CODIGO

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL(S)

Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

PROCEDIMIENTOS

120 019 30 INFORMES

120 019 39 INFORMES

120 019 50 INFORMES

120 033 01 PLANES

INFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico X X

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites y servicios Electrónico

X X

Carta de trato digno al usuario Electrónico

INFORMES PUBLICACIÓN DE NOTICIA MERCANTIL

Comunicación a entidades de control y vigilancia

Electrónico

X X

Públicaciones web de la SIC Electrónico

Plan Anual de Trabajo Electrónico

PLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan de Actividades Electrónico

X XInforme Plan Anual de Trabajo Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

Inventario de publicaciones Electrónico

120 045 PUBLICACIONES DE LA C.C.C.

Revisión aprobación de publicación

Electrónico X X

Solicitud de Trabajo Interno Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.

1 4

1 4

1 4

2 3

1 4

Página 2

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C4MJ.ft.ii OE COMERCIO D E C U C U T A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental(Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

120 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS

Reporte de Logros y Retos Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Anexos al Informe Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Efrain Vazquez Corinaldi, Asesor en Comunicaciones

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 3

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Uh M s K s iif t f l W F B Í l O UÉ LlJúL' 1A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L

ÁREAPRODUCTORA: 200 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A

CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

200 019 12 INFORM ES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTA

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.200 019 31 INFORM ES

INFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico 1 4 X X

Página 1

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CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

200 019 40 INFORMES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites

Electrónico 1 4 X X Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

200 033 02 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan Anual de Trabajo

Electrónico

2 3 X X

Plan de Actividades

Electrónico

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

InformeGerencial

Electrónico

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CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

200 033 12 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan deInnovaciónGerencial

Electrónico 2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

200 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS

Reporte de Logros y Retos

Electrónico

2 8 X X

Anexos al informe

Electrónico

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Uh M s Ks iif t f l W F B Í l O UÉ LlJúL' 1A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L

ÁREAPRODUCTORA: 200 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A

CÓDIGOSERIE Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

200 055RIESGOSCORPORATIVOS

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Gestión del riesgo

Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel MariñoActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Creación de Comités Papel

210 001 02 A C T A SACTAS DE COM ITÉ DE CON VIVEN CIA

Acta de Comité Papel3 7 X X De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en

LABORAL Anexos Papel-Electrónicosu etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.

Com unicados Electrónico(H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de forma total y

Creación de Comités Papelcom pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la

210 001 07 A C T A S

ACTAS DE COM ITÉ DE IN VESTIG ACIÓN

Acta de Comité Papel

3 7 X X

inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin

DE IN CIDEN TES Y ACCIDENTE

Anexos Papel-Electrónicoagilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de

Com unicados Electrónico

ACTAS DE COM ITÉ PA RITARIO DE SEG URID AD Y SALUD EN EL TRABA JO

Creación de Comités Papel

210 001 12 A C T A SActa de Comité Papel

3 7 X X

docum entos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.

Anexos Papel-Electrónico

Com unicados Electrónico

Ofertaeducativa / presentación hojas de vida

Papel

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

210 013

C U O TA S D E A P R EN D IC E S SEN A EN LA S EM PR E SA S "LEY 789 D E 2002”

Resolución regula la cuota de aprendices

Papel-Electrónico

1 4 X X

Com unicados Papel-Electrónico

Página 1

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

D isposiciones para la Evaluación

Papel

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de

210 016 01 EV A LU A C IO N ESEVALUACION ES DE DESEM PEÑO

Acuerdo de com prom isos y consolidación de resultados

Papel

1 4 X X

archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será

Evaluación del desarrollo y análisis de com petencias

Papel

tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Inform e de indicadores de gestión

Electrónico

Proceso de contratación Papel-ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiempos de retención en la fase del archivo

Registro de inducción Papel

Ficha Laboral Papelcentral.Los criterios de selección de los docum entos serán

principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo. Todos los docum entos seleccionados se conservarán de

A filiación de seguro social

Papel

H IST O R IA SPerfil ocupacional Papel-Electrónico

TRÁMITE

form a perm anente como sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un

210 018LA BO RA LES Form ación y

capacitación (Diplom as)Papel-Electrónico

80 X X valor histórico. Todos sus valores primarios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni deEvaluación desempeño Papel

Estatuto de anticorrupción

Papel-Electrónico

carácter probatorio , la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación NO será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.

Ausentism o (Perm isos, licencias, incapacidades)

Papel-Electrónico

Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.

Novedades nom ina Electrónico

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Novedades de nóm ina Electrónico De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán

2 1 0 0 2 9 N Ó M IN A S Form ato de autorización de horas extras

Electrónico TRÁMITE 80 X X

requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin

Pago de nómina Electrónico

embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin

PA G O S A SEG U R ID A D SO C IA L Y PA RA FISC A LES

Planilla de pago Electrónico

agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo,

2 1 0 0 3 2 Anexos de pago Electrónico TRÁMITE 8 0 X X

pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Com unicados Electrónico

Solicitud de cotización ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán elim inados una

Cotización Papel-Electrónicovez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual

Cuadro com parativo de cotización

Papel-Electrónico

estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho

2 1 0 0 3 5 01PÓ LIZ A S D E

PÓ LIZAS DE RESPON SABILIDAD

Egresos de pagos (copia) Electrónico

1 4 X XSE G U R O S CIVIL EXTRACTUA L

(CON FECAM ARAS) Factura Papel-Electrónico tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus

Póliza (original) Papelvalores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Listado de asegurados Papel

Com unicados Papel-Electrónico

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Solicitud de cotización Electrónico

Cotización Papel-Electrónico

PÓ LIZAS DECuadro com parativo de cotización

Papel-Electrónico

2 1 0 0 3 5 0 2PÓ LIZ A S D E SE G U R O S

RESPON SABILIDAD CIVIL PARA

Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X

ADM IN ISTRADORES Factura Papel-Electrónico

Póliza (original) Papel

Listado de asegurados Papel L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v e z cu m p la s u tie m p o d e re te n c ió n e n la fase d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic lad oComunicados Papel-Electrónico

Solicitud de cotización Electrónicod e p a p e l, e l cu a l es ta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia a cta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r

Cotización Papel-Electrónico el co m ité in tern o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n no ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .

PÓ LIZAS DE SEGUROS DE VIDA GRUPO

Cuadro com parativo de cotización

Papel-Electrónico

2 1 0 0 3 5 0 5PÓ LIZ A S D E SE G U R O S

Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X

Factura Papel-Electrónico cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa se d e l

Póliza (original) Papel a rch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a rio s (a d m in istra tiv o , le g a l, fisca l y / o co n ta b le ) y no p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l de ca lid a d d e la C C C .

Listado de asegurados Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Solicitud de cotización Electrónico

Cotización Papel-Electrónico

Cuadro com parativo de cotización

Papel-Electrónico

2 1 0 0 3 5 0 7PÓ LIZ A S D E SE G U R O S

PÓ LIZAS GLOBALES DE M ANEJO

Egresos de pagos (copia) Electrónico1 4 X X

Factura Papel-Electrónico

Póliza (original) Papel

Listado de asegurados Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Página 5

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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

2 1 0 0 4 2 01 P R O G R A M A SPROGRAM AS ANUALES DE

Program a de vacaciones Electrónico2 3 X X

VACACIONES Com unicados Electrónico

Plan de actividades Electrónico

Cotizaciones Papel-Electrónico

Solicitud de pedido interno

Electrónico

2 1 0 0 4 2 0 3 P R O G R A M A SPROGRAM AS DE

Solicitud y legalización de gastos de viaje

Electrónico

2 3 X XL o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s

BIEN ESTAR SOCIAL Solicitud de servicios profesionales

Electrónicou n a v e z cu m p la s u tie m p o d e re te n c ió n e n la fase d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic lad o

Solicitud de convenios Electrónico d e p a p e l, e l cu a l es ta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia a cta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in tern o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n no

Inform e de Evento de Form ación

Papel

Fotografias Electrónico

Com unicados Electrónico ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o

Plan de actividades Electrónico co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa se d e l a rch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a rio s

Encuesta de detección de necesidades de form ación

Papel

Plan de Form ación Electrónico (a d m in istra tiv o , le g a l, fisca l y / o co n ta b le ) y no p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l de ca lid a d d e la C C C .

Inform e de Evento de Form ación

Papel

Evaluación de la Efectividad del Evento de Form ación

Papel

2 1 0 0 4 2 11 P R O G R A M A SPROGRAM AS DE FORM ACIÓN

Com unicados Papel-Electrónico 2 3 X XCotizaciones Papel-ElectrónicoSolicitud de pedido interno

Electrónico

Solicitud de servicios profesionales

Electrónico

Solicitud y legalización de gastos de viaje

Electrónico

Fotografias Electrónico

Informes Electrónico

Página 6

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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

Plan de actividades Electrónico

Comunicados Papel-Electrónico

Cotizaciones Papel-Electrónico

Fotografias Electrónico

Informes Electrónico

Informe de Evento de Formación Papel

Solicitud de pedido interno Electrónico

Inspección de botiquines de primeros auxilios

Papel

Inspección de extintores Papel

Inspección de área locativa Papel

Inspecciones de puesto de trabajo - ergonómica Papel

Matriz de factores de riesgos

Electrónico

Programa de pausas activas

Papel-Electrónico

Certificados Papel

Políticas de seguridad y salud en el trabajo Papel

Reglamento de Higiene y seguridad industrial Papel

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS

210 042 22 P R O G R A M A S

PROGRAMAS DEL SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Eliminación Selección

2 3 X

Página 7

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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO

Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

Solicitud de Personal Papel-Electrónico

Banco de hojas de vida Papel

Aviso de convocatoria Papel

Formulario de inscripción Papel-Electrónico

Lista de aspirantes inscritos

Papel

Lista de aspirantes admitidos Papel

Lista de aspirantes no admitidos Papel

Criterios de selección Papel

Informe de pruebas aplicadas Papel-Electrónico

Resumen de pruebas aplicadas Papel

Acta de concurso PapelPruebas psicotécnicas Papel

Evaluación de entrevista de selección

Papel

Evaluación de ladocumentaciónrequerida

Papel

Verificación de referencia Papel

Inventario de documentos de la historia laboral

Papel

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS

210 057 01 SELEC C IO N ES D E PERSO N A L

SELECCIONES DEPERSONALADMINISTRATIVO

X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Eliminación Selección

2 3 X

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Mabel Andrea Robayo Vanegas, Profesional Senior de Talento

Humano

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 8

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cAüuaA tri : L > M h H C I I Jnt cüciíta

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 220 PRESUPUESTO

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

T ipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización

PROCEDIMIENTOS

220 019 02 INFORMES

220 019 06 INFORMES

220 019 08 INFORMES

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA - CONTRALORÍA GENERAL DE REPUBLICA

Informe Electrónico

Comunicaciones Electrónico

Informe Electrónico

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA - SIC

Comunicaciones Electrónico

Informe Electrónico

INFORMES AREVISORÍAFISCAL

Comunicaciones Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Selección

1 4 X X

1 4 X X

1 4 X X

Página 1

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cAüuaA tri : L > M h H C I I Jnt cüciíta

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 220 PRESUPUESTO

1 1

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

T ipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Presupuesto de ingresos y egresos

Electrónico

Presupuesto de activos fijos

Electrónico

Planeaciónpresupuesta

Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el

Plan de actividades v7 borrador

Electrónico

220 036 PRESUPUESTO

Liquidación suministros por programa y centro de costos

Electrónico

1 9 X X

comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información

Solicitud deacuerdopresupuestal

Electrónicoserá también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Auxiliarpresupuestal por programas

Electrónico

Consolidado deacuerdospresupuestales

Electrónico

Informe de indicador de gestión

Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Marino, Gerente Administrativa y Financiera

Liliana del Rosario Velandia Gómez, Profesional Senior de PresupuestoActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

230 006AVALUOS DE PLANTA Y EQUIPO

Avaluo P apel-Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Comunicados Papel-Electrónico

230 012 16CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE INSUMOS DE FORMALIZACIÓN

Control y entrega de insumos para formalización

Electrónico

2 0 X X

Control de ventas de insumos para formalización

Electrónico

230 012 18CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA

Control de órdenes de compra y servicio

Electrónico 2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

230 012 19CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE REGISTRO DE ÓRDENES DE TRABAJO Y/O SERVICIO

Control de órdenes de compra y servicio

Electrónico 2 8 X X

Página 1

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)Dep. Serie Subserie

230 017 HISTORIAS DE VEHICULOS

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

Hoja de vida del vehículo Papel

Póliza de seguro obligatoria de transito soat

Papel

Póliza de seguro extracontractual Papel

Impuesto de vehículo Papel

Control de m antenimiento Papel

Inventario de vehículo Papel

Revisión diaria Papel

Control de ruta diaria Papel

Inspección de seguridad vehicular Papel

Comunicados P apel-Electrónico

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

TRÁMITE 5 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 2

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Acta de baja de activos fijos Papel

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.

Activos en reparación o movimiento Electrónico

Informes Electrónico

230 020 01 INVENTARIOSINVENTARIOS DE

Inventario general de activos fijos

Papel-Electrónico

2 10 X X

La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios

ACTIVOS FIJOS Asignación de activos fijos Papel-Electrónico

Entrega de activos por vacaciones Electrónico

(adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Entrega de inventario por retiro Papel-Electrónico

Movimiento de activos fijos Electrónico

Solicitud de pedido interno Electrónico

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de

tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo. Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o

230 030 ORDENES DE COMPRA

Cuadro comparativo de cotización Papel

2 8 X X

Orden de compra Papel

contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad. Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Factura Papel

Página 3

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Solicitud de pedido interno Electrónico Los docum entos en soporte papel serán seleccionados mediante

un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiempos de retención en la fase del archivo central.

Cuadro comparativo de cotización Papel

Orden de trabajo servicio Papel

Los criterios de selección de los docum entos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo. Todos los docum entos seleccionados se conservarán de forma perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC

ORDENES DE Acta modificatoria Papel

230 031 TRABAJO Y / O SERVICIO

Póliza PapelTRÁMITE 10 X X

Acta de inicio Papel

Acta de terminación Papeldurante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter

Factura Papel probatorio , la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación NO será seleccionada; se

Informe de actividades Papelelim inarán las im ágenes en su totalidad. Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Comunicados Electrónico

Solicitud de cotización ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central

Cotización P apel-Electrónicom ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de

PÓLIZAS DE

Cuadro comparativo de cotización Papel-Electrónico

elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del

230 035 03 PÓLIZAS SEGUROS DE EDIFICIOS

Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X

Factura Papel-Electrónico archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores

Póliza (original) Papel secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Lista de inventario Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Página 4

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL

Solicitud de cotización Electrónico

Cotización P apel-Electrónico

Cuadro comparativo de cotización Papel-Electrónico

2 3 0 0 3 5 0 4 PÓLIZAS

PÓLIZAS DE SEGUROS DE

Egresos de pagos (copia) Electrónico

MUEBLES Y EQUIPOS Factura Papel-Electrónico

Póliza (original) Papel

Lista de inventario Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Programa de compra Electrónico

PROGRAM AS DE2 3 0 0 4 2 0 9 PROGRAMAS COM PRAS PARA

FUN CIO NA M IEN TOInforme de uso eficiente de recursos de funcionamiento

Electrónico

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

ArchivoGestión

Archivo Conservación Central Total Eliminación Digitalización Selección

1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

2 3 X X

Página 5

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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental

Tipo documentalSOPORTE

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL

Autorización de datos personales Papel-Electrónico

Registro de proveedores P apel-Electrónico

230 043 01 PROVEEDORESPROVEED ORES DESERVICIOSAD M IN ISTRATIVOS

Selección de proveedores Electrónico

Listado maestro de proveedores Electrónico

Evaluación y reevaluación de proveedores

Elecrónico

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Martha Lucia Ayala Peñaranda, Profesional Senior de Compras

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 6

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ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie

documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

2 4 0 0 1 0C O N C ILIA C IO N E SB A N C A R IA S

Extracto bancario Papel

2 8 X X

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.

Conciliación bancaria Electrónico

240 014 01D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S

DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE ICA

Declaraciones tributarias de ica

Electrónico

2 8 X X

Anexos Electrónico

240 014 02D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S

DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE IVA

Declaraciones tributarias de iva

Electrónico

2 8 X X

Anexos Electrónico

240 014 03D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S

DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE RENTA

Declaraciones tributarias de renta

Electrónico

2 8 X X

Anexos Electrónico

240 014 04D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S

DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE RETEN CIÓN EN LA FUENTE

Declaraciones tributarias de retención en la fuente

Electrónico

2 8 X X

Anexos Electrónico

Página 1

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ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie

documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Balance general Papel

Estado de resultado Papel

Estado de cambio de patrimonio

Papel

Estado de cambio de la situación financiera

Papel

Estado de flujo efectivo PapelLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez

240 019 20 IN FO R M ESIN FORM ES DEESTADOSFIN AN CIEROS

Ejecución presupuestal global de ingresos y egresos públicos y privado

Papel2 8 X X

cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién

Ejecución presupuestal por program as del plan de trabajo

Papel

Control Inversiones en Fiducuenta

Electrónicoelim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/oRelación Acciones Electrónico

Inversiones en CDTS Electrónicoculturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de

240 019 27 IN FO R M ESIN FORM ES DEPROPÓSITOESPECIAL

Informe Electrónico 2 8 X X

docum entos serán detallados en el manual de calidad de laCC CCCC ..

240 019 49 IN FO R M ESIN FORM ES EXÓ GEN A A LA DIAN

Inform ación exógena Electrónico 2 8 X X

Página 2

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ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie

documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

240 022 01B IB R O S D E C O N T A BILID A D

LIBROSAUXILIARES

Registro Electrónico 2 8 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Las imá genes digitalizadas se c onser vará n comodmoecduimanetnetuosn dperoacpeosyoodae lrae cgiecslatidóon daed mpaipnieslt,realticvuaaldeslta rCáCC

y no se constituyun com o docum entos de archivo, per o igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de fLoar mCCa Cin d uefriannidtea.la etapa del trámite de la inform ación

Los p^cndim ientos de conservación y chgitaliaación decdaorcáucmtere nptroosbsaetroárniod, leataclulaadl otus veon ceol moa nfiunaal gdieliczalri daicdhdoe la

CCC.

240 022 02L IB R O S D E C O N T A BILID A D

LIBROS DE M A YOR Y BA LANCE

Registro Electrónico 2 8 X X

240 022 03L IB R O S D E C O N T A BILID A D

LIBROS DIARIOS Registro Electrónico 2 8 X X

E L A B O R Ó : R E V IS Ó Los procAedPiRmOieBntÓos de elim inación y digitalización de

N a n cy T a le ro R a m írezE sp e ra n z a R a n g e l M arin o , G ere n te A d m in is tra tiv a y F in an c iera N u b ia In é s V illa m iz a r D íaz , P ro fe s io n a l S e n io r d e C o n ta b ilid a d

A cta 035 d e l 19 d e m a rz o d e 2015 R e so lu c ió n 013 d e l 20 d e m a rz o d e 2015

A S IS T E N T E JU N IO R D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L G E R E N T E A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A C O M IT É D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L

Página 3

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CAMftftft Pí COMERCIO DE EUCEfTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA

Dep.

SER IE D O C U M EN TA L

(S)

Subserie docum ental (Sd)

T ip o docum entalSO PO R TE

D O C U M EN TA L

T IE M P O DE RETEN C IÓ N

ArchivoGestión

ArchivoCentral

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

ConservaciónTotal

Digitalización

PR O C E D IM IEN T O S

Creación y actualización de caja menor

Electrónico

250 005 ARQUEOS DE CAJA MENOR

Arqueo de caja menor Papel

Arqueo receptores de documentos Papel

250 008 01COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

COMPROBANTESDE EGRESOS

Comprobantes de egreso Papel-Electrónico

X X

Anexos Papel-Electrónico

Comprobantes de ingreso Papel-Electrónico

250 008 02COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

COMPROBANTES DE INGRESOS X X

Anexos Papel-Electrónico

Informe Electrónico

250 012 02CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE ANULACIONES Y REVERSIONES DE DINERO

Anexos Electrónico X

OperacionesAnuladas Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

C Ó D IG O

Serie Subbserie Eliminación Selección

X X2 0

2 8

2 8

X2 0

Página 1

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CAMftftft Pí COMERCIO DE EUCEfTA

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA

C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L Subserie docum ental

T ip o docum entalSO PO R TE

T IE M P O DE RETEN C IÓ N

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

Dep. Serie Subbserie(S) (Sd) D O C U M EN TA L Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

250 012 20CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE RELACIÓN DIARIA DE TRÁMITES

Relación Diaria de Trámites Papel 2 0 X X

Titulo valor de las acciones Papel

Certificado de las acciones Papel-Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una

250 021 01 INVERSIONESINVERSIONES EN ACCIONES

Acta de comité de inversión Papel

TRÁMITE 1 X X

vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa

Cancelación de la inversión Papel-Electrónico

acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,

Comunicados Papel-Electrónico

Actualización de datos Papel-Electrónico

Plan de inversión Electrónico

Proceso de cotización Papel-Electrónico

investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de

250 021 02 INVERSIONES

INVERSIONES EN CDT

Constitución CDT Electrónico

TRÁM ITE 1 X X

la CCC.

(CERTIFICADO A TÉRMINO FIJO) Cancelación de la

inversión Papel-Electrónico

Acta de comité de inversión Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Página 2

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CAMftftft Pí COMERCIO DE EUCEfTA

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA

Dep.

SER IE D O C U M EN TA L

(S)

Subserie docum ental (Sd)

T ip o docum entalSO PO R TE

D O C U M EN TA L

Proceso de cotización Electrónico

Constitución CDT P apel-Electrónico

Cancelación de la inversión

Papel-Electrónico

Acta de comité de inversión Papel

Comunicados Papel-Electrónico

Convenio de transporte de valores

Papel-Electrónico

Solicitud de cotización Electrónico

Cotización Papel-Electrónico

Cuadrocomparativo de cotización

Papel-Electrónico

Egreso de pagos(copias) Electrónico

Factura Papel-Electrónico

Póliza (original) Papel

Comunicados Papel-Electrónico

T IE M P O DE RETEN C IÓ N

ArchivoGestión

ArchivoCentral

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

ConservaciónTotal

Digitalización

PR O C E D IM IEN T O S

250 021 03 INVERSIONES INVERSIONES EN FIDUCIA

TRAM ITE

250 035 06 PÓLIZASPOLIZAS DE TRANSPORTE DE VALORES

X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

C Ó D IG O

Serie Subbserie Eliminación Selección

1 X X

1 4

Página 3

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CAMftftft Pí COMERCIO DE CUCEfTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA

C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L Subserie docum ental

T ip o docum entalSO PO R TE

T IE M P O DE RETEN C IÓ N

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

Dep. Serie Subbserie(S) (Sd) D O C U M EN TA L Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Aperturas de cuentas Papel-Electrónico

Cambio de firmas Papel-ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de

Cancelación de cuentas bancarias Papel-Electrónico

PROVEEDORES DE

Funcionamiento de cuenta Papel-Electrónico

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de

250 043 02 PROVEEDORES SERVICIOSFINANCIEROS Gestión de

créditos Papel-ElectrónicoTRÁM ITE 5 X X

Solicitud de cheque de gerencia

Papel-Electrónico

Solicitud de chequeras Papel-Electrónico

documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Traslado de fondos Papel-Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Luz Mireya Orozco Miranda, Profesional Senior de Tesorería

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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SEÍJWEHClÜ SE CtiCUT*

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 260 SISTEM AS

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

(S) (Sd) DOCUMENT AL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Términos de referencia

Electrónico

260 004ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Informe de incidencias - Reportes de mesa de ayuda

Electrónico

2 8 X X

Acciones de mejora - Reportes de mesa de ayuda

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho

Comunicados Electrónico

260 012 05CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE CONSUMO DE TELÉFONO

Reporte de consumo de teléfono mensual

Electrónico

2 5 X X

trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

MENSUAL

Comunicados Electrónico

Plan de Actividades

Electrónico

260 019 09 IN FO RM ESINFORMES DE ACTIVIDADES Acta de reunión Papel 1 4 X X

Comunicados Electrónico

Página 1

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SEÍJWEHClÜ SE CtiCUT*

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TA BLA D E R ETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA: 260 S IST E M A S

1 1

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental(Sd)

Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

260 020 03 INVENTARIOSINVENTARIOSINFORMÁTICO

Inventarios Electrónico

2 10 X X Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Manifiesto Electrónico

Licenciamiento Electrónico

Comunicados de baja de equipos

Electrónico

Comunicados de entrega de equipos para almacén

Electrónico

Comunicados de salida de equipos

Electrónico

260 033 10 PLANESPLANES DE CONTINGENCIA

Evaluación y control

Electrónico 2 3 X X

260 033 20 PLANESPLANES DESEGURIDADINFORMÁTICO

Control de usuarios

Electrónico 2 3 X X

260 034 01 PLANOSPLANOS DE CABLEADO ESTRUCTURADO

Planos Papel TRÁMITE 5 X X

Página 2

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SEÍÍWEHClÜ SE CtiCUT*

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA D E R ETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA: 260 S IST E M A S

1 1

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

(S) (Sd) DOCUMENT AL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Diagnóstico ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno

260 044 03 PROYECTOSPROYECTOS DEINFRAESTRUCTURAINFORMÁTICA

Plan deinfraestructurainformática

Electrónico 2 8 X X

de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus

Proyecto de presupuesto

Electrónico

valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera

Elizabeth Suárz Sierra, Coordinaroa de Tecnología de la InformaciónActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 3

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS

830 001 08 A C T A S

C reación de Com ités Papel

ACTA S D E CO M ITE DE M ÉTO D O S A LTERN A TIVO S DE SO LU C IÓ N DE CO N FLICTO S

A cta de Com ité Papel

AnexosPapel-Electrónico

Com unicados Electrónico

D e acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

830 019 04 IN F O R M E S

830 019 26 IN F O R M E S

IN FO RM ES A EN TID A D ES DE CO N TRO L Y V IG ILA N C IA - M IN ISTERIO DE JU STICIA

Indice de Actas de Conciliadores

Electrónico

Indice de Constancia de los conciliadores no realizadas

Electrónico

Plan de Trabajo Electrónico

IN FO RM ES DE JO RN A D A S G RA TU ITA S DE C O N CILIA CIÓ N Y M ED IC IÓ N ESCO LAR

Inform e de Actividades Electrónico

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.L a CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Indicadores de G estión Electrónico

CÓDIGO

Eliminación Selección

X X3 7

1 4 X X

1 4 X X

Página 1

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DERETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

830 027L IB R O S D E R E G IS T R O S D E A C T A S

Registro de Actas Papel 2 8 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC

830 028L IB R O S D E R E G IS T R O D E C O N ST A N C IA S

Registro de Constancias Papel 2 8 X X

y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Solicitud de Anexos Papel Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo

Recibo de Pago Papela los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán

principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.

Autos Adm isorios Papel

N otificaciones Papel

Com unicaciones Papel

Constancias Papel Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho

830 037P R O C E S O S D E A R B IT R A JE

Edicto Rem plazatorio Papel TRÁMITE 5 X X

D esignación Curador- Ad-Litem , S i es N ecesario

Papel

Repuesta dem andado Papel

Recursos Papeltrámite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.

Estudio Jurídico Papel Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.Constancia de Alegatos

, S i los H ubierePapel

Página 2

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal Digitalización

PROCEDIMIENTOS

Poder Papel

Autoreconocim iento de Personería Jurídica Apoderado

Papel

Actas Papel

Auto Adm isorio de Suspensión, Si lo H ubiere

Papel

Auto Instalación Tribunal

Papel

Inform es Papel

Fallos Papel

830 038 P R O C E S O S D E C O N C IL IA C IÓ N

Recibo de pago Papel

Solicitud escrita o verbal

Papel

Anexos Solicitud Papel

N om bram ientoConciliador

Papel

Citaciones Papel

Acta de la Audiencia Papel

Com unicaciones Papel

Inform e del conciliador Papel

Plan de Trabajo Electrónico

830 042 06 P R O G R A M A S

PRO G RAM AS DE C A PA CITA CIÓ N DEL CEN TRO DE A RBITRAJE Y CO N CILIA CIÓ N

Inform e de Actividades Electrónico

Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán

principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Indicadores de G estión Electrónico

CÓDIGO

Eliminación Selección

5 X XTRAMITE

2 3 X X

Página 3

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Perfil General Papel

Consolidado de arbitrajes

PapelLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central

Elección de árbitros Papel m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación

Consolidado de conciliaciones

Papel

830 056

SE L E C C IÓ N D E A R B IT R O S

N om bram iento de conciliadores

Papel

2 3 X X

realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién

C O N C IL IA D O R E S Y SE C R E T A R IO S

Form ulario de inscripción

Papelelim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios

Resum en hoja de vida Papel (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Registro de inducción Papel

Evaluación del desem peño

PapelLos procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la

Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios

Papel

CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales

Ingrid Magred Martínez Rincón, Director Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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CAtf DE l ; i j -Vi E- h i : ici he c o c t i r í

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación D ocum ental "CIN D O C CC"

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Creación de Comités

Papel

270 001 04 ACTASACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Acta de Comité Papel

3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán

AnexosPapel-Electrónico

requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin

Comunicados Electrónico

embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.270 001 13 ACTAS

ACTAS DE ELIMINACIÓN DE

Acta deeliminacióndocumental

Papel

3 7 X XDOCUMENTOS

AnexosPapel-Electrónico

Página 1

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental ''CINDOCCC''

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

270 012 01CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

AVISO DE TRASLADO INTERNO DE DOCUMENTOS

Aviso de traslado interno de documentos

Papel 2 0 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

270 012 06CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE CORREO PARA MENSAJERÍA

Control de correo para mensajería

Papel 2 0 X X

270 012 14CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE ENTREGA LOCAL DE DOCUMENTOS

Control de entrega local de documentos

Papel 2 0 X X

Página 2

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental ''CINDOCCC''

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

270 020 02 IN V EN TA RIO SINVENTARIOSDOCUMENTALES

RegistroInventarioDocumental

Papel-Electrónico 2 10 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

270 042 13 PRO G RA M A SPROGRAMAS DEGESTIÓNDOCUMENTAL

Plan de Actividades

Electrónico

2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Informes Electrónico

Comunicados Electrónico

Página 3

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental "CINDOCCC"

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírzEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativo y Financiera Nancy Talero Ramírez, Asistente Junior de Gestión Documental

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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CAM**A DE c ú N iE ftc m DE tOCUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO

Dep.

300

300

001

001

03

06

SERIEDOCUMENTAL

ACTAS

ACTAS

CODIGO

Serie Subserie(S)

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Archivo Archivo Gestión Central

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

PROCEDIMIENTOS

ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

Creación de Comités

Papel

Acta de Comité Papel

AnexosPapel-Electrónico

Comunicados Electrónico

Acuerdos,compromisos y protocolos éticos

Electrónico

Informe de seguimiento a la gestión ética

Electrónico

3 7

ACTAS DE COMITÉ DE INNOVACIÓN

Creación deComités Papel

Acta de Comité Papel

AnexosPapel-Electrónico

Comunicados Electrónico

3 7

X

X

X

X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

300 001 10 ACTAS

Creación de Comités

Papel

ACTAS DE COMITÉ GERENCIAL

Acta de Comité

Anexos

Comunicados

Papel

Papel-Electrónico

Electrónico

3 7 X X

Página 1

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CAM**A DE c ú N iE u c m DE tO C U fA

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO

CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

300 007COMITÉS DE GESTIÓN

Creación de Comités

Papel

3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Control de Gestión de Comités

Electrónico

300 019 13 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 2

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CAM**A DE c ú N iE ftc m DE tOCUTA

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO

CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

300 019 32 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

300 019 41 INFORMES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites

Electrónico 1 4 X X

300 033 03 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan Anual de Trabajo

Electrónico

2 3 X X

Plan de Actividades

Electrónico

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

300 033 13 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan deInnovaciónGerencial

Electrónico 2 3 X X

300 042 12 PROGRAMASPROGRAMAS DEFORTALECIMIENTOINSTITUCIONAL

Plan deactividadesPrograma

Electrónico 2 3 X X

Página 3

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO

1

CÓDIGOSERIE

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

300 051R EPO R T ES DE M ÉTR IC A S

Reporte de Logros y Retos

Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la

C O R PO R A TIV A S

Anexos al informe Electrónico

CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será

R IESG O SC O R PO R A TIV O S

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico

también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,

300 055

Gestión del riesgo Electrónico

2 8 X X investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Marycela Catilla AngaritaActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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E A h b U M t lm.

C -O M E[? r:irj Ub C ú c u t A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL

ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

310 001 05 ACTAS

ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN Y CONTROL

Creacón de Comités

Papel

3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Acta de Comité Papel

AnexosPapel-Electrónico

Comunicados Electrónico

310 012 22CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

REPORTES DE SERVICIO NO CONFORME

Reporte y Control de Servicio no Conforme v4

Electrónico 3 0 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 1

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E A h b U M t lm.

C- OWE I í r : i r j Ub C ú c u t A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL

ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D

1 1

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

310 019 38 INFORMES

INFORMES DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Revisión del Sistema de Gestión

Electrónico

3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Análisis, planeación y seguimiento de cambios que puedan impactar el sistema

Electrónico

Solicitud de acción de mejora (SAM),

Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará

PLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Informe de cumplimiento de SAM;

Electrónico

supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la

310 033 11 PLANES Evaluación de efectividad de la SAM

Electrónico3 7 X X

Consolidado de acciones de mejora

Electrónico

Plan deinnovacióoninstitucional

Electrónico

CCC.

Página 2

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E A h b U M t lm.

C -O M E[? r:irj Ub C ú c u t A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL

ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D

1 1

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Programa de auditorías

Flectrónico

Plan de auditoría Flectrónico

Acta de apertura y cierre de auditoría

Papel Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de

Lista de verificación

Flectrónicopapel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

PROGRAMAS DF

Reporte de no conformidad

papelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho

310 042 02 PROGRAMASAUDITORIAS Informe de

auditorías a la gerencia

Flectrónico

3 7 X X trámite al interior de la CCC. Fsta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Control de implementación de acciones

Flectrónico

Fvaluación de auditores

Papel

Retroalimentació n de auditorias

Flectrónico

Página 3

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E A h b U M t lm.

C -O M E Itc ir j Ub d u c u T A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL

ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D

1 1

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

310 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS

Reporte demétricascorporativas

Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la

Informe de planeación estratégica

Electrónico

CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Política de gestión del riesgo

Electrónico

310 055RIESGOSCORPORTATIVOS

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico 2 8 X X

Mapa del riesgo institucional

Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezMarycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico

Ledys Quintero Rodríguez, Asesor Especializado de Desarrollo Estratégico

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

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CAMARA &F CO M ERCIOD E C Ü C U T r.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

Á R EAPR O D U C TO R A :

320 CONTROL INTERNO

1

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd)

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie SubserieArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

320 001 09 ACTAS

ACTAS DE COMITÉ DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Creación de Comités

Papel

3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Acta de Cómite

Papel

AnexosPapel-Electrónico

Comunicados Electrónico

320 012 03C O N TR O LES DEA C T IV ID A D ESA D M IN IST R A T IV A S

CONTROLES DE CALIDAD DE PROCESOS Y SERVICIOS

Control de calidad de procesos y servicios

Electrónico 2 0 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 1

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CAMARA &F CO M ERCIOD E C Ü C U T r.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

Á R EAPR O D U C TO R A :

320 CONTROL INTERNO

1

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL SubserieTipo documental

SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie

(S) documental (Sd) DOCUMENTAL

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

320 019 19 INFORMESINFORMES DECONTROLINTERNO

Informe decontrolInterno

Electrónico 2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará

Formato de QRSF

Papel

320 019 47 INFORMESINFORMES DE GESTIÓN DE QRSF

Control de QRSF

Electrónico

1 4 X X

supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

Análisis de QRSF

ElectrónicoLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del

Informe de QRSF

Electrónico

Plan Anual de Trabajo

Electrónicoarchivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.

PLANES

Plan de Actividades

Electrónico

320 033 04 PLANES ANUALES DE TRABAJO

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

3 7 X X

InformeGerencial

Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezMarycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico

Juan Gregorio Amaya, Auditor de InformaciónActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 400 G ERENCIA DE COM PETITIVID AD REGIONAL

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)Tipo Documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

400 019 14 IN FO RM ES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y /o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y /o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

400 019 33 IN FO RM ESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónio 1 4 X X

400 019 42 IN FO RM ES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites

Electrónico 1 4 X X

400 033 05 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan Anual de Trabajo

Electrónico

2 3 X X

Plan de Actividades

Electrónico

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

Página 1

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C iW fti CECQMfDCJO[JE C Ú C U T .l

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 400 G ERENCIA DE COM PETITIVID AD REGIONAL

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

(S)Subserie documental

(Sd)T ipo Documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

400 033 14 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan deInnovaciónGerencial

Electrónico 2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y /o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y /o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

400 033 19 PLANESPLANES DEREGULACIÓNCOMPETITIVA

Plan de trabajo Electrónico

2 3 X X

Cronograma de actividades

Electrónico

Plan de acción de mejoramiento

Electrónico

Informe de actividades

Electrónico

400 051REPO RTES DEM ÉTRIC A SC O RPO RA TIV A S

Reporte de Logros y Retos

Electrónico2 8 X X

Anexos al Informe Electrónico

400 055R IESG O SCO RPA RA TIV A S

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico

2 8 X X

Gestión del riesgo Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Ayllen Rocio Parra CabreraActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 410 E M PR EN D IM IEN TO

1 1CÓDIGO

SERIE Subserie documental T ipo Documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Cronograma de actividades Electrónico

PROGRAMAS DE MUJERES ECO

Plan de trabajo Electrónico

410 042 16 PROGRAMAS Acta de reuniones Papel 2 3 X X

Proceso de selección Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación

Informe final Electrónico

Plan de actividades Papel

Lista de asistencia Papel expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter

Inscripción idea de negocio Papel

Acta de compromiso y confidencialidad

Papel

probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer

410 042 20 PROGRAMASPROGRAMAS DE UNIDAD DE

Cronograma de asesoría a planes de negocio

Papel

2 3 X XEMPRENDIMIENTO Acta de incumplimiento o

suspensiónPapel

valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laActa de compromiso Papel

Control de visitas y sesiones de trabajo

PapelCCC.

Evaluación de Asistencia Técnica

Papel

Informe de actividades Electrónico

Página 1

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 410 EM PRENDIM IENTO

CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo Documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Cronograma de actividades Electrónico

Lista de asistencia Papel

Informe de gestión de actividades

Electrónico

Ruta de servicios para la creación de una empresa

Papel Los documentos en soporte papel serán

Ruta de servicios para la acelerar el crecimiento de una empresa

Papel

eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

Ficha Inscripción de Servicios

Papel

Evaluación de Reuniones informativa

PapelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta

410 042 26 PROGRAMAS

PROGRAMAS NACIONALES DE EMPRENDIMIENT O REGIÓN EMPRESARIA

Registro de Orientación/ Asesoría personalizada

Papel

2 3 X XEvaluación del Servicio Talleres

Papelinformación será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer

Evaluación de Encuentros Empresariales

Papel

Formato presentación de Empresas Panel

Papelvalores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Evaluación de Charlas de conocimiento

PapelLos procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Evaluación de Asesorías Papel

Evaluación de Ruedas de Soluciones Financieras

Papel

Evaluación de Ruedas de Negocio

Papel

Evaluación de ferias comerciales

Papel

Página 2

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|>Ef t u N t f t u i i o r c ü c u t 4

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 410 EM PRENDIM IENTO

1 1CÓDIGO

SERIE Subserie documental(Sd)

T ipo Documenta! SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional Gabriel Silva Ibarra, Profesional Senior de Competitividad

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 3

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t¿M*Rú CE CÜMEtiCm DE CÚCUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 420 CONSO LID ACIO N EM PRESARIAL

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Matriz de planeación de Ferias y Misiones

Electrónico

PROGRAMAS DE

Solicitud de participación en Ferias y Misiones

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona

420 042 10 PROGRAMAS FERIAS Y MISIONES

Organización de Ferias y Misiones

Electrónico 2 3 X X

Evaluación de Ferias y Misiones

Electrónico

Informe Institucional de Ferias y Misiones

Electrónicode la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la

Quien es quien Electrónico información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizarBreafing Electrónico

Cluster Electrónico dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores

Industria Electrónico

Base de datos Electrónico

Estrategias Electrónico

PROGRAMAS DE Página web Electrónico secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y

420 042 19 PROGRAMAS RUTASCOMPETITIVAS

Presentación Electrónico 2 3 X X

Lineas de acción Electrónico digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Post viaje Electrónico

Doc 8 Electrónico

Proyectos innovadores Electrónico

Cartas de invitación Electrónico

Agradecimientos Electrónico

Página 1

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t¿M*Rú CE CÜMEtiCm DE CÚCUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 420 CONSO LID ACIO N EM PRESARIAL

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Plan y programa de trabajo

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediantePROGRAMAS

GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN

Cronograma de actividades

Electrónico

420 042 23 PROGRAMAS Informes de actividades Electrónico 2 3 X X un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior

Actas comité de seguimiento

Papel

Indicadores de gestión Electrónico

Plan y programa de trabajo

Electrónicode la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados

PROGRAMAS

Cronograma de actividades

Electrónico

420 042 24 PROGRAMAS INICIATIVASCLUSTER Informes de actividades Electrónico

2 3 X X

Actas comité de seguimiento

Papelen el manual de calidad de la CCC.

Indicadores de gestión Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional

Viviana Cardenas Hernández, Profesional de CompetitividadActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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O íC Ü M t í l C I O HE CÜCUW

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 430 IN TERN A CIO N A LIZA RO N

CÓDIGO SERIE Subserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Plan y programa de trabajo

ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información430 042 25 PROGRAMAS

PROGRAMASINTERNACIONALIZACIÓN DE EMPRESAS

Cronograma de actividades

Electrónico

2 3 X X

Informes de actividades

Electrónico

será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Indicadores de

gestiónElectrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional

Jaice Rossi Carolina Cabeza Contreras, Coordinador Regional del Centro de Información de Comercio Exterior

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 1

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CAMARA <iF[] M t H Lj I [J

PE CÜCUTAMANUAL DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A L

A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

VERSIÓN 4Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUM ENTAL

AREAPRODUCTORA: 440 COM ISION REGIONAL DE COM PETITIVIDAD

CODIGO

Dep. Serie Subserie

SERIEDOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

Plan y programa de trabajo

Electrónico

Cronograma de actividades

Electrónico

Informes de actividades

Electrónico

Actas comité Papel

Actas de gestión y seguimiento al plan regional decompetitividad de N.S.

Papel

Indicadores de gestión Electrónico

TIEMPO DE RETENCION

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal Digitalización

PROCEDIMIENTO

440 042 14 PROGRAMAS

PROGRAMAS DE LA COMISIÓN REGIONAL DE COMPETITIVIDAD

X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Eliminación Selección

X2 3

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional

Viviana Cardenas Hernández, Profesional de CompetitividadActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

lSISTENTE JU N IO R DE GESTIÓN D OCUM ENTA GERENTE DE COM PETITIVID AD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 1

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CAMARí fucomercioCE CUCUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION

CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Catálogo de fuentes Electrónico

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.500 015

ESTUDIOSECONÓMICOS

Catálogo de estudios económicos

Electrónico

1 4 X X

Evaluación de impacto de estudios generados

Electrónico

Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Estudios económicos Electrónico

500 019 15 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 1

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION

CÓDIGOSERIE

DOCUMENTAL (S)Subserie documental

(Sd)T ipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

500 019 24 IN FO RM ESINFORMES DE GESTIÓN DE VEEDURÍAS

Informes de gestión Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

500 019 34 IN FO RM ESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe de Representación Institucional

Electrónico 1 4 X X

500 019 43 IN FO RM ES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites Electrónico 1 4 X X

Página 2

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION

CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Planeación y seguimiento información estadística generada

Electrónico

Lista de chequeo revisión información estadística

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán

Movimiento mensual de registros públicos

Electrónicoeliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el

Inscripción certificados Electrónicocual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida

INFORMES

Movimiento de capital invertido

Electrónicopor el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de

500 019 48 IN FO RM ESESTADÍSTICO DE INDICADORES ECONÓMICOS DE

Movimiento de personas naturales

Electrónico 1 4 X Xdigitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información

LA REGIÓNMovimiento de sociedades principales

Electrónico

será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y

Movimiento de sucursales y agencias

Electrónico

Comparativo movimiento mensual de registros públicos

Electrónico

digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Comparativo mensual de inscripción de certificados

Electrónico

Inversión neta empresarial de Cúcuta

Electrónico

Página 3

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION

CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Comparativo movimiento acumulado de registros públicos

Electrónico

Comparativo acumulado inscripción de certificados

Electrónico

Movimiento de sociedades constituidas

Electrónico

Movimiento de sociedades reformadas

Electrónico

Movimiento de sociedades disueltas

Electrónico

Plan Anual de Trabajo Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

500 033 06 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan de Actividades Electrónico

2 3 X X

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

Página 4

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CAMARí fucomercioCE CUCUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION

1 1

CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

500 033 15 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan de Innovación Gerencial

Electrónico 2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central

500 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS

Reporte de Logros y Retos Electrónico

2 8 X XAnexos al Informe Electrónico

mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida

500 055RIESGOS

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico2 8 X X

por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con

CORPORATIVOSGestión del riesgo Electrónico

Solicitud de información comercial

Electrónico

SOLICITUDES

Registro y control de solicitudes de información comercial

Electrónico

los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

500 058DEINFORMACIÓNCOMERCIAL

Formato para pago de información comercial

Electrónico 2 0 X X

Entrega de información comercial

Electrónico

Control de consultas Electrónico

Habeas data Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez

Gonzalo Arenas Hernández, Gerente encargado de Observatorio e Infomediación Acta 035 del 19 de marzo de 2015

Cesar Eduardo Muñoz Rincon, Asistente Junior del Observatorio Resolución 013 del 20 de marzo de 2015Económico

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE OBSERVATORIO E INFOMEDACION COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 5

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tataum denjMFHClLIdi cücur*

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S

CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

600 019 16 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.

600 019 35 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico 1 4 X X

600 019 44 INFORMES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites

Electrónico 1 4 X X

600 033 07 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan Anual de Trabajo

Electrónico

2 3 X X

Plan de Actividades Electrónico

Informe Plan Anual de Trabajo

Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

Página 1

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S

CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

600 033 16 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan de Innovación Gerencial

Electrónico 2 3 X X

Perfil del proyecto Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de

Registro y control de proyectos

Electrónico

Acta de aceptación de asesoría

Papelreciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de600 044 01 PROYECTOS

ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS

Registro y control de convocatorias

Electrónico2 8 X X

Registro y control de fuentes

Electrónicola información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los

Solicitud de Inscripción

Papel

Convenio de pago de Inscripción

Papeltiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos

PropuestaPapel-Electrónico

600 044 02 PROYECTOSGESTIÓN DE PRYECTOS

Póliza Papel 2 8 X Xy/o culturales).Los procedimientos de eliminación y

CertificadosPapel-Electrónico

digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

600 051REPORTES DE MÉTRICAS

Reporte de Logros y Retos

Electrónico

2 8 X XCORPORATIVAS

Anexos al Informe Electrónico

Página 2

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L

ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S

CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

600 055RIESGOSCORPORATIVOS

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Gestión del riesgo Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Carolina Hernández GuerreroActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 3

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 0 1 1 4 ACTASA C T A S D E E N T R E G A D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S

A cta d e en treg a d e d o cu m e n to s d e re g istro p ú b lico s

P a p el 3 7 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de

A cta s P a p elcarácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.

N o m b ra m ie n to s P a p elLas im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de

7 0 0 0 0 3A C U E R D O S D E R EE STR U C TU R A C IO N

B a la n ce s P a p el 2 8 X Xla CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en

R e so lu c io n e s P a p elservidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.A cu erd o s P a p el

C O N T R O L E S D E

C o n tro l d e d e v o lu c ió n de d o cu m e n to s d e la s cá m a ra s d e co m erc io

P a p elLos docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del

7 0 0 0 1 2 0 7C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

D E V O L U C IÓ N D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S

C o n tro l d e lla m a d a s d e v o lu c ió n d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s

P a p el 2 0 X X

O b se rv a c ió n d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s

P a p el

C o n tro l d e p ro d u cto no co n fo rm e d e re g istro s p ú b lico s

P a p el

7 0 0 0 1 2 0 8C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E D IG IT A C IÓ N D E C E R T IF IC A D O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S

C o n tro l in tern o d e ce rtifica d o s re im p re s o s d e re g istro s p ú b lico s

P a p el2 0 X X

archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

C o n tro l in tern a d e co rreg ís P a p e l

C o n tro l in tern o d e en treg a ce rtifica d o s esp e cia le s

P a p el

Página 1

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G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 1 2 0 9C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E D O C U M E N T O S A N T E S D E E S C A N E A R D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S

C o n tro l d e d o cu m e n to s a n te s d e esc a n e a r d e re g istro s p ú b lico s

P a p el 2 0 X X

L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .

7 0 0 0 1 2 1 0C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S

C o n tro l d e d o cu m e n to s d e en treg a d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s

P a p el 2 0 X X

C o n tro l d e d o cu m e n to s e n v ia d o s a o tra s cá m a ra s de co m erc io

P a p el

L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

C o n tro l d e d e v o lu c ió n de d o cu m e n to s d e la s cá m a ra s d e co m erc io

P a p el

7 0 0 0 1 2 11C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O Ú N IC O E M P R E S A R IA L Y

S O C IA L (R U E S)

C o n tro l d e d o cu m e n to s re c ib id o s d e o tra s cá m a ra s de co m erc io

P a p el2 0 X X

C o n tro l d e d o cu m e n to s re c ib id o s d e o tra s cá m a ra s de co m erc io p o r ca m b io d e d o m icilio

P a p el

C o n tro l d e d o cu m e n to s e n v ia d o s a o tra s cá m a ra s de co m erc io p o r ca m b io d e d o m icilio

P a p el

Página 2

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 1 2 1 2C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E IN F O R M A C IÓ N D E

U S U A R IO S D E F O R M A L IZ A C IÓ N

C o n tro l d e en treg a de in fo rm a c ió n a u s u a r io s d e fo rm a liz a c ió n

P a p el 2 0 X X

L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o de re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a de la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite de la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so de d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o fin a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s de re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s en e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

7 0 0 0 1 2 1 3C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E L IB R O S D E C O N T A B IL ID A D M E R C A N T IL Y E S A L

C o n tro l d e en treg a d e lib ro s d e co n ta b ilid a d m e rca n til y esa l

P a p e l 2 0 X X

7 0 0 0 1 2 1 5C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S

C O N T R O L E S D E F A L L A S E N L A P R E S T A C IÓ N D E L S E R V IC IO D E F O R M A L IZ A C IÓ N

C o n tro l d e fa lla s e n la p re s ta c ió n d e l serv ic io

P a p el 2 0 X X

7 0 0 0 1 9 01 INFORMES

IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - A L C A L D ÍA

In fo rm e E le ctró n ico 1 4 X X

7 0 0 0 1 9 0 3 INFORMES

IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - D IA N

In fo rm e E le ctró n ico 1 4 X X

Página 3

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 1 9 0 7 INFORMES

IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - S IC

In fo rm e es ta d ís tico d e lo s re g istro s m e rca n tile s y p ro p o n e n te s R u e

E le ctró n ico

1 4 X X

L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l s e r á n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e arch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in ag iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la c o n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e r á n d e ta lla d o s e n el m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

In fo rm e s es ta d ís tico s d e lo s re g istro s p ú b lico s

E le ctró n ico

7 0 0 0 1 9 1 7 INFORMES

IN FORM ES DE COM UN ICA CIO N ES DE REN D IC IÓ N DE CUENTAS

M a triz d e in fo rm a c ió n y co m u n ica c ió n

E le ctró n ico 1 4 X X

7 0 0 0 1 9 3 6 INFORMESIN F O R M E S D ER E P R E S E N T A C IÓ NIN S T IT U C IO N A L

In fo rm e d e R e p re se n ta c ió n In s titu c io n a l

E le ctró n ico 1 4 X X

7 0 0 0 1 9 4 5 INFORMES

IN F O R M E S D E T R Á M IT E S Y S E R V IC IO S P R E S T A D O S A L O S

U S U A R IO S

F ich a té cn ica d e trá m ites E le ctró n ico 1 4 X X

Página 4

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Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

E n cu esta s P ap el

Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

7 0 0 0 1 9 51 INFORMESIN F O R M E S S O B R E L A C O S T U M B R E M E R C A N T IL

O fic io s P a p el 1 4 X X

In fo rm e d e a n á lis is P ap el

7 0 0 0 2 3 01

LIBROS DE REGISTRO DE PROPONENTES

I.D E L O S P R O P O N E N T E S

I. D e lo s p ro p o n e n te s E le ctró n ico 1 9 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Página 5

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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 2 4 01

LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

I. P E R S O N A S JU R ÍD IC A S S IN A N IM O D E L U C R O

I. P e rso n a ju r íd ic a s s in án im o de lu cro

E le ctró n ico 1 9 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen como docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

7 0 0 0 2 4 0 2

LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

II. E N T ID A D E S S IN A N IM O D E L U C R O

II. L ib ro s E n tid a d e s S in Á n im o d e L u cro

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 4 0 3

LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

III. R E G IS T R O D E L AE C O N O M ÍAS O L ID A R IA

III. R e g is tro d e la eco n o m ía so lid a ria

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 4 0 4

LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

IV . V E E D U R ÍA S C IU D A D A N A S

IV . D e la s v e e d u ría s c iu d a d a n a s E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 4 0 5

LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

V . E N T ID A D E S E X T R A N JE R A S D E D E R E C H O P R IV A D O Y S IN A N IM O D E L U C R O

V . D el re g istro d e en tid a d e s e x tra n je ra s d e d e re ch o y p r iv a d o y s in án im o d e lu cro

E le ctró n ico 1 9 X X

Página 6

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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 2 5 01LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

I. C A P IT U L A C IO N E S M A T R IM O N IA L E S Y L IQ U ID A C IO N E S S O C IE D A D E S

I. C a p itu la c io n e s m a trim o n ia le s y l iq u id a c io n e s so c ie d a d e s

E le ctró n ico 1 9 X X

D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rán co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n cread o s; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r

p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se co n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y n o se co n stitu y en co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te será n a lm a ce n a d a s en se rv id o re s d e la C C C de fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a ció n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s será n d e ta lla d o s en el m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

7 0 0 0 2 5 0 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

II. IN C A P A C ID A D E S E IN H A B IL ID A D E S

II. In c a p a c id a d e s e in h a b ilid a d e s

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 3LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

III. C O N C O R D A T O YL IQ U ID A C IÓ NO B L IG A T O R IA

III. C o n co rd a to y liq u id a c ió n o b lig a to r ia

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 4LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

IV. AU TORIZACION ES A M EN ORES D E EDAD Y REN OVACION ES

IV . A u to r iz a c io n e s a m e n o re s de e d a d y re n o v a c io n e s

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 5LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

V. AD M IN ISTRACIÓN BIEN ES DEL COM ERCIAN TES

V . A d m in is tra c ió n b ie n e s d e l co m erc ia n tes

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 6LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

VI.E S T A B L E C IM IE N T O S D E C O M E R C IO

V I. E s ta b le c im ie n to s d e co m erc io

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 7LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

V II. L IB R O S V II. L ib ro s E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 0 8LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

V III. M E D ID A S C A U T E L A R E S Y

D E M A N D A S C IV IL E S

V III. M e d id a s ca u te la re s y d e m a n d a s c iv iles

E le ctró n ico 1 9 X X

Página 7

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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 2 5 0 9LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

IX . S O C IE D A D E S C O M E R C IA L E S E IN S T IT U C IO N E S F IN A N C IE R A S

IX . S o c ie d a d e s co m e rc ia le s e in s titu c io n e s fin a n c ie ra s

E le ctró n ico 1 9 X X

D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rá n co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n cread o s; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e

d ig ita liz a c ió n no ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se c o n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y no se co n stitu y e n co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te se rá n a lm a ce n a d a s e n se rv id o re s d e la C C C de fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

7 0 0 0 2 5 1 0

LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X . R E S E R V A D E D O M IN IO

X . R e se rv a d e d o m in io E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 11LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X I. P R E N D A S IN T E N D E N C IA

X I. P ren d a s in te n d en cia E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X II. A G E N C IA C O M E R C IA L

X II . A g e n c ia co m e rc ia l E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 3LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X III. S O C IE D A D E S C IV IL E S

X III. S o c ie d a d e s c iv iles E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 4LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X IV . E M P R E S A S A S O C IA T IV A S D E T R A B A JO

X IV . E m p re sa s aso c ia tiv a s de trab a jo

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 5LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X V . M A T R IC U L A D O S X V . M a tricu la d o s E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 6

LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X V I. S O C IE D A D E S C O M E R C IA L E S D E H E C H O

X V I. S o c ie d a d e s co m e rc ia le s d e h ech o

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 1 7

LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X V II. F O N D O S D E JU B IL A C IÓ N E IN V A L ID E Z

X V II. F o n d o s d e ju b ila c ió n e in v a lid e z

E le ctró n ico 1 9 X X

Página 8

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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 2 5 1 8LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

XVIII. ACUERDOS DE REESTRU CTU RACIÓN

X V III. A c u erd o s de re e s tru c tu ra c ió n

E le ctró n ico 1 9 X X

D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rá n co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n c rea d o s ; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .

L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se c o n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y n o se co n stitu y e n co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te se rá n a lm a ce n a d a s e n se rv id o re s d e la C C C de

fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

7 0 0 0 2 5 1 9

LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X IX . D E L A SP R O V ID E N C IA SJU R IS D IC C IO N A L E S

X IX . D e la s p ro v id e n c ia s ju r is d icc io n a le s

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 2 0LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X X . D E L O S C O N T R A T O S D E F ID U C IA M E R C A N T IL

X X . D e lo s co n tra to s d e fid u cia m e rca n til

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 21LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X X I. D E L A R E P R E S E N T A C IÓ N L E G A L D E L A S S U C U R S A L E S D E B A N C O R E P Ú B L IC A

X X I. D e la re p re s e n ta c ió n le g a l d e la s s u cu rsa le s d e b an co re p ú b lica

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 5 2 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL

X X II. D E L R E G IS T R O P E R S O N A S N A T U R A L E S Y

JU R ÍD IC A S Q U E E JE R Z A N L A S A C T IV ID A D E S D E V E N D E D O R E S D E JU E G O S D E S U E R T E Y A Z A R

X X II. D e l re g istro p e rso n a s n a tu ra le s y ju r íd ic a s q u e e je rz a n la s a c tiv id a d e s d e v e n d e d o re s

d e ju e g o s d e su e rte y azar

E le ctró n ico 1 9 X X

7 0 0 0 2 6

LIBROS DE REGISTRO NACIONAL DE TURISMO R.N.T.

I. R E G IS T R O N A C IO N A L D E T U R IS M O R .N .T

I.R eg is tro N a c io n a l d e T u rism o R .N .T

E le ctró n ico 1 9 X X

Página 9

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

P la n A n u a l d e T rab a jo E le ctró n icoLos docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del

7 0 0 0 3 3 0 8 PLANES P L A N E S A N U A L E S P la n d e A c tiv id a d es E le ctró n ico2 3 X X

archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la

D E T R A B A JOIn fo rm e P la n A n u a l d e T rab a jo E le ctró n ico

In fo rm e G ere n cia l E le ctró n ico inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

7 0 0 0 3 3 1 7 PLANESP L A N E S D EIN N O V A C IÓ NIN S T IT U C IO N A L

P la n d e In n o v a c ió n G ere n cia l E le ctró n ico 2 3 X X

A cta s P a p el De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo

E scr itu ra P ú b lica P a p eldeterm inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos,

A u to s d e S u p e rso c ie d a d e s P a p elinvestigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en

P ro v id e n cia Ju d ic ia l y / o A d m in is tra tiv o

P a p el

7 0 0 0 4 0PROCESOS DE D o c u m e n to P riv ad o P a p el

TRÁMITE 1 0 X XSERVICIOS DEL RUEP o d e re s P a p el

F o rm u la rio s P a p el

C e rtifica c ió n R e v iso r F isca l P a p e lservidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.S o lic itu d d e R e g is tro D e L ib ro s P a p el

Página 10

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Fotocopia del Nit O Prerut Papel

Documento de Situación de Control o Grupo Empresarial Papel

Acuerdo de Reestructuración Papel

Contratos de Compraventa Papel

Contratos Papel

Contratos de Prenda Papel

Cronograma de actividades brigadas de formalización Electrónico Los docum entos en soporte papel serán eliminados

una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

PROGRAMAS DE

Control entrega material y equipos oficina brigadistas Papel

700 042 04 PROGRAMAS BRIGADAS DE FORMALIZACIÓN

Control de visita y entrega material empresarios Papel

2 3 X X

Control de entrega de documentos y formularios Papel

Página 11

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 4 2 0 5 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N D E R E G IS T R O S

C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X

7 0 0 0 4 2 0 7 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N E S A L

C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X

7 0 0 0 4 2 0 8 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N P R O P O N E N T E S

C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X

Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del

7 0 0 0 4 2 1 8 PROGRAMASP R O G R A M A S D E P R O M O C IÓ N D E L R E G IS T R O

C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X

P la n illa d e ra d ica c ió n E le ctró n ico

M e m o r ia l d e l re cu rso E le ctró n icoarchivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.RECURSOS DE

C e rtifica d o d e ex is te n cia y re p re s e n ta c ió n le g a l d e la p e rso n a ju r íd ic a o en tid a d de q u e se tra te

E le ctró n ico

7 0 0 0 4 6 REPOSICIÓN Y APELACIÓN P o d e r o to rg a d o e n d e b id a fo rm a

s i se a c tú a m e d ia n te a p o d erad oP ap el

1 4 X X

R e la c ió n d e la s p ru e b a s qu e p re te n d a h a ce r v a le r

P ap el

Sentencia-fallo P ap el

Página 12

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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

Escritura de constitución Papel

Actas de constitución Papel

Actas de reformas Papel

Actas de nombramiento Papel

Documento privado Papel De acuerdo a la valoración realizada a los

700 048

REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Providencias judiciales y administrativas Papel TRÁMITE 10 X X

documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.

(ESAL) Renuncias a cargos Papel (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total

Cambios de dirección Papel y completa en el soporte en que fueron creados;

Solicitud de registro de libros Papelsin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Certificaciones Papel

Contratos de prenda Papel

Formularios Papel

Reportes entidades estatal Papel

Cancelación por cesación de efectos Papel

700 049 REGISTROS DE PROPONENTES Impugnaciones Papel TRÁMITE 10 X X

Resoluciones de la ccc Papel

Balances Papel

Providencias judiciales Papel

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

C Ó D IG OSERIE D O C U M EN TA L (S) Subserie documental (Sd)

Dep. Serie Subserie

7 0 0 0 5 0REGISTROSMERCANTIL

Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

Actas Papel

Escritura pública Papel

Autos de supersociedades Papel

Providencia judicial y/o administrativo Papel

Documento privado Papel

Poderes Papel

Formularios Papel

Certificación revisor fiscal Papel

Solicitud de registro de libros Papel

Fotocopia Nit Papel

Documento de situación de controlo grupo empresarial

Papel

Acuerdo de reestructuración Papel

Contrato de compraventa Papel

Contratos Papel

Contratos de prenda Papel

T IE M P O DE RETEN C IÓ N

Archivo Archivo ConservaciónGestión Central Total

TRÁM ITE 1 0 X

D IS P O S IC IÓ N FIN ALPR O C E D IM IEN T O S

Eliminación Digitalización Selección

X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 14

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 5 1

REPORTES DE MÉTRICAS

R e p o rte d e L o g ro s y R e to s E le ctró n ico

2 8 X X

Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.

CORPORATIVAS

A n e x o s a l In fo rm e E le ctró n ico

La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez

7 0 0 0 5 2REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES DEL

S o lic itu d d e In fo rm a ció n P a p el

2 3 X X

cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

ESTADO

O ficio d e R e sp u e sta P a p el

S o lic itu d d e re v o ca to ria P a p el

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar

7 0 0 0 5 4REVOCATORIAS

R e so lu c ió n ccc P a p el

2 8 X XDIRECTAS

N o tifica c ió n P a p el

dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en

E d icto s P a p el

servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

SOPORTEDOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

7 0 0 0 5 5RIESGOS

P la n e a c ió n p a ra la g e s tió n d e l r ie sg o

E le ctró n ico

2 8 X X L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá nCORPORATIVOS

G e s tió n d e l r ie sg o E le ctró n ico

e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la

A n á lis is Q rsf P a p e l

O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico

D erech o d e p e tic ió n P a p elin fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o fin a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r

O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico

F e lic ita c io n e s P a p el

SOLICITUDES DE O ficio d e re sp u e sta E le ctró n ico

7 0 0 0 5 9INFORMACIÓN DEREGISTROMERCANTIL

Q u ejasP ap el-E le ctró n ico

2 0 X Xcu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico

S o lic itu d d e in fo rm a c ió n g en e ra l

P a p e lL o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s en e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .

O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico

S u g e re n c ia s P a p el

O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico

E L A B O R Ó : R E V IS Ó A P R O B Ó

N a n cy T a le ro R a m írez E d ilm a C o rre d o r H ern á n d ezA cta 0 35 d e l 19 d e m a rz o d e 2015

R e so lu c ió n 0 13 d e l 20 d e m a rz o d e 2015

A S IS T E N T E JU N IO R D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L G E R E N T E D E F O R M A L IZ A C IO N C O M IT É D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L

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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

800 012 04CONTTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE CALIDAD Y NO CONFORMIDADES EN EL SERVICIO

Plan de calidad y políticas de operaciones

Electrónico

2 0 X XLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Control de calidad de procesos y servicios

Electrónico

800 019 18 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

800 019 37 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL

Informe deRepresentaciónInstitucional

Electrónico 1 4 X X

Página 1

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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

800 019 46 INFORMES

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de trámites

Electrónico 1 4 X XLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la

Plan Anual de Trabajo Electrónico

CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

800 033 09 PLANESPLANES ANUALES

Plan de Actividades Electrónico

2 3 X X

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

DE TRABAJOInforme Plan Anual de Trabajo

Electrónico

Informe Gerencial Electrónico

800 033 18 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL

Plan de Innovación Gerencial

Electrónico 2 3 X X

Página 2

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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) T ipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

800 051R EPO RTES DE M ÉTRIC A S

Reporte de Logros y Retos

Electrónico

2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar

C O RPO RA TIV A S

Anexos al Informe Electrónico

800 055R IESG O S

Planeación para la gestión del riesgo

Electrónico

2 8 X X

dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,

C O R PO R A TIV O S

Gestión del riesgo Electrónico

investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Gonzalo Arenas HernándezActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 3

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C4MA&ADF COMERCIO DE CÜCUTÍ

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Á R E AP R O D U C T O R A : 810 AFILIADOS

1 1CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) documental (Sd) Tipo documental DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

PROCEDIMIENTOS

Creación de Comités Papel

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos

810 001 01 ACTASACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIONES

Acta de Comité Papel

3 7 X X

deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar

AnexosPapel-Electrónico

dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Comunicados Electrónico

810 012 21C O N T R O L E S D EA C T I V I D A D E SA D M I N I S T R A T I V A S

REGISTROS DE GESTIÓN CON ENTIDADES Y AFILIADOS

Gestión con Entidades y afiliados

Electrónico 2 0 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Plan de Trabajo Electrónico

PROGRAMAS DE

Informe de Actividades

Electrónico

810 042 15 PROGRAMAS LA UNIDAD DE AFILIADOS Comunicados Electrónico 2 3 X X

Reportes Electrónico Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de

Indicadores de Gestión

Electrónico calidad de la CCC.

Página 1

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C4MA&ADF COMERCIO DE CÜCUTÍ

MANUAL DE PROCESOS DE APOYO

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Á R E AP R O D U C T O R A : 810 AFILIADOS

1 1CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Dep. Serie Subserie(S) documental (Sd) Tipo documental DOCUMENTAL Archivo

GestiónArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

PROCEDIMIENTOS

Sistema Sirep Electrónico

Solicitud de Afiliación

Papel

Comunicado Papel Los documentos en soporte papel serán eliminados

Certificado de la Procuraduría

Papeluna vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de

Certificado de la Contraloria

Papella CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,

810 047REGISTROS DE

Certificado de la Policía Nacional

Papel

TRÁM ITE 5 X XAFILIADOS Certificado Thomson Reuters

Papel

Libro de Registro de Afiliados

Papel

Solicitud de desafiliación

Papelinvestigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de

Comunicado Papel calidad de la CCC.

Protección de Datos Personal

Papel

Comunicadoinformativo

Papel

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales Olga Lucia Ojeda Navas, Profesional de Servicios Empresariales

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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(WWANJÍ DC COMERCIO DE CÜCU7A

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORM ACION EM PRESARIAL

Dep.

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización

PROCEDIMIENTOS

820 019 22 INFORMES

820 019 23 INFORMES

820 019 25 INFORMES

Planeación de eventos Electrónico

INFORMES DE GESTIÓN DE EVENTOS

Lista de asistentes Papel X

Encuesta de satisfacción a asistentes

Papel

Política de mantenimiento de clientes

Papel

Planeación y control de la gestión comercial

Electrónico

Telemercadeo ElectrónicoINFORMES DE GESTIÓN DE MERCADEO DE SERVICIOS EMPRESARIALES

Cronograma de visitas comerciales

Electrónico

Registro de asistencia PapelX

Referidos Papel

Base de datos clientes Electrónico

Informe de actividades Papel

Registro de usuarios Electrónico

INFORMES DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN A CONVENIOS CON ENTIDADES EDUCATIVAS

Registro y control de propuestas de convenios

Electrónico

X

Seguimiento y evaluación delconvenio

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Selección

1 4 X

1 4 X

1 4 X

Página 1

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(WWANJÍ DC COMERCIO DE CÜCUPA

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORM ACION EM PRESARIAL

CÓDIGOSubserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie

(Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

Programa ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del

Presupuesto Electrónicoarchivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

Planeación y seguimiento de la programación

Electrónico

PROGRAMAS DEL CENTRO DE

Formulario de inscripción PapelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de

820 042 21 PROGRAMASLista de inscritos Electrónico

2 3 X Xcarácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez

FORMACIÓNEMPRESARIAL Control de asistencia Papel

Evaluación de la satisfacción de los asistentes

Papel

cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Listado maestro de conferencistas / docentes / entidades educativas

Papel

Relación mensual de eventos y asistencia

ElectrónicoLos procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales Silvia Margarita Alvarez Alvarez, Profesional de Servicios Empresariales

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 2

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

Dep. Serie Subserie

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

ArchivoGestión

ArchivoCentral

DISPOSICIÓN FINAL

ConservaciónTotal

DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS

830 001 08 A C T A S

C reación de Com ités Papel

ACTA S D E CO M ITE DE M ÉTO D O S A LTERN A TIVO S DE SO LU C IÓ N DE CO N FLICTO S

A cta de Com ité Papel

AnexosPapel-Electrónico

Com unicados Electrónico

D e acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

830 019 04 IN F O R M E S

830 019 26 IN F O R M E S

IN FO RM ES A EN TID A D ES DE CO N TRO L Y V IG ILA N C IA - M IN ISTERIO DE JU STICIA

Indice de Actas de Conciliadores

Electrónico

Indice de Constancia de los conciliadores no realizadas

Electrónico

Plan de Trabajo Electrónico

IN FO RM ES DE JO RN A D A S G RA TU ITA S DE C O N CILIA CIÓ N Y M ED IC IÓ N ESCO LAR

Inform e de Actividades Electrónico

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Indicadores de G estión Electrónico

CÓDIGO

Eliminación Selección

X X3 7

1 4 X X

1 4 X X

Página 1

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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L

Subserie docum ental (Sd) Tipo docum entalSOPORTE

T IE M P O DERETEN C IÓ N

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

830 027L IB R O S D E R E G IS T R O S D E A C T A S

Registro de Actas Papel 2 8 X X

De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC

830 028L IB R O S D E R E G IS T R O D E C O N ST A N C IA S

Registro de Constancias Papel 2 8 X X

y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Solicitud de Anexos Papel Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo

Recibo de Pago Papela los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán

principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.

Autos Adm isorios Papel

N otificaciones Papel

Com unicaciones Papel

Constancias Papel Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho

830 037P R O C E S O S D E A R B IT R A JE

Edicto Rem plazatorio Papel TRÁMITE 5 X X

D esignación Curador- Ad-Litem , S i es N ecesario

Papel

Repuesta dem andado Papel

Recursos Papeltrámite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.

Estudio Jurídico Papel Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.Constancia de Alegatos

, S i los H ubierePapel

Página 2

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(Am m a wcaMEficmHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

Dep.

830

CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL

Serie Subserie (S)Subserie docum ental

P R O C E S O S D E C O N C IL IA C IÓ N

(Sd) Tipo docum entalSOPORTE

DOCUMENTAL

Poder Papel

Autoreconocim iento de Personería Jurídica Apoderado

Papel

Actas Papel

Auto Adm isorio de Suspensión, Si lo H ubiere

Papel

Auto Instalación Tribunal

Papel

Inform es Papel

Fallos Papel

Recibo de pago Papel

Solicitud escrita o verbal

Papel

Anexos Solicitud Papel

N om bram ientoConciliador

Papel

Citaciones Papel

Acta de la Audiencia Papel

Com unicaciones Papel

Inform e del conciliador Papel

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

TRÁMITE 5 X X

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Página 3

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(Am m a w comeucidHE CUCUlí.

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN

C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L

Subserie docum ental (Sd) Tipo docum entalSOPORTE

T IE M P O DERETEN C IÓ N

D IS P O S IC IÓ N FIN AL

Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal

Eliminación Digitalización Selección

PRO G RAM AS DE C A PA CITA CIÓ N DEL CEN TRO DE A RBITRAJE Y

Plan de Trabajo Electrónico

830 042 06 P R O G R A M A S Inform e de Actividades Electrónico 2 3 X X

CON CILIA CIÓ NIndicadores de G estión Electrónico

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central

Perfil General Papelm ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de

Consolidado de arbitrajes

Papelelim inación expedida por el com ité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación

Elección de árbitros Papelrealizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la

Consolidado de conciliaciones

Papel

830 056

SE L E C C IÓ N D E A R B IT R O S

N om bram iento de conciliadores

Papel

2 3 X X

fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o

C O N C IL IA D O R E S Y SE C R E T A R IO S

Form ulario de inscripción

Papelculturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de

Resum en hoja de vida Papeldocum entos serán detallados en el m anual de calidad de laCCC.

Registro de inducción Papel

Evaluación del desem peño

Papel

Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios

Papel

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales

Ingrid Magred Martínez Rincón, Director Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Página 4

Page 134: Tablas Retención Documental - CAMARA DE COMERCIO DE … · Tablas Retención Documental CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL …

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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4

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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL

Á R E A P R O D U C T O R A : 840 LOGISTICA

CÓDIGO

Dep. Serie

840 042

Subserie

SERIE DOCUMENTAL(S)

Subserie documental (Sd)

17 PROGRAMAS

PROGRAMAS DE PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y AUDITORIOS

Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL

Solicitud de auditorios y equipos

Papel-Electrónico

Programación de equipos y auditorios

Electrónico

Solicitud y estudio para disposición de auditorios y equipos

Electrónico

Entrega de auditorios y equipos usuarios internos

Papel

Entrega de auditorios y equipos usuarios externos

Papel

Control de equipos audiovisual

Papel

AgradecimientosPapel-Electrónico

CancelacionesPapel-Electrónico

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

ArchivoGestión

ArchivoCentral

ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección

2 3 X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales

Nohora Jesusa Pérez Villamizar, Asistente Junior de Presidencia EjecutivaActa 035 del 19 de marzo de 2015

Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL