TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL … y tipos documentales tradiciÓn documental nivel de...
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1 de 41 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PRESIDENCIA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS: 05 CÓDIGO S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL DE INVERSIONES S.A. OFICINA PRODUCTORA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 1071 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Nivel de Seguridad TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL Nota: La información que genera el área es de trámite, por lo tanto no se consignan series documentales y la documentación producida se refleja en la Gerencia de Planeación. ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: . Fabio Mauricio Gómez Cruz Carlos Enrique Reyes Representante Técnico Vicepresidente Comité de Archivo Iron Mountain Iron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________ . CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: PRESIDENCIA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS: 05
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 1071
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nota: La información que genera el área es de trámite, por
lo tanto no se consignan series documentales y la
documentación producida se refleja en la Gerencia de
Planeación.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Carlos Enrique Reyes Representante
Técnico Vicepresidente Comité de ArchivoIron Mountain Iron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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0100 ACTAS
0169 ACTAS GOBIERNO EN LINEA X X 2 9 X X
Acta
Anexos
0300 AUTORIZACIONES X X X 2 0 X
CN093A - Solicitud de Creación de Usuarios Autorización
de Servicios al Área Operaciones Tenologicas
CN093A - Control de salida de bienes
CN093A - Acta de Entrega y Reintegro Equipo de Computo
CN093A - Planilla de control ingreso al centro de computo
1400 COPIAS DE SEGURIDAD - BACKUPS X X X 2 0 X
Solicitud de backups
Cintas de backups
Formato de envío a custodia
Comunicación al usuario
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE PROCESOS Y TECNOLOGÍA- 7110
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte papel y electrónico por perder valor para las
actividades del área y los procesos administrativos de
la compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación.
Culminado el tiempo de retención seleccionar las
cintas de backup para su conservación permanente y
eliminar la información restante de la serie
documental.
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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.
4800 LICENCIAS DE SOFTWARE X X X 1 9 X
Solicitud de Inscripción Soporte Lógico de Software
Certificado de Registro de Soporte Lógico
CN093A - Minuta de Cesión de Derechos Patrimoniales
Licencia
Comunicaciones
3100 MANTENIMIENTO
3101MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO DE EQUIPOS
XX
1 4 X
CN093A - Plan de Mantenimiento Preventivo
Solicitud
Cronograma
Informe
3102 MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO DE
APLICATIVOS
X X1 4 X
CN093A - Solicitud de Mejoras, Modificaciones y
Desarrollos de Software
CN093A - Solicitud de Modificación o Adición de
Información en Bases de Datos
CN093A - Formato de solicitud de cambios
CN093A - Formato Reporte de Fallas en Aplicativos
Institucionales
Cronograma
Respuestas
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte electrónico por perder valor para las
actividades del área y los procesos administrativos de
la compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación.
Finalizado el tiempo de retención la serie se
conserva totalmente, puesto que adquiere valores
secundarios como prueba del adecuado uso del
software al interior de CISA S.A.
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte electrónico por perder valor para las
actividades del área y los procesos administrativos de
la compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación.
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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.
0400 CIRCULARES NORMATIVAS X X X 1 4 X X
Circulares
CN016A - Solicitud de elaboración, modificación o
eliminación de documentos del SIG
Análisis de Impacto
CN016A - Formato Memorando de Publicación
2500 INFORMES
2516INFORMES DE AUDITORIAS AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN - SIGX X 1 4 X X
CN017A - Programa de Auditoría SIG
Consolidado de Informe de Auditoria SIG
CN017A - Informe de Auditoria SIG
3200 MANUAL DE RESPONSABILIDADES POR CARGO X X 1 4 X X
Manual
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la disposición final para la serie es de Conservación
total. La serie se somete a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) con el fin de
preservar el documento para efectos de consulta.
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (Microfilmación, digitalización,
copia de seguridad, repositorio ó cualquier otro que
garantice su integridad, disponibilidad y
confidencialidad) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía además de no poseer valores legales.
Circular Normativa 017 de 2013.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la disposición final para la serie es de Conservación
total. La serie se somete a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) con el fin de
preservar el documento para efectos de consulta.
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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.
5600 PROYECTOS X X 1 3 X X
5601 PROYECTOS DE DESARROLLO
Solicitud
CN127A - Documentación Escenario
CN127A - Actas de Constitución
Aprobación Puesta en Marcha
CN093A - Formato Set de Pruebas
CN093A - Formato Set de Pruebas de Usuario
5602 PROYECTOS DE PROCESOS X X 1 3 X X
Solicitud
CN127A - Documentación Escenario
CN127A - Actas de Constitución
Aprobación Puesta en Marcha
CN093A - Formato Set de Pruebas
CN093A - Formato Set de Pruebas de Usuario
5603 PROYECTOS DE OPERACIONES TECNÓLOGICAS X X 1 3 X X
Solicitud
CN127A - Documentación Escenario
Aprobación Puesta en Marcha
CN093A - Formato Set de Pruebas de Usuario
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la disposición final para la serie es de Conservación
total. La serie se somete a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) con el fin de
preservar el documento para efectos de consulta.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la disposición final para la serie es de Conservación
total. La serie se somete a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) con el fin de
preservar el documento para efectos de consulta.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la disposición final para la serie es de Conservación
total. La serie se somete a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) con el fin de
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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.
6900 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG X X 2 0 X X
CN122A - Formato de Control de Producto o Servicio no
Conforme
CN125A - Formato Registro de Indicadores de Proceso
CN125A - Formato Hoja de Vida Indicador Proceso
CN125A - Matriz Indicadores de Procesos
Política Integral
Objetivos Integrales
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Listado Maestro de Documentos
Listado Maestro de Registros
Manual del Sistema Integrado de Gestión
MN013A - Matriz aspectos Impactos ambientales
MN013A - Matriz requisitos legales S&SO y Ambientales
MN013A - Matriz Peligros,riegos administrativos y
operativos S&SO
MN013A - Inspecciones ambientales
CN001A - Reeevaluación de Proveedores Críticos
Culminado el tiempo de retención la información es
conservada de forma permanente en las copias de
seguridad de los servidores en el aplicativo
ISOLUCION y en una copia de seguridad en la
Gerencia de Sistemas, por ser patrimonio de la
institución y por contener valores secundarios para la
investigación y la memoria institucional.
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SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención conservar de forma
permanente la información en una copia de seguridad
o en el repositorio que definido por la Gerencia.ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Duván Hernández Pedraza Repr esentante
Técnico Gerente Comité de ArchivoIron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
APROBADO POR: APROBADO POR: _______ .CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental
CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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CÓDIGO
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0100 ACTAS
0177ACTAS DE SEGUIMIENTO SERVICIO INTEGRAL AL
USUARIOX X 1 0 X
CN005A - Acta de Seguimiento Mensual Servicio Integral al
Usuario
Anexos
2150 ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN X 1 0 X
CN005A - Formato Encuesta Satisfacción de Cliente X XCN005A - Formato Encuesta Satisfacción Front
2500 INFORMES
2527 INFORME CLIENTE OCULTO
CN005A - Diccionario Cliente Oculto X X 1 0 X
Informe del proceso evaluado
Soporte de Socialización
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte papel por perder valor para las actividades
del área y los procesos administrativos de la
compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación. Circular Normativa 005 de 2013.
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte papel por perder valor para las actividades
del área y los procesos administrativos de la
compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación. Circular Normativa 005 de 2013.
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte papel por perder valor para las actividades
del área y los procesos administrativos de la
compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación. Circular Normativa 005 de 2013.
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OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE SERVICIO INTEGRAL AL USUARIO - 7111
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
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CÓDIGO
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE SERVICIO INTEGRAL AL USUARIO - 7111
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
1700PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS -
PQRSX X X 0 5 X
Oficio derecho de petición
Respuesta
CN005A - Modelo de Comunicación Clientes NO CISA
CN005A - Protocolo Para Llamadas Anticorrupción -
Formato de Denuncia
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención, se elimina el
soporte papel por perder valor para las actividades
del área y los procesos administrativos de la
compañía, además de no poseer valores legales,
técnicos, contables e históricos que ameriten su
conservación. Código Contencioso Administrativo art.
38.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Cristina Bravo Representante
Técnico Jefe de Servicio Integral al Usuario Comité de ArchivoIron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CÓDIGO
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0700 CONCEPTOS
0704 CONCEPTOS FINANCIEROS X X 1 2 X X
Comunicaciones
0702 CONCEPTOS SOBRE SEGUROS X X 1 1 X X
Solicitud
Concepto
2500 INFORMES
2514 INFORMES A ORGANISMOS ESTATALES X X X 1 1 X X
Informe
Comunicaciones
Anexos
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta.
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta.
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 7120
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 7120
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
3600 POLIZAS DE SEGUROS
3603 POLIZAS BIENES FUNCIONAMIENTO X X X 1 9 X X
Póliza de Automóviles Propios
Póliza de infidelidad y Riesgos Financieros
Póliza de Manejo Global
Póliza de Maquinaria y Equipo
Póliza de Responsabilidad Civil Directores y
Administradores
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual
Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales
Póliza de Transporte de Mercancias
Póliza de Transporte de Valores
3601 POLIZAS BIENES COMERCIALIZACIÓN CISA X X X 1 9 X X
Póliza incendio (BRP)
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico Finalizado el
tiempo de retención, se conserva de forma
permanente la información utilizando cualquier medio
técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 7120
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
3602 POLIZAS BIENES DEUDORES X X X 1 9 X X
Póliza de Maquinaria y Equipo Deudores
Póliza incendio Deudores
3605 POLIZAS JUDICIALES X X X 1 9 X X
Póliza judicial
CN057A - Formato para la expedición de pólizas Judiciales
3604 POLIZAS COLECTIVAS PARA FUNCIONARIOS X X X 1 9 X X
Póliza Colectiva
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA - 7120
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
4000 RECLAMACIONES POR SINIESTRO X X X 1 9 X X
CN057A - Carta Reporte de Siniestro Inmueble
Soportes
Liquidación Indemnización de Seguro
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad, confidencialidad y su
validez legal) y eliminar el soporte papel, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Gloria Aristizabal Representante
Técnico Gerente Comité de Archivo
APROBADO POR: APROBADO POR: _______ .CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental
CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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0100 ACTAS
0122 ACTAS DE COMITÉ DE DEPURACIÓN CONTABLE X X X 1 2 X X
CN066A - Acta de Comité de Depuración Contable
Anexos
CN066A - Inventario de Partidas de Saneamiento Contable
CN066A - Formato de Presentación de Partidas
0700 CONCEPTOS
0703 CONCEPTOS TRIBUTARIOS X X 1 2 X X
Concepto
Comunicaciones
0705 CONCEPTOS INTERNOS X X 1 2 X X
Concepto
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la serie se conserva totalmente. La serie se somete a
la utilización de un medio técnico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) que garantice su
reproducción exacta para efectos de consulta.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la serie se conserva totalmente. La serie se somete a
la utilización de un medio técnico (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) que garantice su
reproducción exacta para efectos de consulta.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
0800 CONCILIACIONES
0801 CONCILIACIONES BANCARIAS X X X 1 9 X X
Extractos bancarios
Conciliación por banco
Libro auxiliar de bancos
Notas débito y crédito
1500 CUENTAS POR COBRAR DEUDORES X X X
1502 FACTURACIÓN 1 9 X X
Facturas de ventas y soportes
Facturas de arrendamientos y soportes
Activación de facturación
Comprobantes contables
Notas crédito
Notas debito
1501 CARTERA IMPRODUCTIVA ADQUIRIDA X X X 1 9 X X
Aplicación a obligaciones por dación en pago
Informe de aplicación de pagos en efectivo
Ajustes contratos de cartera
Actas de cierre mensual
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) y
eliminar el soporte papel, según lo establecido por la
Ley 962 de 2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
1600 DECLARACIONES DE IMPUESTOS
1601DECLARACIÓN DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO -
IVAX X
X1 9
X X
Original de la declaración
Listados auxiliares contables
Conciliaciones fiscales
Soporte de pago
Certificaciones
Comunicaciones
1605 DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE X X X 1 9 X X
Original de la declaración
Listados auxiliares contables
Conciliaciones fiscales
Soporte de pago
Certificaciones
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
1603 DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO X X X 1 9 X X
Original de la declaración
Listados auxiliares contables
Conciliaciones fiscales
Soporte de pago
Certificaciones
Comunicaciones
1604 DECLARACIÓN DE RENTA X X X 1 9 X X
Original de la declaración
Listados auxiliares contables
Conciliaciones fiscales
Soporte de pago
Certificaciones
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
1603 DECLARACIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA
LA EQUIDAD CREEX X X 1 9 X X
Original de la declaración
Listados auxiliares contables
Conciliaciones fiscales
Soporte de pago
Certificaciones
Comunicaciones
1800 ESTADOS FINANCIEROS X X X 1 9 X X
CN066A - Balance General
Estado de Actividad financiera, económica, social y
ambiental
Estado de cambio en patrimonio
Estados de Flujo de Efectivo
Notas a los estados financieros
Dictámen del Revisor Fiscal
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28. Decreto 862 de 2013.
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CÓDIGO
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Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
2000 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD X X X 1 9 X X
Comprobantes de contabilidad de ingresos
Causación de Pago
Consignaciones
Notas Crédito
Movimiento Bancos
Comprobantes de contabilidad de egresos
Cuenta de cobro o factura
Notas Débito
Comunicaciones
CN097A - Requisitos Para Presentar Cuentas de Cobro
CN097A - Formato Único de Reembolso
CN097A - Solicitud Pago Anticipado
CN001A - Solicitud de Pedidos y conformidad recibido
Legalización de gastos de viaje
CN030A - Certificación Ordenador del Gasto
CN030A - Documento Equivalente a la Factura para el
Régimen Simplificado o no Contribuyente Honorarios Ab
CN030A - Documento Equivalente a la Factura para el
Régimen Simplificado o no Contribuyente Reembolso
CN055A - Memorando de Solicitud de Compromisos a
Largo Plazo
CN055A - Formato de Trámite de Compromisos a Largo
Plazo
CN057A - Formato de Carta reporte de siniestro inmueble
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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CÓDIGO
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forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
CN061A - Autorización de Levantamiento de Sellos
CN061A - Solicitud de Traslado de Fondos
CN061A - Planilla de Solicitud de Cheques
CN061A - Solicitud de Cheques de Gerencia a Davivienda
CN061A - Planilla de Resumen de Pago de Inmuebles
CN061A - Solicitud de Provisión de Fondos
CN061A - Solicitud de Giros o Anticipos
CN061A - Certificación
CN061A - Relación Recibos de Pago
CN061A - Registro de firmas -ordenadores del gasto
CN066A - Formato de Cuenta de Cobro
CN066A - Formato Cuenta de Cobro Generadas para Cobro
CN066A - Ficha Técnica
CN066A - Justificación Gastos de Transporte en Taxi y
buses
2500 INFORMES X X X 1 9 X X
2529 INFORMES DE ACTIVOS FIJOS
Informe Mensual de Activos Fijos
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) y
eliminar el soporte papel, según lo establecido por la
Ley 962 de 2005 Art. 28.
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CÓDIGO
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Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
2600 INVENTARIOS X X X 1 9 X X
Inventario de bienes muebles
Inventario de obras de arte y cultura
Notificación de retiro de activos por daño o venta
Traslado de Activos
Cuadro de Costos
Inventario de bienes inmuebles
Inventario de derechos fiduciarios
Informe de Inventarios
Actas de cierre mensual
Control de activos improductivos
Control de abonos para venta de inmuebles
Control de inmuebles Plan Nacional de Desarrollo y Ley de
Presupuesto
Comunicaciones
2700 INVERSIONES X X X 1 9 X X
Certificaciones de valor por entidad
Estado de cuenta en los bonos
Informe de valoración de las inversiones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) y
eliminar el soporte papel y electrónico, según lo
establecido por la Ley 962 de 2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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CÓDIGO
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Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
3000 LIBROS CONTABLES
3002 LIBROS OFICIALES X X 1 9 X X
Libro diario
Libro mayor y de balance
3001 LIBROS AUXILIARES X X 1 9 X X
Libros auxiliares de contabilidad
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) y
eliminar el soporte papel, según lo establecido por la
Ley 962 de 2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) y
eliminar el soporte papel, según lo establecido por la
Ley 962 de 2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 066 de 2014.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE CONTABILIDAD - 7121
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINALOBSERVACIONES
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Gloria Aristizabal Representante
Técnico Gerente Comité de Archivo
APROBADO POR: APROBADO POR: _______ .CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental
CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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CÓDIGO
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0100 ACTAS
0114 ACTAS COMITÉ FINANCIERO DE LA ADMINISTRACIÓN X X X 1 3 X X
Acta
Anexos
0600 COMPROBANTES DE TESORERÍA
0601 COMPROBANTES DE EGRESO X X X 1 9 X X
Comprobante de causación
Comprobante de egreso
Cheques Devueltos
0602 COMPROBANTES DE INGRESO X X X 1 9 X X
Consignaciones
Comprobante de causación
1200 CONTROL DE CAJA FUERTE X 1 1 X X
CN061A - Control de Entradas y Salidas de Caja Fuerte X XCN061A - Acta de Arqueo Cajas Fuertes
Asignación de Claves
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA TESORERÍA Y CONTROL FINANCIERO - 7122
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 061 de 2012.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA TESORERÍA Y CONTROL FINANCIERO - 7122
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 061 de 2012.
2800 CAJA MENOR X X X 1 1 X X
Resolución de asignación de caja menor
Solicitud de asignación de recursos
Comprobante de egreso
CN061A - Recibo provisional y definitivo de cajas menores
Planilla de reembolso
CN061A - Acta de Arqueo Cajas Menores
2801 CONSTITUCIÓN CAJA MENOR X XSolicitud X 1 1 X X
Aprobación
Informes
Comunicaciones
2500 INFORMES X X2503 INFORMES DE APORTES A PUBLICIDAD X 1 2 X X
Informe
Facturación
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
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CÓDIGO
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA TESORERÍA Y CONTROL FINANCIERO - 7122
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 061 de 2012.
2518 INFORMES DE PRESUPUESTO X X X 1 2 X X
Informe ejecución presupuestal
Compromisos a largo plazo
Aportes Ley 14/1991
5500 ENTIDADES FINANCIERAS X X X 1 2 X X
Solicitudes de apertura de inversiones
Contratos de apertura de cuenta
Traslados
Autorizaciones
Propuestas
Solicitudes
Comunicaciones
0300 AUTORIZACIONES X X X 10 0 X X
CN061A - Registro de firmas Autorizadas - Ordenadores del
Gasto
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28. CN061 de 2014.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA TESORERÍA Y CONTROL FINANCIERO - 7122
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 061 de 2012.
4400 TRASLADOS DE FONDOS X X X 1 9 X X
CN061A - Solicitud de Traslado de Fondos
Relación de pagos
Reporte del traslado
Comprobante de traslado de fondos
Ver 04 28/05/2014
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Gloria Aristizabal Representante
Técnico Gerente Comité de Archivo
APROBADO POR: APROBADO POR: _______ .CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental
CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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0100 ACTAS
0102 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO X X X 1 2 X X
Acta
Anexos
0104 ACTAS COMITÉ DE COMPRAS X X X 1 4 X X
Acta
Anexos
0300 AUTORIZACIONES X X 2 0 X
Solicitud de Ingreso
CN001A - Control de salida de bienes
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular Normativa 023 de
2013.
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular normativa 044 de
2013.
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), para
futura consulta, la información se conserva a través
del e-mail [email protected].
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DG - 7123
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular Normativa 023 de
2013.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DG - 7123
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
7000 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES X X X 1 2 X
Consecutivo
2600 INVENTARIOS
2601 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES (Propios) X X X 1 2 X X
Escrituras
Certificados de Libertad
Avalúos
Comunicaciones
CN001A - Acta Baja de inventarios
CN001A - Ficha Técnica de Sedes Administrativas
2603 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES Y ENSERES (en
Funcionamiento)X X X
1 2 X X
Avalúos
Comunicaciones
Asignación puestos de trabajo
Devolución puestos de trabajo
Acta de baja de inventarios
CN001A - Venta de Bienes
CN001A - Ficha Técnica de Vehículos
CN001A - Ficha Técnica Maquinaria y Equipos de Oficina
CN001A - Asignación Puesto de Trabajo y Entrega de
Activos o Bienes.
Culminado el tiempo de retención se realiza una copia
de seguridad del consecutivo anual como muestra de
los documentos recibidos por CISA fruto de sus
actividades.
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía.
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía. Circular Normativa 001 de 2013.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular Normativa 023 de
2013.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DG - 7123
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
1000 CONTRATOS
1014 ORDEN DE SERVICIO X X X 1 9 X X
Formato de requerimiento y justificación
Disponibilidad de afectación de recursos (DAR)
Orden de servicio
Adición
Oferta
Certificado de Cámara de Comercio
Pagos de seguridad social y parafiscales
Consultas de control
Documentos particulares del contratista
Sondeo de Mercado
CN001A - Evaluación y Selección del Proveedor
Comunicaciones
3900 PROGRAMAS
3907 PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL X X X 1 2 X X
Tablas de Retención Documental - TRD
CN023A - Solicitud Modificación Tablas de Retención
Documental – TRD
Inventarios
Encuestas
Conceptos
Informes
Actas de Eliminación
Backup de Información en la aplicación de TRD
Actas de Microfilmación o disposición final
Comunicaciones
Culminado el tiempo de retención reproducir la
información utilizando un medio técnico
(Microfilmación, cualquier otro medio que garantice su
reproducción exacta y su validez legal) y eliminar el
soporte papel, según lo establecido por la Ley 962 de
2005 Art. 28.
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información.
Circular Normativa 023 de 2013.
31 de 41
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular Normativa 023 de
2013.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DG - 7123
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
7400 SERVICIOS PÚBLICOS X X X 1 2 X
Comunicaciones
4100 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES X X X 1 4 X X
CN023A - Formato de Acta de Retiro o Entrega de Carpetas
Jurídicos.
CN023A - Formato de Acta de Retiro o Entrega de Carpetas
Comerciales.
CN023A - Formato de Autorización de Acceso a Aplicativos
y Consulta de Documentos en Archivo.
CN023A - Formato de Entrega de Carpetas, Documentos o
Medios Magnéticos al Archivo
Registro tarjeta de firmas
CN023A - Formato de Entrega de Documentos Jurídicos al
Archivo
CN023A - Formato de Extracción y Retiro de Documentos
Carpeta Jurídica.CN023A - Formato de Solicitud de Documentos al Archivo
CN023A - Formato de Extracción y Retiro de Documentos
Carpeta Jurídica.
CN023A - Formato de Reporte de Inconsistencias en el
Servicio de Archivo
Finalizado el tiempo de retención eliminar la
información, teniendo en cuenta que pierde su valor
administrativo y no amerita otra disposición.
Culminado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente el soporte papel por poseer
valores para la investigación y la cultura, además de
reflejar la memoria institucional de la entidad. Para
facilitar su consulta se reproduce por un medio
técnico garantizando el acceso a la información
32 de 41
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención se reproduce la
información utilizando un medio técnico para
garantizar el acceso a la información y se conserva el
soporte papel por poseer valores para la investigación
y la cultura, además de reflejar la memoria
institucional de la entidad. Circular Normativa 023 de
2013.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DG - 7123
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Paola Andrea Rojas Mendieta Representante
Técnico Coordinadora Comité de ArchivoIron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
2100 ESTUDIOS FINANCIEROS X X 1 2 X X
Estudio
2525 INFORMES DE VALORACIÓN DE INMUEBLES X X X 0 1 X X
Documentos Comerciales
Auto de Adjudicación
Folio de Matricula
Estados de deuda de servicios públicos
Paz y Salvo de impuesto Predial
Nota de cesión
Avaluo comercial del inmueble
Estados de cuenta de valorización e impuestos
Acta de entrega del arrendador anterior
Rendición de cuentas
Paz y salvo de comisiónes fiduciarias
Acuerdos de pagos firmados con terceros
Recibos de pago de servicios públicos
Cesión de poderes de los procesos jurídicos
Acta de comité fiduciarioResumen de pagos del impuesto predial
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
documento de consulta ante solicitudes que se
realicen para efectos de nuevos estudios.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la serie se someterá a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico reconocido que
garantice su reproducción exacta (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) para efectos de
consulta.
Para los Negocios que concluyan con la adquisición
del inmueble, los documentos deben reposar en la
Gerencia Técnica de Inmuebles.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE VALORACIÓN - 7150
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
documento de consulta ante solicitudes que se
realicen para efectos de nuevos estudios.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE VALORACIÓN - 7150
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Formularios de pagos de impuestos
Paz y salvo de administración
Levantamiento topográfico de lote
Boletín de nomenclatura
Orden judicial
Certificado de tradición y libertad
Reglamento de propiedad horizaontal
Poder a representante legal para firma escrituras
Cámara y comercio de la entidad receptora
Certificación de pagos
Certificación de la documentación entregada
Comunicación o solicitud de ley 546
Documentos Jurídicos
Contrato original de opción de readquisición
Contratos y otrosís originales
Cesión de derechos fiduciarios
Escritura de dación en pago
Cesión del contrato o Modificaciones
Escritura publica de dación
Escritura pública de remate
Escritura publica de compra venta
Contrato de arrendamientoComunicaciones
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
documento de consulta ante solicitudes que se
realicen para efectos de nuevos estudios.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE VALORACIÓN - 7150
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
2526 INFORMES DE VALORACIÓN DE CARTERA X X X 0 1 X X
Documentos Comerciales
Solicitud del cliente
Autorizaciones
Cédula de ciudadanía o NIT
Desprendible de nómina o comprobante de pago
Formato de reestructuración
Solicitud modificación de garantías
Formato aplicación de pagos
Avalúo
Pólizas de seguros
Contratos de cesión
Cartas de aprobación
Declaración de renta
Balance fiscal
Estado de pérdidas y ganancias
Estados financieros proyectados
Tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal
Información financiera de socios
Certificado de ingresos y retenciones
Formato persona natural
Certificación laboral
Extractos bancarios
Plan de pagos
Consignación por pago honorarios a abogados
Paz y salvo del abogadoCertificación de no existencia de embargo
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central
la serie se someterá a la utilización de un medio
técnico magnético o electrónico reconocido que
garantice su reproducción exacta (Microfilmación,
digitalización, copia de seguridad, repositorio ó
cualquier otro que garantice su integridad,
disponibilidad y confidencialidad) para efectos de
consulta.
Para los Negocios que concluyan con la adquisición
de la cartera, los documentos deben reposar en la
Gerencia de Operaciones.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
documento de consulta ante solicitudes que se
realicen para efectos de nuevos estudios.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE VALORACIÓN - 7150
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Paz y salvo del cliente
Comunicaciones
Ficha de negocio
Certificado de existencia y representación legal
Certificado de tradición y libertad
Reformas de la sociedad
Reporte del proceso jurídico
Concepto jurídico
Derecho de petición
Evaluación de cartera
Declaración origen de fondos
Consulta CIFIN y lista clinton
Pagaré
Formato de cancelación de pagaré
Documentos Jurídicos
Poderes otorgados por los deudores
Escritura de constitución de hipoteca
Acuerdo de acreedores Ley 550
Pagaré
Títulos valores
6800 MODELOS DE VALORACIÓN X X 1 0 X X
Manuales
Estudios
Actas
La información se conserva de forma permanente en
el Archivo de Gestión en mediante un medio técnico
el cual garantice su acceso y reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad) por ser
una herramienta de permanente consulta.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se conserva de
forma permanente la información utilizando cualquier
medio técnico que garantice su reproducción exacta
(Microfilmación, digitalización, copia de seguridad,
repositorio ó cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
documento de consulta ante solicitudes que se
realicen para efectos de nuevos estudios.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE VALORACIÓN - 7150
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Sandra Narváez Castillo Representante
Técnico Gerente Comité de ArchivoIron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
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CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
2800 CAJA MENOR X X X 1 9 X X
Resolución de asignación de caja menor
CN061A - Recibo provisional y definitivo de cajas menores
Solicitud de reembolso
Planilla de reembolso
Comprobante de causación
CN061A - Acta de Arqueo Cajas Menores
Relacion de recibos
Relación de cheques
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía además de no poseer valores legales.
Ley 962 de 2005 Articulo 28.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA / GERENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUCURSAL BARRANQUILLA - 7160
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
39 de 41
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel por
perder sus valores para las actividades de la
compañía además de no poseer valores legales.
Ley 962 de 2005 Articulo 28.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA / GERENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUCURSAL BARRANQUILLA - 7160
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
Ver 04 28/05/2014
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Mariluz Aristizabal Marin Representante
Técnico Coordinadora Administrativa y Financiera Comité Interno de ArchivoIron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A
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CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
2800 CAJA MENOR X X X 1 9 X X
Resolución de asignación de caja menor
CN061A - Recibo provisional y definitivo de cajas menores
Solicitud de reembolso
Planilla de reembolso
Comprobante de causación
CN061A - Acta de Arqueo Cajas Menores
Relacion de recibos
Relación de cheques
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel
por perder sus valores para las actividades de la
compañía además de no poseer valores legales.
Ley 962 de 2005 Articulo 28.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUCURSAL CALI - 7170
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Mariluz Aristizabal Representante
Técnico Coordinador Comité Interno de Archivo Iron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A CENTRAL DE INVERSIONES S.A
41 de 41
CÓDIGO
S/Ss DF DE C I P AG AC CT E M S
2800 CAJA MENOR X X X 1 9 X X
Resolución de asignación de caja menor
CN061A - Recibo provisional y definitivo de cajas menores
Solicitud de reembolso
Planilla de reembolso
Comprobante de causación
CN061A - Acta de Arqueo Cajas Menores
Relacion de recibos
Relación de cheques
Finalizado el tiempo de retención, se reproduce por
un medio técnico el cual garantice su acceso y
reproducción exacta (microfilmación, digitalización o
cualquier otro medio) y se elimina el soporte papel
por perder sus valores para las actividades de la
compañía además de no poseer valores legales.
Ley 962 de 2005 Articulo 28.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALCENTRAL DE INVERSIONES S.A.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA / GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUCURSAL MEDELLÍN - 7180
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TRADICIÓN
DOCUMENTAL
Nivel de
Seguridad
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL OBSERVACIONES
APROBADO: _____ ________ APROBADO: ____________ ___________________
. CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Responsable Área de Archivo y Gestión Documental CENTRAL DE INVERSIONES S.A.
ELABORADO POR: VALIDADO POR: APROBADO: .Fabio Mauricio Gómez Cruz Representante
Técnico Coordinador Comité Interno de Archivo Iron Mountain CENTRAL DE INVERSIONES S.A CENTRAL DE INVERSIONES S.A
