N A N C Y A N D R E A T E L L O

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

NANCY ANDREA TELLO

G4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION

DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

2014

CONTENIDO

Introducción...

1. Objetivos…

2. Definición de Un Sistema de Gestión Documental… 3. Requisitos para su implementación…

4. Generalidades del Sistema de Gestión Documental…

5. Características de los Sistemas de Gestión Documental…

6. Visita implementación de un Sistema de Gestión Documental…

7. Conclusiones…

INTRODUCCIÓN

• Hoy en día el crecimiento del acervo documentalse a convertido en una constante preocupaciónen las empresas por su acumulación, organizacióny consulta además de la necesidad de conservardocumentos que se caracterizan por tener un valorno solo legal, administrativo sino también históricopara su propia institucionalidad. Razón por la cualse convierte en objeto de estudio todo loconcerniente con su organización, gestión,normatividad y programas o sistemas que nosorienten hacia una gestión documental eficaz paradar solución a las necesidades de información decualquier compañía.

OBJETIVOS

• OBJETIVO GENERAL

Obtener los conocimientos necesarios para Implantar unsistema de gestión documental en cualquier organización.

• OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reconocer los aspectos necesarios para dicha implantación.

Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindarconfiabilidad, oportunidad y disponibilidad de losdocumentos; agilizar procesos de investigación y juiciosfiscales, y apoyar el desarrollo de los procesos misionales yadministrativos.

GESTION DOCUMENTAL

• Se entiende por gestión documental al conjunto de

normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo, y

cualquier soporte dentro de una organización, y

con ello permitir la recuperación de información,

así mismo determinar y establecer los tiempos de

retención en cada fase del archivo, evitando

acumulaciones y perdidas y asegurando una

correcta manipulación y manejo de su

información.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

• Se puede considerar una herramienta o instrumento archivístico, en el se compilan un conjunto de actividades administrativas y técnicas encaminadas a la organización de la documentación en cualquier soporte dentro de una organización.

• Ese debe obedecer y apoyarse en una estructura normalizada, controlada y contener los elementos, pasos, principios, etapas y características estipuladas por la Ley General de Archivos, y el Decreto Numero 2609 de 2012, para su correcta implementación.

QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es un programa de

gestión, diseñado e

integrado con un

conjunto de

operaciones y técnicas

encaminadas a la

organización ,

almacenamiento,

recuperación y consulta

de información.

QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Diseñado para tener un control de calidad del

proceso documental..

Basadas en el análisis de la producción, latramitación y los valores de los documentos,

que se destinan a la planificación, el control, eluso, la conservación y la eliminación o latransferencia de los documentos a un archivo,con el objetivo de racionalizar y unificar sutratamiento y conseguir una gestión eficaz yrentable.

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

REQUISITOS FUNDAMENTALES O BÁSICOS

• - La escalabilidad: Capacidad de crecimiento sin perder calidad.

• - Tolerancia a fallos: Fortaleza frente a inconsistencias (SOLUCION).

• - Disponibilidad y seguridad: frente sistemas operativos; permitiendo su administración local y remota.

• - Herramientas de desarrollo: preferentemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte técnico.

REQUISITOS DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.

• - Permitir distintos dispositivos de entrada

• - Soporte en distintos formatos de entrada (incluso

multimedia)

• - Contar con un procedimiento automático de

entrada masiva y control de errores.

REQUISITOS DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.

• Permite indexación manual o automática.

• Capacidad para realizar resúmenes automáticos.

• Nivel de efectividad.

• Criterios de indexación (pesos, frecuencias de

aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre

otros).

REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.

• Capacidad de almacenamiento (volumen, el sistema de ficheros , la base de datos, técnicas de comprensión avanzadas).

• Estructura jerarquizada de almacenamiento (ajuste a la estructura de la entidad)

• Backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.

• Sistema de almacenamiento de históricos, en base a

criterios de expurgo.

REQUISITOS DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS

• Motor de búsqueda eficiente: que permita todo

tipo de búsquedas y en cualquier nivel.

• Todas las búsquedas deben poder almacenarse y

ampliar la búsqueda en Internet, completando la

información de la entidad con la información en

red.

• El sistema debe soportar gran número de

búsquedas simultáneas

VISUALIZACIÓN:

• Visualización (a través de

navegador web, en el

formato original, de

forma simultánea por un

gran número de usuarios;

permite visualizar el

resumen del documento

y convertirlo si es

necesario en otros

formatos.

MODIFICACIÓN:

• El sistema debe permitir

controlar las versiones

de un documento, las

modificaciones que se

realicen en él y quienes

lo realicen.

REQUISITOS.

DIFUSION INTEGRACION

• Compatibilidad con

otras aplicaciones,

plataformas , medios,

servidores y sistemas

operativos.

REQUISITOS.

Control de impresiones y

envío en distintos soportes

o formatos.

REQUERIMIENTOS

FASES: PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Es de importante mencionar las características

de la organización o institución y sus niveles de

estructura organizacional, pues dependiendo

de ello, se puede identificar su complejidad y

diseñar el Sistema de Gestión Documental.

Considerar el diseño de un Sistema de Gestión

Documental son precisamente los aspectos

jurídicos que rigen o regulan los temas de

gestión documental y comunicacional, sobre

todo para instituciones dependientes de

gobiernos estatales(centrales) o municipios

(locales).

1. FASE: PLAN GLOBAL – DEFINICIÓN DEL PROYECTO

• En esta primera etapa se estudia todo lo

relacionado con la organización incluyendo su

estructura orgánica, misión visión, problemas y

objetivos, considerar, la identificación y los

recursos, profesionales o especialistas en

organización, métodos en sistemas y en

documentación o archivística, trabajo coordinado

y dinámico en los De esta fase se obtiene como

resultado el análisis funcional o plan global del

sistema de gestión documental

2 FASE: ESTUDIO DEVIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Se ejecuta el estudio, recopilando la información necesaria de viabilidadpara su aplicación., Se basa en sistemas anteriores o existentes, a fin deque estos tengan fundamentos que deben ser analizados ydocumentados de manera adecuada con el fin de Revisar, analizar ydocumentar el estudio.

-Alcance del Proyecto: posibilidades de hacerlo realidad cubriendo losámbitos locales y/o regionales proyectándolo hacia el futuro.

-Modelo lógico actual de procesos: experiencia propia de la organizaciónrespecto a las ya desarrollados.

- Relación entre costo-beneficio: comparaciones entre el nuevo sistema, elviejo sistema u otros existentes en el mercadocosto-eficacia: diferentes operaciones procesales y documentales, condiagramas adicionales que demuestren dicho propósito.

1. La Identificación de las

Necesidades de

Información:

Sistemas, soportes,

formatos, temas,

usuarios, red

2. La Definición de

documentos que se van a

gestionar:

Tipos documentales que se producirán, editarán y distribuirán, periodicidad, estructura, el formato, soporte, planificación e identificación de los documentos gestionados por el sistema.

3 FASE. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ( GD).CONSECUCIÓN DE CUATRO ETAPAS INELUDIBLES:

Elaborar el plan de

construcción del

lenguaje documental.

Recuperación de

información almacenada

que esté normalizado y

que permita la

Clasificación de los

documentos además de la

utilización de herramientas

que permitan la

indización

Estudiar alternativas

tecnológicas para el Sistema de Gestión Documental (SGD).

• El objetivo fundamental , aplicar la mejor tecnología que permita:

• 1. Editar y difundir en formato digital .

• .2. Indizar de manera automática.

• 3. Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la información que

• necesita.

3 FASE. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ( GD).CONSECUCIÓN DE CUATRO ETAPAS INELUDIBLES:

FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SGD

4 Fase. Implantación del

sistema.

Implementar en la vía

práctica, para comprobar

y realizar las operaciones

materiales e intelectuales

que Constituyen la cadena

documentaria con la

producción, edición y

distribución de los

productos documentales.

5 Fase. Control y

mantenimiento del sistema.

Esta fase permitirá el Perfecto resultado planteado en sus inicios. El funcionamiento constituye el principal mecanismo de enlace con todos los usuarios relacionados con el Sistema de Gestión Documental.

El hecho de mostrar las ventajas del sistema y las inigualables contribuciones a la gestión administrativa del organismo.

5 FASE. CONTROL YMANTENIMIENTO DEL SISTEMA.

Como consecuencia el logro de objetivos se constituye en el pilar fundamental para entrar en un mundo de flujo de información y documentación adecuadamente controlada.

Las disponibilidades documentales de la información idóneamente seleccionada para la toma de decisiones en cualquier nivel de la estructura administrativa de la organización.

Es sumamente importante realizar de forma permanentemente el mantenimiento de los documentos en todas sus etapas, ya que constituyen la cadena documental y especialmente el ciclo de vida de los documentos..

GENERALIDADES DEL SGD

• Decreto 2609de 2012 en su Capitulo III, Articulo 16.

• GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL.

• a. Establecer las series y las subseries, de todos los

documentos de la organización, tanto físicos como

electrónicos de forma ordenada para incluirlos en

el cuadro de Clasificación documental.

• b. Estipular a los documentos anteriormente

mencionados y ya ordenados, sus respectivos

tiempos de retención, creando la TRD de la

organización,

• c. Poner en marcha los tiempos de retención

anteriormente establecidos en las TRD.

• d. Verificar, y custodiar los documentos de manera

que se pueda garantizar su autenticidad.

• e. Estandarizar las series y subseries en

agrupaciones documentales, para evitar

duplicidad y certificar también su integridad.

GENERALIDADES DEL SGD

• f. Garantizar la consulta y disponibilidad. Teniendo

disponibles los documentos en el momento que el

usuario los requiera.

• g. Velar por que los documentos que se conservan

a largo plazo tengan las condiciones necesarias

para subsistir el tiempo requerido.

GENERALIDADES DEL SGD

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

DECRETO 2609 DE 2012, ART 17

CARACTERISTICAS: EXPLICACION:

a. CONFORMIDAD Se trata de la aceptación de los

sistemas de gestión documental

por los demás procesos de la

organización.

b. INTEROPERABILIDAD Se trata de la habilidad con que

trabajan los sistemas de gestión

con los demás sistemas en el

intercambio de información.

c. SEGURIDAD Se refiere a el estudio, la

evaluación y prevención de

riesgos frente a la perdida de

información, o uso inadecuado de

ella.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

DECRETO 2609 DE 2012, ART 17

CARACTERISTICAS: EXPLICACION:

d. METADESCRIPCION Es la descripción de los

metadatos, estos no ayudan a ser

mas y analíticos y precisos frente

a la información que estamos

custodiando. (son los datos de los

datos)

e. ADICION DE CONTENIDOS Hace referencia a que los SGD

deben permitir añadir mas

información de datos y metadatos

sin el riesgo de perder información

o de no tener espacios o

capacidad suficiente.

f. DISEÑO DE FUNCIONAMIENTO Puntualiza al uso o manejo

simplificado del sistema

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

DECRETO 2609 DE 2012, ART 17

CARACTERISTICAS: EXPLICACION:

g. GESTION DISTRIBUIDA Este nos debe ofrecer la capacidad de

importar y exportar información de

manera fluida y ágil.

h. DISPONIBILIDAD Y ACCESO Debe ofrecer los mecanismos

necesarios y autosuficientes para

disponer y acceder a la información

cuando esta sea requerida.

i. NEUTRALIDAD TECNOLOGICA El estado garantiza la libre adopción

de tecnologías, es decir que la

organización esta en libertad de

escoger el sistema que crea sea

adecuado y consistente con las

necesidades y conservación de la

información.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN: WESNT S .A.S

CERT IF ICADO DE CALIDAD VERAU BERITAS

ATENDIDA POR L I ZETH RODRÍGUEZ GARZÓN

COORDINADORA DEPARTAMENTO DE GEST IÓN

DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL WESNT VERSIÓN 1.1

Aplica a todos los documentos que se

receccionan, se producen y deben ser

preparados para surtir el proceso de

digitalización, indexación, control de calidad

y consulta de documentos, para luego ser

conservados en el archivo de gestión físico, o

archivo digital.

ASPECTOS IMPORTANTES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Visita al departamento de Gestión de Sistemas de la Información

de la empresa Wesnt.

Se manejan documentos físicos y electrónicos, estos a su vez

utilizan el mismo procedimiento desde su producción hasta su

disposición final, lo que los diferencia es su proceso de

conservación, ya que en los documentos en formato de papel se

tienen en cuenta las medidas preventivas para evitar el deterioro

físico, y en los documentos electrónicos se manejan por medio de

un software empresarial llamado Net Term en donde se

almacenan, procesan y transforman para obtener como resultado

final datos y metadatos, los cuales serán suministrados a los

diferentes usuarios del sistema, la preservación de esta información

se realiza por medio de Usuarios y Contraseñas ya que no todos los

funcionarios tienen los permisos requeridos para ingresar y consultar

la información depositada en este software.

LINUX /SISTEMA UNO / NET TERM

¿QUÉ HA TENIDO EN CUENTA PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS?

• R/La preservación de los documentos en cuanto a seguridad se realiza por medio de la solicitud de asignación o modificación de usuarios y/o perfiles debe hacerla Presidencia, Gerencia General, Gerencia Administrativa y Jefe de Contabilidad vía mail o por memorando; especificando las características del usuario o cambios a los accesos.

• El Coordinador de Sistemas debe asignar permisos de acuerdo al cargo y departamento según sea el caso como también debe dar inducción general a los nuevos usuarios de los accesos autorizados y su funcionamiento.

•

¿CUALES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

R/ Lo primero que se debe tener en cuenta es el

programa que se va a utilizar, los costos, la viabilidad, las

falencias que puedan presentar, el tope de consultas y el

numero de usuarios que pueden acceder al mismo

tiempo o de manera simultanea.

Que pueda garantizar el acceso a la información y que

sea el adecuado para cada uno de los usuarios del

sistema, con el fin de lograr optimizar el desarrollo de las

actividades y velar por el control de la información

requerida en cada uno de los departamentos.

¿DE QUE MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?

R/ Primero que todo la empresa maneja una política de seguridad de Información.

Se garantiza por medio de permisos, como se menciono anteriormente, el acceso a esta información se realiza por medio de usuarios autorizados con sus respectivas contraseñas, y estos a su ves han pasado por un análisis de consideración si realmente necesitan dichos accesos, y hasta donde pueden llegar con estos accesos.

También por medio de la ejecución del Mantenimiento Preventivo a los sistemas programados se debe realizar según los siguientes aspectos:

• Eliminación de archivos Temporales

• Actualización de Antivirus

• Verificación y actualización del sistema.

WESTON

P O L Í T I C A S D E S E G U R I D A D D E L A I N F O R M A C I Ó N

WESTON

P O L Í T I C A S D E A C C E S O D E L A I N F O R M A C I Ó N

W E S T O N

ARCHIVO FÍSICO

CONCLUSIONES

La gestión documental no es solo elalmacenamiento y provisión de documentos, es masque eso, Es el conjunto organizado de estrategias deinnovación utilizadas para satisfacer no solo lasnecesidades de los usuarios sino también lasnecesidades jurídicas, ambientales, históricas yorganizacionales de una empresa.

Es vital la incorporación de las nuevas tecnologías enlos archivos, como sistemas de gestiónautomatizadas, que permitan un buen manejo de lainformación y sobe todo que de la accesibilidad,seguridad y confianza que todo usuario necesita.

CIBERGRAFIA

• Que es la Gestión Documental

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental.

• Que es el programa de Gestión Documental

http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

• Informe “El profesional de la Información” por LluisCodina

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

CIBERGRAFIA

• Metodología para la implementación de un Sistema de Gestión Documental.

http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf

• Guía de estudio del Programa Académico Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la universidad del Quindío. (Compilado por Luz Marina Arias /Docente)

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/19174/mod_resource/content/2/TEMA4SISTEMAS%20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf