INTROUCCION

Los proyectos de investigación de la Universidad Politécnica Territorial

de Aragua UPTA, son la base fundamental en los Programas Nacionales de

Formación, esto se deriva del proceso de transformación universitaria,

basada en la integración multidimensional de los saberes y conocimientos y

su aplicación en la resolución de problemas, para el desarrollo de

potencialidades y el mejoramiento de la calidad de vida de las

organizaciones, ya sean públicas y privadas o comunitarias.

Es así como a articulación delas actividades del proyecto está

caracterizada por el aprendizaje como proceso que se construye con otros

en un contexto social comunitario para potenciar las habilidades, destrezas y

saberes (hacer, convivir, ser y conocer) del participantes con los tutores,

equipos de trabajo y la comunidad en general. Igualmente, el proyecto

genera la convivencia académica respondiendo a la integración de

experiencias, mediante una educación de calidad, gestionaría y participativa

impulsando la formación humanista y la contribución a la creación de una

sociedad basada en valores y principios.

De esta forma la metodología empleada en la investigación, inician

desde la investigación acción participativa, como herramienta

transformadora, en la búsqueda de soluciones a las problemáticas y

necesidades de una organización, donde el conocimiento, la participación y

la reflexión critica de los participantes, forman parte de un conjunto de

posibilidades que nacen desde su realidad.

El presente proyecto sociointegrador, se realiza en la empresa

Inversiones Obelisco, c.a., ubicada en Maracay estado Aragua, su

1

competencia efectiva en materia de la administración de condominio de la

conocida Torre Sindoni; como todo organización presta un servicio y su

finalidad es la de incrementar su productividad, mejorando el rendimiento y

financiando su desarrollo en base a los recursos generados.

Así mismo, es importante destacar la base de los procedimientos

administrativos que se realizan en la actualidad, con relación al tema de los

arrendamientos, donde las cuentas por cobrar, y el tema de control interno

juega un papel muy importante en los procesos de toma de decisiones.

Desde el punto de vista administrativo, se puede decir que la administración

de las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar.

Se puede acotar, que al igual que el crédito, la cobranza cumple una

función complementaria y reguladora del flujo monetario en el área

financiera, sin embargo surgen problemas en la ejecución de esta que obliga

a que se fijen normas para regular el proceso; por tal razón para la

elaboración de normas para orientar mejor los objetivos deberán ser

señaladas por la política general de la empresa.

Es así, como la función principal de un buen proceso de cobranza

consiste en cobrar dentro de las condiciones señaladas por la empresa,

conservando la buena voluntad del deudor. Esta doble función es básica

para entender los principios de la cobranza.

A lo antes expuesto, el objetivo principal de la investigación es

Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza de los

arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en

Maracay Estado Aragua, logrando un impacto de efectividad de los

procedimientos administrativos, los estatutos para planificar, controlar,

asentar, registrar y procesar las cuentas por cobrar de la empresa, buscando

disminuir un porcentaje elevado de la morosidad de los arrendamientos y

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condominios, que constituyen el ingreso más alto para que pueda

autogestionarse.

De igual manera, este proyecto socio integrador se presentara un

informe final sobre todas las actividades o procedimientos realizados en

la organización durante el trayecto de la formación, por consiguiente se

establece que el mismo estará representado por tres capítulos representados

de la siguiente manera:

Capítulo I corresponde a la descripción de proyecto, en ella se

presenta diagnóstico, a metodología de la investigación utilizada y la

problematización dentro de la organización.

Capitulo II en este realiza un esbozo de la planificación del proyecto,

en el cual se desarrolla la propuesta, los objetivos generales y específicos

aunado a la conformación del plan de acción y el cronograma de actividades.

Capitulo III, contiene la sistematización de los resultados.

3

CAPITULO I

EL DIAGNOSTICO

Es este capítulo se presenta la sistematización del proceso de

diagnóstico realizado en el proyecto, el cual permite a los investigadores la

identificación de la situación problemática sobre la que se sustenta la

realización del proyecto.

1.1 Caracterización de la organización

En esta sección de la investigación, se expone la descripción de la

organización donde se desarrolla el proyecto, en esencia, deben reseñarse

los diversos aspectos que permiten conocer la organización, en el caso que

sea una empresa o una institución como es el caso de la empresa a estudio.

Nombre de la organización

Inversiones Obelisco, C.A.

Descripción de la actividad que realiza

Es una empresa dedicada especialmente al área de Administración

del Condominio de la Empresa Inversiones Obelisco, C.A. cuenta con

21.307,22 metros cuadrados discriminados en 32 pisos y en 158 oficinas; es

mejor conocida como la torre Sindoni y efectúa los servicios a las áreas de

Alquileres y venta de Inmuebles, por otra parte cuenta con el servicio para la

administración y asesoría de compra y venta de sus inmuebles, basado en

tecnología de punta que asegure operaciones ágiles sin deshumanizar el

servicio.

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Reseña histórica

Inversiones Obelisco, C.A.; es la también conocida como Torre

Sindoni es un rascacielos ubicado en Maracay es el más alto del estado

Aragua. Tiene una altura estimada en 125 metros aproximadamente, y 32

pisos o plantas, además de ser una de las más recientes construcciones de

alturas, es una de las referencias de esta ciudad, diseñado con un estilo

arquitectónico moderno, con el uso del cristal, ladrillo y el concreto reforzado,

fue inaugurado en el año 1999, el edificio es llamado así en honor al

empresario Italo-Venezolano Filipo Sindoni, quien murió en el año 2006.

Localización geográfica

Está localizada entre dos de las avenidas más importantes de la

ciudad, la Bolívar y la Miranda, teniéndose visual de la torre desde casi

cualquier punto de Maracay.

Figura Nro.1. Localización geográfica de Inversiones Obelisco, C.A.

Fuente: google maps (2012)

Misión

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Compra y ventas de bienes muebles e inmuebles, orientada a

satisfacer las necesidades de sus clientes con un servicio integral, a través

de un personal calificado, motivado y comprometido, proporcionando así una

rentabilidad que permita inversión y la estabilidad laboral de todos sus

trabajadores.

Visión

Lograr mantenerse como una empresa líder, flexible, dinámica,

competitiva, rentable, con un personal motivado al mejoramiento continuo.

Estructura organizativa:

Figura Nro. 2. Organigrama principal de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.

Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A. (2014).

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1.2 Metodología de la investigación

La metodología es el estudio analítico y crítico de los métodos de

investigación, proporcionan una serie de herramientas teórico-prácticas para

la solución de problemas mediante el método científico. Estos conocimientos

representan una actividad de racionalización fomentando el desarrollo

intelectual a través de la investigación sistemática de la realidad.

Esta hace referencia al conjunto de procedimientos racionales

utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación

científica o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados

específicos.

Modalidad de la investigación

La modalidad de investigación comprende el diseño metodológico que

ha servido de sustento para el desarrollo del proyecto en cada una de sus

fases. Sánchez (2013). En lo que respecta la modalidad de la presente

investigación, la misma se considera una Investigación Acción Participativa

(IAP), como una forma de investigación que podía ligar el enfoque

experimental de la ciencia social con programas de acción social que

respondieran a los problemas sociales principales.

A lo antes expuestos, esta combina dos procesos, el de conocer y el

de actuar, implicando ambos a la población, en este sentido, proporciona a la

comunidad u organización en estudio, métodos para analizar y comprender

mejor su realidad, para así planificar acciones y medidas para transformarlas

y mejorarlas, combina la teoría y la praxis y posibilita el aprendizaje de los

involucrados.

Es por ello que el presente proyecto se basa en la participación

colectiva, que busca transformar su realidad, en función de la problemática

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existente en la empresa Inversiones Obelisco, C.A, utilizando el conocimiento

y la investigación como herramienta en la búsqueda de soluciones prácticas.

De igual manera, como metodología hace referencia a procedimientos

específicos para llevar adelante la investigación, es una manera concreta de

llevar adelante los pasos de la investigación científica de acuerdo con su

enfoque.

La investigación participativa, se considera aprendizaje colectivo de la

realidad, basado en una análisis crítico y activa de los grupos implicados,

que se orientan a estimular la practica transformadora y el cambio social,

favorece una mayor eficiencia en la intervención pública, al producirse

respuestas y propuestas bien orientadas que optimicen recursos: mejores

servicios con iguales recursos. La participación profundiza en la democracia

y facilita la articulación social, el desarrollar la investigación acción siguiendo

las fases de un proceso metodológico que debe ser asumido con el debido

rigor conceptual que permita al investigador participar en las comunidades y

desarrollar con éstas, proyectos de acción con una base autogestionaria;

estos propósitos están íntimamente consustanciados con procesos

educativos, orientados al hacer, convivir y pensar, lo cual se traduce en una

educación de utilidad social que permitan dar respuestas a las nuevas

exigencias de la sociedad.

Línea de investigación

La líneas de investigación incluye un conjunto de proyectos de

investigación sobre un mismo campo, realidad o área de conocimiento,

consolidando las corrientes del pensamiento y que los resultados, ligados al

diagnóstico y solución de problemas de la localidad, región, nacional e

internacional, enriquezcan la producción y divulgación del conocimiento.

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Cuando se habla de líneas de investigación, no solo debe tenerse en

cuenta los proyectos de investigación que dependen de ella, sino también

una serie de actividades académicas que ayuden a sus fortalecimiento, como

congresos, seminarios o foros dentro del contenido de la línea, y ayude con

su contribución para generar y enriquecer la cultura investigativa.

La línea de investigación en la que nos basamos para la elaboración

del presente proyecto es: Línea 6: Modelos Administrativos, cuyo objetivo

general es promover procesos administrativos que respondan al modelo

económico social y sus objetivos específicos son:

Desarrollar modelos administrativos socialistas.

Promover las estructuras con base en lo colectivo.

Promover el trabajo como un hecho social.

El presente trabajo está orientado a establecer a crear estrategias para

dar cumplimento a las normas establecidas en la organización, de tal manera

de crear estándares de planificación, organización, dirección de los procesos

de control interno de las cuentas por cobrar de los arrendamientos de la

empresa Inversiones Obelisco, C.A, para mejorar las operaciones

administrativas, esto conlleva a la potencialización de redes de conocimiento

y capacitación, de tal manera, describir a través del diagnóstico un hecho

real que se presenta y ofrecer una alternativa administrativa, que favorezca

la situación actual.

Métodos, técnicas e instrumento de recolección y procedimiento de la información.

Las técnicas e instrumento de recolección de datos son particulares y

específicas de una disciplina, por lo que sirven de complemento en una

investigación cuantitativa, el cual posee una aplicabilidad general; la

aplicación de una técnica conduce a la obtención de información el cual debe

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ser guardada en un medio material de manera que los datos puedan ser

recuperados, procesados, analizados e interpretados posteriormente.

En este sentido, la UNA (2006) establece que, la técnica de

recolección de datos “es un conjunto organizado de procedimientos que se

utilizan durante el proceso de recolección de información”. (p.307). en la

primera fase del proyecto que corresponde al diagnóstico se implementaron

dos técnicas estas son la encuesta y la observación; detalladas y como

instrumento el cuestionario.

El instrumento utilizado es el cuestionario, al respecto Sabino (2012) el

cuestionario “es el conjunto de operaciones que se realizan para estudiar la

distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población,

universo o colectivo, partiendo de la información de una fracción de la

población considerada”. (p. 115).

El cuestionario se utilizó con la finalidad de poder conocer de manera

específica las deficiencias, debilidades y fortalezas administrativas, el mismo

estará compuesto por una serie de preguntas cerradas SI/NO, consta de 10

preguntas. En el cual se hace énfasis en el conocimiento del manejo de los

procesos administrativos para la planificación, organización, dirección y

control. Este fue aplicado al personal que labora en el departamento de

administración de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.

Por su parte Hernández, Fernández y Baptista (2006), considera que

el mismo contiene categorías o alternativas de respuestas que han sido

delimitadas, es decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de

respuestas y ellos deben circunscribirse a estos (p.24).

Durante las diferentes fases, como parte del proceso investigativo en

la organización, inicialmente se realizó mediante el diagnostico participativo,

la recopilación de la información necesaria, para poder elaborar las

alternativas de solución, es por ellos que mediante el uso de técnicas,

10

métodos e instrumentos de recolección de datos, mediante la entrevistas, las

charlas y los encuentros con los miembros de la organización se desarrolló la

propuesta, que inicia con la identificación de las debilidades y fortalezas en el

área administrativas, específicamente las cobranzas de los arrendatarios. Se

procedió a elaborar una lista de problemas generales en el área

administrativa, para obtener el problema de mayor relevancia, por medio del

cuestionario de preguntas.

La sistematización permitió la caracterización del estado de la gestión

administrativa, lo que conllevo a la identificación de las problemáticas y la

precisión del problema abordado. Así mismo, el análisis y la síntesis

apoyaron de manera constante todo el procesamiento de la información

recabada.

1.3 Problematización

Descripción del abordaje inicial del proyecto

La vinculación de las autoras con la organización, propicio el

desarrollo de un diagnostico exploratorio para evidenciar las condiciones en

las que se desarrollan operaciones administrativas, en la empresa

Inversiones Obelisco, C.A., para realizar el diagnostico en el área

administrativa, por lo que a través de las diversas actividades como parte de

la investigación, se pudo programar un conjunto de visitas y reuniones que

permitieron la aplicación de los instrumentos diseñados y la recolección de la

información recabada, se identificaron aspectos relevantes que se indican a

continuación como lista de situaciones problemáticas.

Lista de problemas

Estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio

del departamento de cuentas por cobrar.

Manual de procedimientos administrativos.

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Información oportuna para la adecuada toma de decisiones.

Controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.

Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos,

humanos y organizacionales.

Omisión de las políticas para el sistema de cuentas por cobrar.

Ausencia de personal en los diferentes departamentos.

Falla de comunicación a la toma de decisiones entre los directivos del

mismo.

Incremento del margen de morosidad por parte de los arrendatarios de

la empresa.

Necesidad de control en la facturación.

Carencia de estrategias para el control interno dentro de los

procedimientos.

Enunciado del problema

Descontrol administrativo en la cobranza de la empresa Inversiones

Obelisco, C.A.

Descripción del problema

Actualmente la empresa Inversiones Obelisco, C.A., presenta algunas

debilidades en los procesos administrativos, esto se referente a los controles

internos de las políticas de créditos de arrendamientos y las cobranzas. En

este sentido, cabe destacar que algunas de las deficiencias están presentes

es en los registros de los datos. Actualmente, algunos arrendatarios dejan de

cancelar, se presentan fallas en los registros al día de las cobranzas, aunado

a la falta de procesos sistematizados.

Se señala, que todos los locales están arrendados y los arrendatarios

no hacen acto de presencia en la administración de la empresa para cumplir

con sus obligaciones, sumado a esto los contratos de arrendamientos se

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encuentran vencidos en su gran mayoría, ya que es imposible contactar con

los representantes legales o arrendatarios de los locales; este punto

manifiesta los montos de arrendamiento tan bajo que se presentan en la

empresa, los cuales se encuentran desajustados a la realidad inflacionaria de

nuestro país, por esta razón deja por debajo los ingresos de la empresa

acorde con las obligación y gastos que genera mensualmente.

Esto está ocasionando que la empresa deja de invertir en

infraestructura, invertir en más seguridad para sus alrededores, prestar una

mejor atención al público visitante y para el pago de las obligaciones

salariales a los empleados. A lo antes mencionado, conlleva un proceso lento

y desorganizado al momento de archivar la información, también resulta

tedioso para la secretaria realizar recibos manuales y actualización de las

cobranzas, las cuales son significativas en toda organización por cuanto

vienen a formar los ingresos principales de las mismas.

Todo lo mencionado conlleva específicamente al descontrol

administrativo que afecta las cobranzas, causadas por un deficiente sistema

de políticas que determine los registros y las condiciones de pago de los

arrendatarios. En este orden de ideas se considera que este representa el

problema más significativo de la empresa, son de manera general las fallas

de planificación, organización y control interno de las cobranzas.

Fundamentación de problema

La investigación se argumenta desde el punto de vista administrativo,

se basa en la importancia de llevar un control interno de las cuentas por

cobrar adecuado, para favorecer el desarrollo económico de la organización

y su gestión. De igual forma, elevar el conocimiento, a través del estudio y

solución de problemas reales, que contribuyan a la participación del personal

a la búsqueda de soluciones prácticas.

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Además es importante, ya que se formulan controles por parte del

departamento de recaudación, para el perfeccionamiento de iniciativas

dirigidas por otros investigadores en aportar soluciones para un mejor

desempeño del proceso productivo de la organización.

Por otro lado, este estudio proporciona mejoras que facilita la toma de

decisiones en la gerencia, la cual podrá generar a corto plazo estrategias

idóneas y/o políticas de cobranza efectivas, contribuyendo así al logro de los

objetivos de la organización. Así mismo, permite tener información confiable

lo cual puede ser la información de las operaciones que se generan de las

cuentas por cobrar.

Fundamentación práctica

En referencia a la utilidad del proyecto presentado, este hace

referencia a contribuir en la asistencia para hallar una solución a la

problemática, que busca mediante alternativas prácticas de planificación,

organización, dirección y control, propias de los procesos administrativos

como eje fundamental, desarrollar una alternativa viable para ofrecer un

aporte que favorezca la situación presentada.

En este contexto, se dice que se fundamenta en lo práctico, ya que

puede ayudar a mejorar la eficiencia del departamento, reduciendo la

morosidad además de elevar los ingresos, se puede recuperar las perdidas,

y por consiguiente con el correcto manejo de la políticas establecidas, esto

genera confianza y seguridad a la organización, así mismo garantiza la

efectividad total del pago de los arrendatarios, convirtiéndose en una

organización solida capaz de enfrentar con eficiencia y seguridad, cualquier

tipo de dificultad que a nivel de cobranzas surja en el departamento

respectivo, que normalmente sueles presentarse.

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Fundamentación investigativa

Este estudio se centra en el accionar de los conocimientos y destrezas

adquiridos por las investigadoras, así como los procesos de

retroalimentación y la puesta en práctica de alternativas basadas en la

administración y entender a través del diagnóstico las realidades propias de

una organización, generadas y producidas por sus mismos miembros.

De igual forma, se cumple con el propósito general de los Programas

Nacionales de Formación PNF en Administración el cual está dirigido a la

formación de un profesional que participa activamente en la transformación

de su entorno laboral y socio comunitario, a través de la planificación, diseño,

innovación, desarrollo, transformación, ejecución, dirección, control y

evaluación de sistemas administrativos en diferentes tipos de organizaciones

que le permitan integrarse con conciencia crítica al desarrollo del país y

sobretodo contribuyendo bienestar social.

Impacto social del proyecto

Con relación al presente proyecto en la empresa Inversiones Obelisco,

C.A., se puede decir que es un impacto organizacional importante, ya que

está situado en un marco administrativo y que desde los aspectos de

desarrollo, se verán reflejados en la interacción, la proyección, la manera de

trabajar y hacer las cosas, la respuesta a la aplicación de una mejora en los

controles y las políticas de cobranza y su economía.

Por lo que este proyecto está orientado en la búsqueda de soluciones

prácticas y de desarrollo, que beneficien a un colectivo de manera general,

ajustadas a la realidad, generar a través de la iniciativa interna utilizando

herramientas generadas del conocimiento de los protagonistas.

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CAPITULO II

LA PLANIFICACIÓN

La fase de la planificación consiste en la programación de las

actividades a realizar en función de los objetivos de la propuesta,

dependiendo de los recursos que tenga la organización, así como también el

tiempo estimado para alcanzar las metas propuestas mediante la

implementación de planes y programas. Así mismo, la planificación como

uno de los elementos del proceso administrativo, se basa en determinar o

definir las acciones que se van a realizar, el cómo se va a hacer y las que

deben cumplirse, así mismo la planificación debe ejecutarse y bajo

parámetros de control y organización.

Con relación al presente proyecto, la planificación de las acciones es

necesaria para el desarrollo del mismo, lo que a su vez se contemplan los

objetivos generales y específicos que deben ejecutarse, así mismo un plan

de acción y el cronograma de las actividades para la propuesta que debe

estar estructurada. Así mismo, los recursos que se utilizan, el tiempo y el

lugar donde se desarrolla el proyecto.

Descripción de la propuesta

Desde el punto de vista administrativo, la propuesta se basa e aplicar

estrategias de control interno para mejorar los procesos de cobranza, para

ello es necesario que dentro del departamento de cobranza de le empresa

Inversiones Obelisco, C.A., exista un control no manual y sistematizado de

las cuentas por cobrar, para favorecer el resguardo de la información, por

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otra parte, dichos procesos deben estar definidos dentro de un marco de

políticas de cobranza, en un plan tendente a mejorar el registro y las

operaciones de manera general, destacando que el correcto manejo de la

información, genera confianza y seguridad a la organización, y garantiza la

efectividad del pago de los arrendatarios.

Dentro de las etapas concebidas en la estrategia para la puesta en práctica

del modelo diseñado se encuentran:

La etapa de obtención de la información: tiene como objetivo

fundamental identificar las debilidades y fortalezas de la organización, sus

procesos administrativos, se basa en la indagación de la realidad, la

caracterización del estado actual previo a la implementación del modelo.

Es por ello, que para la obtención de la información se han definido

como acciones esenciales:

Desarrollo de conversatorios para la presentación del modelo

diseñado.

Realización de un diagnostico participativo para la exploración del

contexto en el que se aplica la estrategia. En este sentido el diagnóstico

inicial contempla entre las acciones principales:

Selección y diseño del instrumento de diagnostico

Aplicación del instrumento de diagnostico

Sistematización del diagnostico

Realización de conversatorios para profundizar en las condiciones y

requerimientos para la implementación del modelo.

En la etapa de ejecución se estableces dos fases fundamentales, la fase

de programación de las acciones principales para el desarrollo de la

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estrategia y la fase de implementación que corresponde a la puesta en

práctica de las acciones planificadas.

La fase de programación se corresponde con el conjunto de acciones

previas necesarias para la ejecución del modelo. En ella se incluyen como

actividades preparatorias la sensibilización y formación de los actores

involucrados en la gestión del trabajo metodológico.

Esta fase de programación de la estrategia se establece tomando en

consideración dentro de sus acciones fundamentales:

La sensibilización se hace necesaria a través de un conversatorio con los

miembros de la organización, la formación es una actividad fundamental para

garantizar la efectividad en la gestión administrativa.

De igual manera se indica como tercer a etapa de la estrategia la etapa

de evaluación: se reflexiona sobre el nivel de efectividad de las acciones

realizadas, su impacto en la transformación de la realidad y los

requerimientos para su reajuste continúo. Esta etapa comprende la fase de

revisión, de valoración y ajustes.

En la fase de revisión se establece la aplicación de medios e

instrumentos, para el seguimiento y el control en el desarrollo de las acciones

concebidas en cada fase, que puede considerarse un diagnostico superior.

Por parte la fase de valoración comprende procesamiento de la

información de control obtenida que será valorada para precisar la

efectividad y el nivel de pertinencia en la ejecución de las acciones definidas.

En lo que respecta a la fase de reajuste, se desarrolla de acuerdo con

la valoración realizadas se definen y aplican las acciones correctivas

necesarias.

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La evaluación del sistema, en un proceso permanentemente en el cual

debe medirse el impacto en los procesos administrativos, el desempeño, así

como en el fortalecimiento de la gestión administrativa.

Objetivos de la propuesta

Los objetivos de la investigación constituyen los propósitos concretos

por los cuales se investiga, donde se especifican los alcances y limitaciones

de estudio. Hernández, Fernández y Baptista (2006).

Los objetivos se dividen en generales y específicos. Los primeros son

las metas centrales de la investigación y plantean de una manera amplia

hasta dónde va a llegar ésta. Los objetivos específicos expresan metas

concretas que son necesarias para alcanzar el objetivo general.

Objetivo general

Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza

de los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en

Maracay Estado Aragua.

Objetivos específicos

Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos

para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada

en Maracay estado Aragua.

Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones

por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en

Maracay estado Aragua.

Desarrollar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones

Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

19

Fundamentación de la propuesta

Esta descripción comprende el detalle de los criterios y elementos

teórico-metodológicos en que sustenta la elaboración de la propuesta.

Fundamentación teórica

Este proyecto se sustenta en ofrecer a la empresa Inversiones

Obelisco, C.A., asistencia administrativa para mejorar sus procedimientos en

el departamento de cobranzas, mejorando la aplicación de sus políticas en

los arrendamientos, se orienta para la concretación de los objetivos

planteados por la organización, donde se promueve la participación, la

generación de conocimientos basados en la pertenencia social y el

intercambio de saberes, considerando las líneas de investigación acción

participativa de manera de satisfacer las necesidades fundamentales y

promover el desarrollo de esta empresa.

Para Hill (2014), La gestión de cobranza es el conjunto de acciones

coordinadas y aplicadas adecuada y oportunamente a los clientes para lograr

la recuperación de los créditos, de manera que los activos exigibles de la

institución se conviertan en activos líquidos de la manera más rápida y

eficiente posible, manteniendo en el proceso la buena disposición de los

clientes para futuras negociaciones.

En tal sentido, la gestión de cobranza es un proceso bastante

interactivo con los clientes, que parte del análisis de la situación del cliente,

un oportuno y frecuente contacto con el cliente, ofreciendo en el proceso de

negociación alternativas de solución oportunas para cada caso y registrando

las acciones ejecutadas para realizar un seguimiento continuo y el control del

cumplimiento de los acuerdos negociados. Algunas acciones típicas en la

gestión de la cobranza se describen a continuación, junto con un flujo grama

con el proceso que sigue la gestión de cobranza:

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a) Análisis del caso: ¿Quién es el cliente? ¿Cuál es su situación? ¿Cuáles

fueron las condiciones para el otorgamiento del crédito? ¿Por qué cayó en

mora? Aquí podemos considerar fuentes internas y externas de información

como centrales de riesgo, relación de deudores, etc.

b) Contacto con el cliente: ¿Qué información registra el cliente? ¿Dónde está

ubicado el cliente? ¿Cuáles acciones ya fueron ejecutadas?

c) Diagnóstico: ¿Cuál es el problema a raíz de la morosidad actual? ¿Qué

tipo de cliente tenemos?

d) Generación de alternativa: ¿Cuáles son las posibles soluciones? El

objetivo de esta acción es la venta del beneficio para crear una cultura de

pago en el cliente.

e) Obtención de compromisos de pago: ¿Realizamos una buena

negociación? La empresa debe identificar claramente, cuándo, dónde, cómo

y cuánto pagará el cliente, y recordar, por ejemplo, que el cliente que está en

una situación de sobreendeudamiento o disminución de ingresos establecerá

una jerarquía en el pago de las deudas. ¿Logramos que el cliente le dé

prioridad al pago de este crédito?

f) Cumplimiento de compromisos de pago: ¿El cliente cumplió con el

compromiso de pago en la fecha indicada? ¿Demuestra que quiere pagar? El

objetivo es mostrar consistencia a lo largo de todo la gestión de cobranza. No

basta el compromiso y la actitud positiva del cliente hacia el pago; los

gestores de cobranza deben realizar seguimiento a los compromisos de

pago.

g) Registro de Acciones: ¿Las acciones están siendo coordinadas? Es

importante considerar o ponerse en el lugar de la persona que continuará la

gestión de cobranza.

21

h) Seguimiento del caso: ¿Conocemos la actual situación del cliente y las

acciones realizadas?

i) Intensificación de las acciones: ¿Cuál es la acción a tomar que nos permita

recobrar el activo de manera más inmediata? ¿Cuáles son los activos que el

cliente posee? ¿Qué podemos recuperar con una acción legal? En esta fase

el interés es recuperar el activo aún a costa de perder al cliente.

j) Definiendo los créditos “pérdida”: Es importante también que las IMF

definan claramente las condiciones para reconocer la pérdida de un crédito,

es decir - cuando la gestión de cobranza ha finalizado. Puede ser cuando se

ha agotado todas las estrategias posibles para la recuperación de la deuda

y/o cuando la probabilidad de pago es muy baja. En general, se debe

analizar el costo-beneficio de las medidas judiciales, reportando el cliente

moroso, y otras acciones permitidas por ley.

Cada elemento de una investigación se enfoca en diferentes bases

conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio. En este

sentido, las bases teóricas implican diversas fuentes informativas, con la

finalidad de construir los fundamentos teóricos y conceptuales de la

investigación, en el mismo se desarrollan, seleccionan y organizan una serie

de información relacionada con el tema. En virtud de lo antes expuesto, fue

necesaria una revisión bibliográfica de distintos autores en referencia al tema

estudiado, a objetivo de precisar la teoría que enmarca los lineamientos

empleados en el desarrollo del presente estudio.

Control interno

Es la base donde descansa las actividades de una empresa, es decir,

que las actividades de producción, distribución, financiamiento,

administración, entre otras son regidas por el control interno.

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Para Marroquin (2009), el control interno “es el proceso efectuado por

la dirección, la gerencia, y los otros miembros de la organización diseñado

para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuento al logro de

objetivos en las siguientes categorías:

1. Efectividad y eficiencia en las operaciones

2. Confiabilidad e integridad de la información financiera y

operativa

3. Protección de activos.

4. Cumplimiento de la leyes, regulaciones y contratos.”

En términos generales el control interno deberá establecer previo

estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa y que la función

del control interno es aplicable a todas las aéreas de operación de los

negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la

información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor

convengan a los intereses de la empresa.

“Marroquin (2009), afirma que en lo que afecta a los elementos

básicos de un sistema de control interno, el proceso básico de control incluye

los siguientes elementos:

a) Un plan de organización que proporción una adecuada separación de

responsabilidades funcionales.

b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados

para proporcionar un control contable razonable sobre los activos,

pasivos, gastos e ingresos.

c) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar las

necesidades de la empresa”.

Objetivos del control interno

23

Comenta Enríquez (2009), que “Un sistema de control interno tiene

varios objetivos como:

a) Evitar o reducir fraudes.

b) Salvaguardar contra el desperdicio.

c) Salvaguardar contra la insuficiencia.

d) Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

e) Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

f) Salvaguardar los activos de la empresa.

g) Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las

normas fijadas por la administración.”

La cobranza

Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por

concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio.

Gestiopolis (2012).

Esto incluye el pago de documentos como

Facturas

Pagares

Letras de cambio

Otros títulos valores

Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es

tan cierta esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado

capital de trabajo, cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes ,

por lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la

administración

24

Cobranza efectiva

Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como:

1 Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que representa.

Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la

organización y/o actividad que represente.

2 Organización interna hacia el trabajo

Es la importancia de prepararse para una gestión, como el conocimiento

de su empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de

trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una

cuenta por cobrar.

3 Percepción del cliente

Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una

herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda

percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política

de crédito definida y respetada por sus trabajadores

4 Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión de cobros.

Una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con

el cliente.

Es ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor de cobros

es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos

El primero de ellos, salvar la relación comercial sin caer en el

detrimento de los intereses de la empresa.

El segundo es recuperar la totalidad de los montos

25

5 El seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones

sobre las cuentas que gestiona.

Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada

una de las acciones reconociendo que la efectividad radica en el análisis

permanente de las acciones Vs las reacciones que estas producen.

Administración

Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los

recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o

metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Promonegocios

(2012).

Tiene el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización

de manera eficiente y eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la

mínima cantidad de recursos.

Fundamentación metodológica Se plantea como alternativa se solución al problema identificado el

desarrollo de un sistema administrativo para el control interno, mediante sus

procesos administrativos, en el área de cobranza en los arrendamientos de la

empresa Inversiones Obelisco, C.A.

Para esta investigación el sistema, es el conjunto de elementos que

dinámicamente relacionados entre si conforman una actividad para alcanzar

un fin (objetivo). Las características fundamentales del sistema diseñado se

centran en ser interactivo ya que promueve la interacción de los elementos

del proceso administrativo.

Según Bertalanffy (2009), sistema es un conjunto de unidades

recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u

objetivo) y globalismo (o totalidad.)

26

Una organización podrá ser atendida como n sistema o un

supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel

representado por todos sus componentes y relaciones necesarios para la

realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los

sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

El sistema de control interno o de gestiónDe acuerdo a lo señalado por Valencia (2013), se define como: un

conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas

en la comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión

por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a

través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la

relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los

recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la

gerencia están:

Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.

Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento,

rentabilidad y liquidez.

Igualmente, Márquez (2009), considera que sistema de gestión es:

Ante todo un método, un medio para conducir con orden el

pensamiento y la acción, lo primero es prever, establecer un pronóstico sobre

el cual fijar objetivos y definir un programa de acción. Lo segundo es

controlar, comparando las realizaciones con las previsiones, al mismo tiempo

que se ponen todos los medios para compensar las diferencias constatadas.

(p.97).

El control de gestión se relaciona con las actividades siguientes:

formulación de objetivos, fijación de estándares, programas de acción

27

(presupuestos), utilización de recursos, medición de resultados (verificación),

análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.

Se distingue una diferenciación entre el concepto de gestión, control

de gestión y la función de control, pero no se observa la misma precisión al

establecer sus fronteras. Algunos consideran que el control de gestión

comprende tanto la etapa de previsión como la etapa de control o verificación

propiamente dicha; otros lo ven más cercano a la ejecución y verificación;

para otro, abarca los procesos de asignación de recursos, el seguimiento de

las acciones y la evaluación del resultado.

También se considera que el control de gestión no debe ser reducido

a la función de control (entendido como evaluación y corrección del

desempeño solamente) sino que comprende también la fase de planificación

(porque durante el proceso de definir objetivos se determinan las formas de

medirlos, y su cuantificación en el estándar), que a su vez está determinada

por los procesos de mejoramiento que son los que le otorgan la capacidad de

diagnóstico al control de gestión.

Actividades de los sistemas de control interno

Según Pereira (2007), Las acciones efectivas son aquellas que

mantienen un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la producción de

los resultados deseados y los medios que se utilizan para lograrlos. Todas

las actividades de una compañía se traducen en dinero en efectivo en algún

momento.

1. Hacen parte de los procesos en la empresa.

2. Se traducen en dinero en efectivo en algún momento.

28

3. Afectan otras áreas de la empresa que pueden encontrarse lejos del

punto de origen de la actividad.

4. Su efecto es directamente proporcional a su eficacia.

5. Independientemente de la eficiencia con que se usen los recursos,

requieren de adecuada eficacia de las personas, para ejercer su

efecto.

6. Regulan el funcionamiento de la empresa

Estructura de la propuesta

El sistema de control interno para mejorar las cobranzas de los

arrendamientos en la empresa Inversiones Obelisco, C.A., se elaboró

mediante uso de estrategias administrativas, basadas en los elementos del

proceso administrativo, planificación, organización, dirección y control, al

mismo tiempo la ejecución como parte del proceso y la evaluación de

resultados operativos, de acuerdo a la interacción de cada elemento del

sistema propuesto.

Fundamentación y justificación de su necesidad

Se basa, en crear estándares de control para el buen manejo de la

información en el departamento de arrendamientos y cobranzas, mejorando

el tiempo de búsqueda de información y creando desde su necesidad un

mejor desempeño, impulsando las operaciones administrativas de gestión.

Objetivos:

Dentro de los objetivos tenemos:

1. Organizar la información de los clientes.

2. Clasificar la información.

3. Registrar las operaciones

4. Controlar y hacer seguimiento de las operaciones

29

5. Mejorar el desempeño administrativo

6. Evaluar los resultados.

Elementos y componentes

Subsistemas de exigencias para la gestión administrativa: el

desempeño administrativo en la organización, debe estar regido por la

aplicación de acciones que contribuyan a elevar la calidad de los

procesos administrativos, se fundamenta en el perfeccionamiento de

la gestión pública, debe corresponderse con la aplicación de leyes y

reglamentos, para la definición de los recursos administrativos, el

establecimiento de las formas y métodos para el control y seguimiento

de los recursos. En esta fase es importante considerar la

participación, las responsabilidades, desde una visión colectiva, que

permita tomar en cuenta las necesidades individuales y generales de

los trabajadores de la organización.

Subsistema organizativo: representa la integración de los diversos

elementos necesarios para la gestión del trabajo administrativo,

responde a la concepción de una estructura formal de trabajo, así

como de propiciar condiciones apropiadas para que las actividades se

orienten a la dirección eficiente del proceso por lo que se conforman

de:

Sistema de planificación: se basa en describir, mediante el uso de

herramientas de planificación, responde a la determinación de los

objetivos, métodos, medios y formas de llevar a cabo el proceso

administrativo que se deben asumir para realizar una operación y que

esto debe ser orientado a cubrir las necesidades en el área de

arrendamientos.

30

Subsistemas de control y ejecución: Este subsistema, tiene que ver

con la línea de acción, implica la realización de las actividades

planificadas y organizadas para la dirección del proceso, pero también

con los parámetros de control definido en el procedimiento

administrativo, como parte de esto las actividades representa una

serie de eventos que deben cumplirse, para favorecer el

procedimiento.

Subsistemas de evaluación de los resultados: El proceso de

evaluación que se ha concebido en este sistema, debe fundamentarse

en constatar el cumplimiento de los objetivos propuestos paras su

desarrollo, así como la efectividad del resto de los subsistemas, las

relaciones entre estos, principalmente subsistemas organizativo que

sustentan el perfeccionamiento del proceso planteado en este modelo.

En tal sentido. La evaluación debe orientarse en identificar:

El desempeño administrativo

La calidad del proceso administrativo

El impacto en la gestión administrativa

Para la concreción de este proceso de evaluación y control se sugiere

la adopción de un sistema de métodos y procedimientos que permitan no

solo el diagnostico permanentemente sino también el control efectivo del

proceso, por lo que se plantea:

El seguimiento de los procedimientos administrativos, a través de

instrumento de evaluación del desempeño, se traduce en la inspección del

desarrollo de las actividades vinculadas a las formas organizativas y niveles

establecidos para la ejecución del trabajo.

Forma de Instrumentación: como forma de instrumentación el uso

de estrategias se utilizó para desarrollar la propuesta, los

31

flujogramas, los diagramas de flujo, así como también la elaboración

de formatos y el desarrollo de actividades complementarias como

parte del proceso de formación, charlas y talleres.

Representación gráfica del sistema de gestión a implementar

32

Figura 3. Representación gráfica del sistema de gestión a implementar

Fuente: Las Autoras (2015)

Matriz de planificación

33

La implementación del sistema se ha concebido a través de una

estrategia como matriz de planificación; ya que la misma permite la

definición, organización, dirección y control de un conjunto de acciones

necesarias para la puesta en práctica del mismo.

La estrategia propuesta tiene como objeto desarrollar un conjunto de

acciones que contribuyan a la implementación del sistema para el control

interno de las operaciones de cobranza en la empresa Inversiones Obelisco,

C.A.

34

MATRIZ DE PLANIFICACION

Objetivos Actividades Principales

Recursos Críticos Actores Actividades

SoporteLapso de Ejecución Responsables Resultado

Esperado

Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

Realizar diagramas de subsistemas.

Humanos: Investigadoras

Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras, lápices

Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.

Realización de charlas de trabajo con el personal que labora en el área.

Estudio documental

2 Semanas El equipo de investigación

Diseño de Sistema

Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

Conversatorio con el personal administrativo de la empresa, para definir los procesos de registro y control de clientes

Humanos: Investigadoras

Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras

Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.

Realizar flujogramas

2 semanasEl equipo de investigación

Obtener el sistema y sus operaciones y actividades.

Diseñar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

Mesa de trabajo

Humanos: Investigadoras

Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras

Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.

Elaborar formatos para la

evaluación de los

resultados.

2 semanas El equipo de investigación

Realizar seguimiento

periódico de los procedimientos administrativos,

para las políticas de cobranza.

Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza de los arrendamientos de la empresa

Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay Estado Aragua.

35

Cronograma de Actividades

El cronograma de actividades representa el plan programado de las

acciones a emprender por los investigadores para el desarrollo de todas y

cada una de las fases de la investigación; todo ello enfocado en función del

tiempo para su ejecución, por lo que se presenta a continuación un esquema

de trabajo de la investigación reflejando cada una de las actividades propias

del estudio.

36

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

TiempoMESESActividad

Año 2014 Ene Feb Ma

r

Abr May Ju

n

Jul Ag

o

Sep Oct Nov Dic

Solicitud Elaboración de Proyecto en la organizaciónRecopilación de la InformaciónConversatorio con el personal de la EmpresAplicación del InstrumentoElaboración de la PropuestaReuniones grupales análisis de documentamental y discusionesSelección de alternativas de soluciónSe le informo alternativa de la propuestaDiseño de la propuestaAño 2015 Ene Feb Ma

r

Abr May Ju

n

Jul Ag

o

Sep Oct Nov Dic

Elaboración de Matriz de planificaciónElaboración de cronograma de actividadesSistematización de los ResultadosEjecuciónVisitas a la OrganizaciónDesarrollo de Actividades informativasEvaluaciónSistematización de la informaciónElaboración de Conclusiones y RecomendacionesAjustes finales del informe de proyectoEntrega del informe de proyecto

37

38

CAPITULO III

SISTEMATIZACIÓN DE RESULTADOS

3.1 La Ejecución

La sistematización es aquella interpretación critica de una o varias

experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o

explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho

proceso, como se han relacionado entre si y por qué lo han hecho de ese

modo.

Los resultados del proyecto se presentan en esta sección, tomando en

consideración la fase de ejecución de las acciones planificadas en el

producto científico diseñado y la evaluación del impacto de la aplicación del

mismo.

Por consiguiente, en este capítulo para reseñar los resultados debe

tenerse en cuenta:

La ejecución del proyecto que contempla la puesta en práctica de las

acciones planificadas en el capítulo II para la implementación de la propuesta

de solución diseñada. De manera que se hace necesaria la descripción del

proceso de ejecución del proyecto, por lo siguiente:

Las actividades programadas en la planificación

Las actividades realizadas en la fase de ejecución del proyecto

Desviaciones presentadas en la ejecución de las actividades (en el

caso de haberlas)

Ajustes realizados en el caso de presentarse desviaciones

39

Responsables de las actividades realizadas

Registros de fechas y horas de ejecución de actividades

Describir los procedimientos utilizados para el desarrollo de estas

acciones

Reseñar en cada acción el modo de participación de los actores

involucrados

Presentar la descripción de manera cronológica y secuencial que

permitan comprender y analizar el seguimiento de las acciones

aplicadas.

En esta sección donde se concreta el relato de experiencias pero

centradas fundamentalmente en ¿Cómo se aplicaron las acciones

planificadas para solucionar el problema abordado?. En esencia debe

mostrarse el conjunto de actividades realizadas para dar cumplimiento

a los objetivos planteados en el proyecto.

La ejecución de la propuesta para implementar un sistema de

control interno, para mejorar la cobranza de los arrendamientos de la

empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado

Aragua, es un proyecto que nace de la necesidad de crear mejoras

administrativas en la organización, específicamente en el área de

cobranza, donde se presenta la dificultad para efectuar la cobranza

eficazmente. Por lo que mediante cada uno de los objetivos para la

realización de este proyecto, se realizaron de manera consecutiva

para garantizar el buen desarrollo del mismo, así como las

herramientas utilizadas para la recaudación de los aportes ofrecidos

por los encuestados y directamente afectados, donde se obtuvo una

propuesta ideal para la carrera de administración que fue desarrollada

en virtud de las necesidades de la organización.

En este mismo orden de ideas, lo requerimientos que fueron

necesarios para el desarrollo de la sistematización, se basa en un modelo

40

administrativo de planificación, organización, dirección y control, que han

permitido canalizar cada uno de estos procesos que se han establecido

para ofrecer esta propuesta que integra el conocimiento adquirido y la

participación.

Los objetivos específicos, representan dentro de la matriz de

planificación, cada una de las actividades a realizar, para llevar a cabo la

implementación de un sistema de control interno, para mejorar las

políticas de cobranza de los arrendamientos de la empresa Inversiones

Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

Este objetivo se basó en definir cada elemento del sistema, luego de

realizar la fase de evaluación del sistema actual de la organización en

estudio, donde se aplicó un instrumento de recopilación de datos,

permitiendo conocer las debilidades y fortalezas de la organización. Es

así como se definen las características de la entidad, representado por

los procedimientos administrativos y sus actividades y los responsables.

Estos elementos del sistema actual fueron evaluados y posteriormente

organizados mediante procedimientos administrativos diseñados para

crear mejoras del control interno, a través del registro y resguardo de la

información, para favorecer el desarrollo de las operaciones.

Descripción del Proceso de Ejecución

Objetivo 1.

Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos

para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.,

ubicada en Maracay estado Aragua.

41

Las actividades programadas en la planificación:

Mediante la fase de diagnóstico, se procedió a utilizar métodos,

técnicas e instrumentos de relección de datos, los cuales favorecieron el

manejo de la información, llegar a conocer las debilidades y fortalezas

encontradas en la organización, específicamente en el área de

arrendamientos y sus cobros, permitiendo conocer, cómo funciona el

proceso de control y registro de operaciones, para estos técnicas de

control y registro de operaciones, para este paso de medición se utilizó el

instrumento de recolección de datos o cuestionario, el cual recurrió para

evaluar la aplicación de principios administrativos básicos. También

mediante la fase de diagnóstico, se definió la jerarquización del problema

y se estudiaron las posibles estrategias de solución.

Ajustes Realizados

Durante el proceso de diagnóstico, se realizaron algunos ajustes a

esta fase ya que se consideró inicialmente trabajar con Matriz DOFA,

solamente con los datos de la encuesta, pero se trabajó en el

cuestionario y las preguntas cerradas.

Responsables de las Actividades

Se trabajó conjuntamente las autoras con los miembros de la

organización.

Registro de fechas y horas de ejecución de Actividades

El inicio de la fase de diagnóstico, correspondió a los meses de

enero, febrero, marzo y abril del 2015, en función de la investigación.

42

Procedimientos utilizados para el desarrollo de la acciones

Los procedimientos utilizados, fueron el diagnostico participativo

la utilización del cuestionario, las técnicas de observación directa y la

toma de notas.

Modo de participación de los actores involucrados

Se trabajó en esta fase, mediante una charla, la cual sirvió para

conocer las impresiones de los miembros de la organización, como

también, el intercambio de conocimientos estuvo presente mediante el

dialogo reflexivo.

Objetivo 2.

Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones

por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en

Maracay estado Aragua.

Las actividades programadas en planificación

Esta actividad, como parte del desarrollo, contemplo el uso de la

investigación documental para la construcción de módulos, es por ello

que nos basamos en la fundamentación metodológica, según la teoría

de sistemas, el cual fue una estrategia utilizada para la formulación de

la propuesta, estos subsistemas son cuatro y se basan en los

elementos del proceso administrativo, planificación, organización,

dirección y control de operaciones, basados en el buen manejo de la

información, de las operaciones administrativas para la cobranzas y

clientes de la organización Inversiones Obelisco, C.A.

43

Ajustes Realizados

Al inicio del trabajo investigativo, se elaboraron solo los procesos

administrativos y sus actividades para el control de los clientes, sus

registros y archivos, pero luego de evaluar los subsistemas y sus

componentes, procedimientos para elaborar la sistematización

modular de estos subsistemas, para reflejar estos elementos,

permitiendo avanzar en el trabajo, porque pudimos estructurar mejor

el proyecto y darle más interpretación a lo que se quiere plantear.

Responsable de las actividades

Estos aportes, se diseñaron conjuntamente las autoras con la

organización Inversiones Obelisco, C.A.

Registro de Fechas y hora de Ejecución de Actividades

Las actividades, como parte de este estudio para la decisión de los

subsistemas, se establecieron durante los meses de Enero, Febrero y

Marzo 2015, donde se visitó la empresa mediante un conversatorio y

se definió también como se debería aplicar el producto científico.

Procedimientos utilizados para el desarrollo de los autores

El uso de la diagramación modular, para representar cada

subsistema y el estudio documental, según autores.

Modo de participación de los autores involucrados

La participación, se dio a través de la lluvia de ideas y la participación

colectiva de los participantes.

44

Objetivo 3.

Implementar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones

Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.

Las actividades programadas en planificación

En función del presente objetivo, como parte de la planificación, se

elaboraron procedimientos administrativos para el control de las

operaciones de arrendamiento, en la organización Inversiones

Obelisco, C.A., el procedimiento está dirigido al registro de clientes, es

por ello que las actividades se diseñaron en concordancia con las

operaciones básicas que son:

Registro de cliente:

Aprobar solicitud cliente que solicita arrendar local: Esta actividad

consiste en revisar las diferentes solicitudes y definir cliente, de

acuerdo a sus características de cumplimiento.

Elaboración y revisión de contratos: Este proceso, se establece luego

de llamar al solicitante, para formalizar contrato en caso de no

poseerlo y de realizar un recordatorio de las pautas establecidos en

dicho documento a los clientes que ya lo tienen y no hacen el

correcto cumplimiento del mismo.

Crear expediente: Para realizar el registro de cliente de Inversiones

Obelisco, se utiliza una hoja de Excel (Ver anexo C.1) y se realiza

una ficha de registro (Ver anexo C.2), donde se vacían los datos del

cliente, NUMERO O CODIGO DE REGISTRO, responsable,

descripción persona natural o jurídica, razón social, características

comerciales, actividad, teléfono, ubicación, monto de arrendamiento

y total de facturas realizadas al cliente.

45

Archivar Expediente: Se elabora una carpeta del cliente, el cual va a

ir archivada, con su ficha de registro y su código, luego esta carpeta

es archivada en orden correlativo según su orden alfabético.

Controlar Expedientes: El control de expedientes se realiza mediante

la misma carpeta del cliente ya que al tener la factura original

demostrara que aun esta no ha sido cancelada.

Diagramación (Registro de Clientes)

Figura Nro. 4. Diagramación (Registro de Clientes).

Fuente: Las Autoras 2015

El presente registro de cliente, está en capacidad de recopilar la

información de Inversiones Obelisco, C.A., favoreciendo el resguardo de la

información, para así llevar un control periódico que facilite la búsqueda de

cliente y sus relaciones de pago, se puede decir que el resultado de este

proceso mejora.

La captación informativa del cliente

Operaciones administrativas

46

Tiempo de búsqueda

Con el expediente se lleva un control de cobros.

Facilita la toma de decisiones

Mejora la base informativa y evidencia los datos

Registro de cuentas por cobrar

Realizar cobro: Todos los cobros de clientes, se realizan mediante

depósito bancario en la cuenta de Inversiones Obelisco, C.A., o de

manera directa en la unidad administrativa, por cheque o punto de

venta, realizando una relación de cobros, por categoría, numero de

depósito o cheque, monto, quien emite el pago, banco, fecha, de

igual forma, los puntos de venta se debe hacer diariamente con el

detalle los pagos. Esta se registrar en Excel directamente en la

ficha del cliente. (Ver Cuentas por Cobrar anexo C.3)

Facturación: Mensualmente se debe realizar la facturación del mes

correspondiente dentro de los primeros 5 días y entregar una copia

de la misma en el local de manera de recordar al cliente su

responsabilidad. La factura original se debe guardar en el

expediente del cliente y debidamente registrado en el sistema

automatizado. De manera que al momento de recibir al cliente y se

revise el expediente se pueda ver la cantidad de facturas pendiente.

47

Proceso interactivo de las cuentas por cobrar

Figura Nro. 5. Proceso interactivo de las cuentas por cobrar

Fuente: Las Autoras 2015

Todos los elementos que componen el control interno deben

gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos

se encuentran:

Planeación

Organización

Procedimientos

Personal

Autorización

Sistema de Información

Supervisión

48

Flujograma de Cuentas por pagar y pago

Figura Nro. 6. Flujograma de Cuentas por pagar y pago

Fuente: Las Autoras 2015

Control Interno de cuentas por cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente

con la cuenta control en el mayor general.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente.

Verificación de las facturas.

Pases a cuentas control. (Ver Estados de cuenta anexo C.4)

49

Control interno administrativos de las cuentas por cobrar

La comprensión del control interno podrá así ayudar a la

organización a obtener logros significativos en su desempeño con

eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el

análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.

Los puntos clave de control interno se describen en la siguiente

tabla

Solicitudes Documento de reciboActas de recibo Existencias Físicas

Informes Sistematización de datos de clientes

Planes Operativos Informes

Fuente: las autoras 2015

Plan de cobranza administrativo

En este caso se selecciona la persona que está atrasado en

determinado pago y se le hace un llamado a través de comunicados

ya sea vía carta de cobranza o llamada telefónica.

Es recomendable, que exista el departamento de cobranzas, para

que exista un buen control interno.

Ajustes Realizados

Los ajustes realizados, tuvieron que ver con el uso de flujogramas

(Ver Figura Nº 6) para representar los procedimientos, ejemplificar las

operaciones.

50

Responsables de las Actividades

Los miembros de la organización de la empresa Inversiones Obelisco,

C.A.

Registro de fechas y horas de ejecución de las actividades

Durante los meses de julio y agosto 2014, se visitó la empresa y se

diseñaron los flujogramas de los procedimientos administrativos.

Procedimientos utilizados para el desarrollo de las actividades

Como estrategia se utilizó los flujogramas para representar los

procedimientos administrativos.

Modo de participación de los actores involucrados

La participación fue colectiva, con todos los protagonistas,

investigadoras y la organización.

3.2 La evaluación

La evaluación comprende la valoración del proceso investigativo,

con el propósito de medir e identificar la incidencia de las acciones

ejecutadas en la transformación de la realidad estudiada.

En relación a los resultados obtenidos, se puede decir, que la

propuesta presentada permitió resolver una problemática en la

organización, ya que este sistema de control interno, fue presentado

como una alternativa de solución administrativa de planificación,

organización, dirección y control, con la finalidad de fortalecer a la

organización, mejorar el desempeño administrativo.

51

Cabe destacar que mediante un buen control de la información, es

posible realizar las operaciones de cuentas por cobrar de una manera

organizada, ya que mejorar la realización de los diferentes

procedimientos, generando un impacto positivo en el proceso de

realización de la facturación del cliente, lo cual como evidencia física

de la operación financiera deriva de los cobros, genera fortalecimiento

de los registros contable, ya que también se lleva un control de estos

cobros mediante la conciliación bancaria oportuna, todo esto crea

cambios de importancia en los resultados de los estados financieros,

porque estos se realizan de una manera más efectiva, alcanzando los

niveles de eficiencia y eficacia.

De acuerdo a cada uno de los puntos planteados para mejorar las

cobranzas en la organización Inversiones Obelisco, C.A., se

desarrollaron una serie de procedimientos a realizar, conjuntamente

con las actividades, se elaboraron cuatro formatos de registros,

clientes, ficha, relación de facturas y un formato de evaluación de

avances, el cual fue aplicado a los miembros de la organización.

Es por ello, que mediante la inducción y presentación del sistema

propuesto, se aplicó el formato de evaluación, para conocer qué

cambios son generados por la propuesta en varios niveles, a los

efectos se obtuvieron los siguientes datos:

Mejoramiento de los archivos de los clientes, ha proporcionado un

punto de impacto en el área administrativa, ya que la codificación y

mejoramiento de las carpetas, facilita la ubicación de las mismas a la

hora de revisar.

Los reportes ha constituido un cambio transcendental, por orden

correlativo, control y supervisión ha mejorado el proceso.

52

El uso de flujogramas ha dado un direccionamiento de las actividades

realizadas por el departamento, permite corregir fallas.

El registro y control de facturas permite ubicarlas con mayor facilidad y

orden correlativo, y verificar las cuentas por cobrar de manera oportuna.

El uso de archivos ha mejorado notablemente el proceso administrativo

ya que, se permite revisar los pagos realizados, fechas y tipo de

cancelación.

La definición de funciones y responsabilidades ha permitido avanzar en

la comunicación de las actividades.

Hay un avance en los planes y como deben ejecutarse.

En función de la planificación, organización, dirección y control de la

información se puede decir, que el avance se percibe ya que se toman

decisiones, en base a los resultados y a la aplicación del sistema,

compuesto por los procedimientos propuestos.

Los registros contables se justifican en los reportes respectivos y las

evidencias físicas suministradas por los registros de la información.

Los aportes en los estados financieros se manejan de manera más

oportuna.

Se lleva al día las operaciones, con los reportes y la organización de

archivos y la información.

Es por ello que se considera que los cambios que genera esta

propuesta son positivos y de gran impacto en la organización, porque

inciden en el manejo de la información, logrando un modelo de acción

participación, que genera una transformación que involucró a todos los

participantes, elevando el conocimiento, el uso del métodos, la lluvia

de ideas, que sirvieron para elaborar un producto científico, basado en

las necesidades de la organización, cambiar su realidad en la

búsqueda de su desarrollo e impulso económico organizacional.

53

54

CONCLUSIONES

Con relación al presente proyecto sociointegrador realizado en la

empresa Inversiones Obelisco, c.a., se puede decir que sirvió como una

experiencia en el uso de las metodologías de investigación acción

participación, el análisis reflexivo, y que alcanzo una integración por parte de

los participantes, que como actores formaron parte de todas las actividades

realizadas, para mejorar la situación planteada durante el diagnóstico y las

diferentes fases establecidas.

Cabe destacar así, también el uso de herramientas administrativas

favoreció a través del control interno y la sistematización, las operaciones de

arrendamientos en la organización, esta ha solventado en parte la debilidad

presentada durante el diagnostico, sin embargo se debe proveer de mayores

estándares de control, que estimulen aún más el mejor desarrollo de estos

procesos.

De igual manera, el buen desempeño de las actividades

administrativas, constituyen un punto de importancia en la organización, ya

que se debe impulsar la eficiencia y la eficacia de los procesos

administrativos, a través de la planificación, organización, dirección y control,

para generar una mejor gestión de las operaciones.

A lo antes mencionado, se puede decir que las actividades de este

proyecto, estuvieron orientadas, en la búsqueda de la participación colectiva,

el uso de instrumentos y técnicas de recolección de datos, que amplio el

proceso investigativo, donde las fases del diagnóstico, desarrollo, ejecución e

implementación, constituyeron un orden cronológico que facilito la aplicación

55

de la propuesta, como resultado este producto científico, que fue

desarrollado en la empresa.

Así mismo, este estudio, permitió el análisis crítico de las autoras,

punto de vista, lluvia de ideas y otros aportes que incidieron de manera

efectiva en este proyecto, todo esto ha servido para reconocer más de estas

tecnologías integradoras y participativas, donde se busca la transformación,

y el desarrollo, a través del uso de las potencialidades propias, en este caso

nacen de la misma organización.

56

RECOMENDACIONES

En virtud de las conclusiones señaladas anteriormente, se proponen

una serie de recomendaciones las cuales podrían ayudar a un mejor

funcionamiento de las actividades a llevar a cabo, en el área de facturación

en la empresa Inversiones Obelisco, c.a.

Para la evolución y mejor desarrollo de las actividades que realizan en

el área de arrendamientos, es indispensable que se verifiquen el

cumplimiento de los procedimientos de control y registros, que se ejecuten,

para así obtener un desempeño laboral exitoso.

El uso de los formularios, que sean más específicos, con el propósito

de ser menos engorrosos los procedimientos y cometer menos errores al

momento de su utilización.

Debe realizarse una depuración a través de un estudio o evaluación

de os locales alquilados y de todos los clientes, con el propósito de

determinar cuáles son los que presentan anomalías e irregularidades con sus

procedimientos administrativos con los compromisos con la empresa,

crearles nuevos contrato con condiciones más específicas de pago.

Es necesario mejorar el desempeño de las funciones que ejecutan,

que se realicen adiestramientos constantes, para el momento de realizar las

actividades sean más eficientes, lo que contribuye a:

Obtener un mayor ingreso

Optimizar la productividad de la organización

Así mismo que se cumplan los procedimientos respectivos.

57

Bibliografía

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participativa. Comentarios, críticas y sugerencias. Dirección de bienestar

social. Gobierno Vasco. Victoria- Gasteiz.

Chiavenato (2006), Administración y sus procesos.

Lewin, K. (2012), “La investigación-acción y los problemas de las

minorías”, en AA.VV., La investigación-acción participativa. Inicio y

desarrollo, Biblioteca de educación de Adultos, nº 6, Ed. Popular. Madrid, pp.

13-25.

Manual de Investigación del PNF Administración de la UPTA Aragua.

Análisis de la investigación Acción Participación (IAP).

Sabino (2012). Como hacer una tesis. Caracas: Panapo.

Tamayo y Tamayo (2002). El proceso de la investigación científica: fundamentos de investigación con manual de evaluación de proyectos (2ª ed.). México: Limusa Noriega Editores.

Tamayo, M (2004). El Proceso de Investigación Científica. México.

Editores Noriega

58

ANEXOS

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ANEXO A.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Cuestionario

Marque con una equis (X) según la categoría (si) y (no) a la pregunta

formulada por el siguiente instrumento de recolección de datos.

ITEMS DESCRIPCION SI

NO

1 ¿Se cumplen los procedimientos administrativos definidos por el área de arrendamiento?

2 ¿Se elaboran facturas codificadas de los pagos de arrendamiento?

3 ¿Las facturas se organizan por orden correlativo para favorecer la búsqueda?

4 ¿Se efectúa una sistematización de la información de los arrendamientos?

5 ¿Se realiza de manera eficiente la revisión de documentos de los clientes que solicitan arrendamientos?

6 ¿Se verifican los pagos de los arrendamientos con un control y registro de la información?

7 ¿Se cumple con una organización de archivos y expedientes de los arrendamientos?

8 ¿Se lleva un control de facturas de los pagos de arrendamientos?

9 ¿Los registros de las operaciones de pagos se sistematizan para facilitar la búsqueda de la operación?

10 ¿Cree usted que se debe llevar un control de clientes para mejorar la facturación?

11 ¿Los expedientes contienen los datos generales de los clientes?

12 ¿Se debe formalizar los sistemas de arrendamientos de la empresa, de manera actualizada, para favorecer las

operaciones administrativas?

60

ANEXO B.1 FOTOS DEL DIAGNÓSTICO

61

ANEXO B.2 FOTOS DE LA EJECUCIÓN

62

ANEXO C.1 REGISTRO DE CLIENTES

63

ANEXO C.2 FICHA DE CLIENTE

ANEXO C.3 CUENTAS POR COBRAR

64

ANEXO C.4 ESTADOS DE CUENTA

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