Programa de Admin is Trac Ion de Elementos de Proteccion Del Personal

CÓDIGO: U-PR-08.005.013 VERSIÓN: 0.0

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCI ON DEL

PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD Página 1 de 8

PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Dotar y garantizar con Elementos de Protección Personal, ropa y calzado de labor con características de seguridad, la protección personal de los Funcionarios de la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta los Factores de Riesgos a los cuales se encuentran expuestos, las necesidades en cantidad, calidad, eficiencia y cumplimiento de Normas Técnicas Nacionales o Internacionales. ALCANCE: Inicia con la identificación de los funcionarios, sus funciones y los factores de riesgo a los cuales están expuestos y termina con el seguimiento y evaluación de los elementos entregados. Aplica a Nivel Nacional para los funcionarios Docentes, Administrativos y de Orden de Prestación Servicios Afiliados a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) de la Universidad. DEFINICIONES:

1. Certificado (acreditado) : Evaluado y listado como permitido por el Instituto Nacional para la Salud y Seguridad Ocupacional (NIOSH) de los Estados Unidos, la Comisión Europea de Normalización (CEN) o entidad colombiana que realice esta función.

2. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 3. DNSO: División Nacional de Salud Ocupacional 4. DPA: División de Personal Administrativo

5. Dotación de Ley: Es la establecida en el decreto 1978 de 1989 en el articulo 5 “Se consideran como calzado y vestido de labor, para los efectos de la Ley 70 de 1988 y de este Decreto, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades”, y establece que todas las personas que devengan una remuneración mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente tienen derecho a tres dotaciones de vestido y calzado al año, es decir, tres vestidos y tres pares de zapatos.

6. Dotación de Seguridad: Es la ropa y calzado de labor que la empresa suministra a los trabajadores con remuneración económica superior a 2SMMLV y que por sus funciones se encuentran expuestos a factores de riesgo. La cantidad suministrada se entrega una vez al año y corresponde a la necesaria de acuerdo con la labor ejecutada y la exposición a factores de riesgo. Esta dotación se asigna únicamente durante el tiempo en que se encuentre el funcionario activo en la Universidad y en un área que requiera de este tipo de dotación. No es retroactiva.

7. Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo diseñado para diferentes partes del cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realización de las actividades y que evitan que las personas que están expuestas a un evento en particular entren en contacto directo con el factor de riesgo. El equipo de protección evita el contacto con el riesgo pero no lo elimina, por eso se utiliza como último recurso en el control de los riesgos, una vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el medio. Ejemplo: casco, caretas de acetato, gafas de seguridad, protectores auditivos, respiradores mecánicos o de filtro químico. Se excluyen de esta definición:

• La ropa de trabajo corriente y los uniformes que no estén específicamente destinados a proteger la salud o la integridad física del trabajador. • Los equipos de los servicios de socorro y salvamento. • Los equipos de protección individual de los trabajadores del área de seguridad y/o vigilancia. • Los equipos de protección individual de los medios de transporte por carretera (Kit de carretera). • El material de autodefensa o de disuasión. • Los aparatos portátiles para la detección y señalización de los riesgos. 8. EPP: Elementos de Protección Personal 9. Factor de Riesgo: Es toda condición generada en la realización de una actividad que puede afectar la salud de las personas. 10. Identificación de Factores de Riesgo: Proceso para obtener información sobre los factores de riesgo en los sitios en donde se realizará la actividad.

Permite la localización y evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a que están sometidos los contratistas y subcontratistas.






(Ajustado definición Panorama de Factores de Riesgo - Resolución 1016 de 1989)

11. Ordenes de Entrega: son las autorizaciones que se entregan a cada uno de los funcionarios para reclamar la ropa y calzado de labor asignada, las cuales pueden ser generadas por la Universidad Nacional de Colombia o por los proveedores. En esta se relaciona la fecha de expedición y expiración, nombre, identificación, el tipo y cantidad de elemento a entregar.

12. Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso. (NTC-OHSAS 18001) 13. Ropa (vestido) y Calzado de Labor: Son las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios, de acuerdo

con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades. La Universidad en cumplimiento de la Ley 70 de 1988, definirá el tipo de calzado y el vestido de labor correspondientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a). Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad; b). Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador; c). Clima, medio ambiente, instrumentos, materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada

14. Tiempo de Exposición: frecuencia con que las personas o la estructura entran en contacto con los factores de riesgo (horas/día; días/semana, semanas/semestre).

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Código Sustantivo del Trabajo en sus artículos 230, 231, 232 y 233. 2. Ley 9 de 1979, Artículos 122 y 123 3. Ley 11 de 1984, artículos 7, 8, 9 y 10 4. Ley 70 de 1988 5. Decreto 1978 de 1989. 6. Decreto 2800 de 2003 artículo 14. 7. Resolución 2400 de 1979, Titulo IV, Capítulos I y II, de la Ropa de Trabajo Equipos y Elementos de Protección. 8. Resolución 1016 de 1989 artículo 11 Numeral 13. 9. Circular Conjunta No. 1 de 2008 emitida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y la Dirección Nacional de Personal. de la Universidad

Nacional de Colombia en su Numeral 9 10. Manual de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas reglamentado mediante Resolución de Rectoría 963 del 14 de Julio de 2008. 11. Normas Técnicas Colombianas. NTC 1523, 1771, 1825, 1826, 1827, 1834, 1835, 1836, 1584, 1728, 1729, 2561, 1589, 1733, 3851, 3852, 2561, 2272,

1836, 2219, 2396, 2257, 1741, 2021, 2037. 12. ANSI Z89-1, Z887.1, Z89.1, Z88.2, ANSI 2,3 Y 19, ANSI 101 13. NIOSH 42 CFR-84 OSHA 14. Instructivo No. 1- Entrega y Control de EPP 15. Instructivo No. 2 Entrega de EPP 16. Instructivo No. 3 Adquisición y Entrega de Dotación

CONDICIONES GENERALES:






1. La Entrega de la dotación de seguridad y EPP está a cargo de la DNSO y se realiza una entrega masiva al año. La reposición de EPP y entrega adicional de dotación de seguridad se realiza según necesidad. 2. La Entrega de la dotación de ley esta a cargo de la División de Personal Administrativo o quien haga sus veces en las Sedes y se realizan tres (3) entregas al año, teniendo en cuenta la normatividad vigente. 3. La DNSO realiza la identificación de los funcionarios que requieren dotación de ley con características de seguridad (diferente a vestido y calzado de calle) y envía en el primer bimestre el listado a la División de Personal Administrativo. 4. La Dotación de Seguridad se entrega directamente en el Almacén General de la Universidad (o quien haga sus veces) o en los almacenes de los proveedores según se haya establecido en la Orden Contractual de Compra. 5. Cada dependencia tiene una persona responsable de la entrega y control de EPP. 6. La DNSO brinda asesoría para la adquisición de EPP y Dotación de Ley y Seguridad para las diferentes dependencias de la Universidad que lo soliciten o requieran. La asesoría termina con la generación de un concepto técnico de los elementos a adquirir, para el cual se requiere un tiempo mínimo de ocho días hábiles. 7. Para la generación de conceptos técnicos se debe tener en cuenta la certificación de calidad que exigen las normas técnicas para la adquisición de algunos EPP y Dotación de Ley y Seguridad. Ej. Las botas dieléctricas deben venir marcadas con el sello y el certificado que garantice que estas son dieléctricas. 8. Solo se suministra dotación de seguridad y elementos de protección personal a los funcionarios Docentes, Administrativos de planta y contratistas por Orden de Prestación Servicios Afiliados a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) de la Universidad. La adquisición y asignación de EPP y dotación de Seguridad para los contratistas se realizará teniendo en cuenta la Circular Conjunta No 1 Numeral 9 de 2008 emitida por la Universidad Nacional de Colombia y el Manual de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, según normatividad vigente (interna y externa). 9. Los EPP y la Dotación de Seguridad se asigna únicamente durante el tiempo en que se encuentre el funcionario activo en la Universidad y que por sus funciones se encuentre expuesto a Factores de Riesgo que amerite el uso de estos elementos para su protección. 10. La evaluación de calidad, confort y seguimiento de uso de los elementos, pueden ser realizadas por la DNSO, los proveedores o la Administradora de Riesgos Profesionales, en coordinación con la División Nacional de Salud Ocupacional o quien haga sus veces en las Sedes.






2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA O

UNIDAD DE GESTIÓN CARGO Y/O PUESTOD E TRABAJO

REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVOS

1

Identificar funcionarios, funciones y los factores de riesgos a los cuales están expuestos

A partir de las inspecciones, solicitudes de EPP y Dotación de Seguridad y de Ley, Reportes de Novedades de las Dependencias, Oficios de Traslado y Retiro de Funcionarios se establece un listado de funcionarios por dependencias con sus funciones y factores de riesgos a los cuales se encuentran expuestos

DNSO o quien haga las veces

en la Sede

Técnico Administrativo del área de

Ingeniería

Listado de funciones y funcionarios que requieren EPP y

Dotación de Ley y Seguridad .

SARA

2

Realizar consulta técnica de los Elementos de Protección Personal, Ropa y Calzado de labor

Teniendo como base el listado de factores de riesgos a los cuales se encuentran expuestos los funcionarios, se solicita a los proveedores fichas técnicas de los elementos y dependiendo el elemento se solicita muestra del mismo. Con esta información se hace un estudio técnico de los elementos que se requieren para controlar los factores de riesgo.


en la Sede


Ingeniería

Listado de EPP y Dotación de

Seguridad y de Ley (con características de seguridad) por

dependencia y funcionario.

N/A

3

Enviar listado de funcionarios que requieren dotación de Ley con características de Seguridad

Una vez realizada la identificación de EPP y Dotación de Seguridad y Ley por funcionario, se envía el listado a la DPA de funcionarios que requieren dotación de ley con características de seguridad.


en la Sede


Ingeniería

Recibido del oficio de envío del listado de

Dotación de Ley (con características de

seguridad) por dependencia y

funcionario.

N/A

4

Identificar las cantidades de EPP y Dotación de Seguridad y Ley

Según los listados de funcionarios y el estudio técnico de los elementos realizado, se determinan las cantidades de EPP y Dotación de Seguridad y ley con características de seguridad que requiere cada funcionario.

DNSO o quien haga las veces en la Sede / División de Personal

Administrativo


Ingeniería

Profesional Universitario

DPA

Listado de tipos y cantidades

requeridas de Elementos de

Protección Personal Dotación de Ley (con

características de seguridad) por dependencia y

funcionario.

SARA






5

Recibir concepto para compra de EPP y Dotación de Ley y Seguridad

La Sección Contratación o quien haga sus veces en las Sedes, División de Personal Administrativo, el Nivel Nacional y demás dependencias que requieran adquirir EPP, ropa y calzado, envían la solicitud y las muestras de los elementos a adquirir para realizar la evaluación técnica a la DNSO para que emita el respectivo concepto técnico.

División Nacional de Salud

Ocupacional ( DNSO)


Ingeniería

Solicitudes, remisiones,

cotizaciones, fichas técnicas y muestras

6 Generar Concepto Técnico

La evaluación técnica de los elementos, se realiza con los formatos de evaluación de EPP y Ropa y Calzado (ver instructivo de evaluación).Una vez la DNSO genera el concepto lo envía a la dependencia solicitante, con el fin de realizar la adquisición de los elementos, de acuerdo con lo establecido en Procedimientos de la Oficina de Contratación y Manual de Contratación.


Ocupacional ( DNSO)

Sección

Contratación


Ingeniería

Profesional Universitario del Área de

la Salud

Concepto Técnico

Evaluación de muestras y

conceptos técnicos

N.A.

7 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Para el caso específico de los EPP y la Dotación de Ley y Seguridad para Funcionarios de Planta Provisionales y Carrera Administrativa, la DNSO y la DPA con el listado de EPP y Dotación de Seguridad y ley relacionado en la actividad 4, solicita el CDP a la Sección de Presupuesto o quien haga sus veces en las Sedes para la adquisición de los elementos. Para lo anterior se sigue el procedimiento establecido por el Manual de Contratación.


Ocupacional ( EPP)

División de Personal

Administrativo (dotación de ley y

de seguridad)


Ingeniería


DPA

Solicitud de Disponibilidad

Presupuestal CDP radicada y el listado de los elementos a

adquirir

N.A.

8 Coordinar actividades con Proveedores

La Sección de Contratación envía la orden contractual a los interventores de la DNSO o DPA, con el fin de dar a conocer los proveedores seleccionados. Con la orden contractual, se coordina con los proveedores el desarrollo de la misma, como toma de tallas, diseños, colores, entre otros. Esto se realizará conforme al instructivo 3 Adquisición y entrega de Dotación.

Sección Contratación

DNSO / División

de Personal Administrativo

o quien haga sus

veces

Profesionales Sección

Contratación, Interventores,

Técnico Administrativo del área de Ingeniería, Profesional Universitario

Copia de la Orden Contractual

Listados de Tallas

por funcionario y por elemento.

Actas de Reunión

N/A






DPA

9 Recibir elementos adquiridos

Se revisan los elementos adquiridos teniendo en cuenta la Orden de Compra (ODC) ¿Los elementos adquiridos cumplen con las especificaciones requeridas en la ODC? NO. Se comunica al proveedor. SI. Se emite certificado de cumplimiento para pago y se reciben los elementos.

DNSO / División de Personal

Administrativo

o quien haga las veces en la Sede

Interventor de la ODC

Certificado de cumplimiento para

pago N/A

10 Generar listados de entrega

A partir de los listados de funcionarios y elementos requeridos, se generan los listados de entrega de los EPP y Dotación de Seguridad y de Ley.


Administrativo, o quien haga las veces en la Sede

Técnico Administrativo del área de Ingeniería, Profesional Universitario

DPA

Listados de Asignación de EPP y

Dotación de Seguridad y Ordenes

de Entrega de Dotación de Ley

SARA

11 Entregar EPP y Dotación de Seguridad

Se establece un cronograma de entrega de EPP y junto con los listados o autorizaciones para la entrega a cada funcionario, se envía el original a los responsables de la entrega en cada dependencia y una copia al almacén general para la realización de los respectivos egresos. (Ver instructivo Entrega y control de EPP, No. 2). Se realiza la entrega de dotación de seguridad y de ley mediante órdenes de entrega. SI. Las ordenes se envían a cada dependencia para que sean entregadas a cada funcionario y con esta el pueda acercarse al almacén de la Universidad o del proveedor y reclamar su dotación. NO. Se envía el original de los listados de entrega de Dotación al Almacén General y una copia a cada dependencia. Lo anterior, con el fin de que informen a cada funcionario que es necesario acercarse al almacén a reclamar la dotación.


Administrativo, o quien haga las veces en la Sede

Técnico Administrativo del área, Profesional Universitario

DPA

Cronograma Autorizaciones radicadas de la

entrega de EPP y Dotación de Seguridad

Ordenes de Entrega de Dotación de Seguridad y ley

N/A






12 Recibir los listados de entrega

Una vez realizada la entrega de los EPP a cada funcionario, las dependencias devuelven los listados de asignación de EPP con la firma de recibido por parte del funcionario. Una vez entregada la Dotación de seguridad y de ley, la DNSO y la DPA recoge en el Almacén General los listados de entrega de Dotación de Seguridad y Dotación de ley con características de seguridad. Cuando se realizan las entregas en los almacenes de los proveedores, estos se encargan de envían las ordenes de entrega a la DNSO o la DPA.

DNSO División de Personal

Administrativo o quien haga las veces en la Sede


Ingeniería Profesional Universitario

DPA

Listados de entregas de EPP firmados

Ordenes de Entrega

de Dotación de Seguridad y de Ley

firmados

N/A

13 Verificar entrega de elementos

Con los listados de entregas de EPP y Dotación de Seguridad y Ley se verifica que los funcionarios hayan reclamado los elementos asignados. ¿Se entregaron todos los elementos a los funcionarios? SI. Se realiza un seguimiento a los elementos entregados. NO. Se hace una revisión del listado de los elementos y funcionarios a los que no se le entregaron o no reclamaron en el tiempo establecido y se genera nueva autorización para entregar los EPP faltantes o no asignados. En lo relacionado con la dotación de ropa y calzado de labor se seguirá lo estipulado en el Instructivo Adquisición y entrega de Dotación.


Administrativo

o quien haga las veces en la Sede


Ingeniería


DPA

Inventario y listado de autorización de EPP y Dotación de

Seguridad

SARA

14 Evaluar eficiencia de los elementos de protección personal

La DNSO realiza evaluación de los elementos asignados y se determina si el elemento garantiza la protección al Factor de Riesgo al que se encuentra expuesto el funcionario. ¿El elemento responde a especificaciones técnicas y a la eficiencia estipulada por el fabricante? SI. Pasar a actividad 15


en la Sede


Ingeniería

Registros de Evaluación de

Confort y Calidad, Formatos de Reporte

de Novedades

N/A






NO. se debe realizar nuevamente la revisión técnica del elemento (ver actividades 2 – 14).

15 Seguimiento de Uso

Con los elementos que cumplen con los requerimientos de protección, se verifica si el elemento o sus partes tienen algún tipo de deterioro. ¿El elemento presenta algún tipo de deterioro? SI. Se hace reposición del elemento. NO. Se programa nueva fecha de seguimiento.


en la Sede


Ingeniería

Formato de Reposición y solicitud

de EPP y Dotación de Seguridad, cronograma de

seguimiento de los elementos, Informe

de Inspección.

N/A

ELABORÓ

Mónica Chávez REVISÓ Ana Robledo APROBÓ

Oficina de personal a nivel nacional: Bogota, Medellín , Palmira, Manizales, Sedes de presencia nacional

CARGO

Técnico Administrativo CARGO Jefe oficina de personal CARGO Jefes oficina de personal

FECHA

3 de octubre de 2008 FECHA Febrero 2009

FECHA Febrero 2009

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