PROCESOS DE APOYO: GESTION DOCUMENTAL …

OFICINA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL CODIGO 121CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo grado 03 HOJA No. 1 de 2

DISPOSICION FINALARCHIVO ARCHIVO CT E M/D SGESTION CENTRAL

ACTAS 2 3 X X Se conservan permanentemente, por mantenerActas aclaratorias a la radicación vigentes los valores secundarios y se microfilmanActas de Comité de Archivo para protegerlos del deterioro o pérdida durante

las consultas.

COMUNICACIONES INTERNAS Deben permanecer siempre en este archivo Circulares informativas 2 X X mientras esten vigentes.Circulares Normativas 2 Una vez digitalizada, se elimina el soporte papel.Memorandos 2 Ley antitrámite 962/2005.

COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Poseen valor histórico para la entidad, unaConsecutivo Correspondencia despachada vez digitalizado se elimina el soporte papel.

Ley antritrámite 962/2005.

INFORMEInforme de Gestion Documental 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina el soporte papel.

Ley Antitrámite 962/2005.

LISTADOListado maestro para el control de Registros 1 19 X X Una vez digitalizado se elimina el soporte papel.


PLANILLASPlanillas de entrega de Correo 1 4 X Se selecciona en el Archivo de Gestión y se trans

fieren al Archivo Central sólo aquellos que ameriten su conservación (cronológico).

CONVENCIONES:

CT: Conservación total

E: Eliminación:

M: Microfilmación u otros soporte Firma Responsable:________________________S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTORETENCION

121,01121.01.23121.01.24

121.10121.10.01121.10.02121.10.03

PROCEDIMIENTOS: ADMON DE ARCHIVOS, CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROSCODIGO: IEGPG-GD

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INSTITUCION EDUCATIVA GERMÁN PARDO GARCÍANIT. 890.705.373-8

REGISTRO EDUCATIVO No. 10011627 CÓDIGO DANE 173001011636

PROCESOS DE APOYO: GESTION DOCUMENTAL

121,11121.11.05

121,25121.25.06

121,28121.28.06

121,34121.34.02

OFICINA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL CODIGO 121CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo grado 03 HOJA No. 2 de 2

DISPOSICION FINALARCHIVO ARCHIVO CT E M/D SGESTION CENTRAL

REGISTROSRegistro de Firmas para correspondencia 5 15 X x Se conserva permanentemente y se realizan

las modificaciones de las nuevas firmas autorizadas.

Registro de Actualización de documentos 5 15 X X Se debe conservar permanentemente y realizarlas modificaciones a los formatos.

Registro de Transferencias Documentales 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una* Registro de Transferencias Primarias vez digitalizado se elimina el soporte papel.* Registro de Transferencias Secundarias Ley antritrámite 962/2005.Registro de préstamo de documentos 1 X Se elimina por carecer de valores secundarios.Registro de Distribución de Correspondencia 1 X Se elimina por carecer de valores secundarios.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:

M: Microfilmación u otros soporte Firma Responsable:________________________S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________


NIT. 890.705.373-8

PROCEDIMIENTOS: ADMON DE ARCHIVOS, CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROSCODIGO: IEGPG-GD

REGISTRO EDUCATIVO No. 10011627

INSTITUCION EDUCATIVA GERMÁN PARDO GARCÍA

CÓDIGO DANE 173001011636

PROCESOS DE APOYO: GESTION DOCUMENTAL

121,41121.41.01

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION

121.41.12121.41.22

121.41.02

PROCEDIMIENTO

121.41.07

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA COORDINACION DE CONVIVENCIA CODIGO: 130CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: HOJA No.1 de 1

DISPOSICION FINAL

ARCHIVO ARCHIVO CT E M/D SGESTION CENTRAL

COMUNICACIONES INTERNAS 2 3 X X Una vez digitalizado se elimina el soporte

Memorandos papel. Ley antritrámite 962/2005.

COMUNICACIONES OFICIALESComunicaciones Entes Oficiales 2 3 X X Una vez digitalizado se elimina el soporte

Comunicaciones Entes Privados papel. Ley antritrámite 962/2005.

ORIENTACION ESCOLAR 1 11 X X Una vez digitalizado se elimina el soporte

*Remisión de estudiantes 1 11 papel. Ley antritrámite 962/2005.

*Asesoría al Estudiante 1 11*Ficha de seguimiento al estudiante 1 11*Citación a padres de familia 1 11*Asesoría a padres de familia 1 11*Entrevista, orientación estudiante 1 11*Compromiso seguimiento a orientación 1 11*Entrevista, orientación a padres 1 11*Remisión de estudiantes a otras instituciones 1 11

PROYECTOS

Proyectos Pedagógicos 1 4 X X Se seleccionan en el archivo central

aquellos cuyo contenido ameriten su

conservación (aleatorio).

CONVENCIONES:


E: Eliminación:

M: Microfilmación u otros soporte Firma Responsable:_____________

S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

130.40130.40.02




RETENCION

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

PROCESOS MISIONAL: GESTION DE FORMACION

PROCEDIMIENTOS: ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE-PLAN DE ACCION TUTORIAL-ORIENTACION ACADEMICA Y PROFESIONAL

CODIGO: IEGPG-GF


130.11.02130.11.03

130,31

130.10130.10.03

130,11

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE GRUPO CÓDIGO: 131

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Docente HOJA No. 1 de 1

DISPOSICION FINAL

ARCHIVO ARCHIVO CT E M/D S

GESTION CENTRAL

INFORMESInformes Estadísticos de Mortalidad académica 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel.


LISTADOSLista de Directores de Grupo 1 X Se elimina por carecer de valores secundarios.

Lista de Aseo

PLANESPlan de aula 5 75 X Poseen valor histórico para la empresa, una

vez digitalizado se elimina el soporte

papel. Ley antritrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:

M: Microfilmación u otros soporte Firma Responsable:________________________

S: Selección

FECHA: ________________________________

131,33131.33.12

131,28131.28.01131.28.05

131,25131.25.17

PROCEDIMIENTOS: SEGUIMIENTO ACADEMICOCODIGO: IEGPG-GF


RETENCION





PROCESOS MISIONAL: GESTION DE FORMACION

OFICIN A PRODUCTORA: MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES CODIGO: 123

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: HOJA No. 1 de 1

DISPOSICION FINAL


PLANES

Plan de mantenimiento preventivo 1 4 x x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

*Plan por secciones Ley Antitrámite 962/2005.

PROGRAMAS

Programas de control de aseo y limpieza 1 4 x x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.


Programas de control de vigilancia 1 4 x x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.


CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

123.39.03

123,39

123.39.02

CODIGO

NIT. 890.705.373-8REGISTRO EDUCATIVO No. 10011627


SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

PROCEDIMIENTO


PROCESOS DE APOYO: RECURSOS FISICOS

PROCEDIMIENTOS: ASEO Y CAFETERIA - VIGILANCIACODIGO: IEGPG-RF-00


123,33

123.33.08

OFICIN A PRODUCTORA: SER. GENERALES Y RECURSOS FISICOS CODIGO: 123

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: HOJA No.________ de _______

DISPOSICION FINAL


CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

PROCEDIMIENTOS: ASEO Y CAFETERIA - VIGILANCIA




RETENCION

PROCEDIMIENTO

CODIGO: IEGPG-RF-00


CODIGO

PROCESOS DE APOYO: RECURSOS FISICOSCÓDIGO DANE 173001011636

OFICINA PRODUCTORA: BIBLIOTECA 122

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo grado 08 HOJA No. 1 de 2

DISPOSICION FINAL


COMUNICACIONES INTERNAS

Circulares Informativas 1 X Se eliminan en el archivo de gestión por carecer

Memorandos 1 X de valores secundarios.

CONSTANCIAS Se eliminan en el archivo de gestión por carecer

Constancias de Servicio Social 1 X de valores secundarios.

INFORMESInformes de gestión 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

INVENTARIOSInventario de material bibliográfico 2 8 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel.


REGISTROS

Registro y Controles de material bibliografico 1 8 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

*Colecciones bibliográficas Ley Antitrámite 962/2005.

*Publicaciones periódicas

*Medios telemáticos

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

122.27.04

122,41

122.41.11

122,25

122.25.02

122,27

122.10.01

122.10.03

122,13

122.13.01

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

PROCEDIMIENTO

122.10

PROCEDIMIENTOS: PROCESOS TECNICOS-CONSULTA Y PRESTAMOCODIGO: IEGPG-GB-00





PROCESOS DE APOYO: GESTION BIBLIOTECA

OFICINA PRODUCTORA: BIBLIOTECA 122

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar Administrativo grado 08 HOJA No.2 de 2

DISPOSICION FINAL


Registro de préstamo de equipos 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

audiovisuales e informáticos

Registro de Préstamo de libros 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

y otros elementos

Registro de Adquisiciones de obras 2 8 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

y materiales de consulta Ley Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

122.41.13

122.41.10

122.41.09


RETENCION

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS: PROCESOS TECNICOS-CONSULTA Y PRESTAMOCODIGO: IEGPG-GB-00





PROCESOS DE APOYO: GESTION BIBLIOTECA

OFICINA PRODUCTORA: CUERPO DE DOCENTE CÓDIGO: 142

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: DOCENTES HOJA No. 1 de 2

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

GUIASGuías de evaluación 1 x Se eliminan por perder su valor

Guías de nivelación administrativo

Guías de recuperación

INFORMES 1 4 x X Una vez digitalizado se elimina soporte

Informe de evaluación de estudiantes papel. Ley Antitrámite 962/2005.

Informe estadístico

INSTRUMENTOS DE CONTROL Se eliminan por perder su valor

Control de asistencia estudiantes 1 4 x administrativo.

Control de llegada tarde de estudiantes 1 4 x

PLANES

Plan de clases 1 4 x x Una vez digitalizado se elimina soporte

papel. Ley Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

142.26.06

142.26.09

142,33

142.33.07

142,25

142.25.05

142.25.17

142,26

142,22

142.22.02

142.22.03

142.22.04




PROCESOS MISIONALES: GESTION DE FORMACION


RETENCION

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS: SEGUIMIENTO ACADEMICOCODIGO: IEGPG-GF-00


OFICINA PRODUCTORA: CUERPO DE DOCENTE

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: DOCENTES HOJA No. 2 de 2

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

Plan de mejoramiento Asignatura 1 x x Se eliminan por perder su valor

administrativo.

PLANILLAS

Planillas de calificaciones 1 X Después del año se transfieren a

Secretaría General.

PROYECTOSProyectos Pedagógicos 2 8 X X Se seleccionan en el archivo central

aquellos cuyo contenido ameriten su

conservación (aleatorio).

REGISTROSRegistro de evaluación 1 X x Se eliminan por perder su valor

administrativo.

REPORTES

Reporte de nivelaciones 1 X x Se eliminan por carecer de valores

secundarios.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

142.43.01

142,41

142.41.08

142,43

142.40

142.40.02

142.33.011

142,34

142.34.01


PROCESOS MISIONALES: GESTION DE FORMACIONPROCEDIMIENTOS: SEGUIMIENTO ACADEMICO

CODIGO: IEGPG-GF-00





RETENCION

PROCEDIMIENTO

OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE AREA CODIGO: 141CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: DOCENTE HOJA No. 1 de 1

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

ACTASActas de reunión de área 1 4 X X Poseen valor histórico para la entidad,

*Acta una vez digitalizado se elimina el

*Asistencia soporte papel. Ley antritrámite 962/2005.

*Anexo

GUIASGuías de trabajo de área 1 X Se eliminan por perder su valor

administrativo.

PLANESPlan de área 1 4 X x Una vez digitalizado se elimina soporte

*Malla Curricular papel. Ley Antitrámite 962/2005.

Plan de mejoramiento de Área 1 X x Se eliminan por perder su valor

administrativo.

CONVENCIONES:


E: Eliminación: Firma Responsable:________________________

M: Microfilmación u otros soporte

S: Selección FECHA: ________________________________

141.33.06

141.22.01

141,33141.33.05

141,22

141.01.14




PROCESOS MISIONALES: GESTION DE FORMACION

PROCEDIMIENTOS: SEGUIMIENTO ACADEMICO

CODIGO: IEGPG-GF



RETENCION

141,01

OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO: 120

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativo grado 08 HOJA No.1 de 6

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

ACTAS

Actas de baja de Activos 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad,


*Anexos soporte papel. Ley antritrámite 962/2005

ACUERDOS 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad,

Acuerdos

*Consecutivo de acuerdos una vez digitalizado se elimina el

soporte papel. Ley antritrámite 962/2005

BOLETINES

Boletines de Bancos 1 4 X X Se microfilman o digitalizan por ser documentos

con información contable que mantienen valor

administrativo y que después pueden ser

eliminados según el Artículo 60 del Código de

Comercio y el Decreto 2649 Artículo 134

de 1993.

CERTFICADOS 1 9 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

Certificados de Retención en la Fuente Ley Antitrámite 962/2005.

COMPROBANTESComprobantes de entrada de almacén 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

*Consecutivo Comprobante de entrada al almacén Ley Antitrámite 962/2005.

*Acta de recibido a SatisfaccionComprobandes de salida de almacén 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

*Consecutivo Comprobante de salida de almacén Ley Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

120.02.01

120.09.02

120,06

120.06.01

120,09

120,04

120.04.03

120.09.01

120,01

120.01.19

120,02



PROCESOS DE APOYO: GESTION DE FINANCIERA Y ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTOS: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS-CONTABILIDAD, PRESUPUESTO Y TESORERIA

CODIGO: IEGPG-CPT-00 IEGPG-ABS-00



CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTORETENCION



DISPOSICION FINAL


Comprobantes de Pago 1 18 X X Se microfilman o digitalizan por ser documentos

*Factura o Documento equivalente con información contable que mantienen valor

*Informe de Actividades con visto bueno del supervisor (Cuando se requiere) administrativo y que después pueden ser

*Certificacion de aportes a SGSSS (Planilla y recibo de pago) eliminados según el Artículo 60 del Código de

*Contrato (Copia) Comercio y el Decreto 2649 Artículo 134

de 1993.

COMUNICACIONES INTERNAS 2 3 X X Poseen valor histórico para la Institución,

Circulares informativa una vez digitalizado se elimina el

Circulares normativas soporte papel. Ley antritrámite 962/2005

Memorandos

COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X X Poseen valor histórico para la Institución,

Comunicaciones Entes Oficiales una vez digitalizado se elimina el

Comunicaciones Entes Privados soporte papel. Ley antritrámite 962/2005

CONCILIACIONES BANCARIAS

*Extractos bancarios 1 19 X X Se microfilman o digitalizan por ser documentos

*Conciliación con información contable que mantienen valor

administrativo y que después pueden ser

eliminados según el Artículo 60 del Código de

Comercio y el Decreto 2649 Artículo 134

de 1993.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

120.11.02

120.11.03

120,12

120.10

120.10.01

120.10.02

120.10.03

120,11

120.09.03




RETENCION

PROCEDIMIENTO







DISPOSICION FINAL


CONTRATOS

Contratos y Ordenes de Servicios 3 17 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

*Estudios Previos Ley Antitrámite 962/2005.

*Disponibilidad Presupuestal

*Acta de apertura de publicacion El primer año es de ejecucion, el segundo y tercer año por

*Convocatoria Publica requerimientos de auditoria.

*Cotizaciones

* Acta de Cierre de Publicacion

*Analisis de Precios

*Contrato

*Documento de Identidad

*Rut

*Camara de Comercio

*Antecedentes Disciplinarios

*Antecedentes de Fiscales

*Antecedenes judiciales

*Seguridad Social

*Certificaciones Especializadas.

*Hoja de vida de la Funcion Publica

*polizas

*Acta de aceptacion de polizas

*Estampillas

*Registro Presupuestal

*Acta de inicio

*Informe de actividades con visto bueno del supervisor

*Acta final y de liquidacion*Actas de Recibo a Satisfacción

Contratos y Ordenes de Compra 3 17 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

*Estudios Previos Ley Antitrámite 962/2005.

*Disponibilidad Presupuestal

*Acta de apertura de publicacion

*Convocatoria Publica

*Cotizaciones

* Acta de Cierre de Publicacion

*Analisis de Precios

*Orden de Compra o Contrato de suministro

*Documento de Identidad

*Rut

*Camara de Comercio

*Antecedentes Disciplinarios

*Antecedentes de Fiscales

*Antecedenes judiciales

*Aportes al SGSSS

*Polizas Y Acta de aceptacion de polizas (Cuando se Requiera)

*Estampillas

*Registro Presupuestal

*Acta de recibido a satisfaccion*Factura

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

120.14.02

CODIGO








RETENCION

PROCEDIMIENTO

120,14

120.14.01



DISPOSICION FINAL


ESCRITURAS 4 16 X Se debe conservar la totalidad de la serie documental.

ESTADOS FINANCIEROS 4 16 X X Se debe conservar la totalidad de la serie documental,

Balance General a la que se debe aplicar el proceso de microfilmación

*Balance de Prueba o digitalización con fines de respaldo y consulta.

*Libro de Bancos Se soportan los tiempos de retención en archivos

*Notas de contabilidad de gestión y central y disposición final conforme a

*Anexos lo dispuesto en el Código de Comercio Art. 48 y 60

Estado de Caja 4 16 X X de 1993.

Estado de Actividad Financiera, Economica, Social y Ambiental 4 16 X X

INFORMES 4 16 X XInforme de Nómina Horas Extras Docentes y administrativos 4 16 X X

*Disponibilidad de las Horas extras

presupuestadas*Autorización horas extras

*Certificacion de las Horas extras laboradas

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

Se soportan los tiempos en archivo de gestión y central y disposición

final conforme a lo dispuesto en el código de comercio Art, 48 y 60 en

concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, Microfilmar

culminado el tiempo de retención por carecer de valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y eliminar el soporte papel. La eliminación

se debe realizar mediante el proceso de picado y reciclaje de papel. De la

eliminación se dejará constancia en Acta de Eliminación, la cual debe ser

suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de

la dependencia respectiva, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de

2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

120.20.02

120.20.03

120.20

120.20.01

120,25

120.25.03

120,19






RETENCION

PROCEDIMIENTO





DISPOSICION FINAL


Informe de Nomina Horas extras Celadores 4 16 X X

*Disponibilidad de las Horas extras

presupuestadas

*Certificacion de las Horas extras laboradas

*Cuadro de turnos

Informe de cuentas Reciprocas trimestral para la CGNInforme contable de ejecución presupuestal trimestral 4 16 X XInforme de Ejecución presupuestal anual para contraloría

Informe de Contratación para la Contraloria

Informe de Gratuidad Educativa para la Secretaría

Informe CONPES para la Secretaría de Educación

Informe Plan de Mejoramiento por Hallazgo de Contraloría

Informe Exógena de Retefuente para la DIAN

Informe Exógena de Reteica para la Alcaldía

INVENTARIOS

Inventarios documentales 1 4 X Consérvese permanentemente y digitalícese.

Inventario de elementos asignados a cada dependencia 4 16 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

Inventario de materiales y elementos de consumo Ley Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

Se soportan los tiempos en archivo de gestión y central y disposición

final conforme a lo dispuesto en el código de comercio Art, 48 y 60 en

concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, Microfilmar

culminado el tiempo de retención por carecer de valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y eliminar el soporte papel. La eliminación

se debe realizar mediante el proceso de picado y reciclaje de papel. De la

eliminación se dejará constancia en Acta de Eliminación, la cual debe ser

suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de

la dependencia respectiva, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de

2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

120.25.15

120.25.16

120.25.10

120.25.11

120.25.12

120.25.13

120.25.14

120.25.07

120.25.08

120.27

120.27.01

120.27.02

120.27.03

PROCEDIMIENTOS: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS-CONTABILIDAD, PRESUPUESTO Y TESORERIA


RETENCION

PROCEDIMIENTO





PROCESOS DE APOYO: GESTION DE FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA


120.25.04


CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativo grado 08 HOJA No. 6 de 6

DISPOSICION FINAL


MANUALES

Manual de Contratación 5 15 x Consérvese permanentemente y digitalícese.

Manual de Fondos de Servicios Educativos para contratos 5 15 xManual Guía contable y financiera 5 15 xManual de cartera y Tesoreria 5 15 x

PAZ Y SALVOS

Paz y Salvos

*Consecutivo de Paz y Salvos 2 x Se eliminan por carecer de valores secundarios.

se lleva registro magnetico

PLANES

Plan Anual de Caja 4 16 x x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

Plan Anual de Compras Ley Antitrámite 962/2005.

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS 4 16 x x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

Presupuesto de ingresos y Gastos

*Presupuesto Ley Antitrámite 962/2005.

*Ejecución presupuestal de ingresos y gastos acumulada

*Traslado, Adición o Reducción presupuestal

*PAC ejecutado

*Plan General del Presupuesto

REPORTES

Reportes de novedades de personal 1 X Se elimina por carecer de valores secundarios.

VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO 2 78 x Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

Vacaciones Personal Administrativo Ley Antitrámite 962/2005.

*Resolución

*Carta de aceptación o aplazamiento

*Oficio Secretaria de Educación

*En caso de aplazamiento se genera otro oficio

en el mes que se hagan efectivas las vacaciones

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

120.32.01

120.35.01

120.47.01

120,43

120.33.10

120,35

120,32

120.43.02

120,47

120,33

120.33.09

120.29.09

120.29.10

120.29.11

120,29

120.29.03



RETENCION

PROCEDIMIENTO






OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA Y DE DISCIPLINA 140

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: COORDINADOR HOJA No. 1 de 5

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

ACTAS

Actas de Compromiso 1 4 x X x Una vez digitalizado se elimina el soporte

*Acta papel. Ley antritrámite 962/2005.

*Asistencia

*AnexosActas de Reunión de Padres de Familia 1 4 X X x Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia

*Anexos

Actas de Izada de Bandera 1 4 X X x Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia

*AnexosActas de Comisión de Evaluación y Promoción 1 10 x X Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia

*Anexos

Actas de Casos especiales 1 4 X X x Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia*Actividades de recuperación y nivelación

*Anexos

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


E: Eliminación: FECHA: ________________________________




PROCESOS MISIONALES: GESTION DE FORMACIONPROCEDIMIENTOS: PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN ACADEMICA

CODIGO: IEGPG-GF


140.01.16

140.01.13

140.01.15

140.01.12

RETENCION


140,01

140.01.08

OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA Y DE DISCIPLINA 140CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: COORDINADOR HOJA No. 2 de 5

DISPOSICION FINAL


Actas de Consejo de Profesores 2 18 X X x Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia*Actividades de recuperación y nivelación

*Anexos

Actas de Seguimiento Académico 1 4 X X x Una vez digitalizado se elimina el soporte


*Asistencia

*Anexos

CONVENCIONES:


E: Eliminación:






140.01.21


CODIGO: IEGPG-GF



RETENCION

PROCEDIMIENTOCODIGO

140.01.26

OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA Y DE DISCIPLINA 140CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: COORDINADOR HOJA No. 3 de 5

DISPOSICION FINAL

ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL

ASIGNACION ACADEMICAAsignación Academica 1 1 X Se elimina en el archivo de gestión por

*Planilla-control carecer de valores secundarios.

BOLETINES Se deben conservar permanentemente por

Boletin Final 5 75 X X mantener vigentes los valores secundarios.

Boletin Periódico de evaluacion 5 75 X X Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

del deterioro o pérdida durante las consultas.

CALENDARIO ACADEMICO 1 1 X Se elimina por perder su valor administrativo.

CITACIONES 1 x

Citaciones a Padres de Familia Se eliminan por perder su valor administrativo.

COMUNICACIONES INTERNAS Deben permanecer siempre en este archivo mientras

Circulares Informativas 2 X esten vigentes.

Memorandos 2 X Una vez digitalizada, se elimina el soporte

papel. Ley antitrámite 962/2005.

COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X X x Deben permanecer siempre en este archivo mientras

Comunicaciones Entes Oficiales esten vigentes.

Comunicaciones Entes Privados Una vez digitalizada, se elimina el soporte


CONVENCIONES:


E: Eliminación:



140.11.02

140.11.03

140,08

140.10.01

140.10.03

140,11

140,05

140.10

140.08.01

140,04

140.04.01

140.04.02

140.03.01





CODIGO: IEGPG-GF


140,03

CT E M/D SSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

PROCEDIMIENTOCODIGO

OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA Y DE DISCIPLINA 140

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: COORDINADOR HOJA No. 4 de 5

DISPOSICION FINAL


EVALUACIONESEvaluación del servicio social 1 4 X X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

Evaluación de proyectos pedagógicos Ley Antitrámite 962/2005.

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Control de Asistencia a eventos 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Control de Asistencia Diaria Estudiantes 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

*Incapacidad o excusaControl de Atenciòn de Padres de Familia 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Control Préstamo de observador 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Control de llegadas tarde de estudiantes 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Control salida de estudiantes 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Control casos especiales 1 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

LISTADOS Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Lista directores de grupo 1 1 X

Listados de estudiantes Primaria 1 1 X

Listados de estudiantes Secundaria 1 1 X

OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE 12 78 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez

Observador del Estudiante*Información básica del estudiante digitalizado se elimina el soporte papel.

*Seguimiento Acadèmico Ley antritrámite 962/2005.

*Anecdotario*Acompañamiento al proceso escolar del Estudiante

PLANES Se conservan permanentemente por mantener vigentes

Plan de Estudios 5 75 X X los valores secundarios y se microfilman o digitalizan

Plan de clases 5 75 X X para protegerlos del deterioro o pérdida durante las

*Plan de clases de primaria consultas.

*plan de clases de secundaria

PROGRAMACION ACADEMICA

Horario de Clases 1 2 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Cronograma de Actividades 1 2 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:



140,37

140.37.01140.37.02

140.33.04

140.33.07

140,33

140.28.02

140.28.03

140.30

140.26.10

140.26.11

140,28

140.28.01

140.30.01

140,21

140.21.03

140.21.06





CODIGO: IEGPG-GF



RETENCION

PROCEDIMIENTO

140,26

14.026.03

140.26.06

140.26.07

140.26.08

140.26.09

OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA Y DE DISCIPLINA 140 HOJA No. 5 de 5

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: COORDINADOR

DISPOSICION FINAL


PROGRAMACION EXTRACURRICULAREventos Lúdicos 1 2 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Eventos Institucionales 1 2 XSalidas Pedagógicas 1 2 X

PROYECTOSProyecto Pedagògicos 2 8 X X X Se seleccionan en el archivo central aquellos

cuyo contenido ameriten su conservación (aleatorio).

REGISTROSRegistro de Indicadores Académicos por Grado 2 X X X Se elimina por perder su valor administrativo.

Registro Proceso de acompañamiento estudiantil 1 X X X Se elimina por perder su valor administrativo.

*Ficha Técnica de Indicadores

Registro de Remisión de casos a Psicoorientación 1 X X X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Registro Control de Asistencia Escuela de Padres 1 X X X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

REPORTES Se eliminan por perder su valor administrativo.

Reporte de Nivelaciones 1 X

SERVICIO SOCIAL 2 10 X X X Una vez digitalizada, se elimina el soporte

Servicio Social papel. Ley antitrámite 962/2005.

*Propuesta de actividades a realizar*Relación de horas del servicio social

CONVENCIONES:


E: Eliminación:



140,45

140.41.16

140.41.17

140,43

140.43.02

140,41

140.41.15

140.41.14

140.45.01

140.38.02

140.38.03

140.40

140.40.02

140,38

140.38.01





CODIGO: IEGPG-GF



RETENCION

PROCEDIMIENTO

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERALCARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativa grado 10 HOJA No. 1 de 4

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

ACTASActa individual de grado 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad,


*Asistencia soporte papel. Ley antritrámite 962/2005

*AnexosActa de nivelación 1 4 X X Poseen valor histórico para la entidad,



*AnexosActa de validación primaria 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad,



*Anexos

CERTIFICADOS Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Certificados de notas 1 2 X

CONSTANCIAS 1 2 X Se eliminan por carecer de valores secundarios.

Constancia de Tiempo de Servicio y SalariosConstancias de Estudio

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

110.13.02110.13.03

110,06

110.06.02

110,13

110.01.10

110.01.11

PROCEDIMIENTOS: ADMISIONES Y MATRICULASCODIGO: IEGPG-AM






PROCESOS MISIONALES: ADMISIONES Y MATRICULAS

RETENCION

110,01100.01.09

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERALCARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativa grado 10 HOJA No. 2 de 4

DISPOSICION FINAL


DIRECTORIOS Deben permanecer siempre en este

Directorio de estudiantes 2 X archivo mientras esten vigentes.

Directorio de docentes Una vez digitalizada, se elimina el soporte

Directorio de Personal Administrativo papel. Ley antitrámite 962/2005.

HISTORIA ACADEMICA DE ESTUDIANTESHistoria académica de estudiantes 10 80 X X Se deben conservar permanentemente por

de primaria mantener vigentes los valores secundarios.

* Formato de inscripción Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

*Registro civil del deterioro o pérdida durante las

*Paz y salvo consultas.

*Boletín

*Carnet de vacunas*Recibo servicio público

*Carnet de EPS o seguro estudiantil*Fotos*Certificados y constanciasHistoria académica de estudiantes 10 80 X X Se deben conservar permanentemente por

de secundaria mantener vigentes los valores secundarios.

* Formato de inscripción Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

*Tarjeta de Identidad del deterioro o pérdida durante las

*Paz y salvo consultas.

*Boletín*Recibo servicio público

*Carnet de EPS o seguro estudiantil*Fotos*Certificados y constancias

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________




110,18

100.18.01




RETENCION

PROCEDIMIENTO

110.23.02

100.18.02100.18.03

110,23110.23.01


OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativa grado 10 HOJA No. 3 de 4

DISPOSICION FINAL


HISTORIA LABORALHistoria laboral Personal Docente 10 80 X X Se deben conservar permanentemente por

*Formato hoja de vida mantener vigentes los valores secundarios.

*copia de documento de identidad Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

*Resolución de nombramiento del deterioro o pérdida durante las

*Acta de posesión consultas.

*Certificados de estudio*Escalafón

Historia laboral Personal Administrativo 10 80 X X Se deben conservar permanentemente por

*Formato hoja de vida mantener vigentes los valores secundarios.

*copia de documento de identidad Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

*Resolución de nombramiento del deterioro o pérdida durante las

*Acta de posesión consultas.

*Certificados de estudio

PLANILLAS 5 75 X X Se deben conservar permanentemente por

Planillas de calificaciones mantener vigentes los valores secundarios.

Se microfilman o digitalizan, para protegerlos

del deterioro o pérdida durante las

consultas.

PROCESOSProceso de admisión 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel.

*Formulario de inscripción Ley Antitrámite 962/2005.

*Reporte último período

*Documento de identidad*Recibo de Servicios Públicos

*Lista de admitidos

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________

CODIGO: IEGPG-AM






110,36110.36.02

110,34110.34.01

110.24.02

110,24110.24.01


RETENCION

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS: ADMISIONES Y MATRICULAS

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: Auxiliar administrativa grado 10 HOJA No. 4 de 4

DISPOSICION FINAL


REGISTROSRegistro de entrega de diplomas 1 X Se eliminan en el archivo de gestión por carecer

Registro Formulario DANE 1 X de valores secundarios.

Registro de solicitud de duplicados actade grados y diplomas 1 XRegistro de préstamo de documentos 1 XRegistro de cancelación de matricula 1 XRegistro de retiro de documentos 1 XRegistro de cambio de jornada o sede 1 XRegistro de Matricula 1 X

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________


110.41.19110.41.20110.41.21

110.41.05110.41.06110.41.12110.41.18

110,41110.41.04







RETENCION

PROCEDIMIENTO

OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA CODIGO:100CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: RECTOR HOJA No.1 de 7

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

ACTASActas de Consejo de Padres de Familia 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado

*Acta se elimina el soporte papel. Ley antitrámite 962/2005.

*Asistencia*AnexosActa de Consejo Directivo 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*AnexosActas de Consejo Estudiantil 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*AnexosActas Consejo Académico 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*AnexosActas de Asociacion de Padres de Familia 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*AnexosActas visitas Secretaría de Educación 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*Anexos

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

100.01.02

100.01.05

100,01100.01.01

100.01.07

100.01.06

CODIGO




PROCESOS ESTRATEGICOSPROCEDIMIENTOS: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

CODIGO: IEGPG-DE


RETENCION

PROCEDIMIENTOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

100.01.22

http://www.leonidasrubio.edu.co/

OFICINA PRODUCTORA: RECTORIACARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: RECTOR HOJA No. 2 de 7

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

Actas de entregas de donaciones 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*AnexosActas de Elección de Gobierno Escolar 5 15 X X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizado


*Asistencia*Anexos

ACUERDOS 5 15 X X Se conservan permanentemente por mantener vigentesAcuerdos del Consejo Directivo los valores secundarios y se microfilman o digitalizan para

protegerlos del deterioro o pérdida durante las

COMUNICACIONES INTERNASCirculares Informativas 2 X X Deben permanecer siempre en este archivo mientrasCirculares normativas 2 esten vigentes.Memorandos 2 Una vez digitalizada, se elimina el soporte papel.

Ley antitrámite 962/2005.

COMUNICACIONES OFICIALESComunicaciones Secretaría de Educación 2 3 X Poseen valor histórico para la entidad, una vez digitalizadoComunicación Entes Oficiales 2 3 X se elimina el soporte papel. Ley antitrámite 962/2005.

Comunicaciones Entes privados 2 3 XDecretos Normativos Recibidos 2 3 X Una vez digitalizado se elimina el soporte papel.Consecutivo de correspondencia despachada 2 3 X Ley Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________




PROCESOS ESTRATEGICOSPROCEDIMIENTOS: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

100.01.28

CODIGO: IEGPG-DE


100.01.27

CODIGO

100.11.01100.11.02

100.11.03

100.07.01100.07.02100.07.03

100,11

RETENCION


100,02100.02.01

100,07

100.11.04100.11.05

PROCEDIMIENTO


OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA

CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: RECTOR HOJA No.3 de 7

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

CONVENIOS Deben permanecer en archivo de gestión mientras

Convenios Interinstitucionales 2 8 X esten vigentes. Se selecciona en el archivo central*Actas aquellos cuyo contenido ameriten su conservación

*Informes (aleatorio).*Permisos de eventos

Convenio Interadministrativo 2 8 X Deben permanecer en archivo de gestión mientras

*Actas esten vigentes. Se selecciona en el archivo central*Informes aquellos cuyo contenido ameriten su conservación

*Permisos de eventos (aleatorio).

DERECHOS DE PETICION 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel*Solicitud Ley Antitrámite 962/2005.

*Respuesta Una vez digitalizado se elimina soporte papel

DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL 1 4 X X Ley Antitrámite 962/2005.*Diagnóstico

*Informes*Anexos

EVALUACIONES

Evaluación del clima Institucional 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papelLey Antitrámite 962/2005.

Evaluación de Procesos 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papelLey Antitrámite 962/2005.

Evaluación de Desempeño 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papelLey Antitrámite 962/2005.

Evaluación de Docentes 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papelLey Antitrámite 962/2005.

CONVENCIONES:


E: Eliminación:

S: Selección Firma Responsable:________________________


FECHA: ________________________________


REFERENCIA

100,15100.15.01

100.16.01

100,21

100.21.01

100.17.01


PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCEDIMIENTOS: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOCODIGO: IEGPG-DE




PROCEDIMIENTO

100.15.02

100.21.05

100.21.02

100.21.04


OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA CODIGO:100CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: RECTOR HOJA No. 4 de 7

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

INFORMES Una vez digitalizado se elimina soporte papelInforme Presupuestal 1 4 X X Ley Antitrámite 962/2005.

Informe de Gestión 2 1 X Se elimina porque esta reflejado en los estados financieros en contabilidad y allì se conservan los documentlos probatorios

INSTRUMENTOS DE CONTROLAcciones Preventivas y correctivas 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel

*Identificacion y control de acciones preventivas Ley Antitrámite 962/2005.

o correctivas*Control y seguimiento de acciones preventivas o correctivas

Control de servicio no conforme 1 4 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel*Matriz de servicio no conforme Ley Antitrámite 962/2005.

*Tratamiento de servicio no conforme

Control Permisos Docentes y administrativos 1 4 X

INVENTARIOS 1 4 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Inventarios Documentales

LISTADOS

listado Maestro de Documentos 5 15 X X Consèrvese permanentemente y digitalícese.Listado Distribución de Documentos 5 15 X X

MANUALES Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Manual de Convivencia 5 15 X X

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________


CODIGO: IEGPG-DE



PROCEDIMIENTOS: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO



100.25.02

100,26100.26.01

CODIGORETENCION

100,25100.25.01


100.26.01

100.26.04

100.28.07100.28.08

100,29

100,27100.27.01

100,28

100.29.01

PROCEDIMIENTO



DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

Manual de Control Interno 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Manual de Funciones 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Manual de Archivo y Correspondencia 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.Manual de Tablas de Retención Documental 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Manual de procedimientos 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

Normograma 5 15 X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

PLANES

Plan Operativo Institucional 1 4 X X Deben permanecer siempre en este archivo *Información Institucional mientras estén vigentes.

*Plan por proceso Una vezdigitalizada, se elimina el soporte papel.Ley antitrámite 962/2005

Plan de Mejoramiento Institucional 1 4 X X Deben permanecer siempre en este*Información Institucional archivo mientras esten vigentes*Plan por proceso Una vez digitalizada, se elimina el soporte


Plan de Desarrollo Institucional 1 4 X X Deben permanecer siempre en este archivo mientras estén vigentes.

Una vez digitalizada, se elimina el soporte papel.Ley antitrámite 962/2005

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

CODIGO: FECHA: ________________________________



CODIGO: IEGPG-DE



PROCEDIMIENTOS: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO


100.29.06

100.29.08

100.29.05

100.29.02

CODIGO

100.29.04

100.33.02

100,33

100.33.01

100.29.07

RETENCION

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

100.33.03



DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

PROCESOSProcesos Jurídicos 2 18 X Se elimina por perder su valor legal y administrativo.*Declaración

*Comunicaciones*Decretos*Reglamento*sentencia

PROGRAMASPrograma de Auditoria interna 2 8 X X Una vez digitalizado se elimina soporte papel*Cronograma de Auditoria interna Ley Antitrámite 962/2005.

*Plan de Auditoria Interna*Listas de verificación

*Informe final de Auditoria*Evaluación de Auditores internos

*Evaluacion de la eficacia de la auditoria interna

Programa de Salud Ocupacional 1 1 Se elimina por perder su valor administrativo*Inspecciones de Salud Ocupacional*Plan operativo del Programa de salud ocupacional*Comunicaciones*Anexos

Programa de Desarrollo del Talento Humano 1 1 Se elimina por perder su valor administrativo*Valoración de competencias actuales por

persona*Control de asistencia a eventos de formación

interna*Memorias

CONVENCIONES:


E: Eliminación:


S: Selección

FECHA: ________________________________

NIT. 890.705.373-8







100,36100.36.01

RETENCION


100,39100.39.01

100.39.04

100.39.03


OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA CODIGO:100CARGO FUNCIONARIO RESPONSABLE: RECTOR HOJA No. 7 de 7

DISPOSICION FINAL


GESTION CENTRAL

Programas de desayunos escolares 1 1 X Se elimina por perder su valor legal y administrativo.

Programas del MEN 1 1 X Se elimina por perder su valor legal y administrativo.

PROYECTOS 1 9 X X Conservese permanentemente y digitalicese.Proyecto Educativo Institucional (PEI) 20 X X Deben permanecer siempre en este*Elementos de entrada para el diseño y análisis archivo mientras esten vigentes por mantener de contexto vigentes los valores secundarios. Cuando el proyecto *Planilla programación curricular se actualice, el anterior, pasará al archivo histórico.

*Control de revisión verificación y validación Se puede microfilmar,pero no eliminar soporte papel del diseño*Control de Diseño Curricular

REGISTROSRegistro de Quejas, Sugerencias y Reclamos 5 15 X X Se selecciona en el Archivo de Gestión y se

*Queja o reclamo transfieren al Archivo Central, sólo aquellos que ameriten su *Citación conservación (cronológico).

*Respuesta

RESOLUCIONESRESOLUCIONES RECTORALES 2 20 X X Consèrvese permanentemente y digitalícese.

*Consecutivo de Resoluciones

TUTELASTUTELAS 1 9 X X Se elimina por perder su valor legal y administrativo.*Acciones de Tutela*Respuesta*Anexos

CONVENCIONES:


E: Eliminación: Firma Responsable:________________________


S: Selección FECHA: ________________________________

CODIGO:







RETENCION

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOCODIGO

100.39.05

100.39.06

100.40100.40.01

100.44.01

100,41100.41.03

100,44

100,46100.46.01


PROCESOS DE APOYO: GESTION DOCUMENTAL …

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