INSTRUMENTOS DE GESTION EN EL SECTOR PUBLICOPROFESOR: Luis Orlando Serrano Rojas

El TEXTO UNICO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)El TUPA es un documento tcnico normativo de gestin institucional que brinda a los administrados (personas naturales y jurdicas) toda la informacin relacionada a la tramitacin de procedimientos administrativos (base legal, requisitos, costos, plazos, etc.) que se tramitan ante las entidades.Es un documento nico que consolida, ordena y sistematiza todos los procedimientos administrativos de la entidad.

Objetivos del TUPA

Brindar informacin a los administrados sobre los procesos administrativos que cumple cada entidad

Sistematizacin en un solo documento los procedimientos administrativos de la entidadContar con un instrumento que permita unificar, reducir y simplificar de preferencia todos los procedimientos (trmites)

Algunos conceptos contenidos en el TUPACONCEPTO DE ACTO ADMINISTRATIVOSegn el art. 1 de la Ley 26444 Son actos administrativos, las declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho pblico, estn destinadas a producir efectos jurdicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situacin concreta.CALIFICACIN O APROBACIN AUTOMTICA.Son procedimientos que no requieren evaluacin previa, slo se ajusta el trmite en exigir al administrado los requisitos establecidos, slo los formalidades. En este tipo de procedimiento no se establecen los recursos impugnativos oponibles.EVALUACIN PREVIA.Son procedimientos que requieren evaluacin previa, previa a la aprobacin nos referimos, todos estos trmites, sin excepcin son sometidos a una evaluacin por unidades de calificacin especializada, y se establecen los recursos impugnativos oponibles con fijacin de los plazos de cada etapa impugnativa.

EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

OBJETIVOSPresentar una visin de conjunto de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento de personal.

Determinar la estructura orgnica.

Describir las funciones generales de cada unidad orgnica.

CARACTERSTICAS DEL ROF

Es importante que todas las entidades de la Administracion Pblica deban contar con su respectivo ROFLa propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultado de un estudio que comprenda:El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestin: IMPORTANCIA

EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal

OBJETIVOSEl Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos: Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

IMPORTANCIAEs un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.Este documento es importante porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

EL CUADRO DE ASIGNACION DEL PERSONAL (CAP)El Cuadro de Asignacin de Personal, es un Instrumento Normativo de Gestin que clasifica cada uno de cargos/puestos de trabajo, de acuerdo al nivel adquirido en los procesos de contratacin, nombramientos y ascensos efectuados en la entidad, mediante concurso pblico. Considerados al personal que tenga vnculo laboral al amparo de los Decretos Legislativos 276 (empleados) y 728 (obreros) a los que ubica en los Grupos de Funcionarios, Profesionales, Tcnicos y Auxiliares.

OBJETIVOS1. Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos o puestos de trabajo con los que debe operar cada rgano de la Entidad en concordancia con los fines y objetivos establecidos por la ley sustantiva.2. Legalizar la incorporacin del cargo a la planta operativa de la Entidad.3. Asignar para cada rgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las funciones que le han sido atribuidas en el ROF.4. Actuar como fuente para elaborar el Presupuesto Analtico de Personal.5. Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se encuentran en el estado de previstos, no ocupados.6. Formalizar los cargos de cada rgano y unidad orgnica que constituyen la estructura orgnica de la entidad.

IMPORTANCIA1. Proporciona informacin actualizada relacionada con la cantidad de plazas o puestos de trabajo asignados a cada rgano o unidad orgnica.2. Proporciona informacin actualizada para costear la mano de obra en la determinacin del derecho de trmite.3. Identifica la ubicacin del cargo y la vinculacin legal del personal con sus respectivos rganos.4. Proporciona informacin respecto de la cantidad de plazas ocupadas y previstas pero no ocupadas.5. Acta como sustento tcnico y legal del Presupuesto Analtico de Personal.6. Proporciona informacin clasificada por rganos y unidades orgnicas.7. Sirve como fuente de anlisis para acciones del rediseo de la fuerza laboral de la entidad.

EL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI)El plan estratgico es la gua y el insumo bsico para preparar planes operativos anuales para cada una de las unidades del nivel tctico-operativo de la institucin. El punto de partida son los objetivos operativos contenidos en el Plan estratgico. Estos debern desglosarse hasta el nivel de actividades y a partir de ellas, establecer la secuencia de ejecucin; la cuantificacin y asignacin de los recursos requeridos: humanos, fsicos, institucionales, financieros, etc.

ASPECTOS:

Los aspectos ms relevantes que deben tomarse en cuenta para preparar el plan estratgico institucional, incluyen la definicin de la visin y la misin institucional; el anlisis FODA de la institucin: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; la definicin de los objetivos estratgicos para cumplir con la misin institucional; el desglose analtico de los objetivos, hasta el nivel de objetivos operativos

OBJETIVOS Evaluar la situacin presente de la empresa y su nivel competitivo. Supone adems la participacin activa de los actores organizacionales, obtencin permanente de informacin sobre sus factores claves de xito, su constante revisin y ajustes peridicos para que se convierta en un estilo de gestin que haga de la organizacin un ente proactivo y anticipatorio.

ETAPAS

En general, la descripcin global del proceso de elaboracin de un Plan Estratgico Institucional (PEI), debe considerarse: 1) Descripcin de las Generales de la Entidad Pblica, 2) Determinacin del Horizonte o Perodo de Planeamiento, 3) Realizacin del Diagnstico Situacional Integral (Identificacin de Problemticas Generales), 4) Definicin de la Visin Futura Institucional, 5) Definicin de la Misin Institucional y los Valores Institucionales, 6) Definicin de los Ejes Estratgicos, 7) Realizacin del Diagnstico o Anlisis Estratgico (Diagnstico o FODA (Identificacin de Problemticas Estratgicas), 8) Definicin de Objetivos Estratgicos, Lneas de Base y Metas,

ETAPAS

9) Formulacin de Polticas Institucionales, 10) Definicin de Programas, Proyectos y Actividades Prioritarias, 11) Proyectos y Actividades, 12) Elaboracin del Presupuesto del Plan, 13) Determinacin de los Responsables de la Ejecucin del Plan, 14) Definicin de las Acciones de Monitoreo y Evaluacin del Plan: Para todo este proceso, se debe contar con la presencia de expertos que hayan tenido experiencia en la elaboracin, evaluacin y retroalimentacin de los planes estratgicos institucionales; una vez validados y aprobados, stos deben estar publicados en los portales electrnicos de todas las entidades pblicas.

EL PLANEAMIENTO OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)El plan operativo es un documento en el cual los responsables de una organizacin (ya sea una empresa, una institucin o una oficina gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y estipulan los pasos a seguir.Estos objetivos se plasman sobre un documento similar al que se conoce como plan de accin, el cual prioriza las iniciativas ms importantes para alcanzar distintos objetivos y metas. Ambos tipos de planes consisten en una gua importante para saber hacia dnde se est trabajando, conociendo el marco en el cual deber desarrollarse cada proyecto en particular.

OBJETIVOS

El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)Es el instrumento de gestin econmica y financiera para el logro de resultados a favor de la poblacin, a travs de la prestacin de servicios. Expresin cuantificada de los gastos mximos a atender en un ao fiscal, los ingresos que los financian y las metas.

Es el presupuesto inicial que es aprobado por su respectivo titular. Este presupuesto inicial est referido a los crditos presupuestarios; es decir, a las asignaciones de recursos previstas para las distintas entidades pblicas en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico para cada ao fiscal. Segn el Art. 54 de la Ley N 28411 Los Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales, sus organismos pblicos descentralizados y sus empresas a) Promulgan o aprueban, segn sea el caso, sus respectivos presupuestos dentro de un plazo que vence el 31 de diciembre de cada ao fiscal anterior a su vigencia.

FINESDeterminar el grado de "Eficacia" en la ejecucin presupuestaria de los ingresos y gastos, as como el cumplimiento de las metas presupuestarias contempladas en las actividades y proyectos para el perodo en evaluacin.Determinar el grado de "Eficiencia" en el cumplimiento de las metas presupuestarias, en relacin a la ejecucin presupuestaria de los gastos efectuados durante el perodo a evaluar.Lograr un anlisis general de la gestin presupuestaria del pliego al primer semestre del presente ao, vinculada con la produccin de bienes y servicios que brinda a la comunidad.Formular medidas correctivas, a fin de mejorar la gestin presupuestaria institucional durante el II semestre, con el objeto de alcanzar las metas previstas en el ejercicio fiscal.

EJEMPLO: Seguro Social de Salud (ESSALUD)

INSTRUMENTOS DE GESTINROF (Reglamento de Organizacin y Funciones)Reglamentos de Organizacin y Funciones del Seguro Social de Salud - EsSaludORGANIGRAMAEstructura Orgnica del Seguro Social de Salud - EsSaludMOF (Manual de Organizacin y Funciones)Manual de Organizacin y Funciones (MOF)CAP (Cuadro de Asignacin de Personal)

MAPRO (Manual de Procedimientos)Resolucin 737-GG-ESSALUD-2014- Aprueba la Directiva N 09-GG-ESSALUD-2014 "Lineamientos para la Gestin por Procesos del Seguro Social de Salud - ESSALUDTUPA (Texto nico de Procedimientos Administrativos)TUPA - Seguro Social de Salud

PLANES Y POLTICASPlan Estratgico Institucional 2012-2016 de EsSaludPlan Operativo 2014

TITULO III DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DISPOSICIONES COMPLEMENTARIASORGANIGRAMA

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA GENERAL DE ESSALUD

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