Plan Estrategico Fontebo 2008-2012

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2008-2012

POLITICASPLAN ESTRATÉGICO

Durante el proceso de capacitación, formación y acompañamiento en Planeación Estratégica, se construyeron las políticas para la orientación de la Junta Directiva y el comité de Gerencia a través de los siguientes documentos: • Código de Ética de FONTEBO 2007-2012 • Plan de políticas directivas y anexo de objetivos estratégicos 2007 a 2012 • Documento de protocolo de comunicación, (código de convivencia) de Junta Directiva.

Estos documentos, constituyen los procedimientos preliminares del direccionamiento estratégico de la organización.

CODIGO DE ETICA PLAN ESTRATÉGICO

El siguiente es el código de Ética de FONTEBO, con base en el cual se establece el manual de convivencia en la gestión de la transformación hacia una cultura organizacional que facilita el liderazgo social de FONTEBO centrado en la calidad del servicio al cliente.

DEFINICIÓN DE POLITICAS

La ruta definida a seguir en el despliegue de políticas y valores corporativos, en el marco del desarrollo del Plan Estratégico y gestión de la cultura organizacional de servicio de 2007 a 2012 fue:

PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012

Se precisan dos políticas transversales a todas las áreas de la organización, ya que integralmente, nos debemos a la misión de servicio a los clientes segmentados por FONTEBO y actualizados periódicamente. Los procesos de comunicación y atención en el servicio son competencia transversal para todas las áreas y personal de FONTEBO, tanto en la atención del cliente interno como externo.

POLÍTICAS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. TRANSVERSALES A LA ORGANIZACIÓN.

• Actualizar y hacer uso de la base de datos, segmentando la población e identificando perfiles propios, fundamentales para la creación y proyección de servicios y/o productos. • Promover y sostener comunicación y participación activa con entidades del sector solidario, financiero y con ETB, para estar a tono con las directrices emanadas desde el marco político, económico y social, y así, incentivar el desarrollo y producción de conocimiento en FONTEBO.


EJES POLÍTICAS OBJETIVO ESTRATÉGICO

1. Lograr la satisfacción del cliente.

Política 1: - Lograr el establecimiento de nichos de mercado social en la población de asociados y sus beneficiarios, del sector de las telecomunicaciones, etc. - Satisfacer de forma asertiva las necesidades y expectativas de los asociados a FONTEBO - Conocer periódicamente las características cambiantes de la población e identificar indicadores para la evolución de resultados. - Política 2: - Identificar y definir marcos de referencia de acción del trabajo participativo para poder vislumbrar de forma más técnica y objetiva el desarrollo de la visión empresarial de FONTEBO. - Generar sistemas y métodos de información actualizada de ETB y así promover alianzas en proyectos orientados al desarrollo integral de los asociados y sus familias.

Garantizar la fidelidad de los clientes.

2. Establecer Apertura del vínculo

Política: Reformar el contrato social, para garantizar capacidad legal a la apertura del vínculo.

Lograr la reforma de Estatuto por consenso.



3. Optimizar portafolio de

servicios

Políticas:

- Lograr equilibrio financiero enfocado a fortalecer la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero y competencia. - Garantizar la rotación de cartera que genere los recursos necesarios, para la prestación de los servicios. - Incrementar las colocaciones para fortalecer la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero, con responsabilidad social.

Potenciar la calidad de los servicios.

4. Mejora continua

Política:

Establecer estrategia de servicio con altos índices de calidad, con base en criterios de dirección.

Reconocer el estado actual de FONTEBO.



5.Capacitación Políticas:

- Ser conscientes del mejoramiento en los conocimientos aplicados para generar las competencias en beneficio general de FONTEBO. - Formar liderazgo estratégico directivo en FONTEBO, para garantizar el mejoramiento continuo de sus directivos. - Generar un compromiso de desarrollo en los líderes de FONTEBO, para garantizar su posicionamiento a futuro. - Institucionalizar el programa de mentores que transfieran conocimiento y capital intelectual a los nuevos líderes. - Desarrollar la vocación del servicio en el cliente interno, para lograr el sentido de pertenencia del cliente externo.

Transformar cultura y generar

responsabilidad social.



5.Capacitación Políticas: - Diseñar y estructurar los procesos y desarrollo de competencias laborales y sociales en los asociados y sus familias. - Institucionalizar la cultura de la calidad y del trabajo en equipo, para lograr y proyectar el liderazgo social de FONTEBO. - Aplicar el reglamento Disciplinario a quienes incumplan los compromisos establecidos en el código de ética, en todos los niveles de la organización.

Transformar cultura y generar

responsabilidad social.

OBJETIVOSESTRATÉGICOS2007–2012

Eje Temático What Qué

Who Quién

How Cómo

When Cuándo

Where Dónde

Why Por qué – Para

qué

1. Satisfacción del Cliente

Dar respuesta al asociado en el menor tiempo posible

DEDS, Dir. Financiera,

Gerencia, Junta Directiva

Personalizada, orientada. Nuevos

productos

Permanentemente En todas la áreas de FONTEBO y ETB

Garantizar la fidelidad de clientes

2. Apertura del Vínculo

Definir estrategia mediática con Comisión de Reforma Estatutaria

Equipo de Trabajo

Brindando acompañamiento a la Comisión

Estableciendo un cronograma de reuniones

FONTEBO Lograr la reforma de Estatuto por consenso.

3. Optimización del Portafolio de Servicios

Identificar y aprovechar la cadena de valor

Dir. Financiera, Gerencia, JD,

DEDS.

Realizando un diagnóstico de producto cliente. Reposicionando a FONTEBO en ETB

Permanentemente (Trimestralmente)

FONTEBO y áreas de ETB

Potenciar la calidad de los servicios

Maximizar el valor agregado

Renovando y ampliando el portafolio de servicios. Migrar hacia una Gerencia de Mercadeo Social

Permanentemente (Sujeto a fecha de diagnóstico)

FONTEBO, Cliente interno y externo

OBJETIVOSESTRATÉGICOS2007–2012

Eje Temático What Qué

Who Quién

How Cómo

When Cuándo

Where Dónde

Why Por qué – Para qué

4. Mejora Continua Diagnóstico

d e C l i m a Organizacional

J u n t a Directiva y Administr a c i ó n (área de Gest ión Humana)

Aplicando un instrumento de medición y tabulación, elaborando informe

P r i m e r a s e m a n a d e junio

FONTEBO Reconocer e l e s t a d o a c t u a l d e Fontebo

5.Capacitación Creación de Formac ión d e Formadores

J u n t a Directiva y Administración

Adop tando un modelo pedagógico social

2º semestre de 2007

FONTEBO Transformar c u l t u r a y g e n e r a r responsabilidad social.

MISIÓNYVISIÓN

MISIÓN

Somos una organización solidaria del sector de las telecomunicaciones, con un amplio portafolio de servicios de calidad, comprometidos con la formación de líderes para generar bienestar y desarrollo económico sostenible, con responsabilidad social.

VISIÓN

Ser en el 2012 la Organización Solidaria líder del sector de las telecomunicaciones, con mayor inversión social y desarrollo humano sostenible con proyección en América Latina.

PROYECTOS DE PLANEACION ESTRATEGICA 2008- 2012

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PLANEACIÓNESTRÁTEGICA2008‐2012PROYECTO JUSTIFICACIÓN(LLUVIADEIDEAS) OBJETIVOGENERAL

1IMPLEMENTACIÓN,CERTIFICACIÓNYMANTENIMIENTODELSISTEMADEGESTIONDECALIDAD

ORGANIZAR,MEJORAR,ESTANDARIZAR,SOSTENIMIENTO,CONTROL,MEJORASERVICIO

IMPLEMENTARENFONTEBOUNSISTEMADEGESTIÓNDECALIDADBASADOENLANORMAISO9001

2DISEÑOEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODEMERCADEOPROMOCIONAR,DIFUNDIR,SERVICIO,COSTOS,VENTAS,COMERCIALIZACIÓN,PUBLICIDAD

DEFINIRELMODELODEMERCADEOCONBASEENLASNECESIDADESDEFONTEBOPARAPROMOCIONARELPORTAFOLIODESERVICIOS

3DEFINICIONYFORTALECIMIENTODELPERFILDELCLIENTEINTERNO

CALIDAD,COMPETENCIAS,NECESIDADES,CAPACITACIÓN,BIENESTAR,RECONOCIMIENTO

DISEÑAREIMPLEMENTARPROGRAMASQUEPERMITANELDESARROLLOPORCOMPETENCIASYBIENESTARDELCLIENTEINTERNO

4DISEÑODELMODELODECOMUNICACIÓNINFORMACIÓN,IMAGEN,ORGANIZACIÓN,PUBLICIDAD,POSICIONAMIENTO

DEFINIRLASPOLÍTICAS,PROCEDIMIENTOSEINSTRUMENTOSDECOMUNICACIÓNCORPORATIVA,TANTOINTERNACOMOEXTERNA

5ESTRUCTURACIÓNEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODESERVICIOALCLIENTE

SATISFACCIÓN,NECESIDADES,SERVICIO,OPORTUNIDAD,FIDELIZACIÓN,PERCEPCIÓN

CREARYMANTENERESTRATEGIASDESERVICIOQUEPERMITANMEDIRLAPERCEPCIÓNYSATISFACCIÓNDELASOCIADOSOBREELPORTAFOLIODESERVICIOSOFRECIDOSPORFONTEBO

6DISEÑOEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODESEGURIDADINFORMÁTICA

RIESGO,CONTROL,CONFIDENCIALIDAD,PREVENCIÓN,ACTUALIZACIÓN,OPTIMIZACIÓN,PREVENCIÓN

DEFINIRLASPOLÍTICASEINSTRUMENTOSDESEGURIDADINFORMÁTICACORPORATIVA

7DIGITALIZACIÓNDELARCHIVOCENTRALCONFIDENCIALIDAD,ORGANIZACIÓN,INFORMACIÓN,IMAGEN,EIFICIENCIA,AGILIDAD,SERVICIOS

OPTIMIZARLOSPROCESOSDECONSERVACIÓNDOCUMENTAL

8IMPLEMENTACIÓNDEINTRANET IMPLEMENTARENFONTEBOUNAHERRAMIENTADECOMUNICACIÓNINTERNAQUEPERMITAUNAMAYORFLUIDEZDELAINFORMACIÓN

9ACTUALIZACIÓNDELAPÁGINAWEB FACILITARLACOMUNICACIÓNEXTERNAATRAVÉSDELAPÁGINAWEB

RESUMEN DE PROYECTOS

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ESTADO DE LOS PROYECTOS

PROYECTO ESTADO

IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MANTENIMIENTO

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO EJECUCION Y EVALUACION DE CAMPAÑAS

DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO EJECUCION

DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA Y DIVULGACION

ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE MANTENIMIENTO Y EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA EN EJECUCION

DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ETAPA FINAL DE ENTREGA

IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET EJECUTADO

ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB EJECUTADO

IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO

DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Este proyecto le permitirá a FONTEBO impulsar y orientar una Cultura de Calidad que propicie la mejora en los procesos, servicios, el desarrollo de capacidades del personal, fortalecimiento de la confianza de los Asociados y una gestión eficiente orientada a resultados.

JUSTIFICACION

OBJETIVO Implementar en Fontebo un Sistema de gestión de la Calidad basado en la Norma ISO 9.001.

Establecer las condiciones

Generales en que se Encuentra Fontebo

Definir y Desarrollar el plan de Sensibilización y

capacitación de la norma y empoderar al personal para que gestione efectivamente

el sistema.

Elaborar el Diagnóstico inicial de Fontebo vs. la

norma ISO 9.001

Desarrollar el plan de acción propuesto

Determinar el plan de Acción con el fin de dar

cumplimiento a la Norma.

Controlar y verificar el funcionamiento del Sistema de calidad

implementado Realizar auditorias al Sistema de Gestión

de Calidad

Obtener la certificación de Fontebo en ISO 9001 Realizar un seguimiento

al SGC después de la certificación. Realizar Auditorias

periódicas y efectuar los correctivos del

caso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

FASES DE DESARROLLO

1. Sensibilización y

Capacitación

2. Diagnostico

y Plan de Acción

3. Implementación

4. Estabilización del sistema

5. Proceso de

Certificación

6. Mantenimiento del sistema y Auditorias de Seguimiento

ISO 9001 Versión

2008

CRONOGRAMA

Abril 28 de 2010 Bogotá D.C.

JUSTIFICACIÓN

La planificación es un requisito indispensable para ellogrode losobje6vosydeldesempeñosa6sfactoriode laorganización. Por tanto el Presupuesto de Caja comoherramienta fundamental para la proyección y control delos recursos de efec6vo de FONTEBO, debe reflejar sucomportamientoeconómico,aminorandolaincer6dumbre,ylosriesgosporasumir,coninformaciónen6emporeal.

OBJETIVO GENERAL

Sistema6zar la herramienta de previsión de Ingresos yGastos en efec6vo, el Presupuesto deCaja, comomódulode l soLware operac iona l , para d inamizar sufuncionamiento y así facilitar la toma de decisioneseconómicas,financierasysocialesdeFONTEBO,dentrodelascondicionesytemporalidad,previstas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

– Contarcon informacióndetalladade losflujosdeefec6vodelFondo,en6emporeal.

– Establecer un control permanente sobre los flujos deefec6vo,paraladisposicióndelossobrantesy/ófaltantes.

– Evaluar la razonabilidaddel comportamientode losflujosde efec6voproyectados, paraop6mizar la administracióndelosrecursos.

CRONOGRAMA

AjusteEstructuraModelo 3era.SemanaSep6embre2008

1era.SemanaOctubre2008

DefiniciónRequerimientosDesarrolloMódulo

2da.SemanaOctubre2008 2da.SemanaMarzo2009

DesarrolloMóduloempresaso9ware

3era.SemanaMarzo2009

DesarrolloElaboraciónyEjecuciónPresupuestal

Consolidada

3era.SemanaMarzo2009 4ta.SemanaAgosto2009

ValidaciónyPruebasDesarrolloPresupuestal

Consolidado

2da.SemanaSep6embre2009 4ta.SemanaFebrero2010

DesarrolloElaboraciónyEjecuciónPresupuestalpor

Áreas

2da.SemanaAbril2010 2da.SemanaJulio2010

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO

JUSTIFICACION Los servicios que ofrece actualmente FONTEBO, son para el bienestar y satisfacción de los asociados y sus beneficiarios, quienes cuentan con valores agregados y diferenciales que garantizan ventajas en los servicios de crédito, ahorro permanente y a la vista, auxilios, subsidios, convenios y el Centro Recreacional, sin embargo, no cuenta con estrategias para promocionar, difundir, comercializar y posicionar dichos servicios ante sus asociados, con el fin de aumentar la demanda de los mismos, crear sentido de pertinencia y satisfacción.

OBJETIVO

Definir un Modelo de Mercadeo con base en las necesidades de los asociados de FONTEBO, para promocionar el portafolio de servicio, instrumento que se medirá semestral y anualmente de conformidad a la demanda y variaciones del mercado.

OBJETIVO ESPECIFICOS • Definir el alcance y políticas del modelo de mercadeo. • Evaluar y definir el Portafolio de Servicios. • Definir campañas de mercadeo para cada uno de los servicios que tiene FONTEBO.

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PLAN DE ACCION

• Definir objetivos, políticas y estrategias del modelo de mercadeo • Hacer el análisis de la información arrojada por la encuesta realizada por FONTEBO en junio de 2008. • Recopilación y consolidación de históricos de comportamiento por servicio. • Evaluación de los proveedores de EDS. • Elaboración informe de resultados. • Diseño del portafolio de servicios. • Priorización de las campañas de mercadeo por servicio. • Ejecución de las campañas. • Seguimiento y evaluación de las campañas de mercadeo.

CRONOGRAMA 2.010

AREA O DEPARTAMENTO

CAMPAÑA

ACTIVIDADES

ENERO FEBRE

RO MARZ

O ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST

O SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE PRESUPUEST

O 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

SERVICIO AL CLIENTE Y EDS

JORNADA CENTRALES

Reunión concertación y coord. Campaña -

Segmentación bases de datos - Diseño,

impresión y publicación de piezas publicitarias

- Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos

email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña

30.000.000

BIENVENIDO A FONTEBO PENSIONADOS

NUESTRO PORTAFOLIO EN MELGAR

ENCUESTA DE ESTUDIO DE NECE. Y EVALUACION DE LA SATIS.

CREDITO

ASOCIADOS SIN CREDITO



impresión y publicación de piezas publicitarias

- Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos


7,200,000

LINEA DE CREDITO IMPUESTOS

LINEA DE CREDITO COMPRA DE CARTERA

LINEA DE CREDITO VACACIONES

LINEA DE CREDITO VIVIENDA

LINEA DE CREDITO EDUCATIVO

CRONOGRAMA 2.010 AREA O

DEPARTAMENTO CAMPAÑA

ACTIVIDADES

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEM

BRE OCTUBRE NOVIEMB

RE DICIEMBR

E PRESUPUESTO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

CARTERA

BRIGADA DE CONDONACIONES



impresión y publicación de piezas publicitarias -

Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos


4.500.000

RECUPERACION DE CARTERA (MENSAJES DE EDUCACION)






TESORERIA AVATF






1.200.000

CRONOGRAMA 2.010

AREA O DEPARTAMENTO

CAMPAÑA

ACTIVIDADES

ENERO FEBRE

RO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST

O SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

PRESUPUESTO

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

EDS

SEMANA DE LA SALUD

Reunión concertación y

coord. Campaña - Segmentación

bases de datos - Diseño, impresión y publicación de

piezas publicitarias -

Convocatorias - Publicación en

medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos

email y celular - Envío cartas - Seguimiento y

evaluación campaña

21,200,000

JORNADA DE SALUD VISUAL JORNADA DE SALUD ORAL

EL DÍA DEL AHORRO CUMPLEAÑOS DE FONTEBO

FERIA PROVEEDORES

FERIA NAVIDEÑA

CRF (PROMOCION NUEVOS PLANES)

DEPORTES

CULTURA

RECREACION

SALUD - PREVENCIÓN

CAPACITACIÓN OLIMPIADA DEPORTIVA INFATIL (FUT, BOL, XBOX, PATIN, FUTBOLIN, COCA)

CUMPLEAÑOS DE LOS ASOCIADOS

DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL

PERFIL DEL CLIENTE INTERNO

JUSTIFICACION En estas épocas de cambios y proyección de producción y mercados con altos estándares de calidad y competencia, es importante contar con un recurso humano altamente evaluado y ponderado donde se puedan realizar programas de motivación y capacitación de acuerdo a las necesidades de Fontebo. Se hace necesario implementar una estrategia orientada a la productividad y efectividad en la gestión, teniendo una información permanente de los indicadores de gestión con el fin de mantener un control sobre la efectividad y calidad en la prestación del servicio y mejorando la imagen de la empresa en el mercado.

OBJETIVO

Diseñar e implementar programas que permitan el desarrollo por competencias y bienestar del cliente interno.


• Validar perfiles y definir las diferentes funciones para los cargos en cada una de las áreas. • Elaborar políticas salariales teniendo en cuenta las competencias y niveles jerárquicos. • Implementar el modelo e instrumentos de la evaluación del desempeño por competencias. • Medir las necesidades de capacitación de los colaboradores de Fontebo.

CRONOGRAMA TALENTO HUMANO 2009-2010

DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO CRONOGRAMA ACTIVIDADES 2009 CRONOGRAMA 2010

ACTIVIDADES ENE FEBMAR

ABRMAYJUN JULAGOSEPOCTNOVDIC ENE FEBMAR

ABRMAYJUN JULAGOSEPOCTNOVDIC

1. Validación y aprobación de perfiles y descripciones de cargos (manuales de funciones)

2. Elaborar políticas salariales, de reconocimientos, compensaciones y sanciones

3. Evaluación integral 360 grados a los colaboradores de FONTEBO

4. MEDIR LAS NECESIDADES DE LOS COLABORADORES DE FONTEBO

4.1 Encuesta a los colaboradores sobre las necesidades de capacitación.

5. Medición de Clima Organizacional

6. Actualización al Reglamento Interno de Trabajo

7. Actualización al Manual de Convivencia

8. Implementar el Modelo e Instrumento de Evaluación de Desempeño por Competencias

DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN

JUSTIFICACION Para poder gestionar de forma eficaz las comunicaciones a FONTEBO, es necesario crear un marco de cultura institucional adecuado, en el que todas las personas aporten al proceso, a fin de que utilicen las herramientas

(tecnológicas o no) adecuadas, y se fomente el flujo de mensajes en todas las

direcciones. Esto ayudará a disminuir la incertidumbre, reforzar las metas de la organización y encaminar esfuerzos hacia una empresa ágil, efectiva y más competitiva. OBJETIVO Describir el proceso de la comunicación en FONTEBO; a fin de entender como se desarrolla según los contextos de interacción presentes en el FONDO.

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar herramientas y canales de comunicación que permitan la eficaz implementación de los proyectos de trabajo de FONTEBO.

• Identificar e implementar una estrategia que permita conocer y apropiar la misión, visión, valores políticos y objetivos de calidad institucionales en los trabajadores del FONDO y sus asociados.

• Definir y afianzar procesos que permitan conocer y adoptar los procedimientos e instructivos para las comunicaciones internas y externas

• Optimizar un mecanismo de difusión que permita mantener informado al personal sobre temas relacionados con sus tareas y desarrollo personal.

METODOLOGÍA • Recolección de información para el conocimiento del ciclo de comunicación. • Desarrollo y Aplicación de conceptos comunicativos al modelo de FONTEBO. • Revisión de matriz de comunicación, diseño de procedimientos y definición de medios. • Presentación de Desarrollo de Modelo. Divulgación y aplicación

PRESUPUESTO • Inversión: $ 1.600.000 Apoyo de Asesor de Comunicaciones.

CRONOGRAMA 2009 2010

ETAPA EJECUCIÓNOCTUBRE NOVIEMB.

DIC FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ACTIVIDADES RESPONSABLE

ElaboracióndeMatrizdeComunicaciones DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD

APOYOCOMUNICACIONES

RecoleccióndeInformacióndelflujoycanalesdecomunicacióninternayexterna

DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD

APOYOCOMUNICACIONES

Consolidación y estructuración de información,diagramadeflujo


APOYOCOMUNICACIONES

Elaboración de Procesos y Procedimientos decomunicación.


APOYOCOMUNICACIONES

Definición de Modelo de Comunicación,estructura,diseñoycontenido


APOYOCOMUNICACIONES

PresentaciónaComitédeGerencia DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD

APOYOCOMUNICACIONES

AjustesdelModelo ASISTENTEDESERVICOALCLIENTEYMERCADEO

DIRECCIONEDS

Aplicación,divulgaciónysocialización ASISTENTEDESERVICOALCLIENTEYMERCADEO

DIRECCIONEDS

ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE

SERVICIO AL CLIENTE

Establecer un Modelo de Servicio al Cliente que permita analizar, sugerir y diseñar estrategias de servicio para satisfacer las diferentes y cambiantes necesidades del cliente externo, con altos niveles de calidad.

JUSTIFICACION Dentro de la filosofía organizacional en Fontebo, el tema de servicio se convierte en un factor diferenciador y de competencia. A través de la identificación y calificación del servicio por parte del asociado se asegura o no la permanencia significativa en el mercado, conservar los clientes a largo plazo y el crecimiento positivo, de acuerdo a la misión y visión de la empresa.

OBJETIVO

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Establecer las políticas y estrategias del modelo de Servicio al Cliente. • Establecer las herramientas de medición de la calidad del servicio en FONTEBO. • Implementar los procedimientos y protocolos del modelo que aseguren una excelente calidad en el servicio y una alto grado de satisfacción del asociado.

PLAN DE ACCION • Diseño de Políticas de Servicio. • Elaboración de Procedimientos e Instructivos: Manual de Servicio Telefónico, PQRS y Medición de la Satisfacción y la Calidad del servicio. • Aplicación de Acciones de Mejora.

CRONOGRAMA 2.010

Encuestas de Seguimiento:

CRONOGRAMA SERVICIO AL CLIENTE 2.010

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD

INFORMÁTICA

Actualmente el auge de la tecnología nos ha llevado a utilizarla como herramienta de comunicación, permitiendo de esta manera una mayor accesibilidad a la información.

Por esta razón se hace necesario crear un modelo de seguridad informática que nos ofrezca las herramientas para contrarrestar las vulnerabilidades a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Este modelo tiene como propósito establecer cada uno de las normas de seguridad para que de esta forma se pueda garantizar el funcionamiento de la infraestructura y seguridad de la información almacenada en los equipos de computo y servidores.

JUSTIFICACION

Establecer y dar a conocer las normas para la utilización y cuidado de los recursos informáticos, con el propósito de proteger la infraestructura computacional y garantizar la seguridad de la información de FONTEBO.

OBJETIVO

• Identificar todos los componentes y funcionalidades de la ISO27000, Norma 052/07 capitulo 10 de la Superintendencia Financiera y la ley 1273 de Mayo 01 del 2009, basado en el desarrollo de nuevas estrategias de seguridad informática que se aplican actualmente. • Realizar diferentes estrategias basadas en la continuidad del negocio, la confidencialidad, además del análisis del riesgo y el manejo de incidentes. • Sensibilizar a los usuarios de la necesidad de proteger los recursos informáticos.


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CRONOGRAMA 2010

IMPLEMENTACIÓN VIRTUALIZACIÓN DE

APLICACIONES

JUSTIFICACIÓN

DebidoalcrecimientodeFONTEBOsehacenecesariobuscarlamejormaneradeges6onarnosololosaplica6vossinotambiénelaprovechamientodelainfraestructuraqueseposee.Actualmentelasoluciónmasviableeslavirtualizaciónporquenosayudaráhaconstruirunainfraestructuramasflexibleyorganizada.

OBJETIVO GENERAL

Diseñareimplementarunainfraestructuradevirtualización,que nos ayude a controlar los costos adicionales eincrementarlaagilidadenlaejecucióndeprocesos.


• Consolidar las aplicaciones que por sus caracterísicas puedantrabajarenmáquinasvirtuales.

• Ampliar accesibilidad a las aplicaciones ydatosparamanejarunbalanceoydeestaformalograrrapidezenlasaplicaciones.

• DesarrollarunapolíicaderecuperacióndeerroresparaevitarpuntoscríicosenlaredFONTEBO.

IMPLEMENTACIÓN PLAN DE CONTINGENCIA BASE DE

DATOS - ORACLE

JUSTIFICACIÓN

Para FONTEBOpoder garanizar la coninuidad delnegocio, se hace necesario crear un plan deconingencia que le ayude ha recuperarserápidamenteencasodedesastre.Porestarazónsedebeconfigurar labasededatosen modo rack para cuando falle un equipo, otramaquina se encuentre en igualdad de condicionespararestablecerelservicio.

OBJETIVO GENERAL

Implementar una solución de almacenamientocomparido para garanizar alto rendimiento , altadisponibilidad y balanceo de cargas en el servidor debasededatos.


• Diseñar un plan de coningencia para permiir elnormalfuncionamientoencasodeaccidenteinternooexterno.

• Cumplirlareglamentaciónexigidaenlacircular052delaSuperFinanciera.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2010

ESTUDIO E IMPLEMENTACION PLANTA

ELÉCTRICA

JUSTIFICACIÓN

FONTEBOnocuentaconunaplantaeléctricaquepermitagaranizarlaconinuidaddelaoperaciónencasodefallaseléctricaseneledificiooaccidentesenelsectorporunperíodonomayordeunahoraymedia.

OBJETIVO GENERAL

Adquirir una Planta Eléctrica que permita sostener elfuncionamiento de las áreas y dar la atención requerida alasociado.


• IniciarporfaseslaActualizacióneneláreadeInformáicayCuartodeRedes.

• ExtenderlaActualizardelcableadoestructuradoacategoríasadecuadasalmundoinformáicodehoyentodoFONTEBO.

• AgilizarlosprocesosdeconexióninternosentreCliente‐Servidorparaquelatransferenciadeinformaciónaumente

CRONOGRAMA

DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

JUSTIFICACION

OBJETIVO Digitalizar el archivo físico de FONTEBO, correspondiente a carpetas de asociados, exasociados, garantías, avalúos, pagares, y la información que lo requiera de cada una de las áreas y direcciones de la organización.

Luego de ejecutar la primera etapa del proceso de depuración de la documentación de FONTEBO, en la cual se organizó el archivo, se hace necesario dar continuidad, al mismo, a través de una segunda etapa que busca optimizar el medio de conservación y agilizar los procesos de consulta.

OBJETIVO GENERAL

Digitalizar el archivo central utilizando las técnicas reglamentadas por el archivo general de la nación.


• Facilitar los medios de consulta del archivo central • Asegurar la información del Fondo, teniendo en cuenta que se constituye en uno de los activos más importantes de la organización • Lograr el avance tecnológico del área de archivo • Dar cumplimiento a uno de los requerimientos del sistema de gestión de calidad

ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN

1. Elaboración Cronograma de Trabajo. 2. Recepción de Documentos. 3. Alistamiento de Documentos.

– Desencarpetar . – Retirar Ganchos Cosedora. – Desempaste de Libros.

4. Digitalización de Documentos. – Conversión de archivos físicos a digitales. – Control calidad de imágenes.

5. Empalmar documentos y realizar entrega a las respectivas áreas. 6. Creación de la estructura documental. 7. Indexación de imágenes. 8. Parametrización del aplicativo. 9. Migración bases de datos y repositorio de imágenes. 10. Capacitación. 11. Puesta en Marcha.

CRONOGRAMA

PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL (DIGITALIZACION)

2009 2010

OCTUBRE NOVIEMB. DICIEMB. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

INSTALACIONDEEQUIPOS

RECEPCIONYALISTAMIENTODOCUMENTAL

DIGITALIZACIONDEDOCUMENTOS

CREACIONDEESTRUCTURADOCUMENTAL

INDEXACIONDEDOCUMENTOS

CONTROLDECALIDADDEIMÁGENES

PARAMETRIZACIONDEUSUARIOS

MIGRACIONDEIMÁGENESALSERVIDORDEFONTEBO

CAPACITACIONPERSONALFONTEBO

IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET

Actualmente FONTEBO se encuentra en una etapa muy importante debido al crecimiento, flujo de la información y variedad de operaciones, por esta razón se hace necesario implementar una herramienta que facilite las comunicaciones, ayudando a mejorar el flujo adecuado de la información y de esta manera cumplir con cada unos de los objetivos propuestos. Las ventajas de utilizar una herramienta como la Intranet es facilidad para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de comunicación.

Adicionalmente al utilizar de una forma adecuada la conexión a Internet se amplían las posibilidades, pues puede estar en contacto con las diferentes actividades de la empresa así no se encuentre en la oficina.

JUSTIFICACION

Implementar en FONTEBO una herramienta de comunicación interna que permita una mayor fluidez de la información.

OBJETIVOS


CRONOGRAMA 2.009

ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB

• Se hace necesario el cambio de la pagina web, teniendo en cuenta que la existente actualmente posee falencias a nivel de seguridad.

• La pagina no cumple con las necesidades y expectativas de los asociados en cuanto a presentación y contenido.

• A nivel de informática se requiere una plataforma mas generalizada para su actualización y manejo.

JUSTIFICACION

Facilitar a través de la pagina web la comunicación externa y la divulgacion de los servicios de FONTEBO.

OBJETIVOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Diseñar e implementar la página web como herramienta de comunicación

que permita una interacción real entre los asociados y FONTEBO. • Modernización de los recursos comunicativos a nivel tecnol{ogico • Facilitar el acceso y consulta a la información del portafolio de servicios. • Actualizar permanentemente al asociado de cambios ocurridos al interior

del fondo. • Divulgación de la imagen corporativa. • Mejoramiento de la presentación de la imagen corporativa • Prestar servicios de comunicación al asociado.

METODOLOGIA

PRESUPUESTO Costo Total Proyecto: $ 9.268.400

CRONOGRAMA CRONOGRAMADEELABORACIONPAGINAWEB AGOSTO SEPTIEMB. OCTUBRE NOVIEMB DICIEMBRE

ETAPA EJECUCIÓN DIASHÁBILES1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

FIRMADELCONTRATO,POLIZASYTRÁMITEADMINISTRATIVO

FONTEBO‐SCRAV 5

DESARROLLOARQUITECTURAINFORMACIÓN FONTEBO‐SCRAV 3

COMPOSICIÓNGRÁFICAYDEFINICIÓNDEESTILOSINSTITUCIONALES

FONTEBO‐SCRAV 5

BOCETACIÓNYGENERACIÓNPROPUESTAS SCRAV 11

DESARROLLODEAPLICACIONES(SIMULADOR,ESTADOSDECUENTA,COTIZADORYGENERADOR

DECERTIFICACIONES)‐INGENIERIASWSCRAV 45

DEFINICIÓNPROPUESTAFINAL FONTEBO‐SCRAV 5

ELABORACIÓNDETEMPLATEDEACUERDOAREQUERIMIENTOSTÉCNICOS

FONTEBO‐SCRAV 3

MONTAJE,MIGRACIÓNDEINFORMACIÓN,PRUEBAS

SCRAV 30

ELABORACIÓNRECURSOSYADAPTACIÓNGRÁFICADEAPLICACIONES

SCRAVSEGÚN

CANTIDADAPROX5

PRUEBASYCORRECCIONESFINALES FONTEBO‐SCRAV 5

ENTREGADEMATERIALYARCHIVOSFINALES SCRAV 1

LANZAMIENTOPAGINAWEB FONTEBO 1

Plan Estrategico Fontebo 2008-2012

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