Informe de Gestion FONTEBO 2002-2009

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INFORME DE GESTIÓN 2002-2009

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INFORMEDE GESTIÓN

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04 ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN

05 PRESENTACIÓN DE LA GERENCIA

06 ENTORNO SOCIAL Y MACROECONÓMICO

09 GESTIÓN SOCIALEducaciónSalud Recreación y Deporte CulturaBienestar Social

25 GESTIÓN COMERCIALIngreso de Asociados Servicio al Cliente Asesores Comerciales

29 GESTIÓN COMUNICACIONES

33 GESTIÓN FINANCIERA Resultados FinancierosActivoPasivoPatrimonioPresupuesto de Caja

47 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Talento HumanoSistema de Gestión de Calidad Tecnología Asesoría jurídica

contenido

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Órganos de Administración

Dignatarios Junta Directiva

Fernando Alberto Osma Pachón Presidente Carlos Abel Granados Saavedra VicepresidenteHeriberto Restrepo Naranjo Secretario

Administración

Miller García Perdomo GerenteBlanca Milena Ruíz Parra Directora FinancieraMilena Rocio Carreño Rivera Directora Educación y Desarrollo Social

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Presentación de la Gerencia

El Sector Solidario inició con mucha expectativa el año 2009, principalmente por la fluctuación in-

usual de los mercados y la crisis de la economía mun-dial, hechos que generaron fusión de grandes empresas y liquidación de algunas otras, ocasionando temores y difcultades en el sector financiero, puesto que los ex-pertos no sabían a ciencia cierta el rumbo que podría tomar la economía, la confianza de los inversionistas, la fluctuación permanente de las tasas interés de los cré-ditos y sobre todo la intervención del estado en el mer-cado de bienes y servicios.

Contrario a todo ese panorama y pronósticos no muy positivos, empresas del tercer sector de la economía como FONTEBO, salen fortalecidas y presentan resulta-dos extraordinarios, indicadores que nunca se habían generado en la historia económica y financiera del Fon-do de Empleados y Pensionados de E.T.B.

Estos buenos resultados son la aplicación de políticas y medidas adoptadas oportunamente por la Junta Direc-tiva, con el concurso y asesoría de Comités como el de Crédito, Riesgo de Liquidez y Cartera, y la debida ejecu-ción de la administración del Fondo.

Señor(a) Asociado(a), en el presente informe podrá us-ted observar la evolución de FONTEBO en los últimos años, partiendo del estado de crisis encontrado en el año 2002, época en la cual todos los indicadores del Fondo eran adversos y se pronosticaba su liquidación, pasando por el año 2006, en el que la Superintendencia de la Economía Solidaria devolvió el Fondo a sus natura-les dueños con resultados positivos, generando buenos excedentes, cumpliendo su objeto social y sobre todo con la credibilidad y confianza de los Asociados; hasta el año 2009, período de verdadera bonanza, superan-do las metas fijadas, aumentando signifcativamente sus activos, fortaleciendo su patrimonio y liquidez para la prestación de sus servicios.

Presentamos para su información una gestión modelo de empresa solidaria.

Miller García PerdomoGerente

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Entorno Social y Macroeconómico1

La situación general de la Economía Solidaria en Co-lombia atraviesa por una coyuntura que no se había

visto en años anteriores, lo cual plantea varios escenarios a analizar en lo que respecta al mercado de los fondos de empleados. En primer lugar, se ha redactado el documen-to CONPES para el sector, el cual tiene su antecesor en el año 1995, lo cual implica que en los próximos años habrá nueva legislación que lo reglamentará como pasó con el anterior y la promulgación de la ley 454 de 1998.

En segundo lugar, el aumento del uso del crédito en el Sector Solidario refleja el incremento de la confianza del público hacia las entidades del sector, que bien puede mostrar una recuperación de los mismos, a pesar que los contratos de tercerización del empleo y el incremento de las “mal llamadas” cooperativas de trabajo Asociado, han reducido el número de contratos laborales y por ende la nómina de asociados de fondos de empleados.

En tercer lugar, se constituye como una amenaza y a la vez, como una oportunidad, la llegada de varios bancos extranjeros y algunos nacionales que le están apostando al nicho histórico de los asociados, al sector solidario y en particular, al mercado de los fondos de empleados.

En cuarto lugar, aparece el tema de integración, intercoope-ración y trabajo en red del sector solidario y dada la creación de la Federación Nacional de Fondos de Empleados, hay una situación para analizar en particular en este aspecto.

En quinto y último lugar, aparecen elementos poco men-cionados en el análisis del mercado solidario y son las se-cuelas de la crisis internacional para la economía, y de la crisis de las llamadas pirámides del año 2008.

Las estadísticas, el CONPES y los Fondos de Empleados

Según el documento CONPES, fechado el pasado mes de enero de 2010, a finales de 2008 el Sector Solidario estaba conformado por 10.055 organizaciones distribuidas entre cooperativas (7.833), fondos de empleados (1.972) y asocia-ciones mutuales (250). El crecimiento total del número de entidades reportadas del sector en 2008 (5,8%) fue de nivel similar al reportado en 2007 (5,9%). Durante los últimos cin-co años este crecimiento ha sido del 7.6% promedio anual. En particular los fondos de empleados han seguido au-mentando en número de entidades en una proporción del 3% anual desde el 2006 y mantienen una tasa de participa-ción del 20% en el total de entidades del sector solidario2.

El documento presenta siete líneas de acción que de cum-plirse, van a afectar a los fondos de empleados de diferen-te manera: 1) Regulación para el desarrollo empresarial; 2) Ajuste institucional del sector para el desarrollo empre-sarial; 3) Simplificación y racionalización de los trámites para el registro y la supervisión de la forma solidaria; 4) Fortalecimiento del suministro de información y estadís-

1Bibliografía: CONPES (2010). Consejo Nacional de Política Económica y Social República de Colombia, Departamento Nacional de Planeación – Documento Conpes: política de desarrollo empresarial para el sector de la economía solidaria. Documento recuperado de internet de la URL www.ascoop.coop/WEB/images/conpessolidario.pdf el pasado 28 de febrero de 2010. Portafolio (2010). Documento recu-perado de la Internet, de la URL: www.portafolio.com.co/economia/finanzas/sector-financiero-colombiano-obtuvo-utilidades-por-84-billones-de-pesos-en-2009_7215047-3 el 1 de marzo de 2010.

2 CONPES 2010, 8

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ticas del sector; 5) Prevención del uso inadecuado de las cooperativas (CTA) y precooperativas de trabajo asociado (PCTA) ; 6) Optimización de los esquemas de regulación y supervisión para la prestación de servicios financieros y, 7) Facilitamiento del acceso a instrumentos de fomento.

De estas siete líneas se destacan lo relacionado al control de las CTA y las PCTA, la regulación de la actividad finan-ciera y el acceso a instrumentos de fomento. Por su parte, la coherencia o no coherencia de las medidas del nuevo gobierno, podrán perjudicar o favorecer, respectivamen-te, el control y la supervisión de las PCTA y las CTA, y lo que es aún más necesario que el alcance del CONPES no menciona, es la revisión sobre las formas de contratación y la ley laboral que rige en el país.

De pirámides, crisis internacionales, intercooperación y créditos en el sector solidario

La crisis social y económica que se vio a finales del año 2008, por cuenta de la caída de las bolsas de valores del mundo, evidenciando una crisis económica internacional que nació de los problemas en el mercado hipotecario de los EEUU, se sumó a la situación social y financiera que evi-denciaron los desplomes de las denominadas “pirámides” en el territorio nacional. No obstante, hay elementos de esta crisis que no han sido analizados desde la perspectiva del Sector Solidario. Primero que todo, ninguna cooperati-va o fondo de empleados cayó con la intervención del Es-tado de las firmas DMG, DFRE y otras de similar actividad. Por el contrario, la situación dio muestras que las directivas de fondos de empleados y cooperativas de ahorro y crédi-to manejan los recursos con prudencia financiera y cohe-rencia doctrinal.

Lo segundo es que la crisis mostró una animadversión del público en general frente al sistema financiero tradicio-nal, sin embargo esta antipatía se vio contradicha al no-tar el crecimiento de las utilidades del sistema financiero en el año 2009 (8,4 billones de pesos3). Tal coyuntura de finales del 2008 debió haber sido aprovechada de manera agresiva por las cooperativas y los fondos de empleados, pues era la oportunidad de mostrar una solidez financie-ra acompañada de la distribución de beneficios reales en comparación con los altos costos bancarios y con la no dis-tribución de ganancias, ni siquiera con tasas de interés “de oportunidad”. No obstante, las estadísticas muestran que el sector creció en depósitos y cartera4, pero no en la pro-porción de los bancos tradicionales.

¿Qué hace falta para aprovechar coyunturas como la vivida en el 2008 y de cara a una prospectiva económica y social?Definitivamente y para concluir, se hace necesaria la inte-gración del sector, no sólo en los aspectos netamente de asociación gremial en lo referente a los negocios y activi-dades económicas y sociales que se pueden hacer en red. La creación de una nueva entidad gremial en los fondos de empleados puede no ser la solución si además se ge-neran fraccionamientos en la institucionalidad previa, no obstante, si esta nueva entidad promueve los nego-cios en red, la inversión en infraestructura tecnológica para las actividades de intercooperación de los fondos de empleados, las posibilidades de la misma pueden ser favorables, si además tiene acogida y convocatoria en-tre más fondos que entiendan la importancia de la real integración para competir mejor y evidenciar las venta-jas competitivas del sector.

3 Portafolio. 2010

4 CONPES 2010. 12

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En el plano de la competencia en el nicho histórico de los fondos de empleados, aparecen dos propuestas del sector cooperativo y una más del sector financiero tradicional. La Cooperativa Financiera Juriscoop y el Banco Comercial Coomeva, están enfilando sus estrategias de mercadeo y penetración en nichos conocidos por todos: los profesio-nales de Colombia y por supuesto, empleados y asociados a fondos de empleados. Por su parte, el grupo Sarmiento Angulo va a incursionar en el mercado de “la base de la pi-rámide” a partir de su estrategia con el Grameen Bank de llegar a sectores no atendidos por este grupo financiero colombiano en el pasado y ahí llegarán a tocar la puerta de los asociados a los fondos de empleados.

Es necesario que los fondos de empleados entiendan que salvo alguna nueva ley o reglamentación específica, nada sustancial vendrá del nuevo gobierno dado que además no ha habido una propuesta de ningún candidato o gru-po político por el fomento y formulación de políticas para los fondos de empleados y en general, para el sector de la economía social y solidaria.

Igualmente importante, se hace necesario más que antes, fortalecer los procesos de educación en el modelo y para el modelo solidario con un ingrediente adicional: la forma-ción financiera solidaria, la cual no depende de la tasa de interés, que es bien entendida por los banqueros tradicio-nales, sino que depende más de los valores agregados, las transferencias solidarias, la distribución de beneficios so-ciales que al ser monetizados en las cuentas del balance social, se convierten en económicos y en una ventaja com-petitiva muy fuerte para mantenerse y crecer en el nuevo mercado con nuevos competidores que están por llegar.

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Gestión Social

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educación

BENEFICIADOS POR CONVENIOS

Para FONTEBO uno de los mayores compromisos es el apoyo a la educación de sus Asociados y familias, por tanto durante los últimos años la inversión a nivel social ha estado encaminada principalmente a fortalecer pro-gramas de educación formal, no formal y de desarrollo de habilidades los cuales con el diseño de políticas se ajustaron a un proceso de evaluación y selección que permite asegurar la prestación de servicios de calidad.

A través de los subsidios, las tarifas preferenciales, los descuentos especiales y los convenios, con universida-des e instituciones educativas reconocidas, dentro del período de 2003 a 2009 se beneficiaron 6.705 Asociados y beneficiarios.

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CAPACITACIONES

BONO ESCOLAR

FONTEBO año a año programa capacitaciones para sus Asociados y beneficiarios, dentro de los cuales se inclu-yen directivos y comités de apoyo, esto en convenio con diferentes entidades educativas, y con el claro objetivo de contribuir a su formación personal, profesional y práctica, y para fortalecer sus competencias administra-tivas.

En el período de 2003 a 2009 se logró la formación de 2.904 Asociados y beneficiarios en temas tales como: economía solidaria, funciones de comités de control so-cial, disciplinario y apelaciones, responsabilidad social, alta gerencia, dirección efectiva, fundamentos y orga-nización corporativa, planeación estratégica, ingeniería financiera, riesgo de liquidez marketing, informática básica, autocad, excel básico y avanzado, redacción, comunicación, formadores ambientales, arte country, navideño y bordado líquido.

Buscando aliviar la carga económica que representa para los Asociados el pago de gastos escolares, inician-do año y como reconocimiento a la fidelidad a su Fondo, a partir del año 2004 se viene entregando anualmente un bono, el cual es aprobado por la Junta Directiva des-pués un juicioso estudio de los resultados financieros del año anterior.

AÑOASOCIADOS

BENEFICIADOSVALOR BONO

TOTAL DESEMBOLSADO

(MILLONES)

ASOCIADOS PREVISTOS A BENEFICIARSE

2004 4957 $60,000 $297 5106

2005 4668 $60,000 $280 4668

2006 4348 $80,000 $348 4348

2007 4156 $110,000 $457 4156

2008 3910 $90,000 $352 3910

2009 3842 $110,000 $423 3842

2010* 3395 $125,000 $424 4000* A Febrero de 2010

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BENEFICIADOS POR CONVENIOS

Desde el año 2002, FONTEBO ofrece en servicios de sa-lud para sus Asociados planes colectivos de medicina prepagada con entidades reconocidas, y ventajas supe-riores a las del mercado, como el cubrimiento excepcio-nal de preexistencias.

CRÉDITO EDUCATIVO

Esta línea de crédito tiene como objeto la financiación de estudios a todo nivel de Asociados y beneficiarios, para así impulsar su desarrollo académico.

En el año 2005 con el fin de atender la necesidad de una financiación flexible en su forma de pago, se creó adi-cionalmente la modalidad rotativa.

FONTEBO dentro del período de 2006 a 2009 colocó por esta línea $1.639 Millones, a una tasa disminuida en el periodo 2009 al 11.5 % Nominal Anual, 0.96% periódica mensual.

Importantes logros se alcanzaron en la tarea social durante el 2009, con amplios bene-ficios y un Portafolio que cumple con las expectativas de los Asociados y sus familias.[ ]

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PROGRAMAS

A través del servicio de pago diferido sin costo, en pla-nes de medicina prepagada y odontológicos prestados a través de convenio, se beneficiaron del año 2003 a 2009, 2.258 Asociados y beneficiarios, por un valor total de $3.661 Millones.

SERVICIOS CON PAGO DIFERIDO

En el 2009 FONTEBO adelantó sin costo programas pre-ventivos de salud visual, oral, y de medicina general en apoyo de sus convenios con el Instituto de Córnea, la Clínica Odontológica Sanz y Chejab y Cafesalud, de los cuales se beneficiaron 878 Asociados y beneficiarios.

salud

Además a través del programa de vacunación contra neumococo, durante el período 2008 a 2009, se vieron favorecidos 192 Asociados y beneficiarios, asumiendo el Fondo sobre su costo, un valor total de $12,7 Millones.

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Dentro del período del año 2003 a 2009 FONTEBO prestó el servicio de pago diferido sin costo para

prácticas deportivas y recreativas a través de los conve-nios inscritos, a 13.836 Asociados y beneficiarios, por un valor total de $385 Millones.

recreación y deporte

[ ]

El Centro Recreacional alojó en sus instalaciones entre el año 2004 y el 2009 a aproximadamente 42.000 per-sonas, y 19.000 personas han disfrutado durante este periodo del plan día solar.

Los visitas al CRF la realizan invitados y asistentes oca-sionales, gracias a los diferentes convenios que posee FONTEBO con otros Fondos y Cooperativas -Fonsodi, GranFondo, Fondo de Empleados del Hospital Militar (Fondehosmil), Coltítulos, Cooacueducto, Fondo de Empleados del Banco Colpatria (Febancol), Fondo de Empleados del Club El Nogal (Fonnogal), Fondo de Em-pleados de Avesco (Fevesco), Fondo de Empleados de Parque Nacionales (Fonparques), Fondo de Empleados de Foto Japón (Futuro) y Fondo de Empleados de Em-presas Extranjeras de Servicio Aéreo (Fedeaa)-, y Asocia-dos y sus beneficiarios.

CENTRO RECREACIONAL FONTEBO

FONTEBO entregó 1.534 subsidios del 30% para practicas deportivas y recreativas a través de los convenios con Bodytech, Cafam, Hard body y Compensar por valor de $ 64 Millones

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La línea de crédito de vacaciones ofrece una cómoda fi-nanciación de las necesidades de turismo y recreación de los Asociados y su núcleo familiar, a una tasa de inte-rés actual del 1.21% mes vencido y un plazo máximo de pago de 24 meses.

Del año 2003 al 2009 se beneficiaron con esta línea 1.084 Asociados con una colocación de $4.427 Millones.

CREDITO DE VACACIONES

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ACTIVIDAD BENEFICIADOS

Salitre mágico (dos jornadas) 6200

Día adulto mayor y niños en condición de discapacidad

150

Media maratón de Bogotá 60

Campeonato de fútbol 433

Campeonato de billar 70

Campeonato de tejo 49

Campeonato de minitejo 37

Campeonato de rana 35

Campeonato de bolos 480

Campeonato tenis de mesa (infantil) 150

Campeonato de ajedrez (infantil) 171

Total Asociados Beneficiados 7.835

Los Asociados y sus familias por medio de las activida-des de recreación y deporte organizadas y subsidiadas por FONTEBO, participaron de actividades de bienestar en las que invirtieron su tiempo libre, lo que contribuyó a generar alternativas para su desarrollo tanto personal como social.

La inversión realizada por FONTEBO en eventos depor-tivos dentro del período 2006 a 2009 ascendió a $235 Millones.

Alrededor de 7.431 Asociados y sus familias disfrutaron de actividad física y sano esparcimiento respondiendo a programas organizados por el Fondo para adultos y niños.

EVENTOS DEPORTIVOS

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Las conferencias, obras de teatro, musicales de ba-llet, presentaciones de humoristas entre otros, han

hecho parte del repertorio cultural que FONTEBO ha ofrecido a sus Asociados y beneficiarios.

En el año 2007, se destacaron: el Show con el humorista Camilo Cifuentes, en el que se contó con la presencia de 800 personas, el mano a mano de Mariachis con más de 1.000 asistentes. Y con el objetivo de promover el bien-estar de sus Asociados se realizó la conferencia de Cali-dad de Vida y Mejoramiento Personal en la que partici-paron 450 personas en las instalaciones de Compensar. Durante el año 2009, asistieron 3.212 personas a even-tos tales como: la presentación del Mariachi Contem-poráneo y el Trío Martino, la obra de teatro infantil Las aventuras de Indo, Rassgo y Zas, un Ciclo de Cineforos, la Conferencia de la Dra. Lucia Nader y para el cierre, la presentación del Ballet de Colombia de Sonia Osorio, eventos de recordación, gran magnitud y a los que res-pondieron animada y activamente los Asociados, con una inversión total de $47 Millones.

cultura

FOTOS

Del año 2006 al 2008 FONTEBO invirtieron $114 millones de pe-sos en eventos culturales.[ ]

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De igual manera FONTEBO lideró el Primer Encuen-tro de Fondos en el año 2006, cuyo objetivo fue el

de compartir experiencias y conocimientos, para produ-cir a mediano y largo plazo, herramientas que coadyu-varan a la toma de decisiones de cada empresa y bene-ficiar a los Asociados y al sector solidario. Éste evento, contó con la participación de la Superintendencia de Economía Solidaria, Analfe y un listado importante de Fondos de: Bancafé (CORBANCA), Banco de Colombia (FEBANCOLOMBIA), BBVA Colombia (FOE), ICA (FEDI), ICBF(FONBIENESTAR), Empresas Públicas de Medellín (FEPEP), Gas Natural, SENA (SES) y Splendor Flowers.

Con el planteamiento de nuevas estrategias, se progra-ma un Segundo Encuentro de Fondos con la Univer-sidad de la Salle, el cual se llevó a cabo en el mes de Septiembre del año 2009, en el que participaron más de 15 Fondos de Empleados a nivel nacional, 130 perso-nas. De este como principales conclusiones se plantea la creación de redes, construcción de planes estratégi-cos y exigencia al gobierno de su participación directa, para influir en todas las normas que puedan afectar al sector solidario.

En este encuentro participaron personalidades conoce-doras de la problemática de las nuevas formas de orga-nización de trabajo de los diferentes sectores - público, privado-, trabajadores y medios de comunicación. Fruto de lo anterior FONTEBO continúa siendo ejemplo para la integración en el Sector Solidario.

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Las familias de los Asociados encuentran acompañamien-to, en un momento tan importante como lo es el del naci-miento de un nuevo integrante de la familia FONTEBO. Para el período comprendido entre los años 2003 al 2009, se entregaron 839 auxilios de nacimiento por un valor to-tal de $164 Millones.

El acceso de los Asociados a programas académicos de postgrado como Especializaciones y Maestrías, con el apoyo de FONTEBO, por medio del Auxilio de Especiali-zación, en los últimos siete años fue de 954 personas, por un monto total de $725 Millones.

AUXILIO DE NACIMIENTO

AUXILIO DE ESPECIALIZACIÓN

Luego de un análisis de sostenibilidad financiera del Auxilio Póstumo, en Octubre del año 2005 se traslada el riesgo de cubrimiento de los reconocimientos a los bene-ficiarios del Asociado fallecido, que hasta ese momento asumía FONTEBO, a una Póliza de Vida tomada con una

Compañía Aseguradora. Por lo que ade-más se establecen nuevos montos de indemnización de acuerdo al tiempo de vinculación de los Asociados al Fondo.

Desde Octubre de 2005 a 2009, se reco-nocieron 181 indemnizaciones por valor de $3.092 Millones, que cubrió la Póliza, resguardando de esta manera el patri-monio de FONTEBO.

AUXILIO PÓSTUMO

bienestar social

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AUXILIO EXEQUIAL

PÓLIZA DE INCENDIO

FONTEBO ofrece a sus Asociados por medio de convenio establecido con una Compañía Aseguradora, a partir de Abril del año 2006, un servicio funerario de gran cober-tura -anteriormente asumido total y de manera volun-taria por el Asociado-, y sin costo para estos, por medio de una Póliza Exequial, que incluye seguro de vida en caso de fallecimiento del asociado, su conyugue, hijo(s) y padre(s), siempre y cuando no se excedan los límites de edad condicionados.

Dentro del período de 2007 a 2009 fueron beneficiadas por la Póliza Exequial 394 personas, con una indemni-zación total de $591 Millones.

En cumpliendo de la Ley 546 de Diciembre 23 de 1999, por medio de la cual se dictan normas en materia de vivienda, los bienes dados en garantía deben estar ase-gurados contra riesgos. Hecho por el cual FONTEBO a través del servicio prestado por una Compañía Asegu-radora facilita a sus Asociados el pago diferido de la Pó-liza de Incendio constituida sobre los inmuebles dados en garantía de obligaciones de crédito, sin costo a un plazo máximo de ocho (8) meses, y a una competitiva tarifa, liquidada sobre el valor comercial y/ó de compra del inmueble.

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Como respuesta a la oportunidad ofrecida por FONTEBO a los Asociados, para asegurar sus vehículos por medio de un servicio de calidad, con posibilidades de pago diferido sin costo, amplia gestión comercial y el constante acom-pañamiento del Corredor de Seguros administrador de la Póliza, se ha logrado la extensión de su cobertura al año 2009.

AÑO BENEFICIADOS VALOR

2002 28 $21

2003 95 $96

2004 123 $112

2005 114 $121

2006 101 $91

2007 112 $103

2008 108 $95

2009 185 $140

PÓLIZA DE VEHICULO

GASTOS NOTARIALES POR CONSTITUCIÓN DE HIPOTECAS

A partir de Agosto de 2006, con el fin de beneficiar a sus Asociados, FONTEBO asume el rubro correspon-diente a gastos notariales (sin incluir IVA) generados en el trámite de los créditos de Compra de Vivienda, en lo correspondiente a la constitución ó modificación de hi-potecas en primer grado abiertas y sin límite de cuantía a favor del Fondo.

De lo cual se beneficiaron para el período de 2006 a 2009 alrededor de 80 Asociados, con un reconociendo total de $12,5 Millones.

En la actualidad están cubiertos por esta póliza de Incendio 373 predios de Asociados, con un monto asegurado total de $37.144 Millones.[ ]

*En Millones de pesos

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En los últimos cuatro años, de 2006 a 2009, el Fondo otorgó 231 obligaciones para compra de vivienda, a una tasa de interés altamente competitiva.

Además favoreció a 44 Asociados con el otorgamiento de crédito para la compra de cartera hipotecaria, ali-viando sus condiciones de pago con cuotas flexibles, lo-grándose así una colocación total de $13.969 Millones de pesos.

CRÉDITO DE VIVIENDA

CRÉDITO DE BIENESTAR SOCIAL

FONTEBO ofrece a los Asociados cuatro líneas de cré-dito de consumo, para sus inversiones de libre destina-ción, dentro de las que se destaca la línea de bienestar social con su alta colocación.

En el año 2009 el Fondo implementó la compra de car-tera, con el fin de facilitar el pago de obligaciones ad-quiridas en el sector financiero con riesgo de no pago, por su alto costo para el Asociado, ofreciendo así FON-TEBO la facilidad de descuento por libranza, una baja tasa de interés (disminuida en siete puntos) y sin costos ocultos tales como las cuotas de manejo y cobros por transacción, entre otros.

Para el período de 2006 a 2009 fueron otorgados por esta Línea de Crédito 3.999 obligaciones, por un monto total de $31.239 Millones.

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CRÉDITO DE CALAMIDAD

FONTEBO en el período 2009 ajustó el alcance de la lí-nea de crédito de Calamidad para financiar la atención del Asociado en sucesos imprevistos, repentinos, ajenos a su voluntad, ocurridos en la vivienda, que afectan su patrimonio ó salud, y le ponen en condiciones desmejo-ramiento grave físico, moral, económico ó social.

INVERSIÓN EN BIENESTAR SOCIAL 2009

CON CARGO A GASTOS Y COSTOS $3,468.81

SEGUROS

Vida Asociados $19.04

Incendio Deudores $1.39

GASTOS LEGALES

Notariales de Constitución o Modificación

Garantías Hipotecarias$3.22

GASTOS VARIOS

Bono Escolar $424.63

COSTO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Intereses AVATF $494.94

Intereses Ahorro Permanente $2,525.59

CON CARGO A EXCEDENTES $1,290.99

FONDOS SOCIALES

Educación $344.93

Solidaridad $520.39

Recreación $333.17

Bienestar Social - Póstumo $92.50

TOTAL AÑO 2009 $4,759.80

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Gestión Comercial

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Reflejo de la confianza que tienen las personas en FONTEBO, es notorio su interés por seguir perte-

neciendo ó retornar a esta Entidad Solidaria, la cual se ha concentrado en el desarrollo de estrategias para la vinculación de Asociados, flexibilizando en el año 2005 las condiciones estatutarias e implementando agresivas estrategias comerciales.

ingreso de asociados

Dentro de la filosofía organizacional en FONTEBO, el servicio se ha convertido en un factor diferenciador y de competencia. Es así, como en el año 2007 se inicia con la implementación de buzones de sugerencias en las ins-talaciones de FONTEBO y en el Centro Recreacional, con el fin de recoger las inquietudes de los Asociados para atenderlas.

En el año 2007 se abre un espacio en la página web, para que los Asociados se comuniquen con FONTEBO por este medio, y en el año 2008 y 2009 se establece un modelo de servicio que permite analizar, sugerir y dise-ñar estrategias de servicio para satisfacer las diferentes y cambiantes necesidades del Asociado, con la creación de una Asistencia de Servicio al Cliente en la cual el Aso-ciado puede manifestar sus dudas, sugerencias, inquie-tudes o reclamos y obtener solución.

Como planes de acción se ejecutaron la elaboración de manuales de servicio telefónico, atención de PQRS, se-guimiento y medición de la satisfacción y la calidad de servicio, y la aplicación de acciones de mejora.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE

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Informe de Gestión 2002-2009 27

servicio al cliente

Con el fin de entender las nuevas necesidades de los Asociados y no Asociados, conocer nivel de satisfacción sobre los servicios del Fondo, diseñar campañas de mer-cadeo enfocadas a nuevos servicios, trabajar con los no Asociados para que cambien su percepción del Fondo y actualizar la información de los Asociados, se realizó en el año 2008 el primer Estudio masivo de Satisfacción de Clientes. En esta encuesta participaron 1.215 emplea-dos activos de ETB y 551 Asociados pensionados.

Como resultado de esta encuesta los participantes cali-ficaron como promedio de satisfacción el 71% frente a los servicios prestados por el Fondo.

PRIMERA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES

A partir del año 2009 la realización de encuestas de monitoreo, permitió evaluar actuales políticas e implementar acciones de mejora.

Como estrategia de mejoramiento comercial FONTEBO implementaron a partir del año 2005 visitas a cuarenta Centrales Telefónicas de ETB, por medio de charlas in-formativas con el fin de hacer presencia institucional, difundir los servicios del Fondo y brindar un servicio personalizado a los Asociados. Las que en el año 2009 con la conformación de un grupo interdisciplinario de funcionarios -Gerente, Directora Financiera, de Educa-ción y Desarrollo Social, Líder de Crédito, Coordinadora de Mercadeo, de Servicio al Cliente y asesores de crédi-to-, de manera masiva promocionaron y socializaron el portafolio de servicios con la entrega de material publi-citario

La fuerza comercial se apalancó con la constitución de un equipo de asesores que contactan al Asociado en sus lugares de trabajo y/ó residencia, permitiéndole ahorrar tiempo y costo en su desplazamiento y facilitar trámites como afiliaciones, solicitudes de crédito, actualización de datos, ampliación de la información del portafolio, y aclaración de la reglamentación vigente.

ASESORES COMERCIALES

[ ]

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Informe de Gestión 2002-2009 29

Gestión Comunicaciones

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Informe de Gestión 2002-200930

FONTEBO en la búsqueda de fortalecer los canales de contacto con el Asociado y su familia, y con el

objetivo fundamental de mantenerlos informados de los servicios prestados, ha implementado herramientas como:

medios de comunicación

Periódico FONTEBO 90 Días: Desde hace aproximadamente dos años se convirtió en una unidad de negocio auto sostenible a través de las pautas publicitarias, anuncios, entre otros, en él, se recopila la información más importante registrada du-rante los tres meses anteriores del Fondo.

20

Fontebo 90 Días / Marzo2010

www.fontebo.com

GaleriaMás fotos de la Certificación ISO 9001

Gracias a una excelente planeación financiera,

a la organización del presupuesto y de nuestros

fondos sociales, al trabajo dedicado de la Junta

Directiva, la administración y la Dirección de Edu-

cación y Desarrollo en compañía de los Comités

Sociales, se han venido ejecutando programas so-

ciales, dentro de los que encontramos actividades

deportivas, culturales, recreativas y campañas de

prevención en salud con las que en el 2009 se be-

neficio una población de más de 12.100 Asociados

y sus familias.Esto, sin tener en cuenta que además del trabajo

de responsabilidad social que viene desarrollando

FONTEBO, se cuenta con servicios únicos como

los Auxilios de Nacimiento, Postgrado, Póstumo y

de Fallecimiento, que en las diferentes etapas de

la vida de nuestros asociados, los acompañan en

momentos importantes. Para el 2009, cuatrocien-

tos asociados se beneficiaron de dichos auxilios.Una de las decisiones más importantes que tomó

la Junta Directiva durante su gestión, fue la de

trasladar el riesgo financiero del cubrimiento del

auxilio póstumo a una compañía aseguradora lo

que ha permitido mantener el pago de indemni-

zaciones por fallecimiento de nuestros asociados,

teniendo en cuenta la relación del tiempo de afilia-

ción frente a la tasa de asegurabilidad.Desde el inicio de la vigencia de la póliza en el

año 2005 al año 2009, se han pagado 3.092 mi-

llones por indemnizaciones. En el transcurso de

los meses de Enero y Febrero del año 2010, ya se

han reconocido $ 76 millones de pesos de auxilio

póstumo por la Compañía de Seguros Liberty, dis-

criminados en 23 millones por asociados menores

de 60 años y 53 millones por asociados mayores

de 60.

Los auxilios, los más de 2455 subsidios entrega-

dos en el 2009 por 200 millones de pesos, las ca-

pacitaciones, y las demás ventajas anteriormente

enunciadas, constituyen el factor diferencial de

Nuestro Fondo, del cual los invitamos a continuar

disfrutando y participando.

Vincúlese a las actividades sociales organi-

zadas por FONTEBO.

Nuestro Trabajo Social Resultado de un excelente trabajo financiero

Balance Social

Deportes

Entrega de Bono Escolar

Para no equivocarnos

8 Ver pág 14

8 Ver pág 17

8 Ver pág 3

Periódico del Fondo de Empleados y Pensionados de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá D.C. S.A. E.S.P. ETB

90díasdías

8 Ver pág 12

Edición No. 16 - Marzo de 2010

8 Sigue pág 138 Sigue pág 5

8 Sigue pág 8

La importancia de la Asamblea GeneralPor: Carlos Hernando Cubillos

Fontebo con Certificación de Calidad ISO 9001:2008

La Asamblea General, próxima a reunirse, tiene una trascendencia muy importante en los actuales momentos de la coyuntura social y económica del país. Estamos atra-vesando momentos muy especia-les en la vida del sector de las te-lecomunicaciones y en particular en nuestro Fondo.

Hemos llegado a tener un primer puesto en Bogotá y ocupamos el cuarto en el país, no sólo por su gestión administrativa y de Porta-

folio de Servicios, el más completo del mercado, sino que hemos al-canzado la Certificación de Calidad ISO 9001, que nos coloca en un lugar muy destacado dentro del sector.

En esta administración con esfuer-zos conjuntos y planificados de la Junta Directiva, la gerencia y los comités, hemos alcanzado un ré-cord en los excedentes, como nun-ca antes se había registrado en la historia de Fontebo.

En una ceremonia especial, con la presencia de autoridades nacionales y locales Fontebo el primer Fondo de Bogotá y el cuarto del país recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2008 que significa la culminación de un esfuerzo de todo un equipo.

Para terminar esta serie de artícu-los y dando cumplimiento a lo or-denado por la Asamblea N° 43 de delegados realizada el 31 de mar-zo de 2008, se publica por éste medio, la cuarta y última entrega del artículo denominado PARA NO EQUIVOCARNOS.

El presidente de la Junta Directiva de Fontebo Fernando Osma y el gerente Miller García Perdomo, comparten con los lide-res de gestión de calidad y los colaboradores de la entidad.

Record de excedentes en Fontebo en el 2009

El editorial del Gerente Miller García Perdomo, destaca los pasos que se dieron desde la intervención de Fon-tebo hasta nuestros días, relacionan-do hasta los éxitos más destacados que han colocado al Fondo en el lugar donde se encuentra.

Listado completo y fotos de los ganadores del Campeonato de Bolos Fontebo-ETB

Misión cumplida

La entrega del Bono Escolar se convirtió en una actividad muy exitosa. Los Asociados, lograron actualizar su información y recla-mar el Bono en las Oficinas de Fontebo.

PRIMER FONDO DE BOGOTÁ CERTIFICADO EN CALIDAD

Al cierre del ejercicio económi-co del año 2009, Fontebo logró unos excedentes de $4.762 Mi-llones de pesos que obedecie-ron en gran parte a ingresos fuera de la operación.

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Informe de Gestión 2002-2009 31

Semanario: Contiene la información más relevante en resumen ocu-rrida en la semana, ubicada en las carteleras de las ofi-cinas del Fondo.

Página Web: En el mes de Diciembre del año 2009 se creó una página web moderna, de fácil acceso, la cual permite obtener el estado de cuenta, cambios de claves para acceso de información de los usuarios de manera automática, simuladores de créditos, títulos AVATF, y de tarifas del Centro Recreacional, impresión de formatos, avisos clasificados y los servicios financieros y sociales con información detallada de requisitos, montos, tari-fas, entre otros.

Correos Electrónicos: a los Asociados que han regis-trado sus correos electrónicos se remite la información de actividades sociales y financieras. Además pueden tener contacto con las diferentes áreas del Fondo e in-terponer solicitudes, quejas o reclamos por medio de los correos institucionales y especialmente en servicio al cliente

Mensajes de Texto: FONTEBO comunica los eventos y campañas de servicios y realiza cobro de cartera de manera preventiva y correctiva a través de los números celulares autorizados por los Asociados.

O C T 1 3 2 0 0 9

A tramitar la nueva cédula

TEATRO:Aventuras de Razzgo, Indo y Zaz

La Junta Directiva aprobó el proyecto de digitali-zación del archivo. Con este proyecto, se pretende, además de dar un salto tecnológico en el manejo, almacenamiento y conservación de documentos, descongestionar el archivo de la entidad con el fin de prestar un servicio más oportuno a los asociados y asegurar la infor-mación histórica, que constituye uno de los prin-cipales activos de la organización. Esta gestión es un paso trascendental, en la agilización de trámites y en toda la operación de

Fontebo con sus Asociados. Serán digitalizados, entre otros documentos, las hojas de vida de los Asociados, las garantías y pagarés de obligaciones vigentes.El proceso iniciará durante la segunda semana del mes de Octubre, bajo la dirección de la Coordinación Administrativa

En estas condiciones, los archivos quedarán sistematizados para consultar en tiempo real y en cualquier momento.

Para Fontebo es muy importante que los Asociados tramiten la nueva cédula de ciudadanía. Hay que recordar, que a partir del primero de Enero de 2010, el documento antiguo no tendrá vigencia.

Hay muchas campañas para que se acerquen a la Registraduría y hagan la gestión correspondiente, se eviten retrasos y demoras en sus trámites futuros, no solo de Fontebo, sino en los asuntos de la Administración Pública y Privada.

Se insiste a los Asociados adelantar el trámite o alle-gar a su hoja de vida la cédula nueva, ya que el documento antiguo, es válido hasta el 31 de diciem-bre de 2009.También es importante actualizar su información en Fontebo.

Fontebo invita a los Asociados y beneficiarios para que participen de la obra de Teatro Infantil de Jairo Aníbal Niño Las aventuras de Razzgo, Indo y Zaz, el dia 24 de octubre en el Teatro Ecci. Es un evento para compartir con los niños. Mayor Información Departamento de Educación y Desarrollo Piso 9.

Valor de la boleta $2.000

Incluye refrigeriO

Boletas disponibles en la caja de Fontebo

O C T 0 5 2 0 0 9

TORNEO INTERNO DE BOLOS 2009

A partir del 5 de octubre, Fontebo vuelve a atender a sus Asociados en el punto de atención al trabajador.

Todos los días, de lunes a viernes de 1:00pm a 5:00pm.

Acérquese a la ventanilla del Fondo. Conozca nuestras nuevas tasas de interés, las nuevas facilidades para acceder a crédito y el portafolio de servicios y beneficios.

Premiación por categorías: ETB y Fontebo Modalidad de Equipos (8 Lineas) Los 20 primeros equipos en la categoría ETB Los 7 primeros en la categoría Fontebo Modalidad Parejas (4 Lineas) Las 20 primeras parejas A y B en la categoría ETB Las 10 primeras parejas A y B en la categoría Fontebo Modalidad Individual (4 Lineas) Los 10 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría ETB Los 5 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría Fontebo "Modalidad Todo Evento (5 Líneas) Los 15 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría ETB (Para un total de 21 líneas)." Los 5 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría Fontebo Mejor línea Femenina y Masculina jugada en las rondas de equipos y parejas Premios especiales para la categoría ETB

DEL 4 DE OCTUBRE AL 22 DE NOVIEMBRE

LUGAR BOLERA EL SALITRE

(Avda Calle 63 No. 68 - 99)

TELEFONOS 2 501648 ; 2 501586

FECHAS DE PROGRAMACIONModalidad de Equipos (8 líneas) 1ra. ronda Oct 4 y 17 de 2009 2da. Ronda Oct 18 y 24 de 2009 Modalidad Parejas (4 líneas) Parejas A Oct 25 y Nov 7 de 2009 Parejas B Nov 7 y 8 de 2009 Modalidad Individual (4 líneas) Semifinal Nov 21 de 2009 Modalidad Todo Evento (5 líneas) Final Nov 22 de 2009

REGLA DE ORO: Para acceder a la premiación el (los) jugador (es) debe (n) haber jugado la totalidad de las líneas en la respectiva modalidad. Si la ubicación

de la premiación esta ocupado por alguien que no cumpla esta regla, los premios serán cedidos a los siguientes jugadores de acuerdo a su clasificación.

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Informe de Gestión 2002-2009 33

Gestión Financiera

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Informe de Gestión 2002-200934

resultados financieros

SITUACIÓN AL MOMENTO DE LA INTERVENCIÓN MEDIDAS DE MEJORA

Atraso de cinco (5) meses en los registros contables.

Revisión exhaustiva del origen de las inconsistencias, lo que permitió aclarar los saldos de las cuentas de balance y presentar a Diciembre 31 de 2003 los regis-tros contables al día.

Se logró obtener estados financieros razonables y confiables dictaminados por la Revisoría Fiscal, y re-portados oportunamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Sobrevaloración del Centro Recreacional FONTEBO de $637 Millones

Se realizó el Avalúo de las instalaciones de FONTEBO y se incorporó su registro en la contabilidad, con una recuperación de provisión de la sede de Bogota fue de $546 Millones y del CRF con una desvalorización de $445 Millones.

Conforme al Decreto Reglamentario 1537 de 2007, Artículo 2, se realizó el avalúo de los inmuebles de FONTEBO cada tres (3) años y los registros contables fueron actualizados de conformidad.

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Informe de Gestión 2002-2009 35

SITUACIÓN AL MOMENTO DE LA INTERVENCIÓN MEDIDAS DE MEJORA

Cuentas Contables Puente sin conciliar, diferencias encontradas entre el módulo de cartera y los regis-tros contables con un saldo de $5.313 Millones

Análisis de cuentas en donde se detectaron las si-guientes anomalías: dobles pagos aplicados a créditos de cartera, sin ingresar dineros al Fondo, registro de devoluciones no reales por imputación errada en el sistema, diferencia en la aplicación y contabilización de los intereses, devoluciones registradas en el Siste-ma Diálogo pendientes de cancelar.

Depuración de cuentas llegando a saldos reales en contabilidad, proceso que se continúa realizando, y que permite asegurar la razonabilidad de las cifras re-portadas en los Estados Financieros.

Cuenta de Ahorro permanente y Aportes Sociales sin conciliar, presentando diferencias con el mó-dulo de cartera por valor de $366 millones y $92 Millones respectivamente.

Se aclararon las diferencias mencionadas y se obtuvo la conciliación de cifras registradas en contabilidad vs. Módulo de cartera.

No se tenía contabilidad del CRFSe estableció un centro de costos específico para lle-var el control de las operaciones del Centro Recreacio-nal en un estado financiero independiente.

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Informe de Gestión 2002-200936

activo

FONTEBO al año 2002 presentó un saldo de $623 Mi-llones en este rubro, siendo notoria la situación de ili-quidez que se presentaba por el alto endeudamiento fi-nanciero -$4.281 Millones- y atender los requerimientos de crédito de los Asociados.

A 2006 se logró disponer recursos del orden de $2.720 Millones, y en 2007, por efecto del volumen del ingreso por colocaciones ($29.685 Millones) el cierre del ejerci-cio mostró un disponible de $670 Millones. No obstante el cumplimiento de las metas en cuanto a colocación de créditos en 2008 -$18.518 Millones- y 2009 -$30.298 Millones-, FONTEBO cerró con una liquidez en recursos de tesorería superior a los $4.107 Millones.

DISPONIBLE

A partir del año 2003, se inició la normalización escalo-nada del Fondo de Liquidez para el cumplimiento del Decreto 790 de Marzo 31 de 2003, expedido por el Go-bierno Nacional, cuyo objetivo es el mantenimiento de la liquidez necesaria para atender los retiros y proteger los depósitos de los Asociados. Este fue constituido en su totalidad a Diciembre 31 de 2004. La inversión de dichos recursos persigue la mejor rentabilidad a bajo riesgo.

FONDO DE LIQUIDEZ

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Informe de Gestión 2002-2009 37

Actualmente FONTEBO posee las siguientes inversiones:

COLVATEL S.A.: Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos: Acciones suscritas y pagadas por valor de $676 Millones, de las cuales se recibieron dividendos correspondientes a los perio-dos 2007 y 2008, durante el periodo 2009, por valor de $2.268 Millones.

COMCEL Comunicación Celular S.A.: Acciones suscritas y pagadas por valor de $225 Millones de las cuales se reci-bieron dividendos durante el año 2009 por valor de $151 Millones.

COOPDESARROLLO: Aportes realizados por valor de $315 Millones, entidad que después de su proceso liquidatorio, fue reactivada con aprobación de sus Aso-ciados y constituida como COOPCEN-TRAL.

ANALFE: Aportes Sociales por valor de $1,2 Millones

SEGUROS LA EQUIDAD: Aportes Sociales y Depósitos Especiales por valor de $11 Millones.

FINANCIAFONDOS O.C.: Aportes Sociales por valor de $5,8 Millones.

INVERSIONES

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Informe de Gestión 2002-200938

El reglamento de Crédito y Cartera ha sufrido constan-tes mejoras en búsqueda de la maximización de la co-locación de recursos en los Asociados, asegurando sus mejores condiciones de recuperación y respaldo.

Dentro de las acciones adoptadas en el último periodo para extender la colocación se destaca:

COLOCACIONES

• Reducción en las tasas de interés debido a la agre-siva campaña del sector financiero para colocar re-cursos por libranza.

• Recogida de saldo en obligaciones canceladas en un 50%, que posteriormente se amplió a un 70%

• Compra de cartera previo estudio de acuerdo a las condiciones reglamentadas y giro a nombre de la en-tidad bancaria.

• Dentro de los meses de junio a Agosto se ampliaron los montos en equisitos de garantías.

• Adicional a esto se realizó una campaña comercial apoyados en un grupo de asesores para atender soli-citudes de crédito en los puestos de trabajo y/ó resi-dencias de los Asociados.

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Informe de Gestión 2002-2009 39

Este rubro comprende los créditos otorgados y desem-bolsados por el Fondo, en la clasificación de consumo, vivienda y microcrédito, bajo las modalidades aproba-das y en desarrollo del giro especializado de cada una de ellas, constituyendo a 2009 el 78.52% del total de los activos.

CARTERA

Es satisfactorio haber logrado en estos años, uno de los principales objetivos del Fondo, otorgar créditos a los asociados en forma oportuna y eficaz, a un bajo costo para mejorar su nivel de vida y satisfacer sus necesida-des principales, teniendo un índice de morosidad de cartera –calidad de cartera-, para el año 2009, del 3,9% sin arrastre de calificación y del 4.7% con arrastre, sobre un total de $53.295 Millones.

Los indicadores registrados, son resultado de cada una de las estrategias y políticas adoptadas durante los años comprendidos desde el 2002 al 2009, que permitieron optimizar el cobro de la cartera, disminuir el riesgo cre-diticio y retribuir estos resultados en la optimización del portafolio, ampliando las líneas de crédito y servicios, lo que además significa para los Asociados un mayor nú-mero de alternativas de financiamiento.

Ya que al momento de la intervención se detectó que se habían otorgado créditos sin las garantías debidas y requeridas por la reglamentación, como lo es la consti-tución de hipoteca en primer grado abierta y sin limite de cuantía sobre el predio objeto de la compra, gracias a la gestión y a las reformas a nivel de reglamentación en estos últimos años se ha logrado la normalización paulatina y respaldo con provisiones adicionales con el fin de minimizar su riesgo y fortalecer su respaldo.

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Informe de Gestión 2002-200940

En materia de provisiones, FONTEBO constituyó a partir del año 2003 las provisiones general e individual de la cartera de créditos según lo establecido en el artículo 11º de la Resolución 1507 de Noviembre 27 de 2001 y las modificaciones de la Resolución 1152 de Julio 8 de 2002, ratificadas en el Capítulo II, numeral 6 de la Circu-lar Básica Contable 004 de Agosto 28 de 2008, de $1.584 Millones al cierre de ejercicio del año 2009.

PROVISIONES DE CARTERA

Partiendo de la base de datos de activos fijos, se reali-zó una verificación física de cada uno estableciendo su ubicación, número de placa, registro, y el estado actual para el caso de activos obsoletos, valores que fueron trasladados a cuentas de orden.

Se verificó el cálculo de la depreciación contable y se realizaron los ajustes respectivos. En la actualidad los activos de FONTEBO se encuentran registrados por nú-mero de placa en la base de datos del aplicativo SIMCO Plus, arrojando un saldo debidamente conciliado con las cifras de contabilidad.

Los inmuebles de FONTEBO, que se encuentran repre-sentados en el Edificio INCA y el Centro Recreacional FONTEBO, y del mismo modo las obras de arte, fueron ya avaluados por una firma miembro de la Lonja de Pro-piedad Raíz de Bogotá, Fedelonjas y Camacol.

La valorización registrada en los estados financieros se encuentra representada en el superávit que genera el mayor o menor valor intrínseco de las Acciones propie-dad de FONTEBO. Al año 2009 se registra por valoriza-ción de las acciones de Colvatel S.A. por $1.873 Millones y de las acciones de Comcel por valor de $391 Millones.

Adicionalmente se registró para el año 2009, conforme a los avalúos practicados por firmas reconocidas, la va-lorización del inmueble Centro Recreacional, por valor de $300 Millones, y en los Bienes de arte y Cultura por valor de $4,3 Millones.

ACTIVOS FIJOS VALORIZACIONES

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Informe de Gestión 2002-2009 41

pasivo

En la búsqueda del aseguramiento de la sostenibilidad del servicio de ahorro voluntario a término fijo, se proce-dió al ajuste de las tasas de interés reconocidas -7 pun-tos en promedio-, sin perder de vista la conservación de su competitividad frente a las diferentes alternativas de ahorro e inversión en entidades del sector financiero, ofreciendo un mínimo riesgo y a su vez manteniendo recursos suficientes para atender las colocaciones de crédito.

Con el objeto de crear una cultura de fidelización de Asociados ahorradores, se lanzó una campaña de mer-cadeo durante el último trimestre de 2008, lo que ge-neró un incremento en el saldo de AVATF´S superior a $1.430 Millones durante el año 2009.

AVATF

En el año 2009 se creó y aprobó el Reglamento de Aho-rro Voluntario a Término Fijo (AVATF), buscando agilizar los procedimientos acorde a la Normatividad y operati-vidad vigente.

El Ahorro Permanente es base fundamental para el de-sarrollo de la actividad crediticia en FONTEBO, ya que es una de las fuentes de recursos interna más importante para la colocación de créditos en sus diferentes líneas.

Hoy, gracias a la depuración realizada a partir del año 2002 y las estrategias para incentivarlo, la entidad cuen-ta con sus recursos para la colocación de créditos sin ne-cesidad de apalancarse en recursos externos y reconoce rendimientos a sus Asociados, para el año 2009, a una tasa del 6.5% N.A.T.V.

AHORRO PERMANENTE

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Informe de Gestión 2002-200942

A Octubre de 2002 se poseía un alto endeudamiento financiero, el cual fue superado a través de la refinancia-ción de las obligaciones logrando la disminución de sus costos, y un flujo de caja para la prestación de servicios como subsidios, auxilios, crédito y la cobertura de los gastos de operación del Fondo.

Con el objeto de atender la demanda de crédito de los Asociados en aumento, durante la vigencia de 2008, se retomó el apalancamiento con recursos de entidades fi-nancieras - Banco de Bogotá y Banco de Occidente - las cuales autorizaron cupos de tesorería con tasas blandas (DTF + 3.5), lo que permitió disponer de un flujo de efec-tivo con un margen de intermediación favorable para el Fondo y benéfico para los Asociados por la prestación oportuna del servicio de crédito.

OBLIGACIONES FINANCIERAS

FONTEBO cuenta con fondos permanentes o agotables, constituidos por la Asamblea General, para adelantar labores orientadas a la salud, educación, previsión, re-creación y deporte, trabajo social, solidaridad, o bene-ficio póstumo, para los Asociados y su núcleo familiar, los cuales son alimentados por los excedentes. A través de estos se otorgaron subsidios, auxilios y se realizaron actividades de bienestar social en general con una in-versión en el 2009 de $1.290 Millones.

FONDOS EJECUCIÓN ENERO A DICIEMBRE

SALDO

Fondo de Educación 344.93 791.39

Fondo Social de Educación 116.86 143.36

Subsidio de Formación (30%) 121.25 402.22

Subsidio de Especialización 106.80 245.81

Fondo de Solidaridad 520.37 83.78

Aux. Hospitalarios ( Vacunación) 29.36 25.7

Aux. Exequial 352.56 33.11

Auxilio de Calamidad Doméstica 20.99 20.07

Aux. Nacimiento 117.46 4.9

Fondo de Recreación 333.16 52.77

Subsidio Desarrollo de Habilidades (30%)

67.03 52.77

Fondo Social de Recreación 266.13 0

Fondo Aux. Póstumo 92.5 1.463,09

TOTAL 1.290,96 2.391,03

FONDOS SOCIALES

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Informe de Gestión 2002-2009 43

patrimonio

Al representar éstos la capitalización permanente que hacen los Asociados y que incrementan el patrimonio del Fondo en el desarrollo normal de sus operaciones, son parte del respaldo que tienen los Asociados para la adquisición de los diferentes servicios, como garantía inicial. De acuerdo con el artículo 46 de los estatutos, la fuente de incremento de esta cuenta corresponde al 10% del valor descontado mensualmente, que presen-ta fluctuaciones debido a la alta rotación de Asociados (desvinculación forzosa y/o voluntaria). Al cierre del año 2009, poseen una participación del 27.79% del total del patrimonio.

El capital social generado por Revalorización de Aportes equivale a $207,8 Millones, consecuente a la propuesta llevada a la pasada Asamblea General de Delegados en el año 2009 y aprobada por este máximo órgano de ad-ministración.

APORTES SOCIALES

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Informe de Gestión 2002-200944

Los resultados logrados al cierre del ejercicio económi-co anual generados sustancialmente por la prestación de servicios a los Asociados y beneficiarios, correspon-dientes a los ingresos previa deducción de costos y gas-tos, dentro del período comprendido entre el año 2006 a 2009, denota para el año 2009 un gran incremento, apalancado en los ingresos no operacionales por los di-videndos recibido de nuestras inversiones en Colvatel, por valor de $2.268 Millones y en Comcel, por valor de $151 Millones.

EXCEDENTES DEL EJERCICIO

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Informe de Gestión 2002-2009 45

A partir del año 2006 se implementó el Presupuesto de de Caja como una herramienta para determinar la dis-ponibilidad de recursos en Tesorería y así poder tomar decisiones ajustadas a la realidad de la Organización.

Cada año, producto del análisis y teniendo en cuenta los históricos de la entidad se ha logrado que la ejecución sea lo más acorde posible a lo proyectado, buscando los mayores beneficios para los Asociados sin sacrificar rentabilidad y liquidez, y procurando austeridad en los gastos.

PRESUPUESTO DE CAJA

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Informe de Gestión 2002-200946

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Gestión de Control Interno y Gestión Administrativa

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A partir del año 2002 se reactivó el área de auditoría interna como instrumento importante en materia

de control, llevándose a cabo un conjunto de acciones con el propósito de garantizar la efectividad, legalidad y transparencia de la gestión administrativa de FONTEBO, y procurando la adecuada utilización de los recursos y de la información.

El autocontrol se convierte a partir del año 2007 en la herramienta vital que permite monitorear el cumpli-miento de las disposiciones de orden legal y estatutario en cada una de las áreas, a través de procesos y procedi-mientos. Se sumó al control y revisión, el de cada uno de los procedimientos ejecutados al interior de FONTEBO y del Centro Recreacional FONTEBO, siendo especial-mente riguroso en la verificación de las solicitudes de créditos radicadas, facturas de proveedores, cuentas de cobro, devoluciones a asociados, cruces de cuenta, soli-citud de auxilios y subsidios.

control interno

El desarrollo de auditorias a áreas como la de Tesorería, Informática, Archivo Central, permitió identificar ries-gos, plantear la mejora a los procesos internos asegu-rando su operación con calidad y por tanto su estabili-dad para la óptima funcionalidad del Fondo.

Se veló por todos los activos que posee FONTEBO inclu-yendo los del CRF, estableciendo un control que permi-tió prevenir y evitar las pérdidas y el mal uso de estos.

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En el ámbito del Talento Humano, una de las situa-ciones encontradas en la época de la intervención

fueron los altos costos administrativos y la carga pres-tacional , y por otra parte, la existencia de manuales de funciones y procedimientos poco prácticos. Es así como en el año 2004, se desmontó el 90% de las prestacio-nes extralegales representando un ahorro aproximado de $200 Millones anuales para FONTEBO. Así mismo, se disminuyó la carga prestacional, a través del plan estra-tégico integral (PEI), con la reestructuración administra-tiva, operacional y funcional del Fondo, y con la imple-mentación de Manuales de Funciones, el Reglamento Interno de Trabajo y el de Convivencia.

En Noviembre de ese mismo año y viendo la necesidad de separar el vínculo que de años atrás mantenían los empleados como Asociados al Fondo y con el ánimo de lograr su independencia y autonomía en las actuaciones como trabajadores, se impulsó la creación del Fondo de Empleados de FONTEBO (FONDEF), aportando FONTE-BO como capital semilla la suma de $5.000.000.

En el año 2007 se diseñó una nueva estructura organi-zacional fundamentada en dos ejes misionales: la Direc-ción Financiera y la de Educación y desarrollo Social.

talento humano

A partir de éste mismo período el área de Talento Hu-mano, adelanta diferentes actividades enfocadas al bienestar de los trabajadores como es la capacitación, orientada a mejorar la calidad de vida de los empleados y optimizar la prestación del servicio al cliente.

Dentro de los proyectos que hacen parte de la planea-ción estratégica del año 2009, se reestructuraron los manuales de funciones y los perfiles de los cargos con el fin de ajustarlos a las necesidades actuales de FONTE-BO y se esquematizó el Cronograma de Capacitación de acuerdo a las necesidades de cada área .

En Diciembre de 2009, se da inicio al programa de Eva-luación del Desempeño bajo la modalidad de 360º, como herramienta para valorar las habilidades y des-trezas de los trabajadores, permite conocer sus debili-dades y fortalezas en el desarrollo permanente de sus gestiones con el fin de realizar programas de mejora-miento en el servicio, productividad, efectividad y ase-guramiento de la calidad.

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De acuerdo a lo establecido en el PEI, a través del área administrativa se desarrollaron los siguientes

proyectos: En Abril de 2007 después del levantamiento de información y de la identificación de la tipología do-cumental, se implementó el Software de Corresponden-cia -herramienta tecnológica, que responde al manejo del correo entrante y saliente-, y la creación y desarrollo del área del CRI -Centro de Recepción de Información-, para ejercer el control eficiente de los documentos y conocer de manera exacta los trámites que se pueden realizar con los mismos.

En Diciembre de 2007 se suscribió el contrato para la ejecución y desarrollo del Proyecto de Gestión Docu-mental, en donde se realizó la clasificación, organiza-ción, valoración documental y depuración de toda la información de los Asociados, dando como resultado la creación del Centro Documental de FONTEBO, con base en las normas archivísticas vigentes emanadas por el Archivo General de la Nación.

Para complementar el trabajo de organización y mo-dernización del archivo central, en Octubre de 2009 y después de realizar la convocatoria para la presentación de propuestas, se aprobó el Proyecto de Digitalización del Archivo el cual se encuentra en su etapa final de eje-cución.

La calidad es una exigencia hoy en día en todos los pro-cesos productivos de las Organizaciones no solo en el resultado final de los productos y/o servicios que sumi-nistra, sino también en los aspectos internos y procedi-mientos.

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gestión de calidad

Implementación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008

SENSIBILIZACIÓN Contextualización en la norma ISO a todos los colaboradores y Junta Directiva

DIAGNÓSTICOEstudio y Evaluación de las prácticas relativas a la calidad en FONTEBO y su compara-ción con los requisitos exigidos y establecidos en las normas ISO 9000.

IMPLEMENTACIÓN Y ESTABILIZACIÓN

• Identificación de los procesos determinando secuencia e interacción• Caracterización de los procesos• Elaboración, revisión y aprobación de toda la documentación del sistema. Se cuenta con 60 procedimientos, 103 instructivos, 3 manuales, más de 300 formatos internos y 118 formatos externos.• Definición y documentación del Manual de Calidad• Actualización de los manuales de funciones, creación de perfiles y competencias por cargo.

CERTIFICACIÓNPreauditoria realizada por el ente certificador para detectar no conformidades y hacer correciones respectivas antes de la auditoria de certificación.

La implementación del SGC de FONTEBO se inicia con la etapa de sensibilización en Junio de 2007,

contextualizando en la norma a todos los colaborado-res, Integrantes de Junta Directiva y algunos Asociados, y culminó con la Auditoria de Certificación, realizada por la Firma Bureau Veritas Certification el 18 de Diciembre de 2009.

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tecnología

El Área de Informática ha sido partícipe de la im-plementación de nuevos software para lograr que

la operación diaria de la entidad sea mas eficiente y la atención de las necesidades estén acorde con la proble-mática de la actividad diaria.

Para el año 2002 se encontró un software que no brin-daba la confiabilidad necesaria para soportar las tareas administrativas y financieras del Fondo; pese a su alto costo de adquisición en cuantía ($650 Millones) y una interventoría de $60 Millones. Por lo que se intentó una concertación con la firma proveedora y al no obtener los resultados esperados se realizó una reclamación ante la compañía aseguradora, en defensa de los intereses del Fondo, con lo que se obtuvo una indemnización por la suma de $112,5 Millones de pesos, que se destinaron para adquirir el nuevo software Simco Plus.

Para hacer un seguimiento detallado del destino de las correspondencia de origen externo e interno, en Abril del 2007 el Fondo tomo la decisión de adquirir un software que nos permitiera elaborar esta función, ARGOS.

Teniendo en cuenta que la entidad necesitaba poder hacer un análisis de dichos documentos para poder establecer cuales están en vigencia o no, aplicando la tabla de retención documental se adquirió un software especializado en esta función en Diciembre de 2007.SAD

En Diciembre de 2009, como complemento de lo ante-rior fue necesario adquirir un software que nos permite la consulta en línea en cualquier momento de los docu-mentos. DOCUNET

En cumplimiento de las disposiciones legales, fue priori-dad el licenciamiento en el año 2009, de Microsoft, Ora-cle, Linux, PL SQL Developer e Informix.

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La oficina jurídica fue creada a partir del año 2003, con el propósito de brindar asesoría a los distintos

estamentos de FONTEBO - Asamblea, Junta Directiva, Comités, Gerencia - y prestar apoyo en las labores que realizan las distintas áreas que conforman la estructura organizacional de FONTEBO.

Durante el tiempo transcurrido, esta oficina ha ejercido sus funciones en dos principales escenarios: el prime-ro, orientando y elaborando los proyectos de reformas de estatutos y la creación y reforma de los reglamen-tos de servicios -Ahorro, Crédito y demás conexos a la actividad principal del Fondo-, de conformidad con las normas legales y estatutarias, para su posterior conside-ración y aprobación de la Junta Directiva y la Asamblea General, según sea el caso.

Se ha encargado asi mismo de la revisión y verificación de los actos administrativos que se expiden en relación con el ingreso y retiro de Asociados y el reconocimien-to de valores a favor de beneficiarios y herederos de Asociados fallecidos.

Un segundo escenario de sus funciones, ha compren-dido la elaboración de los diferentes convenios y con-tratos del giro normal de operaciones del Fondo, que han sido convenientes en la prestación de servicios de previsión y seguridad social y otros requeridos para el funcionamiento normal de la entidad.

asesoría jurídica

De igual manera, le ha correspondido a la oficina jurídi-ca, efectuar el estudio de títulos para verificar si existen limitaciones al dominio, que impidan la disposición li-bre del inmueble que busca adquirir el Asociado, la ela-boración de minutas de constitución y cancelación de hipoteca y prenda, la verificación previa al desembolso del crédito aprobado, para determinar que las garantías hipotecarias estén debidamente constituidas y regis-tradas en la oficina de Registro e Instrumentos públicos y que las pólizas ofrecidas para amparar los bienes in-muebles estén debidamente constituidas.

Todo lo anterior se ha venido cumpliendo en salvaguar-da de los intereses patrimoniales de los Asociados y del Fondo, como la preservación de su seguridad jurídica.

INFORME DE PROCESOS 2003-2010.

TIPO PROCESO GESTIÓN

Institucional Atención de quince (15) Tutelas

LaboralDos (2) procesos con sentencia y uno (1) conciliado

CivilCuatro (4) procesos con sentencia y dos (2) en trámite.

Penal Dos (2) procesos en trámite

EjecutivoTrámite de cien (100) procesos singulares, hipotecarios o mixtos, cuarenta y seis (46) de ellos terminados por pago

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INFORMEDE GESTIÓN

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