Manual de procesos y procedimientos

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI - CALIDAD - SISTEDA

MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

DIRECCION Y PLANEACION

CÓDIGO: M-DP-02 VERSIÓN: 1

FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 1 DE 13

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - IRDET - TUNJA

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

INSTITUTO DE RECREACION

Y DEPORTE DE TUNJA

IRDET



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 2 DE 13


INDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. JUSTIFICACIÓN 3. PANORAMA INSTITUCIONAL DE IRDET - TUNJA. 3.1. ¿Quienes somos? 3.2. ¿Que ofrecemos? 3.3. ¿Quienes son nuestros clientes? 3.4. ¿Como operamos? 3.5. Nuestra estructura orgánica. 3.6. Nuestra Historia. 3.7. Nuestras Funciones. 3.8. Ubicación del instituto. 4. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS 4.1 Código de ética. 4.2 Código de buen gobierno. 5. PLATAFORMA ESTRATÉGICA 5.1 Misión. 5.2 Visión. 5.3 Objetivos Institucionales. 6. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 6.1 Mapa de Procesos. 6.2 Descripción de procesos. 6.3 Caracterización de procesos. 7. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ANEXOS CÓDIGO DE ÉTICA CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ACTO ADMINISTRATIVO DE MODIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MANUAL DE LA CALIDAD MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS NORMOGRAMA DEL INSTITUTO



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 3 DE 13


1. INTRODUCCIÓN

la ley 181 de 1995, la Ley 375 de 1997 y la Ley 934 de 2004 especificas de Deporte, Juventud y Educación Física

La comunidad Tunjana es la esencia y razón de ser del accionar del Instituto de Recreación y deporte de Tunja IRDET, como Instituto garante de la prestación de servicios para el Deporte, Juventud y Educación Física instaurados por mandato legal. En armonía con lo anterior y en cumplimiento del Decreto 1599 de 2005 y la Ley 872 de 2003, ha adoptado el Modelo Estándar de Control Interno – MECI:2005 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 que estructuran metodológicamente sus procesos y procedimientos en observancia de los requerimientos establecidos por sus usuarios y por el gobierno nacional, los cuales se consolidan en este documento como una herramienta breve y práctica que contiene una visión general del funcionamiento del Instituto.

2. JUSTIFICACIÓN

La Constitución Política de 1991 en sus artículos 209 y 269 dispone que la función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. En tal sentido, las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado y están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

La Ley 87 de 1993 y la ley 489 de 1998, por su parte, crearon el Sistema Nacional de Control Interno y establecieron la obligación de las entidades del estado de determinar un sistema integrado según la organización y un conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación que propenda por que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un modelo de gestión para el sector público que conllevó a la expedición del Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”. Este establece una estructura básica de control, respetando las características propias de cada entidad, utilizando un lenguaje común para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos, al tiempo que unifica criterios de control en el Estado.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 4 DE 13


En el contexto de la eficiencia administrativa, el Congreso de la República de Colombia expide, en armonización con el MECI, la Ley 872 de 2003 - Por el cual se crea el sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado, reglamentada mediante decreto 4110 de 2004, normalizada bajo la NTCGP 1000:2004 y actualizada mediante Decreto 4485 de 2009 NTCGP 1000:2009. El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET., Instituto que hace parte del sistema nacional y departamental del deporte y responsable de la prestación de los servicios instaurados en la normatividad en las áreas especificas de Deporte, Juventud y Educación Física en la ciudad de Tunja, se acoge a estos lineamientos establecidos por el gobierno con el gran propósito de mejorar continuamente sus procesos, con una cultura de la calidad, que contribuyan a la satisfacción de sus usuarios en ultima instancia LA RAZON DE SER.

3. PANORAMA INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPOORTE DE TUNJA 3.1. ¿Quienes somos? El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET., es una entidad descentralizada, sujeta a lo dispuesto por la ley 181 de 1995, la Ley 375 de 1997 y la Ley 934 de 2004 de 1994, la ley 689 de 2000 y las normas que las modifiquen o deroguen. 3.2. ¿Que ofrecemos? Garantía en la prestación de los servicios específicos de Deporte, Juventud y Educación Física en el área de jurisdicción del municipio de Tunja bajo los principios de oportunidad, calidad y cobertura permanentes.

3.3. ¿Quienes son nuestros clientes y partes interesadas?

CLIENTES PRODUCTOS

Habitantes del perímetro urbano del municipio de Tunja. Instituciones educativas, escuelas de formación deportiva y clubes deportivos, entes deportivos municipales, deportistas, comunidad indígena y población Boyacense.

Deporte, Plan Municipal de Recreación, Programa Municipal de Capacitaciones, Plan Municipal de Educación Física. Elaboración de Proyectos de construcción, mejoramiento o adecuación de escenarios deportivos del instituto.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 5 DE 13


Partes Interesadas:

PARTES INTERESADAS

PRODUCTOS

NACIONALES

Ministerio de Educación Nacional Informes cumplimiento de políticas.

Coldeportes Informes adopción de políticas, planes y programas.

Contraloría General de la República Normatividad, documentos y directrices. Solicitud y requerimientos de información.

Procuraduría General de la Nación

Contaduría General de la Nación

DANE Estadísticas

DIAN Pago de Impuestos.

Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno.

Normatividad, documentos, directrices y/o instructivos. Solicitud y requerimientos de información. Departamento administrativo de la

Función Publica

DEPARTAMENTALES

Gobernación de Boyacá Plan de Desarrollo Departamental. Normatividad, documentos y directrices.

Asamblea de Boyacá Informes de Gestión

Contraloría Departamental Normatividad, documentos y directrices. Rendición de cuentas

Procuraduría Provincial Poder preferente para actuaciones disciplinarias.

MUNICIPALES

Alcaldía Municipal de Tunja Plan de Desarrollo Municipal. Normas documentos y Recursos. Pago de Impuestos predial e Industria y Comercio.

Planeación Municipal Información POT, actualización de nomenclaturas.

Personería Municipal Poder preferente para actuaciones disciplinarias.

Concejo Municipal Solicitud y requerimientos de información.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 6 DE 13


3.4. ¿Como operamos? A través de planes, programas y proyectos.

PROGRAMAS PROYECTOS PRODUCTO

Desarrollo del Deporte

Festivales Escolares

Deporte

Juegos Intercolegiados

Escuelas de Formación Deportiva

Deporte comunitario

Juegos Campesinos

Clubes deportivos

Recreación Elaboración Plan de Recreación Plan de Recreación

Educación Física

Elaboración Plan de Educación Física

Plan de Educación Física

PROGRAMAS PROYECTOS PRODUCTO

Construcción, mejoramiento y adecuación

de escenarios deportivos

Construcción, mejoramiento y adecuación de escenarios deportivos.

Construcción, mejoramiento y adecuación de escenarios deportivos Departamentales.

Elaboración de proyectos de construcción, mejoramiento o adecuación de escenarios deportivos del instituto.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 7 DE 13


3.5. Nuestra estructura orgánica: 3.6. Nuestra Historia Fue creado mediante el Acuerdo Municipal No. 036 el 6 de septiembre de 1996, teniendo como base legal la promulgación de la Ley 181 del año 1995, que ha servido como plataforma para sobre pasar dimensiones que hacen que la existencia de los Entes Deportivos Municipales, adapten sus políticas a las necesidades actuales de sus gentes y acorde con el progreso de sus municipios, buscando el desarrollo biosicosocial del individuo como elemento fundamental del mejoramiento de su calidad de vida.

3.7. Nuestras Funciones

Generar y brindar a la comunidad oportunidades de participación en procesos de iniciación, formación, fomento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, la educación física y la educación extraescolar, como contribución al desarrollo integral del individuo para el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Tunja.

Proponer le plan local de deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre efectuando sus seguimiento y evaluación con la participación comunitaria que establece la ley 181 de 1995.

Programas la distribución de los recursos en su respectivo territorio.

Proponer los planes y programas que deban incluirse en el plan sectorial nacional.

Estimular la participación comunitaria y la integración funcional en los términos de la Constitución política, la ley 181 de 1995 y las demás normas que lo regulen.

Desarrollar Programas y actividades que permitan fomentar la practica de deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física en su territorio

Cooperar con otros entes públicos y privados pare el cumplimiento de los objetivos, previstos en la ley 181 de 1995.

Velar por le cumplimiento de las normas urbanísticas sobre reservas de arreas en las nuevas urbanizaciones, para la construcción de escenarios para el deporte y la recreación.

Promover la participación del sector privado e interinstitucional en las diferentes disciplinas deportivas, recreativas, de educación extraescolar y el aprovechamiento del tiempo libre y celebrar convenios para tales efectos



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 8 DE 13


Reglamentar y definir el uso, manejo, administración y funcionamiento de los escenarios deportivos del municipio.

Promover la educación extraescolar.

Prepara informes de su gestión y objeto con base en los planes locales y el Plan Nacional de Deporte, la Recreación y la Educación Física.

Las demás que señale la ley y los Estatutos. 3.8. Ubicación del Instituto: Nos encontramos en: EXPOPARQUE Carretera Antigua Paipa Km 2 Tunja(Boyacá) Teléfonos: 7408031 TeleFax. 7439406 e – mail: [email protected] Página Web: www.irdet.gov.co, [email protected] 4. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS Código de ética. La ética es el elemento fundamental en el desempeño de la función pública, su fin único es el orientar las actuaciones de los servidores hacia la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía, conforme a los fines constitucionales y esenciales del Estado, “servir a la comunidad” sobre la base de la justicia y la responsabilidad, bajo los principios de imparcialidad y objetividad en la toma de decisiones las cuales deben ser las más convenientes en la defensa del interés general. Partiendo de este postulado y acogiendo los nuevos lineamientos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno, EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET., ha elaborado y adoptado el Código de Ética, que busca orientar al Instituto hacia el cumplimiento y la consolidación misional a través de la práctica de principios, valores y compromisos éticos construidos de manera participativa y consensuada, como referentes para adoptar conductas colectivas que forjen una cultura de integridad institucional.

4.2 Código de buen gobierno.

http://www.irdet.gov.co/



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 9 DE 13


Constituye el compromiso institucional con la función pública que le ha sido asignada, hacia el logro de una gestión caracterizada por la integridad, transparencia, eficiencia y clara orientación hacia el cumplimiento de los fines del Estado. La implementación del Código de Buen Gobierno en EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, permite consolidar la ética pública del Instituto, como quiera que contenga las orientaciones fundamentales que marcan las pautas a seguir para el cumplimiento de los fines estatales. Por lo anterior, este instrumento contiene el compromiso de respetar los principios éticos frente al Estado, los clientes, las partes interesadas y la comunidad en general, creado mediante Resolución No. 351 del 26 de Diciembre de 2007 5 PLATAFORMA ESTRATÉGICA

5.1 Misión. Garantizar el acceso de la población Tunjana al Deporte y a la Recreación, bajo parámetros de calidad, acorde con las necesidades y expectativas de sus usuarios internos y externos. 5.2 Visión. En el año 2016 el IRDET, con liderazgo y excelencia, consolidara el acceso de la población Tunjana al deporte y la recreación contribuyendo a la formación integral y al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. 5.3 Objetivos Institucionales. Promover la participación activa de la población tunjana en los programas recreativos y

deportivos ofrecidos por el Instituto, fomentando el buen uso y aprovechamiento del tiempo libre.

Mejorar la cobertura y condiciones de los escenarios, para el uso y disfrute de las comunidades. Mejorar la calidad de nuestros servicios, satisfaciendo las necesidades y expectativas de la

población Tunjana, en cumplimiento de las directrices de nuestra misión. Proveer, mantener y fortalecer las competencias del talento humano del Instituto. Diseñar e implementar planes y programas de recreación, deporte, aprovechamiento del tiempo

libre, educación física y educación extraescolar, que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad tunjana comprometida en la búsqueda de resultados excelentes en su gestión, mediante le cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 10 DE 13


6. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 6.1 Mapa de Procesos. El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, ha diseñado un sistema de gestión por procesos sobre el que soporta la operación del Instituto, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa – efecto garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos que le han sido asignados como entidad pública. Para una mejor comprensión de dicho sistema ha diseñado un mapa de procesos así: 6.2 Descripción de procesos.



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 11 DE 13


a. PROCESOS ESTRATÉGICOS

Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisión por la Dirección. Corresponden a este grupo: - DIRECCION Y PLANEACION: Proceso mediante el cual El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE

DE TUNJA – IRDET, a partir del conocimiento de sus competencias, formula la misión, la visión, las políticas y los objetivos institucionales y los planes de acción. De igual forma se hace posible la divulgación a la comunidad y demás partes interesadas en la gestión del Instituto y garantiza la difusión de las políticas e información generada al interior de ésta. En este proceso se formula, se asesora la ejecución y hace seguimiento a los planes, programas y proyectos del Instituto, con miras a cumplir con lo previsto en la planeación de la misma.

- GESTION DEL TALENTO HUMANO: Asegura la competencia de los funcionarios para que su ingreso y permanencia se fundamenten en la calidad del servicio, su bienestar y el desarrollo de la misión del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET.

b. PROCESOS MISIONALES

Requieren una integración generadora de valor en cada interacción, la cual da como resultado el cumplimiento a la misión institucional del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET Corresponden a este grupo:

- FOMENTO Y DESARROLLO DEL DEPORTE: Formula proyectos y ejecutar actividades que brinden a los habitantes del área urbana y rural de la ciudad de Tunja espacios de integración, aprovechamiento del tiempo libre y extraescolar en el desarrollo de actividades físicas a través de la práctica del deporte brindando espacios culturales y recreo deportivos.

- ESCENARIOS DEPORTIVOS: Coordina y administra los recursos asignados para el diseño,

construcción, sostenibilidad y dotación de escenarios deportivos y recreativos.

- PROMOCION DE LA EDUCACION FISICA Y LA RECREACION: Coordina y ejecuta las actividades del programa de Juegos Intercolegiados y festivales escolares para promover e impulsar la practica del deporte en los centros e instituciones educativas del Municipio de Tunja. Coordina el programa de Servicio Social de tal forma que se ofrezca a los jóvenes de los grados 9, 10 y 11 de colegios Públicos y Privados de la ciudad de Tunja la oportunidad de realizar el Servicio Social obligatorio en pro del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre. Coordina y ejecuta las actividades del programa de Campamentos para despertar el interés en niños y jóvenes hacia la sana utilización del tiempo libre y la recreación. Coordina y ejecuta las



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 12 DE 13


actividades del programa de Ciclo vías para fomentar las actividades recreo-deportivas en la comunidad de la ciudad.

c. PROCESOS DE APOYO

Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Pertenecen a este grupo: - GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Procesa y genera información económica, financiera y

social que garantiza el adecuado registro y cuantificación de los bienes, servicios y obligaciones del Instituto.

- ASESORÍA JURÍDICA: Propender por que las actuaciones ante las instancias jurisdiccionales en las que haga parte INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, se cumplan dentro del marco constitucional y legal, atendiendo la defensa de los intereses del Instituto.

- GESTION DOCUMENTAL: Establece los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros que evidencian la eficacia del sistema y el control a la información primaria, secundaria y los sistemas de información del Instituto.

Así mismo, definió los documentos necesarios requeridos para el cumplimiento de los objetivos institucionales y que le permiten asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Estos documentos aparecen relacionados en el registro Listado Maestro de Documentos de éste proceso. En él se incluyen los requeridos por la NTCGP 1000:2004 y 2009.

d. PROCESOS DE EVALUACIÓN Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Hacen parte de este grupo:

- EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Asegura el mejoramiento continuo a través de la aplicación de

métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos (resultados de auditorías, retroalimentación del usuario, desempeño de los procesos, conformidad del producto, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, cambios que podrían afectar al sistema Integrado de Gestión, y recomendaciones para la mejora).

6.3 Caracterización de procesos



PROCESO:



FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 13 DE 13


Se muestra como anexo básico del Manual de la Calidad. 7. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La identificación, análisis, valoración y administración de riesgos dentro del contexto estratégico del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET. se basa en la identificación de los riesgos en los procesos y actividades, el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, tanto de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal y/o cambios tecnológicos, entre otros, se alimenta también con el análisis de la situación actual del Instituto, basado en los acuerdos, compromisos, o protocolos éticos, la gestión del talento humano, el estilo de Dirección, la Estructura Organizacional, el Modelo de Operación, el cumplimiento de los Planes y Programas, la comunicación, los procesos y procedimientos y los recursos económicos, entre otros. La documentación a la cual hace referencia la forma como INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, realiza la Administración del Riesgo hace parte del soporte documental del proceso “Dirección y Planeación”. ANEXOS CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. CÓDIGO DE ÉTICA. ACTO ADMINISTRATIVO QUE CREA EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD. MANUAL DE LA CALIDAD. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES. NORMOGRAMA DEL INSTITUTO.

Manual de procesos y procedimientos

Government & Nonprofit

Transcript of Manual de procesos y procedimientos