MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS

D-04/2 Procesos y Procedimientos Académicos

Normas Generales. Universidad de Piura. Tomo II. Versión 03.

D-04 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS

INDICE

INTRODUCCIÓN 2

I. MAPA GENERAL DE PROCESOS 3

II. PROCESOS ACADÉMICOS 4

DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA 5

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA 9

MATRÍCULA 12

GESTIÓN DE EVALUACIONES 15

GESTIÓN DE ASISTENCIAS 19

RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA 21

EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS 23

REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO 26

REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS 28

CONVALIDACIÓN 32

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA 34

CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO 36

GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES 39

APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 41

EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 43

OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO 45

OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO AUTOMÁTICO 48

APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN 51

EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN 53

OTORGAMIENTO DE TÍTULO 55

CAMBIO DE SEDE 58

CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO 60

TRASLADO INTERNO 62

ESTUDIOS SIMULTÁNEOS 65

INTERCAMBIO ESTUDIANTIL 67

ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO 70

INCORPORACIÓN ACADÉMICA 72

REINCORPORACIÓN ACADÉMICA 74

Procesos y Procedimientos Académicos D-04/3


INTRODUCCIÓN

Los procesos y los procedimientos académicos conforman uno de los

elementos principales del sistema de control que toda organización

académica debe tener; por lo cual, deben ser plasmados en manuales

prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente a todos los

miembros de la institución, que podrán en virtud de estos procedimientos

desarrollar mejor sus actividades académicas.

Obedeciendo a esta necesidad, se ha preparado el presente Manual de

Procesos y Procedimientos Académicos de la Universidad de Piura, manual

que define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas

académicas de nuestra universidad. Estas actividades son parte de cada uno

de los 25 procesos específicos que se han identificado.

Este manual describe las responsabilidades y funciones de todas las

entidades participantes en cada uno de los procesos académicos; y establece

puntos de control para el ajuste y retroalimentación necesarios. Por esta

razón, es esencial realizar revisiones periódicas, que permitan actualizar el

manual para que mantenga su validez como documento de consulta.



I. MAPA GENERAL DE PROCESOS



II. PROCESOS ACADÉMICOS

NOMBRE CÓDIGO

DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA P.ACA.PRE.01

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA P.ACA.PRE.02

MATRÍCULA P.ACA.PRE.03

GESTIÓN DE EVALUACIONES P.ACA.PRE.04

GESTIÓN DE ASISTENCIAS P.ACA.PRE.05

RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA P.ACA.PRE.06

EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS P.ACA.PRE.07

REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO P.ACA.PRE.08

REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS P.ACA.PRE.09

CONVALIDACIÓN P.ACA.PRE.10

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.11

CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO P.ACA.PRE.12

GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES P.ACA.PRE.13

APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN P.ACA.PRE.14

EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN P.ACA.PRE.15

OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO P.ACA.PRE.16

OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO AUTOMÁTICO1 P.ACA.PRE.17

APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.18

EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN P.ACA.PRE.19

OTORGAMIENTO DE TÍTULO P.ACA.PRE.20

CAMBIO DE SEDE P.ACA.PRE.21

CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO P.ACA.PRE.22

TRASLADO INTERNO P.ACA.PRE.23

ESTUDIOS SIMULTÁNEOS P.ACA.PRE.24

INTERCAMBIO ESTUDIANTIL P.ACA.PRE.25

ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO P.ACA.PRE.26

INCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.27

REINCORPORACIÓN ACADÉMICA P.ACA.PRE.28

1 Procedimiento para quienes les sea aplicable la anterior Ley Universitaria – Ley N°237333.



PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.01

A. OBJETIVO

Este proceso permite que cada centro académico defina, antes de iniciar un periodo académico, la oferta académica de cada uno de sus programas.

B. NARRATIVA

DEFINICIÓN DE ASIGNATURAS Y SECCIONES

1. Solicitar la definición de las asignaturas que se van a ofrecer: La secretaría académica del centro solicita la definición de las asignaturas a cada dirección de programa. Para facilitar la tarea a las direcciones, secretaría puede acompañar esta solicitud con una plantilla que precise las asignaturas que deberían dictarse y el número de alumnos aptos para cursarlas.

2. Definir asignaturas: Cada director de programa del centro académico define qué asignaturas

de su malla curricular vigente se dictarán en el período que va a iniciarse, y propone el número de secciones y vacantes por asignatura; después, envía esta información a la secretaría académica a través del sistema. Los directores de programa proponen el número de secciones en base a información estadística, a la metodología de enseñanza, información histórica y a los requisitos de la asignatura, entre otros criterios.

3. Consolidar oferta académica: Secretaría académica consolida la oferta académica de todos

los programas del centro, y realiza los ajustes que considere necesarios:

- Identifica las asignaturas comunes a dos o más programas académicos de un centro para determinar el número de secciones y de vacantes.

- Identifica las asignaturas comunes con otros centros académicos y, de ser necesario, coordina el número de vacantes estimadas con el fin de abrir un número óptimo de secciones. Sin embargo, cada centro académico podría optar por dictar independientemente las asignaturas comunes identificadas.

DEFINICIÓN DE PROFESORES

4. Solicitar definición de profesores: Con las asignaturas y secciones definidas, la secretaría académica, a través del sistema, solicita a los directores de programa la definición de los profesores para cada una de las secciones.

5. Definir profesores del propio centro: Los directores de programa coordinan con los

directores de departamento para que propongan a los profesores que deben asignarse a cada sección definida. Los directores de departamento académico coordinan con sus profesores para determinar quiénes se ocuparán de cada asignatura y sección definidas. También, coordinan y registran los recursos requeridos para el dictado de las asignaturas, además de las restricciones de horario de los profesores.



Si un director de departamento considera necesario solicitar profesores de otros centros académicos, seguirá las pautas indicadas en el punto 6 de este documento. Si necesita solicitar profesores externos a la universidad, proseguirá con las pautas indicadas en el punto 7.

6. Definir profesores de otros centros: Los directores de departamento, además de registrar profesores de su centro académico, también proponen, con la autorización de su director de programa, solicitar profesores a otros centros. El director de programa debe comunicarse previamente con los directores de departamento de los otros centros académicos para coordinar la disponibilidad de los profesores requeridos; luego envía a la secretaría académica la lista de los profesores que deben ser solicitados. Secretaría académica comunica al decano/director del centro académico los requerimientos de profesores para que los solicite oficialmente. El decano/director del centro académico al que pertenecen los profesores solicitados, decide si acepta o rechaza el pedido.

7. Definir profesores externos a la universidad: Los directores de departamento académico proponen al decano/director del centro el ingreso de nuevos profesores. Si el decano/director aprueba la propuesta, él mismo inicia el proceso de incorporación de los colaboradores y visitantes. Con las coordinaciones realizadas, el decano/director comunica a la dirección de programa correspondiente la propuesta de incorporación de profesores externos, indicando los recursos requeridos y/o restricciones de horario que fueron tratados en las negociaciones.

8. Asignar profesores: En base a la propuesta de los directores de departamento, los directores de programa académico del centro definen los profesores que serán destinados a las asignaturas y secciones, e informan a la secretaría académica para que registre a estos profesores en la oferta académica y les confirme su participación.

GENERACIÓN DE HORARIO PRELIMINAR

9. Generar horario inicial: Secretaría académica consolida la información que ha definido hasta

el momento –lista de asignaturas, número de secciones, lista de profesores del centro, profesores colaboradores y visitantes, con sus respectivas restricciones y requisitos para el dictado de las clases- y genera el horario inicial. Este horario no contempla a los profesores de otros centros académicos debido a que aún no se conoce sus restricciones.

10. Registrar asignaturas con profesores de otro centro a horario inicial: Una vez generado el horario inicial, ya se deben conocer los horarios disponibles de todos los profesores de la universidad, en base a las asignaturas que se les ha encargado en su centro académico y a las restricciones registradas por el director de su departamento, obedeciendo a las pautas del punto 5 de este proceso. Con estos datos, la secretaría académica completa el horario inicial y lo publica como parte del proceso de asignación de carga académica; en el horario inicial aún no se especifican aulas asignadas.

11. Asignar aulas propias a horario inicial: Cada secretaría académica asigna en el sistema las aulas propias de su centro, de modo que esta información pueda ser conocida por los demás centros académicos. Tras esta asignación, las secretarías académicas determinan el requerimiento de aulas adicionales.



12. Coordinar aulas: Una vez conocidas las necesidades de aulas adicionales, las secretarías académicas inician la coordinación para el préstamo de aulas; deben registrar las aulas que solicitan en préstamo y las que ceden a otros centros. De esta manera, cada secretaría académica puede complementar su horario con las aulas que otros centros no utilizarán en determinadas horas.

13. Generar horario preliminar: Culminadas las coordinaciones entre secretarías académicas, se genera el horario preliminar completo – que incluye las evaluaciones – para el periodo académico que se va a iniciar.

APROBACIÓN Y DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA

14. Ajustar horario preliminar: Si una secretaría académica tiene que modificar el horario preliminar, puede retornar a cualquier punto del proceso, de modo que pueda efectuar los cambios necesarios.

15. Evaluar y aprobar oferta académica: Si la secretaría académica no va a modificar el horario, lo presenta al decano/director del centro académico para que lo evalúe y apruebe como oferta académica definitiva para el período que va a empezar. Si el decano/director realiza alguna observación, la comunica a la secretaría académica para que efectúe los ajustes correspondientes. Una vez que el decano/director del centro aprueba la oferta académica, ésta es registrada en el sistema por la secretaría académica.

16. Publicar oferta académica final: Finalmente, secretaría académica publica la oferta académica final para todos los interesados.


1. PROCESO DE DEFINICIÓN DE OFERTA ACADÉMICA

Definición de

asignaturas y seccionesDefinición de profesores

Generación de

horario preliminar

Aprobación y definición de oferta

académica

De

ca

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5. Definir

profesores del

propio centro

12. Coordinar

aulas

Inicio

9. Generar

horario inicial

15. Evaluar y

aprobar oferta

académica

2. Definir

asignaturas

3. Consolidar

oferta académica

4. Solicitar

definición de

profesores

1.Solicitar la

definición de las

asignaturas que

se van a ofrecer

6. Definir

profesores de

otros centros

7. Definir

profesores

externos a la

universidad

8. Asignar

profesores

10. Registrar

asignaturas con

profesores de

otros centros a

horario inicial

13. Generar

horario preliminar

14. Ajustar

horario preliminar

16. Publicar oferta

académica final

Fin

11. Asignar aulas

propias a horario

inicial



PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA - P.ACA.PRE.02

A. OBJETIVO Definir la carga académica de los alumnos para el siguiente periodo académico.

B. NARRATIVA

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA OBLIGATORIA Y SUGERIDA

1. Asignar la carga académica obligatoria: Secretaría académica asigna en el sistema, de forma automática, la carga académica obligatoria a los alumnos que corresponda. El sistema asigna siempre la totalidad de la carga obligatoria. La asignación de carga académica obligatoria se realiza según lo definido en las normas académicas.

2. Resolver observaciones resultantes de la asignación de carga académica obligatoria: Dado

que siempre se asigna la totalidad de la carga académica obligatoria, el sistema puede generar observaciones que indiquen problemas con las reglas de asignación de carga académica. Las observaciones son enviadas por secretaría académica a través del sistema a cada uno de los directores de programa, según corresponda. Cada director de programa revisa las observaciones, y, a fin de resolverlas, realiza en el sistema los ajustes a la carga académica obligatoria asignada, tomando en cuenta cada caso en particular. Una vez que ha realizado los ajustes necesarios, indica en el sistema que ha finalizado esta tarea.

3. Asignar carga académica sugerida: Cada director de programa asigna en el sistema, de forma automática, la carga académica sugerida a los alumnos que corresponda. Una vez que ha terminado la asignación, indica en el sistema que ha finalizado esta tarea.

La asignación de carga académica sugerida se realiza según está definido en las normas académicas.

SOLICITUD, EVALUACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA

4. Iniciar fase de inscripción: La secretaría académica inicia en el sistema la fase de

inscripción, que consta de un número determinado de fases de solicitud. Las actividades que se realizan en cada etapa de solicitud de carga académica se describen desde el punto 5 hasta el punto 8 de este proceso.

El número de fases de solicitud de carga académica está definido en las normas académicas.

5. Solicitar carga académica: En cada fase de solicitud, el sistema presenta a los alumnos la oferta académica definida para el periodo académico que se va a iniciar, y la carga académica asignada hasta el momento: obligatoria, sugerida y solicitada en la fase anterior. El alumno solicita a través del sistema la carga académica que desea llevar en el período académico. Durante el plazo establecido, puede modificar su solicitud tantas veces como lo crea conveniente. Se considera válida la última solicitud que ha registrado.



El alumno puede realizar su solicitud de carga académica según las condiciones definidas en las normas académicas.

6. Evaluar solicitudes y asignar carga académica: Secretaría académica cierra la fase de solicitud e indica al sistema que evalúe las solicitudes de los alumnos y les asigne la carga académica correspondiente. Se puede indicar al sistema que realice la evaluación tantas veces como sea necesario, mientras se realizan ajustes a la oferta académica, a fin de atender mejor a las solicitudes de los alumnos. La evaluación de solicitudes y asignación de carga académica solicitada se realiza según está definido en las normas académicas.

7. Publicar resultados de fase de solicitud: Los resultados de la evaluación son publicados en el sistema.

8. ¿Fin de fases de solicitud de carga?: Si aún no se han completado las fases de solicitud de

carga, secretaría académica inicia en el sistema la siguiente fase de solicitud de carga académica y se repite el procedimiento desde el paso 5. Si se han completado todas las fases de solicitud de carga académica, secretaría académica indica en el sistema el cierre de la fase de inscripción.

9. Ajustar carga académica asignada: Cada director de programa indica al sistema que retire

la carga académica asignada a los alumnos que hasta la fecha no se hayan matriculado. Luego indica al sistema que asigne carga académica sugerida a aquellos alumnos matriculados que tengan una carga académica con un número de créditos menor al definido en las normas académicas.

10. Publicar carga académica: Secretaría académica comunica a los alumnos los resultados de la evaluación a través del sistema.

MODIFICACIÓN EXTEMPORÁNEA DE CARGA ACADÉMICA

11. Iniciar fase de modificación extemporánea: Secretaría académica inicia en el sistema la

fase de modificación extemporánea de carga académica.

12. Solicitar modificación extemporánea de carga académica: Los alumnos que requieran realizar alguna modificación a la carga académica que se les ha asignado hasta ese momento, deben solicitarla personalmente al asesor de matrícula.

13. Modificar carga académica extemporáneamente: El asesor de matrícula evalúa la solicitud de modificación extemporánea de carga académica presentada por un alumno y, en caso de autorizar alguna modificación, registra en el sistema el cambio correspondiente.

El asesor de matrícula puede modificar la carga académica asignada a un alumno según está definido en las normas académicas.

14. Cerrar fase de modificación extemporánea: Secretaría académica cierra en el sistema la fase de asignación extemporánea, lo que impide a cualquier asesor de matrícula realizar otras modificaciones a la carga académica de un alumno.



2. PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA

Asignación de carga académica obligatoria

y sugeridaSolicitud, evaluación y asignación de carga académica

Modificación extemporánea

de carga académica

Ase

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gra

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Se

cre

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a

SI

6. Evaluar solicitudes y asignar carga

académica

2. Resolver observaciones resultantes de la asignación

de carga académica obligatoria

5. Solicitar carga académica

8. ¿Fin de fases de solicitud de carga ?

1. Asignar la carga académica obligatoria

Inicio Fin

3. Asignar carga académica sugerida

14. Cerrar fase de modificación

extemporánea

4. Iniciar fase de inscripción

13. Modificar carga académica

extemporáneamente

9. Ajustar carga académica asignada

7. Publicar resultados de fase de solicitud

10. Publicar carga académica asignada

11. Iniciar fase de modificación

extemporánea

12. Solicitar modificación

extemporánea de carga académica

NO


Normas Generales. Universidad de Piura Tomo II. Versión 03.

PROCESO DE MATRÍCULA - P.ACA.PRE.03

A. OBJETIVO Dejar a una persona en condición de iniciar o continuar sus estudios como alumno de la universidad, en el periodo académico que se va a iniciar.

B. NARRATIVA Si un alumno o postulante admitido decide estudiar en el presente período académico, debe iniciar el procedimiento siguiendo los pasos que se indican en el punto 1 del este proceso Si un postulante admitido decide no estudiar en el presente período académico y solicitar reserva de primera matrícula, debe iniciar el procedimiento con las acciones descritas en el punto 3. Si un alumno decide no estudiar en el presente período académico y solicitar retiro voluntario, debe iniciar el procedimiento con las acciones detalladas en el punto 5.

REGISTRO DE ALUMNO MATRICULADO

1. Pagar derecho de matrícula: El alumno o postulante admitido debe realizar el pago de los derechos de matrícula en el centro de pagos que la universidad designe.

Si un alumno no pudiera realizar el pago de matrícula, puede acercarse a la oficina de pensiones a solicitar un acuerdo económico. Si la oficina de pensiones Acepta establecer el acuerdo, lo registra en el sistema y el alumno puede acceder al proceso de matrícula. Sólo pueden acceder al proceso de matrícula aquellas personas que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas.

2. Registrar al alumno como matriculado: Una vez que el alumno haya cancelado el costo de la matrícula, el centro de pagos notifica este desembolso a la oficina de pensiones para que lo registre como alumno matriculado.

La oficina de pensiones envía a cada secretaría académica la lista de los alumnos que han completado el proceso de matrícula, para que sean considerados como matriculados en su centro académico.

Por su parte, la oficina de pensiones envía a la oficina de admisiones una lista de los postulantes admitidos que han pagado el derecho de matrícula. Oficina de admisiones genera el carné universitario a estos nuevos alumnos (según lo indicado en el punto 3 de este proceso).

Una vez que se ha registrado a los alumnos matriculados, el procedimiento continúa con las actividades especificadas en el punto 7.



SOLICITUD DE RESERVA DE PRIMERA MATRÍCULA

3. Solicitar reserva de primera matrícula: El postulante admitido que no va a estudiar en el presente período académico, debe realizar el pago de la reserva de primera matrícula en el centro de pagos designado por la universidad, y presentar la solicitud de reserva de primera matrícula ante la oficina de admisiones.

Los requisitos para solicitar reserva de primera matrícula están especificados en las normas académicas.

4. Registrar reserva de primera matrícula: La oficina de admisiones recibe y registra la solicitud

de reserva de primera matrícula, después de verificar los requisitos correspondientes. Una vez registrada la solicitud, actualiza el estado académico del postulante, atribuyéndole el estado de “Postulante admitido con reserva de primera matrícula”. El procedimiento continúa con las pautas indicadas en el punto 7.

SOLICITUD DE RETIRO VOLUNTARIO

5. Solicitar retiro voluntario: Un alumno que haya decidido retirarse de su programa académico, debe registrar en el sistema una solicitud de retiro voluntario, para que ya no se le considere en los siguientes períodos académicos. Esta solicitud es enviada a través del sistema a la secretaría académica.

Sólo aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas, pueden generar dicha solicitud.

6. Registrar retiro voluntario: La secretaría académica recibe la solicitud presentada y actualiza el estado académico del alumno atribuyéndole el estado de “exalumno en condición de retiro voluntario”.

De acuerdo a su criterio, los centros académicos pueden solicitar una entrevista personal con el alumno que pide el retiro voluntario. El alumno puede aceptar o rechazar la entrevista; y de realizarse ésta, es él quien en última instancia decide si cancela o no su solicitud de retiro. En todos los casos de retiro voluntario, se informa a los apoderados la decisión del alumno.

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

7. Actualizar el estado académico: Una vez que cuenta con la lista de matriculados, secretaría académica actualiza el estado académico de los alumnos que no se matricularon, ni solicitaron retiro voluntario, registrándolos como “exalumnos en condición de abandono”.

Asimismo, la oficina de admisiones actualiza el estado académico de los postulantes admitidos que no realizaron el pago de derecho de matrícula, ni solicitaron reserva de primera matrícula, registrándolos como “postulantes admitidos que perdieron su vacante”.

A los apoderados de los “exalumnos en condición de abandono”, se les informa que éstos no estudiarán en el periodo académico que se va a iniciar.


Normas Generales. Universidad de Piura Tomo II. Versión 03.

8. Consolidar información: Al finalizar los plazos de matrícula y presentación de solicitudes de retiro voluntario, la secretaría académica consolida los datos registrados durante el proceso, a fin de elaborar una lista definitiva de alumnos, clasificados en:

- Alumnos matriculados. - Exalumnos en condición de retiro voluntario. - Exalumnos en condición de abandono.

Al finalizar los plazos de presentación de solicitudes de reserva de primera matrícula, la oficina de admisiones también consolida la información registrada, a fin de generar la lista definitiva de postulantes admitidos, clasificados según estos tres estados:

- Alumnos nuevos matriculados. - Postulantes admitidos con reserva de primera matrícula. - Postulantes admitidos que perdieron la vacante.

3. PROCESO DE MATRÍCULA

Registro de alumno matriculadoSolicitud de reserva de

primera matrícula

Solicitud de retiro

voluntario

Actualización de información

académica

Se

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Oficin

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Fin

Inicio

7. Actualizar

estado académico

4. Registrar

reserva de

primera matrícula

1. Pagar derecho

de matrícula

2. Registrar al

alumno como

matriculado

3. Solicitar reserva

de primera

matrícula

5. Solicitar retiro

voluntario

6. Registrar retiro

voluntario

8. Consolidar

información



PROCESO DE GESTIÓN DE EVALUACIONES - P.ACA.PRE.04

A. OBJETIVO Programar, registrar y controlar las evaluaciones y sus resultados, para cada una de las asignaturas durante un período académico.

B. NARRATIVA

REGISTRO DE CRONOGRAMA Y FÓRMULA DE CÁLCULO

1. Definir la fórmula de cálculo de promedio final y el cronograma de evaluaciones: Al inicio del período académico, el profesor registra y publica en el sistema el cronograma de evaluaciones de la asignatura y la fórmula para el cálculo del promedio final.

REGISTRO DE EVALUACIONES 2. ¿Se requiere reprogramación de evaluaciones?: Si el profesor necesita reprogramar o

cancelar alguna evaluación, procede de acuerdo al punto 3 de este procedimiento. De lo contrario continúa con las pautas indicadas en el punto 4.

3. Cancelar o reprogramar evaluaciones: El profesor, en coordinación con secretaría académica, registra la cancelación o reprogramación de alguna de sus evaluaciones. Si quiere programar una evaluación adicional, también debe coordinar con secretaría académica la asignación de aula y de horario.

4. Confirmar evaluación rendida: Antes de llevarse a cabo una evaluación escrita, el profesor la envía a la secretaría académica en los plazos establecidos en las normas académicas. El profesor confirma en el sistema cada evaluación que toma a los alumnos y el sistema genera el acta correspondiente.

Secretaría académica toma la evaluación a los alumnos.

5. Entregar evaluaciones al profesor: Secretaría académica recoge las evaluaciones rendidas, las ordena y las entrega al profesor de la asignatura. Registra luego en el sistema la fecha de esta entrega. Para una evaluación tomada en clase, o de corrección inmediata (orales), es el propio profesor quien registra la fecha en que recoge las evaluaciones, que coincide con la fecha en que la evaluación fue rendida.

6. Corregir evaluaciones: El profesor corrige las evaluaciones y registra los resultados en el

acta generada. La fecha de este registro queda anotada en el sistema.

El profesor entrega las evaluaciones corregidas a secretaría académica y ésta registra la fecha en que las recibe.

7. Entregar evaluaciones a alumnos: Secretaría académica, tras clasificar las evaluaciones, registra la fecha de esta entrega en el sistema, lo que da inicio a la fase de reclamos. La



entrega puede ser durante la siguiente evaluación programada o durante el horario de atención.

REGISTRO DE RECLAMOS

8. Presentar reclamo: Un alumno que no está de acuerdo con el resultado de su evaluación puede presentar su reclamo ante secretaría académica.

El reclamo se presenta de acuerdo a lo especificado en las normas académicas.

9. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los requisitos definidos. Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas posteriormente a los alumnos.

10. Entregar los reclamos al profesor: Para aquellas asignaturas en las que se ha registrado reclamos, el sistema genera un acta de reclamos y alerta a los profesores, indicándoles que deben acercarse a recogerlos. Secretaría académica registra la fecha de entrega al profesor.

11. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos, registra los resultados en el sistema y

cierra el acta correspondiente. Entrega los reclamos corregidos a secretaría académica, y ésta registra la fecha de recepción.

12. Entregar reclamos a alumnos: Secretaría académica entrega los reclamos y registra la

fecha de inicio de entrega en el sistema.

13. Reclamo en segunda instancia: El alumno que no esté de acuerdo con la corrección de su reclamo puede realizar un reclamo en segunda instancia, de acuerdo a los procedimientos establecidos para dicho proceso.

PROMEDIO FINAL

14. ¿Última evaluación del período?: Si se trata de la última evaluación del período académico, se continúa con las especificaciones del punto 15 de esta parte del manual. De lo contrario se repite el procedimiento a partir de lo descrito en el punto 2.

15. Registrar promedio final: Si la asignatura tiene una forma particular de calcular el promedio

final, el profesor lo calcula manualmente y lo registra en el sistema. Si la asignatura se ajusta a la fórmula estándar de cálculo, el sistema calcula el promedio final automáticamente. Posteriormente, el profesor imprime y firma el acta del promedio final y la entrega a la secretaría académica.

MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA

16. Solicitar modificación extraordinaria: Si el profesor necesita realizar alguna modificación sobre alguna evaluación cuya acta ya ha sido cerrada, presenta una solicitud de modificación extraordinaria a secretaría académica.



17. Modificar extraordinariamente acta de evaluaciones: Secretaría académica realiza la

modificación solicitada por el profesor. Esta modificación queda registrada en el acta del sistema, (donde se coloca el comentario que se considere oportuno).


4. PROCESO DE GESTIÓN DE EVALUACIONES

Registro de cronograma y

fórmula de cálculoRegistro de evaluaciones Registro de reclamos

Promedio

final

Modificación

extraordinaria

Alu

mn

oS

ecre

tarí

a a

ca

dé

mic

aP

rofe

so

r

11. Corregir

reclamos

5. Entregar

evaluaciones al

profesor

12. Entregar

reclamos a

alumnos

Inicio

10. Entregar

reclamos a

profesor

1. Definir la fórmula de

cálculo de promedio final

y el cronograma de

evaluaciones

6. Corregir

evaluaciones

7. Entregar

evaluaciones

a alumnos

13. Reclamo

en segunda

instancia

4 Confirmar

evaluación rendida

2. ¿Se requiere

reprogramación de

evaluaciones?

NO

3. Cancelar o

reprogramar

evaluaciones

SI

8. Presentar

reclamo

9. Registrar

reclamos

16. Solicitar

modificación

extraordinaria

17. Modificar

extraordinariamente

acta de

evaluaciones

14. ¿Última

evaluación del

período?

NO15. Registrar

promedio final

SI

Fin



PROCESO DE GESTIÓN DE ASISTENCIAS - P.ACA.PRE.05

A. OBJETIVO Controlar y registrar las asistencias a las clases programadas en cada una de las asignaturas, durante un período académico.

B. NARRATIVA

CONFIRMACIÓN DE CRONOGRAMA DE CLASES

1. Registrar cronograma de clases: El profesor de una asignatura, en coordinación con secretaría académica, registra en el sistema su cronograma de clases, basado en el cronograma definido en la oferta académica.

2. Definir modo de registro de asistencias: El profesor define en el sistema si registrará la

asistencia de sus alumnos por cada una de sus clases, o si sólo lo hará al finalizar el período académico.

REGISTRO DE ASISTENCIA 3. Reprogramar, programar clases adicionales o cancelar clases: Si el profesor desea

reprogramar alguna clase o programar una clase adicional, coordina con secretaría académica para la asignación de aula y horario. También, debe registrar la cancelación de aquellas clases que no haya dictado.

4. Registrar asistencias: Para los profesores que registren asistencias por cada una de sus

clases, el sistema genera un acta de control para cada una de ellas. El profesor registra la asistencia de los alumnos en el acta, y la cierra cuando termina el registro; después del cierre, el sistema impide cualquier modificación. Si el profesor ha elegido registrar las asistencias sólo al final del período académico, el sistema genera un acta de registro cuando se cumple la última clase programada; el profesor registra el número de asistencias de cada alumno a las clases dictadas.

5. Consolidar registros de asistencias: Al finalizar el período académico, secretaría académica indica al sistema que genere un consolidado final, que permita conocer las inasistencias de un alumno por asignatura, las modificaciones hechas al cronograma y las omisiones que hayan cometido los profesores en el llenado de actas de asistencias durante el período.

REGISTRO DEL DESCUENTO POR INASISTENCIA

6. Registrar descuentos por inasistencias: Secretaría académica registra en el sistema el descuento de puntos por inasistencias en el promedio de los alumnos.

El descuento por inasistencias se realiza según está definido en las normas académicas.



MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA

7. Solicitar modificación extraordinaria: Si el profesor necesita realizar alguna modificación

sobre un acta de asistencia que ha sido cerrada, presenta una solicitud de modificación extraordinaria a secretaría académica.

8. Modificar extraordinariamente acta de asistencias: Secretaría académica realiza en el

sistema la modificación del acta de asistencia; incluye el comentario que considere oportuno.

5. PROCESO DE GESTIÓN DE ASISTENCIAS

Confirmación de

cronograma de clasesRegistro de asistencia

Registro del descuento

por inasistencia

Modificación

extraordinaria

Pro

feso

r S

ecre

tarí

a

aca

dé

mic

a

Inicio

1. Registrar

cronograma de

clases

2. Definir modo de

registro de

asistencias

4. Registrar

asistencias

3. Reprogramar,

programar clases

adicionales o

cancelar clases

5. Consolidar

registros de

asistencias

8. Modificar

extraordinariamene

acta de asistencia

6. Registrar

descuentos por

inasistencias

Fin

7. Solicitar

modificación

extraordinaria



PROCESO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA - P.ACA.PRE.06

A. OBJETIVO

Evaluar en segunda y última instancia la solicitud de reclamo que presenta un alumno que recibió una respuesta desfavorable a un reclamo ordinario.

B. NARRATIVA REGISTRO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA

1. Presentar solicitud: El alumno presenta una solicitud de reclamo en segunda instancia a la secretaría académica de su centro. Sólo pueden presentar esta solicitud aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos en las normas académicas.

2. Verificar conformidad de solicitud: Secretaría académica verifica la conformidad de la solicitud y de la documentación presentada. La documentación necesaria para esta solicitud está especificada en las normas académicas.

3. Registrar la solicitud: Luego de verificar su conformidad, secretaría académica registra la solicitud y genera e imprime el acta de reclamo en segunda instancia; más adelante remite la solicitud y el acta al decano/director del centro académico, junto con la documentación presentada por el alumno. EVALUACIÓN DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA

4. Definir profesor: El decano/director del centro académico revisa la solicitud de reclamo en segunda instancia y -junto con el director del departamento correspondiente-, designa como mínimo a un profesor revisor, al cual le envía la documentación presentada por el alumno.

5. Evaluar reclamo en segunda instancia: El profesor designado, previa audiencia con el

profesor titular de la asignatura, revisa nuevamente la evaluación y los argumentos del alumno. Si el profesor revisor lo cree necesario, solicita una entrevista con el alumno a fin de que éste pueda explicar personalmente sus argumentos, siendo el mismo profesor revisor quien programa la entrevista. El profesor revisor define si el reclamo en segunda instancia procede o no, y registra en el acta la calificación que corresponda. El profesor revisor devuelve al decano/director del centro toda la documentación que le fue entregada, junto con el acta de reclamo en segunda instancia y los comentarios que considere convenientes.



6. Generar acuerdo de dirección: Una vez que el decano/director del centro recibe la documentación mencionada, registra la respuesta definitiva al reclamo del alumno en un acuerdo de dirección, que envía luego a secretaría académica. REGISTRO DE RESULTADO Y COMUNICACIÓN AL ALUMNO

7. Registrar resultado: Después de que recibe el acuerdo de dirección, secretaría académica registra en el sistema el resultado del reclamo en segunda instancia. Además, archiva el acuerdo de dirección en el expediente académico del alumno.

8. Comunicar respuesta al alumno: Finalmente, secretaría académica entrega al alumno la

evaluación corregida y una copia del acuerdo de dirección como respuesta oficial a su solicitud de reclamo en segunda instancia. Este acuerdo no contiene los comentarios hechos por los miembros de la dirección del centro.

6. PROCESO DE RECLAMO EN SEGUNDA INSTANCIA

Registro de reclamo en segunda instancia Evaluación de reclamoRegistro de resultado y

comunicación al alumno

Pro

feso

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De

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Se

cre

tarí

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mic

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lum

no

1. Presentar

solicitud

Inicio

2. Verificar

conformidad de

solicitud

3. Registrar

solicitud

4. Definir

profesor

5. Evaluar reclamo

en segunda

instancia

6. Generar

acuerdo de

dirección

7. Registrar

resultado

8. Comunicar

respuesta al

alumno

Fin



PROCESO DE EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS - P.ACA.PRE.07

A. OBJETIVO

Programar y registrar los resultados de una evaluación extraordinaria solicitada por un alumno.

B. NARRATIVA

REGISTRO DE SOLICITUD DE EVALUACIÓN

1. Solicitar evaluación extraordinaria: A través del sistema, el alumno solicita al decano de su centro académico que se le permita rendir una evaluación extraordinaria.

Los requisitos que debe cumplir el alumno para solicitar cada tipo de evaluación extraordinaria están definidos en las normas académicas.

2. Registrar solicitud del alumno: Secretaría académica revisa las solicitudes y registra sus

comentarios y observaciones, para enviarlas al decano/director del centro académico. EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD Y RESPUESTA

3. Evaluar solicitud y registrar respuesta: El decano/director del centro académico evalúa la

solicitud de evaluación extraordinaria, y registra su respuesta, que autoriza o no la evaluación extraordinaria.

PROGRAMACIÓN DE LA EVALUACIÓN Y REGISTRO DE RESULTADOS

4. Registrar alumno: Secretaría académica registra la evaluación extraordinaria que rendirá el

alumno. Posteriormente notifica al director de programa.

5. Registrar el profesor que corregirá la evaluación: El director de programa coordina con el director de departamento y registra al profesor que se encargará de elaborar y corregir la evaluación.

6. Publicar cronograma de evaluaciones: Secretaría académica coordina con todos los profesores encargados y programa las fechas de las evaluaciones extraordinarias. A continuación, registra y publica el cronograma de evaluaciones, y envía una notificación al director de programa académico. Las fechas en que se pueden rendir las evaluaciones extraordinarias están definidas en el calendario y agenda académica.

7. Corregir evaluaciones: Secretaría académica genera en el sistema las actas correspondientes a cada evaluación extraordinaria programada.



Una vez rendidas las evaluaciones, el profesor las corrige, registra los resultados y cierra el acta generada.

8. Modificar información académica del alumno: De ser el caso, secretaría académica

modifica la información académica del alumno, de acuerdo a la calificación que ha obtenido en la evaluación extraordinaria.

9. Entregar evaluación al alumno: Secretaría académica entrega las evaluaciones a los

alumnos que lo soliciten.

RECLAMO

10. Presentar reclamo: Si lo considera necesario, el alumno puede presentar un reclamo en secretaría académica.

El reclamo se presenta de acuerdo a lo especificado en las normas académicas.

11. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los

requisitos definidos. Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas a los alumnos.

12. Entregar reclamos al profesor: Secretaría académica entrega los reclamos a los profesores y

registra en el sistema la fecha de esta entrega.

13. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos y registra los resultados en el acta de reclamos generada en el sistema. Tras finalizar el registro, cierra el acta, lo que impide realizar alguna modificación posterior.

El profesor entrega los reclamos corregidos a la secretaría académica. Secretaría académica registra en el sistema la fecha en que los recibe.

14. Entregar reclamos a alumnos: Secretaría académica modifica la información académica de

los alumnos cuyos reclamos han procedido; inicia la entrega de las respuestas a los reclamos, y registra en el sistema la fecha de esta entrega.

15. Reclamo en segunda instancia: Si un alumno no está conforme con el resultado de su

reclamo, puede presentar un reclamo en segunda instancia.

Si el reclamo en segunda instancia procede, secretaría académica modifica la información académica del alumno.



7. PROCESO DE EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS

Registro de solicitud de evaluaciónEvaluación de la

solicitud y respuesta Programación de la evaluación y registro de resultados Reclamo

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Pro

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De

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Dire

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o

aca

dé

mic

o

Alu

mn

o

Inicio

3. Evaluar solicitud

y registrar

respuesta

4. Registrar

alumno

7. Corregir

evaluaciones

14. Entregar

reclamos a

alumnos

11. Registrar

reclamos

12. Entregar

reclamos al

profesor

13. Corregir

reclamos

15. Reclamo en

segunda

instancia

Fin

1. Solicitar

evaluación

extraordinaria

2. Registrar

solicitud del

alumno

5. Registrar al

profesor que

corregirá la

evaluación

9. Entregar

evaluación al

alumno

8. Modificar

información

académica del

alumno

10. Presentar

reclamo

6. Publicar

cronograma de

evaluaciones


PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO - P.ACA.PRE.08 A. OBJETIVO

Llevar a cabo la gestión del asesoramiento que se brinda a los alumnos de un centro académico.

B. NARRATIVA Los alumnos que tienen asignado un asesor y desean solicitar el cambio del mismo, inician el procedimiento siguiendo las pautas indicadas en el punto 1 de este proceso. Para los alumnos que no cuentan con un asesor asignado, el proceso se inicia con las pautas indicadas en el punto 2.

SOLICITUD DE CAMBIO DE ASESOR

1. Solicitar cambio de asesor: A través del sistema, el alumno envía una solicitud de cambio de asesor al director de estudios de su centro académico. En esta solicitud, el alumno puede sugerir, si lo desea, el nombre de una o dos personas como alternativas de nuevo asesor, nombres que se eligen entre las posibilidades indicadas por el centro académico.

ASIGNACIÓN DE ASESORES 2. Asignar asesores: El director de estudios evalúa los factores que debe tomar en cuenta para

la asignación de asesores a los alumnos que solicitaron cambios y a los que no registran asesor asignado. Estos últimos pueden ser los alumnos que recién han ingresado al centro académico, o aquellos cuyo asesor no puede continuar su labor de asesoramiento en el presente periodo. El director de estudios efectúa la asignación considerando la cantidad de alumnos que se ha encomendado a un asesor. Acabada la evaluación, actualiza la lista alumno-asesor.

3. Comunicar asignación de asesores: Una vez que ha finalizado la asignación, se comunica las

designaciones a los respectivos alumnos y asesores. Asimismo, cada vez que durante el periodo académico se presente una solicitud de cambio de asesor, se comunica la respuesta a los interesados.

REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO

4. Registrar interacción con el alumno: A lo largo de su carrera, el alumno interactúa con su

asesor de diversas maneras: entrevistas personales, comunicaciones telefónicas, correos electrónicos, entre otras. Estas interacciones son la esencia del proceso de asesoramiento; por lo tanto, el asesor debe registrar información básica sobre ellas: fecha de la interacción, tema tratado (sólo por categoría: académico, personal o profesional), fecha de la próxima interacción programada, además de otros datos convenientes.

5. Controlar labor de asesoramiento: Finalmente, el director de estudios emplea la información

registrada por los asesores para controlar la labor de asesoramiento.



8. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DEL ASESORAMIENTO

Solicitud de cambio de asesor Asignación de asesoresRegistro y control de

asesoramiento

Ase

so

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lum

no

4. Registrar

interacción con

alumno

5. Controlar labor

de asesoramiento

Inicio

Fin

1. Solicitar cambio

de asesor

2. Asignar

asesores

3. Comunicar

asignación de

asesores



PROCESO DE REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS - P.ACA.PRE.09 A. OBJETIVO

Registrar y controlar las faltas disciplinarias cometidas por un alumno y las sanciones que se aplican.

B. NARRATIVA

REGISTRO DE LA FALTA DISCIPLINARIA COMETIDA

1. Registrar la falta cometida: La secretaría académica o el director de estudio, dependiendo

de quien la conoce inicialmente, registra en el sistema la falta disciplinaria cometida por un alumno. El profesor informa a la secretaría académica sobre las faltas cometidas durante el dictado de su clase.

PROPUESTA DE SANCIÓN DISCIPLINARIA 2. ¿Es falta leve?: Si el director de estudios considera que la falta cometida es leve, asume él

mismo la evaluación y continúa el procedimiento siguiendo las pautas indicadas en los puntos 3 y 4 de esta parte del manual. Si el director de estudios considera que la falta cometida es grave, derivará la evaluación al Consejo de facultad, que continúa con el procedimiento indicado desde el punto 5 hasta el punto 8.

La clasificación de las faltas en leves y graves se encuentra especificada en las normas académicas.

3. Evaluar falta disciplinaria leve: El director de estudios del centro académico evalúa la falta leve cometida por el alumno, en base a sus antecedentes y a las pruebas reunidas.

4. Definir sanción disciplinaria para una falta leve: El director de estudios asigna la sanción

disciplinaria de acuerdo al tipo de falta cometida por el alumno y la registra en el sistema. Posteriormente se continúa con las acciones descritas en el punto 9. Para los casos ya tipificados en normas, la sanción podría asignarse automáticamente.

5. Coordinar con asesoría legal: El director de estudios coordina con asesoría legal para reunir los argumentos legales necesarios para la evaluación de la falta grave.

6. Evaluar la falta cometida y los argumentos legales: El Consejo de facultad evalúa la falta

disciplinaria, en base a los argumentos legales reunidos.



7. Definir sanción disciplinaria para la falta grave: El Consejo de facultad define la sanción disciplinaria que será aplicada al alumno y emite un Acuerdo de Consejo de facultad, que expone la decisión tomada.

REVISIÓN DE LA SANCIÓN

8. Revisar sanción disciplinaria: El Consejo Superior de la universidad revisa la sanción

disciplinaria definida por el Consejo de facultad, registra su conformidad en el sistema y emite un acuerdo de Consejo Superior.

REGISTRO DE LA SANCIÓN

9. Registrar sanción disciplinaria: Secretaría académica registra la sanción disciplinaria; en los casos de sanción por falta grave, archiva el acuerdo del Consejo Superior en el expediente del alumno.

10. Comunicar sanción disciplinaria al alumno: El director de estudios entrega al alumno un

documento que le comunica formalmente la sanción impuesta. Si se trata de una falta grave, el documento es una copia del Acuerdo de Consejo Superior. Si el alumno está de acuerdo con la sanción, o se ha cumplido el plazo para presentar el recurso de apelación, se modifica, de ser el caso, su estado académico, disciplinario y/o económico; con esta última acción, el proceso finaliza. Si el alumno no está de acuerdo con la sanción disciplinaria, y aún no se ha cumplido el plazo determinado, puede presentar un recurso de apelación, según lo estipulado en el siguiente punto. La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo según lo indicado en el acurdo de Consejo Superior. El plazo para solicitar una apelación, luego de conocer la sanción impuesta está definido en las normas académicas.

APELACIÓN

11. Presentar recurso de apelación: El alumno presenta su recurso de apelación ante la secretaría académica, adjuntando la documentación estipulada en las normas académicas.

12. Registrar recurso de apelación: Secretaría académica registra el recurso de apelación y lo deriva al Consejo Superior para que lo evalúe.

13. Evaluar recurso de apelación: Consejo Superior evalúa, en coordinación con la oficina de

asesoría legal, el recurso presentado por el alumno y emite un Acuerdo de Consejo Superior, indicando la sanción definitiva.



RESPUESTA A APELACIÓN

14. Registrar respuesta de Consejo Superior: Secretaría académica registra en el sistema la sanción definitiva y archiva en el expediente del alumno una copia del Acuerdo de Consejo Superior. De ser el caso, secretaría modifica el estado del alumno.

La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo según lo indicado en el acuerdo de Consejo Superior.

15. Comunicar respuesta de Consejo Superior al alumno: El director de estudios entrega al

alumno el Acuerdo de Consejo Superior, que comunica formalmente la respuesta al recurso de apelación.



9. PROCESO DE REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS

Registro de la falta

disciplinaria cometida

Propuesta de

sanción disciplinaria

Revisión de la

sanción

Registro de la

sanciónApelación

Respuesta a

apelación

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Co

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Su

pe

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EP

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mn

o

Inicio

8. Revisar

sanción

disciplinaria

1. Registrar la

falta cometida

3. Evaluar falta

disciplinaria leve

5. Coordinar con

asesoría legal

2. ¿Es falta

leve?

SI

NO

4. Definir sanción

disciplinaria para

una falta leve

6. Evaluar la falta

cometida y los

argumentos legales

7. Definir sanción

disciplinaria para la

falta grave

9. Registrar

sanción

disciplinaria

10. Comunicar

sanción disciplinaria

al alumno

12. Registrar

recurso de

apelación

11. Presentar

recurso de

apelación

13. Evaluar

recurso de

apelación

14. Registrar

respuesta de

Consejo Superior

15. Comunicar

respuesta de

Consejo Superior

al alumno

Fin



PROCESO DE CONVALIDACIÓN - P.ACA.PRE.10

A. OBJETIVO

Definir las relaciones entre una asignatura de la malla curricular vigente de un programa académico, y una asignatura perteneciente a otra malla curricular.

B. NARRATIVA El proceso de convalidación es invocado por alguno de los siguientes procesos: cambio de programa académico, traslado interno, reincorporación, admisión y actualización de información académica.

SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN

1. Clasificar asignaturas que se va a convalidar: Las asignaturas que se va a convalidar podrían o no estar registradas en las tablas de convalidación del programa académico. Si las asignaturas no están registradas en las tablas, se requiere un estudio de convalidación para determinar la relación entre las materias. Las asignaturas pueden ser asignaturas iguales, asignaturas convalidables, asignaturas convalidables con examen o asignaturas diferentes.

2. ¿Se requiere estudiar la convalidación?: Para aquellas asignaturas en las que se requiere

estudiar la convalidación, se procede según lo especificado desde el punto 3 hasta el punto 7 de esta parte del documento. De lo contrario, se atiende directamente a lo detallado en el punto 8.

3. Solicitar evaluación a director de programa: Secretaría académica indica al director de

programa qué asignaturas requieren un estudio para la convalidación, a fin de que realice las gestiones encaminadas a realizar esta evaluación.

EVALUACIÓN DE LA CONVALIDACIÓN 4. Designar profesor a cargo de evaluar convalidaciones: El director de programa coordina

con el director de departamento para designar y registrar en el sistema al profesor o profesores que se encargarán de realizar el estudio de la convalidación de una asignatura.

5. Evaluar convalidación de asignaturas: El profesor designado determina la relación entre las

asignaturas evaluadas. Al finalizar, informa al director de programa sobre las convalidaciones que ha efectuado.

6. Aprobar convalidaciones: El director de programa aprueba las convalidaciones realizadas

por el profesor designado y las registra en el sistema.

7. Actualizar tablas de convalidación: Secretaría académica actualiza las tablas de convalidación en base a las convalidaciones registradas por el director de programa.



8. Comunicar convalidación: Secretaría académica comunica al alumno qué asignaturas son iguales, cuáles puede convalidar, y cuáles puede convalidar con un examen.

9. ¿Se requiere rendir examen de convalidación?: Si es necesario rendir un examen de

convalidación y el alumno decide hacerlo, procede según lo estipulado en el punto 10 de este manual. De lo contrario, se pasa directamente al punto 11.

10. Evaluaciones extraordinarias: El alumno rinde el examen de convalidación, que es

gestionado siguiendo el proceso de evaluaciones extraordinarias. RESULTADO DE CONVALIDACIÓN

11. Actualizar lista de asignaturas que se va a convalidar: Secretaría académica actualiza la

lista de asignaturas que se va a convalidar; de ser el caso, considera las asignaturas convalidadas por la aprobación de un examen. Finalmente, publica en el sistema la lista de las asignaturas que el alumno podrá convalidar en el programa académico.

10. PROCESO DE CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURAS

Solicitud de convalidación Evaluación de la convalidación Resultado de convalidación

Alu

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pro

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Se

cre

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a

SI

Fin

11. Actualizar

lista de

asignaturas a

convalidar

3. Solicitar

evaluación a

director de

programa

5. Evaluar

convalidación de

asignaturas

9. ¿Se requiere

rendir examen de

convalidación?

Inicio

2. ¿Se requiere

estudiar la

convalidación?

6. Aprobar

convalidaciones

4. Designar profesor

a cargo de evaluar

convalidaciones

7. Actualizar tablas

de convalidación

10.

Evaluaciones

extraordinarias

1. Clasificar

asignaturas a

convalidar

NO

SI

NO

8. Comunicar

convalidación



PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA - P.ACA.PRE.11 A. OBJETIVO

Registrar cuando sea necesario cambios en la información académica de un alumno.

B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

1. Generar solicitud: A través del sistema, el alumno envía a la secretaría académica una solicitud

de actualización de información académica, en la cual, si es necesario, explica las razones de su pedido. La solicitud puede ser generada en el sistema sólo por aquellos alumnos que cumplan con los requisitos estipulados en las normas académicas; y, dependiendo del tipo de solicitud, deben presentar la documentación determinada en las normas académicas.

2. Registrar solicitud: Secretaría académica recibe la solicitud y la registra. En el caso de solicitudes que necesiten algún tipo de documentación, el registro se realiza luego de verificar la conformidad de dicha documentación. Posteriormente, secretaría académica envía la solicitud al Consejo de facultad / dirección, junto con las observaciones que considere oportunas.

EVALUACIÓN DE SOLICITUD

3. Evaluar solicitud: El Consejo de facultad / dirección evalúa la solicitud de actualización de

información académica, y registra en el sistema si la acepta o no, junto a los comentarios que considere convenientes.

4. Comunicar respuesta: A través del sistema, la secretaría académica comunica al alumno la

respuesta a su solicitud. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA. 5. Realizar pagos necesarios para el registro: Si es necesario, el alumno realiza el pago para el

registro de actualización de información académica, en el centro de pagos que la universidad designe. Las actualizaciones de información académica que requieran un pago para ser registradas, están especificadas en las normas académicas.

6. Registrar actualización de información académica: La secretaría académica registra la

actualización de información académica. En el caso de que se requiera un pago, realiza el registro una vez que el alumno haya presentado el comprobante de pago. Posteriormente, en los casos que sean necesarios, notifica a la oficina de pensiones los cambios realizados; con este paso el proceso finaliza.



11. PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud de actualización

de información académicaEvaluación de solicitud

Registro de actualización de

información académica

Co

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Inicio

Fin

3. Evaluar

solicitud

2. Registrar

solicitud

1. Generar

solicitud

4. Comunicar

respuesta

5. Realizar pagos

necesarios para el

registro

6. Registrar

actualización de

información

académica



PROCESO DE CIERRE DE PERÍODO ACADÉMICO - P.ACA.PRE.12

A. OBJETIVO

Consolidar la información académica de los alumnos del centro para el periodo académico que finaliza.

B. NARRATIVA GENERACIÓN Y REGISTRO DE OBSERVACIONES

1. Verificar cierre de asignaturas y calcular índices académicos: Al final del período académico, la secretaría académica verifica que se haya calculado el promedio final en todas las asignaturas dictadas y calcula los índices académicos para cada alumno. Los índices académicos que se calculan son los indicados en las normas académicas.

2. Verificar y registrar cumplimiento de condiciones: Secretaría académica verifica que los alumnos hayan cumplido las condiciones registradas en el período anterior.

3. Actualizar estado académico: La secretaría académica registra como aptos para matricularse

en el período siguiente a los alumnos que hayan cumplido con las condiciones registradas. A los alumnos que incumplieran con estas condiciones, les registra la separación definitiva y les informa de ésta a través del sistema.

4. Generar observaciones: La secretaría académica genera las observaciones académicas y disciplinarias para todos los alumnos del centro académico. Además, genera la lista de egresados y separados del período que culmina.

VALIDACIÓN DE EGRESADOS Y SEPARADOS

5. Validar lista de egresados y separados: Con el fin de verificar que no exista ninguna inconformidad, la dirección del programa valida las listas de egresados, de separaciones académicas y de separaciones disciplinarias, generadas por la secretaría académica del centro.

PUBLICACIÓN DE BOLETA DE CALIFICACIONES

6. Generar, publicar y archivar boletas: Secretaría académica genera las boletas de calificaciones de cada uno de los alumnos matriculados en el período académico que se está cerrando. Secretaría académica publica en el sistema las boletas de calificaciones e imprime copias para archivarlas en los expedientes de los alumnos.



RECLAMO POR BOLETA DE CALIFICACIONES

7. Actualización de información académica: Si el alumno no está de acuerdo con la información de la boleta de calificaciones, presenta ante la secretaria académica una solicitud de modificación de información en boleta de calificaciones; inicia así el proceso predefinido de actualización de información académica. Cuando un reclamo procede, se genera y se publica la boleta de calificaciones modificada.

CIERRE DE PERIODO ACADÉMICO

8. Cerrar período académico: Una vez terminado el plazo de reclamos y entregadas las

respuestas a los alumnos, secretaría académica cierra el período académico de manera definitiva; para ello realiza las siguientes acciones:

- Genera las listas de orden de mérito de los alumnos por cada ciclo, programa y sede. Posteriormente, elabora las listas de quinto y tercio superior.

- Todos los registros de evaluaciones, índices y observaciones académicas del período cerrado pasan a formar parte de los historiales de los alumnos.

- Actualiza la información académica de los alumnos con separación académica o disciplinaria.

- Actualiza el estado de los alumnos egresados. - Genera los reportes de cierre de período académico.


12. PROCESO DE CIERRE DE PERIODO ACADÉMICO

Generación y registro

de observaciones

Validación de

egresados y retirados

Publicación de

boleta de calificaciones

Reclamo por boleta

de calificaciones

Cierre de periodo

académico

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Se

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ca

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8. Cerrar periodo

académico

Inicio

6. Generar,

publicar y archivar

boleta de

calificaciones

5. Validar lista de

egresados y

retirados

1. Verificar cierre de

asignaturas y calcular

índices académicos

Fin

2. Verificar y

registrar

cumplimiento de

condiciones

3. Actualizar

estado académico

4. Generar

observaciones

7. Actualización

de información

académica



PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES - P.ACA.PRE.13

A. OBJETIVO Registrar, emitir y entregar documentos oficiales a los alumnos, exalumnos o egresados que los soliciten

B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD DEL DOCUMENTO OFICIAL

1. Solicitar documento oficial: El alumno, exalumno o egresado solicita, a través del sistema,

el documento oficial que requiere, y hace llegar a la Oficina de Grados y Títulos el comprobante de pago correspondiente.

Los requisitos para solicitar cada tipo de documento oficial están definidos en las normas académicas.

2. Registrar solicitud: la Oficina de Grados y Títulos registra la solicitud.

GENERACIÓN DEL DOCUMENTO OFICIAL

3. Generar documento oficial: La Oficina de Grados y Títulos genera e imprime el documento. 4. ¿Requiere firmas en el centro académico?: Si el documento requiere las firmas del

secretario académico o del decano/director del centro, la Oficina de Grados y Títulos envía el documento a la secretaría académica; luego se continúa según lo estipulado en el punto 5 de esta parte del manual. De lo contrario se procede según lo descrito en el punto 6.

5. Gestionar firmas en el centro académico: Secretaría académica recibe el documento y

gestiona las firmas en el centro. El documento es firmado por el secretario académico y/o el decano/director. Una vez efectuadas las firmas, secretaría académica devuelve el documento a la Oficina de Grados y Títulos.

6. ¿Requiere firma de la Secretaría General?: Si el documento requiere de la firma del

Secretario General, la Oficina de Grados y Títulos lo envía a esta autoridad, que procede según lo estipulado en el punto 7. De lo contrario se procede según el punto 8.

7. Firmar documento oficial: Secretaría General recibe el documento oficial, lo firma, y lo devuelve a la Oficina de Grados y Títulos.

ENTREGA DE DOCUMENTO OFICIAL

8. Entregar documento al solicitante: La Oficina de Grados y Títulos entrega el documento al solicitante cuando éste se acerque a la oficina.



Si el solicitante no está conforme con el documento emitido, el procedimiento que sigue es el descrito en el punto 9 de este proceso. De lo contrario, se continúa según lo indicado en el punto 10.

9. Solicitar corrección del documento: El solicitante comunica a la Oficina de Grados y Títulos su inconformidad con el documento, y pide que sea emitido nuevamente. La Oficina de Grados y Títulos registra la inconformidad en el sistema y deriva a los encargados la evaluación de la misma.

Si se tiene que hacer alguna corrección, la Oficina de Grados y Títulos retoma las operaciones referidas desde el punto 3. De lo contrario reitera el procedimiento indicado en el punto 8. En ambos casos comunica la respuesta al solicitante.

10. Firmar constancia de recepción de documento: Si el solicitante está de acuerdo con el

documento emitido, firma la constancia de recepción de documento, certificando con este acto su conformidad.

13. PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES

Registro de la solicitud del documento

oficialGeneración del documento oficial Entrega del documento oficial

Se

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Se

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Oficin

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NO

SI

SI

NO

Fin

6. ¿Requiere firma de

la secretaría general?

4. ¿ Requiere

firmas en el centro

académico ?

Inicio

3. Generar

documento

oficial

10. Firmar

constancia de

recepción de

documento

7. Firmar

documento

oficial

2. Registrar

solicitud

1. Solicitar

documento

oficial

5. Gestionar firmas

en el centro

académico

8. Entregar

documento a

solicitante

9. Solicitar

corrección de

documento



PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN - P.ACA.PRE.14

A. OBJETIVO

Registrar, evaluar y aprobar el plan de trabajo de investigación presentado por un egresado en su centro académico.

B. NARRATIVA

REGISTRO DEL PLAN DE TRABAJO

1. Solicitar aprobación de plan de trabajo de investigación: El egresado presenta ante secretaría académica su plan de trabajo de investigación, junto a una solicitud en la que pide su aprobación e indica el nombre del asesor elegido, previo acuerdo con éste.

2. Registrar solicitud: Secretaría académica registra la solicitud y notifica al director de

programa.

EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

3. Registrar comité evaluador: El director de programa académico designa y registra a los profesores o asesores que formarán parte del comité evaluador del plan de trabajo de investigación.

En los casos en que sea necesario, el director de programa delega estas funciones a un coordinador de plan de trabajo de investigación.

4. Evaluar plan de trabajo de investigación: El comité evaluador revisa el plan de trabajo de

investigación y cada uno de sus miembros registra sus comentarios y observaciones. 5. Consolidar y registrar resultados: El director de programa consolida los comentarios y las

observaciones del comité evaluador. 6. Comunicar respuesta: Secretaría académica comunica la respuesta a la solicitud del

egresado, respuesta que indica si el plan ha sido aprobado, si ha sido desaprobado pero puede ser corregido, o si ha sido desaprobado y no admite correcciones. Si el plan no fue aprobado pero admite correcciones, el egresado continúa con lo estipulado en el punto 7. Si el plan fue desaprobado sin posibilidades de corrección, el proceso finaliza. Si el plan fue aprobado, el proceso también finaliza; pero en caso de que el interesado desee cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación, debe realizar lo que se indica en el punto 8.



CORRECCIÓN DE PLAN

7. Solicitar aprobación de plan de trabajo de investigación corregido: En base a las observaciones del comité evaluador, el egresado corrige su plan de trabajo de investigación y lo presenta nuevamente ante secretaría académica. El procedimiento retorna a las acciones detalladas en el punto 2.

MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE PLAN

8. Solicitar modificación o cancelación de plan de trabajo de investigación: Si el egresado en

algún momento decide cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación considerable, debe presentar ante secretaría académica una “solicitud de modificación o cancelación de plan de trabajo de investigación”.

9. Registrar modificación o cancelación de plan: Secretaría académica registra la solicitud. Si

el alumno o bachiller solicita la modificación, se retoman las acciones referidas a partir del punto 3. Si solicita la cancelación, el proceso finaliza.

14. PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Registro del plan de trabajo Evaluación del plan de trabajo Corrección de planModificación o

cancelación de plan

Co

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Se

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aca

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Dire

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n d

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dé

mic

o

Eg

resa

do

Inicio

2. Registrar

solicitud

3. Registrar comité

evaluador

4. Evaluar plan

de trabajo de

investigación

5. Consolidar y

registrar

resultados

9. Registrar

modificación o


Fin

1. Solicitar

aprobación de

plan de trabajo de

investigación

6. Comunicar

respuesta

7. Solicitar

aprobación de

plan de trabajo de

investigación

8. Solicitar

modificación o

cancelación de

plan de trabajo de

investigación



PROCESO DE EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN - P.ACA.PRE.15

A. OBJETIVO Registrar, evaluar y aprobar el trabajo de investigación presentado por un egresado en su centro académico.

B. NARRATIVA

EVALUACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

1. Solicitar sustentación del trabajo: El egresado presenta ante secretaría académica la solicitud de sustentación, junto a su trabajo de investigación y el comprobante de pago correspondiente.


programa.

3. Designar comité evaluador: El director de programa designa y registra a los profesores que formarán parte del comité evaluador del proyecto. Generalmente, el comité es el mismo que aprobó el plan de trabajo de investigación.

4. Evaluar trabajo de investigación: El comité evaluador revisa el trabajo de investigación, y

cada uno de sus miembros registra sus comentarios y observaciones. 5. Consolidar y registrar resultados de evaluación: El director de programa consolida los

comentarios y las observaciones del comité evaluador y registra el resultado de la evaluación.

COMUNICACIÓN DE RESPUESTA

6. Comunicar respuesta: Secretaría académica comunica la respuesta a la solicitud, que indica

si el trabajo de investigación está listo para ser sustentado, o si el comité evaluador ha planteado observaciones que el egresado debe tomar en cuenta para su corrección.

7. ¿Trabajo de investigación listo para ser sustentado?: Si el trabajo de investigación aún no

se encuentra en condiciones de ser sustentado, se procede según lo anotado en el punto 8. De lo contrario se sigue lo que indica el punto 9.

CORRECCIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

8. Presentar trabajo de investigación corregido: El egresado, en base a las observaciones

indicadas por el comité evaluador, corrige su trabajo de investigación y lo presenta nuevamente ante secretaría académica.

El procedimiento retorna a las acciones detalladas a partir del punto 4.



SUSTENTACIÓN DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 9. Presentar trabajo de investigación final: El bachiller presenta el trabajo de investigación en

formato oficial ante la secretaría académica.

10. Programar sustentación: Secretaría académica programa la fecha y hora de sustentación.

El bachiller sustenta su proyecto en las fechas indicadas por secretaría académica.

11. Registrar resultados de sustentación: El comité evaluador asigna una calificación que aprueba o desaprueba la sustentación del trabajo de investigación, y envía a secretaría académica un acta de sustentación firmada.

15. PROCESO DE EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Evaluación del trabajo de investigación Comunicación de respuestaCorrección de trabajo

de investigación

Sustentación de trabajo

de investigación

Co

mité

eva

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Se

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gre

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do

4. Evaluar trabajo

de investigación

3. Designar comité

evaluador

11. Registrar

resultados de

sustentación

inicio

5. Consolidar y

registrar

resultados de

evaluación

2. Registrar

solicitud

10. Programar

sustentación

Fin

1. Solicitar

sustentación del

trabajo

6. Comunicar

respuesta

8. Presentar

trabajo de

investigación

corregidoNO

7. ¿Trabajo de

investigacion listo

para ser

sustentado?

SI

9. Presentar

trabajo de

investigación final



PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO - P.ACA.PRE.16 A. OBJETIVO

Otorgar el grado a un egresado que ha cumplido con los requisitos establecidos por su centro académico.

B. NARRATIVA APROBACIÓN DE OTORGAMIENTO DE DIPLOMA

1. Elaborar y enviar expediente de sustentación: La secretaría académica elabora y envía el

expediente de otorgamiento de título a la Oficina de Grados y Títulos. El expediente consta de un memo de la facultad correspondiente dirigido a Consejo Superior, el acta de sustentación y una copia del DNI del interesado.

2. Verificar conformidad del expediente: La Oficina de Grados y Títulos verifica si el expediente

está completo y ha sido correctamente firmado, y lo despacha a Secretaría de Consejo superior. Si existiera algún error en el expediente, se debe volver al punto 1.

3. Aprobar expediente: La Secretaría de Consejo Superior sube el expediente al Sistema de Gestión

de Expedientes. Consejo Superior evalúa el expediente y lo aprueba a través del sistema. 4. Elaborar Acuerdo de Consejo Superior: Consejo Superior expide el Acuerdo de Consejo Superior

que aprueba el otorgamiento del grado profesional al solicitante. La Secretaría de Consejo Superior envía a la Oficina de Grados y Títulos el acuerdo respectivo.

OTORGAMIENTO DE DIPLOMA DE GRADO ACADÉMICO 5. Registrar otorgamiento de grado: La Oficina de Grados y Títulos registra la información del

otorgamiento del grado en el Sistema Integrado de Gestión académica.

6. Elaborar diploma y ficha UDEP: La Oficina de Grados y Títulos elabora el diploma y la ficha UDEP a partir de la información del Acuerdo de Consejo Superior.

7. Gestionar firmas del diploma: La Oficina de Grados y Títulos gestiona las firmas de las autoridades respectivas. Las autoridades que firman el diploma están especificadas en el Reglamento de grados y títulos.

8. Registrar diploma: La Oficina de Grados y Títulos elabora la información solicitada por la Superintendencia Nacional de Educación Universitaria (SUNEDU) para el registro del título en su portal web.

9. Entregar diploma al solicitante: La Oficina de Grados y Títulos entrega el diploma del título al solicitante cuando éste se acerque a la oficina.



Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, sigue las pautas descritas en el siguiente punto. De lo contrario, continúa según lo indicado en el punto 10.

10. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a la Oficina de Grados y Títulos su

desacuerdo con el diploma, y solicita que éste sea emitido nuevamente. La Oficina de Grados y Títulos registra la inconformidad y deriva a los encargados la evaluación de la misma. Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 1. De lo contrario se repite la acción que se precisa en el punto 7.

11. Firmar constancia de recepción de diploma: Si el solicitante está de acuerdo con los datos del diploma, deja constancia de esta conformidad firmando en un folio.



16. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO

Aprobación del Otorgamiento de diploma de grado Otorgamiento de diploma de grado académicoE

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aca

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Inicio

1. Elaborar y

enviar expediente

5. Registrar

otorgamiento de

grado

7. Gestionar

firmas del diploma

Fin

10. Solicitar

corrección del

diploma

9. Entregar

diploma al

solicitante

3. Aprobar

expediente

2. Verificar

conformidad del

expediente

11. Firmar

constancia de

recepción de

diploma

4. Elaborar

Acuerdo de

Consejo Superior

8. Registrar

diploma

6. Elaborar

diploma y ficha

UDEP



PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO AUTOMÁTICO2 - P.ACA.PRE.17

A. OBJETIVO

Entregar el grado académico a un egresado que ha cumplido con los requisitos establecidos por un plan de estudios específico.

B. NARRATIVA

ENVÍO DE LISTA DE EGRESADOS

1. Enviar lista de egresados: La secretaría académica de cada centro, cuenta con la lista actualizada de egresados, debido a que se maneja la información de los procesos de cierre de periodo académico, evaluaciones extraordinarias y actualización de información académica. A medida que se actualiza la lista de egresados, las secretarías académicas envían un memo dirigido a Consejo Superior con la lista de egresados, para la gestión del trámite necesario para el otorgamiento de grado.

APROBACIÓN DE OTORGAMIENTO DE DIPLOMA 2. Verificar cumplimiento de los requisitos: La Oficina de Grados y Títulos verifica que cada uno

d elos egresados cumplan los requisitos especificados en las normas académicas. Si es así, se continúa con las pautas indicadas en el siguiente punto. Si existiera alguna inconformidad, se le comunica a la secretaría académica para que nuevamente presente la documentación.

3. Aprobar expediente: La Secretaría de Consejo Superior sube el expediente al Sistema de Gestión de Expedientes. Consejo Superior evalúa el expediente y lo aprueba a través del sistema.

4. Elaborar Acuerdo de Consejo Superior: Consejo Superior expide el Acuerdo de Consejo Superior que aprueba el otorgamiento del grado profesional. La Secretaría de Consejo Superior envía a la Oficina de Grados y Títulos el acuerdo respectivo.

5. Registrar otorgamiento de grado académico: La Oficina de Grados y Títulos registra la información del otorgamiento del grado en el Sistema Integrado de Gestión académica.

SOLICITUD DE DIPLOMA DE GRADO ACADÉMICO 6. Solicitar emisión de diploma: Las personas solicita la emisión del grado académico en la

secretaría académica de su facultad.

2 Procedimiento para quienes les sea aplicable la anterior Ley Universitaria – Ley N°237333.






10. Entregar diploma al solicitante: La Oficina de Grados y Títulos entrega el diploma del título al solicitante cuando éste se acerque a la oficina. Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, sigue las pautas descritas en el siguiente punto. De lo contrario, continúa según lo indicado en el punto 11.

11. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a la Oficina de Grados y Títulos su desacuerdo con el diploma, y solicita que éste sea emitido nuevamente. La Oficina de Grados y Títulos registra la inconformidad y deriva a los encargados la evaluación de la misma. Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 1. De lo contrario se repite la acción que se precisa en el punto 8.




17. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE GRADO ACADÉMICO AUTOMÁTICO

Aprobación de otorgamiento de diploma Solicitud de diploma de grado académico

Eg

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Inicio

1. Enviar lista de

egresados

5. Registrar

otorgamiento de

grado

8. Gestionar

firmas del diploma

Fin

11. Solicitar

corrección del

diploma

10. Entregar

diploma al

solicitante

3. Aprobar

expediente

2. Verificar

cumplimiento de

requisitos

12. Firmar

constancia de

recepción de

diploma

4. Elaborar

Acuerdo de

Consejo Superior

9. Registrar

diploma

7. Elaborar

diploma y ficha

UDEP

6. Solicitar

emisión de

diploma

Envío de lista de egresados



PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE TITULACIÓN - P.ACA.PRE.18

A. OBJETIVO

Registrar, evaluar y aprobar el plan de proyecto de titulación presentado por un bachiller en su centro académico.

B. NARRATIVA

REGISTRO DEL PLAN DE PROYECTO

1. Solicitar aprobación de plan de proyecto: El bachiller presenta ante secretaría académica su plan de proyecto de titulación, junto a una solicitud en la que pide su aprobación e indica el nombre del asesor elegido, previo acuerdo con éste.


programa.

EVALUACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO

3. Registrar comité evaluador: El director de programa académico designa y registra a los profesores o asesores que formarán parte del comité evaluador del plan de proyecto.

En los casos en que sea necesario, el director de programa delega estas funciones a un coordinador de proyecto de titulación.

4. Evaluar plan de proyecto: El comité evaluador revisa el plan de proyecto y cada uno de sus

miembros registra sus comentarios y observaciones. 5. Consolidar y registrar resultados: El director de programa consolida los comentarios y las

observaciones del comité evaluador. 6. Comunicar respuesta: Secretaría académica comunica la respuesta a la solicitud del

bachiller, respuesta que indica si el plan ha sido aprobado, si ha sido desaprobado pero puede ser corregido, o si ha sido desaprobado y no admite correcciones. Si el plan no fue aprobado pero admite correcciones, el bachiller continúa con lo estipulado en el punto 7. Si el plan fue desaprobado sin posibilidades de corrección, el proceso finaliza. Si el plan fue aprobado, el proceso también finaliza; pero en caso de que el interesado desee cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación, debe realizar lo que se indica en el punto 8.



CORRECCIÓN DE PLAN

7. Solicitar aprobación de plan de proyecto corregido: En base a las observaciones del comité evaluador, el bachiller corrige su plan de proyecto y lo presenta nuevamente ante secretaría académica. El procedimiento retorna a las acciones detalladas en el punto 2.

MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE PLAN

8. Solicitar modificación o cancelación de plan de proyecto: Si el bachiller en algún momento

decide cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación considerable, debe presentar ante secretaría académica una “solicitud de modificación o cancelación de plan de proyecto de titulación”.

9. Registrar modificación o cancelación de plan: Secretaría académica registra la solicitud. Si

el alumno o bachiller solicita la modificación, se retoman las acciones referidas a partir del punto 3. Si solicita la cancelación, el proceso finaliza.

18. PROCESO DE APROBACIÓN DE PLAN DE PROYECTO PARA TITULACIÓN

Registro del plan de proyecto Evaluación del plan de proyecto Corrección de planModificación o


Co

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Se

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mic

a

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Ba

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r

Inicio

2. Registrar

solicitud

3. Registrar comité

evaluador

4. Evaluar plan

de proyecto

5. Consolidar y

registrar

resultados

9. Registrar

modificación o


Fin

1. Solicitar

aprobación de

plan de proyecto

6. Comunicar

respuesta

7. Solicitar

aprobación de

plan de proyecto

corregido

8. Solicitar

modificación o

cancelación de

plan de proyecto



PROCESO DE EVALUACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL PROYECTO DE TITULACIÓN - P.ACA.PRE.19

A. OBJETIVO Registrar, evaluar y aprobar el proyecto de titulación presentado por un bachiller en su centro académico.

B. NARRATIVA

EVALUACIÓN DEL PROYECTO DE TITULACIÓN

1. Solicitar sustentación del proyecto: El bachiller presenta ante secretaría académica la solicitud de sustentación, junto a su proyecto de titulación y el comprobante de pago correspondiente.


programa.

3. Designar comité evaluador: El director de programa designa y registra a los profesores que formarán parte del comité evaluador del proyecto. Generalmente, el comité es el mismo que aprobó el plan de proyecto de titulación.

4. Evaluar proyecto de titulación: El comité evaluador revisa el proyecto de titulación, y cada

uno de sus miembros registra sus comentarios y observaciones. 5. Consolidar y registrar resultados de evaluación: El director de programa consolida los

comentarios y las observaciones del comité evaluador y registra el resultado de la evaluación.

6. Comunicar respuesta: Secretaría académica comunica la respuesta a la solicitud, que indica

si el proyecto está listo para ser sustentado, o si el comité evaluador ha planteado observaciones que el bachiller debe tomar en cuenta para su corrección.

7. ¿Proyecto listo para ser sustentado?: Si el proyecto aún no se encuentra en condiciones de

ser sustentado, se procede según lo anotado en el punto 8. De lo contrario se sigue lo que indica el punto 9.

CORRECCIÓN DE PLAN

8. Presentar proyecto corregido: El bachiller, en base a las observaciones indicadas por el

comité evaluador, corrige su proyecto y lo presenta nuevamente ante secretaría académica.

El procedimiento retorna a las acciones detalladas a partir del punto 4.



SUSTENTACIÓN DE PROYECTO 9. Presentar proyecto final: El bachiller presenta el proyecto en formato oficial ante la

secretaría académica.

10. Programar sustentación: Secretaría académica programa la fecha y hora de sustentación.

El bachiller sustenta su proyecto en las fechas indicadas por secretaría académica.

11. Registrar resultados de sustentación: El comité evaluador asigna una calificación que aprueba o desaprueba la sustentación del proyecto, y envía a secretaría académica un acta de sustentación firmada.

20. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE TÍTULO

Aprobación del Otorgamiento de diploma de título Otorgamiento de diploma de título

Ba

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aca

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a

Inicio

1. Elaborar y

enviar expediente

5. Registrar

otorgamiento de

título

7. Gestionar

firmas del diploma

Fin

10. Solicitar

corrección del

diploma

9. Entregar

diploma al

solicitante

3. Aprobar

expediente

2. Verificar

conformidad del

expediente

11. Firmar

constancia de

recepción de

diploma

4. Elaborar

Acuerdo de

Consejo Superior

8. Gestionar

firmas del diploma

6. Elaborar

diploma y ficha

UDEP



PROCESO DE OTORGAMIENTO DE TÍTULO - P.ACA.PRE.20 A. OBJETIVO

Otorgar el titulo profesional a un solicitante que ha cumplido con los requisitos establecidos por su centro académico.

B. NARRATIVA APROBACIÓN DE OTORGAMIENTO DE DIPLOMA

1. Elaborar y enviar expediente de sustentación: La secretaría académica elabora y envía el

expediente de otorgamiento de título a la Oficina de Grados y Títulos. El expediente consta de un memo de la facultad correspondiente dirigido a Consejo Superior, el acta de sustentación y una copia del DNI del interesado.

2. Verificar conformidad del expediente: La Oficina de Grados y Títulos verifica si el expediente

está completo y ha sido correctamente firmado, y lo despacha a Secretaría de Consejo superior. Si existiera algún error en el expediente, se debe volver al punto 1.

3. Aprobar expediente: La Secretaría de Consejo Superior sube el expediente al Sistema de Gestión

de Expedientes. Consejo Superior evalúa el expediente y lo aprueba a través del sistema. 4. Elaborar Acuerdo de Consejo Superior: Consejo Superior expide el Acuerdo de Consejo Superior

que aprueba el otorgamiento del título profesional al solicitante. La Secretaría de Consejo Superior envía a la Oficina de Grados y Títulos el acuerdo respectivo.

OTORGAMIENTO DE DIPLOMA DE TÍTULO 5. Registrar otorgamiento de título: La Oficina de Grados y Títulos registra la información del

otorgamiento del título en el Sistema Integrado de Gestión académica.




9. Entregar diploma al solicitante: La Oficina de Grados y Títulos entrega el diploma del título al solicitante cuando éste se acerque a la oficina.



Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, sigue las pautas descritas en el siguiente punto. De lo contrario, continúa según lo indicado en el punto 10.

10. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a la Oficina de Grados y Títulos su

desacuerdo con el diploma, y solicita que éste sea emitido nuevamente. La Oficina de Grados y Títulos registra la inconformidad y deriva a los encargados la evaluación de la misma. Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 1. De lo contrario se repite la acción que se precisa en el punto 7.




20. PROCESO DE OTORGAMIENTO DE TÍTULO

Aprobación del Otorgamiento de diploma de título Otorgamiento de diploma de títuloB

ach

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Inicio

1. Elaborar y

enviar expediente

5. Registrar

otorgamiento de

título

7. Gestionar

firmas del diploma

Fin

10. Solicitar

corrección del

diploma

9. Entregar

diploma al

solicitante

3. Aprobar

expediente

2. Verificar

conformidad del

expediente

11. Firmar

constancia de

recepción de

diploma

4. Elaborar

Acuerdo de

Consejo Superior

8. Gestionar

firmas del diploma

6. Elaborar

diploma y ficha

UDEP



PROCESO DE CAMBIO DE SEDE - P.ACA.PRE.21 A. OBJETIVO

Gestionar el cambio de sede solicitado por un alumno que desea trasladarse de un campus a otro, manteniéndose en el mismo programa académico, sin necesidad de postular por una vacante.

B. NARRATIVA

REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO DE SEDE

1. Generar solicitud: El solicitante que cumpla con los requisitos establecidos genera mediante el sistema la solicitud de cambio de sede, y la envía a la secretaría académica de su sede actual. Los requisitos para solicitar el cambio de sede están especificados en las normas académicas.

2. Registrar solicitud: Secretaría académica recibe y registra la solicitud en el sistema; puede incluir algunas observaciones y/o comentarios sobre la situación académica o disciplinaria del solicitante.

3. Notificar inicio de trámite: La secretaría académica envía a través del sistema notificaciones

a las oficinas de pensiones - de origen y destino -, a la dirección del centro y a la secretaría académica de la sede de destino. Estas notificaciones tienen por finalidad hacer conocer la intención de cambio de sede a los directores de programa, a los directores de estudio y al decano.

COMUNICACIÓN DE LA ESCALA DE PENSIÓN

4. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones de la sede de destino realiza la evaluación socioeconómica del alumno que desea cambiarse, y define una posible escala de pensión.

5. Comunicar la posible escala de pensión: La oficina de pensiones de la sede de destino

comunica la posible escala de pensión a la secretaría académica de origen, que a su vez la da conocer al interesado.

Si el alumno se encuentra en la ciudad de la sede de destino, pude ser informado de la posible escala de pensión por la correspondiente secretaría académica de esa sede.

REGISTRO DE CAMBIO DE SEDE

6. Decidir acerca de cambio de sede: Después de conocer la respuesta a la solicitud y el monto de la pensión en la nueva sede, el alumno decide si se traslada o no. Si el alumno decide trasladarse, debe firmar en la sede de destino un acuerdo de aceptación de cambio de sede; lo hace en secretaría académica o durante una entrevista con el director



de estudios o con el director de programa del centro. Si el alumno se encuentra en la ciudad de la sede de origen, puede firmar el acuerdo en la secretaría académica de dicha sede. Esta entrevista es realizada sólo con fines informativos, y es programada por la secretaría académica. Si el alumno decide no cambiarse de sede, el proceso finaliza y no se realiza modificaciones en su información académica.

7. Registrar y comunicar respuesta: Secretaría académica del centro de la sede de destino registra en el sistema la respuesta del alumno y la comunica a la secretaría académica de la sede origen y a la oficina de pensiones de la sede de destino. En caso que el alumno haya decidido cambiar de sede, la secretaría académica de la sede de destino lo registra como uno de sus alumnos.

8. Actualizar escala de pensión: La oficina de pensiones actualiza la escala de pensión del alumno.

.

21. PROCESO DE CAMBIO DE SEDE

Registro de solicitud de

cambio de sede

Comunicación de la escala

de pensiónRegistro del cambio de sede

Oficin

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de

orig

en

Alu

mn

o

1. Generar

solicitud

Inicio

Fin

7. Registrar y

comunicar

respuesta

2. Registrar

solicitud

5. Comunicar

posible escala

pensión

6. Decidir acerca

de cambio de

sede

8. Actualizar

escala de pensión

3. Notificar inicio

de trámite

4. Evaluación

socioeconómica



PROCESO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO - P.ACA.PRE.22

A. OBJETIVO Realizar y registrar el cambio de programa académico que ha solicitado un alumno, de su programa actual a otro del mismo centro académico.

B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO

1. Solicitar cambio de programa académico: El alumno solicita a través del sistema el cambio

de programa académico. 2. Registrar solicitud: Secretaría académica verifica los requisitos para el cambio de programa

y registra la solicitud en el sistema, junto a sus comentarios y observaciones.

Los requisitos para solicitar el cambio de programa académico están especificados en las normas académicas.

3. Notificar a la dirección del centro y a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica el

inicio del proceso a las direcciones de programa involucradas y a la oficina de pensiones.

EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO 4. Convalidación: Secretaría académica convalida las asignaturas del alumno solicitante de

acuerdo a los procedimientos indicados en el proceso de convalidación. La lista de asignaturas que se puede convalidar es enviada a la dirección del centro académico para que la haga conocer al alumno durante la entrevista personal.

5. Programar entrevista: Secretaría académica programa la entrevista entre el

decano/director del centro académico y el alumno. En los casos que el decano/director considere necesario, se programa entrevistas adicionales entre el alumno y los directores de programa involucrados.

6. Evaluación socioeconómica: Oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y

define la escala de pensión que asignaría al alumno en su nuevo programa académico.

7. Entrevistar al alumno: El decano/director del centro académico se entrevista con el alumno y le comunica la respuesta a su solicitud, la nueva escala de pensión, las asignaturas que puede convalidar y el ciclo en el que debe matricularse.

REGISTRO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO

8. ¿Acepta cambio de programa?: Luego de conocer las condiciones que le comunicó el decano/director, el alumno decide si realiza o no el cambio de programa; si opta por el



cambio, procede según el punto 9. De lo contrario, se prosigue según lo indicado en el punto 10.

9. Firmar acuerdo de cambio de programa: El alumno firma el acuerdo de cambio de programa y realiza el ajuste de convalidaciones correspondiente.

El plazo para firmar el acuerdo está definido en las normas académicas.

10. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno en

el sistema. Para los alumnos que han aceptado el cambio de programa, secretaría académica realiza un recálculo de sus indicadores académicos.

11. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones

para que actualice la escala de pensión del alumno.

12. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de pensión del alumno.

22. PROCESO DE CAMBIO DE PROGRAMA ACADÉMICO

Registro de solicitud de cambio de

programa académico

Evaluación de solicitud de cambio de

programa académico

Registro de cambio de

programa académico

Oficin

a d

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o

Inicio

8. ¿Acepta

cambio de

programa?

SI

Fin

7. Entrevistar

alumno

12. Actualizar escala

de pensión del

alumno

6. Evaluación

socioeconómica

2. Registrar

solicitud

4. Convalidación

NO

1. Solicitar cambio

de programa

académico

3. Notificar a dirección

del centro y oficina de

pensiones

5. Programar

entrevista

9. Firmar acuerdo

de cambio de

programa

10. Registrar

respuesta del

alumno

11. Notificar a

oficina de

pensiones



PROCESO DE TRASLADO INTERNO - P.ACA.PRE.23 A. OBJETIVO

Gestionar y registrar el cambio de un alumno, de una facultad de origen a una facultad receptora.

B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD TRASLADO INTERNO

1. Solicitar traslado interno: A través del sistema, el alumno solicita el traslado interno a la

facultad receptora, y realiza el pago correspondiente.

Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas. 2. Registrar solicitud: Secretaría académica de la facultad receptora, tras verificar el

cumplimiento de requisitos, registra la solicitud en el sistema. 3. Notificar a facultad de origen y a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica el

inicio del proceso a la facultad de origen y a la oficina de pensiones.

EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE TRASLADO INTERNO 4. Evaluación socioeconómica: Oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y

define la nueva escala de pensión, que es comunicada a la facultad receptora para que a su vez la haga conocer al alumno.

5. Programar entrevista: Secretaría académica de la facultad de origen puede programar una entrevista entre el alumno y el director de programa correspondiente.

6. Entrevistar a alumno y registrar comentarios: El director de programa de la facultad de

origen entrevista al alumno a fin de conocer los motivos de su traslado.

7. Confirmar recepción de notificación: Secretaría académica de la facultad de origen confirma a través del sistema que ha sido notificada de la solicitud de traslado. Puede incluir sus comentarios y observaciones.

8. Convalidación: Secretaría académica de la facultad receptora convalida las asignaturas del

solicitante de acuerdo a los procedimientos indicados en el proceso de convalidación. La lista de asignaturas que se puede convalidar es enviada al director del programa académico receptor, para que la dé a conocer al alumno durante la entrevista personal.

9. Programar entrevista: Secretaría académica de la facultad receptora programa una

entrevista - con fines informativos - entre el alumno y el director de programa académico involucrado; en su defecto, la autoridad que participa en la entrevista es el director de estudios.

10. Entrevistar alumno y registrar comentarios: El director de programa académico de la

facultad receptora se entrevista con el alumno, y le da a conocer la nueva escala de pensión, las asignaturas que puede convalidar y el ciclo en el que debe matricularse; luego, registra en el sistema sus comentarios y observaciones sobre esta entrevista.



11. Comunicar respuesta: Luego de la entrevista, la secretaría académica de la facultad receptora entrega al alumno un acuerdo de traslado interno, que acepta oficialmente su solicitud y especifica los términos bajo los cuales se realizará el traslado.

REGISTRO DE TRASLADO INTERNO

12. ¿Acepta traslado interno?: Luego de conocer las condiciones del traslado, el alumno decide

si cambia o no de facultad; si decide por el traslado, procede según el punto 13. De lo contrario, se prosigue con lo detallado en el punto 14.

13. Firmar acuerdo de traslado interno: Después de conocer y aceptar oficialmente el acuerdo

de traslado, el alumno tiene un plazo definido para firmarlo y realizar el pago de los derechos académicos correspondientes. Cumplido este plazo, pierde vigencia el acuerdo emitido por la facultad receptora. El plazo para firmar el acuerdo está definido en las normas académicas.

14. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno.

Si es positiva registra el traslado interno y las convalidaciones, y realiza un recálculo de los indicadores académicos.

15. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones

para que actualice la escala de pensión del alumno.

16. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de pensión del alumno.



23. PROCESO DE TRASLADO INTERNO

Registro de solicitud de traslado interno Evaluación de solicitud de traslado interno Registro de traslado interno

Dire

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Oficin

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de

F.O

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Se

cre

tarí

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ca

dé

mic

a

de

F.R

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lum

no

Inicio

1. Solicitar traslado

interno

2. Registrar

solicitud

3. Notificar a

facultad de origen y

a oficina de

pensiones

5. Programar

entrevista

6. Entrevistar a

alumno y registrar

comentarios

7. Confirmar

recepción de

notificación

8. Convalidación

4. Evaluación

socioeconómica

9. Programar

entrevista

10. Entrevistar

alumno y registrar

comentarios

11. Comunicar

respuesta

13. Firmar

acuerdo de

traslado interno

14. Registrar

respuesta del

alumno

15. Notificar a

oficina de

pensiones

16. Actualizar

escala de pensión

del alumno

Fin

12. ¿Acepta

traslado interno?

SI

NO



PROCESO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS - P.ACA.PRE.24

A. OBJETIVO Dejar a un alumno, que ya estudia en alguno de los programas académicos de la universidad, en condiciones de iniciar sus estudios en otro(s) programa(s) o especialidad(es).

B. NARRATIVA

REGISTRO DE SOLICITUD

1. Generar solicitud: El alumno que desee estudiar a la vez en más de un programa académico/especialidad, debe enviar una solicitud de estudios simultáneos a la secretaría académica del centro al que pertenece el programa en el que también desea estudiar.

Los requisitos para solicitar estudios simultáneos están especificados en las normas académicas.

2. Registrar solicitud: La secretaría académica referida en el punto anterior registra la solicitud, junto a las observaciones y/o comentarios que crea convenientes.

3. Notificar inicio de trámite: Una vez registrada la solicitud, la secretaría académica notifica el

inicio de trámite a la oficina de pensiones y al programa o a los programas en los que actualmente estudia el alumno.

4. Responder notificación: La secretaría académica del programa al que pertenece el alumno confirma la notificación, y registra sus observaciones y/o comentarios.

La oficina de pensiones también confirma la notificación recibida.


5. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica y envía la posible escala de pensión a la secretaría académica del otro programa en el que el alumno quiere estudiar.

6. Convalidación: Una vez que la secretaría académica mencionada en el punto anterior haya recibido las confirmaciones referidas en el punto 4, convalida las asignaturas del solicitante, de acuerdo a las pautas del proceso de convalidación. Al final de este proceso, la secretaría académica define la lista de asignaturas que el alumno solicitante puede convalidar en su posible nuevo programa académico, y se la comunica al director de programa.

7. Coordinar entrevista: Definida la lista de asignaturas que se puede convalidar, la secretaría académica, coordina una entrevista entre el alumno y el director del programa académico en el cual aquél desea estudiar. El objetivo de la entrevista es informar al solicitante sobre las características de este programa académico.

8. Realizar entrevista y comunicar respuesta: Durante la entrevista, el director de programa comunica al alumno la respuesta a su solicitud y le indica los términos bajo los cuales se le recibirá en el programa: ciclo en que debe matricularse, asignaturas que puede convalidar,



carga académica que debe cursar para completar el plan de estudios, y la posible escala de pensión. REGISTRO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS

9. ¿Acepta estudios simultáneos?: El alumno decide si emprende o no los estudios simultáneos; si opta por estos estudios simultáneos, procede según lo indicado en el punto 10. De lo contrario, se sigue las pautas detalladas en el punto 11.

10. Firmar acuerdo de estudios simultáneos: Después de conocer y aceptar oficialmente el acuerdo de estudios simultáneos, el alumno tiene un plazo definido para firmarlo. Cumplido este plazo, pierde vigencia el acuerdo emitido. El plazo para firmar el acuerdo está definido en las normas académicas.

11. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno. Si es positiva, registra los estudios simultáneos y las convalidaciones, y realiza un recálculo de los indicadores académicos; deja al alumno apto para que participe en el proceso de matrícula del siguiente periodo académico.

12. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para que actualice la escala de pensión del alumno.

13. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión actualizada.

24.PROCESO DE ESTUDIOS SIMULTÁNEOS

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de estudios simultáneos

Dire

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otr

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rog

ram

as

Alu

mn

o

13. Actualizar

escala de pensión

Inicio

Fin

1. Generar

solicitud

2. Registrar

solicitud

3. Notificar inicio

de trámite

4. Responder

notificación

7. Coordinar

entrevista

8. Realizar entrevista

y comunicar

respuesta

5. Evaluación

socioeconómica

6. Convalidación

SI

NO

11. Registrar

respuesta del

alumno

10. Firmar

acuerdo de

estudios

simultáneos

9. ¿Acepta

estudios

simultáneos ?

12. Notificar a

oficina de

pensiones



PROCESO DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL - P.ACA.PRE.25

A. OBJETIVO

Evaluar y registrar el intercambio solicitado por un alumno para estudiar en una universidad que mantiene convenio con la UDEP.

B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD DE INTERCAMBIO

1. Solicitar intercambio: El alumno solicita a través del sistema el intercambio estudiantil.

2. Registrar solicitud: Secretaría académica del centro involucrado recibe la solicitud en el

sistema y, tras verificar los requisitos, la registra junto a sus comentarios y observaciones; después notifica al director de programa correspondiente.

Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas.

EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE INTERCAMBIO

3. Evaluar solicitudes: El director de programa, en coordinación con el director de estudios,

evalúa la solicitud y determina la factibilidad del intercambio. 4. Definir carga académica a asignar: El director de programa, en coordinación con los

directores de departamento, evalúa y define en el sistema la carga académica que el alumno llevaría en la universidad receptora. Para esto, puede basarse en tablas de convalidaciones externas, si es que están registradas las asignaturas correspondientes. Después de la evaluación, estas tablas deben ser actualizadas.

5. Entrevistar a alumno: Como parte de la evaluación, el director de programa entrevista al

alumno. En esta entrevista puede informarle la carga académica que llevará en la universidad receptora.

6. Registrar resultados de evaluación: Después de la entrevista, el director de programa

determina si el alumno puede o no acceder al intercambio; registra este resultado en el sistema.

7. Definir solicitudes aceptadas: El Consejo de facultad determina finalmente si la solicitud es aceptada, en función a los resultados de la evaluación registrados por el director de programa.

8. Publicar solicitudes aceptadas: Secretaría académica publica la lista de solicitudes de

intercambio aceptadas, junto a la carga académica que llevarán los alumnos en las universidades receptoras.



REGISTRO DE INTERCAMBIO

9. Confirmar intercambio: Si el alumno desea concretar el intercambio debe confirmar su pedido a través del sistema.

10. Registrar intercambio: Secretaría académica registra la confirmación del alumno y programa el intercambio. Cuando el alumno inicie el intercambio correspondiente, se modificará su estado académico.

11. Notificar a universidad receptora: Secretaría académica notifica a la universidad receptora

sobre el intercambio aprobado.

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

12. Gestión académica de la universidad receptora: El alumno participa regularmente en los procesos de gestión académica de la universidad receptora.

13. Enviar calificaciones a secretaría académica: La universidad receptora envía a la secretaría

académica de origen el reporte oficial con las calificaciones del alumno. Excepcionalmente, para no retrasar el desarrollo de las actividades académicas del estudiante, y en caso la universidad receptora aún no haya enviado el reporte oficial de calificaciones, la secretaría académica considerará las calificaciones que el alumno indique a su retorno.

14. Registro de calificaciones obtenidas: Concluido el intercambio, secretaría académica recibe las calificaciones enviadas por la universidad receptora y las registra en el sistema. Después del registro, se cambia el estado académico del alumno, para indicar su retorno a la Universidad de Piura.



25. PROCESO DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL

Registro de solicitud de

intercambio

Evaluación de solicitud de

intercambioRegistro de intercambio Actualización de información

Co

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aca

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Se

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aca

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no

Inicio

2. Registrar

solicitud

3. Evaluar

solicitudes

4. Definir carga

académica a

asignar

5. Entrevistar

a alumno

6. Registrar

resultados de

evaluación

10. Registrar

intercambio

14. Registro de

calificaciones

obtenidas

Fin

12. Gestión

académica de la

universidad

receptora

1. Solicitar

intercambio

8. Publicar

solicitudes

aceptadas

7. Definir

solicitudes

aceptadas

9. Confirmar

intercambio

11. Notificar a

universidad

receptora

13. Enviar

calificaciones a

secretaría

académica



PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO - P.ACA.PRE.26

A. OBJETIVO Migrar la información académica de un alumno, desde el plan de estudios que cursa actualmente a un nuevo plan de estudios vigente o que entrará en vigencia.

B. NARRATIVA

ACTUALIZACIÓN INICIAL DE PLAN

1. Solicitar actualización de plan de estudios de los alumnos: El director de programa solicita a la secretaría académica la actualización del plan de estudios de los alumnos, según el nuevo plan del programa académico.

Secretaría académica también puede iniciar la actualización cuando el proceso es invocado por el proceso de reincorporación académica de un exalumno.

2. Convalidación: Si el cambio del plan de estudios incluye un cambio en la malla curricular, se invoca al proceso de convalidación para definir la equivalencia entre las asignaturas de ambas mallas.

3. Actualizar planes de estudios: Secretaría académica actualiza los planes de estudios de los

alumnos y/o exalumnos, incluyendo la actualización por el cambio de malla curricular y la actualización por los otros requisitos que exige el plan de estudios.

En esta actualización, el sistema podría generar observaciones que secretaría académica envía al director de programa respectivo.

AJUSTE A LA ACTUALIZACIÓN

4. Revisar observaciones de planes de alumnos: El director de programa recibe y revisa las

observaciones enviadas por la secretaría académica.

5. Ajustar planes de estudios: En base a las revisiones, el director de programa realiza los ajustes a los planes de estudios de los alumnos.

El director de programa puede asignar esta tarea a la secretaría académica.



26. PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIOS DEL ALUMNO

Actualización inicial del plan Ajuste a la actualización

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2. Convalidación3. Actualizar

planes de estudios

Fin

1. Solicitar

actualización de

plan de estudios

de los alumnos

5. Ajustar planes

de estudios

4. Revisar

observaciones de

planes de

alumnos



PROCESO DE INCORPORACIÓN ACADÉMICA - P.ACA.PRE.27 A. OBJETIVO

Dejar al postulante admitido con reserva de primera matrícula en condiciones de iniciar sus estudios en el periodo académico que va a iniciarse.

B. NARRATIVA


1. Presentar solicitud: El postulante admitido presenta ante la oficina de admisiones la solicitud de incorporación.

2. Registrar solicitud: La oficina de admisiones recibe la solicitud y verifica en el sistema que el

solicitante no haya perdido su vacante; es decir, que sea un postulante admitido con reserva de primera matrícula. Si es así, registra la solicitud; de lo contrario, comunica al solicitante que no puede presentar una solicitud de incorporación académica, y el proceso finaliza.

3. Notificar inicio de trámite: Registrada la solicitud de incorporación, la oficina de admisiones notifica el inicio del trámite a la oficina de pensiones, para que realice la evaluación socioeconómica.


4. Evaluación socioeconómica: Una vez recibida la notificación, la oficina de pensiones inicia el proceso de evaluación socioeconómica destinada a definir la escala de pensión que se asignaría al postulante admitido.

Oficina de pensiones envía la posible escala de pensión a la oficina de admisiones para que la comunique al solicitante.

5. Comunicar respuesta a solicitud: La oficina de admisiones programa una entrevista con el

postulante admitido y sus apoderados, para informarles la escala de pensión que se asignaría en caso de concretarse la incorporación.

REGISTRO DE RESPUESTA

6. Registrar respuesta: El postulante decide si finalmente acepta o no incorporarse como

alumno de la universidad, y la oficina de admisiones registra su respuesta en el sistema. Si el postulante decide incorporarse, debe firmar el acuerdo de incorporación para hacer efectivo su ingreso a la universidad. Luego de la firma del acuerdo, la oficina de admisiones modifica el estado académico del solicitante: de “postulante admitido con reserva de primera matrícula” lo cambia a “postulante admitido apto para la matrícula”; indica también el período en que se va a realizar la incorporación. El postulante tiene un plazo establecido en las normas académicas para decidir si acepta o no incorporarse.



7. Notificar respuesta: La oficina de admisiones notifica a la oficina de pensiones la respuesta del postulante.

8. Actualizar escala de pensión: Una vez conocida la respuesta del solicitante, la oficina de

pensiones actualiza la escala de pensión. Si no se concreta la incorporación, la oficina de pensiones registra en el sistema la escala de pensión actualizada, con el fin de conservar los resultados de las evaluaciones socioeconómicas efectuadas al solicitante. Si el postulante decide incorporarse, la oficina registra la escala de pensión correspondiente y

actualiza la lista de personas aptas para la matrícula, que es enviada a los centros de pago. El

postulante admitido queda en condiciones de realizar el pago de la matrícula y de las

pensiones mensuales.

27. PROCESO DE INCORPORACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de respuesta

Oficin

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en

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Po

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Inicio

1. Presentar

solicitud

2. Registrar

solicitud

3. Notificar inicio

de trámite

5. Comunicar

respuesta a

solicitud

6. Registrar

respuesta

7. Notificar

respuesta

8. Actualizar

escala de pensión

Fin

4. Evaluación

socioeconómica



PROCESO DE REINCORPORACIÓN ACADÉMICA - P.ACA.PRE.28

A. OBJETIVO

Dejar en condiciones de volver a ser alumno de la Universidad de Piura a un exalumno que no ha sido separado definitivamente y que solicita la reincorporación.

B. NARRATIVA


1. Presentar solicitud: El exalumno genera en el sistema la solicitud de reincorporación académica y la envía a la secretaría académica de su centro; en la solicitud debe indicar la modalidad de reincorporación. Los requisitos para solicitar la reincorporación académica están especificados en las normas académicas.

2. Registrar solicitud: La secretaría académica registra la solicitud en el sistema, junto con sus comentarios sobre la información académica y disciplinaria del solicitante.

3. Notificar inicio de trámite: Una vez que ha registrado la solicitud, la secretaría académica

notifica al director de programa y a la oficina de pensiones para que efectúen la evaluación correspondiente.


4. Evaluación socioeconómica: La oficina de pensiones realiza la evaluación socioeconómica

destinada a definir una escala de pensión actualizada para el solicitante.

Después de definir la escala de pensión, oficina de pensiones envía este dato al centro académico para que lo comunique al exalumno, en caso de que sea aceptada su reincorporación.

5. Evaluar solicitud: Paralelamente a la evaluación socioeconómica, el director de programa – de ser el caso, en coordinación con el Consejo de Facultad - evalúa la solicitud de reincorporación, tomando en cuenta las observaciones y comentarios de la secretaría académica, y define si acepta o no la reincorporación. De ser necesario para la evaluación de la solicitud, se contactará al asesor del exalumno.

Si se hubiera modificado el plan de estudios durante el tiempo que el solicitante no estudió en la universidad, la secretaría académica invoca el proceso de actualización del plan de estudios del alumno.

En los casos de reincorporación por separación temporal, la dirección del centro debe realizar una evaluación más detallada de la solicitud y llevar a cabo una entrevista con el exalumno y sus apoderados. Esta entrevista es programada por secretaría académica.



Si la dirección del centro admite la solicitud, define en un acuerdo de dirección las condiciones bajo las que se acepta la reincorporación del exalumno.

6. Comunicar respuesta: En los casos de reincorporación ordinaria, es secretaría académica la

que se entrevista con el solicitante y le comunica lo decidido en el acuerdo de dirección.

En los casos de reincorporación por separación temporal, es el director de programa quien comunica al exalumno, la respuesta a su solicitud. Si la solicitud es aceptada, se comunica al exalumno las condiciones de reincorporación y la escala de pensión actualizada. Si la dirección del centro no acepta la reincorporación, el director de programa comunica esta decisión al exalumno y le explica los motivos por los que no fue aceptada su solicitud.

REGISTRO DE REINCORPORACIÓN

7. ¿Acepta reincorporación?: Luego de conocer las condiciones de la reincorporación -si las

hubiera-, el exalumno decide si finalmente se reintegra o no a la universidad; si elige hacerlo, procede según lo que indica el punto 8. De lo contrario, se efectúa lo indicado en el punto 9.

8. Firmar acuerdo de reincorporación: Después de recibir la respuesta, el exalumno tiene un

plazo definido para firmar el acuerdo de dirección y realizar el pago de los derechos académicos correspondientes. Cumplido este plazo, el acuerdo pierde vigencia. El plazo para firmar el acuerdo está definido en las normas académicas.

9. Registrar respuesta: Secretaría académica registra la respuesta del exalumno. Si la respuesta es positiva, se registra la reincorporación y las convalidaciones correspondientes, quedando el alumno en condiciones de matricularse en el período académico que va a iniciarse. El procedimiento continúa con lo anotado en el punto 10. Si la respuesta es negativa, el proceso finaliza.

10. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para que actualice la escala de pensión del alumno reincorporado.

11. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión actualizada.



28. PROCESO DE REINCORPORACIÓN ACADÉMICA

Registro de solicitud Evaluación de solicitud Registro de reincorporación

Oficin

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no

Inicio

1. Presentar

solicitud

2. Registrar

solicitud

3. Notificar inicio

de trámite

5. Evaluar

solicitud

6. Comunicar

respuesta

SI

9. Registrar

respuesta

11. Actualizar

escala de pensión

Fin

4. Evaluación

socioeconómica

7. ¿Acepta

reincorporación?

8. Firmar acuerdo

de reincorporación

NO

10. Notificar a

oficina de

pensiones

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS

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Transcript of MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS