Manual de procesos académicos

Manual de procesos académicos

Registro UNAULAAdmisiones y

Con este manual el estudiante encontrará una guía para los procesos académicos de matrícula, utilizando su plataforma Ulises y aquellas

herramientas dispuestas por la Universidad.

¿Cómo entender mi código?

Su código está compuesto por 12 números. Ejemplo. 201310001101, y éste a su vez, se interpreta de la siguiente manera:

2013: Año en que ingresó1 ó 2: Semestre de ingreso0, 2, 3, 4 ó 5: (0: Estudiante nuevo, 2: Estudiante de transferencia interna, 3: Estudiante de transfe-rencia externa, 4: Estudiante de reingreso)001: Consecutivo de inscripción101: Código del programa

1.

A.B.C.

D.E.

A B C D E

2013 1 0 001 101

¿Cómo encontrar mi código?

Su código lo puede encontrar en el carnet de estudiante

Luciano Ramírez OlarteFacultad de Derecho

201310001101 O+

1.

2. Ingresando al módulo Ulises y siguiendo la ruta:consultas/estados

4 5

Intersemestrales

Los estudiantes que deseen matricular cursos intersemestrales, deberán tener en cuenta lo siguiente:

Los cursos cumplirán las intensidades, horarios y créditos establecidos previamente en los currículos.Los cursos intersemestrales tendrán los mismos efectos de una materia cursada en un periodo académico normal. Dichos cursos se declararán “perdidos por inasistencia”, cuando el estudiante deje de asistir al 30 % o más de las labores académicas presenciales programadas.los cursos antes mencionados son habilitables y se ajustan en lo establecido en el Artículo 53 del Reglamento Académico.La nota del curso intersemestral no se tomará en cuenta para establecer promedio académico del respectivo período.

Nota: Tomado del Reglamento Estudiantil

Procedimiento de matrículas de intersemestrales

La matrícula de intersemestrales se harán en las fechas estipuladas en el calendario académico vigente

El estudiante debe pedir el formato de intersemestrales en la secretaría de la Facultad y debe ser tramitado de manera personal y mostrando el respectivo carnet. Dicho formato debe quedar diligenciado completamente por el estudiante.

Los estudiantes de la Facultad de Derecho y de la Facultad de Contaduria Pública, encontrarán en sus bloques, personal que les matriculará los intersemestrales, estos apoyarán el proceso de 8:00 a.m. a 10:00 a.m. y de 5:00 p.m. a 7:00 p.m.

Los estudiantes de las demás facultades deberán realizar el proceso de matrícula de intersemestrales en el Departamento de Admisiones y Registro.

El estudiante que vaya a presentar intersemestral deberá 6 7

Habilitaciones

presentar el recibo de pago cancelado a su respectivo docente.

La liquidación para pago de intersemestrales aparecerá en Ulises al día siguiente de su matrícula, debe tener en cuenta la fecha de pago. Para consultar su liquidación debe seguir la ruta en Ulises: Consultas - Liquidaciones - Período vigente - Código estudiante - Consultar. Para tener en cuenta:

Por reglamento académico todo estudiante sólo puede habilitar dos materias por período.Para poder habilitar una materia la nota del 100%, no debe ser inferior a 2.00.La habilitación genera costos pecuniarios a favor de la universidad

Procedimiento:

Diligenciar el formato de habilitación, el cual debe realizarlo SÓLO UNA VEZ, es decir, si el estudiante habilita dos materias, éstas tendrán que estar incluidas en el mismo formato.

Importante:

Si un estudiante matriculó un intersemestral y decidió no cursarlo o no pagar la liquidación, debe hacer la notificación a la oficina de créditos estudiantiles y después dirigirse a admisiones y registro para eliminar la materia, pues dicha liquidación y asignatura impedirá su matrícula general para el siguiente semestre académico.

8 9

Proceso de matrículaLa entrega del respectivo formato debe ser personal y en las instalaciones dispuestas para ello. Allí las personas encargadas, verifican si el estudiante académicamente está en condiciones para realizar su habilitación.

Al estudiante, en condiciones de habilitar, se le entrega una liquidación con la que debe pagar, presentándola en los bancos autorizados.

Recuerde: las habilitaciones se realizarán segun el calendario académico vigente. Si no realiza el pago de la liquidación no podrá presentar la habilitación.

Al momento de presentar su exámen, el estudiante debe entregar al docente una copia del recibo de pago por cada habilitación que presente, el cual le da garantia de estar en condiciones académicas de presentarlo. Sin éste recibo el docente NO PODRÁ permitirle al estudiante la presentación del exámen.

1. Registro de materias

2. Selección de horario de las materias registradas y confirmación del horario.

A continuación se describe el proceso para realizar la matrícula, el cual consta de los siguientes pasos:

10 11

Registro de materias

Consultas Matrículas Solicitudes Contáctenos AyudaEnlaces de Interés

ULISESInformación Académica para Estudiantes

Registrar MateriasSeleccionar HorarioReajuste




1.

2.

Click para consultar informacíon sobre

matrículas

Click en “Registrar Materias”

Consultas Matrículas Solicitudes Contáctenos Ayuda

Aceptar

Enlaces de Interés



Semestre20131 Derecho2001310001101

Registro de MateriasRealizar registro

Código Programa

Click para ingresaral programa3.

Consultas Matrículas Solicitudes ContáctenosEnlaces de Interés



Registro de MateriasMaterias Registradas

MateriaTotal 00

Créditos UMES Prerrequisitos

Agregar materia Volver

Click para empezar a agregar materias

4.

Semestre:Código Estudiante:Nombre:Tipo de Documento:Pensum:Número Máximo de Créditos por Semestre:

20091200429101111LucianoCC2004120

12 13

Materias que puede Registrar3CB0036 METODO ESTADISTICOS (COM.SOCICréditos

Agregar materia Volver a materias registradas

Agregar materia Volver a materias registradas5.

EnfasisRuta de HumanidadesComplementariasMaterias que se encuentran cursando en el semestre ActualOtra (excepciones Autorizadas)

Para verificar o registrar la linea de Enfasis haga Click Aqui

3DE0086 REGIMEN Y SITEMA POLITICO 4ECO159 MACROECONOMIA (D.CP.CC) REFORMA3HL0009 TEORIA DEL ACTO COMUNICATIVO (C.S, C.POL)

Se puede agregar varias materias

al tiempo

Materias Prerrequisitos3CB0036 METODO ESTADISTICOS (COM.SOCICréditos UMES

Agregar materia Eliminar materia Volver Confirmar registro6.

3DE0086 REGIMEN Y SITEMA POLITICO 2HL0036 SOCIOLOGIA POLITICA3

4003HL0009 TEORIA DEL ACTO COMUNICATIVO (C.S, C.POL)

HL0803 INTRODUCCION (OBLIGATORIA)

BILINGUISMO 40 PUNTOSHL0009 TEORIA FILOSOFIA (OBLIGATORIA)

Click para seleccionar otras

materias


20091200429101111LucianoCC2004120 Materias Prerrequisitos

3CB0036 METODO ESTADISTICOS (COM.SOCICréditos UMES

Agregar materia Eliminar materia Volver Confirmar registro8.





Click si hemos terminado y queremos confirmar el

registro de materias


20091200429101111LucianoCC2004120

14 15

7.

Semestre:Código Estudiante:Nombre:Número Máximo de Créditos por Semestre:Número de Créditos Registrados:Clasificación de la Materia

20091200429101111Luciano2010

Registro de MateriasMaterias que puede Registrar

Agregar materia Volver a materias registradas

Seleccionamos la clasificación

Básica ObligatoriaSeleccione una opción

EnfasisOtra

Básica Obligatoria

para verificar o registrar la Línea de Énfasis haga Click AQUÍ

Selección de horario

16 17

Consultas Matrículas Solicitudes Contáctenos Ayuda

Conozco y acepto las Condiciones

Enlaces de Interés


Semestre20131 Derecho2001310001101

Código Programa

Click para continuar3.Consultas Matrículas Solicitudes ContáctenosEnlaces de Interés


Click para consultar información sobre

matrículas1.

Materias Prerrequisitos3CB0036 METODO ESTADISTICOS (COM.SOCICréditos UMES

Eliminar materia Agregar materia VolverSeleccionar grupos4.





Click en seleccionar grupos, para asignarle grupo a la

materia que está seleccionada en la lista


20091200429101111LucianoCC2004120




Click en seleccionar horario 2.

19

Volver a materias registradas

5.

Buscar los grupos de las materias que esten

pendientes por seleccionarSemestre:Código Estudiante:Nombre:Materia

20091200429101111Luciano



Seleccionar Horario

CB0211 - MATEMÁTICAS 1 - GRUPO Pendiente de SeleccionarCB0211 - MATEMÁTICAS 1 - GRUPO Pendiente de SeleccionarDEO120 - DERECHO EMPRESARIAL - GRUPO Pendiente de SeleccionarF10116 - MAREMATICAS FINACIERAS - GRUPO Pendiente de Seleccionar

Buscar grupos

Volver a materias registradas

6.Click para buscar grupos

Semestre:Código Estudiante:Nombre:Materia

20091200429101111Luciano

Seleccionar Horario

CB0211 - MATEMÁTICAS 1 - GRUPO Pendiente de Seleccionar

18

Seleccionar Cancelar

Grupo

Magistral - Reforma

Horario Tipo de curso

7.

Código Estudiante:Nombre:Materia

200429101111LucianoCB0211 - MATEMATICAS 1

001Sede

Fuera de la sede

De 2009019 a 200900523

SIN DEFINIR

Día

M 09:00 12:00 16204

Aula Fechas ProfesorH.Inicial

H.Final

Seleccione el horario que desee. Debe tener presente que es compatible con los horarios

seleccionados de otras materias

Seleccionar Cancelar

Grupo

Magistral - Reforma

Horario Tipo de curso

8.001

Sede

Fuera de la sede

De 2009019 a 200900523

SIN DEFINIR

Día

M 09:00 12:00 16204

Aula Fechas ProfesorH.Inicial

H.Final

Click para continuar

La selección de horario ha terminado exitosamente11.

FinanciaciónPara solicitar crédito con la Institución se debe seguir el siguiente proceso:

El estudiante debe diligenciar una Solicitud de Crédito Estu-diantil. La puede encontrar en su correo institucional o en la página web de la Universidad siguiendo la ruta http://www.unaula.edu.co/dependencias/bienestar/formatos

La solicitud debe ser entregada en la Oficina de Crédito, anexando la fotocopia del documento de identidad (200%). Esto con el fin de tener la papelería lista para firmar el pagaré.

Es de anotar que al momento de diligenciar la solicitud, el estudiante puede tener deuda, pero a la hora de firmar el pagaré, debe estar a paz y salvo con la Institución.

20 21


Al seleccionar el horario, de la última materia, el sistema permite confirmar el horario

y terminar el proceso

CB0211 - MATEMÁTICAS 1 - GRUPO Seleccionado 010

Seleccionar de HorarioSemestre:Código Estudiante:Nombre:Materia

20091200429101111Luciano

Volver a materias registradas Confirmar selección de horario9.


Confirmar la selección para que quede asignado al

horario

CB0211 - MATEMÁTICAS 1 - GRUPO Seleccionado 010

Seleccionar de HorarioSemestre:Código Estudiante:Nombre:Materia

20091200429101111Luciano

Volver a materias registradas Confirmar selección de horario10.

Generar documento

Los intereses que se aplican en la financiación son del dos porciento (2%) mensual, sobre saldos adeudados.

Las formas de pago son a convenir con la Oficina de Crédito de la Universidad.

Es condición obligatoria estar a paz y salvo por todo concepto con la Universidad para poder acceder a la financiación.

El pagaré se firma en la Oficina de Crédito, y para entonces; ya debe haber realizado el registro de materias y confirmado el horario que va cursar en el semestre lectivo.

Después de firmar el pagaré, se le entrega una liquidación por el valor del seguro y el derecho de matrícula; valores que no son financiables. Solamente cuando estos valores sean pagados quedará matriculado, ANTES NO, y no aparecerá en listas de clase.

Recuerde que si su liquidación sale sólo por la orden de matrícula y seguro estudiantil, ésta debe ser pagada en las fechas establecidas del documento, de lo contario no quedará matriculado.

Pueden acceder a financiación sólo estudiantes antiguos y reingresos de Unaula.

Los estudiantes nuevos y de transferencia externa no tienen derecho a financiación.

22 23

Para los estudiantes activos ya se encuentra disponible la solicitud de certificados a través de su plataforma académica ULISES. A continuación se describen los pasos a seguir:

Paso 1:

Ingresar a la plataforma ulises, por la pagina web de la Universidad o siguiendo la ruta: sai.unaula.edu.co/ulises-ualSeleccione la pestaña solicitudesOpción certificados generalesSolicitud de certificadosSeleccione el certificado requerido, teniendo en cuenta, si usted es anualizado o semestralizadoSeleccione el número de copiasAgregue, en el campo observaciones, la información que usted necesita, la cual estará dispuesta a verificación

Paso 2:

Confirmar el proceso para generar la liquidación, recuerde que esta puede ser cancelada por comercio electrónico o simplemente imprimir la liquidación en máquina láser y con ella pagar en los bancos autorizados que aparecen especificados en la misma. Una vez verificado el pago por parte de Admisiones y Registro se procederá a expedir el certificado; lo debe reclamar dos (2) días después de efectuado el pago.

Paso 3:

Los estudiantes deben presentar el carnet y los graduados o retira-dos el documento de identidad, además, debe traer copia del recibo de pago.Si se autoriza a un tercero para reclamar el certificado, se debe entregar la fotocopia del documento de identidad tanto del dueño del certificado como del autorizado y el permiso por escrito.

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Certificados

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Reajuste

El proceso de reajuste está diseñado para complementar el proceso de matrícula académica, este se habilita en las fechas estipuladas según el calendario académico. Su función es adicionar o retirar materias teniendo en cuenta lo dispuesto en el Reglamento Aca-démico. Además, si un estudiante requiere cambiar el horario de alguna de las materias pagadas en la liquidación de matrícula, debe realizar los siguientes pasos:

Ingresar al módulo UlisesSeleccionar la pestaña matrículasSeleccionar la opción reajusteSeleccionar la opción retiro de materia; es aquí donde seleccionamos la materia que debemos cambiar el horario y se confirma el retiroSeleccionar adicionar materiaAgregar la materia que se eliminó en paso anteriorEscoger el horario deseado y confirmar el cambio, este paso es muy importante, ya que si no se encuentra el horario deseado

debemos escoger el que ya se tenía por defecto, e intentar el proceso de nuevo hasta conseguir el cambio.

Recuerde: que si usted no confirma el cambio de la materia, no le quedará matriculada, lo que implicaría que no aparecería en listas de clase.

Si usted realiza cambio de horario, adiciones o retiros de materias debe consultar que no se generen liquidaciones pendientes de pago, esto lo debe consultar siguiendo la ruta: Consultas - Liquidaciones - Período vigente - Código estudiante - Consultar.

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Consultas Matrículas Solicitudes ContáctenosEnlaces de Interés


NúmeroPrefijoPeriodo02736511520122

20122 115 032335PAGGEN

ReajusteReajuste

Proceso Estado

Consultar estado

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Pasos para pagar con cheque

Debe tener en cuenta que el proceso se realiza con el documento que ha generado el sistema, para ello debe seguir los siguientes pasos como lo muestra la imagen:

Relacione el código del banco, este aparece en el cheque con el cual va a realizar el pago.Relacione el número del cheque.Si usted tiene varios cheques, puede relacionar hasta 3 cheques en el formatoPuede combinar tanto efectivo, como pago en chequesRelacione el valor del cheque.

1.

2.3.

4.5.

1 2 345

29

30 31

Cómo recuperar la clave y usuario del correo Institucional?

Usted debe dirigirse a la Dirección TICS, con el respectivo carnet actualizado, allí un funcionario del departamento le atenderá y después de las verificaciones de seguridadse le relacionará dicha información.

Cómo recuperar la clave y usuario de la plataforma académica ULISES?

Debe ingresar a la pagina www.unaula.edu.coDebe seguir la siguiente ruta: Canales - Estudiantes- Mesa de AyudaDebe diligenciar el formulario completamente, el tipo de caso debe ser “Módulos Sistemas Académico Integrado(Ulises, Sirena, etc)” y en la descripción debe relacionar la solicitud de recordar el usuario.Usted tendrá respuesta alrededor de 3 días hábiles.

Conociendo el Usuario, debe ingresar a la página de la uni-versidad www.unaula.edu.co siguiendo la siguiente ruta: Canales - Estudiantes - Obtenga o cambie su clave SAI, ustedingresará a la plataforma Mercurio, donde se le pedirá que diligencie el documento de identidad y la fecha de cumpleaños.Dar click en recordar claveUsted recibirá en el correo que tenga asociado en el sistema(Puede ser el institucional oel que haya relacionado en la inscripción) la contraseña para el ingreso.

Nota: si no le llega la información debe seguir el paso de recuperación de correo Institucional.

32 33

¿Cómo Tramitar el carnet?

Si usted es un estudiante antiguo y ha extraviado o quiere renovar el carnet estudiantil, debe seguir los siguientes pasos:

Tramitar el denuncio ante las autoridades competentes.Consignar el valor vigente para el tramite en las cuentas habilitadas por la UniversidadCon la respectiva consignación debe dirigirse a la caja de la Universidad para asentar el pago, allí le entregarán los los recibos correspondientes.Dirigirse a la Dirección TICS, entregando la copia del denuncio y el respectivo recibo de pago. Puede llevar su fotografía en fondo blanco, tamaño documento o si lo prefiere allí le tomarán la foto para el respectivo carnet.Se le entregará el carnet inmediatamente y debe dirigirse a su facultad para adicionarle el sticker de vigencia.

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