Es un documento que contiene las diferentes TAREAS y la descripción de las ACTIVIDADES, que deben seguirse en la realización de las funciones de una UNIDAD ADMINISTRATIVA

PROCESOS

Están conformados

ACTIVIDADES

TAREAS

Las realiza el Son determinadas por la

MANUAL DE LA

ORGANIZACIÓN

MANUAL DE FUNCIONES

DE PROCESOS

DE

PR

LAS PERSONAS ENCARGADAS

EN LAS DIFERENTES

ÁREAS ORGANIZACION

ALES

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión:

Elab.:

Entrega:

Pág.:

LISTADO DE PROCESOS

MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS CÓDIGO

Es una herramienta administrativa que permite visualizar con claridad todo lo que

contiene un proceso

Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar.

Describe en forma general la

funciones que desempeñan las

diferentes unidades

administrativas dentro de la

organización.

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Descripción del Procedimiento

Pasos a seguir

UNIDAD DE COMPRA-VENTA

Se detalla las actividades en cada unidad

administrativa

UNIDAD DE TRANSPORTE

UNIDAD DE PRODUCCIÓN

UNIDAD DE CONTRALORÍA Y

TESORERÍA

ÁREAS ADMINISTRATIV

AS

DENOMINACIÓN DEL SEGUNDO

PROCEDIMIENTO

ANEXOS

GLOSARIO DE TÉRMINOS

REGISTRO O CODIFICACIÓN

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOPOLÍTICAS DE

OPERACIÓN , NORMAS Y

LINEAMIENTOS PROPÓSITO

DENOMINACIÓN DEL PRIMER

PROCEDIMIENTOMARCO JURÍDICO

OBJETIVO DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN

ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INDICE

PORTADA

La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro.

Objetivo del Manual Suministrar información sobre los diferentes

procesos de una organización. Dichos manuales deben ser realizados por cada

departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

Facilita los labores de auditoría• La Evaluación

El control Interno

• Y su vigilancia

Con el análisis del manual de procedimientos podemos remediar las fallas existente de una manera pronta y oportuna antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

SE ELIMIN

A

Confusión en las

responsabilidades

Incumplimiento de las normas

establecidas

Un control ineficaz de

las actividades

La duplicidad del

esfuerzo humano

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

a) IDENTIFICACIÓN

b) INDICE O CONTENIDODIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINASMANUAL DE PROCESOS

INDICE PAGINAPresentación ...................................................................................................................... 1Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2Funciones del Departamento ........................................................................................... .3Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8 • Introducción • ObjetivoInventario de Procesos .................................................................................................... .11Selección de Procesos........................................................................................................11 • Tabla de PonderaciónDiseño de Procesos ......................................................................................................... .14Simbología ...................................................................................................................... ..16Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17

c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría General de la República; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos del Fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización.

Propósito que se pretende cumplir

con los procedimientos

Uniformar

Simplificar la responsabilidad

por fallas o errores

Facilitar las labores de auditoria

ControlarAumentar la

eficiencia gerencial

d) Objetivos de los procedimientos

e) Área de aplicación de los procedimientos

Esf

era

de a

cció

n

Ámbitos de aplicación Macro

Alcances Micro

f)Responsables

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Recursos Físicos y Contabilidad. RESPONSABLES: Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia solicitante del bien. ENTRADAS: Los activos fijos comprados y asignados.

ACTIVIDADES DEL PROCESO: • Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. • Realización de causación y registro del activo con su correspondiente código consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. • Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los comprobantes. • Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del activo. • Archivo original del comprobante.• Revisión en el modulo administrativo el registro del activo. • Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación en original o copia. • Archivo del acta de entrega.

SALIDAS: • Acta de entrega. • Comprobante de contabilidad.

CLIENTES: FODESEP.

FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS