Manual de Procedimientos Contables-Administrativos

Señor.¡Dichoso el ciudadano que bajo el escudo de las armas de sus mano ha convocado la soberanía nacional para que ejerza su voluntad absoluta!

Simón Bolívar

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS

SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS

CAJAS DE AHORRO, FONDOS DE AHORRO Y ASOCIACIONES DE AHORRO SIMILARES

CARACAS, MAYO DE 2007

SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORROENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL – TELÉFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve

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http://www.mf.gov.ve/


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS


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INTRODUCCIÓN

En el presente manual elaborado por la Dirección de Control y Fiscalización de la

Superintendencia de Cajas de Ahorro, conjuntamente con la colaboración de las firmas

Torres Torres & Asociados, tiene por objeto facilitar una herramienta de trabajo a las Cajas

de Ahorro, a fin de que las mismas dejen de erogar altos costos por su adquisición.

Por tal motivo esta Superintendencia se fijó como meta la publicación y distribución de este

trabajo de forma gratuita a todas las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de

Ahorro Similares inscritas en este Organismo.

En el mismo se indica en forma detallada los pasos a seguir para el registro de la

Contabilidad de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro

Similares, que se rigen por la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de

Ahorro Similares (Gaceta Oficial No 38.477 de fecha 12 de Julio de 2006) Dicho

procedimiento contable fue elaborado tomando en cuenta lo establecido en la normativa

legal vigente que rige el Código de Comercio de Venezuela, y las circulares No

01,02,03,04,05,06,07,08 y 09 emanadas de la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Así

mismo, servirá para informar a los miembros de los Consejos de Administración y de

Vigilancia, el procedimiento a seguir para el registro de la contabilidad, elaboración de los

Estados Financieros con saldos razonables, y toma de decisiones. Cabe destacar, que en

la medida que la Asociación establezca los controles necesarios, previstos en la normativa

legal vigente, y sus Estatutos, esto conllevará a la obtención de Ganancias de la

Institución, que se traduce en un beneficio para el afiliado. Es por ello, que sus

administradores tendrán que mantenerse vigilantes de las actuaciones que se efectúan y

que no están ajustadas a lo exigido por la citada normativa, a fin de efectuar las

correcciones de éstas en forma oportuna.


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I. DE LOS LIBROS CONTABLES Y SUS REGISTROS

1- El Artículo 32 del Código de Comercio, establece que se deben llevar los siguientes libros:

Diario Mayor De Inventario y Balance Auxiliares que considere conveniente.

2. Los Libros Diario y de Inventario antes de ponerse en uso, deben ser: presentados ante uno de los Organismos indicados a continuación: Tribunal, Registro Mercantil, Juzgado de la localidad, o la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su respectiva autorización.

3. En el libro Diario, se asentara día a día las operaciones que se efectúen en la Asociación, reflejando el deudor y el acreedor o se resumirán mensualmente, los totales de la operación conservando todos los documentos o soportes probatorios de las transacciones efectuadas día a día. (Artículo 34 del Código de Comercio.)

4. El libro de Inventario debe contener una descripción estimatoria de todos los bienes muebles e inmuebles y, de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculadas a la Asociación. El libro de Inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado de Ganancias y Perdidas, los cuales deberán estar firmados por los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia, respectivamente. (Articulo. 35 del Código de Comercio.)

5. Evitar cometer errores en los libros contables, tales como:

Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, tachaduras y enmendaduras. Borrar los asientos o partes de ellos. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los

libros. (Artículo 36 del Código de Comercio.)

6. Los errores y omisiones que se cometan al efectuar un Asiento de Diario, puede corregirse con la elaboración de un nuevo asiento, en la fecha en que se note la falta. (Artículo 37 del Código de Comercio.)

7. Además de los Libros Oficiales antes referidos, se deben Llevar Los siguientes auxiliares:

Libro de Caja Chica: Debe contener la relación de las facturas de los gastos con sus respectivas fechas y montos. Aquí se indica la fecha y monto de la reposición efectuada.


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De Bancos: Con relación a la cuenta corriente, esta debe contener todo lo ingresado por concepto de depósitos y notas de créditos, y de egresos correspondiente a la salida de cheques y notas de débitos. Igual tratamiento se le dará a las cuentas de ahorro.

Colocaciones e Inversiones: Contendrá información detallada de los instrumentos Financieros, tales como: banco emisor, monto invertido, fecha de emisión y vencimiento (plazo), tasa y beneficiario.

Préstamos por Cobrar: Debe contener información detallada de los tipos de préstamos que tiene cada afiliado y, las retenciones efectuadas por este concepto.

Cuentas por Cobrar: Debe reflejar información de las transacciones que originaron las mismas.

Aportes y Retenciones de socios por Cobrar. Debe indicar información de los montos adeudados por la empresa o ente Oficial.

Cuentas por Pagar. Debe transcribirse el detalle de todos sus compromisos u obligaciones contraídos por la Asociación.

De Activos Fijos: Debe contener información de los bienes muebles e inmuebles, indicando el monto y la fecha de su adquisición. Igualmente, se deberá controlar la depreciación de estos bienes, en este mismo libro.

De Ahorros Estatutarios, Voluntario y Oficial. En este libro se controlará la información referente a lo ingresado por concepto de ahorro estatutario y voluntario.

Control de inventarios: Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, que compren artículos para la venta deberán controlar dichos inventarios. Se debe dejar constancia del método de valoración de estos inventarios.


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II. FORMAS EN QUE PUEDEN SER REGISTRADA LA CONTABILIDAD

1. EN FORMA MANUAL

Ordenar archivos de documentos por mes. Todo registro contable debe estar debidamente soportado por los documentos, que originaron la operación.

Dar uso a los libros contables previstos en el artículo 32 del Código de Comercio, y llevar los mismos de acuerdo a lo señalado en los artículos 33, 34, 35, 36, 37 y 38 de la citada Ley.

Utilizar el Modelo de Cheque Voucher o Comprobante, el cual debe poseer una numeración en forma sucesiva. En este cheque se debe dejar evidencia como medida de control interno de la identificación legible de las personas quienes elaboran, revisan, contabilizan y aprueban las operaciones contables, así como también de su beneficiario, este último debe colocar su cédula de identidad. Se recomienda diseñar este formato con las respectivas casillas (VER ANEXO 1)

Colocar a los cheques los sellos de NO ENDOSABLE Y EL DE CADUCIDAD.

Utilizar el sello de ANULADO, en todos aquellos formatos que posean numeración y que hayan sido inhabilitados.

Utilizar el formato de Asiento de Diario, al contabilizar las operaciones. Dicho formato debe contener las casillas correspondiente a la identificación legible de las personas que realizan, revisan, autorizan y contabilizan las transacciones. (ANEXO 2.)

Los comprobantes de ingresos deben estar numerados en forma sucesiva, y en el mismo se debe indicar, el concepto del ingreso y monto, igualmente debe contener la identificación legible de las personas que elaboran y revisan. (ANEXO 3).

En los casos de que se lleven fondos de caja chica, estos deben ser soportados, cada vez que se haga la reposición de los mismos.

El monto de Caja Chica debe ser establecido por los miembros del Consejo de Administración, y el mismo debe ser utilizado para gastos menores. Es recomendable elaborar un reglamento para el manejo de la caja chica.

Se deben efectuar arqueos sorpresivos a los fondos de Caja Chica. Las personas que realicen estos arqueos deben ser diferentes a la persona que tiene bajo su custodia dicho Fondo, es decir esta función debe ser ejecutada por un miembro del Consejo de Vigilancia.

Llevar los libros auxiliares actualizados mensualmente, y vigilar de que sus saldos se correspondan con los existentes con el libro Mayor. En el caso de que se reflejen diferencias, debe procederse a su revisión y ajuste respectivo.


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Los registros auxiliares de Bancos deben ser conciliados mensualmente, para evitar mantener partidas con una antigüedad superior a tres meses, y Partidas sin registrar en la contabilidad.

Se debe elaborar un formato para las Conciliaciones Bancarias.

Los montos de capital invertidos en instrumentos financieros, deben poseer sus respectivos títulos como soporte de colocación.

Se debe habilitar archivos de expedientes de los Asociados, los cuales deben estar soportados con los documentos de las operaciones efectuadas.Dichos archivos pueden estar controlados, por el número de cédula de identidad o por los apellidos de los asociados.

En los casos de Préstamos Hipotecarios, se debe controlar en forma estricta la documentación, que avalan dichos créditos.

Los archivos contables deben mantenerse en un lugar seguro.

Dar cumplimiento a las Circulares 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 emanadas por la Superintendencia de Cajas de Ahorros. (ANEXO 4.)

Se deben elaborar Los Estados Financieros en forma mensual, y Los correspondientes al final del ejercicio económico, tienen que ser auditados por una firma de Contadores Externos debidamente inscrita a la Superintendencia y luego ser aprobados por la asamblea de socios, conjuntamente con los miembros de los consejos de Administración y de Vigilancia.

Deben mantener un control de la nómina del personal de la Asociación.

Facilitar la información necesaria a los auditores externos para la elaboración de la Auditoria Externa.

Se deben emitir Estados de Cuentas a los asociados, con la periodicidad, que establece los Estatutos de la Asociación.

…/…


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2. EN FORMA MECANIZADA

Se deben ingresar los datos tales como: número, Fecha, código contable exigido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, descripción de las operaciones y el monto de la operación en el sistema computarizado, a fin de confirmar los respectivos asientos de diario, y procesar los libros diario, mayor y auxiliares requeridos para el buen funcionamiento de la asociación. Se recomienda adquirir un programa específico para Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Proceder a recopilar mensualmente los registros computarizados tales, como listados (de Asientos de Diario, Mayor e inventarios), listados financieros, así como los respectivos libros auxiliares, y mantenerlos en un lugar seguro.

Todas las operaciones deben ser debidamente soportadas.

Independientemente de tener registros en forma mecanizada, se tienen que llevar los libros manuales exigidos en el artículo 32 del Código de Comercio.

Dar cumplimiento a los otros puntos señalarlos en el aparte de la contabilidad manual.

El Consejo de Administración tiene que consignar al cierre de cada trimestre, un Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, el monto de los haberes y el número de asociados dentro de los 30 días continuos siguientes al cierre de cada trimestre. En caso de que no se pueda cumplir con esta norma, se tendrá que solicitar a La Superintendencia de Cajas de Ahorro, por escrito una prórroga que no puede exceder de quince (15) días continuos antes del vencimiento del término establecido. Por otra parte, se debe consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los noventa (90) días continuos siguientes al cierre del ejercicio económico, los Estados Financieros en original, auditados por un contador o firma de contadores públicos externos debidamente colegiados, registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro. En caso de no cumplir con este requisito en el plazo referido, se podrá solicitar por escrito una prórroga que no puede exceder de cuarenta y cinco (45) días continuos antes del vencimiento del término establecido.

Los Estados Financieros, trimestrales y anuales así como la auditoria externa efectuada al cierre del ejercicio económico, deben presentarse de acuerdo con el Código de Cuenta Contable y demás Normas Operativas elaboradas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro.

…/…


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III. DEFINICIÓN DE LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

ENTIDAD

Es una unidad identificable que se realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada. Este principio identifica la personalidad de la entidad.

REALIZACIÓN CONTABLE

Este principio reconoce toda actividad que realiza la Entidad, es fácilmente convertible en términos monetarios. Todas las operaciones y eventos que cuantifique y que contabilice la entidad se consideran realizados por ella, éstas deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y deben registrarse en la contabilidad.

PERIODO CONTABLE

La necesidad de conocer los resultados de operación y situación financiera de la Entidad, obliga a dividir su vida en períodos convencionales. De esta manera las operaciones que se contabilizan se reconocen o identifican claramente con el período en que ocurren, por lo tanto cualquier información contable debe indicar claramente el período al cual se refiere.

VALOR HISTÓRICO ORIGINAL

Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemática, preserven la equidad y la objetividad de la información contable.

Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerará que no ha habido violación a este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con los cambios en el nivel más especifico de precios (método mixto), los resultados netos del periodo deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se considerará que no existe violación al principio del valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar debidamente aclarada en la nación que se produzca.


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IMPORTANCIA RELATIVA

La información financiera únicamente a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, evaluación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros.

COMPARABILIDAD

Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren, en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las políticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejoras en las políticas contables, consecuentemente cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la información que se presenta, indicando debidamente cuantificado el efecto que dicho cambio produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información.

OBJETIVIDAD

Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deberá ser estimado, el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparación y presentación de estados financieros y no determinan su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la confiabilidad y por ende en los estados financieros.

REVELACIÓN SUFICIENTE

La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén suficientemente fundadas.

IV. ESTADOS FINANCIEROS AJUSTADOS POR EFECTOS DE INFLACIÓN

La declaración de principios de contabilidad Nº 3 establece las normas para la elaboración de estados financieros ajustados por inflación, vigente a partir del 3 de diciembre de 1996. La extinta circular Nº 10 de la Superintendencia de Cajas de Ahorro dispone de esta norma. Derogada por la Circular Nº 3 de fecha Caracas 6 de Abril de 2004.


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PERIODO ECONOMICO

El ejercicio fiscal comprende los doce (12) meses del año a partir del 01 de enero hasta el 31 de diciembre. La contabilidad se lleva sobre una base totalmente acumulativa para cada año de modo que las transacciones, en cuanto fuere razonablemente posible, constan en los registros en el mismo año en que los ingresos han sido devengados y en que los gastos relativos a dichos ingresos han sido incurridos.

Los desembolsos efectuados durante el año contable corriente que en una proporción material o significativa sean aplicables a operaciones futuras, se difieren y se amortizan sobre una base de los años venideros que se beneficiarán de tales desembolsos, siempre que la magnitud de estas operaciones pueda distorsionar los resultados contables del año en que se efectúen; se registran con cargo a la respectiva cuenta de egresos o de activo, aquellos pasivos que al finalizar el ejercicio fiscal estén respaldados por alguna obligación específica, tal como puede ser vacaciones y las prestaciones sociales. Cuando el pasivo no se ha podido determinar con exactitud, puede contabilizarse una estimación, la cual se corrige al conocerse el monto exacto.

ACTIVO CIRCULANTE

Se incluyen bajo este rubro todos aquellos recursos que razonablemente se estime pueden convertirse en efectivo libre de restricción, Préstamos a Socios a corto plazo, Aporte oficial, Seguros Colectivos, Cuenta a Cobrar socios, entre otros.

OBJETIVO A MEDIANO Y LARGO PLAZO

El formato por los préstamos a socios a mediano plazo (hasta 24 meses), Especiales a Socios (No menor a 24 meses), e Hipotecarios.

INVERSIONES PERMANENTES

Su registro es al costo de adquisición y esta integrado por Inversiones Fijas y Financieras.FIJAS: Inmuebles, terreno y otros bienes raíces.FINANCIERAS: Acciones, Bonos Deuda Pública, en general Valores Cotizados en La Bolsa de Valores, Fondo Mutual, Letras del Tesoro.

ACTIVOS FIJOS

Se registran al costo total las inversiones en propiedades y equipos incluyendo los gastos de adquisición, instalación y acondicionamiento para su operación, clasificados según la clase de modificaciones y mejoras efectuadas a estas inversiones se capitalizan en las cuentas correspondientes al tipo de bien.

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V. COMPROBANTES DE DIARIO

Todos los meses se preparan los siguientes Comprobantes de Diario:

Con el objetivo de registrar las operaciones que no involucran manejo de efectivo:

1. Amortización de gastos pagados por anticipado2. Depreciación de activos fijos3. Provisión prestaciones sociales4. Provisión — Bonificación personal fin de año5. Honorarios Profesionales: Abogados, Auditores Externos, Contador. etc.

Operaciones que involucran entrada o salida de efectivo:

Determinación de resultados operacionalesAportación OficialAhorros voluntarios de los sociosConcesiones de préstamos en sus distintas modalidadesIncluye el registro de los intereses ganados y diferidosRecuperación de préstamos en sus distintas modalidadesDepósitos de los montos cobrados por concepto de la cancelación de aportes, ahorros y descuentos por retenciones de préstamosApertura, renovación y cancelación de las inversionesBeneficios producidos por las Inversiones y/o Colocaciones, intereses producidos por los depósitos a la vistaRetiros parciales de haberes de los sociosLiquidación de haberes de los sociosRegistro de los gastos en sus diverso conceptos

Operaciones que deben ser realizadas al final del ejercicio:

1. Determinación de resultados operacionales2. Operaciones de ajustes y reclasificación de cuentas3. Operaciones de cierre de las cuentas de ingresos y egresos4. Constitución de los fondos de reserva establecida en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, en los estatutos y en la Ley General de Asociación Cooperativas.5, Cálculo y distribución de los dividendo a los socios6. Determinación de la ganancia o pérdida monetaria y el R.E.I.

…/…


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VI. RESPONSABILIDAD DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION EN LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

El Consejo de Administración es responsable del contenido de sus estados financieros. La preparación de estos estados, requiere que la gerencia haga estimaciones contables significativas y aplique juicios muy importantes, es responsable por el establecimiento de un sistema de contabilidad para identificar medir, registrar adecuadamente las transacciones de la asociación además de cualquier otra operación que realice la Caja de Ahorro, que afectan su situación financiera.

La responsabilidad de la gerencia en los estados financieros no se menoscaba por el hecho de que los estados estén auditados.

La Superintendencia de Cajas de Ahorro en la Circular N° 5 establece la obligatoriedad de la remisión de los estados financieros, en las fechas especificas, forma de su preparación identificación del Contador y los miembros principales del Consejo de Administración y de Vigilancia.

CIRCULAR N° 5 de fecha 6 Abril de 2004.

(Deja sin efecto la circular Nº 12 Febrero de 1997)

De acuerdo con el ordenamiento jurídico existente, esta Superintendencia de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, debe obtener información contable y financiera periódicamente, relativa al ahorro nacional captado por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Por lo que deberán enviar a este Organismo la siguiente documentación:

a) Estados Financieros Básicos: Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas, al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, dentro del lapso de treinta (30) días para las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares del área Metropolitana de Caracas y cuarenta y cinco (45) días para el resto del país.

b) Estos Estados financieros, deberán presentarse debidamente codificados conforme al Clasificador de partidas vigentes de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, firmados por el contador responsable de su elaboración y por los miembros principales de los Consejos de Administración y de Vigilancia.

e) Deberán indicar:

- Número de registro y sector asignado por esta Superintendencia de Cajas de Ahorro- El número de asociados activos a la fecha y el monto de los haberes.


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d) Notificar en el lapso de treinta (30) días los cambios ocurridos en los Consejos de Administración y de Vigilancia.

El incumplimiento de las disposiciones antes citadas, dará origen a las sanciones pertinentes. Es de advertir que esta circular entró en vigencia a partir del decreto Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro, donde refiere lo aquí tratado en su Articulo 50.

e) Los Estados Financieros deben contener las Notas Explicativas de la información relevante a las que hacen referencia los saldos con montos significativos.

- LAS NOTAS EXPLICATIVAS:

Como parte integral de la estructura y forma de presentación de los Estados Financieros que contengan información relevante, además de incluir los estados con montos significativos deben señalar:

EFECTIVO:

• Instituciones Financieras y Montos• Tipo de Instrumento, fecha de emisión, vencimiento y tasa de interés.

APORTES Y RETENCIONES POR COBRAR A LOS ASOCIADOS Y APORTES POR COBRAR AL PATRONO:

• Antigüedad, mes (es), año (s) • Y Los montos adecuados en forma discriminados.

PRÉSTAMO A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, ESPECIALES E HIPOTECARIOS:

• Situación de estos préstamos.


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DIAGRAMA


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El consejo de Administración es responsable de los estados financieros

El auditor independiente añade credibilidada los estados financieros del Consejo deAdministración al examinar las evidenciasque los respaldan y emitir un informe deauditoria

Los Asociados tienen la seguridad de los estados financieros acompañados por un informe de auditoria, con una seguridad razonable de que los estados no contienen errores significativos

Informe de losAuditoresIndependientes

Estados Financierosy notas relacionadas



ESTADOS FINANCIEROS

1. Balance General

2. Estados de Ganancias y Pérdidas

3. Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio

4. Estado de Flujo del Efectivo.


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1.- DESCRIPCIÓN DEL BALANCE GENERAL

CAJA DE AHORROS XXXX

BALANCE GENERAL

(Expresado en bolívares nominales)

ACTIVO

Activo Circulante

EfectivoCuentas por cobrarIntereses devengados por cobrarEfectos por cobrarInventario de mercancíasGastos pagados por anticipado

Total Activo Circulante

Préstamos por cobrar a mediano plazoinversiones permanentesActivos fijosOperaciones en litigioCargos diferidosOtros activos

Total Activo

Cuentas de Orden

Total Cuentas de Orden

(VAN)


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(VIENE)

PASIVO Y PATRIMONIO

Pasivo Circulante

Cuentas por pagarEfectos por pagarHonorarios Profesionales por pagarSueldos a pagarMontepío por pagarMutuo auxilio por pagarDividendos por distribuir a socios

Total Pasivo Circulante

Pasivo a Largo Plazo

Provisión prestaciones socialesHipoteca por pagarCréditos diferidos

Total pasivo a largo plazo

Total Pasivo

Patrimonio

Ahorro estatutarioFondo de reservaResultado del ejercicio

Total Patrimonio

Total Pasivo y Patrimonio

Cuentas de Orden



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2.- ESTADOS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS


INGRESOS

Intereses sobre préstamos Intereses ganados sobre depósitos

Ingresos por ventasIngresos por alquileres

Ingresos por diferencial cambiarioReintegro de pólizas de seguroOtros ingresos

Total Ingresos

EGRESOS

Gastos de personalGastos del personal directivoGastos de administraciónSeguridad patrimonialMateriales y suministros

AlquileresReparación y mantenimientoGastos bancariosOtros gastos de administración

Total Egresos

Resultado del Ejercicio


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3.- ESTADOS DE MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO(Expresado en bolívares nominales)

Ahorro EstatutarioAhorro de los asociadosSaldo al principio del añoAhorro del añoRetiro

Saldo al final del año

Aporte OficialAporte patronalSaldo al principio del añoAhorro del añoRetiro


Aporte VoluntarioAporte de los sociosSaldo al principio del añoAhorro del añoRetiro


Donaciones

Fondo de ReservaReserva EstatutariaSaldo al principio del añoTraslado de la ganancia del año


Resultado del EjercicioResultado del ejercicio anteriorTraslado a reservasDividendo cancelado

Ganancia del Ejercicio Actual Resultado Final

Total Patrimonio


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4.-ESTADOS DE FLUJO DEL EFECTIVO


Efectivo previsto (Usado) en actividades operacionales:

Resultado neto del año

Depreciación y amortización

Cambios en activos y pasivos operacionales

Variación neta de otras cuentas por cobrar

Variación neta de préstamos a socios por cobrar

Variación neta de aportes por pagar

Variación neta de cuentas por pagar

Efectivo previsto (usado) por las operaciones

Efectivo previsto (usado) en las actividades de financiamiento

Cuotas de ahorro y aporte oficial

Beneficios distribuidos a los socios

Efectivo neto previsto (usado) por las actividades financiamiento

Efectivo previsto (usado) en las actividades de inversión

Aumento en inversiones de fondo mutual

Efectivo neto previsto (usado) en las actividades de inversión

Aumento (disminución) neto del efectivo

Efectivo al comienzo del año

Efectivo al final del año


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VII. PRINCIPALES ASIENTOS DE CONTABILIDAD

INTRODUCCIÓN

A continuación se detallan los asientos contables que se requieren para registrar las operaciones que afectan a las Cajas de Ahorro Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, con estas condiciones, se necesita el uso de las cuentas y su código que se describen en las áreas siguientes:

AHORROS DE LOS SOCIOS Y APORTE OFICIAL

En seguida presentarnos los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los ahorros estatuarios de los socios y aporte patronal.

No. 1Registro de las cuotas de ahorro retenida a socio y el aporte oficial.Para registrar las cuotas de ahorros retenidas a los socios por el sistema de nómina del patrono y aporte oficial correspondiente al periodo y el abono a los haberes de los socios.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO

Según Plan de Cuenta SUDECA

Aporte de los sociosAporte del patronoAhorros de los sociosAporte oficial

XXX.XXX.,XXXXX.XXX.,XX

XXX.XXX.,XX

XXX.XXX.,XXXXX.XXX.,XX

XXX.XXX.,XX

No. 2Cancelación de los haberes de los socios.

Para registrar la cancelación de las cuotas de ahorro y el aporte oficial pendiente de cobrar al cierre del período.



Aporte de los sociosAporte del patronoAhorros de los socios

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx x.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


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No. 3

RETIROS DE HABERES DE LOS SOCIOS

RETIRO PARCIAL

Para registrar la cancelación de los haberes de los socios por concepto del retiro parcial, puede incluir la operación ingresos por este concepto, el cual es registrado en el código Según Plan de Cuenta SUDECA.



Ahorros de los sociosAporte oficialCuenta corrienteIngresos retiro parcial

xxx.xxx,xxxxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

LIQUIDACIÓN DE HABERES DE LOS ASOCIADOS.

Separado el asociado del ente patronal o empleador, por cualquier causa que esta proceda, conforme a las normas legales deja de estar asociado a la institución, siendo necesario liquidarse tanto sus haberes como los préstamos cuyo saldos aún tenga pendiente por cancelar, se realiza el siguiente asiento:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITOSegún Plan de Cuenta SUDECA

Ahorros de los sociosAporte oficialCuenta corrientePréstamos a cortoPlazo por cobrar


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 4

Para contabilizar él deposito de los aportes y ahorros del mes en la cuenta de depósito a la vista


Cuenta de ahorroCaja principal

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


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PRÉSTAMOS

Los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los préstamos en sus distintas modalidades, con énfasis en el método de cobro de los intereses de financiamiento: otorgamiento, recuperación y reintegros.

No. 5

OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS.

Préstamo concedido con interés de financiamiento calculado por el método de saldo deudor y cobrado al vencimiento de las cuotas de amortización.


Préstamos por cobrarcorto plazoCuenta corriente

xxx.xxx,xx


xxx.xxx,xx

Para contabilizar el otorgamiento de los préstamos a mediano y largo plazo, especiales e hipotecario debe aplicarse el mismo procedimiento, cambiando solamente los códigos contables debe definirse el código auxiliar de la cuenta del banco.

No. 6

REGISTRO DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRÉSTAMOS.

Para registrar el monto de las cuotas de préstamos retenidas por nómina a los asociados y que se encuentran pendientes de cobro al cierre de mes, incluye capital más interés. La relación de las cuotas de amortización que incluye la porción de los intereses ganados es producida generalmente por el sistema automatizado (tabla de amortización), en caso contrario debe obtenerse estos datos en forma manual.


Retenciones a sociosPréstamos por cobrarcorto plazoIntereses sobrepréstamos corto plazo

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


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No. 7

RECUPERACIÓN DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRÉSTAMOS.

Para registrar la cancelación de los descuentos por las cuotas de préstamos retenidas a Los socios y pendientes de cancelación por parte del patrono.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO Según Plan de Cuenta SUDECA

Caja principalRetenciones a socios

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 8

PARA CONTABILIZAR EL DEPÓSITO DE LAS RETENCIONES SOBRE PRÉSTAMOS.



xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 9

OTORGAMIENTOS DE PRÉSTAMOS, CON LOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.

Préstamos concedidos con interés de financiamiento cobrado por anticipado. Contabilizado el otorgamiento de préstamos, los intereses ganados en el período y los diferidos que se vencen en el año siguiente.


Préstamos por cobrar corto plazoIntereses sobrepréstamos corto plazoIntereses diferidossobre préstamos a cortoplazoCuenta corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


26



No.10

REGISTRO DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRÉSTAMOS.Igual concepto que del asiento No 6, pero en este se incluye solamente el capital.


Retenciones a socios Prestamos por cobrar

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 11

RECUPERACIÓN DE LAS RETENCIONES DE LAS CUOTAS DE PRÉSTAMOSPara registrar la cancelación de los descuentos por las cuotas de préstamos.


Caja principalRetenciones a socios

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 12

PARA CONTABILIZAR EL DEPÓSITO DE LAS RETENCIONES.



xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


27



No. 13

VENCIMIENTO DE LOS INTERESES DIFERIDOS SOBRE LOS PRÉSTAMOS.

En lo que concierne a los intereses ganados por los préstamos concedidos, cuyo registro inicial se presentaron en forma acumulada en la cuenta del grupo CRÉDITOS DIFERIDOS (Intereses diferidos sobre préstamos, código 23.1.01), es necesario, mensualmente, determinar la cuota de distribución porcentual con respecto a las recuperaciones reales de los préstamos en sus distintas modalidades para registrar los intereses realmente ganados, generalmente el sistema automatizado genera esta información a nivel de asociados y las diferencias por tipo de préstamo, el asiento sería el siguiente:


Intereses diferidossobre préstamos cortoplazoIntereses sobrepréstamos a corto plazo

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 14

REINTEGRO DE CUOTAS DE PRÉSTAMOS.

Al retenerse al socio algunas cuotas de préstamos de forma indebida, es obligatorio devolver el dinero al afiliado y registrar esta operación mediante el siguiente asiento de diario.


Préstamos por cobrara corto plazo

Cuenta corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


28



No. 15

REINTEGRO DE INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.

Al cancelar el socio el préstamo ante de su vencimiento dejan sin efecto los intereses cobrados por anticipado, por lo que es necesario reintegrarles el dinero por este concepto y proceder a registrar esta operación mediante el siguiente asiento de diario.


Préstamos por cobrar acorto plazo

Cuenta corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

CUENTAS DE AHORRO

Los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones involucradas con los depósitos a la vista, se presenta en la siguiente forma:

No. 16

REGISTRO DE LOS INTERESES GANADOS, NOTAS DE CRÉDITO.


Cuenta de ahorros

Intereses ganadoscuenta de ahorros

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 17Registro de notas de débitos.

Para registrar los gastos bancarios del mes, se procede de la siguiente manera:


Débitos bancariosComisiones bancariasCuentas de ahorros


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


29



INTERESES DEVENGADOS POR COBRAR

A continuación se describen los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los intereses causados por operaciones financieras.

Nº 18

REGISTRO DE LOS INTERESES CAUSADOS

Para contabilizar los intereses causados y no cobrados en la oportunidad del cierre del período, se determinan en función de la vigencia del valor adquirido.



Intereses devengados por cobrar sobre certificado

Intereses devengados por cobrar sobre depósitos a plazo fijo

intereses ganados sobre depósitos

certificados de ahorro

Intereses ganados sobre depósitos a plazo fijo

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

XXX.XXX,XX

No. 19

CANCELACIÓN DE LOS BENEFICIOS DE LOS DEPÓSITOS A LA VISTA

Para registrar el abono de los intereses ganados en la cuenta de ahorros, en la fecha y modalidad acordada con la institución financiera relacionada con la colocación del certificado de ahorro o el depósito a plazo fijo.


Cuentas de AhorrosIntereses Devengados por cobrarsobre certificadointereses devengados por cobrarsobre depósitos a plazo fijo

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


30



INVERSIONES

Para cada colocación e inversión que se haga, bien sea en valores financieros o en bienes inmuebles, dependiendo del tipo de inversión y soportándolo con el documento emitido por la entidad financiera o el vendedor del inmueble, copia del referido documento, toda vez que los originales que representen valores, deben ser conservados en la caja fuerte. Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a las inversiones fijas, es decir, las de inmuebles y las financieras.

INVERSIONES FIJAS

ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

No. 20

Para registrar el monto de las inversiones permanentes, bienes inmuebles, con la combinación de medios de pagos, en efectivo y a crédito, con la firma de giros. Si es aceptado el financiamiento a largo plazo y la garantía es una hipoteca, la cuenta contable apropiada para controlar esta obligación es hipoteca por pagar, código Según Plan de Cuenta SUDECA.


Construcciones

Cuenta Corriente

Efectos por Pagar

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 21

CANCELACIÓN DE LA OPERACIÓN DEL FINANCIAMIENTO.

De esta forma es contabilizada la cancelación de la obligación.


Efectos por Pagar

Cuenta Corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


31



INVERSIONES FINANCIERAS

ADQUISICIÓN DE VALORES FINANCIEROS

No. 22

Contabilizados la compra de valores financieros, acciones, bonos de la deuda publica, letras del tesoro, fondos mutuales, la imputación es por costo de compra.


Inversiones Financieras

Efectos por Pagar

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 23

RENDIMIENTOS DE LAS INVERSIONES

Para contabilizar la cancelación de los beneficios producidos por el portafolio de inversiones al cierre de cada mes, este se refiere a los intereses o dividendos dependiendo del tipo de inversión.


Caja PrincipalBonos cero cupónLetras del TesoroAccionesBonos de la deuda PublicaFondo Mutual

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xxxxx.xxx,xxxxx.xxx,xx xxx.xxx,xxxxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 24

PÉRDIDA POR INVERSIÓN.

Las inversiones de rendimiento variable, como pueden ser las Acciones y Fondos Mutuales, en el momento de su venta o al cierre del periodo, el valor de mercado de estos valores podría ser inferior al costo, por lo tanto la pérdida debe contabilizarse de la forma siguiente:


Pérdidas por inversiones

Inversiones financieras

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


32



No. 25

GANANCIAS EN INVERSIÓN.

En la oportunidad que la inversión produce una diferencia favorable, la utilidad debe registrarse, sin embargo el plan de cuentas no especifica la cuenta que asimila esta transacción.

ACTIVOS FIJOS

Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a la compra de activos y su depreciación mensual.

No. 26

ADQUISICIÓN DE ACTIVOS.


Activos fijos tangibles

Cuentas corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 27

DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS

Registro de la depreciación mensual de acuerdo con la tasa establecida y la vida útil probable.


Gasto depreciación de instalacionesDepreciación acumuladainstalaciones

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


33



INVENTARIO DE MERCANCIA

Enseguida se presentan los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a la adquisición de mercancía en sus distintas modalidades con el objeto de su posterior venta y recuperación a los socios.

No. 28

COMPRA DE MERCANCÍA

Para contabilizar las compras a crédito de mercancía destinada al almacén según la actividad desarrollada (venta de línea blanca, farmacia, etc.), para ser vendidas a los socios.


FarmaciaLínea blancaCuentas por pagar línea blancaCuentas por pagar farmacia


xxx.xxx,xx


xxx.xxx,xx

No. 29

CANCELACIÓN DE LA OBLIGACIÓN POR LA COMPRA DE MERCANCÍA.

En la oportunidad del vencimiento de las facturas de los proveedores es necesario realizar el asiento indicado.


Cuentas por pagar línea blancaCuentas por pagar farmaciaCuentas corriente


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


34



No. 30

VENTA DE MERCANCÍA DIRECTAMENTE A LOS ASOCIADOS.


Cuentas por cobrar farmaciaCuentas por cobrar línea blanca Inventario de mercancía farmacia Inventario de mercancía línea blanca.ingreso por venta línea blanca Ingresos por venta farmacia


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xxxxx.xxx,xxxxx.xxx,xxxxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

El registro de las ventas tiene estas características:

Las cuentas por cobrar identifican la actividad y al agregarle los dígitos del auxiliar señalamos al socio, y el valor debitado comprende el precio de venta que a su vez esta formado por el costo de la mercancía y el beneficio de la Caja de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares..

El inventario de mercancía es acreditado al mismo valor al que fue debitado, es decir al costo de compra.

El ingreso por venta representa el beneficio que obtiene la Caja de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por las operaciones realizadas por estas actividades.

No. 31

Al cierre del mes al emitir el recibo de cobro al empleador por las retenciones realizadas a los asociados por las compras en la farmacia, o por línea blanca.


Retenciones de sociosCuentas por Cobrar farmaciaCuentas por Cobrar Línea blanca


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


35



No. 32

Para contabilizar la cancelación en las retenciones por parte del empleador por los conceptos de farmacia y línea blanca.


Retenciones de sociosCuentas por Cobrar farmacia

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

PASIVO

A continuación se detallan los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones vinculadas al pasivo, concerniente a las obligaciones adquiridas con proveedores de servicios profesionales (honorarios) y las acumulaciones por concepto de prestaciones sociales y los intereses causados.

No. 33

REGISTRO DE LAS OBLIGACIONES POR HONORARIOS PROFESIONALES

El asiento contempla la contabilización de gasto por concepto de los honorarios por servicios profesionales contratados por la institución y el correspondiente pasivo, el cual estará soportado mediante un contrato establecido para tal fin.


Auditores externosContador internoHonorarios profesionales por pagarauditor externoHonorarios profesionales por pagarContador interno.


xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

…/…


36



No. 34

REGISTRO DE LAS OBLIGACIONES POR LAS PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES

Para registrar el gasto, el interés causado y el pasivo por las prestaciones sociales del personal administrativo de la Caja de Ahorros, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, de acuerdo a la vigente Ley Orgánica del Trabajo.


Prestaciones sociales personal administrativo

Interés sobre prestaciones socialesProvisión de prestaciones socialesInterés sobre prestaciones socialespor pagar

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 35

Cancelación de las obligaciones:

HONORARIOS PROFESIONALES


Honorarios profesionales por pagarauditor externoHonorarios profesionales par pagarcontador internoCuenta corriente (auditor)Cuenta corriente (contador)

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


xxx.xxx,xx

No. 36

PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES


Intereses s/ Prestaciones por PagarProvisión s/ Prestaciones SocialesCuenta corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


37



OPERACIONES PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO

Los asientos que se requieren para contabilizar las operaciones relativas al cierre del ejercicio económico, al 31 de diciembre de cada año, una vez realizados los ajustes y reclasificaciones. Las cuentas de ingresos y egresos son cancelados y se obtienen las diferencias entre las cuentas de ingresos y egresos son los resultados operacionales del ejercicio, posteriormente es calculado y registrado el apartado para las reservas según lo establecido en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondo de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y en los estatutos, el resultado final se convierte en los dividendos a los socios.

No. 37

CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS DE EGRESOS.


Resultados del ejercicio actualGastos de personalBeneficios SocialesPersonal directivoDe asamblea y procesos electoralesServicios públicos

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 38

CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS ACREEDORAS DE INGRESOS.


Resultados del ejercicio actualIntereses sobre préstamosIntereses ganados sobre depósitosIngresos por ventas.Ingresos por alquileresOtros ingresos

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xxxxx.xxx,xxxxx.xxx,xxxxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 39

APARTADOS PARA LA FORMACIÓN DE RESERVAS.


Resultado del ejercicio actualReservas estatutariasReservas contingenciasOtras reservas

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx xxx.xxx,xxxxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


38



DISTRIBUCION DE LOS BENEFICIOS A LOS ASOCIADOS

Los asientos que se requieren para contabilizar las transacciones relativas a los dividendos de fin de año, combinamos el decreto de reparto de dividendos, autorizado por la asamblea de socios y el posterior evento de cancelación.


Retenciones de sociosCuentas por Cobrar farmacia

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 40

AL DECRETARSE EL DIVIDENDO DE FIN DE AÑO.


Ganancias del ejercicio actualDividendos por distribuir a los socios

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 41

CANCELACIÓN DE LOS DIVIDENDOS A LOS SOCIOS.

CAPITALIZACIÓN DEL DIVIDENDO.

La capitalización puede realizarse a la totalidad de los socios o en forma individual. El asiento es para registrar La integración deL dividendo a La cuenta individual deL aporte voluntario del socio.


Dividendos por distribuir a los sociosAporte voluntario

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

No. 42

CANCELACIÓN DE LOS DIVIDENDO A LOS ASOCIADOS EN EFECTIVO.


Dividendos por distribuir a los sociosCuenta corriente

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


39



No. 43

Asientos de otras actividades que afectan los ingresos de la caja de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares los cuales son controlados por la asociación; tales como proveedurías, restaurante, ópticas, farmacia, etc.

ASIENTO MENSUAL EN LOS LIBROS DE LA ACTIVIDAD O EMPRESAS CONEXAS.


Ganancias y PerdidasCuentas por Pagar Caja de Ahorro

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

ASIENTO MENSUAL EN LOS LIBROS DE LA CAJA DE AHORRO


Cuentas por Cobrar Empresas ConexaOtros Ingresos por Utilidad Empr.Con.

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

ASIENTO ANUAL EN LOS LIBROS DE LAS ACTIVIDADES O EMPRESAS CONEXAS


Cuentas por Pagar Caja de AhorroCuenta corriente.

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

ASIENTO ANUAL EL LOS LIBROS DE LA CAJA DE AHORRO


Banco Cuenta CorrienteCuentas por Cobrar a Empr. Con.

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx

xxx.xxx,xx


40



I. CONCILIACIÓN BANCARIA

PROCEDIMIENTO PARA SU ELABORACIÓN

Objeto

Mantener un control permanente (mensual), del movimiento del efectivo realizado por la asociación.

Unidad responsable

Contabilidad

Distribución

Para la Presidencia, Tesorería y Gerencia Administrativa.

Normas

1. El Presidente y el Tesorero deben cerciorarse de que cada mes los estados de cuentas bancarios sean revisados y sus saldos conciliados con los libros. Esta revisión proporciona un control efectivo si se realiza oportunamente, pero pierde valor si se retarda. Si existen partidas pendientes de cierta antigüedad debe ordenarse su investigación.

2. El Presidente, el Tesorero y el Administrador, deben firmar las conciliaciones bancarias en constancia de aprobación.

3. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas por una persona distinta a la que mantiene la custodia de las chequeras y la recepción de los estados de cuenta.


41



INSTRUCCIONES

DATOS

Banco

Cuenta número

Periodo de conciliación

Saldo del estado de cuenta

Depósitos no acreditados en elestado de cuenta

Cheques pendientes

Notas de Debito y Notas de Crédito

INSTRUCCIÓN

Indique la razón social del banco

Anote el número de la cuenta

Refiere a la fecha de conciliación

Traslade el saldo final del mes que se encuentra en el estado de cuenta, tanto positivo como negativo.

El tratamiento contable es el de cotejar el movimiento bancario según libro, con lo indicado en los estados de cuentas bancarias, como resultado final pueden aparecer ciertas partidas registradas en los libros de contabilidad y que no aparece en los estados de cuentas, en este caso la sumatoria de estos depósitos deben trasladarse al formulario de conciliación bancaria, si son pocos pueden individualizarse. Esta cifra debe sumarse con el saldo de estado de cuenta y colocar el resultado en la línea correspondiente a total.

Corresponden a cheques emitidos y no cobrados por los respectivos beneficiarios y que para la fecha de cierre aún se encuentran pendientes. Deben relacionarse e indicar su número y monto, el total de esta relación debe trasladarse a la línea correspondiente a cheques pendientes. Al total obtenido en el punto anterior debemos de restar a los cheques pendientes y anotar el sub.-total.

Las diferentes notas de crédito y debito emitidas por el banco y no registradas en los libros, deben relacionarse en cuanto al monto y número, el total obtenido en cada cuadro debe trasladarse a las líneas correspondientes. Las notas de crédito restadas, de esta forma llegaremos al saldo según libros de bancos.


42



NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AJUSTADOS POR EFECTO DE LA INFLACIÓN

La declaración de principios de Contabilidad No. 10 establece las normas para la elaboración de estados financieros ajustados por efectos de la inflación, nos referiremos en este capítulo a su aplicación a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

MÉTODOa) El Banco Central de Venezuela mide el poder adquisitivo del dinero, y por ende la inflación, mediante varios índices. Dos de ellos, el índice general de precios nivel consumidor para el área metropolitana de Caracas y el índice general de precios a nivel productor, son idóneos para estimar las fluctuaciones en el nivel general de precios.

b) El método indicado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, para medir los efectos de la inflación es el nivel general de precios.

CARACTERÍSTICAS DEL METODO DEL NIVEL GENERAL DE PRECIOS O DE PRECIOS CONSTANTES (N.G.P)

a) Es la aplicación integral o parcial de un índice que permite la estimación de precios constantes en la economía.

b) El concepto de los precios constantes respeta la de los costos históricos, es la aplicación de una unidad monetaria constante a los estados financieros históricos.

c) Las partidas en los estados financieros son monetarias, no monetarias y patrimoniales. Las partidas de ahorros estatutarios, aporte oficial y ahorro voluntario, son consideradas como monetarias.

d) Son monetarias aquellas partidas que no están protegidas contra los efectos de la inflación, puesto que sus valores nominales son constantes. Se constituyen por dinero o derechos y obligaciones en dinero, expresadas en unidades monetarias independientemente de las fluctuaciones en el nivel de precios en general. El efectivo, los aportes de socios por cobrar, cuentas por pagar, préstamos a socios, ahorros estatutarios y aporte oficial, son ejemplos de partidas monetarias.

e) La metodología de precios constantes expresa las partidas monetarias a la fecha del último balance general a su valor nominal. Las partidas monetarias de fechas anteriores se presentan a sus valores respectivos pero re-expresadas al dividir esos valores entre el índice de precios a las fechas respectivas y modificándolas por el índice de cierre.

f) La ganancia o pérdida monetaria es el beneficio o erosión por posición monetaria, llamada también resultado por exposición a la inflación. Es la consecuencia de la posición monetaria neta de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares a lo largo de un período de fluctuación en el poder adquisitivo del dinero. Se habla de una precisión monetaria activa o positiva, cuando los activos monetarios superan los pasivos monetarios, es pasiva o negativo, cuando los pasivos monetarios superan los activos monetarios.


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g) Los activos no monetarios tienden a guardar su valor productivo, aparte las fluctuaciones en el nivel general de precios, ejemplos son los inventarios y los activos fijos bajo el concepto de precios constantes, su valor histórico es su costo, dividido entre el nivel de precios de ese entonces, y multiplicado por el nivel de precios a la fecha. Se habla de re-expresar estas partidas como las monetarias de fechas anteriores.

NORMAS

Circular No. 3: La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 75 y, 76 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas Asociaciones que presentan las características señaladas en la referida ley, aunque su denominación no sean las de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, las normas para la elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación.

1. La Administración de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares debe realizar un inventario físico de todas sus propiedades y equipos antes del cierre de cada ejercicio económico y elaborar un archivo que contenga todos los documentos originales de estos activos.

2. Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares con inversiones en inventarios de productos destinados para la venta, deben realizar un inventario físico de todos los productos en existencia, al cierre de cada ejercicio económico.

3. Los contadores externos, contratados para efectuar la auditoria a los Estados Financieros al cierre del ejercicio económico, deben participar en la planificación y toma física del inventario de las propiedades, equipos y productos destinados para la venta.

4. Las Asociaciones de Ahorro podrán elaborar y presentar a titulo informativo, sus Estados Financieros Ajustados de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad Numero 10 (DPC 10) y sus Boletines de Actualización, promulgados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, relativos a las Normas para la Elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación.

5. Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares cuyo patrimonio esté presentado mayoritariamente por partidas monetarias (activos y pasivos monetarios) deben utilizar el método del Nivel General de precios para re-expresar los Estados Financieros.

6. Las asociaciones con inversiones en terrenos, Inmuebles y Bienes Inmuebles con valores de gran magnitud o que por efectos de la inflación se presuma que su costo se ha incrementado a valores que para su cálculo se requiere de especialistas, deben utilizar el método mixto para la actualización de sus estados financieros.


44



7. El resultado de la exposición a la inflación, sea este, positivo o negativo se colocará en forma separada del Patrimonio y se llamara “RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION” (R.E.l) y no será distribuible bajo ninguna circunstancia y debe registrarse con el código siguiente:

I. A NIVEL DEL BALANCE GENERAL

RESULTADO POR LA EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN (R.E.I.)

CÓDIGO CONCEPTO333 RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION

II. A NIVEL DE ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS

CÓDIGO CONCEPTO6 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA7 RESULTADOS DEL EJERCICIO

8. Las asociaciones de Ahorro están en la obligación de presentar sus Estados Financieros a valores históricos.

METODOLOGÍA

a) Las partidas monetarias incluyen los ahorros estatutarios, aporte oficial y los ahorros voluntarios, a la fecha de cierre, se presentan a sus respectivos valores nominales en conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Las partidas monetarias a fechas anteriores se presentan a sus valores respectivos pero reexpresados al dividir esos valores entre el índice de precios a la fecha respectiva y multiplicándolos por el índice de cierre.

b) Inventarios de mercancías, se determina a la fecha de origen por capas y/o categorías, agrupando los renglones por mes, período de año en año de origen según sea apropiado. El costo de venta se calcula por la técnica clásica de inventarios al principio, mas compras del periodo, menos el inventario final, todos actualizados.

c) El valor reexpresado por el índice de precios esta sujeto a la norma del menor, entre el costo reexpresado y valor recuperable.

d) Activo fijo, su costo se actualiza de igual forma que los inventarios.

e) Los cargos diferidos son considerados partidas no monetarias, se determina la fecha de origen y se aplica el índice de precio respectivo y a la fecha de cierre.

f) Los títulos de valores registrados al precio del mercado son los principios de contabilidad generalmente aceptados, son partidas monetarias.

g) Los títulos y otras inversiones valoradas al menor entre el costo y el valor de mercado según los principios de contabilidad generalmente aceptados, son partidas no monetarias, se actualizan determinando la fecha de origen y aplicando el índice de precios respectivos, respetando el menor valor obtenido de la actualización y el valor de mercado.


45



h) Para el costo de adquisición se toma como origen la fecha de pago de la inversión; para los dividendos la fecha de cobro.

La parte realizada de este resultado se incluye por separado en los resultados del período. Es la diferencia entre la posición neta estimada y la posición monetaria neta al cierre del período.

La posición neta estimada es: (a) La posición neta al principio del período, actualizada por la variación en el índice general de precios durante todo el período; más o menos (b) el movimiento neto de las partidas monetarias, actualizadas según el índice general de precios por las porciones del período que correspondan.

Las cuentas de resultado son no monetarias, cuando surgen de la asignación entre período de los activos y pasivos no monetarios, por ejemplo la depreciación y amortización de cargos diferidos.

Las cuentas de resultados monetarias, las que no se incluyen en el párrafo anterior, intereses ganados y gastos monetarios de operatividad.

Estas cuentas de resultados se actualizan determinando la fecha de origen y aplicando el índice de precios, por tratarse de partidas monetarias de fechas anteriores.


46



ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

• Balance General• Estados de Ganancias y Pérdidas.• Estados de Movimiento de las Cuentas a Patrimonio• Estados de Flujo de Efectivo

BALANCE GENERAL


Activo

Activo Circulante

EfectivoCuentas por CobrarIntereses devengados por cobrarEfectos por CobrarInventario de mercancíasGastos Pagados por anticipado

Total Activo Circulante

Prestamos por Cobrar a mediano plazoInversiones PermanentesActivo FijoOperaciones en litigioCargos diferidosOtros activos

Cuentas de Orden


(VAN)


47



(VIENE)

PASIVO Y PATRIMONIO

Pasivo Circulante

Cuentas por PagarEfectos por PagarHonorarios Profesionales por PagarSueldos a PagarMontepío por pagarMutuo auxilio por pagarDividendos por distribuir a asociados

Total Pasivo Circulante

Pasivo a Largo Plazo

Provisión Prestaciones SocialesHipoteca por PagarCréditos Diferidos

Total Pasivo a Largo Plazo

Total Pasivo

Patrimonio

Ahorro estatutarioFondo de ReservaResultado del ejercicio

Total Patrimonio

Cuentas de Orden



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ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS


INGRESOS

Intereses sobre préstamosIntereses ganados sobre depósitosIngresos por ventasIngresos por alquileresIngresos por diferencial cambiarioReintegro de pólizas de segurosOtros ingresos

Total Ingresos

EGRESOS

Gastos de personalGastos del personal directivoGastos de administraciónSeguridad patrimonialMateriales y suministrosAlquileresReparación y mantenimiento

Gastos bancarios. Otros gastos de administración

Total Egresos

. Ganancia (pérdida) monetariaResultado del Ejercicio


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ESTADO DE MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO(Expresado en bolívares nominales)

Ahorro Estatutario

• Ahorros de los asociados• Saldo al principio del año• Ahorro del año• Retiro• Saldo a final del año

Aporte Oficial

• Aporte patronal• Saldo al principio del año• Ahorro del año• Retiro• Saldo al final del año

Aporte Voluntario

• Ahorro de los asociados• Saldo al principio del año• Traslado de la ganancia del año• Saldo al final de año

Donaciones

Fondo de reserva

• Reserva estatutaria• Saldo al principio del año• Traslado de la ganancia del año• Saldo al final del año

Resultado del Ejercicio

• Resultado del ejercicio anterior• Resultado del ejercicio actual• Traslado de reservas• Dividendos cancelados• Ganancia del ejercicio actualResultado por Exposición a la inflación

Resultado FinalTotal Patrimonio


50



ESTADO DEL FLUJO DEL EFECTIVO


Efectivo provisto (usado) en actividades operacionales:

• Resultado del año• Depreciación y amortización

• Cambios en activos y pasivos operacionales• Variación neta de otras cuentas por cobrar• Variación neta de préstamos a asociados por cobrar• Variación neta de aportes por cobrar• Variación neta de cuentas por pagar

• Efectivo provisto (usado por las operaciones)

Efectivo provisto (usado) en las actividades de financiamiento

• Cuotas de ahorro y aporte oficial• Beneficios distribuidos a los socios• Efecto en el saldo inicial de las cuentas de patrimonio

Efectivo neto provisto (usado) por las actividades de financiamiento

• Efectivo provisto (usado) en las actividades de inversión• Aumento en inversiones de fondos mutuales.

• Efectivo neto provisto (usado) en las actividades de inversión


51



IX. GUÍA PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO

Para estudiar el desempeño de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares es necesario considerar el entorno legal y financiero en el cual operan. Tienen como objetivo social el bienestar de sus asociados pero sin alcanzar fines de lucro, sin embargo, los asociados tienen derecho a participar en los resultados operativos de la gestión administrativa al final de cada ejercicio económico, en el orden financiero su actividad generadora de recursos financieros es limitada por la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares , por disposiciones de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, como premisas básicas la señalaremos antes de emprender su análisis.

Por ello el campo de aplicación de los ingresos típicos se limita a los intereses generados por el otorgamiento de préstamos y a los beneficios obtenidos en la inversión del exceso de efectivo que realizan en la banca comercial y en las entidades de ahorro y préstamo. Los productos financieros que normalmente adquieren se orientan a instrumentos de renta y vencimiento fijo. Generalmente en su portafolio de inversiones no contienen valores de renta variable por su alto riesgo, por esto podemos concluir que la medida de sus ingresos está determinada por un alto porcentaje por las tasas pasivas que ofrece el sistema financiero; la oportunidad y monto de la inversión son decisiones que se toman a través de la gerencia, su calidad si es determinante en los logros que obtienen, el Consejo de Administración que maneje en forma ordenada y disciplinada sus recursos financieros tendrá mejores resultados.

Los Estados Financieros constituyen una verdadera clave para evaluar la situación Financiera de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. No obstante, sería muy difícil sacar conclusiones partiendo únicamente de cifras, deben incluir un estudio integral tanto del presente corno del pasado de la asociación y su habilidad para generar ingresos.

EL análisis de los índices financieros es el método por el cual podemos evaluar la información que aparece en los estados financieros. Los índices financieros son calculados a partir de la información de los estados financieros anuales. Estos deben compararse con sus índices o niveles históricos, al igual que los índices que nos pudiesen proporcionar la Superintendencia de Cajas de Ahorro.

Cotejar los índices financieros con los niveles históricos permite identificar tendencia importante, mientras que comparar los índices financieros con los promedios de las Cajas de Ahorro, nos permite visualizar nuestro comportamiento con respecto al promedio de grupo o rango.

Es necesario comunicar informaciones contables complementarias a las ofrecidas en los Estados Financieros.

Si partiéramos de la premisa de los estados financieros deben comunicar toda la información útil para que los usuarios puedan adoptar en cada momento las mejores decisiones, en un ramo que pueden existir numerosos datos necesarios para interpretar y analizar adecuadamente los Estados Financieros que no es posible incorporar a estos. Nos referimos a las informaciones cuantitativas cuya información exige recurrir a otros informes,


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por esta razón la contabilidad ha sentido siempre la necesidad de complementar los datos y cifras que se ofrecen en el cuerpo de los estados financieros.

Este conjunto de información complementaria constituye los elemento donde cuya interpretación es inseparable de los estados financieros, nos referimos a la siguiente información:

• Informe de los Contadores Públicos independientes, opinión, notas a los Estados Financieros y la Carta a la Gerencia.

• Informe sobre la evaluación elaborado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro.

• Informe sobre la Gestión preparado por el Consejo de Administración y de Vigilancia.

• Estados Financieros en valores constantes.

A continuación presentamos algunas Fórmulas, las cuales nos puedan permitir lograr los índices financieros, y algunos comentarios sobre los resultados. Es necesario advertir que es una guía, las cifras por si sola no deben considerarse intérprete del alcance obtenido para lograr una interpretación completa e integral, será necesario profundizar la evaluación de la gestión Administrativa del período y asociarla con la información histórica. El aprendizaje obtenido a partir de estos resultados permiten establecer los parámetros acerca de cómo debe ser dirigida la acción gerencial.


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ANEXO N°01


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COMPROBANTE DE EGRESOS Nº

BANCO Nº de Cta: Cheque Nº

Afiliado Cédula de Identidad Departamento

Concepto:

CODIGO CONTABLE NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

BANCOSPRESTAMOS A CORTO PLAZOPRESTAMOS A MEDIANO PLAZOPRESTAMOS ESPECIALES

TOTALES

REALIZADO REVISADO CONTABILIZADO

Numero y Fecha de Contabilización


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RECIBIDO POR:

C.I. (14)



ANEXO N° 02


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COMPROBANTE DIARIO Nº 2

CODIGO DECUENTA

CONCEPTO DOC. REFERENCIA

FECHA DOC DÉBTOS CRÉDITOS

NUMERO DIA MES AÑOBsCta.

BsCta.

TOTALES

REALIZADO REVISADO AUTORIZADO CONTABILIZADO


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FECHA



ANEXO N° 03


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COMPROBANTE DE INGRESO Nº POR Bs.

FECHA / /

FORMA

FORMA DE CANCELACIÓN

DEPÓSITO


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Hemos recibido de: ______________________________________________ Cédula de Identidad No_______________ Departamento_____________En cantidad de Bolívares: _________________________________________Por concepto de: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

En efectivo Bs. _______________En cheque Bs.________________ No del cheque: __________ Banco: ____________En cheque Bs. ________________ No del cheque: _________ Banco: ____________

Banco: (12) _______________Nº de Cuenta: (13) __________Deposito No (14) ___________Fecha (15)

ELABORADO(16)

REVISADO(17)



X. GUIA PARA LA LECTURA DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

A continuación definimos ciertos elementos de los estados financieros necesarios para una mejor comprensión de los resultados obtenidos al aplicar los índices financieros.

1. Resultado del Ejercicio

2. Total Activo

3. Activo Circulante

4. Deuda (Patrona)

5. Total Pasivo

6. Pasivo Circulante

7. Patrimonio

8. Ahorro

9. Inversiones

10.Efectivo

11. Prestamos

Representa la diferencia de los ingresos y egresos al cierre del ejercicio.Es la suma de todos los bienes muebles e inmuebles al cierre del ejercicio.Esta constituido por el efectivo y otro tipo de activo, como las inversiones en certificados de ahorros, aportes por cobrar, y otras cuentas por cobrar, que se presume serían convertidas en efectivo o utilizados durante un ciclo normal de operaciones.Es la suma de todas las obligaciones o deudas del ente patronal por concepto de retenciones de cuotas de ahorros, préstamos, montepío, mutuo auxilio y otras cuentas por cobrar y el aporte oficial, que aún está pendiente de cancelación a la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares al cierre del ejercicio.Es la suma de todas las obligaciones o deudas de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, con su asociación y terceros al cierre de los estados financieros.Son las deudas u obligaciones que, de acuerdo con lasexpectativas razonables, han de ser satisfechas dentro del período de ciclo de operación, en una, según el período que resulta mayor. Representan la sumatoria de las modalidades de ahorros:estatutario, voluntario y oficial, las reservas y el resultado del ejercicio.Es la sumatoria de los ahorros estatuarios, voluntarios y oficial al cierre del ejercicio.Constituyen las inversiones realizadas en valores (bonos de la deuda pública, acciones), depósitos a la vista y a plazo fijo.Representa la sumatoria del dinero manejado a través de la Caja Principal y Bancos (cuentas corriente) no es considerado el equivalente al efectivo.Representan la sumatoria de las obligaciones contraídas por los asociados con la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Estos de acuerdo al vencimiento y forma de cancelaciones, tienen las siguientes modalidades: a corto plazo, Especial, Mediano plazo, Hipotecario y Largo plazo.


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XI. FORMULAS PARA LA OBTENCIÓN DE LOS INDICES FINANCIEROS

(SUGERIDOS POR LA SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO)

ITEM INDICE FORMULA RANGOA Prueba de solvencia Activo Circulante /

Pasivo Circulante 2 a 10 BuenoB Prueba del Ácido o

liquidez inmediataEfectivo / Pasivo circulante 1 en adelante Bueno

D Endeudamiento sobre los préstamos

Pasivo Circulante Préstamos

C Endeudamiento Patronal sobre los ahorro estatuarios

Deuda Empleador / ahorros estatuarios

E Capital de Trabajo Activo Circulante /.Pasivo Circulante

F Relación de la Disponibilidad sobre el patrimonio

Efectivo / patrimonio

G Relación de Disponibilidad sobre el patrimonio

Efectivo / patrimonio

H Rentabilidad Patrimonial Resultado Neto/ Patrimonio

I Financiamiento en Operaciones corriente

Total Egresos / Total Ingresos


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Otros Indicadores Financieros:

ITEM INDICE FORMULAJ Rentabilidad en cuanto a

los préstamosconcedidos

Total préstamos/Total interese pagados por préstamos

K Rentabilidad de las inversiones

Intereses ganados en las inversiones / Total inversiones

L Inversiones a activo circulante Total Inversiones / Activos circulanteM Inversiones a activo total Total inversiones/Total activoN Inversiones a activo circulante Total Inversiones / Pasivo

CirculanteO Inversiones a Pasivo Total Total inversiones/Total PasivoP Pasivo total a Patrimonio Total pasivo / Total patrimonioQ Resultado neto a total Activo Resultado neto/Total activos

…/…


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II. INTERPRETACIÓN DE LOS INDICES FINANCIEROS

En forma esquemática señalamos a continuación la interpretación de los resultados de aplicar las fórmulas referidas para alcanzar los índices financieros:

A. PRUEBA DE SOLVENCIA

Es un índice tradicional de solvencia que vincula la relación existente del activo circulante al pasivo circulante, su mayor valor implica solidez, es decir, mayor capacidad de atender compromisos a corto plazo. Constituye el capital de trabajo para el período examinado.Rango establecido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro de 2 a 10 Bueno.

B. PRUEBA DEL ACIDO

Se realiza sumando el efectivo en: Caja y bancos, en Cuentas Corrientes y en depósitos a la vista, y se divide por el total del Pasivo Circulante. Indica el porcentaje en que el efectivo puede cubrir las obligaciones circulantes. Mientras mayor sea el porcentaje, mejor es la cobertura con dinero circulante. Es mas objetivo extraer del Pasivo Circulante el Dividendo por Pagar a los asociados, para obtener una cobertura real del Pasivo Circulante.

C. ENDEUDAMIENTO SOBRE LOS PRÉSTAMOS

Resulta de dividir el Pasivo Circulante entre los saldos de las cuentas de préstamos, a corto plazo, especiales, mediano plazo, hipotecarios y largo plazo. Este indica que las obligaciones contraídas por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares están cubiertas por la recuperabilidad de las cuentas de préstamos. Representa el grado de cobertura del Pasivo Circulante mediante los saldos de las distintas cuentas de préstamos a los asociados.

D. ENDEUDAMIENTO PATRONAL CON RELACION A LOS AHORROS ESTATUTARIOS

Resulta de dividir la deuda del cumplimiento entre los haberes de los asociados, estatutarios voluntarios y oficial. El resultado del índice nos señala la porción del Patrimonio que aún esta disponible en las cuentas bancarias de la Caja de Ahorros.

E. CAPITAL DE TRABAJO

El exceso del Activo Circulante sobre el Pasivo Circulante constituye el Capital de Trabajo.

F. DISPONIBILIDAD DE LOS ASOCIADOS

Resulta de dividir los saldos de las cuentas de préstamos a los asociados, a corto plazo, especiales, mediano plazo y largo plazo (excluimos los préstamos hipotecarios) entre los ahorros de los asociados, representados en las cuentas de: los ahorros estatutarios, voluntarios y oficial. Este indica las obligaciones contraídas por los socios por cada bolívar ahorrado por ellos mismos. Cuando excede nos indica que los préstamos no están cubiertos por los ahorros, presentándose una situación de falta de disponibilidad.


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G. RELACION DE DISPONIBILIDADES SOBRE EL PATRIMONIO

Resulta de dividir el total de efectivo entre los saldos de las cuentas de patrimonio, siendo éstos, los ahorros estatutarios, voluntarios y oficial. Este indica la suficiencia de recursos financieros en calidad de efectivo contenida en el patrimonio de los asociados, permite además establecer la disponibilidad inmediata para hacer frente a los retiros y liquidaciones.

H. RENTABILIDAD PATRIMONIAL

En este caso se divide en resultado neto, representado por la Ganancia del Ejercicio actual entre el Patrimonio de los asociados al cierre del período, por medio de este índice se conoce cuanto gana la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolívar que el asociado tiene ahorrado, más lo colocado en reservas.

I. FINANCIAMIENTO EN CUENTAS CORRIENTES

Dividimos el total de egresos entre el total de ingreso, el resultado obtenido se evaluará de la manera siguiente: si es igual o mayor a 1, los egresos están en equilibrio o superan a los ingresos, nos muestra una pérdida en el resultado del ejercicio, se evidencia un exceso de gastos en las operaciones normales; cuando la situación es lo contrario, los ingresos están por encima de los egresos, la situación es normal, pero si el índice se acerca a 1 es preocupante el resultado, las operaciones de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares no están en armonía con sus ingresos típicos, o en el ejercicio analizado existen pérdidas de carácter extraordinario, como puede ser la perdida en inversiones, que amerite su extracción para un análisis más objetivo. Hay que ser sometidos a una serie de cautelas en su interpretación, por cuanto se refiere a un momento dado, y éste solo hecho puede desvirtuar de manera importante su significado.

J. RENTABILIDAD DE LOS PRÉSTAMOS CONCEDIDOS

En este caso se divide el total de los intereses ganados en un período entre el total de los préstamos concedidos durante el mismo lapso.

K. RENTABILIDAD DE LAS INVERSIONES

Se trata de apreciar cual es la rentabilidad de las colocaciones en inversiones, si sumamos el beneficio obtenido por este concepto en el período y lo relacionamos con el monto de las inversiones colocadas al cierre del mismo periodo, obtendríamos un índice que nos mostraría el beneficio logrado.

La importancia de este índice es para juzgar la eficiencia de la gestión administrativa de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares de manera que cuanto mayor sea el índice más eficiente será ésta, en principio. Su comparación con los rendimientos ofrecidos por la banca comercial en papeles de renta fija, nos proporcionara elementos de juicio sobre la eficiencia en el manejo de los recursos financieros (tesorería)

L. INVERSIONES A ACTIVOS CIRCULANTES

Representa el valor existente de las inversiones, depósitos a la vista y plazo fijo, con relación al activo circulante. En vista que ciertas colocaciones (inversiones) se ubican fuera


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del circulante, su resultado, mientras más alto es mayor la solidez financiera de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

M. INVERSIONES AL ACTIVO TOTAL

Representa la relación entre las inversiones y al activo total. Sirve para determinar la materiabilidad de las inversiones con respecto al total de sus activos. Se refiere a la eficiencia.

N. INVERSIONES AL PASIVO CIRCULANTE

Se obtiene al dividir el monto de las inversiones entre el pasivo circulante. Su valor representa el margen de seguridad con que cuentan los asociados para responder con las obligaciones que vencen en un período no mayor de un año, indicando solamente los recursos invertidos.

O. INVERSIONES AL PASIVO TOTAL

Es la relación entre las inversiones y el pasivo total: su valor representa el margen de seguridad de los asociados para afrontar la totalidad de las obligaciones con ellos mismos y con terceros.

P. PASIVO TOTAL A PATRIMONIO

Es la relación que se obtiene al dividir el total pasivo entre el total patrimonio. Indica las obligaciones contraídas por las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolívar del patrimonio de los asociados.

Q. RESULTADO NETO A ACTIVOS

Se calcula dividiendo la ganancia del ejercicio actual entre el total activo, así se conoce cuanto gana las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares por cada bolívar del activo invertido.


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ANEXO N° 04


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CIRCULAR Nº 1

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a continuación las Normas de Control Interno que son de obligatorio cumplimiento para las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y todas aquellas Asociaciones que presentan las características señaladas en la referida Ley, aunque su denominación no sea la de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, a objeto de garantizar un idóneo funcionamiento administrativo, contable y financiero.

1. CONTROL DE EFECTIVO

a- Las cantidades de dinero en efectivo recibidas por las Asociaciones deben registrarse en el Libro Auxiliar de Caja, depositarse diariamente y bajo ninguna circunstancia retener ese dinero para otros fines.

b- Las conciliaciones bancarias deben elaborarse mensualmente con la finalidad de mantener un control efectivo del dinero depositado en las diferentes instituciones financieras y de los cheques emitidos; estas conciliaciones deben presentar evidencia de revisión y aprobación por el supervisor correspondiente.

c- A todo cheque emitido debe colocársele el sello de “NO ENDOSABLE” y el de “CADUCIDAD”, hasta treinta (30) días calendario.

d- Todos los desembolsos o gastos realizados por las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro deben respaldarse con la documentación adecuada y ésta debe utilizarse con las palabras “PAGADO” y “FECHA”, a los efectos de evitar duplicado en las cancelaciones.

e- Toda transacción realizada por la Asociación debe ser registrada a través de un comprobante contable con su respectivo anexo que soporte la operación, indicando los códigos de las cuentas utilizadas del Clasificador de Partidas implementado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, así como el concepto, el número correlativo, fecha y monto.Los cheques deberán mantener su secuencia numérica aún cuando el mismo sea anulado, debiendo ser incluido en la carpeta de comprobantes.

f.- Los comprobantes de los cheques emitidos por concepto de pagos, solicitudes de préstamos o de retiros deben ser firmados por las personas beneficiarias, además de colocarles el número de cédula de identidad que corresponda en cada caso y la fecha en que el cheque le es entregado.

g.- Los recaudos para las solicitudes de prestamos, en sus diferentes modalidades, deben ser los establecidos en los respectivos Estatutos y complementados con carácter de obligatoriedad, con el último recibo de pago de nómina.


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h.- Los cheques a ser entregados por concepto de préstamos hipotecarios deben ser emitidos a nombre del vendedor o de la persona natural o jurídica facultada para liberar la hipoteca.

i.- Los gastos cancelados con el dinero de Caja Chica (los cuales no deben exceder del monto máximo establecido previamente) deben relacionarse en orden y en forma cronológica según se causen. Igualmente, los cheques emitidos por concepto de reposición de Caja Chica deben emitirse a nombre de la persona responsable del manejo de este fondo.

j.- De conformidad con los Estatutos, el aumento o disminución del Fondo de Caja Chica debe ser acordado en reunión conjunta de ambos Consejos, levantándose el Acta respectiva.

k.- Antes de efectuar el cierre trimestral de las operaciones, se debe solicitar al Banco (s) todas las Notas de Débito y Crédito pendientes y proceder a su registro contable, esto con la finalidad de no desvirtuar las cifras presentadas en el Balance.

II. AHORROS Y PRÉSTAMOS

a.- Efectuar mensualmente el cuadre de los auxiliares de ahorro y préstamo con los saldos del Mayor, a los efectos de realizar las reclasificaciones o ajustes correspondientes conociéndose así los saldos de las cuentas individuales de los asociados.

b.- Los préstamos que se deben otorgar a los asociados serán los contemplados en los Estatutos de la Asociación y bajo ninguna circunstancia se concederán préstamos con sobregiros, avalados con las prestaciones sociales, las utilidades o los bonos vacacionales del beneficiario.

c.- A los fines de evitar su descapitalización las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares no deben permitir que sus asociados efectúen retiros parciales de sus haberes, para cancelar préstamos contraídos con la Asociación.

d.- EI procedimiento a aplicar para el cálculo de la disponibilidad de los haberes (Art. 43 de la Ley que rige la materia) disponibles para solicitar préstamos debe ser como a continuación se expone:

(Haberes — Aportes no enterados por el empleador) X 0,80 = 80% 80 - Prestamos no hipotecarios = Disponible para prestamos.

Los retiros parciales establecidos en los respectivos Estatutos, deben ser concedidos una sola vez al año, hasta el 80% de los haberes disponibles de los asociados y de conformidad con los requisitos estatutarios. La forma de su cálculo será igual al procedimiento establecido para determinar la disponibilidad de los préstamos.


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Se consideran haberes disponibles, los aportes (asociado y empleador) efectivamente enterados a la Asociación, menos los prestamos y fianzas otorgados a la fecha de la solicitud.

II-1 -Préstamos Hipotecarios

Los Préstamos con garantía hipotecaria a ser otorgados por la Asociación, deben estar respaldados con los siguientes recaudos:

• Avalúo del inmueble efectuado por un perito evaluador, legalmente autorizado para ese fin.

• Hipoteca de Primer Grado a favor de la Caja de Ahorro o Fondo de Ahorro (original) otorgada en el Registro Subalterno respectivo.

• Tabla de Amortización.

• Seguro de Vida, Incendio y Terremoto actualizados, a favor de la Asociación.

II-2 -Prestamos de Vehículo

Para el otorgamiento de estos Préstamos, debe cumplirse con los siguientes requisitos:

• Vehículo nuevo (0 Kilómetro)

• Haberes disponibles

• Capacidad de pago

• Reserva de Dominio a favor de la Asociación

• Responsabilidad Civil, Seguro de Vida, Póliza a todo riesgo, actualizado a favor de la Asociación.

• Tabla de Amortización

• Plazo máximo de cinco (5) años para su cancelación.

…/…


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III.- CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS.

a.- Planificar Los cierres contables con la finalidad de obtener información veraz y oportuna para cada periodo en estudio, (mensual, trimestral o cierre de ejercicio económico), motivado a que estos cierres son base para el control operativo y el análisis financiero, permitiendo obtener en forma anticipada los resultados de la situación financiera de la Asociación, lo cual influye directamente en la toma de decisiones adecuadas, antes de La remisión de los Estados Financieros a esta Superintendencia.

b.- La preparación de la contabilidad, registros principales y auxiliares, deben ser elaborados por un contador Interno y bajo ningún concepto por los miembros del Consejo de Administración y de Vigilancia.

c.- Habilitar y poner en uso los libros contables y de Actas previstos en la normativa que rige la materia, los cuales deben permanecer en custodia de la Asociación y bajo ninguna circunstancia permitir que sean trasladados fuera de la sede de ésta.

d.- La Firma de Auditores externos ó Contador Publico contratada para que efectúe la auditoria externa anual, no debe guardar relación con la persona ó firma que realice los registros de las operaciones contables.

e.- Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, que lleven sus registros contables a través de los libros: Mayor, Diario, inventario y Auxiliar de Banco por cada cuenta, deben implementar adicionalmente los siguientes libros auxiliares:

• Control de Colocaciones e Inversiones con el objeto de garantizar su recuperación al vencimiento.

• Control de Préstamos y Retiros.

• Cuentas por Cobrar y Pagar.

• Control de Activos.

Los libros adicionales antes descritos, no necesitan ser habilitados igualmente; los libros contables, Diario y Mayor, que sean llevados en forma automatizada, deben ser habilitados por el Registro correspondiente o Notaria Pública, a los fines de darle carácter legal.

f.- El archivo de la Asociación debe estar estructurado por las siguientes áreas: expediente de cada socio, contabilidad, comprobantes de ingresos y egresos, nómina y correspondencia en general.

g.- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares de acuerdo al volumen de operaciones deben crear e implementar los manuales de:

• Procedimientos Administrativos.

• Trámite de Préstamos y Retiros.

• Procedimientos Contables.


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• Archivo de Documentos.

• Descripción de Cargos y Funciones del Personal.

h.- Las Asociaciones que presten servicios comerciales a sus asociados a través de economatos, proveedurías, tiendas supermercados, farmacias, agencia de viajes, etc., deberán llevar una contabiIidad separada para las mismas, consolidando trimestralmente el Balance General y Estado de Resultado de la Asociación, a los efectos de verificar el rendimiento de la inversión.

El incumplimiento de lo antes señalado dará lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artículos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Se deroga la Circular No 6 de Fecha 6 de Junio de 1995.Caracas, 6 de abril de 2004

YVAN RAFAEL DELGADO ABREUSUPERINTENDENTE

Resolución No1.033 del 15-07-2002Gaceta Oficial No.3.745 del 16-07-2002

…/…


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CIRCULAR No 2

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a continuación las Normas que deben ser cumplidas por los Contadores Públicos y Firmas de Contadores Públicos, inscritos en este Organismo, en la presentación de las Auditorias Externas.

1.- Los Estados Financieros Auditados, conformados por el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas, deben ser visados por el Colegio de Contadores Públicos, los mismos deben contener el Dictamen usual elaborado de acuerdo a las normas de la Federación del Colegio de Contadores Públicos de Venezuela, las notas a los Estados Financieros, Estado de Movimiento de las Cuentas del Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Carta de Gerencia, así como los siguientes aspectos:

a.- La Asociación en todas sus comunicaciones, escritos y documentos, debe identificarse con su número de registro, sector asignado, números de RIF y NIT.

b.- Alcance del trabajo de auditoria, citando limitaciones si las hubiere.

c.- Descripción de las disponibilidades, separando: Caja Chica, Caja Principal, Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorro y las Colocaciones Financieras indicarlas, de acuerdo a la institución financiera, tipo de instrumento financiero, fecha de emisión, fecha de vencimiento, tasa de interés y monto.

d.- Evaluar las disponibilidades tomando en consideración las garantías que ofrece FOGADE, (evaluar la diversificación de la cartera de inversión.) En el caso de depósitos inmovilizados por intervención o liquidación de la entidad bancaria, mencionar las gestiones realizadas para su recuperación, las posibles pérdidas y sus efectos.

e.- Evaluación de la cartera de préstamos, verificando las diferencias o descuadres de ésta, si existen, en cuyo caso deben indicar los ajustes pertinentes para sincerizar la posición contable, de acuerdo al saldo del Libro Mayor. Además, revelar todos los préstamos en situación de mora, aún cuando estén en proceso de normalización, préstamos en litigio, intereses y gastos judiciales de los mismos. Igualmente, señalar el monto total de las provisiones sobre cuentas dudosas existentes de la cartera en mora y en litigio.

f.- Establecer la convertibilidad de las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar con la finalidad de sincerizar los resultados de los Auxiliares con el Mayor, además de señalar cuando existan litigios u otras gestiones en el cobro de cuentas de difícil convertibilidad, indicar las Cuentas por Pagar a terceras personas mencionando acreedor, monto, concepto y fecha de la obligación.

g.- Evaluación de los cargos diferidos con el objeto de justificar la procedencia de los pagos anticipados y los gastos amortizables de acuerdo a su naturaleza y autorizaciones para su registro.


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h.- Evaluación de los Créditos Diferidos, con el objeto de trasladar a los ejercicios siguientes los intereses cobrados por anticipado durante el ejercicio económico objeto de la auditoria.

i.- Evaluación de rubros como “OTROS PASIVOS”, con la finalidad de determinar su composición y cuantía si la hubiere. Debe opinarse respecto a la procedencia de los importes registrados.

j.- Verificar diferencias o descuadres detectados en la contabilización de la cuenta del Patrimonio, conformado en parte por: AHORROS ESTATUTARIOS (Ahorro de los Socios, aporte Oficial del Empleador, aporte voluntario asociados, donaciones recibidas); expresar su opinión y sugerir los ajustes pertinentes.

k.- Evaluación de las Reservas: Opinión sobre la suficiencia de las mismas, su adaptación a los Estatutos de La Asociación y a la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares..

l.- Evaluación de las Cuentas de ingresos: opinión respecto al registro de los intereses sobre préstamos e intereses sobre colocaciones financieras, la exactitud de las cifras y la explicación de las sub-cuentas: intereses ganados por otras operaciones financieras, ingresos por diferencial cambiario y otros ingresos.

m.- Detallar las sub-cuentas “OTROS EGRESOS”, así como también otras cuentas cuyos montos sean significativos con relación al total de egresos.

n.- Evaluación del Control Interno: análisis de los sistemas y procedimientos administrativos de la Asociación de Ahorro, incluyendo sistema contable política de personal y política de inversiones.

o.- Determinar si existen préstamos a terceros, es decir, préstamos que involucren cualquier persona natural o jurídica que no integre las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y aclarar que este tipo de préstamo está prohibido por este Organismo. Además, si las disponibilidades de la Asociación las administra el ente empleador, no obstante, que el manejo le atañe al Consejo de Administración.

p.- Señalar el inventario de los bienes inmuebles, indicando su ubicación, costo y fecha de adquisición. Igualmente, indicar la situación actual de estos activos y cualquier irregularidad existente al respecto. Asimismo, evaluar si existen revalorizaciones registradas en libros.

q.- Mencionar los miembros del Consejo de Administración y del Consejo de Vigilancia, comprobando su vigencia, según lo estipulado en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares sobre este respecto, lo cual debe coincidir con las Actas de Elección y la Toma de Posesión de los cargos.

r.- Indicar cualquier inobservancia a las disposiciones de la Ley de Cajas Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y su Reglamento, a las normas establecidas en las Circulares emitidas por esta Superintendencia, al Código de Cuentas, a los estatutos vigentes de cada Asociación de Ahorro y a cualquier disposición del


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ordenamiento jurídico vigente, que haya sido detectada como resultado del trabajo realizado, de acuerdo a las normas de auditoria en uso y a los principios.

s.- El informe de Auditoria debe incluir el cuadro de variación relativa interanual experimentada por el Superávit o Déficit, donde se describa para cada año, las partidas que más han influido en los cambios. Asimismo, deben mencionar el número de asociados para la fecha del cierre del ejercicio.

t.- Índices Financieros y sus comentarios. ANALISIS DE LIQUIDEZ: (disponibilidad financiera, liquidez inmediata, liquidez general); ANALlSlS DE ENDEUDAMIENTO: (capital relacionado con los préstamos, patrimonio relacionado con los préstamos, pasivo relacionado con los haberes, endeudamiento del empleador, endeudamiento en cuanto a las inversiones); ANÁLISIS DE LOS RENDIMIENTOS: (rendimiento patrimonial, margen de beneficio); Capital de trabajo Bruto y Neto, además de cualquier otro índice de interés para la Asociación de Ahorro y por ende, para la Superintendencia.

II.- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, deben consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro dentro de los noventa (90) días continuos siguientes al cierre del ejercicio económico, los Estados Financieros en original auditados por un Contador o Firma de Contadores públicos externos debidamente colegiados y registrados en este Organismo.

III.- Estas Asociaciones podrán solicitar por escrito, antes del vencimiento del término descrito anteriormente, una prórroga ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, la cual no excederá de cuarenta y cinco (45) días continuos.

El incumplimiento de lo antes señalado dará lugar a la apertura del procedimiento sanciona - torio previsto en los artículos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Se deroga la Circular No.7 de fecha 19 del mes de Junio de l995

Caracas, 6 de abril de 2004.



…/…


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CIRCULAR No 3

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73 y 74 numerales 1 y 9; 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, y a todas aquellas Asociaciones que presentan las características señaladas en la referida Ley, aunque su denominación no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas para la elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación.

1.- La administración de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares deben realizar un inventario físico de todas sus propiedades y equipos antes del cierre de cada ejercicio económico y elaborar un archivo que contenga todos los documentos originales de estos activos.

2.- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares con inversiones en inventarios de productos destinados para la venta, deben realizar un inventario físico de todos los productos en existencia, al cierre de cada ejercicio económico.

3.- Los Contadores externos contratados para efectuar la auditoria a los Estados Financieros del cierre del ejercicio económico, deben participar en la planificación y toma física del inventario de las propiedades, equipos y productos destinados para la venta.

4.- Las Asociaciones de Ahorro podrán elaborar y presentar a título informativo, sus estados Financieros Ajustados de acuerdo con la Declaración de Principios de contabilidad Número 10 (DPC 10) y sus Boletines de Actualización, promulgados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, relativos a las Normas para la elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación.

5.- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares cuyo patrimonio esté presentado mayoritariamente por partidas monetarias (activos y pasivos monetarios) deben utilizar el método del Nivel General de Precios para reexpresar los Estados Financieros.

6.- Las Asociaciones con Inversiones en Terrenos, Inmuebles y Bienes Muebles con valores de gran magnitud o que por efectos de la inflación se presuma que su costo se ha incrementado a valores que para su cálculo se requiere de especialistas, deben utilizar el método mixto para la actualización de sus Estados Financieros.

7.- El resultado de la exposición a la inflación, sea éste, positivo o negativo se colocará en forma separada del Patrimonio y se llamará “RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION” (R.E.I) y no será distribuible bajo ninguna circunstancia y debe registrarse con el código siguiente:


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L. A NIVEL DEL BALANCE GENERALRESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION (R.E.I.)

CÓDIGO CONCEPTO333 RESULTADO POR EXPOSICION A LA INFLACION

II.- A NIVEL DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS


Las Asociaciones de Ahorro están en la obligación de presentar sus Estados Financieros a valores históricos.


Se deroga la Circular No10 de fecha 18 del mes de septiembre de 1996Caracas, 6 de abril de 2004.



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CIRCULAR No 4

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas que presenten las características señaladas en la referida Ley, aunque su denominación no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas para la Elaboración del Presupuesto de ingresos, Gastos e inversión, a los fines de que dispongan de un instrumento de control y de evaluación financiera de las operaciones que realiza el Consejo de Administración, que permita evaluar mensualmente el comportamiento de lo ejecutado respecto a lo estimado y conforme al resultado efectuar los cambios, en caso que se requieran y justificar los ajustes pertinentes, si es que los hubiere, en la Asamblea.

a- El Presupuesto de ingresos, Gastos e inversiones que regirán las operaciones de la asociación para el período económico siguiente, debe ser elaborado durante el último trimestre del ejercicio económico en ejecución, tomando como base las cifras de los meses ya transcurridos y las cifras de los meses faltantes se estimarán tomando en consideración el carácter social de la misma. Para lo cual deberá ser utilizado el Código de Cuenta emitido por esta Superintendencia.

b- El proyecto elaborado deberá ser presentado ante la asamblea ordinaria antes de que termine el lapso arriba descrito, de modo que una vez aprobado por los asociados, se remita a la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su consideración, en el transcurso del mes de enero en el que empezará a regir el Presupuesto en cuestión.

c- En los casos de grandes inversiones, el Consejo de Administración, previo a su inclusión en el Presupuesto a elaborar, debe obtener la aprobación de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, quien evaluará el objetivo pretendido y la incidencia en el patrimonio de la asociación en el corto y mediano plazo.

d- Aquellas asociaciones que prestan servicios de carácter social, tales como: Farmacia, servicio medico-Odontológico y economato, deben presentar un Presupuesto por separado, detallando: las ventas, Costos de Ventas, Utilidad Bruta, Gastos de funcionamiento y finalmente utilidad estimada.

e- Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, están obligadas a enviar a esta Superintendencia de manera trimestral, conjuntamente con los Estados Financieros Básicos, la aplicación del Presupuesto en el trimestre ejecutado y hacer el cruce con el Presupuesto estimado, de tal manera de cumplir con las metas establecidas.

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El incumplimiento de lo antes señalado dará lugar a la apertura del procedimiento sanciona - torio previsto en los artículos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Se deroga la Circular No.11 de fecha 18 del mes de septiembre de l996

Caracas, 6 de abril de 2003..



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CIRCULAR No 5

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro y a todas aquellas que presenten las características señaladas en La referida Ley, aunque su denominación no sean las de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, las Normas a ser cumplidas por estas Asociaciones en la remisión periódica de la información contable y financiera, relativa al ahorro captado, a nivel nacional.Estas Asociaciones, como complemento a la información requerida en el artículo 48 de la Ley de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, deberían enviar la siguiente información:

I.- EL BALANCE GENERAL, EL ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Y EL BALANCE DE COMPROBACIÓN DETALLADO (ANALÍTICO).

Debe ser entregados a este Organismo dentro de los treinta (30) días continuos siguientes al cierre de cada trimestre ó en el lapso de la prorroga otorgada; y presentarse codificados conforme al Clasificador de Partidas vigente, firmados por la persona responsable de su elaboración y por el tesorero del Consejo de Administración; debiendo señalar:

• La denominación correcta de la Caja o Fondo de Ahorro.

• El Número de registro y sector asignado por este Organismo.

• EI número de asociados activos a la fecha y el monto de los haberes.

• Los cambios ocurridos en los Consejos de Administración y de Vigilancia.

II.- LAS NOTAS EXPLICATIVAS:

Como parte integral de la estructura y forma de presentación de los Estados Financieros que contengan información relevante, además de incluir los saldos con montos significativos, deben señalar:

EFECTIVO:

• Instituciones Financieras y Montos.

• Tipo de Instrumento, fecha de emisión, vencimiento y tasa de interés.

APORTES Y RETENCIONES POR COBRAR A LOS ASOCIADOS Y APORTES POR COBRAR AL EMPLEADOR

• Antigüedad; mes (es), año (s)

• Los montos adeudados, en forma discriminados.

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PRÉSTAMOS A CORTO, MEDIANO Y LARCO PLAZO, ESPECIALES EHIPOTECARIOS:

• Situación de estos préstamos.

III- INVERSIONES:

• Tipo de inversión (es), monto (s), colocación (es) mediante renta fija o/y renta variable.

• En caso de renta fija: tasa de interés, fecha de emisión y fecha de vencimiento.

• En caso de renta variable: costo de inquisición, valor de mercado a la fecha y ganancia o pérdida no realizada.

• Empresa a que corresponde.

IV.- EGRESOS:

• Explicación y evaluación de las cuentas “Otros Egresos”.

Nota: No se requiere la remisión de la siguiente información: listado de asociados, listados de Saldo de Préstamos, listado de haberes, Balances Mensuales, Libro Diario, Mayor Analítico.

El incumplimiento de lo antes señalado dará lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artículos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Se deroga la Circular No.12 de fecha 24 del mes de Febrero de l997




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CIRCULAR Nº 6

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de conformidad con las atribuciones conferidas en los artículos 73, 74 numerales 1 y 9, 80 numeral 1 y la Disposición Transitoria Sexta de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, dicta a las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y a todas aquellas que presenten las características señaladas en la referida Ley, aunque su denominación no sean las de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, las Normas a ser cumplidas por estas Asociaciones, con el objeto de proteger los ahorros que en forma sistemática provienen de los aportes de los asociados y del empleador.

1.- DE LAS COLOCACIONES:Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares podrán depositar los ahorros de sus asociados en Bancos, Entidades de Ahorro y Préstamos y otras Instituciones Financieras regidas por la Ley General de Bancos y Otras instituciones Financieras, Ley del Sistema Nacional de Ahorro y Prestamos, Ley del Banco Central de Venezuela y Ley de Crédito Público.

2.- DE LA GARANTIA DE LOS DEPOSITOS:

Lo depósitos serán nominativos y en moneda nacional, y se efectúan en Bancos y demás Instituciones Financieras legalmente constituidas y domiciliadas en Venezuela.

3.- INSTRUMENTOS FINANCIEROS:

Los instrumentos financieros, que podrán adquirir son los amparados por la Garantía de FOGADE, de acuerdo a lo establecido en el Parágrafo Primero del artículo 227 (le la ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras, tales como: Depósitos a la vista de ahorro, a plazo fijo, certificados de ahorro, certificados de depósitos a plazo, activos líquidos, participaciones a plazo y bonos quirografarios, todos ellos nominativos al público en los fondos del mercado monetario, los títulos de capitalización y aquellos otros instrumentos financieros nominativos de naturaleza similar, que califique a estos fines la Junta Directiva de FOGADE, previa opinión favorable del Directorio del Banco Central de Venezuela.El incumplimiento de lo antes señalado dará lugar a la apertura del procedimiento sancionatorio previsto en los artículos 101 y siguientes de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

Se deroga la Circular No. 13 de fecha 24 de Marzo de 2002




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AGRADECIMIENTOS:

- Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad Santa María.

- Cátedra de Sistemas y Procedimientos Contables de la Universidad Santa María.

- Firma de Contadores Públicos Bartoly & Asociados.

- Firma de Contadores Públicos Tovar Perez & Asociados.

- Lic. Raúl Ramírez.

- Dr. Hernán Gómez.

- Lic. Rafael Torres.


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Manual de Procedimientos Contables-Administrativos

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