LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES PÁGINA: 1 DE 17

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO: PR-HUM-22

VERSIÓN: 03

LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES FECHA : 10/09/2020

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1. OBJETIVO:

Reconocer, liquidar y cancelar a los funcionarios o exfuncionarios de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, las prestaciones sociales a que tengan derecho, de conformidad con la legislación vigente.

2. ALCANCE:

LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DE EX FUNCIONARIOS: El procedimiento inicia cuando el profesional del Grupo Interno de Recursos Humanos recibe la novedad de retiro, elabora la liquidación de prestaciones sociales y proyecta la respectiva resolución. Termina cuando se verifica el pago de las prestaciones sociales. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES POR MUERTE DE FUNCIONARIO: El procedimiento inicia cuando el profesional del Grupo Interno de Recursos Humanos recibe el registro civil de defunción, elabora la liquidación de prestaciones sociales y proyecta resolución. Termina cuando se verifica el pago de las prestaciones sociales o radica en la jurisdicción laboral depósito judicial. RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIÓN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIÓN DE VACACIONES El procedimiento inicia cuando el profesional solicita las vacaciones, el aplazamiento o la interrupción de aquellas, con el visto bueno del superior inmediato, la radica en correspondencia, con dicho insumo el Grupo Interno de Recursos Humanos elabora o modifica el plan de vacaciones y termina cuando se archiva copia de la resolución en la historia laboral del funcionario. CONSOLIDACIÓN Y PAGO ANUAL DE CESANTÍAS A FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS Y FONDO NACIONAL DEL AHORRO Se inicia con el registro de novedades de afiliación al fondo de cesantías y si se efectúa algún traslado entre fondos. Se realizan las pruebas y cruces necesarios para verificar el fondo privado al que pertenecen los funcionarios; hace la consolidación anual de cesantías teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los últimos tres (3) meses y liquida el 12% de intereses. Una vez definitiva la liquidación se realiza el consolidado para realizar el giro a los diferentes fondos de cesantías conforme a la forma de pago establecida y el método indicado por Secretaria de Hacienda Distrital. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS DEFINITIVAS EN FONDOS PRIVADOS El procedimiento inicia cuando el profesional del Grupo Interno de Recursos Humanos recibe la renuncia del funcionario, se realiza la liquidación por todos los conceptos prestacionales y se expide acto administrativo para su pago. AUTORIZACIÓN DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS FONDO PRIVADOS Y FONDO NACIONAL DEL AHORRO -FNA El procedimiento inicia cuando el funcionario remite oficio de solicitud para el retiro de cesantías con soportes; y termina cuando se archiva una copia de la autorización en la hoja de vida del funcionario. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS PARCIALES FONDO DE PRESTACIONES, CESANTÍAS Y PENSIONES - FONCEP El procedimiento inicia cuando el funcionario radica la solicitud, acompañada de los documentos soportes; y termina cuando se archiva en la historia laboral del funcionario el oficio de solicitud, el formato de liquidación y copia del oficio enviado a FONCEP. LIQUIDACION DE CESANTIAS DEFINITIVAS FONDO DE PRESTACIONES, CESANTÍAS Y PENSIONES - FONCEP El procedimiento inicia cuando el profesional del Grupo Interno de Recursos Humano, recibe la renuncia del funcionario, realiza la liquidación de cesantías confrontando con la historia laboral, teniendo en cuenta que estén todos los pagos (vacaciones, primas, etc.) que se le cancelaron al funcionario y termina cuando se archiva copia


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del oficio en la hoja de vida del funcionario. Para el retiro definitivo de cesantías acumuladas en Fondos Privados y FNA, la Profesional del Grupo Interno de Recursos Humanos – Nómina elaborará oficio de autorización de retiro definitivo de cesantías para entregar al exfuncionario.

3. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA:

Ver el Normograma.

4. RESPONSABLE:

Dirección de Gestión Corporativa - Grupo Interno de Recursos Humanos.

5. CONDICIONES GENERALES:

Para la liquidación de los diferentes conceptos salariales y prestacionales se tendrá en cuenta los factores establecidos por la normatividad vigente.

Se entiende por PRESTACIONES SOCIALES, las definitivas en la Circular 0013 de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública, para el caso de la SCRD corresponden a las siguientes:

Auxilio de cesantía.

Intereses a las cesantías.

Prima de Navidad.

Vacaciones.

Prima de vacaciones.

Bonificación especial por recreación

Subsidio familiar

Calzado y vestido de labor.

Auxilio de maternidad.

Auxilio por enfermedad.

PLAZO PARA EL PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES La ley solamente regula el término referido a las cesantías, señalando un término de 45 días hábiles para cancelar dicha prestación social, aspecto regulado en la Ley 244 de 1995 “Por la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos” en los siguientes términos:

“Artículo 2 La entidad pública pagadora tendrá un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles,

a partir de la fecha de la cual quede en firme el acto administrativo que ordena la liquidación de las Cesantías Definitivas del servidor público, para cancelar esta prestación social.” Al no existir normatividad que establezca el plazo para cancelar la totalidad de las prestaciones sociales, se adoptará un término de 30 días hábiles, contados a partir del conocimiento por parte del Grupo Interno de Recursos Humanos de la situación que da originen a la liquidación de las mismas, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal.

AUXILIO DE CESANTÍA: La cesantía es una prestación social que el empleador reconoce y paga a sus trabajadores, para que


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éstos tengan un medio de subsistencia en el evento de llegar a quedar cesantes. Este auxilio monetario equivale a un (1) mes de salario por cada año de servicio continuo o discontinuo y proporcional por fracción de año.

FONDO DE CESANTÍA: Entidad administradora de los aportes de cesantías de los trabajadores y sus rendimientos financieros.

LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS POR ANUALIDAD: Consiste en que el empleador el 31 de diciembre de cada año debe liquidar las cesantías por anualidad o fracción, consignando el valor correspondiente al fondo de cesantías al que se encuentre afiliado el empleado, lo cual cobija a las personas vinculadas a partir del 31 de diciembre de 1996. Este régimen posee como características principales, la afiliación obligatoria a un Fondo Administrador de cesantías, la liquidación anualizada y el pago de intereses sobre las cesantías. TRÁMITE DE PAGO Se debe solicitar por escrito al Grupo Interno de Recursos Humanos la autorización de pago de cesantías, con destino al fondo al que se encuentre afiliado el solicitante, adjunto los siguientes soportes según el caso:

INTERESES A LA CESANTíA REGIMEN ANUALIZADO: Es una prestación social reconocida en la ley a favor de los trabajadores, consistente en el


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reconocimiento por parte del patrono de unos intereses sobre la cesantía, los cuales equivalen al doce por ciento (12%) anual.

LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS POR RETROACTIVIDAD Se caracteriza por su reconocimiento con base en el último salario realmente devengado, o el promedio de lo percibido en el último año de servicios, en caso de que durante los últimos tres meses de labores el salario devengado hubiera sufrido modificaciones, o con base en todo el tiempo si la vinculación hubiera sido inferior a un año, en forma retroactiva, sin lugar a intereses. TRÁMITE DE PAGO: El funcionario debe radicar, a través del aplicativo de gestión documental, la solicitud para que se liquide, reconozca y autorice el pago de sus cesantías, adjuntando la documentación que cumpla con los requisitos correspondientes. Vivienda construcción, reparación o mejora: En los casos de construcción, reparación o mejora de vivienda, se requiere que el FONCEP realice visita al inmueble que se va a intervenir y dé el visto bueno, para la obra, de conformidad con el presupuesto adjunto a la solicitud. Una vez recibida en la Coordinación de Recursos Humanos la solicitud de pago, con los documentos requeridos, y se cuente con el visto bueno del técnico del FONCEP, para el caso de obra física, recibido el concepto favorable del FONCEP, la Coordinación de Recursos Humanos realiza la liquidación de las cesantías parciales, las notifica al solicitante y las remite a FONCEP dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles, a partir de recibido el concepto técnico. En el caso de que los recursos disponibles en la cuenta de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte en el FONCEP, sean insuficientes para el pago de las cesantías parciales solicitadas, la efectividad del pago queda sujeta a que la Secretaría de Hacienda del Distrito apruebe y efectúe el traslado o adición al presupuesto de la SDCRD. De conformidad con los plazos y políticas establecidos para el tema en el Distrito Capital, se le devolverá al funcionario su solicitud, la cual deberá ser nuevamente radicada cuando se cuente con los recursos necesarios para el desembolso. Condición: Es necesario tener en cuenta que las cesantías parciales, es decir antes de la desvinculación laboral del funcionario, sólo pueden ser destinadas a la compra, construcción o mejoramiento de vivienda; abono a capital o liberación de gravamen hipotecario o para el pago de estudios formales del propio funcionario, de su cónyuge o de sus hijos. REQUISITOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LAS DIFERENTES SOLICITUDES:


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RETIRO DE CESANTÍA DEFINITIVA: Es el pago total del saldo acumulado de cesantía a que tiene derecho el funcionario, cuando por cualquier causa se produzca su retiro o la terminación definitiva de la relación laboral con la entidad.

RETIRO PARCIAL DE CESANTÍA: Es el avance o anticipo permitido por la ley para la compra y adquisición de vivienda, construcción, reparación y ampliación de la misma y liberación del gravamen del inmueble, contraído por el empleado o su cónyuge o compañero (a) permanente, así como para adelantar estudios del empleado, su cónyuge o compañero (a) permanente o sus hijos.

SALARIO BASE DE LIQUIDACION PARA LA CESANTÍA: Se tomará como base el último sueldo devengado, a menos que el sueldo haya tenido modificaciones en los últimos tres (3) meses, en cuyo caso la liquidación se hará con el promedio de lo devengado en los últimos doce (12) meses o en todo el tiempo de servicio, si éste fuere menor de doce (12) meses. El cómputo se hará teniendo en cuenta no solo la asignación básica, sino todo lo que recibe el empleado a cualquier otro título y que implique directa o indirectamente retribución ordinaria y


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permanente de servicios, tales como primas, bonificaciones, etc.

LIQUIDACIÓN CESANTÍAS DEFINITIVAS: Es el pago que se efectúa a favor del ex funcionario y que debe tramitar ante el Fondo de Cesantías correspondiente, mediante el formulario diseñado para el efecto, el cual debe ser aprobado previamente por el Coordinador del Grupo Interno de Recursos Humanos de esta Secretaría, con su firma.

PRIMA DE NAVIDAD: Es una prestación social que se reconoce a los empleados públicos y a los trabajadores oficiales, equivalente a un (1) mes de salario, liquidada a 30 de noviembre. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre.

PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE NAVIDAD: El pago se produce cuando el empleado público no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho al pago proporcional de la prima de navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable.

VACACIONES: Consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público por haberle servido a la administración durante un (1) año; el monto de las mismas se liquidará con el salario devengado al momento de salir a disfrutarlas.

COMPENSACIÓN DE VACACIONES EN DINERO: Es prohibido compensar las vacaciones en dinero, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un (1) año. b) Cuando el empleado público quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones hasta entonces.

TIEMPO DE DISFRUTE: Es el período de descanso al que tiene derecho el trabajador, y que corresponde a quince (15) días hábiles remunerados por cada año de servicio. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a que se cause el derecho a disfrutarlas. Para el inicio del disfrute de las vacaciones se deberán cumplir dos condiciones:

a) La notificación por parte del funcionario de la resolución que concede las vacaciones b) El pago de los conceptos de vacaciones con antelación al disfrute.


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Se podrá realizar reprogramación de vacaciones por una sola vez, dos meses antes del disfrute para programación en PAC y evitar castigos presupuestales, siempre y cuando no exista resolución de vacaciones. La Dirección de Gestión Corporativa es la única instancia competente de conceder, aplazar o interrumpir vacaciones por necesidades del servicio, dejando constancia de ello en la respectiva historia laboral del empleado. La interrupción o aplazamiento se darán por resolución motivada y previo trámite de la novedad a través del Grupo Interno de Recursos Humanos y estas deberán disfrutarse dentro de los 6 meses siguientes contados a partir del siguiente día hábil al aplazamiento o interrupción.

ACUMULACIÓN DE VACACIONES: Corresponde al período de vacaciones pendientes de reconocer y pagar por la entidad. Sólo se podrán acumular vacaciones hasta por dos (2) años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio y mediante resolución motivada.

INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el funcionario que se encuentra disfrutando de sus vacaciones por causas justificadas es llamado a prestar sus servicios. Esta situación se configura únicamente por necesidades del servicio; o la incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador; o la incapacidad ocasionada por maternidad o aborto; o el otorgamiento de una comisión; o el llamamiento a filas, y debe ser decretada por acto administrativo debidamente motivado.

DISFRUTE DE VACACIONES INTERRUMPIDAS: Es el derecho que tiene el trabajador de reanudar las vacaciones por un tiempo igual al de la interrupción y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. La reanudación de vacaciones deberá decretarse por resolución motivada por el jefe de la entidad o por el funcionario en que se haya delegado tal función. El disfrute pendiente en el caso del aplazamiento se hará efectivo en la fecha en que lo solicite el empleado y en el caso de la interrupción en la respectiva resolución se indicará la fecha de reanudación.

APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el representante legal de la entidad o el funcionario delegado por este, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se debe decretar por resolución motivada y se hará constar en la respectiva historia laboral del funcionario.

BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN: Es una prestación social y un derecho especial otorgado a los empleados públicos, equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del


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respectivo periodo vacacional. Igualmente, habrá lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero. Esta bonificación no constituirá factor salarial para ningún efecto legal y se pagará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio en el evento que se disfrute del descanso remunerado.

PAGO PROPORCIONAL DE LA BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN EN CASO DE RETIRO: Es el reconocimiento y pago que se hace al funcionario que se retira del servicio sin haber cumplido el año de labor; tendrá derecho a que se le cancele en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente trabajado.

CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Es una prestación social a la cual tendrán derecho los trabajadores vinculados mediante relación legal y reglamentaria o contrato de trabajo, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo mensual y que haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador, consistente en el suministro gratuito por parte de la entidad cada cuatro (4) meses, de un (1) par de zapatos y un (1) vestido de trabajo.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO)

A continuación, se describen las actividades y el responsable de ejecutarlas, así como la secuencia que se debe seguir en desarrollo del procedimiento


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Director (a) Gestión

Corporativa

Coordinador (a) Grupo Interno de Recursos

Humanos

Profesional Grupo Interno de Recursos

Humanos

Profesional de la Dirección

Corporativa

Descripción de actividades

3. Se debe verificar que la renuncia exprese la fecha a partir de la cual ocurre la desvinculación. - Que el oficio por medio del cual se presente la renuncia relacione correctamente el empleo, la denominación, el código y el grado de cargo al cual está renunciando. 10. El acto administrativo debe contener la disponibilidad presupuestal.

INICIO

2

1. Reasignar oficio de renuncia al

Grupo Interno de Recursos Humanos

para el trámite respectivo.

Tramite

Orfeo

2. Remitir al profesional de nómina para proyectar

resolución aceptando renuncia e incluir en

novedades de la nómina.

3. Proyectar Acto Administrativo para revisión.

FR-09-PR-MEJ- 01 Resolución

4. Revisar el Acto Administrativo.

6. Efectúe las respectivas correcciones.

7. Remitir Resolución a la Dirección de Gestión Corporativa para el

Vo. Bo. O firma según la competencia.

8. Entregar a Director (a) de

Gestión Corporativa para

su Vo. Bo. O firma y para trámite de

firma del (a) Secretario (a) del

Despacho.

9. Proyectar la liquidación de prestaciones sociales del

funcionario retirado.

10. Proyectar Resolución por la cual se reconoce y ordena el pago de unas prestaciones sociales a un exfuncionario.


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LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES POR RENUNCIA


Corporativa

Coordinador (a) Grupo Interno de Recursos

Humanos

Profesional Grupo Interno de

Recursos Humanos

Auxiliar Administrativo de Recursos

Humanos

Profesional de la Dirección Corporativa


12. De llegar a requerir Traslado Presupuestal aplica Procedimiento “Modificación del Presupuesto de la SCRD”. Se expresará con urgencia el trámite de la solicitud como quiera que se trate del pago de prestaciones sociales. 17. De conformidad con los dispuesto en la Ley 1437 de 2011. 20. Se establece la viabilidad de (i) Realizar traslado de PAC entre rubros de funcionamiento o rubros de inversión, de acuerdo a la nómina. (ii) De no haber recursos disponibles para traslados se debe realizar un oficio dirigido a Secretaría de Hacienda solicitando PAC adicional. (i) Correo electrónico dirigido al responsable de PAC del Grupo Interno de Recursos Financieros, en el que especifique los rubros desde y hacia donde se desee trasladar. (ii) oficio dirigido a Secretaría de Hacienda Distrital solicitando la adición del PAC.

1

12. Aplicar Procedimiento “Modificación

del Presupuesto de la SCRD”

13. Revisar Acto Administrativo.

15. Efectuar las respectivas

correcciones.

16. Suscribir acto

administrativo y remitir para numeración


17. Aplicar procedimient

o Notificación

de Actos Administrativ

os 18. Verificar que la Resolución se

encuentre en firme y programar en PAC.

19. Archivar copia de la

Resolución en la historia laboral del funcionario

retirado.

20. Verificar PAC con el Grupo Interno de

Recursos Financieros.

FR-10-PR-MEJ-01 Oficio

Correo electrón

ico

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Profesional Grupo Interno de Recursos

Humanos

Auxiliar Administrativo de Recursos

Humanos

Profesional Grupo Interno de

Recursos Financieros

Profesional Responsable

del Presupuesto

Ordenador del Gasto


21. Si el notificada

renuncia a términos se puede enviar información al Grupo

Interno de Recursos Financieros para la elaboración de

relación de autorización. De lo contrario se debe

esperar a que transcurran 10 días hábiles. (Termino

para interponer recurso).

2

21. Confirmar notificación.

Notificación

1 23. Elaborar la

relación de autorización de acuerdo con el

cronograma establecido por

Secretaría Distrital de Hacienda.

Relación de autorización de

nómina

24. Aprobar la relación de autorización.

25. Firmar digitalmente relación de

autorización.

26. Verificar el pago de la suma reconocida por

concepto de prestaciones sociales, ingresando a la

página web de la Secretaría Distrital de

Hacienda.

Registro de la consulta efectuada.

Fin (A)


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LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES POR MUERTE DE UN FUNCIONARIO


Corporativa

Coordinador (a) Grupo Interno de

Recursos Humanos

Profesional Grupo Interno de Recursos Humanos


2. Se realiza actividad, en

cumplimiento del Artículo 212 y demás normas concordantes del Código Sustantivo del Trabajo.

Debe dejarse evidencia en la historia laboral del exfuncionario de los avisos y reclamaciones de

los/as beneficiarios/as. 3. Aplica procedimiento “Modificación del presupuesto de

la SCRD”. Se expresará con urgencia el trámite de la solicitud como quiera que se trata del pago

de prestaciones sociales

5. y 6. Los documentos deben

demostrar el vínculo con el exfuncionario.

10. Enviar de conformidad el procedimiento “Generación y

trámite de documentos”.

3

5

1

1. Reasignar registro civil de defunción.

Tramite

Orfeo

2. Remitir al profesional de nómina para adelantar el trámite para establecer los beneficiarios (as) de las prestaciones sociales del funcionario fallecido.

Aviso en prensa

3. Elaborar la liquidación de prestaciones sociales del funcionario retirado.

FR-09-PR-MEJ-01 Resolución

6. Proyectar oficio dirigido al último domicilio reportado por el trabajador fallecido en la que informa que existe una liquidación de salarios y prestaciones sociales indicando que se pueden reclamar siempre y cuando se demuestre la calidad de beneficiario.

5. Proyectar oficio mediante el cual se solicite copia de los documentos de identidad (registros civiles de nacimiento, de matrimonio, declaración extrajuicio).

Tramite

Orfeo

Tramite

Orfeo


7. Revisar proyecto de oficio y Acto

Administrativo, se remite para revisión de Dirección de Gestión Corporativa.

9. Efectúe las respectivas correcciones. 1

10. Aprobar el contenido del oficio.

11. Proyectar Resolución por la cual se reconoce y ordena el pago de prestaciones sociales, remitir para revisión de la Dirección de Gestión Corporativa.


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LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES POR MUERTE DE UN FUNCIONARIO

Profesional Grupo

Interno de Recursos

Humanos

Coordinador

(a) Grupo

Interno de

Recursos

Humanos

Director (a)

Gestión

Corporativa

Profesional de la

Dirección

Corporativa

Profesional

Grupo Interno

de Recursos

Financieros

Profesional

Responsable

del

Presupuesto

Ordenador

del Gasto

Descripción

de

actividades

12. Se remite a

Dirección de

Gestión

Corporativa

para revisión y

firma.

16. De

conformidad

con lo dispuesto

en la Ley 1437

de 2011.

Remitir al PR

Notificación de

Actos

Administrativos.

17. La forma de

pago de esta

relación de

autorización

debe darse en

cheque para

realizar el

depósito

judicial.

24. Después de

revisado el

oficio, el

Auxiliar Admón.

de RH, archiva

copia de la

resolución en la

historia laboral

del funcionario

retirado.

4

12. Revisar la

resolución. Si está

correcta dar el

vo. Bo.

14. Efectúe las respectivas

correcciones.

15. Suscribir

acto. Admón. y

remitir a la Dirección

Corporativa.

FR-09-PR-MEJ-01

Resolución

16. Aplicar procedimiento Notificación

de Actos Administrativ

os

17. Elaborar la relación de autorización de

acuerdo al cronograma establecido por la SHD.

Relación autorización de Nómina.

18. Aprobar la relación

de autorización

.

19. Firmar digitalmente relación de

autorización 20. Verificar la expedición del cheque por parte de la SHD, y

proceder a su reclamación.

Cheque

21. Informar al profesional

del Grupo Interno de

RH para trámite de depósito judicial.

22. Efectuar el trámite para realizar depósito judicial y radicación de

título judicial ante la jurisdicción laboral.

23. Proyectar para firma de la Directora de Gestión Corporativa oficio mediante el cual se informa a los beneficiarios de la constitución del título judicial.

24. Revisar oficio mediante

el cual se informa los

beneficiarios de la constitución

del título Judicial; y se

remite al Auxiliar Admón.

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RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIÓN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIÓN DE VACACIONES

Profesional

Grupo Interno de

Recursos

Humanos

Coordinador (a)

Grupo Interno de

Recursos

Humanos


Corporativa

Directores,

Jefes de

Oficina,

Subdirectores,

Asesores y

Coordinadores

Auxiliar

Administrativo

Grupo Interno de

Recursos

Humanos

Descripción de

actividades

1. La programación de

vacaciones deberá ser

concertada con el

personal, el cual lo

suscribirá en señal de

asentimiento. Y será

tomado para los efectos

legales como solicitud

formal de vacaciones y

así se dará el trámite en

su oportunidad, además

cada dependencia tendrá

que garantizar la

continuidad en la

prestación del servicio.

6. Se remite al GIRH, la

información relacionada

con el plan de vacaciones

se suscribe por el

funcionario y por el jefe

de la dependencia

respectiva y se tramita

mediante el aplicativo

“Orfeo”.

7. Para conocimiento de

la Comunidad

Institucional, se publica

en la intranet de la

entidad.

8. Oficio solicitando

aplazamiento o

interrupción de

vacaciones.

13. Resolución por medio

del cual se interrumpe el

disfrute de unas

vacaciones.

Resolución por medio

del cual se aplaza el

disfrute de unas

vacaciones.

14. De conformidad con

lo dispuesto en la Ley

1437 de 2011.

5

6

1. Proyectar circular solicitando plan de vacaciones de la dependencia.

2. Revisar contenido de la

circular, en caso de correcciones

remite al profesional del

GIRH para ajustes.

3. ¿Requi

ere ajustes

?

4. Efectúe las respectivas

correcciones.

5. Suscribe circular del plan de vacaciones.

FR-12-PR-MEJ-01 Circular

6. Remitir información del plan de vacaciones.

Tramite

Orfeo

7. Consolida el plan anual de vacaciones.

Plan anual de vacaciones

8. Reasignar Oficio de aplazamiento o interrupción de vacaciones, esta

comunicación debe llevar el Vo. Bo. del Jefe

inmediato y del funcionario que realiza

la solicitud.

Oficio

9. Reasignar a Aux. Admón. encargado de proyección de

actos administrativos.

Verificar si cuenta con el Vo. Bo. del

jefe inmediato.

10. Proyectar Acto Administrativo, confrontando con la información de la historia laboral.

11. Revisar Acto Administrativo.

12. Revisar y ajustar acto

administrativo, si hay lugar a ello.

13. Revisar y firmar acto administrativo.


14. Aplicar procedimiento notificación de actos administrativos.

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CONSOLIDACIÓN Y PAGO ANUAL DE CESANTIAS FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS Y FNA.

Profesional de Nómina del Grupo Interno de

Recursos Humanos

Coordinador (a) Grupo Interno

de Recursos Humanos Descripción de actividades

1. En esta recopilación se apoyará en Grupo Interno de Sistemas.

5. Paralelo a la actividad 4.

6. Esto solo si Secretaría de Hacienda no involucra el operador Mi Plantilla.

8. Si la actividad 6 se cumple.

6

7

1. Recopilar información de las variables que afectan la liquidación y verificar el fondo de cesantías al cual está afiliado el funcionario, en las dos primeras semanas de diciembre.

2. Liquidar esta prestación en el aplicativo de nómina dispuesto para tal efecto, después de pagar la nómina de diciembre y comparar con cálculo manual.

3. Revisar la totalidad de liquidaciones para determinar la confiabilidad de los datos.

4. Recibir los datos para hacer un cruce aleatorio de la confiabilidad de los mismos.

5. Enviar los datos del dinero necesario al Coordinador de Recursos Financieros, para determinar si es necesario hacer movimientos presupuestales.

6. Revisar con anterioridad los NIT de los fondos de cesantías y sus cuentas.

7. Enviar archivos con la información para el giro y la consolidación.

8. La última semana de enero, enviar oficios a los diferentes fondos de cesantías, con la consolidación del valor consignado a cada funcionario/a, simultáneamente informa a los funcionarios/as afiliados/as al Fondo Nacional de Ahorro y Fondo Privados.

9. Proyectar para firma de la Coordinadora de Recursos Humanos solicitud de certificación a las Administradoras de Fondos de Cesantías en las que conste que efectivamente recibieron el valor de las Cesantías.


Fin (D )


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AUTORIZACIÓN DEL RETIRO DE CESANTÍAS DEL FONDO DEL AHORRO, LIAUIDACIÓN DE CESANTIAS PARCIALES PARA FONDO DE PRESTACIONES,CESANTIAS Y PENSIONES - FONCEP


Corporativa

Coordinador (a) Grupo

Interno de Recursos

Humanos

Profesional Grupo

Interno de Recursos

Humanos

Auxiliar Administrativo

Grupo Interno de

Recursos Humanos

Descripción de

actividades

7

1. Asignar tarea al Coordinador de

GIRH.

2. Revisar documentación y

asignar a Profesional.

3. Recopilar información necesaria para hacer el cálculo.

4. Analizar historial laboral del

funcionario para determinar sanciones

o periodos no remunerados.

5. Revisar si existe la disponibilidad de dinero en Foncep y realizar formulario para el trámite del pago, si no, reali9zar traslado presupuestal para cubrir el déficit.

6. Revisar y firmar.

Formulario de trámite

de cesantías. 7. Revisar y firmar.

Formulario de trámite

de cesantías.

8. Notificar formulario al funcionario.

9. Enviar a Focep formulario a través de

oficio firmado por Coordinador (a) del Grupo Interno de

Recursos Humano. 10. Confirmar pago mediante el informe

remitido por FONCEP.

Fin


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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE CÓDIGO FÍSICO MAGNÉTICO APLICATIVO

Notificación, publicación y comunicación de actos administrativos

PR-ATE-02 X X Cultunet

Resolución FR-09-PR-MEJ-01 X X Orfeo

Modificación del presupuesto PR-FIN-05 X X Cultunet

Oficio FR-10-PR-MEJ-01 X X Orfeo

Notificación N/A N/A N/A N/A

Relación Autorización Nómina N/A N/A N/A N/A

Aviso de Prensa N/A N/A N/A N/A

Cheque N/A N/A N/A N/A

Circular FR-12-PR-MEJ-12 X X Orfeo

Plan Anual de Vacaciones N/A N/A N/A N/A

Oficio N/A N/A N/A N/A

Formulario Trámite de cesantías N/A N/A N/A N/A

Liquidación y pago de nómina PR-HUM-04 X X Cultunet

8. CONTROL DE CAMBIOS

N°. CAMBIOS REALIZADOS

N/A Ver Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos Radicado Orfeo 20157300227103 Fecha 14/10/2015

01 Ver Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos Radicado Orfeo 20207300071213 Fecha 05/05/2020

02 Ver Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos Radicado Orfeo 20207300145793 Fecha 21/08/2020

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: Sonia Larrota Hernández

NOMBRE: Bibiana Quesada Mora

NOMBRE: Alba Nohora Díaz Galán

CARGO: Profesional Especializado

CARGO: Profesional Especializado

CARGO: Coordinadora Grupo Interno de Recursos Humanos

FIRMA:

Electrónica

FIRMA:

Electrónica

FIRMA:

Electrónica

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