IKT - ekul.hazi. · PDF file No IKT < 300€ Gestor Documental. No IKT No IKT EXPERTIS...

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  • IKT EKUL - Pedidos

    Septiembre 2010

  • EKUL - Pedidos 2

    Introducción....................................... .. 3 Visión general..................................... 3 Modelo de tramitación.............................. 4 Contabilización automática de facturas de pedidos............................................ 7

    Ventana de Pedidos................................. .. 9

    Alta de un pedido.................................. . 11

    Líneas de un pedido................................ . 13

    Ejercicios de un pedido............................ . 14 Traspaso de pedidos............................... 1 4

    Fases de un pedido................................. . 16 Tramitar pedido................................... 1 7 Editar fase de un pedido.......................... 1 8 Cerrar fase de un pedido.......................... 1 9

    Facturas de un pedido.............................. . 20

    Presupuestos de un pedido.......................... . 21

    Índice

  • EKUL - Pedidos 3

    Se ha definido un modelo de tramitación que intenta

    dar respuesta a todas las necesidades detectadas y, en

    la medida de la posible, mejorar la tramitación que

    existe en la actualidad.

    Visión general.

    En los pedidos se han tenido en cuenta una serie de

    directrices y necesidades a la hora de definir su

    estructura y seguimientos. Los puntos más important es

    son los siguientes:

    • Simplificar la tramitación de aquellos pedidos que no se facturan a IKT.

    • Poder incluir toda la información relativa a pedidos en el gestor documental.

    • Dar mas “avisos” a responsables de proyectos en cuanto a la situación de los pedidos asociados a

    los mismos.

    • Traspasar pedidos de un ejercicio a otro solamente si es necesario.

    • Hay pedidos en los cuales (por su importe) es necesario solicitar varias ofertas a diferentes

    proveedores y tenerlas registradas. Para ello se

    ha habilitado un registro de

    presupuestos/ofertas.

    I ntroducción

  • EKUL - Pedidos 4

    Modelo de tramitación.

    El modelo definido para la tramitación de pedidos e s

    el siguiente:

    Registro del Pedido (Solicitante)

    Vto. Bº Técnico (J.Depto)

    Vto. Bº Económico (Resp.Admon)

    PEDIDO

    Emisión Pedido (Resp.Admon)

    Entrega Técnica (Solicitante)

    Contabilización (Resp.Admon)

    Cierre Pedido (Solicitante)

    J.Depto.

    JJAA.

    No IKT

    < 300€

    Gestor Documental.

    No IKT

    No IKT

    EXPERTIS

    Proyecto

    La tramitación de un pedido no se puede iniciar has ta

    que para dicho pedido no se han definido tanto los

    datos de la ficha del pedido como de las líneas de

    detalle.

    A partir de este momento se puede iniciar la

    tramitación del pedido según las siguientes fases:

    1 - Registro del pedido.

    Es el primer estado en el que se encuentran todos l os

    pedidos, a partir del cual se inicia la tramitación

    del mismo. Esta fase es iniciada por el solicitante

  • EKUL - Pedidos 5

    del pedido y es el que decide la siguiente fase de la

    tramitación. Las posibles fases en la tramitación s on:

    • Anular el pedido : En esta fase se puede anular el pedido y finalizar la tramitación del mismo.

    • Vto.Bº Técnico : Un pedido se pasa a Vto.Bº Técnico cuando es necesario que el JJDD al que

    pertenece el proyecto asociado el pedido tiene

    que darle el a Vto.Bº. Como aviso se envía un

    correo al JJDD para notificarle que tiene un

    pedido pendiente de dar el Vto.Bº Técnico.

    • Emisión del pedido : Un pedido puede pasar directamente a la fase emisión de pedido si es un

    pedido que no se factura a IKT y su importe es

    inferior a 300€. En caso contrario tiene que

    pasar obligatoriamente el Vto.Bº Técnico.

    2 - Vto.Bº Técnico.

    Una vez que el JJDD ha dado el Vto.Bº Técnico puede

    continuar la tramitación del mismo seleccionando

    alguna de las siguientes fases:

    • Anular el pedido : En esta fase se puede anular el pedido y finalizar la tramitación del mismo.

    • Vto.Bº Económico : Una vez se ha dado el Vto.Bº Técnico al pedido es necesario que este pase el

    Vto.Bº Económico. El Vto.Bº Económico lo realiza

    la persona responsable de administración.

    • Emisión del pedido : Un pedido puede pasar directamente a la fase emisión de pedido si es un

    pedido que no se factura a IKT. En caso contrario

    tiene que pasar obligatoriamente el Vto.Bº

    Económico.

    3 - Vto.Bº Económico.

    Una vez que la persona responsable de administració n

    ha dado el Vto.Bº económico puede continuar la

    tramitación del mismo seleccionando alguna de las

    siguientes fases:

    • Anular el pedido : En esta fase se puede anular el pedido y finalizar la tramitación del mismo.

    • Emisión del pedido : Una vez que se ha Vto.Bº Económico al pedido este pasa a la fase de

  • EKUL - Pedidos 6

    emisión de pedido para proceder a su impresión y

    envío.

    4 – Emisión del pedido.

    La emisión del pedido es realizada por la persona

    responsable de administración, encargándose también de

    su envío al proveedor. También se notifica al JJAA de

    que se ha procedido a la emisión del pedido mediant e

    un correo electrónico.

    Se continúa la tramitación con la siguiente fase:

    • Entrega técnica : En esta fase se registra la recepción del pedido por parte del solicitante

    del mismo.

    5 – Entrega técnica.

    En esta fase se registra la recepción del pedido po r

    parte del solicitante del mismo. Las fases siguient es,

    una vez se ha producido la entrega técnica, pueden ser

    las siguientes:

    • Anular el pedido : En esta fase se puede anular el pedido y finalizar la tramitación del mismo.

    • Contabilización : Se pasa a este estado cuando el pedido se queda a la espera del registro de

    la/las facturas del mismo. La recepción y

    contabilización de las facturas se realiza

    automáticamente al registrarlas en el programa de

    contabilidad.

    • Cierre Pedido : Un pedido se puede pasar directamente a la fase cierre de pedido si es un

    pedido que no se factura a IKT, por lo tanto, no

    esta prevista la recepción de ninguna factura.

    6 – Contabilización.

    Todo pedido se encuentra en esta fase mientras esta

    pendiente la recepción de facturas del mismo. Esta

    recepción y asignación de las facturas a proyectos se

    realiza de forma automática.

    La persona responsable de administración puede

    finalizar la fase de contabilización del pedido y

    tramitar el cierre del mismo.

  • EKUL - Pedidos 7

    Contabilización automática de facturas de pedidos.

    Diariamente se ejecuta un proceso de integración de

    las facturas registradas en el programa de

    contabilidad en los diferentes módulos de EKUL.

    La contabilización siempre se realiza sobre el ulti mo

    proyecto al que se encuentre asociado el pedido.

    En el proceso de contabilización automática se real iza

    también una notificación a los responsables de la

    gestión de pedidos de todas aquellas facturas que

    presentan alguna incidencia en la tramitación.

    Las incidencias contempladas son las siguientes:

    A – Fase de tramitación del pedido errónea.

    Si el pedido se encuentra en alguna de las siguient es

    fases:

    • Anulado

    • Solicitud

    • Vº Bº Tecnico

    • Vº Bº Tecnico

    • Emisión de Pedido

    el pedido no se contabiliza y se envía una

    notificación por correo electrónico tanto al

    solicitante del pedido como a la persona responsabl e

    de pedidos en administración para la actualización, si

    procede, del pedido.

    B – Factura fuera de plazo.

    Para un determinado pedido se pueden contabilizar

    facturas hasta febrero del año siguiente al del

    proyecto. A partir de esta fecha las facturas no se

    contabilizan y se realiza la correspondiente

    notificación.

    Para poder contabilizar estas facturas es necesario

    traspasar el pedido al ejercicio siguiente.

    C – Contabilización en mes producido.

    Si en mes del proyecto en el que se va a cargar la

    factura esta en estado “producido” se envía la

  • EKUL - Pedidos 8

    correspondiente notificación para volver a producir

    dicho mes.

    D – Errores en el proceso de importación.

    Diariamente se envía una notificación a la persona de

    administración responsable de compras con la relaci ón

    de facturas existentes en la aplicación de

    contabilidad que no han podido ser incorporadas en

    EKUL.

    Con esta relación se tomaran las medidas necesarias

    para subsanar la incidencia en el siguiente proceso

    automático de importación.