GUÍA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

8/16/2019 GUÍA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

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“Gestores del Desarrollo del País” "#$#%&' ((()*&++,+&-,.%&$/*$0)*12

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DATOS INICIALES DE IDENTIFICACIÓN

Nombre de la asignatura: ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS EINVENTARIO

Semestre: A-2016

Área Académica:

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Materias pre-requisito: ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN Malla: MALLA 4

Docente responsable:ING. OMAR MARTÍNEZ JIMÉNEZ

Correo electrónico: [email protected]

Resumen hoja de vida:

POSTGRADO Magister en Administración de Empresas – UCSG

FORMACIÓN UNIVERSITARIA

Ingeniero Comercial – ULVREXPERIENCIA LABORAL Actualmente desempeña el cargo de Territory manager en una compañía dedicadaal diseño, producción y distribución de productos de protección y respaldo eléctrico.Ha laborado en empresas como: Cadena de Farmacias Sumedica, EmpresaTecnológica XPC CA, Digital Store, entre otras.

En el campo de la docencia, ha laborado como Docente Titular en la Universidad Laica VicenteRocafuerte desde el año 2014.PRECONOCIMIENTOS Y DISTINCIONES Reconocimiento por haber obtenido las calificaciones más altas de la promoción de doctorantes en Administración de Empresas.

SISTEMA DE EVALUACIONES MODALIDAD SEMIPRESENCIAL

EVALUACIONES FRECUENTES NOTAGI GESTIÓN INDIVIDUAL Trabajo preliminar 30%

GT GESTION TUTORIAL Trabajos extraclase 40%

GP GESTION PRESENCIAL Participación activa 30%

NOTA EVALUACIONES FRECUENTES(SUMAR: GI+GP+GT)

EVALUACIONES PARCIALES NOTAPL PRUEBA DE LECTURA Prueba inicial 50%

PS PRUEBA DE SUFICIENCIA Prueba final 50%

NOTA EVALUACIONES PARCIALES(SUMAR: PL + PS)

PROMEDIO DEL MÓDULO NOTAEVALUACIONES FRECUENTES + EVALUACIONES PARCIALES2

SUPLETORIO / MEJORAMIENTO NOTASi el alumno se presenta a examen de mejoramiento y/o supletorio:

(Reemplaza la nota de evaluaciones parciales)

PROMEDIO FINALEVALUACIONES FRECUENTES + SUPLETORIO MEJORAMIENTO

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ASISTENCIA: Porcentaje mínimo de asistencia: 60% (niveles de Ingles 70%)CALIFICACIÓN: Promedio mínimo de aprobación: 7.00/10.00CONVOCATORIAS A REVISIÓN Y EXAMENES SUPLETORIO Y DE MEJORAMIENTO.-Por disposición del Consejo Directivo no se pueden realizar dos llamados a exámenes supletorio o de mejoramiento. Art.41 Reglamento de Estudiantes.


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¡Bienvenido!Felicitaciones por haber tomado la decisión de invertir en su desarrollo personal y profesional en el campo de la Administración de Ventas.

Esta guía de autoinstrucción ha sido desarrollada con la finalidad de brindarle un medio de aprendizaje personal eindependiente y, al mismo tiempo, prepararle para participar de la mejor forma en las sesiones presenciales de clase.

Saludos cordiales,Carrera de Administración de Ventas – Modalidad Semipresencial -

MISIÓN

UNIVERSIDAD: Generar, promover, difundir y preservar la ciencia, tecnología, arte y cultura,formando personas competentes y profesionales socialmente responsables para el desarrollosustentable del país, inspirados en la fe cristiana de la Iglesia Católica.

FACULTAD: Formar profesionales competentes con espíritu emprendedor, especializados enel campo empresarial, fortalecidos en la investigación y en el uso de las nuevas tecnologías,socialmente responsables, generadores de trabajo y riqueza, comprometidos con el país y sudesarrollo sustentable.

CARRERA: Formar personas emprendedores facultados para administrar con eficiencia lagestión comercial de las empresas, de forma que contribuyan de manera destacada aldesarrollo empresarial y al mejoramiento del nivel de vida de la población.

VISIÓN

UNIVERSIDAD: Ser una Universidad Católica, emprendedora y líder en Latinoamérica que incida en laconstrucción de una sociedad nacional e internacional eficiente, justa y sustentable.

FACULTAD: Ser una Facultad posicionada con excelencia académica y responsabilidad social, aplicada alemprendimiento de negocios y al desarrollo empresarial del país.

CARRERA: Ser una Carrera que forme líderes capaces de llevar a cabo una excelente gestión comercial de lasempresas, posicionando así la profesión a nivel nacional y regional.

BIBLIOGRAFÍA DE REFERENCIA

GUÍA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO. 2014. ING. PAOLAGALARZA PROAÑO

Santesmases Mestre, M., Sachez De Dusso, F., Kosiak De Gesualdo, G. (2004). MarketingConceptos y Estrategias, Piramide, 2da Edición. Ruiz Cana, J. (2005). Logística Comercial, McGrahill, 1era Edición.


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ÍNDICE

DATOS INICIALES DE IDENTIFICACIÓN

SISTEMA DE EVALUACI N

BIBILIOGRAFÍA DE REFERENCIA

OBJETIVOS DEL MÓDULOObjetivo General Pág. 5Objetivos Específicos Pág. 5JUSTIFICACI N DE LA ASIGNATURA

RESULTADOS DE APRENDIZAJE

INTRODUCCIÓN AL MÓDULO

UNIDAD 1 LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES. Objetivo de la Unidad 1. Aplicar conocimientos operativos en la gestión de almacenamiento deproductos. 1.1 ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Pág. 6

1.1.1 Tipos de Almacenes Pág.

1.2 DIFERENCIACIÓN GESTIÓN DE STOCKS – GESTIÓN DEL ALMACÉN Pág. 101.2.1 Stock y Surtido Pág. 101.2.2 Caso Práctico Pág. 10

1.3 LAS COMPRAS Y LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO Pág. 111.3.1 Solicitud de Compras Pág. 111.3.2 Solicitud de Cotización a Proveedores Pág. 111.3.3 Orden de Compra Pág. 121.3.4 Nota de Recepción Pág. 131.3.5 Notas de Devolución Pág. 13

UNIDAD 2 GESTIÓN DE MATERIALES Y CONTROL DE STOCK. Objetivo de la Unidad 2. Aplicar métodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza. 2.1 IMPORTANCIA DE LA GESTION DE INVENTARIOS Pág. 14

2.1.1 Cuánto inventario se debe mantener? Pág. 142.1.2 El Control del Inventario Pág. 14

2.2 GESTION DE STOCK Pág. 162.2.1 El comportamiento del Stock Pág. 17

2.2.2 Stock Medio Pág. 172.2.3 Sistemas de Gestión de Stock Pág. 172.2.4 Costos de Inventarios Pág. 19

2.3 OBJETIVOS DE LA GESTION DE INVENTARIOS Pág. 192.4 TIPOS DE INVENTARIOS: LOS STOCKS Y LAS VENTAS Pág.20

2.4.1 Los inventarios según sus características físicas Pág.232.4.2 Los inventarios según su logística Pág.24

UNIDAD 3 ADMINISTRACI N DE EXISTENCIAS. Objetivo de la Unidad 3.Identificar y aplicar técnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega. 3.1 SISTEMA ABC DE CONTROL DE INVENTARIOS

Pág. 25

3.1.1 El ABC y la Empresa Pág.253.1.2 Ejercicio Pág.25


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3.2 INDICADOR DE ROTACION Y SU IMPORTANCIA Pág.273.2.1 Rotación del Inventario Pág.273.2.1 Como se puede aumentar la rotación Pág.273.2.1 Caso Práctico Pág.30

3.3 EXACTITUD DEL INVENTARIO Y DEL CONTEO FISICO Pág.31

3.3.1 Sistema del Inventario Periódico Pág.313.3.2 Documentos para control de inventarios Pág.32UNIDAD 4 MÉTODOS DE ALMACENAMIENTO. Objetivo de la Unidad 4.Identificar y aplicar técnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega. 4.1 PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL ESPACIO Pág. 31

4.1.1 Movimiento de Materiales Pág. 314.1.2 Objetivos Pág. 33

4.2 SEGURIDAD EN ALMACENES Pág. 334.3 EQUIPOS DE ALMACEN Pág. 33

4.3.1 Almacenamiento de Materiales Pág. 334.3.2 Función de Recepción Pág. 34

4.4 TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Pág. 34

4.4.1 Carga Unitaria Pág. 344.4.2 Otros medios de almacenamiento Pág. 354.4.3 Codificación de materiales Pág.354.4.4 Clasificación y codificación del inventario Pág.36

4.5 ELEMENTOS AUXILIARES Pág.374.5.1 Vehículos de transporte manual Pág.374.5.2 Medios de manutención mecánicos Pág.384.5.3 Aparatos de transporte continuo Pág.384.5.4 Otros sistemas de manutención Pág.39

4.6 PROBLEMAS EN LOS ALMACENES Pág.39

GESTIÓN INDIVIDUAL Pág.40


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OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA

Objetivo General:

Aportar al estudiante de conocimientos actualizados sobre la administración del proceso de almacenamientode una empresa contribuyendo a la disminución de pérdidas, ahorro de costos e implementar técnicasactuales para el control sobre el almacenamiento de productos.

Objetivos Específicos:

0 Aplicar conocimientos operativos en la gestión de almacenamiento de productos.0 Aplicar métodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza.0 Identificar y aplicar técnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega.

JUSTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA:

El módulo de Administración de bodegas y control de inventarios como parte de la Malla 4 de actualizacióncurricular responde a la necesidad del alumnado que operan o no bodegas y administran inventarios paralograr una mayor eficiencia en costos y recursos involucrados en esta actividad; conociendo y aplicandoconceptos - técnicas de alto impacto para controlar el inventario y disminuir pérdidas por una mala oinadecuada gestión de bodega.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE

Al finalizar el módulo, el alumno demostrará ser capaz de aplicar las herramientas y técnicas esenciales paraun eficiente manejo del proceso de administración de bodega y control de inventario; identificando objetivos,administrando políticas de inversión en inventarios que permitan lograr los objetivos de maximizar la rotaciónde inventarios.

INTRODUCCIÓN AL MÓDULO

Con el estudio del presente módulo se mejoran las condiciones en las que se aplican las técnicas de manejode materiales, se controlan eficientemente los registros de existencias y los productos se clasifican en

bodega de acuerdo a determinadas normas de administración de materiales, stocks, logísticas y seguridad.


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UNIDAD 1. LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES.

Objetivo de la unidad

Aplicar conocimientos operativos en la gestión de almacenamiento de productos.

Resultados de Aprendizaje

Al finalizar la unidad 1, el alumno logra distinguir la estructura organizativa de una bodega en diversos tiposde empresas; e identifica y aplica procedimientos administrativos de control de flujos de materiales debodega.

Tema 1. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Los almacenes desempeñan un papel importante en diferentes niveles de la cadena de suministros. Losalmacenes pueden cumplir funciones varias, según las características y niveles de complejidad. Todas lasclases de almacenes realizan las siguientes operaciones:

• Recepción y control• Almacenamiento• Reabastecimiento• Recolección• Envío

Las operaciones de recepción y control consisten en descargar la carga de los camiones y contar losproductos que el personal del almacén tendrá que almacenar en el almacén. El personal del almacéncompleta la documentación (por ejemplo las facturas) y actualiza el sistema de computación con la cantidadde inventario contado.

La operación de almacenamiento consiste en asignar una ubicación a los productos recibidos por el personal

del almacén. Luego de que el personal del almacén revisa y verifica los documentos de movimiento, muevefísicamente el inventario hasta las ubicaciones de almacenamiento y luego actualiza el sistema decomputación introduciendo la información sobre dónde se ha almacenado el inventario.

La operación de reabastecimiento consiste en determinar cuándo y cómo debe reabastecerse el inventario,corregir los documentos de reabastecimiento y trasladar el inventario desde las ubicaciones dealmacenamiento hasta las de recolección. Luego de que el personal del almacén recoge el inventario, limpiala ubicación de recolección y actualiza el sistema de computación introduciendo la información sobre lacantidad de inventario reabastecido.

La operación de recolección consiste en trasladar el inventario desde una ubicación de almacenamiento orecolección y preparar el inventario para el embarque correspondiente. El personal del almacén determinacuáles son los productos que serán recogidos, las ubicaciones de las cuáles se procederá a la recolección y

verifica los documentos para la recolección.

El despachador divide las tareas de recolección entre el personal del almacén, que posteriormente recoge elinventario utilizando equipos tales como montacargas y correas transportadoras. Una que otra vez seprocede a empacar el inventario luego de la recolección. Y por último el personal del almacén actualiza elsistema de computación introduciendo la información sobre el inventario recolectado.

La operación de embarque consiste en preparar los documentos para el envío, cargar los camiones yactualizar el sistema de computación introduciendo la información sobre el inventario cargado.

Tipos de Almacenes

Almacenes de ManufacturaEl personal de un almacén de manufactura generalmente realiza las siguientes tareas:


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• Recibe y almacena productos tales como materias primas y componentes• Prueba la calidad de los productos recibidos o los envía para que sean sometidos a pruebas de

laboratorio.• Recoge las materias primas y los componentes para los talleres de manufactura.• Almacena los productos terminados luego de haber sido manufacturados.• Pone en cuarentena los productos terminados para que sean sometidos al control bacteriológico

correspondiente, el cual es seguido de un proceso de garantía de calidad para los productos encuarentena antes de ser entregados.

• Envía los productos terminados a un almacén central, un almacén de distribución o directamente a uncliente.

Algunos almacenes de manufactura no tienen el espacio suficiente para almacenar productos terminados. Enesos casos, el personal del almacén transfiere los productos terminados directamente a un área deembarque y envía los productos a un almacén central o un almacén de distribución.

De vez en cuando un almacén de manufactura envía los productos directamente a un cliente. Es común queel personal del almacén envíe los productos directamente cuando un cliente hace un pedido especial conrespecto a un producto que va a ser manufacturado.

Otra circunstancia por la cual el personal de un almacén envía directamente un producto es cuando lacantidad del producto es lo suficientemente grande como para completar la carga de un camión.

A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén de manufactura:

• La superficie física varía entre 1,500 metros cuadrados y 50,000 metros cuadrados• El número de artículos en el almacén puede variar entre unos pocos artículos y cientos, según la cantidad

manufacturada• Los productos que tengan características similares son almacenados de la misma manera, lo cual permite

el uso de equipo de manejo automatizado• En el caso de un almacén de entrada, el personal recibe los componentes, materias primas y productos

terminados en tarimas de carga llenas, cajones llenos o a granel• En el caso de un almacén de salida, el personal recoge los componentes y materias primas en varias

unidades de medida con el objeto de suministrar las líneas de manufactura; El personal del almacénenvía los productos terminados en tarimas de carga llenas o a granel

• Para que un almacén de manufactura opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:• Un sistema de control de calidad para los componentes y materias primas recibidos por el personal• Un registro exacto del inventario del almacén• Un sistema para administrar los números de lotes en caso de que los artículos sean procesados por lote.• Un método para asegurar la recolección y entrega puntuales del inventario a las líneas de manufactura.• Listas exactas de las piezas que el personal del almacén utilice para recoger los artículos para las

órdenes de trabajo.

Almacenes Centrales

El personal de un almacén central por lo general realiza las siguientes tareas:

• Recibe los productos terminados de las plantas manufacturadoras, almacenes de manufactura o de losproveedores externos

• Almacena el inventario recibido• Suministra el inventario a los centros de distribución• Entrega pedidos grandes directamente a los clientes

A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén central:

• La superficie física varía entre 10,000 metros cuadrados y 200,000 metros cuadrados.•

El número de artículos del almacén puede variar entre menos de cien y varios miles.• Si se trata de un almacén de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga o a granel


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• Si se trata de un almacén de salida, el personal recoge el inventario en tarima de cargas y cajones ycarga los camiones en forma completa.• El personal del almacén recibe el inventario de múltiples fábricas.• El almacén central atiende a una zona geográfica grande que tiene pocos puntos de entrega.• Se consolida el embarque del inventario.

Para que un almacén central opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:

• Un registro exacto del inventario del almacén.• Un sistema para administrar las fechas y los números de lotes en caso de que los artículos sean

procesados por lote.• Un sistema para administrar un volumen elevado de inventario.

Almacenes de Distribución

En un almacén de distribución, el personal por lo general realiza las siguientes tareas:

• Recibe productos de un almacén central, una planta manufacturadora o de un proveedor•

Almacena el inventario recibido• Recoge y prepara los productos para el embarque• Envía los productos a los clientes

A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén de distribución:

• La superficie física varía entre 5,000 metros cuadrados y 30,000 metros cuadrados• El número de artículos del almacén puede variar entre menos de cien y varios miles• En el caso de un almacén de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones• En el caso de un almacén de salida, el personal recoge los componentes y materias primas en varias

unidades de medida• El almacén puede surtir un gran volumen de pedidos que requieran cantidades pequeñas de artículos• El almacén puede atender a muchos puntos de entrega en forma periódica, a veces con camiones que

estén parcialmente llenos

Para que un almacén de distribución opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo siguiente:

• Un registro exacto del inventario del almacén• Un registro exacto del inventario recogido• Un sistema para administrar las fechas, números de lotes y el seguimiento o control de los lotes en caso

de que los artículos sean procesados por lote• Mano de obra eficaz

A menudo un almacén de distribución también asume las funciones de un almacén central. A pesar de que laestructura de un almacén puede ser compleja, el nivel de eficacia aumenta dramáticamente cuando losniveles de inventario permanecen bajos.

Almacenes MinoristasLa administración de almacenes tiene tres almacenes minoristas: Almacenes de comestibles noperecederos, almacenes de comestibles perecederos y mercancía general.

Almacenes de comestibles no perecederos A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén de comestibles noperecederos:

• La superficie física varía entre 20,000 metros cuadrados y 40,000 metros cuadrados• El número de artículos varía de 4,000 a 8,000.• Si se trata de un almacén de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones• Si se trata de un almacén de salida, el personal recoge el inventario en tarimas de carga y cajones•

Los conductores entregan el inventario a un número de comercios en la región que oscila entre 30 y 200de una a siete veces por semana


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• Una flota de conductores entrega el inventario en las mismas ubicaciones• El tiempo de entrega del inventario oscila entre 15 y 60 días.

Para que un almacén de comestibles no perecederos opere en forma eficiente, es necesario disponer de losiguiente:

• un registro exacto del inventario del almacén• La capacidad de administrar el inventario fechado en forma eficiente• un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra• una recolección precisa• Atención a la condición de los artículos recogidos• un sistema de transporte eficaz en función de los costos y al mismo tiempo eficiente

Almacenes de comestibles perecederos

A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén de comestiblesperecederos:

• La superficie física varía entre 5,000 metros cuadrados (45,000 pies cuadrados) y 20,000 metroscuadrados.

• El número de artículos que se encuentra en el almacén varía de 2,000 a 4,000.• Si se trata de un almacén de entrada, el personal recibe el inventario en tarimas de carga y cajones• Si se trata de un almacén de salida, el personal generalmente recoge el inventario en cajones y a veces

en tarimas de carga parcialmente llenas• los conductores entregan el inventario a un número de comercios que oscila entre 30 y 200 en la región

tres veces por semana como mínimo y a veces hasta tres veces por día.• Con frecuencia se refrigera el inventario• una flota de conductores entrega el inventario en las mismas ubicaciones• El tiempo de entrega del inventario oscila entre 2 y 6 días

Para que un almacén de comestibles perecederos opere en forma eficiente, es necesario disponer de lo

siguiente:• Un registro exacto del inventario del almacén• La capacidad de manejar en forma eficiente el inventario marcado con un número de lote y fecha con el

objeto de asegurar la rápida rotación de los productos y evitar que se vuelva obsoletos.• un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra.• una recolección precisa.• Atención a la condición de los artículos recogidos.• Un sistema de transporte eficaz en función de los costos y al mismo tiempo eficiente.

Almacenes de mercancía general

A continuación se detallan las características típicas correspondientes a un almacén de mercancía general:

• La superficie física varía entre 20,000 metros cuadrados y 200,000 metros cuadrados• El número de artículos varía de 5,000 a 50,000.• Si se trata de un almacén de entrada, el personal recibe el inventario en muchas unidades de medida

(tales como tarimas de carga, cajones y cajas)• Si se trata de un almacén de salida, el personal generalmente recoge el inventario en cajones y a veces

en tarimas de carga parcialmente llenas; con frecuencia el personal recoge artículos con un tamañomayor al normal

• El personal del almacén guarda los productos que requieren una variedad de condiciones dealmacenamiento (para satisfacer las exigencias en cuanto a la temperatura, humedad e iluminación)

• Demanda de temporada de productos y espacio de almacenamiento para el almacenamiento provisional• El tiempo de entrega del inventario oscila entre 60 y 120 días

Para que un almacén de mercancía general opere en forma eficiente es necesario disponer de:


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• Un registro exacto del inventario del almacén• Una configuración flexible de las áreas de almacenamiento para satisfacer los requisitos correspondientes

a los productos• Uso de cajas de cartón para el inventario recibido en pequeñas unidades de medida, tales como unidades• Una recolección precisa.• Atención a la condición de los artículos recogidos.• Un control eficiente en cuanto a los costos de mano de obra.• Un sistema de transporte eficaz en función de los costos y al mismo tiempo eficiente.• La capacidad necesaria para acomodar las demandas de temporada.

Tema 2. DIFERENCIACIÓN GESTIÓN DE STOCKS – GESTIÓN DEL ALMACÉN.

La gestión de almacenes en la actualidad es un proceso logístico que trata de la recepción, almacenamientoy movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, así como eltratamiento e información de los datos generados, además debe dar una respuesta rápida flexible y dar unarespuesta eficiente para las posibles situaciones que surgen en la demanda del mercado y así satisfacer lospedidos.

Pero desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del stock es alimentar el flujoproducción – venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones, se han convertido en uninstrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en elmomento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada.

Estos representan una de las inversiones más importante de las empresas con relación al resto de susactivos creando intereses enfrentados en la propia empresa hay que aclarar que es un tarea compleja y muyvital importancia para la empresa.

La diferencia que existe entre gestión de almacenes y gestión de stock es que las actividades de la gestiónde almacenes busca llevar los artículos recibidos a un ubicación que se identifique, mantener unarecuperación de la ubicación y enviarlos para lograr un nivel de servicio deseado, además hacer una revisión

continuamente en el espacio disponible del almacén buscando obtener la máxima utilización del mismo,mantener al día los procedimientos de operaciones y los estándares de trabajo, mientras que la Gestión deStock es mantener la bodega que tipo de artículos conviene mantener más tiempo y cuáles no, en quécantidad, y establecer los plazos de suministro utilizando un método de gestión de stock, estos serán deacuerdo a según su función o según su utilización en el proceso de fabricación.

Stock y SurtidoLlamamos surtido a la variedad de artículos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes(distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).

El stock, en cambio, es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinadoproducto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dosposibilidades: Tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artículos, o bien tener un surtido pequeñopero con un gran stock por cada artículo. La decisión dependerá normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran surtido y un granstock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero

Caso Práctico: El surtido atrae clientela

El propietario de la nueva zapatería Martínez se plantea tener una amplia gama de zapatos (para mujeres ypara hombres; para niños, jóvenes, adultos; calzado deportivo y para trabajar e incluso para distintos tipos dedeportes y para diversos trabajos; zapatos caros y baratos, etcétera).


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Cuanto mayor sea la variedad, más clientes tendrán el negocio, aunque sería difícil disponer de todas lastallas, ya que, al haber más variedad o surtido, el stock de cada artículo tendrá que disminuir, siconsideramos que el espacio de almacenamiento es limitado y que los clientes no están dispuestos aesperar.

Otra posibilidad sería ampliar el almacén, pero esto llevaría asociados unos costes que quizá no seanrentables; todo depende de la política comercial que se establezca.Por ejemplo, si realizamos una encuesta sobre las razones para acudir a una tienda en particular, podríamosobtener fácilmente el resultado siguiente: una de las razones principales es la proximidad delestablecimiento, y otra, el surtido.

Tema 3. LAS COMPRAS Y LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO

En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tienecada persona para desempeñar ciertas funciones. Asimismo, es importante que quede evidencia escrita delo que hace cada quien.

Es importante mencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer control sobre ciertas

funciones. Sin embargo, el éxito de cada negocio depende en mucho de que se tenga un adecuado control.Sin embargo, también debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelería o en trámitesque en lugar de facilitar la operación del negocio la entorpezcan.

Solicitud de ComprasLa persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción debe recibir una solicitudde compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación,evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, ydebe incluir toda la información referente al material solicitado:•

Número de solicitud• Fecha en la que se elabora• Clave del material• Descripción• Cantidad requerida• Punto de pedido• Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios)• Firma de la persona que la autoriza.

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:

• Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitirá corroborar que el material quellega al almacén de materia prima, es efectivamente el que se solicitó.• Otra copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad.• El original se envía a la persona encargada de hacer las compras.

Solicitud de Cotización a ProveedoresUna vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamenteautorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se lesolicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a laempresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigación con varios proveedorespotenciales para posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de lainvestigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocidocomo: solicitud de cotización a proveedores.


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Dicho documento incluye la siguiente información:

• Número de solicitud de cotización a proveedores• Fecha en la que se elabora• Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización• Clave del material que se solicita• Descripción del material solicitado• Cantidad solicitada• Fecha límite para que el proveedor conteste• Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.• Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedorconteste lo siguiente:

• Precio por unidad.• Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.• Condiciones de pago.• Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio envíe las solicitudes de cotización a losproveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente alproveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen obien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

• Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello lepermitirá constatar que la cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.

• La otra forma, se envía a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a más tardar enla fecha fijada como límite.

• En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha solicitud y el proveedor noentrará en la selección.

Orden de CompraCuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudesde cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite decompras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones yprecios al negocio.No está de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material parahacer la elección del proveedor.

De lo mencionado en el párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningúnpedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios proveedores.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el encargado decompras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objetoformalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:• Número de orden de compra• Nombre del proveedor• Fecha en la que se efectúa la orden• Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha•

Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía• Condiciones de pago


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• Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.• Clave del material• Descripción• Cantidad solicitada• Precio unitario• Importe parcial (precio unitario x unidades)• Impuestos• Importe total ( importe parcial + impuestos)• Firma del encargado de compras• Firma del proveedor

En caso de que el proveedor no sea local, sino extranjero, en la orden de compras se debe hacer mencióntambién de lo siguiente:• Medio de transporte que se utilizará• Hacer notar, en su caso, que la mercancía está asegurada y los riesgos que cubre el seguro• Fracción aduanal aplicable

Nota de RecepciónEs importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir losmateriales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efectúe la recepción de materiales deberátener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibirmaterial.

No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder la orden decompra, debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le hagallegar una copia de la orden de compra.

Las tareas del encargado de recepción de materiales consisten en hacer un recuento físico y verificar que elmaterial entregado por el proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspección para detectar la existencia de material dañado.

En caso de que la inspección realizada por el encargado de recepción de materiales sea totalmentesatisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que quedacomo evidencia formal de la entrega del material.

La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida porel proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:• Número de nota de recepción.• Fecha de recepción• Nombre del proveedor• Fecha en la que se hizo la orden de compra• Número de orden de compra• Clave del material• Descripción del material•

Cantidad recibida• Precio unitario• Importe total de la mercancía recibida• Firma de la persona que recibió el material

Nota de Devolución de Materiales a ProveedoresEn algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material dañado o en malas condiciones. En talsituación, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trámite de devolución y solicitar alproveedor que le bonifique el importe pagado por la mercancía objeto de la devolución.

La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos:• Número de nota de devolución• Datos generales del proveedor•

Fecha en la que se efectúa la devolución• Referencia de la nota de recepción


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• Clave del material• Descripción del material• Cantidad• Costo unitario• Importe de la mercancía objeto de la devolución• Causa de la devolución• Firma del encargado de compras• Firma del proveedor o persona autorizada para recibirlaUNIDAD 2.GESTIÓN DE MATERIALES Y CONTROL DE STOCK


Aplicar métodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza.

Resultados de Aprendizaje Al finalizar la unidad, aplicando los conocimientos aprendidos, el alumno será capaz de distribuiradecuadamente los materiales necesarios de la empresa donde labora, colocándolo a disposición en elmomento indicado, evitando aumento de costo y/o pérdidas de los mismo; de esta manera podrá satisfacer

correctamente las necesidades reales de la empresas.

Tema 1. Importancia gestión de inventarios

Inventario, una palabra que no nos es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemosescuchado que debemos mantener niveles óptimos de inventarios.

¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber mantener?

Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas deliquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza recursos que podrían ser mejorutilizados en funciones más productivas de la organización. Además, el inventario "congelado" tiende atornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse.

El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, uno delos principales objetivos de toda empresa es aumentar la rentabilidad de la organización por medio de unacorrecta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas en los niveles de stock,y minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente.

Por esta razón podemos afirmar que la importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordialde: obtener utilidades, que reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sinembargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente parapoder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sininventarios, simplemente no hay ventas.

Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las

existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable yproductivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidasde dichos productos.

Para seguir avanzando en la materia debemos tener claro algunos conceptos como:

Inventario: Es una provisión de materiales que tiene como objeto principal facilitar la continuidad del procesoproductivo y la satisfacción de los consumidores y clientes. Los inventarios actúan como reguladores entrelos ritmos de salida de unas faces y entradas de las siguientes.

Consumo: Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del almacén en un periodo de tiempodeterminado. Por ejemplo, si el inventario de determinado articulo al comienzo del mes era de 20 unidades yal finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.


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Demanda: Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, elconsumo será igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se presenta una rupturade inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda será superior al consumo. En estecaso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda (caso más común en el comercio) o que el clientesolicite que la demanda no satisfecha, le sea atendida al ocurrir la próxima recepción (Backorder ).

Tiempo de Reposición o Reabastecimiento: El tiempo de reposición es el tiempo comprendido entre ladetección de la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el momento en que este llegafísicamente a nuestro almacén.

Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un equilibrio razonable entre mantener muchoo poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.

La calidad de la gestión de inventarios puede ser medida con una figura llamada factor de servicio o índicede atención, que es la relación que existe entre la cantidad de artículos debidamente atendidos y la cantidadque fue requerida de los mismos.

El Control del Inventario

Tanto los inventarios como las cuentas por cobrar, presentan una proporción significativa de los activos en lamayoría de las empresas que requieren de inversiones sustanciales. Por ello, las prácticas administrativasque den como resultado minimizar el porcentaje del inventario total, puede representar grandes ahorros endinero.

Se puede decir que los inventarios es el puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresamanufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan a diferentesvolúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventariostemporales o bancos.

Los inventarios de materia prima, productos semiterminados y productos terminados adsorben la holguracuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control deinventarios.

Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos, en laempresa existe una situación “de la mano a la boca”.

Se denomina inventarios a un conjunto de recursos o cantidad de artículos en buen estado almacenados enespera de ser utilizados en un futuro.

Al realizar un análisis de toma de decisiones, los administradores se deben hacer estas dos preguntasimportantes:

1.- ¿Cuánto se debe pedir u ordenar cuando es necesario reabastecer el inventario de un artículo?

2.- ¿Cuándo se debe reabastecer o remover el inventario de un artículo?El propósito de este tema es mostrar la forma de cómo se deben administrar y cuantificar los inventarios enuna entidad con el fin de tomar la decisión más apropiada en el control de estos.

En primer lugar se analizarán los modelos de inventarios, en los que es razonable suponer que la tasa dedemanda del artículo es constante, o casi constante.

Posteriormente se analizarán los modelos probabilísticas de inventarios, en los que la demanda del artículofluctúa y se le puede describir sólo en términos de probabilísticos. Además se describe un procedimiento deinventarios al que se denomina PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIAL; este método deadministración de inventarios es apropiado para la administración de inventarios de materia prima, sub-ensambles y componentes cuya demanda depende directamente de la demanda de los productos finales del

sistema de inventarios.


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Para controlar los costes de la gestión de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es necesario primerodeterminar el stock, esto es, saber cuánto stock tenemos.

Esto, que a primera vista parece sencillo, entraña su dificultad, debido, por un lado, a las distintas clases destock que podemos considerar al hacer el cálculo y, por otro, a las variaciones que éste experimenta.

Tema 2.Gestión de Stocks

El comportamiento de los Stocks

El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en función de las ventas y las compras oadquisición de nuevas existencias. Para estudiar esa variación se parte de un nivel de stock dado en unmomento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de ciclo, además del stock deseguridad previamente establecido. Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente.

Lo normal es que esta disminución de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemosla misma cantidad todos los días, con lo cual la curva tendrá forma de escalera:

No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si representáramos gráficamente lavariación del stock, tendríamos en un eje de coordenadas una recta descendente. En un momento dado, elstock será demasiado escaso y tendremos que volver a aprovisionarnos.Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para reaprovisionar elalmacén, se dice que estamos en el punto de pedido.

Si representamos gráficamente la nueva adquisición, tendremos una recta vertical. A medida que este ciclose repita, el gráfico del movimiento de stock en almacén irá adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.

La pregunta necesaria que surge es: ¿cuándo realizaremos el próximo pedido a nuestros proveedores parano quedarnos sin stock?


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Como hemos visto, el momento de hacer un pedido es aquél en el que el nivel de stock llega al llamadopunto de pedido (PP). ¿Y qué cantidad es la que debemos de pedir? La del lote de pedido, que en elesquema viene representado por una Q.

Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa desde que el pedidoestá hecho hasta que nos sirven la mercancía. Durante ese periodo nuestros clientes nos siguen haciendopedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue descendiendo.

Cuando los artículos llegan al almacén, el nivel de stock debe subir lo suficiente para alcanzar de nuevo unnivel óptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad más el stock de ciclo.

Stock MedioRecuerda que uno de los objetivos principales de la gestión de stock es minimizar los costes que tiene laempresa. Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de stock que hay en almacén, pero comoesa cantidad fluctúa, trabajaremos sobre el stock medio.

El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un periodo detiempo. Expresa la inversión en existencias que, por término medio, realiza la empresa.

El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido alalmacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que tenga lugar el nuevoaprovisionamiento.El stock medio es la media aritmética entre ambos extremos para un solo plazo de aprovisionamiento (tiempoque media entre dos entradas consecutivas de almacén).Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en función de las cantidades y de los periodosde reaprovisionamiento, como veremos a continuación.

Pedidos de cantidades iguales en fechas fijasSuponiendo que las ventas son constantes y que los plazos de reaprovisionamiento son los mismos, paracalcular el stock medio basta con conocer el de un plazo para saber el del resto. El de un plazo será el lotede pedido o cantidad que pedimos cada vez divido entre dos:

Por ejemplo, imagina una copistería que recibiese todos los lunes 500 paquetes de 500 folios y los fuesegastando a razón de 100 paquetes diarios.En este caso, la demanda es constante, el periodo de reaprovisionamiento es fijo y la cantidad de productoque llega al almacén es siempre la misma. El stock medio de folios de la copistería es fácil de calcular: 250paquetes.

Pedidos con cantidades iguales en fechas variablesEn este caso los niveles máximos son iguales, ya que la cantidad que se pide es siempre la misma, y losniveles mínimos se consideran igual a cero.


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Las zonas A son iguales a las B en cada plazo de reaprovisionamiento. De ahí que el stock medio se calculetambién dividiendo la cantidad recibida entre dos.Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas

Cuando en cada pedido llega una cantidad distinta de producto pero éstos llegan con una periodicidad fija, elnivel máximo de stock variará en el momento de recibir el pedido. Por otra parte, existirán distintos nivelesmínimos en función de la demanda. De esta manera, nos encontramos que el stock medio es distinto en

cada periodo. En este caso, para calcular el stock medio de un periodo amplio necesitamos calcular lamedia aritmética, teniendo en cuenta que los periodos son iguales.

Matemáticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:

Pedidos de cantidades variables en fechas variablesCon pedidos en fechas variables y de cantidades variables, los niveles máximos y mínimos varían. Espreciso calcular la media aritmética ponderada para cada periodo de reaprovisionamento:

El stock medio viene dado por la siguiente expresión:


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Sistemas de Gestión de Stock

Como hemos visto ya, el stock es el conjunto de materiales necesarios para el proceso productivo ocomercial. Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricación o sevenden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para optimizar estasentradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento. Pero,antes de entrar a estudiarlos, vamos ver cómo se calcula el punto de pedido y el lote de pedido.

El punto de pedido

El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si noqueremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock.Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mínima: nunca debe quedar en el almacén una cantidadmenor que el stock de seguridad. Así, al punto de pedido hay que sumarle la cantidad prevista para cubrir elstock de seguridad (SS).Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el proveedor repongaantes de que se produzca una rotura de stock.Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas,esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula según la siguiente fórmula:


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Para minimizar los costes totales (CT), igualamos la ecuación a cero, derivamos y llegamosmatemáticamente al tamaño óptimo de pedido (lote económico):

Imaginemos el caso siguiente. Un almacén desea aprovisionarse de 2000 unidades de un determinadoproducto. Esto puede hacerlo en uno, dos o más pedidos. Los costes de hacer llegar estas unidades alalmacén varían según se haga en uno o más pedidos iguales, según la siguiente tabla:

Como ves, en esta tabla no se ha tenido en cuenta, a la hora de calcular los costes totales, el precio deadquisición del producto. Se trata de comprobar cómo afecta el número de pedidos al coste total. Para verlomás claro, representaremos los datos en una gráfica:

Como puede verse en la figura, el coste de cada pedido aumenta según disminuye el número de unidadesque lo componen, ya que conlleva unos mayores costes administrativos y de transporte (másdocumentación, más viajes, etcétera).

Sin embargo, los costes de almacenaje disminuyen cuando el pedido es menor, debido a que se necesita

más espacio en el almacén, aumentan los costes de mantenimiento y la inversión financiera por tenerretenido ese stock, etcétera.

En un momento dado, la suma de ambos costes es mínima. Este punto señala el tamaño óptimo de pedido(Q*) que coincida con el punto de inflexión de la curva de costes totales. En este caso, el número óptimo depedidos es 4.


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Sistemas de reaprovisionamiento

Así pues, antes de que se acaben las existencias hay que hacer una reposición o reaprovisionamiento delalmacén y adquirir nuevas unidades para no quedar desabastecidos. Existen dos sistemas deaprovisionamiento, como veremos a continuación.

Sistema de revisión continua

En este sistema, el estado del stock se actualiza de forma inmediata cada vez que se produce una recepcióno una venta. Hay un conocimiento perfecto del nivel de existencias en cada momento.

La frecuencia del pedido estará determinada por el ritmo de las ventas, y el pedido se generaráautomáticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de pedido.La cantidad que se pida será siempre la misma, es decir, la del tamaño óptimo del pedido (Q*).

Hoy en día, los avances tecnológicos permiten que este sistema sea el más utilizado. Los terminales deradiofrecuencia de los almacenes informan de cada movimiento en el mismo momento en que éste seproduce; por tanto, los datos contenidos en la red informática referentes a inventario, ubicación dereferencias, situación de pedidos, etc., son un reflejo preciso del estado del almacén en tiempo real.

Esto permite rebajar el stock de seguridad, reducir los stocks en general y responder rápidamente a cualquierdemanda de información (estado de un pedido, por ejemplo). Además, facilita el mantenimiento del mapa dealmacén.

Sistema de revisión periódica

En este sistema se revisa el stock a intervalos de tiempo constantes. No se tiene en cuenta el punto de

pedido, es decir, una variable que nos indique cuándo debe hacerse el siguiente pedido.

Hay que esperar a que llegue el momento de hacer la revisión del stock y, en ese momento, se hará unpedido tal que eleve el nivel de stock hasta un valor prefijado de antemano, llamado nivel de pedido.

Así pues, lo que hay que calcular es la periodicidad con la que hay que hacer la revisión o, lo que es lomismo, el número de veces que hay que hacer un pedido (N). Para calcularlo, como hemos hecho paraobtener el tamaño óptimo de pedido (Q*), seguiremos el modelo de Wilson. El resultado es la siguientefórmula:


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Para saber cada cuánto tiempo hay que revisar el stock o, lo que es lo mismo, cuántos días habrán de pasarentre una revisión y otra (TR), dividiremos el número de días del año entre el número de veces que hay quehacer la revisión:

Se ha de tener en cuenta que al hacer esta operación podemos tomar el número de días naturales (365) o elnúmero de días laborables del año (que varían en función de cada empresa). Este sistema tiene elinconveniente de que reacciona peor ante las fluctuaciones inesperadas de la demanda.

Tema 3. Costos de Inventarios

La gestión de inventarios implica dos costos básicos:

Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a lasventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material

produce problemas de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que seproduce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos aofrecer en el mercado.

Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos degestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden sermuy importantes dentro del capital de inversión de una empresa, por ejemplo:

En una empresa tradicional, los inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capitalcirculante (es decir dinero en efectivo).

Tema4. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Teniendo en cuenta la importancia de un sistema de control de inventarios cabe mencionar estos nueveobjetivos generales.

1. Minimizar la inversión en el inventario.2. Minimizar los costos de almacenamiento3. minimizar las perdidas por daños, obsolescencia o por artículos perecederos.4. Mantener un inventario suficiente para que la producción no carezca de materia prima, partes y

suministros.5. Mantener un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de despacho y recibo.6. Mantener un sistema eficiente de información de inventarios.7. Proporcionar informes sobre el valor de los inventarios a contabilidad.8. Realizar compras de manera que se puedan lograr adquisiciones económicas y eficientes.9. Hacer pronósticos sobre futuras necesidades de inventarios.


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Tema 5. TIPOS DE INVENTARIOS

Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en unmomento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa.

Los inventarios según sus características físicasEstos pueden ser de los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellosmateriales que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.

Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre lo indica, sonaquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todavía noson aptos para la venta.

Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van aser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales queconectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debede moverse de un lugar a otro.

Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: son los productosque aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no serán colocados a laventa, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias,repuestos, artículos de oficinas, etc.

Inventario en Consignación: Son aquellos artículos que se entregan para ser vendidos o consumidos enel proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.

De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en algunos de estos inventarios. Una

empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendrá inventarios de productos terminados y de piezas y repuestos;mientras que una empresa manufacturera que posea unos veinte artículos de materia prima, pudiera tenermás de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos así como de productos terminados y productos enproceso.

Los inventarios según su logísticaLos cuales son los siguientes:

Inventarios cíclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera continua. Por ejemplocuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que será enviado al fresado o al siguienteproceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas clásicos de producción, porque permiten queel sistema productivo no se detenga.

Inventarios estacionales (por estación): Son aquellos donde se contabilizan aquellos productos queposeen demandas que depende de alguna estación o periodo de tiempo específico. Un ejemplo de estospueden ser: los paraguas, los juguetes y los artículos de moda. Estos inventarios se utilizan para suavizar elnivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirsefrecuentemente.

Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o para cubrir erroresen la estimación de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de que la demanda de un bien o servicioproviene usualmente de estudios de mercado que difícilmente ofrecen una precisión total. Los inventarios deseguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedoresdebido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad nopodrán ser aceptadas.


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Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un aumento de precios superior a loscostos de acumulación de inventarios, por ejemplo, si las tasas de interés son negativas o inferiores a lainflación.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegardemasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias por artículo único representa un altocosto, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya seaen familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes dedisponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. O también es uninventario de productos rechazados que no pueden utilizarse en la manufactura.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Sediferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad quese conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Mercancías: Son las mercancías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en unmomento determinado.

Inventario Permanente: Método seguido para las cuentas representativas de existencias, cuyo saldo hade coincidir en cualquier momento con el valor de los inventarios.

UNIDAD 3.ADMINISTRACIÓN DE EXISTENCIAS


Aplicar métodos para el movimiento y almacenamiento de productos de diversa naturaleza.


Al finalizar la unidad el alumno aplica técnicas e instrumentos para la identificación de artículos de inventario.

Tema 1. SISTEMA ABC DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Wilfrido Pareto fue un economista italiano quien hacia 1897, afirmo que el 20% de las personas poseen el80% de las riquezas. Este principio puede aplicarse a muchas cosas y conforma un estilo de gerencia. En

gestión de inventario, el principio de Pareto significa que unos pocos materiales representan la mayor partedel valor de uso de los mismos; entendiendo por valor de uso, el producto del consumo de un artículo en unperiodo determinado (usualmente un año) por el precio promedio del mismo.

Ejemplo:


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Es fácil ver como el artículo que representa el mayor flujo de dinero en el periodo determinado, no es ni elmás costoso, ni el de mayor uso. Por tanto, el interés de realizar una buena gestión de inventarios deberíacentrarse en el Artículo 1.

El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son losque determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y determinan en un alto gradoel nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera.

El inventario representa una inversión considerable por parte de las empresas manufactureras, es por elloque se hace indispensable prestarle atención especial a su manejo.

Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar todos los niveles delinventario y considerar que este es una inversión significativa que si no se maneja de una forma adecuadapuede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa.

ABC y la empresa

Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada uno de ellos paradeterminar la inversión aproximada por unidad.

Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus almacenes una gran cantidad de artículos que no tienenuna misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros sonbastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos delinventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen unainversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidezpara que la inversión necesaria sea relativamente baja.

En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es que el 20% corresponden al80% de la inversión en inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al200% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignación en laprioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en lasactividades o costeo ABC.

La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por laclasificación en grupos de artículos así:

Los artículos "A": son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representanaproximadamente el 10% de los artículos del inventario que absorben el 80% de la inversión. Estos son losmás costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.

Los artículos "B": son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo. Consistenen el 30% de los artículos que requieren el 15% de la inversión.

Los artículos "C": son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a lainversión más pequeña. Consiste aproximadamente del 60% de todos los artículos del inventario pero solo el5% de la inversión de la empresa en inventario. Aquí los porcentajes mencionados son solo indicativos, ya que varían según el tipo de sistema. Lo que esrealmente importante es el concepto de que el mayor esfuerzo en la realización de la gestión de inventariodebe ser hecho sobre una cantidad pequeña de materiales, que son los "A" y sobre un porcentaje importantede artículos, que son lo "C"; es aceptable realizar una gestión menos rigurosa y por tanto, más económica.

En una gráfica de Pareto, se pueden representarse de la siguiente manera:

1.- Obtener para cada artículo el precio promedio y el consumo real en un periodo de un año(preferiblemente).2.- Multiplicar ambos valores.

3.- Colocar en orden, de mayor a menor.4.- Sumar todos los valores y dividir cada uno entre el total de la suma.


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5.- Sumar estos valores hasta llegar a 0.80.6.- Colocar "A" a estos materiales.7.- Repetir hasta 0.95 para "B" y hasta 1.0 para "C".

El diferenciar el inventario en artículos "A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos deprocedimientos de control de inventario necesarios.

El control de los artículos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerableque se hace. A este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control deinventario.

En los artículos "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en susresultados.

En los artículos "C" el control que se realiza es mínimo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues

esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos ya queaumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.

Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no tiene aplicación en todaslas empresas, ya que ciertos artículos de inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en elproceso de producción y no son de fácil consecución en el mercado, es por ello que necesitan una atenciónespecial.

El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos,ya que al tener una mejor distribución de los inventarios, el costo de almacenaje, mantenimiento, vigilancia,pérdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma.

Ejercicio:


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Tema 2. Indicador de Rotación y Su Importancia

Un ciclo es una sucesión de hechos que se repite cada cierto tiempo. El ciclo de explotación abarca el

proceso que va desde la adquisición de las materias primas, pasando por la fabricación, el almacenaje de losproductos terminados, su venta, hasta el cobro de los mismos, que permite recuperar la inversión. Según larapidez con que ocurra todo el proceso, estaremos en condiciones más o menos favorables en la gestión deinventarios.Rotación del Inventario

Se entiende por rotación de inventario el número de veces que un artículo pasa por el proceso de venderse,salir del almacén y ser cobrado, en un periodo de tiempo y recuperar así la inversión realizada al adquirirlo.

Si un artículo rota tres veces en un mes, quiere decir que hemos recuperado tres veces el dinero invertido enese artículo y hemos obtenido un beneficio tres veces mayor.

Las ventajas de tener una alta rotación son:

Se pueden mantener unos precios más bajos si interesan por motivos comerciales. Una menor inversión en inventario, ya que las existencias pasan menos tiempo en el almacén y, por tanto,

hay menos dinero inmovilizado en existencias. Al reducirse el inventario medio, los costes de almacenamiento disminuyen. Es más difícil que las existencias se queden obsoletas. Por el contrario, los inconvenientes son: Mayor probabilidad de sufrir rotura de inventario. Mayores costes de emisión de pedidos, manipulación, etcétera.

¿Cómo se puede aumentar la Rotación? En vista de las ventajas de la rotación de inventario, una empresa puede decidir que le interesa aumentarla.

Para lograrlo, puede tomar alguna de las siguientes medidas:


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Adaptarse mejor a las necesidades de los clientes y comprar solamente lo que vayan a demandar a unosdeterminados precios. Conseguir que los proveedores cumplan los plazos de entrega y que cada vez sean más rápidos y fiables.

Tema 3. Exactitud del inventario y Conteo Físico

Sistema de inventario periódico

Mediante este sistema, las empresas determinan el valor de las existencias de artículos mediante larealización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea elcaso.

Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el

cambio neto entre el inventario inicial y el final.

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene unaempresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.Inventario final: Es la relación de existencias al f inalizar un periodo contable.

Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías)

La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. Se dividirá el almacén (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer

anaquel y el auditor por el último. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de

izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.


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Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro

de ellas. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia

intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.

Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en elanaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad demercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10en 10.

Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no hayaerrores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ningunaanomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.

Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso dehaberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles quepueda estar antes de tomarla como faltante real.

Documentos para control de inventarios


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UNIDAD 4.MÉTODOS DE ALMACENAMIENTO


Identificar y aplicar técnicas para el manejo y almacenamiento de materiales en bodega.


Al finalizar la unidad 4, el con la aplicación de lo aprendido, el alumno logra sostener un servicio que superalas dificultades de las formas de envío de mercancía, asegurando la atención a sus clientes.

Tema 1. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

El diseño y distribución del espacio de los almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemosalgunos comentarios generales:

El uso de planos arquitectónicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita su diseño. Los almacenes deben ser diseñados en términos de metros cúbicos y no de metros cuadrados, ya que el

espacio vertical puede ser convenientemente utilizado de manera de aumentar al máximo el volumen dealmacenamiento sin aumentar la superficie requerida.

El almacén debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte agradable y se facilite elcrecimiento futuro.

La buena iluminación agiliza la localización de materiales, evita robos y reduce accidentes. La pérdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen sistema de detección y extinción

de incendios protege los inventarios.

Movimiento de MaterialesEl movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta sudespacho.

Los materiales deben tener localizaciones físicas específicas que permitan las actividades normales dealmacén, como son la entrada y salida de inventario y la realización de inventarios físicos, para permitir unadecuado movimiento de materiales es aconsejable:

Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en línea recta (recepción, almacenamiento,despacho).

Separar las áreas de recepción y despacho de materiales. Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados, reparables o no, que esperan ser

enviados a reparar o que acaban de ser reparados. Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en áreas especialmente

acondicionadas para tal fin. Diseñar los pasillos de circulación (aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente anchos para

permitir la circulación de montacargas y otros vehículos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un

pasillo principal. Indicar claramente el sentido y las velocidades máximas de circulación en los pasillos, a fin de reducir el

riesgo de accidentes. Un buen sistema de señalización es una excelente inversión. Establecer áreas especialmente protegidas para materiales valiosos. Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehículos de transporte típicos. Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fácilmente manipulables por los operadores

de los vehículos de movimiento de materiales. Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de materiales para el control de calidad.

Objetivos

El papel de los almacenes en la cadena de abastecimiento ha evolucionado de ser instalaciones dedicadas aalmacenar a convertirse en centros enfocados al servicio y al soporte de la organización.Un almacén y un centro de distribución eficaz tiene un impacto fundamental en el éxito global de la cadenalogística. Para ello este centro debe estar ubicado en el sitio óptimo, estar diseñado de acuerdo a la


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Estrategias y cajas o casillerosPuede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que se emplea en elalmacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas empresas, el almacén incluye lasestanterías, los casilleros, compartimientos, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y chapada.

Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya más de uso general que las de madera y puedencomprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de RecepciónLa recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte delas empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamentoúnico, las excepciones princ

GUÍA DE ESTUDIO. ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

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