ADMINISTRACIÓN

Mariapia Muñoz Silva

Introducción a la Gestión Empresarial

La organización y la empresa.

- ¿Qué es una organización?

Grupo coordinado de personas que funciona para lograr objetivos particulares. Las organizaciones están compuestas por personas complejas con distintas necesidades, las cuales combinan sus conocimientos y habilidades para lograr un objetivo común.

- Definición y tipos de organización

1. Organizaciones Según Sus Fines: Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

- Organizaciones con fines de lucro- Organizaciones sin fines de lucro

2. Organizaciones Según su Formalidad: Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

- Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

Organización Lineal Organización Funcional Organización Línea-Staff Comités

- Organizaciones Informales

3. Organizaciones Según su Grado de Centralización: Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

- Organizaciones Centralizadas- Organizaciones Descentralizadas

- La administración de empresas

La administración de empresas tiene cuatro funciones básicas:

1. Planificar2. Organizar3. Dirigir4. Controlar

- La empresa como una organización

Una empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea agregando valor, de forma planificada, dando satisfacción a demandas y deseos de clientes, a través de una actividad económica.Requiere de una misión (razón de ser), estrategias, objetivos, tácticas y políticas de actuar.Se inicia con una visión previa y de una planificación y desarrollo estratégico de la empresa.

- Tipos de empresa

1. Según el Sector de Actividad:- Empresas del Sector Primario: Agricultura, minería- Empresas del Sector Secundario o Industrial: Procesan materias primas- Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Todas las que agregan valor sin

fabricar bienes físicos

2. Según el Tamaño:- Grandes Empresas: Multinacionales y locales- Medianas Empresas- Pequeñas Empresas- Microempresas: Gestionadas por su propio dueño

3. Según la Propiedad del Capital:- Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas. - Empresa Pública- Empresa Mixta

4. Según el Ámbito de Actividad:- Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio.- Empresas Provinciales- Empresas Regionales

- Empresas Nacionales- Empresas Multinacionales

5. Según el Destino de los Beneficios- Empresas con Ánimo de Lucro- Empresas sin Ánimo de Lucro

6. Según la Forma Jurídica:- Unipersonal- Sociedad Colectiva- Cooperativas- Comanditarias- Sociedad de Responsabilidad Limitada - Sociedad Anónima

- La empresa y su entorno: el entorno macro y micro

1. Macroentorno

Un análisis útil del macro entorno es el análisis PESTA

Factores del macroentorno:

- Factores económicos- Factores demográficos- Factores políticos (cambios de

gobierno, etc.)- Factores legales (cambios en la

legislación)

- Factores sociales- Factores culturales (cambios en las

costumbres)- Factores tecnológicos- Factores religiosos- Factores ecológicos

2. Microentorno

Factores del microentorno- Competencia- Proveedores- Clientes- Consumidores

- Público relevante- Comunidad- Sustitutos

El ciclo administrativo.

- Naturaleza y propósito de la planeación. Estrategias, políticas y premisas de la planeación

Es la función de la administración que se preocupa de definir objetivos, seleccionar misiones y objetivos, de las organizaciones, y buscar o seleccionar los medios para alcanzarlos. Planeación es también visualizar el futuro y trazar programas de acción. Cabe señalar que la planeación y el control son inseparables.

La naturaleza de la planeación es posible de analizar desde cuatro aspectos:

Su contribución al propósito y objetivos de la organización. La supremacía entre las tareas del administrador. Su generalización. La eficiencia de los planes resultantes.

La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos:

Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la organización.

Este concepto se deduce de la naturaleza de la organización planificada, que existe para el logro del propósito de grupo a través de la cooperación deliberada.

o Propósito o meta: Fin último para el cual fue creada la organización.

o Objetivos: Situaciones deseadas que se pretenden alcanzar en el futuro para

alcanzar el propósito o misión de la organización.

Pasos de la planeación

1. Detección de oportunidades: En este punto los influyentes son por ejemplo, el mercado, competencia, clientes, nuestras fortalezas y debilidades, etc.

2. Establecimiento de objetivos y metas: Esto hace referencia a lo que nos gustaría, donde quisiéramos estar y lo que deseamos hacer y cuando. Para establecer los objetivos existen los métodos descendentes (desde administrador hacia subordinado), y métodos ascendentes (desde subordinado hacia administrador para su aprobación).

3. Desarrollo de premisas: Se entiende por premisa como condiciones previstas en que operaran los planes.

4. Determinación de cursos alternativos: Un problema en la mayoría de los casos tiene más de una solución

- Evaluación de cursos alternativos: En este paso se deben examinar las ventajas y desventajas de las alternativas, contrastándolas con las premisas y los objetivos ya conocidos. Hay dos factores para analizar; cuantitativos y cualitativos. Para seleccionar una alternativa existen 3 enfoques.

- Experiencia: Seleccionare la alternativa futura basado en errores y éxitos.- Experimentación: Elegiré mi alternativa basándome en pruebas de diversas

alternativas. Es la más costosa.- Investigación y análisis: Elegiré mi alternativa futura basado en un previo

conocimiento en profundidad.

5. Selección de un curso de acción: En este paso es donde se adopta el plan (toma de decisión).

6. Formulación de planes derivados: Ya existe un plan básico, en este paso se le agregan planes de apoyo.

7. Presupuesto: Consiste en llevar los planes y cursos alternativos a cifras. Constituye un medio para la combinación de los diversos planes, además nos entrega una norma para medir resultados.

- Estructura y diseño de la organización. Organización eficaz y cultura organizacional

Función que se encarga de definir qué actividades se realizarán, quien las llevara a cabo, como se agruparán, quien dependerá de quien, y donde se tomarán las decisiones. Función administrativa de ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieras, físicos de información y otros que sean necesarios para lograr las metas.

Pasos de la organización

1. Identificación y clasificación de las actividades requeridas.2. Agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.3. Asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de autoridad

necesaria para supervisarlo.4. Estipulación de coordinación horizontal (mismo o similar nivel organizacional) y

vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento) en la estructura de una organización.

Cultura organizacional

Sistema de significados e ideas que comparten los integrantes de una organización y que determina en buena medida cómo se comportan.

- Dirección. Comunicación, motivación y Liderazgo

Dirección

Toda organización está compuesta por personas, ya sean empleados o administradores. En un proceso administrativo la dirección cumple el rol de: guiar y orientar al personal, dirigir, motivar, guiar y coordinar a las personas. Seleccionar los canales comunicativos, más eficaces para resolver algún conflicto.

La dirección se relaciona con el comportamiento organizacional, ya que investiga las repercusiones que los individuos y grupos producen en el comportamiento de la organización.

Comunicación

Acerca de la comunicación cabe señalar que existe un proceso comunicacional (emisor codifica el mensaje, el cual viaja por el canal y es decodificado por el receptor). Existe la comunicación no verbal (cuerpo) y la verbal.Existe comunicación cuando como fruto de ella se genera una cción. También existe comunicación ascendente, descendente y lateral, pero como en todo proceso existen también ruidos, como por ejemplo: prejuicios, sobre carga, distorsión, etc. Se plantea la idea de escuchar activo, es decir, ser receptor y emisor a la vez.

Motivación

Proceso que da cuenta de la intensidad, dirección y persistencia del esfuerzo de un individuo por conseguir una meta. Es el condicionante de cómo se enfrenta la tarea, el querer hacer y hacerlo bien. Un trabajador disciplinado en un trabajador confiable. Un trabajador motivado, es un trabajador que aporta algo más que lo que sólo se espera de él. La motivación es inestable, llena de factores condicionantes, y muy frágil.

Liderazgo

Liderar es influir en las personas para lograr los objetivos de la empresa. Liderazgo es un intento de utilizar tipos de influencia no represivos para motivar a los individuos a que cumplan algún objetivo.

Tipos de liderazgo:1. Líder autoritario: Tiende a la tarea, ejerce liderazgo con presión, resuelve sólo o

con información del momento, escucha a los subordinados y decide.2. Líder democrático o consultivo: Orientado a las personas, escucha y pide opiniones

y luego toma la decisión.3. Líder grupal: Comparte y junto con el grupo toma la decisión

Estilos de liderazgo:1. Líder carismático: Atribución que los seguidores realizan, basándose en ciertas

conductas del líder.2. Líder transaccional: Reconoce las necesidades y ve cómo se pueden satisfacer3. Líder transformacional: Capacidad para generar cambios sustantivos. Son capaces

de generar cambios en la cultura, estrategia, etc.

- Sistemas y procesos de control

Controlar es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa.

Proceso de control

1. Medición del rendimiento real: Este se puede hacer a través de la observación personal, los informes estadísticos, informes orales o informes escritos. Hay que tener muy claro qué medimos. (por ejemplo, satisfacción de los empleados o tasa de rotación, etc.)

2. Comparación del rendimiento real con una norma: Acá se determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar

3. Toma de medidas administrativas para corregir desviaciones: Los gerentes pueden escoger entre cursos de acción alternativos: no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar los estándares.

Las empresas y la dinámica actual.

- Tecnología de información y comunicaciones

Tecnología de la información

La tecnología ha reducido significativamente el costo de administrar las empresas y aumentar el volumen de transacciones.

Pero también conlleva mayor nivel de “competencia”, pues más empresas pueden acceder a las tecnologías necesarias para llevar a cabo la tarea.

La tecnología de la información toca cada aspecto de los negocios de casi toda la empresa. Los adelantos tecnológicos han permitido a los gerentes coordinar los esfuerzos de trabajo de los empleados en formas que conducen a un aumento de la eficiencia y la eficacia.

Tecnología de comunicaciones

La necesidad de mejores comunicaciones y sistemas de información crece al tiempo que la competencia se intensifica y las compañías se globalizan y expanden en comercios electrónicos. Hay empresas que necesitan comunicación instantánea entre los administradores de los países donde ya sea que vendan sus productos o compren materia prima. Estas necesidades se satisfacen a través de las nuevas tecnologías de información y reden avanzadas de comunicación de datos.

Las tecnologías de información electrónica son utilizadas para comunicar información por medios electrónicos. Intensifican el desempeño y la productividad al atender dos funciones:

- Proporcionar coordinación y comunicación dentro de la empresa- Acelerar las transacciones con otras empresas.

Algunas innovaciones más ampliamente utilizadas en los sistemas empresariales digitales son el fax, correo de voz, correo electrónico, conferencias electrónicas, etc.

- La empresa como fuente de innovación y emprendimiento

Cuando se crea un pequeño negocio, éste aporta con generación de empleo e innovación. Las innovaciones no son siempre productos nuevos, sino que pueden ser formas innovadoras de construir algo ya existente o una forma innovadora de vender algo ya existente.Innovación

Proceso de mejora o creación de procesos, productos y/o servicios, que tienen una aceptación en el mercado objetivo de la innovación.Sin la aceptación del mercado, no hay innovación, podrá haber invención o desarrollo, pero no innovación.

Emprendimiento

Es una actitud y aptitud de la persona que le permite emprender nuevos retos, nuevos proyectos; es lo que le permite avanzar un paso más, ir más allá de donde ya ha llegado. Es lo que hace que una persona esté insatisfecha con lo que es y lo que ha logrado, y como consecuencia de ello, quiera alcanzar mayores logros.

Intra Emprendimiento: Se refiere al emprendimiento que se hace dentro de una empresa u organización. Puede implicar mejoras en procesos, desarrollo de productos o servicios, etc. Pero siempre basado en una actitud.

Extra Emprendimiento: El emprendimiento que se realiza como forma de un nuevo negocio, organización social u otro.

- Responsabilidad social y ética empresarial

Responsabilidad social

La ética afecta el comportamiento individual en el lugar de trabajo. La responsabilidad social es un concepto relacionado, pero se refiere a la forma global en la cual un negocio trata, por sí mismo, de balancear sus compromisos con los grupos e individuos pertinentes en el ambiente social. Estos grupos e individuos son frecuentemente llamados interesados organizacionales, aquellos grupos, individuos y organizaciones que se ven afectadas directamente por las prácticas de una organización y, por lo tanto, tienen interés en su funcionamiento.

Ética empresarial

Son los estándares de comportamiento que guía a los administradores en su trabajo. Se puede clasificar en: Comportamiento hacia los empleados, comportamiento hacia la organización y comportamiento hacia otros agentes económicos.

Desarrollo sustentable

Proceso integral que exige compromisos y responsabilidades en la aplicación del modelo económico, político, ambiental y social, así como en los patrones de consumo que determinan la calidad de vida.

Introducción a la Empresa

La empresa y su contexto: La industria

- Definir empresa e identificar el negocio en el que se encuentra la empresa

Empresa: Son individuos u organizaciones que pretenden obtener una ganancia mediante la oferta de productos que satisfacen las necesidades de las personas.

- Identificar y caracterizar el medio ambiente de la empresa

El ambiente del negocio

El ambiente externo está formado por un conjunto de fuerzas y condiciones que existen fuera de la organización y que potencialmente influyen en su desempeño. Estas fuerzas se dividen en:

- Ambiente general (Macro)

Son fuerzas que por lo común influyen en el ambiente externo de tarea de la organización, y por lo tanto, en la propia organización

- Fuerzas socioculturales: Incluye aspectos demográficos y las características culturales (valores) de la sociedad donde opera la organización.

- Fuerzas tecnológicas: Tiene efectos favorables o desfavorables sobre las organizaciones, ya que por ejemplo puede reducir de manera significativa los costos de producción, etc.

- Fuerzas económicas: El grado en que las fuerzas económicas afecten a una organización depende de la naturaleza exacta del negocio o la industria.

- Fuerzas políticas y legales: El marco legal delimita lo que las organizaciones pueden, o no, hacer, de esta manera, las leyes son capaces de generar tanto retos como oportunidades. (Por ejemplo: las nuevas leyes encaminadas a reducir

la contaminación incrementa de manera significativa los costos operativos de las platas de energía eléctrica que utilizan carbón)

- Fuerzas globales

- Ambiente de tarea (Micro)

Fuerzas con alto potencial para afectar la organización de manera inmediata.

- Entrada de nuevos competidores potenciales (costos de cambio de compañía, barreras de entrada, etc.)

- Sustitutos: Grado en que las alternativas de productos o servicios pueden reemplazar a los bienes y servicios existentes.

- Poder de negociación de clientes- Socios estratégicos: Son otras organizaciones que trabajan de manera estrecha

con una empresa para alcanzar metas que los benefician mutuamente.- Mano de obra: Prácticamente ninguna organización funciona sin gente.- Reguladores: Son instituciones creadas por el gobierno para establecer y hacer

cumplir estándares y prácticas, que en general, sirven para proteger los intereses de la comunidad.

- Principales participantes de la industria a nivel local y global

Se debe ver cuál es la esencia de la competencia, puede ser competencia pura (muchas pequeñas empresas en el mismo mercado), competencia monopólica (pocas empresas con productos entre los cuales casi no hay diferencias), oligopolios (muy pocos negocios venden un producto), etc. Además, puede existir el comercio entre países por lo que a través de la importación se pueden vender bienes y servicios de mercados externos.

La empresa como unidad competitiva.

- Identificar productos y servicios principales

Producto: Es un bien o servicio que posee características tangibles e intangibles que proporciona satisfacción y beneficios

- Determinar nichos de mercado atendidos; Determinar cobertura geográfica atendida; Identificar número de agencias, sucursales, plantas, etc.

Nicho de mercado: Grupo de personas con características específicas (demográficas, económicas, de comportamiento, etc.) que compran un producto X.

La empresa desde su perspectiva legal

- Identificar características legales de la sociedad; Definir la estructura de propiedad; Determinar fecha de constitución y modificaciones jurídicas en el tiempo; Identificar los principales hechos en la historia de la empresa

Existen distintos tipos de figuras jurídicas:- Empresa individual de responsabilidad limitada: Un socio que debe ser persona

natural, la responsabilidad se limita al capital aportado.- Sociedad de responsabilidad limitada: Entre 2 y 50 socios, La responsabilidad de los

socios está restringida a su aporte de capital.- Sociedad anónima: Ilimitados socios.

Marketing

- Definir política de precios

El consumidor procesa la información de los precios constantemente, por lo que su decisión de compra se basa en buena medida en cómo perciben el precio vs lo que ellos consideran real. Los consumidores tienen un umbral mínimo y uno máximo, por lo que el objetivo del marketing es saber cómo el consumidor llega a sus percepciones del precio. Debido a todo esto, antes de la fijación de precios se debe tener clara las estrategias de precios, las políticas de precios, etc.

- Especificar sus canales de Distribución y ventas

Los canales de distribución son un conjunto de organizaciones interdependientes que participan en el proceso de poner a disposición de los consumidores, un bien o servicio, para su uso o consumo. Son un factor clave para la competitividad del producto en el mercado. Un canal no competitivo generara el fracaso del producto en el mercado. Dependiendo de la industria se debe analizar si el canal será:

1. Directo: No hay intermediarios2. Corto: Pocos eslabones entre el fabricante y el consumidor final3. Largo: Muchos eslabones entre el fabricante y el consumidor final4. Hibrido: Uso de canales físicos y virtuales de forma combinada5. Combinación

- Identificar el Modelo de relación con clientes; Determinar la Estrategia comunicacional: Conceptos centrales y medios utilizados; Identificar piezas publicitarias principales

Mezcla Comunicacional

- Publicidad: Comunicación impersonal y remunerada de un promotor determinado para presentar ideas, bienes o servicios.

- Promoción de Ventas: Conjunto de incentivos de corto plazo para fomentar la prueba o la compra de un producto o servicio.

- Eventos y Experiencias: Conjunto de actividades y programas patrocinados por la empresa para crear interacciones con la marca

- Relaciones Públicas y Publicidad: Conjunto de programas diseñados para promover la imagen de la empresa, sus marcas, productos o servicios individuales.

- Marketing Directo: Uso de correo, e-mail, redes sociales, catálogos, teléfono, etc., para comunicarse directamente con clientes o consumidores individuales actuales o potenciales.

- Venta Personal: Interacción cara a cara con uno o más compradores potenciales con el fin último de vender (pre y post venta).

Recursos Humanos

- Definir organigrama de una empresa; Identificar principales ejecutivos y sus funciones

Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas. El organigrama nos permite informarnos sobre los integrantes de una organización y sus principales funciones.

- Determinar fuerza de trabajo y su clasificación por capacidades

La fuerza de trabajo es la capacidad física y mental de una persona para realizar un trabajo determinado.

- Definir sistema de incentivos

Es un programa especial de compensación diseñado para motivar un desempeño alto.

- Definir políticas de contratación

Materialización de un contrato a través del cual se acuerda entre la partes la realización de un determinado trabajo a cambio de una remuneración justa

Logística y Operaciones

- Identificar la logística de entrada

Son los recursos e insumos necesarios para la producción

- Determinar las Cadenas de valor principales y Especificar el proceso productivo

Cadena de valor es la serie completa de actividades que agrega valor en cada etapa, comenzando por el procesamiento de materias primas y finalizando con los productos terminados en las manos de los usuarios finales. Es decir, el proceso productivo va desde la materia prima hasta el producto terminado.

- Identificar la logística de salida

Se refiere a cuando el producto ya está terminado y almacenado, hasta los procesos necesarios para llegar al cliente o consumidor (canal de distribución)

- Determinar las actividades de front y back office

Front office: es la parte de la empresa que tiene contacto con el cliente, los departamentos de ventas, distribución y mercadotecnia

Back office: es la parte de las empresas que realizan las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y que no tienen contacto directo con el cliente, como las labores informáticas y de comunicaciones, de gestión de recursos humanos, contabilidad o finanzas.

La empresa y sus finanzas.

- Definir estructura del balance, determinando sus principales activos y pasivos

La estructura del balance es un informe que muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado. La estructura del balance está dada por activos, pasivos y patrimonio.

Principales activos:- Caja- Cuentas por cobrar- Inventario

Principales pasivos:- Cuentas por pagar- Obligaciones bancarias- Impuestos por pagar

- Definir estructura de capital

Es la forma en que una empresa financia sus activos a través de la combinación de capital, deuda o híbridos.

- Definir estructura y fuentes de financiamiento

Las fuentes de financiamiento son todos aquellos mecanismos que permiten a una empresa contar con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos. Pueden ser aportados por prestamistas (deuda) o accionistas (patrimonio) o también a través de utilidades retenidas.

- Principales aspectos de sus finanzas

1. VAN: Valor de los flujos futuros de una inversión, menos el costo de capital de ella.2. Indicadores de liquidez: Muestran la capacidad de pago a CP

3. Indicadores de rentabilidad: Miden la capacidad de la empresa de generar utilidades

4. Indicadores de endeudamiento: Mide el grado en que participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa

Dirección de Empresas

La Dirección de Empresas

- Definir conceptos básicos aplicables a la empresa

Organización: Grupo coordinado de personas que funcionan para lograr una meta en particular.

Administración: Tareas y actividades implicadas en la dirección de una organización o una de sus unidades: planeación, organización, dirección y control.

Gerente: Persona que planea, organiza, dirige y controla la asignación de recursos humanos, materiales, financieros y de información en la búsqueda de las metas de la organización.

- Conocer procesos organizacionales al interior de una empresa

Los elementos de la Administración

- Definir los elementos de la Administración

1. Planeación: Determinar las metas y medios de la organización para alcanzarlas2. Organización: es el proceso de definir quiénes tomarán las decisiones, quién

realizará qué trabajos y tareas, y quién le reportará a quién en la compañía.3. Dirección: Implica lograr que otros realicen las tareas necesarias motivándolos a

lograr las metas de la organización4. Control: Proceso por el cual una persona, grupo u organización vigila en forma

consciente el desempeño y toma una acción correctiva.- Identificar las relaciones al interior de la empresa

Se relacionan según sus niveles jerárquicos y su área funcional: administradores de alto nivel, administradores de nivel intermedio y supervisores de primera línea.

- Gerentes de primera línea: Responsables directos de la producción de bienes y servicios.

- Gerentes de mandos intermedios: Responsables de establecer objetivos que sean consistentes con las metas de la administración superior y traducirlas en metas y planes específicos para que los pongan en práctica los gerentes de primera línea.

- Gerentes de primer nivel: Dirección general de una organización

- Conocer algunos enfoques

El proceso de planeación

Determinar metas organizacionales y la manera para alcanzarlas. Su propósito es minimizar los riesgos reduciendo la incertidumbre de las condiciones de un negocio, además de establecer la base de asignación de recursos.

- Conocer el proceso de planificación (Visto)

- Identificar tipos de planificación

1. Planeación estratégica

Es el proceso de:1. Diagnosticar los ambientes externos e internos de la organización2. Decidir una visión y una misión: Expresa los propósitos fundamentales de una

organización3. Desarrollar metas generales: Son los resultados que los gerentes han seleccionados

y están comprometidos a lograr para la supervivencia de la empresa4. Crear y seleccionar estrategias generales a seguir: Son los cursos de acción

principales para lograr una o más metas5. Asignar recursos para lograr las metas de la organización: Implica estipular dinero,

personas, etc.

El objetivo está en elaborar estrategias que aborden en forma efectiva las oportunidades y amenazas del medio ambiente con relación a las fortalezas y debilidades de la organización.

En la mayor parte de las organizaciones, la planeación estratégica incluye la planeación de contingencias que es la preparación para cambios inesperados en el medio ambiente, que tendrán un impacto significativo en la organización.

2. Planeación táctica

Implica tomar decisiones concretas respecto a qué hacer, quién lo hará y cómo lo hará, con un horizonte de tiempo normal de un año o menos. Por lo normal incluye elaborar metas cuantitativas y cualitativas que apoyen el plan estratégico de la organización.

3. Planeación de contingencia

Preparación para cambios inesperados y rápidos en el medio ambiente, (positivos o negativos), que tienen impacto en la organización.

- Identificar tipos de planes: misión, objetivos , estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos

1. Misión: Fin último para el que fu creada la organización.2. Objetivo: Situación deseada que se pretende alcanzar en el futuro para alcanzar el

propósito o misión de la organización.3. Estrategia: Herramientas o medios usados para alcanzar los objetivos.4. Políticas: Criterios generales que orientan el pensamiento para tomar decisiones.5. Programas: Conjunto de objetivos, políticas, reglas, procedimientos, etc. Para

llevar a cabo un determinado curso de acción. 6. Procedimientos: Guías de acción donde se detalla la manera de hacer ciertas

actividades.7. Reglas: Es una acción específica sin libertad de acción, que refleja la decisión

administrativa.8. Presupuesto: Es traspasar los planes a términos numéricos, es un programa

expresado en números, es tangible y controlable. Puede ser financiero o de otra forma (presupuestos de ventas, ingresos y gastos, tiempo, espacio, productos, gasto de K, caja, etc.).

Organización

Proceso de definir quiénes tomarán las decisiones, quiénes realizara qué trabajos y qué tareas, y quién le reportara a quién en la compañía para poner en práctica las metas y planes de la administración.

- Definir conceptos centrales de la organización

1. División del trabajo: Es la organización del proceso productivo en distintas actividades realizadas por trabajadores diferentes, es decir, la descomposición del trabajo en actividades simples y repetitivas. Ejemplo: línea de ensamblaje de un auto.

2. Unidad de mando: Es el hecho de que un subordinado debe depender solo de un superior a quien debe reportar directamente.

3. Autoridad: Es la facultad que tiene un administrador para dar órdenes y esperar que estas se cumplan.

4. Responsabilidad: Es el deber u obligación de hacer lo que debemos hacer.5. Autoridad de línea: Es aplicar la autoridad para dirigir el trabajo de un subordinado.6. Cadena de mando: Una sucesión de autoridades en sentido superior-subordinado que

va desde la cima de la organización hasta el nivel más bajo.7. Autoridad de staff: Posiciones que respaldan, ayudan y aconsejan a los

administradores de línea.8. Tramo de control: Es la cantidad de subordinados que un administrador puede dirigir

con eficiencia y eficacia.9. Departamentalización: Es agrupar y especializar las actividades de una organización en

departamentos o funciones específicas.

- Autoridad y actividad

1. Autoridad: Es el derecho a tomar una decisión.2. Responsabilidad: Deber de un empleado de realizar la tarea asignada.3. Formalidad: La expectativa del gerente de que el empleado aceptará el crédito o la

culpa por su trabajo.

- Determinar divisiones organizacionales

- Centralización y descentralización

1. Centralización: Es la concentración de la autoridad en la cima de la organización o departamento.

2. Descentralización: Es la delegación de autoridad a empleados o departamentos de nivel inferior.

- Conocer la estructura organizacional: criterios para el diseño, tipos de estructuras

La estructura organizacional es el grado de complejidad, formalización y centralismo de la organización:

1. Complejidad: Es como se diferencia vertical, horizontal y espacialmente una organización

- Diferenciación horizontal: La forma en que una organización divide las tareas entre sus miembros.

- Diferenciación vertical: Número de posiciones entre el ejecutivo principal y los trabajadores.

- Dispersión espacial: Hace referencia a que las actividades y por ende las personas puedan estar físicamente dispersos.

2. Formalización: Se refiere al uso de normas, procedimientos, instrucciones, comunicaciones y al grado en que estas están escritas

- Formalización máxima: La producción en serie de un producto- Formalización mínima: Empresas que requieren de intuición e inspiración

para su resolución (ejemplo: artistas)

3. Centralización: Es cómo se concentra el poder y en dónde radica la autoridad para la toma de decisiones.

Criterios para el diseño

Factores que influyen en el diseño de una organización:- Estrategia: La estructura debe regirse a la estrategia- Tamaño de la organización: Define el tipo de estructura organizacional- Tecnología: Cómo una organización transforma sus insumos en productos- Entorno: Fuerzas externas- Control de poder

Diseño vertical de una organización

Número de posiciones entre el ejecutivo principal y los trabajadores que trabajan en los resultados

Tiene 5 partes principales:- Jerarquía: Es una pirámide que muestra relación entre los niveles- Tramo del control: Número de empleados que le reportan en forma directa

a una persona.- Delegación: Asignación de responsabilidad a un subordinado- Autoridad, responsabilidad y formalidad

Diseño horizontal de una organización

Forma en que una organización se divide las tareas entre sus miembros

Los 4 tipos más usados son:- Diseño funcional: Agrupar a los gerentes y empleados de acuerdo con sus

áreas de experiencia y los recursos que usan para desempeñar sus trabajos. - Diseño de producto: Significa que todas las funciones que contribuyen a un

producto están organizadas bajo un gerente.- Diseño geográfico: Organiza las actividades alrededor de la ubicación.- Diseño de red: Subcontrata alguna o muchas de sus operaciones a otras

empresas y las coordina para lograr metas específicas.

Tipos de estructura

1. Estructura divisional

- Estructura funcional

Es utilizado por la mayor parte de las medianas y pequeñas empresas. Se estructuran por lo general, alrededor de las funciones del negocio (marketing, operaciones, finanzas, etc.) Los beneficios son una mayor especialización dentro de las áreas y una mejor coordinación de estas. La organización se divide en áreas claramente identificadas. Sirve cuando se quiere promover la productividad. Sirve para la estructura de un solo negocio

Ventajas:

- Control centralizado de resultados.- Vigilancia más efectiva.- Toma de decisiones y comunicación simples y entendidas claramente. - Desarrollo de habilidades en profundidad.

Desventajas:

- Problemas de coordinación funcional, mientras la empresa más crece, se necesita más coordinación.

- Preocupación por el área puede hacer perder el foco de la empresa.- Existencia de rivalidad y conflicto entre funciones, en vez de que exista

cooperación.- Prioridad por expertos de cada función para lo que mejor saben hacer y no para lo

mejor para la empresa.- Estructura por producto

Gerente General

Administracion y Finanzas RRHH I&D Operaciones Comercializacion

Es común en empresas con gran cantidad de productos. Se nombra a varios gerentes divisionales con autoridad sobre sus líneas de productos. El director general puede delegar gran responsabilidad sobre el gerente divisional en pro de la satisfacción del cliente

Ventajas:

- Información se maneja con mayor facilidad, ya que la gente trabaja de cerca sobre un producto y no necesita preocuparse por otros.

- Compromiso de tiempo completo con una línea de producto en particular.- Las responsabilidades de las tareas son claras.

Desventajas:

- La coordinación resulta difícil.- Se duplican esfuerzos lo que encarece la gestión.

- Estructura por clientes

El cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupando el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente. El vendedor tiene mayor eficacia ya que se concentra en un grupo de clientes con características similares.

- Estructura geográfica

Se da cuando hay un solo gerente general y hay varias sucursales con un gerente en cada una de ellas. Estrategia adaptable a cada mercado geográfico.

Ventajas:

La ventaja principal de ambos enfoques es la habilidad de enfocarse sobre las necesidades de los clientes y proporcionar servicio más rápido y mejor. La desventaja es que esto resulta más caro al duplicar actividades.

Estrategia adaptable a cada mercado geográfico. Beneficio de las economías locales. Una gerencia de área es una excelente base de capacitación para futuros gerentes

generales de niveles superiores.

Desventajas:

Dificultad para conservar una imagen uniforme de la empresa. Se añade un nivel de gerencia más por zona geográfica Mayores costos, por aumento del número de servicios del personal.

2. Estructura organizacional por línea de negocios descentralizada

Director Ejecutivo

Gerente Zona Norte

Gerente Zona Central

ComercializacionProduccion

Asesores

Gerente Zona Sur

Asesores

Están separados por rubro. Existe un director ejecutivo de la empresa y varios gerentes a cargo de cada UEN. Ejemplo: Cencosud.

Ventajas: Descentraliza la responsabilidad y la delega en autoridades en organizaciones

diversificadas. Concentración en productos. Cada UEN se organiza según sus actividades claves y requisitos funcionales. Cada UEN es responsable de beneficios y pérdidas.

Desventajas: Costos altos de la duplicación de funciones. Generación de rivalidades entre las distintas UEN por los recursos corporativos. Alta dependencia de la dirección corporativa para con las UEN.3. Estructura del tipo UEN

Director Ejecutivo

Gerente General Negocio B

Departamentos Funcionales

Gerente General Negocio A

Departamentos Funcionales

Gerente General Negocio C

Departamentos Funcionales

Servicios corporativo

FinanzasComercializacionI&D

Esta estructura es usada por empresas que tienen “subempresas” dentro de ellas, donde cada tiene distintas estructuras (están separados por líneas de negocios). Para que la estructura sea de este tipo de deben existir clientes casi exclusivos, necesidades de los clientes y tecnología para los clientes. Ejemplo, Loreal.

Ventajas: Entrega un medio estratégicamente relevante para organizar la cartera de la UEN

de una empresa muy diversificada. Facilita la coordinación de las actividades relaciones con la UEN. Promueve mayor cohesión entre las nuevas iniciativas de negocio, separados pero

relacionados.

Desventajas: Se debe definir muy bien las funciones y autoridad del presidente y vicepresidente. Se confunde el reconocimiento del resultado (no siempre el reconocimiento lo

recibe el vicepresidente de la UEN).

4. Estructura matricial

Director General

Vicepresidente del Grupo UEN-1

Unidades de Negocios Estratigamente Relacionadas

Unidades de Negocios Estratigamente Relacionadas

Vicenpreseidente del Grupo UEN-2

Vicepresidente del Grupo-3

Servicios Coporativos

Combina la estructura funcional con la de producto. Los gerentes y el personal de confianza reportan a dos jefes – un gerente divisional y un gerente funcional.

Ventajas:

- Toma de decisiones descentraliza.- Eficiente utilización de recursos.- La toma de decisiones es sobre la base de lo que es mejor para la organización y no

para cada negocio.- Promueve la cooperación.- Promueve el desarrollo de consenso- Promueve la relación de conflictos.

Desventajas:

- Surgen confusiones dado a que existe más de un supervisor.- Gerentes maniobran por poder, ya que comparten subordinados.- Mucha democracia.- Luchas de poder.- Dos líneas de autoridad.- Perdida en comunicación- Muy estática porque se necesita la autorización de muchas personas.

Dirección de personas

Gerente General

Jefe I&D

Especialista de I&D

Especialista de I&D

Jefe Operaciones

Especialista de operaciones

Especialista de operaciones

Jefe Comercial

Especialista Comercial

Especialista Comercial

Jefe Finanzas

Especialista Finanzas

Especialista Finanzas

Gerente Negocio 1

Gerente Negocio 2

- Definir la Dirección de personas

Guiar y orientar al personal, dirigir, motivar, guiar y coordinar a las personas. Seleccionar los canales comunicativos, más eficaces para resolver algún conflicto. Lograr que otros realicen las tareas necesarias motivándolos a lograr las metas de la organización.

- Definir motivación

Existen 4 enfoques:

1. Enfoque gerencial

Los gerentes son quienes tienen ms influencia en la motivación y satisfacción de los empleados.

Funciones de los gerentes: Inspirar mediante la comunicación: Comunicar la misión Asegurar metas específicas y desafiantes: Asignan metas difíciles y específicas que

los empleados aceptan y están dispuestos a comprometerse con ellas (Teoría de establecimiento de metas)

Elogiar y reconocer por el cumplimiento de metas: Ofrecer incentivos y recompensas. La teoría del reforzamiento establece que el comportamiento es una función de sus consecuencias, las consecuencias positivas se denominan recompensas y las negativas, castigos.

2. Enfoque de diseño de empleo

Teoría de las características del puesto: Establece que los empleados están más satisfechos y motivados cuando sus puestos son significativos, cuando los puestos crean una sensación de responsabilidad y cuando los puestos están diseñados para asegurar que esté disponible alguna retroalimentación.

3. Enfoque de la organización

Toma en cuenta el contexto de la organización.

Teoría bifactorial de Herzberg: Establece que dos aspectos separados y distintos del contexto laboral son responsables de motivar y satisfacer a los empleados. (Factores

motivadores, los cuales generan motivación cuando están. Y factores de higiene, los cuales generan insatisfacción cuando no están)

4. Enfoque de las diferencias individuales

Describe cómo las diferencias individuales en las necesidades pueden afectar el trabajo de los empleados. (Jerarquía de las necesidades de Maslow).

- Definir Liderazgo

Características personales de los líderes:

1. Inteligencia emocional: Conjunto de habilidades que permite a las personas entender sus propios sentimientos y emociones, como la de los demás, y utilizar ese entendimiento para guiar el pensamiento y las acciones.

2. Conciencia de sí mismo3. Autocontrol4. Conciencia social: Entender estructura emocional del otro y tratarlo de acuerdo a

ello.5. Habilidad social: Capacidad para formar redes sociales.

- Definir Comunicación interna y sus estilos

Transferencia e intercambio de información de una persona a otra por medio de símbolos significativos (formales o informales, verbales o no verbales, etc.)

Elementos de la comunicación:

1. Emisor: Fuente de información y el iniciador del proceso de comunicación.2. Receptor: Es la persona que recibe y decodifica (interpreta) el mensaje del emisor.

Está influida por factores personales.3. Mensaje: Símbolos verbales y las claves no verbales que el emisor pretende

trasmitir al receptor4. Canales: Es la ruta que sigue el mensaje desde el emisor hasta el receptor5. Retroalimentación: Repuesta del receptor al mensaje del emisor6. Percepción: Es el significado dado al mensaje

Control

- Conocer el proceso de control ( Visto)

- Determinar la definición de estándares

Son criterios para avaluar características cualitativas y cuantitativas y deben establecerse para cada característica medida.

- Identificar técnicas de control

1. Control mecanicista y orgánico

Mecanicista: Implica el uso extenso de reglas y procedimientos, autoridad descendente, descripciones del trabajo redactadas de manera estricta y otros métodos formales para prevenir y corregir desviaciones de los comportamientos y resultados deseados.

Orgánico: Implica el uso de autoridad flexible, descripciones del trabajo relativamente imprecisas, autocontroles individuales y otros métodos informales para prevenir y corregir desviaciones de los comportamientos y resultados deseados.

2. Control de mercado

Implica la recolección y evaluación de los datos relacionados con las ventas, precios, costos y ganancias para guiar las decisiones y evaluar los resultados (Ejemplo: planes de reparto de utilidades, supervisión de los clientes, etc.)

3. Controles financieros y contables

Incluye los mecanismos para prevenir o corregir la asignación errónea de recursos (Ejemplo, análisis financiero comparativo, presupuesto, etc.)

4. Control basado en la automatización

Implica el uso de dispositivos y procesos auto reguladores que operan en forma independiente de las personas.