Gestión de proyectos marco conceptual

Gestión de Gestión de ProyectosProyectos

MBA CARLOS ACUÑA, PMP

Marco Conceptual de la Gerencia de Proyectos


Introducción a la Introducción a la Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

AgendaAgenda

• ¿Qué es un Proyecto?• ¿Qué es la Gerencia de Proyectos?• Áreas de Experiencia• Contexto de la Gerencia de Proyectos

CursoCursoLa finalidad del Curso es identificaridentificar el

subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocidogeneralmente reconocido como buenas prácticasbuenas prácticas.

Identificar = proporcionar una descripción general (NO exhaustiva).

Generalmente reconocido = los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de proyectos, la mayor parte del tiempo y existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad.

Buenas prácticas = el equipo de proyecto es el equipo de proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto.para cada proyecto.

Proporciona y promueve un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la dirección de proyectos.

Utilizado por el PMI como referencia fundamental de la dirección de proyectos para sus programas de desarrollo profesional.◦ El PMBOKEl PMBOK es una referencia para todos los

interesados en dirección de proyectos (gerentes de proyecto, gerentes de programa, altos ejecutivos, consultores…etc).

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?Es un esfuerzo Es un esfuerzo temporaltemporal realizado para realizado para

crear un producto o servicio crear un producto o servicio únicoúnico..Es un esfuerzo Es un esfuerzo temporaltemporal realizado para realizado para

crear un producto o servicio crear un producto o servicio únicoúnico..

TemporalTemporal Tiene un comienzo definido y un final definido.Termina cuando el objetivo ha sido logrado.El equipo es disuelto una vez se concluye el proyecto.

ÚnicoÚnico El producto o servicio es diferente en alguna forma de otros productos o servicios.Las características del producto son elaboradoselaborados gradualmentegradualmente.

Para el examen piensa siempre en proyectos grandes

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?ElaboraciónElaboración El proyecto se elabora paso a paso de manera ProgresivaProgresiva continua e incremental.

Ej.: el alcance del proyecto se define de manera amplia al inicio y se va detallando a medida que avanza el proyecto y se entienden mejor los entregables del proyecto.

No debe confundirse con el crecimiento desordenado del alcance (“scope creep”).

Proyectos vs. OperacionesProyectos vs. OperacionesComparten las siguientes características:

◦ Realizados por personas.◦ Restringidos por recursos limitados.◦ Planificados, ejecutados y controlados.

Se diferencian principalmente en que las operaciones son repetitivas y continuas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Los objetivos de los proyectos y las operaciones son fundamentalmente distintos◦ El propósito de un proyecto es lograr su objetivo y luego

finalizar.◦ Opuestamente, el propósito de una operación continua es

mantener el negocio.

Proyectos y planificación Proyectos y planificación estratégicaestratégicaLos proyectos se usan a menudo como medio

para lograr el plan estratégico de la organización. Los proyectos se inician por una o más de las siguientes razones:◦ Una demanda del mercado.◦ Una necesidad de la organización.◦ Una solicitud de un cliente.◦ Un avance tecnológico.◦ Un requerimiento legal.

¿Qué es la Gerencia de Proyectos?¿Qué es la Gerencia de Proyectos?La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

La dirección de un proyecto incluye:• Identificar los requerimientos.• Establecer objetivos claros y posibles

de realizar.• Equilibrar las demandas concurrentes

de calidad, alcance, tiempo y costos.• Adaptar las especificaciones, los

planes y el enfoque a las diversas expectativas de los interesados.

Alcance

Satisfacción del Cliente

Calid

ad

Riesgos

Costos

Tiem

po

Un Proyecto BalanceadoUn Proyecto Balanceado

La estructura del La estructura del PMBOK®

Áreas de experienciaÁreas de experiencia

Fundamentos de la Dirección de Proyecto

Habilidades interpersonales

Conocimientos y habilidades de dirección general

PMBOK

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Comprensión del entorno del proyecto


Fundamentos de la dirección de proyectos – describen el conocimiento propio del campo de la dirección de proyectos, que se superpone con otras disciplinas de dirección.◦ Definición del ciclo de vida del proyecto.◦ Cinco Grupos de Procesos de la Dirección de

Proyectos.◦ Nueve Áreas de Conocimiento.


Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación – son categorías de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni están en todos los proyectos. Las áreas de aplicación se definen en términos de:◦ Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo.◦ Elementos técnicos.◦ Especializaciones de gestión.◦ Grupos de industria.


Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Norma = “Documento establecido por concepto y aprobado por un cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus resultados, con el propósito de lograr el óptimo grado de orden en un contexto determinado”. ISO

Regulación = “Requerimiento impuesto por el gobierno, que especifica las características de productos, servicios, incluidas las disposiciones administrativas aplicables, que son de cumplimiento obligatorio”. ISO


Comprensión del entorno de proyectosComprensión del entorno de proyectos Entorno cultural y social - Comprensión de los

aspectos económicos, demográficos, educativos, éticos, étnicos, religiosos y de otras características de las personas a quienes afecta el proyecto o que pueden tener un interés en éste.

Entorno internacional político – Conocimiento de las leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales aplicables, así como el clima político que podría afectar al proyecto.

Entorno físico – Si el proyecto va a afectar el ambiente físico se debe tener conocimiento de la ecología local y la geografía física que podría afectar al proyecto o ser afectados por el proyecto.


Conocimientos y habilidades de dirección general – planificación, organización, selección de personal, ejecución y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento. Incluye:◦ Gestión financiera y contabilidad.◦ Compras y adquisiciones.◦ Ventas y comercialización.◦ Contratos y derecho mercantil.◦ Fabricación y distribución.◦ Logística y cadena de suministro.◦ Planificación estratégica.◦ Administración del personal.◦ Tecnología de información.


Habilidades interpersonales – Incluye:◦ Comunicación efectiva.◦ Influencia en la organización.◦ Liderazgo.◦ Motivación.◦ Negociación y gestión de conflictos.◦ Resolución de problemas.

Contexto de la dirección de Contexto de la dirección de proyectosproyectosPortafolios – Conjunto de proyectos o programas y

otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio.

Programas – Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos en forma coordinada.

Subproyectos – Los proyectos a menudo se dividen en componentes más fáciles de gestionar.

Contexto de la Gerencia de Contexto de la Gerencia de ProyectosProyectos

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) – Unidad de la organización que centraliza y coordina la dirección de proyectos a su cargo. Entre las características clave de una PMO tenemos:◦ Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos

administrados por la PMO.◦ Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de

proyectos.◦ Oficina de administración de políticas, procedimientos, plantillas de

proyectos y de operación y gestión de herramientas del proyecto.◦ Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre

proyectos.◦ Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de

proyectos de la PMO.◦ Plataforma guía para gerentes de proyectos.


Ciclo de Vida del Ciclo de Vida del ProyectoProyecto

AgendaAgenda

• Ciclo de Vida del proyecto• Interesados en el proyecto• Influencias de la organización• El rol de las PMO en la estructura de la

organización• Sistema de Gestión de Proyectos

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoDefine las fases que conectan el inicio de un

proyecto con su fin.Divide el proyecto en varias fases para mejorar

su control y proporciona vínculos con las operaciones continuas de la organización ejecutante.

Define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Divide el proyecto en varias fases para mejorar su control y proporciona vínculos con las operaciones continuas de la organización ejecutante.

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoLos entregables usualmente deben ser

aprobados antes que el trabajo inicie la siguiente fase de proyecto.

Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes de la aprobación de todos los entregables de la fase previa. Esto es llamado “fast tracking”.

Define el trabajo técnico y los involucrados en cada fase y como controlar y aprobar cada fase.

Ciclo de Vida del proyectoCiclo de Vida del proyectoEl nivel de costo y personal es bajo al comienzo,

crece al avanzar en el proyecto y caen rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión.

La probabilidad de éxito del proyecto es bajo al comienzo y crece al avanzar el proyecto mientras que el riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y decrecen al avanzar el proyecto.

Los costos de cambios y correcciones generalmente crecen cuando el proyecto avanza mientras que la influencia de los interesados es más alto al comienzo y decrece al avanzar el proyecto.

Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Ciclo de Vida del proyectoCiclo de Vida del proyecto

COSTO Y USO DE RECURSOS A LO LARGO DEL PROYECTO


INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS A LO LARGO DEL PROYECTO

Características de las fases del proyectoCaracterísticas de las fases del proyectoConclusión y aprobación de uno o más

entregables.Algunos entregables pueden corresponder al

mismo proceso de dirección de proyectos, mientras que otros son los productos finales o componentes de éste para los cuales se creó el proyecto.

Las fases del proyecto concluyen con una revisión del trabajo logrado y los entregables a fin de determinar la aceptación. Estas revisiones son también conocidas como: salidas de fase, entradas a la fase o puntos de cancelación.

La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior.


SECUENCIAS DE FASES EN UN CICLO DE VIDA DEL PROYECTO


Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del productode vida del producto

Muchos proyectos están vinculados con el trabajo continuo de la organización ejecutante.

El ciclo de vida del proyecto identificará qué tareas de transición al final del proyecto están incluidas y cuáles no a fin de vincular el proyecto con las operaciones de la organización ejecutante.

Un proyecto es sólo un aspecto del ciclo de vida del producto.

El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto.

Proyectos adicionales pueden incluir una actualización del rendimiento del producto.


RELACIÓN ENTRE EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

Interesados en el proyectoInteresados en el proyectoIndividuos y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados de forma positiva o negativa como resultado de la ejecución o conclusión de proyecto.

Individuos y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados de forma positiva o negativa como resultado de la ejecución o conclusión de proyecto.

• El equipo de dirección del proyecto debe identificar y clasificar a los interesadosidentificar y clasificar a los interesados, determinar sus requerimientos y expectativas, interactuarinteractuar con ellos a lo largo del proyecto y gestionar el cumplimiento de los objetivos esperados por los interesados.

Influencia

Autoridad

Interesados en el proyectoInteresados en el proyecto

Gerente de Proyecto

Miembros del equipo de proyecto

Patrocinador

Usuarios


Equipo de gerencia del proyecto

Organización Ejecutante

Oficina de Proyectos (PMO)

Interesados en el proyectoInteresados en el proyectoIdentificar y Clasificar a los interesadosIdentificar y Clasificar a los interesados• “El éxito de la Gerencia de Proyectos depende de

la relación que se tiene con los interesados en el proyecto” Anónimo

• Los involucrados en el proyecto pueden ser clasificados de la siguiente forma:– Patrocinador del proyecto.– Interesados internos (Gerencia General, Gerentes Funcionales,

Gerentes de Proyectos, Grupos de soporte, usuarios...etc.).– Interesados externos (Gobierno nacional y regional, grupos de

protección al ambiente, SBS, SUNAT..etc.).– Cliente o usuario– Contratistas y Subcontratistas.– Equipo de Proyecto.– Otros involucrados (Sindicatos).


INTERESADOS INTERNOS EN UN PROYECTO

Gerentes Funcionales

Equipo de Proyecto

Gerente de Proyecto

Otros Gerentes de Proyecto

Contratistas y Subcontratistas

Gerencia General

Personal de Soporte


INTERESADOS EXTERNOS EN UN PROYECTO

El ambiente legal

Público y la prensa

Gerente de Proyecto

El ambiente social y cultural

La economía

El ambiente político

Influencias de la organizaciónInfluencias de la organizaciónSistemas de organizaciónSistemas de organización Basadas en proyectos

◦ Sus mayores ingresos son derivados de la ejecución de proyectos a terceros.

No basadas en proyectos◦ Pero que han adoptado la dirección

por proyectos.

Culturas y estilos de la organizaciónCulturas y estilos de la organización“La cultura es un tipo de software mental, la

programación colectiva que distingue los miembros de un grupo de personas de otro”. Geert Hofstede

La mayoría de organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles, entre cuyos factores se incluyen:◦ Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas.

◦ Políticas y procedimientos.

◦ Percepción de las relaciones de autoridad.

◦ Ética laboral y horario laboral.

Influencias de la organizaciónInfluencias de la organización

Estructura de la organizaciónEstructura de la organización

Funcional – Jerarquía donde cada empleado tiene un supervisor claramente establecido.

Orientada a proyectos – La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto y los gerentes de proyecto cuentan con gran autoridad.

Matricial – Mezcla de ambas.


Asume que siempre estas en una organización matricial

Tipo Descripción ¿Quién esta a cargo?

Ventajas Desventajas

Funcional Organización muy común donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando

Gerente Funcional

•Más fácil gestión de especialistas•El equipo de trabajo reporta a un solo supervisor•La compañía esta agrupada por especialistas

•El gerente de proyecto tiene poca autoridad•Los proyectos tienes bajas prioridades•Las personas ponen mayor esfuerzo en su trabajo funcional y no en el proyecto

Orientada a Proyectos

La organización es estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos

Gerente de Proyecto

•Eficiente organización por proyectos•Lealtad hacia el proyecto•Comunicación más efectiva que en organizaciones funcionales

•“No home” para los miembros del equipo una vez acabado el proyecto•Falta de especialización en algunas disciplinas•Menor eficiencia de recursos

Matricial Una organización híbrida donde los individuos tienen un gerente de proyecto y un gerente funcional

Poder balanceado entre ambos gerentes

•Mejor control de recursos•Mayor soporte que en organizaciones funcionales•Máxima utilización de recursos escasos

•Más de un jefe para los miembros del equipo de proyecto•Más compleja administración y control•Mayor conflicto

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN EN LOS PROYECTOS


ORGANIZACIÓN FUNCIONAL


ORGANIZACIÓN PROYECTIZADA

Matricial Débil Matricial Equilibrada

Matricial Fuerte

Título del Gerente de Proyecto

Coordinador de proyecto, líder de proyecto

Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto

Enfoque del Gerente de Proyecto

Distribuido entre el proyecto y sus responsabilidades funcionales

Trabajo del proyecto Trabajo del Proyecto

Poder del Gerente de Proyecto

Poder y autoridad mínima Poder y autoridad balanceado

Poder y Autoridad completa

Tiempo asignado al proyecto del GP

Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo Completo

Estilo de organización

Más probable una organización funcional

Mezcla de ambas Más probable una organización orientada a proyectos

El Gerente de proyecto reporta a:

Gerente Funcional Gerente Funcional pero comparte autoridad y poder

Gerente de los Gerentes de Proyectos o Project Officer


ORGANIZACIONES DE ESTRUCTURA MATRICIAL


ORGANIZACIÓN MATRICIAL DÉBIL


ORGANIZACIÓN MATRICIAL BALANCEADA


ORGANIZACIÓN MATRICIAL FUERTE

El Rol de las PMO en la estructura El Rol de las PMO en la estructura de la organizaciónde la organización Una PMO puede existir en cualquiera de las estructuras

organizacionales, incluyendo en aquellas con una organización funcional con una mayor probabilidad de ocurrencia en las organizaciones matriciales y orientadas a proyectos.

La función de las PMO en una organización puede ir desde un consejo, limitada a la recomendación de políticas y procedimientos hasta tener autoridad formal otorgada por la gerencia general. En tales casos, la autoridad del Gerente de Proyecto a tiempo completo es total con respecto al personal de proyectos.

Los miembros del equipo de proyecto reportarán ya sea directamente al Gerente de Proyecto, o si están compartidos, a la gerencia de la PMO (Project Officer).

Sistema de Gestión de Sistema de Gestión de ProyectosProyectos

Esta compuesto por las herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos para gestionar un proyecto.

Se documenta en el Plan de gestión del proyecto y su contenido puede variar dependiendo del área de aplicación, influencia organizacional, complejidad del proyecto y disponibilidad de sistemas existentes.

Puede ser formal o informal, y ayuda al Gerente de Proyecto a guiar de una manera efectiva hacia la terminación del proyecto.

Es un grupo de procesos y sus funciones de control relacionadas que se consolidan y combinan en un todo funcional y unificado.

BibliografíaBibliografíaGuía del PMBOK, tercera edición.

Capítulo 1 y 2 – Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos.

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