Gerencia de Planificación y Presupuesto DESCRIPCIÓN DEL CARGO · 2011. 12. 20. · - Subgerente...

Gerencia de Planificación y Presupuesto

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

GERENCIA : SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO

Nº de Orden

CARGO ESTRUCTURAL Y REQUISITOS MÍNIMOS CATEGORÍA RELACIONES DEL CARGO FUNCIONES ESPECIFICAS

01

CARGO: Secretario General del Concejo DE CONFIANZA - DESIGNADO REQUISITOS MÍNIMOS: - Título profesional que incluya estudios

relacionados con la especialidad y habilitación del colegio profesional respectivo.

- Amplio conocimiento de la normatividad pública y vigente.

- Capacitación especializada en el área.

F-2

SUPERVISADO POR: - Alcaldía SUPERVISA A: - Secretaria - Recepcionista de mesa de partes. - Subgerente de Trámite

Documentario y Archivo. - Subgerente de Registro

Civil.

1. Todas aquellas funciones específicas que resulten necesarias

para garantizar el correcto cumplimiento de las funciones generales establecidas en el ROF.

2. Difundir todas las Normas emanadas del Concejo y la Alcaldía.

3. Brindar información oportuna y veraz, conforme a los lineamientos establecidos en la Ley de Transparencia.

4. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por el Alcalde, acorde a la Ley Orgánica de Municipalidades.




Nº de Orden


02

CARGO: Secretaria ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Título de Secretaria Ejecutiva. - Experiencia en labores administrativas

de oficina. - Experiencia en la conducción de personal. - Conocimiento de paquetes de cómputo.

STB

SUPERVISADO POR: - Secretario General del

Concejo

1. Registrar en el Sistema Computarizado de la Secretaría

General, los documentos de ingreso y salida. 2. Recibir, clasificar, distribuir y archivar la documentación y

correspondencia de ingreso y salida de la Secretaría General. 3. Efectuar el control y seguimiento de los documentos mediante

los registros respectivos. 4. Registrar en el sistema de normas de la Secretaría General

las Resoluciones de Alcaldía, Acuerdos, Ordenanzas y Decretos de Alcaldía.

5. Atender y orientar al personal, autoridades y otras personas que ingresen a la oficina.

6. Redactar, tomar dictado y digitar los documentos que se le encomiende.

7. Organizar y tener actualizado el archivo de la Secretaría General.

8. Solicitar y distribuir los materiales y útiles de oficina que se requieran.

9. Otras funciones que le sean asignadas por el Secretario General del Concejo.




Nº de Orden


03

CARGO: Recepcionista de mesa de partes (Obrero) REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción primaria. - Experiencia en el área.

OBRERO


Concejo

1. Recibir la documentación que ingresa a la Secretaria General. 2. Efectuar los descargos de trámite en el Libro de los Registros

de Ingreso cuando éste se efectúa. 3. Orientar y atender al contribuyente u órganos que solicitan

información sobre situación de expedientes que se encuentran en la Secretaria General.

4. Dar salida a la documentación resuelta por la Secretaria General a las diferentes áreas.

5. Llevar el seguimiento de la documentación pendiente de atención.

6. Realizar la foliación de la documentación archivada. 7. Otras funciones que le sean asignadas por el Secretario

General del Concejo.



GERENCIA : SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO SUBGERENCIA : TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

Nº de Orden


01

CARGO: Subgerente DE CONFIANZA - DESIGNADO REQUISITOS MÍNIMOS: - Titulo profesional universitario que

incluya estudios relacionados con la especialidad

- Alguna experiencia en labores de la especialidad.

ALTERNATIVA: - Poseer una combinación equivalente de formación universitaria o técnica especializada; o

- Poseer experiencia en cargos de responsabilidad Directiva / Ejecutiva

F-1


Concejo SUPERVISA A:

- Secretaria – Asistente - Atención al público –

fedatario (2) - Atención al Público - Fedatario - Encargado del centro de

notificaciones - Atención al contribuyente -Fedatario - Secretaria - Encargado de

conservación y custodia de expedientes (2)

- Encargada de documentación de registro civil y archivo

- Mensajero motorizado (2)

1. Todas aquellas funciones específicas que resulten

necesarias para garantizar el correcto cumplimiento de las funciones generales establecidas en el ROF.

2. Planificar, organizar y dirigir el ingreso, tramitación y archivo de todos los documentos que ingresan a la Municipalidad de San Isidro.

3. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por el Secretario General del Concejo.



GERENCIA : SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO SUBGERENCIA : TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO :

Nº de Orden


02

CARGO: Secretaria Asistente ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Título de Secretaria Ejecutiva. - Experiencia en labores administrativas


STB

SUPERVISADO POR: - Subgerente de Trámite

Documentario y Archivo

1. Estudiar y participar en la elaboración de normas,

procedimientos e investigaciones preliminares. 2. Analizar y emitir opinión técnica sobre expedientes puestos a

su consideración. 3. Formular el registro de proveedores y mantener actualizada la

documentación sobre la administración de abastecimientos 4. Recopilar y consolidar información contable. 5. Confeccionar cuadros, resúmenes, formatos, fichas de trabajo 6. Absolver consultas de carácter técnico del área de su

competencia. 7. Sacar fotocopias de la documentación a ser atendida 8. Registrar y mantener actualizada la documentación interna

que ingresa a la Subgerencia en el Sistema de Documentos Internos.

9. Atender, despachar y mantener correctamente archivada la documentación que se recibe y que se genera en la Sugerencia referente a trámite documentario.

10. Coordinar con el personal encargado de las Ventanillas de Trámite, los procedimientos a seguir para una correcta atención.

11. Atender e informar al Contribuyente por teléfono referente a los diferentes trámites.

12. Coordinar, supervisar y garantizar la distribución y entrega de la correspondencia que remite la Municipalidad.

13. Mantener un registro diario de la correspondencia que remite la municipalidad y de las devoluciones atendidas, de las mismas, a las áreas que las generaron.

14. Realizar, los requerimientos mensuales que se generen en la Subgerencia.


Nº de Orden


15. Cotejar, certificar y/o autenticar el contenido de la copia de un documento original.

16. Certificar firmas única y exclusivamente en trámites administrativos internos.

17. Aceptar para la autenticación, copias totalmente legible, sin borrones ni enmendaduras.

18. Mantener actualizado el registro diario de autenticaciones y certificaciones que realice.

19. Sellar las copias autenticadas y firmadas debidamente. 20. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite

Documentario y Archivo.




Nº de Orden

CARGO ESTRUCTURAL Y REQUISITOS MÍNIMOS CATEGORÍA RELACIONES DEL CARGO FUNCIONES ESPECÍFICAS

03

CARGO: Atención al público – Fedatario ESPECIALISTA – PROFESIONAL REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Capacitación técnica en el área. - Experiencia en labores de la

especialidad.

STD



1. Brindar un servicio de atención personalizada, al público

usuario, orientándolo e informándole sobre los diferentes trámites administrativos establecidos en el TUPA vigente.

2. Informar a los usuarios sobre el estado de tramitación de sus documentos simples y/o expedientes.

3. Recibir documentos relacionados con la gestión municipal, firmando los cargos correspondientes y anotando en el propio escrito, la hora, fecha y lugar en que se recibe así como el número de fojas que contenga.

4. Verificar que la documentación presenta por los usuarios en ventanilla de trámite cumpla y contengan todos los requisitos del trámite a realizar.

5. Ingresar al sistema de Trámite Documentario la documentación recibida.

6. Llenar carátulas de expedientes y hojas de envío de anexos a ser tramitados.

7. Foliar la documentación recibida, y luego enviar a la oficina correspondiente.

8. Imprimir cada uno de los reporte/cargo para la entrega de documentos a las diferentes áreas.

9. Mantener clasificados, ordenados y archivados todos los reporte/cargo remitidos a las diferentes áreas.

10. Estar constantemente actualizado en lo referente a los trámites a realizarse en su ventanilla.





Nº de Orden


14. Mantener actualizado el registro diario de autenticaciones y

certificaciones que realice. 15. Sellar las copias autenticadas y firmadas debidamente. 16. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite





Nº de Orden


04

CARGO: Atención al Público ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Capacitación técnica en el área. - Experiencia en labores de la

especialidad.

SAE













10. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite Documentario y Archivo.




Nº de Orden


05

CARGO: Fedatario ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Título no universitario de centro de

estudios superiores relacionados con el área.

ALTERNATIVA: Experiencia no menor de 5 años en cargo similar.

STC









6. Mantener actualizado el registro diario de autenticaciones y certificaciones que realice.

7. Sellar las copias autenticadas y firmadas debidamente. 8. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite





Nº de Orden


06

CARGO: Encargado del Centro de Notificaciones ESPECIALISTA – TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Título no universitario de centro de

estudios superiores relacionados con el área.

- Experiencia en labores similares. ALTERNATIVA: Experiencia no menor de 5 años en cargo similar.

STC



1. Brindar una atención personalizada al público referente al

Centro de Notificaciones. 2. Recibir, revisar y administrar los documentos que van a ser

notificados. 3. Registrar en el sistema de Trámite Documentario el ingreso y

salida de los expedientes con resoluciones a ser notificados 4. Mantener actualizado el Sistema Interno de Notificaciones 5. Efectuar el seguimiento de las notificaciones y cumplir los

plazos de ley conforme a las instrucciones que se le impartan. 6. Asignar a los responsables de notificar los documentos a ser

entregados. 7. Distribuir los cargos de las notificaciones a las áreas

correspondientes. 8. Archivar correctamente los cargos de las notificaciones

tramitadas. 9. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite





Nº de Orden


07

CARGO: Atención al Contribuyente - Fedatario ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Experiencia en labores variadas de

oficina. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

STC




usuario externo e interno, en consultas, ubicación e información de los documentos solicitados que se encuentran en custodia en el Archivo Central.


3. Coordinar con el responsable de ingreso, registro y salida de documentos del Archivo Central para la atención de lo solicitado por los usuarios.

4. Mantener un registro de las atenciones efectuadas. 5. Clasificar, archivar y custodiar los expedientes. 6. Hacer guías de acumulación de expedientes. 7. Realizar labores de apoyo en los diversos procesos que se

generan en la Subgerencia. 8. Cotejar, certificar y/o autenticar el contenido de la copia de un

documento original. 9. Certificar firmas única y exclusivamente en trámites

administrativos internos. 10. Aceptar para la autenticación, copias totalmente legible, sin

borrones ni enmendaduras. 11. Mantener actualizado el registro diario de autenticaciones y






Nº de Orden


08

CARGO: Secretaria ESPECIALISTA - TÉCNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Título de Secretaria Ejecutiva. - Experiencia en labores administrativas


SAC



1. Redactar documentos que se le indiquen. 2. Registrar y mantener actualizada la documentación interna

que ingresa a la Subgerencia en el Sistema de Documentos Internos.

3. Atender, despachar, organizar y mantener correctamente archivada la documentación que se recibe y que se genera en la Sugerencia.

4. Atender las llamadas telefónicas y efectuar aquellas que le sean requeridas por el Subgerente.

5. Sacar fotocopias de la documentación a ser atendida 6. Efectuar procedimientos administrativos de archivo, según las

normas establecidas. 7. Apoyar en el trámite administrativo de expedientes. 8. Brindar información que le sea requerida con autorización del

Subgerente. 9. Absolver consultas de carácter técnico del área de su

competencia. 10. Atender, coordinar, hacer seguimiento y llevar un registro de

las solicitudes de Copias Certificadas (documentos custodiados en el archivo).

11. Atender, clasificar, verificar, preparar, foliar los Anexos y agregarlos a los expedientes para su correcto despacho y continúen con su trámite correspondiente.

12. Registrar las hojas de guía fuera de los anexos de los expedientes atendidos.

13. Ingresar y descargar en el Sistema de Trámite Documentario los anexos atendidos diariamente.

14. Hacer el seguimiento de los requerimientos de los memos cuando solicitan documentación que se encuentren en los archivos auxiliares.


Nº de Orden


15. Ejecutar y controlar el servicio de préstamo de documentos (salida y retorno)

16. Coordinar con el personal encargado de archivo, los procedimientos a seguir para una correcta atención de lo solicitado.





Nº de Orden


09

CARGO: Atención al público – Fedatario DE APOYO - AUXILIAR REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Capacitación técnica en el área. - Experiencia en labores de la

especialidad.

STD















28. Certificar firmas única y exclusivamente en trámites


Nº de Orden


administrativos internos. 29. Aceptar para la autenticación, copias totalmente legible, sin

borrones ni enmendaduras. 30. Mantener actualizado el registro diario de autenticaciones y






Nº de Orden


10

CARGO: Encargado de Archivo Auxiliar ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Experiencia en labores variadas de

oficina. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

STC



1. Recibir, clasificar, custodiar, registrar y ordenar la

documentación que se le encomienda. 2. Preparar, clasificar, verificar y foliar la documentación para su

correcto despacho. 3. Atender el despacho de la documentación solicita al Archivo

Central. 4. Mantener ordenada y archivada la documentación que se

encuentra en el Anexo del Archivo Central 5. Recibir los expedientes que son devueltos para custodia en el

Archivo Central 6. Controlar la salida o devolución de documentos 7. Realizar la búsqueda y/o investigación de expedientes que no

cuentan con todos los datos. 8. Hacer guías de salida y acumulación de expedientes en

general. 9. Realizar trabajos de archivadores a paquetes por años de

todas las áreas, para que pasen a sus respectivas cajas. 10. Coordinar con la Subgerencia, los procedimientos y normas a

ejercer. 11. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite

Documentario y Archivo Central




Nº de Orden


11

CARGO: Encargado de conservación y custodia de expedientes (Obrero) REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción primaria. - Experiencia en labores similares.

OBRERO

SUPERVISADO POR: Subgerente de Trámite Documentario y Archivo

1. Atender el despacho de la documentación solicita al Archivo

Central. 2. Preparar, clasificar, verificar y foliar la documentación para su

correcto despacho. 3. Recibir, clasificar, custodiar, registrar y ordenar la

documentación que se le encomienda 4. Registrar y controlar la salida o devolución de documentos 5. Realizar la búsqueda y/o investigación de expedientes que no

cuentan con todos los datos. 6. Realizar la reconstrucción y conservación de expedientes. 7. Realizar las acumulaciones de Expedientes. 8. Hacer guías de salida y acumulación de expedientes en

general. 9. Pre clasificar y archivar los expedientes. 10. Dar atención sobre las planillas a la ONP. 11. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite





Nº de Orden


12

CARGO: Encargada de documentación de Registro Civil y Archivo (Obrero) REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción primaria. - Experiencia en labores similares.

OBRERO



1. Recibir, atender y despachar todo lo referente a Expedientes

Matrimoniales, Certificados de Nacimiento y Defunciones. 2. Realizar la búsqueda y/o investigación de expedientes que no

cuentan con todos los datos. 3. Realizar la reconstrucción y conservación de expedientes. 4. Preparar, clasificar, verificar y foliar la documentación para su

correcto despacho. 5. Mantener clasificada, ordenada y archivada toda la

documentación referente a su función (solicitudes de préstamos, cargos remitidos a las diferentes áreas, devoluciones de expedientes, etc.)

6. Hacer seguimiento a los Expedientes y/o Documentos solicitados

7. Registrar y controlar la salida o devolución de documentos 8. Hacer guías de salida de los documentos. 9. Pre clasificar y archivar los expedientes ingresados al Archivo

Central 10. Clasificar, ordenar y archivar los anexos y guías fuera de los

expedientes que se encuentran en custodia en el Archivo Central.





Nº de Orden


13

CARGO: Mensajero Motorizado (Obrero) REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción primaria. - Experiencia en labores similares.

OBRERO

SUPERVISADO POR: Subgerente de Tramite Documentario y Archivo

1. Preparar, clasificar, verificar y foliar la documentación para su correcto despacho.

2. Foliar los Expedientes con números y letras. 3. Preparar las carpetas para los expedientes nuevos 4. Repartir y recoger la documentación interna de los lugares de

entrega. 5. Revisar y verificar que la documentación que se recibe se

encuentre completa y ordenada. 6. Clasificar y archivar los cargos de la documentación. 7. Supervisar el mantenimiento de la unidad motorizada

asignada. 8. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Trámite




GERENCIA : SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO SUBGERENCIA : REGISTRO CIVIL

Nº de Orden


01

CARGO: Subgerente DE CONFIANZA - DESIGNADO REQUISITOS MÍNIMOS: - Título profesional universitario que

incluya estudios relacionados con la especialidad.

- Amplia experiencia en labores de la especialidad

- Experiencia en conducción de personal - Capacitación especializada en el área ALTERNATIVA: - Poseer una combinación equivalente de formación universitaria o técnica especializada; o

- Poseer experiencia en cargos de responsabilidad Directiva / Ejecutiva

F-1


Concejo SUPERVISA A: - Registrador del estado civil - Administrador del archivo registral - Técnico Administrativo - Auxiliar Ubicador de libros

1. Todas aquellas funciones específicas que resulten necesarias

para garantizar el correcto cumplimiento de las funciones generales establecidas en el ROF.

2. Registrar los hechos vitales que ocurran en el distrito. 3. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven

del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por el Secretario General del Concejo.




Nº de Orden


02

CARGO: Registrador del Estado Civil ESPECIALISTA - PROFESIONAL REQUISITOS MÍNIMOS: - Título universitario de Abogado o sus

similares. - No tener antecedentes penales por delito

doloso. - Experiencia en labores de su

especialidad. - Capacitación especializada en el área

SPC

SUPERVISADO POR: - Subgerente de Registro

Civil

1. Informar a los usuarios sobre los requisitos y procedimientos

a seguir. 2. Calificar los documentos sustentatorios de acuerdo a ley. 3. Registrar actas de nacimiento ordinario y extraordinario. 4. Registrar actas de defunción cuando le toque turno de

atención los fines de semana. 5. Elaborar proyectos de resoluciones registrales para

inscripciones extraordinarias. 6. Registrar anotaciones de reconocimiento administrativo

notarial y judicial. 7. Apoyar en el área para la realización de cualquier otro registro

a realizar. 8. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Registro Civil.




Nº de Orden


03

CARGO: Administrador del Archivo Registral ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Estudios técnicos en archivo. - Experiencia en el área.

STC


Civil.

1. Certificar la copia de las actas. 2. Elaborar informes para la emisión de Constancias de No

Inscripción de Nacimiento y Matrimonios. 3. Organizar el archivo especializado y enviar los expedientes

que corresponda al archivo central. 4. Custodiar, conservar y mantener la integridad física de los

libros de registro de Hechos Vitales. 5. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Registro Civil.




Nº de Orden


04

CARGO: Técnico Administrativo ESPECIALISTA - TECNICO REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa - Capacitación técnica en el área - Experiencia en labores de la especialidad

STE


Civil

1. Orientar al público sobre la ubicación de Inscripción de

Hechos Vitales en los Registros correspondientes. 2. Organizar y mantener al día el archivo especial de

comprobantes de ingreso y documentos recogidos. 3. Llevar el Registro de comprobantes de Ingreso y los Partes

Diarios de Caja. 4. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Registro Civil.




Nº de Orden


05

CARGO: Auxiliar Ubicador de Libros DE APOYO - AUXILIAR REQUISITOS MÍNIMOS: - Instrucción secundaria completa. - Experiencia en labores variadas de

oficina. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia

SAC


Civil

1. Certificar las copias de las Actas en caso de ausencia del

Certificador titular. 2. Tramitar documentación relativa al sistema administrativo y

llevar el archivo correspondiente. 3. Mantener actualizados los registros, fichas y documentos

técnicos. 4. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Registro Civil.

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