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GUÍA DEL USUARIO : MÓDULO DE CORRESPONDENCIA

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

PERFIL DE USUARIO : SECRETARIA

Para acceder al Módulo de Gestión de Mensajería del Sistema de Trámite Documentario del

MIDIS debe digitar la siguiente dirección: http://tramite.midis.gob.pe en el Internet

Explorer y le mostrará la siguiente página de inicio del sistema.

Para ingresar al sistema, deberá ingresar su usuario y contraseña y luego darle click en

el botón “Ingresar”.

Al ingresar le mostrará el Menú de inicio del sistema el cual cuenta con las “Opciones del

Sistema”.

Se debe elegir la opción CORRESPONDENCIA para registrar un documento con destino externo.

I. CREAR CORRESPONDENCIA PARA ENVIAR A TRAVÉS DE LA EMPRESA DE MENSAJERÍA DEL MIDIS:

Seleccionar la opción de CORRESPONDENCIA, como se aprecia en la siguiente imagen:

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Para generar una correspondencia hacer Click en la pestaña AGREGAR, en caso el documento

no se requiera vincular a ningún documento anterior seleccionar la opción “NO”:

Ingresar al módulo

de Correspondencia

aquí

Click en agregar para

generar una nueva

correspondencia

Verificar que

esté marcada la

opción “NO”

Marcar la opción SOBRE, la prioridad (NORMAL, URGENTE ó

MUY URGENTE), la clase del documento. En Forma de envío

dejar marcada la Opción OGDA-ME en caso se envíe el

documentos a través de la Oficina de Gestión Documentaria y

Atención al Ciudadano y luego completar el asunto y

destinatario de la correspondencia.

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Seguidamente debemos agregar al destinatario para lo cual haremos click en el botón BUSCAR

DESTINATARIO y nos aparecerá la siguiente ventana donde procederemos a agregar el

Destinatario:

Seguidamente aparece una ventana confirmado que se agregado los destinos (pueden ser más

de un destino):

En este campo agregamos una

palabra para buscar el

destinatario y hacemos click

en BUSCAR

Aparecen los destinatarios que contengan

el criterio de búsqueda y marcamos el

destino deseado con un check.

Finalmente hacemos click en

el botón “Agregar

Destinatario” para insertar el

destino en nuestro envío.

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En el caso de que el destino deseado no se encuentre en la base de datos del sistema, es posible

agregar un nuevo destino, en cuyo caso utilizaremos el botón AGREGAR NUEVO DESTINATARIO

y procederemos a ingresar los datos del destinatario:

La lista quedará como en la siguiente imagen:

Al hacer click en este botón

aparecen más campos para

agregar los datos del nuevo

destino

Finalmente hacemos click en

Agregar a mi lista para incluir

el nuevo destino en la lista de

destinatarios

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Luego de hacer click en INSERTAR se generará el número de la correspondencia y se derivará la

misma a la Coordinación de Mensajería para su despacho. El número de correspondencia

generado se puede apreciar en la siguiente imagen:

Después de numerar el documento físico, se procederá a entregar el documento en la

Coordinación de Mensajería de la Oficina de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano. El

documento se entrega en sobre cerrado y debidamente rotulado, asimismo debe adjuntar el

cargo correspondiente. El rótulo debe tener la siguiente información:

Siempre debe figurar la dirección exacta del destino siendo indispensable

colocar el departamento, provincia y distrito.

BUSCAR DOCUMENTOS

Es posible verificar y ver todos los documentos enviados por correspondencia ingresando a la

pestaña BUSCAR:

Aquí se aprecia el número

generado que servirá para

numerar el documento

físico.

Ooisteriormente

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MODIFICAR DATOS

Es posible modificar datos de la correspondencia generada. Para modificar el domicilio en caso

de error se debe utilizar el botón ubicado al lado izquierdo de cada registro:

Una vez modificados los datos, se utiliza el botón MODIFICAR.

AGREGAR DESTINO

De igual forma para agregar un destino a un documento ya enviado, se utilizará el botón

correspondiente ubicado al lado izquierdo del registro. De igual forma esta opción permite

enviar nuevamente el documento en caso haya sido Rechazado.

A través de la pestaña

BUSCAR, puede visualizar

los documentos creados.

Ooisteriormente

A través de estos botones se puede

efectuar modificación de los datos

del domicilio, así como agregar otros

destinos si omitió alguno por error.

Ooisteriormente

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ESTADO DE LA CORRESPONDENCIA

Para ver el ESTADO de una correspondencia pueden utilizar el botón ubicado al lado derecho de

cada registro:

Aparecerá una ventana con los datos del documento y el detalle de las gestiones de

correspondencia:

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GENERACIÓN DE REPORTES

Es posible generar reportes de la correspondencia de tu Unidad Orgánica, ya sea con la finalidad

de llevar un control de la misma o con el fin de generar un listado de los documentos que se

dejarán en la Coordinación de Mensajería para su gestión:

Fecha:

Sirve para seleccionar el rango de fechas que se quiere tener en el reporte.

Aquí puedes personalizar el reporte e

acuerdo a tus necesidades,

seleccionando las opciones de tipo

de servicio (sobre o paquete), el

ámbito (local nacional) o prioridad

(normal, urgente o muy urgente),

entre otras.

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Situación:

Por recibir: se refiere a aquella correspondencia generada en tu unidad orgánica pero

que aún no ha sido recibida por la Coordinación de Mensajería. En esta opción puedes

generar la lista de documentos que vas a gestionar y utilizarla como cargo al dejar la

documentación en dicha Coordinación.

Enviados por Courier: Se refiere a la correspondencia que has dejado en la Coordinación

de Mensajería para su gestión y entrega.

Devueltos: Se refiere a los documentos que han sido generados para la Coordinación de

Mensajería, pero que han sido devueltos por ésta última por no haberlos entregado

físicamente o por encontrarse sin las formalidades correspondientes para su entrega

(sobre, etiqueta, cargo)

Tipo de Servicio:

Sobres o paquetes generados.

Ámbito:

Local (destinos de Lima y Callao)

Nacional (provincias del territorio nacional)

Prioridad:

Normal, Urgente o Muy Urgente

Forma de Envío:

Seleccionar OGDA-ME para indicar que el reporte se refiere a los documentos

gestionados a través de la Coordinación de Mensajería de la Oficina de Gestión

Documentaria y Atención al Ciudadano.

Destinatario: Genera reportes de correspondencia por nombre del destinatario.

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Listado de envíos para enviar documentos a la Coordinación de Mensajería:

II. CREAR CORRESPONDENCIA PARA ENVIAR A TRAVÉS DE OTRO MEDIO DIFERENTE A LA OFICINA DE

GESTIÓN DOCUMENTARIA Y ATENCION AL CIUDADANO

En caso sea necesario gestionar el envío por algún otro medio distinto a la Oficina de Gestión

Documentaria y Atención al Ciudadano, se deberá utilizar la opción “Forma de envío de Correspondencia”:

Para el caso de entrega directa al destinatario:

Esta opción se utiliza cuando el usuario se apersona a las instalaciones del Ministerio para recabar

el documento o sea entregado por un personal de la unidad orgánica.

Otras modalidades de entrega:

Excepcionalmente se puede utilizar medios alternativos para el envío de la correspondencia,

haciendo uso de otros servicios diferentes de los brinda la Oficina de Gestión Documentaria y

atención al Ciudadano.

En estos casos deberá procederse a registrar la correspondencia normalmente pero deberá indicar la

forma de envío que corresponda en: “Forma de Envío de Correspondencia”. (Ver imágenes)

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III. CREAR CORRESPONDENCIA VINCULADA A UN REGISTRO INTERNO O EXTERNO:

Cuando la correspondencia tenga relación con algún documento, deberá proceder a vincular el mismo al

momento de generar el envío:

En las siguientes imágenes se puede apreciar las pantallas del sistema utilizadas para vincular

documentos:

Para vincular se debe marcar la opción SI y

aparecerá la opción para buscar el

documento que se desea vincular.

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Presionar el botón SÍ cada vez que se requiere abrir la ventana “Buscar Documento”.

Siempre verificar que sea el documento que se quiere vincular:

Seguidamente se seguirá el procedimiento normal de creación de correspondencia.

IV. CREAR EL ENVÍO DE UN PAQUETE

Para generar un paquete se procede de la misma forma que para generar un sobre, con la diferencia que

debe seleccionarse la opción PAQUETE (ver imagen)

Elegir el tipo de documento e ingresar el

número. Seguidamente darle click en

buscar para encontrar el documento

deseado.

Después de verificar que sea el documento que

se quiere vincular y seleccionarlo, se debe

utilizar el botón AGREGAR DOCUMENTOS

Verificar que sea el documento que deseo

vincular, luego hacer check.

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V. VISUALIZAR INFORMACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EN EL DETALLE DE LOS DOCUMENTOS

EXTERNOS

Se puede visualizar el número del documento generado en el detalle del documento principal, en los casos

en que la correspondencia se haya vinculado al mismo (ver imagen)