Sistema de Trámite Documentario MANUAL DE USUARIOstd.cenfotur.edu.pe/doc/ManualSTD.pdf · Sistema...

Sistema de Trámite Documentario – Manual de Usuario

CENTRO DE FORMACION EN TURISMO - Unidad de Informática y Sistemas 1

CENTRO DE FORMACIÓN EN TURISMO

Sistema de Trámite Documentario MANUAL DE USUARIO

Versión 1.0



Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

03/07/2012 1.0 Versión Revisada Diego Montenegro



INDICE

I. INICIO DE SESIÓN 5

II. PANTALLA PRINCIPAL DE PRESENTACIÓN 6

III. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 9

3.1BANDEJAS DE TRABAJO 9

3.2CAMBIO DE CONTRASEÑA 9

3.3CREACION DE TRÁMITES 10

3.4DERIVACIÓN DE EXPEDIENTES 14

3.5ANEXO DE DOCUMENTOS 15

3.6ARCHIVO DE EXPEDIENTES 16

3.7CONSULTA DE CONTENIDO DE EXPEDIENTES 16

3.8CONSULTA DE RUTA DE EXPEDIENTES 17



SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

El Sistema de Trámite Documentario es un sistema web que registrar y consolidar información de los expedientes

administrativos tramitados por CENFOTUR, tanto en la sede central como en los centros filiales.

I. INICIO DE SESIÓN

Abrir una pagina desde un explorador web(Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla) y escribir en la

barra de direcciones la siguiente página:

http://std.cenfotur.edu.pe

Aparecerá una pantalla de Inicio de Sesión para acceder al Sistema, con el nombre de usuario y

contraseña facilitado:

http://std.cenfotur.edu.pe/



Usuario: (1º letra del primer nombre) + (Apellido Paterno)

Contraseña: Cenfotur1

Click en Ingresar.

II. PANTALLA PRINCIPAL DE PRESENTACION

Al iniciar sesión en el sistema, se aparecerá una pantalla principal que por defecto muestra la opción de

despacho con los expedientes pendientes de atender, como se detallará más adelante.

En la parte superior se muestra información general del usuario que inicio sesión en el sistema:

Donde:

MBARBOZA: Nombre de Usuario que Inicia Sesión en el Sistema

LIMA: Sede al cual pertenece el Usuario que Inicia Sesión.

MESA PARTES: Bandeja de trabajo de expedientes.

Así mismo, en la parte central de la pantalla, se muestra un menú con 6 opciones para la administración de trámites, tal como se precisa a continuación:

1 2 3

1

2

3



Donde:

INICIO DE TRÁMITES

Interfaz que permite registrar nuevos trámites en el sistema. El registro de trámites externos es realizado únicamente por Mesa de Partes, y el de trámites internos por cualquier trabajador interno de la institución.

1 2 3 4 5 6

1



BANDEJA DE ENTRADA

Bandeja que muestra información de los expedientes pendientes por recibir para su posterior atención.

DESPACHO

Bandeja que muestra información de los expedientes recibidos, que se encuentran pendientes de atención.

BANDEJA DE SALIDA

Bandeja que muestra información de los expedientes que fueron atendidos y debidamente derivados. Dichos expedientes aparecerán en esta bandeja en tanto no sean recepcionados por el destinatario correspondiente.

1.

2

3

4



ARCHIVO

Bandeja en donde se almacenan los expedientes que fueron archivados.

CONSULTAS

Interfaz para la consulta de expedientes por trámites, documentos, procedimientos administrativos, etc.

5

6



III. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Se muestra a continuación los procedimientos a realizar para la creación de trámites, recepción, despachos, derivaciones, archivos de expedientes, anexos de documentos, cambio de bandejas de trabajo y contraseña.

3.1 BANDEJAS DE TRABAJO

Es la opción que permite administrar las bandejas de trabajo asignadas a un usuario (entiéndase por bandeja de trabajo a la bandeja de expedientes que tiene un trabajador para su administración):

Para cambiar una bandeja de trabajo:

En la parte superior derecha del sistema, seleccionar la opción Bandejas de Trabajo.

Seleccionar del combo de Bandejas asignadas, la bandeja actual a administrar. Hacer click en Cambiar.

3.2 CAMBIAR CONTRASEÑA

Es la opción que permite cambiar la contraseña de inicio de sesión a un usuario:



Para cambiar una contraseña: En la parte superior derecha del sistema, seleccionar la opción Cambiar Contraseña.

Ingresar la anterior, nueva contraseña y confirmación correspondiente. Hacer click en Grabar.

3.3 REGISTRO DE NUEVOS TRÁMITES

Para el registro de nuevos trámites, ir a la opción INICIO DE TRÁMITES del Menú Principal:

PARA EL REGISTRO DE TRÁMITES EXTERNOS:

En la sección Fuente de Origen, llenar los datos que correspondan al solicitante, documento de

identidad, nombres, razón social del solicitante, domicilio; cuando se traten de personas naturales, consignar el mismo nombre para el Solicitante y Nombre/Razón Social; cuando se traten de personas jurídicas, consignar el nombre de la empresa en Nombre/Razón Social y el nombre del representante en Solicitante.



En la sección Documento, llenar los datos del documento presentado por el solicitante, Tipo de

Documento, Número, Asunto, Centro de Costos de Destino, Persona Destinataria, Número de Folios.

En la sección Procedimiento, seleccionar el procedimiento administrativo que corresponda a la solicitud presentada; de corresponder un procedimiento TUPA, seleccionar con un check cada requisito que esté presente en la solicitud del documento presentado; además, de considerarse necesario agregar una Observación en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla de registro, luego hacer click en el botón Grabar.



PARA EL REGISTRO DE TRÁMITES INTERNOS:

En la sección Documentos, hacer click en la opción Agregar y se abrirá una pantalla para el Registro de Documentos:



En la pantalla de registro de documentos, seleccionar el Tipo de Documento a generar, Centro de Costos Destinatario, Destinatario, Asunto, Número de Folios; luego hacer click en el botón Agregar, con lo cual se retornará a la interfaz anterior de registro de trámites con el documento añadido.

En la sección Procedimiento, seleccionar el procedimiento que corresponda el trámite a generar, de considerarse necesario agregar una Observación en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla de registro, luego hacer click en el botón Grabar.

Tanto para trámites internos y externos, la confirmación de registro de los nuevos trámites se da mediante la generación del Código Único de Expediente (CUE) que representa el número de trámite creado:



3.4 DERIVACION DE EXPEDIENTES

Opción para registrar la derivación de un expediente que se tiene en despacho. Para derivar un expediente: En el menú principal del sistema, seleccionar la opción Despacho. En la bandeja de Despacho, seleccionar el expediente a derivar, luego hacer click derecho sobre el

expediente y seleccionar la opción Asignar Destinatario.

Se abrirá una pantalla para registrar la derivación del expediente; seleccionar el Centro de Costos a

derivar, la Bandeja a la cual irá dirigida el expediente, de considerarse necesario, precisar además una observación en el campo ubicado en la parte inferior de la interfaz de registro, luego hacer click en Derivar.



3.5 ANEXO DE DOCUMENTOS

Opción que permite registrar nuevos documentos y asociarlos a un expediente existente en proceso de atención: En el menú principal del sistema, seleccionar la opción Despacho.

En la Bandeja de Despacho, seleccionar el expediente sobre el cual se va a anexar un documento, luego hacer click derecho sobre el expediente y seleccionar la opción Anexar Documento.

Se abrirá una interfaz de registro de Anexo de Documentos, seleccionar el Tipo de Documento a

generar, Centro de Costos Destinatario, Destinatario, Asunto, Número de Folios; luego hacer click en el botón Anexar.



3.6 ARCHIVO DE EXPEDIENTES

Para archivar un expediente en despacho: En el menú principal del sistema, seleccionar la opción Despacho.

En la bandeja de Despacho, seleccionar el expediente a archivar, luego hacer click derecho sobre el

expediente y seleccionar la opción Archivar Expediente.

Se abrirá una interfaz de archivo de Expedientes, de considerarse necesario precisar en el campo

Observación el motivo o justificación para el Archivo del Expediente; luego hacer click en el botón Archivar.

3.7 CONSULTA DE CONTENIDO DE EXPEDIENTES

Opción de consulta de documentos que forman parte de un mismo expediente. Para visualizar el contenido de un expediente: En el menú principal del sistema, seleccionar la opción Despacho.



En la bandeja de Despacho, seleccionar el expediente a consultar, luego hacer click derecho sobre el expediente y seleccionar la opción Ver Expediente.

3.8 CONSULTA DE RUTA DE EXPEDIENTES

Opción de consulta de un expediente, que permite visualizar el recorrido de áreas que tuvo un expediente desde su creación hasta su estado actual de trámite. Para consultar la ruta de un expediente: En el menú principal del sistema, seleccionar la opción Despacho.



En la bandeja de Despacho, seleccionar el expediente a consultar, luego hacer click derecho sobre el expediente y seleccionar la opción Ver Ruta Expediente.

Sistema de Trámite Documentario MANUAL DE USUARIOstd.cenfotur.edu.pe/doc/ManualSTD.pdf · Sistema...

Documents

Transcript of Sistema de Trámite Documentario MANUAL DE USUARIOstd.cenfotur.edu.pe/doc/ManualSTD.pdf · Sistema...