GESTIÓN DOCUMENTAL II

TALLER 2

LINO HOKER PADILLA

YASMID PINEDA VELOSA

NANCY ANDREA TELLO VILLAMIL

GRUPO G4

TUTOR

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ COLOMBIA

2014

CONTENIDO

Introducción

Objetivos

Taller:

• ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

• Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

• Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

• ¿Qué se refleja con la Clasificación?

• ¿Qué implica la clasificación?

• ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste

cada uno de ellos?

• ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la Clasificación?

• ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

• ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

• Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y

de dos ejemplos de cada una

• Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

• Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la

gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite,

Organización, Transferencia, Disposición de documentos,

Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos

procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son

las actividades que se realizan en cada uno de dichos procesos,

teniendo en cuenta lo indicado en el Decreto 2609, ilustre con

fotografías cada uno de los procesos.

• ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o

etapas?

• ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en

una organización?

• identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,

Central e Histórico).

• Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas

desde su producción.

• Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de

estas fases o etapas.

• Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la

circular externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04,

05 de marzo 15 de 2013.

Conclusiones

Referencias bibliográficas.

INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como fin dar a conocer la importancia que tiene los

procesos de gestión documental en las empresas. Los volúmenes de

información que se producen, creo la necesidad de tener políticas y

procedimientos bien establecidos para el ordenamiento y manejo de los

archivos, permitiendo con esto tener claridad en cuanto a la gestión

administrativa de las empresas se refiere y tener control legal y jurídico en el

momento que sea necesario. Igualmente, un programa de gestión

documental garantiza que el ciclo vital de los documentos se desarrolle

efectivamente y la memoria institucional sea preservada.

OBJETIVO GENERAL

Afianzar los conocimientos y resaltar la importancia de los procesos de la

gestión documental, enfatizando en el Ciclo vital de los documentos, la

clasificación documental y obteniendo experiencia real con una visita de

campo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer y ampliar diferentes conceptos archivísticos.

Obtener un conocimiento más amplio de la Clasificación

documental

Tener claridad sobre el ciclo vital de documentos y sus

características

Visitar una entidad pública con el fin de identificar como es el

manejo de los documentos teniendo en cuenta los procesos de

gestión documental Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012.

Adquirir información relevante de normas archivísticas

Mejorar los procesos documentales que realizamos en nuestras

empresas.

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Es la agrupación de documentos que genera una entidad donde se

identifican la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la

estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una entidad a lo largo

de su gestión, según su jerarquía establecida en el organigrama.

Lo originan:

• Los fondos: Es la totalidad de la documentación producida y recibida

por una entidad o persona natural en desarrollo de sus funciones o

actividades.

Los fondos suelen identificasen con el archivo cuando la

documentación es conservada en la entidad productora, cuando la

documentación es trasferida a otra entidad tiene la categoría de un

fondo más de la entidad que lo recibe.

De acuerdo a la vigencia administrativa pueden encontrarse los

siguientes fondos:

• Las Secciones: Son subdivisiones del fondo identificadas con la

producción documental de una unidad o división administrativa o

funcional de la institución que produce el fondo.

• Las subsecciones: Es una subdivisión de la sección documental (

división administrativa) Llamadas oficinas o divisiones.

• Las series: Es el testimonio documental continuado de actividades

repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una

función determinada. Cada sección y subsección está constituida por

documentos agrupados en series.

• Las Subseries: Son subdivisiones de la serie documental, está

conformada por un conjunto de unidades documentales producidas

en acciones administrativas semejantes

• Los tipos documentales Unidad documental simple originada en una

actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido

distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y

asignarle categoría diplomática.

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

• Clasificación Documental: Es la labor mediante la cual se

establecen las agrupaciones documentales más grandes (fondo) y las

más pequeñas (series documentales con los tipos que la conforman),

procede determinando las unidades administrativas, funciones que

cumple. La clasificación no determinan como deben arreglarse los

grupos de documentos si no cuales son de cada unidad función y

serie.

• Ordenación Archivística: ya clasificada la documentación se procede

a establecer con claridad las relaciones entre los documentos de una

serie, la ordenación hace referencia a la secuencia y continuidad entre

los documentos de una serie.

• Descripción: La descripción documental es el proceso de análisis de

los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que facilitan su

identificación, localización, recuperación y consulta de su información.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

Ordenación Documental

Organización Documental

Es la operación de unir un conjunto

de documentos, relacionando unos

con otros de acuerdo a una unidad

de orden establecida de antemano,

la cual puede ser alfabética,

numérica o alfanumérica.

Conjunto de acciones orientadas a la:

Clasificación, Ordenación y

Descripción de los documentos de

una institución, como parte integral

de los procesos Archivísticos.

Diferencia entre Ordenación y Organización de Archivos

No podemos decir que haya una diferencia, puesto que como vemos en los

enunciados la Ordenación Documental es uno de los tres procesos

principales de la Organización Documental.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

Clasificación Documental

Que refleja

Es la labor intelectual mediante la

cual se identifican y establecen las

Series que componen cada

agrupación documental (Fondo,

Sección, subsección), de acuerdo

con la estructura orgánico-funcional

de la entidad.

La estructura orgánica funcional de

una empresa y/o entidad, y los

trámites administrativos que

adelantan las dependencias en el

ejercicio de sus funciones.

5. ¿Qué implica la clasificación?

Implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la

estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo

largo de su gestión.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste

cada uno de ellos?

Principios en que debe basarse la Clasificación Documental

Principio de la Procedencia

Principio de Orden Original

Consiste en identificar a los

creadores de documentos, que bien

pueden ser institucionales (fondos

documentales) y administrativos

(secciones y subsecciones

documentales)

Consiste en identificar el orden en

que los documentos se producen

para el desarrollo de un trámite.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la Clasificación?

Funciones Comunes Funciones Especificas

Son aquellas funciones

administrativas genéricas que sirven

de apoyo para el ejercicio de las

competencias de cualquier entidad

(personal, presupuesto, asuntos

jurídicos, etc.).

Son aquellas que desarrollan la

Misión de la entidad y constituyen su

razón de ser, haciéndola diferente

de cualquier otra.

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Pasos metodológicos de la

Clasificación

Identificación de Productores

Estructura Orgánica

Series Documentales y Asuntos

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una

serie documental, que puede constituirse por un solo documento o por

varios. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo

de los documentos que hagan parte de esta unión.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y

de dos ejemplos de cada una

• Unidad Documental Simple: Cuando está constituida por el mismo

tipo documental.

Ejemplo: Acuerdos, decretos actas.

• Unidad Documental Compleja: Está compuesta por varios tipos

documentales diferentes entres si pero relacionados en razón de un

trámite determinado.

Ejemplo: Historias Laborales, Expedientes, Historias académicas.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipos documentales: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven

como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría

diplomática.

Ejemplos:

Contrato laboral

Hoja de vida

Fotocopia de cedula

Certificaciones

Son algunos documento que

conforma la serie documental

historia laboral.

Orden de compra

Entrada de almacén

Notas créditos

Son algunos documentos que

conforma la serie documental

Compras.

Reporte de estudiante proceso de

admisión (Pre-jardin a grado11).

Formulario de admisión

Son algunos documentos que

conforman la serie documental de

Admisiones.

12. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la

gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y

trámite, Organización, Transferencia, Disposición de

documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo

en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague

paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada

uno de dichos procesos, teniendo en cuenta lo indicado en el

Decreto 2609, ilustre con fotografías cada uno de los procesos.

Colegio Técnico CLASS I.E.D El Conocimiento y el Arte como Herramientas

para la Comunicación, el Liderazgo y la Convivencia Social” Entidad Pública

a la cual se le realizó la visita e investigación de las actividades que se tienen

en cuenta en cada paso para la ejecución de un PGD.

Planeación:

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

a. “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,

generación, y valoración de los documentos de la entidad, en

cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y

técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y

documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y registro

en el sistema de gestión documental.”

En esta parte la secretaria General de la Institución nos muestra el

procedimiento, “PROCEDIMIENTO: PLANEACION DE LA GESTION

DOCUMENTAL” Documento U-PR-11.005.002.

De ella nos explica que se maneja por medio de un Archivo General, que es

quien expide todas las comunicaciones tendientes a la planeación y

retroalimentación de proyectos, planes y actividades referentes al archivo; y

que sean aprobados por la Secretaria de Educación Distrital, este es un

colegio con sedes a nivel nacional y es semi-privado, pero está bajo las

directrices de un colegio público, cada sede tiene una secretaria y de esa

secretaria depende el archivo para cada sede, esto quiere decir que el

archivo de gestión de cada sede es manejado por las secretarias, el jefe es

el rector académico quien maneja todas las sedes junto con el Jefe de

Archivo General. (Hay un solo jefe de archivo para todas las sedes a nivel

nacional).

Todas las decisiones que se toman respecto al archivo van encaminadas a

acciones futuras para todas las sedes cuya finalidad es armonizar los

recursos en cuanto a la documentación en todos sus aspectos y soportes, en

este archivo su matriz son los expedientes académicos, estos tienen una

permanencia de 80 años y se está promoviendo un proyecto de digitalización

por medio de la Secretaria de Educación Distrital, con el objeto de facilitar su

producción, trámite, utilización y conservación.

En este punto también se puede decir que se realiza un cronograma de

actividades en donde se especifica cómo, cuándo y quien realizara las

actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este

sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de

documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán, las

fechas de las transferencias documentales, o las directrices de la forma en

cómo se deben abrir los expedientes de cada estudiante, en cuanto a los

documentos que debe contener y la toma de los datos, estos formatos ya

han sido establecidos por el colegio – Comité de archivo y avalados por la

Secretaria de Educación.

PRODUCCION:

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

b. “Actividades destinadas al estudio de los documentos en la

forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,

área competente para el trámite, proceso en que actúa, y los

resultados esperados”.

El colegio Class es encargado de producir su propia documentación es

autónoma en cuanto a su producción documental aunque con parámetros del

comité de archivo y este a su vez con parámetros de la Secretaria de

Educación Distrital., la documentación académico – administrativa y

documentos ya tienen un formato establecido, ya que todas las

comunicaciones oficiales van en papel membreteado, este membrete

autorizado y avalado por las entidades competentes; los documentos como

menciones de honor, diplomas de grado, actas de grado circulares

informativas para padres de familia, certificaciones académicas, boletines de

notas, carnets, reglamentos internos, manuales de convivencia, organigrama

institucional, memorandos, fichas de actualizaciones de datos, libros de acta

de consejo académico van de igual forma con su respectivo membrete pero

las firmas de autorización de esta documentación cambian dependiendo la

serie documental, por ejemplo los diplomas de grado van firmadas por el

rector y la secretaria de Educación, mientras que una circular solo va firmada

por el rector, sin estas firmas o sin los membretes los documentos son

inválidos o con un valor nulo.

Los documentos mencionados están a disposición del alumno cuantas veces

sea necesario ya que si algún documento se le extravía al alumno se podrá

dirigir a la secretaria de la sede y solicitarlo en el horario establecido por el

colegio que es de Lunes a Viernes de 8:00 de la mañana a 12:00 y de 2:00 a

4: 00 de la tarde, para solicitar el duplicado de un diploma de grado o Acta de

grado específicamente el egresado se debe acercar con la fotocopia de su

documento de identificación ya sea T.I. o C.C y establecer una consignación

monetaria al banco popular de $ 15.000 . En caso de que el documento

fuese el carnet estudiantil se debe presentar la denuncia para tener el

soporte de la perdida y así general su duplicado con el mismo procedimiento

que el anterior pero este con un costo de $ 5.000, Mismo procedimientos

para la expedición de certificados estudiantiles todos estos documentos se

entregan tres días hábiles después de radicada su solicitud. (el personal

encargado de todo lo anterior son las secretarias de cada sede).

GESTION Y TRAMITE:

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

c. “Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones

o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,

recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el

control y seguimiento a los tramites que surte el documento

hasta la resolución de los asuntos”.

En este punto es donde se reciben todos los documentos externos e internos

de la institución y se reparten a cada departamento de ella, para la

recepción de documentos se tienen establecidos horarios de lunes a viernes

de 8 a 12: del medio día; En cuanto a la radicación de correspondencia esta

es recibida con su respectivo sello y firma de la persona quien recibe. Se

realiza dentro del colegio en una ventanilla única de correspondencia.

La empresa que utilizan para el envió de correspondencia es “TCC” esta

debe recoger la documentación en horarios también establecidos (4 a 5 de la

tarde de lunes a viernes) y deben dejar su respectiva guía de entrega de

correspondencia.

En cuanto a documentación interna como solicitudes o expedición de

documentos, esta se recibe incluso por los mismos estudiantes acudientes o

padres de familia en los horarios anteriormente establecidos, con sus

respectivos soportes de pago ante el banco Popular y se entrega tres días

hábiles después de radicada la solicitud.

Cuando llega correspondencia suelta (sin sobre- o solo cosida con gancho)

esta debe ser foliada frente a la persona que la radica, y escribir el número

de hojas foliadas como contenido de la correspondencia entregada, como

también debe ir en el sello de radicado la respectiva fecha y hora de entrega.

Para la entrega de la correspondencia a su respectivo destinatario se maneja

un formato donde se estipula el nombre y la firma de recibido de la

correspondencia en mención.

La secretaria es la encargada de archivar la guía de entregado y enviado de

correspondencia en su archivo de gestión, al igual que las planillas que utiliza

para entregarla al personal a quien va dirigida. Estas planillas y guías se

guardan en el archivo de gestión 1 año y al siguiente se envía al archivo

central para ser conservado por tres años más y finalmente de elimina. (Se

elimina ya que en la página de envíos en la web se puede verificar la entrega

digitando las respectivas fechas y destinatarios).

En cuanto al tramite los documentos son revisados por la persona

correspondiente, generalmente todos pasan por manos del Rector él las

firma y las autoriza para que estos sigan con su trámite, se distribuyan para

su oportuna respuesta, y finalmente se archiva una copia como soporte. Los

responsables de este proceso son la recepcionista y el auxiliar del archivo de

cada sede.

Organización:

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

d. “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el

sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo, en el nivel

adecuado ordenarlo y describirlo adecuadamente”.

Para este paso se puede tomar como base la apertura del expediente

(carpeta de yute tamaño oficio) del alumno ya que para su ingreso a la

educación primaria, básica o media el colegio solicita que presente

documentos para así dar cumplimiento con los procesos y procedimientos

que se realizan para legalizar la matricula, los documentos que se deben

presentar para la apertura del expediente o carpeta del alumno son:

Fotocopias de los documentos de identidad de los padres de familia y del

alumno,

Fotocopia del Sisben

Fotocopia del certificado del carnet de la EPS al cual este afiliado el alumno

3 fotos x 4 fondo azul.

Certificado de año anterior promovido o boletín del último periodo cursado

este aplica para estudiantes que ya hayan estudiado en el mismo colegio o

vengan de traslados de otros colegios, teniendo estos documentos se hace

la ficha de matrícula por parte de la secretaria académica del colegio donde

se legaliza con firma del padre de familia y/o acudiente y firma y sello de la

secretaria académica, y pasa al archivo de gestión del colegio.

Toda esta documentación es archivada físicamente y subida al sistema de la

Secretaria de Educación, para que el estudiante quede en el sistema como

activo.

Las carpetas de los estudiantes las maneja inicialmente la secretaria y

después de terminado el proceso de matrícula y de estar completos los

documentos, se pasan al archivo central, que es quien maneja todos estos

expedientes, allí se archivan inicialmente de forma alfabética, donde la

primera letra del primer apellido es la que se cuenta para archivar la carpeta.

Cabe agregar que dentro de las carpetas debe existir un orden y van

separados los tipos documentales, de identificación del estudiante, de los

médicos, y de los académicos, la ficha de actualización de datos del

estudiante siempre va encima de todos los demás. Finalmente estos

expedientes van archivados en cajas X200 para su conservación y consulta.

Este archivo es manejado por personal contratado y un aprendiz SENA.

Para las consultas de estos expedientes, manejan un cartón en formato

“AFUERA” y los expedientes solo son prestados a la secretaria, si en algún

momento el estudiante necesita un documento, este es entregado solo

fotocopia, si los docentes llegan a necesitar dicho expediente, deben estar

autorizados por el rector del colegio, de lo contrario la carpeta del estudiante

no puede ser extraída del archivo. Estos expedientes tienen un plazo máximo

de consulta de 3 días, vencido el plazo se deben entregar o reactivar el

préstamo.

También encontramos listados de asistencia, observador del alumno, actas

de los comités académicos, memorandos internos, fichas de actualización de

datos del estudiante, ya que son documentos generados o producidos por el

colegio Class en donde podemos demostrar que en estos documentos tienen

una organización cronológica de tal forma que si abrimos la carpeta

encontramos de la fecha más antigua a la más reciente en las series actas, y

correspondencia interna donde encontramos los memorandos internos, y

alfabética como son los listados de asistencia, observador del alumno y

fichas de actualización de datos. Teniendo en cuenta que para archivar cada

documento este tiene una unidad de conservación la cual esta rotulada con

la serie o subserie documental, fechas extremas, en forma que permita su

ubicación al hacer una consulta. Por otro lado tenemos las historias

académicas, los expedientes laborales están organizados internamente con

la hoja de vida, contrato laboral, fotocopia de la cedula de ciudadanía, libreta

militar para los hombres, pasado judicial, certificado de la EPS, certificado de

Pensiones, fotocopia de certificados académicos, fotocopia de títulos grados,

posgrados y demás documentos durante su ejecución esto para las Historias

Laborales Activas, ya que también están las Historias Laborales Inactivas

donde se anexa la carta de desvinculación del funcionario administrativo con

los documentos de liquidación de sus prestaciones sociales.

Los estudiantes tienen su espacio llamado biblioteca donde tienes fuentes de

información

ya sea análoga y vía internet para consultar documentación o hacer

investigaciones de las actividades dadas por los docentes, adicionalmente

hay material para la investigación del personal administrativo teniendo en

cuenta que esta maneja un documento llamado Reglamento de la Biblioteca

Escolar normalizado y establecido por los funcionarios del colegio en donde

se especifica los horarios de atención al personal administrativo, docentes y

alumnos de las diferentes sedes y servicios a ofrecer por parte de la

biblioteca.

La organización y manejo de este lugar lo llevan los mismos estudiantes que

realizan su trabajo social bajo la supervisión del bibliotecólogo.

Transferencia:

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

e. “conjunto de operaciones adoptadas por

la entidad para transferir los documentos

durante las fases del archivo, verificando la

estructura, la validación del formato de

generación, la migración, refreshing,

emulación o conversión, los metadatos

técnicos de formato, los metadatos de

preservación y los metadatos descriptivos.”.

El Jefe de archivo debe organizar al inicio del año el plan o el cronograma de

transferencias documentales para todas las sedes, ya que la documentación

se centraliza en el archivo central de la sede principal en Bogotá.

Cumplidas estas fechas se da paso a la transferencia verificando cada serie

documental en la TRD para constatar sus respectivos tiempos en el archivo

de gestión y es sus respectivas edades.

Verificando que ya es viable para la transferencia se procede a levantar los

inventarios de los documentos que se van a trasferir llenando los formatos

con sus respectivos espacios diligenciados (fechas extremas, nombre y

contenidos de cada carpeta o soporte en que se encuentre la

documentación).

Se centralizan en el archivo central y allí se le da paso a la siguiente fase, es

decir si los documentos deben ser archivados en el central, o si se

seleccionan, eliminan o pasan directamente al archivo histórico. Lo

elementos básico de estas transferencias son la TRD, y los formatos

pertinentes para esta intervención (inventario de transferencia y acta de

transferencia documental).

Disposición de documentos , Valoración y Preservación a largo plazo

Decreto 2609 de 2012 Articulo 9

f. “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con

miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación de

acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en

las tablas de valoración documental.

g. “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h. “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de

los documentos y por medio del cual se determinan sus valores

primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o

conservación temporal o definitiva).

Como lo mencione anteriormente cuando el archivo se centraliza en un solo

lugar “Archivo Central” se da paso a la valoración de la documentación que

ingresa por medio de la transferencia documental,

Se inicia por la selección y clasificación de la series verificándoles sus

tiempos de retención, se pasa a legajos, se ingresan a los inventarios o

bases de datos del colegio, si es un documento para conservación total se le

da un tratamiento especial, ya que no deben contener materiales adicionales

que puedan afectar la legitimidad a largo plazo del documento como por

ejemplo los ganchos legajadores o clips estos con el pasar del tiempo se

oxidan y manchan el papel, estos documentos quedan sueltos e ingresan a

bolsas plásticas, posterior a cajas X200 y al archivo histórico, estos

documentos también se recuperan, quitándoles los quiebres que adquieren

en su trámite, o la suciedad que van acumulando en sus recorrido de vida,

este se quita con borrador de nata y en caso de estar rasgado o con muchas

perforaciones se recupera con cinta mágica y pedazos pequeños de papel.

Si son documentos que ya han perdido completamente su valor y su tiempo

de retención se eliminan ingresando por pequeñas partes de 10 folios a la

maquina picadora de papel, y se realiza el acta de eliminación.

Para la documentación que continua en archivo central se establece

mediante estanterías fijas debidamente identificadas donde nos permite

ubicar los documentos rápidamente, libros empastados, medios magnéticos

como CD, se hace una limpieza semanal al archivo, las unidades de

conservación en su interior se le quita todo el material abrasivo metálico

como son los gachos de cosedora clip y demás materiales metálicos

adicionalmente a los documentos que están producidos e impresos en papel

químico acostumbran a fotocopiarlos por su permanencia ya que en este

papel al pasar el tiempo su contenido se borra y teniendo en cuenta las TRD

y se hace la disposición final según los tiempos de retención establecido para

algunas series

En el caso de las actas de consejo académico, actas o documentos de

carácter histórico – probatorio, legal son transferidas cumplido su tiempos de

retención en las diferentes etapas, son entregadas a compañías contratadas

directamente por el distrito para que estas sean microfilmadas.

Como medidas preventivas el archivo histórico está equipado con

temporizador, alarmas contra incendio, extintores, cajas desacificadas,

aspiradoras de polvo, sistemas de luz adecuada, se realiza fumigación

anual, y una limpieza general cada mes.

Todas las directrices e instrucción suministradas en el

presente programa, están establecidas en los

documentos como manuales, procedimientos y

programas mencionados por cada proceso y están

siendo controlados por la Secretaria de Educación a

través del área de Gestión Documental (Jefe de

archivo, rector del colegio y secretarias de cada sede).

13. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o

etapas?

Son las distintas etapas por las que pasa el documento desde su creación

hasta su destino final (eliminación o su conservación). Todos los documentos

bajo el criterio de su entidad pasan por las diferentes etapas del archivo

(archivo general, archivo central y archivo histórico) en la ultima etapa se

toma la decisión de eliminar parcial o totalmente el documento por no tener

valores secundarios.

Archivo de Gestión

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa. Su función es

controlar y dar seguimientos de la documentación, respalda la toma de

decisiones.

Archivo Central

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una

vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Facilita el

cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, legalidad y

transparencia de la administración.

Archivo Histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,

debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la

investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede

conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,

adquisición o expropiación.

Este tipo de archivo permite la elaboración o reconstrucción de cualquier

actividad, suministrando una calidad y excelencia en el servicio, además es

testimonio de la memoria colectiva de una nación.

Valores Primarios

Son los valores que poseen los documentos desde su producción, dentro de

estos están los de valor legal, administrativo técnico, fiscal, jurídico. Entre los

valores se distinguen:

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un

documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y

salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas y de registros de los ingresos egresos y los movimientos

económicos de una entidad pública o privada

Valores técnicos: atributos de los documentos producidos por una

institución en virtud de su aspecto misional

Valores Secundarios

Son los valores que adquieren algunos documentos una vez finalizan los

valores primarios, estos son: valor cultural, histórico, investigativa y científico,

estos documentos hacen parte del Archivo Histórico, fuente que sirve para la

investigación historia y acción de la cultura.

Valor histórico: Admite conocer la situación social, económica, política y

cultural de una época o de una región

Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,

valores modo de vida o desarrollo económico, social político, religioso,

estético propio de una comunidad y útil para el conocimiento.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información

relacionada

con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la práctica hace la

sociedad sobre teoría y la aplicación de los resultado científicos

14. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en

una organización?

Que es la Unidad de Correspondencia

Importancia en la organización

O Ventanilla Única de

Correspondencia, es el lugar u

oficina donde se gestiona de manera

centralizada y normalizada, los

servicios de recepción, radicación y

distribución de las comunicaciones

Consiste en que estos

procedimientos contribuyen en el

desarrollo del programa de gestión

documental y los programas de

conservación, integrándose a los

procesos que se llevarán en los

archivos de gestión, centrales e

históricos.

15. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,

Central e Histórico).

Clase de Archivos

Procesos que se desarrollan en cada

fase.

Archivo de Gestión Activo

Producción

Recepción

Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Archivo Central

Semiactivo

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final

Archivo Histórico

Inactivo

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento

y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas

desde su producción.

Yasmid Pineda Velosa:

Documento Solicitud Servicio de Cafetería

Paso 1: Producción del documento

Se diseñó el documento “Solicitud Servicio de Cafetería”, formato que

contiene la siguiente información:

Fecha de solicitud.

Fecha de servicio.

Solicitado por.

Motivo de evento, lugar y hora.

Tipo de servicio.

Descripción de servicio.

Valor.

Firma de solicitante.

Jefe de sección.

Firma de servicio recibido.

Paso 2: Recepción del documento

Se solicita el formato a la coordinadora de Cafetería, se diligencia la

información solicitada. La Coordinadora de Cafetería lo recibe el formato,

verifica que tenga las firmas, fecha de recibido, sello y numero consecutivo

para dar inicio al trámite.

Paso 3: Distribución del documento

Se identifica la dependencia y se en ruta a sus competentes. En este caso se

saca una copia para entregar a la empresa contratista para el evento,

quienes producen y despachan el servicio.

Paso 4: Organización del documento

Ya identificada la serie “control operaciones”, se procede a ubicar

físicamente el documento en la carpeta “Relación eventos”

Paso 5: Descripción del documento

Es un documento de Control Operativo, de Solicitud de Servicio de Cafetería,

donde se le asigna una serie y fue organizado para su consulta y desarrollo

logístico.

Paso 6: Consulta de documento

El documento se consulta para verificar si el servicio por parte de la empresa

contratista para el evento despacho, entrego el servicio.

Paso 7: Conservación del documento

Se toman las medidas para garantizar la integridad, conservación física del

documento.

Paso 8: Disposición final

Cuando el documento ha perdido su valor administrativo, primario y

secundario a enviarlo al archivo histórico según lo indique la TRD o la TVD.

Nancy Andrea Tello.

DOCUMENTO Y PASO A PASO EN SUS DIFERENTES ETAPAS

ACTA COMITÉ DISCIPLINARIO

PLANEACION Y PRODUCCION

Documento institucional producido por la secretaría administrativa quien es

la responsable de asistir a las respectivas reuniones establecidas por este

comité, teniendo en cuenta que a este se convocara cuando algún estudiante

por su condición disciplinaria haya cometido faltas al manual de convivencia

establecido por la secretaria de educación y conocido por los estudiantes,

los integrantes que deben asistir a este comité son: Presidente del comité

disciplinario (un padre de familia elegido por voto anteriormente) quien tiene

voz y voto, Coordinador (a) de la jornada quien tiene voz y voto, orientador

(a) quien tiene voz pero no tiene voto, dos representantes de los profesores

quien tiene voz y voto, acudiente quien tiene voz, representante de los

estudiantes quien tiene voz mas no tiene voto. Este comité genera un

documento llamado Acta de comité Disciplinario este es un documento de

orden probatorio que queda como evidencia de lo dicho y ocurrido en el

comité, el debe tener su respectivo formato, numero consecutivo fechas y

firmas autorizadas.

GESTION Y TRÁMITE

En este paso se tendrá por escrito en un documento en Word donde quedara

por escrito el desarrollo de la reunión teniendo en cuenta todas las

sugerencias, soluciones y tomas de decisiones planteadas frente a la falta

cometida por el estudiante teniendo así un soporte escrito e impreso en

donde será firmado por los integrantes de la reunión, posteriormente se hará

la observación de falta en el libro llamado Observador del Alumno, se le

archivara una copia del acta al expediente académico del estudiante y el

original se almacenara en el libro de actas.

ORGANIZACIÓN

Esta se archiva en la carpeta de actas del archivo de gestión del rector

teniendo en cuenta que este archivo lo maneja la secretaria del rector,

cuando esta carpeta cumple con sus 300 folios organizados por su

consecutivo de acta se procederá a empastarlo donde su titulo de empastado

deberá ser Actas de Comité Disciplinario y debe ir referida por tomos.

TRANSFERENCIA

Teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental este documento

está custodiado en el archivo de gestión por 6 años, pasados estos seis años

procederá a hacerse la transferencia al archivo central donde allí estará

custodiado durante 10 años más.

DISPOSICION DE DOCUMENTOS

Después de la verificación en las Tablas de Retención Documental acerca de

la serie actas y determinando su tiempo de permanencia y estableciendo su

transferencia documental al archivo central se procede a hacer la

actualización en el Inventario Documental que maneja el archivo central

descargando a su vez los registros del inventario del archivo de gestión para

tener control, custodia y conservación durante los 10 años posteriores que

debe permanecer esta documentación, cabe resaltar que cuando esta

documentación pasa al archivo central debe estar empastada y libre de

material metálico para conservarlas en las unidades de conservación que se

manejan en cajas x 300 .

PRESERVACION A LARGO PLAZO Y VALORACION

Mantener la documentación en condiciones ambientales como

deshumidificador y un termohigrometro el cual nos ayudaran a mantener la

temperatura y humedad relativa de un archivo central e histórico para que la

documentación se conserve adecuadamente, sin olvidar su adecuación de la

infraestructura como son la santería preferiblemente rodante metálica,

iluminación preferiblemente que sea fluorescente ya que se debe evitar la

luz natural debido a su intensidad y altos contenidos de rayos ultravioletas ya

que estos pueden afectar la prolongación ocasionando deterioro a los

documentos, la limpieza del depósito se debe mantener ya que el polvo

genera agentes contaminantes no se debe barrer preferiblemente se

recomienda aspirar y limpiar con un trapo húmedo la estantería para evitar la

contaminación al documento. Teniendo en cuenta que ese es un documento

público su valoración o disposición final va ser histórica lo cual hay que tener

todas las medidas preventivas para su respectiva conservación y

preservación.

16.3 LINO HOOKER PADILLA Documento: Contrato de Prestación de Servicio

Etapas

Explicación

Producción Se toma un formato de minuta preestablecido por la Oficina Asesora Jurídica, para contratos de Prestación de Servicios.

Recepción Se recepcionan todos los documentos que debe anexar la persona a contratar, previa solicitud de la entidad.

Distribución Los documentos recepcionados se envían a la oficina correspondiente.

Trámite Después de que la minuta esté redactada y los documentos exigidos estén completos, se envía a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión, visto bueno, asignación de número, firma y legalización.

Organización Después de legalizado el contrato, se le envía al responsable del archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica para que le haga el proceso correspondiente a la organización (Encarpetado, foliación y se guarda en la caja y estante correspondiente)

Consulta El contrato permanece en el Archivo de Gestión de la Oficina Asesora Jurídica, para su consulta por el lapso de 2 años, después de terminado su objeto contractual.

Conservación Dependiendo el tipo y el objeto del contrato se toman las medidas necesarias para su conservación, la cual la determina la TRD. El contrato permanece 2 años en el Archivo de Gestión y 20 años en el Archivo Central, según la TRD.

Disposición final Por disposición de la TRD, se seleccionan los contratos más relevantes para entidad y se conservan permanentemente.

17. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de

estas fases o etapas.

Yasmid Pineda Velosa:

“Documento Solicitud Servicio de Cafetería”

Paso 1 al 4:

Se realiza la creación y el trámite del documento.

Estos pasos pertenece a la fase Archivo de Gestión.

Documento que se consulta constantemente.

Paso 5 y 6:

Su valor es administrativo, sus procedimientos y actividades son vigentes.

Estos pasos pertenecen a la fase Archivo Central.

Su consulta es ocasional.

Paso 7 y 8:

Conservación permanente.

Estos pasos pertenecen a la fase Archivo Histórico.

Su consulta da soporte y testimonio de la actividad o servicio.

Nancy Andrea Tello

IDENTIFICACION DEL VALOR ARCHIVISTICO

Documento Acta de Comité Disciplinario

Este documento Acta de Comité Disciplinario, contiene dentro del ciclo vital

del documento, valores primarias y secundarios dependiendo su edad;

1 edad – Archivo de Gestión valor primario de carácter técnico.

2 edad – Archivo Central valor secundario Histórico, ya que

independientemente cual sea su fecha, forma o soporte es producido y

conservado por sus creadores para la necesidad de la institución, ya que su

contenido aporta un testimonio, hechos y evidencias el cual son útiles para el

conocimiento de su institución sin olvidar que este va ligado a la

investigación o consulta de los funcionarios y estudiantes de dicha entidad.

17.3 LINO HOOKER PADILLA

Documento: Contrato de Prestación de Servicio

Etapas

Valor

Producción Recepción Distribución

Trámite Organización

Consulta

Administrativo (Primario) Legal (Primario)

Conservación Legal (Primario)

Disposición final Investigativo (Secundario) Científico (Secundario)

18. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la

circular externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05

de marzo

Norma

Aspectos importantes

Circular externa 002/2012 del AGN

Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. Las entidades públicas que requieran adelantar la adquisición o desarrollo de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) de acuerdo con sus propias necesidades deberán además atender las recomendaciones que al respecto formule el Archivo General de la nación, en desarrollo de sus atribuciones legales, como ente rector de la política archivística nacional.

Acuerdo 03/2013 AGN

Artículo 1°. Definición. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente. Parágrafo 2°. Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, se podrá invitar al Jefe de Archivo o al Secretario General o quien haga las veces de estos de la Entidad productora de los documentos cuya Tabla de Retención Documental (TRD) o Tabla de Valoración Documental (TVD), se esté evaluando, así como a los funcionarios o especialistas que considere pertinente, quienes tendrán voz pero no voto.

Acuerdo 04/2013 AGN

Artículo 3°. Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras. Artículo 4°. Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.

Acuerdo 05/2013 AGN

Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa. Artículo 20. Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.

Conclusiones

La importancia que tiene el ciclo vital de los documentos en sus

diferentes etapas desde su creación, eliminación y selección, se

puede observar el valor de los documentos y su uso frecuente.

De acuerdo a la normativa establecida hoy en día las empresas deben

implementar un programa de gestión documental que facilite la

correcta administración de sus documentos, siendo este de vital

importancia frente a las necesidades de acceso y consulta rápida de

cualquier dependencia de su organización. Con esto se evitara

almacenar información, descentralizar y duplicidad de la

documentación.

Según la revista Ciencia de la información 2002, Vol 33, comenta que

Los sistemas de gestión documental suponen un modelo estático de la

información. Su integración con los Sistemas de Flujo de Trabajo

(Workflow), los cuales conforman un modelo dinámico, supone la

obtención de una tecnología capaz de lograr el desarrollo eficiente y

efectivo de los procesos de la organización. El resultado de tal fusión

da lugar a los Sistemas de Gestión Integral de Expedientes,

herramientas que combinan las prestaciones de ambas tecnologías y

permiten establecer los modelos de datos para la información a

gestionar, y asociar esos modelos a flujos de trabajo, que contienen

las especificaciones de los procesos a realizar, con lo que se consigue

una gestión integral de los procesos y una optimización evidente de

los mismos.

Referencias bibliográficas

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Clasificación y descripción. Sistema Nacional de Archivo. [recurso digital].

Disponible en:

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Procuraduría General de la Nación. (2009). Proceso de gestión documental.

Sub- Proceso Administración de Documentos y registros. Instructivo para

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