PROYECTO PRIMERA ENTREGA

HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS

Profesor:

RUBEN DARIO MARTINEZ AMADO

GRUPO DE TRABAJO:

Gloria Andrea Moran usamag Grupo 001

Willington Yamid Guerrero Mendieta Grupo 001

Politécnico Grancolombiano

Facultad De Ciencias Administrativas Económicas y contables

Especialización En Gestión Empresarial

Bogotá D.C.

2015

Antes de iniciar con el desarrollo de la primera entrega cabe anotar que nuestro

proyecto escogido es crear un nuevo negocio, nuestro caso específico el montaje

de un gimnasio, donde el patrocinador será la ONG Shaquiñan, quien aportará

económicamente y con profesionales para el desarrollo del proyecto, además

habrá aportes por parte del resguardo indígena de males .

Acta constitución del proyecto

Título y descripción del proyecto

Montaje de un gimnasio en el municipio de Córdoba Nariño

En el municipio de Córdoba se ha detectado una alta influencia del alcoholismo y

drogadicción en la juventud y después de un estudio estadístico la idea de instalar

un gimnasio como centro de preparación física y de sano esparcimiento ha tenido

gran aceptación por la comunidad en general del municipio.

Director del proyecto asignado y nivel de autoridad

Andrés Pérez será el director del proyecto quien tendrá la autoridad de seleccionar

a los miembros del equipo, determinará el presupuesto para la adquisición de

equipos e instalaciones y evaluará y aprobará o desaprobará posibles cambios

conjuntamente con los patrocinadores.

Caso de negocio

Este proyecto se está realizando para combatir los problemas sociales que están

provocando el creciente consumo de alcohol y sustancias alucinógenas en la

juventud y abrir un espacio donde se pueda aprovechar de la mejor manera el

tiempo libre, colaborar con las personas que adolecen sobrepeso, diabetes, como

centro de recreación para la abandonada tercera edad y paralelamente a esto

generar empleos directos e indirectos.

Recursos pre-asignados

El equipo que iniciará a trabajar en el proyecto está conformado por diferentes

profesionales colaboradores: administrador de empresas, contador público,

profesionales de la salud, economista y un especialista en proyectos y también

colaborará el señor gobernador del resguardo indígena de males.

Interesados

Las personas que se verán influidos por el proyecto son la ONG shaquiñan, la

comunidad en general del municipio de Córdoba, en especial los jóvenes, adultos

mayores, población vulnerable, los empleados, además de las autoridades locales.

Descripción/entregables del producto

El resultado del proyecto como su nombre lo sugiere es:

El montaje y puesta en marcha del gimnasio, además,

Disminución de los índices de alcoholismo y drogadicción en la juventud.

Mejoramiento de la calidad de vida del adulto mayor y las personas que

adolecen enfermedades como diabetes y sobrepeso.

Supuestos

Actualmente se conoce que hay un elevado número de consumidores de

alcohol y sustancias psicoactivas pero no hay un censo formal.

El apoyo económico por parte del gobernador del resguardo indígena esta

indeterminada.

Restricciones

Por el hecho de ser un proyecto encaminado a solucionar un problema social, de

inclusión y de salud y al sumar esta población es muy grande, nuestro proyecto

para cumplir con su objetivo principal en un porcentaje significativo requerirá de

varios años ( de 5 a 7 años) para cumplir con metas porcentuales considerables,

cabe anotar que el proyecto no tiene un ciclo de vida definido ya que uno de los

objetivos será la ampliación a través de la apertura de nuevas sedes y más

adelante extenderlo a los municipios que conforman la ex-provincia de Obando

donde se presenta el mismo problema social.

Objetivos medibles del proyecto

El objetivo de este proyecto es reducir progresivamente el consumo de sustancias

nocivas para la salud especialmente en la juventud así: año 1: 15%, año 2:30%,

año 3: 45%, año 4: 65%, en este año se espera instalar una nueva sede del

gimnasio y en los años subsiguientes poder expandir el servicio a los municipios

vecinos de la ex-provincia de Obando. Para fin del año 1 poder atender a la

totalidad de la población de adulto mayor y personas con sobrepeso del municipio

de Córdoba.

Resumen de presupuesto: $ 250.000.000

Requisitos de aprobación del proyecto

La financiación de este proyecto va a estar compuesta por recursos aportados por

la ONG shaquiñan y por la gobernación del cabildo indígena del resguardo de

males con esto aclarado, los requisitos para que este proyecto sea aprobado

requerirá:

La aprobación final por parte de la ONG shaquiñan y el gobernador del

resguardo indígena de males quienes harán los aportes económicos

La decisión de comprar las máquinas y equipos que se necesitan en el

gimnasio.

La adquisición o construcción de la infraestructura donde funcionará el

gimnasio.

Plan de creación de una nueva sede para el año 4.

Riesgos de alto nivel del proyecto

No tener los equipos y máquinas a tiempo.

Pérdida de apoyo por parte de las autoridades locales entrantes, ya que el

gobernador indígena se elige anualmente.

Tener retrasos con la adquisición o construcción de la infraestructura donde

funcionará el gimnasio.

Plan integrado de cambios

Solicitud de cambios

Fecha: Cambio solicitado por:

Proyecto No. 001 No. de solicitud 001

Descripción de la solicitud de cambio: Se solicita incrementar el presupuesto

para la adquisición de más equipos y máquinas

Justificación del cambio: Este incremento presupuestal se hace necesario ya

que el número de asistentes por jornada sobrepasa lo calculado y con los equipos

y máquinas que se adquirirán no se podrán cumplir las metas.

Prioridad: Alta Media Baja

Impacto sobre el proyecto en:

Costo Tiempo Alcance Calidad

Descripción del impacto: Este cambio es de alto impacto tanto en costo como en

alcance ya que se debe inyectar mayor cantidad de recursos afectando

directamente el presupuesto inicial y el alcance también se verá afectado porque

con la cantidad de equipos y maquinaria inicial no se logrará cumplir con las metas

propuestas

Acción preventiva / correctiva para minimizar el impacto:

X

X X

Frente a la solicitud de este cambio por ser del alto impacto en cuanto a costo

pero también de alcance se toma la decisión de adquirir mayor cantidad de

equipos y maquinaria haciendo adición al presupuesto por parte de la ONG

shaquiñan, aceptación que se da ya que con el aumento de usuarios se satisfará

la necesidad, y garantizará lograr alcanzar las metas y objetivos del proyecto.

Revisión comité control de cambios

Fecha revisión comité control de cambios

Solicitud aprobada Solicitud rechazada

Motivo de aprobación / rechazo: La razón por la que se aprueba la adición presupuestal y es con ella se logra y garantiza cumplir con las metas establecidas.

Actualizaciones a realizar:

Línea base de tiempo Responsable: Fecha:

Línea base de alcance Responsable: Fecha:

Línea base costo Responsable: Fecha:

Interesados a informar: Estos serán la ONG shaquiñan, el gobernador del

resguardo indígena de males y el director del proyecto.

Plan de gerencia del alcance: La gestión del alcance del proyecto consta de

varios procesos a saber: planificación de la gestión del alcance, recopilación de

requisitos, definición del alcance, crear la EDT, validar el alcance y como último

proceso está el control del alcance que debe ser continuo.

A continuación haremos la EDT.

X

X

X

EDT

Montaje de gimnasio

Estudio preliminar

Detección necesidad

Requirimiento estudio de mercado

Constitución empresa

Obtener certificado cámara

de comercio

Expedición RUT

Obtención de diferentes licencias

Equipos y maquinaria

Cotización

Exposición de alternativas

Escogencia de alternativa

Adquisición

Personal

Determinación de necesidad

Descripción de puestos

Reclutamiento

Filtro

Contratación

Instalaciones infraestructura

Diseño o arrendamiento

Contratación o compra

Adecuación

Equipo de proyecto

Selección de director

Documentos para inicio del proyecto

Integración del equipo de proyecto

Financiación por ONG shaquiñan y cabildo indígena

Reunión exposición de

proyecto

Aceptación de apoyo

Presentación de presupuesto

Aceptación de presupuesto

Apertura cuenta bancaria

Consignación de recursos

Aprobación de inversión

Plan de gerencia de tiempo:

MONTAJE DE GIMNASIO EN EL MUNICIPIO DE CORDOBADIAGRAMA DE GANTT

ACTIVIDAD Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Estudio preliminar Detección necesidad Requerimiento estudio de mercado Constitución legal empresa Obtener certificado cámara de comercio Expedición RUT Obtención diferentes licencias Cotización equipos y maquinaria Exposición de alternativas Escogencia de alternativa Adquisición equipos y maquinaria Personal: determinación de necesidades Descripción de puestosReclutamiento Filtro Contratación Instalaciones: Construcción o arrendamiento Contratación o compra Adecuación Equipo de proyecto Selección de directorDocumentos para inicio de proyectoIntegración de equipo de proyecto

FinanciaciónReunión exposición de proyectoAceptación de apoyoPresentación de presupuestoAceptación presupuestoApertura cuenta bancariaConsignación de recursosAprobación de inversiónAprobación adición presupuestal

Profesor, esperamos sus recomendaciones para mejorar.